GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE
__________________________________________________________ Moravskoslezský kraj
POKYNY PRO ŽADATELE PŘÍLOHA 9 METODICKÝ POKYN K VYPLNĚNÍ ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY K AKCI
31.3.2006
Strana 1 z 13
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE
•
závěrečnou zprávu (dále jen ZZ) vyplňuje a odevzdává žadatel po ukončení akce v termínu, ke kterému se zavázal ve Smlouvě o financování akce (dále jen Smlouva),
•
šedá pole nevyplňujte,
•
každou jednotlivou přílohu k ZZ doložte zkompletovanou s titulní stranou a uvedením čísla a názvu přílohy dle seznamu příloh k etapové a závěrečné zprávě, pevně spojenou,
•
ke všem uvedeným přílohám donese konečný uživatel originál, podle kterého si pracovník Krajského úřadu ověří shodnost kopie s originálem,
•
podkladem pro správné vyplnění je Smlouva, Žádost Elza, změnové protokoly a všechny předchozí monitorovací zprávy (průběžné, etapové apod.),
•
obdobný postup / požadavky platí i pro vyplňování formuláře etapové zprávy (EZ).
PŘÍKLAD: ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA PRO JEDNOETAPOVOU AKCI ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Číslo akce
Grantové schéma Název akce
registrační číslo CZ.04……
Termín pro předložení Závěrečné zprávy
Datum předložení Závěrečné zprávy název GS, např. Jednotný komunikační styl 2004 dle Smlouvy
přesný název žadatele dle Smlouvy Konečný uživatel Adresa: Tel: VYPLNIT úřední adresa žadatele Mobil: Kontaktní osoba Tel: VYPLNIT hlavní kontaktní osoba pro danou akci (může se Mobil: shodovat se zpracovatelem této zprávy) Celková výše přidělené Rozpočet Stav podpory dle smlouvy dle Smlouvy ke dni podání závěrečné o financování akce
zprávy
Celkové uznatelné výdaje na akci v Kč
uznatelné + neuznatelné výdaje dle Smlouvy uznatelné výdaje dle Smlouvy
Celková výše přidělené podpory v % Celková výše přidělené podpory v Kč
výše dotace v % dle Smlouvy výše dotace v Kč dle Smlouvy
uznatelné + neuznatelné výdaje dle skutečnosti uznatelné výdaje dle skutečnosti v souladu s údajem v soupisce faktur a rozpočtu (maximálně ve schválené výši) požadovaná výše dotace v % požadovaná výše dotace v Kč
Celkové výdaje na akci v Kč
31.3.2006
dle harmonogramu realizace akce (Smlouva) den předložení na OŘGS (dd.mm.rrrr)
Strana 2 z 13
E-mail: Fax: E-mail: Fax:
VYPLNIT VYPLNIT
Skutečnost
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE 1. etapa – uzn.náklady
- podpora
tento údaj se rovná řádku „Celkové uznatelné výdaje na akci v Kč“ v tomto sloupci tento údaj se rovná řádku „Celková výše přidělené podpory v Kč“ v tomto sloupci
tento údaj se rovná řádku „Celkové uznatelné výdaje na akci v Kč“ v tomto sloupci tento údaj se rovná řádku „Celková výše přidělené podpory v Kč“ v tomto sloupci
2. etapa – uzn.náklady - podpora 3. etapa – uzn.náklady - podpora Časová realizace akce (plán / skutečnost) Doba trvání akce v měsících počet měsíců dle Smlouvy /skutečný počet měsíců Začátek realizace datum plánovaného Konec realizace akce datum plánovaného akce zahájení etapy viz ukončení etapy viz Smlouva + Elza + E2, Smlouva + Elza + E2, např. 17. 4. 2006 / např. 31. 12. 2006 / datum skutečného datum skutečného zahájení etapy např. 18. ukončení etapy např. 4. 2006 20. 12. 2006 Doba trvání 1.etapy v měsících počet měsíců dle Smlouvy /skutečný počet měsíců Začátek realizace etapy datum plánovaného Konec realizace etapy datum plánovaného zahájení etapy viz ukončení etapy viz Smlouva + Elza + E2, Smlouva + Elza + E2, např. 17. 4. 2006 / např. 31. 12. 2006 / datum skutečného datum skutečného zahájení etapy např. ukončení etapy např. 18. 4. 2006 20. 12. 2006 Doba trvání 2.etapy měsících / Začátek realizace etapy / Konec realizace etapy / Doba trvání 3.etapy měsících / Začátek realizace etapy / Konec realizace etapy / Smlouva Datum platnosti Smlouvy Od datum nabytí do doby 5 let od nabytí účinnosti Smlouvy účinnosti Smlouvy (datum (převzetí oboustranně převzetí oboustranně podepsané Smlouvy podepsané Smlouvy žadatelem) žadatelem) Dodatky ke Smlouvě – schválené ano – ne, v případě, že ano, pak uveďte počet dodatků Datum předložení žádosti o datum doručení Datum podpisu datum, kdy dodatek dodatek na MSK1 na KÚ MSK (viz dodatku MSK podepsal hejtman dodejka nebo kraje potvrzení o převzetí) Tato ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA zahrnuje následující části a přílohy: ČÁST I: Technická část
1. Popis realizace akce (stručný popis jednotlivých aktivit, jejich časový rozvrh, účastníci, umístění, použité prostředky, podmínky, za kterých se aktivity uskutečnily, výsledky, odchylky od plánovaného průběhu, návaznost na další etapy). Pro přehlednost uveďte tyto údaje v tabulce Aktivita – Kdy – Kdo – Kde – Použité prostředky – Podmínky a výsledky
2. Naplnění stanovených cílů akce (porovnání očekávaných a dosažených cílů / výsledků,
porovnání předpokládaných a skutečně použitých prostředků k jejich dosažení). Ke každému cíli uvedenému v žádosti Elza se vyjádřete z hlediska jeho skutečného naplnění. Vyjádřete
1
Přidejte řádky podle počtu žádostí o dodatek ke Smlouvě
31.3.2006
Strana 3 z 13
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE
se k dosaženým výsledkům včetně závazných ukazatelů uvedených ve Smlouvě.
3. Způsob propagace EU jako zdroje financování (např. vydané propagační materiály apod.). Zde popisujete to, co je obsahem grafické přílohy závěrečné zprávy (druh propagace, umístění, datum instalace, cena atd.).
4. Hodnocení dopadu akce (srovnání s údaji uvedenými v žádosti). Zkuste zhodnotit vliv, resp.
dopad splněných ukazatelů na region, z hlediska horizontálních priorit (rovné příležitosti, životní prostředí, sociální integrace a informační společnost), z hlediska vazby na strategické dokumenty SROP apod.
5. Specifické problémy při realizaci a důvody jejich vzniku. Podniknutá nápravná opatření. Uveďte vzniklé problémy v oblasti realizační, časové, personální atd. a způsob, jakým jste těmto problémům čelili. 6. Poznámky / Doporučení ČÁST II.: Finanční část
1. Popis financování akce (způsob provádění plateb, předpokládané a skutečné náklady atd.) a. Uveďte rozdíly skutečného financování oproti původnímu plánu v žádosti (Smlouvě), důvody a dopady těchto rozdílů, zdroje financování akce (vlastními prostředky, úvěrem), časové vymezení vzniku nákladů. b. Uveďte přehled všech dodavatelů, označte ty, kteří vzešli z toho či onoho konkrétního výběrového řízení (dle Elzy), eventuelně jsou osloveni mimo výběrového řízení. Upozornění: Dodavatelé nesmějí být subjekty figurujícími v žádosti Elza a v příloze o partnerství jako partneři. Dodavatel nesmí být partner ani tehdy, když se výdaj netýká aktivity uvedené ve smlouvě o partnerství. c. Přiložené faktury musí být rozděleny do podsložek dle jednotlivých položek v rozpočtu (příloha Smlouvy)
2. Závěrečný přehled všech uznatelných nákladů akce. Doložte rozpočet na předepsaném
formuláři, který jste přikládali ke Smlouvě, a to ve formě položkového rozpočtu s rozdělením na druhy nákladů (musí odpovídat faktury viz Část II. bod 1c). V případě, že došlo ke změně oproti rozpočtu, který je přílohou Smlouvy, doložte tento skutečný (upravený) rozpočet a popište, u kterých položek došlo ke změně a z jakého důvodu.
3. Úplný seznam příjmů a výdajů včetně specifikace přijatých plateb. Výdaje uveďte dle soupisky
nebo s odkazem na soupisku. Vyjádřete se, zda byly či nebyly realizovány příjmy během realizace akce, pokud ano, pak v jaké výši a o jaký druh příjmu se jednalo (o co jde).
4. Specifické problémy při financování a důvody jejich vzniku. Podniknutá nápravná opatření.
Uveďte vzniklé problémy v oblasti financování a způsob. jakým jste těmto problémům čelili.
5. Poznámky / Doporučení Přílohy :
1. Žádost o proplacení výdajů akce (generuje se z Elzy). Jedna část se generuje z Elzy (záložka
žádost o platbu) a dokládá se jak v písemné, tak v elektronické podobě (na CD), druhá část se vyplní na předepsaný formulář z Pokynů pro žadatele. 2. Osvědčení o provedené práci viz formulář z Pokynů pro žadatele. Vyplňujete tyto body: 1 – 9, 13 – 18, 21 – 24. 3. Výkaz výdajů vynaložených konečnými uživateli (soupiska faktur – viz přiložený formulář). Údaje v soupisce seřaďte dle zaúčtování v účetnictví.). Soupisku faktur dodejte v písemné i elektronické podobě (na CD). Soupiska obsahuje jen uznatelné náklady a proto uveďte v soupisce pod tabulkou poznámku, kterou fakturu si nárokujete jen částečně, pokud tak činíte.
31.3.2006
Strana 4 z 13
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE 4. Čestné prohlášení, že konečný uživatel není dlužníkem vůči státním fondům a institucím. 5. Čestné prohlášení, že akce v rámci GS je podporována pouze z veřejných zdrojů uvedených ve smlouvě o financování. Lze obě čestná prohlášení spojit do jednoho, přičemž lze použít formát čestného prohlášení generovaného Elzou v žádosti, 6. Kopie uzavřených smluv s dodavateli. Sepište seznam dodavatelů a doložte všechny uzavřené smlouvy 7. Kopie účetních dokladů k soupiskám (za sledované časové období). Faktury seřaďte v souladu s Část II. bod 1c). Každý doklad musí být označen registračním číslem žádosti ve formátu CZ.04…. Ke každému účetnímu dokladu přiložte objednávku (eventuelně prohlášení, že objednání proběhlo telefonicky) a dodací list, případně soupis provedených prací. Kompletujte vždy příslušnou fakturu s objednávkou a dodacím listem (podrobněji viz Pozn. na závěr). 8. Kopie výpisů z běžného účtu určeného pro akci (za sledované časové období). K dané položce na výpisu z účtu dopište příslušné číslo faktury (pro možnost kontroly). 9. Kopie pojistné smlouvy na předmět akce (většinou se týká investičních akcí, originál donést k nahlédnutí). Pojištění musí být sjednáno pro všechen pojistitelný majetek pořizovaný z dotace, a to proti jeho poškození, zničení a ztrátě. Pro plátce DPH se pojištění sjedná na cenu bez DPH, pro neplátce na cenu s DPH. 10. Kopie dokladu o první splátce pojistného. Pokud dokládáte výpisem z účtu, doložte kopii výpisu z účtu s označením příslušné položky. 11. Kopie kolaudačního rozhodnutí (u investičních akcí – GS 1.1 Regionální podpora podnikům v Moravskoslezském kraji 2006, 4.2.2 Podpora místní infrastruktury pro cestovní ruch 2006). 12. Výstupy z realizace akcí v rámci GS 4.1.2 Jednotný komunikační styl 2006 (propagační materiály, ročenky, sborníky apod.) a pokud je pro danou akci relevantní, také v rámci GS 3.2 Síť sociální integrace 2006 (metodiky, brožury, letáky, pracovní nebo finální verze Komunitního plánu apod.). 13. Kopie pracovních smluv, pracovních náplní, timesheetů a mzdových listů nových zaměstnanců za sledované časové období (slouží jako podklad ke kontrole naplňování monitorovacích ukazatelů, dokládá se pouze v případě, kdy budou vytvořena nová pracovní místa v souvislosti s akcí). Pokud žadatel nemá vyhotoveny pracovní náplně, pak musí být z pracovní smlouvy jasné, že pracovní místo se přímo váže k akci. Pokud toto jasné není, musí žadatel vytvořit pracovní náplně, které toto specifikují. 14. Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace, prezenční listiny, tiskové zprávy apod.). Pořízený majetek v rámci akce i místo realizace akce musí být označeno dle Smlouvy o financování akce. 15. Přepočtený stav zaměstnanců. Doložte přepočtený stav zaměstnanců za poslední uzavřené pololetí před ukončením akce, tzn. za leden – červen nebo červenec – prosinec. Vypočítá se jako podíl celkového počtu hodin odpracovaných všemi zaměstnanci žadatele o podporu, zvýšený o neodpracované hodiny v důsledku čerpání dovolené na zotavenou, překážek v práci a pracovní neschopnosti, za níž jsou poskytovány dávky nemocenského pojištění, a poloviny ročního fondu pracovní doby připadající na jednoho zaměstnance pracujícího na stanovenou týdenní pracovní dobu. 16. Doložení vedení samostatné účetní evidence pro akci (v tištěné podobě) – např. analytické účty u podvojného účetnictví, střediska nebo výkon u daňové evidence. 17. Podklady k zadávacímu řízení na veřejnou zakázku. Dokumentace k výběrovému řízení musí obsahovat všechny náležitosti dle Přílohy č. 7 Pokynů pro žadatele. 18. Karty majetku pořízeného z dotace. Zpracoval (Jméno, podpis) ten, kdo tuto žádost zpracoval a bude schopen podat bližší informace a zodpovědět doplňující otázky
Tel:
E-mail:
Mobil:
nezbytné
Vyplňuje MSK Byly požadovány nějaké doplňující informace, jaké?
31.3.2006
Strana 5 z 13
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE
Byly doplňující informace dodány do 10-ti kalendářních dní od vyžádání?
…………………………………… Datum a podpis pracovníka MSK
PŘÍKLAD: ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA PRO VÍCEETAPOVOU AKCI ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Číslo akce registrační číslo CZ...……
Grantové schéma
Termín pro předložení Závěrečné zprávy
Datum předložení Závěrečné zprávy název GS, např. Jednotný komunikační styl 2006 dle Smlouvy
Název akce
přesný název žadatele dle Smlouvy Konečný uživatel Adresa: Tel: VYPLNIT úřední adresa žadatele Mobil: Kontaktní osoba Tel: VYPLNIT hlavní kontaktní osoba pro danou akci (může se Mobil: shodovat se zpracovatelem této zprávy) Celková výše přidělené Rozpočet Stav podpory dle smlouvy dle Smlouvy ke dni podání závěrečné Celkové výdaje na akci v Kč Celkové uznatelné výdaje na akci v Kč
Celková výše přidělené podpory v % Celková výše přidělené podpory v Kč 1. etapa – uzn.náklady - podpora
2. etapa – uzn.náklady - podpora
31.3.2006
dle harmonogramu realizace akce (Smlouva) den předložení na OŘGS (dd.mm.rrrr)
o financování akce
zprávy
uznatelné + neuznatelné výdaje dle Smlouvy uznatelné výdaje dle Smlouvy
uznatelné + neuznatelné výdaje dle skutečnosti uznatelné výdaje dle skutečnosti v souladu s údajem v soupisce faktur a rozpočtu (maximálně ve schválené výši) požadovaná výše dotace v % požadovaná výše dotace v Kč uznatelné výdaje pro 1. etapu dle skutečnosti výše dotace v Kč pro 1. etapu dle skutečnosti
výše dotace v % dle Smlouvy výše dotace v Kč dle Smlouvy uznatelné výdaje pro 1. etapu dle Smlouvy výše dotace v Kč pro 1. etapu dle Smlouvy
uznatelné výdaje pro 2. etapu dle Smlouvy výše dotace v Kč pro 2. etapu dle Smlouvy
uznatelné výdaje pro 2. etapu dle skutečnosti výše dotace v Kč pro 2. etapu dle skutečnosti
Strana 6 z 13
E-mail: Fax: E-mail: Fax:
VYPLNIT VYPLNIT
Skutečnost
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE x. etapa
–uzn.náklady - podpora
uznatelné výdaje pro x. etapu dle Smlouvy výše dotace v Kč pro x. etapu dle Smlouvy
uznatelné výdaje pro x. etapu dle skutečnosti výše dotace v Kč pro x. etapu dle skutečnosti
Časová realizace akce (plán / skutečnost) Doba trvání akce v měsících počet měsíců dle Smlouvy / skutečný počet měsíců Začátek realizace akce datum Konec realizace akce datum plánovaného plánovaného ukončení etapy viz zahájení etapy viz Smlouva + Elza + E2, Smlouva + Elza + např. 31. 12. 2006 / E2, např. 17. 4. datum skutečného 2006 / datum ukončení etapy např. skutečného 20. 12. 2006 zahájení etapy např. 18. 4. 2006 Doba trvání 1.etapy v měsících počet měsíců dle Smlouvy / skutečný počet měsíců Začátek realizace etapy datum Konec realizace etapy datum plánovaného plánovaného ukončení etapy viz zahájení etapy viz Smlouva + Elza + E2, Smlouva + Elza + např. 31. 12. 2006 / E2, např. 17. 4. datum skutečného 2006 / datum ukončení etapy např. skutečného 20. 12. 2006 zahájení etapy např. 18. 4. 2006 Doba trvání 2.etapy měsících počet měsíců dle Smlouvy / skutečný počet měsíců Začátek realizace etapy datum Konec realizace etapy datum plánovaného plánovaného ukončení etapy viz zahájení etapy viz Smlouva + Elza + E2, Smlouva + Elza + / datum skutečného E2/ datum ukončení etapy skutečného zahájení etapy Doba trvání 3.etapy měsících počet měsíců dle Smlouvy / skutečný počet měsíců Začátek realizace etapy datum Konec realizace etapy datum plánovaného plánovaného ukončení etapy viz zahájení etapy viz Smlouva + Elza + E2, Smlouva + Elza + / datum skutečného E2 / datum ukončení etapy skutečného zahájení etapy Smlouva Datum platnosti Smlouvy Od datum nabytí do doby 5 let od nabytí účinnosti Smlouvy účinnosti Smlouvy (datum (převzetí oboustranně převzetí oboustranně podepsané Smlouvy podepsané Smlouvy žadatelem) žadatelem) Dodatky ke Smlouvě – schválené ano – ne, v případě, že ano, pak uveďte počet dodatků Datum předložení žádosti o datum doručení Datum podpisu datum, kdy dodatek dodatek na MSK2 na KÚ MSK (viz dodatku MSK podepsal hejtman dodejka nebo kraje potvrzení o převzetí) Tato ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA zahrnuje následující části a přílohy: ČÁST I: Technická část 2
Přidejte řádky podle počtu žádostí o dodatek ke Smlouvě
31.3.2006
Strana 7 z 13
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE
1. Popis realizace akce (stručný popis jednotlivých aktivit, jejich časový rozvrh, účastníci, umístění, použité prostředky, podmínky, za kterých se aktivity uskutečnily, výsledky, odchylky od plánovaného průběhu, návaznost na další etapy). Pro přehlednost uveďte tyto údaje v tabulce Aktivita – Kdy – Kdo – Kde – Použité prostředky – Podmínky a výsledky.
2. Naplnění stanovených cílů akce (porovnání očekávaných a dosažených cílů / výsledků,
porovnání předpokládaných a skutečně použitých prostředků k jejich dosažení). Ke každému cíli uvedenému v žádosti Elza se vyjádřete z hlediska jeho skutečného naplnění. Vyjádřete se k dosaženým výsledkům včetně závazných ukazatelů uvedených ve Smlouvě .
3. Způsob propagace EU jako zdroje financování (např. vydané propagační materiály apod.). Zde popisujete to, co je obsahem grafické přílohy závěrečné zprávy (druh propagace, umístění, datum instalace, cena atd.).
4. Hodnocení dopadu akce (srovnání s údaji uvedenými v žádosti). Zkuste zhodnotit vliv, resp. dopad splněných ukazatelů na region, z hlediska horizontálních priorit (rovné příležitosti, životní prostředí, sociální integrace a informační společnost), z hlediska vazby na strategické dokumenty SROP apod.
5. Specifické problémy při realizaci a důvody jejich vzniku. Podniknutá nápravná opatření. Uveďte vzniklé problémy v oblasti realizační, časové, personální atd. a způsob, jakým jste těmto problémům čelili.
6. Poznámky / Doporučení ČÁST II.: Finanční část 1. Popis financování akce (způsob provádění plateb, předpokládané a skutečné náklady atd.) a. Uveďte rozdíly skutečného financování oproti původnímu plánu v žádosti (Smlouvě), důvody a dopady těchto rozdílů, zdroje financování akce (vlastními prostředky, úvěrem), časové vymezení vzniku nákladů. b. Uveďte přehled všech dodavatelů, označte ty, kteří vzešli z toho či onoho konkrétního výběrového řízení (dle Elzy), eventuelně jsou osloveni mimo výběrového řízení. Upozornění: Dodavatelé nesmějí být subjekty figurujícími v žádosti Elza a v příloze o partnerství jako partneři. Dodavatel nesmí být partner ani tehdy, když se výdaj netýká aktivity uvedené ve smlouvě o partnerství. c. Přiložené faktury musí být rozděleny do podsložek dle jednotlivých položek v rozpočtu (příloha Smlouvy)
2. Závěrečný přehled všech uznatelných nákladů akce. Doložte rozpočet na předepsaném
formuláři, který jste přikládali ke Smlouvě, a to ve formě položkového rozpočtu s rozdělením na druhy nákladů (musí odpovídat faktury viz Část II. bod 1c). V případě, že došlo ke změně oproti rozpočtu, který je přílohou Smlouvy, doložte tento skutečný (upravený) rozpočet a popište, u kterých položek došlo ke změně a z jakého důvodu.
3. Úplný seznam příjmů a výdajů včetně specifikace přijatých plateb. Výdaje uveďte dle soupisky
nebo s odkazem na soupisku. Vyjádřete se, zda byly či nebyly realizovány příjmy během realizace akce, pokud ano, pak v jaké výši a o jaký druh příjmu se jednalo (o co jde).
4. Specifické problémy při financování a důvody jejich vzniku. Podniknutá nápravná opatření.
Uveďte vzniklé problémy v oblasti financování a způsob. jakým jste těmto problémům čelili.
5. Poznámky / Doporučení Přílohy :
1. Žádost o proplacení výdajů akce (generuje se z Elzy). Jedna část se generuje z Elzy (záložka
žádost o platbu) a dokládá se jak v písemné, tak v elektronické podobě (na CD), druhá část se vyplní na předepsaný formulář z Pokynů pro žadatele.
31.3.2006
Strana 8 z 13
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE 2. Osvědčení o provedené práci viz formulář z Pokynů pro žadatele. Vyplňujete tyto body: 1 – 9, 13 – 18, 21 – 24. 3. Výkaz výdajů vynaložených konečnými uživateli (soupiska faktur – viz přiložený formulář). Údaje v soupisce seřaďte dle zaúčtování v účetnictví). Soupisku faktur dodejte v písemné i elektronické podobě (na CD). Soupiska obsahuje jen uznatelné náklady a proto uveďte v soupisce pod tabulkou poznámku, kterou fakturu si nárokujete jen částečně, pokud tak činíte. 4. Čestné prohlášení, že konečný uživatel není dlužníkem vůči státním fondům a institucím. 5. Čestné prohlášení, že akce v rámci GS je podporována pouze z veřejných zdrojů uvedených ve smlouvě o financování. Lze obě čestná prohlášení spojit do jednoho, přičemž lze použít formát čestného prohlášení generovaného Elzou v žádosti, 6. Kopie uzavřených smluv s dodavateli. Sepište seznam dodavatelů a doložte všechny uzavřené smlouvy 7. Kopie účetních dokladů k soupiskám (za sledované časové období). Faktury seřaďte v souladu s Část II. bod 1c). Každý doklad musí být označen registračním číslem žádosti ve formátu CZ.04…. Ke každému účetnímu dokladu přiložte objednávku (eventuelně prohlášení, že objednání proběhlo telefonicky) a dodací list, případně soupis provedených prací. Kompletujte vždy příslušnou fakturu s objednávkou a dodacím listem (podrobněji viz Pozn. na závěr). 8. Kopie výpisů z běžného účtu určeného pro akci (za sledované časové období). K dané položce na výpisu z účtu dopište příslušné číslo faktury (pro možnost kontroly). 9. Kopie pojistné smlouvy na předmět akce (většinou se týká investičních akcí, originál donést k nahlédnutí). Pojištění musí být sjednáno pro všechen pojistitelný majetek pořizovaný z dotace, a to proti jeho poškození, zničení a ztrátě. Pro plátce DPH se pojištění sjedná na cenu bez DPH, pro neplátce na cenu s DPH. 10. Kopie dokladu o první splátce pojistného. Pokud dokládáte výpisem z účtu, doložte kopii výpisu z účtu s označením příslušné položky. 11. Kopie kolaudačního rozhodnutí (u investičních akcí – GS 1.1 Regionální podpora podnikům v Moravskoslezském kraji 2006, 4.2.2 Podpora místní infrastruktury pro cestovní ruch 2006). 12. Výstupy z realizace akcí v rámci GS 4.1.2 Jednotný komunikační styl 2004 (propagační materiály, ročenky, sborníky apod.) a pokud je pro danou akci relevantní, také v rámci GS 3.2 Síť sociální integrace 2006 (metodiky, brožury, letáky, pracovní nebo finální verze Komunitního plánu apod.). 13. Kopie pracovních smluv, pracovních náplní, timesheetů a mzdových listů nových zaměstnanců za sledované časové období (slouží jako podklad ke kontrole naplňování monitorovacích ukazatelů, dokládá se pouze v případě, kdy budou vytvořena nová pracovní místa v souvislosti s akcí). Pokud žadatel nemá vyhotoveny pracovní náplně, pak musí být z pracovní smlouvy jasné, že pracovní místo se přímo váže k akci. Pokud toto jasné není, musí žadatel vytvořit pracovní náplně, které toto specifikují. 14. Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace, prezenční listiny, tiskové zprávy apod.). Pořízený majetek v rámci akce i místo realizace akce musí být označeno dle Smlouvy o financování akce. 15. Přepočtený stav zaměstnanců. Doložte přepočtený stav zaměstnanců za poslední uzavřené pololetí před ukončením akce, tzn. za leden – červen nebo červenec – prosinec. Vypočítá se jako podíl celkového počtu hodin odpracovaných všemi zaměstnanci žadatele o podporu, zvýšený o neodpracované hodiny v důsledku čerpání dovolené na zotavenou, překážek v práci a pracovní neschopnosti, za níž jsou poskytovány dávky nemocenského pojištění, a poloviny ročního fondu pracovní doby připadající na jednoho zaměstnance pracujícího na stanovenou týdenní pracovní dobu. 16. Doložení vedení samostatné účetní evidence pro akci (v tištěné podobě) – např. analytické účty u podvojného účetnictví, střediska nebo výkon u daňové evidence. 17. Podklady k zadávacímu řízení na veřejnou zakázku. Dokumentace k výběrovému řízení musí obsahovat všechny náležitosti dle Přílohy č. 7 Pokynů pro žadatele. 18. Karty majetku pořízeného z dotace. Zpracoval (Jméno, podpis) ten, kdo tuto žádost zpracoval a bude schopen podat bližší informace a zodpovědět doplňující
31.3.2006
Tel:
E-mail:
Mobil:
nezbytné
Strana 9 z 13
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE otázky Vyplňuje MSK Byly požadovány nějaké doplňující informace, jaké?
Byly doplňující informace dodány do 10-ti kalendářních dní od vyžádání?
…………………………………… Datum a podpis pracovníka MSK
31.3.2006
Strana 10 z 13
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE
POZN. NA ZÁVĚR: ÚČETNÍ DOKLADY PŘIKLÁDANÉ K ŽÁDOSTI O PROPLACENÍ Účetní doklady prokazující okamžik vzniku způsobilého výdaje a zohledňující skutečnost, zda výstavce dokladu je či není plátce DPH: a. účetní doklad vystavený neplátcem DPH, např. faktura či paragon, obsahující náležitosti dle zákona o účetnictví, b. daňový doklad, tj. specifický účetní doklad vystavený plátcem DPH, obsahuje náležitosti dle zákona o DPH, např. faktura, splátkový kalendář či paragon. Účetní doklady prokazující okamžik vzniku způsobilého výdaje bez ohledu na to, zda je, či není výstavce účetního dokladu registrován k DPH: a.zúčtovací a výplatní listina (je účetním dokladem pro zaúčtování osobních výdajů, osobní výdaje u zaměstnanců zapojených částí pracovního úvazku do projektu jsou dále povinně dokládány pracovním výkazem), b.inventární soupis (karta) majetku (spolu s fakturou slouží k doložení pořízení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, případně drobného hmotného majetku, a to bez ohledu na to, zda byl pořízen úplatným způsobem či byl do projektu vložen v podobě nepeněžitého vkladu, tzv. výdaj v naturálii). V případě, že se pořizovací cena uvedená na inventární kartě majetku (např. z důvodu zahrnutí nákladů souvisejících s pořízením) liší od fakturované ceny majetku, je nutné přiložit k inventární kartě zdůvodnění tohoto rozdílu (např. specifikace nákladů souvisejících s pořízením majetku, které byly zahrnuty do jeho pořizovací ceny), c. objednávka, dodací list, předávací protokol, soupis provedených prací, d. skladní karta (je dokladem pro zaúčtování zásob, tj. materiálu a ostatních zásob, případně drobného hmotného majetku),
31.3.2006
Strana 11 z 13
GRANTOVÁ SCHÉMATA SROP PŘÍLOHY POKYNŮ PRO ŽADATELE
e.cestovní příkaz, vyúčtování pracovní cesty - kopie cestovního příkazu včetně kopií prvotních cestovních dokladů (doklad o ubytování, jízdenky, letenky, doklad o nákupu PHM, apod.), zpráva z pracovní cesty a vyúčtování pracovní cesty, v pracovní smlouvě/dohodě musí být uvedeno, že je možné pracovníka na služební cestu vysílat, kopie osvědčení o technickém průkazu vozidla použitého v rámci projektu, kopie knihy jízd prokazující počet ujetých km, účetní stvrzenka nebo faktura CCS za nákup pohon.hmot (+/- dva dny ode dne jízdy) f.kvalifikovaný odhad/kalkulace pro účely doložení režijního výdaje – pro stanovení způsobilých režijních výdajů se využijí vhodné odčítací a rozvrhové metody (např. odčítací elektroměr, rozpočet tepla na základě poměru vytápěných ploch či prostor atd.), více viz Metodická příručka Způsobilé výdaje uveřejněná na internetových stránkách www.strukturalni-fondy.cz
DOKLADY PROKAZUJÍCÍ SKUTEČNÉ ZAPLACENÍ ZPŮSOBILÉHO VÝDAJE a.pokladní doklad (prokazuje platby uskutečněné v hotovosti) b.výpis
z bankovního
účtu
(slouží
k prokázání
platby
realizované
bezhotovostním převodem z bankovního účtu) c.zápočet vzájemných závazků a pohledávek (představuje pouze způsob zaplacení způsobilých výdajů ve formě zániku vzájemných závazků a pohledávek dlužníka a věřitele, rozlišujeme započtení smluvní, při němž si strany mohou dohodnout započtení jakékoliv pohledávky, nebo započtení zákonné, při němž musí jít o pohledávky stejného druhu, splatné a soudně vymahatelné).
31.3.2006
Strana 12 z 13
