Název projektu: Redesign Statistického informačního systému v návaznosti na zavádění eGovernmentu v ČR Příjemce: Česká republika – Český statistický úřad Registrační číslo projektu: CZ.1.06/1.1.00/07.06396
Příloha k zadávací dokumentaci veřejné zakázky „Projektový manažer a publicita projektu - část 1 Služby projektového manažera“
Příloha č. 18 Směrnice k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování Název souboru: RSIS_ZD007_1_P18_smernice_7-2011_Isprofin.pdf Počet stran přílohy (bez tohoto krycího listu): 11 Administrace přílohy: Verze ke zveřejnění
ČESKÝ STATISTICKÝ ÚŘAD IP: 26/2011-1101
Sbírka směrnic předsedkyně Českého statistického úřadu Poř. č.: 7/2011
SMĚRNICE k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování
Únor 2011
Směrnice k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování Čl. 1 Úvodní ustanovení /1/ Na základě zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku, ve znění vyhlášky č. 11/2010 Sb. (dále jen „vyhláška“) a „Pokynu č. R1 – 2010 k upřesnění postupu Ministerstva financí, správců programů účastníků programu při přípravě, realizaci, financování a vyhodnocování programu nebo akce a k provozování informačního systému programového financování“ (dále jen „Pokyn R1“) musí být veškeré akce týkající se pořízení nebo technického zhodnocení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, včetně souvisejících neinvestičních nákladů evidovány v Informačním systému programového financování Ministerstva financí (dále jen „MF“). Informační systém programového financování (dále jen „IS“) se člení na Evidenční dotační systém (dále jen „EDS“ ) a Správu majetku ve vlastnictví státu (dále jen „SMVS“). Český statistický úřad (dále jen „ČSÚ“) eviduje majetek výhradně v informačním systému SMVS . Tato informační povinnost se týká realizace veškerých akcí spojených s pořízením, obnovou a provozováním ICT a s pořízením, obnovou majetku ve správě ČSÚ. /2/ Za přípravu a realizaci akcí vedených v IS odpovídají účastníci akcí. Čl. 2 Program a jeho dokumentace /1/ Program Program - titul (dále jen „program“) je dle potřeby dále členěn na podprogramy – subtituly (dále jen „podprogramy“) a akce. Podprogram je část programu stanovená po dohodě s MF a správcem programu k realizaci cílů uvedených v dokumentaci programu. Podprogramy navrhuje správce podprogramu ve spolupráci s odborně příslušným účastníkem programu. Akce (projekt) je vymezená část podprogramu směřující k realizaci cílů uvedených ve schválené dokumentaci na základě podkladů účastníků a správců podprogramů. Všechny akce musí být zařazeny do příslušného podprogramu. Správou a řízením programu je pověřen řídící štáb. Skládá se minimálně z vedoucího řídícího štábu, jeho zástupce a správce dat IS. Vlastní řídící štáb má i každý podprogram a akce. Vymezení pojmů, kompetencí a dokumentace programu: Správcem programu, který odpovídá za hospodaření s prostředky státního rozpočtu na financování programu je správce rozpočtové kapitoly, tj. předsedkyně ČSÚ. K zabezpečení jí příslušejících činností deleguje část své kompetence na vedoucí řídících štábů organizačních útvarů programu a podprogramů, jimiž jsou: a) ředitel odboru správy ICT za podprogram pořízení, obnovy a provozování ICT v ČSÚ, tzn. za výpočetní techniku včetně rozmnožovací techniky a datových komunikačních zařízení a stejnou věcně příslušnou část programu, b) ředitel odboru hospodářské správy a investic za podprogram obnovy budov, strojů a zařízení a klientskou hlasově - komunikační techniku a stejnou věcně příslušnou část programu. Vedoucím řídícího štábu programu a podprogramu ICT je ředitel odboru správy ICT. Zástupcem řídícího štábu programu a vedoucím řídícího štábu podprogramu obnovy budov, strojů a zařízení je ředitel odboru hospodářské správy a investic. Správcem dat IS programu a podprogramů je pověřený zaměstnanec odboru finančně majetkového. Účastníkem programu je věcně příslušný investor pověřený řízením přípravy a realizace akce (projektu). U projektů, které jsou začleněny jako akce do IS a které mají být spolufinancovány z rozpočtu Evropské unie (dále jen „EU“), je účastníkem programu nositel projektu EU.
2
Směrnice k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování Vedoucími řídících štábů účastníka programu – akcí (projektů) jsou dle věcné příslušnosti vedoucí organizačních útvarů ČSÚ. Vedoucí každého řídícího štábu jmenuje svého zástupce. Správce dat IS účastníka programu jmenují vedoucí jejich řídících štábů. Správci podprogramů ve spolupráci s odborně příslušným účastníky podprogramů ve lhůtě nejpozději do 31. října (pokud nebude oznámeno jinak) kalendářního roku předcházejícímu roku, ve kterém je navrženo zahájení programu, zpracují dokumentaci podprogramů, kterou vedoucí řídícího štábu programu ve spolupráci se správcem dat IS zkompletuje do programu. Správce dat IS předloží ke schválení příslušnou část dokumentace programu správci podprogramu, tj. za obnovu budov, strojů a zařízení a klientskou hlasově - komunikační techniku řediteli odboru hospodářské správy a investic, za výpočetní techniku včetně rozmnožovací techniky a datových komunikačních zařízení řediteli odboru správy ICT. Po odsouhlasení a podepsání dokumentace programu správcem programu předloží správce dat IS dokumentaci v písemné a elektronické verzi MF. MF do 30 dnů od předložení dokumentace - stanoví výši prostředků státního rozpočtu na financování programu včetně prostředků, které jsou nebo mají být kryty z rozpočtu EU, - stanoví cíle programu, které budou předmětem závěrečného vyhodnocení programu, přičemž tyto cíle musí navazovat na cíle programu obsažené v příslušném programu spolufinancovaném z rozpočtu EU. Dokumentace programu zahrnuje zejména: 1. Identifikační údaje a číselný kód programu stanovený po dohodě s MF. 2. Termíny přípravy, realizace a závěrečného vyhodnocení programu. 3. Členění na podprogramy, včetně číselných kódů stanovených po dohodě s MF. 4. Specifikaci věcných cílů programu a jejich zdůvodnění. Dosažení cílů se kontroluje při závěrečném vyhodnocení programu. 5. Obsah investičního záměru, obsah stanovení výdajů, obsah dokumentace akce a systém kritérií pro jejich posouzení z hlediska zabezpečení a realizace cílů programu a hospodárného vynakládání prostředků. 6. Kriteria pro zadání akcí. 7. Pravidla na úhradu faktur za provedené dodávky, služby nebo práce z prostředků státního rozpočtu, a to včetně kontroly tohoto čerpání. 8. Vymezení kontrolní činnosti podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, případně podle právních předpisů a požadavků Evropské komise (dále jen „EK“) u programů spolufinancovaných z prostředků EU při hospodaření s prostředky státního rozpočtu, jinými peněžními prostředky státu a prostředky státního rozpočtu, které jsou nebo mají být kryty z rozpočtu EU ve fázi přípravy, realizace a vyhodnocení programu, podprogramu a akce. /2/ Změny programu Navrhuje-li se změna dokumentace programu, výše účasti státního rozpočtu na jeho financování nebo změna stanovených indikátorů, parametrů a cílů již schválených MF nebo vládou, postupuje se obdobně jako při tvorbě programu podle příslušných částí odstavce 1. Týká-li se změna některého zákonem stanoveného závazného ukazatele výdajů státního rozpočtu na financování programu na příslušný rok, lze tento ukazatel měnit pouze na základě rozpočtového opatření odsouhlaseného MF. O odsouhlasení rozpočtového opatření na základě podkladů od účastníka podprogramu schválených správcem podprogramu požádá správce dat IS. Žádost o rozpočtové opatření na MF je možno předložit v příslušném kalendářním roce nejpozději do 30. listopadu. Změna závazného ukazatele výdajů státního rozpočtu na financování programu musí být v souladu s dokumentací programu. Čl. 3 Investiční záměr
3
Směrnice k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování Programy a podprogramy podle čl. 2 se naplňují jednotlivými akcemi, na které účastník programu zpracuje investiční záměr. Investiční záměr je přípravná dokumentace pro evidenci akce (projektu) v IS a pro následnou registraci akce v případě akceptace správcem podprogramu. Investiční záměr akce je souborem podkladů, který akci věcně a funkčně vymezuje a zdůvodňuje nezbytnost výše vynakládaných prostředků, s vymezením nezbytných parametrů nebo indikátorů a cílů pro její posouzení. Rozsah a nezbytný obsah investičního záměru stanoví správce podprogramu v dokumentaci programu. /1/ Investiční záměr, kterým se zhodnocuje nebo pořizuje dlouhodobý hmotný majetek, obsahuje zpravidla: a) majetkoprávní vztahy doložené snímkem mapy a výpisem z katastru nemovitostí ověřeným v náhledu katastru, b) zdůvodnění nezbytnosti akce (projektu), popis, v případě pořízení nemovitosti stavebně technický popis pořizované nemovitosti včetně charakteristiky pozemku a jejich předpokládané využití, c) u staveb charakteru rekonstrukcí, modernizací a oprav obsahuje také popis současného stavu, včetně rozhodujících technicko-ekonomických údajů o provozu (užívání) obnovované kapacity, v případech rekonstrukce či stavby musí doložit i fotodokumentaci, jejíž rozsah určí poskytovatel a která zachycuje stav před zahájením veškerých stavebních prací či úprav, d) jasný a přehledný popis požadavků na celkové řešení všech částí, pro část stavební se zdůvodní požadavky na stavebně technické řešení stavby, souhrnné požadavky na nové plochy a prostory apod., vycházející ze zdokumentovaných potřeb (z pasportu stávajících objektů, stavebního programu, z předpokládané dislokace, z dokladů KHS, HZS apod.); u akcí, u kterých není stavební část se dokládá, popisuje a zdůvodňuje pouze část technologická, e) hodnocení navrhovaného řešení z hlediska předpisů hygienických, jakostních, bezpečnostních nebo ochrany zdraví při práci příp. jiných, f) do celkové ceny akce musí být započítány veškeré souvisící náklady tak, aby po realizaci byl výsledek akce plně funkční a mohla tak začít plnit svůj účel. Celkové výdaje musí obsahovat i předpoklad nákladů na pořízení funkční vybavenosti – např. vestavěné skříně, vybavení přístroji, nábytkem atd., g) v případě, že akce (projekt) má nároky na související výdaje (tj. na funkční vybavenost), musí pro jejich pořízení být součástí tohoto záměru i související záměry, h) termínem ukončení akce (projektu) se rozumí doba, kdy byl sepsán protokol o předání a převzetí stavby, a to bez vad a nedodělků bránících v užívání, nebo byl vydán akt orgánu, který realizaci buď povoloval, případně s ní souhlasil, nebo prohlášení účastníka, že toto není úředně požadováno, i) účastník programu si musí sám na své náklady zabezpečit veškerý budoucí provoz (užívání) stavby energiemi, vodou, zaměstnanci apod., j) účastník programu musí zajistit, aby investiční záměr poskytl údaje o celé požadované částce prostředků (nikoliv pouze na její část či etapu), k) zhodnocení přínosu realizace akce (projektu) k řešení problému zaměstnanosti se hodnotí pouze u akce (projektu), při jehož realizaci je jedním z cílů vznik nových pracovních míst, l) podrobné hodnocení efektivnosti vynaložených prostředků, m) další doklady stanovené správcem programu, n) jiné doklady, dokumenty a údaje stanovené v předpisech pro použití prostředků z rozpočtu EU. /2/ Investiční záměr akce (projektu), kterým se zhodnocuje nebo pořizuje dlouhodobý nehmotný majetek, obsahuje zpravidla: a) zdůvodnění nezbytnosti akce, jasný a přehledný popis požadavků na celkové řešení všech částí, stanovení termínů, indikátorů, cílů a parametrů akce,
4
b) c) d)
e)
f) g) h)
Směrnice k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování vyčíslení nákladů, stanovení podílu vlastních zdrojů a požadované výše dotace, do celkové ceny akce (projektu) musí být započítány veškeré souvisící náklady tak, aby po realizaci byl výsledek akce plně funkční či použití schopná, tj. výdaje na akci (projekt) musí obsahovat i náklady na pořízení i funkční vybavenosti – např. hardware, vybavení přístroji atd., v případě, že akce (projekt) má nároky na související výdaje (tj. na funkční vybavenost) musí pro jejich pořízení být součástí tohoto záměru i související záměry podle povahy souvisejících výdajů, termínem ukončení akce (projektu) se rozumí doba potřebná k úplnému zprovoznění akce (projektu), tzn. pokud má akce (projekt) nároky podle písmena f) tohoto odstavce, rozumí se termínem dokončení nejpozdější termín stanovený v jednom ze záměrů; stejný termín dokončení může být uveden ve více souvisejících záměrech, požadavky na zabezpečení budoucího provozu v roce následujícím po roce pořízení nebo zhodnocení dlouhodobého nehmotného majetku, případně další schémata stanovené správcem programu, jiné doklady, dokumenty a údaje stanovené v předpisech pro použití prostředků rozpočtu EK.
/3/ Investiční záměr výstavby, obnovy a provozování informačních a komunikačních technologií obsahuje nad relevantní rámec vymezený v odstavci 1 a 2 zpravidla: a) datový obsah a vazby systému na ostatní veřejné informační systémy a na informační systémy veřejné správy, b) upřesnění funkčních a bezpečnostních požadavků, c) specifikaci alternativ řešení a jejich důsledků, zejména z hlediska technického, časového a technologického a z hlediska způsobu jejich zabezpečení, d) kritéria pro posuzování alternativ, e) vymezení okruhu uživatelů, f) schopnost začlenění systému do odpovídajících informačních systémů EU. /4/ Investiční záměr akce vypracovaný podle odstavců 1 až 3 předkládá účastník programu k evidenci akce podle čl. 5 této směrnice. Oprávnění vedoucí zaměstnanci útvarů ČSÚ projednají své požadavky na pořízení nebo technické zhodnocení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku i na jiné činnosti potřebné k dosažení stanovených cílů s věcně příslušným účastníkem podprogramu a dodají mu potřebné podklady na akce, jejichž náplň je součástí schválené dokumentace programu, a to jeden měsíc před termínem předložení vstupních dat správci dat IS (viz čl. 1). Podklady mohou být na žádost účastníka programu rozšířeny o další potřebné údaje. Garanty obsahu jednotlivých akcí výpočetní techniky včetně rozmnožovací techniky a datových komunikačních zařízení jsou účastníci programu (nositelé projektů). Investiční záměry budou předkládány účastníky programu ke kontrole náležitostí správci dat IS a ten je následně předá k případnému doplnění, schválení a podepsání řediteli odboru správy ICT za výpočetní techniku včetně rozmnožovací techniky a datových komunikačních zařízení a řediteli odboru hospodářské správy a investic za obnovu budov, strojů a zařízení a klientskou hlasově - komunikační techniku. Čl. 4 Evidence akce Za evidovanou akci je považována každá akce, která má přidělené úplný identifikační kód. Evidence akce se provede a) převedením akce z portálu do přehledu projektů nebo b) vytvořením akce v přehledu projektů. Evidovat akci lze pouze a) má-li plné finanční krytí včetně předběžné řídící kontroly před vznikem závazku,
5
Směrnice k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování b) jako součást návrhu rozpočtového opatření bez zabezpečení plného finančního krytí akce s tím, že po provedení rozpočtového opatření bude akce plně finančně kryta včetně provedení předběžné řídící kontroly před vznikem závazku. Čl. 5 Registrace akce /1/ Registrace akce je proces, jehož výsledkem je dokument, ve kterém správce podprogramu na základě posouzení investičního záměru a dalších podkladů podle přílohy č. 2 vyhlášky registruje akci v IS a stanoví ve smyslu § 5 odstavce 1 písm. b) vyhlášky podmínky účasti státního rozpočtu, zejména časové a finanční limity pro zadání a realizace akce. Tento dokument správce dat IS vydává po provedení předběžné řídící kontroly před vznikem závazku, kdy ověřuje možnosti a hospodárnost financování akce. Pokud při zpracování dalších dokumentů přípravy a realizace akce (např. při zpracování zadání akce, projektové dokumentace apod.) dojde ke změně, při níž se zjistí překročení limitů výdajů stanovených v registraci akce, je nutné provést změnu registrace akce. Změnu registrace akce lze provést jen pokud nebyl vydán dokument „Stanovení výdajů na financování akce organizační složky státu“ (dále jen „Stanovení výdajů“). V případě potřeby změny registrace akce po vydání Stanovení výdajů se musí uvést nová výše příslibu financování akce v podmínkách aktuálně vydávaného stanovení výdajů. /2/ Po schválení investičního záměru, zpracovaného dle čl. 3 odst. 1 až 3 příslušnými řediteli pověřenými správou podprogramů a předání žádosti o registraci akce, správce dat IS registruje akci v IS, stanoví podmínky účasti státního rozpočtu pro další přípravu, zadání a realizace akce a vydá účastníkovi programu formou výstupu z IS doklad „Registraci akce“. /3/ Registrace akce bude schválena, případně doplněna, a podepsána ředitelem odboru správy ICT za výpočetní techniku včetně rozmnožovací techniky datových komunikačních zařízení a ředitelem odboru hospodářské správy a investic za obnovu budov, strojů a zařízení klientské hlasově komunikační techniky. /4/ U akcí, které jsou financovány formou individuálně posuzovaných výdajů je vydání Registrace akce podmíněno souhlasem MF. K žádosti o souhlas MF přikládá správce podprogramu prostřednictvím správce dat IS na základě podkladů účastníka programu na vyžádání návrh příslušného dokumentu s dokumentací akce a u akcí spolufinancovaných z prostředků EU též vyjádření příslušného řídícího orgánu a zprostředkujícího subjektu dotace o provedené kontrole hospodárnosti navržené výše prostředků a zabezpečení spolufinancování. Tyto podklady mu předloží nositel projektu resp. účastník programu. Správce dat IS vydá z IS řídící dokument Registrace akce, u kterého po předchozím projednání s MF vyplní i část za MF (vyjma č. j. a datum). MF buď Registraci akce potvrdí a tím vydá souhlas či Registraci akce vrátí s požadavky na doplnění. Pokud MF vydá souhlas, může správce dat IS v Registraci akce doplnit platnost a následně vydat účastníkovi programu. /5/ Správce podprogramu může schválit registraci akce na základě kladného posouzení investičního záměru a následně postupně vydávat Stanovení výdajů dle doložených dokumentů (např. na dokumentaci na inženýrskou činnost, zadání akce apod.). Registraci akce nebo změnu Registrace akce je možné vydat pouze pokud ještě nebylo vydáno Stanovení výdajů. V případě, že již bylo vydáno Stanovení výdajů, není možno vydat změnu Registrace akce, ale je možné vydat aktualizované Stanovení výdajů a po předběžné řídící kontrole uvést do podmínek změnu výše příslibu financování akce. /6/ Bez Registrace akce nemůže účastník programu zahájit realizaci akce. Čl. 6 Výběrová řízení u individuálně posuzovaných akcí
6
Směrnice k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování /1/ U akcí, které jsou financovány formou individuálně posuzovaných výdajů je nezbytné před vyhlášením každého výběrového řízení písemně požádat MF o souhlas se zadáním akce. Přílohou dopisu na MF je dokument „Souhlas se zadáním zakázky“, který vydává správce podprogramu, na základě „Prohlášení o souladu údajů dokumentace akce s údaji v zadávací dokumentaci“ vydaném nositelem projektu. /2/ MF si může vyžádat kontrolu podmínek a kriterií (např. zda při výběrových řízeních nejsou aplikována neopodstatněná a diskriminační kriteria) v zadávacích dokumentacích na akce před jejich zveřejněním a v případě nesouhlasu požadovat jejich úpravu. /3/ Bez písemného souhlasu MF nelze výběrové řízení na zakázku u akcí (projektů), které jsou financovány formou individuálně posuzovaných výdajů, vyhlásit. Čl. 7 Stanovení výdajů /1/ Stanovení výdajů je dokument, kterým správce podprogramu na základě podkladů účastníka programu (návrhy smluv, objednávek) podle § 5 odstavce 1 písm. d) vyhlášky stanoví (po provedení předběžné řídící kontroly po vzniku závazku, která ověřuje účast státního rozpočtu, tedy závazku státu) věcný, časový a finanční rámec účasti prostředků státního rozpočtu na financování akce. /2/ Účastník programu předloží správci dat IS žádost o vydání Stanovení výdajů v rozsahu stanoveném v Registraci akce. Správce dat IS vydá z IS Stanovení výdajů a předá je účastníku programu. /3/ Stanovení výdajů bude schváleno, případně doplněno, a podepsáno správci podprogramů. Bez schváleného Stanovení výdajů nelze akci financovat. /4/ U akcí, které jsou financovány formou individuálně posuzovaných výdajů je vydání Stanovení výdajů podmíněno souhlasem MF. Před podpisem jakéhokoliv smluvního závazku je nezbytné požádat MF o schválení Stanovení výdajů. Stanovení výdajů vždy maximálně do výše budoucího smluvního závazku vzešlého z výběrového řízení vydává na základě požadavku nositele projektu správce dat IS (odbor finančně majetkový) a potvrzuje jej správce podprogramu. Bez písemného souhlasu MF se Stanovením výdajů lze smluvní závazek uzavřít pouze v případě, že ve smlouvě je klauzule, že smlouva nabývá účinnosti až po schválení Stanovení výdajů na financování akce. K žádosti o souhlas MF přikládá na vyžádání správce podprogramu návrh příslušného dokumentu s dokumentací akce Správce dat IS vydá z IS Stanovení výdajů, u kterého po předchozím projednání s MF vyplní i část za MF (vyjma č. j. a datum). MF buď Stanovení výdajů potvrdí a tím vydá souhlas či Stanovení výdajů vrátí s požadavky na doplnění. Pokud MF vydá souhlas, může správce dat IS ve Stanovení výdajů v IS doplnit platnost a následně vydat účastníkovi programu. Souhlas MF se požaduje v případě změny závazných ukazatelů financování akce nebo podmínek. Bez MF schváleného Stanovení výdajů nelze akce, které jsou financovány formou individuálně posuzovaných výdajů financovat. /5/ Pokud účastník zjistí, že nemůže zabezpečit realizaci akce v souladu s obsahem Registrace akce, na základě kterého bylo vydáno Stanovení výdajů, neprodleně o tom informuje správce podprogramu nebo zprostředkující subjekt a požádá ho, aby rozhodl o změně příslušného dokumentu. Požádat o změnu Stanovení výdajů lze v době platnosti údaje, který má být upraven, a to nejpozději do termínu ukončení akce nebo financování akce stanovené správcem podprogramu ve Stanovení výdajů. Čl. 8 Změny realizace
7
Směrnice k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování /1/ Zjistí-li účastník programu, že není schopen zabezpečit realizaci akce v souladu s obsahem Registrace akce nebo s obsahem dokumentace Stanovení výdajů, ihned uvědomí správce dat IS a předá mu žádost s návrhem na změnu příslušného dokumentu. Žádost s návrhem změny bude posouzena příslušným správcem podprogramu. Na základě schváleného návrhu změny akce správce dat IS vydá novou Registraci akce nebo nové Stanovení výdajů. Dále se postupuje v souladu s čl. 5 nebo čl. 6. V případě zamítnutí žádosti je nutno, aby účastník programu pokračoval v intencích původního rozhodnutí. /2/ V případě, že vznikne potřeba realizovat novou akci, je nutno, aby účastník programu předal správci dat IS vždy žádost s řádným zdůvodněním nezbytnosti akce a investiční záměr včetně vstupních dat. Nově vzniklá akce může být hrazena: a) navýšením rozpočtu kapitoly, o které požádá správce dat IS formou rozpočtového opatření MF, b) úsporou výdajů na jiné akci v rámci programu, v tom případě účastník programu předá navíc pro akci, ze které se převod uskuteční, žádost se zdůvodněním převodu prostředků a upravená data akce, ze které bude proveden přesun. Každá žádost účastníka podprogramu o zavedení nové akce do databáze IS musí být vždy schválena správcem programu a musí být v souladu s dokumentací programu. Pro tyto změněné akce platí stejný postup jako pro všechny ostatní akce, tzn., že je nutné, aby účastník programu po odevzdání a schválení žádosti ihned zpracoval investiční záměr a ten předal správci dat IS, který na jeho základě vydá Registraci akce a Stanovení výdajů. Dokumenty Registrace akce a Stanovení výdajů musí být vždy odsouhlaseny správcem podprogramu. /3/ Pro financování akcí v IS platí zásada, že roční souhrn výdajů státního rozpočtu u všech evidovaných akcí, registrovaných akcí a u akcí s vydaným stanovením výdajů nebo závěrečným vyhodnocením akce nesmí být větší než je aktuální hodnota závazného ukazatele na financování programů. Čl. 9 Závěrečné vyhodnocení akce /1/ Po ukončení každé akce programu musí být provedeno její závěrečné vyhodnocení. Dokumentaci k závěrečnému vyhodnocení akce předloží účastník programu správci dat IS ke kontrole náležitostí ve lhůtě stanovené ve Stanovení výdajů. /2/ Dokumentace závěrečného vyhodnocení akce obsahuje: a) vyúčtování a finanční vypořádání prostředků státního rozpočtu poskytnutých na financování akce, b) dosažené hodnoty indikátorů, parametrů nebo dosažení cílů akce údaje o splnění podmínek stanovených ve Stanovení výdajů, c) údaje o financování akce (projektu) a další doklady prokazující hospodárnost skutečně vynaložených prostředků, d) další dokumenty a doklady stanovené správcem podprogramu ve Stanovení výdajů. /3/ Správce dat IS vydá z IS Závěrečné vyhodnocení akce a předloží je k odsouhlasení za výpočetní techniku včetně rozmnožovací techniky a datových komunikačních zařízení řediteli odboru správy ICT a za obnovu budov, strojů a zařízení a klientskou hlasově - komunikační techniku řediteli odboru hospodářské správy a investic a u akcí financovaných formou individuálně posuzovaných výdajů (zpravidla nad 100 mil. Kč) navíc MF. /4/ Správce podprogramu údaje odsouhlasí a v případě výhrad vrátí k opravě. /5/ U akcí, které jsou financovány formou individuálně posuzovaných výdajů, vydá správce dat IS z IS Závěrečné vyhodnocení akce, přičemž po předchozím projednání s MF vyplní i část za MF (vyjma č. j.
8
Směrnice k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování a data) a předloží ho k souhlasu MF, které ověří splnění požadavku, které stanovilo při vydání souhlasu se zadáním akce a souhlasu se Stanovením výdajů. MF buď Závěrečné vyhodnocení akce potvrdí, a tím vydá souhlas nebo Závěrečné vyhodnocení akce vrátí s požadavky na doplnění. Pokud MF vydá souhlas, může správce dat IS v Závěrečném vyhodnocení akce v IS doplnit platnost a následně vydat účastníku programu. Čl. 10 Závěrečné vyhodnocení programu /1/ Závěrečné vyhodnocení programu lze předložit až po závěrečném vyhodnocení všech akcí, které program obsahuje. Jiný postup je možný pouze se souhlasem MF a pouze za předpokladu, že již nebudou čerpány prostředky státního rozpočtu. V programu nemohou být zahájeny akce, které nebudou ukončeny do doby ukončení programu. /2/ Závěrečné vyhodnocení programu připravují správci podprogramů ve spolupráci s věcně příslušnými účastníky programu. Zprávu o ukončení programu předloží vedoucí řídícího štábu programu ke kontrole náležitostí správci dat IS. /3/ Závěrečné vyhodnocení programu, které předloží správce dat IS MF obsahuje: a) přehled o skutečném čerpání prostředků státního rozpočtu na financování programu včetně prostředků, které byly nebo měly být kryty prostředky EU; součástí zprávy je i hodnocení předfinancování akcí ze státního rozpočtu a jejich skutečné krytí prostředky EU, b) zprávu o plnění cílů programu (titulu) stanovených v dokumentaci programu. /4/ Správce dat IS dokumentaci závěrečného vyhodnocení programu předloží k odsouhlasení správcům podprogramů. Čl. 11 Závěrečné vyhodnocení roku Účastníci programu předloží správci dat IS: a) Podklady potřebné pro závěrečné vyhodnocení čerpání finančních prostředků vedených v IS v příslušném roce, tj. celkové čerpání jednotlivých položek rozpočtu dle rozpočtové skladby a celkové čerpání všech jednotlivých akcí tak, jak jsou vedeny v IS (pokud nebude stanoveno jinak), a to nejpozději v termínu do 31. 1. následujícího roku. b) Veškeré další výkazy nutné ke zpracování skutečného čerpání finančních prostředků v příslušném roce pro všechny akce vedené v IS vždy nejpozději do 31. 1. následujícího roku (pokud nebude stanoveno jinak). Čl. 12 Přechodná a další ustanovení /1/ Stávající dokumentace programu 145 010 Rozvoj a obnova materiálně technické základny ČSÚ aktualizovaná dle vyhlášky a schválená MF zůstává v platnosti. /2/ Investiční záměry a vstupní data IS a všechny další dokumenty akcí realizovaných od 1. 1. 2011 budou zpracovány dle vyhlášky a dle této směrnice. /3/ Účastník programu nemůže v programu zahajovat akce, které by nebyly ukončeny do doby ukončení programu.
9
Směrnice k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování /4/ Financováním akcí ze státního rozpočtu bez předepsaných náležitostí se účastník programu dopouští neoprávněného použití finančních prostředků se všemi právními a personálními důsledky. /5/ Veškeré formuláře potřebné pro zpracování všech náležitostí dle vyhlášky a metodického pokynu č. R 1 jsou pro elektronické zpracování uvedeny na adrese www.edssmvs.cz . /6/ Všechny doklady a zprávy pro závěrečné vyhodnocení akce nebo programu se archivují minimálně deset let od termínu ukončení jejich závěrečného vyhodnocení. Čl. 13 Závěrečná ustanovení /1/ Touto směrnicí se zrušuje směrnice č. 22/2007 k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v databázi ISPROFIN, Č. j. 2008/2007-1101 ze dne 7. června 2007a rozhodnutí č. 19/2008, kterým se mění směrnice č. 22/2007 k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v databázi ISPROFIN, IP 263/2008-1101, ze dne 30. 10. 2008. /2/ V souladu s § 279 zákoníku práce byl o přijetí této směrnice informován Podnikový výbor odborových organizací ČSÚ. /3/ Tato směrnice nabývá účinnosti dnem podpisu.
V Praze dne 18. února 2011
doc. Ing. Iva R i t s c h e l o v á, CSc., v.r. předsedkyně Českého statistického úřadu .
Gestor: Ing. Ladislava Schwarzová ředitelka odboru finančně majetkového
Ing. Erik Geuss, 1. místopředseda ČSÚ
10
Český statistický úřad IP 15/2012-1101
Rozhodnutí č. 1/2012 o změně směrnice č. 7/2011 k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování V souladu s čl. 8 odst. 2 Organizačního řádu Českého statistického úřadu a v návaznosti na rozhodnutí č. 23/2011 o změně organizační struktury ČSÚ – III. etapa, IP 141/2011-1101 ze dne 20. 12. 2011 měním článek 2, 3, 5, 7, 9 a 13 směrnice č. 7/2011 k postupu při přípravě a realizaci akcí vedených v Informačním systému programového financování, IP 26/2011-1101 ze dne 18. 2. 2011, takto: I. V Čl. 2 odst. 1 písm. b), Čl. 3 odst. 4, Čl. 5 odst. 3 a Čl. 9 odst. 3 se za slovo „správy“ vkládá slovo „,majetku“. II. V Čl. 2, odst. 1 písm. b) a Čl. 7 odst. 4 se slova „finančně majetkového“ nahrazují slovy „financování a rozpočtu“. Obdobně na konci směrnice u uvedení gestora. III. V Čl. 13 se odst. 2 zrušuje, dosavadní odst. 3 se označuje jako odst. 2.
Toto rozhodnutí nabývá platnosti dnem podpisu.
V Praze dne 31. ledna 2012
doc. Ing. Iva R i t s c h e l o v á, CSc., v.r. předsedkyně Českého statistického úřadu
