Persiapan Implementasi dan Training Sistem Katalog Lokal
Agenda • • • • • • •
Pendahuluan Fitur Definisi Peran Persiapan Implementasi Pelatihan Jadwal Implementasi Q & A
Pendahuluan
• LKPP bekerja sama dengan MCA-‐I untuk Sistem Katalog Lokal • Sistem diselaraskan dengan program Kontrak Katalog Lokal • Sosialisasi dan Pelatihan melibatkan LPSE 5 pilot (Semarang, Badung, Yogyakarta, Gorontalo, DKI Jakarta) dan 20 LPSE percontohan • Launching Kontrak Katalog Sistem e-‐Ticketing Kota Semarang pada Rakernas LPSE 3 November 2016
Sistem Katalog Lokal Fitur
Pengelolaan Kontainer •
Menentukan aturan dan parameter katalog dalam Kontrak Payung: • • • • •
Mulai / Selesai Organisasi Pembeli (SKPD/KLDI) Penyedia Pengelolaan Katalog Metode pembelian
Pengelolaan Katalog • • • • •
Template berbasis Excel untuk mengunggah katalog Proses unggah dan persetujuan katalog mudah Publikasi katalog otomatis Pembaruan katalog cepat (harga & stok) Pelaporan ringkas untuk perubahan dan persetujuan katalog.
Cari –> Pilih • Pengguna disajikan alur ringkas Cari –> Pilih –> Beli
• Konsisten dengan e-‐commerce terdepan di Indonesia
Pembeli • •
Cari –> Pilih –> Beli Persetujuan • •
•
Alur Pembelian • •
•
Proses persetujuan PPK penuh Pilihan Terima/Tolak untuk Penyedia Negosiasi Harga (RFQ) Tanpa Negosiasi
Kereta Belanja -‐> Penawaran Harga -‐> Surat Pemesanan -‐> Pesanan Pembelian
Portal Penyedia Tiap Penyedia memiliki portal masing-‐masing untuk semua: • Manajemen tugas, • Unggah katalog, • Pembaruan harga/stok, • Laporan, • Laporan kesalahan, • Manajemen pembelian
Admin dan Laporan • Laporan dan visibilitas penuh untuk tiap tindakan dan transaksi
Fitur Lainnya Fitur
Deskripsi
Arsitektur berbasis peran
Akses ke sistem sesuai perannya
Perbandingan bersisi
Membandingkan beberapa item serentak (bersisi)
Favorit
Daftar item yang sering dibelanjakan
Wishlist
Daftar item yang ingin dibeli
Pencarian Lanjut
Pencarian berdasarkan term (Kategori, Wilayah, dsb.)
Notifikasi
Notifikasi email ke pengguna atas event tertentu
Portal Penyedia
Portal untuk tiap penyedia mengunggah katalog dan merespon penawaran harga, surat pesanan dan Pesanan Pembelian
Pengelolaan Stok
Mengelola stok item (kuota stok dari penyedia, item yang dibeli dsb.)
Pengelolaan Distributor
Supplier dapat mengalokasikan distributornya untuk menangani item-‐item pembelian yang berbeda
Validitas kontrak dan katalog
Masa berlaku dimana kontrak dan item katalog aktif (dapat dibeli)
Sistem Katalog Lokal Definisi Peran
Peran Pengguna Peran
Fungsi
Pengelola Kontainer
• Membuat/mengelola kontainer • Semua fungsi Pengelola Katalog
Pengelola Katalog
• Menyetujui/menolak katalog Penyedia • Mengunggah katalog untuk Penyedia • Meminta pembaruan katalog atau harga/stok
Pejabat Pengadaan (PP)
• • • •
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
• Menyetujui/menolak Penawaran Harga dan Surat Pembelian • Menyetujui/membatalkan Pesanan Pembelian • Mengelola Wishlist
Mencari/melihat/membandingkan item Membuat pembelian/kereta belanja Membuat Penawaran Harga dan Surat Pembelian Mengelola Wishlist dan Favorit
Peran Pengguna Peran
Fungsi
Admin SKPD
• • • •
Penyedia
• Mengelola profil dan pengguna organisasi Penyedia • Menyiapkan dan mengunggah katalog • Merespon Penawaran Harga (RFQ), Surat Pembelian (Rekuisisi), dan Pesanan Pembelian (Purchase Order) • Mengelola distributor
Publik (Tamu)
• Melihat informasi umum (FAQ, Manual, Berita, dsb.) • Mencari dan menampilkan daftar kontainer, katalog, item-‐item dalam sistem
Menambahkan/menyunting data organisasi Menambahkan pengguna baru Menyunting data pengguna Mendaftarkan Penyedia
Delegasi Peran Kontrak Katalog antara Pemda tiap wilayah dengan Penyedia Delegasi Penuh: • Kontainer disetup oleh Pengelola Katalog Lokal • LKPP e-‐Katalog memverifikasi dalam sistem hasil kontainer yang dibuat • Dapat mengubah dan menyesuaikan behavior kontainer seperti alur, kategori komoditas dsb. • Delegasi Parsial: • Kontainer disetup oleh LKPP • Pengelola Katalog Lokal tidak dapat mengubah dan menyesuaikan behavior kontainer • Delegasi Parsial-‐Penuh: • Pengelola Katalog Lokal meminta persetujuan offline pembuatan kontainer ke LKPP • Kontainer disetup oleh Pengelola Katalog Lokal • Perubahan dan penyesuaian behavior kontainer oleh Pengelola Katalog Lokal melalui persetujuan LKPP e-‐Katalog • Pengelola Katalog Lokal menyetujui/menolak katalog dari Penyedia kedalam sistem • •
Sistem Katalog Lokal Implementasi
Domain Sistem • Domain Sistem berada dibawah domain LKPP • URL: http://e-‐katalog-‐lokal.lkpp.go.id/
• Publikasi domain Sistem Katalog Lokal • Sosialisasi domain saat pertemuan pertama Kick Off Katalog Lokal di Jakarta • Publikasi kegiatan dan link ke Katalog Lokal dari website LKPP http://www.lkpp.go.id/
Migrasi dan Registrasi • Migrasi data Organisasi Pembeli (SKPD) • LKPP e-‐Proc mengekspor data SKPD terbaru tiap wilayah dari SIRUP • LKPP e-‐Proc mengekspor data Pengguna SKPD terbaru tiap wilayah dari SPSE • Partner (ED) meload data SKPD dan Penggunanya ke format template impor data Excel • LPSE memvalidasi data SKPD dan Penggunanya untuk wilayah masing-‐masing • LPSE mengirim hasil validasi data ke Partner (ED) • Partner (ED) meload data SKPD dan Penggunanya ke Sistem Katalog Lokal
• Registrasi Penyedia • • • •
Partner (ED) mengirim formulir isian data Penyedia ke LPSE LPSE mengisi data formulir isian Penyedia dan menandatanganinya Penyedia mengembalikan formulir yang sudah diisi ke LPSE LPSE mendaftarkan Penyedia dan Penggunanya ke Sistem Katalog Lokal
Sistem Katalog Lokal Pelatihan (ToT) LPSE
Rencana dan Jadwal Pelatihan •
Pelatihan (ToT) LPSE dalam beberapa batch: • •
• •
Batch 1: Sebagian anggota tim LPSE (Tutorial Face-‐to-‐Face) Batch 2 dst.: Sisa anggota tim LPSE (Tutorial Face-‐to-‐Face)
Pelatihan (ToT) LPSE dilakukan di fasilitas training center masing-‐masing LPSE Jadwal Pelatihan • • • •
Kick-‐Off Meeting: (4 November) Batch 1: Semarang & DKI Jakarta – November Batch 2: Yogyakarta & Badung & Gorontalo – Desember/Januari Batch 3: TBD -‐ Q1 2017
Pendekatan Pelatihan (ToT) • Demo Sistem (Kickoff) • Demo sistem (introduction) untuk Kepala LPSE pada Kickoff Meeting • Memberikan gambaran fitur-‐fitur kunci sistem
• Tutorial ToT (Batch 1 dan 2) • Pelatihan tatap muka di ruang pelatihan masing-‐masing LPSE • ED mengirim trainer dan LKPP mengirimkan pendampingan ke tiap LPSE untuk ToT • Pelatihan untuk semua pengguna sesuai material • Pelatihan berbasis Penjelasan -‐> Live/Video Demo Tutorial -‐> Self Test di demo environment http://indonesia-‐demo.eurodyn.com/ccm • Masa pelatihan: maksimal 2 hari kerja per batch
Material Pelatihan • Quick Reference Guides • Panduan cepat sesuai Pengguna untuk sehari-‐hari • Memberikan gambaran fitur-‐fitur kunci sistem
• User Manual • Panduan lebih rinci untuk pengguna sesuai organisasi (Administrator Sistem, Organisasi Pembeli, Penyedia) • Memberikan gambaran detil dan menyeluruh fitur-‐fitur sistem
• Computer-‐based-‐Training (CBT) • Video tutorial langkah-‐langkah skenario umum • Dapat dikombinasikan dengan Live Demo tutorial
Sistem Katalog Lokal Pelatihan Pengguna
Pelatihan Tim Katalog Lokal •
Pelatihan Pengguna Pengelola Katalog Lokal di tiap wilayah: • Batch 1: Pelatihan ke Pengelola Katalog Lokal oleh LPSE didampingi ED/LKPP Trainer • Batch 2 dst.: Anggota Pengelola Katalog Lokal berikutnya oleh LPSE
• •
Pelatihan dilakukan di ruang pelatihan di LPSE Pemda Metode Pelatihan • Material pelatihan disesuaikan untuk pengguna Pengelola Katalog • Pelatihan berbasis Penjelasan -‐> Live/Video Demo Tutorial -‐> Self Test di demo environment • Masa pelatihan: maksimal 1 hari kerja per batch
•
Jadwal Pelatihan
• Batch 1: Minggu ke-‐3 November • Batch 2 dst.: Minggu ke-‐4 November dst.
Pelatihan Pengguna SKPD •
• •
Pelatihan Pengguna SKPD (PP & PPK) di tiap wilayah: • Batch 1: Pelatihan ke Pengguna SKPD oleh LPSE didampingi ED/LKPP Trainer • Batch 2 dst.: Anggota SKPD berikutnya oleh LPSE
Pelatihan dilakukan di ruang pelatihan di LPSE Pemda Metode Pelatihan
• Material pelatihan disesuaikan untuk pengguna PP & PPK • Pelatihan berbasis Penjelasan -‐> Live/Video Demo Tutorial -‐> Self Test di demo environment • Masa pelatihan: maksimal 1 hari kerja per batch
•
Jadwal Pelatihan
• Batch 1: Minggu ke-‐3 November • Batch 2 dst.: Desember dst.
Pelatihan Pengguna Penyedia • • •
Pelatihan Pengguna Penyedia di tiap wilayah: • Pelatihan ke Pengguna Penyedia oleh LPSE didampingi ED/LKPP Trainer
Pelatihan dilakukan di ruang pelatihan di LPSE Pemda Metode Pelatihan
• Material pelatihan disesuaikan untuk pengguna (Quick Guides, Manual, Video Demo dll. hanya untuk Penyedia) • Pelatihan berbasis Penjelasan -‐> Live/Video Demo Tutorial -‐> Self Test di demo environment http://indonesia-‐demo.eurodyn.com/ccm • Masa pelatihan: maksimal 1 hari kerja per batch
•
Jadwal Pelatihan
• Minggu ke-‐4 Nov dst.
Rencana Implementasi
No. Aktivitas 1. Tugas teknis dengan LKPP 2. Publikasi katalog l okal dan peluncuran 3. Pelatihan dan Familiarisasi -‐ Familiarisasi Trainer LKPP -‐ ToT LPSE pilot (Dukungan Helpdesk) -‐ Pelatihan Pengguna Pengelola Katalog -‐ Pelatihan Pengguna SKPD -‐ Pelatihan Pengguna Penyedia 4. Dukungan i mplementasi
Oktober 1 2 3 4
November 1 2 3 4
Desember 1 2 3 4
Q & A
