BAB 3 PERSIAPAN IMPLEMENTASI 3. 1 Gambaran Umum 3.1. 1 PT. Anugrah Visi Inti Teknologi PT. Anugrah Visi Inti Teknologi atau yang biasa dikenal sebagai Visi-Intech merupakan perusahaan IT Consulting yang telah bekerja dengan banyak perusahaan di Indonesia yang mau mengembangkan bisnis mereka dengan menggunakan sistem ERP. PT. Anugrah Visi Inti Teknologi merupakan perusahaan IT Consulting yang fokus pada implementasi sistem ERP dan merupakan salah satu partner dari SAP khususnya SAP Business One. Visi-Intech menawarkan solusi yang tepat untuk bisnis melalui konsultannya yang profesional. Berikut adalah hal-hal yang ditawarkan oleh visi-intech : •
Implementasi sistem ERP dan SAP Business One
•
Penelitian dan pengembangan proses bisnis yang efektif
•
Menggunakan pendekatan best practices untuk waktu dan biaya implementasi yang efisien
•
Memberikan perbandingan business management services dari penilaian bisnis untuk dukungan yang sedang berjalan
•
Memberikan IT Outsourcing untuk mendukung bisnis mmelalui orang yang profesional. Hingga saat ini ada beberapa produk yang dapat ditawarkan oleh visi-intech,
yaitu : SAP Business One, SAP Business One Starter Package, SAP Business One Version for SAP Hana, dan SAP Hana Server. 3.1.1. 1 Visi PT Anugrah Visi Inti Teknologi memiliki visi untuk menjadi perusahaan IT yang terpercaya dan menjadi pilihan nomor satu dalam menyediakan solusi IT yang terbaik pada perusahaan skala UKM di Indonesia. 3.1.1. 2 Misi Berikut adalah misi yang dimiliki PT Anugrah Visi Inti Teknologi untuk mencapai visi di atas : •
People Menjadi tempat terbaik untuk bekerja, di mana semua individu terinspirasi untuk melakukan yang terbaik yang bisa diberikan kepada perusahaan. 39
40 •
Low Cost Memberikan solusi IT dengan nilai investasi yang seminim mungkin, sehingga UKM di Indonesia dapat menggunakan teknologi informasi yang powerful yang bisa menunjang perkembangan bisnisnya.
•
Portfolio Terus berinovasi dalam perkembangan jenis produk dan layanan yang dapat menunjang perkembangan bisnis UKM di Indonesia.
•
Service Quality Memberikan pelayanan yang terbaik dengan memberikan solusi yang tepat atas dasar kejujuran dan profesionalitas.
•
Deliverable Memastikan solusi yang diberikan menjawab kebutuhan dari client dan memastikan Time Frame yang se-efektif mungkin.
•
Human Resource Meningkatkan kualitas, kreativitas, dan pengetahuan dari setiap elemen di perusahaan baik hard skill maupun soft skill yang berorientasi pada peningkatan mutu pelayanan.
•
Partner Menjalin kerjasama dengan client dan vendor untuk terus tumbuh bersama dan berkembang, saling menghargai dengan menjunjung tinggi profesionalitas.
•
Edukasi Memberikan edukasi IT kepada kalangan UKM yang berkesinambungan dan pelatihan yang berkualitas kepada kalangan pelajar atau mahasiswa sehingga bisa mengikuti tuntutan perkembangan teknologi dalam dunia kerja.
3.1.1. 3 Nilai-nilai Perusahaan Berikut adalah nilai-nilai PT. Anugrah Visi Inti Teknologi : •
Value Produk dan jasa yang diberikan akan menjadi penting apabila senantiasa memberikan added value kepada client.
•
Integrity Setiap pribadi di dalam perusahaan bertanggung jawab untuk berperilaku atas dasar kejujuran dan keterbukaan dalam semua aspek dalam pekerjaan. Integrity
41 menjadi komitmen kami sebagai bagian dari perusahaan dan senantiasa memperlakukan client dan sumber daya perusahaan dengan penuh respek. •
Statisfication (Customer Statisfication) Kami berdedikasi tinggi untuk memuaskan client kami, mendengarkan permintaan mereka dan memahami harapan mereka. Kami akan berusaha untuk melebihi harapan mereka dalam kualitas solusi dan ketepatan waktu.
•
Improvement Kami akan terus melakukan perbaikan demi memberikan pelayanan yang lebih baik. Untuk itu setiap individu dari perusahaan bertanggung jawab atas kualitas pelayanan yang diberikan.
•
Innovation Tidak berhenti untuk terus berinovasi, senantiasa menciptakan nilai yang lebih baik untuk client kita.
•
Network Menjalin kerjasama dengan customer dan vendor untuk terus tumbuh bersama dan berkembang, saling menghargai dengan menjunjung tinggi profesionalitas.
•
Test & Measure Untuk meningkatkan kualitas pelayanan, maka setiap aktivitas yang dilakukan oleh karyawan senantiasa dilakukan test dan ukur untuk mengetahui kinerja dan efektifitasnya.
•
Excellent Mencapai kinerja dan hasil yang sangat baik.
•
Communication Kami percaya bahwa cara terbaik untuk mengatasi masalah adalah untuk terus berkomunikasi dengan karyawan kami untuk menunjukan integritas dalam semua aspek dalam menjalankan bisnis.
•
Honesty
3.1.1. 4 Key Behavior Berikut adalah 5 sikap utama yang dimiliki oleh PT. Anugrah Visi Inti Teknologi : •
Live The Company Value Company value which is Visi Intech, tetapi dari semua value tersebut, integrity harus menjadi karakter atas semua hal yang dilakukan. Kami ingin semua orang yang berhubungan dengan perusahaan mengetahui bahwa kita melakukan
42 berbagai hal dengan cara yang benar di Visi-Intech, bukan mengambil jalan pintas. •
Focus on Operating Excellence Kita harus fokus pada kualitas performance dari setiap sumber daya perusahaan dalam menjalankan operasional perusahaan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
•
Act with Speed Visi-Intech
merupakan
sebuah
perusahaan
yang
sedang
berkembang.
Kedepannya semakin besar tantangan yang akan dihadapi. Untuk itu kita harus menghindari keterlambatan dalam pengambilan keputusan, harus senantiasa gesit untuk bertindak lebih cepat dari pesaing kita. Perilaku ‘Perusahaan Kecil’ ini menandai Visi-Intech sampai dengan saat ini dan merupakan salah satu yang harus dipertahankan. •
Communicate Openly Kami ingin hal yang baik untuk membuat perkembangan perusahaan semakin cepat.
Kita
perlu
berhati-hati
tentang
pentingnya
masalah
kejujuran
berkomunikasi. Semakin cepat kita mengkomunikasikan masalah yang ada, semakin mudah kita untuk mengumpulkan sumber daya perusahaan untuk solve the problem. •
Collaborate accross the company Kekuatan Visi-Intech berasal dari orang-orang berbakat. Dengan bekerja sama dan berbagi pengetahuan satu sama lain dengan lancar, kita dapat membuat perusahaan kami semakin kuat.
3.1.1. 5Struktur Organisasi
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. Anugrah Visi Inti Teknologi 43
44 44 Berikut adalah jobdesk dari masing-masing bagian : Komisaris •
Menetapkan kebijakan-kebijakan dan visi-misi dari perusahaan tersebut
•
Memilih, mengangkat, mendukung, dan menilai kinerja dari direksi
•
Memastikan keuangan perusahaan ada dalam kondisi yang aman
BOD •
Ketika ada rapat BOD, di mana pesertanya adalah direktur operasional dan direktur finance & admin, BOD bertugas untuk membuat keputusan dari hasil rapat tersebut.
Direktur Operasional •
Melakukan kontrol terhadap kinerja penjualan perusahaan
•
Melakukan kontrol terhadap semua proyek yang sedang dikerjakan perusahaan
Direktur Finance dan Admin •
Melakukan kontrol dan perencanaan terhadap keuangan perusahaan
•
Merencanakan dan melakukan koordinasi terhadap segala pembayaran kewajiban pajak serta beban perusahaan
•
Melakukan evaluasi laporan terhadap asset-asset perusahan.
•
Melakukan evaluasi kinerja terhadap karyawan yang ada
SAP B1 Manager •
Bertangung jawab terhadap keberhasilan proyek yang dipegang oleh konsultan
•
Melakukan pengawasan terhadap proyek yang sudah maupun belum selesai
•
Memberikan laporan terhadap direktur operasional terhadap perkembangan proyek
Consultant •
Melakukan pengembangan sistem sesuai dengan proyek yang dipegang.
Support •
Memberikan dukungan teknis maupun non teknis terhadap proyek yang sudah selesai dikembangkan
Sales •
Melakukan perkenalan dengan calon customer
•
Melakukan negosiasi dengan pelanggan.
•
Melakukan pembinaan hubungan terhadap pelanggan.
•
Mempresentasikan produk yang akan dijual kepada calon pelanggan
45 Marketing •
Memperkenalkan perusahaan terhadap calon pelanggan
•
Melakukan promosi perusahaan pada media-media.
HRD & GA •
Melakukan perekrutan terhadap karyawan baru
•
Melakukan pengembangan dan perencanaan pelatihan karyawan
•
Melakukan evaluasi kinerja terhadap karyawan.
Finnance & Admin •
Melakukan pembayaran gaji terhadap karyawan
•
Melakukan pembayaran beban serta pajak perusahaan
•
Melakukan pencatatan secara akuntansi sebagai laporan pajak perusahaan kepada negara
3.1. 2 Client ( PT. XYZ ) PT XYZ merupakan perusahaan salah satu client yang sedang ditangani oleh PT Anugrah Visi Inti Teknologi, di mana perusahaan ini bergerak pada bidang perdagangan, produksi, dan distribusi untuk bahan farmasi dan kesehatan, khususnya untuk farmasi, kesehatan dan alat kecantikan, pengemasan (Packaging), perawatan pribadi dan kosmetik, makanan dan minuman, serta pewangi (fragrance). Sebagian besar barang yang dijual oleh PT. XYZ merupakan barang import. PT. XYZ memiliki 4 departemen, yaitu: •
IT Bagian ini mengawasi teknologi informasi yang ada di perusahaan, serta memastikan sistem yang digunakan dapat mendukung proses bisnis yang efektif dan efisien.
•
Sales Pharma Bagian sales yang menangani penjualan barang pharma
•
Sales Bagian sales yang menangani penjualan barang non-pharma, feed, dan cosmetic.
•
Purchasing Bagian ini menangani proses penjualan barang import maupun lokal.
•
Finance / Accounting Bagian ini mengurusi pencatatan atas seluruh transaksi yang ada serta mengontrol keluar masuk uang perusahaan.
46 Bagian marketing PT. XYZ melakukan pemasaran produk dengan cara datang
langsung ke calon client
untuk menawarkan produk, atau langsung
menerima pesanan dari client. PT XYZ sebenarnya sudah memiliki sistem untuk bagian purchasing, warehouse, finance accounting, dan sales. Tetapi sistem yang digunakan masih belum terintegrasi satu sama lain. Sehingga PT. XYZ ingin meningkatkan kinerjanya dengan cara mengganti sistem lama mereka dengan sistem yang terintegrasi yaitu SAP Business One Hana. 3.1.2. 1 Visi Visi PT. XYZ adalah sebagai mitra untuk meningkatkan gizi dan kesehatan. 3.1.2. 2 Misi Misi PT. XYZ adalah menyediakan sumber daya dan jasa dengan kualitas yang terbaik. 3.1.2. 3 Struktur Organisasi
Gambar 3. 2 Struktur Organisasi PT. XYZ
47 Gambar 3. 2 merupakan gambaran struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. XYZ. Setiap bagian yang ada dalam struktur organisasi di atas memiliki job desk masing-masing yang akan dijabarkan sebagai berikut : •
Direktur Menentukan kebijakan tertinggi perusahaan. Bertanggung jawab terhadap keuntungan dan kerugian perusahaan. Merekrut dan memberhentikan karyawan. Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan secara efektif dan efisien. Berhak mendapat laporan dari setiap divisi.
•
IT Menerapkan informasi teknologi yang mendefinisikan, dan memberikan rencana strategis yang dapat mendukung jalannya perusahaan yang efektif dan efisien. Memverifikasi hasil penerapan sistem teknologi dengan melakukan audit terhadap teknologi yang diterapkan. Melindungi aset dengan menerapkan prosedur disaster recovery dan back up terhadap keamanan sistem informasi.
•
Sales Pharma Bagian ini hanya bertanggung jawab terhadap proses penjualan barangbarang farmasi. Memberikan laporan mengenai penjualan barang farmasi kepada direktur
•
Sales Bertanggung jawab terhadap proses penjualan barang-barang selain barang farmasi, yaitu non-pharma, cosmetic, dan feed. Memberikan laporan penjualan barang non-pharma, cosmetic, dan feed kepada direktur.
•
Purchasing Bagian ini bertanggung jawab untuk menangani proses pembelian barang baik pembelian barang lokal maupun barang import. Bertanggung jawab memberikan laporan pembelian kepada direktur. Bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengontrol kinerja bagian warehouse.
48 •
Finance / Accounting Bertanggung jawab untuk mencatat semua transaksi yang ada di dalam perusahaan, baik transaksi keluar maupun transaksi masuk. Bertanggung jawab memberikan laporan keuangan dan laporan atas semua transaksi yang ada di perusahaan kepada direktur. Bertanggung jawab untuk mengontrol keluar masuk uang sesuai dengan transaksi yang ada.
•
Warehouse Bertanggung jawab atas keluar masuk barang yang ada di dalam gudang. Mengawasi dan memastikan jumlah barang yang masuk dan keluar dari gudang. Mengawasi penyimpanan dan kondisi barang yang ada di gudang. Memberikan batch kepada barang yang masuk. Bertanggung jawab memberikan laporan jumlah barang baik yang masuk, keluar, maupun yang ada di dalam gudang kepada bagian purchasing.
3. 2 Project Preparation 3.2. 1 Introduction and Project Goal Perusahaan client (PT. XYZ) sudah menggunakan sistem yang dibuat oleh bagian IT perusahaannya sendiri, tetapi sistem yang digunakan belum terintegrasi satu sama lain dengan setiap departemennya. Sehingga proses bisnisnya menjadi tidak efektif dan efisien dan juga sering terjadi human error. Oleh sebab itu, PT. XYZ memutuskan untuk meningkatkan performa dengan menggunakan sistem SAP Business One HANA dengan PT. Anugrah Visi Inti Teknologi sebagai partner dalam proses implementasi. Proyek ini bertujuan untuk mengganti sistem yang lama dengan sistem SAP Business One HANA yang terintegrasi sehingga proses bisnis akan menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu dengan menggunakan SAP, client merasa yakin bahwa perusahaannya akan lebih berkembang. 3.2. 2 Project Plan Proyek ini direncanakan akan dilakukan selama 152 hari. Untuk rincian dari perencanaan yang telah dibuat, akan lebih jelas apabila melihat tabel 3.1 berikut.
Tabel 3. 1 Project Timeline NO.
0
1
TASK NAME SAP Business One HANA Implementation at PT XYZ Project Preparation
DURATION
START
END
PREDECESSOR
132 hari
Senin, 15 Juli 2013
6 hari
Senin, 15 Juli 2013
Rabu, 24 Juli 2013
-
Jumat, 28 Februari 2014
1.1
Project Plan Preparation
1 hari
Senin, 15 Juli 2013
Senin,15 Juli 2013
-
1.2
Project Organization
1 hari
Selasa, 16 Juli 2013
Selasa, 16 Juli 2013
1.1
1.3
Existing Process Discussion
2 hari
Rabu, 17 Juli 2013
Kamis, 18 Juli 2013
1.2
1 hari
Jumat, 19 Juli 2013
Jumat, 19 Juli 2013
1.3
0,5 hari
Senin, 22 Juli 2013
Senin, 22 Juli 2013
1.4
21 hari
Kamis, 25 Juli 2013
1.4
1.5
2
General Setting – Company Details – Basic Format Project Kick Off
Business Blueprint
Selasa, 3 September 2013
1
49
50
NO. 2.1
2.2
TASK NAME Existing Process Documentation (Internal) Get Detailed Customer’s Business Process and Separate it into Subjects
DURATION
START
END
PREDECESSOR
2 hari
Kamis, 25 Juli 2013
Jumat, 26 Juli 2013
1.5
12 hari
Senin, 29 Juli 2013
Kamis, 22 Agustus 2013
2.1
2.2.1
Accounting
2 hari
Senin, 29 Juli 2013
Selasa, 30 Juli 2013
-
2.2.2
Asset
1 hari
Rabu, 31 Juli 2013
Rabu, 31 Juli 2013
2.2.1
2.2.3
Purchase Order Document
1 hari
Kamis, 1 Agustus
Kamis, 1 Agustus
2013
2013
2.2.4
Master Data
1 hari
Senin, 12 Agustus
Senin, 12 Agustus
2013
2013
2.2.5
Purchasing Import
2 hari
Selasa, 13 Agustus
Rabu, 14 Agustus
2013
2013
2.2.6
Inventory Management
Kamis, 15 Agustus
Senin, 19 Agustus
2013
2013
1,5 hari
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
NO.
TASK NAME
DURATION
2.2.7
Production Mixing
2.2.8
Sales Process
2 hari
2.2.9
Banking
1 hari
2.3
2.3.1
2.3.2
Document
Business Process Document
Review and Sign Off Business Process Document
0,5 hari
7 hari
5 hari
2 hari
START
END
Senin, 19 Agustus
Senin, 19 Agustus
2013
2013
Selasa, 20 Agustus
Rabu, 21 Agustus
2013
2013
Kamis, 22 Agustus
Kamis, 22 Agustus
2013
2013
Senin, 26 Agustus
Selasa, 3 September
2013
2013
Senin, 26 Agustus
Jumat, 30 September
2013
2013
Senin, 2 September
Selasa, 3 September
2013
2013
PREDECESSOR
2.2.6
2.2.7
2.2.8
2.2
-
2.3.1
51
52
NO. 3
TASK NAME Project Realization
DURATION
START
END
PREDECESSOR
50 hari
Rabu, 4 September 2013
Jumat, 8 November 2013
2
Rabu, 4 September
Rabu, 4 September
2013
2013
Kamis, 5 September
Kamis, 5 September
2013
2013
Jumat, 6 September
Jumat, 6 September
2013
2013
Jumat, 6 September
Jumat, 6 September
2013
2013
Jumat, 6 September
Jumat, 6 September
2013
2013
Senin, 9 September
Selasa, 17 September
2013
2013
3.1
Technical Environment Setup
2 hari
3.1.1
Database Installation
1 hari
3.1.2
Database Service Pack
1 hari
3.1.3
Install Server Tools
0 hari
3.1.4
License Installation
0 hari
3.2
System Initialization
7 hari
2.3
-
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1
NO.
3.2.1
3.2.2
TASK NAME
Create Customer Databases
System Initialization & Definition in SAP Business One
DURATION
1 hari
1 hari
3.2.3
Define GL Account Determination
1 hari
3.2.4
System Initialization
1 hari
3.2.5
Form Setting
3 hari
3.3
Technical Development
26 hari
3.3.1
Customizing
7 hari
START
END
Senin, 9 September
Senin, 9 September
2013
2013
Selasa, 10 September
Selasa, 10 September
2013
2013
Rabu, 11 September
Rabu, 11 September
2013
2013
Kamis, 12 September 2013
Kamis, 12 September 2013
Jumat, 13 September
Selasa, 17 September
2013
2013
Rabu, 18 September
Jumat, 25 Oktober
2013
2013
Rabu, 18 September
Kamis, 26 September
2013
2013
PREDECESSOR
-
3.2.1
3.2.2
3.2.3
-
3.2
-
53
54
NO.
TASK NAME Listing User Defined Fields, User Defined
3.3.1.1
Tables, Query, Customization Create User Defined Fields and User
3.3.1.2
3.3.1.3
3.3.1.4
3.3.2
3.3.2.1
3.3.2.2
Defined Tables Create Queries as Defined (alert, approval) Create Formatted Searches as Defined (FS) Master Data Migration Import Master Data Business Partner Group Import Master Data Business Partner (Vendor)
DURATION
2 hari
1 hari
2 hari
2 hari
9 hari
0.5 hari
0.5 hari
START
END
Rabu, 18 September
Kamis, 19 September
2013
2013
Jumat, 20 September
Jumat, 20 September
2013
2013
Senin, 23 September
Selasa, 24 September
2013
2013
Rabu, 25 September
Kamis, 26 September
2013
2013
Jumat, 27 September 2013
Rabu, 9 Oktober 2013
Jumat, 27 September
Jumat, 27 September
2013
2013
Jumat, 27 September
Jumat, 27 September
2013
2013
PREDECESSOR
-
3.3.1.1
3.3.1.2
3.3.1.3
3.3.1
-
3.3.2.1
NO.
TASK NAME
DURATION
3.3.2.3
Import Master Data Bank
0.5 hari
3.3.2.4
Import Master Data Warehouse
1 hari
3.3.2.5
Import Master Data Item Group
1 hari
3.3.2.6
Import Master Data Item
1 hari
3.3.2.7
Import Master Data User
0.5 hari
3.3.2.8
Import Master Data User Authorization
2 hari
3.3.2.9
Master Data Validation
2 hari
START
END
Jumat, 27 September
Jumat, 27 September
2013
2013
Senin, 30 September
Selasa, 1 Oktober
2013
2013
Selasa, 1 Oktober 2013
Rabu, 2 Oktober 2013
Rabu, 2 Oktober 2013
Kamis, 3 Oktober 2013
Kamis, 3 Oktober
Kamis, 3 Oktober
2013
2013
Jumat, 4 Oktober 2013 Senin, 7 Oktober 2013 Selasa, 8 Oktober 2013
Rabu, 9 Oktober 2013
PREDECESSOR
3.3.2.2
3.3.2.3
3.3.2.4
3.3.2.5
3.3.2.6
3.3.2.7
3.3.2.8
55
56
NO. 3.3.3
TASK NAME Form and Report Development
DURATION
START
END
PREDECESSOR
19 hari
Jumat, 27 September 2013
Jumat, 25 Oktober 2013
3.3.1
Jumat, 27 September
Kamis, 3 Oktober
2013
2013
3.3.3.1
Form Development
5 hari
3.3.3.2
Report Development
10 hari
Jumat, 4 Oktober 2013
3.3.3.3
Analytic Development
14 hari
Jumat, 4 Oktober 2013
3.3.4
3.3.4.1
3.3.4.2
System Configuration
Create Users and Authorizations
Define Approval Procedures in Administration Module
5 hari
2 hari
1 hari
Senin, 21 Oktober 2013 Jumat, 25 Oktober 2013
Kamis, 10 Oktober
Jumat, 18 Oktober
2013
2013
Kamis, 10 Oktober
Jumat, 11 Oktober
2013
2013
Rabu, 16 Oktober
Rabu, 16 Oktober
2013
2013
-
3.3.3.1
3.3.3.1
3.3.2
-
3.3.4.1
NO.
3.3.4.3
TASK NAME
Create Screen Layouts via User Settings
DURATION
2 hari
3.4
Internal Testing and Bug Fixing
5 hari
3.5
Server Installation (Database & SAP)
3 hari
3.5.1
Install Operating System
0.5 hari
3.5.2
Install SAP HANA & Crystal Report
1 hari
3.5.3
Install SAP Server & Client
1 hari
3.5.4
Install SAP Business One Analytics
0.5 hari
START
END
Kamis, 17 Oktober
Jumat, 18 Oktober
2013
2013
Senin, 21 Oktober
Jumat, 25 Oktober
2013
2013
Senin, 28 Oktober
Rabu, 30 Oktober
2013
2013
Senin, 28 Oktober
Senin, 28 Oktober
2013
2013
Senin, 28 Oktober
Selasa, 29 Oktober
2013
2013
Selasa, 29 Oktober
Rabu, 30 Oktober
2013
2013
Rabu, 30 Oktober
Rabu, 30 Oktober
2013
2013
PREDECESSOR
3.3.4.2
3.3
3.4
-
3.5.1
3.5.2
3.5.3
57
58
NO.
TASK NAME
DURATION
3.6
Create Training Scenario
2 hari
3.7
Internal Testing Before Training
5 hari
4
4.1
4.1.1
4.1.1.1
Final Preparation
Training and User Testing
Simulate All Major Business Processes Define Above
Master Data
21 hari
17 hari
9 hari
1 hari
START
END
Kamis, 31 Oktober
Jumat, 1 November
2013
2013
Senin, 5 November
Jumat, 8 November
2013
2013
Senin, 11 November
Senin, 9 Desember
2013
2013
Senin, 11 November
Selasa, 3 Desember
2013
2013
Senin, 11 November
Kamis, 21 November
2013
2013
Senin, 11 November
Senin, 11 November
2013
2013
PREDECESSOR
3.5
3.6
3
3.8
-
-
NO.
TASK NAME
DURATION
4.1.1.2
Purchasing
1 hari
4.1.1.3
Sales
1 hari
4.1.1.4
Inventory Management
1 hari
4.1.1.5
Financials and Chart of Accounts
1 hari
4.1.1.6
Asset
1 hari
4.1.1.7
Banking
1 hari
4.1.1.8
Administration
2 hari
4.1.2
Piloting
8 hari
START
END
Selasa, 12 November
Selasa, 12 November
2013
2013
Rabu, 13 November
Rabu, 13 November
2013
2013
Kamis, 14 November 2013
Kamis, 14 November 2013
Jumat, 15 November
Jumat, 15 November
2013
2013
Senin, 18 November 2013
Senin, 18 November 2013
Selasa, 19 November
Selasa, 19 November
2013
2013
Rabu, 20 November
Kamis, 21 November
2013
2013
Jumat, 22 November
Selasa, 3 Desember
2013
2013
PREDECESSOR
4.1.1.1
4.1.1.2
4.1.1.3
4.1.1.4
4.1.1.5
4.1.1.6
4.1.1.7
4.1.1
59
60
NO. 4.1.3
TASK NAME User Manual Creation
DURATION
START
END
Jumat, 22 November
Selasa, 3 Desember
2013
2013
Senin, 25 November
Selasa, 3 Desember
2013
2013
Senin, 25 November 2013
Senin, 25 November 2013
Selasa, 26 November
Jumat, 29 November
2013
2013
Jumat, 22 November 2013
Kamis, 28 November 2013
Jumat, 29 November
Selasa, 3 Desember
2013
2013
4 hari
Rabu, 4 Desember 2013
Senin, 9 Desember 2013
4.2
Rabu, 4 Desember 2013
Rabu, 4 Desember 2013
-
Kamis, 5 Desember
Senin, 9 Desember
2013
2013
8 hari
4.2
Final Configuration and Bugs Fixing
8 hari
4.2.1
Accepted Latest Master Data
1 hari
4.2.2
Import Latest Master Data
4 hari
4.2.3
Finalize Configuration
5 hari
4.2.4
Bugs Fixing
3 hari
4.3
Create or Import Opening Balances
4.3.1
Data Validation
1 hari
4.3.2
Opening Balance
3 hari
PREDECESSOR 4.1.1
4.1.1.8 4.2.1 4.2.2 4.2.3
4.3.1
NO.
TASK NAME
DURATION
4.3.3
Customer Opening Balance
0.5 hari
4.3.4
Vendor Opening Balance
0.5 hari
4.3.5
Inventory Opening Balance
4.3.6
GL Account Opening Balance
0.5 hari
4.3.7
Obtain Client Sign Off for Imported Data
0.5 hari
5
5.1
Go Live and Support System Review According to Post Go Live Checklist
1 hari
34 hari
0.5 hari
START
END
Kamis, 5 Desember
Kamis, 5 Desember
2013
2013
Kamis, 5 Desember 2013
Kamis, 5 Desember 2013
Jumat, 6 Desember
Jumat, 6 Desember
2013
2013
Senin, 9 Desember
Senin, 9 Desember
2013
2013
Senin, 9 Desember
Senin, 9 Desember
2013
2013
Selasa, 10 Desember
Jumat, 28 Februari
2013
2014
Selasa, 10 Desember
Selasa, 10 Desember
2013
2013
PREDECESSOR
4.3.1
4.3.1
4.3.4
4.3.5
4.3.5
4
-
61
62
NO.
TASK NAME
DURATION
5.2
Go Live Meeting
5.3
Implementation Go Live
0 hari
5.4
Project Sitting
11 hari
5.5
5.6
5.7
5.8
Provide Support for Operational Activities after Go Live Support Perform a Month Closing Together to Review Reporting and System 20 Jan 2014 Perform a Month Closing Together to Review Reporting and System 18 Feb 2014
Project Closing
0.5 hari
30 hari
1 hari
1 hari
1 hari
START
END
Selasa, 10 Desember
Selasa, 10 Desember
2013
2013
Selasa, 10 Desember
Selasa, 10 Desember
2013
2013
Rabu, 11 Desember
Jumat, 27 Desember
2013
2013
Rabu, 11 Desember
Kamis, 30 Januari
2013
2014
Senin, 20 Januari 2014
Senin, 20 Januari 2014
Selasa, 18 Februari
Selasa, 18 Februari
2014
2014
Jumat, 28 Februari
Jumat, 28 Februari
2014
2014
PREDECESSOR
-
-
-
5.1, 5.2, 5.3
5.4
5.5
5.6
63 Timeline untuk Project Preparation : Tabel 3. 2 Project Preparation Timeline Nama
Durasi
Project Plan Preparation
1 hari
Project Organization
1 hari
Existing Process Discussion
2 hari 1 hari
General Setting – Company Details – Basic Format Project Kick Off
0,5 hari 6 hari
Total
Timeline untuk Business Blueprint : Tabel 3. 3 Business Blueprint Timeline Nama Existing Process Documentation (Internal)
Get Detailed Customer’s Business Process and Separate it into Subjects
Durasi 2 hari 12 hari
Document
7 hari
Total
21 hari
Timeline untuk project realization : Tabel 3. 4 Timeline Project Realization Nama Technical Environment Setup System Initialization Technical Development Internal Testing and Bug Fixing Server Installation (Database & SAP) Create Training Scenario Internal Testing Before Training Total
Durasi 2 hari 7 hari 26 hari 5 hari 3 hari 2 hari 5 hari 50 hari
64 Timeline untuk Final Preperation : Tabel 3. 5 Final Preparation Timeline Nama
Durasi
Training and User Testing
17 hari
Final Configuration and Bugs Fixing
8 hari
Create or Import Opening Balances
4 hari
Total
21 hari
*Keterangan : Pada project ini, aktifitas Training and User Testing dan Final Configuration and Bugs Fixing dilakukan pararel / bersamaan, sehingga waktu untuk Training and User Testing dan Final Configuration and Bugs Fixing
pada project ini hanya
membutuhkan waktu 17 hari.
Timeline untuk Go Live and Support : Tabel 3. 6 Go Live Timeline Nama
Durasi
System review according to post go-live checklist
0.5 hari
Go Live Meeting
0.5 hari
Implementation Go Live
0 hari
Total
1 hari
Tabel 3. 7 Support Timeline Nama Baby Sitting Provide Support for Operational Activities after Go Live Support Perform a month closing together to review reporting and system 20 jan 2014
Durasi 11 hari 30 hari
1 hari
65 Nama Perform a month closing together to review reporting and system 18 Feb 2014
Durasi 1 hari
Project Closing
1 hari
Total
33 hari
*Keterangan : Pada project ini, aktifitas Baby Sitting dan Provide Support for Operational Activities after Go Live Support dilakukan pararel dengan aktifitas lainnya, sehingga waktu untuk Support pada project ini hanya membutuhkan waktu 30 hari.
Grafik Persentase Timeline yang diperlukan :
Gambar 3. 3 Persentase Waktu Saat Implementasi Gambar 3.3 menunjukan presentase waktu yang diperlukan masing masing tahapan dalam implementasi SAP Business One Hana. Presentase di atas didapat dari hasil perhitungan berikut : (Jumlah hari per tahap : total hari implementasi) * 100
66 Project preparation = (6:132) * 100% = 4,55% Business Blueprint = ( 21 : 132 ) * 100% = 16% Project Realization = (50 : 132) * 100% = 37,87% Final Preparation = (21:132) * 100% = 16% Go Live & Support = (34 : 132) * 100% = 25,76% Timeline yang diperlukan untuk implementasi sistem SAP Business One PT. XYZ untuk proses penjualannya adalah sebagai berikut : Tabel 3. 8 Waktu yang Diperlukan untuk Implementasi Sales Nama
Durasi
Project Preparation
6 hari
Business Blue Print
21 hari
Project Realization
50 hari
Final Preparation
21 hari
Go Live and Support
34 hari
Total
132 hari
3.2. 3 Project Scope Ruang lingkup proyek ini sebatas modul finance accounting, sales, puchasing, dan inventory. Selain itu juga ada persiapan proyek, blueprint, konfigurasi SAP Business One HANA, testing, training, go-live, project sitting dan support. Project sitting yang dimaksud adalah menemani client on-site dimana consultant dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi standby di perusahaan PT. XYZ sehingga apabila terjadi error atau bug dapat segera diselesaikan. Dalam proyek ini, dilakukan project sitting selama 2 minggu. Support yang dimaksud adalah menemani client tetapi consultant dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi tidak berada langsung di tempat client, sehingga PT. Anugrah Visi Inti Teknologi hanya membantu via email maupun telepon. Dalam proyek ini, dilakukan support selama 2 bulan.
67 3.2. 4 Project Team Preparation Berikut adalah gambar Project Team dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi :
Gambar 3. 4 Project Team PT. Anugrah Visi Inti Teknologi Berikut adalah gambar Project Team dari PT. XYZ :
Gambar 3. 5 Project Team PT. XYZ
68 3.2. 5 Project Team Roles • Job desk dari Steering Committee : -
Bertanggung jawab dalam pengendalian proyek dan koordinasi proyek serta untuk mengefisiensikan teknikal dan untuk pengambilan keputusan dalam organisasi.
-
Menjamin bahwa sumber daya yang dibutuhkan tersedia.
-
Bertanggung jawab atas anggaran proyek, mengasumsikan biaya tertinggi dan mengontrol anggaran.
-
Bertanggung jawab untuk pemeriksaan akhir dan persetujuan dari semua hasil proyek.
•
•
Tingkat pengambilan keputusan terakhir apabila terjadi konflik.
Job desk dari Project Manager : -
Bertanggung jawab atas pelaksanaan keseluruhan dan keberhasilan proyek.
-
Bertanggung jawab dalam managemen resiko.
-
Memantau atau memonitor kemajuan dan keseluruhan hasil proyek.
-
Mengatur jadwal Realization dan jadwal pertemuan proyek.
-
Berkomunikasi dan berkoordinasi secara efisien dengan Steering Committee.
-
Bertanggung jawab dalam koordinasi teknis dan operasional.
Job desk dari Consultant : -
Mendengarkan business requirement client dan memberikan solusi mengenai kebutuhan dan kekurangan untuk membuat blueprint.
-
Melakukan kostumisasi SAP Business One HANA sesuai dengan blueprint yang telah dibuat.
-
Melakukan testing mengenai sistem SAP Business One HANA yang telah dikostumisasi.
-
Melakukan training kepada user di PT. XYZ untuk menggunakan sistem SAP Business One HANA yang telah dikostumisasi.
•
Job desk dari member : -
Membantu consultant dalam membuat blueprint.
-
Membantu consultant dalam mengkostumisasi SAP Business One HANA.
-
Membantu melakukan testing yang dilakukan consultant.
-
Membantu melakukan training yang dilakukan consultant.
69 •
Job desk dari Local Champion : -
Membantu Project Manager dalam berlangsungnya proyek.
-
Mengumpulkan data dari kantor cabang seperti mengumpulkan data client dan sebagainya.
-
Setelah go-live, Local Champion menangani masalah sistem yang timbul di kantor cabang. Jika Local Champion tidak dapat menangani masalah tersebut, maka Local Champion akan meminta bantuan kepada Project Manager.
3. 3 General Setting 3.3. 1 Struktur Organisasi
Gambar 3. 6 Struktur Organisasi PT. XYZ 3.3. 2 Data Perusahaan Tabel 3. 9 Data Perusahaan Nama Perusahaan
PT XYZ
Alamat Perusahaan
Jl. xyz No.xx Jakarta xx xxxxx
Nomor NPWP
xx. xyz. xyz.x. xyz. xyz
Telepon
xyz -xxxxxxx
Fax
xyz-xxxxxxx
Web-Site
www.xyz.com
E-mail
[email protected]
70 3.3. 3 Basic Initialization 1. Sistem Persediaan: Prepetual Inventory Setiap transaksi persediaan dilakukan secara otomatis oleh SAP Business One. Jurnal otomatis ini ditentukan GL account-nya pada saat GL determination. 2. Stock Valuation: Moving Average Price Item Cost atas barang dagang maupun non dagang akan dievaluasi dengan menggunakan metode Moving Average. Sistem mengkalkulasikan harga dengan membagi total nilai dari barang dengan jumlah yang ada di inventory. 3. Managed Item Cost : Warehouse Level Item cost akan sama di setiap warehouse. Semua inventory masuk
di satu
warehouse akan mempengaruhi item cost warehouse tersebut yang akan dihitung dengan stock valuation yang digunakan. 4. Posting Period: Jan-Dec sub period: Per Month Periode pencatatan akutansi akan digunakan per bulan yaitu januari sampai desember. 5. Period Indicator: Per Year Penomoran dokumen akan di restart setiap tahun dengan tahun anggaran baru. Anda dapat menghubungkan seri dokumen untuk periode posting anda menggunakan indikator periode. Hal ini memungkinkanhanya seri dokumen yang Anda tentukan yang akan digunakan dalam jangka waktu tertentu. 6. Use Negative Amount in reverse Transaction: Menggunakan Jurnal Balik SAP Business One posting jurnal dari pembalikan dengan jumlah negatif. Hal ini berlaku untuk memo kredit, pembatalan pembayaran, dan pembatalan jurnal. Jika anda tidak memilih Jumlah Penggunaan Negatif kotak centang Transaksi Reverse, ayat jurnal pembalikan ini di-posting menggunakan debit / switch kredit. 7. Allow Negative Inventory: No Aturan akuntansi tidak mengijinkan persediaan negatif. Pada saat tidak terdapat stock maka pengeluaran barang tidak dimungkinkan.
71 3.3. 4 Mata Uang (Currency) Currency adalah mata uang yang digunakan oleh perusahaan sebagai nilai tukar untuk transaksi baik itu pembelian atau penjualan. •
Local Currency (Mata Uang Lokal):IDR Mata uang yang umum atau yang paling sering digunakan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi.
•
System Currency : USD Mata uang kedua yang sering digunakan oleh perusahaan untuk digunakan dalam pelaporan keuangan, biasanya untuk perusahan Multi Nasional, yang memiliki hubungan dengan pihak asing, akan menggunakan System Currency sesuai dengan mata uang yang berhubungan dengan pihak asing tersebut.
•
Foreign Currency (Mata Uang Asing): USD, EUR,SGD, GBP, CNY, INR,KPW(WON Korea) Mata uang yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan mata uang asing baik pembelian dan penjualan.
•
Rate Pembukuan : Rate Pajak
3.3. 5 Administration Sebuah fungsi yang terdapat di SAP yang digunakan untuk mensetting system dan disesuaikan dengan policy perusahaan dengan tujuan memudahkan proses binis perusahaan, di dalam administration terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu: 1. General Administration Setting umum yang terdapat di perusahaan : a. Date Format: dd-mm-yyyy b. Format Time: 24 hour c. Unit Of Measure: Nilai satuan ukur yang digunakan untuk menyatakan jumlah ukur suatu barang.
72 Tabel 3. 10 Tabel UoM Beli
Jual
Inventory
1 Bou = 1.159 Kg 1 Bou = 1.159 Kg
Kg
Gram
Kg
Gram
Kg
Gram
Liter
Liter
Liter
Mg
Mg
Mg
Box
Ons
Ons
1 Bou = 1.159 Kg
Unit Of Measure (UOM) : • 1 KG
= 1000 Gram
• 1 BOU
= 1,159 Kg
• 1 KG
= 1.000.000 Miligram
Packing Type : • 1 Sack
= 25 Kg
• 1 Sack
= 20 Kg
• 1 Drum = 25 Kg • 1 Drum = 20 Kg • 1 Pail
= 25 Kg
• 1 Pail
= 20 Kg
• 1 Bag
= 25 Kg
• 1 Bag
= 20 Kg
Note : 1 item dapat memiliki lebih dari 1 jenis UoM d. Format Address: Bentuk penulisan alamat perusahaan baik untuk perusahaan customer maupun vendor : Street City + ” ” + Zip Code State
73 Contoh: Jl. Jend. Sudirman 287 Jakarta 51414 Jakarta e. Decimal Places: Jumlah dan letak desimal yang digunakan oleh perusahaan : i.
Amount: 2 untuk line total dan doc total. Jumlah desimal yang digunakan untuk format local currency . Contoh: Rp 125.500,78
ii. Quantity: 3 Jumlah desimal yang digunakan untuk format perhitungan jumlah barang. Contoh: 20,000 kg iii. Exchange Rate: 2 Jumlah desimal yang digunakan untuk format Foreign Currency. Contoh: 1 USD = 9.025 iv.
Price: 3 untuk unit price Jumlah desimal yang terdapat pada pencatatan terhadap harga. Contoh : Rp 128.000,888 Beberapa Item menggunakan harganya 3 digit desimal.
v.
Percentage: 2 Jumlah desimal yang digunakan untuk nilai persen. Contoh: 25,88%
vi.
Separator: ”,” Pemisah yang digunakan untuk memisahkan nilai desimal menggunakan koma.
vii.
Thousand sep: ”.” Pemisah yang digunakan untuk memisahkan nilai ribuan menggunakan titik.
3.3. 6 General Setting 1. Terdapat Budget setup Anggaran yang berhubungan dengan financial, anggaran PO dan juga anggaran GR akan di managed. 2. Terdapat Approval setup
74 Akan terdapat kondisi untuk approval misalnya approval untuk PO, SO dengan kriteria tertentu. 3. Terdapat Credit Limit Setup Terdapat penyimpangan batas kredit pelanggan untuk document penjualan. Sebuah pesan peringatan muncul jika customer balance + jumlah dari dokumen saat ini melebihi batas kredit pelanggan. 4. Default Payment Term (beli): Cash Basis Digunakan untuk memberikan nilai awal (default) untuk payment setiap catatan master supplier yang baru, namun tidak mengganti metode pembayaran sudah ditandai sebagai default untuk pelanggan yang sudah ada. 5. Default Payment Term (Jual): Cash Basis Digunakan untuk memberikan nilai awal (default) untuk payment setiap catatan master pelanggan yang baru, namun tidak mengganti metode pembayaran sudah ditandai sebagai default untuk pelanggan yang sudah ada. 6. Mandatory cost center Setiap transaksi harus menggunakan cost center agar dapat dihitung profit and loss setiap profit center-nya. 7. Display recurring on excecution Sistem akan menampilkan Open Recurring Transaction yang terjadi pada tanggal yang bersangkutan. 3.3. 7 Document Setting Penentuan data dan fungsi yang akan ditampilkan atau dijalankan untuk dokumen yang telah ditentukan. 1. Base Price origin: Item Cost Dasar nilai jual suatu barang ditentukan oleh nilai biaya yang dikeluarkan untuk suatu barang. 2. Calculation gross profit %: Profit/Sales Prices Perhitungan persentase Gross Profit terhadap suatu unit dari barang. 3. Release inventory below minimum level: “Warning” Penentuan jumlah minimal suatu stok barang apakah akan tetap dijual atau tidak .
75 4. Document Remarks: Number Base Document Keterangan atau informasi yang terdapat di kolom Remarks suatu proses transaksi dengan tujuan untuk memberitahu data suatu transaksi didapat dari dokumen tertentu. 5. GL Account Determination: Warehouse Level Jenis setting yang dipakai perusahaan untuk menentukan automatic journal yang akan dilakukan oleh sistem terhadap setiap item master data yang terdapat pada sistem. G/L account untuk transaksi persediaan ditentukan oleh warehouse. 3.3. 8 Tax Code Jenis tax code yang akan digunakan pada saat sales dan purchasing. Keterangan : S=Penjualan P=Pembelian 0=Exclude Tax 1=Include Tax Tabel 3. 11 Tax Code Code
Deskripsi
S0
No Output Tax
S1
10 % Output Tax
P0
No Input Tax
P1
10 % Input Tax
Percentage
Remarks
0 10%
Masuk ke account VAT/PPN
0 10%
Masuk ke account TAX Payable - VAT Untuk PPN yang tidak dapat
P2
10 % B4
10%
dikreditkan, akan masuk ke account Construction In Progress
76 PPN Masukan: Untuk semua transaksi pembelian khususnya pembelian domestik mengikuti regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia. Di SAP Business One PPN akan muncul pada transaksi A/P Invoice atau A/P Credit Memo, sehingga ketika document tersebut dibuat maka sistem akan membuat jurnal secara otomatis yang termasuk dengan akun PPN masukkan. Contoh : Good Receive Not Invoice Clearing
Dr
Tax Payable VAT
Dr
Trade Payable
Cr
PPN Keluaran: Untuk semua transaksi penjualan khususnya penjualan domestik mengikuti regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia. Di SAP Business One PPN akan muncul pada transaksi A/R Invoice atau A/R Credit Memo, sehingga ketika document tersebut dibuat maka sistem akan membuat jurnal secara otomatis yang termasuk dengan akun PPN Keluaran. Contoh : Trade Receivable
Dr.
VAT/PPN Gross Sales
Cr. Cr.
3.3. 9 Withholding Tax Pajak Penghasilan: Untuk semua transaksi pembelian khusunya pembelian domestik mengikuti regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia. Pada SAP Business One jenis PPh dipilih saat menerima tagihan dari supplier. Yang mana jurnalnya akan otomatis muncul saat melakukan pembayaran ke supplier (jumlah yang dibayar akan otomatis dikurangi dengan jumlah yang dipotong dalam PPh). Berikut tarif PPh yang berlaku menurut UU Pajak Penghasilan Nomor 36 tahun 2008 yang mulai berlaku sejak 1 Januari 2009:
77 Tabel 3. 12 Tarif PPh Kode PPH
GL Account
Remarks Untuk Jasa
Tax Payable - PPH
23
Ps.23
Rate : •
2%
•
4%
Untuk professional fee Rate : Tax Payable - PPH
21
•
50% (dari dpp) *
Ps.21
5% = 2.5% • Tax Payable - PPH
4 ayat 2
Ps.4(2)
50% * 6% = 3%
Untuk sewa bangunan Rate : •
10%
Pajak Penghasilan yang disebutkan di atas adalah Tarif PPh yang berhubungan dengan pihak supplier dari PT. XYZ. Sehingga atas setiap tagihan yang diterima berupa jasa yang meliputi jasa yang tersebut pada UU PPh Nomor 37 tahun 2008, maka PT. XYZ mengenakan PPh 23 sesuai dengan rate yang berlaku. PPH akan di-posting pada saat Payment. 3.3. 10 Document Numbering Struktur penomoran dokumen untuk masing-masing tipe dokumen: Struktur Series : •
10 = Pharma
•
22 = Cosmetic
•
20 = Non Pharma
•
30=Feed
Struktur Document Numbering : 1013000001 10 : Kode Department 13 : Tahun 000001 : No. Urut
78 Tabel 3. 13 Document Numbering No
Document
SAP
XYZ
Notes
1. AR Invoice
ARI10
Untuk penjualan inventory Pharma
ARI20
Untuk penjualan inventory Non Pharma
ARI22
Untuk penjualan inventory Cosmetic
ARI30
Untuk penjualan inventory Feed
ARN
Untuk penjualan Non Inventory
RDP10
Untuk AR Down Payment Pharma
RDP20
Untuk AR Down Payemnt Non Pharma
RDP22
Untuk AR Down Payment Cosmetic
RDP30
Untuk AR Down Payment Feed
CNI10
Untuk penjualan inventory Pharma
CNI20
Untuk penjualan inventory Non Pharma
CNI22
Untuk penjualan inventory Cosmetic
CNI30
Untuk penjualan inventory Feed
CNN
Untuk penjualan Non Inventory
DOI10
Untuk delivery inventory Pharma
Inventory
AR Invoice Non Inventory 2
AR Down Payment
3 AR Credit Memo Inventory
AR Credit Memo Non Inventory 4
Delivery Order
79
No
5
Document
SAP
XYZ
Notes
DOI20
Untuk delivery inventory Non Pharma
DOI22
Untuk delivery inventory Cosmetic
DOI30
Untuk delivery inventory Feed
DR10
Untuk return Pharma
DR20
Untuk return Non Pharma
DR22
Untuk return Cosmetic
DR30
Untuk return Feed
SO10
Untuk sales order Pharma
SO20
Untuk sales order Non Pharma
SO22
Untuk sales order Cosmetic
SO30
Untuk sales order Feed
SON
Untuk sales order Non Inventory
SQ10
Untuk sales quotation Pharma
SQ20
Untuk sales quotation Non Pharma
SQ22
Untuk sales quotation Cosmetic
Return Inventory
6 Sales Order Inventory
Sales Order Non Inventory 7
Sales Quotation
80
No
Document
SAP
XYZ
Notes
SQ30
Untuk sales quotation Feed
API10
Untuk AP Invoice Import
8 AP Invoice Import Inventory API20 API22 API30 AP Invoice Lokal
APL10
Untuk AP Invoice Lokal
Inventory APL20 APL22 APL30 AP Invoice Non
APN10
Untuk AP Invoice Lokal Non Inventory
Inventory APN20 APN22 APN30 9 AP Down Payment
PDI10
Inventory Import PDI20 PDI22 PDI30
DP Import
81
No
Document
SAP
AP Down Payment
PDL10
XYZ
Notes DP Lokal
Inventory Lokal PDL20 PDL22 PDL30 10 AP Credit Memo
DNI10
Untuk Debit Note Import
Import Inventory DNI20 DNI22 DNI30 AP Credit Memo
DNL10
Untuk Debit Note Lokal
Lokal Inventory DNL20 DNL22 DNL30 AP Credit Memo
DNO10
Untuk Debit Note Non Inventory
Non Inventory DNO20 DNO22 DNO30 11 Goods Receipt PO
GRI10
Untuk Good Receipt PO Import
82
No
Document
SAP
XYZ
Notes
Import Inventory GRI20 GRI22 GRI30 Goods Receipt PO
GRL10
Untuk Good Receipt PO Lokal
Lokal Inventory GRL20 GRL22 GRL30 12
Goods Return
GRP
Untuk Good Return
13
Purchase Order
POI10
Untuk Purchase Order Import
Import Inventory POI20 POI22 POI30 Purchase Order
POL10
Untuk Purchase Order Lokal
Lokal Inventory POL20 POL22 POL30 Purchase Order
PON10
Untuk Purchase Order Non Inventory
83
No
Document
SAP
XYZ
Notes
Non Inventory PON20 PON22 PON30 14
Purchase
PQI
Quotation Import
Untuk Purchase Quotation import
Inventory Purchase
PQN
Quotation Non
Untuk Purchase Quotation Non Inventory
Inventory 15
Purchase Request
PRI
Import Inventory Purchase Request
PRN
Non Inventory 16
Incoming Payment
Untuk Purchase Request Import
Untuk Purchase Request Non Inventory
BCAI
Cash In Bank - BCA TA I
BCAO
Cash In Bank - BCA TA O
BNIU
Cash In Bank - BNI U$
BCAU
Cash In Bank - BCA U$
BCAE
Cash In Bank - BCA EUR
BNII
Cash In Bank - BNI Rp.
84
No
Document
SAP
XYZ
Notes
DNMI
Bank DanamonRp. (Tabungan)
DNMG
Bank Danamon - GiroRp.
DNMU
Bank Danamon - U$
MNDI
Bank Mandiri– Rupiah
MNDU
Bank Mandiri - U$
COHU
Cash On Hand – Dollar
CITI
Cash In Transit –Pusat
17
Deposit
DEP
18
Journal Entry
JU
19
Outgoing Payment
BCAI
Cash In Bank - BCA TA I
BCAO
Cash In Bank - BCA TA O
BNIU
Cash In Bank - BNI U$
BCAU
Cash In Bank - BCA U$
BCAE
Cash In Bank - BCA EUR
BNII
Cash In Bank - BNI Rp.
DNMI
Bank DanamonRp. (Tabungan)
DNMG
Bank Danamon - GiroRp.
85
No
Document
SAP
XYZ
Notes
DNMU
Bank Danamon - U$
MNDI
Bank Mandiri– Rupiah
MNDU
Bank Mandiri - U$
COHU
Cash On Hand – Dollar
CITI
Cash In Transit –Pusat
20
Goods Receipt
BPB
Bukti Penerimaan Barang
21
Goods Issue
BKB
Bukti Keluar Barang
22
Inventory Transfer
IT
Transfer antar bin
RT
Request Transfer antar bin
23
24
25
Inventory Transfer Request Landed Cost Inventory Revaluation
LC
IR
Fixed Asset 26
Capitalization
FAC
Credit Memo
27
Fixed Asset Retirement
FAR
86 3.3. 11 Department Pada PT. XYZ terdapat 4 Department : •
Non Pharma
•
Pharma
•
Cosmetic
•
Feed
3.3. 12 Accounting SAP Business One dapat menangani pencatatan akuntansi dengan 2 jenis mata uang yang berbeda yaitu local currency (mata uang lokal) dan system currency (mata uang yang digunakan di system). Local currency adalah mata uang yang digunakan oleh perusahaan untuk setiap transaksi dan tertera dengan jelas di dokumen transaksi. System currency biasanya berbeda dengan mata uang yang digunakan untuk local currency dan untuk perusahaan tertentu misalnya perusahaan internasional akan sangat berguna. System currency digunakan untuk menyajikan pelaporan keuangan dalam mata uang asing misalnya USD. Jika terjadi kasus tersebut maka system akan secara automatis mengkalkulasi semua transaksi yang menggunakan local currency
dan mengaturnya ke dalam
pencatatan jurnal dalam bentuk system currency.
Cara ini akan memudahkan
pelaporan dari suatu perusahaan yang membutuhkan pelaporan keuangan dalam 2 jenis mata uang. Beberapa informasi yang berhubungan dengan pengaturan modul finansial untuk PT. XYZ, meliputi: 1. Periode Pembukuan setiap bulan (Januari - Desember) 2. Local currency (LC) = IDR System currency (SC) = USD 3. Metode perhitungan nilai Inventory: Moving Average Price 4. Periode tutup buku dilakukan dalam setahun sekali (pada akhir tahun). Pada saat tutup buku, SAP Business One akan memindahkan semua transaksi akun Laba Rugi ke dalam Pendapatan Tahun Berjalan, kemudian pada awal bulan tahun berikutnya akan dipindahkan ke akun Laba Ditahan.
87 3.3. 13 Struktur Chart of Account (COA)
Gambar 3. 7 Form Chart of Accounts Berikut adalah struktur COA yang terdapat di PT. XYZ : 1. Struktur COA yang akan digunakan hingga 5 Level. 2. Format penomoran account yang terdapat di PT. XYZ : •
Level 1: X 1 untuk penomoran Level 1 seperti: Asset, Liabilities, Capital, Turnover, etc.
•
Level 2: XY 11 untuk Current Asset, Other Asset, Fixed Asset.
•
Level 3:XYZZ 1101 untuk Cash & Cash Equivalent.
•
Level 4:XYZZAA 110101 untuk Cash on hand.
•
Level 5: XYZZAA – BBB 110101-001 untuk Cash on Hand-Dollar.
88 •
Untuk level 1, kode digitnya dan namanya tidak dapat dirubah karena sudah merupakan suatu pengaturan yang baku dari SAP. Akan tetapi pada level yang berikutnya dapat ditentukan sendiri.
•
Active account adalah akun aktif yang digunakan dalam transaksi.
•
Control account adalah akun yang digunakan untuk menampung hutang / piutang dari business partner (vendor / customer). Akun ini tidak dapat diposting secara langsung melalui journal entry.
3. Semua nama account pada PT. XYZ menggunakan
Bahasa
Inggris. 4. Expenditure Account adalah semua account yang berhubungan dengan expenses pada perusahaan. Sebagai contoh (laci ke-6 pada CoA) seperti Salary,Overtime, Transport Allowance dll. Sales Account adalah semua account yang berhubungan dengan penjualan serta menghasilkan turnover pada perusahaan. Sebagai contoh (laci ke-4 pada CoA) seperti Gross Sales, Sales Return dll. Other Account adalah semua account yang termasuk bagian dari Neraca harus di set sebagai Other, kecuali akun yang berhubungan dengan penjualan Aktiva Tetap seperti CIP (Construction in Progress). 5. Tidak ada segmentasi. 6. Apabila setelah sistem sudah berjalan dan akan ada penambahan akun baru, maka bisa langsung ditambahkan. Namun, jangan lupa penambahan yang dilakukan mengikuti aturan struktur COA yang sudah disepakati di atas.
89 3. 4 Analisa Proses Bisnis Berjalan 3.4. 1 Proses Bisnis Berjalan PT. XYZ 3.4.1. 1 Proses Penjualan PT. XYZ Keterangan Gambar : Proses Normal : 1a-2a-3a Alternatif 1 : 1a-2a-3b-4a Alternatif 2 : 1a-2a-3a-4b Alternatif 3 : 1b-2b-2a-3a Alternatif 4 : 1a-2a-3a-4c Alternatif 5 : 1c-2c-2a-3a
Gambar 3. 8 Proses Penjualan PT.XYZ Gambar 3.8 merupakan gambaran proses penjualan yang ada di PT XYZ secara keseluruhan. PT.XYZ memiliki 6 proses utama dalam proses bisnis penjualannya. Ke-enam proses tersebut terdiri dari proses sales atau proses penjualan, proses perpindahan barang, proses delivery, proses penagihan, proses retur, dan proses pembayaran. Proses ini dimulai ketika adanya transaksi penjualan dengan customer. Kemudian akan dilanjutkan ke proses pengiriman barang, tetapi apabila barang yang akan dijual tidak tersedia, maka akan masuk ke proses perpindahan barang. Proses perpindahan barang merupakan proses di mana stok barang di satu departemen dipindahkan ke departemen lain yang membutuhkan.
90 Setelah proses delivery ke customer dilakukan, maka selanjutnya akan masuk ke proses penagihan. Setelah proses penagihan maka akan dilanjutkan ke proses pembayaran. Namun apabila ada barang yang ingin di-retur, maka proses akan masuk ke proses retur. Jika customer melakukan penjualan dengan down payment, maka setelah proses sales proses selanjutnya akan langsung masuk ke proses
Kurir
Bagian Warehouse
Bagian Finance
Bagian Sales
pembayaran.
Gambar 3. 9 Proses Penjualan PT.XYZ Secara Keseluruhan
Proses penjualan PT. XYZ secara keseluruhan dapat dilihat pada gambar 3.9. Proses penjualan dimulai dengan adanya Purchase Order dari pelanggan atau adanya kontrak dengan pelanggan. Kemudian dari Purchase Order atau kontrak, akan dibuatkan Sales Order, modem, dan invoice. Modem akan diberikan ke bagian gudang sebagai perintah keluar barang. Setelah barang selesai dipacking, maka barang akan dikirimkan bersamaan dengan modem yang berfungsi sebagai surat jalan. Sedangkan invoice dan faktur pajak akan diberikan ke pelanggan. Jika ada barang yang tidak sesuai maka pelanggan dapat melakukan retur. Jika barang sudah sesuai maka pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai dengan invoice.
91 Pada PT. XYZ, bagian yang bertanggung jawab terhadap penjualan adalah bagian marketing dan sales. Proses penjualan dapat dipicu oleh berbagai kondisi, yaitu: •
Adanya pesanan langsung dari pelanggan.
•
Sales memberikan penawaran langsung ke pelanggan.
•
Adanya permintaan penawaran dari pelanggan.
•
Kontrak yang telah disepakati.
Produk yang dijual pada PT. XYZ tidak memiliki price list, hal ini dikarenakan harga yang diberikan kepada pelanggan berbeda-beda, sesuai dengan strategi dagang. Sebelum menggunakan SAP Business One Hana, terdapat 4 jenis proses penjualan pada PT. XYZ, yaitu : •
Proses Penjualan Proses ini adalah proses penjualan sehari hari atau biasa yang dilakukan oleh PT. XYZ.
•
Proses AR Down Payment Penjualan ini adalah penjualan yang dilakukan dengan uang terlebih dahulu.
•
Proses Penjualan Barang Langsung Dikirim dari Pelabuhan Penjualan ini adalah penjualan dimana barang yang dipesan oleh customer tidak masuk ke gudang PT. XYZ, melainkan ketika barang sampai di pelabuhan, barang langsung dikirim ke gudang customer.
•
Proses Penjualan Kontrak Penjualan ini adalah penjualan yang dilakukan setelah adanya ikatan perjanjian atau kontrak
3.4.1.1. 1Proses Penjualan Proses penjualan yang berjalan pada PT.XYZ secara lebih rinci dapat dilihat pada gambar berikut.
92
Gambar 3. 10 Proses Penjualan PT. XYZ 93
93
Proses bisnis sales yang ditunjukan gambar 3.10 adalah sebagai berikut: 1. Proses ini dimulai ketika ada PO ataupun kontrak dari customer. 2. Sales akan membuat SO (sales order) jika barang tersedia. Apabila barang tidak tersedia tetapi barang tersebut dapat langsung di-order dan customer mau menunggu, maka sales akan membuat SO dan akan segera melakukan pemesanan atas SO tersebut. Di dalam SO terdapat data-data seperti customer, detail item, harga item (didapat dari kesepakatan), delivery item, estimated delivery (estimasi pengiriman langsung atau partial). Kemudian sales akan membuat modem dan memberikannya kepada bagian accounting. Modem yang dimaksud adalah surat perintah keluar barang (Dalam bahasa SAP, disebut dengan picking list). 3. Bagian Accounting akan mengecek piutang dari pelanggan. Jika ternyata kredit pelanggan sudah mencapai limit maka sales tidak bisa membuat invoice dan menolak modem. 4. Jika modem disetujui oleh bagian accounting, maka sales akan mencetak Modem bersamaan dengan membuat invoice. Tanggal di dalam modem dengan invoice selalu sama. Satu SO bisa memiliki banyak invoice. Term of Payment (ToP) yang tertera pada invoice diisi secara manual tergantung kesepakatan sebelumnya. 5. Jika ada yang perlu direvisi maka bagian finance akan merevisi modem, setelah itu bagian finance akan mencetak invoice dan faktur pajak. 6. Setelah itu, bagian warehouse akan menerima modem dan akan mengeluarkan barang dari warehouse sesuai dengan metode FEFO (First Expired First Out) kecuali ada kasus khusus dari customer besar. 7. Bagian gudang melakukan pengiriman barang ke pelanggan dengan modem sebagai surat jalan. 8. Apabila pengiriman tidak berhasil dan barang kembali ke gudang, maka pengiriman akan dilakukan esok hari dengan melakukan revisi tanggal invoice dan modem(yang berfungsi sebagai surat jalan) oleh bagian finance. 9. Setelah mengirim barang, bagian finance akan mengirim invoice dan faktur pajak kepada customer via kurir. 10. Pelanggan membayar barang pada waktu yang telah ditentukan. Pembayaran biasanya melalui transfer bank, giro, dan cash.
94 3.4.1.1. 2 Proses Uang Muka Penjualan ( AR Down Payment )
Gambar 3. 11 Proses Uang Muka Penjualan
Gambar 3.11 menunjukan proses penjualan dengan uang muka. Proses ini terjadi ketika adanya pelanggan yang melakukan pembayaran di muka baik sebesar 100% dari tagihan atau hanya sebagian tagihan saja. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Proses ini dimulai ketika ada permintaan dari customer. 2. Sales akan membuat SO (sales order). 3. Customer melakukan pembayaran DownPayment baik secara transfer ataupun tunai dan finance menerbitkan faktur pajak untuk DP. Faktur pajak yang diterbitkan sebesar presentase yang dipilih dikalikan dengan total DP. 4. Bagian finance mengecek uang yang masuk bila pembayaran DownPayment dilakukan lewat transfer bank. 5. Bagian finance mencatat Down Payment sebagai deposit oleh customer.
95
3.4.1.1. 3 Proses Penjualan Langsung
Gambar 3. 12 Proses Drop ship
Gambar 3.12 menunjukan proses penjualan langsung yang ada di PT. XYZ. Proses bisnis dari drop ship adalah sebagai berikut : 1.
Proses ini dimulai ketika adanya PO dari customer.
2.
Barang yang dipesan oleh customer tidak tersedia, sehingga barang tersebut harus dipesan terlebih dahulu. Dan customer mau menunggu hingga barang tersedia.
3.
Apabila customer memesan barang lokal, maka bagian penjualan akan membuat Purchase Order kepada Supplier. Jika customer memesan barang import maka bagian pembelian akan membuat purchase order kepada supplier. Dan ketika barang sampai dipelabuhan, barang akan langsung dikirim ke customer.
4.
Dokumen lain tetap diproses seperti biasa.
96 3.4.1.1. 4 Proses Penjualan Kontrak
Gambar 3. 13 Proses Penjualan Kontrak
Proses penjualan kontrak merupakan sebuah proses penjualan yang di dalamnya terdapat kesepakatan antara PT. XYZ dengan pelanggan. Kesepakatan yang ada di dalamnya meliputi kesepakatan akan barang, jumlah, harga, dan jangka waktu yang akan digunakan dalam transaksi penjualan yang akan berlangsung. Proses-proses yang ada di dalamnya adalah sebagai berikut : 1. Bagian marketing akan melakukan tawar menawar dengan pelanggan. Pada saat ini, antara bagian marketing dengan pelanggan akan mencari kesepakatan mengenai barang apa yang akan dibeli pelanggan, dalam jumlah tertentu, harga tertentu, dan dalam jangka waktu tertentu. 2. Setelah mendapat kesepakatan, bagian sales akan membuat sales order. 3. Apabila waktu pengiriman telah tiba, maka bagian sales akan membuat modem dan invoice seperti biasa.
97
4. Kemudian bagian gudang akan melakukan proses pengiriman. 5. Proses 3 dan 4 akan terus dilakukan sampai dengan jangka waktu yang telah ditentukan. 3.4.1. 2
Proses Order Proses Order dilakukan oleh admin sales untuk menerima pemesanan dari
Sales
customer.
Gambar 3. 14 Proses Order
Proses pembuatan sales order yang ditunjukan oleh gambar 3.14 dapat dibuat dengan 2 cara yaitu ketika ada PO dari customer atau adanya deal dengan customer. Jika bagian sales menerima PO dari customer, maka sales akan langsung membuat sales order. Jika ada deal dengan customer maka bagian sales akan mencatatnya ke dalam sales order. Sales order ini akan terus digunakan sampai semua deal terpenuhi.
98 3.4.1. 3
Proses Perpindahan Barang
Gambar 3. 15 Proses Perpindahan Barang antar Departemen
Proses perpindahan barang antar departemen dilakukan apabila ada departemen yang menerima pemesanan, tetapi barang tersebut habis dan departemen lain masih memiliki barang tersebut. Sehingga departemen yang memiliki barang tersebut mengirimkan barang yang diminta sehingga pemesanan dapat terpenuhi. Gambar 3.15 menunjukan proses perpindahan barang antar departemen yang terjadi. Proses bisnis perpindahan barang adalah sebagai berikut : 1. Mutasi dilakukan ketika barang yang dipesan pada departemen A habis, tetapi departemen lain memiliki barang yang sama sehingga dilakukanlah mutasi agar barang yang dipesan dapat dipenuhi. 2. Revenue yang akan dicatat akan masuk ke departemen yang menjual barang tersebut. 3. Ada 2 surat yang menangani seputar mutasi, yaitu BKB (Bukti Keluar Barang) untuk pengeluaran barang dan BPB (Bukti Penerimaan Barang) untuk penerimaan barang. 4. Departemen yang mengeluarkan barang akan membuat BKB.
99
5. Sedangkan departemen yang menerima barang akan membuat BPB. 3.4.1. 4 Proses Delivery Sebelum menggunakan SAP Business One Hana, terdapat 4 jenis proses delivery pada PT. XYZ, yaitu : •
Proses Pengiriman Barang Proses ini adalah proses pengiriman barang yang sudah dibuat Sales Order.
•
Proses Pengiriman Barang Sample Proses ini adalah proses pengiriman barang sample yang diminta oleh customer. Proses ini hanya dilakukan apabila ada customer yang meminta sample barang yang ingin mereka beli.
3.4.1.4. 1 Proses Pengiriman Barang
Gambar 3. 16 Proses Pengiriman Barang
Proses pengiriman barang yang ada di PT. XYZ dapat dilihat pada gambar 3.16. Proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Setelah bagian sales membuat modem dan disetujui oleh bagian finnance, maka modem akan diberikan ke baguan gudang picker akan mengambil barang sesuai dengan modem. 2. Barang-barang yang telah disiapkan oleh picker akan dilakukan packing atas barang tersebut.
100 3. Setelah barang siap dikirim, maka bagian gudang akan melakukan pengiriman barang sesuai dengan alamat yang tertera pada modem. Modem di sini juga berfungsi sebagai surat jalan. 4. Apabila pengiriman tertunda karena hal tidak terduga, maka barang akan dikembalikan ke gudang. 5. Bagian gudang akan melakukan revisi atas tanggal surat jalan, dan bagian finance akan melakukan revisi atas tanggal invoice. Tanggal revisi sesuai dengan tanggal pengiriman berikutnya. 3.4.1.4. 2 Proses Pengiriman Barang Sample
Gambar 3. 17 Proses Pengiriman Barang Sample Apabila pelanggan ingin melihat contoh produk PT.XYZ, maka proses pengiriman barang sample yang ditunjukan oleh gambar 3.17 akan dilaksanakan. Proses-proses yang berlangsung adalah sebagai berikut :
101
1. Bagian marketing membuat request untuk mengirim barang sample ke customer dari warehouse dan mengirimkannya ke admin sales. 2. Bagian sales menginfokan ke admin gudang untuk melakukan pengiriman. 3. Admin gudang melihat ketersediaan barang di gudang dan meminta persetujuan kepada bagian accounting bila barang tersedia. 4. Bila disetujui oleh bagian accounting maka bagian gudang akan mengirim barang sample ke marketing. 5. Bagian marketing akan memberikan barang sample ke pelanggan. 3.4.1. 5
Proses Penagihan Proses Penagihan adalah proses dimana PT. XYZ menagihan pembayaran
atas barang yang telah dipesan oleh customer. Sebelum menggunakan SAP Business One Hana, terdapat 2 jenis proses penagihan pada PT. XYZ, yaitu : •
Proses Tagihan tanpa uang muka Proses tagihan tanpa uang muka merupakan sebuah penagihan kepada customer yang melakukan pemesanan atas suatu barang, di mana customer belum melakukan pembayaran sama sekali.
•
Proses Tagihan dengan uang muka Proses tagihan dengan uang muka adalah suatu proses penagihan kepada customer atas suatu pemesanan barang, di mana customer tersebut telah melakukan pembayaran terlebih dahulu baik secara keseluruhan maupun sebagian.
Proses penagihan dengan uang muka sedikit berbeda dengan proses penagihan tanpa uang muka. Pembahasan mengenai kedua proses penagihan ini akan dibahas lebih lanjut pada sub-bab berikut.
102 3.4.1.5. 1 Proses Tagihan Tanpa Uang Muka(Down Payment)
Proses Penagihan tanpa Down Payment
mulai *berdasarkan SO
Mendapat informasi SO yang belum ditagih
Membuat Invoice
Invoice database
Ya
Mencetak invoice
Invoice sesuai?
Invoice
Mencetak faktur pajak
Faktur Pajak
Mencatat Pembayaran
Tidak
Melakukan revisi Selesai
Mengirim invoice dan faktur pajak
Gambar 3. 18 Proses Tagihan Tanpa Down Payment
Proses tagihan penjualan yang dilakukan tanpa uang muka ditunjukan oleh gambar 3.18. Untuk proses-proses yang ada di dalamnya akan dijelaskan di bawah ini: 1. Setelah pembuatan sales order, bagian sales akan membuat invoice untuk diberikan kepada pelanggan. 2. Bagian finance akan memerika apakah invoice yang dibuat sesuai dengan sales order. 3. Jika sesuai maka bagian finance akan mencetak invoice beserta faktur pajak. Jika tidak sesuai maka bagian finance akan melakukan revisi atas invoice tersebut.
103
4. Invoice beserta faktur pajak yang telah dicetak akan diberikan kepada kurir untuk dikirim ke pelanggan. Dan kemudian pelanggan harus melakukan pembayaran sesuai dengan batas waktu yang ditentukan. 3.4.1.5. 2 Proses A/R Invoice dengan Uang Muka(Down Payment)
Gambar 3. 19 Proses A/R Invoice dengan Uang Muka (Down Payment)
Proses penagihan pembayaran ditunjukan pada gambar 3.19. Pelanggan yang telah melakukan pembayaran di muka, maka tagihan terhadap pelanggan tersebut akan dipotong sesuai dengan besarnya pembayaran yang telah dilakukan. Berikut adalah proses-proses yang terjadi : 1. Bagian sales akan membuat Modem bersamaan dengan invoice dari sisa pembayaran yang belum dilakukan bila pembayaran sudah dilakukan 100% maka tidak perlu membuat invoice lagi. Modem yang dimaksud adalah surat perintah keluar barang (Dalam bahasa SAP, disebut dengan picking list). Tanggal di dalam modem dengan invoice selalu sama.
104 2. Setelah itu, bagian gudang akan menerima modem dan akan mengeluarkan barang dari warehouse sesuai dengan metode FEFO (First Expired First Out) kecuali ada kasus khusus dari customer besar. 3. Bagian gudang melakukan pengiriman barang ke pelanggan dengan modem sebagai surat jalan. 4. Setelah mengirim barang, bagian finance akan mengirim invoice beserta faktur pajak dan kepada customer via kurir. 5. Customer melakukan pelunasan barang pada waktu yang telah ditentukan pembayaran biasanya melalui transfer bank, giro, dan cash. 3.4.1. 6 Proses Return Proses return dilakukan apabila barang yang diterima oleh customer rusak atau tidak sesuai dengan permintaan. Sebelum menggunakan SAP Business One Hana PT. XYZ memiliki 2 jenis proses return, yaitu : •
Proses Retur Proses retur terjadi apabila barang yang telah dikirim ke customer tidak sesuai dengan keinginan customer. Dan customer ingin mengembalikan barang tersebut dan meminta ganti rugi atas barang yang dikembalikan.
•
Proses Tukar Guling Proses tukar guling merupakan salah satu proses untuk menanggapi retur yang dilakukan customer. Proses ini merupakan proses pengiriman kembali barang yang diminta customer sebagai pengganti barang yang dikembalikan. Kedua proses ini akan dibahas lebih lanjut pada sub-bab berikut.
105
3.4.1.6. 1
Proses Retur
Gambar 3. 20 Proses Retur PT.XYZ
106 Gambar 3.20 menunjukan proses retur yang ada PT.XYZ. Jika ada retur, maka customer dapat memilih untuk : 1. Mengganti dengan barang yang baru. Apabila customer memilih untuk mengganti dengan barang yang baru, maka customer harus mengembalikan barang yang ingin diretur. Dan akan dikirimkan barang lainnya yang sejenis. Barang yang diretur, akan dimasukkan kebagian QC. Kemudian barang tersebut akan dicek oleh bagian warehouse. Apabila barang tersebut lolos QC, maka barang tersebut akan dikembalikan ke gudang. Dan apabila tidak lolos QC, maka bagian warehouse akan memberikan informasi
kepada
bagian
procurement
dan
marketing
untuk
dirundingkan apakah barang tersebut bisa diretur ke supplier atau dimusnahkan. 2. Mengurangi tagihan saat ini atau tagihan berikutnya. 3. Jika pelanggan belum melakukan pembayaran, maka pelanggan dapat meminta agar invoice-nya dikurangi. 4. Jika pelanggan sudah melakukan pembayaran, maka pelanggan dapat meminta agar uangnya dikembalikan.
107
3.4.1.6. 2 Proses Tukar Guling
Gambar 3. 21 Proses Tukar Guling
Proses tukar guling merupakan proses yang dilakukan untuk menganggapi retur yang dilakukan oleh pelanggan. Di mana pelanggan meminta barang yang diretur diganti dengan barang lain. Proses tukar guling dapat dilihat pada gambar 3.21. Proses-proses yang ada di dalamnya adalah sebagai berikut : 1.
Bagian Sales mendapat informasi barang retur dari customer untuk dilakukan proses tukar guling, kemudian bagian sales mengisi form manual permintaan tukar guling untuk diberikan kepada bagian QC.
2.
Setelah menerima form tersebut, bagian QC akan menerima barang tersebut.
3.
Setelah menerima barang, bagian QC akan memeriksa apakah barang rusak atau hanya tidak lolos QC dari customer.
4.
Jika barang lolos QC maka akan dimasukan kembali ke gudang sebagai stok.
108 5.
Bila barang tidak lolos QC maka akan dimasukan ke dalam karantina.
6.
Setelah barang pengganti ditentukan, bagian sales akan meminta persertujuan dari bagian accounting dan mengirimkan memo internal kepada bagian gudang.
7.
Bagian gudang akan menyiapkan barang sesuai dengan memo yang diberikan oleh bagian sales. Setelah barang disiapkan maka bagian gudang akan mengirim
8.
barang dengan memo tersebut sebagai surat jalan. 3.4.1. 7Proses Pembayaran Proses ini adalah proses dimana PT. XYZ menerima pembayaran dari customer yang telah melakukan pemesanan. Sebelum menggunakan SAP Business One Hana PT.XYZ memiliki 2 jenis penerimaan pembayaran, yaitu: •
Proses Penerimaan Pembayaran dengan Bank atau Cash
•
Proses Penerimaan Pembayaran dengan Cek atau Giro
3.4.1.7. 1Proses Penerimaan Pembayaran dengan Bank atau Cash
Gambar 3. 22 Proses Penerimaan Pembayaran dengan Cash atau Bank PT. XYZ
109
Gambar 3.22 menunjukan proses penerimaan pembayan dengan bank atau cash yang ada di PT.XYZ. Proses penerimaan pembayaran yang berjalan adalah sebagai berikut : 1.
Setelah menerima invoice, customer membayaran dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
2.
Setelah customer membayar, customer memberikan konfirmasi kepada PT. XYZ bahwa telah melakukan pembayaran.
3.
Bagian finance memeriksa pembayaran yang telah dilakukan sesuai dengan invoice.
4.
Jika customer tidak melakukan konfirmasi pembayaran, maka bagian finance memeriksa setiap akhir bulan. Dan apabila ada pembayaran yang tidak dikonfirmasi, bagian finance akan meminta konfirmasi kepada customer yang memungkinkan untuk melakukan pembayaran pada hari tersebut.
5.
Apabila ada customer yang melakukan pembayaran yang lebih, maka dapat diberikan dikonfirmasi apakah ingin dikembalikan kelebihan pembayarannya atau dipotong ke tagihan berikutnya.
6.
Apabila ada customer yang meminta perpanjangan waktu pembayaran, maka bagian finance akan meminta persetujuan dari kepala finance. Apabila disetujui, maka perpanjangan waktu akan diberikan. Apabila tidak disetujui customer harus membayar sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
110 3.4.1.7. 2Proses Penerimaan Pembayaran dengan Cek atau Giro
Gambar 3. 23 Proses Penerimaan Pembayaran dengan Cek atau Giro
Proses
penerimaan
pembayaran
yang
dilakukan
pelanggan
dengan
menggunakan cek atau giro ditunjukan pada gambar 3.23. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Setelah
menerima
invoice,
customer
melakukan
pembayaran
menggunakan cek atau giro. 2. Giro akan diterima oleh kasir dan dicatat penerimaanya. 3. Bagian Finance akan mencarikan giro atau cek ke bank. 4. Bagian Finance melakukan pencocokan antara penerimaan dana dengan A/R Invoice mana yang dibayar menggunakan giro atau cek tersebut. 5. Setelah menemukan invoice yang sesuai, maka bagian accounting akan melakukan pencatatan sesuai dengan pembayaran yang ada.
111
3.4. 2 Permasalah / Kebutuhan Masalah masalah yang dihadapi oleh perusahaan PT. XYZ adalah sebagai berikut : •
Adanya kemungkinan pelanggan yang meminta harga lebih murah saat Sales Order dari perjanjian pada Sales Quotation karena tidak ada dokumentasi Sales Quotation.
•
Pada saat pembuatan sales order, stok barang tidak dapat diketahui, sehingga tidak tahu barang mana yang sudah commited dan barang mana yang available.
•
Barang yang tidak layak atau rusak dapat terjual karena barang yang dikarantina, statusnya masih ready.
•
Barang yang tidak lolos QC pelanggan, tetapi lolos QC perusahaan maka akan dikembalikan ke gudang. Tetapi ada kemungkinan barang tersebut akan kembali dikirimkan ke pelanggan yang sama apabila barang yang dipesan sama.
•
Kesalahan pencatatan keuangan yang terjadi ketika admin sales lupa menginformasikan kepada bagian accounting mengenai tagihan drop ship. Adanya redudansi data karena 1 barang yang sama dapat memiliki banyak kode barang. Hal ini bertujuan untuk membedakan barang tersebut dimiliki oleh departemen yang mana.
3. 5 Business Blueprint 3.5. 1 Master Data 3.5.1. 1 Payment Terms PT. XYZ menggunakan beberapa jenis pembayaran, yaitu sebagai berikut : • N+7
•
N+45
• N+14
•
N+60
• N+30
•
N+90
Jenis pembayaran yang dilakukan oleh customer kepada PT. XYZ adalah sebagai berikut : •
Payment after delivery
•
Payment before delivery
•
Down payment before delivery
112 3.5.1. 2 Bank Name Nama bank dan kode bank yang diinput ke sistem adalah : Tabel 3. 14 Nama dan Kode Bank No
Kode Bank
Nama Bank
1
BCA
BCA
2
MND
MANDIRI
3
DNN
DANAMON
4
BNI
BNI
Sedangkan untuk House Bank atau bank yang digunakan oleh PT.XYZ adalah : Tabel 3. 15 Bank yang digunakan oleh PT. XYZ No Kode Bank
Nomor Rekening
Currency
Cabang
Perusahaan
1
BCA TA-I
xyz-xyz-xxxx
IDR
Tanah Abang II
PT. XYZ
2
BCA TA-O
xyz-xyz-xxxx
IDR
Tanah Abang II
PT. XYZ
3
BCA USD
xyz-xyz-xxxx
USD
Tanah Abang II
PT. XYZ
4
BCA
xyz-xyz-xxxx
EUR
Tanah Abang II
PT. XYZ
5
MND
xyz-xyz-xyz-
IDR
Plaza Mandiri
PT. XYZ
USD
Plaza Mandiri
PT. XYZ
xxxx 6
MND
xyz-xyz-xyzxxxx
7
DNN
xyz-xx-xyz
IDR
HasyimAshari
PT. XYZ
8
DNN
xyz-xx-xyz
USD
HasyimAshari
PT. XYZ
9
DNN
xyz-xx-xyz
IDR
HasyimAshari
PT. XYZ
(Giro) 10
BNI
xyz-xx-xyz
IDR
Jakarta Pusat
PT. XYZ
11
BNI
xyz-xx-xyz
USD
Jakarta Pusat
PT. XYZ
113
3.5.1. 3 Master Data Customer Master Data Customer dibagi menjadi 3 bagian, yaitu : 1) Customer Group 2) Customer Code Untuk customer yang tidakmemiliki NPWP, pada saat transaksi Invoice dapat menggunakan nama yang berbeda. User harus mengedit nama yang tercantum pada AR Invoice dengan nama yang akan dipakai oleh customer. Kode customer digunakan untuk mengidentifikasikan infromasi mengenai customer, adapun struktur dari kode customer adalah sebagai berikut : X
Y
Y
Y
Keterangan : X : Untuk tipe customer T : Trader M : Manufacture E : Employee YYYY : Urutan nomor dari 0001-9998, contoh : T0001 – T9998 T9999 : untuk one time trader M0001 – M9999 M9999 : untuk one time manufacture E0001 – M9999 Penulisan nama customer : Tabel 3. 16 Contoh Penulisan Nama Customer No
Name
Foreign Name
1
Jaya Abadi, CV
CV Jaya Abadi
2
Makmur Sentosa, PD
PD Makmur Sentosa
3
Sugeng, Bpk
Sugeng
Y
114
3) Customer Master Data
Gambar 3. 24 Form Business Partner Master Data
Field yang ada pada Customer Master Data : •
Header : Kode Customer Nama Customer Foreign Name Group Customer Currency No. NPWP (Federal Tax ID)
•
General Tab : Telephone 1 Telephone 2 Fax E-mail
115
Website Active from (tanggal pertama kali customer didaftarkan kedalam sistem) Contact Persons Tab Contact Id First Name Middle Name Last Name Title Handphone E-mail Position
(ditambahkan
fs
untuk
memilih
PIC
COLLECTION atau PIC PROCUREMENT) Address Tab (Pay to dan Ship to) Address Id (nama gedung atau lokasi) Street (alamat lengkap) City (nama kota) State (nama propinsi) Zip code (kode pos) Country (negara) •
Payment Terms Tab : Default Payment Terms
•
Accounting Tab : General Account Receivable (Piutang Retail atau Piutang Wholesale atau Piutang lain-lain) Semua default Account Receivable Customer disetting pada
Account Trade Receivable – Pharma. Pada saat transaksi AR Invoice sales admin harus mengganti default AR nya, harus sesuai dengan jenis document numberingnya (Blocking). Dibuatkan FS pada field Series di AR Invoice untuk otomatis mengupdate field control account pada line.
116 Tax : • Tax Status (Liable) • Tax Group (No Output Tax atau 10 % Output Tax) UDF yang ditambahkan di Customer master data : • KawasanBerikat (Yes/No) • Company Type (BUMN ; Swasta) 3.5.1. 4 Cost Center & Distribution Roles Cost Center adalah suatu unit atau fungsi didalam perusahaan yang mempunyai suatu fungsi yang berpengaruh terhadap revenue dan expense secara tidak langsung. Cost Center dapat digunakan sebagai selection criteria pada saat menampilkan laporan Profit and Loss.
Gambar 3. 25 Form Cost Centers and Distribution Rules
Untuk kebutuhan laporan khususnya Laba-Rugi (Profit and Loss report) pembagian untuk keperluan analisa yaitu analisa by departement, sehingga Cost Center yang ada yaitu Cost Center by Department (Dimensi 1). 1. Department : •
Farma
•
Cosmetic
•
Non-Farma
•
Feed
•
GA
117
3.5.1. 5 Project Code Project code digunakan untuk mengetahui sebuah project itu untung atau rugi yang dilihat dari report profit and loss dan trial balance. Project code dimasukkan ke dalam transaksi (Misalnya: A/P Invoice, Outgoing Payment, Incoming Payment, dll) yang ada kaitannya dengan project tersebut.
Gambar 3. 26 Form Projects Setup
1) Struktur pengkodean project code : Kode Project = Customer Code (Kode Project menggunakan Kode Customer yang memiliki project). 2) Project code rules : Project code bedasarkan pareto (hanya customer-customer tertentu saja yang didaftarkan ke dalam project, sehingga bisa dilihat laba ruginya). 3.5.1. 6 Warehouse Warehouse (gudang) digunakan untuk melakukan pengontrolan stok barang di suatu perusahaan, untuk mencegah terjadinya kekurangan stok dan agar bisa melakukan pengontrolan yang baik, pembuatan nama gudang di SAP bisa dibuat berdasarkan lokasi atau berdasarkan Zona.
118
Gambar 3. 27 Form Warehouses Setup
Warehouse dibedakan setiap department : •
Non Pharma
•
Pharma
•
Cosmetic
•
Feed
Kemudian pada setiap department yang adamemiliki 5 jenis warehouse : •
Main Warehouse (memiliki bin)
•
Mixing (hanyaada di Non Pharma)
•
QC
•
Repackaging
•
Reject
•
Retail
Pada warehouse setup terdapat beberapa informasi, yakni: •
General Tab
•
Location (diisidengan department ex: Pharma, Non Pharma sesuai dengan kelompok gudang)
•
Street (alamat warehouse)
119
•
City (alamat warehouse)
•
Accounting Tab
Berikut format gudang yang akan digunakan: Tabel 3. 17 Format gudang yang digunakan Lokasi
Kode
Nama
Gudang
Gudang
Cikarang
NPH01-01
Cikarang
NPH02-01
Cikarang
NPH03-01
Keterangan
Non Pharma
Untuk barang non pharma setelah lolos
Main
QC
Non Pharma
Untuk quality control barang non
QC
pharma
Non Pharma Retail
Untuk barang barang yang di jual eceran,
proses
re-packaging,
dan
barang sample
Non Pharma
Barang yang non pharma yang tidak
Reject
lolos QC
Cikarang
NPH04-01
HO
NPH06-01
Customer
NPH07-01
Pelabuhan
NPH08-01
Cikarang
NPH99-01
Cikarang
PHM01-01
Pharma Main
Untuk barang pharma setelah lolos QC
Cikarang
PHM02-01
Pharma QC
Untuk quality control barang pharma
Non Pharma HO Non Pharma Consignment Non Pharma Drop Ship Non Pharma Mixing
Untuk sample
Untuk Consignment
Untuk Drop Ship
Barang non pharma campuran
Untuk barang barang yang di jual Cikarang
PHM03-01
Pharma Retail
eceran,
proses
re-packaging,
barang sample Cikarang
PHM04-01
Pharma Reject
Barang yang tidak lolos QC
HO
PHM06-01
Pharma HO
Untuk sample
Customer
PHM07-01
Pelabuhan
PHM08-01
Pharma Consignment Pharma Drop
Untuk Consignment Untuk Drop Ship
dan
120
Lokasi
Kode
Nama
Gudang
Gudang
Keterangan
Ship
Cikarang
COS01-01
Cosmetic Main
Untuk barang cosmetic setelah lolos QC
Cikarang
COS02-01
Cosmetic QC
Untuk quality control barang cosmetic Untuk barang barang yang di jual
Cikarang
COS03-01
Cosmetic Retail
eceran,
proses
re-packaging,
dan
barang sample Cikarang
COS04-01
Cosmetic Reject
Barang cosmetic yang tidak lolos QC
HO
COS06-01
Cosmetic HO
Untuk sample
Customer
COS07-01
Pelabuhan
COS08-01
Cikarang
FEE01-01
Feed Main
Untuk barang feed setelah lolos QC
Cikarang
FEE02-01
Feed QC
Untuk quality control barang feed
Cosmetic Consignment Cosmetic Drop Ship
Untuk Consignment
Untuk Drop Ship
Untuk Cikarang
FEE03-01
Feed Retail
barang
yang
di
jual
eceran,proses repackaging, dan barang sample
Cikarang
FEE04-01
Feed Reject
Barang feed yang tidak lolos QC
Cikarang
FEE05-01
Feed Sample
Barang feed untuk keperulan sample
Surabaya
FEE01-02
Feed Main
Untuk barang feed setelah lolos QC untuk gudang surabaya Untuk barang barang yang di jual
Surabaya
FEE02-02
Feed Retail
eceran,
proses
re-packaging,
dan
barang sample untuk gudang surabaya Surabaya
FEE03-02
Feed Reject
Surabaya
FEE04-02
Feed Sample
Surabaya
FEE05-02
Pelabuhan
FEE06-02
Feed Consignment Feed Drop Ship
Barang yang tidak lolos QC gudang Surabaya Barang keperluan sample Surabaya Untuk Consignment Untuk Drop Ship
121
Khusus Admin Surabaya bisa membuat Delivery Order dan Good Receipt PO. Untuk proses issue barang sample dilakukan oleh admin sales Keterangan : XXXYY-ZZ XXX = Department YY
= Kode Warehouse
01 : Main Warehouse 02 : QC 03 : Retail 04 : Quarantine 05 : Mixing ZZ
= Kode Cabang
3.5.1. 7 Bin Location
Gambar 3. 28 Form Bin Location Master Data
122 Struktur bin location : Level 1 : Area Contoh kode : A01 : Main Warehouse Sub level 1 : Row Contohkode : R02A :Row 02 bagian A Sub level 2 : Rack
Contohkode : RK01 :Rack nomor 01 Sub level 3 : Shelf Contoh kode : SH01 :Laci nomor 01
Gambar 3. 29 Sketsa Letak Rak pada gudang PT. XYZ
Contoh penulisan kode bin : A01-R02A-RK01-SH01 Cara membacanya adalah: Terletak pada Area Main Warehouse di Baris 02 A pada Rack nomor 01 dan Shelf nomor 01.
123
3.5.1. 8 Item Group AP dapat menentukan item group terhadap items pada perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi semua tipe item yang ada pada PT.XYZ.
Gambar 3. 30 Form Item Groups Struktur Item Group: maximal 20 karakter Item group diambil dari nama produk. Item Group akan didaftarkan apabila item code atas item group tersebut lebih dari 1. Food Color : bisa berasal dari department Non Pharma dan Cosmetic. Single : barang department pharma yang tidak memiliki item group. Feed
124 Cosmetic : bisa cosmetic bisa color UDF : Group Description 3.5.1. 9 Item Master Data SAP Business One dapat mengontrol semua item yang dibeli, diproduksi, dijual atau yang ada digudang. Untuk barang-barang yang tidak dimaintain quantitynya pada inventory atau khususnya jasa, maka dibuatkannya Non Inventory Item. Item master data SAP Business One digunakan untuk menambah, mengubah, serta mencari data item. Item master data disini termasuk daftar semua barang (bukan assets) yang digunakan perusahaan.
Gambar 3. 31 Form Item Master Data
Pengkodean item master maksimal 20 digit, yaitu:
125
X
X
X
X
X
Z
5 digit XXXXX
= Running Number
2 digit ZZ
= Lokal (11) atau Import (12)
Z
Contoh : 0000112 (kode item dengan no urut 00001, danmerupakan barang import) Notes : •
Membutuhkan penggunaan kode rahasia suatu item terhadap customer tertentu pada print out document, menggunakan BP Catalog Number.
•
Grade
menggunakan
remarks
pada
transaksi.
Kemudian
didaftarkan grade pada master batch. •
Item Code tertentu memiliki nilai minimum dan maximum stock, diset setiap main warehouse department.
•
Jika item tersebut melewati minimum dan maximum stock akan muncul warning.
•
Item yang berasal dari re-packaging, harus dibuatkan item code yang baru.
•
Packing Slip digunakan untuk informasi kepada pihak ekspedisi, satuan yang digunakan untuk packing slip adalah koli. Satuan koli tergantung dari jenis item master datanya, misalnya : 1 koli =25 kg atau 1 koli = 20 kg.
UDF :
126 •
Group Description : Mengambil data-data group description dari Item Group.
•
Origin
•
Lokal atau Import
•
Comodity/Speciality
•
Grade Product Dropdown list yang berisikan :
3.5. 2
BP
PhEur
BP/EP
PhEur/BP
BP/USP
Pharma Grade
BP2009
USP
BP2010/USP32
USP–DC
BP2011
USP24
BP2011/EP7
USP26
BP2012
USP31/BP2007
BP93/USP23
USP32
BP93/USP32
USP34
CVP2005
USP35
DAB 10
JP15
EP5
EP7/USP35
EP5/USP32
BP93
EP7
EP 4
EP7.2
BP2011/USP34
Feed Grade
BP2007/USP32
Food Grade
USP33
Grade 45/BP2011
BP2011/EP7/USP34
Proses Bisnis
127
3.5.2. 1 Proses Bisnis Sales
Keterangan Gambar : Proses Normal : 1a-2a-3a Alternatif 1 : 1a-2a-3b-4a Alternatif 2 : 1a-2a-3a-4b Alternatif 3 : 1b-2b-2a-3a Alternatif 4 : 1a-2a-3a-4c Alternatif 5 : 1c-2c-2a-3a
Gambar 3. 32 Proses Penjualan PT. XYZ Setelah Menggunakan SAP B1 HANA Gambar 3.32 merupakan gambaran proses penjualan yang diusulkan untuk PT. XYZ setelah menggunakan SAP B1 HANA. Proses yang diusulkan hampir menyerupai proses penjualan yang dimiliki oleh PT. XYZ sebelum menggunakan SAP B1 HANA. Hanya saja ada beberapa proses yang tidak dicatat pada saat menggunakan sistem lama, kemudian proses tersebut didokumentasikan atau dicatat ke dalam sistem SAP B1 HANA. Hal ini dimaksudkan dengan tujuan agar semua proses dan dokumen yang ada dapat didokumentasikan untuk meningkatkan kontrol terhadap proses bisnis perusahaan. Untuk rincian setiap proses yang ada akan dibahas lebih lanjut pada subbab berikut.
128 Terdapat 4 jenis proses penjualan pada PT. XYZ, yaitu : • Proses Penjualan Proses ini adalah proses penjualan sehari hari atau biasa yang dilakukan oleh PT. XYZ. • Proses AR Down Payment Penjualan ini adalah penjualan yang dilakukan dengan uang terlebih dahulu. • Proses Penjualan Barang Langsung Dikirim dari Pelabuhan Penjualan ini adalah penjualan dimana barang yang dipesan oleh customer tidak masuk ke gudang PT. XYZ, melainkan ketika barang sampai di pelabuhan, barang langsung dikirim ke gudang customer. • Proses Penjualan Kontrak Penjualan ini adalah penjualan yang dilakukan setelah adanya ikatan perjanjian atau kontrak.
3.5.2.1. 1Proses Penjualan
Gambar 3. 33 Proses Bisnis Penjualan Usulan 129
130 Gambar
3.33
merupakan
gambaran
proses
bisnis
usulan
ketika
menggunakaan SAP Business One Hana. Proses bisnis yang diusulkan
adalah
sebagai berikut: 1.
Proses sales dapat dimulai berdasarkan PO dari customer. Jika adanya penawaran dari customer, maka penawaran tersebut akan dicata dalan sales quotation.
2.
Admin Gudang akan membuat Picking List berdasarkan Back Order Report yang ada di SAP.
3.
Setiap barang yang terdapat pada Picking List akan dipilih Batch-nya oleh Admin Gudang berdasarkan ketentuan yaitu FEFO (First Expired First Out).
4.
Setelah Picking List selesai dibuat, maka admin sales akan memeriksa Batch pilihan dari admin gudang dan merubah status approval bila menyetujui pilihan dari admin gudang. Setelah disetujui oleh Admin Sales, Admin finance mencari pick list dengan UDF status YES dan status Release kemudian admin finance mencek outstanding payment atas customer tersebut tersebut.
5.
Jika customer tersebut mempunyai outstanding payment yang melebihi standar maka bagian finance akan melakukan konfirmasi kepada bagian admin sales. Jika tidak disetujui admin sales maka admin finance akan menolak pick list tersebut tetapi jika disetujui, maka admin finance akan mengupdate status pick list menjadi picked.
6.
Admin gudang akan mencari pick list dengan status picked dan mencetak pick list tersebut untuk diberikan kepada picker. Setelah mendapatkan pick list maka picker akan menyiapkan barang seusai dengan list dari pick list.
7.
Setelah barang siap maka admin gudang akan membuat delivery (Delivery Order dan Good Issue) atas barang tersebut kemudian mencetak surat jalan untuk diserahkan kepada bagian pengiriman.
8.
Setelah barang terkirim (tanggal kembali pada Delivery Order sudah diisi oleh admin gudang), admin Finance akan membuat AR Invoice. Sistem otomatis membuat faktur pajak , kemudian admin finance mencetak faktur pajak.
131 9.
Admin finance melakukan pengecekan informasi rekening bank, jika sudah ada pembayaran dari customer untuk tagihan tersebut, maka admin finance membuat incoming payment berdasarkan invoice tersebut.
3.5.2.1. 2Proses AR Down Payment
Gambar 3. 34 Proses Uang Muka Penjualan
Gambar 3.34 menunjukan proses uang muka penjualan, di mana prosesproses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Bagian Admin Finance melakukan pengecekan Sales Order pada customer tertentu yang memiliki TOP sebelum melakukan Delivery Order. 2. Admin Finance membuat AR Down Payment Invoice berdasarkan Sales Order dan sesuai dengan termin yang tercantum pada Sales Order.
132 3. Sistem otomatis membuat faktur pajak, kemudian Admin Finance mencetak faktur pajak. 4. Admin Finance mengecek informasi rekening bank, jika sudah menerima pelunasan dari customer maka dibuatkan Incoming Payment atas AR Down Payment-nya. 5. Admin Sales mendapat informasi dari Admin Finance, bahwa sudah ada pelunasan AR Down Payment, maka Admin Sales membuat Pick List berdasarkan Sales Order. 6. Admin Warehouse memeriksa list Pick and Pack, kemudian membuat Delivery Order atas Pick and Pack-nya. 7. Kemudian admin Finance membuat AR Invoice berdasarkan Delivery Order yang sudah dibuat oleh admin Warehouse. 8. Untuk AR Down Payment dicetak 3 Rangkap : •
1 Rangkap untuk Customer
•
1 Rangkap untuk Accounting
•
1 Rangkap untuk Finance
9. Pencetakan faktur pajak dicetak 4 rangkap: •
2 Rangkap untuk Customer
•
1 Rangkap untuk Finance
•
1 Rangkap untuk Accounting
Jurnal yang terbentuk pada AR Down Payment : Trade Receivables - Non Pharma Colour Down Payment Receive
Dr Cr
133 3.5.2.1. 3Proses Penjualan Barang Langsung Dikirim dari Pelabuhan
Gambar 3. 35 Proses Penjualan Barang Langsung
Gambar 3.35 menggambarkan proses penjualan barang langsung yang dapat terjadi pada 2 kondisi berikut : a.
Barang dapat keluar dari pelabuhan •
Bagian import mendapat informasi barang dapat keluar dari pelabuhan, kemudian menginformasikan ke admin sales untuk membuat sales order.
•
Setelah admin sales membuat sales order, admin sales langsung membuat delivery order. Dan mencetak delivery order tersebut untuk diberikan ke bagian import.
•
Bagian import membawa surat jalan (Delivery order) untuk dibawa ke pelabuhan dan diberikan ke ekspedisi untuk diberikan langsung ke pelanggan.
b.
Barang tidak dapat keluar dari pelabuhan •
Bagian import mendapat informasi barang tidak dapat keluar dari pelabuhan, Kemudian menginformasikan ke admin sales.
134 •
Admin sales meng-update warehouse di sales order menjadi warehouse main.
3.5.2.1. 4 Proses Penjualan Kontrak
Gambar 3. 36 Proses Penjualan Kontrak
Proses penjualan kontrak merupakan transaksi penjualan yang terjadi karena adanya kesepakatan yang mengikat antara PT. XYZ dengan pelanggan. Di mana kesepakatan ini berisi perjanjian mengenai barang yang akan dibeli dalam jangka waktu tertentu, jumlah tertentu, dan harga yang telah disepakati. Proses penjualan kontrak dapat dilihat pada gambar 3.36. Dan proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1
Apabila sales mendapatkan kesepakatan dengan customer untuk sistem kontrak (Secara lisan maupu nmelalui aggrement). Sales meminta kepada admin sales untuk dibuatkan blanket agreement (untuk memberikan informasi mengenai barang yang akan dipesan, jumlah, jangka waktu, dan harga yang telah disepakati).
2
Bagian sales menerima PO dari customer yang berhubungan dengan kontrak. Sales meminta kepada admin sales untuk membuat sales order.
135 3.5.2. 2 Proses Order Proses Order dilakukan oleh bagian sales untuk mencatat pemesanan yang dilakukan oleh customer yang ingin membeli produk dari PT. XYZ.
Gambar 3. 37 Proses Order dengan SAP Business One
Gambar 3.37 menunjukan proses order yang ada di PT.XYZ. Jika ada perjanjian dengan customer, maka akan dibuat blanket agreement yang digunakan untuk mencatat semua kesepakatan antara PT.XYZ dengan customer. Setelah itu sales order akan dibuat berdasarkan kontrak yang ada dengan memasukan nomor blanket agreement. Sales order juga bisa dibuat berdasarkan sales quotation. Sales quotation digunakan untuk mencatat penawaran dari customer. sales order juga dapat langsung dibuat tanpa adanya blanket agreement maupun sales quotation.
136 3.5.2. 3 Proses Perpindahan Barang
Gambar 3. 38 Proses Perpindahan Barang antar Departemen
Proses perpindahan barang ini dilakukan karena adanya penjualan yang dilakukan pada departemen tertentu, tetapi barang pada departemen tersebut tidak memenuhi penjualan tersebut. Sehingga perlu dilakukan perpindahan barang antar departemen sehingga penjualan pada departemen tersebut dapat dilakukan. Proses perpindahan barang ini adalah proses perpindahan barang yang dilakukan oleh 1 departemen untuk meminta barang kepada departemen lainnya. Proses perpindahan barang antar departemen pada PT. XYZ dapat dilihat pada gambar 3.38. Untuk keterangan gambar dapat dilihat pada penjelasan di bawah ini. 1. Admin Sales membuat Inventory Transfer Request. 2. Admin Gudang mencetak Inventory Transfer Request sebagai pick list untuk diberikan kepada bagian gudang. 3. Bagian Gudang membawa barang dari gudang asal sesuai dengan pick list pada form inventory transfer request.
137 4. Kemudian setelah itu bagian gudang meletakan setiap barang pada rak di gudang tujuan dan mencatatkan nomor rak tersebut pada form inventory transfer request. 5. Admin gudang melakukan proses add Inventory Transfer. 3.5.2. 4 Proses Delivery Terdapat 2 jenis proses delivery pada PT. XYZ, yaitu : •
Proses Pengiriman Barang Proses ini adalah proses pengiriman barang yang sudah dibuat Sales Order.
•
Proses Pengiriman Barang Sample dari Warehouse Proses ini adalah proses pengiriman barang sample yang diminta oleh customer. Proses ini hanya dilakukan apabila ada customer yang meminta sample barang yang ingin mereka beli.
3.5.2.4. 1Proses Pengiriman Barang
Gambar 3. 39 Proses Pengiriman Barang
138 Proses pengiriman barang dapat dilihat pada gambar 3.39. Di mana proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Admin sales meng-update delivery pada form SO jika ada perubahan. 2. Admin Gudang melihat Back Order Report untuk melihat SO yang akan dijadikan moden sesuai tanggal pengiriman. 3. Admin Gudang membuat Pick and Pack Manager berdasarkan Back Order Report . 4. Kemudian Admin Gudang menentukan bacth sesuai
dengan
FEFO(First Expired First Out). 5. Kemudian admin sales melihat batch yang telah dipilih oleh admin gudang jika setuju dengan batch yang telah dipilih oleh gudang maka update UDF status approval menjadi yes dan status menjadi release tetapi jika tidak setuju maka admin sales menutup pick list tersebut. 6. Setelah disetujui oleh admin sales, admin finance mencari pick list dengan UDF status YES dan status Release kemudian admin finance memeriksa outstanding payment atas customer tersebut. 7. Jika Customer
tersebut mempunyai
Oustanding Payment yang
melebihi standart maka finance akan melakukan konfirmasi kepada bagian admin sales 8. Jika tidak disetujui admin sales maka admin finance akan menutup pick list tersebut tetapi jika disetujui maka admin finance akan mengupdate pick list menjadi picked. 9. Kemudian admin sales akan mencari Pick list dengan type picked dan mencetak pick list tersebut untuk diberikan kepada picker. 10. Setelah mendapatkan Pick list maka Picker akan menyiapkan barang seusai dengan list dari pick list. 11. Setelah barang siap maka admin gudang akan membuat delivery atas barang tersebut kemudian mencetak surat jalan untuk diserahkan kepada bagian pengiriman.
139
3.5.2.4. 2 Proses Pengiriman Barang Sample dari Warehouse
Gambar 3. 40 Proses Pengiriman Barang Sample dari Warehouse
Gambar 3.40 menggambarkan proses pengiriman contoh barang dari gudang. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Bagian marketing membuat request untuk mengirim barang sample ke customer dari warehouse dan mengirimkannya ke admin sales. 2. Bagian sales menginfokan ke admin gudang untuk melakukan pengiriman. 3. admin gudang melihat ketersediaan barang di gudang retail. 4. Apabila barang tidak ada maka admin gudang akan melakukan inventory transfer dari gudang main ke gudang retail. 5. Jika barang sudah ada di gudang retail maka admin gudang akan membuat goods issue draft untuk meminta persetujuan dari accounting. 6. Bagian accounting akan mengecek account yang terbadap pada good issue dan memasukan harga produk, jika sudah sesuai maka good issue
140 akan disetujui, sedangkan bila tidak bagian accounting akan menolak proses pengiriman barang sample. 7. Setelah accounting melakukan approval di sistem maka admin gudang mencetak goods issue yang berfungsi surat jalan untuk dibawa marketing ke customer. 3.5.2. 5 Proses Penagihan Proses Penagihan adalah proses dimana PT. XYZ menagihan pembayaran atas barang yang telah dipesan oleh customer. Terdapat 2 jenis proses penagihan pada PT. XYZ, yaitu : •
Proses A/R Invoice tanpa uang muka Proses A/R Invoice tanpa uang muka dilakukan untuk menagih pembayaran atas penjualan yang dilakukan tanpa uang muka.
•
Proses A/R Invoice dengan uang muka Proses A/R Invoice dengan uang muka dilakukan untuk menagih pembayaran atas penjualan yang dilakukan dengan uang muka.
3.5.2.5. 1 Proses A/R Invoice Tanpa Uang Muka
Gambar 3. 41 Proses Tagihan Penjualan tanpa Uang Muka Penjualan (AR Invoice)
141 Gambar 3.41 merupakan proses tagihan penjualan tanpa uang muka penjualan. Proses-proses yang berlangsung dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Admin Finance akan membuat AR Invoice apabila tanggal kembali pada Delivery Order sudah diisi oleh Admin Warehouse. Tanggal pencetakan AR Invoice harus sama dengan Tanggal pencetakan Delivery Order (Posting Date pada AR Invoice = Delivery Date pada Delivery Order). 2. Sistem otomatis membuat faktur pajak, kemudian Admin Finance mencetak faktur pajak. 3. Setelah AR Invoice di-posting ternyata ada kesalahan harga atau quantity, yang dilakukan oleh Admin Finance adalah melakukan canceled AR Invoice tersebut. 4. Admin Finance melakukan pengecekan informasi rekening bank, jika sudah ada pembayaran dari customer untuk Outstanding tagihan, maka Admin Finance membuat Incoming Payment-nya. 5. Untuk AR Invoice dicetak 3 Rangkap : • 1 Rangkap untuk Customer • 1 Rangkap untuk Accounting • 1 Rangkap untuk Finance 6. Pencetakan faktur pajak dicetak 2 rangkap: • 1 Rangkap untuk Customer • 1 Rangkap untuk Finance Jurnal yang terbentuk pada AR Invoice : Trade Receivables - Non Pharma Colour Gross Sales
Dr Cr
142 3.5.2.5. 2Proses A/R Invoice dengan Uang Muka
Gambar 3. 42 Proses Tagihan Penjualan yang Memiliki Uang Muka Penjualan (AR Invoice) Gambar 3.42 merupakan proses tagihan penjualan yang memiliki uang muka penjualan. Proses – proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Admin Finance akan membuat AR Invoice apabila tanggal kembali pada Delivery Order sudah diisi oleh Admin Warehouse. Tanggal pencetakan AR Invoice harus sama dengan Tanggal pencetakan Delivery Order (Posting Date pada AR Invoice = Delivery Date pada Delivery Order). 2. Pada saat melakukan posting AR Invoice ada dua kondisi : •
Jika masih ada Outstanding tagihan dengan melihat Document Total, maka sistem otomatis membuat faktur pajak, kemudian Admin Finance mencetak faktur pajak.
•
Jika tidak ada Outstanding tagihan maka tidak melakukan pembuatan dan pencetakan faktur pajak.
143 3. Setelah AR Invoice di-posting ternyata ada kesalahan harga atau quantity, yang dilakukan oleh Admin Finance adalah melakukan canceled AR Invoice tersebut. 4. Admin Finance melakukan pengecekan informasi rekening bank, jika sudah ada pembayaran dari customer untuk Outstanding tagihan, maka Admin Finance membuat Incoming Payment-nya. 5. Untuk AR Invoice dicetak 3 Rangkap : • 1 Rangkap untuk Customer • 1 Rangkap untuk Accounting • 1 Rangkap untuk Finance 6. Pencetakan faktur pajak dicetak 2 rangkap: • 1 Rangkap untuk Customer • 1 Rangkap untuk Finance Jurnal yang terbentuk pada AR Invoice : Trade Receivables - Non Pharma Colour
Dr
Down Payment Receive
Dr
Gross Sales
Cr
3.5.2. 6 Proses Return Proses Return adalah proses yang dilakukan ketika ada barang yang rusak atau tidak sesuai dengan permintaan atau pemesanan dari customer. Ada 4 jenis kegiatan yang dilakukan pada proses return pada PT. XYZ, yaitu: •
Proses Pengembalian Barang Proses pengembalian barang adalah proses yang dilakukan ketika ada barang yang dikembalikan oleh customer karena barang rusak atau tidak sesuai dengan permintaan customer.
•
Proses A/R Credit Memo Proses A/R Credit Memo dilakukan apabila customer yang melakukan return memilih untuk memotong tagihan.
•
Proses Goods Receipt Tukar Guling Proses Goods Receipt Tukar Guling dilakukan untuk menerima barang yang masuk ketika adanya return dan customer memilih untuk melakukan pertukaran barang.
144 •
Proses Goods Issue Tukar Guling Proses Goods Issue tukar guling dilakukan untuk mengeluarkan barang dari gudang dan dikirimkan kepada customer karena adanya return dan customer memilih untuk melakukan pertukaran barang.
3.5.2.6. 1 Proses Pengembalian Barang
Gambar 3. 43 Proses Pengembalian Barang
Gambar 3.43 menunjukan proses pengembalian barang, proses-proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1.
Admin sales mendapat informasi pengembalian barang dari customer, kemudian bagian sales akan membuat memo internal return barang.
2.
Setelah menerima form tersebut, bagian QC akan menerima barang tersebut. Kemudian Admin QC akan membuat Return atas barang tersebut.
145 3.
Bagian accounting akan membuat approval di sistem. Jika tidak sesuai maka accounting akan menolak approval tersebut, dan jika disetujui, maka admin QC akan membuat good receipt.
4.
Setelah itu bagian QC akan melakukan pemeriksaan. Jika barang masih bagus, maka barang akan dimasukan ke main gudang, jika barang rusak atau tidak lolos QC, maka barang akan dimasukan ke karantina.
3.5.2.6. 2 Proses A/R Credit Memo
Admin Sales
Proses Retur Barang dan Memotong Tagihan Customer
Mendapat informasi dari Customer bahwa ada retur barang atau mendapat informasi dari ekspedisi
Admin Warehouse
Mulai
Membuat memo
Melakukan pengambilan barang retur atau menerima pengiriman barang retur dari customer
AR Credit Memo Database
Membuat AR Credit Memo (Copy From Return)
Admin Finance
Retur Database
Incoming Payment Database
*input harga barang yang diretur
Kurangi Tagihan Berikutnya Membuat Dan mencetak Nota Retur
Tidak
Menerima Nota Retur
Ada Nota Retur dari Customer?
Kurangi Tagihan atau Uang Dikembalikan Outgoing Payment Database
Ya Nota Retur
Membuat Incoming Payment (Mengikutsertakan AR Credit Memo)
Uang Dikembalikan
Selesai
Membuat Outgoing Payment Customer (Memilih AR Credit Memo)
Gambar 3. 44 Proses Retur Barang Setelah Pembayaran oleh Customer (AR Credit Memo) Proses pengembalian barang setelah pembayaran oleh customer ditunjukan oleh gambar 3.44. Berikut adalah penjelasan untuk proses tersebut. 1. Admin Sales mendapat informasi ada ketidaksesuaian barang yang diterima oleh customer. Bentuk informasinya didapat dari 2 sumber yang berbeda : •
Admin Sales mendapat informasi langsung dari customer
146 •
Admin Sales mendapat surat jalan ekspedisi yang dicoret oleh Customer.
2. Admin Warehouse menerima barang retur dan melakukan proses pembuatan Return. 3. Admin Finance membuat AR Credit Memo berdasarkan Return yang sudah dibuat oleh Admin Warehouse. 4. Jika customer tidak memberikan nota retur maka Admin Finance melakukan pembuatan dan mencetak nota retur. 5. Setelah proses retur dan pembuatan AR Credit Memo, memiliki 2 pilihan yang biasanya diinginkan oleh customer : • Jika customer ingin dipotong tagihan berikutnya, maka ketika Admin Finance membuat Incoming Payment transaksi AR Credit Memo-nya dipilih. • Jika customer ingin uang dikembalikan, maka Admin Finance membuat Outgoing Payment atas AR Credit Memo-nya. Jurnal yang terbentuk pada AP Credit Memo : Trade Payable Import Non Pharma Good Receive Not Invoice Clearing
Dr Cr
147
3.5.2.6. 3 Proses Goods Receipt Tukar Guling
Gambar 3. 45 Proses Good Receipt Tukar Proses Good Receipt tukar guling dapat dilihat pada gambar 3.45. Di mana proses ini merupakan proses penerimaan barang yang dikembalikan oleh pelanggan. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Bagian Sales mendapat informasi barang retur dari customer untuk dilakukan proses tukar guling, kemudian bagian sales mengisi form manual permintaan tukar guling untuk diberikan kepada bagian QC. 2. Setelah menerima form tersebut, bagian QC akan menerima barang tersebut. 3. Bagian QC akan meminta admin gudang untuk membuat good receipt atas barang tersebut dengan jenis tukar guling yang membutuhkan persetujuan dari accounting.
148
4. Bagian Accounting melakukan proses approval di sistem dengan membandingkan itemcost dengan harga yang tercantum pada good receipt tersebut. Apabila tidak sesuai maka accounting akan menolak approval tersebut kemudian mengganti harga pada good receipt tersebut dengan nilai yang seharusnya, apabila disetujui maka admin gudang akan melakukan pembuatan good receipt. 5. Setalah barang sudah di gudang QC kemudian bagian QC memeriksa barang. 6. Setelah memeriksa barang bagian QC melakukan proses pemindahan barang(lihat proses pemindahan barang).
3.5.2.6. 4 Proses Goods Issue Tukar Guling
Gambar 3. 46 Proses Good Issue Tukar Guling
149 Proses Good Issue Tukar Guling ditunjukan pada gambar 3.46. Proses ini merupakan proses pergantian barang untuk menanggapi proses retur yang dilakukan pelanggan. Di mana pelanggan meminta barang yang dikembalikan diganti dengan barang baru. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1.
Ketika sudah akan dikirimkan Barang pengganti, admin sales akan mengisi form pengiriman tukar guling untuk diberikan kepada Bagian Gudang.
2.
Setelah bagian gudang menerima form tersebut maka bagian gudang akan menyiapkan barang yang akan dikirimkan.
3.
Setelah barang siap, Admin gudang membuat surat jalan dengan goods issue yang membutuhkan persetujuan dari accounting.
4.
Bagian accounting melakukan proses approval di sistem dengan memperhatikan offset account. Apabila tidak sesuai maka Accounting akan menolak approval tersebut kemudian mengganti offset account dengan yang sesuai, apabila disetuji maka admin QC akan melakukan Goods Issue.
5.
Setelah melakukan Goods Issue maka admin gudang mencetak surat jalan untuk diberikan kepada bagian pengiriman.
3.5.2. 7 Proses Pembayaran Proses pembayaran dilakukan untuk menerima pembayaran dari tagihan yang diberikan oleh PT. XYZ kepada customer yang telah melakukan proses penjualan. Terdapat jenis proses pembayaran pada PT. XYZ, yaitu : •
Proses Pelunasan Tagihan Customer dengan Bank atau Cash
•
Proses Pelunasan Tagihan Customer dengan Cek atau Giro
150
3.5.2.7. 1Proses Pelunasan Tagihan Customer dengan Bank atau Cash
Gambar 3. 47 Proses Incoming Payment Customer dengan Bank atau Cash
Gambar 3.47 merupakan proses pelunasan tagihan customer dengan bank atau cash. Proses-proses yang ada adalah sebagai berikut : 1. Pada proses ini Admin Finance mendapat informasi pelunasan tagihan customer dari 2 sumber : •
Admin Finance memeriksa rekening bank dan mengetahui ada pelunasan tagihan dari cutsomer.
•
Admin Finance mendapat dana dari kolektor.
2. Ketika menerima mendapat pelunasan tagihan customer, Admin Finance melakukan pencatatan pada Incoming Payment dengan memilih AR Invoice yang dibayarkan oleh customer. Admin Finance menyesuaikan payment means-nya (cara pembayaran). 3. Pencetakan Incoming dibuat 1 Rangkap dan menjadi arsip Admin Finance.
151 Jurnal yang terbentuk Incoming Payment (Cash) : Cash on Hand
Dr
Trade Receivable Non Pharma
Cr
Jurnal yang terbentuk Incoming Payment (Bank) : Bank
Dr Trade Receivable Non Pharma
Cr
3.5.2.7. 2 Proses Pelunasan Tagihan Customer dengan Cek atau Giro
Gambar 3. 48 Proses Incoming Payment Customer dengan Cek atau Gir Proses pelunasan tagihan customer dengan cek atau giro dapat dilihat pada gambar 3.48. Proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Pada proses ini Admin Finance menerima cek atau giro dari customer untuk pelunasan tagihan. 2. Admin Finance mencatat dengan Incoming Payment on Account Trade Receivable Giro dengan menggunakan payment means Check ke account Giro in Transit.
152 Jurnal yang terbentuk Incoming Payment : Giro in Transit
Dr
Trade Receivable Giro 3.
Cr
Setelah Admin Finance melakukan pencairan cek atau giro, maka Admin Finance melakukan Deposit. Jurnal yang terbentuk Deposit : Bank
Dr Giro in Transit
4.
Cr
Kemudian Admin Finance melakukan pencocokan antara penerimaan dana dengan AR Invoice dengan menggunakan Incoming Payment. Jurnal yang terbentuk Incoming Payment : Trade Receivable Giro
Dr
Trade Receivable Non Pharma 5.
Cr
Admin Accounting melakukan Journal Reconciliation account Trade Receivable Giro.
3.5. 3 Tabel Perubahan Setelah membuat blueprint proses bisnis menggunakan SAP Business One, maka dibuatlah tabel perubahaan supaya terlihat letak perbedaan antara sistem lama yang digunakan oleh PT. XYZ dengan sistem SAP Business One yang akan mereka implementasikan. Tabel perubahan ini dibuat dengan membandingkan antara blueprint yang telah dibuat dengan proses bisnis yang sedang berjalan. Keterangan Status : • New Proses yang ditambahkan seteleh menggunakan SAP Business One ataupun dulu dilakukan secara manual tanpa pencatatan apapun. • Modify Proses yang sudah ada sebelum menggunakan SAP Business One, tetapi kembali digunakan di SAP Business One dan dikembangkan. • Delete Proses yang dihilangkan ketika menggunakan SAP Business One. Tabel 3. 18 Tabel Perubahan
153
Proses
Status New
Modified
Keterangan
Delete
Sebelum B1, permintaan hanya Sales Quotation
direspon via telepon atau email tanpa adanya dokumen.
Blanket
Aggrement
Sebelumnya kontrak dicatat dalam SO SO dibuat dengan sistem yang
Sales Order
lama,
sekarang
dapat dibuat
dengan menggunakan SAP B1 Hana.
Memeriksa Back Order
Sistem lama tidak ada back order
report
Report Membuat pick
list Memilih Batch
handle pemilihan batch Konfirmasi dulu dilakukan
secara manual
List Mengecek kredit
Kredit pelanggan dulu dicek
secara manual
pelanggan
Sistem lama dapat membuat
Membuat Invoice (dengan
modem sebagai pick list Sistem lama tidak bisa meng-
Melakukan konfirmasi Pick
Sistem lama menggunakan
atau tanpa DP)
invoice, sekarang pembuatan invoice menggunakan SAP B1 Hana. Pembuatan faktur pajak dapat
Membuat Faktur Pajak
dilakukan dengan sistem lama, sekarang faktur pajak dibuat menggunakan SAP.
Membuat Surat
Sebelum menggunakan SAP
154
Proses
Status New
Modified
Jalan
Keterangan
Delete
surat jalan berupa modem. Pencatatan
Menerima
Pembayaran cash / bank
pembayaran
dulu
dilakukan dengan sistem lama, sekarang
pembayaran
dicatat
dengan SAP. Pengembalian barang dapat
Membuat Nota
Retur
dicatat dalam nota retur oleh sistem lama. Sebelum menggunakan
Approval Retur
SAP,retur di-approve secara manual
Menerima Uang
Muka Mengubah Status Invoice
invoice diubah secara manual
Tagihan
sebagai deposit oleh sistem lama. Sebelum menggunakan SAP
Mengurangi
Penerimaan uang muka dicatat
Mengembalikan
Pengurangan tagihan dilakukan dengan membuat invoice baru. Pengembalian uang customer
Uang ke
dicatat sebagai outgoing payment
Customer
oleh sistem lama.
Penerimaan
Pembayaran dengan cek/ giro
Pembayaran
diinput ke dalam sistem lama
Giro / Cek
sebelum dicairkan.
Pencatatan
Pencatatan pencairan cek/ giro
Pencairan Giro /
dilakukan secara manual
Cek
sebelum menggunakan SAP
Melakukan
pencatatan
Jurnal
Rekonsiliasi Melakukan Penerimaan
jurnal
rekonsiliasi
dilakukan menggunakan sistem lama setelah giro/cek dicairkan.
Pencatatan penerimaan barang dicatat dalam BPB oleh sistem
155 Status
Proses
New
Modified
Keterangan
Delete
barang
lama.
Melakukan
Pencatatan pengeluaran barang
Pengeluaran
dicatat dalam BKB oleh sistem
Barang
lama.
Total
8
15
0
Tabel 3. 19 Tabel Perubahan dalam Presentase Status
Persentase
New
31,8 %
Modified
68,2 %
Deleted
0%
Tabel 3.19 di atas menunjukkan proses proses yang ada setelah menggunakan SAP Business One Hana. Dan apabila dilihat pada tabel 3.19, dapat dilihat bahwa setelah menggunakan SAP Business One Hana, tidak ada proses yang dihapus. Itu menandakan bahwa sebenarnya PT. XYZ mengimplementasikan SAP Business One Hana bukan untuk membuat proses bisnisnya menjadi lebih efektif dan efisien, tetapi untuk
meningkatkan
Control
terhadap
setiap
prosesnya.
156 3. 6 Length of Effort Tabel 3. 20 Length of Effort TANGGAL
WAKTU
JUMLAH
KEGIATAN
JAM
KEGIATAN
PESERTA
MATERI -
12 Juli 2013
13.00 – 15.00
2
Oveview
Instalasi SAP 15 Juli 2013
08.30 – 17.30
9
Business One dan SQL server
Tim Proyek
Tim Proyek
HASIL KEGIATAN SAP -Mengenal penggunaan SAP
Pengenalan
Business One
Business One
- Pengenalan tahap-tahap -Memahami tahapan implementasi
dengan implementasi dengan
metodologi AIP
metodologi AIP
- Instalasi SAP Business
- Menginstal SAP Business
One dan SQL server
One dan SQL server
-Navigasi SAP Business 16 Juli 2013
08.30 – 17.30
9
Mempelajari SAP Business One
Tim Proyek
One -Fungsi-fungsi dasar SAP Business One
- Memahami navigasi serta fungsi-fungsi dasar SAP Business One
157
TANGGAL
WAKTU
JUMLAH
KEGIATAN
JAM
KEGIATAN
PESERTA
Tim
17 Juli 2013
10.00 – 17.00
7
Meeting dengan PT. XYZ
Proyek dan Tim Proyek PT. XYZ
22 Juli 2013
24 Juli 2013
25 Juli 2013
08.30 – 17.30
08.30 – 17.30
08.30 – 17.30
9
9
9
Overview kembali proses bisnis PT. XYZ
Mempelajari SAP Business One
Mempelajari SAP Business One
Tim Proyek
Tim Proyek
Tim Proyek
MATERI
HASIL KEGIATAN
-Proses bisnis berjalan
- Mengetahui garis besar
PT. XYZ
proses bisnis berjalan PT.
-Membahas general
XYZ
setting
-Mendapat general setting
-Penyusunan jadwal
PT. XYZ
meeting per modul
- Jadwal meeting per modul
- Membahas proses
- Memahami proses bisnis
bisnis berjalan PT. XYZ
berjalan PT. XYZ
-Mempelajari navigasi
- Memahami navigasi dan
dan fungsi dasar SAP
fungsi-fungsi dasar SAP
Business One untuk
Business One untuk proses
proses sales
sales
-Mempelajari navigasi
- Memahami navigasi dan
dan fungsi dasar SAP
fungsi-fungsi dasar SAP
Business One untuk
Business One untuk proses
proses purchasing
purchasing
157
158
TANGGAL
WAKTU
JUMLAH
KEGIATAN
JAM
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
HASIL KEGIATAN
Tim Proyek dan 29 Juli 2013
10.00 – 17.00
7
Meeting I – Finance
Tim
-Function Finance
Proyek PT.
- Menghasilkan blueprint finance
XYZ Tim Proyek dan 30 Juli 2013
10.00 - 17.00
7
Meeting II – Finance
Tim
-Function Finance
Proyek PT.
- Menghasilkan blueprint finance
XYZ Tim Proyek dan 31 Juli 2013
10.00 – 17.00
7
Meeting III – Asset
Tim Proyek PT. XYZ
-Function Asset
-Menghasilkan blueprint asset
159
TANGGAL
WAKTU
JUMLAH
KEGIATAN
JAM
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
HASIL KEGIATAN
Tim
1 Agustus 2013
09.00 – 17.00
8
Meeting IV – Inventory
Proyek dan Tim
-Function Inventory
Proyek PT.
- Menghasilkan blueprint Inventory
XYZ 2 Agustus 2013
13 Agustus 2013
09.00 – 17.00
09.00 – 17.00
8
8
Diskusi blueprint – finance
Tim Proyek
Diskusi blueprint –
Tim
asset dan inventory
Proyek
-Function Finance
-Menghasilkan blueprint finance yang telah direvisi -Menghasilkan blueprint
-Function Inventory
asset dan inventory yang telah direvisi
Tim
19 Agustus 2013
09.00 – 17.00
8
Meeting V – Procurement
Proyek dan Tim Proyek PT. XYZ
-Function Procurement
- Menghasilkan blueprint Procurement
159
160
TANGGAL
WAKTU
JUMLAH
KEGIATAN
JAM
KEGIATAN
PESERTA
MATERI
HASIL KEGIATAN
Tim Proyek dan 20 Agustus 2013
09.00 – 17.00
8
Meeting VI – sales
Tim
-Function Sales
Proyek PT.
- Menghasilkan blueprint Sales
XYZ Tim
21 Agustus 2013
09.00 – 17.00
8
Meeting VII – Finance Banking
Proyek dan Tim Proyek PT.
-Function Finance
- Menghasilkan blueprint
Banking
Finance Banking
-Function Procurement
-Menghasilkan blueprint
-Function Sales
procurement, sales dan
- Function Finance
finance banking yang telah
Banking
direvisi
XYZ Diskusi blueprint – 22 Agustus 2013
09.00 – 17.00
8
Procurement, sales, dan finance banking
23 Agustus 2013
09.00 – 17.00
8
Diskusi semua blueprint
Tim Proyek
Tim Proyek
-Semua blueprint
-Menghasilkan blueprint semua function
161
TANGGAL
2 September 2013
4 September 2013
WAKTU
JUMLAH
KEGIATAN
JAM
09.00 – 17.00
8
09.00 – 17.00
8
9 Sepetember 2013
09.00 – 17.00
8
19 September 2013
09.00 – 17.00
8
25 September 2013
09.00 – 17.00
8
27 September 2013
09.00 – 17.00
8
2 Oktober 2013
09.00 – 17.00
8
KEGIATAN
PESERTA
Mempelajari
Tim
konfigurasi
Proyek
Mempelajari
Tim
konfigurasi
Proyek
Import data
Tim Proyek
Melakukan
Tim
konfigurasi
Proyek
MATERI
HASIL KEGIATAN
-Mempelajari Form
- Mengetahui cara membuat
Customization
UDO, UDF, UDT
-Mempelajari custom Query
- mengetahui cara membuat blocking, alert, formates searches
-Meng-import Chart of
- Chart of Account ter-import
Account
ke SAP Business One Hana
-Melakukan Form Customization
- Menghasilkan UDT
Mempelajari import
Mengetahui cara meng-
master data dengan
import master data ke SAP
DTW
Business One Hana
Meng-import master
Master data ter-import ke
Proyek
data dengan DTW
SAP Business One Hana
Melakukan
Tim
-Melakukan Form
- Menghasilkan UDF dan
konfigurasi
Proyek
Customization
UDO
Mempelajari Import data
Import data
Tim Proyek Tim
161
162
WAKTU
JUMLAH
KEGIATAN
JAM
4 Oktober 2013
09.00 – 17.00
8
9 Oktober 2013
09.00 – 17.00
8
6 Januari 2014
09.00 – 17.00
8
7 Januari 2014
09.00 – 17.00
8
8 Januari 2014
09.00 – 17.00
8
TANGGAL
Total
235
KEGIATAN
PESERTA
Melakukan
Tim
konfigurasi
Proyek
Melakukan
Tim
konfigurasi
Proyek
Membuat User Manual Membuat User Manual Membuat User Manual
Tim Proyek Tim Proyek Tim Proyek
MATERI
HASIL KEGIATAN
-Membuat Custom
- Menghasilkan blocking dan
Query
alert
-Membuat Custom
- Menghasilkan Approval dan
Query
formated searches
-Membuat User Manual
- Menghasilkan User Manual
Sales
modul Sales
-Membuat User Manual
- Menghasilkan User Manual
Inventory
modul Inventory
-Membuat User Manual
- Menghasilkan User Manual
Finance
modul Finance