BAB 3 PERSIAPAN IMPLEMENTASI

BAB 3 PERSIAPAN IMPLEMENTASI 3. 1 Gambaran Umum 3.1. 1 PT. Anugrah Visi Inti Teknologi PT. Anugrah Visi Inti Teknologi atau yang biasa dikenal sebagai Visi-Intech merupakan perusahaan IT Consulting yang telah bekerja dengan banyak perusahaan di Indonesia yang mau mengembangkan bisnis mereka dengan menggunakan sistem ERP. PT. Anugrah Visi Inti Teknologi merupakan perusahaan IT Consulting yang fokus pada implementasi sistem ERP dan merupakan salah satu partner dari SAP khususnya SAP Business One. Visi-Intech menawarkan solusi yang tepat untuk bisnis melalui konsultannya yang profesional. Berikut adalah hal-hal yang ditawarkan oleh visi-intech : •

Implementasi sistem ERP dan SAP Business One

•

Penelitian dan pengembangan proses bisnis yang efektif

•

Menggunakan pendekatan best practices untuk waktu dan biaya implementasi yang efisien

•

Memberikan perbandingan business management services dari penilaian bisnis untuk dukungan yang sedang berjalan

•

Memberikan IT Outsourcing untuk mendukung bisnis mmelalui orang yang profesional. Hingga saat ini ada beberapa produk yang dapat ditawarkan oleh visi-intech,

yaitu : SAP Business One, SAP Business One Starter Package, SAP Business One Version for SAP Hana, dan SAP Hana Server. 3.1.1. 1 Visi PT Anugrah Visi Inti Teknologi memiliki visi untuk menjadi perusahaan IT yang terpercaya dan menjadi pilihan nomor satu dalam menyediakan solusi IT yang terbaik pada perusahaan skala UKM di Indonesia. 3.1.1. 2 Misi Berikut adalah misi yang dimiliki PT Anugrah Visi Inti Teknologi untuk mencapai visi di atas : •

People Menjadi tempat terbaik untuk bekerja, di mana semua individu terinspirasi untuk melakukan yang terbaik yang bisa diberikan kepada perusahaan. 39

40 •

Low Cost Memberikan solusi IT dengan nilai investasi yang seminim mungkin, sehingga UKM di Indonesia dapat menggunakan teknologi informasi yang powerful yang bisa menunjang perkembangan bisnisnya.

•

Portfolio Terus berinovasi dalam perkembangan jenis produk dan layanan yang dapat menunjang perkembangan bisnis UKM di Indonesia.

•

Service Quality Memberikan pelayanan yang terbaik dengan memberikan solusi yang tepat atas dasar kejujuran dan profesionalitas.

•

Deliverable Memastikan solusi yang diberikan menjawab kebutuhan dari client dan memastikan Time Frame yang se-efektif mungkin.

•

Human Resource Meningkatkan kualitas, kreativitas, dan pengetahuan dari setiap elemen di perusahaan baik hard skill maupun soft skill yang berorientasi pada peningkatan mutu pelayanan.

•

Partner Menjalin kerjasama dengan client dan vendor untuk terus tumbuh bersama dan berkembang, saling menghargai dengan menjunjung tinggi profesionalitas.

•

Edukasi Memberikan edukasi IT kepada kalangan UKM yang berkesinambungan dan pelatihan yang berkualitas kepada kalangan pelajar atau mahasiswa sehingga bisa mengikuti tuntutan perkembangan teknologi dalam dunia kerja.

3.1.1. 3 Nilai-nilai Perusahaan Berikut adalah nilai-nilai PT. Anugrah Visi Inti Teknologi : •

Value Produk dan jasa yang diberikan akan menjadi penting apabila senantiasa memberikan added value kepada client.

•

Integrity Setiap pribadi di dalam perusahaan bertanggung jawab untuk berperilaku atas dasar kejujuran dan keterbukaan dalam semua aspek dalam pekerjaan. Integrity

41 menjadi komitmen kami sebagai bagian dari perusahaan dan senantiasa memperlakukan client dan sumber daya perusahaan dengan penuh respek. •

Statisfication (Customer Statisfication) Kami berdedikasi tinggi untuk memuaskan client kami, mendengarkan permintaan mereka dan memahami harapan mereka. Kami akan berusaha untuk melebihi harapan mereka dalam kualitas solusi dan ketepatan waktu.

•

Improvement Kami akan terus melakukan perbaikan demi memberikan pelayanan yang lebih baik. Untuk itu setiap individu dari perusahaan bertanggung jawab atas kualitas pelayanan yang diberikan.

•

Innovation Tidak berhenti untuk terus berinovasi, senantiasa menciptakan nilai yang lebih baik untuk client kita.

•

Network Menjalin kerjasama dengan customer dan vendor untuk terus tumbuh bersama dan berkembang, saling menghargai dengan menjunjung tinggi profesionalitas.

•

Test & Measure Untuk meningkatkan kualitas pelayanan, maka setiap aktivitas yang dilakukan oleh karyawan senantiasa dilakukan test dan ukur untuk mengetahui kinerja dan efektifitasnya.

•

Excellent Mencapai kinerja dan hasil yang sangat baik.

•

Communication Kami percaya bahwa cara terbaik untuk mengatasi masalah adalah untuk terus berkomunikasi dengan karyawan kami untuk menunjukan integritas dalam semua aspek dalam menjalankan bisnis.

•

Honesty

3.1.1. 4 Key Behavior Berikut adalah 5 sikap utama yang dimiliki oleh PT. Anugrah Visi Inti Teknologi : •

Live The Company Value Company value which is Visi Intech, tetapi dari semua value tersebut, integrity harus menjadi karakter atas semua hal yang dilakukan. Kami ingin semua orang yang berhubungan dengan perusahaan mengetahui bahwa kita melakukan

42 berbagai hal dengan cara yang benar di Visi-Intech, bukan mengambil jalan pintas. •

Focus on Operating Excellence Kita harus fokus pada kualitas performance dari setiap sumber daya perusahaan dalam menjalankan operasional perusahaan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

•

Act with Speed Visi-Intech

merupakan

sebuah

perusahaan

yang

sedang

berkembang.

Kedepannya semakin besar tantangan yang akan dihadapi. Untuk itu kita harus menghindari keterlambatan dalam pengambilan keputusan, harus senantiasa gesit untuk bertindak lebih cepat dari pesaing kita. Perilaku ‘Perusahaan Kecil’ ini menandai Visi-Intech sampai dengan saat ini dan merupakan salah satu yang harus dipertahankan. •

Communicate Openly Kami ingin hal yang baik untuk membuat perkembangan perusahaan semakin cepat.

Kita

perlu

berhati-hati

tentang

pentingnya

masalah

kejujuran

berkomunikasi. Semakin cepat kita mengkomunikasikan masalah yang ada, semakin mudah kita untuk mengumpulkan sumber daya perusahaan untuk solve the problem. •

Collaborate accross the company Kekuatan Visi-Intech berasal dari orang-orang berbakat. Dengan bekerja sama dan berbagi pengetahuan satu sama lain dengan lancar, kita dapat membuat perusahaan kami semakin kuat.

3.1.1. 5Struktur Organisasi

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT. Anugrah Visi Inti Teknologi 43

44 44 Berikut adalah jobdesk dari masing-masing bagian : Komisaris •

Menetapkan kebijakan-kebijakan dan visi-misi dari perusahaan tersebut

•

Memilih, mengangkat, mendukung, dan menilai kinerja dari direksi

•

Memastikan keuangan perusahaan ada dalam kondisi yang aman

BOD •

Ketika ada rapat BOD, di mana pesertanya adalah direktur operasional dan direktur finance & admin, BOD bertugas untuk membuat keputusan dari hasil rapat tersebut.

Direktur Operasional •

Melakukan kontrol terhadap kinerja penjualan perusahaan

•

Melakukan kontrol terhadap semua proyek yang sedang dikerjakan perusahaan

Direktur Finance dan Admin •

Melakukan kontrol dan perencanaan terhadap keuangan perusahaan

•

Merencanakan dan melakukan koordinasi terhadap segala pembayaran kewajiban pajak serta beban perusahaan

•

Melakukan evaluasi laporan terhadap asset-asset perusahan.

•

Melakukan evaluasi kinerja terhadap karyawan yang ada

SAP B1 Manager •

Bertangung jawab terhadap keberhasilan proyek yang dipegang oleh konsultan

•

Melakukan pengawasan terhadap proyek yang sudah maupun belum selesai

•

Memberikan laporan terhadap direktur operasional terhadap perkembangan proyek

Consultant •

Melakukan pengembangan sistem sesuai dengan proyek yang dipegang.

Support •

Memberikan dukungan teknis maupun non teknis terhadap proyek yang sudah selesai dikembangkan

Sales •

Melakukan perkenalan dengan calon customer

•

Melakukan negosiasi dengan pelanggan.

•

Melakukan pembinaan hubungan terhadap pelanggan.

•

Mempresentasikan produk yang akan dijual kepada calon pelanggan

45 Marketing •

Memperkenalkan perusahaan terhadap calon pelanggan

•

Melakukan promosi perusahaan pada media-media.

HRD & GA •

Melakukan perekrutan terhadap karyawan baru

•

Melakukan pengembangan dan perencanaan pelatihan karyawan

•

Melakukan evaluasi kinerja terhadap karyawan.

Finnance & Admin •

Melakukan pembayaran gaji terhadap karyawan

•

Melakukan pembayaran beban serta pajak perusahaan

•

Melakukan pencatatan secara akuntansi sebagai laporan pajak perusahaan kepada negara

3.1. 2 Client ( PT. XYZ ) PT XYZ merupakan perusahaan salah satu client yang sedang ditangani oleh PT Anugrah Visi Inti Teknologi, di mana perusahaan ini bergerak pada bidang perdagangan, produksi, dan distribusi untuk bahan farmasi dan kesehatan, khususnya untuk farmasi, kesehatan dan alat kecantikan, pengemasan (Packaging), perawatan pribadi dan kosmetik, makanan dan minuman, serta pewangi (fragrance). Sebagian besar barang yang dijual oleh PT. XYZ merupakan barang import. PT. XYZ memiliki 4 departemen, yaitu: •

IT Bagian ini mengawasi teknologi informasi yang ada di perusahaan, serta memastikan sistem yang digunakan dapat mendukung proses bisnis yang efektif dan efisien.

•

Sales Pharma Bagian sales yang menangani penjualan barang pharma

•

Sales Bagian sales yang menangani penjualan barang non-pharma, feed, dan cosmetic.

•

Purchasing Bagian ini menangani proses penjualan barang import maupun lokal.

•

Finance / Accounting Bagian ini mengurusi pencatatan atas seluruh transaksi yang ada serta mengontrol keluar masuk uang perusahaan.

46 Bagian marketing PT. XYZ melakukan pemasaran produk dengan cara datang

langsung ke calon client

untuk menawarkan produk, atau langsung

menerima pesanan dari client. PT XYZ sebenarnya sudah memiliki sistem untuk bagian purchasing, warehouse, finance accounting, dan sales. Tetapi sistem yang digunakan masih belum terintegrasi satu sama lain. Sehingga PT. XYZ ingin meningkatkan kinerjanya dengan cara mengganti sistem lama mereka dengan sistem yang terintegrasi yaitu SAP Business One Hana. 3.1.2. 1 Visi Visi PT. XYZ adalah sebagai mitra untuk meningkatkan gizi dan kesehatan. 3.1.2. 2 Misi Misi PT. XYZ adalah menyediakan sumber daya dan jasa dengan kualitas yang terbaik. 3.1.2. 3 Struktur Organisasi

Gambar 3. 2 Struktur Organisasi PT. XYZ

47 Gambar 3. 2 merupakan gambaran struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. XYZ. Setiap bagian yang ada dalam struktur organisasi di atas memiliki job desk masing-masing yang akan dijabarkan sebagai berikut : •

Direktur Menentukan kebijakan tertinggi perusahaan. Bertanggung jawab terhadap keuntungan dan kerugian perusahaan. Merekrut dan memberhentikan karyawan. Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan secara efektif dan efisien. Berhak mendapat laporan dari setiap divisi.

•

IT Menerapkan informasi teknologi yang mendefinisikan, dan memberikan rencana strategis yang dapat mendukung jalannya perusahaan yang efektif dan efisien. Memverifikasi hasil penerapan sistem teknologi dengan melakukan audit terhadap teknologi yang diterapkan. Melindungi aset dengan menerapkan prosedur disaster recovery dan back up terhadap keamanan sistem informasi.

•

Sales Pharma Bagian ini hanya bertanggung jawab terhadap proses penjualan barangbarang farmasi. Memberikan laporan mengenai penjualan barang farmasi kepada direktur

•

Sales Bertanggung jawab terhadap proses penjualan barang-barang selain barang farmasi, yaitu non-pharma, cosmetic, dan feed. Memberikan laporan penjualan barang non-pharma, cosmetic, dan feed kepada direktur.

•

Purchasing Bagian ini bertanggung jawab untuk menangani proses pembelian barang baik pembelian barang lokal maupun barang import. Bertanggung jawab memberikan laporan pembelian kepada direktur. Bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengontrol kinerja bagian warehouse.

48 •

Finance / Accounting Bertanggung jawab untuk mencatat semua transaksi yang ada di dalam perusahaan, baik transaksi keluar maupun transaksi masuk. Bertanggung jawab memberikan laporan keuangan dan laporan atas semua transaksi yang ada di perusahaan kepada direktur. Bertanggung jawab untuk mengontrol keluar masuk uang sesuai dengan transaksi yang ada.

•

Warehouse Bertanggung jawab atas keluar masuk barang yang ada di dalam gudang. Mengawasi dan memastikan jumlah barang yang masuk dan keluar dari gudang. Mengawasi penyimpanan dan kondisi barang yang ada di gudang. Memberikan batch kepada barang yang masuk. Bertanggung jawab memberikan laporan jumlah barang baik yang masuk, keluar, maupun yang ada di dalam gudang kepada bagian purchasing.

3. 2 Project Preparation 3.2. 1 Introduction and Project Goal Perusahaan client (PT. XYZ) sudah menggunakan sistem yang dibuat oleh bagian IT perusahaannya sendiri, tetapi sistem yang digunakan belum terintegrasi satu sama lain dengan setiap departemennya. Sehingga proses bisnisnya menjadi tidak efektif dan efisien dan juga sering terjadi human error. Oleh sebab itu, PT. XYZ memutuskan untuk meningkatkan performa dengan menggunakan sistem SAP Business One HANA dengan PT. Anugrah Visi Inti Teknologi sebagai partner dalam proses implementasi. Proyek ini bertujuan untuk mengganti sistem yang lama dengan sistem SAP Business One HANA yang terintegrasi sehingga proses bisnis akan menjadi lebih efektif dan efisien. Selain itu dengan menggunakan SAP, client merasa yakin bahwa perusahaannya akan lebih berkembang. 3.2. 2 Project Plan Proyek ini direncanakan akan dilakukan selama 152 hari. Untuk rincian dari perencanaan yang telah dibuat, akan lebih jelas apabila melihat tabel 3.1 berikut.

Tabel 3. 1 Project Timeline NO.

0

1

TASK NAME SAP Business One HANA Implementation at PT XYZ Project Preparation

DURATION

START

END

PREDECESSOR

132 hari

Senin, 15 Juli 2013

6 hari

Senin, 15 Juli 2013

Rabu, 24 Juli 2013

-

Jumat, 28 Februari 2014

1.1

Project Plan Preparation

1 hari

Senin, 15 Juli 2013

Senin,15 Juli 2013

-

1.2

Project Organization

1 hari

Selasa, 16 Juli 2013


1.1

1.3

Existing Process Discussion

2 hari

Rabu, 17 Juli 2013

Kamis, 18 Juli 2013

1.2

1 hari

Jumat, 19 Juli 2013

Jumat, 19 Juli 2013

1.3

0,5 hari

Senin, 22 Juli 2013

Senin, 22 Juli 2013

1.4

21 hari

Kamis, 25 Juli 2013

1.4

1.5

2

General Setting – Company Details – Basic Format Project Kick Off

Business Blueprint

Selasa, 3 September 2013

1

49

50

NO. 2.1

2.2

TASK NAME Existing Process Documentation (Internal) Get Detailed Customer’s Business Process and Separate it into Subjects

DURATION

START

END

PREDECESSOR

2 hari

Kamis, 25 Juli 2013

Jumat, 26 Juli 2013

1.5

12 hari

Senin, 29 Juli 2013

Kamis, 22 Agustus 2013

2.1

2.2.1

Accounting

2 hari

Senin, 29 Juli 2013


-

2.2.2

Asset

1 hari

Rabu, 31 Juli 2013

Rabu, 31 Juli 2013

2.2.1

2.2.3

Purchase Order Document

1 hari

Kamis, 1 Agustus

Kamis, 1 Agustus

2013

2013

2.2.4

Master Data

1 hari

Senin, 12 Agustus

Senin, 12 Agustus

2013

2013

2.2.5

Purchasing Import

2 hari

Selasa, 13 Agustus

Rabu, 14 Agustus

2013

2013

2.2.6

Inventory Management

Kamis, 15 Agustus

Senin, 19 Agustus

2013

2013

1,5 hari

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.2.5

NO.

TASK NAME

DURATION

2.2.7

Production Mixing

2.2.8

Sales Process

2 hari

2.2.9

Banking

1 hari

2.3

2.3.1

2.3.2

Document

Business Process Document

Review and Sign Off Business Process Document

0,5 hari

7 hari

5 hari

2 hari

START

END

Senin, 19 Agustus

Senin, 19 Agustus

2013

2013

Selasa, 20 Agustus

Rabu, 21 Agustus

2013

2013

Kamis, 22 Agustus

Kamis, 22 Agustus

2013

2013

Senin, 26 Agustus

Selasa, 3 September

2013

2013

Senin, 26 Agustus

Jumat, 30 September

2013

2013

Senin, 2 September

Selasa, 3 September

2013

2013

PREDECESSOR

2.2.6

2.2.7

2.2.8

2.2

-

2.3.1

51

52

NO. 3

TASK NAME Project Realization

DURATION

START

END

PREDECESSOR

50 hari

Rabu, 4 September 2013

Jumat, 8 November 2013

2

Rabu, 4 September

Rabu, 4 September

2013

2013

Kamis, 5 September

Kamis, 5 September

2013

2013

Jumat, 6 September

Jumat, 6 September

2013

2013

Jumat, 6 September

Jumat, 6 September

2013

2013

Jumat, 6 September

Jumat, 6 September

2013

2013

Senin, 9 September

Selasa, 17 September

2013

2013

3.1

Technical Environment Setup

2 hari

3.1.1

Database Installation

1 hari

3.1.2

Database Service Pack

1 hari

3.1.3

Install Server Tools

0 hari

3.1.4

License Installation

0 hari

3.2

System Initialization

7 hari

2.3

-

3.1.1

3.1.2

3.1.3

3.1

NO.

3.2.1

3.2.2

TASK NAME

Create Customer Databases

System Initialization & Definition in SAP Business One

DURATION

1 hari

1 hari

3.2.3

Define GL Account Determination

1 hari

3.2.4

System Initialization

1 hari

3.2.5

Form Setting

3 hari

3.3

Technical Development

26 hari

3.3.1

Customizing

7 hari

START

END

Senin, 9 September

Senin, 9 September

2013

2013



2013

2013

Rabu, 11 September

Rabu, 11 September

2013

2013

Kamis, 12 September 2013

Kamis, 12 September 2013

Jumat, 13 September


2013

2013

Rabu, 18 September

Jumat, 25 Oktober

2013

2013

Rabu, 18 September

Kamis, 26 September

2013

2013

PREDECESSOR

-

3.2.1

3.2.2

3.2.3

-

3.2

-

53

54

NO.

TASK NAME Listing User Defined Fields, User Defined

3.3.1.1

Tables, Query, Customization Create User Defined Fields and User

3.3.1.2

3.3.1.3

3.3.1.4

3.3.2

3.3.2.1

3.3.2.2

Defined Tables Create Queries as Defined (alert, approval) Create Formatted Searches as Defined (FS) Master Data Migration Import Master Data Business Partner Group Import Master Data Business Partner (Vendor)

DURATION

2 hari

1 hari

2 hari

2 hari

9 hari

0.5 hari

0.5 hari

START

END

Rabu, 18 September

Kamis, 19 September

2013

2013

Jumat, 20 September

Jumat, 20 September

2013

2013

Senin, 23 September


2013

2013

Rabu, 25 September

Kamis, 26 September

2013

2013

Jumat, 27 September 2013

Rabu, 9 Oktober 2013

Jumat, 27 September

Jumat, 27 September

2013

2013

Jumat, 27 September

Jumat, 27 September

2013

2013

PREDECESSOR

-

3.3.1.1

3.3.1.2

3.3.1.3

3.3.1

-

3.3.2.1

NO.

TASK NAME

DURATION

3.3.2.3

Import Master Data Bank

0.5 hari

3.3.2.4

Import Master Data Warehouse

1 hari

3.3.2.5

Import Master Data Item Group

1 hari

3.3.2.6

Import Master Data Item

1 hari

3.3.2.7

Import Master Data User

0.5 hari

3.3.2.8

Import Master Data User Authorization

2 hari

3.3.2.9

Master Data Validation

2 hari

START

END

Jumat, 27 September

Jumat, 27 September

2013

2013

Senin, 30 September

Selasa, 1 Oktober

2013

2013

Selasa, 1 Oktober 2013



Kamis, 3 Oktober 2013

Kamis, 3 Oktober

Kamis, 3 Oktober

2013

2013

Jumat, 4 Oktober 2013 Senin, 7 Oktober 2013 Selasa, 8 Oktober 2013


PREDECESSOR

3.3.2.2

3.3.2.3

3.3.2.4

3.3.2.5

3.3.2.6

3.3.2.7

3.3.2.8

55

56

NO. 3.3.3

TASK NAME Form and Report Development

DURATION

START

END

PREDECESSOR

19 hari

Jumat, 27 September 2013

Jumat, 25 Oktober 2013

3.3.1

Jumat, 27 September

Kamis, 3 Oktober

2013

2013

3.3.3.1

Form Development

5 hari

3.3.3.2

Report Development

10 hari


3.3.3.3

Analytic Development

14 hari


3.3.4

3.3.4.1

3.3.4.2

System Configuration

Create Users and Authorizations

Define Approval Procedures in Administration Module

5 hari

2 hari

1 hari

Senin, 21 Oktober 2013 Jumat, 25 Oktober 2013

Kamis, 10 Oktober

Jumat, 18 Oktober

2013

2013

Kamis, 10 Oktober

Jumat, 11 Oktober

2013

2013

Rabu, 16 Oktober

Rabu, 16 Oktober

2013

2013

-

3.3.3.1

3.3.3.1

3.3.2

-

3.3.4.1

NO.

3.3.4.3

TASK NAME

Create Screen Layouts via User Settings

DURATION

2 hari

3.4

Internal Testing and Bug Fixing

5 hari

3.5

Server Installation (Database & SAP)

3 hari

3.5.1

Install Operating System

0.5 hari

3.5.2

Install SAP HANA & Crystal Report

1 hari

3.5.3

Install SAP Server & Client

1 hari

3.5.4

Install SAP Business One Analytics

0.5 hari

START

END

Kamis, 17 Oktober

Jumat, 18 Oktober

2013

2013

Senin, 21 Oktober

Jumat, 25 Oktober

2013

2013

Senin, 28 Oktober

Rabu, 30 Oktober

2013

2013

Senin, 28 Oktober

Senin, 28 Oktober

2013

2013

Senin, 28 Oktober

Selasa, 29 Oktober

2013

2013

Selasa, 29 Oktober

Rabu, 30 Oktober

2013

2013

Rabu, 30 Oktober

Rabu, 30 Oktober

2013

2013

PREDECESSOR

3.3.4.2

3.3

3.4

-

3.5.1

3.5.2

3.5.3

57

58

NO.

TASK NAME

DURATION

3.6

Create Training Scenario

2 hari

3.7

Internal Testing Before Training

5 hari

4

4.1

4.1.1

4.1.1.1

Final Preparation

Training and User Testing

Simulate All Major Business Processes Define Above

Master Data

21 hari

17 hari

9 hari

1 hari

START

END

Kamis, 31 Oktober

Jumat, 1 November

2013

2013

Senin, 5 November

Jumat, 8 November

2013

2013

Senin, 11 November

Senin, 9 Desember

2013

2013

Senin, 11 November

Selasa, 3 Desember

2013

2013

Senin, 11 November

Kamis, 21 November

2013

2013

Senin, 11 November

Senin, 11 November

2013

2013

PREDECESSOR

3.5

3.6

3

3.8

-

-

NO.

TASK NAME

DURATION

4.1.1.2

Purchasing

1 hari

4.1.1.3

Sales

1 hari

4.1.1.4

Inventory Management

1 hari

4.1.1.5

Financials and Chart of Accounts

1 hari

4.1.1.6

Asset

1 hari

4.1.1.7

Banking

1 hari

4.1.1.8

Administration

2 hari

4.1.2

Piloting

8 hari

START

END

Selasa, 12 November

Selasa, 12 November

2013

2013

Rabu, 13 November

Rabu, 13 November

2013

2013

Kamis, 14 November 2013


Jumat, 15 November

Jumat, 15 November

2013

2013

Senin, 18 November 2013


Selasa, 19 November

Selasa, 19 November

2013

2013

Rabu, 20 November

Kamis, 21 November

2013

2013

Jumat, 22 November

Selasa, 3 Desember

2013

2013

PREDECESSOR

4.1.1.1

4.1.1.2

4.1.1.3

4.1.1.4

4.1.1.5

4.1.1.6

4.1.1.7

4.1.1

59

60

NO. 4.1.3

TASK NAME User Manual Creation

DURATION

START

END

Jumat, 22 November

Selasa, 3 Desember

2013

2013

Senin, 25 November

Selasa, 3 Desember

2013

2013



Selasa, 26 November

Jumat, 29 November

2013

2013

Jumat, 22 November 2013


Jumat, 29 November

Selasa, 3 Desember

2013

2013

4 hari

Rabu, 4 Desember 2013

Senin, 9 Desember 2013

4.2



-

Kamis, 5 Desember

Senin, 9 Desember

2013

2013

8 hari

4.2

Final Configuration and Bugs Fixing

8 hari

4.2.1

Accepted Latest Master Data

1 hari

4.2.2

Import Latest Master Data

4 hari

4.2.3

Finalize Configuration

5 hari

4.2.4

Bugs Fixing

3 hari

4.3

Create or Import Opening Balances

4.3.1

Data Validation

1 hari

4.3.2

Opening Balance

3 hari

PREDECESSOR 4.1.1

4.1.1.8 4.2.1 4.2.2 4.2.3

4.3.1

NO.

TASK NAME

DURATION

4.3.3

Customer Opening Balance

0.5 hari

4.3.4

Vendor Opening Balance

0.5 hari

4.3.5

Inventory Opening Balance

4.3.6

GL Account Opening Balance

0.5 hari

4.3.7

Obtain Client Sign Off for Imported Data

0.5 hari

5

5.1

Go Live and Support System Review According to Post Go Live Checklist

1 hari

34 hari

0.5 hari

START

END

Kamis, 5 Desember

Kamis, 5 Desember

2013

2013

Kamis, 5 Desember 2013

Kamis, 5 Desember 2013

Jumat, 6 Desember

Jumat, 6 Desember

2013

2013

Senin, 9 Desember

Senin, 9 Desember

2013

2013

Senin, 9 Desember

Senin, 9 Desember

2013

2013

Selasa, 10 Desember

Jumat, 28 Februari

2013

2014

Selasa, 10 Desember

Selasa, 10 Desember

2013

2013

PREDECESSOR

4.3.1

4.3.1

4.3.4

4.3.5

4.3.5

4

-

61

62

NO.

TASK NAME

DURATION

5.2

Go Live Meeting

5.3

Implementation Go Live

0 hari

5.4

Project Sitting

11 hari

5.5

5.6

5.7

5.8

Provide Support for Operational Activities after Go Live Support Perform a Month Closing Together to Review Reporting and System 20 Jan 2014 Perform a Month Closing Together to Review Reporting and System 18 Feb 2014

Project Closing

0.5 hari

30 hari

1 hari

1 hari

1 hari

START

END

Selasa, 10 Desember

Selasa, 10 Desember

2013

2013

Selasa, 10 Desember

Selasa, 10 Desember

2013

2013

Rabu, 11 Desember

Jumat, 27 Desember

2013

2013

Rabu, 11 Desember

Kamis, 30 Januari

2013

2014

Senin, 20 Januari 2014

Senin, 20 Januari 2014

Selasa, 18 Februari

Selasa, 18 Februari

2014

2014

Jumat, 28 Februari

Jumat, 28 Februari

2014

2014

PREDECESSOR

-

-

-

5.1, 5.2, 5.3

5.4

5.5

5.6

63 Timeline untuk Project Preparation : Tabel 3. 2 Project Preparation Timeline Nama

Durasi

Project Plan Preparation

1 hari

Project Organization

1 hari

Existing Process Discussion

2 hari 1 hari

General Setting – Company Details – Basic Format Project Kick Off

0,5 hari 6 hari

Total

Timeline untuk Business Blueprint : Tabel 3. 3 Business Blueprint Timeline Nama Existing Process Documentation (Internal)

Get Detailed Customer’s Business Process and Separate it into Subjects

Durasi 2 hari 12 hari

Document

7 hari

Total

21 hari

Timeline untuk project realization : Tabel 3. 4 Timeline Project Realization Nama Technical Environment Setup System Initialization Technical Development Internal Testing and Bug Fixing Server Installation (Database & SAP) Create Training Scenario Internal Testing Before Training Total

Durasi 2 hari 7 hari 26 hari 5 hari 3 hari 2 hari 5 hari 50 hari

64 Timeline untuk Final Preperation : Tabel 3. 5 Final Preparation Timeline Nama

Durasi

Training and User Testing

17 hari

Final Configuration and Bugs Fixing

8 hari

Create or Import Opening Balances

4 hari

Total

21 hari

*Keterangan : Pada project ini, aktifitas Training and User Testing dan Final Configuration and Bugs Fixing dilakukan pararel / bersamaan, sehingga waktu untuk Training and User Testing dan Final Configuration and Bugs Fixing

pada project ini hanya

membutuhkan waktu 17 hari.

Timeline untuk Go Live and Support : Tabel 3. 6 Go Live Timeline Nama

Durasi

System review according to post go-live checklist

0.5 hari

Go Live Meeting

0.5 hari

Implementation Go Live

0 hari

Total

1 hari

Tabel 3. 7 Support Timeline Nama Baby Sitting Provide Support for Operational Activities after Go Live Support Perform a month closing together to review reporting and system 20 jan 2014

Durasi 11 hari 30 hari

1 hari

65 Nama Perform a month closing together to review reporting and system 18 Feb 2014

Durasi 1 hari

Project Closing

1 hari

Total

33 hari

*Keterangan : Pada project ini, aktifitas Baby Sitting dan Provide Support for Operational Activities after Go Live Support dilakukan pararel dengan aktifitas lainnya, sehingga waktu untuk Support pada project ini hanya membutuhkan waktu 30 hari.

Grafik Persentase Timeline yang diperlukan :

Gambar 3. 3 Persentase Waktu Saat Implementasi Gambar 3.3 menunjukan presentase waktu yang diperlukan masing masing tahapan dalam implementasi SAP Business One Hana. Presentase di atas didapat dari hasil perhitungan berikut : (Jumlah hari per tahap : total hari implementasi) * 100

66 Project preparation = (6:132) * 100% = 4,55% Business Blueprint = ( 21 : 132 ) * 100% = 16% Project Realization = (50 : 132) * 100% = 37,87% Final Preparation = (21:132) * 100% = 16% Go Live & Support = (34 : 132) * 100% = 25,76% Timeline yang diperlukan untuk implementasi sistem SAP Business One PT. XYZ untuk proses penjualannya adalah sebagai berikut : Tabel 3. 8 Waktu yang Diperlukan untuk Implementasi Sales Nama

Durasi

Project Preparation

6 hari

Business Blue Print

21 hari

Project Realization

50 hari

Final Preparation

21 hari

Go Live and Support

34 hari

Total

132 hari

3.2. 3 Project Scope Ruang lingkup proyek ini sebatas modul finance accounting, sales, puchasing, dan inventory. Selain itu juga ada persiapan proyek, blueprint, konfigurasi SAP Business One HANA, testing, training, go-live, project sitting dan support. Project sitting yang dimaksud adalah menemani client on-site dimana consultant dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi standby di perusahaan PT. XYZ sehingga apabila terjadi error atau bug dapat segera diselesaikan. Dalam proyek ini, dilakukan project sitting selama 2 minggu. Support yang dimaksud adalah menemani client tetapi consultant dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi tidak berada langsung di tempat client, sehingga PT. Anugrah Visi Inti Teknologi hanya membantu via email maupun telepon. Dalam proyek ini, dilakukan support selama 2 bulan.

67 3.2. 4 Project Team Preparation Berikut adalah gambar Project Team dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi :

Gambar 3. 4 Project Team PT. Anugrah Visi Inti Teknologi Berikut adalah gambar Project Team dari PT. XYZ :

Gambar 3. 5 Project Team PT. XYZ

68 3.2. 5 Project Team Roles • Job desk dari Steering Committee : -

Bertanggung jawab dalam pengendalian proyek dan koordinasi proyek serta untuk mengefisiensikan teknikal dan untuk pengambilan keputusan dalam organisasi.

-

Menjamin bahwa sumber daya yang dibutuhkan tersedia.

-

Bertanggung jawab atas anggaran proyek, mengasumsikan biaya tertinggi dan mengontrol anggaran.

-

Bertanggung jawab untuk pemeriksaan akhir dan persetujuan dari semua hasil proyek.

•

•

Tingkat pengambilan keputusan terakhir apabila terjadi konflik.

Job desk dari Project Manager : -

Bertanggung jawab atas pelaksanaan keseluruhan dan keberhasilan proyek.

-

Bertanggung jawab dalam managemen resiko.

-

Memantau atau memonitor kemajuan dan keseluruhan hasil proyek.

-

Mengatur jadwal Realization dan jadwal pertemuan proyek.

-

Berkomunikasi dan berkoordinasi secara efisien dengan Steering Committee.

-

Bertanggung jawab dalam koordinasi teknis dan operasional.

Job desk dari Consultant : -

Mendengarkan business requirement client dan memberikan solusi mengenai kebutuhan dan kekurangan untuk membuat blueprint.

-

Melakukan kostumisasi SAP Business One HANA sesuai dengan blueprint yang telah dibuat.

-

Melakukan testing mengenai sistem SAP Business One HANA yang telah dikostumisasi.

-

Melakukan training kepada user di PT. XYZ untuk menggunakan sistem SAP Business One HANA yang telah dikostumisasi.

•

Job desk dari member : -

Membantu consultant dalam membuat blueprint.

-

Membantu consultant dalam mengkostumisasi SAP Business One HANA.

-

Membantu melakukan testing yang dilakukan consultant.

-

Membantu melakukan training yang dilakukan consultant.

69 •

Job desk dari Local Champion : -

Membantu Project Manager dalam berlangsungnya proyek.

-

Mengumpulkan data dari kantor cabang seperti mengumpulkan data client dan sebagainya.

-

Setelah go-live, Local Champion menangani masalah sistem yang timbul di kantor cabang. Jika Local Champion tidak dapat menangani masalah tersebut, maka Local Champion akan meminta bantuan kepada Project Manager.

3. 3 General Setting 3.3. 1 Struktur Organisasi

Gambar 3. 6 Struktur Organisasi PT. XYZ 3.3. 2 Data Perusahaan Tabel 3. 9 Data Perusahaan Nama Perusahaan

PT XYZ

Alamat Perusahaan

Jl. xyz No.xx Jakarta xx xxxxx

Nomor NPWP

xx. xyz. xyz.x. xyz. xyz

Telepon

xyz -xxxxxxx

Fax

xyz-xxxxxxx

Web-Site

www.xyz.com

E-mail

[email protected]

70 3.3. 3 Basic Initialization 1. Sistem Persediaan: Prepetual Inventory Setiap transaksi persediaan dilakukan secara otomatis oleh SAP Business One. Jurnal otomatis ini ditentukan GL account-nya pada saat GL determination. 2. Stock Valuation: Moving Average Price Item Cost atas barang dagang maupun non dagang akan dievaluasi dengan menggunakan metode Moving Average. Sistem mengkalkulasikan harga dengan membagi total nilai dari barang dengan jumlah yang ada di inventory. 3. Managed Item Cost : Warehouse Level Item cost akan sama di setiap warehouse. Semua inventory masuk

di satu

warehouse akan mempengaruhi item cost warehouse tersebut yang akan dihitung dengan stock valuation yang digunakan. 4. Posting Period: Jan-Dec sub period: Per Month Periode pencatatan akutansi akan digunakan per bulan yaitu januari sampai desember. 5. Period Indicator: Per Year Penomoran dokumen akan di restart setiap tahun dengan tahun anggaran baru. Anda dapat menghubungkan seri dokumen untuk periode posting anda menggunakan indikator periode. Hal ini memungkinkanhanya seri dokumen yang Anda tentukan yang akan digunakan dalam jangka waktu tertentu. 6. Use Negative Amount in reverse Transaction: Menggunakan Jurnal Balik SAP Business One posting jurnal dari pembalikan dengan jumlah negatif. Hal ini berlaku untuk memo kredit, pembatalan pembayaran, dan pembatalan jurnal. Jika anda tidak memilih Jumlah Penggunaan Negatif kotak centang Transaksi Reverse, ayat jurnal pembalikan ini di-posting menggunakan debit / switch kredit. 7. Allow Negative Inventory: No Aturan akuntansi tidak mengijinkan persediaan negatif. Pada saat tidak terdapat stock maka pengeluaran barang tidak dimungkinkan.

71 3.3. 4 Mata Uang (Currency) Currency adalah mata uang yang digunakan oleh perusahaan sebagai nilai tukar untuk transaksi baik itu pembelian atau penjualan. •

Local Currency (Mata Uang Lokal):IDR Mata uang yang umum atau yang paling sering digunakan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi.

•

System Currency : USD Mata uang kedua yang sering digunakan oleh perusahaan untuk digunakan dalam pelaporan keuangan, biasanya untuk perusahan Multi Nasional, yang memiliki hubungan dengan pihak asing, akan menggunakan System Currency sesuai dengan mata uang yang berhubungan dengan pihak asing tersebut.

•

Foreign Currency (Mata Uang Asing): USD, EUR,SGD, GBP, CNY, INR,KPW(WON Korea) Mata uang yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan mata uang asing baik pembelian dan penjualan.

•

Rate Pembukuan : Rate Pajak

3.3. 5 Administration Sebuah fungsi yang terdapat di SAP yang digunakan untuk mensetting system dan disesuaikan dengan policy perusahaan dengan tujuan memudahkan proses binis perusahaan, di dalam administration terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu: 1. General Administration Setting umum yang terdapat di perusahaan : a. Date Format: dd-mm-yyyy b. Format Time: 24 hour c. Unit Of Measure: Nilai satuan ukur yang digunakan untuk menyatakan jumlah ukur suatu barang.

72 Tabel 3. 10 Tabel UoM Beli

Jual

Inventory

1 Bou = 1.159 Kg 1 Bou = 1.159 Kg

Kg

Gram

Kg

Gram

Kg

Gram

Liter

Liter

Liter

Mg

Mg

Mg

Box

Ons

Ons

1 Bou = 1.159 Kg

Unit Of Measure (UOM) : • 1 KG

= 1000 Gram

• 1 BOU

= 1,159 Kg

• 1 KG

= 1.000.000 Miligram

Packing Type : • 1 Sack

= 25 Kg

• 1 Sack

= 20 Kg

• 1 Drum = 25 Kg • 1 Drum = 20 Kg • 1 Pail

= 25 Kg

• 1 Pail

= 20 Kg

• 1 Bag

= 25 Kg

• 1 Bag

= 20 Kg

Note : 1 item dapat memiliki lebih dari 1 jenis UoM d. Format Address: Bentuk penulisan alamat perusahaan baik untuk perusahaan customer maupun vendor : Street City + ” ” + Zip Code State

73 Contoh: Jl. Jend. Sudirman 287 Jakarta 51414 Jakarta e. Decimal Places: Jumlah dan letak desimal yang digunakan oleh perusahaan : i.

Amount: 2 untuk line total dan doc total. Jumlah desimal yang digunakan untuk format local currency . Contoh: Rp 125.500,78

ii. Quantity: 3 Jumlah desimal yang digunakan untuk format perhitungan jumlah barang. Contoh: 20,000 kg iii. Exchange Rate: 2 Jumlah desimal yang digunakan untuk format Foreign Currency. Contoh: 1 USD = 9.025 iv.

Price: 3 untuk unit price Jumlah desimal yang terdapat pada pencatatan terhadap harga. Contoh : Rp 128.000,888 Beberapa Item menggunakan harganya 3 digit desimal.

v.

Percentage: 2 Jumlah desimal yang digunakan untuk nilai persen. Contoh: 25,88%

vi.

Separator: ”,” Pemisah yang digunakan untuk memisahkan nilai desimal menggunakan koma.

vii.

Thousand sep: ”.” Pemisah yang digunakan untuk memisahkan nilai ribuan menggunakan titik.

3.3. 6 General Setting 1. Terdapat Budget setup Anggaran yang berhubungan dengan financial, anggaran PO dan juga anggaran GR akan di managed. 2. Terdapat Approval setup

74 Akan terdapat kondisi untuk approval misalnya approval untuk PO, SO dengan kriteria tertentu. 3. Terdapat Credit Limit Setup Terdapat penyimpangan batas kredit pelanggan untuk document penjualan. Sebuah pesan peringatan muncul jika customer balance + jumlah dari dokumen saat ini melebihi batas kredit pelanggan. 4. Default Payment Term (beli): Cash Basis Digunakan untuk memberikan nilai awal (default) untuk payment setiap catatan master supplier yang baru, namun tidak mengganti metode pembayaran sudah ditandai sebagai default untuk pelanggan yang sudah ada. 5. Default Payment Term (Jual): Cash Basis Digunakan untuk memberikan nilai awal (default) untuk payment setiap catatan master pelanggan yang baru, namun tidak mengganti metode pembayaran sudah ditandai sebagai default untuk pelanggan yang sudah ada. 6. Mandatory cost center Setiap transaksi harus menggunakan cost center agar dapat dihitung profit and loss setiap profit center-nya. 7. Display recurring on excecution Sistem akan menampilkan Open Recurring Transaction yang terjadi pada tanggal yang bersangkutan. 3.3. 7 Document Setting Penentuan data dan fungsi yang akan ditampilkan atau dijalankan untuk dokumen yang telah ditentukan. 1. Base Price origin: Item Cost Dasar nilai jual suatu barang ditentukan oleh nilai biaya yang dikeluarkan untuk suatu barang. 2. Calculation gross profit %: Profit/Sales Prices Perhitungan persentase Gross Profit terhadap suatu unit dari barang. 3. Release inventory below minimum level: “Warning” Penentuan jumlah minimal suatu stok barang apakah akan tetap dijual atau tidak .

75 4. Document Remarks: Number Base Document Keterangan atau informasi yang terdapat di kolom Remarks suatu proses transaksi dengan tujuan untuk memberitahu data suatu transaksi didapat dari dokumen tertentu. 5. GL Account Determination: Warehouse Level Jenis setting yang dipakai perusahaan untuk menentukan automatic journal yang akan dilakukan oleh sistem terhadap setiap item master data yang terdapat pada sistem. G/L account untuk transaksi persediaan ditentukan oleh warehouse. 3.3. 8 Tax Code Jenis tax code yang akan digunakan pada saat sales dan purchasing. Keterangan : S=Penjualan P=Pembelian 0=Exclude Tax 1=Include Tax Tabel 3. 11 Tax Code Code

Deskripsi

S0

No Output Tax

S1

10 % Output Tax

P0

No Input Tax

P1

10 % Input Tax

Percentage

Remarks

0 10%

Masuk ke account VAT/PPN

0 10%

Masuk ke account TAX Payable - VAT Untuk PPN yang tidak dapat

P2

10 % B4

10%

dikreditkan, akan masuk ke account Construction In Progress

76 PPN Masukan: Untuk semua transaksi pembelian khususnya pembelian domestik mengikuti regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia. Di SAP Business One PPN akan muncul pada transaksi A/P Invoice atau A/P Credit Memo, sehingga ketika document tersebut dibuat maka sistem akan membuat jurnal secara otomatis yang termasuk dengan akun PPN masukkan. Contoh : Good Receive Not Invoice Clearing

Dr

Tax Payable VAT

Dr

Trade Payable

Cr

PPN Keluaran: Untuk semua transaksi penjualan khususnya penjualan domestik mengikuti regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia. Di SAP Business One PPN akan muncul pada transaksi A/R Invoice atau A/R Credit Memo, sehingga ketika document tersebut dibuat maka sistem akan membuat jurnal secara otomatis yang termasuk dengan akun PPN Keluaran. Contoh : Trade Receivable

Dr.

VAT/PPN Gross Sales

Cr. Cr.

3.3. 9 Withholding Tax Pajak Penghasilan: Untuk semua transaksi pembelian khusunya pembelian domestik mengikuti regulasi perpajakan yang berlaku di Indonesia. Pada SAP Business One jenis PPh dipilih saat menerima tagihan dari supplier. Yang mana jurnalnya akan otomatis muncul saat melakukan pembayaran ke supplier (jumlah yang dibayar akan otomatis dikurangi dengan jumlah yang dipotong dalam PPh). Berikut tarif PPh yang berlaku menurut UU Pajak Penghasilan Nomor 36 tahun 2008 yang mulai berlaku sejak 1 Januari 2009:

77 Tabel 3. 12 Tarif PPh Kode PPH

GL Account

Remarks Untuk Jasa

Tax Payable - PPH

23

Ps.23

Rate : •

2%

•

4%

Untuk professional fee Rate : Tax Payable - PPH

21

•

50% (dari dpp) *

Ps.21

5% = 2.5% • Tax Payable - PPH

4 ayat 2

Ps.4(2)

50% * 6% = 3%

Untuk sewa bangunan Rate : •

10%

Pajak Penghasilan yang disebutkan di atas adalah Tarif PPh yang berhubungan dengan pihak supplier dari PT. XYZ. Sehingga atas setiap tagihan yang diterima berupa jasa yang meliputi jasa yang tersebut pada UU PPh Nomor 37 tahun 2008, maka PT. XYZ mengenakan PPh 23 sesuai dengan rate yang berlaku. PPH akan di-posting pada saat Payment. 3.3. 10 Document Numbering Struktur penomoran dokumen untuk masing-masing tipe dokumen: Struktur Series : •

10 = Pharma

•

22 = Cosmetic

•

20 = Non Pharma

•

30=Feed

Struktur Document Numbering : 1013000001 10 : Kode Department 13 : Tahun 000001 : No. Urut

78 Tabel 3. 13 Document Numbering No

Document

SAP

XYZ

Notes

1. AR Invoice

ARI10

Untuk penjualan inventory Pharma

ARI20

Untuk penjualan inventory Non Pharma

ARI22

Untuk penjualan inventory Cosmetic

ARI30

Untuk penjualan inventory Feed

ARN

Untuk penjualan Non Inventory

RDP10

Untuk AR Down Payment Pharma

RDP20

Untuk AR Down Payemnt Non Pharma

RDP22

Untuk AR Down Payment Cosmetic

RDP30

Untuk AR Down Payment Feed

CNI10

Untuk penjualan inventory Pharma

CNI20

Untuk penjualan inventory Non Pharma

CNI22

Untuk penjualan inventory Cosmetic

CNI30

Untuk penjualan inventory Feed

CNN

Untuk penjualan Non Inventory

DOI10

Untuk delivery inventory Pharma

Inventory

AR Invoice Non Inventory 2

AR Down Payment

3 AR Credit Memo Inventory

AR Credit Memo Non Inventory 4

Delivery Order

79

No

5

Document

SAP

XYZ

Notes

DOI20

Untuk delivery inventory Non Pharma

DOI22

Untuk delivery inventory Cosmetic

DOI30

Untuk delivery inventory Feed

DR10

Untuk return Pharma

DR20

Untuk return Non Pharma

DR22

Untuk return Cosmetic

DR30

Untuk return Feed

SO10

Untuk sales order Pharma

SO20

Untuk sales order Non Pharma

SO22

Untuk sales order Cosmetic

SO30

Untuk sales order Feed

SON

Untuk sales order Non Inventory

SQ10

Untuk sales quotation Pharma

SQ20

Untuk sales quotation Non Pharma

SQ22

Untuk sales quotation Cosmetic

Return Inventory

6 Sales Order Inventory

Sales Order Non Inventory 7

Sales Quotation

80

No

Document

SAP

XYZ

Notes

SQ30

Untuk sales quotation Feed

API10

Untuk AP Invoice Import

8 AP Invoice Import Inventory API20 API22 API30 AP Invoice Lokal

APL10

Untuk AP Invoice Lokal

Inventory APL20 APL22 APL30 AP Invoice Non

APN10

Untuk AP Invoice Lokal Non Inventory

Inventory APN20 APN22 APN30 9 AP Down Payment

PDI10

Inventory Import PDI20 PDI22 PDI30

DP Import

81

No

Document

SAP

AP Down Payment

PDL10

XYZ

Notes DP Lokal

Inventory Lokal PDL20 PDL22 PDL30 10 AP Credit Memo

DNI10

Untuk Debit Note Import

Import Inventory DNI20 DNI22 DNI30 AP Credit Memo

DNL10

Untuk Debit Note Lokal

Lokal Inventory DNL20 DNL22 DNL30 AP Credit Memo

DNO10

Untuk Debit Note Non Inventory

Non Inventory DNO20 DNO22 DNO30 11 Goods Receipt PO

GRI10

Untuk Good Receipt PO Import

82

No

Document

SAP

XYZ

Notes

Import Inventory GRI20 GRI22 GRI30 Goods Receipt PO

GRL10

Untuk Good Receipt PO Lokal

Lokal Inventory GRL20 GRL22 GRL30 12

Goods Return

GRP

Untuk Good Return

13

Purchase Order

POI10

Untuk Purchase Order Import

Import Inventory POI20 POI22 POI30 Purchase Order

POL10

Untuk Purchase Order Lokal

Lokal Inventory POL20 POL22 POL30 Purchase Order

PON10

Untuk Purchase Order Non Inventory

83

No

Document

SAP

XYZ

Notes

Non Inventory PON20 PON22 PON30 14

Purchase

PQI

Quotation Import

Untuk Purchase Quotation import

Inventory Purchase

PQN

Quotation Non

Untuk Purchase Quotation Non Inventory

Inventory 15

Purchase Request

PRI

Import Inventory Purchase Request

PRN

Non Inventory 16

Incoming Payment

Untuk Purchase Request Import

Untuk Purchase Request Non Inventory

BCAI

Cash In Bank - BCA TA I

BCAO

Cash In Bank - BCA TA O

BNIU

Cash In Bank - BNI U$

BCAU

Cash In Bank - BCA U$

BCAE

Cash In Bank - BCA EUR

BNII

Cash In Bank - BNI Rp.

84

No

Document

SAP

XYZ

Notes

DNMI

Bank DanamonRp. (Tabungan)

DNMG

Bank Danamon - GiroRp.

DNMU

Bank Danamon - U$

MNDI

Bank Mandiri– Rupiah

MNDU

Bank Mandiri - U$

COHU

Cash On Hand – Dollar

CITI

Cash In Transit –Pusat

17

Deposit

DEP

18

Journal Entry

JU

19

Outgoing Payment

BCAI

Cash In Bank - BCA TA I

BCAO

Cash In Bank - BCA TA O

BNIU

Cash In Bank - BNI U$

BCAU

Cash In Bank - BCA U$

BCAE

Cash In Bank - BCA EUR

BNII

Cash In Bank - BNI Rp.

DNMI

Bank DanamonRp. (Tabungan)

DNMG

Bank Danamon - GiroRp.

85

No

Document

SAP

XYZ

Notes

DNMU

Bank Danamon - U$

MNDI

Bank Mandiri– Rupiah

MNDU

Bank Mandiri - U$

COHU

Cash On Hand – Dollar

CITI

Cash In Transit –Pusat

20

Goods Receipt

BPB

Bukti Penerimaan Barang

21

Goods Issue

BKB

Bukti Keluar Barang

22

Inventory Transfer

IT

Transfer antar bin

RT

Request Transfer antar bin

23

24

25

Inventory Transfer Request Landed Cost Inventory Revaluation

LC

IR

Fixed Asset 26

Capitalization

FAC

Credit Memo

27

Fixed Asset Retirement

FAR

86 3.3. 11 Department Pada PT. XYZ terdapat 4 Department : •

Non Pharma

•

Pharma

•

Cosmetic

•

Feed

3.3. 12 Accounting SAP Business One dapat menangani pencatatan akuntansi dengan 2 jenis mata uang yang berbeda yaitu local currency (mata uang lokal) dan system currency (mata uang yang digunakan di system). Local currency adalah mata uang yang digunakan oleh perusahaan untuk setiap transaksi dan tertera dengan jelas di dokumen transaksi. System currency biasanya berbeda dengan mata uang yang digunakan untuk local currency dan untuk perusahaan tertentu misalnya perusahaan internasional akan sangat berguna. System currency digunakan untuk menyajikan pelaporan keuangan dalam mata uang asing misalnya USD. Jika terjadi kasus tersebut maka system akan secara automatis mengkalkulasi semua transaksi yang menggunakan local currency

dan mengaturnya ke dalam

pencatatan jurnal dalam bentuk system currency.

Cara ini akan memudahkan

pelaporan dari suatu perusahaan yang membutuhkan pelaporan keuangan dalam 2 jenis mata uang. Beberapa informasi yang berhubungan dengan pengaturan modul finansial untuk PT. XYZ, meliputi: 1. Periode Pembukuan setiap bulan (Januari - Desember) 2. Local currency (LC) = IDR System currency (SC) = USD 3. Metode perhitungan nilai Inventory: Moving Average Price 4. Periode tutup buku dilakukan dalam setahun sekali (pada akhir tahun). Pada saat tutup buku, SAP Business One akan memindahkan semua transaksi akun Laba Rugi ke dalam Pendapatan Tahun Berjalan, kemudian pada awal bulan tahun berikutnya akan dipindahkan ke akun Laba Ditahan.

87 3.3. 13 Struktur Chart of Account (COA)

Gambar 3. 7 Form Chart of Accounts Berikut adalah struktur COA yang terdapat di PT. XYZ : 1. Struktur COA yang akan digunakan hingga 5 Level. 2. Format penomoran account yang terdapat di PT. XYZ : •

Level 1: X 1 untuk penomoran Level 1 seperti: Asset, Liabilities, Capital, Turnover, etc.

•

Level 2: XY 11 untuk Current Asset, Other Asset, Fixed Asset.

•

Level 3:XYZZ 1101 untuk Cash & Cash Equivalent.

•

Level 4:XYZZAA 110101 untuk Cash on hand.

•

Level 5: XYZZAA – BBB 110101-001 untuk Cash on Hand-Dollar.

88 •

Untuk level 1, kode digitnya dan namanya tidak dapat dirubah karena sudah merupakan suatu pengaturan yang baku dari SAP. Akan tetapi pada level yang berikutnya dapat ditentukan sendiri.

•

Active account adalah akun aktif yang digunakan dalam transaksi.

•

Control account adalah akun yang digunakan untuk menampung hutang / piutang dari business partner (vendor / customer). Akun ini tidak dapat diposting secara langsung melalui journal entry.

3. Semua nama account pada PT. XYZ menggunakan

Bahasa

Inggris. 4. Expenditure Account adalah semua account yang berhubungan dengan expenses pada perusahaan. Sebagai contoh (laci ke-6 pada CoA) seperti Salary,Overtime, Transport Allowance dll. Sales Account adalah semua account yang berhubungan dengan penjualan serta menghasilkan turnover pada perusahaan. Sebagai contoh (laci ke-4 pada CoA) seperti Gross Sales, Sales Return dll. Other Account adalah semua account yang termasuk bagian dari Neraca harus di set sebagai Other, kecuali akun yang berhubungan dengan penjualan Aktiva Tetap seperti CIP (Construction in Progress). 5. Tidak ada segmentasi. 6. Apabila setelah sistem sudah berjalan dan akan ada penambahan akun baru, maka bisa langsung ditambahkan. Namun, jangan lupa penambahan yang dilakukan mengikuti aturan struktur COA yang sudah disepakati di atas.

89 3. 4 Analisa Proses Bisnis Berjalan 3.4. 1 Proses Bisnis Berjalan PT. XYZ 3.4.1. 1 Proses Penjualan PT. XYZ Keterangan Gambar : Proses Normal : 1a-2a-3a Alternatif 1 : 1a-2a-3b-4a Alternatif 2 : 1a-2a-3a-4b Alternatif 3 : 1b-2b-2a-3a Alternatif 4 : 1a-2a-3a-4c Alternatif 5 : 1c-2c-2a-3a

Gambar 3. 8 Proses Penjualan PT.XYZ Gambar 3.8 merupakan gambaran proses penjualan yang ada di PT XYZ secara keseluruhan. PT.XYZ memiliki 6 proses utama dalam proses bisnis penjualannya. Ke-enam proses tersebut terdiri dari proses sales atau proses penjualan, proses perpindahan barang, proses delivery, proses penagihan, proses retur, dan proses pembayaran. Proses ini dimulai ketika adanya transaksi penjualan dengan customer. Kemudian akan dilanjutkan ke proses pengiriman barang, tetapi apabila barang yang akan dijual tidak tersedia, maka akan masuk ke proses perpindahan barang. Proses perpindahan barang merupakan proses di mana stok barang di satu departemen dipindahkan ke departemen lain yang membutuhkan.

90 Setelah proses delivery ke customer dilakukan, maka selanjutnya akan masuk ke proses penagihan. Setelah proses penagihan maka akan dilanjutkan ke proses pembayaran. Namun apabila ada barang yang ingin di-retur, maka proses akan masuk ke proses retur. Jika customer melakukan penjualan dengan down payment, maka setelah proses sales proses selanjutnya akan langsung masuk ke proses

Kurir

Bagian Warehouse

Bagian Finance

Bagian Sales

pembayaran.

Gambar 3. 9 Proses Penjualan PT.XYZ Secara Keseluruhan

Proses penjualan PT. XYZ secara keseluruhan dapat dilihat pada gambar 3.9. Proses penjualan dimulai dengan adanya Purchase Order dari pelanggan atau adanya kontrak dengan pelanggan. Kemudian dari Purchase Order atau kontrak, akan dibuatkan Sales Order, modem, dan invoice. Modem akan diberikan ke bagian gudang sebagai perintah keluar barang. Setelah barang selesai dipacking, maka barang akan dikirimkan bersamaan dengan modem yang berfungsi sebagai surat jalan. Sedangkan invoice dan faktur pajak akan diberikan ke pelanggan. Jika ada barang yang tidak sesuai maka pelanggan dapat melakukan retur. Jika barang sudah sesuai maka pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai dengan invoice.

91 Pada PT. XYZ, bagian yang bertanggung jawab terhadap penjualan adalah bagian marketing dan sales. Proses penjualan dapat dipicu oleh berbagai kondisi, yaitu: •

Adanya pesanan langsung dari pelanggan.

•

Sales memberikan penawaran langsung ke pelanggan.

•

Adanya permintaan penawaran dari pelanggan.

•

Kontrak yang telah disepakati.

Produk yang dijual pada PT. XYZ tidak memiliki price list, hal ini dikarenakan harga yang diberikan kepada pelanggan berbeda-beda, sesuai dengan strategi dagang. Sebelum menggunakan SAP Business One Hana, terdapat 4 jenis proses penjualan pada PT. XYZ, yaitu : •

Proses Penjualan Proses ini adalah proses penjualan sehari hari atau biasa yang dilakukan oleh PT. XYZ.

•

Proses AR Down Payment Penjualan ini adalah penjualan yang dilakukan dengan uang terlebih dahulu.

•

Proses Penjualan Barang Langsung Dikirim dari Pelabuhan Penjualan ini adalah penjualan dimana barang yang dipesan oleh customer tidak masuk ke gudang PT. XYZ, melainkan ketika barang sampai di pelabuhan, barang langsung dikirim ke gudang customer.

•

Proses Penjualan Kontrak Penjualan ini adalah penjualan yang dilakukan setelah adanya ikatan perjanjian atau kontrak

3.4.1.1. 1Proses Penjualan Proses penjualan yang berjalan pada PT.XYZ secara lebih rinci dapat dilihat pada gambar berikut.

92

Gambar 3. 10 Proses Penjualan PT. XYZ 93

93

Proses bisnis sales yang ditunjukan gambar 3.10 adalah sebagai berikut: 1. Proses ini dimulai ketika ada PO ataupun kontrak dari customer. 2. Sales akan membuat SO (sales order) jika barang tersedia. Apabila barang tidak tersedia tetapi barang tersebut dapat langsung di-order dan customer mau menunggu, maka sales akan membuat SO dan akan segera melakukan pemesanan atas SO tersebut. Di dalam SO terdapat data-data seperti customer, detail item, harga item (didapat dari kesepakatan), delivery item, estimated delivery (estimasi pengiriman langsung atau partial). Kemudian sales akan membuat modem dan memberikannya kepada bagian accounting. Modem yang dimaksud adalah surat perintah keluar barang (Dalam bahasa SAP, disebut dengan picking list). 3. Bagian Accounting akan mengecek piutang dari pelanggan. Jika ternyata kredit pelanggan sudah mencapai limit maka sales tidak bisa membuat invoice dan menolak modem. 4. Jika modem disetujui oleh bagian accounting, maka sales akan mencetak Modem bersamaan dengan membuat invoice. Tanggal di dalam modem dengan invoice selalu sama. Satu SO bisa memiliki banyak invoice. Term of Payment (ToP) yang tertera pada invoice diisi secara manual tergantung kesepakatan sebelumnya. 5. Jika ada yang perlu direvisi maka bagian finance akan merevisi modem, setelah itu bagian finance akan mencetak invoice dan faktur pajak. 6. Setelah itu, bagian warehouse akan menerima modem dan akan mengeluarkan barang dari warehouse sesuai dengan metode FEFO (First Expired First Out) kecuali ada kasus khusus dari customer besar. 7. Bagian gudang melakukan pengiriman barang ke pelanggan dengan modem sebagai surat jalan. 8. Apabila pengiriman tidak berhasil dan barang kembali ke gudang, maka pengiriman akan dilakukan esok hari dengan melakukan revisi tanggal invoice dan modem(yang berfungsi sebagai surat jalan) oleh bagian finance. 9. Setelah mengirim barang, bagian finance akan mengirim invoice dan faktur pajak kepada customer via kurir. 10. Pelanggan membayar barang pada waktu yang telah ditentukan. Pembayaran biasanya melalui transfer bank, giro, dan cash.

94 3.4.1.1. 2 Proses Uang Muka Penjualan ( AR Down Payment )

Gambar 3. 11 Proses Uang Muka Penjualan

Gambar 3.11 menunjukan proses penjualan dengan uang muka. Proses ini terjadi ketika adanya pelanggan yang melakukan pembayaran di muka baik sebesar 100% dari tagihan atau hanya sebagian tagihan saja. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Proses ini dimulai ketika ada permintaan dari customer. 2. Sales akan membuat SO (sales order). 3. Customer melakukan pembayaran DownPayment baik secara transfer ataupun tunai dan finance menerbitkan faktur pajak untuk DP. Faktur pajak yang diterbitkan sebesar presentase yang dipilih dikalikan dengan total DP. 4. Bagian finance mengecek uang yang masuk bila pembayaran DownPayment dilakukan lewat transfer bank. 5. Bagian finance mencatat Down Payment sebagai deposit oleh customer.

95

3.4.1.1. 3 Proses Penjualan Langsung

Gambar 3. 12 Proses Drop ship

Gambar 3.12 menunjukan proses penjualan langsung yang ada di PT. XYZ. Proses bisnis dari drop ship adalah sebagai berikut : 1.

Proses ini dimulai ketika adanya PO dari customer.

2.

Barang yang dipesan oleh customer tidak tersedia, sehingga barang tersebut harus dipesan terlebih dahulu. Dan customer mau menunggu hingga barang tersedia.

3.

Apabila customer memesan barang lokal, maka bagian penjualan akan membuat Purchase Order kepada Supplier. Jika customer memesan barang import maka bagian pembelian akan membuat purchase order kepada supplier. Dan ketika barang sampai dipelabuhan, barang akan langsung dikirim ke customer.

4.

Dokumen lain tetap diproses seperti biasa.

96 3.4.1.1. 4 Proses Penjualan Kontrak

Gambar 3. 13 Proses Penjualan Kontrak

Proses penjualan kontrak merupakan sebuah proses penjualan yang di dalamnya terdapat kesepakatan antara PT. XYZ dengan pelanggan. Kesepakatan yang ada di dalamnya meliputi kesepakatan akan barang, jumlah, harga, dan jangka waktu yang akan digunakan dalam transaksi penjualan yang akan berlangsung. Proses-proses yang ada di dalamnya adalah sebagai berikut : 1. Bagian marketing akan melakukan tawar menawar dengan pelanggan. Pada saat ini, antara bagian marketing dengan pelanggan akan mencari kesepakatan mengenai barang apa yang akan dibeli pelanggan, dalam jumlah tertentu, harga tertentu, dan dalam jangka waktu tertentu. 2. Setelah mendapat kesepakatan, bagian sales akan membuat sales order. 3. Apabila waktu pengiriman telah tiba, maka bagian sales akan membuat modem dan invoice seperti biasa.

97

4. Kemudian bagian gudang akan melakukan proses pengiriman. 5. Proses 3 dan 4 akan terus dilakukan sampai dengan jangka waktu yang telah ditentukan. 3.4.1. 2

Proses Order Proses Order dilakukan oleh admin sales untuk menerima pemesanan dari

Sales

customer.

Gambar 3. 14 Proses Order

Proses pembuatan sales order yang ditunjukan oleh gambar 3.14 dapat dibuat dengan 2 cara yaitu ketika ada PO dari customer atau adanya deal dengan customer. Jika bagian sales menerima PO dari customer, maka sales akan langsung membuat sales order. Jika ada deal dengan customer maka bagian sales akan mencatatnya ke dalam sales order. Sales order ini akan terus digunakan sampai semua deal terpenuhi.

98 3.4.1. 3

Proses Perpindahan Barang

Gambar 3. 15 Proses Perpindahan Barang antar Departemen

Proses perpindahan barang antar departemen dilakukan apabila ada departemen yang menerima pemesanan, tetapi barang tersebut habis dan departemen lain masih memiliki barang tersebut. Sehingga departemen yang memiliki barang tersebut mengirimkan barang yang diminta sehingga pemesanan dapat terpenuhi. Gambar 3.15 menunjukan proses perpindahan barang antar departemen yang terjadi. Proses bisnis perpindahan barang adalah sebagai berikut : 1. Mutasi dilakukan ketika barang yang dipesan pada departemen A habis, tetapi departemen lain memiliki barang yang sama sehingga dilakukanlah mutasi agar barang yang dipesan dapat dipenuhi. 2. Revenue yang akan dicatat akan masuk ke departemen yang menjual barang tersebut. 3. Ada 2 surat yang menangani seputar mutasi, yaitu BKB (Bukti Keluar Barang) untuk pengeluaran barang dan BPB (Bukti Penerimaan Barang) untuk penerimaan barang. 4. Departemen yang mengeluarkan barang akan membuat BKB.

99

5. Sedangkan departemen yang menerima barang akan membuat BPB. 3.4.1. 4 Proses Delivery Sebelum menggunakan SAP Business One Hana, terdapat 4 jenis proses delivery pada PT. XYZ, yaitu : •

Proses Pengiriman Barang Proses ini adalah proses pengiriman barang yang sudah dibuat Sales Order.

•

Proses Pengiriman Barang Sample Proses ini adalah proses pengiriman barang sample yang diminta oleh customer. Proses ini hanya dilakukan apabila ada customer yang meminta sample barang yang ingin mereka beli.

3.4.1.4. 1 Proses Pengiriman Barang

Gambar 3. 16 Proses Pengiriman Barang

Proses pengiriman barang yang ada di PT. XYZ dapat dilihat pada gambar 3.16. Proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Setelah bagian sales membuat modem dan disetujui oleh bagian finnance, maka modem akan diberikan ke baguan gudang picker akan mengambil barang sesuai dengan modem. 2. Barang-barang yang telah disiapkan oleh picker akan dilakukan packing atas barang tersebut.

100 3. Setelah barang siap dikirim, maka bagian gudang akan melakukan pengiriman barang sesuai dengan alamat yang tertera pada modem. Modem di sini juga berfungsi sebagai surat jalan. 4. Apabila pengiriman tertunda karena hal tidak terduga, maka barang akan dikembalikan ke gudang. 5. Bagian gudang akan melakukan revisi atas tanggal surat jalan, dan bagian finance akan melakukan revisi atas tanggal invoice. Tanggal revisi sesuai dengan tanggal pengiriman berikutnya. 3.4.1.4. 2 Proses Pengiriman Barang Sample

Gambar 3. 17 Proses Pengiriman Barang Sample Apabila pelanggan ingin melihat contoh produk PT.XYZ, maka proses pengiriman barang sample yang ditunjukan oleh gambar 3.17 akan dilaksanakan. Proses-proses yang berlangsung adalah sebagai berikut :

101

1. Bagian marketing membuat request untuk mengirim barang sample ke customer dari warehouse dan mengirimkannya ke admin sales. 2. Bagian sales menginfokan ke admin gudang untuk melakukan pengiriman. 3. Admin gudang melihat ketersediaan barang di gudang dan meminta persetujuan kepada bagian accounting bila barang tersedia. 4. Bila disetujui oleh bagian accounting maka bagian gudang akan mengirim barang sample ke marketing. 5. Bagian marketing akan memberikan barang sample ke pelanggan. 3.4.1. 5

Proses Penagihan Proses Penagihan adalah proses dimana PT. XYZ menagihan pembayaran

atas barang yang telah dipesan oleh customer. Sebelum menggunakan SAP Business One Hana, terdapat 2 jenis proses penagihan pada PT. XYZ, yaitu : •

Proses Tagihan tanpa uang muka Proses tagihan tanpa uang muka merupakan sebuah penagihan kepada customer yang melakukan pemesanan atas suatu barang, di mana customer belum melakukan pembayaran sama sekali.

•

Proses Tagihan dengan uang muka Proses tagihan dengan uang muka adalah suatu proses penagihan kepada customer atas suatu pemesanan barang, di mana customer tersebut telah melakukan pembayaran terlebih dahulu baik secara keseluruhan maupun sebagian.

Proses penagihan dengan uang muka sedikit berbeda dengan proses penagihan tanpa uang muka. Pembahasan mengenai kedua proses penagihan ini akan dibahas lebih lanjut pada sub-bab berikut.

102 3.4.1.5. 1 Proses Tagihan Tanpa Uang Muka(Down Payment)

Proses Penagihan tanpa Down Payment

mulai *berdasarkan SO

Mendapat informasi SO yang belum ditagih

Membuat Invoice

Invoice database

Ya

Mencetak invoice

Invoice sesuai?

Invoice

Mencetak faktur pajak

Faktur Pajak

Mencatat Pembayaran

Tidak

Melakukan revisi Selesai

Mengirim invoice dan faktur pajak

Gambar 3. 18 Proses Tagihan Tanpa Down Payment

Proses tagihan penjualan yang dilakukan tanpa uang muka ditunjukan oleh gambar 3.18. Untuk proses-proses yang ada di dalamnya akan dijelaskan di bawah ini: 1. Setelah pembuatan sales order, bagian sales akan membuat invoice untuk diberikan kepada pelanggan. 2. Bagian finance akan memerika apakah invoice yang dibuat sesuai dengan sales order. 3. Jika sesuai maka bagian finance akan mencetak invoice beserta faktur pajak. Jika tidak sesuai maka bagian finance akan melakukan revisi atas invoice tersebut.

103

4. Invoice beserta faktur pajak yang telah dicetak akan diberikan kepada kurir untuk dikirim ke pelanggan. Dan kemudian pelanggan harus melakukan pembayaran sesuai dengan batas waktu yang ditentukan. 3.4.1.5. 2 Proses A/R Invoice dengan Uang Muka(Down Payment)

Gambar 3. 19 Proses A/R Invoice dengan Uang Muka (Down Payment)

Proses penagihan pembayaran ditunjukan pada gambar 3.19. Pelanggan yang telah melakukan pembayaran di muka, maka tagihan terhadap pelanggan tersebut akan dipotong sesuai dengan besarnya pembayaran yang telah dilakukan. Berikut adalah proses-proses yang terjadi : 1. Bagian sales akan membuat Modem bersamaan dengan invoice dari sisa pembayaran yang belum dilakukan bila pembayaran sudah dilakukan 100% maka tidak perlu membuat invoice lagi. Modem yang dimaksud adalah surat perintah keluar barang (Dalam bahasa SAP, disebut dengan picking list). Tanggal di dalam modem dengan invoice selalu sama.

104 2. Setelah itu, bagian gudang akan menerima modem dan akan mengeluarkan barang dari warehouse sesuai dengan metode FEFO (First Expired First Out) kecuali ada kasus khusus dari customer besar. 3. Bagian gudang melakukan pengiriman barang ke pelanggan dengan modem sebagai surat jalan. 4. Setelah mengirim barang, bagian finance akan mengirim invoice beserta faktur pajak dan kepada customer via kurir. 5. Customer melakukan pelunasan barang pada waktu yang telah ditentukan pembayaran biasanya melalui transfer bank, giro, dan cash. 3.4.1. 6 Proses Return Proses return dilakukan apabila barang yang diterima oleh customer rusak atau tidak sesuai dengan permintaan. Sebelum menggunakan SAP Business One Hana PT. XYZ memiliki 2 jenis proses return, yaitu : •

Proses Retur Proses retur terjadi apabila barang yang telah dikirim ke customer tidak sesuai dengan keinginan customer. Dan customer ingin mengembalikan barang tersebut dan meminta ganti rugi atas barang yang dikembalikan.

•

Proses Tukar Guling Proses tukar guling merupakan salah satu proses untuk menanggapi retur yang dilakukan customer. Proses ini merupakan proses pengiriman kembali barang yang diminta customer sebagai pengganti barang yang dikembalikan. Kedua proses ini akan dibahas lebih lanjut pada sub-bab berikut.

105

3.4.1.6. 1

Proses Retur

Gambar 3. 20 Proses Retur PT.XYZ

106 Gambar 3.20 menunjukan proses retur yang ada PT.XYZ. Jika ada retur, maka customer dapat memilih untuk : 1. Mengganti dengan barang yang baru. Apabila customer memilih untuk mengganti dengan barang yang baru, maka customer harus mengembalikan barang yang ingin diretur. Dan akan dikirimkan barang lainnya yang sejenis. Barang yang diretur, akan dimasukkan kebagian QC. Kemudian barang tersebut akan dicek oleh bagian warehouse. Apabila barang tersebut lolos QC, maka barang tersebut akan dikembalikan ke gudang. Dan apabila tidak lolos QC, maka bagian warehouse akan memberikan informasi

kepada

bagian

procurement

dan

marketing

untuk

dirundingkan apakah barang tersebut bisa diretur ke supplier atau dimusnahkan. 2. Mengurangi tagihan saat ini atau tagihan berikutnya. 3. Jika pelanggan belum melakukan pembayaran, maka pelanggan dapat meminta agar invoice-nya dikurangi. 4. Jika pelanggan sudah melakukan pembayaran, maka pelanggan dapat meminta agar uangnya dikembalikan.

107

3.4.1.6. 2 Proses Tukar Guling

Gambar 3. 21 Proses Tukar Guling

Proses tukar guling merupakan proses yang dilakukan untuk menganggapi retur yang dilakukan oleh pelanggan. Di mana pelanggan meminta barang yang diretur diganti dengan barang lain. Proses tukar guling dapat dilihat pada gambar 3.21. Proses-proses yang ada di dalamnya adalah sebagai berikut : 1.

Bagian Sales mendapat informasi barang retur dari customer untuk dilakukan proses tukar guling, kemudian bagian sales mengisi form manual permintaan tukar guling untuk diberikan kepada bagian QC.

2.

Setelah menerima form tersebut, bagian QC akan menerima barang tersebut.

3.

Setelah menerima barang, bagian QC akan memeriksa apakah barang rusak atau hanya tidak lolos QC dari customer.

4.

Jika barang lolos QC maka akan dimasukan kembali ke gudang sebagai stok.

108 5.

Bila barang tidak lolos QC maka akan dimasukan ke dalam karantina.

6.

Setelah barang pengganti ditentukan, bagian sales akan meminta persertujuan dari bagian accounting dan mengirimkan memo internal kepada bagian gudang.

7.

Bagian gudang akan menyiapkan barang sesuai dengan memo yang diberikan oleh bagian sales. Setelah barang disiapkan maka bagian gudang akan mengirim

8.

barang dengan memo tersebut sebagai surat jalan. 3.4.1. 7Proses Pembayaran Proses ini adalah proses dimana PT. XYZ menerima pembayaran dari customer yang telah melakukan pemesanan. Sebelum menggunakan SAP Business One Hana PT.XYZ memiliki 2 jenis penerimaan pembayaran, yaitu: •

Proses Penerimaan Pembayaran dengan Bank atau Cash

•

Proses Penerimaan Pembayaran dengan Cek atau Giro

3.4.1.7. 1Proses Penerimaan Pembayaran dengan Bank atau Cash

Gambar 3. 22 Proses Penerimaan Pembayaran dengan Cash atau Bank PT. XYZ

109

Gambar 3.22 menunjukan proses penerimaan pembayan dengan bank atau cash yang ada di PT.XYZ. Proses penerimaan pembayaran yang berjalan adalah sebagai berikut : 1.

Setelah menerima invoice, customer membayaran dalam jangka waktu yang telah ditentukan.

2.

Setelah customer membayar, customer memberikan konfirmasi kepada PT. XYZ bahwa telah melakukan pembayaran.

3.

Bagian finance memeriksa pembayaran yang telah dilakukan sesuai dengan invoice.

4.

Jika customer tidak melakukan konfirmasi pembayaran, maka bagian finance memeriksa setiap akhir bulan. Dan apabila ada pembayaran yang tidak dikonfirmasi, bagian finance akan meminta konfirmasi kepada customer yang memungkinkan untuk melakukan pembayaran pada hari tersebut.

5.

Apabila ada customer yang melakukan pembayaran yang lebih, maka dapat diberikan dikonfirmasi apakah ingin dikembalikan kelebihan pembayarannya atau dipotong ke tagihan berikutnya.

6.

Apabila ada customer yang meminta perpanjangan waktu pembayaran, maka bagian finance akan meminta persetujuan dari kepala finance. Apabila disetujui, maka perpanjangan waktu akan diberikan. Apabila tidak disetujui customer harus membayar sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

110 3.4.1.7. 2Proses Penerimaan Pembayaran dengan Cek atau Giro

Gambar 3. 23 Proses Penerimaan Pembayaran dengan Cek atau Giro

Proses

penerimaan

pembayaran

yang

dilakukan

pelanggan

dengan

menggunakan cek atau giro ditunjukan pada gambar 3.23. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Setelah

menerima

invoice,

customer

melakukan

pembayaran

menggunakan cek atau giro. 2. Giro akan diterima oleh kasir dan dicatat penerimaanya. 3. Bagian Finance akan mencarikan giro atau cek ke bank. 4. Bagian Finance melakukan pencocokan antara penerimaan dana dengan A/R Invoice mana yang dibayar menggunakan giro atau cek tersebut. 5. Setelah menemukan invoice yang sesuai, maka bagian accounting akan melakukan pencatatan sesuai dengan pembayaran yang ada.

111

3.4. 2 Permasalah / Kebutuhan Masalah masalah yang dihadapi oleh perusahaan PT. XYZ adalah sebagai berikut : •

Adanya kemungkinan pelanggan yang meminta harga lebih murah saat Sales Order dari perjanjian pada Sales Quotation karena tidak ada dokumentasi Sales Quotation.

•

Pada saat pembuatan sales order, stok barang tidak dapat diketahui, sehingga tidak tahu barang mana yang sudah commited dan barang mana yang available.

•

Barang yang tidak layak atau rusak dapat terjual karena barang yang dikarantina, statusnya masih ready.

•

Barang yang tidak lolos QC pelanggan, tetapi lolos QC perusahaan maka akan dikembalikan ke gudang. Tetapi ada kemungkinan barang tersebut akan kembali dikirimkan ke pelanggan yang sama apabila barang yang dipesan sama.

•

Kesalahan pencatatan keuangan yang terjadi ketika admin sales lupa menginformasikan kepada bagian accounting mengenai tagihan drop ship. Adanya redudansi data karena 1 barang yang sama dapat memiliki banyak kode barang. Hal ini bertujuan untuk membedakan barang tersebut dimiliki oleh departemen yang mana.

3. 5 Business Blueprint 3.5. 1 Master Data 3.5.1. 1 Payment Terms PT. XYZ menggunakan beberapa jenis pembayaran, yaitu sebagai berikut : • N+7

•

N+45

• N+14

•

N+60

• N+30

•

N+90

Jenis pembayaran yang dilakukan oleh customer kepada PT. XYZ adalah sebagai berikut : •

Payment after delivery

•

Payment before delivery

•

Down payment before delivery

112 3.5.1. 2 Bank Name Nama bank dan kode bank yang diinput ke sistem adalah : Tabel 3. 14 Nama dan Kode Bank No

Kode Bank

Nama Bank

1

BCA

BCA

2

MND

MANDIRI

3

DNN

DANAMON

4

BNI

BNI

Sedangkan untuk House Bank atau bank yang digunakan oleh PT.XYZ adalah : Tabel 3. 15 Bank yang digunakan oleh PT. XYZ No Kode Bank

Nomor Rekening

Currency

Cabang

Perusahaan

1

BCA TA-I

xyz-xyz-xxxx

IDR

Tanah Abang II

PT. XYZ

2

BCA TA-O

xyz-xyz-xxxx

IDR

Tanah Abang II

PT. XYZ

3

BCA USD

xyz-xyz-xxxx

USD

Tanah Abang II

PT. XYZ

4

BCA

xyz-xyz-xxxx

EUR

Tanah Abang II

PT. XYZ

5

MND

xyz-xyz-xyz-

IDR

Plaza Mandiri

PT. XYZ

USD

Plaza Mandiri

PT. XYZ

xxxx 6

MND

xyz-xyz-xyzxxxx

7

DNN

xyz-xx-xyz

IDR

HasyimAshari

PT. XYZ

8

DNN

xyz-xx-xyz

USD

HasyimAshari

PT. XYZ

9

DNN

xyz-xx-xyz

IDR

HasyimAshari

PT. XYZ

(Giro) 10

BNI

xyz-xx-xyz

IDR

Jakarta Pusat

PT. XYZ

11

BNI

xyz-xx-xyz

USD

Jakarta Pusat

PT. XYZ

113

3.5.1. 3 Master Data Customer Master Data Customer dibagi menjadi 3 bagian, yaitu : 1) Customer Group 2) Customer Code Untuk customer yang tidakmemiliki NPWP, pada saat transaksi Invoice dapat menggunakan nama yang berbeda. User harus mengedit nama yang tercantum pada AR Invoice dengan nama yang akan dipakai oleh customer. Kode customer digunakan untuk mengidentifikasikan infromasi mengenai customer, adapun struktur dari kode customer adalah sebagai berikut : X

Y

Y

Y

Keterangan : X : Untuk tipe customer T : Trader M : Manufacture E : Employee YYYY : Urutan nomor dari 0001-9998, contoh : T0001 – T9998 T9999 : untuk one time trader M0001 – M9999 M9999 : untuk one time manufacture E0001 – M9999 Penulisan nama customer : Tabel 3. 16 Contoh Penulisan Nama Customer No

Name

Foreign Name

1

Jaya Abadi, CV

CV Jaya Abadi

2

Makmur Sentosa, PD

PD Makmur Sentosa

3

Sugeng, Bpk

Sugeng

Y

114

3) Customer Master Data

Gambar 3. 24 Form Business Partner Master Data

Field yang ada pada Customer Master Data : •

Header : Kode Customer Nama Customer Foreign Name Group Customer Currency No. NPWP (Federal Tax ID)

•

General Tab : Telephone 1 Telephone 2 Fax E-mail

115

Website Active from (tanggal pertama kali customer didaftarkan kedalam sistem) Contact Persons Tab Contact Id First Name Middle Name Last Name Title Handphone E-mail Position

(ditambahkan

fs

untuk

memilih

PIC

COLLECTION atau PIC PROCUREMENT) Address Tab (Pay to dan Ship to) Address Id (nama gedung atau lokasi) Street (alamat lengkap) City (nama kota) State (nama propinsi) Zip code (kode pos) Country (negara) •

Payment Terms Tab : Default Payment Terms

•

Accounting Tab : General Account Receivable (Piutang Retail atau Piutang Wholesale atau Piutang lain-lain) Semua default Account Receivable Customer disetting pada

Account Trade Receivable – Pharma. Pada saat transaksi AR Invoice sales admin harus mengganti default AR nya, harus sesuai dengan jenis document numberingnya (Blocking). Dibuatkan FS pada field Series di AR Invoice untuk otomatis mengupdate field control account pada line.

116 Tax : • Tax Status (Liable) • Tax Group (No Output Tax atau 10 % Output Tax) UDF yang ditambahkan di Customer master data : • KawasanBerikat (Yes/No) • Company Type (BUMN ; Swasta) 3.5.1. 4 Cost Center & Distribution Roles Cost Center adalah suatu unit atau fungsi didalam perusahaan yang mempunyai suatu fungsi yang berpengaruh terhadap revenue dan expense secara tidak langsung. Cost Center dapat digunakan sebagai selection criteria pada saat menampilkan laporan Profit and Loss.

Gambar 3. 25 Form Cost Centers and Distribution Rules

Untuk kebutuhan laporan khususnya Laba-Rugi (Profit and Loss report) pembagian untuk keperluan analisa yaitu analisa by departement, sehingga Cost Center yang ada yaitu Cost Center by Department (Dimensi 1). 1. Department : •

Farma

•

Cosmetic

•

Non-Farma

•

Feed

•

GA

117

3.5.1. 5 Project Code Project code digunakan untuk mengetahui sebuah project itu untung atau rugi yang dilihat dari report profit and loss dan trial balance. Project code dimasukkan ke dalam transaksi (Misalnya: A/P Invoice, Outgoing Payment, Incoming Payment, dll) yang ada kaitannya dengan project tersebut.

Gambar 3. 26 Form Projects Setup

1) Struktur pengkodean project code : Kode Project = Customer Code (Kode Project menggunakan Kode Customer yang memiliki project). 2) Project code rules : Project code bedasarkan pareto (hanya customer-customer tertentu saja yang didaftarkan ke dalam project, sehingga bisa dilihat laba ruginya). 3.5.1. 6 Warehouse Warehouse (gudang) digunakan untuk melakukan pengontrolan stok barang di suatu perusahaan, untuk mencegah terjadinya kekurangan stok dan agar bisa melakukan pengontrolan yang baik, pembuatan nama gudang di SAP bisa dibuat berdasarkan lokasi atau berdasarkan Zona.

118

Gambar 3. 27 Form Warehouses Setup

Warehouse dibedakan setiap department : •

Non Pharma

•

Pharma

•

Cosmetic

•

Feed

Kemudian pada setiap department yang adamemiliki 5 jenis warehouse : •

Main Warehouse (memiliki bin)

•

Mixing (hanyaada di Non Pharma)

•

QC

•

Repackaging

•

Reject

•

Retail

Pada warehouse setup terdapat beberapa informasi, yakni: •

General Tab

•

Location (diisidengan department ex: Pharma, Non Pharma sesuai dengan kelompok gudang)

•

Street (alamat warehouse)

119

•

City (alamat warehouse)

•

Accounting Tab

Berikut format gudang yang akan digunakan: Tabel 3. 17 Format gudang yang digunakan Lokasi

Kode

Nama

Gudang

Gudang

Cikarang

NPH01-01

Cikarang

NPH02-01

Cikarang

NPH03-01

Keterangan

Non Pharma

Untuk barang non pharma setelah lolos

Main

QC

Non Pharma

Untuk quality control barang non

QC

pharma

Non Pharma Retail

Untuk barang barang yang di jual eceran,

proses

re-packaging,

dan

barang sample

Non Pharma

Barang yang non pharma yang tidak

Reject

lolos QC

Cikarang

NPH04-01

HO

NPH06-01

Customer

NPH07-01

Pelabuhan

NPH08-01

Cikarang

NPH99-01

Cikarang

PHM01-01

Pharma Main

Untuk barang pharma setelah lolos QC

Cikarang

PHM02-01

Pharma QC

Untuk quality control barang pharma

Non Pharma HO Non Pharma Consignment Non Pharma Drop Ship Non Pharma Mixing

Untuk sample

Untuk Consignment

Untuk Drop Ship

Barang non pharma campuran

Untuk barang barang yang di jual Cikarang

PHM03-01

Pharma Retail

eceran,

proses

re-packaging,

barang sample Cikarang

PHM04-01

Pharma Reject

Barang yang tidak lolos QC

HO

PHM06-01

Pharma HO

Untuk sample

Customer

PHM07-01

Pelabuhan

PHM08-01

Pharma Consignment Pharma Drop

Untuk Consignment Untuk Drop Ship

dan

120

Lokasi

Kode

Nama

Gudang

Gudang

Keterangan

Ship

Cikarang

COS01-01

Cosmetic Main

Untuk barang cosmetic setelah lolos QC

Cikarang

COS02-01

Cosmetic QC

Untuk quality control barang cosmetic Untuk barang barang yang di jual

Cikarang

COS03-01

Cosmetic Retail

eceran,

proses

re-packaging,

dan

barang sample Cikarang

COS04-01

Cosmetic Reject

Barang cosmetic yang tidak lolos QC

HO

COS06-01

Cosmetic HO

Untuk sample

Customer

COS07-01

Pelabuhan

COS08-01

Cikarang

FEE01-01

Feed Main

Untuk barang feed setelah lolos QC

Cikarang

FEE02-01

Feed QC

Untuk quality control barang feed

Cosmetic Consignment Cosmetic Drop Ship

Untuk Consignment

Untuk Drop Ship

Untuk Cikarang

FEE03-01

Feed Retail

barang

yang

di

jual

eceran,proses repackaging, dan barang sample

Cikarang

FEE04-01

Feed Reject

Barang feed yang tidak lolos QC

Cikarang

FEE05-01

Feed Sample

Barang feed untuk keperulan sample

Surabaya

FEE01-02

Feed Main

Untuk barang feed setelah lolos QC untuk gudang surabaya Untuk barang barang yang di jual

Surabaya

FEE02-02

Feed Retail

eceran,

proses

re-packaging,

dan

barang sample untuk gudang surabaya Surabaya

FEE03-02

Feed Reject

Surabaya

FEE04-02

Feed Sample

Surabaya

FEE05-02

Pelabuhan

FEE06-02

Feed Consignment Feed Drop Ship

Barang yang tidak lolos QC gudang Surabaya Barang keperluan sample Surabaya Untuk Consignment Untuk Drop Ship

121

Khusus Admin Surabaya bisa membuat Delivery Order dan Good Receipt PO. Untuk proses issue barang sample dilakukan oleh admin sales Keterangan : XXXYY-ZZ XXX = Department YY

= Kode Warehouse

01 : Main Warehouse 02 : QC 03 : Retail 04 : Quarantine 05 : Mixing ZZ

= Kode Cabang

3.5.1. 7 Bin Location

Gambar 3. 28 Form Bin Location Master Data

122 Struktur bin location : Level 1 : Area Contoh kode : A01 : Main Warehouse Sub level 1 : Row Contohkode : R02A :Row 02 bagian A Sub level 2 : Rack

Contohkode : RK01 :Rack nomor 01 Sub level 3 : Shelf Contoh kode : SH01 :Laci nomor 01

Gambar 3. 29 Sketsa Letak Rak pada gudang PT. XYZ

Contoh penulisan kode bin : A01-R02A-RK01-SH01 Cara membacanya adalah: Terletak pada Area Main Warehouse di Baris 02 A pada Rack nomor 01 dan Shelf nomor 01.

123

3.5.1. 8 Item Group AP dapat menentukan item group terhadap items pada perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi semua tipe item yang ada pada PT.XYZ.

Gambar 3. 30 Form Item Groups Struktur Item Group: maximal 20 karakter Item group diambil dari nama produk. Item Group akan didaftarkan apabila item code atas item group tersebut lebih dari 1. Food Color : bisa berasal dari department Non Pharma dan Cosmetic. Single : barang department pharma yang tidak memiliki item group. Feed

124 Cosmetic : bisa cosmetic bisa color UDF : Group Description 3.5.1. 9 Item Master Data SAP Business One dapat mengontrol semua item yang dibeli, diproduksi, dijual atau yang ada digudang. Untuk barang-barang yang tidak dimaintain quantitynya pada inventory atau khususnya jasa, maka dibuatkannya Non Inventory Item. Item master data SAP Business One digunakan untuk menambah, mengubah, serta mencari data item. Item master data disini termasuk daftar semua barang (bukan assets) yang digunakan perusahaan.

Gambar 3. 31 Form Item Master Data

Pengkodean item master maksimal 20 digit, yaitu:

125

X

X

X

X

X

Z

5 digit XXXXX

= Running Number

2 digit ZZ

= Lokal (11) atau Import (12)

Z

Contoh : 0000112 (kode item dengan no urut 00001, danmerupakan barang import) Notes : •

Membutuhkan penggunaan kode rahasia suatu item terhadap customer tertentu pada print out document, menggunakan BP Catalog Number.

•

Grade

menggunakan

remarks

pada

transaksi.

Kemudian

didaftarkan grade pada master batch. •

Item Code tertentu memiliki nilai minimum dan maximum stock, diset setiap main warehouse department.

•

Jika item tersebut melewati minimum dan maximum stock akan muncul warning.

•

Item yang berasal dari re-packaging, harus dibuatkan item code yang baru.

•

Packing Slip digunakan untuk informasi kepada pihak ekspedisi, satuan yang digunakan untuk packing slip adalah koli. Satuan koli tergantung dari jenis item master datanya, misalnya : 1 koli =25 kg atau 1 koli = 20 kg.

UDF :

126 •

Group Description : Mengambil data-data group description dari Item Group.

•

Origin

•

Lokal atau Import

•

Comodity/Speciality

•

Grade Product Dropdown list yang berisikan :

3.5. 2

BP

PhEur

BP/EP

PhEur/BP

BP/USP

Pharma Grade

BP2009

USP

BP2010/USP32

USP–DC

BP2011

USP24

BP2011/EP7

USP26

BP2012

USP31/BP2007

BP93/USP23

USP32

BP93/USP32

USP34

CVP2005

USP35

DAB 10

JP15

EP5

EP7/USP35

EP5/USP32

BP93

EP7

EP 4

EP7.2

BP2011/USP34

Feed Grade

BP2007/USP32

Food Grade

USP33

Grade 45/BP2011

BP2011/EP7/USP34

Proses Bisnis

127

3.5.2. 1 Proses Bisnis Sales

Keterangan Gambar : Proses Normal : 1a-2a-3a Alternatif 1 : 1a-2a-3b-4a Alternatif 2 : 1a-2a-3a-4b Alternatif 3 : 1b-2b-2a-3a Alternatif 4 : 1a-2a-3a-4c Alternatif 5 : 1c-2c-2a-3a

Gambar 3. 32 Proses Penjualan PT. XYZ Setelah Menggunakan SAP B1 HANA Gambar 3.32 merupakan gambaran proses penjualan yang diusulkan untuk PT. XYZ setelah menggunakan SAP B1 HANA. Proses yang diusulkan hampir menyerupai proses penjualan yang dimiliki oleh PT. XYZ sebelum menggunakan SAP B1 HANA. Hanya saja ada beberapa proses yang tidak dicatat pada saat menggunakan sistem lama, kemudian proses tersebut didokumentasikan atau dicatat ke dalam sistem SAP B1 HANA. Hal ini dimaksudkan dengan tujuan agar semua proses dan dokumen yang ada dapat didokumentasikan untuk meningkatkan kontrol terhadap proses bisnis perusahaan. Untuk rincian setiap proses yang ada akan dibahas lebih lanjut pada subbab berikut.

128 Terdapat 4 jenis proses penjualan pada PT. XYZ, yaitu : • Proses Penjualan Proses ini adalah proses penjualan sehari hari atau biasa yang dilakukan oleh PT. XYZ. • Proses AR Down Payment Penjualan ini adalah penjualan yang dilakukan dengan uang terlebih dahulu. • Proses Penjualan Barang Langsung Dikirim dari Pelabuhan Penjualan ini adalah penjualan dimana barang yang dipesan oleh customer tidak masuk ke gudang PT. XYZ, melainkan ketika barang sampai di pelabuhan, barang langsung dikirim ke gudang customer. • Proses Penjualan Kontrak Penjualan ini adalah penjualan yang dilakukan setelah adanya ikatan perjanjian atau kontrak.

3.5.2.1. 1Proses Penjualan

Gambar 3. 33 Proses Bisnis Penjualan Usulan 129

130 Gambar

3.33

merupakan

gambaran

proses

bisnis

usulan

ketika

menggunakaan SAP Business One Hana. Proses bisnis yang diusulkan

adalah

sebagai berikut: 1.

Proses sales dapat dimulai berdasarkan PO dari customer. Jika adanya penawaran dari customer, maka penawaran tersebut akan dicata dalan sales quotation.

2.

Admin Gudang akan membuat Picking List berdasarkan Back Order Report yang ada di SAP.

3.

Setiap barang yang terdapat pada Picking List akan dipilih Batch-nya oleh Admin Gudang berdasarkan ketentuan yaitu FEFO (First Expired First Out).

4.

Setelah Picking List selesai dibuat, maka admin sales akan memeriksa Batch pilihan dari admin gudang dan merubah status approval bila menyetujui pilihan dari admin gudang. Setelah disetujui oleh Admin Sales, Admin finance mencari pick list dengan UDF status YES dan status Release kemudian admin finance mencek outstanding payment atas customer tersebut tersebut.

5.

Jika customer tersebut mempunyai outstanding payment yang melebihi standar maka bagian finance akan melakukan konfirmasi kepada bagian admin sales. Jika tidak disetujui admin sales maka admin finance akan menolak pick list tersebut tetapi jika disetujui, maka admin finance akan mengupdate status pick list menjadi picked.

6.

Admin gudang akan mencari pick list dengan status picked dan mencetak pick list tersebut untuk diberikan kepada picker. Setelah mendapatkan pick list maka picker akan menyiapkan barang seusai dengan list dari pick list.

7.

Setelah barang siap maka admin gudang akan membuat delivery (Delivery Order dan Good Issue) atas barang tersebut kemudian mencetak surat jalan untuk diserahkan kepada bagian pengiriman.

8.

Setelah barang terkirim (tanggal kembali pada Delivery Order sudah diisi oleh admin gudang), admin Finance akan membuat AR Invoice. Sistem otomatis membuat faktur pajak , kemudian admin finance mencetak faktur pajak.

131 9.

Admin finance melakukan pengecekan informasi rekening bank, jika sudah ada pembayaran dari customer untuk tagihan tersebut, maka admin finance membuat incoming payment berdasarkan invoice tersebut.

3.5.2.1. 2Proses AR Down Payment

Gambar 3. 34 Proses Uang Muka Penjualan

Gambar 3.34 menunjukan proses uang muka penjualan, di mana prosesproses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Bagian Admin Finance melakukan pengecekan Sales Order pada customer tertentu yang memiliki TOP sebelum melakukan Delivery Order. 2. Admin Finance membuat AR Down Payment Invoice berdasarkan Sales Order dan sesuai dengan termin yang tercantum pada Sales Order.

132 3. Sistem otomatis membuat faktur pajak, kemudian Admin Finance mencetak faktur pajak. 4. Admin Finance mengecek informasi rekening bank, jika sudah menerima pelunasan dari customer maka dibuatkan Incoming Payment atas AR Down Payment-nya. 5. Admin Sales mendapat informasi dari Admin Finance, bahwa sudah ada pelunasan AR Down Payment, maka Admin Sales membuat Pick List berdasarkan Sales Order. 6. Admin Warehouse memeriksa list Pick and Pack, kemudian membuat Delivery Order atas Pick and Pack-nya. 7. Kemudian admin Finance membuat AR Invoice berdasarkan Delivery Order yang sudah dibuat oleh admin Warehouse. 8. Untuk AR Down Payment dicetak 3 Rangkap : •

1 Rangkap untuk Customer

•

1 Rangkap untuk Accounting

•

1 Rangkap untuk Finance

9. Pencetakan faktur pajak dicetak 4 rangkap: •

2 Rangkap untuk Customer

•

1 Rangkap untuk Finance

•

1 Rangkap untuk Accounting

Jurnal yang terbentuk pada AR Down Payment : Trade Receivables - Non Pharma Colour Down Payment Receive

Dr Cr

133 3.5.2.1. 3Proses Penjualan Barang Langsung Dikirim dari Pelabuhan

Gambar 3. 35 Proses Penjualan Barang Langsung

Gambar 3.35 menggambarkan proses penjualan barang langsung yang dapat terjadi pada 2 kondisi berikut : a.

Barang dapat keluar dari pelabuhan •

Bagian import mendapat informasi barang dapat keluar dari pelabuhan, kemudian menginformasikan ke admin sales untuk membuat sales order.

•

Setelah admin sales membuat sales order, admin sales langsung membuat delivery order. Dan mencetak delivery order tersebut untuk diberikan ke bagian import.

•

Bagian import membawa surat jalan (Delivery order) untuk dibawa ke pelabuhan dan diberikan ke ekspedisi untuk diberikan langsung ke pelanggan.

b.

Barang tidak dapat keluar dari pelabuhan •

Bagian import mendapat informasi barang tidak dapat keluar dari pelabuhan, Kemudian menginformasikan ke admin sales.

134 •

Admin sales meng-update warehouse di sales order menjadi warehouse main.

3.5.2.1. 4 Proses Penjualan Kontrak

Gambar 3. 36 Proses Penjualan Kontrak

Proses penjualan kontrak merupakan transaksi penjualan yang terjadi karena adanya kesepakatan yang mengikat antara PT. XYZ dengan pelanggan. Di mana kesepakatan ini berisi perjanjian mengenai barang yang akan dibeli dalam jangka waktu tertentu, jumlah tertentu, dan harga yang telah disepakati. Proses penjualan kontrak dapat dilihat pada gambar 3.36. Dan proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1

Apabila sales mendapatkan kesepakatan dengan customer untuk sistem kontrak (Secara lisan maupu nmelalui aggrement). Sales meminta kepada admin sales untuk dibuatkan blanket agreement (untuk memberikan informasi mengenai barang yang akan dipesan, jumlah, jangka waktu, dan harga yang telah disepakati).

2

Bagian sales menerima PO dari customer yang berhubungan dengan kontrak. Sales meminta kepada admin sales untuk membuat sales order.

135 3.5.2. 2 Proses Order Proses Order dilakukan oleh bagian sales untuk mencatat pemesanan yang dilakukan oleh customer yang ingin membeli produk dari PT. XYZ.

Gambar 3. 37 Proses Order dengan SAP Business One

Gambar 3.37 menunjukan proses order yang ada di PT.XYZ. Jika ada perjanjian dengan customer, maka akan dibuat blanket agreement yang digunakan untuk mencatat semua kesepakatan antara PT.XYZ dengan customer. Setelah itu sales order akan dibuat berdasarkan kontrak yang ada dengan memasukan nomor blanket agreement. Sales order juga bisa dibuat berdasarkan sales quotation. Sales quotation digunakan untuk mencatat penawaran dari customer. sales order juga dapat langsung dibuat tanpa adanya blanket agreement maupun sales quotation.

136 3.5.2. 3 Proses Perpindahan Barang

Gambar 3. 38 Proses Perpindahan Barang antar Departemen

Proses perpindahan barang ini dilakukan karena adanya penjualan yang dilakukan pada departemen tertentu, tetapi barang pada departemen tersebut tidak memenuhi penjualan tersebut. Sehingga perlu dilakukan perpindahan barang antar departemen sehingga penjualan pada departemen tersebut dapat dilakukan. Proses perpindahan barang ini adalah proses perpindahan barang yang dilakukan oleh 1 departemen untuk meminta barang kepada departemen lainnya. Proses perpindahan barang antar departemen pada PT. XYZ dapat dilihat pada gambar 3.38. Untuk keterangan gambar dapat dilihat pada penjelasan di bawah ini. 1. Admin Sales membuat Inventory Transfer Request. 2. Admin Gudang mencetak Inventory Transfer Request sebagai pick list untuk diberikan kepada bagian gudang. 3. Bagian Gudang membawa barang dari gudang asal sesuai dengan pick list pada form inventory transfer request.

137 4. Kemudian setelah itu bagian gudang meletakan setiap barang pada rak di gudang tujuan dan mencatatkan nomor rak tersebut pada form inventory transfer request. 5. Admin gudang melakukan proses add Inventory Transfer. 3.5.2. 4 Proses Delivery Terdapat 2 jenis proses delivery pada PT. XYZ, yaitu : •

Proses Pengiriman Barang Proses ini adalah proses pengiriman barang yang sudah dibuat Sales Order.

•

Proses Pengiriman Barang Sample dari Warehouse Proses ini adalah proses pengiriman barang sample yang diminta oleh customer. Proses ini hanya dilakukan apabila ada customer yang meminta sample barang yang ingin mereka beli.

3.5.2.4. 1Proses Pengiriman Barang

Gambar 3. 39 Proses Pengiriman Barang

138 Proses pengiriman barang dapat dilihat pada gambar 3.39. Di mana proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Admin sales meng-update delivery pada form SO jika ada perubahan. 2. Admin Gudang melihat Back Order Report untuk melihat SO yang akan dijadikan moden sesuai tanggal pengiriman. 3. Admin Gudang membuat Pick and Pack Manager berdasarkan Back Order Report . 4. Kemudian Admin Gudang menentukan bacth sesuai

dengan

FEFO(First Expired First Out). 5. Kemudian admin sales melihat batch yang telah dipilih oleh admin gudang jika setuju dengan batch yang telah dipilih oleh gudang maka update UDF status approval menjadi yes dan status menjadi release tetapi jika tidak setuju maka admin sales menutup pick list tersebut. 6. Setelah disetujui oleh admin sales, admin finance mencari pick list dengan UDF status YES dan status Release kemudian admin finance memeriksa outstanding payment atas customer tersebut. 7. Jika Customer

tersebut mempunyai

Oustanding Payment yang

melebihi standart maka finance akan melakukan konfirmasi kepada bagian admin sales 8. Jika tidak disetujui admin sales maka admin finance akan menutup pick list tersebut tetapi jika disetujui maka admin finance akan mengupdate pick list menjadi picked. 9. Kemudian admin sales akan mencari Pick list dengan type picked dan mencetak pick list tersebut untuk diberikan kepada picker. 10. Setelah mendapatkan Pick list maka Picker akan menyiapkan barang seusai dengan list dari pick list. 11. Setelah barang siap maka admin gudang akan membuat delivery atas barang tersebut kemudian mencetak surat jalan untuk diserahkan kepada bagian pengiriman.

139

3.5.2.4. 2 Proses Pengiriman Barang Sample dari Warehouse

Gambar 3. 40 Proses Pengiriman Barang Sample dari Warehouse

Gambar 3.40 menggambarkan proses pengiriman contoh barang dari gudang. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Bagian marketing membuat request untuk mengirim barang sample ke customer dari warehouse dan mengirimkannya ke admin sales. 2. Bagian sales menginfokan ke admin gudang untuk melakukan pengiriman. 3. admin gudang melihat ketersediaan barang di gudang retail. 4. Apabila barang tidak ada maka admin gudang akan melakukan inventory transfer dari gudang main ke gudang retail. 5. Jika barang sudah ada di gudang retail maka admin gudang akan membuat goods issue draft untuk meminta persetujuan dari accounting. 6. Bagian accounting akan mengecek account yang terbadap pada good issue dan memasukan harga produk, jika sudah sesuai maka good issue

140 akan disetujui, sedangkan bila tidak bagian accounting akan menolak proses pengiriman barang sample. 7. Setelah accounting melakukan approval di sistem maka admin gudang mencetak goods issue yang berfungsi surat jalan untuk dibawa marketing ke customer. 3.5.2. 5 Proses Penagihan Proses Penagihan adalah proses dimana PT. XYZ menagihan pembayaran atas barang yang telah dipesan oleh customer. Terdapat 2 jenis proses penagihan pada PT. XYZ, yaitu : •

Proses A/R Invoice tanpa uang muka Proses A/R Invoice tanpa uang muka dilakukan untuk menagih pembayaran atas penjualan yang dilakukan tanpa uang muka.

•

Proses A/R Invoice dengan uang muka Proses A/R Invoice dengan uang muka dilakukan untuk menagih pembayaran atas penjualan yang dilakukan dengan uang muka.

3.5.2.5. 1 Proses A/R Invoice Tanpa Uang Muka

Gambar 3. 41 Proses Tagihan Penjualan tanpa Uang Muka Penjualan (AR Invoice)

141 Gambar 3.41 merupakan proses tagihan penjualan tanpa uang muka penjualan. Proses-proses yang berlangsung dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Admin Finance akan membuat AR Invoice apabila tanggal kembali pada Delivery Order sudah diisi oleh Admin Warehouse. Tanggal pencetakan AR Invoice harus sama dengan Tanggal pencetakan Delivery Order (Posting Date pada AR Invoice = Delivery Date pada Delivery Order). 2. Sistem otomatis membuat faktur pajak, kemudian Admin Finance mencetak faktur pajak. 3. Setelah AR Invoice di-posting ternyata ada kesalahan harga atau quantity, yang dilakukan oleh Admin Finance adalah melakukan canceled AR Invoice tersebut. 4. Admin Finance melakukan pengecekan informasi rekening bank, jika sudah ada pembayaran dari customer untuk Outstanding tagihan, maka Admin Finance membuat Incoming Payment-nya. 5. Untuk AR Invoice dicetak 3 Rangkap : • 1 Rangkap untuk Customer • 1 Rangkap untuk Accounting • 1 Rangkap untuk Finance 6. Pencetakan faktur pajak dicetak 2 rangkap: • 1 Rangkap untuk Customer • 1 Rangkap untuk Finance Jurnal yang terbentuk pada AR Invoice : Trade Receivables - Non Pharma Colour Gross Sales

Dr Cr

142 3.5.2.5. 2Proses A/R Invoice dengan Uang Muka

Gambar 3. 42 Proses Tagihan Penjualan yang Memiliki Uang Muka Penjualan (AR Invoice) Gambar 3.42 merupakan proses tagihan penjualan yang memiliki uang muka penjualan. Proses – proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Admin Finance akan membuat AR Invoice apabila tanggal kembali pada Delivery Order sudah diisi oleh Admin Warehouse. Tanggal pencetakan AR Invoice harus sama dengan Tanggal pencetakan Delivery Order (Posting Date pada AR Invoice = Delivery Date pada Delivery Order). 2. Pada saat melakukan posting AR Invoice ada dua kondisi : •

Jika masih ada Outstanding tagihan dengan melihat Document Total, maka sistem otomatis membuat faktur pajak, kemudian Admin Finance mencetak faktur pajak.

•

Jika tidak ada Outstanding tagihan maka tidak melakukan pembuatan dan pencetakan faktur pajak.

143 3. Setelah AR Invoice di-posting ternyata ada kesalahan harga atau quantity, yang dilakukan oleh Admin Finance adalah melakukan canceled AR Invoice tersebut. 4. Admin Finance melakukan pengecekan informasi rekening bank, jika sudah ada pembayaran dari customer untuk Outstanding tagihan, maka Admin Finance membuat Incoming Payment-nya. 5. Untuk AR Invoice dicetak 3 Rangkap : • 1 Rangkap untuk Customer • 1 Rangkap untuk Accounting • 1 Rangkap untuk Finance 6. Pencetakan faktur pajak dicetak 2 rangkap: • 1 Rangkap untuk Customer • 1 Rangkap untuk Finance Jurnal yang terbentuk pada AR Invoice : Trade Receivables - Non Pharma Colour

Dr

Down Payment Receive

Dr

Gross Sales

Cr

3.5.2. 6 Proses Return Proses Return adalah proses yang dilakukan ketika ada barang yang rusak atau tidak sesuai dengan permintaan atau pemesanan dari customer. Ada 4 jenis kegiatan yang dilakukan pada proses return pada PT. XYZ, yaitu: •

Proses Pengembalian Barang Proses pengembalian barang adalah proses yang dilakukan ketika ada barang yang dikembalikan oleh customer karena barang rusak atau tidak sesuai dengan permintaan customer.

•

Proses A/R Credit Memo Proses A/R Credit Memo dilakukan apabila customer yang melakukan return memilih untuk memotong tagihan.

•

Proses Goods Receipt Tukar Guling Proses Goods Receipt Tukar Guling dilakukan untuk menerima barang yang masuk ketika adanya return dan customer memilih untuk melakukan pertukaran barang.

144 •

Proses Goods Issue Tukar Guling Proses Goods Issue tukar guling dilakukan untuk mengeluarkan barang dari gudang dan dikirimkan kepada customer karena adanya return dan customer memilih untuk melakukan pertukaran barang.

3.5.2.6. 1 Proses Pengembalian Barang

Gambar 3. 43 Proses Pengembalian Barang

Gambar 3.43 menunjukan proses pengembalian barang, proses-proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1.

Admin sales mendapat informasi pengembalian barang dari customer, kemudian bagian sales akan membuat memo internal return barang.

2.

Setelah menerima form tersebut, bagian QC akan menerima barang tersebut. Kemudian Admin QC akan membuat Return atas barang tersebut.

145 3.

Bagian accounting akan membuat approval di sistem. Jika tidak sesuai maka accounting akan menolak approval tersebut, dan jika disetujui, maka admin QC akan membuat good receipt.

4.

Setelah itu bagian QC akan melakukan pemeriksaan. Jika barang masih bagus, maka barang akan dimasukan ke main gudang, jika barang rusak atau tidak lolos QC, maka barang akan dimasukan ke karantina.

3.5.2.6. 2 Proses A/R Credit Memo

Admin Sales

Proses Retur Barang dan Memotong Tagihan Customer

Mendapat informasi dari Customer bahwa ada retur barang atau mendapat informasi dari ekspedisi

Admin Warehouse

Mulai

Membuat memo

Melakukan pengambilan barang retur atau menerima pengiriman barang retur dari customer

AR Credit Memo Database

Membuat AR Credit Memo (Copy From Return)

Admin Finance

Retur Database

Incoming Payment Database

*input harga barang yang diretur

Kurangi Tagihan Berikutnya Membuat Dan mencetak Nota Retur

Tidak

Menerima Nota Retur

Ada Nota Retur dari Customer?

Kurangi Tagihan atau Uang Dikembalikan Outgoing Payment Database

Ya Nota Retur

Membuat Incoming Payment (Mengikutsertakan AR Credit Memo)

Uang Dikembalikan

Selesai

Membuat Outgoing Payment Customer (Memilih AR Credit Memo)

Gambar 3. 44 Proses Retur Barang Setelah Pembayaran oleh Customer (AR Credit Memo) Proses pengembalian barang setelah pembayaran oleh customer ditunjukan oleh gambar 3.44. Berikut adalah penjelasan untuk proses tersebut. 1. Admin Sales mendapat informasi ada ketidaksesuaian barang yang diterima oleh customer. Bentuk informasinya didapat dari 2 sumber yang berbeda : •

Admin Sales mendapat informasi langsung dari customer

146 •

Admin Sales mendapat surat jalan ekspedisi yang dicoret oleh Customer.

2. Admin Warehouse menerima barang retur dan melakukan proses pembuatan Return. 3. Admin Finance membuat AR Credit Memo berdasarkan Return yang sudah dibuat oleh Admin Warehouse. 4. Jika customer tidak memberikan nota retur maka Admin Finance melakukan pembuatan dan mencetak nota retur. 5. Setelah proses retur dan pembuatan AR Credit Memo, memiliki 2 pilihan yang biasanya diinginkan oleh customer : • Jika customer ingin dipotong tagihan berikutnya, maka ketika Admin Finance membuat Incoming Payment transaksi AR Credit Memo-nya dipilih. • Jika customer ingin uang dikembalikan, maka Admin Finance membuat Outgoing Payment atas AR Credit Memo-nya. Jurnal yang terbentuk pada AP Credit Memo : Trade Payable Import Non Pharma Good Receive Not Invoice Clearing

Dr Cr

147

3.5.2.6. 3 Proses Goods Receipt Tukar Guling

Gambar 3. 45 Proses Good Receipt Tukar Proses Good Receipt tukar guling dapat dilihat pada gambar 3.45. Di mana proses ini merupakan proses penerimaan barang yang dikembalikan oleh pelanggan. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1. Bagian Sales mendapat informasi barang retur dari customer untuk dilakukan proses tukar guling, kemudian bagian sales mengisi form manual permintaan tukar guling untuk diberikan kepada bagian QC. 2. Setelah menerima form tersebut, bagian QC akan menerima barang tersebut. 3. Bagian QC akan meminta admin gudang untuk membuat good receipt atas barang tersebut dengan jenis tukar guling yang membutuhkan persetujuan dari accounting.

148

4. Bagian Accounting melakukan proses approval di sistem dengan membandingkan itemcost dengan harga yang tercantum pada good receipt tersebut. Apabila tidak sesuai maka accounting akan menolak approval tersebut kemudian mengganti harga pada good receipt tersebut dengan nilai yang seharusnya, apabila disetujui maka admin gudang akan melakukan pembuatan good receipt. 5. Setalah barang sudah di gudang QC kemudian bagian QC memeriksa barang. 6. Setelah memeriksa barang bagian QC melakukan proses pemindahan barang(lihat proses pemindahan barang).

3.5.2.6. 4 Proses Goods Issue Tukar Guling

Gambar 3. 46 Proses Good Issue Tukar Guling

149 Proses Good Issue Tukar Guling ditunjukan pada gambar 3.46. Proses ini merupakan proses pergantian barang untuk menanggapi proses retur yang dilakukan pelanggan. Di mana pelanggan meminta barang yang dikembalikan diganti dengan barang baru. Proses yang berlangsung adalah sebagai berikut : 1.

Ketika sudah akan dikirimkan Barang pengganti, admin sales akan mengisi form pengiriman tukar guling untuk diberikan kepada Bagian Gudang.

2.

Setelah bagian gudang menerima form tersebut maka bagian gudang akan menyiapkan barang yang akan dikirimkan.

3.

Setelah barang siap, Admin gudang membuat surat jalan dengan goods issue yang membutuhkan persetujuan dari accounting.

4.

Bagian accounting melakukan proses approval di sistem dengan memperhatikan offset account. Apabila tidak sesuai maka Accounting akan menolak approval tersebut kemudian mengganti offset account dengan yang sesuai, apabila disetuji maka admin QC akan melakukan Goods Issue.

5.

Setelah melakukan Goods Issue maka admin gudang mencetak surat jalan untuk diberikan kepada bagian pengiriman.

3.5.2. 7 Proses Pembayaran Proses pembayaran dilakukan untuk menerima pembayaran dari tagihan yang diberikan oleh PT. XYZ kepada customer yang telah melakukan proses penjualan. Terdapat jenis proses pembayaran pada PT. XYZ, yaitu : •

Proses Pelunasan Tagihan Customer dengan Bank atau Cash

•

Proses Pelunasan Tagihan Customer dengan Cek atau Giro

150

3.5.2.7. 1Proses Pelunasan Tagihan Customer dengan Bank atau Cash

Gambar 3. 47 Proses Incoming Payment Customer dengan Bank atau Cash

Gambar 3.47 merupakan proses pelunasan tagihan customer dengan bank atau cash. Proses-proses yang ada adalah sebagai berikut : 1. Pada proses ini Admin Finance mendapat informasi pelunasan tagihan customer dari 2 sumber : •

Admin Finance memeriksa rekening bank dan mengetahui ada pelunasan tagihan dari cutsomer.

•

Admin Finance mendapat dana dari kolektor.

2. Ketika menerima mendapat pelunasan tagihan customer, Admin Finance melakukan pencatatan pada Incoming Payment dengan memilih AR Invoice yang dibayarkan oleh customer. Admin Finance menyesuaikan payment means-nya (cara pembayaran). 3. Pencetakan Incoming dibuat 1 Rangkap dan menjadi arsip Admin Finance.

151 Jurnal yang terbentuk Incoming Payment (Cash) : Cash on Hand

Dr

Trade Receivable Non Pharma

Cr

Jurnal yang terbentuk Incoming Payment (Bank) : Bank

Dr Trade Receivable Non Pharma

Cr

3.5.2.7. 2 Proses Pelunasan Tagihan Customer dengan Cek atau Giro

Gambar 3. 48 Proses Incoming Payment Customer dengan Cek atau Gir Proses pelunasan tagihan customer dengan cek atau giro dapat dilihat pada gambar 3.48. Proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Pada proses ini Admin Finance menerima cek atau giro dari customer untuk pelunasan tagihan. 2. Admin Finance mencatat dengan Incoming Payment on Account Trade Receivable Giro dengan menggunakan payment means Check ke account Giro in Transit.

152 Jurnal yang terbentuk Incoming Payment : Giro in Transit

Dr

Trade Receivable Giro 3.

Cr

Setelah Admin Finance melakukan pencairan cek atau giro, maka Admin Finance melakukan Deposit. Jurnal yang terbentuk Deposit : Bank

Dr Giro in Transit

4.

Cr

Kemudian Admin Finance melakukan pencocokan antara penerimaan dana dengan AR Invoice dengan menggunakan Incoming Payment. Jurnal yang terbentuk Incoming Payment : Trade Receivable Giro

Dr

Trade Receivable Non Pharma 5.

Cr

Admin Accounting melakukan Journal Reconciliation account Trade Receivable Giro.

3.5. 3 Tabel Perubahan Setelah membuat blueprint proses bisnis menggunakan SAP Business One, maka dibuatlah tabel perubahaan supaya terlihat letak perbedaan antara sistem lama yang digunakan oleh PT. XYZ dengan sistem SAP Business One yang akan mereka implementasikan. Tabel perubahan ini dibuat dengan membandingkan antara blueprint yang telah dibuat dengan proses bisnis yang sedang berjalan. Keterangan Status : • New Proses yang ditambahkan seteleh menggunakan SAP Business One ataupun dulu dilakukan secara manual tanpa pencatatan apapun. • Modify Proses yang sudah ada sebelum menggunakan SAP Business One, tetapi kembali digunakan di SAP Business One dan dikembangkan. • Delete Proses yang dihilangkan ketika menggunakan SAP Business One. Tabel 3. 18 Tabel Perubahan

153

Proses

Status New

Modified

Keterangan

Delete

Sebelum B1, permintaan hanya Sales Quotation

direspon via telepon atau email tanpa adanya dokumen.

Blanket

Aggrement

Sebelumnya kontrak dicatat dalam SO SO dibuat dengan sistem yang

Sales Order

lama,

sekarang

dapat dibuat

dengan menggunakan SAP B1 Hana.

Memeriksa Back Order

Sistem lama tidak ada back order

report

Report Membuat pick

list Memilih Batch

handle pemilihan batch Konfirmasi dulu dilakukan

secara manual

List Mengecek kredit

Kredit pelanggan dulu dicek

secara manual

pelanggan

Sistem lama dapat membuat

Membuat Invoice (dengan

modem sebagai pick list Sistem lama tidak bisa meng-

Melakukan konfirmasi Pick

Sistem lama menggunakan

atau tanpa DP)

invoice, sekarang pembuatan invoice menggunakan SAP B1 Hana. Pembuatan faktur pajak dapat

Membuat Faktur Pajak

dilakukan dengan sistem lama, sekarang faktur pajak dibuat menggunakan SAP.

Membuat Surat

Sebelum menggunakan SAP

154

Proses

Status New

Modified

Jalan

Keterangan

Delete

surat jalan berupa modem. Pencatatan

Menerima

Pembayaran cash / bank

pembayaran

dulu

dilakukan dengan sistem lama, sekarang

pembayaran

dicatat

dengan SAP. Pengembalian barang dapat

Membuat Nota

Retur

dicatat dalam nota retur oleh sistem lama. Sebelum menggunakan

Approval Retur

SAP,retur di-approve secara manual

Menerima Uang

Muka Mengubah Status Invoice

invoice diubah secara manual

Tagihan

sebagai deposit oleh sistem lama. Sebelum menggunakan SAP

Mengurangi

Penerimaan uang muka dicatat

Mengembalikan

Pengurangan tagihan dilakukan dengan membuat invoice baru. Pengembalian uang customer

Uang ke

dicatat sebagai outgoing payment

Customer

oleh sistem lama.

Penerimaan

Pembayaran dengan cek/ giro

Pembayaran

diinput ke dalam sistem lama

Giro / Cek

sebelum dicairkan.

Pencatatan

Pencatatan pencairan cek/ giro

Pencairan Giro /

dilakukan secara manual

Cek

sebelum menggunakan SAP

Melakukan

pencatatan

Jurnal

Rekonsiliasi Melakukan Penerimaan

jurnal

rekonsiliasi

dilakukan menggunakan sistem lama setelah giro/cek dicairkan.

Pencatatan penerimaan barang dicatat dalam BPB oleh sistem

155 Status

Proses

New

Modified

Keterangan

Delete

barang

lama.

Melakukan

Pencatatan pengeluaran barang

Pengeluaran

dicatat dalam BKB oleh sistem

Barang

lama.

Total

8

15

0

Tabel 3. 19 Tabel Perubahan dalam Presentase Status

Persentase

New

31,8 %

Modified

68,2 %

Deleted

0%

Tabel 3.19 di atas menunjukkan proses proses yang ada setelah menggunakan SAP Business One Hana. Dan apabila dilihat pada tabel 3.19, dapat dilihat bahwa setelah menggunakan SAP Business One Hana, tidak ada proses yang dihapus. Itu menandakan bahwa sebenarnya PT. XYZ mengimplementasikan SAP Business One Hana bukan untuk membuat proses bisnisnya menjadi lebih efektif dan efisien, tetapi untuk

meningkatkan

Control

terhadap

setiap

prosesnya.

156 3. 6 Length of Effort Tabel 3. 20 Length of Effort TANGGAL

WAKTU

JUMLAH

KEGIATAN

JAM

KEGIATAN

PESERTA

MATERI -

12 Juli 2013

13.00 – 15.00

2

Oveview

Instalasi SAP 15 Juli 2013

08.30 – 17.30

9

Business One dan SQL server

Tim Proyek

Tim Proyek

HASIL KEGIATAN SAP -Mengenal penggunaan SAP

Pengenalan

Business One

Business One

- Pengenalan tahap-tahap -Memahami tahapan implementasi

dengan implementasi dengan

metodologi AIP

metodologi AIP

- Instalasi SAP Business

- Menginstal SAP Business

One dan SQL server

One dan SQL server

-Navigasi SAP Business 16 Juli 2013

08.30 – 17.30

9

Mempelajari SAP Business One

Tim Proyek

One -Fungsi-fungsi dasar SAP Business One

- Memahami navigasi serta fungsi-fungsi dasar SAP Business One

157

TANGGAL

WAKTU

JUMLAH

KEGIATAN

JAM

KEGIATAN

PESERTA

Tim

17 Juli 2013

10.00 – 17.00

7

Meeting dengan PT. XYZ

Proyek dan Tim Proyek PT. XYZ

22 Juli 2013

24 Juli 2013

25 Juli 2013

08.30 – 17.30

08.30 – 17.30

08.30 – 17.30

9

9

9

Overview kembali proses bisnis PT. XYZ



Tim Proyek

Tim Proyek

Tim Proyek

MATERI

HASIL KEGIATAN

-Proses bisnis berjalan

- Mengetahui garis besar

PT. XYZ

proses bisnis berjalan PT.

-Membahas general

XYZ

setting

-Mendapat general setting

-Penyusunan jadwal

PT. XYZ

meeting per modul

- Jadwal meeting per modul

- Membahas proses

- Memahami proses bisnis

bisnis berjalan PT. XYZ

berjalan PT. XYZ

-Mempelajari navigasi

- Memahami navigasi dan

dan fungsi dasar SAP

fungsi-fungsi dasar SAP

Business One untuk

Business One untuk proses

proses sales

sales

-Mempelajari navigasi

- Memahami navigasi dan

dan fungsi dasar SAP

fungsi-fungsi dasar SAP

Business One untuk

Business One untuk proses

proses purchasing

purchasing

157

158

TANGGAL

WAKTU

JUMLAH

KEGIATAN

JAM

KEGIATAN

PESERTA

MATERI

HASIL KEGIATAN

Tim Proyek dan 29 Juli 2013

10.00 – 17.00

7

Meeting I – Finance

Tim

-Function Finance

Proyek PT.

- Menghasilkan blueprint finance

XYZ Tim Proyek dan 30 Juli 2013

10.00 - 17.00

7

Meeting II – Finance

Tim

-Function Finance

Proyek PT.

- Menghasilkan blueprint finance

XYZ Tim Proyek dan 31 Juli 2013

10.00 – 17.00

7

Meeting III – Asset

Tim Proyek PT. XYZ

-Function Asset

-Menghasilkan blueprint asset

159

TANGGAL

WAKTU

JUMLAH

KEGIATAN

JAM

KEGIATAN

PESERTA

MATERI

HASIL KEGIATAN

Tim

1 Agustus 2013

09.00 – 17.00

8

Meeting IV – Inventory

Proyek dan Tim

-Function Inventory

Proyek PT.

- Menghasilkan blueprint Inventory

XYZ 2 Agustus 2013

13 Agustus 2013

09.00 – 17.00

09.00 – 17.00

8

8

Diskusi blueprint – finance

Tim Proyek

Diskusi blueprint –

Tim

asset dan inventory

Proyek

-Function Finance

-Menghasilkan blueprint finance yang telah direvisi -Menghasilkan blueprint

-Function Inventory

asset dan inventory yang telah direvisi

Tim

19 Agustus 2013

09.00 – 17.00

8

Meeting V – Procurement

Proyek dan Tim Proyek PT. XYZ

-Function Procurement

- Menghasilkan blueprint Procurement

159

160

TANGGAL

WAKTU

JUMLAH

KEGIATAN

JAM

KEGIATAN

PESERTA

MATERI

HASIL KEGIATAN

Tim Proyek dan 20 Agustus 2013

09.00 – 17.00

8

Meeting VI – sales

Tim

-Function Sales

Proyek PT.

- Menghasilkan blueprint Sales

XYZ Tim

21 Agustus 2013

09.00 – 17.00

8

Meeting VII – Finance Banking

Proyek dan Tim Proyek PT.

-Function Finance

- Menghasilkan blueprint

Banking

Finance Banking

-Function Procurement

-Menghasilkan blueprint

-Function Sales

procurement, sales dan

- Function Finance

finance banking yang telah

Banking

direvisi

XYZ Diskusi blueprint – 22 Agustus 2013

09.00 – 17.00

8

Procurement, sales, dan finance banking

23 Agustus 2013

09.00 – 17.00

8

Diskusi semua blueprint

Tim Proyek

Tim Proyek

-Semua blueprint

-Menghasilkan blueprint semua function

161

TANGGAL

2 September 2013

4 September 2013

WAKTU

JUMLAH

KEGIATAN

JAM

09.00 – 17.00

8

09.00 – 17.00

8

9 Sepetember 2013

09.00 – 17.00

8

19 September 2013

09.00 – 17.00

8

25 September 2013

09.00 – 17.00

8

27 September 2013

09.00 – 17.00

8

2 Oktober 2013

09.00 – 17.00

8

KEGIATAN

PESERTA

Mempelajari

Tim

konfigurasi

Proyek

Mempelajari

Tim

konfigurasi

Proyek

Import data

Tim Proyek

Melakukan

Tim

konfigurasi

Proyek

MATERI

HASIL KEGIATAN

-Mempelajari Form

- Mengetahui cara membuat

Customization

UDO, UDF, UDT

-Mempelajari custom Query

- mengetahui cara membuat blocking, alert, formates searches

-Meng-import Chart of

- Chart of Account ter-import

Account

ke SAP Business One Hana

-Melakukan Form Customization

- Menghasilkan UDT

Mempelajari import

Mengetahui cara meng-

master data dengan

import master data ke SAP

DTW

Business One Hana

Meng-import master

Master data ter-import ke

Proyek

data dengan DTW

SAP Business One Hana

Melakukan

Tim

-Melakukan Form

- Menghasilkan UDF dan

konfigurasi

Proyek

Customization

UDO

Mempelajari Import data

Import data

Tim Proyek Tim

161

162

WAKTU

JUMLAH

KEGIATAN

JAM

4 Oktober 2013

09.00 – 17.00

8

9 Oktober 2013

09.00 – 17.00

8

6 Januari 2014

09.00 – 17.00

8

7 Januari 2014

09.00 – 17.00

8

8 Januari 2014

09.00 – 17.00

8

TANGGAL

Total

235

KEGIATAN

PESERTA

Melakukan

Tim

konfigurasi

Proyek

Melakukan

Tim

konfigurasi

Proyek

Membuat User Manual Membuat User Manual Membuat User Manual

Tim Proyek Tim Proyek Tim Proyek

MATERI

HASIL KEGIATAN

-Membuat Custom

- Menghasilkan blocking dan

Query

alert

-Membuat Custom

- Menghasilkan Approval dan

Query

formated searches

-Membuat User Manual

- Menghasilkan User Manual

Sales

modul Sales



Inventory

modul Inventory



Finance

modul Finance

BAB 3 PERSIAPAN IMPLEMENTASI

Recommend Documents