PERFORMANCE MANAGEMENT BPJS Ketenagakerjaan DIKLAT OPK 2016 Bogor,
Oktober 2016
Struktur Organisasi
Aktivitas Pekerjaan Urusan Kinerja dan Budaya Organisasi 1. Performance Management a. Penetepan KPI Individu b. Penilaian KPI Triwulan c. Coaching d. Pemberian Tunjangan Kinerja 2. Kompetensi a. Penyusunan kompetensi b. Penilaian kompetensi 3. Budaya Organisasi a. Internalisasi Budaya Organisasi b. Morning Briefing c. Implementasi Budaya Organisasi - Pelayanan Prima - Action Plan - Seragam/Atribut - Sikap/perilaku
Performance Management
EVALUATING
PLANNING
MANAGING
Siklus Sistem Manajemen Kinerja
Setting performance expectation
Evaluating Performance
Improving Performance
Delegating
Monitoring Performance
Performance Planning
Proses pencapaian kesepakatan antara manajer dan bawahan untuk menyelaraskan sasaran bawahan dengan sasaran organisasi
Managing Performance
• Identifikasi bawahan dari sisi kerja
1
2 • Umpan Balik mengenai pekerjaan
• Pengembangan melalui Coaching
3
4 • Pengembangan melalui counseling
Performance Appraisal
Kesepakatan periodik untuk melakukan komunikasi antara atasan dengan bawahan untuk mendiskusikan apa yang mereka harapkan dari satu sama lain dan seberapa harapan yang dipenuhi
Aspek yang dibahas dalam Performance Appraisal
1. Kinerja karyawan 2. Pengembangan karyawan 3. Umpan balik dari karyawan tentang hubungan dengan manajer dan organisasi 4. Aspirasi karyawan
BALANCE SCORECARD
Balance Scorecard is a framework that helps organizations visualize its strategy and translate the strategy into operasional objectives that drive both behaviour and performance
LATAR BELAKANG
Project Name - Topic – January 2014
PERUBAHAN KONSEP PENGELOLAAN KINERJA (1) CURRENT
Project Name - Topic – January 2014
PENGELOLAAN KINERJA BERBASIS STRATEGI
Project Name - Topic – January 2014
KINERJA ORGANISASI
Project Name - Topic – January 2014
PROSES CASCADING KPI
Project Name - Topic – January 2014
SKALA & KRITERIA PENILAIAN KPI Skala Penilaian untuk mengukur pencapaian KPI dan Kompetensi berubah dari 5-point scale menjadi 6point scale untuk : Membuat perbedaan yang jelas dalam hal pencapaian kinerja Mendorong pencapaian target kinerja yang menantang/stretched (keluar dari zona aman/comfort zone) Menghindari central tendency effect Kriteria Penilaian digunakan untuk mengkonversi hasil pencapaian KPI jika dibandingkan dengan target menjadi nilai KPI. Saat Ini Nilai
Predikat Penilaian
2015
Standar Kriteria Penilaian
Standar Kriteria Penilaian
KPI (Pencapaian Terhadap Target)
KPI (Pencapaian Terhadap Target)
6
≥120%
5
Sangat Memuaskan
≥110%
115% - 119,99%
4
Memuaskan
105% - 109,99%
110% - 114,99%
3
Baik
95% - 104,99%
95% - 109,99%
2
Cukup Memuaskan
80% - 94,99%
80% - 94,99%
1
Kurang Memuaskan
<80%
<80%
Project Name - Topic – January 2014
SIKLUS PENGELOLAAN KINERJA Penentuan KPI Penentuan target KPI Tenggat waktu : Desember – Awal Januari
Keterkaitan terhadap Sistem SDM lain
Penilaian kinerja terhadap pencapaian KPI Individu per triwulan
Penilaian kinerja terhadap pencapaian KPI Individu dan Kompetensi
Periode Penilaian dan Tenggat Waktu Penilaian : Triwulan
Periode
Tenggat Waktu Penilaian
I
Januari – Maret
Mei
II
April – Juni
Agustus
III
Juli - September
November
IV
Oktober - Desember
Februari
Project Name - Topic – January 2014
KOMPONEN & BOBOT PENILAIAN KINERJA Penilaian Kinerja KPI - Key Performance Indicator
Semakin tinggi posisi jabatan maka semakin besar hubungan langsung kinerja jabatan tersebut dengan kinerja organisasi Semakin tinggi level jabatan maka bobot KPI akan semakin besar dibandingkan dengan kompetensi
Kompetensi
Ka Divisi/Ka Kanwil/ Ka Kacab
Ka Urusan
Staf Senior Manajemen / Analis
Ka Wilayah / Ka Bidang
Penata Utama & Senior
Penata Muda & Madya
Staf
KPI
80%
70%
70%
70%
60%
60%
60%
Kompetensi:
20%
30%
30%
30%
40%
40%
40%
- Inti
40%
40%
50%
40%
50%
60%
100%
- Kepemimpinan
60%
60%
50%
60%
50%
40%
Komponen
- Teknis
Project Name - Topic – January 2014
Menjadi input untuk rencana pengembangan individu pegawai
PENETAPAN TARGET KINERJA – KPI INDIVIDU •
Penetapan target KPI disesuaikan dengan periode pelaksanaan penilaian kinerja di
organisasi yaitu per triwulan. Diharapkan agar seluruh KPI Individu yang dimiliki karyawan dapat dinilai per triwulan.
•
Target KPI Individu adalah 100% untuk setiap Triwulan I-IV.
•
Apabila tidak semua KPI Individu dapat dinilai per triwulan maka :
– Minimal 40% dari jumlah keseluruhan KPI Individu yang telah ditetapkan sebaiknya dapat dinilai sejak Triwulan I. Apabila kuota ini tidak terpenuhi,
maka KPI Individu perlu dikaji kembali dan diperbaiki. Contoh : Jumlah KPI Individu yang dimiliki oleh jabatan x adalah 12 buah, maka sejak triwulan I
minimal 40% x 12 = 4,8 ≈ 5 buah KPI yang dinilai.
Project Name - Topic – January 2014
CONTOH PERHITUNGAN NILAI KPI INDIVIDU Formula Realisasi KPI :
Project Name - Topic – January 2014
Pencapaian KPI x 100% Target
PENILAIAN KOMPETENSI •
•
Target Kompetensi disesuaikan dengan profil kompetensi setiap jabatan dan mengacu pada dokumen profil kompetensi organisasi. Metode penilaian Kompetensi Inti dan Kepemimpinan karyawan menggunakan multirating feedback dengan bobot penilai sebagai berikut : Kondisi
Atasan Langsung
40%
Diri Sendiri
15%
Rekan Kerja 1
12,5%
(lihat gambar 1)
Rekan Kerja 2
12,5%
(lihat gambar 2)
•
Bobot Penilai
Memiliki Bawahan
Tidak Memiliki Bawahan
•
Penilai
Bawahan Langsung 1
10%
Bawahan Langsung 2
10%
Atasan Langsung
40%
Diri Sendiri
20%
Rekan Kerja 1
20%
Rekan Kerja 2
20%
Jika dalam jabatan tersebut hanya terdapat satu orang bawahan dan/atau satu orang Rekan Kerja, bobot penilaian bawahan dan/atau rekan kerja dibagi dua dengan Atasan dan bawahan/rekan kerja yang menilai dengan komposisi 60 : 40 (Atasan dan/atau bawahan/rekan kerja). Apabila karyawan yang dinilai tidak memiliki rekan kerja maka penilaian diberikan oleh user atau pengguna layanan dari karyawan yang bersangkutan.
Project Name - Topic – January 2014
NILAI AKHIR KINERJA Nilai Akhir Kinerja adalah penjumlahan antara nilai akhir KPI dan nilai akhir Kompetensi yang telah
dibobotkan sesuai dengan level jabatan : Bobot
Nilai Akhir
Bobot x Nilai
KPI
70%
3758
2,625
Kompetensi (CI)
30%
2,5
0.75
Faktor Penilaian
Nilai Akhir Kinerja
3.375 2014
Project Name - Topic – January 2014
2015
Nilai
Kinerja
Merit Rating
Kinerja
Merit Rating
6
-
-
Istimewa
5.5 – 6
5
Sangat Baik
> 4,30
Sangat Memuaskan
4.5 - < 5.5
4
Baik Sekali
3,60 – 4,30
Memuaskan
4 - < 4.5
3
Baik
2,80 – 3,59
Baik
3.5 - < 4
2
Cukup Baik
2,00 – 2,79
Cukup
2.5 - < 3.5
1
Tidak Baik
< 2,00
Kurang
< 2.5
PENILAIAN PROYEK SEBAGAI TAMBAHAN NILAI KINERJA
•
Perhitungan Kualitas Keterlibatan ditentukan berdasarkan matriks sebagai berikut:
<50%
50% – 75%
>75%
Rendah
0.5%
0.75%
1%
Menengah
0.75%
1%
1.5%
Tinggi
1%
1.5%
2%
Kualitas Keterlibatan
* Penilaian terhadap Kontribusi dilakukan oleh Pemimpin Proyek berdasarkan keaktifan dan kualitas hasil kerja yang ditampilkan
•
Perhitungan Kualitas Proyek ditentukan berdasarkan matriks sebagai berikut: Pendek
Menengah
Panjang
< 3 bulan
3 – 6 bulan
> 6 bulan
Rendah (<3)
0.5%
0.75%
1%
Menengah (3 – 5)
0.75%
1%
1.5%
Tinggi (>5)
1%
1.5%
2%
* Tingkat Kompleksitas diukur dari jumlah Unit Kerja yang terlibat Project Name - Topic – January 2014
Kualitas Proyek
TAHAPAN PENILAIAN KINERJA
Tahapan Penilaian Kinerja Triwulan :
Tahapan Penilaian Kinerja Akhir Tahun :
Project Name - Topic – January 2014
Definisi Kompetensi
Pemain Bola
Tahapan Penyusunan Profile Kompetensi
Klasifikasi Kompetensi
Kompetensi 1. Kompetensi Inti a. Achievement Orientation b. Professionalism c. Customer Service Excellence d. Continuous Learning & Improvement e. Synergy Building
2. Kompetensi Kepemimpinan a. Planning & Organizing b. Problem Solving & Decision Making c. Strategic Leadership 3. Kompetensi Teknis Generik a. Product Knowledge b. Technology Literacy 4. Kompetensi Teknis Spesifik Terdapat 15 kelompok kompetensi Teknis Spesifik dalam kamus kompetensi
Kompetensi Teknis Spesifik Kompetensi Teknis Spesifik Administration (ADM)
Audit & Quality (AUD)
Corporate Affair & Communication (CAC)
Legal, Compliance & Law Enforcement (LCL)
Investment & Fund Management (IFM)
General Affair & Procurement (GAP)
Finance, Accounting, Tax & Actuary (FIN)
Human Resource Management & Organizational Development (HRM)
Information Technology (IFT)
Marketing (MKT)
Product Development (PDV)
Service & Operation (SRO)
Risk Management (RMT)
Research (RSC)
Project Management (PMT)
Model Kompetensi
Akronim Model Kompetensi Untuk memudahkan penerapan dan komunikasi model kompetensi, disusunlah akronim bagi model kompetensi yaitu : C O M P A S S
C O M P A S S merupakan akronim dari kompetensi inti dan kepemimpinan
Logo Model Kompetensi
Tingkat Kemahiran Kompetensi
Tingkat Kemahiran Kompetensi
Kamus Kompetensi
Kamus Kompetensi Kelompok Kompetensi : Kode : Label : Definisi :
Sub Kompetensi
:
Kompetensi Inti (KIN) KIN01 Achievement Orientation Kemampuan untuk mencapai hasil dan prestasi kerja lebih dari standar yang telah ditetapkan serta senantiasa mendorong diri sendiri dan orang lain guna mencapai kinerja pribadi, rekan kerja, dan organisasi yang optimal Achievement Orientation, Enthusiasm, Proactive, Persistence
Tingkat Kemahiran – Indikator Perilaku 1 - Awareness Mengetahui standar kinerja yang harus dicapai dalam pekerjaannya Memiliki inisiatif untuk meningkatkan hasil dan prestasi kerja
2 – Basic Application Mampu melaksanakan dan menyelesaikan tugas serta tanggung jawab yang diberikan/dipercayakan Mampu menetapkan standar kinerja pribadi yang tinggi serta memastikan standar tersebut realistis Mampu mengelola kinerja yang efektif yang berimplikasi terhadap kinerja pribadi Menunjukkan kemauan yang keras, antusiasme yang tinggi, dan persisten dalam mencapai hasil kerja
3 – Skillful Application
4 - Advance
5 - Expert
Mampu menetapkan standar kinerja pihak lain/kelompok/tim kerja yang tinggi serta memastikan standar tersebut realistis
Mampu menginsipirasi dan mengarahkan pegawai di unit kerjanya untuk selalu berusaha bekerja dengan efektif dan mencapai hasil dan prestasi kerja lebih dari yang telah ditetapkan
Mampu bertindak sebagai role model dan "katalisator" dalam mencapai target kerja yang menantang
Mampu mengelola standar kinerja yang berimplikasi langsung pada kinerja pihak lain/kelompok/tim kerja Mampu memantau perkembangan, efektivitas proses kerja, dan kualitas hasil kerja pihak lain/kelompok/tim kerjanya serta memberikan masukan untuk peningkatan prestasi
Mampu menjadi narasumber untuk menginspirasi serta meningkatkan motivasi pencapaian hasil kerja pada tingkat organisasi Mampu menciptakan dan meningkatkan kondisi dan lingkungan yang kondusif untuk menumbuhkan budaya kinerja yang tinggi di organisasi
Profile Kompetensi
Pembobotan KPI & Kompetensi
Komponen
Ka Divisi/Ka Kanwil/ Ka Kacab
Ka Urusa n
Staf Senior Manajemen / Analis
Ka Wilayah / Ka Bidan g
Penata Utama & Senior
Penata Muda & Madya
Staf
KPI
80%
70%
70%
70%
60%
50%
60%
Kompetensi:
20%
30%
30%
30%
40%
50%
40%
- Dasar
40%
40%
50%
40%
50%
60%
100%
- Kepemimpinan
60%
60%
50%
60%
50%
40%
-
- Teknis
Menjadi input dalam rencana pengembangan individu pegawai
Kriteria Penilaian • Dilakukan oleh karyawan dengan jabatan yang berinteraksi langsung dengan jabatan yang bersangkutan baik dari dalam maupun di luar unit kerjanya. • Penilaian dari dalam unit kerja jika jumlah penilai dan bawahan memenuhi standar jumlah penilai yang ditetapkan. • Jika standar jumlah penilai tidak memenuhi kuota (minimal 2), maka penilaian dapat dilakukan dari luar unit kerjanya dengan prioritas dari Direktorat/Divisi yang sama dimana penilai sering berinteraksi dalam pekerjaan secara aktif. • Jumlah rekan kerja yang melakukan penilaian adalah 2 orang. • Jumlah bawahan yang melakukan penilaian adalah 2 orang.
Skala Realisasi Kompetensi
Standar Kriteria
Konversi Nilai
Predikat
Deskripsi
> 120%
6
Istimewa
Menampilkan jauh melebihi tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan secara konsisten
115% - < 120%
5
Sangat Memuaskan
Menampilkan melebihi tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan secara konsisten
110% - < 115%
4
Memuaskan
Menampilkan melebihi tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan namun tidak konsisten
95% - < 110%
3
Baik
80% - 95%
2
Cukup
Menampilkan sebagian tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan secara konsisten
< 80%
1
Kurang
Menampilkan sebagian kecil tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan dan tidak konsisten
Menampilkan tingkat kemahiran kompetensi yang dibutuhkan secara utuh dan konsisten
Wassalam... Kantor Pusat BPJS Ketenagakerjaan Gedung Jamsostek Jl. Jend. Gatot Subroto No. 79 Jakarta Selatan – 12930 T (021) 520 7797 F (021) 520 2310 www.bpjsketenagakerjaan.go.id
