JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-5
1
Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja ITS International Office dengan Menggunakan Balanced Scorecard Mar’atus Sholihah, Maria Anityasari, Dr., S.T., M.E, Naning Aranti Wessiani, S.T., M.E. Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111 E-mail:
[email protected]
Abstrak— Pengukuran kinerja yang umum digunakan di ITS IO adalah pengukuran kinerja yang hanya didasarkan pada aspek keuangan atau biasa disebut sebagai pengukuran kinerja tradisional. Padahal, pengukuran kinerja tersebut tidak dapat menilai secara relevan aktivitas atau proses yang dilakukan oleh suatu unit dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, dalam penelitian ini akan dirancang sistem pengukuran kinerja ITS IO dengan metode Balanced Scorecard (BSC) yang lebih komprehensif. BSC dinilai cocok diterapkan pada organisasi nirlaba/publik karena tidak hanya menekankan pada aspek kuantitatif-finansial, tetapi juga aspek kualitatif-nonfinansial. Sistem pengukuran kinerja dengan metode BSC dirancang berdasarkan visi, misi dan strategi dari organisasi. Namun ITS IO belum memiliki strategi maka penelitian ini dimulai dari perumusan strategi ITS IO. Perumusan strategi diturunkan dari visi dan misi ITS, analisis SWOT ITS IO, penggalian fakta, data, dan harapan dari pihak internal dan eksternal ITS terhadap fungsi dan tugas pokok ITS IO di masa depan. Strategi yang terpilih kemudian diturunkan menjadi strategy objective yang akan divisualisasikan dalam peta strategi BSC yang memperlihatkan hubungan keterkaitan antar strategi. Untuk menjadi sebuah alat ukur kinerja, semua strategy objective pada peta strategi BSC diidentifikasi ukuran kinerjanya (Key Performance Indicator-KPI). Masing-masing KPI yang terbentuk ini kemudian dibobotkan berdasarkan tingkat kepentingannya menurut manajemen ITS dan Tim ITS IO. Kata Kunci—sistem pengukuran kinerja, ITS IO, BSC I. PENDAHULUAN
P
erkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang semakin cepat menjadikan persaingan global semakin terbuka. Hal ini menjadi cambuk bagi institusi pendidikan di Indonesia untuk menghasilkan lulusan yang mampu menjawab tantangan di persaingan global tersebut. Untuk memastikan bahwa pendidikan di Indonesia menghasilkan lulusan yang mampu bersaing di dunia internasional maka internasionalisasi di bidang pendidikan mutlak diperlukan [1]. Internasionalisasi kampus merupakan usaha dalam menyetarakan standar kampus dengan standar internasional.
Salah satu perguruan tinggi yang fokus pada usaha internasionalisasi kampus adalah ITS Surabaya. Melalui visinya “Menjadikan ITS sebagai universitas riset yang inovatif & bereputasi internasional”, ITS telah menargetkan diri menjadi perguruan tinggi yang diakui dalam skala internasional. Untuk mewujudkan visi ini, telah dibentuk suatu unit khusus yang bertanggung jawab dalam usaha internasionalisasi kampus dan menangani semua urusan kerja sama internasional, yaitu ITS International Office (ITS IO). Semua bentuk kegiatan yang dilakukan oleh ITS IO berorientasi untuk mencapai visi ITS sebagai world class university. Untuk mengetahui apakah tujuan tersebut tercapai atau tidak, maka perlu dilakukan suatu pengukuran yaitu pengukuran kinerja. Selama ini, pengukuran kinerja yang umum digunakan adalah pengukuran kinerja yang hanya didasarkan pada aspek keuangan atau biasa disebut sebagai pengukuran kinerja tradisional. Pengukuran kinerja tradisional ini masih digunakan oleh ITS IO. Padahal, pengukuran tersebut tidak dapat menilai secara relevan. “For many years, companies have used financial accounting-based performance measures to track how well the organization is doing [2]. Pengukuran kinerja tradisional ini dianggap belum mampu menggambarkan kinerja seluruh organisasi secara riil. “Traditional financial accounting measures, such as the return on investment (ROI), payback period, and economic value added) offer a narrow and incomplete picture of business performance, backward looking and more concerned with local departmental performance than with the overall health or performance of the business [3]”. Maka dari itu muncul pemikiran baru dalam pengukuran kinerja yang lebih komprehensif dalam melihat keseluruhan proses, yakni dengan metode Balanced Scorecard (BSC). BSC adalah alat menejemen kinerja yang dapat membantu organisasi untuk menterjemahkan visi dan strategi ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indikator finansial dan non finansial yang kesemuanya terjalin dalam suatu hubungan sebab akibat [4]. Dalam metode BSC, perspektif finansial dan non finansial merupakan bagian dari sistem informasi yang integral, sehingga dapat memberikan pedoman bagi para manajer dalam mengukur, mengevaluasi dan menerjemahkan strategi organiasi di masa depan untuk mencapai tujuan bersama [5]. BSC dinilai cocok diterapkan pada organisasi nirlaba/publik karena tidak hanya menekankan pada aspek kuantitatif-finansial, tetapi juga aspek kualitatif dan
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-5 nonfinansial. Karena kelebihan ini, maka BSC dipilih dalam perancangan sistem pengukuran kinerja di ITS IO mengingat saat ini ITS IO memang masih merupakan organisasi nonprofit yang membutuhkan evaluasi kinerja dari prespektif nonfinansial. Namun dimasa mendatang ITS IO diproyeksikan akan menjadi salah satu unit dari ITS yang mampu melakukan, pendanaan mandiri maupun memperoleh revenue secara terus menerus dari kegiatan yang dilakukan seperti, penerimaan mahasiswa asing non-beasiswa, kegiatan kunjungan teknologi dan budaya, dll. Dengan memperhatikan rencana perubahan fungsi ini, maka BSC dirasa tetap relevan digunakan sebagai metode perancangan sistem pengukuran kinerja ITS IO karena kelebihan-kelebihan yang dimiliki BSC seperti yang dipaparkan sebelumnya. Sebagai alat pengukuran kinerja, BSC menghasilkan output berupa rapor bagi unit yang bersangkutan. Raport ini diperoleh dari pengukuran kinerja organisasi berdasarkan key performance indikator (KPI). Diharapkan dengan dilakukannya penelitian tentang pengukuran kinerja ITS IO, maka dapat dihasilkan sistem pengukuran kinerja di ITS IO yang relevan dan komperhensif dengan menggunakan metode BSC sehingga peran ITS IO sebagai supporting unit dari ITS selalu terkontrol dan semakin kuat. Dengan demikian, penelitian ini bertujuan untuk merumuskan sistem pengukuran kinerja yang relevan untuk ITS IO yang selaras dengan pada visi, misi ITS serta fungsi dan tanggung jawab ITS IO. II. METODE PENELITIAN Dalam melaksanakan penelitian ini dilakukan proses pengerjaan yang bertahap yang diuraikan sebagai berikut: A. Studi Pendahuluan Studi pendahuluan terdiri dari studi lapangan ITS IO dan studi literatur. Pada studi lapangan akan dilihat mengenai kondisi eksisisting dari ITS IO yang meliputi proses bisnis yang dilakukan maupun suasana kerja yang memberikan gambaran awal bagaimana keadaan rill dari ITS IO. Sedangkan untuk studi literatur peneliti melakukan kegiatan pembelajaran terkait pustaka-pustaka yang mendukung penelitian ini meliputi kajian terhadap literatur buku, jurnal maupun pustaka lain yang relevan. Pengkajian literatur ini untuk menentukan konsep dan teori mana yang relevan untuk digunakan dalam penyelesaian permasalahan dan pencapaian tujuan penelitian. B. Identifikasi Visi, Misi, Strategi dan Struktur Organisasi Pada tahap ini dilakukan dilakukan pengkajian terhadap visi, misi strategi dan struktur organisasi dari ITS IO. Pengkajian ini dilakukan untuk memberikan gambaran dasar dalam perumusan sistem pengukuran kinerja yang akan dilakukan. C. Penyusunan Sistem Pengukuran Kinerja Penyusunan sistem pengukuran kinerja ITS IO terdiri dari beberapa langkah. Langkah pertama adalah melakukan penyusunan SWOT yang terdiri dari Internal Analysis dan
2 External Analysis. Penyusunan SWOT akan dilakukan oleh penulis dengan memperhatikan fakta-fakta yang ada terkait ITS IO yang diperoleh dari literatur survey, observasi ITS IO, dan juga wawancara dengan pihak-pihak terkait seperti pejabat lama ITS IO, BKPKP ITS. Setelah menyususn SWOT, dilakukan pembobotan untuk masing-masing strength, weakness, opportunity dan threat dalam SWOT. Pembobotan dilakukan dengan expert judgment oleh Ketua ITS IO yang memiliki pemahaman yang mendalam mengenai kondisi eksisting ITS IO. Pembobotan ini sebagai input dalam pembuatan SWOT Matrix. Dari SWOT Matrix ini akan dapat diketahui posisi ITS IO saat ini berdasarkan pembagian kuadran dalam SWOT Matrix. Langkah selanjutnya adalah penyusunan TOWS Matrix. TOWS Matrix berisi alternatif-alternatif strategi yang dirumuskan berdasarkan analisis SWOT. Perumusan alternatif strategi dilakukan oleh Tim ITS IO dan penulis. Dari alternatif strategi tersebut, kemudian dipilih beberapa strategi yang menjadi fokus ITS IO. Pemilihan ini akan dilakukan melalui workshop bersama manajemen ITS yang terdiri dari rektor, para pembantu rektor, pejabat-pejabat terkait dan para profesor yang memiliki ketertarikan dalam pengembangan ITS IO. Jika alternatif strategi yang ditawarkan dalam workshop ini belum ada yang disetujui untuk dipilih menjadi strategy objective, maka akan dilakukan penyusunan TOWS Matrix kembali hingga terpilih strategy objective ITS IO. Dalam workshop tersebut juga akan dilakukan penentuan target dari masing-masing strategy objective yang terpilih. Target ini akan menjadi landasan dalam menilai baik tidaknya kinerja ITS IO di masa depan. Saat ITS IO telah memiliki strategy objective terpilih, maka langkah selanjutnya adalah pembuatan Strategy Map BSC. Strategy map BSC membagi strategy objective dalam keempat perspektif BSC dan memperlihatkan hubungan sebab akibat dari masing-masing strategy objective tersebut. Pembuatan Strategy Map BSC akan dilakukan oleh penulis dengan persetujuan oleh Tim ITS IO. Langkah selanjutnya adalah menentukan KPI untuk masing-masing strategy objective. KPI ini yang akan menjadi ukuran dari kinerja ITS IO. Untuk mengetahui nilai dari keseluruhan kinerja ITS IO, maka perlu dilakukan pembobotan KPI untuk menentukan KPI mana yang lebih penting dari KPI yang lain. Pembobotan KPI ini akan dilakukan dengan metode AHP. Penilaian dalam kuisioner AHP untuk membobotkan KPI akan diberikan oleh Tim ITS IO. Kuisioner AHP kemudian akan diolah dengan bantuan software Expert Choice. Langkah terakhir dalam penyusunan sistem pengukuran kinerja ITS IO adalah pembuatan form pengukuran kinerja. Form ini akan memudahkan dalam perhitungan kinerja ITS IO. Form ini berisi strategy objective, target, KPI, nilai kinerja eksisting, bobot KPI dan score. Akumulasi dari score yang ada merupakah nilai kinerja dari ITS IO. Untuk memastikan bahwa sistem pengukuran kinerja yang dirancang ini memang relevan dengan sistem dan harapan manajemen ITS maka dilakukan workshop 2 dengan manajemen ITS dan Tim ITS IO. Jika manajemen ITS dan Tim ITS IO telah sepakat dan menyetujui sistem pengukuran
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-5 kinerja ini maka tahap selanjutnya dari penelitian ini dapat dilakukan. D. Analisis dan Interprestasi Data Sistem pengukuran kinerja dan pengukuran kinerja eksisting ITS IO yang telah dilakukan, kemudian dianalisa dan diuraikan sehingga diperoleh suatu interpretasi yang mudah dimengerti. Hasil ini dianalisis dan diintepretasikan lebih mendalam dengan mempertimbangkan 5W + 1H yaitu who, what, when, where, why dan how dari hasil pengolahan data yang telah dilakukan. E. Kesimpulan dan Saran Tahap terakhir dari penelitian ini adalah penarikan kesimpulan dan saran atas keseluruhan hasil yang diperoleh dari penelitian yang dilakukan. Dari kesimpulan yang diambil akan dapat dilihat mengenai hal-hal apa saja yang telah diperoleh dari keseluruhan tahapan serta dapat mencapai tujuan awal dari penelitian ini. Selain itu, dalam langkah akhir ini juga akan diberikan saran-saran untuk penyusunan penelitian yang sejenis yang bertujuan untuk menyempurnakan hasil dan proses dalam penelitian ini. III. HASIL DAN DISKUSI A. SWOT dan Pembobotan SWOT ITS IO Analisis kondisi internal dan eksternal ITS IO disusun berdasarkan hasil wawancara dengan manajemen ITS, manajemen ITS IO lama, manajemen ITS IO saat ini, hasil benchmarking dengan kantor urusan internasional universitas lain maupun dari observasi langsung. Analisis kondisi internal dan eksternal ITS IO ditampilkan dalam analisis SWOT. Semua elemen SWOT kemudian dibobotkan untuk mendapatkan nilai EFAS dan IFAS yang nantinya di ploting dalam kuadran SWOT MAP. Pembobotan ini lakukan dengan validasi dari Tim ITS IO yang juga memperhatikan hasil wawancara dengan manajemen ITS, manajemen ITS IO lama serta hasil benchmarking. Tabel 3.1 menampilkan SWOT dan hasil pembobotan ITS IO B. SWOT Map ITS IO Nilai bobot IFAS dan EFAS akan menjadi data input dalam pembuatan SWOT Map ITS IO. Dari SWOT Map inilah akan dapat diketahui kondisi ITS IO saat ini berada pada kuadran berapa menurut pembagian kuadran SWOT Map. Nilai -0,144 diplot pada sumbu x SWOT Map sedangkan nilai 0,485 diplot dalam sumbu y SWOT Map. Gambar 3.1 memperlihatkan SWOT Map dari ITS IO. C. SWOT Matrix ITS IO Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan sebelumnya, maka disusun beberapa alternatif strategi yang diharapkan mampu menjawab tantangan yang dihadapai oleh ITS IO saat ini maupun di masa depan. Perumusan alternatif strategi ini selain didasarkan pada analisis SWOT juga dirumuskan berdasarkan studi literatur yang membahas bagaimana internasionalisasi di perguruan tinggi dan tren dunia pendidikan secara global. Strategi-strategi yang disusun
3 ini ditampilkan dalam sebuah matrik bernama SWOT Matrix ITS IO yang diperlihatkan pada Tabel 3.2. Pada matriks ini terdapat emapat alternatif strategi yaitu strategi S-O, strategi W-O, strategi S-T dan strategi W-T. D. Strategi Terpilih Meskipun banyak alternatif strategi yang telah dirumuskan, namun tidak semua strategi tersebut akan dilaksanakan, mengingat keterbatasan sumber daya dan dana yang dimiliki oleh ITS IO. Untuk menentukan strategi mana yang akan dilaksanakan oleh ITS IO maka diselenggarakan Focus Group Discussion (FGD) dengam manajemen ITS, ketua jurusan dan prodi serta ketua badan/unit di ITS pada tanggal 19 November 2012. Hasil FGD tersebut adalah diputuskannya strategi terpilih untuk ITS IO adalah strategi W-O. Pemilihan strategi ini didasarkan pada hasil analisis SWOT dan letak ITS IO di kuadran 3 SWOT Map. Adapun strategi terpilih tersebut antara lain adalah: 1. Melakukan rekrutmen SDM baru ITS IO yang sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan 2. Mendefinisikan dengan jelas tugas dan tanggung jawab ITS IO sesuai dengan perkembangan kebutuhan ITS dan tren internasional 3. Melakukan penyusunan sistem pengukuran kinerja 4. Melakukan penyusunan grand desain ITS IO yang mencakup struktur organisasi yang menjamin keberlanjutan tugas dan fungsi ITS IO 5. Melakukan pemetaan kerjasama internasional yang menjadi target market ITS 6. Meningkatkan pendanaan baik dari dana hibah institut, dikti maupun pihak lain dari dalam dan luar negeri 7. Menerapkan sistem teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis 8. Meningkatkan kegiatan kerjasama internasional yang memberikan mutual benefit Dari kedelapan strategi terpilih tersebut yang menjadi fokus penelitian ini adalah penyusunan sistem pengukuran kinerja yang efektif untuk ITS IO. Kalimat strategi terpilih tersebut kemudian diturunkan menjadi sasaran strategis yang lebih teknis agar lebih mudah dipahami dan diimplementasikan. Sasaran strategis yang dirumuskan juga diidentifikasi/dikelompokkan berdasarkan perspektif dari BSC. E. Peta Strategi BSC Peta strategi BSC dibuat berdasarkan sasaran strategi yang telah dirumuskan sebelumnya. Untuk membuat peta strategi BSC diperlukan informasi hubungan sebab akibat antar strategi objektif. Penentuan hubungan ini dilakukan dengan memberikan adjustment dari Tim ITS IO yang mengetahui harapan dan cita-cita internasionalisasi ITS dan sistem bisnis yang ada di ITS IO. Gambar 3.2 memperlihatkan BSC dari ITS IO. Namun ada yang berbeda pada BSC ITS IO dengan BSC Kaplan Norton untuk organiasai profit, yaitu pespektif finansial pada BSC ITS IO bukan berada pada level yang paling atas tapi perspektif customerlah yang berada pada level yang paling atas. Hal ini terjadi karena ITS IO merupakan salah satu unit ITS yang memiliki tujuan utama
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-5
4
adalah memberikan pelayanan kepada stakeholder ITS dan mitra ITS bukan menghasilkan profit/keuntungan.
SWOT MAP Opportunities
F. Pembobotan Sasaran Strategis Sasaran strategi yang telah dirumuskan harus dibobotkan untuk mengetahui sasaran strategi mana yang lebih dipentingkan oleh ITS IO. Pembobotan dilakukan oleh Tim ITS IO dan peneliti dengan memperhatikan visi ITS IO serta tren internasionalisasi di dunia internasional. Pembobotan dilakukan dengan bantuan Software Expert Choice. Pembobotan dilakukan pada perspektif dan juga untuk masingmasing sasaran strategis di masing-masing perspektif. G. Sistem Pengukuran Kinerja Sistem pengukuran kinerja yang dikembangkan untuk ITS IO merupakan sebuah template yang memanfaatkan software Microsoft Excel yang mengakomodasi semua perhitungan pengukuran kinerja dari ITS IO. Template ini berisi peta strategi BSC ITS IO dengan semua sasaran strategisnya. Dimana masing-masing sasaran strategis kemudian dijabarkan menjadi KPI-KPI. Data-data yang telah dibahas sebelumnya merupakan dasar dari pengembangan sistem ini. Tamplete ini memudahkan manajemen ITS IO dalam mengetahui pencapaian kinerja karena dengan mengisi pencapaian masing-masing KPI, maka secara otomatis pencapaian kinerja ITS IO dapat diketahui dengan memanfaatkan bobot dari masing-masing KPI yang ada. Pada sistem ini, pengguna hanya perlu mengisi pencapaian kinerja ITS IO sesuai dengan instruksi yang ada disetiap lembar kerja Excel. Untuk template yang dikembangkan ini evaluasi kinerja ITS IO didasarkan pada target untuk tahun 2013. Namun template ini memperkenankan pergantian target jika diinginkan. Sehingga sistem dapat digunakan secara terus menerus. Template ini juga memudahkan pengguna dalam menghitung pencapaian KPI karena untuk masing-masing KPI telah ada dilengkapi dengan tabel keterangan mengenai frekuesi pengukuran, frekuensi review, formulasi KPI jika diperlukan dan sumber data yang ditunjukkan pada Tabel 5.21. Dengan bantuan tabel keterngan di masing-masing KPI ini pengguna hanya mengimputkan pencapaian KPI disel berwarna biru, maka nilai capaian akan otomatis ter-update. Tebel 3.3 memperlihatkan data sasaran strategis, KPI, baseline dan target yang menajadi informasi penting dalam template sistem pengukuran kinerja yang dibuat.
Mendukung Strategi Turnaround
Mendukung Strategi Agresif
0,412
Strengths Weeknesses
-0,144 Mendukung Strategi DIversivikasi
Mendukung Strategi Defersif
Threats
Gambar 3.1 SWOT Map ITS IO
Tabel 3.1 Tabel SWOT dan Pembobotan ITS IO
S1 S2 S3 S4 S5 S6
W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 W10 W11
O1 O2 O3 O4 O5 O6 O7
T1 T2 T3
Strength Bobot Memiliki SDM yang kompeten 0,127 ITS IO memiliki spirit kerja yang tinggi 0,04 Memiliki tugas dan fungsi yang strategis di tataran birokrat ITS 0,465 Adanya dukungan penuh dari manajemen ITS 0,082 Keberadaan ITS IO selaras dengan visi dan misi ITS 0,258 Adanya keterlibatan mahasiswa dalam melaksanakan program kerja 0,028 dalam bentuk Volunteer 1 TOTAL Weakness Kurangnya jumlah SDM yang dimiliki 0,055 Sulitnya mencari SDM baru yang sesuai dengan job spesification 0,033 Belum adanya kejelasan tugas dan tanggungjawab untuk ITS IO 0,308 sehingga terkadang terjadi overlapping dengan badan lain Fasilitas belum mendukung, contoh mobil dinas, mesin fotocopy, dan 0,014 fasilitas informasi teknologi (ICT) Belum adanya job analysis karyawan yang jelas 0,13 Belum memiliki sistem pengukuran kinerja 0,074 Belum adanya struktur organisasi yang menjamin keberlanjutan tugas 0,187 dan fungsi ITS IO Belum memiliki dana yang cukup untuk melakukan program kerja 0,043 Belum memiliki program jangka panjang 0,112 Belum ada target market yang jelas untuk dijadikan sasaran 0,025 kerjasama Load pekerjaan IO masih didominasi oleh demand dari mitra yang 0,019 sifatnya tidak terprogram 1 TOTAL S-W Opportunity Adanya peluang untuk merekrut tenaga baru dengan kompetensi 0,054 yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan IO ITS Adanya kesempatan yang luas untuk kerja sama dengan 0,4 lembaga/universitas luar negeri Adanya peluang untuk menjadi badan dengan otoritas lebih luas 0,1 Berpeluang menjadi badan dengan program profitable 0,033 Masih banyak konsorsium yang dapat diikuti 0,222 Adanya kesempatan mendapatkan dana hibah maupun dana dari ITS, 0,148 Dikti dan pihak lain baik dalam dan luar negeri Adanya hubungan yang baik antara Indonesia dengan negara-negara 0,043 luar 1 TOTAL Threat Regulasi perekrutan karyawan baru yang sulit 0,041 Belum adanya kesadaran dari beberapa unit/badan ITS bahwa urusan 0,159 internasional adalah urusan bersama Belum ada persepsi yang sama mengenai internasionalisasi ITS 0,428
T4 Masih lemahnya koordinasi ITS IO dengan badan/unit/jurusan di ITS Masih adanya unit pendukung yang belum siap melakukan program T5 ITS IO (internasionalisasi) TOTAL O-T
Score 3 2 3 4 4
Total 0,381 0,08 1,395 0,328 1,032
2
0,056
3 3
0,165 0,099
4
1,232
1
0,014
4 3
0,52 0,222
3,272
3
0,561
3 3
0,129 0,336
4
0,1
2
0,038 3,416 -0,144
4
0,216
4
1,6
3 3 3
0,3 0,099 0,666
4
0,592
4
0,172 3,645
3
0,123
4
0,636
3
1,284
0,086
3
0,258
0,286
3
0,858
1
3,159 0,486
JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-5 Tabel 3.2 SWOT Matrix ITS IO Strategi S-O
Strategi W-O
S1,S2,S4, Meningkatkan jumlah kerjasama dengan universitas luar O2,O7 negeri
W1,O1
Melakukan rekrutmen SDM baru ITS IO yang sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan
Meningkatkan aktivitas/program inisiatif dari perjanjian Mendefinisikan dengan jelas tugas dan tanggung jawab S1,S2,S4, W3,W7,O3, kerjasama yang telah dimiliki yang memberikan ITS IO sesuai dengan perkembangan kebutuhan ITS dan O1,O2,O7 O4 keuntungan jangka panjang tren internasional Meningkatkan keikutsertaan perguruan tinggi S3,S4,S6, (mahasiswa, karyawan dan dosen) pada kegiatan berskala W3,O3,O4 Melakukan penyusunan sistem pengukuran kinerja O2,O5 internasional Melakukan penyusunan grand desain ITS IO yang Meningkatkan pendanaan baik dari dana hibah institut, W5,W7,W9, S4,S5,O6 mencakup struktur organisasi yang menjamin dikti maupun pihak lain dalam dan luar negeri O3,O4 keberlanjutan tugas dan fungsi ITS IO S1,S2,S4, Mempromosikan ITS secara internasional sesuai dengan W10,W11, Melakukan pemetaan kerjasama internasional yang O1,O3,O7 target market ITS O2,O7 menjadi target market ITS S1,S2,O2, Meningkatkan jumlah Reciprocal Exchanges O4,O7
W8,O6
Strategi S-T Mendefinisikan dengan jelas internasionalisasi yang diharapakan oleh ITS Melakukan sosialisasi dan koordinasi secara periodik mengenai internasionalisasi kampus di internal ITS Menerapkan sistem teknologi informasi untuk S1,S3,T1 mendukung proses bisnis Melakukan penyusunan data pendukung internasionalisasi S3,S4,S5,T kampus (seperti SOP internasionalisasi yang melibatkan 2,T4 lintas unit atau keputusan rektor mengenai kegiatan internasionalisasi S3,S5,T3, T5 S3,T2,T4, T5
Meningkatkan pendanaan baik dari dana hibah institut, dikti maupun pihak lain dari dalam dan luar negeri
Menerapkan sistem teknologi informasi untuk W1,W2,O3 mendukung proses bisnis W11,O2,O5 Meningkatkan kegiatan kerjasama internasional yang ,O7 memberikan mutual benefit Strategi W-T Mendefinisikan dengan jelas internasionalisasi yang W3,T3,T5 diharapakan oleh ITS Melakukan sosialisasi dan koordinasi secara periodik T2,T4,T5 mengenai internasionalisasi kampus di internal ITS Menerapkan sistem teknologi informasi untuk W1,W2,T1 mendukung proses bisnis
5 memberikan pelayanan yang terbaik bagi para stakeholder ITS baik stakeholder internal maupun stakeholder eksternal. Adanya sistem pengukuran kinerja di suatu unit merupakan hal yang sangat penting. Dengan memiliki sistem pengukuran kinerja ini maka unit dapat melakukan evaluasi kinerja dan melakukan perbaikan secara terus menerus. Sistem pengukuran kinerja ini memang masih mengukur kinerja ITS IO dari internal. Namun selanjutnya akan dilakukan pengembangan sistem pengukuran kinerja yang mampu mengukur kinerja ITS IO dari aspek ekternal (perspektif dari mitra kerja ITS IO) Tabel 3.3 Form Pengukuran Kinerja ITS IO Kode F1 F2 F3
C1
CUSTOMER Meningkatkan kepuasan stakeholder
Meningkatkan kualitas pelayanan (ketepatan pemberian informasi)
Meningkatkan pencapaian ranking internasional ITS
Meningkatkan jumlah networking/ jaringan dengan pihak-pihak di luar negeri
C2 Meningkatkan jumlah penerimaan mahasiswa asing baru
C3 INTERNAL BUSINESS PROCESS LEARNING AND GROWTH
C4
Meningkatkan jumlah mahasiswa yang terlibat dalam aktivitas kompetisi internasional dan program student exchange dengan PT LN
Meningkatkan jumlah program exchange dosen (PAR dan sabbatical) dengan PT LN
Meningkatkan jumlah kerjasama riset dan program dual/double degree dengan PT Luar Negeri
Meningkatkan jumlah MoU dan MoA (kerjasama internasional)
Meningkatkan produktivitas karyawan
Meningkatkan kedisiplinan karyawan
C5 Meningkatkan kompetensi karyawan dan voluneteer
I1 Menciptakan suasana kerja yang nyaman
Menerapkan sistem teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis
Meningkatkan jumlah program inisiatif untuk internasionalisasi ITS
Meningkatkan sosialisasi mengenai internasionalisasi ITS dan peluangnya
Meningkatkan kesadaran pentingnya penguasaan Bahasa Inggris
I2 FINANCIAL Melakukan manajemen aliran dana secara efektif (balance budgeting)
Meningkatakn pendapatan pendanaan dari dana hibah
Meningkatnya pendapatan institusi dari kegiatan kerjasama
Gambar 3.2 Peta Strategi BSC ITS IO
I3
I4
I5 I6
IV. KESIMPULAN Berdasarkan analisis SWOT ITS IO yang dirumuskan dari hasil wawancara dengan manajemen ITS, manajemen ITS IO lama, hasil benchmarking menunjukkan bahwa ITS IO saat ini berada pada kuadran III SWOT Map atau dengan kata lain berada pada kondisi kondisi internal masih buruk dan belum bisa menangkan banyaknya peluang yang besar dari luar. Terdapat 7 stategi yang dipilih untuk diimplementasikan oleh ITS IO untuk menghadapai kondisi saat ini yaitu strategi W-O yang ada pada SWOT Matrix. Dari ketujuh strategi tersebut kemudian diturunkan menjadi 22 sasaran strategis yang dikelompokkan dalam keempat perspektif BSC. Peta strategi BSC ITS IO berbeda dengan peta strategi BSC milik Kaplan dan Norton. Pada peta strategi BSC ITS IO, perspektif finansial bukan merupakan perspektif yang teletak paling tinggi dan menjadi tujuan utama. Perspektif yang terletak pada level yang paling atas adalah perspektif customer. Keputusan ini diambil mengingat ITS IO sebagai unit dari ITS yang tugas utamanya untuk pelayanan bukan unit profit oriented. Terdapat 37 KPI untuk 22 sasaran strategis yang berbeda. Form pengukuran kinerja ITS IO terdiri dari kolom perspektif, sasaran strategis, indikator keberhasilan, bobot dan score. Pada form pengukuran kinerja, bobot tertinggi ada pada sasaran strategis di perspektif customer. Hal ini disebabkan karean tujuan utama dari ITS IO adalah ingin
I7 L1 L2
Sasaran Strategis Melakukan manajemen aliran dana secara efektif (balance budgeting ) Meningkatkan pendapatan pendanaan dari dana hibah Meningkatnya pendapatan institusi dari kegiatan kerjasama.
KPI
Baseline (Capaian 2012)
Target (2013)
N/A
0%
% deviasi pendanaan Jumlah program hibah Jumlah dana yang diterima (Rp)
1 (Dikti yaitu PKUI&HKSI)
Tingkat kepuasan stakeholder internal (mahasiswa) terhadap pelayanan di kantor IO Tingkat kepuasan stakeholder internal (mahasiswa) terhadap workshop/seminar yang diselenggarakan Meningkatkan kepuasan stakeholder Tingkat kepuasan mahasiswa asing terhadap pelayanan ITS IO Tingkat kepuasan dosen terhadap pelayanan ITS IO Tingkat kepuasan karyawan terhadap pelayanan ITS IO Jumlah pameran pendidikan internasional yang Meningkatkan jumlah networking/jaringan dengan diikuti pihak-pihak di luar negeri. Jumlah keanggotaan network/jaringan internasional Meningkatkan pencapaian ranking internasional Rangkin internasional ITS (QS Star) ITS Meningkatkan jumlah penerimaan mahasiswa Jumlah mahasiswa asing baru asing baru Jumlah komplain dari jurusan/badan/unit lain di ITS Meningkatkan kualitas pelayanan (ketepatan Jumlah komplain dari mahasiswa ITS pemberian informasi) Jumlah komplain dari mahasiswa asing di ITS Jumlah komplain dari mitra ITS (luar negeri) Jumlah mahasiswa ITS yang melakukan exchange Meningkatkan jumlah mahasiswa yang terlibat ke luar negeri dalam aktivitas kompetisi internasional dan Jumlah event kompetisi internasional yang diikuti program student exchange dengan PT LN mahasiswa ITS Jumlah dosen ITS yang mendaftar PAR Meningkatkan jumlah program exchange dosen Jumlah tenaga ahli atau ilmuwan yang melakukan (PAR dan sabbatical) dengan PT LN. penelitian dan sabbtical leave di ITS Jumlah dosen yang mengikuti program postdoc Meningkatkan jumlah kerjasama riset dan program Jumlah joint publication dual/double degree dengan PT Luar Negeri. Jumlah program DD baru Jumlah workshop peningkatan kemampuan Meningkatkan kesadaran pentingnya penguasaan Bahasa Inggris yang dilakukan Bahasa Inggris Jumlah karyawan ITS yang mengikuti kursus bahasa Inggris Meningkatkan jumlah MOU dan MOA (kerjasama Jumlah MoU baru/yang diperbaharui internasional) Meningkatkan jumlah program inisiatif untuk Jumlah program inisiatif pertahun internasionalisasi ITS Jumlah kegiatan sharing session beasiswa luar Meningkatkan sosialisasi mengenai negeri internasionalisasi ITS dan peluangnya Jumlah sosialisasi program internasionalisasi Menerapkan sistem teknologi informasi untuk Jumlah proses bisnis yang terotomasi dengan mendukung proses bisnis teknologi Meningkatkan kompetensi karyawan dan Jumlah program pelatihan volunteer
L3
Meningkatkan produktivitas karyawan
L4
Menciptakan suasana kerja yang nyaman
L5
Meningkatkan kedisiplinan karyawan
Prosentase pekerjaan selesai dengan baik dibanding dengan jumlah beban tugas Employee satisfaction index Turn over rate Prosentase keterlambatan Prosentase ketidakhadiran
2 440.000.000
2,51
2,75
2,8
3
2,84
3
2,76
3
2,07
2,5
3
3
2 (Tahap pendaftaran)
8
Bintang 2
Bintang 3
13
20
N/A
12 kali/tahun
N/A N/A N/A
12 kali/tahun 12 kali/tahun 12 kali/tahun
35
50
15
15
4
5
7
10
4 16 21
5 20 25
0
3
123
50
14
15
2
2
6
6
6
5 1 baru dan 2 pengaktifan kembali
5 proses bisnis N/A
3 pelatihan/tahun
N/A
80%
2,74 75% N/A N/A
2,8 50% 10% 5%
DAFTAR PUSTAKA [1] [2] [3] [4]
[5]
Knight, Jane. (1994). Internationalization : Elements and Checkpoints. Canadian Bureau for International Education. Kaplan, R., & Norton, D. (2001). The strategy focused organization. Boston United States of America: Harvard Business Press. Keegan et.al, 1989; Neely et.al, 1995 Luis, Suwardi., & Biromo, Prima A. (2007). Step by step in cascading balanced scorecard to fundamental scorecard. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Mulyadi. (2001). Balanced scorecard: alat kontemporer untuk pelipatgandaan kinerja keuangan perusahaan. Jakarta: PT Salemba Empat.
