Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2016, pp. 161~166 161
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSURATAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA Irza asrita1, Oky Irnawati2 1
AMIK BSI Jakarta e-mail:
[email protected] 2
AMIK BSI Bekasi e-mail:
[email protected] Abstrak Sistem persuratan yang ada pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta masih dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan surat masuk dan keluar sampai dengan distribusinya. Hal ini menyebabkan beberapa kendala diantaranya lambatnya distribusi surat, sulitnya pelacakan surat, pengarsipan surat tidak dapat dilakukan dengan baik dan kurangnya pengontrolan surat karena masing-masing bagian tidak saling terintegrasi. Sistem komputerisasi diharapkan menjadi solusi untuk permasalahan-permasalahan yang terjadi. Penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman visual basic sebagai aplikasi desktop serta mysql sebagai pengelola databasenya, metode yang digunakan adalah prototyping (analisa, desain, pembuatan aplikasi, evaluasi, hasil). Keywords: Perancangan Sistem, Sistem Persuratan 1. Pendahuluan Sistem persuratan yang ada pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta masih dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan surat masuk dan keluar sampai dengan distribusinya. Hal ini menyebabkan beberapa kendala diantaranya lambatnya distribusi surat, sulitnya pelacakan surat, pengarsipan surat tidak dapat dilakukan dengan baik dan kurangnya pengontrolan surat karena masing-masing bagian tidak saling terintegrasi. Sistem komputerisasi diharapkan menjadi solusi untuk permasalahan-permasalahan yang terjadi. Penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman visual basic sebagai aplikasi desktop serta mysql sebagai pengelola databasenya, metode yang digunakan adalah prototyping (analisa, desain, pembuatan aplikasi, evaluasi, hasil). Kata Kunci: Perancangan Sistem, Sistem Persuratan 2. Metode Penelitian Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur-unsur, komponen atau variabel yang terorganisir, saling berintegrasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain (Sutabri, 2012:3). Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu (Sutabri, 2012:38). Peralatan pendukung digunakan untuk menggambarkan atau menjelaskan kepada pengguna bagaimana suatu sistem informasi dapat bekerja menggunakan simbol-simbol ataupun diagram. Peralatan pendukung sistem yang digunakan dalam penulisan ini yaitu: 1) Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), Menurut Kendall dan Kendall (2006:518) “Diagram Alir Data adalah gambaran proses-proses data, aliran data, dan simpanan data secara grafis dalam suatu sistem perusahaan“. Diagram alir data terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing menggambarkan tingkatan proses yang terdapat dalam sistem yang akan dijelaskan sebagai berikut: a) Diagram Konteks, Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber data serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. b) Diagram Nol, Diagram ini untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci. c) Diagram Detail, Diagram ini untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram
Diterima 10 Januari 2016; Revisi 12 Februari 2016; Disetujui 15 Maret 2016
ISBN: 978-602-61242-0-3 nol. 2) Enterprise Relationship Diagram (ERD), Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2013:50) “Pemodelan awal basis data yang paling banyak digunakan adalah menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). ERD dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika”. Menurut Fathansyah (2012:81) “Model EnitityRelationship yang berisi komponenkomponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta dari „dunia nyata‟ yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity- Relationship (Diagram E-R)”. 3) Logical Record Structure (LRS), Menurut Kadir (2009:32) “LRS (Logical Record Structure) adalah representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas”. Diagram ERD (Entity Relationship Diagram) ke LRS (Logical Record Structure) merupakan suatu kegiatan untuk membentuk data-data dari diagram hubungan entitas ke suatu LRS. Entitas dibedakan menjadi tipe entitas kuat dan tipe entitas lemah. 4) Hierarchy Input Output Chart (HIPO), Menurut Mustakini (2005 : 787) “HIPO (Hierarchy plus InputProses-Output) merupakan alat yang digunakan sebagai dokumentasi program dan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem”. Menurut Pahlevi (2013:1) “Basis Data adalah sekumpulan data yang saling berhubungan secara logis beserta deskripsinya, yang digunakan secara bersama-sama dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi disuatu tempat”. Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2013:28) “Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle)”. Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian, dan tahap pendukung (support) yang digunakan dalam perancangan program ini. Adapun lima tahapan waterfall dijelaskan sebagai berikut: 1) Analisa kebutuhan perangkat lunak, Pada tahap ini digunakan perangkat lunak untuk membuat sistem informasi berbasis desktop. Adapun perangkat lunak yang digunakan, yaitu Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai desain form dan menjalankan aplikasi, Xampp
sebagai pengelola database. 2) Desain, Pada tahap desain digunakan tools agar mendesain aplikasi lebih terstruktur. Tools yang digunakan ERD dan LRS, spesifikasi file, dan spesifikasi program menggunakan HIPO. 3) Pembuatan Kode Program, Kode program atau pengkodingan tidak dilakukan. Hanya membuat desain aplikasi menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dan PHP MySQL. 4) Pengujian, Pengujian dilakukan sebatas pada prototype program dimana aplikasi dicoba berdasarkan alur program dan kegunaan fungsinya. 5) Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance). Tahap ini bisa dikatakan final dalam pembuatan suatu aplikasi atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain maka sistem ini akan digunakan oleh user. Kemudian aplikasi yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan 3. Pembahasan Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), Prosedur sistem usulan untuk sistem persuratan pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta menggunakan sistem yang terkomputerisasi sebagai pengganti sistem manual sebagai berikut: 1) Prosedur Penerimaan Surat Masuk, Dalam proses penerimaan surat masuk, berawal dari instansi luar mengirimkan surat pada Badan Kepegawaian Negara (BKN) di terima oleh Biro Umum. Kemudian Biro Umum menginput surat masuk pada form surat masuk. Setelah itu kepala BKN yang menentukan disposisi surat masuk ke Eselon 1 yang di tuju. 2) Prosedur Distribusi Surat Masuk, Setelah Eselon 1 mengecek data surat masuk lalu Eselon 1 mendisposisikan kembali surat masuk tersebut kepada Eselon 2. Eselon 2 mengecek data surat masuk dan menyampaikan informasi kepada staff. 3) Prosedur Permintaan Nomor Surat Keluar, Eselon 2 membuat surat keluar yang berupa surat balasan untuk instansi luar. Nomor surat keluar sudah otomatis tertera. Setelah itu Eselon 2 memberikan surat keluar yang sudah bernomor kepada Biro Umum untuk di kirim ke Instasi luar. 4) Prosedur Pembuatan Laporan, Biro Umum membuat laporan surat masuk, laporan disposisi, dan laporan surat keluarberdasarkan data surat masuk, data disposisi, dan data surat keluar. Setelah lengkap Biro Umum menyerahkan laporan surat masuk, laporan, disposisi, dan laporan surat keluar perbulan kepada kepala BKN.
KNiST, 30 Maret 2016 162
ISBN: 978-602-61242-0-3
Gambar 1. Diagram konteks
Gambar 5. Diagram detail 3.0 Enterprise Relationship Diagram (ERD)
Gambar 2. Diagram nol
Gambar 6. Entity Relationship Diagram (ERD)
Logical Record Structure (LRS)
Gambar 3. Diagram detail 1.0
Gambar 7. Logical Record Structure (LRS)
Gambar 4. Diagram detail 2.0
Spesifikasi File Spesifikasi file yang dibuat dalam perancangan sistem persuratan ini, adalah: 1) File Petugas, 2) File Bagian, 3) File Surat Masuk, 4) File Disposisi, 5) File Surat Keluar Spesifikasi Program
KNiST, 30 Maret 2016 163
ISBN: 978-602-61242-0-3
Gambar 11. Tampilan Layar Petugas
Gambar 8. Hierarchy Input Output Chart (HIPO) Tampilan Program
Gambar 12. Karyawan
Tampilan
Layar
Bagian/
Gambar 9. Tampilan Layar Login
Gambar 13. Tampilan Layar Surat Masuk
Gambar 10. Tampilan Layar Menu Utama Gambar 14. Tampilan Layar Disposisi
KNiST, 30 Maret 2016 164
ISBN: 978-602-61242-0-3
Gambar 19. Tampilan Laporan Disposisi Gambar 15. Tampilan Layar Surat Keluar
Gambar 20. Tampilan Layar Cetak Laporan Surat Keluar Gambar 16. Tampilan Layar Cetak Laporan Surat Masuk
Gambar 21. Tampilan Laporan Surat Keluar Gambar 17. Tampilan Laporan Surat Masuk
Gambar 18. Tampilan Layar Cetak Laporan Disposisi
4. Simpulan Dengan digantinya sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi untuk sistem persuratan di BKN diharapkan permasalahanpermasalahan yang telah dibahas akan terselesaikan. Sistem komputerisasi yang diusulkan, diharapkan akan dapat memiliki keunggulan antara lain: 1) Memusatkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian persuratan sehingga tiap bagian saling terintegrasi. 2) Pendistribusian surat menjadi lebih cepat. 3) Pelacakan surat masuk dan surat keluar lebih mudah dan cepat. 3) Arsip surat disimpan dalam database yang dapat diakses kapan saja, lebih tahan lama dan penyimpanan dalam bentuk database meminimalisir penggunaan kertas.
KNiST, 30 Maret 2016 165
ISBN: 978-602-61242-0-3
Referensi Fahlevi, S. M. (2013). Tujuh Langkah Praktis Pembangunan Basis Data. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Kendall, K. E., & Kendall, J. E. (2006). Analisa dan Perancangan Sistem. Jakarta: PT. Indeks.
Fathansyah. (2012). Basis Data Edisi Revisi. Bandung: Informatika Bandung.
Mustakini, J. H. (2005). Analisa & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.
Kadir, A. (2009). Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relational. Yogyakarta: Andi.
Sukamto, R. A., & Shalahudin, M. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika. Sutabri, T. (2012). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
KNiST, 30 Maret 2016 166
