PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI PERGURUAN TINGGI Aradea, Husni Mubarok, Gea Aristi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Siliwangi Tasikmalaya Abstrak Sistem informasi dalam organisasi bisnis menjadi penting artinya berkaitan dengan ketepatan waktu dan kebenaran penyediaan informasi yang dibutuhkan pemakai. Langkah pertama dalam membangun sistem informasi adalah membuat perencanaan (planning). Salah satu metodologi dalam perencanaan membuat sistem informasi adalah penyusunan rencana strategis dilakukan dengan memanfaatkan metodologi Business System Planning (BSP). Metodologi ini berkaitan dengan upaya bagaimana sistem informasi seharusnya distrukturkan, diintegrasikan dan diimplementasikan oleh organisasi dalam jangka panjang. Universitas X mempunyai misi meningkatkan kinerja pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, salah satunya adalah fungsi akademik. Sistem informasi akademik yang telah ada sekarang dirasakan masih memiliki kekurangan-kekurangan. Diantaranya ditemukannya data yang tidak akurat, tidak lengkap, ambigious. Selain itu masih terdapat kesulitan untuk pengaksesan data dan pemrosesan data. Dengan demikian dilakukan penelitian mengenai penerapan Business System Planning untuk perencanaan pembangunan sistem informasi akademik yang dapat membantu dalam perencanaan pembangunan sistem informasi akademik sebagai strategi pengembangan sistem informasi bagi Universitas X agar sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam metodologi Business System Planning ini adalah pendefinisian tujuan-tujuan bisnis, proses-proses bisnis, kelas-kelas data, arsitektur informasi dan integrasi. Kata Kunci: Sistem Informasi, Arsitektur Informasi, Perencanaan Sistem Bisnis. Abstract Information system in business organization becomes very important related to the time accuracy and information supply correctness that needed by the user. The first step to build information system is making plan. One of methodologies in making information system plan is the arrangement of strategical plan that is done by using Business System Planning (BSP). This methodology is related to the effort how the information system should be structuralized, integrated, and implemented by organization in long period. X University that has a mission to increase the work of Tri Dharma. One of them is academical function. The academical information system today still has some lacks, lke inaccurate, incomplete, and ambiguous data. Besides that there is still a difficult thing in accessing and processing data. So it needs to do the observation about the implementation of Business System Planning for the planning of academical information system building that can help X University fulfill the needs and run the business strategy. The step which done by this Business System Planning methodology are business goals definition, business process, data classes, information architecture and integration. Keywords: Information System, Information Architecture, Business System Planning.
Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012
213
pembangunan sistem informasi untuk
I. PENDAHULUAN Universitas meningkatkan
X
mempunyai
kinerja
misi
pelaksanaan
Tridharma Perguruan Tinggi, salah satunya adalah fungsi akademik. Sistem informasi akademik
yang
telah
fungsi akademik.
ada
sekarang
II. LANDASAN TEORI Menurut Surendro (2009) Business System Planning sering disebut sebagai
dirasakan masih memiliki kekurangan-
sebuah
kekurangan.
ditemukannya
terstruktur. Metodologi Business System
data yang tidak akurat, tidak lengkap,
Planning dikembangkan oleh perusahaan
ambigious.
terdapat
IBM pada tahun 1980-an. Metodologi ini
kesulitan untuk pengaksesan data dan
berkaitan dengan upaya bagaimana sistem
pemrosesan data. Selain itu masih terdapat
informasi
ketidaksesuaian dengan kebutuhan dan
diintegrasikan dan diimplementasikan oleh
strategi bisnis pada fungsi akademik di
organisasi dalam jangka panjang.
Diantaranya
Selain
itu
masih
Universitas X.
pendekatan
Konsep
Oleh karena itu dilakukan penelitian
Planning
atau
seharusnya
dasar adalah
metodologi
distrukturkan,
Business perencanaan
System sistem
dengan mengambil tempat studi kasus di
informasi dibuat secara top-down dengan
Universitas X, sehingga dapat membantu
pelaksanaan secara bottom-up. Konsep ini
dalam perencanaan pembangunan sistem
dapat dinyatakan dalam bentuk diagram
informasi
seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
akademik
pengembangan Universitas
X
sistem agar
sebagai
strategi
informasi sesuai
bagi dengan
kebutuhan dan strategi bisnis. Tujuan penelitian yang ingin dicapai diantaranya: 1. Membuat suatu perencanaan arsitektur informasi dari komponen bisnis yang ada di Universitas X untuk fungsi bisnis akademik. 2. Membuat model integrasi arsitektur informasi
untuk
perencanaan
Gambar 1. Analisis top-down dengan implementasi bottom-up (Surendro, 2009)
Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012
214
Metodologi BSP konsisten dengan filosofi ini. Tahap 1 dari gambar 2. adalah
Gambar 2. Pendekatan perencanaan sistem informasi secara umum (Surendro, 2009)
mendefinisikan tujuan bisnis, dimaksudkan untuk menjamin persetujuan/kesepakatan
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
diantara tingkatan eksekutif tentang kemana
A. Mendefinisikan Tujuan Bisnis
bisnis
akan
berjalan.
Tahap
2
Untuk
menggambarkan
pemodelan
mendefinisikan proses bisnis, membuat
sistem informasi akademik yang akan
dasar/landasan
dikembangkan
utama
jangka
panjang
di
Universitas
X
dukungan sistem informasi terhadap bisnis.
menggunakan IDEF seperti dapat dilihat
Tahap 3 mendefinisikan kelas data dapat
pada gambar 3 di bawah ini:
dilakukan berdasarkan proses-proses yang akan didukung. Tahap ini menghasilkan
Visi, Misi Unsil
RIP
sebuah definisi tentang semua data yang perlu dikelola dalam unit-unit bisnis. Tahap 4
mendefinisikan
arsitektur
Data PMB Data Calon Mahasiswa Baru USM Hasil USM Data Mahasiswa Data Dosen Data Pembayaran Data Akademik Data Peserta Wisuda Data Wisuda
informasi,
menjadi sebuah pernyataan tentang tujuan sistem informasi jangka panjang.
Sistem Informasi Akademik Universitas Siliwangi
Laporan Ijazah Kartu USM Pengumuman Hasil USM Kartu Tanda Mahasiswa Pengumuman Nilai Semester
Penerimaan Mahasiswa Baru Proses Akademik Pelepasan Mahasiswa/Wisuda
III. METODOLOGI Gambar 3. IDEF Sistem Akademik
Business System Planning merupakan metode yang berkaitan dengan upaya bagaimana sistem informasi seharusnya
B. Mendefinisikan Proses-Proses Bisnis
distrukturkan,
1.
diintegrasikan,
dan
diimplementasikan oleh organisasi dalam jangka
panjang.
Berikut
tahapan-
tahapannya:
Siklus Hidup Sumber Daya Siklus hidup sumber daya untuk fungsi
akademik di Universitas X adalah: Tabel 1. Siklus Hidup Sumber Daya No Fungsi Kebutu Akuisisi Pengelolaan Bisnis han 1 Proses Perenca Pembentukan Promosi/ Publikasi Penerim naan Panitia PMB Informasi PMB aan Strategis Penetapan Pendaftaran Calon Mahasis Penerim Kebijakan Mahasiswa Baru wa Baru aan Anggaran Pengelolaan Mahasis PMB Pembayaran wa Baru Penentuan Pendaftaran PMB Tahun Standarisasi Pencetakan Kartu Akadem PMB Ujian Saringan ik Baru Penentuan Masuk (USM) Kapasitas Pelaksanaan USM Mahasiswa Pengelolaan Hasil Penjadwalan USM Kegiatan PMB 1. Pelaporan dan
Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012
Disposisi Pelaksanaa n P2SPT Pelaksanaa n Kuliah Perdana Pelaporan dan Evaluasi PMB
215
Penyusunan Pengumuman Hasil Materi Ujian USM PMB 2. Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru 3. Pengelolaan Data Mahasiswa Baru 4. Pengelolaan Pembayaran SPP Mahasiswa Baru 5. Pengelolaan KTM 6. Perwalian Mahasiswa Baru 2 Proses Perenca Penetapan 1. Penyusunan Buku Pelaporan Akadem naan Kurikulum Pedoman dan ik Strategis Penetapan Akademik Evaluasi Proses Kalender 2. Pelaksanaan Akademik Akadem Akademik Perwalian Pelaporan ik Penetapan Tata 3. Registrasi EPSBED Usaha Mahasiswa Pelaporan Personalia 4. Perubahan Rencana Pelaksanaa Akademik Studi n Kerja Penetapan 5. Pengelolaan Jadwal Perkemban Sarana Kuliah gan Unsil Prasarana 6. Pengelolaan Akademik Absensi 1. Penetapan Perkuliahan Anggaran 7. Pengelolaan Ujian Perwalian (UTS, UAS, Perbaikan) 8. Pengelolaan Nilai Ujian 9. Pengumuman Hasil Ujian Pemrosesan Administrasi Cuti Studi dan Keluar Pemrosesan Mutasi Mahasiswa Pengelolaan Akreditasi Pengelolaan Data Statistik Dosen, Mahasiswa 3 Proses Perenca Pembentukan1. Pendaftaran Peserta Pelaporan Pelepasa naan Panitia Wisuda Wisuda dan n Strategis Penetapan 2. Pengelolaan Evaluasi Mahasis dan Anggaran Pembayaran Kegiatan wa/ Kebijak Wisuda Wisuda Wisuda Wisuda an Penetapan 3. Pembuatan Pengelol Standar Transkip Nilai aan Kelulusan 4. Pembuatan Ijazah Wisuda Penjadwalan 5. Pelaksanaan Wisuda Wisuda
3.
Gambar 4. Matriks PMB Tanggung jawab utama dan pembuat keputusan Keterlibatan utama dalam proses Beberapa keterlibatan dalam proses
Matriks proses/organisasi untuk fungsi akademik adalah sebagai berikut:
Gambar 5. Matriks Proses Akademik
Proses Bisnis dan Organisasi Untuk menghubungkan proses bisnis
dengan
struktur
organisiasi
dibuatlah
matriks proses/ organisasi sebagai berikut:
Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012
216
Proses Akademik
Gambar 6. Matriks Proses Wisuda
Proses Penglepasan Mahasiswa/Wisuda
C. Mendefinisikan Kelas-Kelas Data Sebuah kelas data adalah sebuah kategori tentang data yang terkait secara logis yang penting untuk mendukung bisnis. Rincian
kelas
data
dari
fungsi
akademik adalah sebagai berikut : Tabel 2. Kelas Data Fungsi Akademik Fungsi Bisnis Proses Penerimaan Mahasiswa Baru
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Kelas Data Data Panitia PMB Data Jadwal PMB Data Materi Ujian Data Calon Mahasiswa Baru Data Hasil USM Data Daftar Ulang Mahasiswa Baru Data Pembayaran SPP Data Mahasiswa Baru
Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012
1. Data Kurikulum 2. Data Kalender Akademik 3. Data Mahasiswa 4. Data Dosen 5. Data Perwalian 6. Data Perubahan Rencana Studi 7. Data Mata Kuliah 8. Data Jadwal Kuliah 9. Data Absensi 10. Data Ujian 11. Data Nilai Ujian 12. Data Status Cuti 13. Data Status Keluar 14. Data Status Mutasi 15. Data Akreditasi 1. Data Panitia Wisuda 2. Data Jadwal Wisuda 3. Data Peserta Wisuda 4. Data Pembayaran Wisuda 5. Data Transkip Nilai 6. Data Ijazah
Hubungan antara kelas data dan proses bisnis pada fungsi akademik digambarkan dengan sebuah matriks. Simbol-simbol yang digunakan adalah: C: create yaitu proses yang menghasilkan U: use yaitu proses menggunakan Matriks hubungan kelas data dan proses bisnis pada fungsi akademik adalah sebagai berikut :
217
Gambar 7. Hubungan Kelas Data dengan Proses Sistem Informasi Akademik
Penggunaan data yang ditandai dengan
D. Mendefinisikan Arsitektur Informasi 1.
Area Proses dan Kelompok Kelas data.
kotak dan panah, kemudian diberi nama
Pengelompokan kelas data dan proses
untuk wilayah sistem utama. Kemudian
bisnis
tersebut
dibuat
sesuai
dengan
dilakukan penempatan ulang dari sumbu
fungsinya. Seperti pada Gambar 8.
dan panah, seperti pada Gambar 10.
2.
4.
Identifikasi Aliran Data Panah
digunakan
Arsitektur Persepsi Proses Bisnis
menggambarkan
Pada Gambar 11 arsitektur informasi
aliran dari sebuah wilayah sistem ke sistem
dibuat dalam persepsi proses bisnis yang
lainnya seperti terlihat pada Gambar 9.
ada pada fungsi akademik yang telah
3.
teridentifikasi
Arsitektur Informasi
Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012
sebelumnya.
218
Gambar 8. Penentuan Area Antara Proses dengan Kelompok Kelas Data
Gambar 9. Aliran Data KELAS DATA PENGEMBANGAN Panitia PMB PRODUK Jadwal PMB Materi Ujian Calon Mahasiswa Baru Hasil USM Daftar Ulang Mhs Baru Pembayaran SPP Mahasiswa Baru PANITIA PMB PMB *) PROSES BISNIS Pembentukan Panitia PMB Calon Mahasiswa Baru *) Penjadwalan Kegiatan PMB USM Penyusunan Materi Ujian PMB Mahasiswa Baru *) Pembayaran SPP *) Pendaftaran Calin Mahasiswa Pencetakan Kartu Ujian Saringan Masuk Pelaksanaan USM Pengelolaan Hasil USM Pelaporan dan Pengumuman Hasil USM Pendaftaran Ulang Mhs Baru Pengelolaan Data Mhs Baru Pengelolaan Pembayaran SPP Mhs Baru Pengelolaan KTM Perwalian Mhs Baru
KELAS DATA Jadwal Kuliah Absensi Ujian Nilai Ujian PROSES BISNIS Pengelolaan Jadwal Kuliah Pengelolaan Absensi Perkuliahan Pengelolaan Ujian (UTS, UAS, Perbaikan) Pengumuman Nilai
KELAS DATA Mahasiswa Dosen Perwalian Perubahan Rencana Studi Mata Kuliah PROSES BISNIS Pelaksanaan Perwalian Perubahan Rencana Studi
KELAS DATA Status Cuti Status Keluar Status Mutasi PROSES BISNIS Pemrosesan Administrasi Cuti Studi dan Keluar Pemrosesan Mutasi Mahasiswa
PENGEMBANGAN PRODUK
PENGEMBANGAN PRODUK Mahasiswa *) Dosen*) Perwalian *)
PENGEMBANGAN PRODUK
Cuti *) Keluar *) Mutasi *)
Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012
Jadwal Kuliah *) ABSENSI Ujian *)
KELAS DATA Kurikulum Kalender Akademik Akreditasi PROSES BISNIS Penetapan Kurikulum Penetapan Kalender Akademik Pengelolaan Akreditasi
PENGEMBANGAN PRODUK KURIKULUM KALENDER AKADEMIK AKREDITASI
KELAS DATA PENGEMBANGAN Panitia Wisuda PRODUK Jadwal Wisuda Peserta Wisuda Pembayaran Wisuda Transkip Nilai Ijazah PANITIA WISUDA Wisuda *) PROSES BISNIS Pembentukan Panitia Wisuda Peserta Wisuda *) Penjadwalan Wisuda Pembayaran Wisuda Pendaftaran Peserta Wisuda *) Pengelolaan Pembayaran Wisuda Transkip Nilai *) Pembuatan Transkip Nilai IJAZAH Pembuatan Ijazah
218
Gambar 11. Arsitektur Informasi dalam Persepsi Proses Bisnis PMB Pengajuan Akademik Calon MahasiswaBaru
PMB
Panitia PMB
Keluar
Mutasi USM
Cuti
Pembayaran SPP
Mahasiswa Baru
Perwalian
Administrasi Akademik
Akreditasi
Dosen
Perwalian
Kurikulum
Mahasiswa
Kalender Akdemik
Wisuda Kegiatan Akademik Ijazah
Panitia Wisuda Absensi
Jadwal Kuliah
Peserta Wisuda
Ujian
Pembayaran Wisuda
Transkip Nilai
Gambar 12. Arsitektur Persepsi Basis Data Gambar 10. Penataan Ulang Arsitektur
6. Model Integrasi Pelaporan dan Evaluasi PMB
Informasi dalam Persepsi Proses Bisnis
Pelaksanaan P2SPT
Pelaksanaan Kuliah Perdana Pembinaan dan Pelaporan
Penentuan Kapasitas Penjadwalan Mahasiswa Penentuan Standarisasi Kegiatan PMB PMB Penetapan Kebijakan Anggaran PMB
Pendaftaran dan Pembayaran PMB Promosi PMB
5.
Arsitektur Informasi dalam Persepsi
Pencetakan Kartu dan Pelaksanaan USM
Perencanaan PMB Pembentukan Panitia PMB
Penerimaan Mahasiswa Baru
Penyusunan Materi Ujian PMB
Pelaksanaan PMB
Basis Data
Pengelolaan Data dan Perwalian Mahasiswa BaruPengelolaan
Akademik
Pembentukan Panitia Wisuda
beberapa kelompok fungsi bisnis yang
Penetapan Kalender Akademik
Penetapan Anggaran Perwalian
dan Pengelolaan Pengumuman KTM Hasil Pendaftaran Ulang dan Pembayaran SPP Mahasiswa Baru
Seperti pada Gambar 12 terdapat
Penetapan Sarana Prasarana Penetapan Tata Akademik Usaha Personalia
Perencanaan Akademik Penetapan Kurikulum
INTEGRASI SISTEM Pelaporan dan Evaluasi Hasil Akademik
Penetapan Anggaran Wisuda Perencanaan Wisuda
didalamnya terdapat basis data dari masing-
Proses Akademik
Penetapan Standar Kelulusan
Pelaporan EPSBED
Penjadwalan Wisuda
Pelepasan Mahasiswa/Wisuda
masing kelompok fungsi bisnis dan disertai dengan panah yang menandakan sebagai aliran data atau berbagi kebutuhan data
Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan Wisuda Pendaftaran Peserta Wisuda
Pengelolaan Pembayaran Wisuda
Pelaporan
Pengelolaan Data Mahasiswa, Dosen
Pengelolaan Akreditasi
Pelaksanaan Akademik Pelaporan Penyusunan Buku Pedoman Akademik
Pelaksanaan Wisuda
Pelaksanaan Wisuda
Pembuatan Transkip Nilai
Pemrosesan Cuti, Keluar, Mutasi Mahasiswa
Pengelolaan Jadwal dan Pengelolaan dan Absensi Kuliah Pengumuman Nilai Ujian
Perwalian, Registrasi, Perubahan Rencana Studi Mahasiswa
Pembuatan Ijazah
antar kelompok fungsi bisnis.
Gambar 13. Model Integrasi Sistem Pada model integrasi sistem Gambar13, terdapat
tiga
didalamnya
aktivitas terdapat
utama
subproses,
yang dan
subproses tersebut memiliki subproses yang terkait.
Kemudian
dari
masing-masing
model proses aktivitas utama tersebut disatukan dalam integrasi sistem. Integrasi sistem dalam kasus ini, direkomendasikan menggunakan Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012
sebuah
konsep
data 219
warehouse, hal ini diperlukan karena data dari sistem informasi akademik Universitas X dari tahun ke tahun akan terus bertambah dan membuat ukuran database menjadi semakin besar, serta dimungkinkan berasal dari berbagai sumber data yang berbeda.
V. KESIMPULAN 1. Berdasarkan
analisis
yang
telah
dilakukan, diperoleh suatu perancangan arsitektur
informasi
dari
komponen
bisnis yang ada di Universitas X untuk
DAFTAR PUSTAKA Aradea., 2010. Perancangan Arsitektur Informasi Untuk Mendukung Keberlangsungan Proses Bisnis Enterprise Wide pada seminar nasional informatika 2010 (semnasIF 2010), Teknik Informatika UPN ”Veteran”. Yogyakarta, 22 Mei 2010. Aradea., 2010. Arsitektur Informasi Untuk Integrasi Sistem Informasi (Studi Kasus : Kopertis Wilayah IV Jawa Barat Dan Banten). Bandung : Magister Informatika STEI ITB. Surendro, K., 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung : Informatika.
fungsi akademik. 2. Berdasarkan pendefinisian kelas-kelas data, maka diperoleh 29 buah kelas data yang kemudian dilakukan pendefinisian
Surendro, K., 2009. Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Induk Sistem Informasi. Jurnal Teknik Informatika.
kelas data dan dihubungkan dengan proses-proses bisnis yang ada pada fungsi akademik. 3. Berdasarkan
pendefinisian
arsitektur
informasi, maka diperoleh area antara proses dengan kelompok kelas data, serta arsitektur informasi dalam persepsi proses bisnis dan basis data. 4. Telah
dilakukan
penetapan
model
integrasi sistem informasi akademik, dengan
rekomendasi
integrasi
data
warehouse, yang dapat digunakan untuk perencanaan
pembangunan
sistem
informasi akademik di Universitas X.
Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012
220