KATA PENGANTAR
Pengembangan dosen merupakan salah satu sasaran pengembangan pendidikan tinggi saat ini. Hal ini tidak dapat disangkal, mengingat kemampuan dosen adalah salah satu unsur yang menentukan mutu lulusan perguruan tinggi. Berdasarkan pemikiran tersebut, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi berupaya meningkatkan mutu dosen, antara lain dengan cara memberikan kesempatan melanjutkan studi pascasarjana, baik di dalam maupun di luar negeri. Pendidikan pascasarjana di luar negeri memerlukan perhatian dan pengelolaan tersendiri. Hal ini antara lain didasarkan pada dua alasan, yaitu (a) pendidikan pascasarjana memerlukan dana yang sangat besar dan (b) keberadaan mahasiswa pascasarjana di luar negeri menghadirkan suatu tantangan bagi mereka, dalam arti penyesuaian diri dalam berbagai hal seperti budaya, akademik dan alam lingkungan. Menyadari kedua hal ini, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi sejak tahun 80-an berupaya meringankan tantangan ini. Upaya itu dilakukan dengan cara menyelenggarakan predeparture training bagi calon karyasiswa luar negeri, khususnya untuk beberapa negara tujuan seperti Australia, Jerman dan Jepang. Kegiatan ini mencakup pelatihan bahasa asing, orientasi akademik
dan
pemahaman
tentang
kebudayaan.
Sasaran
pokok
predeparture training adalah untuk mempersingkat dan meringankan proses penyesuaian diri para karyasiswa di luar negeri dan bagaimanapun pada akhirnya paling tidak akan membuahkan dua keuntungan, yaitu (a) menambah kemampuan kepada karyasiswa dalam menjalankan tugas studinya dan (b) mempersingkat masa studi dan sekaligus memperkecil pembiayaan.
1
Untuk mencapai sasaran ini Proyek menyajikan keterangan mengenai berbagai aspek tantangan tersebut dalam bentuk buku yang lebih mudah disimak dan praktis dipakai sebagai sumber informasi. Bahan-bahan yang termuat dalam buku ini dipetik dari pengalaman para karyasiswa, yang pada umumnya perlu diketahui oleh mereka yang pertama kali memasuki lingkungan akademik di luar negeri. Perlu diketahui bahwa sistem pendidikan yang akan ditempuh di luar negeri belum tentu sama dengan sistem pendidikan di Indonesia. Kenyataan ini makin meyakinkan kita bahwa buku panduan ini sangat bermanfaat bagi mereka yang akan menyelesaikan studi di luar negeri. Beberapa sponsor pemberi beasiswa menyarankan pelaksanaan penelitian sebaiknya dilakukan di Indonesia, sehingga permasalahan yang diambil dapat dimanfaatkan untuk menunjang pembangunan nasional. Dengan jujur dan setulus hati patut diakui bahwa informasi yang dikemukakan dalam buku ini tidak mencakup setiap hal yang diperlukan oleh karyasiswa yang akan berangkat ke luar negeri. Namun demikian kami tetap berharap, mudah-mudahan buku ini dapat menjadi salah satu referensi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Penyusunan buku ini hanya dapat
berhasil berkat darma bakti dan
dukungan penuh dari segenap Tim Penyusun. Untuk itu ucapan terima kasih yang tulus kami sampaikan kepada : Dr.Ir. Heru Sutomo Brodjonegoro Penyusun Buku Panduan Studi Pascasarjana di Inggris Ucapan terima kasih juga kami sampaikan kepada Drs. A. Hidayat, M.M., selaku Kasubdit Ketenagaan Perguruan Tinggi yang telah memberikan dukungan serta input dan koreksi sehingga memungkinkan terbitnya buku
2
ini. Tak lupa kami sampaikan
ucapan terima
kasih
juga
kepada
Drs. Andi Ichsan dan Damrin Fachroddin, sebagai pengelola Program Beasiswa Luar Negeri Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, yang telah membantu tim dalam berbagai kesempatan dalam proses penyusunan buku ini. Semoga buku ini bermanfaat bagi karyasiswa luar negeri yang melakukan tugas mulia dalam upaya meningkatkan mutu pendidikan dalam rangka mencerdaskan bangsa.
Jakarta, Agustus 2002 Direktur Pembinaan Pendidikan Tenaga Kependidikan dan Ketenagaan Perguruan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
3
PANDUAN STUDI PASCASARJANA DI LUAR NEGERI
BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Peranan perguruan tinggi dalam pembangunan tercermin pada mutu
lulusan,
hasil
penelitian
serta
pengabdiannya
pada
masyarakat. Untuk mencapai hasil yang diinginkan tersebut, salah satu syarat utama adalah dosen yang tinggi kemampuan akademiknya, jumlah yang cukup, serta menyebar di semua bidang ilmu dan teknologi. Di samping itu harus didukung oleh mahasiswa yang handal, tenaga penunjang pendidikan yang profesional, program pendidikan yang relevan, sarana pendidikan yang memadai, serta suasana akademik yang mendorong. Mengingat
masih
terbatasnya
pendidikan
pascasarjana
di
Indonesia dalam cabang ilmu atau teknologi tertentu, program pendidikan di tingkat pascasarjana ke luar negeri dianggap perlu. Pedoman ini ditujukan bagi mereka yang akan belajar atau mengikuti pelatihan ke luar negeri, dengan harapan dapat meringankan dan mengurangi kesulitan serta hambatan untuk hidup dan belajar di negara antara lain Amerika Serikat, Australia, Denmark, Inggris, Jepang, Jerman, Kanada, Perancis, Philipina dan Thailand.
4
2. Pengembangan Dosen Pengembangan
dosen
mencakup
usaha
meningkatkan
kemampuan atau mutu serta meningkatkan jumlah dosen melalui rekruitmen secara selektif. Peningkatan mutu dapat dilakukan melalui berbagai cara, antara lain pendidikan pascasarjana dan pelatihan.
Beberapa bidang ilmu dan teknologi masih belum
sepenuhnya dikembangkan oleh program pascasarjana dalam negeri, oleh karena itu dosen perlu dikirim ke luar negeri untuk mempelajari bidang ilmu dan teknologi tersebut. Bidang ilmu dan teknologi yang dianggap strategis dan perlu dikembangkan antara lain Informatika, Bioteknologi, Ilmu dan Teknologi Kelautan, Teknik Penerbangan, Mikro Elektronika, Teknologi Manufaktur, Agribisnis, Manajemen, Ilmu Lingkungan dan beberapa bidang ilmu lain. 3. Adaptasi pada Kebudayaan Asing Dasar pemikiran konseptual berakar pada berbagai cabang ilmu yaitu bahwa: §
Kebudayaan adalah ragam utama untuk dapat mengerti perilaku yang berbeda-beda. Sangat banyak batasan mengenai kebudayaan,
salah
satunya
adalah
sebagai
berikut:
kebudayaan adalah pemrograman gabungan dari berbagai pikiran yang membedakan anggota suatu kelompok manusia atau suatu kategori manusia yang satu dengan lainnya; §
Perilaku manusia dan interaksi manusia adalah normatif, terikat oleh nilai-nilai;
§
Perilaku kebudayaan itu dipelajari dan dikaji;
5
§
Kebudayaan
ke
dalam
merupakan
peta-peta
kognitif
perorangan atau pemrograman-pemrograman mental; §
Pindah ke kebudayaan lain berarti pindah ke program lain
Pindah
dari
satu
kebudayaan
ke
kebudayaan
yang
lain
memerlukan penyesuaian. Hal ini pada umumnya dialami oleh mereka yang untuk pertama kali tinggal di negeri lain dalam waktu tertentu, seperti dosen yang sedang mengikuti tugas belajar di luar negeri. Secara ringkas tahapan-tahapan yang akan dilalui adalah sebagai berikut: 1) Masa berbunga-bunga. Mula-mula banyak orang terpesona dan tertarik oleh semua yang baru. Pendatang merasa gembira dan bangga dalam memasuki suatu kebudayaan baru; 2) Masa resah. Orang mulai mengalami masalah baru, antara lain berkaitan
dengan
masalah
perumahan,
pengangkutan,
perbelanjaan dan bahasa. Kelelahan mental terjadi akibat tekanan yang terus-menerus untuk memahami bahasa dalam lingkungan asing ini; 3) Penyesuaian awal. Pemecahan masalah dalam kegiatan sehari-hari seperti perumahan dan perbelanjaan sudah tidak merupakan masalah utama. Meskipun pendatang belum dapat berbicara secara fasih, pengertian utama dan perasaan telah dapat dinyatakan dengan bahasa kedua ini; 4) Masa risau. Seseorang yang telah jauh dari keluarga dan teman akrab dalam waktu yang lama akan merasa kesepian.
6
Banyak yang masih merasa belum dapat menyatakan keinginannya sebaik seperti dengan bahasa aslinya. Perasaan kecewa, murung dan kadang-kadang berakibat kurang percaya diri sendiri akan timbul. Banyak orang yang mengalami tahapan ini dalam waktu yang lama; 5) Masa Penerimaan dan Perpaduan. Hal-hal rutin telah mantap. Pendatang telah menerima kebiasaan, adat, makanan dan sifat-sifat dari orang dalam kebudayaan baru itu. Pendatang merasa santai bersama teman, rekan dan bahasa negeri kedua ini. Proses penyesuaian dalam kebudayaan baru
Masa berbunga-
0
Masa Resah
6
Masa Masa Penyesuaian Risau Awal
10
14
Masa Penerimaan dan Perpaduan
18
24 bulan
Di samping kebudayaan umum seperti tersebut di atas perlu pula diperhatikan kebudayaan kampus, terutama perbedaan pendekatan Asia dan Barat dalam proses belajar. Secara ringkas proses belajar dapat digambarkan sebagai berikut :
7
Pendekatan Asia
Sikap pada ilmu
:
Pendekatan Belajar :
Siasat Belajar
Tipe
Kegiatan
Pertanyaan khas
Tujuan
Pendeakatan Barat
Melestarikan
Penggandaan -------
Mengembangkan
Analitis --------
Spekulatif
Menghafal dan menirukan
Berfikir kritis
Membahas, mencari kemungkinan baru dan penjelasan
Meringkas, memaparkan, mengenal, menerapkan rumus dan informasi
Bertanya, menentukan, menggabungkan pemikiran dan informasi menjadi suatu alasan Mengapa ? Bagaimana ? Bagaimana berlakunya ? Berapa pentingnya ?
Spekulasi dan membuat hipotesa
Orijinalitas "sederhana" bahan dalam pola yang lain
Orijinalitas 'kreatif" sama sekali pendekatan baru, pengetahuan baru
Apa ?
"Kebenaran"
Bagaimana jika ?
Dalam bagan di atas tampak bahwa dalam Pendekatan Asia tergambar sebagai berikut :
8
Sikap pada ilmu mengutamakan sasaran "melestarikan", pendekatan belajar mengutamakan "penggandaan", dan siasat belajar
adalah
menghafal
dan
menirukan,
meringkas,
memaparkan, mengenal, menerangkan rumus dan informasi, dengan pokok pertanyaan "apa" dan tujuan "kebenaran". Sementara itu Pendekatan Barat mengutamakan analisis dan hipotesis (spekulatif), siasat belajar adalah membahas, mencari kemungkinan
baru
dan
penjelasan,
membuat
hipotesis
(spekulatif) dengan pokok pertanyaan "bagaimana jika" dan tujuan "orijinalitas kreatif", pendekatan dan pengetahuan baru yang sama sekali baru. Untuk mencapai Pendekatan Barat diperlukan siasat belajar dengan
berfikir
kritis,
bertanya
dengan
pokok
pikiran
"mengapa" dsb., dengan tujuan menemukan "orijinalitas". Masalah-masalah lain yang sering dihadapi karyasiswa di luar negeri adalah : 1) Masalah pengkucilan sosial, yaitu : kesulitan memulai hubungan dengan orang lain, tidak dapat menikmati obrolan santai, jarangnya undangan dari rekan, ragu-ragu untuk mengundang teman, merasa malu dalam pertemuan sosial, ketagihan
televisi,
kurangnya
berita
dari
sehingga
merasa
kesepian,
kurangnya
Indonesia, masyarakat
Indonesia di tempat belajar, rindu untuk pulang, menutup diri, tidak mau membagi masalah dengan orang lain, dll.;
9
2) Masalah kurangnya pengenalan etika sosial; 3) Masalah kewanitaan; 4) Masalah keluarga.
4. Mempelajari Bahasa Asing Tidak sedikit orang berupaya keras mencari jalan yang paling baik untuk mempelajari bahasa asing. Demikian juga sudah banyak buku yang ditulis untuk mencari jalan yang paling baik. Mempelajari bahasa asing menyangkut berbagai hal. Cara mempelajari bahasa asing bagi orang dewasa berbeda dengan cara yang dipakai oleh seorang anak sekolah, dan berbeda pula dengan cara yang dipakai oleh anak kecil (prasekolah). Demikian pula kesulitan yang dihadapi dalam mempelajari bahasa asing di antara ketiga kelompok umur tadi sangat berbeda-beda. Begitu juga, tujuan mempelajari bahasa asing dapat berbedabeda. Hal ini akan menentukan muatan pelajaran dan metode belajar bahasa asing tersebut. Oleh karena itu staf akademik muda yang berniat mempelajari bahasa asing untuk tujuan studi lanjut, perlu menyadari dan mengetahui terlebih dahulu beberapa hal sebelum mendaftarkan diri pada suatu pelatihan bahasa asing, yakni : 1) Tujuan pelatihan bahasa asing bagi mereka yang ingin melanjutkan studi di luar negeri adalah penguasaan bahasa sebagai alat komunikasi secara umum (language proficiency).
10
Penguasaan bahasa mencakup keterampilan dalam menulis, membaca, mendengar dan berbicara; 2) Untuk menguasai keempat aspek bahasa tersebut diperlukan bahan ajar yang terdiri dari tata bahasa dan sejumlah katakata. Perlu diketahui bahwa untuk keperluan penguasaan bahasa asing sebagai alat komunikasi umum (medium of instruction) diperlukan sejumlah kata yang termasuk sebagai kata-kata yang paling tinggi pemakaiannya (the most frequently used words). Mempelajari kata-kata asing yang langka pemakaiannya hanyalah pekerjaan yang kurang bermanfaat bagi seseorang yang berminat mempelajari bahasa asing sebagai medium of instruction; 3) Istilah-istilah teknik (technical words) sebaiknya dipelajari secara khusus, bukan dalam pelatihan umum bahasa asing; 4) Mempelajari bahasa asing bagi seorang dewasa adalah suatu proses
penguasaan
"kebiasaan"
(habit)
baru,
karena
mempergunakan bahasa adalah suatu proses yang berjalan menurut suatu kebiasaan. Kebiasaan yang dimaksud terjadi dalam proses pengucapan kalimat (speaking), mendengar bunyi bahasa (listening) dan dalam aspek-aspek lainnya. Agar "kebiasaan" baru ini dapat dikuasai, diperlukan latihan (drill) yang sangat intensif; 5) Bagi seorang dosen yang ingin mempelajari bahasa asing sebagai medium of instruction, keterampilan menerjemahkan bahasa perlu dikuasai, khususnya untuk tujuan akademik.
11
Istilah-istilah teknik (technical words) hanya dapat dikuasai oleh mereka yang berkecimpung dalam bidang yang terkait atau alih bahasa dalam konteks yang jelas. Ada kalanya kata-kata atau istilah-istilah tersebut hanya dapat dijelaskan, tetapi tidak diterjemahkan karena belum mempunyai padanan kata dalam bahasa Indonesia. 5. Syarat-syarat dan Prosedur untuk Studi di Luar Negeri Dalam rangka pengusulan tugas belajar ke luar negeri, perlu diketahui hal-hal sebagai berikut : 5.1.Instansi yang terkait : 1) Departemen Pendidikan Nasional: Perguruan Tinggi, Kopertis (untuk karyasiswa dari PTS), Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Biro Kerjasama Luar Negeri dan Hubungan Masyarakat, Biro Kepegawaian; 2) Sekretariat Kabinet, untuk S.K. Tugas Belajar; 3) Departemen Luar Negeri untuk paspor biru/dinas; 4) Departemen Kehakiman (Kantor Imigrasi) untuk paspor hijau; 5) Perwakilan negara asing yang bersangkutan di Indonesia untuk urusan visa.
12
5.2.Syarat-syarat dan kelengkapan untuk tugas belajar ke luar negeri 1) Syarat-syarat : a. Tersedianya penerimaan mahasiswa di perguruan tinggi di luar negeri untuk program studi yang diinginkan; b. Tersedianya dana untuk pelaksanaan studi (dana pinjaman, hibah, dll.); c. Mendapat persetujuan pimpinan perguruan tinggi atau Koordinator Kopertis bagi dosen pegawai negeri sipil yang dipekerjakan di perguruan tinggi swasta; d. Surat Keputusan/Persetujuan tugas belajar dari Setkab. Informasi tentang tersedianya kesempatan studi luar negeri dan beasiswa dapat diperoleh melalui penawaran tugas belajar dan beasiswa dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi yang disampaikan melalui pimpinan perguruan tinggi atau dari sumber lain. 2) Kelengkapan: a. Keterangan mengenai status kepegawaian (sudah lulus pelatihan
prajabatan (STTPL) bagi calon pegawai
negeri sipil); b. Surat pernyataan tugas belajar ke luar negeri dari karyasiswa berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun
1961
(Penjelasan
tentang dalam
13
Pemberian
Tambahan
Tugas
Belajar
Lembaran
Negara
Nomor 2278 dan Keputusan Menteri Pertama Nomor 224/MP/1961) yang isinya antara lain menyatakan bahwa selama di luar negeri tidak akan melakukan halhal yang merugikan negara, ditandatangani di atas materai Rp 6000,-. Dokumen ini disediakan oleh Ditjen Pendidikan Tinggi; c. Daftar Riwayat Hidup untuk tugas belajar ke luar negeri (formulir dikeluarkan oleh Biro Kerjasama Luar Negeri Depdiknas); d. Permohonan paspor dinas (formulir telah tersedia); e. Pasfoto berwarna (minimal berdasi bagi pria) ukuran 3 x 4 cm sebanyak empat lembar (dibaliknya dituliskan nama dan NIP yang bersangkutan dan dimasukkan ke dalam amplop); f. Surat keterangan penerimaan di perguruan tinggi di luar negeri (Letter of Acceptance atau Call Forward); g. Surat keterangan jaminan biaya (Letter of Award) atau Surat Pernyataan Biaya Sendiri di atas materai Rp 6000,- (bila atas biaya sendiri); h. SK Kepegawaian Terakhir 3) Pelamar Pelamar tugas belajar luar negeri dapat dibedakan dalam dua kategori :
14
a. Pelamar tugas belajar luar negeri dengan beasiswa (dari/melalui pemerintah) adalah dosen tetap PTN dan dosen tetap PTS (dengan syarat-syarat tertentu). b. Pelamar tugas belajar luar negeri dengan tanggungan biaya sendiri adalah dosen tetap PTN dan dosen tetap PTS (dengan syarat-syarat tertentu pula).
5.3.Syarat-syarat dan kelengkapan untuk usul perpanjangan izin tugas belajar, perpanjangan beasiswa, perubahan bidang studi dan meningkatkan strata pendidikan 1) Persyaratan untuk perpanjangan izin tugas belajar : a. Rekomendasi Pembimbing/Dekan/Ketua Program Studi perguruan
tinggi
luar
negeri
tentang
rencana
penyelesaian studi; b. Surat keterangan jaminan pembiayaan dari pihak penyandang dana; c. Surat persetujuan pimpinan perguruan tinggi asal; d. Fotokopi surat persetujuan/keputusan Sekretaris Kabinet yang terakhir tentang tugas belajar yang bersangkutan. 2) Persyaratan untuk perpanjangan beasiswa/dana : a. Rekomendasi Pembimbing/Dekan/Ketua Program Studi perguruan
tinggi
luar
negeri
tentang
rencana
penyelesaian studi; b. Surat keterangan jaminan pembiayaan dari penyandang dana;
15
c. Surat persetujuan pimpinan perguruan tinggi asal; d. Apabila izin belajar sudah habis waktunya, perlu dilampir-kan Surat Keputusan/Persetujuan Setkab yang terakhir. 3) Persyaratan untuk perubahan bidang studi : a. Surat keterangan dari pembimbing/dekan/ketua program studi perguruan tinggi di luar negeri tentang perubahan program studi; b. Fotokopi
Surat
Persetujuan/Keputusan
Sekretaris
Kabinet; c. Surat persetujuan pimpinan perguruan tinggi asal. 4) Persyaratan untuk meningkatkan strata pendidikan : a. Surat
keterangan
dari
Pembimbing/Dekan/Ketua
Program Studi perguruan tinggi di luar negeri tentang penerimaan yang bersangkutan untuk meningkatkan strata pendidikan dimaksud; b. Adakalnya diperlukan academic transcript serta Grade Point Average (GPA)/nilai mutu rata-rata program master yang baru ditempuh; c. Keterangan jaminan biaya dari pihak penyandang dana; d. Fotokopi
Surat
Persetujuan/Keputusan
Sekretaris
Kabinet; e. Surat persetujuan pimpinan perguruan tinggi asal
16
6. Syarat-syarat tambahan untuk mendapatkan beasiswa tugas belajar (Fellowship) dari Program Bilateral 6.1.Umur Umur calon harus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh pihak pemberi beasiswa 6.2.Keluarga Beberapa negara pemberi beasiswa menyediakan bantuan atau dana sosial bagi keluarga yang ikut mendampingi mahasiswa, sementara negeri lain tidak menyediakan fasilitas atau bantuan sosial. 6.3.Kesempatan bekerja setengah waktu Pada umumnya mahasiswa penerima beasiswa Program Bilateral tidak diperkenankan bekerja sambil studi. 6.4.Syarat kesehatan Negeri
pemberi
beasiswa
menentukan
syarat-syarat
kesehatan bagi calon penerima beasiswa yang harus dipatuhi oleh yang bersangkutan. 6.5.Beberapa negeri pemberi beasiswa menentukan masa bakti di Indonesia setelah menyelesaikan studi dengan beasiswa Program Bilateral, sebelum melanjutkan ke program lanjutan dengan beasiswa yang sama.
17
6.6.Beberapa
negeri
pemberi
beasiswa
tidak
mengizinkan
pemberian beasiswa secara bersamaan waktu kepada suami isteri, tetapi biaya salah satu. 7. Alur Pemrosesan Alur pemrosesan keberangkatan ke luar negeri ini dapat dibedakan dalam delapan tahapan sebagai berikut : 7.1.Perguruan Tinggi/Kopertis : 1) Pada tahap ini proses pengajuan calon karyasiswa dimulai dari tingkat jurusan dan fakultas untuk diajukan kepada pimpinan perguruan tinggi; 2) Pengajuan selanjutnya oleh pimpinan perguruan tinggi kepada Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi. Bagi dosen yang
berstatus
dipekerjakan
sebagai
(PNSD)
di
pegawai
negeri
perguruan
sipil
tinggi
yang
swasta,
pengusulan diajukan oleh Koordinator Kopertis yang bersangkutan kepada Dirjen Dikti. 7.2.Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) : 1) Surat
usulan/persetujuan
Koordinator
Kopertis
pimpinan
dilengkapi
perguruan dengan
tinggi/
dokumen
kelengkapan sebagaimana tersebut pada butir 2 di atas (syarat dan kelengkapan); 2) Berkas usulan dari pimpinan perguruan tinggi kepada Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi tersebut dikelola oleh
Direktorat
Pembinaan 18
Pendidikan
Tenaga
Kependidikan dan Ketenagaan Perguruan Tinggi (P2TKKPT). Titik tolak pertimbangan ialah aspek administratif dan pengembangan tenaga akademik, dalam kaitan dengan pengembangan bidang ilmu, relevansi kebutuhan, pemerataan, efisiensi dan kebutuhan masa depan. Secara teknis urusan ini ditangani oleh Subdirektorat Ketenagaan Perguruan Tinggi (Subdit KPT). 7.3.Biro Kerjasama Luar Negeri dan Hubungan Masyarakat/ Sekretariat Jenderal Depdikbud : 1) Proses penelaahan ditinjau dari aspek administratif dan kerjasama luar negeri; 2) Mengusulkan pencalonan dan rencana keberangakatan ke luar negeri kepada Sekretaris Kabinet; 7.4.Sekretariat Kabinet (Setkab) : 1) Penelaahan usulan pada Setkab berdasarkan pada aspek administratif dan aspek kebijakan pemerintah tentang kerjasama luar negeri; 2) Setkab
mengeluarkan
Surat
Persetujuan/Keputusan
bepergian ke luar negeri untuk keperluan studi, mengikuti pelatihan studi, training, seminar, konferensi, dsb, dengan ketentuan : a. Status sebagai pegawai negeri sipil tetap berlaku, sekalipun yang bersangkutan dalam waktu tertentu meninggalkan pekerjaan untuk mengikuti tugas belajar;
19
b. Yang bersangkutan diizinkan meninggalkan pekerjaannya tanpa mengurangi perhitungan masa kerja selama tugas belajar yang diizinkan tersebut; c. Yang bersangkutan tetap berhak atas gaji pokoknya, dengan penyesuaian berdasarkan ketentuan yang berlaku; d. Yang bersangkutan akan meneruskan tugas dan tanggungjawabnya ditempat kerja semula sekembali dari tugas belajar luar negeri. 3) Surat Persetujuan/Keputusan Setkab tersebut ditujukan kepada pihak-pihak : a. Departemen Luar Negeri untuk pengadaan paspor dinas; b. Departemen Keuangan untuk penghentian pembayaran tunjangan fungsional (tunjangan jabatan dosen); c. Pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan d. Biro Kerjasama Luar Negeri Depdiknas; e. Yang bersangkutan. 7.5.Departemen Luar Negeri (Deplu): 1) Berdasarkan
keputusan/persetujuan
Setkab,
maka
Departemen Luar Negeri mengeluarkan paspor dinas bagi karyasiswa yang berstatus sebagai pegawai negeri sipil; 2) Memberikan izin keberangkatan ke luar negeri (exit permit).
20
7.6.Ditjen Imigrasi (Departemen Kehakiman dan HAM) : 1) Bagi karyasiswa yang tidak berstatus sebagai pegawai negeri sipil diperlukan paspor hijau, yang dikeluarkan oleh Kantor Imigrasi; 2) Yang bersangkutan dapat mengurus sendiri dengan mengisi formulir yang telah tersedia di Kantor Imigrasi. Pembuatan pasfoto paspor dilakukan di Kantor Imigrasi; 3) Persyaratan lain adalah Kartu Tanda Penduduk (KTP). 7.7.Kedutaan Besar/Perwakilan Asing di Indonesia: 1) Mengisi formulir permohonan visa serta melengkapi syaratsyarat yang ditentukan oleh masing-masing Kedutaan Besar atau perwakilan asing yang bersangkutan; 2) Memberikan izin masuk ke negara yang bersangkutan (visa). Ketentuan mengenai visa dikeluarkan oleh masingmasing negara yang bersangkutan. 7.8.Bandara Internasional/Keberangkatan: 1) Pemeriksaan keabsahan dokumen perjalanan yaitu tiket internasional dan masa berlaku exit permit (paspor); 2) Tanda pembayaran fiskal keberangkatan ke luar negeri (bebas fiskal luar negeri bagi pemegang paspor dinas dan menunjukkan surat persetujuan/keputusan Setkab); 3) Untuk negara-negara tertentu mungkin masih diperlukan kartu kesehatan (health certificate); 4) Pengisian
kartu
keberangkatan
untuk
internasinal (diperoleh pada waktu check-in);
21
penerbangan
5) Perlu diketahui barang-barang yang terlarang dibawa/ memasuki suatu negara; 6) Membawa sejumlah mata uang yang berlaku di negara tujuan atau mata uang yang berlaku secara internasional. 8. Prosedur Administrasi Karyasiswa di Luar Negeri Berbagai kegiatan administratif perlu dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi/perguruan tinggi asal/proyek dengan karyasiswa memelihara hubungan timbal balik. Berikut ini beberapa contoh keadaan di mana inisiatif untuk mengadakan hubungan administratif Tinggi/perguruan
tinggi
dengan Direktorat Jenderal Pendidikan asal/proyek,
harus
dimulai
oleh
karyasiswa: Mengadakan alih program studi (pindah bidang studi atau melanjut-kan studi ke jenjang yang lebih tinggi); 1) Perpanjangan masa studi dan bantuan beasiswa; a. Peralihan sponsor beasiswa; b. Laporan akhir semester/kuartal atau akhir tahun kuliah; c. Perubahan-perubahan lain yang berlaku di perguruan tinggi tempat belajar; d. Rencana perjalanan antar negara, termasuk pulang cuti; e. Berhasil atau gagal studi; f. Kedatangan kembali di tanah air setelah selesai melakukan tugas belajar.
22
9. Pedoman Penilaian Ijazah Pendidikan Tinggi Luar Negeri Penilaian terhadap ijazah lulusan pendidikan tinggi luar negeri dilakukan berdasarkan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1980 dan Surat Edaran Kepala BAKN Nomor 05/SE/1980. Ketentuan ini diberlakukan bagi setiap pemilik ijazah lulusan pendidikan tinggi luar negeri yang bekerja pada instansi pemerintah atau lembaga lain yang memerlukan keterangan. Legalisasi ijazah luar negeri diberikan oleh Panitia Penilaian Ijazah Luar Negeri Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Unit kerja untuk menilaikan ijazah pendidikan tinggi luar negeri adalah Seksi Penilaian ijazah Pendidikan Tinggi Luar Negeri, Subdirektorat Kurikulum dan Program Studi Direktorat Pembinaan Akademis dan Kemahasiswaan, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi., Jalan Pintu Satu Senayan Jakarta 10002. Seksi ini dibantu oleh tim yang beranggotakan para ahli untuk melakukan pemeriksaan berkas ijazah luar negeri. Sebagai hasil penilaian, dikeluarkan Surat Keputusan
Direktur
Jenderal
Pendidikan
Tinggi
mengenai
kesetaraan dengan ijazah lulusan perguruan tinggi Indonesia serta gelar akademik/sebutan profesional yang berhak dipakai. Syarat-syarat dan kelengkapan yang diperlukan untuk penilaian ijazah pendidikan tinggi luar negeri ialah : 1) Mengisi formulir permohonan penilaian yang telah disediakan di Seksi Penilaian Ijazah Pendidikan Tinggi Luar Negeri Ditjen Pendidikan Tinggi;
23
2) Melampirkan fotokopi ijazah perguruan tinggi di Indonesia yang diperoleh
sebelumnya.
Ijazah
asli
dibawa
untuk
dilihat
kesesuaian-nya dengan fotokopi yang diserahkan; 3) Melampirkan fotokopi ijazah yang diperoleh di luar negeri, sekaligus
membawa ijazah asli untuk dilihat kesesuainnya
dengan fotokopi tersebut. Apabila ijazah luar negeri tidak berbahasa Inggris, Belanda, Perancis, dan Jerman, pemilik ijazah diminta untuk melampirkan terjemahannya ke dalam bahasa Inggris atau Indonesia yang disahkan oleh Kedutaan Besar masing-masing negara tempat mengikuti pendidikan; 4) Melampirkan fotokopi surat persetujuan tugas belajar dari Setkab (bagi pegawai negeri sipil yang dikirim dengan tugas belajar/biaya pemerintah) dengan membawa yang asli untuk disesuaikan isinya; 5) Meminjamkan handbook/catalog dari perguruan tinggi di mana ijazah diperoleh. Apabila tidak memungkinkan, agar diusahakan mendapatkan fotokopi dari halaman-halaman yang paling relevan dalam menjelaskan: a. Syarat penerimaan sebagai mahasiswa di perguruan tinggi tersebut; b. Syarat akademik yang diperlukan untuk mendapatkan gelar akademik/sebutan profesional yang diperoleh; c. Uraian singkat mengenai mata kuliah yang telah diikuti selama pendidikan;
24
d. Status akreditasi perguruan tinggi di negara tersebut dengan catatan siapa yang melakukan akreditasi tersebut. 6) Bagi pendidikan yang mensyaratkan tesis/disertasi, laporan tugas akhir diminta agar dibuat fotokopi tentang halaman judul, halaman pengesahan, daftar isi, abstrak, bab : introduction, conclussion/ Summary; 7) Tiga lembar pasfoto terakhir ukuran 4 x 6;
25
