PENGEMBANGAN MODEL KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM UNTUK MENDUKUNG KEGIATAN OPERASIONAL INTERNAL: STUDI KASUS PADA PUSAT JASA PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI PERPUSNAS RI Samsinar Program Studi Magister Ilmu Komputer, Program Pascasarjana Universitas Budi Luhur
[email protected] ABSTRAK Knowledge Management (KM) merupakan usaha untuk meningkatkan knowledge yang berguna dalam organisasi. KM bukan hanya pengaturan knowledge, namun lebih pada manajemen suatu organisasi dengan fokus khusus terhadap knowledge. Penerapan KM dengan sistem berbasis web dapat menjadi solusi dari kebutuhan aliran knowledge yang tidak dihalangi oleh batasan waktu dan lokasi geografis. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI memberikan layanan koleksi umum dan khusus, melaksanakan bimbingan pemakai, pameran dan promosi, kerjasama dan otomasi perpustakaan. Penelitian ini akan menentukan sebuah model Knowledge Management System (KMS) yang tepat untuk lingkungan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi dengan menganalisis dan merancang prototipe sistem dari model yang dikembangkan. Metodologi yang digunakan adalah analisis faktor kontigensi dan menggunakan arsitektur KMS dari Tiwana. Model KMS yang dihasilkan adalah yang mendukung proses SECI. Hasil Analisis tersebut menggambarkan budaya lessons learned dalam organisasi yang merupakan komponen kritis dari KM dan Model KMS yang dihasilkan sesuai dengan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi. Sistem ini tidak hanya dikembangkan untuk keperluan internal, tetapi dengan membudayakan sharing knowledge pada organisasi, dapat dikembangkan untuk seluruh Perpusnas RI. Kata Kunci: Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management System, Knowledge Sharing, Lesson Learned. Salah satu ciri khusus dari bidang ilmu teknologi informasi adalah fokus perhatian bidang ilmu tersebut yang lebih bersifat aplikatif. Bidang ilmu TI lebih mengarah pada pengolahan data dan informasi dalam sebuah enterpise (perusahaan atau organisasi kerja lainnya), dengan pemanfaatan produktifitas kerja. Dalam perkembangannya sejalan dengan paradigma ekonomi baru, maka teknologi informasi menjadi senjata yang handal dalam meningkatkan komunikasi dan interaksi enterprise dengan stake holdernya. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI memberikan layanan koleksi umum dan khusus, melaksanakan bimbingan pemakai, pameran dan promosi, kerjasama dan otomasi perpustakaan. Layanan tersebut diselenggarakan dalam
1. Pendahuluan Perkembangan TI saat ini telah memberikan banyak kemudahan dalam pengelolaan knowledge atau knowledge dari suatu organisasi, baik organisasi yang berorientasi produk maupun layanan yang prima. Knowledge itu merupakan aset yang penting bagi sebuah organisasi karena dengan knowledge itulah suatu organisasi dapat bertahan hidup. SI adalah kebutuhan bagi setiap organisasi, dan TI dapat diartikan sebagai jawaban atas kebutuhan dari organisasi untuk dapat mengolah dan komunikasi [1]. Perkembangan bidang telematika dan teknologi informasi di Indonesia yang sangat pesat perlu diimbangi dengan global yang sudah semakin dekat, serta untuk meningkatkan taraf dan kualitas bangsa kita.
75
rangka meningkatkan kualitas kehidupan bangsa. Terkait dengan semua layanan tersebut, selayaknya semua pegawai di tiap unit-unit kerja Perpusnas RI khususnya divisi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi harus dapat memahami semua pekerjaan atau prosedur-prosedur yang ada baik yang terkait langsung dengan layanan kepada masyarakat maupun tidak secara langsung terkait dengan masyarakat.
manusia yang ada, proses kaderisasi pun tidak terjadi akibat adanya budaya kerja yang masih parsial (individual), pengalaman dan knowledge yang dimiliki bersifat tasit (masih dalam pemikiran). Maka penulis mengidentifikasi faktor-faktor apa saja yang berpengaruh terhadap pengembangan model KMS. Batasan Masalah Mengingat luasnya bahasan tentang KMS, maka penelitian ini hanya membahas bentuk model KMS untuk menunjang proses penyebaran knowledge diantara para pegawai Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI.
Sebagai fasilitas interaksi individu dalam pengembangan dan teknologi, perpustakaan melalui seluruh potensi yang ada, juga dapat membangun kepribadian luhur, meningkatkan keterampilan dan produktivitas. Oleh karena itu, perpustakaan memiliki fungsi pendidikan, penelitian preservasi dan rekreasi dalam penguatan ilmu pengetahuan dan kebudayaan. Perpustakaan, sebagai refleksi kemajuan suatu bangsa, merupakan infrastruktur transformasi ilmu pengetahuan yang paling demokratis yang berperan penting sebagai sarana belajar sepanjang hayat menuju pada terwujudnya masyarakat unggul, terinformasi (well-informed), cerdas, kritis dan inovatif yang berbasis budaya keilmuan. Kontribusi kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan kondisi umum masyarakat Indonesia dewasa ini, berakibat pada parubahan paradigma dalam pembangunan bidang perpustakaan. Untuk itu perlu adanya perubahan paradigma dari resource-base system menjadi knowledge-base system. Kedua konsep ini sangat bertolak belakang, dimana konsep pertama bertumpu pada keunggulan sumber daya alam lokasi dan kondisi geografis. Konsep yang kedua berdasarkan pada ilmu pengetahuan dan teknologi serta perkembangan sumber daya manusia organisasi. Diperlukan kemampuan untuk mengelola dan mengembangkan knowledge yang dimiliki. Knowledge Management tersebut dapat meningkatkan daya saing organisasi.
Rumusan Masalah Perumusan masalah dalam penelitian berdasarkan latar belakang adalah: Bagaimana model KMS yang sesuai pada Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI agar terjadi knowledge sharing? Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian 1. Untuk mengidentifikasi KM pada Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI. 2. Agar dapat dibangun model KMS yang sesuai pada Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI sehingga dapat membantu para pegawai dalam berbagi dan mempelajari knowledge yang ada dengan mudah. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, yakni : a. Proses penyebaran knowledge diantara pegawai pada Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI dapat berjalan dengan baik. b. Untuk membangun suatu sistem KM berbasis web. Sistem ini diharapkan pada masa yang akan datang akan menjadi acuan sebagai best practice dan transfer knowledge antar pegawai yang satu dengan yang lainnya. Dengan cara ini maka efisiensi dan efektifitas waktu kerja sebagai informasi yang
Masalah Penelitian Identifikasi Masalah KM pada Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi tidak dimiliki oleh sumber daya
76
memungkinkan terjadinya action dan decision.
dapat berada pada obyek atau kapabilitas yang ditemukan. Knowledge bisa didapat dari berbagai sumber, yakni dari aspek people, artifact dan organization entities. Sumber-sumber atau lokasi knowledge tersebut secara lengkap dapat dilihat pada gambar berikut ini:
2. Landasan Pemikiran Tinjauan Pustaka Data, Informasi Dan Knowledge Data adalah suatu kumpulan fakta obyektif mengenai kejadian [2]. Dalam organisasi konteks organisasi, data dimaksudkan sebagai kumpulan transaksi yang terstruktur. Data tidak dapat memberitahu kita apa yang harus dilakukan tapi data sangat diperlukan bagi organisasi karena data adalah materi mentah sebelum menjadi informasi. Informasi yang dalam bahasa Inggris mempunyai kata dasar inform, yang berarti memberi sesuatu. Maka informasi merupakan data yang memberi arti atau pengaruh kepada orang yang menerimanya. Knowledge sedikit berbeda dengan data dan informasi. Data mengacu kepada faktafakta, observasi atau persepsi. Informasi adalah data yang telah diproses untuk mendapatkan pattern atau pola dari data yang lebih memiliki makna [3]. Knowledge adalah a justified true belief [4] yang memiliki level tertinggi diatas informasi pada level menengahnya dan data pada level terbawahnya [3]. Knowledge adalah sesuatu yang menyebabkan informasi menjadi bernilai tinggi [3]. Kesimpulannya, knowledge berada pada posisi yang lebih tinggi dibandingkan data atau informasi karena knowledge membuat data atau informasi itu bernilai lebih tinggi sehingga dapat dipakai untuk mengambil keputusan.
Gambar 2. Lokasi Knowledge [3] Ada beberapa jenis knowledge, diantaranya adalah tacit dan explicit serta procedural dan declarative knowledge [3]. Tacit knowledge adalah knowledge yang terdiri dari model mental, perilaku dan perspektif yang umumnya didasarkan pada pengalaman-pengalaman atau ide yang berada ditiap individu. Explicit knowledge adalah knowledge individu maupun kelompok yang telah terkodifikasi yang umumnya dalam bentuk obyek, tulisan atau angka, grafik, gambar, manual, prosedur dan lainnya agar dapat dibagikan dengan mudah dan dimengerti. Procedural knowledge adalah knowledge yang berhubungan dengan urutan, cara-cara atau langkah-langkah dalam menyelesaikan suatu pekerjaan atau mencapai tujuan. Declarative knowledge adalah knowledge yang menceritakan keterkaitan atau hubungan antara beberapa variabel. Sedangkan dari white paper yang dikeluarkan Microsoft, “Knowledge adalah susunan dari pengalaman tacit, ide, pikiran, nilai dan keputusan dari perorangan. Knowledge bersifat dinamis dan hanya bisa diakses melalui kolaborasi dan komunikasi langsung dengan ahli yang memiliki knowledge” [5]. Sedangkan Knowledge menurut Nonaka et. al [4] adalah sebagai berikut : 1. Knowledge: kepercayaan yang dapat dipertanggung jawabkan. 2. Knowledge: sesuatu yang explicit
Gambar 1. Data, Informasi dan Knowledge [3] Ada beberapa perspektif knowledge yang ada, yakni secara subyektif dan obyektif. Perspektif secara subyektif mengganggap bahwa knowledge adalah pencapaian yang terus berjalan dan secara terus menerus dipengaruhi dan dipengaruhi oleh “social practices”. Sementara perspektif secara obyektif menganggap bahwa knowledge
77
2. Externalization (Eksternalisasi): Knowledge yang berbentuk tacit dapat berubah menjadi explicit dengan mengartikan knowledge yang ada di kepala orang menjadi sebuah bentuk formal yang mudah dimengerti oleh orang lain (TacitExplicit) 3. Determination/Combination (Kombinasi): Knowledge yang berbentuk explicit mudah untuk dibagi. Pada fase ini knowledge dibagi ke berbagai orang dan memungkinkan semakin baiknya knowledge ini dengan adanya masukan dari orang lain. Bahkan dapat mendorong terbentuknya knowledge baru (ExplicitExplicit) 4. Internalization (Internalisasi): Knowledge yang telah terdokumentasi dapat diambil dan digunakan oleh orang lain untuk menambahkan knowledgenya. Knowledge explicit ini ketika telah berada di kepala orang lain maka knowledge tersebut berubah tacit (ExplicitTacit)
sekaligus terpikirkan. 3. Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut. 4. Penciptaan inovasi yang melibatkan lima langkah utama yaitu berbagi tacit knowledge, menciptakan konsep, membenarkan konsep, membangun prototipe, dan melakukan penyebaran knowledge tersebut [4]. Knowledge dapat terbagi dalam dua kategori, yaitu Explicit knowledge, Tacit knowledge. Knowledge Management Proses pengelolaan berbagai aset knowledge yang dimiliki organisasi baik yang berada di SDM (tacit) ataupun document (explicit) agar knowledge tersebut dapat bernilai bagi penggunanya dalam melakukan aktivitasnya dan bagi organisasi. Dengan KM ini memungkinkan terjadinya pembuatan, komunikasi, dan pengaplikasian berbagai knowledge untuk mencapai tujuan organisasi [6]. KM juga dapat diartikan sebagai kegiatan atau aktifitas untuk menciptakan, menangkap, menyebarkan dan menggunakan knowledge agar dapat dipakai untuk pencapaian tujuan organisasi [3].
Proses-Proses pada KM Ada beberapa proses yang terlibat dalam KM, yakni discovery, capture, sharing dan application [3]. Knowledge discovery dapat didefinisikan sebagai proses pembentukan tacit knowledge atau explicit knowledge dari data dan informasi atau dari hasil sintesa knowledge sebelumnya. Hal ini dapat dilakukan melalui proses combination dan socialization. Knowledge capture adalah proses untuk mengambil atau menangkap knowledge, baik yang bersifat tacit maupun explicit yang berada pada people, artifacts dan organizational entities. Proses knowledge capture ini dilakukan melalui proses externalization dan internalization. Knowledge sharing adalah proses dimana explicit atau tacit knowledge dapat dikomunikasikan dengan individu lain. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan proses socialization dan exchange. Proses socialization ini memfasilitasi proses sharing knowledge yang bersifat tacit. Proses exchange lebih fokus pada pertukaran knowledge yang bersifat explicit. Knowledge application adalah proses untuk
Berdasarkan beberapa definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa KM mempunyai arti yang sama yaitu merupakan kegiatan untuk mengelola knowledge yang pada akhirnya memberikan nilai lebih bagi organisasi. Daur Knowledge Management Nonaka dalam bukunya The Knowledge Creating Company memberikan suatu model yang menunjukkan suatu daur dalam KM. Daur ini terdiri atas 4 tahapan dan dikenal dengan nama SECI : 1. Socialization (Sosialisasi): Pada tahap ini terjadi pemindahan knowledge yang berbentuk tacit ke orang lain. Perpindahan ini terjadi melalui komunikasi langsung. Karena knowledge ini pindah ke kepala orang lain maka bentuk knowledge ini masih tetap tacit (Tacit Tacit)
78
menggunakan knowledge dalam hal pengambilan keputusan atau pengerjaan suatu tugas. Hal ini dapat dilakukan melalui proses direction dan routines.
f. g.
Lakukan proses infrastruktur KM. Pengembangan KMS.
assessment
Langkah awal untuk membangun KMS ini adalah dengan melakukan analisa faktor kontingensi [3]. Faktor-faktor yang terkait atau mempengaruhi KM tersebut adalah 1. Task Characteristics Terdapat 2 karakteristik tugas : a. Task Uncertainty b. Task Interdependence 2. Knowledge Characteristic Analisa factor contingency juga memperhatikan knowledge characteristics sebagai bagian yang ikut mempengaruhi knowledge management, yaitu perbandingan antara tacit dan explicit knowledge serta procedural dan declarative knowledge. 3. Organizational Characteristics Dapat dilihat dari ukuran organisasi, strategi bisnis dan environment uncertainty. Ada beberapa macam pembedaan ukuran organisasi diantaranya melihat dari jumlah pegawainya. Jika pegawainya diantara 1-500 sebagai organisasi kecil dan yang memiliki pegawai diatas 500 sebagai organisasi besar. Strategi bisnis juga ikut mempengaruhi KM. Berdasarkan teori Potter yang dikutip oleh Fernandez [3], ada strategi bisnis low-cost dan differentiation. Jika suatu organisasinya menerapkan strategi bisnis low-cost, maka cenderung menggunakan explicit knowledge yang sudah ada daripada membuat knowledge yang baru, sementara jika organisasinya menerapkan strategi bisnis differentiation, maka akan cenderung lebih inovatif Environment uncertainty dilihat dari sering terjadinya perubahan-perubahan dalam penyelesaian masalah atau seringnya terjadi perubahan atas aturan-aturan yang ada. Setelah itu dilakukan proses perhitungan bobot nilai untuk mendapatkan prioritas proses KM. Jika isi sel tabel berisi ‘Yes’ (proses KM sesuai), maka nilainya 1.0. Jika berisi ‘OK’ (proses KM dapat dipakai), maka nilainya 0,5 dan 0.0 untuk yang berisi ‘No’ (proses KM tidak sesuai).
Infrastruktur KM Infrastruktur TI yang dibangun untuk mendukung kebutuhan sistem informasi organisasi juga dapat memfasilitasi KM. Infrastruktur TI tersebut mencakup segala sesuatu yang berkaitan dengan data processing, storage, dan communication technology. Common knowledge dapat diartikan sebagai kumpulan pengalaman organisasi yang terkait dengan aktifitas dan prinsip-prinsip yang mendukung proses komunikasi dan koordinasi organisasi [7]. Physical environment juga dapat memberikan pengaruh atas kemudahan para pegawai untuk bertemu dan berbagi ide. Ada sebuah studi yang menemukan fakta bahwa umumnya para pegawai merasa menemukan knowledge-knowledge yang terkait dengan pekerjaan mereka adalah bukan dari formal training atau manual melainkan dari percakapan-percakapan informal disekitar ”watercooler” atau selagi makan [8]. Knowledge Management System (KMS) KMS adalah integrasi antara teknologi dan mekanisme yang dibangun untuk mendukung proses KM [3]. a) Jenis KMS Ada beberapa jenis KMS, yakni knowledge discovery systems, knowledge capture systems, knowledge sharing system dan knowledge application systems. Teknologi dan mekanisme yang mendukung KMS dapat dilihat di tabel berikut ini : b) Kerangka Pengembangan KMS Kerangka Pengembangan yang digunakan dalam penelitian ini adalah yang dikembangkan oleh Fernandez [3] terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut : a. Analisis faktor kontingensi b. Identifikasi proses c. Prioritaskan KM process yang dibutuhkan. d. Identifikasi proses KM yang sudah ada. e. Identifikasi proses KM tambahan yang dibutuhkan.
79
dengan KMS. Contoh data yang ada di layer ini adalah data forum diskusi, dokumen, e-mail atau data operasional organisasi. Arsitektur ini dapat membantu menentukan teknologi apa saja yang dapat dipakai pada saat penerapan KMS.
Arsitektur KMS Arsitektur yang digunakan dalam penerapan KMS terdiri atas 7 layer : 1. Interface Layer: Layer teratas ini menjadi tempat bagi pengguna untuk berinteraksi dengan KMS. Untuk itulah seharusnya interface ini memudahkan pengguna dalam menjalankan sistem. 2. Access and Authentication Layer: Fasilitas otentifikasi dan hak akses berada pada layer ini, dimana berfungsi untuk menjaga data pada KMS agar tidak dapat diakses kecuali oleh orang-orang yang telah diberi hak. Untuk itu harus ada fasilitas login dan pemberian hak akses pada pengguna KMS. 3. Collaborative Filtering and Intelligence Layer: Layer ini tempat terjadinya proses penamaan, pemberian metadata atau penyaringan terhadap dokumen. Kegunaannya adalah memudahkan proses pencarian, pemberian metadata secara otomatis ataupun indexing. Proses penyaringan (filtering) dokumen dapat dilakukan secara manual maupun otomatis, sehingga pengguna dapat mencari dan mendapatkan informasi dan knowledge dengan mudah. 4. Application Layer: Layer ini tempat diintegrasikan aplikasi-aplikasi dari sistem yang dipakai. Tergantung dari kebutuhan organisasi, aplikasi yang dipakai untuk KMS bermacam-macam, misalnya e-mail, forum diskusi online, workflow dan lainlain. 5. Transport Layer: Layer ini adalah tempat proses transfer atau pengiriman data terjadi antara satu pengguna ke pengguna yang lain. Beberapa hal yang terkait dengan transport layer adalah TCP/IP, POP/SMTP Support, dan Web Server. 6. Middleware and Legacy Integration Layer: Layer ini dipakai untuk mengintegrasikan berbagai jaringan di organisasi yang berbeda platform. Tujuannya adalah agar seluruh jaringan yang ada dapat menggunakan sistem secara bersamaan. 7. Repository Layer: Lapisan terbawah ini berfungsi untuk menyimpan data terkait
Tinjauan Studi Suharta [9] melakukan penelitian untuk merancang model KMS yang sesuai pada Biro Kepegawaian dan Organisasi Depkominfo RI. Suharta menemukan masalah pada Biro Kepegawaian dan Depkominfo bagaimana caranya agar tacit knowledge tetap berada pada organisasi meski pemiliknya sudah tidak berada di organisasi tersebut. Tujuan dari penulis adalah menghasilkan model KMS yang tepat bagi Biro Kepegawaian dan Organisasi Depkominfo. Kerangka kerja yang dipakai adalah gabungan dari kerangka kerja [3], SECI model dan arsitektur KM dari [6]. Samidi [10] menyimpulkan bahwa diperlukan pendekatan personal guna meningkatkan hasil dari knowledge capture. Nurbo Jadmiko [11] menyimpulkan bahwa diperlukan setidak-tidaknya empat proses dalam membangun KMS, yaitu proses knowledge creating and acquisition, proses knowledge sharing and distribution, proses dokumentasi (retention/storage) dan proses utilization (surat kabar). Kerangka Pikir Kerangka berfikir ini dimulai dengan perumusan masalah yang terdapat pada Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi dengan melakukan proses wawancara awal. Langkah selanjutnya adalah pengumpulan data, baik data primer maupun sekunder. Setelah proses pengumpulan data, langkah selanjutnya adalah menganalisa data yang sudah didapat dengan menggunakan analisa faktor kontingensi untuk mendapatkan proses KM apa saja yang sesuai. Kemudian dilakukan juga analisis terhadap prosesproses yang sudah ada di Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas. Selanjutnya membuat model KMS yang sesuai dengan kondisi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas
80
karakteristik knowledge dan task yang ada pada Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI. a. Observasi Lapangan Observasi lapangan dilakukan dengan mengumpulkan data penelitian melalui pengamatan. b. Studi literatur Studi literatur ini untuk mendapatkan data yang bersifat teoritis yang berhubungan dengan KMS.sebagai bahan referensi
dengan cara membandingkan proses-proses yang didapat dari analisis faktor kontingensi dan proses-proses yang sudah ada. Jika modelnya sudah didapat, kemudian dibuatkan prototipe KMS. Langkah terakhir melakukan proses testing terhadap prototipe KMS tersebut. Proses analisis ini menggunakan pendekatan BecceraFernandez yang dilakukan anasis terhadap karakteristik task (task uncertainty dan task interdepence), knowledge (berdasarkan jenis knowledge yaitu tacit/explicit knowledge dan procedural/declarative knowledge), organisasi (organizational size, business strategy dan environmental uncertainty) yang akan menghasilkan sebuah model KMS dan untuk merancang arsitektur KMS menggunakan pendekaran Tiwana yang akan menghasilkan prototipe KMS.
Analisis, Interpretasi, Dan Implikasi Penelitian Proses Analisis yang dilakukan antara lain : a) Analisis Infrastruktur Organisasi Terbagi menjadi beberapa bagian, yakni analisis infrastruktur TI, organization culture terkait penyebaran knowledge dan physical environment. 1) Analisis Infrastruktur TI 2) Analisis terhadap Kultur Organisasi 3) Analisis terhadap Physical Environment b) Analisis Karakteristik Organisasi Analisa karakteristik organisasi ini akan dilihat berdasarkan: 1) Ukuran Organisasi 2) Strategi Bisnis 3) Environment Uncertainty c) Analisis Karakteristik Knowledge Organisasi d) Analisis Karakteristik Kegiatan Organisasi e) Analisis Faktor Kontigensi
Hipotesis Model KMS dibangun dengan menggunakan pendekatan BecceraFernandez dan Tiwana pada Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas. Desain Penelitian Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan metode penelitian Deskriptif Kualitatif dengan metode studi kasus yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang lebih mendalam dan lengkap dari subyek yang akan diteliti yakni Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah model KMS yang akan diusulkan untuk penerapan KM di Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI.
Setelah karakteristik knowledge, organisasi dan kegiatan organisasi didapat, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis faktor kontigensi. Analisis ini dilakukan untuk menghasilkan urutan proses-proses knowledge management bagi Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, caranya adalah dengan menghitung bobot nilai dari faktorfaktor yang terkait dengan proses knowledge management-nya. Sel tabel akan bernilai ‘Yes’ jika proses knowledge managementnya sesuai dengan faktor yang dianalisa, dan akan mempunyai nilai 1.0. Sel tabel akan bernilai ‘No’ jika prosesnya tidak sesuai, dan akan mempunyai nilai 0.0. Sel tabel
Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan cara mengumpulkan data primer dan sekunder. Data primer ini adalah data yang didapatkan secara langsung dari narasumber dengan cara melakukan wawancara dan observasi. Data sekunder adalah data yang didapat dari dokumentasi organisasi seperti gambaran struktur organisasi tugas dan fungsi organisasi. Data yang ingin dikumpulkan adalah data terkait infrastruktur,
81
akan bernilai ‘OK’ jika proses dapat dipakai dalam knowledge management, dan akan mempunyai nilai 0.5. Setelah dihitung dengan menjumlahkan bobot nilai yang ada, maka akan didapat urutan proses knowledge management berdasarkan nilainya.,
kemudian prioritaskan proses-proses knowledge management yang bernilai tinggi. Hasil analisis faktor kontigensi terhadap Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 1. Hasil Analisis Faktor Kontigensi
f) Perancangan Model KMS
Implikasi Penelitian Langkah berikutnya setelah prototype KMS diimplementasikan dalam sebuah system aplikasi yaitu memperhatikan implikasi dari aplikasi tersebut. Setidaknya ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan, diantaranya adalah dari segi aspek system, aspek manajemen dan aspek penelitian lanjutan seperti terlihat pada tabel berikut:
Gambar 3. Model KMS Tabel 2. Implikasi Penelitian
82
database knowledge ini dapat dilakukan dengan terus menggunakan KMS sebagai media penyebaran knowledge antar pegawai. Namun, semua itu perlu dukungan dari pihak manajemen Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi, misalnya dengan memberikan kebijakan yang mengikat bagi penerapan KMS ini.
Perancangan Prototipe KMS Kebutuhan Fungsional KMS Berdasarkan model KMS yang telah didapatkan sebelumnya, maka kebutuhan fungsional dari KMS untuk Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi adalah pegawai dapat melakukan percakapan elektronik, mengikuti diskusi elektronik, mencari dokumen, mengunggah dokumen, mengunduh dokumen dan mengelola pesan elektronik. KMS ini ditambahkan fitur untuk mengelola user.
Rancangan Basis Data Rancangan struktur data yang dapat dipakai pada pengembangan model KMS ini dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4. Model Use Case Diagram KMS Kebutuhan Non-Fungsional KMS Kebutuhan non-fungsional KMS terkait dengan operasional, keamanan sistem dan performance dari KMS. KMS ini berbasis web dan dapat dijalankan menggunakan web browser melalui jaringan lokal maupun internet. Sistem dan data atau repository dari KMS ini hendaknya berada dalam sebuah server tersendiri. KMS ini harus dapat diakses selama 24 jam dalam sehari agar para pegawai dapat berbagi knowledge tentang kegiatan pada Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi kapan pun mereka mau. Data yang terkait dengan Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi pun harus aman sehingga diperlukan adanya proses autentifikasi sebelum masuk kedalam KMS. Selain memperhatikan masalah teknik di atas, faktor budaya organisasi juga terkait penyebaran knowledge. Penerapan KMS akan sia-sia jika semua pihak yang terkait dengan pembangunan knowledge Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi tidak ikut terlibat. Keterlibatan dalam membangun
Gambar 5. Rancangan Struktur Data KMS Prototipe KMS Prototipe KMS ini dibuat menggunakan Joomla 1.5.22. Karena Joomla dapat diintegrasikan dengan berbagai component dan plugins yang ada dengan mudah dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi di masa mendatang. Jika kita menggunakan tool yang siap pakai terkadang ada pengaturan-pengaturan yang mesti dijalankan sebelum dapat menggunakannya dan agak sulit untuk ditambah fasilitasnya sesuai keinginan. Infrastruktur KMS Model KMS ini menggunakan model clientserver dimana ada server yang dipakai untuk menyimpan aplikasi, database KMS dan operasional lain dan ada banyak client yang bisa mengaksesnya. Infrastruktur TI
83
dokumen-dokumen knowledge yang sudah tersimpan pada database KMS.
yang diusulkan untuk pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi ini dapat dilihat pada gambar 6 berikut:
Hasil Uji Kualitas KMS Menggunakan Metodologi McCall Pada penelitian ini akan digunakan satu aspek saja untuk pengukuran karakteristik operasional (Product Operations), dimana sifat– sifat operasional nya dapat diuraikan sebagai berikut: 1) Correctness, sejauh mana suatu software memenuhi spesifikasi dan mission objective dari users. 2) Reliability, sejauh mana suatu software dapat diharapkan untuk melaksanakan fungsinya dengan ketelitian yang diperlukan. 3) Efficiency, banyaknya sumber daya komputasi dan kode program yang dibutuhkan suatu software untuk melakukan fungsinya. 4) Integrity, sejauh mana akses ke software dan data oleh pihak yang tidak berhak dapat dikendalikan. 5) Usability, usaha yang diperlukan untuk mempelajari, mengoperasikan, menyiapkan input, dan mengartikan output dari software. Untuk melakukan penilaian product operations secara keseluruhan maka penilaian akan dilakukan oleh kepala Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi. Sebelumnya juga telah dilakukan uji prototipe langsung pada KMS melalui skenario-skenario. Berdasarkan uji kualitas menggunakan model McCall maka dapat digambarkan dalam tabel sebagai berikut :
Gambar 6. Infrastruktur TI KMS Tampilan dari Prototipe KMS KMS untuk Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi ini pertama kali akan memunculkan halaman awal yang mengharuskan pegawai untuk login terlebih dahulu. Hal ini untuk menjaga agar sistem ini hanya bisa diakses oleh orang-orang yang berhak saja, yaitu Administrator dan user biasa.
Tabel 3. Hasil Uji Kualitas McCall Gambar 7. Halaman Awal Pada KMS ini berisi Halaman Daftar Pesan, Halaman untuk membaca pesan, halaman untuk menulis pesan elektronik dari useruser, untuk mencari knowledge pada forum diskusi terdapat Halaman Awal Forum, Halaman untuk membuat Thread baru, Halaman untuk me-replay Posting-posting diskusi mengenai knowledge dari user, Halaman untuk Seaching Topik knowledge yang terdapat pada forum diskusi. Untuk manajemen dokumen terdapat halaman untuk Upload, Searching dan Download
84
untuk menyimpan knowledge yang ada, sedangkan personalisasi ditunjukkan dengan adanya fasilitas untuk berkomunikasi antar pegawai Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi. d. Model KMS ini dibangun dengan harapan agar Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi dapat mengelola knowledge yang ada untuk dapat disebarkan pada pegawainya. Jika seluruh pegawai dapat memiliki knowledge yang terkait dengan kegiatannya maka akan mempermudah mereka dalam melakukan kegiatankegiatannya.
Berdasarkan hasil yang dipaparkan dalam tabel diatas maka dapat dijelaskan hal-hal sebagai berikut: a) Berdasarkan dari faktor correctness KMS yang dibuat memenuhi nilai metrik-metrik dari completeness (fiturfitur yang diinginkan telah tercapai), consistency (standarisasi yang digunakan sudah seragam), dan traceability (mudah untuk implimentasi). b) Berdasarkan dari faktor reliability (kemampuan software menjalankan fungsinya) knowledge management system yang dibuat memenuhi metrikmetrik dari accuracy, consistency, error tolerance, simplicity. c) Dari segi efficiency (efisiensi seluruh sumber daya yang digunakan software untuk menjalankan fungsinya) KMS yang dibuat memenuhi metrik-metrik concision (jumlah baris program yang ringkas), execution efficiency (run-time program baik) operability (mudah dioperasikan). d) Dari segi integrity (akses sesuai kewenangan) memenuhi metrik auditability (kemudahan melakukan audit), instrumentation, security (keamanan software yang bagus). e) Dan faktor terakhir yaitu usability telah memenuhi metrik-metrik operability dan training.
Saran Penulis menyadari bahwa pengembangan Model KMS ini banyak kekurangannya, untuk itu beberapa saran untuk penelitian selanjutnya antara lain : a) Harus ada proses evaluasi terhadap knowledge yang sudah ada agar tidak terlalu banyak knowledge yang mungkin sudah tidak relevan lagi bagi organisasi (refinement). b) Area KMS yang dikembangkan tidak hanya pada satu area saja tapi menyangkut seluruh organisasi. c) Menggunakan kombinasi dari kerangka pengembangan KMS lain agar dapat memperkaya khasanah ilmu pengetahuan terkait KM. d) Perlu adanya kebijakan yang mengikat agar semua pegawai dapat memanfaatkan KMS ini. Tujuannya adalah agar knowledge yang ada dapat tersimpan dan digunakan oleh para pegawai untuk meningkatkan performance dari organisasi. e) Mensosialisasikan budaya sharing knowledge dalam area kerja organisasi agar dapat memanfaatkan KM sebagai bagian dari kerja organisasi.
Kesimpulan Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Model KMS yang dibangun untuk mendukung kegiatan operasional di Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi Perpusnas RI didapat dari kombinasi, proses analisa faktor kontingensi dan analisa proses KM yang sedang berjalan, yaitu yang menunjang proses SECI. b. Fitur-fitur yang dimiliki oleh KMS ini adalah percakapan elektronik, diskusi elektronik, manajemen dokumen, pesan elektronik, user management dan modul pencarian. c. KMS ini memenuhi konsep kodifikasi dan personalisasi. Kodifikasi ditunjukkan dengan adanya fasilitas
Daftar Pustaka [1] Indrajit, RE. Pengantar Konsep Dasar : Management Sistem Informasi. Elexmedia Komputindo, Jakarta, 2000.
85
empirical Test. Organization Science, 1995. [8] Wensley, A., The Value of Storytelling, Knowledge and Process Management, 1998. [9] Suharta, Perancangan Model Knowledge Management System Pada Biro Kepegawaian dan Organisasi Departement Komunikasi Dan Informastika Republik Indonesia, Universitas Indonesia, 2009. [10] Samidi, Pengembangan Knowledge Management System pada IT Helpdesk PT. Pasifik Satelit Nusantara, Tesis, Universitas Budi Luhur, 2009. [11] Nurbo Jadmiko, Penerapan Knowledge Management System Di Bagian Redaksi Pada PT. RMM, Budi Luhur, 2008. [12] McCall, J. A., Richards, P. K., and Walters, G. F., "Factors in Software Quality", Nat'l Tech.Information Service, no. Vol. 1, 2 and 3, 1977.
[2] Davenport, Tomas, H., dan Laurnce Prusak Working Knowledge How Organization Manage What The Know, Hardvard Business School Press, Boston 1998. [3] Fernandez, Becerra, et al, Knowledge Management: Challenges, Solutions and Technologies, Pearson/Prentice Hall, 2004. [4] Nonaka, Ikujiro and Takeuchi, Hirotaka, The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create The Dynamics of Innovation. Oxford: Oxford University Press, 1996. [5] Practicing Knowledge Management : Turning Experience and Information Into Result, Redmond : Microsoft White Paper, 1999. [6] Tiwana, Amrit, The Knowledge Management Toolkit. Prentice Hall, 2000. [7] Zander, U. B. Kogut, Knowledge and the speed of the transfer and imitation of organizational capabilities: An
86
