PENELITIAN IPTEKS
LAPORAN PENELITIAN PENGELOLAAN MANAJEMEN BERKAS DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP AKADEMIS DAN UMUM DI FAKULTAS KESEHATAN UDINUS MENYONGSONG STANDAR MUTU ISO-9001:2000
Oleh: RETNO ASTUTI S.,SS,MM ARIF KURNIADI,M.KOM
FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG NOVEMBER, 2008 i
LEMBAR IDENTITAS DAN PENGESAHAN USUL PENELITIAN
1. a. Judul Penelitian
2.
3.
4. 5. 6.
7. 8.
: PENGELOLAAN MANAJEMEN BERKAS DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP AKADEMIS DAN UMUM DI FAKULTAS KESEHATAN UDINUS MENYONGSONG STANDAR MUTU ISO-9001:2000 b. Bidang Ilmu : Teknologi c. Kategori Penelitian : Penelitian Pengembangan IPTEKS Ketua Peneliti : a. Nama Lengkap dan Gelar : Retno Astuti Setijaningsih,SS,MM b. Jenis Kelamin : Perempuan c. Golongan Pangkat & NPP: IIIB/ Asisten Ahli /0686.11.1998.149 d. Jabatan Fungsional : Staf Edukatif e. Jabatan Struktural : Ka Lab.Rekam Medis f. Fakultas/Program Studi : Kesehatan/S1 Kesehatan Masyarakat Alamat Ketua Peneliti : a. Alamat Kantor/Telp : Jl.Nakula I/5 Gedung C lantai 5 Semarang. (024) 3549 948 b. Alamat Rumah/Telp : Perum Klipang Pesona Asri I No.22 Semarang (024) 76738719 Jumlah Anggota Peneliti : 1 orang a. Nama Anggota Peneliti I : Arif Kurniadi,M.Kom Lokasi Penelitian : Fakultas Kesehatan UDINUS Lama Penelitian : 5 bulan a. Mulai Bulan/Tahun : Januari 2008 b. Selesai Bulan/Tahun : Juni 2009 Biaya Penelitian : Rp. 3.000.000,(Tiga Juta Rupiah) Sumber Biaya Penelitian : Universitas Dian Nuswantoro
Semarang, 20 November 2008 Mengetahui, Dekan Fakultas
Ketua Peneliti
Dr.dr.Sri Andarini I,M.Kes NPP. 0686.20.2007.346
Retno Astuti Setijaningsih,SS,MM NPP.0686.11.1998.149 Menyetujui, Ketua LP3M
Y.Tyas Catur Pramudi,SSi,M.Kom NPP.0686.11.1994.046
RINGKASAN Fungsi administrasi akademik dan kemahasiswaan adalah sarana pelaksanaan teknis dan administratif dalam pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, serta kemahasiswaan. Sedangkan administrasi umum merupakan sarana pelayanan staf di bidang administrasi umum. Dengan adanya kedua fungsi tersebut, maka penyelenggaraan kearsipan fakultas pada khususnya, serta universitas pada umumnya menjadi sangat kompleks. Akan tetapi, pada kenyataannya bhwa tata kearsipan belum dikelola secara serius. Oleh sebab itu, peneliti kemudian melakukan penelitian kualitatif untuk mengetahui sistem pengelolaan manajemen arsip. Selanjutnya, pendekatan yang digunakan adalah metode waterfall. Yakni, mengumpulkan dan menetapkan kebutuhan, design, koding, serta testing. Objek penelitiannya adalah pengelolaan manajemen berkas arsip akademis dan umum di Fakultas Kesehatan UDINUS. Sedangkan subjek penelitiannya ialah pihak-pihak yang terlibat dalam sistem pengelolaan manajemen berkas arsip. Data dikumpulkan dengan metode wawancara dan observasi. Selanjutnya, data dianalisis dan hasilnya dibandingkan dengan teori yang ada. Kemudian dibuatkan system informasinya secara elektronis untuk monitoring pengelolaan guna mempermudah penemuan kembali arsip. Pola klasifikasi arsip yang bias diterapkan berdasarkan fungsi suatu unit kerja. Sedangkan perinciannya menurut hubungan yang logis dan kronologis. Sistem pemberkasan yang ideal adalah terminal digit filing (TDF). Fakultas juga harus menyediakan sarana berupa (kartu indeks utama berkas) KIUB, card index (cardex), guide, tracer dan kartu peminjaman dokumen (KPD), serta jadual retensi arsip (JRA). JRA ini untuk kepentingan penyelenggaraan penyusutan arsip .di lingkungan fakultas/universitas.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Allah SWT karena atas rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan penelitian di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi dengan topik PENGELOLAAN
MANAJEMEN
BERKAS
DAN
SISTEM
INFORMASI
MANAJEMEN ARSIP AKADEMIS DAN UMUM DI FAKULTAS KESEHATAN UDINUS MENYONGSONG STANDAR MUTU ISO-9001:2000. Hasil penelitian ini jauh dari sempurna, sehingga penyempurnaannya kami harapkan demi kemajuan ilmu pengetahuan. Kelancaran penelitian ini juga tidak lepas dari dukungan dan kerjasama pihakpihak yang terkait. Untuk itu kami ucapkan terimakasih kepada : 1. Bapak Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2. P3M Universitas Dian Nuswantoro Semarang yang telah mendanai penelitian ini 3. Ibu Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang yang telah mengijinkan melakukan penelitian di Fakultas Kesehatan 4. Bapak Kepala TU Fakultas Kesehatan beserta stafnya yang berkenan membantu. Hasil dari penelitian ini tentunya juga perlu penyempurnaan, untuk itu minta kepada beberapa pihak yang berkompeten di bidang ilmu rekam medis dan teknologi untuk memberikan masukan demi kesempurnaan penelitian ini.
Semarang, November 2008
Peneliti
DAFTAR ISI Halaman Ringkasan .....................................................................................................................
ii
Lembar Identitas dan Halaman Pengesahan ....................................................... ........ iii Kata Pengantar .................................................................................................... …..
iv
Daftar Isi .............................................................................................................
v
I. PENDAHULUAN ...........................................................................................
1
1.1 Latar Belakang ...........................................................................................
1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................
4
II. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................
4
2.1 Pengertian Arsip ........................................................................................
5
2.2 Penggolongan Arsip ...................................................................................
5
2.3 Nilai dan Kegunaan Arsip ..........................................................................
6
2.4 Penataan Arsip Aktif ..................................................................................
7
2.5 Peminjaman dan Penemuaan Kembali Arsip Aktif ...................................
13
2.6 Pengorganisasian Arsip Aktif ....................................................................
14
2.7 Penyusutan Arsip Masa Inaktif ..................................................................
14
2.8 Panyimpanan Arsip Inaktif ........................................................................
15
III. TINJAUAN DAN MANFAAT PENELITIAN ............................................
13
3.1 Tujuan Penelitian .......................................................................................
23
3.2 Manfaat Penelitian .....................................................................................
23
IV. METODOLOGI PENELITAN .....................................................................
24
4.1 Jenis Penelitian...........................................................................................
24
4.2 Rancangan Penelitian .................................................................................
24
4.3 Obyek Penelitian ........................................................................................
24
4.4 Subyek Penelitian.......................................................................................
24
4.5 Cara Pengumpulan data .............................................................................
24
4.6 Alat Pengumpulan data ..............................................................................
25
4.7 Pengolahan data .........................................................................................
25
4.8 Analisis Data ..............................................................................................
25
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................
27
5.1 Jenis-jenis arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS .....................................
27
5.2 Pola Klasifikasi arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS .............................
27
5.3 Sistem Pemberkasan (filling System) Arsip di FKES UDINUS ...............
30
5.4 Ketersediaan dan Kondisi Sumberdaya untuk pengelolaan arsip di FKES
31
5.5 Rancangan Model Pengelolaan Manajemen Berkas Arsip di FKES UDINUS
33
5.6 Sistem Informasi Manajemen Arsip di FKES UDINUS ...........................
41
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN .................................................................
51
6.1 Kesimpulan ................................................................................................
51
6.2 Saran ..........................................................................................................
51
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG MASALAH Setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, pengembangan, perumusan
kebijaksanaan,
pertanggungjawaban,
pengambilan
penilaian,
serta
keputusan,
pengendalian
pembuatan yang
laporan,
setepat-tepatnya
memerlukan kearsipan. Baik organisasi pemerintahan maupun swasta selalu berkaitan dengan masalah arsip. Arsip berperan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Akan tetapi, kenyataannya bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut. Oleh sebab itu, dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis tentang pengelolaan arsip-arsip tersebut. Tujuan kearsipan sebagaimana dirumuskan dalam pasal 3 Undang-undang No. 7 Tahun 1971 adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional. Yakni, tentang perencanaan, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Artinya, arsip merupakan alat untuk membantu daya ingatan manusia. Selain itu, untuk membantu kegiatan pemerintahan dan palaksanaan kehidupan kebangsaan. Arsip juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usahausaha penelitian akan lebih mudah jika bahan-bahan kearsipan terkumpul dan tersimpan secara baik dan teratur (1). Mengingat
peranan kearsipan seperti penjelasan di atas, maka untuk
melaksanakan tugas pemerintahan dan pembangunan dengan baik, maka perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal. Hal ini dimaksudkan agar arsip dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna, serta tepat guna. Perguruan tinggi ialah semua perguruan tinggi yang berada dalam 1
lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Sedangkan fakultas merupakan unsur pelaksana universitas/institut dalam satu atau sekelompok bidang ilmu tertentu untuk program sarjana. Program sarjana meliputi sarjana muda, sarjana, pasca sarjana, serta doktor. Tentunya termasuk juga Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang yang saat ini memiliki 2 (dua) program studi (progdi), yaitu S1 Kesehatan Masyarakat (S1 Kesmas) dan DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (DIII RMIK). Fakultas Kesehatan sendiri memiliki subunit tata usaha. Subunit ini berfungsi mengelola surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, serta menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha sendiri terdiri atas fungsi administrasi akademik dan kemahasiswaan dan administrasi umum yang dipusatkan pada biro administrasi akademik dan kemahasiswaan (BIAK) dan biro administrasi umum (BIUM) universitas. Fungsi administrasi akademik dan kemahasiswaan adalah sarana pelaksanaan teknis dan administratif dalam pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, serta kemahasiswaan. Sedangkan administrasi umum merupakan sarana pelayanan staf di bidang administrasi umum. Dengan adanya kedua fungsi tersebut, maka penyelenggaraan kearsipan fakultas pada khususnya, serta universitas pada umumnya menjadi sangat kompleks. Akan tetapi, kenyataannya bahwa tata kearsipan sendiri belum dikelola secara serius. Padahal arsip-arsip tersebut memiliki arti penting ke dalam, yakni bagi institusi atau perguruan tinggi itu sendiri, dan keluar, yaitu bagi para relasinya. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya kasus yang terjadi di Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro. Berbeda dengan arsip-arsip aktif yang disimpan berdasarkan sistem baku dan tempat-tempat penyimpanan tertentu, maka arsip-arsip inaktif dan abadi tidak mendapatkan perhatian khusus. Arsip inaktif dan abadi hanya ditumpuk tanpa menggunakan sistem baku pada rak logam dalam gudang arsip. Selain itu, kebijakan sistem penjagaan dan pemeliharannya juga belum dirumuskan ataupun diterapkan. Dengan demikian, wajar apabila gudang arsip tidak terawat, tidak rapi, cenderung kotor, pengap, seringkali dikunjungi hama tikus dan kecoa, serta kadangkala lembab.
Gudang tersebut tidak hanya menyimpan berkas-berkas arsip, tetapi juga dimanfaatkan sebagai sarana penyimpanan barang-barang lainnya. Akibatnya, saat arsip-arsip yang bersangkutan dibutuhkan kembali untuk kepentingan-kepentingan tertentu, maka tidak dapat ditemukan sewaktu-waktu (tidak memenuhi prinsip retrievable) atau bahkan ditemukan dalam kondisi yang sudah rusak/tidak terbaca. Misalkan, pada saat fakultas akan mempersiapkan berkas-berkas untuk kepentingan akreditasi setiap program studi (progdi), bendel-bendel akreditasi yang lalu sebagian ditemukan dalam kondisi hancur dimakan hama rayap. Sementara itu, arsip yang disimpan berupa copy file dalam hardisk atau flashdisk juga sulit ditemukan. Selain karena pengarsipannya yang tidak tertib, juga karena komputer tidak dirawat secara berkala. Dengan demikian, seringkali beberapa komputer mengalami kerusakan. Pada saat komputer rusak, maka sebagian/seluruh data tidak dapat diselamatkan keberadaannya. Hal ini berakibat beban pekerjaan karyawan yang tergabung dalam keangootaan tim akreditasi bertambah karena harus menyiapkan semua berkas dari awal kembali. Sebenarnya, Fakultas Kesehatan memiliki potensi yang cukup dari aspek sumber daya manusia, baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya. Terdapat 6 (enam) orang karyawan di unit tata usaha yang menempati tugas pokok dan fungsi masing-masing. Selain itu, disiplin ilmu yang berbeda, tetapi sesuai untuk setiap bagian dapat menunjang pekerjaan masing-masing dan memperkuat unit tersebut. Akan tetapi, untuk mengelola berkas-berkas inaktif dan abadi memang belum ditunjuk karyawan tertentu dan belum ditetapkan kebijakan khusus penjagaan dan pemeliharaannya. Dengan demikian, perlu pembenahan dalam pengarsipannya. Hal ini dapat didahului dengan rancangan sistem pengarsipannya, baik secara manual maupun elektroniknya. Selain itu, saat ini sistem penjaminan mutu universitas sedang mengupayakan pembenahan manajemen perguruan tinggi berdasarkan ISO 9001 : 2000. Sedangkan sistem penjaminan mutu perguruan tinggi tentunya dilakukan berdasarkan penjaminan mutu internal, penjaminan mutu eksternal, serta perizinan penyelenggaraan program. Penjaminan mutu internal adalah penjaminan mutu yang dilakukan oleh institusi perguruan tinggi dengan cara yang ditetapkan perguruan
tinggi pelaksana. Parameter dan metode mengukur hasil yang ditetapkan oleh perguruan tinggi harus sesuai dengan visi dan misinya. Dengan menjalankan penjaminan mutu internal, maka institusi pendidikan tinggi sebaiknya melakukan evaluasi internal yang disebut evaluasi diri secara berkala. Evaluasi tersebut dimaksudkan untuk mengupayakan peningkatan kualitas berkelanjutan (2). Oleh sebab itu, sistem pengelolaan arsip yang merupakan data pendukung penjaminan mutu harus dirancang dan dibakukan supaya dapat dilaksanakan secara berkesinambungan. Selain itu, jika sistem pengelolaannya, baik secara manual maupun elektroniknya sudah baku, maka akan dapat dilaksanakan oleh semua karyawan. Jadi, pengelolaannya tidak hanya bergantung pada orang-orang tertentu saja. Hal ini terkait dengan restrukturisasi yang seringkali terjadi dalam sebuah organisasi, termasuk Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Dengan demikian, jika sistem yang diselenggarakan sudah diseragamkan dan ditetapkan, maka pergantian karyawan tidak akanmenimbulkan masalah baru, khususnya dalam pengelolaan arsip suatu fakultas.
1.2 PERUMUSAN MASALAH Bagaimana model pengelolaan manajemen berkas dan sistem informasi manajemen arsip akademis dan umum di Fakultas Kesehatan UDINUS menyongsong standar mutu ISO-9001:2000?
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office wok). Sedangkan formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam. Digunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, serta mengirim informasi. Ataupun formulir ialah surat permintaan pengumpulan atau penerusan informasi atau surat yang diseragamkan (1). Yang termasuk arsip (record; warkat) antara lain surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, serta berbagai foto (2). Pengertian surat ialah suatu alat penyampaian informasi atau keteranganketerangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, serta permintaan) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Pengertian lainnya, surat merupakan helai kertas yang ditulisi atas nama pribadi penulis atau kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi. Sedangkan laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi. Selain itu, pengertian laporan ialah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil pengolahan data atau hasil suatu penelitian atau penyelidikan terhadap suatu masalah (1).
2.2 Penggolongan Arsip Berdasarkan fungsinya terbagi atas : 2.2.1
Arsip Dinamis Adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, serta penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Meliputi : a. Arsip Aktif
Merupakan arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. b. Arsip Inaktif Merupakan arsip yang tidak secara langsung dan tidak terusmenerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
2.2.2
Arsip Statis Ialah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,
pelaksanaan, serta penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah (2).
Selain itu, arsip dapat digolongkan menurut aspek tinjauannya, yakni menurut: 1. subjek atau isinya 2. bentuk atau wujudnya 3. nilai atau kegunaannya 4. sifat kepentingannnya 5. keseringan penggunaannya 6. fungsinya 7. tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya 8. keasliannya (1)
2.3 Nilai atau Kegunaan Arsip Beberapa kemungkinan nilai atau kegunaan arsip menurut Milton Reitzfeld, yaitu : 1. administrasi (values for administrative use) 2. hukum (values for legal use) 3. keuangan (values for fiscal use)
4. kebijaksanaan (values for policy use) 5. pelaksanaan kegiatan (values for operating use) 6. sejarah (values for historical use) 7. penelitian (values for research) Sedangkan Gibony mengemukakan enam nilai guna arsip, yakni : 1. administrasi (administrative value) 2. hukum (legal value) 3. keuangan (fiscal value) 4. penelitian (research value) 5. pendidikan (educational value) 6. dokumentasi (documentary value) Untuk mempermudah mengingat, maka enam nilai arsip tersebut disingkat oleh The Liang Gie dengan akronim ALFRED . Selain itu, arsip juga memiliki nilai informasi (1).
2.4 Penataan Arsip Aktif 2.4.1
Sistem Pemberkasan
a. Atas Dasar Angka (Numerical Filing): 1) angka urut (straight numerical) 2) angka akhir (terminal digit) 3) angka tengah (middle digit) b. Atas Dasar Abjad (Alphabetic Filing) c. Atas Dasar Masalah(Subject Filing)
2.4.2
Peralatan Pemilihan peralatan yang digunakan untuk penataan berkas arsip aktif
harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip dan kebutuhan untuk penemuan kembalinya.
Dalam
menentukan
peralatan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
yang
digunakan
perlu
a. Arsip harus dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya. b. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, misalnya surat. c. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna, rahasia, sangat rahasia, dan sebagainya. d. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau akumulasi yang tercipta, seperti surat perjalanan dinas.
Peralatan yang dibutuhkan ialah : a. Folder b. Guide c. Rak lemari terbuka d. Filing cabinet e. Rotary (alat penyimpanan berputar)
2.4.3
Arsip Korespondensi Pada umumnya masalah utama yang dihadapi oleh setiap organisasi
berkaitan dengan penyimpanan arsip korespondensi. Hal ini disebabkan karena arsip korespondensi memiliki tingkat akumulasi tinggi. Selain itu, jenis arsip ini merupakan salah satu aspek yang paling rumit. Sedangkan pengiriman surat secara elektronik, seperti facsimile dan email, pengaruhnya telah meluas di bidang perkantoran. Akan tetapi, berkasberkas arsipnya tetap saja harus disimpan. Dengan demikian, perkembangan teknologi meningkatkan terciptanya arsip korespondensi. Hal ini juga akan meningkatkan masalah dalam penyimpanannya. Menurut Martin Richelsoph, bahwa dengan adanya komputer diharapkan dapat menggantikan berkas. Akan tetapi, kenyataannya sebaliknya. Adanya komputer malah menciptakan berkas baru. Arsip kertas
masih dominan dalam kehidupan perkantoran. Jadi, arsip kertas masih merupakan kebutuhan utama dalam organisasi. Oleh karena itu, subject filing (sistem penyimpanan masalah) semakin menduduki peranan penting. Arsip korespondensi hanya dapat disimpan berdasarkan sistem masalah. Sistem tersebut dipilih karena umumnya subjek yang paling mudah diingat manusia. Alasan ini juga dikemukakan oleh Martin Richelsoph, bahwa sistem penyimpanan arsip surat berdasarkan masalah digunakan karena umumnya paling mudah diingat menurut masalah. Arsip yang menunjuk secara langsung pada project file (suatu proyek) atau case file (suatu kasus) akan diberkaskan berdasarkan masalahnya. Agar memperoleh hasil yang baik dalam menyimpan arsip korespondensi, diperlukan suatu bagan atau rancangan. Bagan atau rancangan tersebut berupa pola klasifikasi arsip. Pola tersebut mutlak disusun dan dilaksanakan dalam praktik penyimpanan supaya tujuan penataan berkas dapat tercapai. Jika system pemberkasan telah berjalan mantap, maka penghematan akan dapat diperoleh. Alasannya adalah beberapa hal sebagai berikut : a. Kemudahan menyimpan arsip dan mencari kembali letakknya, sehingga memudahkan pengendalian dan pengawasannya. b. Pemberkasan arsip tidak hanya bergantung pada seseorang tertentu saja karena adanya sistem penyimpanan arsip yang pasti. Sistem tersebut hendaknya dituangkan dalam petunjuk teknis. Dengan demikian, apabila terjadi pemindahan atau promosi karyawan tidak akan menimbulkan masalah. c. Terciptanya keseragaman penataan berkas akan menjamin prosedur penyimpanan
seluruh
organisasi.
Jadi,
keseragamanndari
sebuah
organisasi akan tercapai pula. Sistem penataan berkas akan dianggap baik jika semua karyawan dapat melakukan pekerjaan tersebut. Kerjasama antara pengguna dengan petugas arsip akan menjamin ketepatan penyimpanan dan integritas arsip. Petugas mempunyai tanggung jawab penuh untuk menyimpan dan
menemukan kembali arsip. Selain itu, petugas juga memiliki kemampuan untuk melakukan tugas-tugas kearsipan lainnya, seperti memelihara arsip dan melakukan penyusutan arsip yang telah mencapai masa inaktif. Masa inaktif suatu arsip dapat diketahui dari jadual retensi arsip yang ada. Pengguna arsip juga harus tunduk pada aturan-aturan yang telah ditetapkan. Antara lain, menyerahkan dengan segera arsip yang telah selesai diproses untuk segera disimpan. Merencanakan
penataan
berkas
berarti
menghindari
juga
penyimpanan bahan-bahan yang tidak bernilai guna. Bahan-bahan ini jika disimpan hanya akan menimbulkan pemborosan, baik tenaga maupun tempat. Bahan-bahan tersebut harus dibatasi jumlahnya. Upaya-upaya yang dapat dilakukan untuk mengurangi pemborosan tersebut : a. Mengurangi penyimpanan bahan publikasi. Bahan-bahan tersebut dapat disimpan di unit perpustakaan. b. Menghindari penyimpanan surat-surat yang bersifat rutin. Jika akan disimpan,
maka
masa
penyimpanan
menurut
jadual
retensinya
diperpendek. c. Mengurangi penyimpanan duplikasi yang relatif mahal. d. Membatasi distribusi. Mengirimkan hanya kepada yang memerlukan. Penggandaan dan distribusi menimbulkan biaya. Jadi, tidak bijaksana apabila
diduplikasi
dan
didistribusi
melebihi
kebutuhan
yang
sesungguhnya.
Untuk melindungi arsip korespondensi yang bersifat rahasia harus ditandai dengan pesan, seperti “sangat rahasia”, “penting”, “pribadi”. Dalam memaparkan isi atau menyediakan berkasnya, petugas harus meminta izin/persetujuan terlebih dulu kepada yang berwenang/pemiliknya. Bahkan tempat penyimpanan arsip yang bernilai guna tinggi dan bersifat rahasia harus dalam tempat atau lemari khusus.
Langkah-langkah untuk pemberkasan arsip korespondensi ialah sebagai berikut: Bagan 2.1. Pokok-pokok Proses Pemberkasan Meneliti, membaca arsip yang akan diberkaskan
Menentukan indeks dan titel berkas
Menentukan kode klasifikasi
Membuat tunjuk silang
Mempersiapkan guide, folder, dan menulis kode, titel pada tab folder Menetapkan retensi arsip pada folder sesuai dengan jadual retensi Memasukkan arsip dalam folder dan menempatkannya dalam filing cabinet Bagan 2.1. Pokok-pokok Proses Pemberkasan
2.4.4
Arsip Nonkorespondensi Lahirnya sebuah organisasi menciptakan pula arsip nonkorespondensi,
seperti foto, cek, voucher, microfilm, dan sebagainya. Penyimpanan jenis arsip ini agak sukar dilakukan mengingat bentuk dan ukurannya beraneka ragam. Oleh karena itu, memerlukan peralatan yang berbeda-beda juga. Dengan demikian, selain merencanakan sistem penyimpanannya juga harus merencanakan peralatannya. a. Cek dan Voucher Disimpan
dalam
laci
yang
berdasarkan sistem angka atau abjad.
didesain
khusus.
Pemberkasan
b. Microfilm Penggunaannya untuk kepentingan komersial diterapkan pertama kali pada bidang perbankan, khususnya untuk merekam cek (cheque). Sesudahnya kemudian digunakan secara luas. Untuk menerapkan microfilm dalam pengarsipan memerlukan persiapan yang matang karena arsip tidak dapat direkam, diproses, serta disimpan begitu saja. Syarat utama agar arsip setelah direkam dapat digunakan adalah : 1) sudah
dalam
bentuk
tatanan
teratur
sesuai
dengan
sistem
pemberkasannya, 2) sudah dipilih yang mempunyai nilai informasi tinggi 3) nilai informasinya sebanding dengan biaya perekaman. Jika organisasi atau perusahaan telah memiliki jadual retensi arsip yang baku, maka dapat digunakan sebagai sarana untuk menyeleksi arsip yang bernilai tinggi dan memiliki jangka simpan lama bahkan permanen (abadi). Selain itu, perlu dipersiapkan kamampuan perangkat kerasnya. Micro reader yang dipilih hendaknya yang bias digunakan untuk berbagai format. Juga harus disediakan beberapa tipe film carrier (rol microfilm dan cartridge). c. Foto Disimpan dalam sampul transparan, sehingga saat melihat tanpa harus memegang foto. Jadi, foto tidak kotor oleh minyak atau lemak. Ditata secara vertical dalam kotak khusus menurut informasinya. Arsip foto dapat diatur berdasarkan urutan abjad, wilayah, nomor, ataupun masalahnya. Untuk memudahkan penemuannya kembali, perlu dibuatkan kartu-kartu indeks. Foto yang merupakan bagian dari berkas, foto hendaknya diberi pelindung dengan memasukkannya dalam sampul transparan. d. Kliping Jika merupakan bagian dari berkas korespondensi, berkas kasus, dan sejenisnya, maka termasuk arsip. Bisa dilekatkan pada kertas seukuran
surat. Nama dan tanggal publikasi tempat kliping tersebut diperoleh diketik pada lembaran tersebut sebagai referensi. e. Bahan Pelajaran/Kursus Jika tidak diorganisir seringkali menimbulkan kesulitan, khususnya dalam penemuannya. Bahan-bahan pelajaran/kursus dapat diberkaskan berdasarkan masalahnya ataupun jenis kursus/latihannya.
2.5 Peminjaman dan Penemuan kembali Arsip Aktif 2.5.1
Peminjaman Ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip akan
dipengaruhi : 1) Kejelasan materi yang diminta pengguna 2) Ketepatan sistem pemberkasan arsip yang digunakan 3) Ketepatan dan kemantapan sistem klasifikasi 4) Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai Pengguna dapat menyebutkan nama masalah, orang, badan, tempat, barang,
atau
nomor
sesuai
dengan
kepentingannya.
Petugas
dapat
mengidentifikasikan informasinya secara cepat guna menetapkan indeks dan sistem penataannya. Jika sistem penataan berkas berdasarkan masalah, maka harus secara cepat mencari kode pada pola klasifikasi melalui relatif indeks. Selanjutnya, arsip dapat dicari dalam filing cabinet. Jika arsip tidak ditemukan dapat ditelusuri melalui kartu indeks, kartu tunjuk silang, ataupun tickler file. Setiap permintaan harus dicatat pada formulir atau kartu rangkap tiga (untuk keperluan peminjam, pengganti arsip pada folder, serta disimpan pada tickler file sebagai sarana pengendalian peminjaman). Formulir yang disimpan pada tickler file diatur berdasarkan tanggal pengembalian. Untuk kemudahan pengawasan terhadap arsip yang dipinjam perlu dibuatkan juga folder pengendalian. Folder ini dibuat dengan warna yang berbeda dari folder arsipnya, sehingga mudah diketahui letaknya. Pada daun folder diberi garis-garis dan kolom-kolom untuk keterangan
tentang subjek, titel/indeks, tanggal peminjaman, serta pengembaliannya. Pada tab folder diberi judul “keluar.” Setiap kali terjadi peminjaman, tempat folder dipinjam digantikan dengan folder pengendalian. Lembar peminjaman dimasukkan ke dalamnya dan keterangan-keterangan tentang arsip yang dipinjam dicatat pada kolomkolom folder. Jika telah dikembalikan, folder pengendalian dapat ditarik dan folder berkas dikembalikan pada tempat semula. Keterangan-keterangan pada folder pengendalian dicoret, sehingga dapat digunakan berulang-ulang selama kolom-kolomnya masih memungkinkan untuk pencatatan.
2.5.2
Penemuan kembali Retrieval (penemuan kembali arsip)dapat dilakukan, baik secara
manual/konvensional ataupun secara mekanik/inkonvensional. Pada dasarnya, proses penemuan kembali arsip erat kaitannya dengan sistem penyimpanannya sebagaimana di bidang perpustakaan. Pada hakikatnya indeks merupakan kunci utama penemuan kembali suatu berkas yang bersangkutan. Adapun penemuan kembali arsip secara mekanik cenderung untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik/komputer. Arsip aslinya diambil secara manual dari filing cabinet/rak filenya. Apabila yang dibutuhkan hanya informasinya bukan arsip orisinilnya, maka untuk keperluan tersebut dapat dibuatkan abstraksi dari arsip-arsip yang sudah dipilih. Selanjutnya, disimpan antara lain dalam pita magnetik.
2.6 Pengorganisasian Arsip Aktif Untuk pengorganisasian arsip aktif, terdapat beberapa tipe organisasi atau perusahaan yang bersangkutan, yakni : a. Sentralisasi (penyimpanan secara terpusat) b. Desentralisasi (penyimpanan secara terpencar) c. Desentralisasi Terkendali (penyimpanan yang diawasi)
2.7 Penyusutan Arsip Masa Inaktif Kegiatan penyusutan dimaksudkan untuk mengurangi arsip-arsip yang tercipta dengan cara : a. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna b. Memindahkan arsip yang telah mencapai masa inaktif ke pusat arsip atau file inaktif. Dengan demikian, dalam kegiatan penyusutan arsip, terdapat pula kegiatan penilaian untuk menentukan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang layak untuk dipindahkan.
2.8 Penyimpanan Arsip Inaktif 2.8.1
Sistem Penyimpanan Supaya efisiensi antara arsip dinamis aktif (current records) dengan
arsip dianamis inaktif (dormant records) disimpan secara terpisah. Apapun jenis dan tipe organisasinya, arsip inaktif akan lebih berdaya guna jika disimpan secara terpusat di pusat arsip (records centre). Pelaksananya adalah unit kearsipan suatu organisasi. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya pusat arsip : a. Menghindari penumpukan arsip inaktif di masing-masing unit kerja. b. Menghindari bercampurnya arsip aktif dan inaktif. c. Menetapkan arsip yang bernilai permanen sebagai arsip statis. d. Menghemat penggunaan ruang, alat, tenaga, serta waktu pencarian kembali arsip.
2.8.2
Pusat Arsip dan Penempatannya Untuk suatu organisasi yang sedang atau kecil dengan jumlah arsip
yang relative kecil, umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung kantor. Untuk gedung yang bertingkat, ditempatkan di lantai bawah (basement) agar tidak membebani konstruksi gedung kantor. Sedangkan bagi gedung kantor yang tidak bertingkat, ditempatkan di tengah dan terhindar dari lalu lintas pegawai dari unit yang lain. Selain supaya lebih mudah dalam
melayani pengguna arsip juga untuk menjaga keamanan informasinya dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Ruangan juga harus dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran, dihindarkan dari saluran air, serta dipelihara dari kerusakan atau kemusnahan yang disebabkan oleh faktorfaktor internal ataupun eksternal yang lain (2). Bagi organisasi yang relatif besar umumnya memerlukan gedung tersendiri karena arsip yang tercipta juga besar jumlahnya. Kecenderungan organisasi yang kompleks akan mendesain pembagian gedung sesuai dengan kompleksitas tugas dan fungsinya pula.
2.8.3
Penataan Arsip Inaktif Ruang atau pusat penyimpanan arsip inaktif bukan tempat kerja, tetapi
berfungsi untuk menyimpan dan memelihara arsip. Jadi, konstruksi dan kelengkapannya harus memiliki persyaratan, yaitu yang terpelihara dan terkendali dari berbagai faktor internal dan eksternal (2).
2.8.4
Penemuan kembali Arsip Untuk kemudahan penemuan kembali suatu arsip, perlu dibuatkan
kartu indeks sebagai sarananya (finding aid). Kecepatan penemuan kembali sangat bergantung pada ketepatan pembuatan indeks. Kartu indeks hendaknya memuat : a. Judul seri berkas b. Tanggal pemindahan c. Penerima arsip pada waktu pemindahan d. Nomor boks e. Tanggal pemusnahan atau penyerahan arsip ke Arsip Nasional dengan mengacu pada jadual retensi arsip. Selain sebagai sarana penemuan arsip, kartu indeks juga berfungsi sebagai sarana seleksi arsip guna penyusutan arsip. Melalui kartu indeks dapat diketahui arsip yang telah siap dimusnahkan atau diabadikan
(diserahkan pada arsip Nasional). Agar lebih cepat melayani pengguna, indexing dapat dilakukan melalui komputer. Dengan sistem otomatis seperti ini akan memberikan banyak keuntungan : a. Ketepatan dan kecepatan dalam pencarian dan penyajian arsip. b. Kecepatan penentuan arsip yang siap untuk dimusnahkan sesuai dengan jadual retensi arsip. Secara cepat dapat dilakukan pendaftarannya (diprint out) c. Kemudahan bagi pengguna untuk mengetahui khasanah arsip di pusat arsip d. Penerapan sistem tunjuk silang akan lebih mudah dengan sistem computer e. Jenis-jenis arsip simpan permanen yang akan diserahkan pada Arsip Nasional akan lebih cepat pula diketahui f. Kemudahan
pembuatan
laporan
sehubungan
dengan
peningkatan
akumulasi arsip. Jadi, akan memudahkan dalam memproyeksikan kebutuhan personalia, ruangan, serta peralatannya. 2.8.5
Pengukuran Efisiensi Pelayanan Arsip Untuk mengukur efisiensi pelayanan arsip, setiap periode tertentu perlu dievaluasi dengan menggunakan formula :
Jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100% = % arsip tidak ditemukan Jumlah arsip yang ditemukan
Apabila jumlah arsip yang tidak ditemukan lebih dari 3%, maka hal ini menunjukkan adanya suatu masalah.
2.8.6
Penyusutan Arsip Inaktif
Berikut adalah langkah-langkah penyusutan artip tertib Bagan 2.2. Pokok-pokok Proses Penyusutan Arsip Tertib Menyiangi arsip yang telah melampaui masa inaktif sesuai dengan jadual retensi Menyisihkan dari berkas inaktifnya dan menempatkannya pada rak yang tersedia Menyortir/memilahkan antara arsip yang akan dimusnahkan dengan yang akan diabadikan/diserahkan berdasarkan jadual retensi arsip Memisahkan antara arsip yang akan dimusnahkan dengan yang akan diserahkan pada Arsip Nasional Membuat daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan yang diserahkan/diabadikan Membuat daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan dan yang diserahkan/diabadikan Melaksanakan pemusnahan dan penyerahan/pengabadian sesuai dengan ketentuan yang berlaku
2.8.7
Metodologi Pengembangan Sistem Menurut Kendall and Kendall, dalam merancang sistem informasi dapat
menggunakan tahapan siklus hidup pengembangan sistem (SDLC = Systems Development Life Cycle) yang meliputi langkah – langkah sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan 2. Menentukan syarat – syarat informasi 3. Menganalisis kebutuhan – kebutuhan sistem 4. Merancang sistem yang direkomendasikan 5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak 6. Menguji dan mempertahankan sistem 7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem SDLC merupakan pengembangan bersifat daur hidup karena setelah selesai tahapan implementasi maka sistem tersebut akan memberikan umpan balik ke analisis sistem lagi untuk perbaikan dan pengembangan sistem yang telah di rancang. Sehingga tahapan pengembangan diatas terus – menerus di lakukan guna penyempurnaan sistem.
2.8.8
Alat bantu Pengembangan Sistem
a. Bagan Alir Sistem (Systems Flowchart) merupakan bagan yng menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut – urutan dari prosedur – prosedur yang ada didalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambarkan dengan menggunakan simbol - simbol yang tampak sebagai berikut ini : Nama Simbol Simbol Dokumen
Keterangan Menunjukkan
dokumen
input
dan
output baik untuk proses manaual, mekanik maupun komputer.
Simbol Kegiatan
Menunjukkan pekerjaan manual
Manual
Simbol Kartu Plong
Menunjukkan input / output yang menggunakan kartu plong
Simbol Proses
Menunjukkan
kegiatan
proses
dari
operasi program komputer
Simbol Simpanan N
A C
- File komputer yang diarsip urut angka (Numerical) - File non komputer yang diarsip urut huruf (Alphabetical) - File non komputer yang diarsip urut tanggal (Chronological)
Simbol Operasi Luar
Menunjukkan operasi yang dilakukan diluar proses operasi komputer
Simbol Pengurutan Offline
Simbol Pita Magnetic
Menunjukkan proses pengurutan data diluar proses komputer
Menunjukkan
input
menggunakan pita magnetic
/
output
Simbol Hard Disk
Menunjukkan
input
/
output
/
output
/
output
menggunakan Hard Disk Simbol Disket
Menunjukkan
input
menggunakan disket Simbol Drum Magnetik
Menunjukkan
input
menggunakan drum magnetic
Simbol Pita Kertas Berlubang
Simbol Keyboard
Menunjukkan
input
/
output
menggunakan pita kertas berlubang
Menunjukkan
input
menggunakan
online keyboard
Simbol Display
Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor
Simbol Pita Kontrol
Menunjukkan penggunaan pita kontrol ( kontrol tape ) dalam batch kontrol total untuk
pencocokan
processing
diproses
batch
Simbol Hubungan Komunikasi
Menunjukkan proses transmisi data melalui chanel komunikasi
Simbol Garis Alir
Menunjukkan arus dari proses
Simbol Penjelasan
Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain
Sumber : HM. Jogiyanto, Buku Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Bisnis. 1995
b.
Diagram Alir Data / Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram / diagram alir data adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses
yang
dikenakan
pada
data
tersebut.
DFD
menggambarkan
penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem. Ada
2 tehnik dasar DFD yang umum dipakai yaitu Gane and Sarson dan Yourdon and De Marco.
Keterangan
Nama Simbol
Merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke sistem Simbol aliran data dari satu proses ke proses lainnya Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum Berkas atau tempat penyimpanan
Sumber : Andri Kristanto, Buku Perancangan Sistem Aplikasinya, 2003.
Informasi dan
BAB III TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
3.1 Tujuan Penelitian Tujuan Umum: Membuat model pengelolaan manajemen berkas dan sistem informasi manajemen arsip akademis dan umum di Fakultas Kesehatan UDINUS yang sesuai standar mutu ISO-9001:2000 Tujuan Khusus: a. Mengetahui jenis-jenis arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS b. Mengetahui pola klasifikasi arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS c. Mengetahui sistem pemberkasan (Filling Systems) arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS d. Mengetahui ketersediaan dan kondisi sumberdaya untuk pengelolaan arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS e. Merancang model pengelolaan manajemen berkas arsip di Fakultas Kesehatan f. Membuat Sistem Informasi Manajemen Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS 3.2 Manfaat Penelitian Sistem pengelolaan arsip yang merupakan data pendukung penjaminan mutu harus dirancang dan dibakukan supaya dapat dilaksanakan secara berkesinambungan. Selain itu, jika sistem pengelolaannya, baik secara manual maupun elektroniknya sudah baku, maka akan dapat dilaksanakan oleh semua karyawan. Jadi, pengelolaannya tidak hanya bergantung pada orang-orang tertentu saja. Dengan demikian, jika sistem yang diselenggarakan sudah diseragamkan dan ditetapkan, maka pergantian karyawan tidak akan menimbulkan masalah baru, khususnya dalam pengelolaan arsip suatu fakultas.
BAB IV METODE PENELITIAN
4.1.Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif yaitu untuk mengetahui sistem pengelolaan manajemen arsip . 4.2.Rancangan Penelitian Pendekatan metode yang digunakan adalah metode waterfall, dengan mengawali pengumpulan dan penetapan kebutuhan, analisis kebutuhan, design, koding, testing. 4.3.Obyek Penelitian Obyek penelitian ini adalah sistem pengelolaan manajemen berkas arsip akademis dan umum di Fakultas Kesehatan UDINUS. 4.4.Subyek Penelitian Sedangkan Subyek penelitiannya adalah pihak-pihak yang terlibat dalam sistem pengelolaan manajemen berkas arsip di fakultas kesehatan yang meliputi Kepala Tata Usaha dan Karyawannya, Sekretaris Dekan, Para Ketua Program Studi, serta Kepala Laboratorium Kesehatan 4.5.Cara Pengumpulan Data a. Data Primer Yaitu data yang diperoleh secara langsung, diperoleh dengan cara : 1)
Wawancara kepada responden (Kepala Tata Usaha dan Karyawannya, Sekretaris Dekan, Para Ketua Program Studi, serta Kepala Laboratorium Kesehatan) jenis dan pengklasifikasian berkas arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS .
2)
Observasi yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap sistem pengelolaan berkas arsip.
b. Data Sekunder Yaitu data yang diperoleh dari dokumen, arsip,kebijakan, protap (jika ada) 4.6.Alat Pengumpulan Data Alat dan metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Pedoman observasi, b. Pedoman wawancara, 4.7.Pengolahan Data Diedit, yaitu editing yang dilakukan untuk meneliti kelengkapan dan kejelasan data. 4.8.Analisis Data Data-data yang telah diperoleh dianalisis untuk dijadikan sumber pengklasifikasian berkas arsip dan penentuan jenis pengelolaannya,kemudian dibuatkan sistem informasi arsip secara elektronis untuk monitoring pengelolaan guna mempermudah penemuan kembali arsip. Pendekatan metode yang digunakan adalah metode waterfall, dengan tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut : a. rekayasa perangkat lunak (System Enginering), melakukan pengumpulan data dan penetapan kebutuhan semua elemen sistem meliputi, jenis pola klasifikasi arsip, serta model pemberkasan di Fakultas Kesehatan UDINUS
b. Analisa Kebutuhan (Requirements Analysis) , melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performasi dan interfacing, dengan tujuan : 1) Menjelaskan sistem pengelolaan arsip saat ini. 2) Membuatkan model sistem pengelolaan arsip yang ideal.
c. Perancangan (Design), menetapkan domain informasi untuk perangkat lunak, fungsi dan interfacing dengan digambarkan lewat permodelan sistem yaitu Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan Data Dictionary (Kamus data) d. Pengkodean ( Coding ), pengkodean yang mengimplementasikan hasil desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin komputer dengan menggunakan bahasa pemrograman dalam hal ini sistem arsip elektronis akan dikembangkan dengan tool development Microsoft Visual Foxpro. e. Pengujian (Testing) , kegiatan memastikan sistem berjalan sesuai fungsinya. Pada kegiatan ini secara rinci terdiri dari beberapa tahapan yang digambarkan dalam bagan ebagai berikut:
Unit Testing
Modul Testing
Component Testing
Sub-system Testing
System Testing
Acceptiance Testing
Integration Testing
User Testing
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1. Jenis-jenis Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS Ada 2 (dua) jenis atau tipe arsip di Fakultas Kesehatan,berdasarkan fungsinya, yakni arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Sedangkan beberapa klasifikasi arsip dinamis inaktif ini selanjutnya secara otomatis berfungsi juga sebagai arsip statis tanpa adanya kegiatan retensi dan nilai guna arsip sebelumnya. Arsip dinamis aktif diselenggarakan di berbagai unit kerja Fakultas Kesehatan, yakni unit kesekretariatan, keuangan, akademi, laboratorium kesehatan dan rekam medis, serta 2 (dua) program studi, yakni S1 Kesehatan Masyarakat dan DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (RMIK). Sementara arsip dinamis inaktif yang terselenggara tanpa batas waktu penyimpanan, prosedur pemindahan, serta tata cara penyimpanan tertentu disimpan di ruang filing (gudang) tata usaha (TU) fakultas. Arsip-arsip yang masuk dalam ruang filing abadi (gudang) tanpa melalui prosedur penyusutan ini misalnya, arsip tanda terima dosen tidak tetap dari unit kerja keuangan. Selain itu, dari unit kerja kesekretariatan diantaranya terdapat arsip data nilai, pengumuman, data dan pernyataan dosen, serta absensi mahasiswa. Sebenarnya, isi/resume beberapa arsip ini sudah terakomodasi dalam arsip yang lain, yakni laporan-laporan yang umumnya melampirkan bukti-bukti, seperti presensi, tanda terima honorarium, dan nota-nota pembelian. Arsip-arsip abadi lainnya adalah bentuk surat (masuk) dan pertinggal/duplikasi surat (keluar) rutin, proposal dan laporan berbagai kegiatan kepanitiaan, serta bank soal, serta kumpulan dokumen/berkas-berkas dari berbagai klasifikasi arsip.
5.2. Pola Klasifikasi Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS Baru ada 1 (satu) kelompok arsip di Fakultas Kesehatan yang terselenggara secara tertib, yakni arsip korespondensi. Alur dan prosedur pelayanan arsip korespondensi ini sudah dilaksanakan sesuai dengan standar operasional yang ditetapkan. Arsip ini diselenggarakan oleh unit kerja kesekretariatan, keuangan, serta akademi bagian TU fakultas. Jadi, pelayanan arsip yang masuk dalam klasifikasi nonkorespondensi belum terselenggara dengan alur dan prosedur tertentu. Meskipun kenyataannya fakultas juga memiliki arsip-arsip dalam bentuk foto, kliping, serta bahan ajar/kursus yang terselenggara di 2 (dua) program studi. Bahkan laboratorium rekam medis juga menyimpan dan melayani peminjaman buku-buku referensi dan karya tulis ilmiah, baik dalam bentuk laporan maupun CD sebagai perpustakaan pribadi bagi pengembangan bahan edukasi dan penelitian staf edukatifnya. Pola klasifikasi arsip di laboratorium rekam medis masih terbatas. Contohnya, buku-buku referensi belum diklasifikasikan menurut standar persepuluhan Dewey. Standar ini umumnya diterapkan bagi pengelompokan bukubuku perpustakaan. Demikian juga klasifikasi arsip dalam catatan mutu laboratorium kesehatan dan rekam medis, belum dirumuskan dengan pola klasifikasi yang terstandar. Arsip korespondensi unit kerja ini juga hanya dikelompokkan dalam 1 (satu) jenis arsip saja, yakni surat keluar, baik untuk unit kerja kesekretariatan maupun keuangan TU. Selanjutnya, jenis ini diklasifikasikan menjadi 6 (enam)
masalah (subjek), yakni pendidikan dan pengajaran, kepegawaian, keuangan, perbekalan, hubungan masyarakat, umum, serta organisasi dan manajemen. Masing-masing masalah dirinci lagi menjadi beberapa sub masalah. Misalnya, subjek pendidikan dan pengajaran meliputi 39 (tiga puluh sembilan) perincian, seperti : a.
daftar ulang/her-registrasi
b.
daftar mahasiswa
c.
kalender akademik
d.
jadual kuliah
e.
kurikulum
f.
silabus
g.
yudisium
h.
hasil studi
i.
daftar lulusan
j.
ijazah
k.
upacara wisuda
l.
dies natalis
m.
legalisir ijazah
n.
dispensasi
o.
bantuan
p.
beasiswa
q.
mahasiswa asing
r.
mahasiswa teladan
s.
mutasi mahasiswa
t.
pekan orientasi studi
u.
pelaksanaan ujian
v.
penulisan buku
w.
perpustakaan
x.
mahasiswa pindahan
y.
praktikum
z.
skorsing mahasiswa
aa.
skripsi/PA
bb.
kuliah kerja lapangan
cc.
kuliah kerja nyata
dd.
kerja praktik
ee.
daftar dosen
ff.
penerbitan
gg.
kerjasama
hh.
perizinan
ii.
pelaksanaan penelitian
jj.
perjanjian penelitian
kk.
bantuan
ll.
ceramah
mm. kuliah kerja mahasiswa Selanjutnya, setiap perincian tersebut dibagi lagi menjadi beberapa butir. Contohnya, untuk perincian daftar mahasiswa mencakup butir masalah :
a.
mahasiswa aktif
b.
mahasiswa cuti
c.
mahasiswa mangkir
Contoh-contoh tersebut sebagaimana terlampir (lampiran ). Sedangkan pola klasifikasi arsip yang terselenggara di laboratorium kesehatan dan rekam medis masih terbatas pada perincian masalah/kegiatan yang sedang berjalan di laboratorium. Belum ada inventarisasi pokok-pokok masalah yang mungkin akan menciptakan arsip-arsip baru juga nantinya. Daftar catatan mutu laboratorium adalah sebagai berikut : a. formulir peminjaman alat laboratorium b. formulir penggantian alat laboratorium c. formulir pembelian alat, bahan, serta berkas d. formulir berita acara pelaksanaan praktikum e. formulir daftar presensi asisten praktikum f. instuksi kerja kegiatan praktikum laboratorium g. wewenang dan tanggung jawab kepala laboratorium h. prosedur penggunaan peralatan laoratorium Untuk berkas KTI dikelompokkan berdasarkan topik, seperti pengelolaan sistem rekam medis (PSRM), ergonomi, desain formulir, quality assurance, hukum kesehatan, koding, statistik rumah sakit, sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS), serta asuransi kesehatan. Sedangkan laporan skripsi dijajarkan menurut topik peminatan, yakni manajemen kesehatan, epidemiologi, kesehatan dan
keselamatan kerja lingkungan industri (K3LI), promosi kesehatan, serta manajemen informasi kesehatan. Selain itu, program studi melalui berbagai panitia kegiatan juga merumuskan pola klasifikasi arsip dalam catatan mutunya. Salah satu catatan mutu kegiatan panitia skripsi/karya tulis ilmiah (KTI) adalah : a. formulir pengajuan penyusunan skripsi/KTI b. formulir surat persetujuan proposal c. formulir pendaftaran seminar proposal/review d. formulir penilaian seminar proposal/review e. formulir berita acara seminar proposal/review f. formulir perbaikan proposal g. formulir surat persetujuan penelitian h. formulir pendaftaran ujian skripsi/KTI i. formulir penilaian ujian skripsi/KTI j. formulir berita acara ujian skripsi/KTI k. formulir pengesahan skripsi/KTI l. formulir berita acara penyerahan skripsi/KTI Dengan demikian, setiap koordinator panita kegiatan merumuskan catatan mutunya sendiri secara terpisah antarkepanitiaan. Catatan mutu ini disimpan oleh masing-masing koordinator.
5.3. Sistem Pemberkasan (Filling Systems) Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS
Pemberkasan yang diterapkan di setiap unit kerja, baik kesekretariatan, keuangan, akademi, program studi, laboratorium, ataupun kepanitiaan ialah pemberkasan atas dasar masalah. Oleh karena itu, pola klasifikasi arsipnya juga berupa penggolongan arsip berdasarkan masalah yang terkandung dalam arsip. Selanjutnya, klasifikasi arsip disusun secara berjenjang antara masalah primer, sekunder, serta tersier. Masalah-masalah yang disusun secara berjenjang memiliki hubungan logis dan kronologis. Contohnya, pendidikan dan pengajaran sebagai masalah primer. Sekundernya adalah antara lain daftar mahasiswa. Sedangkan masalah tersier ialah perincian berupa mahasiswa aktif, mahasiswa cuti, serta mahasiswa mangkir. Klasifikasi ini dilengkapi dengan kode untuk mengenali masalah primer (utama) sampai dengan rinciannya (sekunder dan tersier). Misalnya, Kode A untuk menunjukkan masalah pendidikan dan pengajaran. Kode angka 2 untuk menunjukkan daftar mahasiswa. Sementara kode 01 untuk mengenali perincian masalah tersier mahasiswa aktif, 02 untuk mahasiswa cuti, dan 03 untuk mahasiswa mangkir. Jadi, kode yang digunakan adalah gabungan antara huruf dengan angka. Dengan demikian, arsip yang telah diketahui golongannya berarti sudah diketahui juga tempat penyimpanannya. Setiap lembar/berkas dalam masingmasing map/folder dimasukkan dalam kotak/box yang diberi kode huruf. Kode huruf sesuai dengan masalah primer. Akan tetapi, kode huruf untuk masalah primer belum relevan dengan masalah primer yang dirumuskan dalam catatan mutu. Contohnya, penyimpanan arsip pendidikan dan pengajaran masuk dalam
kotak berkode huruf A yang sesuai dengan klasifikasi dalam catatan mutu unit kerja kesekretariatan (lampiran ). Sedangkan kode huruf masalah primer yang ditempelkan pada kotak-kotak arsip yang ada sudah bisa mengakomodasi 7 masalah primer karena tertera huruf A-G. Sementara catatan mutu baru mempunyai 1 (satu) masalah primer, yakni kode A untuk menunjukkan pendidikan dan pengajaran.
5.4. Ketersediaan dan Kondisi Sumberdaya untuk Pengelolaan Arsip di Fakultas Kesehatan Udinus a. Men Wewenang dan tanggung jawab pengelolaan arsip di Fakultas Kesehatan berada di masing-masing unit kerja. Jadi, arsip-arsip kesekretariatan dan keuangan menjadi tanggung jawab karyawan tata usaha bagian sekretariat. Terdapat juga arsip presensi mahasiswa yang dikelola di suatu subunit ketatausahaan. Selain itu, arsip kepanitiaan dikelola sendiri oleh masing-masing koordinator panitia. Laboratorium juga mengelola arsip-arsipnya sendiri. Sedangkan arsip-arsip korespondensi dan nonkorespondensi yang dikelola di laboratorium menjadi tanggung jawab kepalanya. Misalnya, penyelenggaraan KTI (berupa laporan dan CD) dan buku-buku referensi di laboratorium rekam medis. Berkas-berkas program studi yang disimpan oleh masing-masing program studi malah belum ditunjuk penanggung jawabnya. Contohnya, bukubuku referensi, bahan ajar, kliping, serta foto. b. Money
Anggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana pengelolaan arsip aktif kesekretariatan dan keuangan di fakultas diajukan melalui rencana anggaran/proposal tahunan atau kas kecil bulanan. Demikian juga untuk arsip aktif di laboratorium. Sedangkan arsip-arsip korespondensi aktif kepanitiaan diusulkan melalui proposal kegiatan kepanitiaan yang bersangkutan. Akan tetapi, untuk arsip korespondensi inaktif dan abadi, serta arsiparsip nonkorepondensi belum direncanakan anggaran untuk pengelolaannya. Misalnya, berkas-berkas di gudang yang disimpan secara permanen untuk keperluan dokumentasi, hukum, dan akreditasi perguruan tinggi. Juga berkasberkas nonkorespondensi yang tersimpan di program studi dan laboratorium secara khusus belum direncanakan anggaran manajemennya. d. Material Sarana yang tersedia untuk peminjaman dokumen kesekretariatan dan keuangan, serta daftar presensi mahasiswa ialah lembar peminjaman. Demikian juga untuk peminjaman buku-buku laboratorium rekam medis, arsip-arsip yang tercantum dalam catatan mutu kepanitian, seperti panitia skripsi dan KTI, juga telah disediakan buku/lembar peminjaman. Akan tetapi, untuk dokumen atau berkas nonkorespondensi yang juga penting, belum disediakan buku/lembar peminjaman. Misalnya, buku-buku referensi dan bahan ajar yang tersimpan di masing-masing program studi. Hanya buku-buku referensi yang dikelola laboratorium rekam medis sudah menyelenggarakan prosedur peminjaman dan pengembalian secara sederhana dan buku peminjamannya.
e. Method Dokumen-dokumen korespondensi aktif di fakultas, baik di bagian tata usaha, program studi, kepanitiaan, serta laboratorium disimpan dalam map dan dijajarkan dalam box. Selanjutnya, kotak berkas ditata dalam lemari arsip. Sekretariat dan laboratorium memiliki lemari arsip kaca untuk menyimpan arsip aktif. Subunit keuangan dan akademik (tata usaha) menyediakan lemari kayu dengan beberapa kotak/section. Tiap kotak diberi simbol alphabet untuk menunjukkan letak penyimpanan berkas berdasarkan kelompok masalah yang sejenis. Sedangkan subunit presensi mempunyai kotak kayu untuk penyediaan daftar presensi mahasiswa per hari. Untuk arsip presensi mahasiswa yang lain disimpan secara berjajar dalam kotak yang dikelompokkan menurut program studi berdasarkan hari kuliah. Sementara berkas-berkas nonkorespondensi, seperti buku, bahan ajar, serta skripsi dan KTI disimpan dalam lemari kayu tanpa kaca/pintu. Berkas skripsi dan KTI disusun secara berjajar. (MIK). Baik berkas laporan KTI maupun skripsi, keduanya diberi koding warna sesuai dengan kelompok topik atau peminatannya. Selain itu, beberapa tahun terakhir laporan KTI/skripsi diserahkan kepada panitia dalam bentuk CD karena keterbatasan sumber daya. CD disimpan dalam tempat CD dengan pelapis plastik untuk setiap CD. Tempat-tempat CD disimpan dalam lemari kaca di ruang dosen. f. Machine
Untuk membuat formulir-formulir pendukung pengarsipan tentunya sudah tersedia komputer dan printer. Misalnya, mencetak catatan mutu, lembar peminjaman, serta label yang ditempelkan pada map dan kotak dokumen. Selain itu, sebenarnya laboratorium rekam medis mempunyai hygrothermometer untuk mengukur suhu dan kelembaban ruang filing demi keawetan berkas arsip. Akan tetapi, penggunaan alat tersebut masih terbatas pada praktikum mahasiswa saja. Jadi, belum benar-benar dipasang dan diterapkan di ruang laboratorium rekam medis yang juga merupakan ruang filing untuk keamanan alat tersebut.
5.5. Rancangan Model Pengelolaan Manajemen Berkas Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS a. Pengelolaan Arsip Aktif 1) Pola Klasifikasi Arsip Seiring dengan perkembangan teknologi, maka berkembang pula kegiatan organisasi. Dengan demikian, berkembang kegiatan yang berakibat pada perkembangan variasi informasi yang terkandung dalam arsip. Tentunya, hal ini juga terjadi di Udinus, khususnya di Fakultas Kesehatan. Keragaman informasi ini tidak dapat ditampung dalam pola klasifikasi desimal yang membatasi pembagian masalah hanya dengan 10 (sepuluh) golongan. Demikian juga dengan subjek/masalah yang menjadi dasar untuk pola klasifikasi arsip yang diterapkan di Fakultas Kesehatan. Apabila tetap menggunakan klasifikasi desimal akan terjadi pemaksaan penempatan
masalah tertentu pada golongan yang kurang tepat. Akibatnya, akan mempersulit praktik pemberkasannya. Masalah tersebut dapat diatasi dengan menggolongkan arsip menurut fungsi dan kegiatan organisasi. Menurut TR Schellenberg, dasar pemikirannya adalah bahwa arsip tercipta sebagai akibat pelaksanaan fungsi organisasi. Jadi, masalah atau informasi yang terkandung di dalamnya selalu mencerminkan fungsi organisasi. Hal ini mengingat bahwa arsip merupakan hasil samping (by product) dari tindakan-tindakan. Berbagai tindakan mengandung segi-segi fungsi, kegiatan, serta transaksi. Sedangkan fungsi menyangkut segala tanggung jawab yang dibebankan pada organisasi untuk menyelenggarakan pekerjaan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Jadi, informasi atau masalah (subject) yang terkandung dalam arsip akan selalu mencerminkan fungsi dan kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Dengan demikian, pola klasifikasi arsip yang disusun lebih sesuai jika berdasarkan fungsi dan kegiatan setiap organisasi. Oleh karena itu, pola klasifikasi arsip di suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi yang lain. Perbedaan pola ini disebabkan oleh berbedanya tugas dan fungsi masing-masing. Terkecuali bagi arsip-arsip yang merupakan hasil kegiatan yang bersifat penunjang (fasilitatif), seperti arsip pengurusan kepegawaian, perlengkapan, serta keuangan. Secara garis besar, pola klasifikasi arsip terdiri atas penggolongan yang terkecil sampai dengan yang terbesar dan saling berhubungan. Dengan demikian, pola klasifikasi tersebut akan mencerminkan luas lingkup dan
proses tahap-tahap transaksi dan kegiatan yang benar-benar dilakukan oleh organisasi. Contohnya, pola klasifikasi arsip pada Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri) menurut tugas dan fungsinya. Hal tersebut meliputi memelihara, menyimpan, merawat arsip statis, serta melaksanakan pendidikan tenaga kearsipan. Jadi, polanya ialah sebagai berikut : KS. Konservasi Arsip 00 Pengamanan Arsip 01 Penyerahan Arsip 02 Pemusnahan Arsip
(primer) (sekunder) (tersier) (tersier)
(dan seterusnya) 01 Penyimpanan Arsip
(sekunder)
01 Pengolahan Arsip
(tersier)
02 Penataan Arsip
(tersier)
(dan seterusnya)
DL. Pendidikan dan Latihan 00 Perencanaan Program 01 Survei Kebutuhan Latihan 02 Program Latihan
(primer) (sekunder) (tersier) (tersier)
(dan seterusnya) Klasifikasi tersebut disusun secara berjenjang. Selanjutnya antara masalah primer, sekunder, dan tersier berhubungan secara logis dan
kronologis.Pola klasifikasi mencerminkan luas lingkup, proses tahap-tahap transaksi, serta kegiatan yang benar-benar dilakukan oleh Anri. (3). 2) Sistem Pemberkasan (Filling Systems) Klasifikasi arsip dilengkapi kode untuk mengenali masalah utama (primer) sampai dengan rinciannya (sekunder dan tersier). Selain itu, kode klasifikasi merupakan alat untuk memelihara hubungan dan urutan masalah dalam klasifikasi. Contohnya, KS 00 02 berarti arsip yang bersangkutan mengandung informasi tentang pemusnahan arsip. Sedangkan arsip berkode DL 00 02 menunjukkan arsip tentang program latihan. Kode yang digunakan adalah gabungan antara huruf dengan angka. Mengingat bahwa gabungan keduanya akan lebih mudah untuk diingat. Hal ini agak berbeda dengan penggunaan 6 (enam) digit kode yang diterapkan pada arsip rekam medis (medical record) yang seluruhnya terdiri atas angka. Kode digunakan sebagai pedoman dalam rangka pengelompokan arsip sesuai dengan isi keterangan arsip. Arsip yang telah diketahui golongannya berarti telah diketahui pula tempat penyimpanannya, sehingga mudah untuk dilacak kembali (retrievable). (3). Penjajaran yang diterapkan di rak filing/lemari arsip berdasarkan kode digit yang telah ditetapkan. Sistem penjajaran yang umum diterapkan adalah terminal digit filing (TDF) atau middle digit filing (MDF). Sistem koding warna untuk menandai masalah primernya juga akan dapat diterapkan untuk kedua sistem tersebut. Misalnya, diterapkan sistem penjajaran arsip secara TDF untuk berkas berkode KS 00 01 :
KS
00
01
(tertiary digits)
(secondary digits)
(primary digits)
TDF adalah sistem penjajaran dengan metode angka akhir atau penyimpanan arsip berdasarkan urutan nomor arsip pada 2 (dua) angka kelompok akhir secara berjajar. (4). Dengan demikian, pada waktu akan menyimpan arsip berkode KS 00 01, petugas harus melihat angka-angka pertamanya terlebih dulu (01). Kelompok angka pertama menunjukkan daerah kotak/box penyimpanannya pada lemari/rak arsip (pada kotak/kelompok jajaran pengamanan arsip). Urutan dokumen disesuaikan dengan angka kedua (pada kelompok penyerahan arsip/kode 00). Sedangkan kode abjad (KS) yang berlainan dengan kode abjad yang lain untuk menunjukkan perbedaan setiap klasifikasi subjek/masalah pengarsipan.
3) Ketersediaan Sumber Daya untuk Pengelolaan Arsip a) Relatif Indeks/Kartu Indeks Utama Berkas (KIUB) Untuk kemudahan dan kecepatan pelacakan berkas diperlukan sarana/formulir berupa relatif indeks. Relatif indeks adalah daftar masalah yang terdapat pada klasifikasi arsip, termasuk sinonim yang disusun berdasarkan abjad. Jadi, sebaiknya suatu institusi, seperti universitas ataupun fakultas menyelenggarakan relatif indeks demi kemudahan dan kecepatan pelayanan berkas, baik untuk penemuan suatu arsip berdasarkan kode masalah maupun saat pengembaliaannya.
Relatif indeks ini bisa diberi istilah kartu indeks utama berkas yang disingkat KIUB untuk mempermudah penyebutannya. KIUB disimpan dalam lemari indeks/card indeks (cardex). (4). Cardex terdiri atas beberapa laci yang mampu mengakomodasi 26 abjad, yakni huruf A sampai dengan Z, karena indeks disimpan secara alfabetikal. Artinya, penyimpanannya berdasarkan nama (tersier) setiap berkas yang tertera pada KIUB. Misalnya, kode P E N (penyerahan arsip) disimpan dalam kotak berinisial huruf P. Selanjutnya, akan dijajarkan pada urutan berdasarkan 3 (tiga) huruf pertama nama berkas tersebut yang dicantumkan pada 3 (tiga) kotak di sebelah kanan atas KIUB. Yakni, P E N untuk koding urutan penjajaran KIUB tentang penyerahan arsip. Rancangan KIUB sebagaimana terlampir. KIUB bisa disebut juga Master Index File (MIF). Didesain berukuran sekitar 17,5 x 10 cm. Bahan yang dipilih dari karton tipis. Merupakan petunjuk bagi unit kerja untuk mempercepat pelacakan kembali dokumen sewaktu-waktu dibutuhkan. Oleh karena itu, sebaiknya disimpan di ruang sekretariat tata usaha setiap fakultas.
b) Card Index (Cardex)/Rotary Filing Fakultas/universitas
bisa
merencanakan
pengadaan
cardex/rotary filing untuk menyimpan KIUB. Cardex adalah alat penyimpan kartu(catalog) yang dilengkapi beberapa laci memanjang
yang dapat ditarik keluar. Pada sebelah kanan atas kartu ditandai dengan 3 (tiga) huruf pertama nama arsip agar lebih mudah ditemukan. Sedangkan rotary filing merupakan peralatan berputar untuk menyimpan kartu. (3). Kelebihannya dibandingkan dengan cardex ialah lebih praktis untuk menemukan kartu dengan cara memutar sebuah roda dan menghemat tempat.
c) Guide Guide/sekat adalah alat yang digunakan sebagai pembatas atau petunjuk antara masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan tersier). Bahannya dapat dipilih dari karton tipis atau plastik. Untuk penataannya secara lateral tab pada sekat terletak di sebelah kanan sebagaimana folder. (5)
d) Out Guide/Tracer dan Kartu Peminjaman Dokumen (KPD) Out Guide/tracer/kartu petunjuk keluar ialah kartu yang digunakan untuk pengganti dokumen yang diambil untuk berbagai keperluan. (4). Out guide dilengkapi dengan KPD. KPD merupakan kartu petunjuk peminjaman dokumen yang diselipkan pada tracer. Yang harus dicatat pada tracer/KPD : a. nomor arsip b. tanggal pengambilan/peminjaman
c. nama penerima/peminjam d. untuk apa, dan e. di mana (unit kerja/pelayanan) f. digunakan oleh g. nomor surat izin (jika diperlukan) Sesudah data pada tracer dilengkapi, maka diselipkan diantara dokumen yang akan diambil dengan nomor dokumen tampak dari luar. Selanjutnya, saat dokumen dikembalikan, maka akan lebih mudah dan cepat melacak tempat/urutan dokumen yang bersangkutan. Tracer dan KPD bisa diambil dan disimpan kembali. Tracer digunakan untuk keperluan peminjaman lagi, sedangkan KPD diarsip untuk menghitung tingkat penggunaan dokumen per periode (misalnya per bulan). Selain itu, bermanfaat untuk menghitung tingkat penggunaan berdasarkan tujuan penggunaan atau unit pengguna. Tingkat penggunaan tersebut berguna untuk mengukur aktivitas filing sebagai dasar perencanaan tenaga administrasi dan sarana penyimpanan dokumen di setiap institusi/fakultas.
b. Pelaksanaan Penyusutan Arsip Demi efisiensi dan efektivitas sumber daya yang ada di setiap unit kerja/institusi, maka perlu diadakan kegiatan penyusutan arsip. Penyusutan arsip meliputi retensi dan penilaian guna arsip untuk menetapkan status arsip inaktif, abadi/permanen, serta yang harus dimusnahkan karena sudah tidak
bernilai guna. Arsip-arsip dinamis aktif dan inaktif memiliki nilai guna administration, legal, financial, research, education, and documentation (ALFRED). Sementara dokumen statis/permanen sedikitnya masih bernilai guna sekunder, yakni pembuktian dan sejarah. Penyusutan ini diantaranya berguna untuk mengembalikan kapasitas rak/lemari penyimpanan arsip, produktivitas karyawan pengelolanya, serta mencegah/menekan tingkat kejadian misfile (salah letak dokumen). 1) Jadual Retensi Arsip (JRA) Setiap arsip ditentukan retensinya berdasarkan nilai gunanya. Lama penyimpanan arsip dituangkan dalam JRA. JRA ialah pedoman penentuan nilai guna dan penyusutan arsip. JRA berupa daftar yang berisi sekurangkurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanan berdasarkan nilai gunanya. Semua unit kerja di Udinus sudah memiliki JRA yang diberi istilah catatan mutu. Akan tetapi, klasifikasi arsip belum sesuai dengan pola klasifikasi masalah yang sudah ada. Selanjutnya, penetapan jangka waktu simpan berdasarkan nilai guna setiap arsip belum dianalisis dan disusun oleh suatu tim. Masih disusun oleh masing-masing unit kerja/panitia kegiatan yang sejenis.
2) Retensi Arsip Retensi adalah kegiatan memisahkan antara arsip yang masih aktif dengan yang dinyatakan inaktif. Prosedur yang bisa diterapkan adalah dengan
melihat jangka lama waktu simpan arsip yang telah dirumuskan dan ditetapkan dalam JRA. Akan tetapi, jika belum menyusun JRA, maka dasarnya ialah
penghitungan frekuensi pemakaian dokumen dari hasil
penghitungan peminjaman dokumen melalui KPD. Apabila suatu dokumen hanya digunakan < 12 kali dalam setahun, maka dokumen tersebut sudah siap untuk diretensi. (2) Sarana untuk kemudahan dan kecepatan kegiatan ini ialah dengan melihat tahun terakhir penggunaan dokumen pada KIUB (manual ataupun komputerisasi) sesuai dengan ketetapan JRA. Kemudian nomor-nomor dokumen yang siap diretensi dicatat untuk diambil berkasnya dari rak/lemari file aktif. Selanjutnya, dokumen inanktif akan dianalisis dan dicatat pada formulir pemindahan dokumen dan disimpan secara terpisah dari arsip dinamis aktif di setiap unit kerja.
3) Penilaian Nilai Guna Arsip Penilaian nilai guna arsip adalah kegiatan penilaian formulir-formulir dokumen yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan. Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh tim pemusnah dokumen yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit atau pimpinan institusi. Tim pemusnah mempunyai tugas membantu direktur/pimpinan dalam penyelenggaraan pemusnahan dokumen. Kegiatan ini dilakukan dengan memperhatikan nilai guna menurut peraturan yang berlaku.
Tatacara penilaian formulir adalah berkas yang dinilai merupakan berkas yang telah 2 (dua) tahun inaktif. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas inaktif, yaitu : a. Frekuensi penggunaan dokumen untuk kepentingan pendidikan dan penelitian b. Nilai guna primer : 1) Administrasi 2) Hukum 3) Keuangan 4) Ilmu pengetahuan dan teknologi (Iptek) c. Nilai guna sekunder 1) Pembuktian 2) Sejarah Selanjutnya, dokumen-dokumen yang telah dinilai guna dibuatkan daftar pertelaahan arsip. Sedangkan formulir-formulir sisa dan rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan melalui prosedur tertentu. (4) 3) Pengabadian dan Pemusnahan Arsip Setelah menilai guna arsip dari dokumen inaktif, tim pemusnah akan menyelenggarakan kegiatan pengabadian dan pemusnahan dokumen. Dokumen yang diabadikan masih memiliki nilai guna, sedangkan yang dimusnahkan yang sudah tidak bernilai guna dan rusak tidak terbaca. Rangkaian kegiatan tersebut meliputi : a) Membuat daftar pertelaahan, yakni suatu daftar telaah nilai guna dokumen dengan mengelompokkan dokumen berdasarkan subjek/masalah/fungsi dan kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan kebijakan rumah sakit b) Menyusun berita acara pemusnahan dokumen yang ditandatangani ketua dan sekretaris, serta diketahui oleh direktur/pimpinan institusi yang bersangkutan. Berita acara pemusnahan dokumen yang asli disimpan oleh pihak institusi dan lembar kedua diserahkan kepada pihak pemilik institusi c) Melaksanakan pemusnahan dengan cara :
-
Dibakar menggunakan incinerator/dibakar biasa
-
Dicacah memakai alat pencacah kertas
-
Dibubur untuk dibuat kertas daur ulang (biasanya dilakukan oleh pihak ke-tiga). Jika dilakukan oleh pihak ke-tiga harus disaksikan oleh tim pemusnah dengan dibuatkan berita acara tersendiri.
d) Dapat langsung memusnahkan formulir yang sudah rusak atau tidak terbaca dengan adanya pernyataan pada kertas segel oleh pimpinan institusi (4) e) Menyimpan lembar-lembar dokumen yang diabadikan pada rak filing khusus dokumen abadi. Sistem penyimpanannya sama dengan cara penyimpanan dokumen inaktif, yakni dengan cara ditumpuk berdasarkan subjek/masalah/fungsi. Urutannya disesuaikan dengan tanggal terciptanya masing-masing arsip. Jadi, yang tertua berada pada urutan tumpukan yang terbawah.
5.6. Sistem Informasi Manajemen Arsip di Fakultas Kesehatan UDINUS a. Alur Sistem Informasi Penyimpanan Arsip SEKRETARIAT TU DEKAN FAKULTAS UNIT KERJA
ARSIP (Korespondensi, Non Korespondesi)
B
ARSIP (Korespondensi, Non Korespondesi)
ARSIP (Korespondensi, Non Korespondesi)
A A Klasifikasi arsip dan entry database
B
Gambar 4.1 Bagan alur model sistem informasi penyimpanan arsip Entry Arsip
Database
C
Dari bagan diatas dijelaskan bahwa arsip yang masuk lewat satu pintu yaitu Sekretariat TU. Arsip digolongkan dalam arsip korespondensi dan arsip non korespondensi kemudian akan diteruskan ke Dekan Fakultas untuk di disposisi kes unit kerja yang dituju. Namun sebelum di disposisikan ke unit kerja bagian secretariat TU melalukan entry data arsip ke system sebagai database arsip. b. Alur Sistem Informasi Pelacakan / Penggunaan Arsip SEKRETARIAT TU UNIT KERJA
Entry Kata Kunci pencarian berdasar Subyek Masalah (Primary, Secondary, Tertier)
Entry Arsip
Database
Pencarian ke unit kerja sesuai arsip yang dicari serta menuliskan di bon pinjam
ARSIP (Korespondensi, Non Korespondesi)
Bon Pinjam Distribusi arsip sesuai permintaan
Gambar 4.2 Bagan alur model sistem informasi Pelacakan/Penggunaan arsip Untuk peminjaman arsip dilakukan dengan cara pencarian arsip dahulu dengan memasukkan kata kunci sebagai pendarian dengan memasukkan Kunci Primary (Fungsi Unit Kerja), Kunci Secondary (Perincian 1), dan Kunci Tertier (Perincian 2) untuk mengetahui letak penyimpanan arsip. Setelah mengetahui letak
penyimpanan arsip, maka langkah selanjutnya adalah menghubungi unit kerja yang terkait dengan arsip yang dimaksud. Sebelum meminjam, peminjam diwajibkan mengisi buku Bon Pinjam sebagai bukti peminjaman arsip.
c. Context Diagram
Sekretariat TU
• Informasi Penyimpanan arsip • Daftar Arsip Inaktif
• Klasifikasi arsip • Arsip Masuk • Pencarian arsip
Unit Kerja
• Informasi Penyimpanan arsip • Daftar Arsip Inaktif 0 Sistem Informasi Pengelolaan Arsip
Gambar 4.3 Context Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Arsip
• Informasi Penyimpanan arsip • Daftar Arsip Inaktif Dekan
Dari context diagram diatas menunjukkan bahwa data klasifikasi arsip termasuk kode klasifikasi dan data arsip yang masuk ke fakultas di entry ke system oleh Sekretariat TU. Berdasarkan data ini bisa dilakukan pengelolaan untuk bisa menghasilkan informasi arsip inaktif dan informasi letak penyimpanan arsip secara fisik di masing-masing unit kerja guna pelacakan/penggunaannya.
d. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengelolaan Arsip
Sekretariat TU
Daftar klasifikasi arsip
1 Entry Klasifikasi Arsip
Dt_klasifikasi Dt_klasifikasi
Dt_klasifikasi
Arsip masuk
2 Entry Arsip Masuk
Dt_arsip Dt_arsip
Dt_klasifikasi Pencarian arsip 3 Gambar 4.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Arsip Laporan Pengelolaan Dt_arsip Pengelolaan Arsip
Dt_arsip
• Informasi Penyimpanan Arsip • Daftar arsip inaktif
• Informasi Penyimpanan Arsip • Daftar arsip inaktif
Unit Kerja
Dt_klasifikasi
Dekan
• Informasi Penyimpanan Arsip • Daftar arsip inaktif Sekretariat TU
e. DFD Level 1 Proses Laporan Pengeloaan Arsip
Unit Kerja
Dekan Informasi Penyimpanan Arsip
Sekretariat TU
Informasi Penyimpanan Arsip
Pencarian Arsip
Informasi Penyimpanan Arsip
3.1 Informasi Penyimpanan Arsip
Dt_klasifikasi Dt_arsip
Dt_klasifikasi Dt_arsip
Dt_arsip Gambar 4.5 DFD Level 1 Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Proses Laporan 3.2 Daftar arsip inaktif Pengelolaan Arsip Info Daftar Dt_arsip Arsip inaktif Dt_klasifikasi Daftar arsip inaktif
Daftar arsip inaktif
Unit Kerja
Dekan
f. Desain Basisdata : table Primer (Klasifikasi utama) No Field Name Type 1 Kd_primer character 2 Nama_primer character Field Key : kd_primer (primary key)
Width 2 30
g. Desain Basisdata : table Sekunder (Perincian1) No Field Name Type 1 Kd_primer character 2 Kd_skunder Character 3 Nama_skunder character Field Key : kd_primer + kd_skunder
Width 2 2 30
h. Desain Basisdata : table Tertier (Perincian2) No Field Name Type 1 Kd_primer character 2 Kd_skunder Character 3 Kd_tertier Character 4 Nama_tertier character Field Key : kd_primer + kd_skunder + kd_tertier
Width 2 2 2 30
i. Desain Basisdata : table dt_arsip (daftar penyimpanan arsip) No Field Name Type Width 1 nomormasuk character 4 1 Kd_primer character 2 2 Kd_skunder Character 2 3 Kd_tertier Character 2 4 Tglmasuk Date 8 5 subyek Character 30 6 perincian Character 50 7 Instansi Character 30 8 Alamat Character 50 9 Telepon Character 10 10 lokasi Character 15 Field Key : kd_primer + kd_skunder + kd_tertier j. Desain Input seting Kode Klasifikasi Arsip
Gambar 4.6 Desain input klasifikasi Primer
Gambar 4.7 Desain input klasifikasi Sekunder
Gambar 4.8 Desain input klasifikasi Tersier
k. Desain Input entry arsip masuk
Gambar 4.9 Desain input daftar arsip masuk
Gambar 4.10 Desain Input Pelacakan/Penggunaan Arsip
l. Desain output informasi penyimpanan arsip
Gambar 4.11 Desain Output Informasi Penyimpanan arsip m. Desain output daftar arsip inaktif
Gambar 4.12 Desain Output Daftar arsip inaktif Dari desain diatas sebagai langkah untuk implementasi adalah sebagai berikut : a. Sistem informasi sebagai pendamping pemberkasan, dimana secara fisik arsip disimpan secara desentralisasi pada masing-masing unit kerja tetapi informasi digitalnya terpusat di bagian sekretariat TU. b. Arsip yang masuk ataupun arsip yang yang akan digunakan (pelacakan arsip) bias di ketahui dahulu dengan menjalankan system informasi, yang selanjutnya arsip bisa diambil pada lokasi (unit kerja) dengan mengisi bon pinjam pada masingmasing penangung jawab arsip c. Daftar arsip yang dianggap inaktif atau bahkan akan dimusnahkan bias dilihat lewat system informasi setelah melwati batas umur penyimpanan arsip sesuai dengan JRA (Jadual Retensi Aktif) yang sudah ditentukan sebelumnya.
INSTRUMEN PENELITIAN A. Pedoman Wawancara (Responden : Kepala Tata Usaha dan Karyawannya, Sekretaris Dekan, Para Ketua Program Studi, serta Kepala Laboratorium Kesehatan) 1. Bagaimana jenis-jenis arsip yang ada di fakultas dan pola klasifikasinya? 2. Bagaimana sistem pemberkasan (filing systems) arsip aktif di fakultas? 3. Bagaimana sistem pemberkasan (filing systems) arsip aktif di masing-masing sub unit fakultas? 4. Ada/tidak kebijakan dan prosedur tetap mengenai sistem pemberkasan yang baku/pengelolaan arsip di fakultas, baik yang berlaku untuk filing aktif, inaktif, ataupun abadi? Jika ada, bagaimana isinya? 5. Bagaimana pelaksanaan kebijakan dan prosedur tetap tersebut di unit arsip maupun sub unit arsip fakultas? 6. Apakah fungsi manajemen diterapkan dalam mengelola arsip aktif? 7. Bagaimana gambaran sumber daya dalam rangka pengelolaan filing aktif? 8. Apakah sudah ada jadual retensi arsip yang baku yang diterapkan di fakultas? 9. Apakah sudah pernah dilaksanakan retensi arsip di fakultas? 10. Jika sudah pernah dilaksanakan retensi, maka wawancara berlanjut : apakah ada ruang, tempat, tenaga, serta sumber daya lainnya untuk pengelolaan arsip inaktif? 11. Bagaimana sistem pemberkasan (filing systems) arsip inaktif di fakultas? 12. Apakah fungsi manajemen diterapkan dalam mengelola arsip inaktif? 13. Apakah sudah pernah dilaksanakan penilaian guna arsip di fakultas? 14. Jika sudah pernah dilaksanakan penilaian guna, maka wawancara berlanjut : apakah ada ruang, tempat, tenaga, serta sumber daya lainnya untuk pengelolaan arsip abadi? 15. Bagaimana sistem pemberkasan (filing systems) arsip abadi di fakultas? 16. Apakah fungsi manajemen diterapkan dalam mengelola arsip abadi? 17. Bagaimana gambaran sumber daya dalam rangka pengelolaan filing abadi? 18. Bagaimana prosedur dan tatacara penilaian guna di fakultas? 19. Bagaimana prosedur dan tatacara pemusnahan berkas di fakultas? 20. Siapa pelaksana pemusnahan dan apa cara pemusnahan berkas yang dipilih? B. Pedoman Observasi 1. Mengobservasi jenis-jenis arsip dan pola klasifikasi arsip fakultas. 2. Mengobservasi kondisi berkas arsip aktif di bagian tata usaha fakultas. 3. Mengobservasi kondisi berkas arsip aktif di masing-masing sub unit fakultas. 4. Mengobservasi kebijakan dan prosedur tetap tentang pengelolaan arsip aktif di fakutas (jika ada). 5. Mengobservasi prosedur pelaksanaan pemberkasan arsip aktif di bagian tata usaha fakultas.
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Mengobservasi kondisi sumber daya dalam rangka pengelolaan filing aktif. Mengobservasi kondisi berkas arsip inaktif di fakultas. Mengobservasi kondisi berkas arsip inaktif di masing-masing sub unit fakultas. Mengobservasi kebijakan dan posedur tetap tentang pengelolaan arsip inaktif di fakutas (jika ada). Mengobservasi prosedur pelaksanaan pemberkasan arsip inaktif di bagian tata usaha fakultas. Mengobservasi prosedur pelaksanaan pemberkasan arsip inaktif di masing-masing sub unit fakultas. Mengobservasi kondisi sumber daya dalam rangka pengelolaan filing inaktif. Jika sudah pernah dilaksanakan penilaian guna, maka observasi dilanjutkan : mengobservasi kondisi berkas arsip abadi di fakultas. Mengobservasi kebijakan dan posedur tetap tentang pengelolaan arsip abadi di fakutas (jika ada). Mengobservasi prosedur pelaksanaan pemberkasan arsip abadi di fakultas. Mengobservasi kondisi sumber daya dalam rangka pengelolaan filing abadi di fakultas.
DAFTAR PUSTAKA 1. Basir Barhos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, Cetakan Keempat, Bumi Aksara, Jakarta, 2003. 2. Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, Cetakan Kedua, Pustaka Sinar Harapan, Jakarta, 1993. 3. Ig. Wursanto, Kearsipan 1, Cetakan Pertama, Kanisius, Yogyakarta, 1991. 4. Bambang Shofari, Dasar-dasar Pelayanan Rekam Medis, Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang (Tidak Dipublikasikan), 2008. 5. HM, Jogiyanto. Analisis dan Disain Sistem lnformasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset. Yogyakarta. 1995. 6. Marlinda, Linda. Sistem Basis Data. Andi. Yogyakarta. 2004: Edisi 1.
