PEMBUATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPP PADA SMP MUHAMMADIYHA KASIHAN BANTUL YOGYAKARTA
SKRIPSI
disusun oleh Nurwanto 08.12.2851
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
MAKING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM FOR ADMINSTRATION SPP AT SMP MUHAMMADIYAH KASIHAN BANTUL YOGYAKARTA PEMBUATAN
SISTEM
INFORMASI
ADMINISTRASI
SPP
PADA
SMP
MUHAMMADIYAH KASIHAN BANTUL YOGYAKARTA Nurwanto Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In globalization era, Administration Information System has been used by many parties, such as institision, organization, and also in educational institution especially in management institution. Administration Informatin System gives significant influences to help management institusion making decision and making report. Administration Information System is a Information system which designed to process business transaction data to be useful information and help accountant to make decision. It can process data quickly, accurately, and efficiently. Junior High Scool in Yogyakarta is a educational institution which have aware about information and technology. In fact, the administration services for students still use conventional system. Therefore, the administration activities are slow and the students have to queue. There are also still any errors in processing information and the report are not on time. In SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul still use manual system in administration and the processing is difficult. To optimized the needs of Administration System of SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul Yogyakarta, we make Information System which can process information more efficient than manual system. By making Information System for Administration in SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul, it can procees data and produce information quickly, accurately, and efficiently. This application is based from Visual basic 6.0. It purposed to manage time efficiently, make the data processed accurately, and efficient in report.
Keywords: Application Visual basic, Computer
1. Pendahuluan Penggunaan komputer terutama dalam suatu sistem informasi pembayaran SPP menjadi suatu alat pemecahan masalah yang dapat memberikan manfaat, baik dalam ketelitian, penyampaian informasi, maupun volume pekerjaan yang ditangani. Sehingga dalam penyajian informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara akurat, tepat waktu, dan lengkap tanpa harus melalui proses pencatatan secara berulang-ulang atau manual. Proses pembayaran tidak dilakukan secara langsung oleh sistem sehingga terkadang petugas mengalami kesulitan dalam penanganan antrian, sering terjadi kesalahan ketika petugas sedikit lalai saat proses pembayaran. Selain itu, dilihat dari user interface-nya kurang menarik sehingga mempersulit proses penginputan data dan hasil pengolahan informasi belum efisien. Pengembangan
sistem
tersebut
sangat
dibutuhkan
untuk
meminimalisir
permasalahan yang timbul dan memaksimalkan pekerjaan petugas agar target penyampaian informasi, ketelitian,
maupun volume pekerjaan dapat ditangani lebih
efisien dan efektif. Melihat permasalahan di atas menjadi motivasi bagi penulis untuk membuat pengembangan sistem informasi pembayaran SPP pada SMA Negeri 2 Bangkalan. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu: 1. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan, informasi harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness) Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan (relevance) Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem informasi. Definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.
2.4
Konsep Pembuatan Sistem
Kegiatan pembuatan sistem dapat diartikan sebagai kegiatan membangun sistem baru untuk mengganti, memperbaiki atau meningkatkan fungsi sistem yang sudah ada. 2.5
Konsep Dasar Sistem Pembayaran
Informasi pembayaran adalah informasi yang memuat tentang pengaturan dalam merangkai transaksi pembayaran SPP yang ada di SMP Muhammadiyah KAsihan BAntul Yogyakarta. Prosedur pembayaran adalah urutan kegiatan dimulai dari siswa melakukan transaksi pembayaran SPP dan petugas melayani kegiatan tersebut. 2.6
Konsep Dasar Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi, dapat juga didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut: 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa perulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. 3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. 2.6.1 Rancangan Model Logika Rancangan model logika (logical model) dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Model logika dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data atau disebut dengan DFD (Data Flow Diagram). DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, baik sistem lama maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut berada. 2.7
Sistem Perangkat Lunak yang digunakan
2.7.1
Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MSWindows. Visual Basic dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal. Kemampuannya dapat merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya yang berbasis MS-Windows. Kemampuan Visual Basic secara umum adalah menyediakan komponen-komponen yang memungkinkan untuk membuat program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan cara kerja Microsoft Windows. 2.7.2
Microsoft SQL Server 2000
SQL Server 2000 merupakan salaj satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. Selain Microsoft SQL Server 2000, produk DBMS Microsoft yang lain adalah
Microsoft Access yang di-include-kan dalam paket Microsoft Office sehingga versi dari DBMS Ms. Access menyesuaikan versi Microsoft Office yang ada. 3.
Anlisis dan Perancangan 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Sejarah SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul merupakan salah satu dari beberapa SMP
yang ada di wilayah kecamatan Kasihan yang telah berusia 38 tahun, SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul tepatnya didirikan pada tanggal 01 januari 1969. Adapun tepatnya SMP Kasihan Bantul terletak di desa senggotan kelurahan tirtonirmolo kecamatan Kasihan kabupaten Bantul propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Kondisi sosial ekonomi pendidikan mayoritas adalah buruh tani, dan daerah ini termasuk daerah minus dengan kapisatas rendah, sehingga anak yang lulus Sekolah Dasar (SD) terpaksa tidak dapat melanjutkan Ke jenjang yang lebih tinggi. Beberapa hal yang melatar belakangi berdirinya SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul adalah: 1. Banyak warga/anggota Muhammadiyah di kecamatan Kasihan bertekad melangsungkan
kehidupan
Muhammadiyah
khususnya
masalah
pendidikan sejak Taman Kanak-kanak (TK), Sekolah Dasar (SD), Sekolah Menengah Pertama (SMP). 2. Warga penduduk di kecamatan Kasihan mayoritas menjadi anggota Muhammadiyah. 3. Tanah wakaf yang dikelola Muhammadiyah cabang Kasihan cukup banyak. 4. Anggota muda Muhammadiyah cukup banyak dan terdidik sesuai dengan kebuthan perkembangan pendidikan Muhammadiyah. Sejak berdirinya hingga sekarang SMP ini telah mengalami sembilan kali kepemimpinan kepala sekolah yaitu: 1. Periode tahun 1969-1970 Bapak. Setiardjo BA. 2. Periode tahun 1970-1970 Bapak. Ir. Pujiman. 3. Periode tahun 1971-1973 Bapak. Suhardi. 4. Periode tahun 1973-1979 Bapak. Drs. Paiman. 5. Periode tahun 1979-1981 Bapak. Toegiman BE. 6. Periode tahun 1981-1988 Bapak. Mudjiono BA. 7. Periode tahun 1988-1989 Bapak. Rd. Suhendra BA. 8. Periode tahun 1989-2001 Bapak. Yohari Jaelani BA. 9. Periode tahun 2001 sampai dengan sekarang Ibu. Dra. Isti Nurozifah.
Sedangkan status sekolah adalah Diakui sejak berdiri sampai tahun 2007 dengan NIS (NSS/NDS) 202040103032/D.2004010011 dan sekarang statusnya adalah terakredatasi B.
3.1.2
Visi dan Misi SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul Visi Rohmatan lil’alamin di bidang Pendidikan Indikator : 1. Katalisator dalam pengembangan minat dan bakat siswa 2. Prima dalam layanan pendidikan Misi
: 1. Meningkatkan suasana religius Islami disemua komponen lembaga pendidikan 2. Meningkatkan kemampuan akademik anak didik 3. Menjadikan kehidupan siswa lebih bermakna sehingga potensi diri mereka dapat berkembang secara optimal. 4. Menciptakan lingkungan, fasilitas dan saran prasarana yang dapat menjelitkan potensi siswa serta mendukung situasi pembelajaran.
3.2
Analisis Sistem Penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya
dengan
maksud
permasalahan-permasalahan,
untuk
mengidentifikasikan
kesempatan-kesempatan,
dan
mengevaluasi
hambatan-hambatan
yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikan.6 Analisis bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan dibuat. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perancangan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis sistem merupakan tahap kritis dan sangat penting, karena pada tahap inilah semua proses bergantung. Jika pada tahap ini salah maka akan terjadi kesalahan pada tahap berikutnya. Dalam analisis sistem, pengidentifikasian masalah merupakan tahap awal yang harus dilakukan. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu hal yang menghambat proses pencapaian tujuan. Permasalahan yang ada harus ditindak lanjuti untuk ditemukan pemecahannya sebagai suatu alternatif agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan tujuan sistem dapat tercapai. Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Dari hasil penelitian yang dilakukan mengenai sistem informasi akuntansi
pembayaran SPP pada SMP Muhammadiyah Kasihan penulis menemukan beberapa masalah antara lain : 1.
Kurangnya keefektifitasan dalam penanganan antrian karena pendataan siswa yang akan melakukan transaksi pembayaran SPP dilakukan dengan mengisi data secara manual pada kartu pembayaran.
2.
Kurangnya
keefektifitasan
pada
petugas,
dalam
menangani
transaksi
pembayaran SPP karena memakan waktu pekerjaan yang lama. 3.
Proses penyimpanan data dilakukan secara manual.
4.
Proses pembayaran dilakukan secara manual.
5.
Sistem tidak dapat menghasilkan kwitansi pembayaran yang dibutuhkan beberapa siswa sebagai bukti pembayaran.
6.
Sistem tidak dapat menghasilkan informasi dan laporan tunggakan pembayaran SPP.
Agar sistem informasi akuntansi pembayaran SPP, dalam proses transaksi pembayaran SPP pada SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul dapat berjalan lancar tanpa timbul suatu permasalahan maka perlu adanya perbaikann dan pengembangan sistem, dari sistem yang menggunakan cara manual ke sistem yang terkomputerisasi sehingga tercipta suatu sistem baru yang lebih efisien dalam penggunaanya.
3.3.1 Memahami Kerja Dari Sistem yang ada Pengolahan data siswa yang dilakukan pada SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul saat ini masih dilakukan secara manual dimana pencatatan dan perhitungan data pembayaran administrasi SPP dan data siswa ditulis dan disimpan dalam bentuk dokumen-dokumen kertas, dan apabila laporan tersebut akan dibutuhkan akan membutuhkan waktu lama untuk dicari. 3.3.2 Analisis Sistem Yang Dilakukan Analisis sistem yang dilakukan akan dijelaskan pada pembahasan ini merupakan gambaran secara keseluruhan dari kendala-kendala sistem yang telah dilakukan oleh SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul dalam proses pencatatan dan perhitungan data administrasi SPP. Pengolahan data administrasi SPP siswa yang dilakukan secara manual oleh SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul saat ini kemungkinan besar akan terjadi keterlambatan dalam menyajikan laporan yang dibutuhkan, sehingga informasi yang disampaikan kurang relevan, tidak akurat, tidak tepat waktu dan sulit untuk diketahui bentuk laporannya.
Oleh sebab itu untuk menyelesaikan permasalahan diatas, maka disusun beberapa analisis yang dibutuhkan dan kemungkinan besar dapat digunakan antara lain : a. Analisis Data Analisis terhadap data diperlukan yaitu mengenai data siswa, kelas, petugas, transaksi atau pembayaran dan kewajiban. Hasil dari analisis data tersebut adalah sebagai berikut : 1. Data masukkan berupa data-data yang didapat akan dicatat atau dibukukan dalam bentuk dokumen-dokumen yang terdiri dari data siswa, kelas, petugas, transaksi atau pembayaran dan kewajiban. 2. Data keluaran berupa semua data yang dihasilkan dalam proses pengolahan data, terdiri dari laporan siswa, dan laporan pembayaran yang dibutuhkan pada SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul. b. Analisis Dokumen Analisis terhadap dokumen-dokumen hasil pengolahan data pembayaran siswa hasil dari proses sebelumnya. Hasil dari analisis dokumen yang di tulis dan disimpan dalam bentuk kertas yaitu dokumen siswa, kelas, petugas, kewajiban dan transaksi atau pembayaran. Dokumen-dokumen tersebut kemungkinan besar akan rusak dan kurang efektif, karena apabila dokumen tersebut dibutuhkan maka harus mencari dan merekap kertas-kertas tersebut dan membutuhkan waktu yang cukup lama. c. Analisis Teknologi Analisis teknologi adalah analisis yang digunakan pada bagian akademik SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul. Dari hasil analisis, peralatan komputer yang ada tidak dipergunakan secara maksimal dalam pengolahan data dan penyimpanan data transaksi pembayaran SPP. Komputer yang ada selama ini hanya dipergunakan sebagai alat ketik untuk pembuatan kartu pembayaran SPP dan pembuatan laporan lainnya, dengan menggunakan software Microsoft Word dan Microsoft Excel. Padahal teknologi yang digunakan sangat berpengaruh pada informasi yang akan disajikan. 3.4 Analisis Kelemahan Sistem Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services). 1.
Analisis Kinerja (Performance Analysis) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja sistem.
Analisis kinerja dimaksudkan untuk menghasilkan peningkatan terhadap kinerja (hasil
kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari Througput dan Respon time. Througput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Jadi dalam hal ini berhubungan dengan seberapa maksimal pekerjaan yang dilakukan para karyawan di SMP Muhammadiyah Kasihan pada waktu tertentu sudah dikatakan efektif dan efesien. Response Time adalah ratarata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Dari sini dapat dilihat seberapa lama waktu yang dibutuhkan dan waktu yang terbuang oleh karyawan dalam melakukan pekerjaan atau dapat dikatakan efektifitas kerja karyawan. Dalam hal ini dapat dicontohkan apabila petugas tata usaha akan melayani seorang siswa untuk melakukan pembayaran SPP pada bulan ini, dengan sistem lama akan membutuhkan waktu 5 sampai dengan 10 menit untuk melayani satu siswa karena harus mencari data dan laporan tersebut dalam bentuk dokumen-dokumen. 2.
Analisis Informasi (Information Analysis ) Informasi merupakan komoditas yang penting bagi pemakai akhir. Informasi
pembayaran SPP pada SMP Muhammadiyah Kasihan perlu dilakukan perancangan dan pembuatan, melihat informasi yang dihasilkan kurang memadai. Analisis informasi menyangkut keakuratan informasi yang dihasilkan, informasi yang diterima tepat waktu dan relevan. Keterbatasan informasi yang dihasilkan pada sistem yang ada saat ini berdampak pada kemampuan sistem tersebut untuk menghasilkan laporan. Informasi yang dihasilkan masih mempunyai tingkat kesalahan yang tinggi dan tidak dapat memberi informasi dalam waktu yang lebih cepat karena sistem dalam perhitungan pembayaran SPP masih manual . 3.
Analisis Ekonomi (Economic Analysis) Masalah ekonomi terkait dengan masalah biaya, dengan adanya kelemahan
dalam pengolahan data yang dilakukan secara manual maka membutuhkan dana yang lebih
banyak.
Pemborosan
waktu
dan
alat-alat
yang
digunakan
mengalami
pembengkakan seperti untuk biaya pembelian buku dan alat-alat lainnya, karena tingkat kesalahan dalam proses pencatatan cukup besar. 4.
Analisis Kontrol (Control Analysis) Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk
menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kontrol maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki. Analisis kontrol digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan. Serta menjamin
keamanan dari informasi yang dihasilkan. Semakin sedikit kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem semakin baik. Sistem lama yang dilakukan SMP Muhammadiyah Kasihan adalah kontrol terhadap data laporan yang dulu masih kurang karena data tidak dikroscek sewaktuwaktu dan terdapat data yang telah rusak karena sudah lama. Hal ini diperparah lagi dengan hilangnya data-data yang tidak terawat dan diabaikan. 5.
Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis) Penggunaan waktu pada sistem manual yang sedang berjalan dinilai kurang
efisien.
Target
penggunaan
waktu
yang
belum
minimal
yang
belum
teratur
mengakibatkan petugas TU dalam melayani pembayarab SPP, dominan sering terjadinya kesalahan dan dilakukan pengulangan pekerjaan atau menghitung atau cek ulang untuk menghindari kesalahan. Hal ini disebabkan sistem yang kurang baik, seperti halnya penggunaan komputer atau sarana dan prasarana belum optimal sehingga waktu dan biaya terbuang sia-sia. 6.
Analisis Pelayanan (Service Analysis) Peningkatan pelayanan yang baik pada SMP Muhammadiyah Kasihan
dimaksudkan untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi siswa serta meningkatkan kepuasan kerja pegawai TU dalam hal melayani pembayaran SPP. Upaya peningkatan pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan data siswa, pembayaran, kelas, kewajiban, dan petugas yang selama ini terkesan lamban agar menjadi lebih cepat dan penyajianya pun bisa tepat waktu.
3.5 Analisis Kebutuhan Sistem Dengan analisis kebutuhan sistem, diharapkan sistem yang akan dibangun dapat diuraikan secara utuh menjadi komponen-komponen dasar dengan tujuan identifikasi, mengevaluasi permasalahan dan kebutuhan yang diharapkan, dan analisis ini juga dilakukan untuk menjamin bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan dari obyek penelitian. Perancangan sistem baru diharapkan mampu mengubah dan mempercepat atau mengefisienkan serta mengoptimalkan waktu dengan baik, guna memenuhi kebutuhan berikut : 1. Pencatatan dan Perhitungan data lebih cepat dan akurat 2. Pengeditan data lebih mudah dan cepat 3. Pencarian data lebih valid. 4. Pembuatan Laporan-laporan akan lebih mudah. Analisis kebutuhan sistem menjelaskan apa yang dibutuhkan sistem dalam proses pengolahan data administrasi SPP pada SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul. Selain mencari dan mengidentifikasi permasalahan pada sistem lama, sistem
informasi harus dapat menganalisa apa yang menjadi kebutuhan pemakainya, sasaran utama sistem informasi yaitu menyediakan informasi bagi user atau pengguna sistem. 3.5.1 Analisis kebutuhan Informasi Analisis kebutuhan sistem informasi dibedakan menjadi dua (2) yakni sebagai berikut: 1. Kebutuhan Fungsional Merupakan analisis yang untuk mendapatkan jenis kebutuhan yang berisi prosesproses apa saja yang nantinya dapat dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi tentang informasi apa saja yang dihasilkan oleh sistem. Dalam sistem informasi adinistrasi ini, kebutuan fungsionalnya meliputi: a) Sistem mampu digunakan untuk proses pembayaran SPP, yang melipui proses pengolahan data siswa, kelas, pembayaran, dan kewajiban. b) Sistem mamapu digunakan untuk proses pencatatan, penyimpanan data dan laporan, yang meliputi pencatatan siswa yang sudah melakukan pembayaran. c) Sistem mampu digunakan untuk membuat laporan pembayaran SPP meliputi laporan pembayaran SPP untuk siswa dan sekolah. 2. Kebutuhan Nonfungsional Merupakan analisis yang menghasilkan tipe kebuthan yang berisi properti perilaku yang dimiliki sistem, meliputi: a) Operasional
Perangkat keras
Motherboard Intel
Proses intel Core Duo
Memory DDR2 1 GB
CD Room Sony
Harddisk 120 GB
Memory 15”
VGA
Cassing 459 watt
Printer
Keyboard
Mouse
Perangkat lunak
Micrososft Windows XP
b) Sekuriti
Software sistem informasi administrasi SPP dilengkapi halaman login untuk keamanan data
Sistem operasi dilengkapi dengan anti virus avira.
3.5.2 Analisis Kebutuhan Teknologi Untuk menjalankan sistem informasi ini dibutuhkan sistem perangkat keras yang mampu mendukung pengoperasian program. Adapun perangkat teknologi yang digunakan penulis dalam mendukung pengembangan sistem adalah sebagai berikut : 3.5.2.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras disini adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah : a. Alat Masukan (input) Perangkat ini digunakan untuk memasukkan data atau program yang akan diproses oleh komputer. b. Alat Pemproses Perangkat ini digunakan untuk memproses instruksi-instruksi dalam proses pengolahan data. Alat yang digunakan yaitu CPU (Central Processing Unit). c. Alat Penyimpanan Data Perangkat ini digunakan untuk penyimpanan data atau program. Alat yang digunakan adalah harddisk, Flasdisk dan CD. d. Alat Keluaran Perangkat ini digunakan untuk hasil atau pengeluaran data, sehingga dapat dilihat dalam bentuk wujud nyata. Adapun alat yang digunakan adalah Monitor dan Printer. 3.5.2.2 Kebutuhan Perangkat Lunak Maksud dari perangkat lunak disini program untuk mengendalikan kegiatan dari sistem komputer. Perangkat lunak (software) yang digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah Windows XP Profesional sebagai Sistem Operasi, Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai perangkat lunak untuk mengolah dan mengelola data-data. 3.5.2.3 Kebutuhan Perangkat Manusia (Brainware) Dalam pengoperasian sistem ini membutuhkan empat jenis user, yaitu: 1.
Analis Sistem Bertugas mempelajari, menganalisa, dan memberikan penjelasan terhadap suatu masalah untuk diselesaikan dengan komputer.
2.
Programmer
Petugas
melakukan
penulisan
kode
program
dan
melakukan
perancangan program sesuai dengan arahan dari analis sistem. 3.
Operator Bertugas
mengoperasionalkan
sistem
yang
telah
dibuat
berupa
penginputan dan pengeditan data dengan komputer. 3.6 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah mengetahui apakah sistem yang baru yang akan diterapkan sudah layak pakai atau belum. Dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan yang matang seberapa besar kegunaan atau keuntungan yang didapat dan berapa biaya yang diperlukan dari sistem baru. 3.6.1 Kelayakan Teknologi Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah dioperasikan. Pengerjaannya yang mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat sistem ini user friendly walaupun tidak semua orang dapat mengaksesnya tanpa login dari user. Perangkat teknologi berupa (Hardware dan Software) yang digunakan sudah tersedia pada bagian tata usaha SMP Muhammadiyah Kasihan. Dalam menerapkan sistem yang baru ini tidak perlu ada tambahan peralatan khusus karena sistem yang akan diterapkan ini hanya perlu menambahkan sistem aplikasinya saja ke komputer yang akan digunakan untuk melakukan pengolahan data administrasi SPP. Dari analisis yang dilakukan tidak ditemukan hambatan-hambatan dalam menerapkan sistem baru ini. 3.6.2 Kelayakan Hukum Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari akibat melanggar hukum yang akan berlaku, terutama dalam penggunaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan software resmi, berlisensi, sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari. 3.6.3 Kelayakan Operasional Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya. Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan teknik penerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu sehingga akan memudahkan user untuk menjalankannya. 3.6.4 Kelayakan Ekonomi
Untuk pengadaan proyek sistem informasi akuntansi administrasi SPP ini tentu membutuhkan biaya yang dalam hal ini termasuk dalam biaya investasi. Dalam hal ini instansi harus mengeluarkan sumber daya demi mendapatkan manfaat di masa yang akan datang dan juga keuntungan yang lebih bila dibanding keuntungan dengan menggunakan sistem yang lama. Agar tidak terjadi pemborosan dalam pemakaian sumber daya maka perlu dilakukan analisis, perhitungan atas biaya dan manfaat untuk menentukan apakah proyek sistem informasi tersebut layak atau tidak untuk dilaksanakan.
3.3
Perancangan Sistem
Perancangan merupakan langkah pertama di dalam fase pengembangan rekayasa suatu produk atau sistem. Tujuan perancangan adalah membuat suatu perangkat lunak yang dapat memberikan informasi pembayaran SPP. Program ini dirancang menggunakan database, sehingga penggunaannya lebih murah dan mudah dioperasikan. 3.3.1 Perancangan Proses DFD (Data Flow Diagram) atau diagram aliran data adalah model proses yang digunakan untuk mengambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan data yang dilakukan oleh sistem. Notasi tiap level menggunakan notasi De Marco & Jourdan untuk menggambarkan Data Flow Diagram sistem informasi pembayaran SPP pada SMA Negeri 2 Bangkalan. Konteks diagram atau DFD level 0 menerangkan entitas-entitas yang terlibat dalam sistem. Pada sistem ini terdapat 4 entitas luar yang terlibat yaitu entitas admin, operator, siswa, dan bagian keuangan merupakan penerima laporan pembayaran tunggakan.
3.8.2.1 Data Flow Diagram (DFD) Konteks Level 0
Gambar 3.3 DFD Level 0
3.8.2.2 Data Flow Diagram (DFD) konteks Level 1
Gambar 3.4 DFD Level 1
3.8.2.3 Data Flow Diagram (DFD) konteks Level 2
Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses 1
Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses 2
Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses 3
Gambar 3.8 DFD Level 2 Proses 4
Gambar 3.9 DFD Level 2 Proses 5
Gambar 3.10 DFD Level 2 Proses 6
Gambar 3.11 DFD Level 2 Proses 7 3.9 Perancangan Basis Data Perancangan database harus dilakukan secara cermat agar dihasilkan database yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam manipulasi data. Tabel 3.9 Struktur Tabel Siswa Not Nama Kolom
Tipe Data
Lebar
Null
Keterangan lain
NIS
Char
10
√
Primary key
Nama_ siswa
Varchar
50
√
Nama_Ortu
Varchar
50
√
Alamat
Varchar
50
√
No_telp
Numeral
50
√
Jenis_kelamin
Varchar
50
√
Id_kelas
Char
10
√
Foreign key
Tabel 3.10 Struktur Tabel Petugas Nama Kolom
Tipe Data
Lebar
Not Null
Id_petugas
Char
10
Nama_petugas
Varchar
50
√
Password
Varchar
50
√
Alamat
Varchar
50
√
Jenis_kelamin
Varchar
50
√
Keterangan lain Primary key
Tabel 3.11 Struktur Tabel Kelas Not Nama Kolom
Tipe Data
Lebar
Id_kelas
Char
10
Nama_kelas
Varchar
8
Null
Keterangan lain Primary key
√
Tabel 3.12 Struktur Tabel Pembayaran Not Nama Kolom
Tipe Data
Lebar
Null
Keterangan lain
Id_pembayaran
Char
4
Tgl_ pembayaran
Datetime
NIS
Char
10
Foreign key
Id_petugas
Char
10
Foreign key
Bulan_ pembayaran
Varchar
20
√
Jml_ pembayaran
Int
4
√
Id_kewajiban
Char
10
Primary key √
Auto
Auto Foreign key
Tabel 3.13 Struktur Tabel kewajiban Not Nama Kolom
Tipe Data
Lebar
Null
Id_kewajiban
Char
10
Nama_kewajiban
Varchar
8
√
Biaya
Int
21
√
Keterangan lain Foreign key
4. Implementasi Sistem Sebelum melakukan implementasi sistem, dilakukan pengujian program terlebih dahulu. Tujuan pengujian program adalah untuk mengetahui bahwa komponenkomponen sistem telah berfungsi dengan baik sehingga perangkat lunak pembayaran siap digunakan. Terdapat dua metode untuk melakukan pengujian program ini yaitu pengujian black box dan white box. 1. Black Box Testing Saat pengisian user account, admin diwajibkan untuk menginputkan username dan password dengan lengkap. Jika admin menginputkan account yang salah (tidak sesuai penyimpanan pada database), maka ketika tombol Login di klik akan menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.28 Pesan Kesalahan Input User Account 2. White Box Testing Ketika program dijalankan kemudian masuk pada form Input, program berhenti dan muncul kotak dialog peringatan kesalahan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.29 Peringatan Kesalahan Kode Program
Setelah dilakukan pengecekan kesalahan dengan cara Debug program, maka akan muncul keterangan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.30 Keterangan Kesalahan pada Baris Program Kesalahan terjadi karena data yang tersimpan pada database tidak sesuai dengan penulisan kode program.
4.1.1.1 Tampilan Menu Utama Pada menu utama terdapat menu Login, yaitu menu untuk memberikan hak akses penggunaan aplikasi. Masukkan username dan password kemudian klik tombol Login, maka fungsi keempat tombol akan aktif yaitu tombol Transaksi, Input, Laporan, dan Informasi. Tampilan menu utama adalah sebagai berikut:
Gambar 4.34 Tampilan Login pada Menu Utama
4.8.1
Form File Form ini digunakan untuk menginputkan data siswa dan data kelas Masuk
pada tab pertama untuk menginputkan data siswa , klik BARU untuk menambah data siswa baru, isi dengan lengkap data siswa kemudian klik SIMPAN.
Gambar 4.35 Form Input Data Siswa Jika data siswa berhasil disimpan maka sistem akan menampilakan pesan seperti contoh gambar berikut:
Gambar 4.36 Pesan Simpan Data Siswa Apabila data yang diinputkan tidak lengkap, maka sistem akan menampilkan pesan salah satu form yang belum terisi. seperti gambar berikut:
Gambar 4.37 Pesan Peringatan Input Siswa Apabila NIS yang diinputkan sama, maka sistem akan menampilkan pesan seperti gambar berikut:
Gambar 4.38 Pesan Peringatan Input Data Siswa yang Sama Jika user melakukan kesalahan pada saat penginputan data siswa, maka user dapat menggunakan fitur EDIT, kemudian perbaharui data tersebut, jika berhasil maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.39 Pesan Edit Data Siswa
Jika petugas ingin menghapus data siswa yang tidak diperlukan lagi, maka petugas dapat menghapusnya dengan menggunakan fitur HAPUS, setelah berhasil menghapus maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.40 Pesan Hapus Data Siswa Jika petugas ingin menginputkan data kelas, petugas harus mengisi data Id kelas dan kelas kemudian simpan. maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.41 Pesan Input Data Kelas Setelah petugas menyimpan data kelas tersebut akan muncul pesan seperti dibawah in:
Gambar 4.42 Pesan Input Data Kelas berhasil Jika petugas ingin menghapus data kelas maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.43 Pesan Penghapusan Data Kelas
4.8.2
Form Pembayaran Form ini digunakan untuk menginputkan data kewaijban dan pembayaran.
Untuk memulai menginputkan kewajiban yaitu dimulai dengan mengklik tombol tambah kemudian mengisi data Id kewajiban, nama kewajiban, dan biaya. Seperti contoh gambar seperti dibawah in:
Gambar 4.44 Pesan penginputan Data Kewajiban
Dan untuk memulai menginputkan data pembayaran, pertama kali yang dilakukan petugas adalah mengklik tombol baru untuk menginputkan data siswa yang akan melalkukan pembayaran, kemudian mengisikan id pembayaran, nama siswa, dan nis nya, dan seturusnya akan ada salah satu tombol yang sudah otomotis terisi, kemudian masukkan jumlah uang yang akan dibayar dan tombol kembalian akan terisi otomatis, kemudian mengklik tombol simpan. seperti contoh pada gambar berikut:
Gambar 4.45 Form Pembayaran Sebelumnya data siswa harus tercantum pada database kelas, karena jika salah satu siswa belum ditentukan terdapat pada kelas mana, maka ketika user coba memasukkan data pembayaran siswa tersebut dengan menginputkan NIS lalu pada saat menekan tombol ENTER, maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.46 Pesan Tidak Ditemukan Data Siswa
Jika petugas ingin menghapus data transaksi yang tidak diperlukan, maka pilihlah salah satu data pembayaran tersebut kemudian klik tombol HAPUS, jika berhasil maka sistem akan menampilkan pesan seperti gambar berikut:
Gambar 4.47 Pesan Hapus Data pembayaran Setelah pembayaran selesai diinputkan, petugas harus menyimpan data tersebut dengan mengklik tombol SIMPAN, jika berhasil maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar berikut:
Gambar 4.48 Pesan Simpan Data Pembayaran Untuk mengakhiri penggunaan form pembayaran, klik tombol KELUAR di bagian bawah form atau klik tombol silang di bagian pojok kanan atas form.
4.8.3
Form Pencarian Data Form ini digunakan untuk mencari data siswa dan pembayaran. Untuk
mencari data siswa yaitu dengan cara memilih memilih kategori yang menunjukkan data siswa yang akan dicari dannya adalah kategori NIS dan nama siswa. Untuk memulai menginputkan Seperti contoh gambar seperti dibawah ini:
Gambar 4.49 Form Pencarian Data Siswa
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan pada Sistem Informasi Akuntansi Administrasi SPP pada SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilkan sistem informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem yang sudah ada tidak efektif. Dengan penggunaan aplikasi sistem informasi akuntansi administrasi spp yang baru ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat emmbantu dalam proses pengambilan keputusan. Dari sistem ini diperoleh keuntungan antara lain: a. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat, dan akurat. b. Dapat menghemat waktu dalam menginputkan. c.
Menghemat dalam pencarian data-data dan pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan.
d. Mengurangi pekerjaan karyawan atau petugas menjadi lebih ringan sehinggan kinerja lebih meningkat. e. Meningkatkan pelayanan kepada siswa.
5.2 saran Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka disarankan agar. a. Sebaiknya sistem lama yang sudah ada diganti dengan sistem baru yang telah dibuat, dimana sistem baru ini dapat bekerja lebih baik dalam mengolah data dan menyajikan informasi yang diperlukan. b. Penerapan sistem baru akan berjalan dengan baik dan sukses jika semua pihak yang terlibat dalam sistem tersebut mendukung penerapan sistem baru. c.
Pihak yang terlibat, dalam hal ini adalah Kepala Sekolah dan Petugas TU SMP Muhammadiyah Kasihan Bantul perlu melakukan peninjauan terhadap sistem yang diusulkan agar dapat mempertimbangkan baik dan buruknya sistem sehingga dapat berfungsi sebagaimana yang diharapkan.
d. Sistem yang telah ada perlu dikembangkan dan diperbaiki secara terus menerus sehingga dapat diperoleh sistem informasi yang optimal.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; Andi Offset. Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL Server 2000. Yogyakarta; Andi Offset.
Kusrini. dan
Koniyo, Andri. 2007. Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi
Akuntansi dengan Visual Basic dan SQL Server. Yogyakarta; Andi Offset. Madcoms. 2005. Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Madiun; Andi Offset. Rusmawan,Uus. 2009. Koleksi Program VB 6.0 Konsep ADO untuk Tugas Akhir dan Skripsi. Jakarta; PT Elex Media Komputindo. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta; Andi Offset.
