Onderzoekbijdragen en fte-inzet: registratie en beheer 1. Inleiding 1.1 Wat is een onderzoekbijdrage? Een onderzoekbijdrage verbindt een medewerker – via zijn werkrelatie – aan een onderzoekprogramma. Dit kan een facultair programma zijn, maar ook een programma van een interfacultair Onderzoeksinstituut (iOZI) Er is wel eens sprake van begripsverwarring tussen werkrelaties en onderzoekbijdragen. Het zijn echter twee zeer verschillende eenheden in Metis: -De werkrelatie koppelt een medewerker aan de afdeling waar hij in dienst is. Werkrelaties komen uit SAP. -De onderzoekbijdrage koppelt een medewerker aan een onderzoekprogramma. Onderzoekbijdragen worden handmatig ingevoerd. Bij de onderzoekbijdrage kunnen fte-gegevens worden ingevoerd. Ook kan worden aangegeven welke rol een medewerker in het onderzoekprogramma heeft. In de onderzoekbijdrage kan ook worden ingesteld dat de code van het onderzoek-programma automatisch gekoppeld wordt aan nieuw ingevoerde publicaties van deze medewerker (zie 2.5) een voorbeeld van een onderzoekbijdrage:
medewerker + werkrelatie
gegevens van de bijdrage
automatisch koppelen publ.
fte-gegevens
1.2 Wanneer dient een (nieuwe) onderzoekbijdrage te worden vastgelegd? Omdat een onderzoekbijdrage feitelijk een koppeling is tussen een werkrelatie en een onderzoekprogramma, dient voor iedere nieuwe werkrelatie een nieuwe onderzoekbijdrage worden ingevoerd en dient de oude bijdrage te worden afgesloten. Ook wanneer een medewerker die al in dienst is, een andere functie krijgt spreken we van een nieuwe werkrelatie (zie .. voor het aanmaken van een overzicht van nieuwe werkrelaties) Wanneer een medewerker wordt ingedeeld bij een nieuw onderzoekprogramma (of deelproject) dient uiteraard ook een nieuwe bijdrage te worden aangemaakt. voorbeelden: -een medewerker wordt bevorderd van UD naar UHD -een tijdelijk contract wordt omgezet in een vast contract -door een organisatorische herindeling ontstaat een nieuwe afdeling met nieuwe werkrelaties. -een medewerker gaat deelnemen in een interfacultair onderzoekprogramma
2. Invoeren van een Onderzoekbijdrage menu: Bijdragen | Registeren 2.1 de medewerker en zijn werkrelatie Selecteer deze via de hulplijst. Let er daarbij op dat de periode van de bijdrage niet buiten de begin- en einddatum van de werkrelatie valt.
2.1 onderzoekprogramma Ook hiervoor is een hulplijst beschikbaar – hierin kan worden gezocht op (een deel van) de naam of op de code van het programma. De codes beginnen altijd met VU* of VUmc* gevolgd door een vaste aanduiding van faculteit of instituut
2.2 de rol van de medewerker in het programma Er zijn meerdere keuzes mogelijk. Dit rol van de medewerker kan worden gebruikt als selectiecriterium bij het aanmaken van fte-overzichten. 2.3 status van de onderzoekbijdrage Dit veld biedt de mogelijkheid om ingevoerde bijdragen te laten controleren en valideren. Het gebruik van dit veld verschilt per faculteit. Pas als een bijdrage de status ‘openbaar’ heeft, komt deze beschikbaar voor de buitenwereld, bv via de Nederlandse Onderzoeksdatabank (NOD) Of deze uitvoermogelijkheid gebruikt wordt kan per faculteit worden bepaald. 2.4 periode van de bijdrage Het is mogelijk aan te geven voor welke een bijdrage geldt. Voor een aantal overzichten is de actualiteit van een bijdrage van belang. Als niets wordt ingevuld is de bijdrage per definitie actueel
2.5 automatisch koppelen van publicaties aan een onderzoekprogramma
Door hier een J in te vullen wordt automatisch de Onderzoekscode (VU FSW 00001200) toegevoegd bij nieuw ingevoerde publicaties van deze medewerker. De werkrelatie van de auteur dient dan wel overeen te komen met de werkrelatie die is vastgelegd in de onderzoekbijdrage. Via de periode inzet (vanaf – t/m) kan het koppelen beperkt worden tot een bepaalde periode; als het verslagjaar buiten deze periode valt, wordt de code niet toegevoegd. Als deze functionaliteit gebruikt wordt, is het extra belangrijk om te zorgen dat de de (meest) actuele werkrelatie altijd voorzien is van een onderzoekbijdrage. Dit omdat standaard de actuele werkrelatie geselecteerd wordt bij het invoeren van nieuwe publicaties. Andersom is het bij het retrospectief invoeren van publicaties van belang om de de werkrelatie te selecteren die destijds actueel was. Let op: het automatisch toevoegen van onderzoekscodes aan publicaties werkt niet met terugwerkende kracht. 2.6 registreren van fte-gegevens In het onderste deel van het scherm kan worden vastgelegd hoeveel fte – per jaar en per geldstroom – de medewerker aan het onderzoekprogramma besteedt.
Voor elke combinatie van geldstroom en jaar dient een aparte regel te worden ingevoerd. FTE(p) staat voor de geplande fte; FTE(r) of MJE staat voor de uiteindelijk gerealiseerde fte. De gerealiseerde fte kan minder zijn dan geplande als iemand bv gedurende het jaar in dienst is gekomen, een ander werkverband heeft gekregen of met zwangerschapsverlog is gegaan. Het statusveld dient voor de interne evaluatie van de invoer. Het is aan de facultair beheerder om te bepalen hoe dit wordt gebruikt. zie 5. Beheer voor speciale functies mbt fte-gegevens 2.7 afspraak mbt registratie voor iOZIs Het komt veelvuldig voor dat een medewerker deelneemt in zowel een facultair onderzoekprogramma áls in een iOZI-programma. De afspraak is dat in zo’n geval de fte-inzet wordt geregistreerd bij het facultaire programma. In de bijdrage in het iOZI-programma vul je dan geen fte-gegevens in of (per jaar en geldstroom) een nulwaarde. Fte-overzichten voor iOZI’s kunnen worden opgevraagd bij Functioneel Beheer Metis.
3. Invoeren in bulk menu: Bijdragen | Registeren bulk Het is ook mogelijk de individuele bijdragen als ‘bulk’ vast te leggen. Hierbij wordt slechts een deel van de beschikbare velden aangeboden, maar men kan wel voor meerdere individuen tegelijk de gegevens betreffende de onderzoeksbijdrage vastleggen.
Via de knop Fte kan een pop-up-scherm worden geopend waar de fte-gegevens kunnene worden vastgelegd.
4. Raadplegen en wijzigen menu: Bijdragen | Raadplegen / wijzigen Via deze optie kunnen eerder ingevoerde bijdragen worden gezocht en gewijzigd.
Via het selectiescherm kunnen alle bijdragen die behoren bij een bepaalde afdeling, persoon of programma worden opgevraagd. Door bij incl. geldstroom ‘ja’ in te vullen, kan ook via de velden geldstroom en periode inzet worden gezocht. Zo kun je bijvoorbeeld alle bijdragen selecteren waarbij voor 2009 3e geldstroom fte is vastgelegd.
5. Beheerfuncties In hoeverre de hier beschreven functies beschikbaar zijn, hangt af van je autorisatieniveau. 5.1 Bijdragen | Beheer | Wijzigen status bijdrage Hiermee kan in bulk de status van de bijdragen zelf worden omgezet. 5.2 Bijdragen | Beheer | Wijzigen status inzet (fte) gegevens Hiermee kan – nadat de interne evaluatie is afgerond - in bulk de status van de fte-gegevens worden omgezet.
In het selectiescherm dien je minimaal organisatiedeel en status in te vullen. 5.3 Bijdragen | Beheer | Wijzigen onderzoek bijdrage Hiermee kunnen (in bulk) bijdragen worden omgezet naar een ander onderzoekprogramma. De bestaande bijdrage wordt hierbij gewijzigd en niet gekopieerd. De functie kan dus niet worden gebruikt voor het aanmaken van nieuwe bijdragen. De functie is vooral bedoeld voor het herstellen van foutieve invoer. Let op: als je deze functie gebruikt, wordt niet automatisch de code onderzoek bij de reeds ingevoerde resultaten mee gewijzigd.
5.4 Bijdragen | Beheer | Automatisch registreren MJE Deze functie rekent de FTE(p) om naar FTE(r)/MJE, op basis van de begin- en einddatum van de bijbehorende werkrelatie. In het selectiescherm zijn Organisatiedeel en jaar verplichte velden. Er wordt automatisch geselecteerd op bijdragen waar wél FTE(p) en géén FTE(r)/MJE is ingevuld.
In de lijst die vervolgens wordt getoond, staat ook de omrekenfactor vermeld. Je kunt in deze lijst nog via detail kijken of je de juiste selectie hebt gemaakt en je kunt eventueel de FTE(p) nog aanpassen. Als je op vastleggen klikt, worden de fte's uitgerekend.
Let op: De gegevens worden maar één keer uitgerekend, dus als achteraf de fte(p) wijzigt, moet ook de reeds uitgerekende MJE handmatig worden aangepast. 5.5 Bijdragen | Beheer | Kopiëren FTE/MJE gegevens Hiermee kunnen fte-gegevens van het ene naar het andere jaar worden gekopieerd. In het selectiescherm zijn Organisatiedeel en jaar verplichte velden. In de lijst die vervolgens wordt getoond, kun je via detail kijken of je de juiste selectie hebt gemaakt en kun je eventueel de fte-gegevens nog aanpassen. Na de keuze kopiëren verschijn het volgende pop-op-scherm:
Hierin in kun je aangeven naar welk jaar gekopieerd moeten worden en op welke wijze: kopie FTE zonder verrekening duur werkrelatie: kopieert de FTE(p) kopie FTE met verrekening duur werkrelatie: bij het kopieren van de FTE(p) wordt rekening gehouden met de duur van de werkrelatie (zoals bij Automatisch registreren MJE) kopie MJE: kopieert de MJE waarbij rekening gehouden wordt met de duur van de werkrelatie (zoals bij Automatisch registreren MJE) kopie MJE kan worden gecombineerd met één van de kopie FTE-opties. Na het kopieren kan via de knop detail kan het resultaat van deze actie worden bekeken en eventueel worden aangepast. De gekopieerde FTE-MJE gegevens krijgen standaard de status niet gevalideerd. Voor alle opties wordt rekening gehouden met de periode bijdrage in de Onderzoekbijdrage. Het jaar waar naartoe je wilt kopiëren dient binnen deze periode te liggen. Als je fte-gegevens niet langer wilt meenemen in een kopieeractie moet je de bijdrage afsluiten. Het is niet mogelijk om FTE-MJE te kopiëren voor afgesloten werkrelaties. De werkrelatie moet minimaal een gedeelte van het jaar actueel zijn. Voor beëindigde werkrelaties wordt geen FTE-MJE record toegevoegd. Let op: eenmaal fout gekopieerde inzet kan niet meer via een nieuwe kopieeropdracht worden bijgewerkt. Werk de gegevens handmatig bij of verwijder de betreffende records en voer een correcte kopieeractie uit.
