Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorvoorzieningen Dienst Datamanagement
UW BRIEF VAN UW REF.
DM/MZG_RHM/n.58_08 12/12/2008
ONZE REF. DATUM
BIJLAGE(N)
1
Omzendbrief aan - de algemeen directeur - de MZG-verantwoordelijke - de hoofdgeneesheer - het hoofd van het verpleegkundig departement
Dr. Jean Legrand 02/524 86.50 FAX 02/524.87.99 E-MAIL
[email protected] CONTACT TEL.
BETREFT:
Registratie van de verpleegkundige gegevens (VG-MZG) voor patiënten die op het einde van het registratiesemester nog niet ontslagen zijn.
Dokter, Mevrouw, Mijnheer, Met deze brief willen we meer duidelijkheid brengen voor de registratie van de verpleegkundige gegevens binnen de Minimale Ziekenhuisgegevens (VG-MZG). De algemene regel voor het registreren van MZG stelt dat enkel voor de patiënten die gedurende het betrokken semester het ziekenhuis verlaten hebben, de gegevens doorgestuurd moeten worden (cf. Richtlijnen voor de registratie van de MZG, inleidende hoofdstukken). De registratie van de langdurige verblijven vormt hier een eerste uitzondering op. Bij de uitwerking van de feedback over de verpleegkundige gegevens binnen Porta-Health hebben we echter gemerkt dat het voor de ziekenhuizen onmogelijk is een oordeel te vellen over de correctheid en de volledigheid van geregistreerde verpleegkundige gegevens (VG-MZG) als niet alle informatie voor een bepaalde periode aanwezig is. Dit is het geval wanneer patiënten, waarvoor verpleegkundige items geregistreerd werden, op het einde van het semester nog niet ontslagen zijn. Om hieraan tegemoet te komen en om over alle informatie in verband met de verpleegkundige activiteit, uitgevoerd binnen het semester, te kunnen beschikken, is het absoluut nodig om ook voor de patiënten die op het einde van het semester nog niet ontslagen zijn, een beperkte registratie uit te voeren, en dit vanaf de eerste registratieperiode (2008/1). In bijlage vindt u een uitgebreide beschrijving van welke gegevens voor de voorlopige registratie van deze verblijven verwacht wordt. We gaan uit van het principe dat bij de zending van het volgende semester de volledige registratie doorgestuurd wordt (met uitzondering van de verpleegkundige gegevens uitgevoerd in vroegere semesters) en dat het deze gegevens zijn die verder gebruikt zullen worden. De voorlopige registratie dient enkel voor de controle en de eerste feedback van de verpleegkundige gegevens. De verpleegkundige gegevens zelf mogen dus slechts éénmaal doorgestuurd worden, namelijk binnen het semester waarin deze verpleegkundige prestaties uitgevoerd werden. Voor bijkomende vragen kan u steeds terecht op het volgende e-mail adres:
[email protected] Hoogachtend, C. Decoster Directeur-generaal FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen
Bijlage 1. Over welke verblijven gaat het? Alle verblijven - die op het einde van de registratieperiode nog niet beëindigd zijn en - die verbleven hebben 1. op een verpleegeenheid waar er VG-MZG geregistreerd moet worden 2. en dit gedurende minstens 1 zorgperiode tijdens een VG-MZG-periode (of er nu al dan niet een VG-MZG-item geregistreerd werd) en - die geen langdurig verblijven zijn (het type ziekenhuisverblijf (gebaseerd op de facturatie) is niet ‘F’, ‘M’ of ‘L’). Voor deze verblijven moet een beperkte registratie uitgevoerd worden. Daarnaast dient er bij de volgende registratieperiode een volledige definitieve registratie te gebeuren (na het ontslag uit het ziekenhuis of naar aanleiding van de eerste registratie van een langdurig verblijf) met uitzondering van de verpleegkundige gegevens.
2. Hoe gaan we de beperkte registratie voor deze verblijven herkennen? Voor deze verblijven wordt er een nieuw type ziekenhuisverblijf (gebaseerd op de facturatie) gecreëerd, nl. ‘N’.
Het bestand ‘Gegevens over het verblijf’ Veld 14: type ziekenhuisverblijf (gebaseerd op de facturatie) Naam van het veld in de databank: A2_HOSPTYPE_FAC. Vast formaat: 1 karakter. Voorbeeld: #N# Toegelaten waarden: CODE H F M L C D U N
OMSCHRIJVING Klassieke hospitalisatie (Verpleegdagprijsverblijf) Eerste registratie Langdurige verblijven Tussentijdse registratie Laatste registratie Chirurgische daghospitalisatie Daghospitalisatie Contact met spoedgevallendienst zonder hospitalisatie, enkel ambulante spoed Voorlopige registratie voor verpleegkundige gegevens
Victor Hortaplein 40, bus 10 ● 1060 Brussel ● www.health.fgov.be
3. Wat moet er geregistreerd worden? a. Domein 1, structuur van het ziekenhuis Deze gegevens moeten steeds volledig ingevuld zijn. Er is geen verband met patiënten en verblijven. Er zijn voor dit nieuwe type ziekenhuisverblijf geen aanpassingen nodig.
b. Domein 2, personeelsgegevens Deze gegevens moeten steeds volledig ingevuld zijn. Er is geen verband met patiënten en verblijven. Er zijn voor dit nieuwe type ziekenhuisverblijf geen aanpassingen nodig.
c. Domein 3, administratieve gegevens De gegevens in dit domein worden wel beïnvloed door het nieuwe type ziekenhuisverblijf. Per bestand geeft dit voor verblijven met het type ziekenhuisverblijf) ‘N’ het volgende resultaat.
1) Bestand ‘gegevens over de patiënt’, PATHOSPI In dit bestand moeten ook voor dit nieuwe type ziekenhuisverblijf alle velden volledig en correct ingevuld worden. Opmerking: • Veld 4 - anoniem patiëntennummer (PATNUM): voor de betrokken patiënten moet bij de beperkte registratie EN bij de latere volledige registratie (in het volgende semester) hetzelfde nummer gebruikt worden. • Veld 5 – geboortejaar (A1_YEAR_BIRTH): moet correct ingevuld worden.
2) Bestand ‘gegevens over het verblijf’, STAYHOSP RUBRIEK
VELDNAAM
Veld 1: erkenningsnummer van het ziekenhuis # Veld 2: registratiejaar # Veld 3: registratieperiode # Veld 4: verblijfsnummer # Veld 5: jaar van opname in het ziekenhuis # Veld 6: maand van opname in het ziekenhuis # Veld 7: dag in de maand van opname in het ziekenhuis # Veld 8: jaar van ontslag uit ziekenhuis # Veld 9: maand van ontslag uit het ziekenhuis #
CODE_AGR
PAGINA
2
# YEAR_REGISTR # PERIOD_REGISTR # STAYNUM # A2_YEAR_HOSP_IN # A2_MONTH_HOSP_IN # A2_DAY_HOSP_IN # A2_YEAR_HOSP_OUT # A2_MONTH_HOSP_OUT #
MOGELIJKE WAARDE Reële waarde (*) Reële waarde Reële waarde Reële waarde (*) Reële waarde (*) Reële waarde (*) Reële waarde (*)
Blanco Blanco
Veld 10: dag in de maand van ontslag uit het ziekenhuis # Veld 11: uur van ontslag uit het ziekenhuis # Veld 12: minuten van ontslag uit het ziekenhuis # Veld 13: categorie ziekenhuisverblijf P / niet-P # Veld 14: type ziekenhuisverblijf (gebaseerd op facturatie) # Veld 15: totaal aantal volledig te factureren ligdagen (tot einde registratieperiode) voor het ziekenhuisverblijf # Veld 16: code heropname # Veld 17: geslacht # Veld 18: indicator leeftijd # Veld 19: postcode België
A2_DAY_HOSP_OUT # A2_HOUR_HOSP_OUT # A2_MIN_HOSP_OUT # A2_HOSPTYPE_P_nP # A2_HOSPTYPE_FAC # A2_TOTAL_NUMBER_DAY_ FAC # A2_CODE_READMISSION # A2_CODE_SEX # A2_CODE_INDIC_AGE # A2_CODE_ZIP
# Veld 20: landcode
# A2_CODE_COUNTRY
# Veld 21: indicator nationaliteit
# A2_CODE_INDIC_NAT
# Veld 22: code verzekeringsstatus patiënt gedurende dit verblijf # Veld 23: plaats vóór opname
# A2_CODE_STAT_INSURAN CE # A2_CODE_PLACE_BEFORE _ADM # A2_CODE_ADM # A2_CODE_ADRBY # A2_CODE_DESTINATE # A2_CODE_DISCHARGE # A2_CODE_SYS_DIAG_VERI F_ADM # A2_CODE_DIAG_VERIF_AD M # A2_CODE_SYS_DIAG_CAU SE_DEATH # A2_CODE_DIAG_CAUSE_D EATH # PATNUM #
# Veld 24: type opname # Veld 25: verwezen door # Veld 26: bestemming # Veld 27: type ontslag # Veld 28: soort codeersysteem voor geverifieerde opnamediagnose # Veld 29: geverifieerde opnamediagnose # Veld 30: soort codeersysteem voor doodsoorzaak # Veld 31: doodsoorzaak # Veld 32: anoniem patiëntennummer #
PAGINA
3
Blanco
Blanco Blanco
R N Reële waarde tot einde semester of 0 Reële waarde of 0 Reële waarde (*) Reële waarde (*) Reële waarde of 0000 Reële waarde of 150 Reële waarde of OO Reële waarde of 0 Reële waarde of 0 Reële waarde of 0 Reële waarde of 0 0 0 A (*) Reële waarde of DDDDDD A (*)
Blanco Reële waarde (*)
Blanco = niets = ##, dus ook geen spatie! (*) Definitieve waarden: bij verschil in waarde tussen de voorlopige en de definitieve zending zal dit een fout met severity 1 geven. We gaan uit van het algemene principe dat bij de zending van het volgende semester de volledige registratie doorgestuurd wordt en dat het deze gegevens zijn die verder zullen gebruikt worden. De voorlopige registratie dient enkel voor de controle en de eerste feedback van de verpleegkundige gegevens. Voor de voorlopige registratie gelden echter onderstaande regels: •
De velden 2 en 3 moeten in de voorlopige registratie het jaar en het semester van de registratie van de VG-MZG items bevatten. In de definitieve registratie zal dit het jaar en semester van ontslag of eerste de registratie van een langdurig verblijf zijn. De velden (*) 1, 4, 5, 6, 7, 17, 18, 28, 30 en 32 moeten de reële en definitieve waarden bevatten. Bij verschil in waarde tussen de voorlopige en de definitieve zending zal dit een fout met severity 1 geven. De velden 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 26, 27 en 31 moeten de waarden uit de bovenstaande tabel bevatten. De velden 15, 16, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25 en 29 moeten ofwel de reële waarden bevatten ofwel de waarden uit de bovenstaande tabel .
• • •
3) Bestand ‘gegevens over het verblijf in verpleegeenheid’, STAYUNIT Dit bestand moet voor dit nieuwe type ziekenhuisverblijf van bij de opname in het ziekenhuis tot en met het einde van de registratieperiode volledig ingevuld zijn met reële waarden. Bij de definitieve registratie in het volgende semester (na het ontslag uit het ziekenhuis of bij de eerste registratie van een langdurig verblijf), moet dit bestand opnieuw alle gegevens bevatten vanaf de opname in het ziekenhuis tot aan het ontslag uit het ziekenhuis of het einde van de registratieperiode (voor de eerste registratie van een langdurig verblijf).
=> Bestanden van domein 3 waarvoor er geen gegevens nodig zijn bij type ziekenhuisverblijf (gebaseerd op de facturatie) ‘N’: 4) 5) 6) 7)
Bestand ‘gegevens over het verblijf in specialisme’, STAYSPEC Bestand ‘gegevens over het verblijf in bedindex’, STAYINDX Bestand ‘gegevens over het gebruikte transportmiddel’, TRANSPOR Bestand ‘ lijst met niet-erkende ambulances’, ID_TRANS
In deze vier bestanden hoeven voor dit type ziekenhuisverblijf geen gegevens/records vermeld te worden. Deze bestanden mogen voor het nieuwe type ziekenhuisverblijf ingevuld worden als de correcte gegevens beschikbaar zijn. Het zijn echter de gegevens van de definitieve registratie die zullen gebruikt worden. Er worden geen vergelijkende controles uitgevoerd.
PAGINA
4
d. Domein 4, verpleegkundige gegevens Het bestand ‘de geregistreerde verpleegkundige items’, ITEMDIVG, moet steeds volledig volgens de bestaande richtlijnen ingevuld worden met de reële en definitieve waarden. Bij de definitieve registratie in het volgende semester (na het ontslag uit het ziekenhuis of bij de eerste registratie van een langdurig verblijf), moeten deze gegevens NIET MEER doorgestuurd worden. Als zij in het volgende semester toch doorgestuurd worden, zal dit fouten met severity 1 genereren.
e. Domein 5, medische gegevens De bestanden binnen dit domein hoeven voor dit type ziekenhuisverblijf geen gegevens / records te bevatten. In deze voorlopige registratie moet ook geen hoofddiagnose geregistreerd worden. Dit is een uitzondering op de algemene regel. De algemene regel vindt u terug in punt 1.2 van hoofdstuk 1, gegevens over de diagnoses, van domein 5, medische gegevens. De bestanden binnen dit domein mogen voor dit type ziekenhuisverblijf ingevuld worden als de correcte gegevens beschikbaar zijn. Het zijn echter de gegevens van de definitieve registratie die zullen gebruikt worden. Er worden geen vergelijkende controles uitgevoerd.
PAGINA
5
