OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA LAPORAN. EVALUASl ORGANISASI RESTRUKTURISASI ORGANISASI

OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

LAPORAN EVALUASl ORGANISASI RESTRUKTURISASI ORGANISASI

BAGIAN ORGANISASI DAN KERJA SAMA

BIRO PERANCANAAN, PENGAWASAN DAN KERJA SAMA SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2015

Daftar Isi

BAB I LATAR BELAKANG, MAKSUD DAN TUJUAN SERTA RUANG LINGKUP

2

A. Latar Belakang

2

B. Maksud dan Tujuan

2

C. Ruang Lingkup

2

BAB II DESAIN EVALUASI SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN Rl

3

Dimensi yang diperhatikan dalam Evaluasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl A. Dimensi Kompleksitas

3

B. Dimensi Formalisasi

4

C. Dimensi Sentralisasi

5

BAB IIIHASIL EVALUASI RESTRUKTURISASI ORGANISASISEKRETARIAT

JENDERAL OMBUDSMAN Rl BABIVPENUTUP

Laporan Evaluasi Organisasi: Restrukturisasi Organisasi

7 15

BAB I

LATAR BELAKANG, MAKSUD DAN TUJUAN SERTA RUANG LINGKUP

A. Latar Belakang Stniktur organisasi dibangun berdasarkan hasil analisis lingkungan internal dan

ekstemal, yang diharapkan mampu beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan. Analisis tersebut disebabkan oleh terdapatnya berbagai hal yang secara langsung mau

pun

tidak

langsung

berpengaruh terhadap

kelembagaan yang dibangun atau

dikembangkan. Kondisi demikian juga beriaku bagi kelembagaan pemerintah Indonesia. Dilihat dari dimensinya, struktur organisasi pemerintah mengandung berbagai tatanan (arrangement) yang sifatnya kompleks, diantaranya yaitu tugas, fungsi, kewenangan, eselonisasi, span of control, koordinasi, aturan, kebijakan. Berdasarkan Instruksi Presiden Nomor 13 Tahun 1998 tentang pengusulan, penetapan,

dan evaluasi organisasi pemerintahan, mengamanatkan agar setiap organisasi pemerintahan melakukan evaluasi secara terns menerus, sedikitnya sekali dalam 1

(satu) tahun. Evaluasi organisasi merupakan sesuatu hal yang sangat perlu dan penting dilakukan, mengingat kinerja organisasi pemerintah tidak bisa lepas dari pengaruh struktur organisasi yang melekat meskipun hal itu bukan satu-satunya faktor yang berpengaruh.

B. Maksud dan Tujuan

Evaluasi

organisasi

dimaksudkan

untuk

memperbaiki,

menyesuaikan,

dan

menyempumakan struktur organisasi yang sesuai dengan lingkungan strategisnya. Tujuan evaluasi organisasi, yaitu :

1. Mewujudkan organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (rightsizing). 2. Mendorong peningkatan kinerja.

3. Mendorong efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi. 4. Mengakomodir perkembangan kebutuhan organisasi. 5. Mengakomodir dinamika organisasi yang dipengarui

faktor internal dan faktor

ekstemal

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Evaluasi Organisasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl meliputi seluruh unit kerja pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl.

Laporan EvaluasiOrganisasi: RestrukturisasiOrganisasi

BAB II

DESAINEVALUASI SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN Rl

Dimensi yang diperhatikan dalam Evaluasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl Evaluasi struktur organisasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl dilakukan dengan memperhatikan 3 (tiga)dimensi, yaitu: kompleksitas, fonmalisasi, dan sentralisasi dengan memperhatikan unsur dan indikator masing-masing. A. Dimensi Kompleksitas

Kompleksitas

adalah banyaknya tingkat diferensiasi yang

dilakukan dalam

pembagian kerja (division of labor).Pada umumnya organisasi pemerintah memiliki

kompleksitas yang tinggi karena beragamnya tugas dan fungsi yang dijalankan. Kompleksitas merujuk pada tingkat diferensiasi (pemisahan tugas-tugas) yang ada

pada suatu organisasi. Semakin kompleks organisasi, semakin dibutuhkan koordinasi, kontrol, dan komunikasi yang efektif bagi unit-unit yang ada, sehingga

para pimpinan bisa memastikan bahwa setiap unit bekerja dengan baik. 1.

Unsur

a. Diferensiasi (pemisahan tugas-tugas)yg adadalam organisasi; b. Spesialisasi atau tingkat pembagian kerja; c. Jumlah tingkatan dalam hierarki organisasi;

d. Tersebamya unit organisasi sampai di wilayah (geografi);

e. Semakin banyak spesialisasi.hierarki dan penyebaran unit,maka organisasi semakin komplek. 2.

Indikator

a. Kompleksitas struktur organisasi

Struktur organisasi Sekretariat Jenderal Ombudsman makin kompleks ditandai dengan:

1) Pembentukan perwakilan di 32 Provinsi 2) Penambahan jumlah SDM 3) Peningkatan APBN

b. Tingkat spesialisasi atau jabatan

Spesialisasi atau jabatan makin meningkat ditandai dengan: 1) Penambahan jabatan fungsional baru (umum dan tertentu) 2) Peningkatan kebutuhan pengelolaan perwakilan


c. Tata hubungan antar spesialis atau pejabat Tata hubungan antar spesialis atau pejabat makin meningkat ditandai

dengan kebutuhan hubungan kerja dan koordinasi horizontal, vertikal, dan diagonal antar jabatan maupun unit kerja

d. Tingkat pembagian pelayanan berdasarkan tempat (daerah/wilayah) Pembagian

pelayanan

berdasarkan

tempat

(daerah/wilayah)makin

meningkat ditandai dengan pelayanan dukungan administratif Sekretariat Jenderal terdistribusi ke seluruh perwakilan di 32 Provinsi yang meliputi

pelayanan kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana dan administrasi.

B. Dimensi Formalisasi

Formalisasi merupakan suatu kondisi dimana aturan-aturan, prosedur, instruksi, dan komunikasi dibakukan. Formalisasi yang tinggi akan meningkatkan kompleksitas.

Formalisasi merupakan sesuatu yang penting bagi organisasi karena dengan standardisasi akan dicapai produk yang konsisten dan seragam serta mengurangi kesalahan-kesalahan

yang

tidak

periu

terjadi.Selain

itu

formalisasi

akan

mempermudah koordinasi antar bagian/ unit organisasi dalam menghasilkan suatu

produk atau jasa. Formalisasi di dalam restrukturisasi organisasi merupakan suatu proses penyeragaman melalui aturan-aturan,prosedur, instruksi dan komunikasi

yang telah dibakukan. Sebagai contoh ketentuan mengenai kelembagaan kementerian negara diatur dalam Undang-Undang Nomor 39 Tahun

2008,

Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 beserta perubahannya, dan Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 beserta perubahannya. 1.

Unsur

a. Kejelasan dan ketegasan peraturan; b. Kejelasan prosedur kerja; c.

Kejelasan pedoman kerja;

d. Pembakuan juklak/juknis kerja;

e. Kejelasan etika dan disiplin atau apa yg harus dan tidak dilakukan. 2.

Indikator

a. Tingkat kejelasan dan ketegasan peraturan

1) Pembentukan secretariat jenderal diatur dengan peraturan presiden nomor 20 tahun 2009 tentang Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia

2) Strukturorganisasi dan tata kerja Sekretariat Ombudsman Republik Indonesia ditetapkan dengan peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 1/ORI-SEKJEN-PR/IV/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl sebagaimana telah diubah dengan Laporan Evaluasi Organisasi: Restrukturisasi Organisasi

Peraturan Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl Nomor 2/ORI-SEKJENPR/IX/2010

3) Dalam rangka meningkatkan disiplin pegawai ditetapkan Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Nomor 1 tahun

2014 tentang Pelaksanaan Pemberian Tunjangan Kinerja bagi Pegawai

di Lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia b. Tingkat kejelasan prosedur kerja c. Tingkat kejelasan kebijakan kerja

d. Tingkat pembakuan proses kerja e. Tingkat pembakuan dimensi-dimensi produk f.

Tingkat pembakuan keterampilan kerja

Unsur formalisasi diperlukan untuk mewujudkan indicator formalisasi agar: 1) Kejelasan pembagian tugas dan fungsi unit kerja 2) Kejelasan kewenangan dan tanggungjawab

3) Kejelasan prosedur kerja, pembakuan keterampilan kerja periu ditingkatkan untuk mengakomodir kebutuhan unsur kompleksitas

C. Dimensi Sentralisasi

Sentralisasi adalah tingkat dimana kewenangan (authority) dalam pengambilan keputusan-keputusan organisasi berada pada manajemen tingkat tinggi. Sentralisasi dapat diartikan sebagai

tingkatan pengkonsentrasian kekuasaan secara formal.

Sentralisasi dapat menurtinkan tingkat kompleksitas dan menyederhanakan struktur

organisasi. Semakin sederhana struktur organisasi akan semakin gesit gerak danperkembangannya.

Sedangkan

bagi

organisasi yang

struktumya besar,

sentralisasi dapat mengakibatkan organisasi tersebut bergerak lamban. Disisi lain bertolak belakang dari sentralisasi adalah desentralisasi, yaitu pelimpahan wewenang pengambiiankeputusan kepada unit organisasi tingkat bawah yang

berada dekat dengan masyarakat. Desentralisasi menciptakan banyak spesialisasi atau kekhususan. 1.

Unsur

a. Kejelasan pengambiiankeputusan tertinggi; b. Kejelasan pembagian kewenangan. 2.

Indikator

a. Tingkat keseimbangan antara sentralisasi dan desentralisasi Keseimbangan antara sentralisasi dan desentralisasi periu diupayakan untuk

mewujudkan organisasi yang dinamis. Dalam rangka membentuk organisasi

yang mandiri maka periu diberikan kewenangan sesuai dengan kapasitas unit.


b. Tingkat keseimbangan kebijakan kerja

Dengan restrukturisasi maka setiappejabat atau pegawai memperoleh kebebasan memutuskan menurut pendapat sendiri tanpa melanggar prinsip peraturan atau hukum yang beriaku dalam pelaksanaan masing-masing unit kerja.


BAB III

HASILEVALUASI RESTRUKTURISASI ORGANISASI SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN Rl

Dengan memperhatikan hasil analisis atas 3 dimensi (kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi)

menghasilkan

simpulan

evaluasi

restrukturisasi

organisasi

pada

Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl sebagai berikut: A. Rekapitulasi Jabatan

Dari hasil rekapitulasi jabatan yang dilakukan dari 36 jabatan struktural yang telah ditetapkan dalam Perpres No. 20 Tahun 2009 baru 19 jabatan struktural yang telah diaturPeraturan

Sekretaris

Jenderal

Ombudsman

Nomor

l/ORI-

SEKJEN/PR/IV/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Nomor ll/ORI-SEKJEN/PR/IX/2010. Dengan

demikian ada 17 jabatan sebagai berikut: NO

PEPRES

JABATAN

20/2009

PERSEKJEN1 JO 2/2010

BELUM DI STRUKTUR 0

1.

Sekretaris Jenderal

1

1

2.

Kepala Biro Kepala Bagian Kepala Subbag

3

3

0

12

9

3

36

19

17

3. 4.

B. Altematif struktur organisasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl Dari hasil evaluasi, diusulkan 6 altematif sebagai berikut: 1. Altematif 1

Sekretariat Jenderal Ombudsman membawahi 3 Biro dan Bagian Pengawasan

Internal bertanggungjawab langsung kepada Sekretariat Jenderal Ombudsman

Rl dengan total 31 jabatan struktural seperti dalam bagan berikut:

Bagian PI

;iro Hukum dan

Serene

dan Keuahgari

ahajemen Data

Laporan Evaluasi Organisasi:Restrukturisasi Organisasi

No

Pengelompokan

Unit Kerja Baru

Keterangan

berdasarkan 1

Fungsi Perencanaan, Keuangan, Evaluasi, Program, Laporan Internal dan RB.

2

Data, Tl dan Informasi, Database, Integrasi Data Nasional, Data Pengaduan, Koneksitas dan

Website, Sistem Pengelolaan Pengaduan,

Biro Perencanaan dan

Keuangan a. Bagian Perencanaan

b.

Bagian Keuangan

Biro Hukum dan

Manajemen Data a. Bagian Hukum dan Kerja Sama b. Bagian Manajemen Pengaduan c. Bagian Tl

Bagian Perencanaan a. Subbagian Reformasi Birokrasi b. Subbagian Penyusunan Program dan Anggaran c. Subbagian Evaluasi dan Laporan Bagian Keuangan a. Subbagian Akuntansi dan Verifikasi b. Subbagian Perbendaharaan c. Subbagian Pelaksanaan Anggaran

Bagian Hukum dan Kerja Sama a. Subbagian Hukum b. Subbagian Kerja Sama Bagian Manajemen Pengaduan a. Subbagian Pengelolaan Pengaduan b. Subbagian Analisis Pengaduan Bagian Tl a. Subbagian Data, Telekomumkasi, dan Informasi

b.

Penerimaan dan

Subbagian Apiikasi Jaringan Komputer

Pemilahan

Laporan, Registrasi, Analisis Laporan, Kerja Sama. 3

Kepegawaian, Tata Usaha, Kelembagaan,

a.

Perlengkapan, RT, Arsip, Administrasi Laporan,

b.

Biro Umum

Dokumentasi dan

Humas (masuk dalam fungsi Tracking Media).

Bagian Kepegawaian dan Kelembagaan Bagian Perlengkapan, Humas dan

c.

Rumah Tangga Bagian Administrasi dan

Tata Usaha

4

Pengawasan

Bagian Pengawas

Internal

Internal

Tidak Perubahan pada Perpres 20/2009


Bagian Kepegawaian dan Kelembagaan a. Subbagian Kepegawaian b. Subbagian Kelembagaan dan Tata Laksana

Bagian Perlengkapan, Humas dan Rumah Tangga a. SubbagianRumah Tangga b. Subbagian Perlengkapan dan Pemeliharaan

Bagian Administrasi dan Tata Usaha a. Subbagian Tata Usaha dan Persuratan b. Subbagian Arsip dan Dokumentasi Bagian Pengawas Internal a. Subbagian Tata Usaha

2. Altematif 2

No 1

Keterangan

Unit Kerja Baru

Pengelompokan berdasarkan Fungsi Perencanaan,

Biro Perencanaan dan

Keuangan, Program, Evaluasi, Laporan Internal, Keuangan.

Keuangan a. Bagian Perencanaan b. Bagian Keuangan

Bagian Perencanaan a. Subbagian Penyusunan Progrram dan Laporan

b. Subbagian Evaluasi dan Laporan Bagian Keuangan a. Subbagian Pelaksanaan Angggaran

b. c. 2

Hukum dan Peraturan

Perundang-Undangan, Humas (masuk dalam fungsi Tracking Media) dan Kerja Sama, Data dan Informasi, Tl, Database, Integrasi Data Nasional,

Biro Hukum dan Pengelolaan Laporan a. Bagian Hukum dan Humas b. Bagian Tl c. Bagian Pengelolaan dan Analisis Laporan

Koneksitas dan

Subbagian Akuntansi dan Verifikasi Subbagian Perbendaharaan

Bagian Hukum dan Humas a. Subbagian Hukum dan Peraturan Perundang-Undangan b. Subbagian Humas dan Kerja Sama Bagian Tl a. Subbagian Data, dan Informasi b. Subbagian Pengembangan Jaringan dan Apiikasi Bagian Pengelolaan dan Analisis Laporan

Website, Penerimaan dan Pemilahan Laporan,

a. b.

Registrasi, Analisis

Subbagian Pengelolaan Laporan Subbagian Analisis Laporan

Laporan. 3

Kepegawaian, RB, Kelembagaan, Pengambangan Pegawai, Perlengkapan ddan Pemeliharaasn, Rumah Tangga,

Biro Umum

d. e.

Bagian Kepegawaian Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga

f.

Bagian Tata Usaha dan

Bagian Kepegawaian dan Kelembagaan

a. Subbagian Administrasi Pegawai b. Subbagian RB c. Subbagian Pengembangan Pegawai

Dokumentasi

Perjalanan Dinas, Tata

Bagian Perlengkapan, Humas dan

Usaha, Administrasi,

Rumah Tangga a. Subbagian Perlengkapan dan

Dokumentasi.

Pemeliharaan

b. Subbagian Rumah Tangga dan Perjalanan Dinas

Bagian Tata Usaha dan Dokumentasi a. b. 4

Pengawasan Internal

Biro Pengawas Internal


Subbagian Tata Usaha Subbagian Dokumentasi

Bagian Pengawasan Internal Subbagian Tata Usaha

3. Altematif 3

Bag.PI

No

1.

Pengelompokan berdasarkan Fungsi Perencanaan, Keuangan, Program, Evaluasi, Laporan

Keterangan

Unit Kerja Baru Biro Perencanaan dan

Keuangan a. Bagian Perencanaan Bagian Keuangan

Internal, Keuangan.

Bagian Perencanaan a. Subbagian Penyusunan Program dan Laporan b. Subbagian Evaluasi dan Laporan Bagian Keuangan a. Subbagian Pelaksanaan Anggaran

b.

Subbagian Akuntansi dan Verifikasi

c.

2.

Tl, Data dan

Biro Informasi dan Hukum

Informasi, Database,

a. b.

Integrasi Data Nasional, Data

Bagian Tl Bagian Penggelolaan dan Analisis Laporan

Bagian Hukum dan Humas

Pengaduan, Koneksitas dan

Website, Penerimaan dan Pemilahan

Laporan, Registrasi, Analisis Laporan, Hukum dan Peraturan

Perundang-

Undangan, Humas (masuk dalam fungsi Tracking Media) dan

Kerja Sama.


Subbagian Perbendaharaan

Bagian Tl a. Subbagian Data dan Informasi b. Subbagian Pengembangan Jaringan dan Apiikasi Bagian Pengelolaan dan Analisis Laporan a. Subbagian Pengelolaan Laporan b. Subbagian Analisis Laporan Bagian Hukum dan Humas a. Subbagian Hukum dan Peraturan Perundang-

Undangan

b.

Subbagian Humas dan Kerja Sama

3.

Kepegawaian, RB,

Biro Umum

Kelembagaan,

a. b.

Pengembangan Pegawai,

c.

Bagian Kepegawaian Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga Bagian Tata Usaha

Bagian Kepegawaian a. Subbagian Administrasi pegawai

b. c.

dan Dokumentasi

Perlengkapan dan

Bagian Perlengkapan dan Rumah

Pemeliharaan, RT,

Tangga a. Subbagian Periengkapan dan

Perjalanan Dinas,

Pemeliharaan

b.

Subbagian Rumah Tangga dan Perjalanan Dinas Bagian Tata Usaha dan

Tata Usaha, Administrasi,

Dokumentasi

Dokumentasi.

Pengawasan Internal

4.

a. b. Bagian Pengawas Internal

4. Altematif 4

'

Subbagian RB Subbagian Pengembangan Pegawai

Bag.PI

Laporan EvaluasiOrganisasi: Restrukturisasi Organisasi

Subbagian Tata Usaha Subbagian Dokumentasi

Bagian Pengawas Internal Subbagian Tata Usaha

No 1

Pengelompokan berdasarkan Fungsi Keuangan, Perencanaan, Evaluasi, Program, Laporan

Unit Kerja Baru 1.

Internal, Kerja Sama dan Humas (masuk dalam fungsi Tracking Media)

Biro Perencanaan.Keuangan a. Bagian Perencanaan b. Bagian Keuangan c. Bagian Kerja Sama dan Humas

d. Bagian Evaluasi Program dan Laporan 2

Kepegawaian, Tata Usaha,

2.

Biro Umum

a. Bagian Kepegawaian b. Bagian Perlengkapan

Kelembagaan, Perlenggaran, RT, Arsip, Administrasi Laporan, RB, Dokumentasi,

dan Rumah Tangga c. Bagian TU d. Bagian Kelembagaan dan Hukum

3

Tl, Data dan Infonnasi, Database, Intergasi Data Nasional, Data Pengaduan, Koneksitas dan Website,

*s

Sistem Pengelolaan Pengaduan, Penerimaan dan Pemilahan Laporan, Registrasi, Ana.isis Laporan

3. Biro Informasi dan Laporan a. Bagian Tl b. Bagian Analisa Pengaduan c. Bagian Data dan Informasi

5. Altematif 5

Bag.PI


Keterangan

Pengelompokan berdasarkan Fungsi Keuangan, Perencanaan, Evaluasi, Program, Laporan Internal, Kerja Sama dan Humas (masuk dalam fungsi Tracking Media)

No 1

Unit Kerja Baru 1.

Keterangan

Biro

Perencanaan.Keuan

gan dan Kerja Sama a. Bagian Perencanaan

b. Bagian Keuangan c. Bagian Kerja Sama dan Humas

d. Bagian Evaluasi Program dan Laporan

Kepegawaian, Tata Usaha, Kelembagaan, Perienggaran, RT, Arsip, Administrasi Laporan, RB,

2

2.

Biro Umum

a.

Bagian Kepegawaian b. Bagian Perlengkapan

Dokumentasi,

dan Rumah

c. d.

Tangga Bagian TU Bagian Kelembagaan dan Hukum

3

Tl, Data dan Informasi,

3.

Biro Informasi dan

Laporan a. Bagian Tl b. Bagian Analisa Pengaduan c. Bagian Data dan

Database, Intergasi Data Nasional, Data

Pengaduan, Koneksitas dan Website, Sistem

Pengelolaan Pengaduan,

Informasi

Penerimaan dan

Pemilahan Laporan, Registrasi, Analisis 4

Laporan Pengawasan Internal

Merupakan Eselon III

6. Altematif 6

Bag.PI

I flHNHHHHHHHB

Biro Perencanaan, ;uangan.dan

iisfid


No

Pengelompokan berdasarkan Fungsi

1

Keuangan, Perencanaan, Evaluasi, Program, Laporan Internal, Kerja Sama dan Humas (masuk dalam fungsi Tracking Media)

Unit Kerja Baru

Keterangan

Biro Perencanaan,

Keuangan, dan Administrasi

a.

Bagian Perencanaan

b. Bagian Keuangan c. Bagian Administrasi dan TU

d. Bagian Evaluasi Program dan Laporan 2

Kepegawaian, Tata Usaha, Kelembagaan, Perienggaran, RT, Arsip, Administrasi Laporan, RB, Dokumentasi,

Biro Umum

a.

Bagian Kepegawaian b. Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga c. Bagian Kelembagaan dan Hukum

d. Bagian Kerja Sama 3

Tl, Data dan Infonnasi, Database, Intergasi Data Nasional, Data

Pengaduan, Koneksitas dan Website, Sistem Pengelolaan Pengaduan, Penerimaan dan Pemilahan Laporan, Registrasi, Analisis Laporan

dan Humas Biro Informasi dan

Laporan a. Bagian Tl b. Bagian Analisa Pengaduan Informasi

4

Pengawasan Internal


Merupakan Eselon III

BAB IV PENUTUP

Dari hasil evaluasi terhadap restrukturisasi organisasi pada Ombudsman Rl diharapkan akan tercipta:

1. Fungsi manajemen pengawas secara mandiri.

2. Fungsi dalam rumpun yang berkaitan berada dalam kelompok yang sama. 3. Nomenklatur unit kerja periu disesuaikan.

Altematif restrukturisasi organisasi sebagaimana terlampir (lampiran 1, 2, 3, 4, 5, 6 dan 7).

4. Evaluasi organisasi dalam

berkesinambungan dan

tahap

ini

diharapkan

dapat dilakukan

secara

memperhatikan perkembangan organisasi sehingga

organisasi dapat berkembang sesuai kebutuhan.

T"P

OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

LAPORAN

EVALUASI ORGANISASI

PEMBENTUKAN SATUAN KERJA DI PERWAKILAN

:: jJahaJaf^

BAGIAN ORGANISASI DAN KERJA SAMA

BIRO PERANCANAAN, PENGAWASAN DAN KERJA SAMA SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2015

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

!

A. Latar Belakang

1

B. Dasar Hukum

2

C. Rumusan Masalah

3

D. Tujuan

3

E. Metodologi Kajian

3

F. Keluaran (Output)

4

BAB II KEBIJAKAN PEMBENTUKAN UNIT PELAKSANA TEKNIS

5

A. Pedoman Organisasi Unit Pelaksana Teknis Kementerian dan Lembaga Pemerintah Non Kementerian

5

B. Kebijakan Sekretaris Jenderal Ombudsman Republik Indonesia tentang Reformasi Birokrasi dan Struktur Organisasi

9

BAB III KELEMBAGAAN UNIT PELAKSANA TEKNIS PADA KEMENTERIAN/ LEMBAGA NON KEMENTERIAN 13

A. Bentuk Unit Pelaksana Teknis pada Kementerian/ Lembaga Non Kementerian

13

B. Bentuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) pada Kementerian/Lembaga yang menjadi Pembanding

14

BAB IV ANALISIS KESENJANGAN PEMBENTUKAN UNIT PELAKSANA TEKNIS

15

BABV REKOMENDASI FORMAT UNIT PELAKSANA TEKNIS DI PERWAKILAN

16

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Penerapan Reformasi Birokrasi merupakan keharusan pada Lembaga Negara atau Kementerian termasuk pada Ombudsman Republik Indonesia. Aspek penting dalam reformasi birokrasi antara lain penataan, dan penguatan organisasi serta penataan tatalaksana. Aspek-aspek dukungan lainnya dalam mencapai tujuan organisasi antara lain, periunya struktur organisasi, SDM yang berkompetensi, serta saranadan prasarana sesuaidengan tugas dan fungsi organisasi tersebut.

Kinerja tugas dan fungsi Ombudsman Republik Indonesia, tidak terlepas dari dukungan administratis Sekretariat Jenderal Ombudsman dalam mewujudkan visi dan misi Ombudsman Republik Indonesia sebagai Lembaga Negara Pengawas Pelayanan Publik yang diharapkan masyarakat. Terbentuknya Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl adalah berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2009 tentang Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dan kemudian ditindak lanjuti dengan adanya Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Rl

Nomor 1/ORI-SEKJEN-PR/IV/2010 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan

Sekretaris Jenderal Ombudsman Rl Nomor 2/ORI-SEKJEN-PR/IX/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl.

Memang dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal, masih ada beberapa kelemahan yang harus dibenahi, antara lain :

1. Masih terjadi tumpang tindih antara tugas dan fungsi 2. Kurang proporsional antara beban kerja dan jumlah SDM 3. Sebagian mekanisme kerja masih kurang jelas 4. Keterbatasan sarana dan prasarana 5. Koordinasi antar bagian masih periu ditata kembaii 6. Manajemen fungsi pengawasan belum mandiri

Dengan dibentuknya 32 Perwakilan di daerah, maka selain kondisi tersebut diatas, terdapat:

1. Rentang kendali pengawasan dan monitoring di Perwakilan kurang optimal. 2. Terbatasnya anggaran untuk melakukan pengawasan dan monitoring di perwakilan.

3. Sumber daya manusia untuk melakukan pengawasan dan monitoring Perwakilan Ombudsman di 32 Perwakilan Ombudsman belum memadai dari segi hasil maupun kualitas.

Berdasarkan hal diatas, perlu ada solusi dan penataan kembaii khususnya pada perwakilan, di 32 perwakilan Ombudsman terkait efektivitas operasional serta akuntabilitas pelaksanaan Reformasi Birokrasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl yaitu dengan Pembentukan Satuan Kerja pada Perwakilan Ombudsman.

B. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2008 tentang Ombudsman Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 139, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4899);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890);

3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);

4. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2011 tentang Pembentukan, Susunan, dan Tata Kerja Perwakilan Ombudsman Republik Indonesia di Daerah;

6. Peraturan Pemerintah Nomor 64 Tahun 2012 tentang Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Ombudsman Republik Indonesia;

7. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;

8. Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2009 tentang Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia;

9. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025;

10. Instruksi Presiden Nomor 13 tahun 1998 tentang Prosedur Pengusulan, Penetapan, dan Evaluasi Organisasi Pemerintah;

11. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor PER/08/M.PAN/5/2007 tentang Pedoman Evaluasi Kelembagaan Pemerintah;

12. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor PER/18/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Organisasi Unit Pelaksana Teknis Kementerian dan Lembaga Pemerintah Non Kementeriann 13. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor PER/04/M.PAN/2009 tentang Pedoman Pengajuan Dokumen Usulan Refonnasi Birokrasi di Lingkungan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;

Evaluasi Organisasi : Pembentukan Satuan Kerja DiPerwakilan

14. Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Nomor 2/ORISEKJEN-PR/IX/2010 tentang Perubahan atas Peraturan Sekretaris Jenderal

Ombudsman Republik Indonesia Nomor 1/ORI-SEKJEN-PR/IV/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.

C. Rumusan Masalah

Berdasarkan hal tersebut maka permasalahan yang perlu dijawab dalam evaluasi ini adalah :

1. Apa saja faktor - faktor yang menjadi dasar pembentukan Perwakilan yang dibentuk menjadi Unit Pelaksana Teknis ? 2. Apakah keberadaan Unit Pelaksana Teknis di seluruh Perwakilan Ombudsman

Rl saat ini sudah dapat diterapkan bagi seluruh Perwakilan ? 3. Apa masalah yang dihadapi oleh Unit Pelaksana Teknis dalam melaksanakan tugas dan fungsinya ?

4. Upaya apa saja yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja Perwakilan sehingga dapat dibentuk menjadi Unit Pelaksana Teknis ? D. Tujuan

Tujuan evaluasi memberikan gambaran awal sebagai upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja kelembagaan dalam melaksanakan dukungan fasilitatif kepada Ombudsman Rl secara efektifdan efisien. Evaluasi ini dilakukan dengan:

1. Mengevaluasi kondisi saat ini yang sudah ada pada kelembagaan khususnya Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl dan Perwakilan Ombudsman Rl.

2. Merumuskan desain struktur organisasi pada Satuan Kerja pada Perwakilan

Ombudsman Rl yang ideal dalam menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.

3. Menyusun rencana aksi penataan dan penguatan struktur organisasi Satuan Kerja Perwakilan Ombudsman Rl.

4. Mengidentifikasi dampak yang mungkin akan muncul terkait rencana aksi penataan dan penguatan struktur organisasi Perwakilan Ombudsman Rl. E. Metodologi Evaluasi

Metode yang digunakan adalah pembandingan antara kondisi saat ini yang sudah ada dengan kondisi yang diharapkan.

Metode dan teknik pengumpulan data dilakukan dengan studi literatur dan

dokumentasi untuk mengumpulkan data dan bahan berupa peraturan perundangundangan yang terkait dengan pengaturan kelembagaan Ombudsman Rl. Selain

itu, juga dilakukan analisis terhadap hasil kajian yang sudah dilakukan sebelumnya sebagai bahan perbandingan dan pengayaan analisis.

Untuk kegiatan evaluasi dalam lingkup yang lebih luas (makro) di masa yang akan datang, akan dilakukan pengumpulan data dengan metodologi berikut: 1. Metode Kuesioner atau Angket.

2. Focus group discussion (FGD) dengan para penentu kebijakan, antara lain

Sekretaris Jenderal Ombudsman Rl dan pejabat struktural di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl.

3. Kunjungan atau survey lapangan. Kunjungan lapangan dilakukan oleh tim ke berbagai lokasi perwakilan, melakukan diskusi/wawancara untuk menarik kesimpulan dari kunjungan tersebut.

Survey awal yang direncanakan pada instansi :

a.

Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan

b.

Badan Pengawas Pemilu

4. Dalam menganalisis data yang sudah terkumpul menggunakan Gap Analysis (Analisis Kesenjangan).

Analisis kesenjangan untuk mengidentifikasi tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mengurangi kesenjangan atau mencapai kinerja yang diharapkan pada masa datang. Selain itu, analisis ini memperkirakan waktu, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai keadaan perusahaan yang diharapkan. F. Keluaran (Output)

Keluaran kegiatan ini adalah gambaran awal (format) Unit Pelayanan Teknis (UPT) dan penguatan stmktur di Perwakilan Ombudsman Rl berdasarkan aspek peraturan perundang - undangan yang beriaku saat ini

BAB II

KEBIJAKAN PEMBENTUKAN UNIT PELAKSANA TEKNIS

Kebijakan pembentukan Unit Pelaksana Teknis dilihat dari pedoman yang dibuat melalui PermenPAN RB dan kebijakan intem Ombudsman Rl, adalah sebagai berikut: A. Pedoman Organisasi Unit Pelaksana Teknis Kementerian dan Lembaga Pemerintah Non Kementerian.

Kebijakan Penyelenggaraan Kebijakan penyelenggaraan UPT diarahkan untuk menunjang pelaksanaan teknis operasional peningkatan pelayanan publik, baik di

daerah maupun di pusat berpedoman pada Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: Per/18/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Organisasi Unit Pelaksana Teknis Kementerian Dan Lembaga Pemerintah Non Kementerian.

Untuk menunjang peningkatan penyelenggaraan pelayanan publik di daerah serta mendukung tugas Ombudsman Rl, hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pembentukan Unit Pelaksana Teknis (UPT) sesuai PermenPAN tersebut adalah :

1. Tugas Pokok dan Kewenangan Unit Pelaksana Teknis (UPT) a. Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah organisasi yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang tertentu dari organisasi induknya. UPT Kementerian atau LPNK

berada di bawah Direktorat Jenderal/Badan/Deputi/Direktorat/Pusat sesuai dengan ruang lingkup pelaksanaan tugas dan fungsinya. Karena sifat tugasnya mencakup lintas Deputi, UPT di lingkungan LPNK dapat berkedudukan di bawah Kepala. Penetapan kedudukan UPT ditentukan berdasarkan:

-

kesesuaian ruang lingkup tugas dan fungsi UPT dalam melaksanakan tugas unit organisasi induknya;

-

hubungan pertanggungjawaban antara UPT yang bersangkutan dengan organisasi induknya;

-

efektivitas,

kebutuhan koordinasi,

dan hubungan

kerja dalam

pelaksanaan tugas dan fungsi UPT

b. Tugas pokok dan lingkup kegiatan UPT sebagai berikut: - UPT mempunyai tugas melaksanakan kegiatan teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang serta urusan Pemerintah yang bersifat pelaksanaan dari organisasi induknya yang pada prinsipnya tidak bersifat pembinaan serta tidak berkaitan langsung dengan perumusan dan penetapan kebijakan publik.

-

Berdasarkan sifat tugas dan lingkup kegiatan, UPT tidak mengenai bates wilayah administrasi pemerintahan tertentu dan tidak membawahkan UPT lainnya.

-

Dalam rangka menjamin efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas serta untuk menyederhanakan rentang kendali pekerjaan, Menteri atau

Kepala LPNK dapat menetapkan mekanisme koordinasi pembinaan antara satu UPT dengan UPT lainnya atau antara UPT dengan instansi vertikal.

2. Persyaratan Pembentukan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Syarat pembentukan UPT pada perwakilan Ombudsman Rl sesuai dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 18 tahun 2008 adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan urusan Pemerintah yang bersifat pelaksanaan dan menjadi tanggung jawab dari Kementerian atau LPNK yang bersangkutan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang beriaku dan/atau konvensi intemasional ;

b. Menghasilkan barang/jasa yang diperlukan oleh masyarakat. c. Memberikan kontribusi dan bermanfaat bagi masyarakat& penyelenggara pemerintahan.

d. Mempunyai ruang lingkup tugas yang bersifat strategis dan berskala regional/nasional.

e. Menunjang kebernasilan dalam pencapaian visi dan misi.

f.

Tersedianya sumber daya yang meliputi pegawai, pembiayaan, sarana dan prasarana.

g. Tersedianya jabatan fungsional teknis sesuai dengan tugas dan fungsi UPT tersebut.

h. Memiliki Standart Operasional (SOP) dalam melaksanakan tugas teknis i.

operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang tertentu. Memperhatikan keserasian hubungan Pemerintah Pusat dan Daerah.

Dalam syarat yang sebagaimana dimaksud diatas pembentukan UPT (Unit Pelaksana Teknis) dapat dimulai dari besaran organisasi yang paling efisien sesuai analisis organisasi.

3. Personil dan Organisasi Unit Pelaksana Teknis

Dalam pembentukan personil dan bentuk organisasi UPT dapat dilihat dari dua

variasi yaitu volume/beban kerja atau karakteristik jenis lingkungan organisasi tersebut. Apabila jumlah suatu jenis UPT di lingkungan Kementerian/LPNK mempunyai variasi dilihat dari volume/beban kerja, maka pada UPT tersebut dilakukan klasifikasi berdasarkan kriteria, berbeda apabila dilihat dari

karakteristik jenis lingkungan maka UPT tersebut dapat dilakukan tipologi. a.

Berdasarkan Klasifikasi Kriteria

Berupa perbedaan tingkat eselon dengan penentuan nilai terhadap seluruh komponen yang berpengaruh kepada dua unsur beban kerja berikut:

1) Unsur pokok mencerminkan beban kerja tugas dan fungsi teknis operasional UPT. 2) Unsur penunjang mencerminkan pelayanan administrasi UPT.

beban

kerja tugas dan

fungsi

Unsur pokok dan unsur penunjang sebagaimana dimaksud selanjutnya dijabarkan kedalam subunsur yang diberi nilai bobot prosentase secara proposional yang nantinya akan menjadi salah satu dasar pertimbangan dalam penentuan klasifikasi UPT. Rincian kriteria klasifikasi UPT ditetapkan lebih lanjut oleh Menteri/Kepala LPNK setelah dibahas bersama dengan Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. b. Berdasarkan Klasifikasi Tipologi Berupa perbedaan struktur dan komposisi golongan dapat dilihat dari: karakteristik jenis; -

sifat;

-

tugas, dan lingkungan organisasi.

Kebutuhan personil yang harus tersedia pada Unit Pelaksana Teknis antara lain:

1) Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). a)

KPA dapat dijabat non PNS (pasal 5 ayat 8 dan 9 dalam PMK Nomor 190 Tahun 2012.

Pasal 5 ayat (8): Dalam keadaan tertentu PA dapat menunjuk bukan Pegawai Negeri Sipil, dengan KPA yang mempertimbangkan efektivitas dalam pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran, pelaksanaan kegiatan, dan pencapaian output/kinerja yang ditetapkan dalam DIPA. Pasal 5 ayat (9): Penunjukkan KPA sebagaimana dimaksud pada ayat (8) harus mendapat persetujuan Menteri Keuangan c.q Direktur Jenderal Perbendaharaan. b) KPA dapat merangkap sebagai PPK atau PPSPM (Pasal 6 ayat (1) dan ayat (2)) dalam PMK Nomor 190 Tahun 2012. Pasal 6 ayat (1): Dalam hal terdapat keterbatasan jumlah pejabat/pegawai yang memenuhi syarat untuk ditetapkan sebagai Pejabat Perbendaharaan Negara, dimungkinkan

-

perangkapan fungsi Pejabat Perbendaharaan Negara dengan memperhatikan pelaksanaan prinsip saling uji (check and balance). Pasal 6 ayat (2)Perangkapan jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat dilaksanakan melalui perangkapan

jabatan KPA sebagai PPK atau PPSPM.

Evaluasi Organisasi : Pembentukan Satuan Kerja Di Perwakilan

c) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

Dapat dirangkap oleh KPA. PPK tidak dapat merangkap sebagai PPSPM.

d) Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM) Dapat dirangkap KPA. e) Bendahara

Bendahara Pengeluaran tidak dapat dirangkap oleh KPA, PPK, atau PPSPM.

f)

Pejabat Pengadaan

- Personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa. - Memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan.

- Anggota ULP/Pejabat Pengadaan berasal dari Pegawai Negeri Sipil, baik dari instansi sendiri maupun instansi lainnya. g) Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. - Anggota Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan berasal dari Pegawai Negeri Sipil, baik dari instansi sendiri maupun instansi lainnya.

- Tidak menjabat sebagai Pengelola Keuangan. Tata hubungan kerja

Unit Pelaksana Teknis adalah organisasi yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang tertentu dari organisasi induknya. UPT Kementerian atau LPNK

berada di bawah Direktorat Jenderal/Badan/Deputi/Direktorat/Pusat sesuai dengan ruang lingkup pelaksanaan tugas dan fungsinya. Secara organisatoris Unit Pelaksana Teknis memiliki kedudukan sebagai berikut:

a. UPT berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Ketua Ombudsman Rl.

b. UPT dipimpin oleh seorang Kepala Unit Pelaksana Teknis.

c. Susunan organisasi, wewenang dan tanggung jawab yang mengatur struktur dan unsur organisasi UPT akan diatur berdasarkan Ketetapan Ketua Ombudsman Rl dan merujuk kepada persetujuan tertulis Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara.


B. Kebijakan Sekretaris Jenderal Ombudsman Republik Indonesia tentang Reformasi Birokrasi dan Struktur Organisasi 1. Kondisi saat ini

a.

Struktur Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl berdasarkan Peraturan

Presiden Nomor 20 Tahun 2009 pasal 4 tentang Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl, adalah:

1) SekretariatJenderal Ombudsman terdiri dari paling banyak 3 (tiga) Biro. 2) Biro terdiri dari paling banyak 4 (empat) Bagian. 3) Bagian terdiri dari paling banyak 3 (tiga) Subbagian. b.

Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl diatur dalam Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Rl Nomor 1/ORI-SEKJEN-

PR/IV/2010 tentang Organisasi dan Tata

Kerja Sekretariat Jenderal

Ombudsman Rl sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Rl Nomor 2/ORI-SEKJEN-PR/IX/2010 terdiri dari:

1)

Sekretaris Jenderal

2)

1 (satu) Biro Perencanaan, Pengawasan, dan Kerja Sama yang membawahkan:

Bagian Program dan Evaluasi, membawahkan 2 Subbagian Bagian Organisasi dan Kerja Sama, membawahkan 2 Subbagian Bagian Pengawasan Internal, membawahkan 1 Subbagian

3)

1 (satu) Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan yang membawahkan:

Bagian Hukum dan Humas, membawahkan 2 Subbagian Bagian Pelayanan Laporan, membawahkan 2 Subbagian Bagian Sistem Informasi dan Teknologi Infonnasi, membawahkan 2 4)

Subbagian 1 (satu) Biro Umum yang membawahkan: Bagian Keuangan membawahkan 2 Subbagian Bagian Kepegawaian dan Ketatausahaan membawahkan Subbagian Bagian Perlengkapan dan Dokumentasi membawahkan Subbagian

5)

Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional yang ada saat ini adalah : Jabatan Fungsional Umum (JFU) Jabatan Fungsional Tertentu (JFT)


3

2

Struktur organisasi dapat digambarkan dalam tabel sebagai berikut: Tabel 11.1

c. Jumlah pegawai Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl pada tahun 2015 berjumlah 143 orang. d.

Perwakilan Ombudsman Rl

1)

Ombudsman Rl telah membentuk 32 Kantor Perwakilan Ombudsman.

Pembentukan Perwakilan Ombudsman Rl di daerah merupakan pelaksanaan amanat Undang Undang Nomor 37 Tahun 2008 tentang Ombudsman Republik Indonesia dan Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

2) Susunan organisasi di Perwakilan Ombudsman adalah sebagai berikut: -

Kepala Perwakilan Ombusman berjumlah 1 orang. Asisten Ombudsman berjumlah 5 orang.

PNS/CPNS berjumlah 1 - 2 orang yang menjabat sebagai Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) di Perwakilan.

3) Pembinaan, Pengendalian, dan Pengawasan Pelaksanaan tugas dan fungsi dengan rentang kendali sangat jauh secara geografis. 4) Proses atau mekanisme perencanaan anggaran Perwakilan Ombudsman disampaikan ke Biro Perencanaan, Pengawasan, dan Kerja Sama (Pusat).


10

5) Mekanisme pertanggung jawaban anggaran Perwakilan Ombudsman melalui Ombudsman Pusat.

e. Struktur Pengelolaan Keuangan

1) Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) KPA Ombudsman Rl dijabat oleh Seorang Kepala Biro di Ombudsman Pusat.

2) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

PPK di lingkungan Ombudsman Rl saati ini terdiri dari 2 (dua) orang, yaitu:

PPK I yang menangani kegiatan di Ombudsman Pusat. PPK II yang menangani Perwakilan Ombudsman.

3) Pejabat Penandatanganan Surat Perintah Membayar (PPSPM) Saat ini PPSPM dirangkap oleh Kepala Bagian Keuangan di Ombudsman Pusat.

4)

Bendahara

Bendahara Pengeluaran 1 (satu) orang di Ombudsman Pusat dan

dibantu 1 (satu) orang Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) di masing-masing Perwakilan Ombudsman.

5) Pejabat Pengadaan Pejabat pengadaan dibentuk di Ombudsman Pusat, di Perwakilan belum ada Pejabat Pengadaan.

6) Panitia/ Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan - Panitia/ Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan dijabat oleh pegawai di Ombudsman Pusat.

-

Perwakilan Ombusdman Rl belum ada Panitia/ Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan.

2.Kondisi yang diharapkan

Kondisi yang diharapkan pada kelembagaan organisasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl adalah sebagai berikut:

1) Tidak ada tumpang tindih dan duplikasi fungsi. Untuk itu diperlukan restrukturisasi pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Rl, dengan perubahan nomenklatur organisasi dan tata kerja Ombudsman Rl dikarenakan terjadinya tumpang tindih dan duplikasi fungsi.

2) Melihat kemungkinan pembentukan Pejabat Pembuat Komitmen di Perwakilan Ombudsman. Hal ini akan mempercepat proses realisasi anggaran di Perwakilan Ombudsman dan monitoring pelaksanaan anggaran.

3) Adanya Satuan Kerja (Satker)/ Unit Pelaksana Teknis pada Perwakilan Ombudsman Rl sebagai bagian dari dukungan administrasi Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Rl atau melalui perubahan Perpres 20 Tahun 2009.

Ketiga hal tersebut diharapkan pengelolaan unit pelaksana teknis/ satuan kerja Perwakilan Ombudsman Rl akan lebih baik karena :

- Proses pertanggung jawaban keuangan lebih cepat di Perwakilan dan Pusat.

- Akuntabilitas

keuangan

Perwakilan

Ombudsman

lebih

dapat

dipertanggungjawabkan.

- Beban kerja Ombudsman terdistribusi ke seluruh unit dan tidak menumpuk di Pusat.


12

BAB III

KELEMBAGAAN UNIT PELAKSANA TEKNIS PADA KEMENTERIAN/ LEMBAGA NON KEMENTERIAN

A. Bentuk Unit Pelaksana Teknis pada Kementerian/ Lembaga Non Kementerian Bentuk Unit Pelaksana Teknis/ Satuan Kerja sesuai dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: Per/18/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Organisasi Unit Pelaksana Teknis Kementerian dan Lembaga Pemerintah Non kementerian yang meliputi: 1.

Nomenklatur

Nomenklatur UPT adalah sebagai berikut: a. b.

Balai; Loka;

c.

Pos.

Kementerian atau LPNK dapat menggunakan nomenklatur lain yang spesifik sesuai dengan karakteristik UPT yang bersangkutan atau berdasarkan ketentuan dan/atau kelaziman yang telah beriaku. 2. Susunan Organisasi Susunan Organisasi UPT adalah sebagai berikut: 1) Balai atau nomenklatur lain terdiri dari : a. Kepala;

b. Subbagian Tata Usaha; c. Seksi, paling banyak 3 (tiga) Seksi; d. Kelompok Jabatan Fungsional 2) Loka atau nomenklatur lain terdiri dari : a. Kepala; b. Urusan Tata Usaha;

c. Subseksi, paling banyak 2 (dua) Subseksi; d. Kelompok Jabatan Fungsional. 3)

Pos atau nomenklatur lain terdiri dari : a. Kepala; b.

Petugas Tata Usaha;

c.

Kelompok Jabatan Fungsional.

Penetapan dalam susunan organisasi sebagaimana yang dibentuk dilakukan berdasarkan analisis organisasi dan analisis beban kerja. Pada UPT yang secara geografis mempunyai jangkauan pelayanan cukup luas, untuk memudahkan pelaksanaan tugas UPT dapat dibentuk wilayah kerja/ unit organisasi nonstruktural.

EvaluasiOrganisasi : PembentukanSatuan Kerja Di Perwakilan

13

B. Bentuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) pada Kementerian/Lembaga yang menjadi Pembanding.

Agar dasar pembentukan Unit Pelaksana Teknis menjadi kuat dan belajar dari pengalaman Kementerian/Lembaga yang telah menerapkannya, perlu dilakukan study banding (benchmark).

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Studi banding tersebut antara lain : 1. Alasan dilakukan pembandingan untuk mengetahui besarnya Unit Pelaksana Teknis, kewenangan serta kapasitas organisasi di daerah, adapun rencana studi banding yang dilakukan pada Bawaslu, KPU dan BPKP.

2. Format studi banding yaitu dengan mencari data yang diperlukan melalui konsultasi, menganalisa dan menyimpulkan hasil kunjungan tersebut.

3. Untuk mengetahui proses yang dilakukan dalam pembentukan satuan kerja (satker) antara lain:

a. Aspek-aspek yang periu dipertimbangkan.

b. Biaya dan manfaat dalam memilih altematif yang disajikan. 4. Merumuskan saran/ usul altematif bentuk UPT.

5. Aspek lain yang penting untuk dipertimbangkan.

BAB IV

ANALISIS KESENJANGAN PEMBENTUKAN UNIT PELAKSANA TEKNIS

Gap Analysis/ Analisa Kesenjangan

Gap analysis atau analisis kesenjangan merupakan langkah yang sangat penting dalam tahapan perencanaan. Metode ini merupakan salah satu metode yang umum digunakan dalam pengelolaan manajemen internal suatu Lembaga. Secara harfiah kata "gap" mengindikasikan adanya suatu perbedaan (disparity) antara satu hal dengan hal lainnya.

Tabel analisa kesenjangan

I •'.'• •' Gagasan

perbedaan kondisi

| ''"Yang • i j diharapkan

Kondisi saat ini

sa

an

Harobatan dalam

Apakah gagasan

^frnptemeniasi •£

tersebut akan
gagasan yang

gagasan yang

Restrukturisasi

Berdasarkan Peraturan

Organisasi dan

Presiden Nomor 20

Tata Kerja

Tahun 2009

Adanya tumpang tindih dan duplikasi fungsi

Peraturan Sekretaris

Implementasikan?

Penyesuaian ke Organisasi K/L lain yang memiliki UPT dengan kondisi di

Diusulkan untuk di

Dukungan

implementasikan

fasilitatif

j

makin efektif dan makin

Perwakilan ORI

Jenderal Ombudsman Rl Nomor 1/ORI-SEKJEN-

gagasan

diharapkan

(fihara

a.

,

: Dampak Impiementas)

efisien

PR/IV/2010

1 Sekretaris Jenderal 3 Biro

4 Bidang per Biro 3 Subbagian per Bidang

b.

Terbentuknya Pejabat Pengelola Keuangan di Perwakilan

Pejabat pengelola keuangan belum lengkap, hanya Bendahara Pembantu

Belum maksimalnya pengelolaan keuangan di perwakilan

Ketersedian

Diusulkan untuk di

Dukungan

Sumber daya

implementasikan

fasilitatif

manusia di

makin efektif

perwakilan kurang

dan makin

Pengeluaran (BPP) di

efisien

perwakilan

c.

Terbentunya

Organisasi Perwakilan

Adanya rentang

Tidak meratanya

Diusulkan untuk di

Dukungan

Unit Pelaksana

belum berbentuk UPT

kesiapan

implementasikan

fasilitatif

Teknis pada

atau Satuan Kerja

kendali yang panjang, beban kerja tidak terdistribusi, lebih banyak diselesaikan

perwakilan

perwakilan di

makin efektif

daerah untuk di

dan makin

jadikan UPT

efisien

di pusat


15

BABV

USULAN FORMAT UNIT PELAKSANA TEKNIS DI PERWAKILAN

Berdasarkan uraian sebelumnya, sehubungan dengan pembentukan Satuan Kerja di Perwakilan Ombudsman Rl diusulkan sebagai berikut:

A. Bertujuan untuk mengoptimalkan dan mempercepat operasionalisasi di Perwakilan Ombudsman. Bentuk dan besarnya Satuan Kerja di Perwakilan Ombudsman perlu analisis lebih lanjut lagi.

B. Besarnya organisasi Satuan Kerja sesuai kebutuhan. Untuk menentukan besarnya Satuan Kerja serta kapasitas organisasi perlu dilakukan studi banding ke Kementerian/ Lembaga yang memiliki fungsi sejenis.

C. Sebagai altematif, susunan organisasi Satuan Kerja Ombudsman Rl sebagai berikut (dapat dilihat pada gambar V.1): - 1 orang Kepala Bagian - 2 orang Subbagian, ditambah fungsional umum

- Pengelola keuangan sekurang-kurangnya 1 orang KPA merangkap PPK, 1 orang PPSPM, 1 orang Bendahara, 1 orang Pejabat Pengadaan, 1 orang Penerima Hasil Pekerjaan.

D. Kondisi yang diharapkan pada struktur pengelola keuangan di Perwakilan Ombudsman Rl (dapat dilihat pada gambar V. 1.1) 1. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).

a. KPA dapat dijabat non PNS (pasal 5 ayat (8) dan (9) dalam PMK Nomor 190 Tahun 2012.

- Pasal 5 ayat (8): Dalam keadaan tertentu PA dapat menunjuk KPA yang bukan Pegawai Negeri Sipil, dengan mempertimbangkan efektivitas dalam pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran, pelaksanaan kegiatan, dan pencapaian output/kinerja yang ditetapkan dalam DIPA. - Pasal 5 ayat (9): Penunjukkan KPA sebagaimana dimaksud pada ayat (8) harus mendapat persetujuan Menteri Keuangan c.q Direktur Jenderal Perbendaharaan.

b. KPA dapat merangkap sebagai PPK atau PPSPM (Pasal 6 ayat (1) dan ayat (2)) dalam PMK Nomor 190 Tahun 2012.

- Pasal 6 ayat (1): Dalam hal terdapat keterbatasan jumlah pejabat/pegawai yang memenuhi syarat untuk ditetapkan sebagai Pejabat Perbendaharaan Negara, dimungkinkan perangkapan fungsi Pejabat Perbendaharaan Negara dengan memperhatikan pelaksanaan prinsip saling uji (check and balance).

- Pasal 6 ayat (2)Perangkapan jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat dilaksanakan melalui perangkapan jabatan KPA sebagai PPK atau PPSPM.

2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

Dapat dirangkap oleh KPA. PPK tidak dapat merangkap sebagai PPSPM. 3. Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM) Dapat dirangkap KPA. 4. Bendahara

Bendahara Pengeluaran tidak dapat dirangkap oleh KPA, PPK, atau PPSPM. 5. Pejabat Pengadaan

- Personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa.

- Anggota ULP/Pejabat Pengadaan berasal dari Pegawai Negeri Sipil, baik dari instansi sendiri maupun instansi lainnya. 6. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. - Anggota Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan berasal dari Pegawai Negeri Sipil, baik dari instansi sendiri maupun instansi lainnya. - Tidak menjabat sebagai Pengelola Keuangan.

Gambar V.1

Bag Bagan Struktur Organisasi Perwakilan Ombudsman Rl Altematif 1

Kepala Perwakilan Ombudsman

Kepala Bagian (Eselon Ill/a ataulll/b) SubbagTata Usaha (IV/a)

Subbag Keuangan

(IV/a) Kelompok Jabatan

Fungsional

Evaluasi Organisasi : Pembentukan Satuan Kerja Di Perwakilan

17

Gambar V.1.1

Bagan Struktur Pengelola Keuangan Perwakilan Kepala Perwakilan Ombudsman

sebagai KPA Kepala Bagian (Eselon Ill/a atau lll/b). sebagai PPK Subbag Tata Usaha (IV/a)

sebagai pejabat pengadaan

Subbag Keuangan (IV/a) sebagai PPSPM

Kelompok Jabatan Fungsional > Bendahara

- Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

Asisten

Altematif 2

Gambar V.2

Bagan Struktur Organisasi Perwakilan Ombudsman Rl

Kepala Perwakilan

Ombudsman

Kepala Subbag (Eselon IV/a) Kelompok Jabatan

Asisten

Fungsional


18

OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA LAPORAN. EVALUASl ORGANISASI RESTRUKTURISASI ORGANISASI

Recommend Documents