Nemesvámos-Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége
Ügyrend (B-14)
Jóváhagyta Nemesvámos Község Önkormányzata Veszprémfajsz Község Önkormányzata Veszprémfajsz Község Német Nemzetiségi Önkormányzata
…./2012. …… …/2012. …… …/2012. …… szám alatt.
Gazdasági szervezet ügyrendje B-14/2012.08.01. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és annak végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet alapján Nemesvámos és Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége gazdasági szervezetének ügyrendjét a következők szerint határozom meg:
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Nemesvámos Község Önkormányzata és Veszprémfajsz Község Önkormányzata a közös alapítású Körjegyzőséget – az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (3) bekezdése értelmében – önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervként hozta létre. Az alapítók az általuk alapított többi költségvetési szervet mint önállóan működő intézményt alapította és alapítja azzal, hogy gazdálkodással kapcsolatos feladataikat a Körjegyzőség gazdasági szervezet látja el. A feladat megosztást a két költségvetési szerv között létrejövő megállapodásban kell rögzíteni, melyet az alapító önkormányzatok hagynak jóvá.
II. A GAZDASÁGI SZERVEZET ÉS KAPCSOLATRENDSZERE Nemesvámos és Veszprémfajsz Községek Körjegyzősége gazdasági szervezetében egy fő gazdasági vezető és 3 fő pénzügyi-gazdasági ügyintéző dolgozik. Munkáltatói jogkör gyakorlója: valamennyi dolgozó felett a körjegyző. Irányítási jog: a gazdasági vezető irányítja és ellenőrzi a gazdasági szervezetet. Kapcsolattartás: • A gazdasági vezető külső kapcsolatai: bankok, könyvvizsgáló, belső ellenőr, valamint a többi költségvetési szerv vezetője és azok gazdálkodási feladatokkal kapcsolatos adatszolgáltatást ellátó dolgozója. • A pénzügyi-gazdasági ügyintéző munkakörben dolgozók külső kapcsolatai: a többi költségvetési szerv gazdálkodási feladatokkal kapcsolatos adatszolgáltatást ellátó dolgozója. • Sajtóval való külső kapcsolattartásra a gazdasági szervezet egyik dolgozója sem jogosult. • A fentiektől eltérő külső kapcsolattartás csak a körjegyző előzetes engedélyével történhet. Helyettesítés rendje: 1.) a gazdasági vezető és a pénzügyi-gazdasági ügyintéző I. munkakör egymást helyettesíti távollét alkalmával. 2.) a pénzügyi-gazdasági ügyintéző II. és a pénzügyi-gazdasági ügyintéző III. munkakör egymást helyettesíti távollét alkalmával. 1. oldal, összesen: 8 Körjegyzőség Nemesvámos
Gazdasági szervezet ügyrendje B-14/2012.08.01.
III. A GAZDASÁGI SZERVEZET FELADAT ELLÁTÁSA A gazdasági vezető feladatai: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Közreműködik az önkormányzat gazdasági programjának elkészítésében. Elkészíti az önkormányzat költségvetési koncepciójára, éves költségvetésére, ezek módosítására vonatkozó előterjesztéseket. Az intézmények vezetőivel együtt összeállítja az óvoda, iskola és a körjegyzőség éves költségvetési javaslatát, továbbá a költségvetés módosítására vonatkozó javaslatot. Elkészíti az éves, féléves és háromnegyed éves költségvetési beszámolókat a képviselő-testület felé. Részt vesz a pénzügyi bizottság ülésein. A gazdasági témájú napirendek tárgyalása esetén részt vesz a testületi üléseken. Közreműködik a negyedéves költségvetési és mérlegjelentések, féléves éves beszámoló elkészítésében. Kapcsolatot tart fenn az önkormányzat által megbízott könyvvizsgálóval, belső ellenőrrel. Közreműködik az éves egyszerűsített beszámoló készítésében és megküldi a könyvvizsgáló részére. A könyvvizsgálói jelentést és egyszerűsített beszámolót megküldi az ÁSZ részére, gondoskodik azok közzétételéről. Negyedévente felülvizsgálja a normatív állami támogatások mértékét, információt készít a MÁK részére az esetleges lemondásokról, valamint a pótlólagos igénylésről. Ezek ellátásához felméri az intézményi adatok változását. Nyilvántartást vezet a normatívákról, azok lemondásáról és pótlólagos igényléséről. Felelős a pénzügyi szabályzatok aktualizálásáért. Előkészíti a leltározást, leltározási ütemtervet készít, ellátja a leltárellenőri feladatokat, közreműködik a leltár kiértékelésében, az önkormányzatok és intézményeik mérlegének összeállításában, előkészíti a selejtezéseket. A pénzügyi tartalmú statisztikai jelentésekhez adatot szolgáltat. Feladata a számviteli alapbizonylatok kontírozása, a kötelezettségvállalások és utalványozások ellenjegyzése. A felvett hitelekről, kölcsönökről nyilvántartást vezet, kapcsolatot tart fenn az önkormányzat számláit vezetői pénzintézettel. Figyelemmel kíséri a gazdálkodásra, számvitelre vonatkozó jogszabályokat, a változásokat ismerteti a gazdasági szervezetben dolgozókkal. Ellátja a NAV felé történő adóbevallási feladatokat.
A pénzügyi-gazdasági ügyintéző I. munkakör feladatai: 1. Közreműködik az önkormányzat költségvetési koncepciójának, éves költségvetésének, ezek módosítását tartalmazó előterjesztések előkészítésében.
2. oldal, összesen: 8 Körjegyzőség Nemesvámos
Gazdasági szervezet ügyrendje B-14/2012.08.01. 2. Közreműködik az éves, a féléves és a háromnegyed éves költségvetési beszámoló összeállításában (képviselő-testület, MÁK felé). 3. Közreműködik a negyedéves költségvetési és mérlegjelentések összeállításában. 4. Vezeti az ingatlan vagyonnyilvántartást, elkészíti az éves statisztikai jelentést. 5. Közreműködik a pénzügyi tárgyú szabályzatok aktualizálásában. 6. Közreműködik az éves leltározási munkákban, azok értékelésében, illetve a selejtezésben. 7. Ellenőrzi az önkormányzatok és intézmények házipénztárát, az óvoda és iskola rovatelszámolását. 8. Ellenőrzi az intézményi étkeztetéshez kapcsolódó, az általuk megküldött nyilvántartásokat, azokról feladást készít a költségvetési beszámolóhoz, negyedéves mérlegjelentésekhez. 9. Kiállítja a kimenő számlákat. 10. Vezeti az előirányzat nyilvántartást. 11. Feladata az aktív és passzív elszámolások analitikus nyilvántartása, azok egyeztetése a főkönyvi könyveléssel. 12. Negyedévente elszámolja a befektetett eszközök értékcsökkenését, arról feladást készít a főkönyvi könyvelés részére. 13. Nyilvántartja az önkormányzatok által biztosított szociális ellátásokat, fedezetüket igényli a MÁK útján. 14. Bonyolítja a közhasznú és közcélú foglalkoztatottakkal kapcsolatos levelezést, igényli az ellátások fedezetét a MÁK útján. A pénzügyi-gazdasági ügyintéző II. munkakör feladatai: 1. Közreműködik az önkormányzatok és intézményeik költségvetési javaslatának, a költségvetési beszámolók (éves, féléves, háromnegyed éves) előkészítésében, azokhoz adatot szolgáltat 2. Részt vesz az éves leltározási munkákban, a leltárok értékelésében és a selejtezésekben 3. Gondoskodik a költségvetési szervek pénzellátásáról, (bankszámlák vonatozásában) vezeti a beérkező számlák nyilvántartását 4. Érvényesíti az önkormányzatok és az intézmények számviteli bizonylatait 5. Szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján kiegyenlíti a beérkezett számlákat, egyéb kifizetéseket, segélyeket 6. Vezeti a követelések nyilvántartását, a beszedett bevételekről (bérleti díjak, stb.) nyilvántartást vezet 7. Számfejti a nem rendszeres bérjellegű kifizetéseket, ezekről jelentést küld a MÁK részére 8. Ellátja a havi illetmény-fizetésekkel kapcsolatos feladatokat, bérszámfejtéssel kapcsolatos levelezéseket 9. Végzi a dolgozók adóbevallásaival kapcsolatos feladatokat, levelezéseket 10. Feladást készít a követelésekről, kötelezettségekről a negyedéves, féléves és éves beszámoló, illetve mérlegjelentések elkészítéséhez 11. Vezeti a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását 12. Gyűjti a gazdálkodásra vonatkozó testületi határozatokat, szerződéseket, vezeti ez alapján a kötelezettség vállalások nyilvántartását. 3. oldal, összesen: 8 Körjegyzőség Nemesvámos
Gazdasági szervezet ügyrendje B-14/2012.08.01. 13. Vezeti a létszám és béralap nyilvántartást. A pénzügyi-gazdasági ügyintéző III. munkakör feladatai: 1. Közreműködik az önkormányzatok és intézményeik költségvetési javaslatának, a költségvetési beszámolók (éves, féléves, háromnegyed éves) előkészítésében. 2. Részt vesz az éves leltározási munkákban, a leltárak értékelésében és a selejtezésekben. 3. Vezeti az önkormányzatok és intézmények házipénztárát, a pénzkezelési szabályzat előírásai alapján anyagi felelősséggel. 4. Az önkormányzatok és intézmények működéséhez szükséges pénzkészletet biztosítja. 5. Kiállítja a tárgyi eszközök állományba vételi bizonylatát az intézmények vonatkozásában. 6. Ellátja a TATIGAZD program kezelésével kapcsolatos feladatokat, az adatrögzítést a könyveli azokat és havonta összesítő kimutatást készít az intézmények gazdálkodásáról. 7. Közreműködik az év végi, félévi és háromnegyed éves beszámolók, a negyedéves költségvetési- és mérlegjelentések TATIGAZD programmal való előállításában, főkönyvi kivonat elkészítésében, számlalapok kinyomtatásában. 8. Vezeti a dolgozók részére biztosított munkaruhák nyilvántartását. 9. Kifizetés, illetve befizetés esetén ellenőrzi a kiadási, bevételi pénztárbizonylatokon, hogy az utalványozó, ellenjegyző, érvényesítő a bizonylatot kézjegyével ellátta-e.
IV. A GAZDÁLKODÁS SZABÁLYAI Nemesvámos Község Önkormányzata és Veszprémfajsz Község Önkormányzata, mint alapítók, úgy döntöttek, hogy a gazdálkodás szabályait a Körjegyzőség, mint a gazdasági feladatokat ellátó költségvetési szerv egységesen adja ki az Önkormányzatok, valamint az önállóan működő költségvetési szervek vonatkozásában. A gazdasági szabályzatok kiadásához az alapító Önkormányzatok előzetes hozzájárulása szükséges. A számvitelről szóló többször módosított 2000. évi C. törvény, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló többször módosított 249/2000. (XII.24.) Kormányrendelet, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és annak végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet alapján a következő szabályzatok kiadásában szabályozzuk a gazdasági feladat ellátást: 1.) 2.) 3.)
Számviteli politika Bizonylati szabályzat Eszközök és források értékelési szabályzata 4. oldal, összesen: 8 Körjegyzőség Nemesvámos
Gazdasági szervezet ügyrendje B-14/2012.08.01. 4.) 5.) 6.) 7.) 8.) 9.) 10.) 11.) 12.) 13.)
Leltározási és leltárkészítési szabályzat Pénzkezelési szabályzat Feuve szabályzat Kötelezettségvállalási szabályzat Beszerzések szabályozása Közérdekű adatok kérelmének eljárásrendje Gépjármű és eszközhasználat szabályozása Kiküldetési szabályzat Informatikai biztonsági szabályzat Ügyrend
A szabályozások nem tartalmazzák a reprezentációs kiadások felosztását, azok teljesítésének és elszámolásainak szabályait, mert az alapító Önkormányzatok döntése értelmében ilyen célra kiadás nem tervezhető.
V. REPREZENTÁCIÓ 1) Fogalmak Reprezentáció: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.) azzal, hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, a tényleges szakmai, illetve hitéleti program és a szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható. Üzleti ajándék: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti kapcsolatok keretében adott, a minimálbér 25 százalékának megfelelő egyedi értéket meg nem haladó ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány). 2) A reprezentáció esetei A reprezentáció konkrét esetei: a) a belső értekezletekhez, szakmai megbeszélésekhez kapcsolódó vendéglátás keretében ital biztosítása, b) nem csak a költségvetési szerv dolgozói részvételével tartott tárgyaláshoz, egyeztetéshez kapcsolódó vendéglátás, c) vezetői beosztással kapcsolatos vendéglátás, d) sajtótájékoztatóval kapcsolatos vendéglátás, e) a vendéglátáshoz kapcsolódó utazás és szállás, valamint az egyéb szabadidős program, f) kizárólag a vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlása. 5. oldal, összesen: 8 Körjegyzőség Nemesvámos
Gazdasági szervezet ügyrendje B-14/2012.08.01. 3) Az ajándékozás esetei Az ajándékozás jellemző esetei belföldi, illetve külföldi vendégek számára történő ajándékozás. Az ajándékozással kapcsolatos korlátozások: - külföldi vendég számára magyar termék adható ajándékba, - belföldi vendég részére szeszes ital nem ajándékozható, - az egyes ajándékoknál a költségvetési szerv egyedi kihangsúlyozó, megjelenítő ajándékot kell választani.
sajátosságát
4) A reprezentációra felhasználható kiadások Az adott évben reprezentációra felhasználható kiadásokat a költségvetési szerv, illetve az önkormányzat költségvetése tartalmazza. A költségvetésben meghatározott összeg reprezentációs célú felhasználásának megoszlását a az előirányzat felhasználási tervben kell rögzíteni. 5) A reprezentáció kiadás keret felhasználása A reprezentációs kiadás keret felhasználása a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása keretében történhet a hatályos pénzgazdálkodási (a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, teljesítés szakmai igazolása) szabályzat szerint. Amennyiben az elsődleges kötelezettségvállaló (utalványozó) a hivatkozott szabályzatban adott felhatalmazást más részére, és a reprezentációs kiadásokat a felhatalmazásban nem korlátozta, a felhatalmazott (a felhatalmazás szerint) jogosult reprezentációs kiadásokat kezdeményezni, illetve ilyen kiadásokat utalványozni. A kötelezettségvállaló jelen szabályzat mellékletében is adhat felhatalmazást egyes reprezentációs kiadások teljesítésére. Az érintett felhatalmazást a pénzgazdálkodási szabályzathoz is csatolni kell. 6) A költségtakarékosság Jelen szabályzat szerint gondoskodni kell a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos költségtakarékos gazdálkodásról. A reprezentációs kiadásokról, valamint a reprezentációt terhelő adó és járulék terhekről nyilvántartást kell vezetni. Az elszámolások esetén figyelembe kell venni az SzJA törvény előírásait is.
6. oldal, összesen: 8 Körjegyzőség Nemesvámos
Gazdasági szervezet ügyrendje B-14/2012.08.01.
VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen ügyrend a körjegyzőség belső Szabályzatát képezi. A szabályzat módosításait a dokumentumok kezelésre vonatkozó eljárás alapján kell elvégezni. A szabályzatot az érintett munkavállalókkal ismertetni kell, s ennek tényét a 1.sz.melléklet-ben (Megismerési és tudomásulvételi nyilatkozat) rögzíteni kell. Jelen rendelkezés 20………………………..-tól lép hatályba.
…………………………………………… Sári Judit körjegyző
7. oldal, összesen: 8 Körjegyzőség Nemesvámos
Gazdasági szervezet ügyrendje B-14/2012.08.01. 1.számú melléklet
MEGISMERÉSI ÉS TUDOMÁSULVÉTELI NYILATKOZAT A szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. név
beosztás
kelt
8. oldal, összesen: 8 Körjegyzőség Nemesvámos
aláírás
