MUHAMMAD AFZHAL BIN ABDUL WAHAB KOLEJ KOMUNITI PAYA BESAR

2014

MUHAMMAD AFZHAL BIN ABDUL WAHAB KOLEJ KOMUNITI PAYA BESAR

ISBN

Hakcipta 2014, Kolej Komuniti Paya Besar, Kementerian Pendidikan Malaysia. Semua hakcipta terpelihara, kecuali untuk tujuan pendidikan tanpa apa-apa kepentingan perdagangan. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana bahagian artikel, ilustrasi dan isi kandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa jua cara sama ada secara elektronik, fotokopi, mekanikal, rakaman atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis daripada:

Kolej Komuniti Paya Besar Batu 19, Jalan Maran, 26300 Gambang, Pahang Darul Makmur.

2|TIPS MUDAH SEORANG KETUA

KANDUNGAN

M/S

Tips Mudah Untuk Seorang Ketua Pengenalan

1

Bab 1 : Asas Pengurusan

2

1.1

Apa Itu Ketua? Siapa Pengurus?

1.2

Tugas-Tugas Asas Seorang

3

Pengurus (Ketua). Bab 2 : Perancangan Mengapa Ketua Harus Merancang?

5

2.1

Apakah Perkara Yang Perlu Dirancang?

5

2.2

Langkah-Langkah Dalam Menyediakan Rancangan

6

2.3

Bagaimana Untuk Menjana Idea?

6

2.4

Jenis-Jenis Rancangan

7

Bab 3: Pengorganisasian 3.1

10

Langkah-Langkah Melakukan Pengorganisasian

Bab 4 :Kepimpinan

13

4.1

A. Jenis-Jenis Kepimpinan

15

4.2

B. Bagaimana Menjadi Pemimpin

16

Yang Dihormati? 4.3

C. Teknik Memotivasikan Pekerja

19

4.3.1

19

Kenapa Pekerja Perlukan Motivasi?

4.3.2 Kaedah Memotivasikan Pekerja 4.4

D.Teknik Menangani Konflik Di Tempat

4.5

Tanda-Tanda Awal Konflik 4.5.1

20 Kerja

23 24

Bagaimanakah Mengatasi Konflik?

Bab 5 : Kawalan

27

5.1

Jenis Jenis Kawalan

27

5.2

Langkah-Langkah Membuat Kawalan

28

TIPS MUDAH SEORANG KETUA |1

TIPS MUDAH UNTUK SEORANG KETUA : PENGENALAN Adakah anda seorang pekerja? Adakah jawatan yang anda sandang memerlukan anda menjadi seorang ketua kepada beberapa orang pekerja lain? Atau pernahkah anda di lantik secara langsung atau tidak langsung untuk mengetuai unit / jawatankuasa sementara? Jika jawapannya YA, maka anda adalah seorang KETUA. Peranan seorang ketua bukan sahaja memimpin anak buah atau pekerja bawahannya tetapi juga sebagai PENGURUS yang akan menyelaraskan aktivitiaktivti di bawah unitnya untuk mencapai matlamat unit tersebut. Contohnya anda di lantik menjadi Ketua Ahli Jawatankuasa (AJK) Persiapan Tempat untuk program Rumah Terbuka di tempat kerja anda. Jadi tugas anda bukan sekadar mengetuai anak-anak buah anda untuk menghadiri mesyuarat tetapi juga mengenalpasti dan menyusun kerja-kerja yang perlu dilakukan untuk memastikan urusan persiapan tempat itu berjalan lancar. Bukan setakat itu sahaja, anda juga perlu membahagikan kerja-kerja tersebut kepada anak-anak buah anda supaya mereka dapat menjalankan kerja dengan tersusun. Samada sebagai seorang yang bekerja sendiri atau makan gaji, anda tidak akan terlepas untuk dilantik untuk mengetuai sesuatu tugasan waima sebagai AJK Sijil dan Cenderahati sekalipun! Oleh itu tidak kiralah samada besar atau tidak, kekal atau sementara jawatan anda sebagai KETUA, maka buku ini akan menyediakan panduan mudah untuk membantu anda mengetahui kemahiran menjadi seorang ketua.


BAB 1 : ASAS PENGURUSAN APA ITU KETUA ? SIAPA PENGURUS ? Ketua adalah orang yang dilantik untuk mengetuai sesebuah kumpulan, jabatan, mahupun organisasi. Manakala pengurus pula adalah ketua yang akan menyelaras kerja-kerja

di

bawah

kumpulannya

bagi

memastikan

matlamat

atau

KPI

kumpulannya tercapai. Ini dipetik oleh Mohd Hizam Hanafiah et al (2003) iaitu pengurus adalah orang yang bertanggungjawab mengurus dan mengendalikan organisasinya. Dalam kata lain Pengurus dan Ketua adalah orang yang SAMA. Kebanyakan orang akan berkata, saya ni ketua yang kecil sahaja dan sebagainya. Sebenarnya tidak kira sekecil mana pun jawatan anda, anda tidak terlepas dari tanggungjawab untuk mempelajari ilmu bagaimana untuk menjadi pengurus atau ketua yang baik. Pengurus terbahagi kepada TIGA jenis iaitu Pengurus Atasan, Pengurus Pertengahan, dan Pengurus Bawahan. Pengurus Atasan adalah pengurus yang berada di tahap tertinggi carta organisasi anda. Selalunya mereka yang berjawatan Pengarah, CEO dan sebagainya. Mereka adalah orang yang menentukan hala tuju dan matlamat organisasi. Pengurus Pertengahan pula adalah orang yang menjaga jabatan-jabatan tertentu di dalam organisasi seperti Ketua Jabatan Pentadbiran, Ketua Jabatan Kewangan dan sebagainya. Di dalam sektor awam mereka selalunya dikenali sebagai Ketua Jabatan yang akan melaporkan kepada pengurus atasan. Manakala Pengurus Bawahan pula kebiasaannya dikenali sebagai Pegawai, Penyelia dan sebagainya. Para pengurus ini akan berada di dalam setiap jabatan di mana ketuanya adalah Ketua Jabatan (Pengurus Pertengahan). Pengurus bawahan kebiasaannya akan mengetuai unit-unit kecil di bawah jabatan mereka.


Jadi apakah jenis pengurus yang anda jawat sekarang? TUGAS-TUGAS ASAS SEORANG PENGURUS (KETUA) Secara asasnya, setiap ketua atau pengurus akan mempunyai tugas dan peranan yang sama bergantung kepada saiz beban kerja mereka. Dari saat anda dilantik sebagai ketua atau pengurus TIDAK KIRA besar atau kecil jawatan tersebut, anda harus dan wajib melakukan EMPAT tugas menurut Stephen P.Robbins (2000) ini ialah:  Langkah pertama: MERANCANG  Langkah Kedua:

MENGORGANISASI

 Langkah Ketiga:

MEMIMPIN

 Langkah Keempat: MENGAWAL Bagaimanakah seseorang ketua harus merancang? Merancang atau Perancangan bermaksud ketua hendaklah menetapkan matlamat atau KPI bagi setiap unit atau projek yang diketuainya dan membuat keputusan bagaimana untuk mencapai matlamat tersebut. Contohnya, jika anda menjadi pengurus bawahan iaitu Ketua AJK Cenderahati, apakah matlamat anda? Semestinya anda mahukan urusan penyampaian cenderahati berjalan lancar bukan? Maka itu adalah matlamat anda. Dalam usaha mencapai matlamat tersebut, sudah pasti akan timbul masalah. Oleh itu jika terdapat masalah, anda harus belajar untuk membuat keputusan yang baik supaya majlis tersebut tidak terganggu. Yang kedua, mengorganisasi. Mengorganisasi bermaksud anda sebagai ketua haruslah mengenalpasti

aktiviti-aktiviti atau kerja-kerja yang perlu dilakukan dan

mengagihkan kerja-kerja tersebut kepada para pekerja atau anak buah anda. Berbalik kepada contoh di atas, untuk mencapai matlamat memastikan majlis penyampaian cenderahati berjalan lancar, anda harus berfikir dan menyenaraikan kerja-kerja yang perlu dilakukan. Selepas itu anda perlu membahagikan kerja-kerja


tersebut kepada anak buah anda tidak mampu melakukan kerja itu sendiri. Itulah pengorganisasian. Ketiga, jika merancang dan mengorganisasi memerlukan ketua atau pengurus merancang aktiviti untuk mencapai matlamat, langkah ketiga pula memerlukan ketua atau pengurus mengerahkan anak buah untuk membuat kerja. Tugasan ini dipanggil memimpin. Jika pengurus gagal untuk memastikan anak buahnya membuat kerja dengan berkesan maka matlamat atau KPI pengurus pasti sukar untuk dicapai. Apakah cara untuk memastikan anak buah kita membuat kerja? Ianya akan dibincang dalam bab keempat nanti. Langkah yang terakhir yang perlu dilakukan ialah mengawal. Setelah ketiga-tiga langkah telah dilaksanakan, maka pengurus hendaklah memastikan kerja yang telah dilakukan sama seperti yang diinginkan. Dalam erti kata lain mencapai objektifnya. Jika kerja-kerja yang dilakukan tidak mencapai standard atau tidak memuaskan maka pengurus mesti mengkaji semula ketiga-tiga langkah diatas dan membuat semula pembetulan. Didalam bab seterusnya, anda akan mempelajari secara ringkas apa yang perlu dilakukan untuk memastikan anda mampu menjalankan keempat-empat langkah dan tugasan itu dengan baik.

PENGURUSAN


BAB 2 : PERANCANGAN MENGAPA KETUA HARUS MERANCANG? Seperti yang diceritakan dalam bab sebelum ini, salah satu kemahiran yang tersangatlah penting dalam memimpin dan menguruskan sesuatu aktiviti di dalam organisasi atau unit tuan puan adalah dengan merancang. Bak kata orang ‘fikir dulu baru buat’. Kelemahan dalam perancangan akan memberikan masalah besar kepada pengurus atau ketua sehingga boleh menjejaskan kredibiliti tuan puan sebagai ketua! Kenapa begitu? Jika perancangan lemah dan tidak rapi, maka akan berlaku masalah seperti beban kerja tidak sekata dan sebagainya. Ini akan menyebabkan anak buah anda terbeban dan seterusnya menyalahkan anda.

APAKAH PERKARA YANG PERLU DIRANCANG? Sekali lagi, ‘fikir dulu baru buat’. Mutiara kata ini bermaksud apa sahaja tindakan yang kita buat kita harus berfikir dulu, rancang dulu sebelum kita bertindak supaya kita tidak membuat keputusan yang salah. Selalunya di tempat kerja kita harus merancang dalam situasi berikut: 

Jika terdapat masalah yang perlu diselesaikan



Jika diberikan sesuatu tugasan dan projek samada bersifat kekal atau sementara.


LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYEDIAKAN RANCANGAN 1. Kenalpasti masalah / kehendak tugasan. 2. Tetapkan kriteria-kriteria yang diinginkan berdasarkan masalah/ tugasan dan susun kriteria itu mengikut keutamaan. 3. Senaraikan idea-idea / cadangan penyelesaian yang difikirkan sesuai. 4. Analisa setiap satu idea tersebut dan saring idea-idea yang memenuhi kriteria yang ditetapkan di poin kedua. 5. Pilih idea-idea tersebut dan masukkan ke dalam perancangan samada jangka pendek, jangka sederhana atau jangka panjang 6. Laksanakan

BAGAIMANA UNTUK MENJANA IDEA? Antara dilema seorang ketua adalah mendapatkan idea yang terbaik untuk membuat rancangan. Jika di lihat pada poin ketiga dalam tajuk Langkah-Langkah Dalam

Menyediakan Rancangan, ianya menyatakan ketua perlu menyenaraikan idea-idea untuk di saring dan di pilih. Idea yang dijana haruslah sesuai dan di terima ramai. Antara cara popular yang boleh digunakan untuk mencari idea ialah: 1. Idea Persendirian - Kaedah menjana idea secara individu. Ketua yang menggunakan kaedah ini menjana idea melalui pengalamannya sendiri atau melalui rujukan buku dan juga orang yang lebih berpengalaman.


2. Brainstorming – Merupakan kaedah menjana idea secara berkumpulan. Setiap seorang ahli kumpulan akan menyenaraikan idea masing-masing dan idea itu tidak boleh disanggah oleh ahli yang lain. Kesemua idea dikumpulkan dan diserahkan kepada ketua untuk pertimbangan.

3. Focus Group -

Kaedah

ini

juga

memerlukan

kerjasama

berkumpulan

seperti

Brainstorming. Bezanya ianya diketuai oleh moderator yang akan mengajak

ahli-ahli

kumpulan

untuk

memberikan

idea

terhadap

permasalahan yang diberi.

Bagi memastikan idea yang dikemukakan adalah idea yang terbaik dan di terima ramai, kaedah brainstorming dan focus group di lihat paling sesuai untuk digunakan kerana idea itu di jana oleh ramai orang berbanding kaedah idea persendirian.

JENIS-JENIS RANCANGAN Merujuk kepada poin kelima dalam tajuk Langkah-Langkah Dalam Menyediakan

Rancangan setelah idea di pilih anda haruslah meletakkannya ke dalam rancangan yang ingin di buat. Sesebuah rancangan yang baik haruslah mempunyai

3 bahagian / jenis iaitu

rancangan jangka pendek, jangka sederhana dan juga jangka panjang. Mari kita lihat apa yang dimaksudkan dengan ketiga-tiga bahagian rancangan tersebut: a) Rancangan Jangka Pendek - Rancangan yang boleh dilaksanakan segera. Bukan rancangan muktamad, sekadar rancangan sementara panjang dapat dilaksanakan.

sebelum menantikan rancangan jangka


b) Rancangan Jangka Sederhana - Rancangan yang juga bersifat segera tetapi mengambil sedikit masa untuk dilaksanakan. Ianya tidak wajib dilaksanakan dan bergantung kepada situasi. c) Rancangan Jangka Panjang - Rancangan rapi atau menyeluruh untuk menyelesaikan sesuatu masalah atau untuk mencapai matlamat sesuatu projek. Ianya boleh digunakan untuk tempoh yang lama. Ketua perlu meletakkan sasaran tentang kualiti, kuantiti, tempoh masa dan lain-lain. Menurut Mohd. Hizam Hanafiah (2003) jangkamasa rancangan ini adalah minimum 5 tahun dan ke atas. Kenapa sesebuah rancangan perlu dibahagikan kepada tiga? Ini kerana bukan semua perancangan boleh dilaksanakan dengan segera. Ada yang mengambil masa lama untuk dilaksanakan walaupun sesuatu masalah itu perlu diselesaikan dengan segera. Contohnya, jika kerajaan ingin mendirikan sebuah sekolah kerana terdapat 10,000 orang pelajar yang tidak bersekolah, adakah pelajar ini perlu tercicir selama 3 tahun lagi sementara menunggu sekolah itu siap? Sudah pastinya keadaan ini merugikan negara, betul? Sebagai ketua atau pengurus, anda perlu memikirkan beberapa idea untuk menyelesaikan masalah ini supaya pelajar ini boleh belajar sementara menunggu sekolah siap. Mungkin dengan cara menyewa rumah kedai. Konsep sewaan rumah kedai inilah yang dinamakan rancangan jangka pendek. Oleh itu ketua perlulah memikirkan beberapa idea

bersifat jangka pendek dan

jangka panjang bagi menghasilkan perancangan yang komprehensif untuk memastikan tugasannya berjalan lancar.


Kajian Kes Contohnya, katakan anda bekerja di syarikat perkhidmatan penghantaran barang. Dengan harga minyak yang semakin tinggi sekarang, bos anda meminta anda menyediakan rancangan untuk tujuan penjimatan. Apa yang harus anda lakukan? Anda harus mulakan dengan rancangan jangka pendek dahulu. Jadi kemungkinan rancangan jangka pendek bagi menyelesaikan masalah ini dengan segera adalah dengan menjadualkan semula pergerakan kenderaan supaya syarikat dapat mengurangkan kadar berulang alik ke tempat yang sama. Ini akan menyebabkan kekerapan pergerakan kenderaan akan berkurangan sekaligus menjimatkan minyak. Bagaimana pula dengan rancangan jangka sederhana? Berdasarkan situasi yang sama di atas, selepas anda menjadualkan semula pergerakan kenderaan, pada masa yang sama anda boleh merancang penyelesaian jangka sederhana dengan memohon peruntukan untuk membeli alat penjimat minyak dan memasangnya pada kenderaan. Dengan ini kos bahan api juga akan semakin menurun dengan lebih ketara. Kenapa ianya di kira sebagai rancangan jangka sederhana? Kerana tindakan yang perlu di ambil agak mengambil masa kerana hal-hal yang membabitkan perbelanjaan mungkin memerlukan pertimbangan dari pihak atasan. Dalam menetapkan titik noktah terhadap rancangan penjimatan ini anda perlu berfikir secara menyeluruh agar rancangan penjimatan ini dapat menyelesaikan masalah syarikat sekurang-kurangnya untuk tempoh 2-3 tahun akan datang. Itu dinamakan Rancangan Jangka Panjang. Contohnya, syarikat mungkin boleh membeli kenderaan yang menjimatkan minyak atau menggunakan bahan api NGV pada kenderaan. Hal ini kerana harga bahan api NGV adalah amat murah dan harganya jarang sekali dinaikkan berbanding harga petrol dan diesel yang selalu meningkat.

10 | T I P S M U D A H S E O R A N G K E T U A

BAB 3: PENGORGANISASIAN Setelah bersusah payah memerah idea untuk melaksanakan rancangan yang rapi, anda harus melalui fasa pelaksanaannya. Selepas menyiapkan

sesebuah

rancangan, anda perlu melakukan proses pengorganisasian pula sebagai langkah kedua. Pengorganisasian memerlukan anda

menyenaraikan kerja-kerja yang perlu

dilakukan dan membahagikan kerja-kerja tersebut kepada anak-anak buah anda. Sama seperti perancangan, penyenaraian aktiviti yang tidak lengkap dan agihan kerja yang tidak saksama akan menyebabkan beban kerja tidak sekata dan boleh menyebabkan anak buah anda stress.

LANGKAH-LANGKAH MELAKUKAN PENGORGANISASIAN Berikut adalah panduan untuk anda sebagai ketua dalam melakukan pengorganisasian: 1. Mengenalpasti kehendak tugasan/ masalah. 2. Kenalpasti aktiviti dan tugas yang perlu

dilakukan untuk melaksanakan

rancangan tersebut 3. Mengelaskan aktiviti-aktiviti atau kerja-kerja mengikut sifat dan fungsi yang sepadan. 4. Mengelompokkan kelas aktiviti dalam satu unit 5. Mengagihkan kerja tersebut kepada individu atau sekumpulan pekerja mengikut kemahiran masing-masing. Berbalik kita kepada kajian kes di hujung bab kedua tadi, katakan anda berada di fasa untuk melaksanakan rancangan jangka panjang iaitu memasang tangki NGV. Jadi bagaimanakah anda mahu melakukan pengorganisasian untuk rancangan ini?

T I P S M U D A H S E O R A N G K E T U A | 11

Lihat kembali lima langkah-langkah pengorganisasian yang telah disebutkan di atas, langkah pertama adalah memahami apakah kehendak rancangan yang anda telah gariskan. Dalam rancangan tersebut, anda mahukan pemasangan tangki NGV untuk tujuan penjimatan optimum. Jadi ini adalah intipati langkah pertama anda. Langkah kedua, anda perlu senaraikan aktiviti atau kerja-kerja yang perlu di buat untuk membolehkan pemasangan tangki itu boleh dibuat. Contohnya: 

Menilai spesifikasi pemasangan yang ditawarkan oleh syarikat



Membuat bajet kewangan



Mengenalpasti syarikat yang menawarkan perkhidmatan



Mendapatkan sebutharga dari setiap syarikat



Mengadakan mesyuarat pemilihan



Menyediakan laporan penilaian teknikal perkhidmatan setiap syarikat



Menetapkan spesifikasi tangki yang diingini



Menyediakan laporan penilaian kewangan terhadap setiap syarikat

Seterusnya langkah ketiga, anda harus membahagikan atau mengelaskan aktivitiaktiviti di atas mengikut fungsi yang sepadan atau sama, seperti berikut: a) Kerja Teknikal: 

Menetapkan spesifikasi tangki yang diingini



Menilai spesifikasi pemasangan yang ditawarkan oleh syarikat



Menyediakan laporan penilaian teknikal perkhidmatan setiap syarikat kepada ketua

B) Kerja Kewangan 

Membuat bajet kewangan



Mengenalpasti syarikat yang menawarkan perkhidmatan



Mendapatkan sebutharga dari setiap syarikat



Menyediakan laporan penilaian kewangan terhadap setiap syarikat


Selepas membuat pengelasan, untuk langkah keempat anda harus membuat pengelompokan. Pengelompokan adalah meletakkan kerja-kerja yang dikelaskan ke dalam satu unit. Melihat kepada dua pengelasan yang dilakukan, maka dua unit wajar diwujudkan – Unit Penilaian Teknikal dan Unit Penilaian Kewangan. Dengan wujudnya dua unit tersebut maka anda haruslah menyusun unit tersebut di dalam satu struktur organisasi. Struktur organisasi penting bagi mengenalpasti skop kerja, person in charge, dan sebagainya yang akan memudahkan pergerakan aktiviti pekerja. Menurut Ahmad Atory Hussain (2000), struktur organisasi merupakan satu bingkai susunan dan hubungan yang tahan lasak dan dipatuhi secara formal. Harus diingatkan anda harus melantik orang yang akan menggerakkan unit-unit tersebut. Pastikan mereka yang di lantik mempunyai kepakaran dan kemahiran supaya mereka dapat menyempurnakan tugas dengan baik. Berikut adalah antara struktur program yang selalu digunapakai 1. Struktur Mudah. 2. Struktur Fungsian.

KETUA Struktur Mudah PEKERJA

PENGARAH

Struktur Fungsian KETUA UNIT 1

KETUA UNIT 2


BAB 4 : KEPIMPINAN Jika anda meneliti semula perbincangan berkenaan perancangan dan juga pengorganisasian, kedua-dua fasa berkenaan hanya berkisar kepada ketua itu sendiri tanpa begitu melibatkan orang lain. Jika anda berasa pening atau sukar, ianya hanya melibatkan anda sendiri, bukan dari orang lain. Namun di peringkat seterusnya, anda perlukan sekumpulan manusia yang lain kerana anda tidak mampu menjayakan rancangan anda berseorangan. Untuk itu, anda harus mempunyai persiapan yang lebih tinggi dari segi mental dan fizikal kerana anda akan menguruskan sekumpulan manusia yang mempunyai pelbagai kerenah. Mereka inilah yang akan menentukan jatuh bangun rancangan yang anda gariskan sebelum ini. Tugas anak buah adalah mengikut telunjuk ketuanya. Jika ketua gagal dalam menangani pelbagai ragam anak buah, maka timbullah situasi ketua mengikut telunjuk anak buah. Pelik bukan? Apa yang akan terjadi kepada organisasi anda jika perkara itu berlaku? Dalam kekalutan untuk memastikan pekerja-pekerja yang mempunyai ragam ini melakukan kerja, maka muncullah apa yang dikatakan konsep KEPIMPINAN. Kepimpinan bermaksud strategi-strategi yang digunakan oleh pemimpin untuk mempengaruhi orang lain bagi melakukan perkara yang diingininya. Jesteru itu terdapat 4 perkara yang perlu dikuasai bagi menjadikan anda seorang pemimpin yang berkesan kepada pekerja anda. 4 perkara tersebut ialah: a. Jenis-jenis Kepimpinan. b. Ciri-ciri Ketua Dihormati dan Berkarisma. c. Teknik Memotivasikan Pekerja. d. Teknik Mengendalikan Konflik.


A. JENIS-JENIS KEPIMPINAN Setiap daripada kita mempunyai gelagat yang berbeza. Begitu juga seorang ketua. Lain ketua lain pendekatannya dalam memimpin. Terdapat berbagai-bagai gaya kepimpinan yang ada. KESILAPAN besar yang dilakukan oleh kebanyakan ketua adalah ketika mereka cenderung untuk menggunakan satu jenis gaya kepimpinan sahaja dalam semua situasi. Ini kerana terdapat berbagai-bagai jenis situasi yang berlaku ditempat kerja. Ada ketika anda perlu bersikap mesra, profesional dan sebagainya. Begitu juga dengan pendekatan kepimpinan. Bayangkan jika anda menggunakan pendekatan autokratik atau terlalu tegas ketika merancang aktiviti Hari Keluarga, adakah para pekerja anda akan merasa selesa dan bersemangat untuk menghadiri program tersebut? Sudah pastinya tidak. Oleh itu anda sebagai ketua harus mengetahui dan mengenali jenis-jenis atau gaya kepimpinan yang ada supaya anda dapat menggunakan gaya-gaya yang sesuai dengan situasi kerja anda. Antaranya gaya yang selalu digunakan ialah: 1. Gaya Kepimpinan Autokratik. 2. Gaya Kepimpinan Demokrasi. 3. Gaya Kepimpinan Laissez-faire. Gaya Kepimpinan Autokratik Kepimpinan autokratik ini membolehkan ketua mempunyai sifat mutlak dalam membuat keputusan. Penglibatan pekerja dalam membuat keputusan dan kadar toleransi adalah sangat minimum. Biasanya kepimpinan jenis ini sesuai jika keadaan kerja memerlukan setiap arahan perlu diikuti sepenuhnya, jika tidak ianya akan menjejaskan perjalanan organisasi. Selalunya kepimpinan jenis ini digunakan di dalam keadaan kerja yang memerlukan disiplin yang tinggi dan tahap persediaan


yang rapi. Contohnya, bidang ketenteraan, pasukan keselamatan dan bahagian keselamatan pekerjaan. Gaya Kepimpinan Demokrasi Gaya kepimpinan seperti ini adalah antara gaya yang paling banyak digunakan. Pemimpin atau ketua yang menggunakan corak ini banyak melibatkan anak buah dalam membuat keputusan di tempat kerja. Kadar toleransi yang ada juga tinggi. Walaupun ketua perlu bersikap terbuka dalam menerima pelbagai cadangan, namun keputusan muktamad tetap di tangan ketua. Selalunya gaya ini sesuai dilaksanakan bagi menggalakkan lagi kreativiti dan inovasi supaya dapat menghasilkan keputusan terbaik untuk unit atau organisasi anda. Gaya Kepimpinan Laissez-faire Gaya kepimpinan ini memberikan kuasa yang luas kepada pekerja bawahan untuk membuat keputusan penting organisasi. Penglibatan anak buah dan toleransi dalam pembuatan keputusan amat tinggi. Ketua hanya menjalankan peranan yang minimum sebagai pemudahcara sahaja. Gaya ini sesuai dalam keadaan kerja yang kritikal dan pakar bahagian tertentu sahaja yang boleh buat keputusan manakala kemahiran ketua pula sangat terhad. Contohnya dalam perubatan, pengarah hospital terpaksa menyerahkan kepada anak buahnya yang pakar dalam penularan wabak yang jarang ditemui untuk membuat keputusan bagi menanganinya. Jadi anda harus mengenali jenis-jenis situasi kerja yang ada di tempat kerja anda. Gunakan gaya yang sesuai dengan setiap situasi tersebut. Adalah bagus untuk menggunakan satu gaya sahaja namun tidak salah untuk gunakan cara yang berbeza berdasarkan situasi yang ada jika perlu.


B. BAGAIMANA MENJADI PEMIMPIN YANG DIHORMATI? Anda telah mengetahui cara pimpinan yang sesuai untuk dipraktikkan mengikut situasi tertentu. Namun ia masih belum cukup untuk menjadikan diri anda ketua yang dihormati. Contohnya, dalam isu keselamatan ditempat kerja, anda perlu mempraktikkan gaya Autokratik supaya semua pekerja akan ambil serius terhadap soal keselamatan. Namun pendirian yang tidak konsisten kerana ingin memuaskan hati anak buah yang merungut, akhirnya keselamatan mereka semua terancam. Adakah anda akan dihormati? Sudah pasti tidak. Oleh itu setiap gaya kepimpinan yang anda gunakan seharusnya di sokong dengan 6 sifat-sifat dalam diri anda supaya anda boleh menjadi pemimpin yang bukan sahaja tahu memimpin malah dihormati oleh pekerja anda. 6 sifat-sifat dalaman tersebut ialah:  Kompetensi  Kebijaksanaan  Konsisten  Berintegriti  Bersifat terbuka  Setia


1. Kompetensi

Kompetensi dikaitkan dengan kemahiran yang berkaitan dengan unit, jabatan atau organisasi yang anda ketuai. Jika

kepakaran yang anda miliki mampu

menyelesaikan masalah anak buah anda sudah pasti anda akan dikagumi oleh mereka. Lebih banyak kemahiran yang anda ada lebih tinggi penghormatan yang anda dapat. Kepakaran juga akan membantu membuat keputusan dan perancangan yang realistik untuk unit anda. contohnya bahagian masakan perlulah diketuai oleh seorang chef kerana chef adalah pakar dalam bidang masakan.

2. Kebijaksanaan

Kebijaksanaan pula adalah keupayaan anda menyelesaikan sesuatu masalah dengan betul dan menjadikannya lebih mudah untuk semua. Contohnya pada zaman Nabi Muhammad s.a.w, ketua-ketua kabilah berebut-rebut untuk meletakkan batu Hajaratul Aswad ke tempat asalnya kerana merasakan masing-masing berhak untuk

melakukan

tugas

tersebut.

Oleh

itu

baginda

telah

mencadangkan

penyelesaian dengan meletakkan batu tersebut di atas sehelai kain. Selepas itu para ketua kabilah pula ditugaskan untuk memegang bucu kain dan mengangkatnya bersama-sama ke tempat yang sepatutnya. Kebijaksanaan Rasulullah ini telah menyebabkan baginda di gelar AL AMIN. Setiap masalah mempunyai cabaran yang berbeza, oleh itu keupayaan ketua menyelesaikan masalah anak buah dengabn bijak akan menyebabkan mereka akan lebih menghormati anda. Kebijaksanaan biasanya diperolehi melalui pengalaman. Lagi banyak pengalaman lagi tinggi kebijaksanaan anda.


3. Konsisten Konsisten bermaksud seorang yang istiqamah atau berpendirian tetap. Jika anda mempunyai prinsip mementingkan masa, maka anda perlu istiqamah dan konsisten dengannya. Bersikap istiqamah terhadap perkara yang benar mungkin pada permulaanya tidak disenangi oleh anak buah. Namun lama-kelamaan setelah mereka mula melihat kesan positif dari sikap tersebut mereka akan mula memberikan kepercayaan kepada anda. Manakala pendirian yang berubah-ubah hanya kerana ingin memuaskan hati anak buah akan menyebabkan masalah baru timbul kepada mereka pada masa akan datang. Lama-kelamaan keberkesanan anda sebagai pemimpin tetap akan dipersoalkan oleh mereka.

4. Berintegriti

Integriti dimaksudkan sebagai amanah dan jujur. Samada di sektor awam atau swasta, sikap jujur dan amanah ini adalah penting kerana manusia hanya akan menghormati dan mempercayai mereka yang mempunyai sikap ini. Ketua yang amanah dan jujur akan sentiasa mengelakkan dari melakukan penyelewengan dan sentiasa mematuhi undang-undang organisasi. Jika peraturan itu dianggap menyusahkan, anda akan menggunakan platform yang betul untuk mengubahnya. Tanpa sikap ini, penindasan akan berlaku secara langsung dan tidak langsung dikalangan pekerja dalam organisasi anda. Bapa borek anak rintik. Begitu juga dengan ketua dan pengikut. Ketua yang menunjukkan contoh yang baik akan dihormati dan diikuti oleh pengikutnya.


5. Bersifat Terbuka Sama seperti orang lain, ketua adalah manusia yang tidak sempurna. Tidak kira gaya kepimpinan apa yang dipraktikan, seseorang ketua tidak akan sentiasa betul dalam pendekatan yang digunakan. Anda perlukan pendapat yang berbeza, kritikan yang membina dalam membuat pertimbangan terhadap sesuatu perkara. Pendapat dan kritikan inilah yang akan mendorong seseorang ketua untuk berfikir dari sisi yang berbeza sekaligus dapat membuat keputusan yang lebih tepat. Selain itu sikap terbuka dalam berkongsi pendapat dan ilmu juga membantu memberikan nilai tambah terhadap kepimpinan anda. 6. Setia Kesetiaan dalam konteks kepimpinan bermaksud di mana kesediaan ketua untuk melindungi dan menjaga kebajikan pekerja-pekerjanya. Politik pejabat pasti akan berlaku di mana-mana tempat kerja. Kesan buruk politik pejabat mampu membuatkan pekerja berasa di tindas dan sebagainya. Disinilah wujudnya harapan terhadap ketua untuk melindungi dan mempertahankan pekerjanya dari kesan buruk politik pejabat. Kegagalannya berbuat demikian akan mengurangkan rasa hormat mereka terhadap ketua.

C. TEKNIK MEMOTIVASIKAN PEKERJA Motivasi adalah satu set yang mengandungi cara-cara atau pendekatan tertentu untuk mendorong seseorang atau sekelompok manusia untuk melakukan sesuatu. Dalam erti kata lain, motivasi adalah MENDORONG. KENAPA PEKERJA PERLUKAN MOTIVASI? Kenapa perlu memotivasi? Ini kerana para pekerja kita mempunyai pelbagai ragam yang boleh menjejaskan produktiviti kerja yang kita harapkan dari mereka. Oleh itu


anda perlu menggunakan taktik tertentu untuk mendorong atau memotivasikan mereka supaya

mereka berada di landasan yang betul. Ianya juga akan

meningkatkan keberkesanan kepimpinan anda. Berikut adalah kepentingan memotivasikan pekerja: 1. Memuaskan hati dan meningkatkan semangat bekerja pekerja. 2. Melancarkan aktiviti pekerjaan. 3. Meningkatkan prestasi unit atau organisasi dalam jangka panjang. 4. Memastikan produktiviti pekerja sentiasa konsisten KAEDAH MEMOTIVASIKAN PEKERJA Terdapat banyak teknik yang dicipta oleh tokoh motivasi dunia. Antaranya ialah: 1. Teori Keperluan Maslow. 2. Teori Pengukuhan Gelagat.

Teori Maslow Pakar motivasi terkenal iaitu Maslow menyarankan agar para pemimpin memenuhi 5 keperluan utama pekerja bagi memastikan mereka sentiasa komited dalam kerja. Berikut adalah 5 keperluan tersebut mengikut keutamaan: a. Fisiologi - Anda harus menyediakan keperluan paling asas dalam pekerjaan iaitu memberikan gaji yang setimpal. Mohd. Hizam Hanafiah, et al (2003). Ini kerana tujuan utama pekerja adalah untuk mendapatkan gaji

bagi

menampung kehidupan. Tanpa gaji setimpal dan tempoh bayaran yang tidak tetap akan menyebabkan mereka tertekan dan tidak bersemangat untuk bekerja. b. Keselamatan - Anda harus menyediakan persekitaran kerja yang selamat dan tidak membangkitkan rasa terancam. Fokus pekerja akan meningkat jika


mereka tidak berasa terancam dengan faktor sekitar seperti kemungkinan untuk diberhentikan dan juga tahap keselamatan di tempat kerja. c. Sosial - Persekitaran sosial yang sihat bermaksud hubungan sihat antara sesama pekerja ataupun majikan. Suasana mesra, muhibbah dan saling bekerjasama akan memberikan suasana kerja yang selesa dan bebas tekanan. Prinsip kerja berpasukan sangat bersesuaian dengan konsep ini. d. Penghargaan Diri - Ianya berkaitan dengan insentif yang disediakan oleh pemimpin atau organisasi bagi menghargai sumbangan pekerja. Insentif berbentuk tunai, anugerah, pakej pelancongan dan sebagainya boleh menjadi pendorong untuk melakukan kerja yang lebih baik. e. Kesempurnaan Diri - Ada di antara golongan pekerja yang cenderung untuk menggalas tanggungjawab yang lebih besar sebagai kepuasan dirinya. Oleh itu organsasi perlu menyediakan peluang kepada mereka untuk menyumbang kepada organisasi dengan lebih banyak seperti peluang kenaikan pangkat, berkongsi pendapat dan sebagainya. Jika kelima-lima faktor ini dipenuhi dengan baik maka organisasi dan anda sebagai ketua tidak akan berdepan dengan masalah besar untuk mendapatkan hasil yang baik dari para pekerja anda.

Teori Pengukuhan Gelagat Berbanding dengan Maslow, Skinner pula mencipta 4 teknik untuk mendorong atau memotivasikan pekerja di dalam Teori Pengukuhan Gelagat yang diciptanya. 4 teknik tersebut ialah: a. Pengukuhan Positif b. Pembelajaran Pengelakan c. Hukuman d. Penghapusan


a. Pengukuhan Positif - Menurut Skinner, pekerja akan menjadi lebih komited jika mendapat respon positif dari ketua mereka atas prestasi kerja yang baik. Insentif iaitu cara kita mengiktiraf dan memberikan ganjaran berdasarkan prestasi kerja

ialah alat berkuasa. Micheal Ramundo , et al (2003). Maklumbalas positif seperti memberi pujian, penghargaan, kenaikan pangkat, dan sebagainya akan menyebabkan mereka rasa dihargai dan semangat bekerja akan meningkat. b. Pembelajaran Pengelakan - Ketua adalah disarankan untuk memberikan kritikan kepada pekerja yang tidak menunjukkan prestasi yang diinginkan. Menurut kajian Skinner, kritikan yang diberikan akan membuatkan pekerja lebih berhati-hati dalam melakukan kerja dan mengurangkan kesilapan. c. Hukuman - Teknik ketiga ini mencadangkan agar ketua mengenakan hukuman yang lebih keras jika tingkah laku negatif pekerja berterusan. Contohnya menurunkan pangkat, pemberhentian kerja, pemotongan gaji, dan sebagainya. Namun kaedah ini selalunya mengundang kontroversi kerana di lihat terlalu tegas. d. Penghapusan – Teknik ini pula menyarankan agar ketua membiarkan sahaja tingkah laku negatif pekerja dan tidak memberikan apa-apa insentif kepada mereka. Skinner berpendapat lama kelamaan tingkah laku mereka akan lebih positif selepas menyedari tindak tanduk tersebut tidak memberikan kebaikan kepada mereka.

Kesimpulannya, Maslow dan Skinner mempunyai pendapat yang berbeza tentang cara untuk mendorong atau memotivasikan pekerja. Namun begitu anda boleh menggunakan mana-mana teknik yang dirasakan sesuai dengan persekitaran kerja anda ataupun anda boleh menggabungkan kedua-dua teknik ini bagi memberikan hasil yang lebih berkesan.


D. TEKNIK MENANGANI KONFLIK DI TEMPAT KERJA Di dalam soal kepimpinan, selain dari mempraktikkan gaya kepimpinan dan menguasai teknik memotivasikan pekerja, salah satu kemahiran yang penting untuk dikuasai oleh anda ialah kemahiran mengendalikan konflik. Menurut Stephen P. Robbins (2000), konflik adalah proses satu pihak merasakan pihak lain telah menyebabkan kesan kepada sesuatu yang pertama pentingkan atau dengan kata lain ia bermaksud ketegangan hubungan antara dua atau lebih pihak yang bertentangan. Konflik adalah sesuatu yang tidak boleh dielakkan oleh mana-mana organisasi. Pendek kata, ianya adalah lumrah. Kegagalan anda sebagai ketua dalam mengendalikan konflik akan menyebabkan produktiviti unit / jabatan / organisasi anda yang diketahui akan terjejas teruk. Keberkesanan kepimpinan anda juga akan dipersoalkan. PUNCA BERLAKUNYA KONFLIK Berikut merupakan punca berlakunya konflik: a. Pengorganisasian Tidak Dinamik - Struktur organisasi dan agihan kuasa yang tidak relevan dengan persekitaran kerja boleh menyumbang kepada konflik hasil daripada bebanan kerja yang tinggi dan tidak setimpal. b. Perancangan Tidak Komprehensif - Merujuk kepada perancangan yang kurang teliti dan tidak lengkap sehingga menyebabkan proses kerja akan sering berubah-ubah. Ketidaktentuan kerja ini akan menyebabkan hubungan pekerja dan majikan akan terjejas kerana ketidakpuasan hati mereka yang menerima tempiasnya. c.

Kepimpinan Lemah - Pemimpin yang tidak bijak mengendalikan situasi, takut berdepan dengan masalah, dan enggan membuat keputusan yang berat akan menyebabkan sesuatu masalah tidak dapat diselesaikan.


Semakin lama dibiarkan semakin teruk masalah dan semakin parah konflik yang akan berlaku. d. Sukar Menerima Perubahan - Pekerja sudah terbiasa berada dalam zon selesa dan enggan menerima perubahan yang di buat oleh pengurusan akan menyebabkan mereka cenderung untuk memberontak dan mengelak dari melakukan kerja.Ketegangan akan semakin parah apabila hal ini akan menyusahkan kelompok pekerja lain yang terpaksa menanggung kerja yang dilepaskan. e. Tidak Memahami Skop Kerja - Kegagalan pemimpin memastikan pekerjanya memahami skop kerja akan menyebabkan masalah tuding-menuding berlaku sesama pekerja tentang sesuatu isu pekerjaan seperti siapa yang bertanggungjawab dan sebagainya.. f. Budaya Negatif - Selalunya budaya negatif ini telah ada dalam diri pekerja sejak sebelum memasuki alam pekerjaan atau dipengaruhi oleh rakan sekerja yang lain. Budaya seperti malas, suka bergosip, lepas tangan, prasangka, tikam belakang, penting diri dan sebagainya akan mewujudkan suasana yang tidak harmoni kerana persengketaan yang berlaku. TANDA-TANDA AWAL KONFLIK Anda sebagai ketua harus sentiasa peka dengan tanda-tanda konflik yang berikut. Kegagalan anda mengesannya dengan lebih awal akan menyebabkan anda perlu memikirkan jalan penyelesaian yang lebih sukar. a. Nada suara dan gurauan melampau sesama pekerja. b. Kekerapan tidak hadir yang tinggi. c. Usaha pemulauan dan sabotaj. d. Saling menuding jari antara 2 pihak atau lebih. e. Wujud sikap tidak percaya antara satu sama lain. f. Mengelak dari melakukan kerja berkumpulan.


g. Amalan berpuak-puak. h. Penindasan terhadap pekerja / rakan sekerja. BAGAIMANAKAH MENGATASI KONFLIK? Jika anda dapat mengesan tanda-tanda berikut di dalam organisasi anda, maka anda harus bertindak sesegera mungkin untuk mengatasinya. Terdapat 2 pilihan yang ada iaitu: a. Langkah Mencegah. b. Langkah Mengatasi.

Langkah Mencegah Umum menerima bahawa langkah mencegah adalah lebih baik dari mengubati. Ianya boleh dilakukan sebelum berlakunya konflik: a. Penerapan budaya positif - tidak menikam belakang, bertanggungjawab, semangat berpasukan, profesional dan sebagainya. b. Sikap berterus terang - setiap ahli perlu disemaikan sikap berterus terang dan memberi kritikan membina supaya masalah tidak diperap terlalu lama. Teguran dan kritikan boleh dibuat secara peribadi atau berkumpulan. c. Semai sikap terbuka dalam diri majikan dan pekerja terhadap teguran dan cadangan yang di buat. d. Wujudkan lebih banyak ruang untuk berkongsi cadangan dan idea e. Konsisten tehadap prosedur/ undang-undang - semua prosedur kerja perlu dipatuhi bagi meningkatkan rasa bertanggungjawab dan jguga meningkatkan disiplin pekerja. f. Mengambil tindakan segera jika terdapat potensi konflik g. Melayan pekerja dengan adil dan saksama h. Mewujudkan suasana yang harmoni dan selesa.


Langkah Mengatasi a. Semak semula perancangan awal, pengorganisasian dan pendekatan kepimpinan - kemungkinan besar masalah dan konflik terjadi kerana wujudnya masalah dalam ketiga-tiga perkara di atas. b. Bersemuka - pendekatan ini akan memberikan signal kepada pihak berkenaan mengenai komitmen pihak pengurusan terhadap keperluan mewujudkan situasi kerja yang baik. Ini akan memberi pengajaran kepada pihak lain tentang pentingnya mewujudkan situasi kerja yang lebih harmoni. c. Kaedah Win Win Situation - kaedah ini merupakan penyelesaian jalan tengah yang memberikan lebih kepuasan kepada kedua-dua belah pihak. Ini juga mengelakkan tanggapan bahawa majikan tidak adil. d. Menyelesaikan masalah mengikut peraturan sedia ada bagi memberikan mesej jelas kepada pekerja tentang kewujudan peraturan yang perlu mereka patuhi. e. Mengadakan program ramah mesra seperti aktiviti pot luck, team building dan program kerohanian.


BAB 5 : KAWALAN Mohd Hizam Hanafiah et al (2003) menyatakan kawalan adalah langkah terakhir dalam pengurusan selepas perancangan, pengorganisasian dan kepimpinan. Tetapi mengapakah kawalan diperlukan? Kawalan diperlukan untuk memastikan segala langkah-langkah perancangan, pengorganisasian dan kepimpinan yang dibuat memberikan hasil yang diharapkan kepada unit atau organisasi anda. Jika kawalan tidak dilakukan, maka anda tidak akan dapat mengesan sebarang potensi wujudnya masalah yang akan menjejaskan produktiviti di tempat kerja anda dengan lebih awal. Langkah kawalan boleh dilakukan dengan pemantauan ataupun pengauditan. Pemantauan boleh dilakukan dengan menyemak semula prosedur, takwim atau senarai kerja yang perlu dilakukan oleh pekerja anda. Adakah senarai kerja, prosedur dan takwim tersebut dipatuhi atau tidak. JENIS JENIS KAWALAN Selain dari kawalan dan pemantauan berterusan dari ketua, terdapat

2 kaedah

utama untuk melakukan pemantauan yang dijalankan secara berkala. 2 kaedah tersebut ialah: a. Kawalan Dalaman / Audit Dalaman Kawalan dalaman ini selalunya dilakukan oleh auditor yang terdiri oleh pekerja dalaman yang dilantik oleh organisasi.Menurut Fred R David, et al. (2003) pengurus dan wakil pekerja perlu dilibatkan dalam menentukan kekuatan dan kelemahan sesebuah syarikat. b. Kawalan Luaran / Audit Luaran Kawalan ini dilakukan oleh auditor luar yang dilantik oleh organisasi untuk membentangkan laporan secara telus kepada pihak pengurusan organisasi.


LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT KAWALAN: Kebiasaannya dalam melakukan kaedah kawalan ini, terdapat 6 langkah yang di ambil: a. Pihak pengurusan menetapkan KPI bagi setiap skop kerja. b. Auditor mendapatkan data hasil kerja sebenar seperti laporan dan sebagainya. c. Auditor membandingkan KPI dengan hasil kerja sebenar / prestasi. d. Auditor akan membentangkan hasil audit kepada pihak pengurusan e. Pihak pengurusan akan membuat tindakan pembetulan jika prestasi tidak mencapai KPI yang diperlukan. f. Ulang semula langkah di (a).


Bibliografi Ahmad Atory Hussain. (2002). Pengurusan Organisasi. Utusan Publication & Distributors.Kuala Lumpur. Fred R. David, et al. (2003). Pengurusan Strategik Konsep dan Kes. Prentice Hall. Selangor, Malaysia Micheal Ramundo, et al. (2002). Panduan Berguna Kepada Memotivasi Manusia. Prentice Hall. Selangor, Malaysia. Mohd. Hizam Hanafiah, et al. (2003). Pengurusan Organisasi. Edisi Kedua. Mc Graw Hill. Selangor, Malaysia. Stephen P. Robbins. (2000). Gelagat Organisasi. Edisi Kelapan. Prentice Hall. Selangor, Malaysia. .


Penulis merupakan seorang graduan dari Universiti Utara Malaysia dan menamatkan pengajian dalam bidang Ijazah Pentadbiran Perniagaan dengan Kepujian pada tahun 2008. Berkhidmat di Kolej Komuniti Paya Besar selama 5 tahun dan mula membabitkan diri dalam pelbagai program. Buku ini di tulis bagi memberikan kefahaman asas kepada semua peringkat pekerjaan tentang perkara asas dalam membuat kerja-kerja pengurusan. Ini bagi membolehkan mereka memulakan tugas dengan langkah yang betul walaupun dengan pengalaman yang terhad. Buku ini sesuai untuk di baca oleh semua peringkat pekerjaan kerana dengan kandungannya dipermudahkan agar lebih ‘ringan’ dan mudah difahami berbanding rujukan akademik di peringkat universiti.

MUHAMMAD AFZHAL BIN ABDUL WAHAB KOLEJ KOMUNITI PAYA BESAR

Recommend Documents