MS Exchange a MS Outlook Břetislav Regner PROJEKT financovaný z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost ZVYŠOVÁNÍ IT GRAMOTNOSTI ZAMĚSTNANCŮ VYBRANÝCH FAKULT MU Registrační číslo: CZ.1.07/2.2.00/15.0224
Mail klient a mail server • Poštovní klient (Thunderbird, Outlook Express, The Bat, Eudora…) – Umí přijímat, odesílat a organizovat poštu
• Mail server – Komunikuje s poštovním klientem, v určitém uchovává příchozí (případně i odchozí) poštu – Poštu (obvykle) zpřístupňuje i přes webové rozhraní
MS Outlook • Outlook – Mail klient – Kontakty – Kalendář – Úkoly – Poznámky – SMS
• Personal Information Manager (PIM) nebo také groupware klient
MS Exchange • Mail server • Zároveň ukládá všechny ostatní informace z MS Outlook – Outlook není třeba zálohovat (jsou v něm jen kopie dat ze serveru)
• Umožňuje sdílení různých informací (proto „groupware“)
MS Exchange + Outlook + OWA • Veškerá údaje (maily doručené i odeslané, kontakty, úkoly, události) jsou uloženy na serveru • Jsou k dispozici na libovolném počtu počítačů s Outlookem • Zároveň jsou k dispozici přes komfortní webové rozhraní (Outlook Web App) blízce simulující plný Outlook • Synchronizace s mobilními zařízeními („chytré“ mobilní telefony)
Začínáme • Jak vypadá Outlook – Obsah pracovního okna • • • •
Pás karet Navigační podokno Podokno čtení Panel úkolů
• Jak vypadá OWA – Velmi podobná – 95% funkcionality plného Outlooku
Zobrazení pošty • • • • •
Výchozí Navigační panel s přehledem složek Seznam mailů vlevo od obsahu mailů Náhledy příloh přímo v Outlooku Včetně zobrazení panelu úloh
Zobrazení kalendáře • Navigační panel – Plánovací kalendář – Seznam dostupných kalendářů
• Podokno čtení – Možnost volby rozsahu zobrazení – Možnost zobrazení více kalendářů – Zároveň zobrazení úkolů (pod kalendářem)
Zobrazení kontaktů • Navigační podokno – Seznam složek kontaktů
• Podokno čtení – Seznam kontaktů
Zobrazení úkolů • Navigační podokno – Seznam složek úkolů
• Podokno čtení – Seznam úkolů v zadané složce – Podrobnosti k vybranému úkolu
• Podokno úloh – Zobrazeno
Zobrazení poznámek • Navigační podokno – Seznam složek poznámek
• Podokno čtení – Seznam kontaktů
Práce s Outlookem - pošta • Pošta – Vytváření složek, přesun zpráv – Oblíbené položky – Vyhledávání – Vytvoření nové zprávy – Zadání adresy, výběr z adresáře, kontaktů – Zobrazení pole skrytá – Formátování textu (ne RTF!)
Práce s Outlookem - pošta • Sdílení složek – Je možné, ale (mírně) komplikovanější než u ostatních typů
• Nastavení zprávy o nepřítomnosti – Soubor – Informace – Automatické odpovědi – Možno nastavit i z OWA (Možnosti – Nastavit automatické odpovědi)
Práce s Outlookem - kalendář • Přidávání událostí – Běžné – Opakované – Celodenní
Práce s Outlookem - kalendář • Plánování schůzek – Důvod schůzky – Účastníci (včetně „zdrojů“) – Místo konání – Koordinace – Pomocník pro plánování – Odeslat, nechat si potvrdit – Možnost změny/zrušení
Práce s Outlookem - kalendář • Vytváření dalších kalendářů – V navigačním podokně, pravým tlačítkem na existující kalendář, „Nový kalendář“ – Zobrazení vedle sebe/přes sebe
• Sdílení kalendářů – Pravým tlačítkem na kalendář, Sdílet – Sdílet kalendář – Vyberte komu a úroveň sdílení
Kontakty • Vložení kontaktu • Vyhledání kontaktu • Typ zobrazení kontaktů
Úkoly • Zadání nového úkolu – S datem – Bez data
• Přiřazení úkolu
Delegování správy • Je možné delegovat práci se schránkou na jiného uživatele – Typicky – vedoucí deleguje správu asistentce – Umožňuje vytvářet položky jménem delegující osoby
Jak dál? • Na http://cit.ukb.muni.cz/kurzy/ budou návody, videa • Budou k dispozici školení na počítačích
Nastavení Outlooku • Přihlašovací jméno a heslo dostanete od správce (uč
[email protected], sekundární heslo do IS – je v řešení) • V práci vám Outlook nastaví technici
Nastavení Outlooku • Doma – při prvním spuštění se zobrazí okno pro vytvoření nového profilu. Zadejte své jméno („civilně“), dále poskytnuté přihlašovací jméno a heslo. Klepněte na Další. Všechna nastavení by se pak měla provést sama.
OWA • Pokud nemáte k dispozici Outlook (internetová kavárna…) • Internet Explorer 7, Mozilla Firefox 3.0.1, Safari 3.1, Chrome 3.0.195.27 • Zadejte adresu office365.cz • Vpravo nahoře na stránce klepněte na Přihlásit
OWA • Zadejte své id (uč
[email protected]) • Zadejte heslo • Klepněte na Přihlásit • Při prvním přihlášení potvrďte časové pásmo • Klepněte na Outlook
Nastavení OWA • Přes webové rozhraní, vpravo nahoře, možnosti – Zobrazit všechny možnosti
• Mnohá nastavení se projeví i v Outlooku
Nastavení OWA • • • • • • • • •
Základní informace o účtu Informace pro připojení z jiných klientů Přeposílání mailů Automatické odpovědi Oznámení o doručení Vytváření skupin a členství Způsob zobrazení Informace o připojených chytrých telefonech Základní nastavení spamfiltru
