MS Outlook konektor do datové schránky

AutoCont CZ a.s.

MS Outlook konektor do datové schránky Návod k použití

29. 1. 2010 Verze 2.0 (doplněné informace a změny v manuálu jsou zvýrazněny žlutě)

Návod k použití MS Outlook konektor do datové schránky

1 ÚVOD O doplňku: Doplněk „MS Outlook konektor pro datové schránky“ umožňuje přistupovat do systému „Datových schránek“ z MS Outlook klienta a umožňuje provádět základní funkce pro přijímání zpráv z „Datových schránek“ a zasílání zpráv do „Datových schránek“. Najednou se lze připojit pouze k jedné datové schránce. K více datových schránkám lze se připojit postupně (viz kapitola 4 Přednastavení přihlašovacích údajů) Doplněk zatím nepodporuje přihlašování pomocí certifikátu! K dispozici jsou tyto verze MS Outlook konektoru: 1. MS Outlook konektor - Základní verze a. Základní verze je ZDARMA b. Umožní připojení do datové schránky a přijímat/odesílat zprávy datové schránky. c. Zprávy jsou uloženy pouze ve složkách „Doručená pošta“ a „Odeslaná pošta“. 2. MS Outlook konektor - Rozšířená verze STANDARD a. Rozšířená verze je za poplatek b. Je vytvořena nová složka „Datové schránky – Archiv“ s 2 složkami pro doručené zprávy a pro odeslané zprávy datové schránky.

c. Výhodou verze STANDARD je, že umožňuje pracovat s obsahem v oddělených složkách MS Outlook. Lze tak velmi jednoduše a transparentně nastavit archivaci a zálohování, filtrování i třídění zpráv. d. Navíc v těchto složkách lze zobrazit pole ve sloupcích, které nelze standardně zobrazit v jiných ručně vytvořených složkách (např. „Doručeno do dat.schránky“ , „Odesláno do dat.schránky“, „Do vlastních rukou“ apod.) Tento návod k použití popisuje funkce všech dostupných verzí. Některé funkce jsou dostupné pouze pro rozšířenou verzi STANDARD (je uvedeno formou upozornění). Pro verzi STANDARD je uvedena samostatná kapitola na konci manuálu. Rozšířenou verzi lze objednat na obchodní lince (tel.: 596 152 222, e-mail: [email protected] ). Doplněk je podporován těmito operačními systémy: MS Windows 7 MS Windows Vista MS Windows XP Doplněk lze nainstalovat na tyto MS Outlook klienty: MS Outlook 2007 MS Outlook 2003 Není podporována režim serveru Exchange s mezipamětí. Režim serveru Exchange s mezipamětí může způsobit chyby při synchronizaci zpráv z datové schránky na server nebo smazání zprávy datové schránky v složce Doručená pošta. Pokud takový problém se objeví, tak vypněte v MS Outlook režim serveru Exchange s mezipamětí (viz kapitola 9 – řešení technických problémů).

2


2 INSTALACE DOPLŇKU Co je potřeba udělat před instalací doplňku: • Ověřte si, zda máte nainstalované poslední aktualizace pro MS Office. Minimální doporučené aktualizace pro Outlook2003/2007 jsou Office 2003 Service Pack 3 a Office 2007 Service Pack 2 • Je potřeba mít nainstalován Microsoft .NET Framework 3.5 + aktualizace (info v kapitole 9 – Řešení technických problémů) • Je potřeba mít nainstalované certifikáty „Certifikační autority PostSignum“ (certifikát České pošty). Informace jsou na http://www.datoveschranky.info/clanek/301/ . Certifikáty jsou k dispozici ke stažení na http://vca.postsignum.cz/www/authorities.php (je nutné stáhnout a nainstalovat dle postupu certifikát kořenové certifikační autority a podřízené certifikační autority.(Postup instalace certifikátů v kapitole 9) • Před instalací konektoru je nutné ukončit aplikaci MS Outlook. • Po instalaci konektoru, když prvně spustíte MS Outlook, budete potřebovat licenční kód. Proto si, prosím, uložte licenční kód z emailové zprávy před samotnou instalací. Pozn.: Pokud instalujete novou aktualizaci verze, tak je potřeba původní verzi odinstalovat (postup odinstalace v kapitole 7). Taktéž pokud instalujete jiný typ MS Outlook konektoru, tak původní verzi odinstalujte (např. máte typ verze ZDARMA a chcete instalovat typ verze STANDARD). Instalace Soubory stažené z Internetu rozbalte do adresáře v PC. Pro spuštění instalace doplňku je třeba poklikat na soubor setup.exe.

Po spuštění instalátoru se zobrazí následující dialog:

Pro pokračování klikněte na tlačítko „Next >“. Pro rozšířenou verzi STANDARD: V případě rozšířené verze je postup instalace stejný, zobrazují se stejná dialogová okna, pouze v nadpisech je uvedeno, že je to verze STANDARD (viz ukázka níže). Proto v dalším postupu instalace v manuálu jsou pouze zobrazeny ukázky oken z instalace Základní verze MS Outlook konektoru.

3


V dalším okně “License Agreement“ je uvedeno licenční ujednání s koncovým uživatelem pro softwarovou aplikaci „MS Outlook konektor do datové schránky“.

Pokud souhlasíte a chcete pokračovat v instalaci, tak zvolte „I Agree“ a klikněte na tlačítko „Next >“

4


V okně „Select Installation Folder“ je možno změnit nastavení složky, do které bude datová schránka nainstalována kliknutím na tlačítko „Browse“ a výběrem požadované složky.

Po nastavení složky klikněte na tlačítko „Next >“

5


Pro potvrzení zahájení instalace klikněte na tlačítko „Next >“.

Pro dokončení instalace klikněte na tlačítko „Close“. Aktivace MS Outlook konektoru Při prvním spuštění MS Outlook konektoru se musí nainstalovaný doplněk aktivovat zadáním licenčního kódu.

Po zadání licenčního kódu do pole „Zadejte aktivační kód“ klikněte na tlačítko „Aktivovat“. Proběhne Aktivace MS Outlook konektoru. Pokud Aktivace proběhne úspěšně, tak se v MS Outlook objeví další panel nástrojů:

6

Návod k použití MS Outlook konektor do datové schránky Pokud během Aktivace se objeví problém s připojením na Internet, tak se objeví následující chyba.

V takovém případě zkontrolujte, zda jste připojeni na Internet a zda nastavení proxy serveru v Internet Exploreru je správné. Pokud Aktivaci nedokončíte, tak Aktivaci lze znovu spustit novým spuštěním aplikace MS Outlook. Pro rozšířenou verzi STANDARD: Pokud Aktivace proběhne úspěšně, tak se objeví dialog. okno, v kterém je uživatel informován o vytvoření nové složky a je uvedeno doporučení na pravidelné zálohování souboru s poštou a danými složkami:

Pro rozšířenou verzi STANDARD: Pokud zadáte licenční kód, který byl již dříve použit při instalaci, tak se objeví následující zpráva:

V takovém případě kontaktujte technickou podporu (viz kontakt na konci manuálu).

3 PRÁCE S DOPLŇKEM V MS OUTLOOK Aplikace si sama hlídá dostupnost nové verze doplňku. V případě, že je k dispozici nová verze, zobrazí se po otevření aplikace MS Outlook informace o nové verzi doplňku. Kliknutím na tl. „Ano“ dojde k otevření stránky http://www.profiemail.cz/download/, ze které je možno stáhnout novou verzi doplňku. Před instalací aktualizace je nutno původní doplněk odinstalovat (viz kapitola 7. Odinstalace doplňku). Následný postup při aktualizaci doplňku odpovídá postupu instalace (viz kapitola 2.

7

Návod k použití MS Outlook konektor do datové schránky Instalace doplňku).

Obr. 1. Aktualizace doplňku

8

Návod k použití MS Outlook konektor do datové schránky Po instalaci doplňku se zobrazí panel s tlačítky pro práci s doplňkem. Kliknutím na tlačítko „Nastavit účet“ se zobrazí formulář s možností přednastavení přihlašovacích údajů do datové schránky.

Obr. 2. Panel s tlačítky doplňku

4 PŘEDNASTAVENÍ PŘIHLAŠOVACÍCH ÚDAJŮ Pro úspěšné vyplnění formuláře je třeba zadat správně ID uživatele datové schránky, heslo a zvolit typ schránky (datová schránka nebo zkušební datová schránka) – viz obr.3. Abyste nemuseli při každém připojení k datové schránce zadávat heslo, tak zaškrtnutím si aplikace bude heslo pamatovat (heslo bude zašifrováno a uloženo v PC). Zadané údaje je potřeba potvrdit kliknutím na tlačítko „OK“. Pokud v poli „Typ schránky“ zvolíte „zkušební datová schránka“, tak se budete připojovat ke zkušební datové schránce. Pro zkušební datovou schránku musíte mít jiné ID uživatele datové schránky. Přihlášení k více datovým schránkám: Pokud chcete stáhnout zprávy z více datových schránek, tak v „Nastavit účet“ nebude zaškrtnuto „zapamatovat heslo“. Potom při kliknutí na tlačítko „Odeslat a přijmout“ vždy zadáte ID uživatele a heslo konkrétní schránky. A takto to uděláte pro všechny datové schránky. V MS Outlook pak budete mít zprávy ze všech požadovaných datových schránek. (Příklad: na obr.16 jsou zobrazeny zprávy ze dvou datových schránek v jedné složce).

9


Obr. 3. Formulář pro přednastavení přihlašovacích údajů Heslo k datové schránce je prostřednictvím MS Outlook konektoru ukládáno v MS Outlook v zabezpečené formě, tzn. je chráněno šifrovacím klíčem. Uživatelé jsou však povinni dodržovat zásady bezpečného nakládání s heslem k datové schránce tak, aby zabránili v přístupu k heslu jiným a pro útočníka snadnějším způsobem. Mezi takové zásady patří zejména požadavek: - nesdílet s nikým jiným (je-li to možné) počítačovou stanici, nebo alespoň nikdy nesdílet svůj uživatelský účet. Pokud sdílíte počítač s někým jiným, tak nedoporučujeme ukládat hesla na počítač (tzn. nezaškrtnout pole „zapamatovat heslo“) - nikdy nesdělovat někomu jinému své přihlašovací údaje k počítačové stanici, - neposkytovat nikomu dalšímu přístupové heslo ke své poštovní schránce, - používat jen kvalitní hesla (o minimální doporučované délce 8 znaků, kombinaci velkých a malých písmen, číslic a speciálních znaků), - nesdělovat nikomu jinému své heslo k datové schránce, - skrýt zadávání jakýchkoliv hesel před zraky jiných osob či před možností odchycení záznamovým zařízením, - nezapisovat si hesla na žádné jiné nezabezpečené místo, - v případě podezření na kompromitaci hesla neprodleně změnit heslo, - z preventivních důvodů v pravidelných intervalech heslo měnit.

10


5 ZADÁNÍ NOVÉ DATOVÉ ZPRÁVY Pro zadání nové datové zprávy je třeba kliknout na tl. „Nová“.

Obr. 4. Zobrazení nové datové zprávy Po otevření nového emailu jsou k dispozici tlačítka doplňku pro práci s novou datovou zprávou. TIP: „Panel Datová schránka u nových zpráv si můžete skrýt kliknutím na šipky (viz červeně označeno v obr.5). Když budete psát zprávu do datové schránky, tak kliknutím na šipky si panel opět zobrazíte. Kliknutím na tl. „Vybrat adresáta datové schránky“ dojde k zobrazení formuláře pro vyhledání adresátů nové datové zprávy“.

Obr. 5. Výběr adresáta do nové datové zprávy Do formuláře pro vyhledání adresátů zadejte údaje o hledaném adresátovi a klikněte na tlačítko „Dohledat“.

11


Obr. 6. Vyhledání adresáta Ve formuláři se zobrazí všichni adresáti odpovídající zadaným údajům. Výběrem požadovaného adresáta a kliknutím na tl. „Komu->“ přidáte adresáta do nové datové zprávy. Do datové zprávy je možno přidat více adresátů. Kliknutím na tl. „OK“ potvrdíte aktuální výběr adresátů. Do polí pro vyhledávání adresátu lze použít i zástupné znaky (např. znak hvězdička „*“). Například (*Praha*, *město, *Ostrava apod.). Příklad: Pokud chcete vyhledat všechny OVM, které mají v názvu Praha, tak zadáte do pole Název: *Praha*).

Obr. 7. Výběr z vyhledaných adresátů K výběru adresáta je také možno využít výběr z „Častí adresáti“ kam se ukládají již dříve použití adresáti. Kliknutím na tlačítko „přidat“ dojde k přidání adresáta do datové zprávy.

12


Obr. 8. Častí adresáti Po zadání adresáta datové schránky je možno vyplnit i údaje do šablony doplňku, která je zobrazena pod tělem doplňku. Standardně jako u emailu je možno také přidávat přílohy. Odeslání zprávy do datové schránky provedete kliknutím na tl. „Odeslat do datové schránky“.

Obr. 9. Vyplnění datové zprávy Pokud je v datové zprávě vyplněno tělo „emailu“, bude obsah těla po odeslání datové zprávy uložen v datové schránce jako příloha ve formátu HTML. Tudíž je doporučeno vkládat text datové zprávy formou přílohy stejně jako při práci ve webovém rozhraní informačního systému „Datové schránky“. Datové zprávy je možno také přeposílat/odpovídat na ně kliknutím na tlačítko „Odpovědět“ nebo „Předat dál“.

13


6 ODESÍLÁNÍ A PŘIJÍMÁNÍ DATOVÝCH ZPRÁV

Obr. 10. Odesílání a přijímání zpráv Kliknutím na tl. „Odeslat a přijmout“ dojde k přijmutí datových zpráv z datové schránky do složky „Doručená pošta“. Zároveň dojde k odeslání datových zpráv z datové schránky a k jejich zobrazení ve složce „Odeslaná pošta“. Pokud nejsou přednastaveny přihlašovací údaje, je třeba tyto údaje před odesláním a přijmutím vyplnit. Zpráva datové schránky je uložena v MS Outlooku jako e-mail zpráva s přílohami (jsou to přílohy datové zprávy). Navíc u e-mail zprávy je i příloha s formátem/příponou ZFO (elektronický formát datové zprávy). Rozlišení typu zpráv – ikonky: Zpráva do vlastních rukou:označená jako zpráva důležitá (vykřičník) s ikonkou: Zpráva standardní– s ikonkou: Pro rychlé vyhledání zpráv datové schránky v složce „Doručená pošta“ a „Odeslaná pošta“ jsou připraveny 2 filtry ve Složce výsledků hledání (viz obr.12):

Obr. 12. Složka výsledků hledání

14


Obr. 11. Automatická kontrola zpráv V panelu nástrojů doplňku je možno nastavit automatickou kontrolu zpráv. Automatickou kontrolu zpráv je možno nastavit pouze, pokud jsou přednastaveny přihlašovací údaje. Po potvrzení automatické kontroly kliknutím na tlačítko „Ano“. Budou automaticky jednou za 1 hodinu kontrolovány zprávy v datových schránkách. Nové zprávy budou přijaty nebo odeslány. Poznámka: - Po stažení zpráv z datové schránky MS Outlook konektorem zůstávají zprávy stále v informačním systému datových schránek (ISDS). - v ISDS jsou zprávy uchovány po dobu 90 dnů. Po 90 dnech budou v ISDS odstraněny. V MS Outlook však zprávy stále zůstanou! - Pokud v MS Outlooku smažete zprávu datové schránky, která v ISDS není starší než 90 dnů, tak se při dalším připojení MS Outlook konektoru do ISDS opět daná zpráva stáhne do MS Outlook do složky „Doručená pošta/Odeslaná pošta“ (u verze STANDARD navíc i do složek „Datové schránky – Archiv). - Pokud v MS Outlooku přesunete zprávu datové schránky ze složky „Doručená pošta“/“Odeslaná pošta“, tak se opět při dalším připojení MS Outlook konektoru do ISDS opět daná zpráva stáhne do MS Outlook do složky „Doručená pošta“. - Pro rozšířenou verzi STANDARD: Pokud v MS Outlooku přesunete zprávu datové schránky ze složek v „Datové schránky – Archiv...“, tak se opět při dalším připojení MS Outlook konektoru do ISDS opět daná zpráva stáhne do složky „Datové schránky – Archiv...“. - Pokud v MS Outlook smažete zprávu datové schránky, která je starší než 90 dnů, tak již nebudete mít možnost tuto zprávu obnovit z ISDS, protože v ISDS je již smazána!

7 ODINSTALOVÁNÍ DOPLŇKU Doplněk je možno odinstalovat výběrem možnosti „Přidat nebo odebrat programy“ v „Ovládací panely“. „Ovládací panely“ je možno spustit z nabídky „Start“. V panelu „Přidat nebo odebrat panely“ je třeba vybrat program „MS Outlook – datová schránka“ a kliknout na tl. „Odebrat“.

15


Obr. 13. Odinstalování doplňku

8 ROZŠÍŘENÁ VERZE STANDARD - MS OUTLOOK KONEKTOR DO DATOVÉ SCHRÁNKY V této kapitole jsou popsány rozdíly verze STANDARD oproti základní verze MS Outlook konektoru. Po instalaci verze STANDARD je vytvořena nová složka „Datové schránky – Archiv“ s 2 složkami pro doručené zprávy a pro odeslané zprávy datové schránky (viz obr.14).

Obr.14. Nové složky u verze STANDARD Zprávy z datové schránky jsou stále uvedené ve složkách „Doručená pošta“/ „Odeslaná pošta“. Kopie těchto zpráv z datové schránky jsou uvedeny ve 2 složkách v „Datové schránky – Archiv“. Díky tomu jsou v těchto dvou složkách pouze zprávy z datové schránky a nejsou tam klasické email zprávy (na rozdíl od Doručené pošty, kde jsou jak zprávy z datové schránky, tak i klasické email zprávy). Způsob označení nových zpráv z datové schránky: - Nové zprávy z datové schránky se zobrazí „tučně“ ve složce „Doručená pošta“ (tzn. zobrazují se stejně jako nové příchozí email zprávy). - Nové zprávy z datové schránky se zobrazí ve složkách „Datové schránky – Archiv“ stejně jako přečtené email zprávy (tzn. chová se to jako Archiv zpráv datové schránky). Třídění zpráv podle polí: V obou složkách je možné zobrazit ve sloupcích vybraná pole, která standardně v jiných vytvořených složkách nelze zobrazit (např. „Doručeno“ – tzn. datum doručení do dat.schránky“ , „Odesláno“ – tzn. datum odeslání do dat.schránky, „Do vlastních rukou“, „K rukám“) (viz obr.15 a obr.16 – zeleně označená pole)

16


Obr.15. Nově přidaná pole v složce „Doručené zprávy do datové schránky“

Obr.16. Nově přidaná pole v složce „Odeslané zprávy do datové schránky“ Jak zobrazit další pole ve složkách v „Datové schránky – Archiv“ z Datových zpráv? Postup zobrazení dalších polí z datové zprávy (viz obr. 15 a obr. 16- zeleně označeno) je stejný, jako když chcete zobrazit standardní pole MS Outlook v sloupci. Nejprve kurzorem najedete na dosavadní sloupce a kliknutím pravým tlačítkem myši se vyvolá menu. V něm zvolíte „Vlastní nastavení aktuálního zobrazení“ (viz obr.17).

Obr. 17. – Vlastní nastavení aktuálního zobrazení Otevře se dialogové okno „Přizpůsobit zobrazení: Zprávy“ (viz obr.18). Zde klikněte na tlačítko Pole.

17


Obr.18. Přizpůsobit zobrazení V tomto okně (obr. 19) vyberete v poli „Dostupná pole vybrat z:“ tuto položku „Pole složky definovaná uživatelem“. Označíte konkrétní pole v levém sloupci (Pole k dispozici) a přes tlačítko „Přidat“ jej přesunete do pravého sloupce (Zobrazit pole v tomto pořadí). Na příkladu v obr.19 jsou vybrána 4 pole (Doručeno, Odesláno, Do vlastních rukou, K rukám).

Obr.19. Zobrazit pole Poznámka: - Podobná pole lze zobrazit i v složce Doručená pošta, v které to však nedoporučujeme s ohledem na přehlednost (v Doručené poště jsou i standardní email zprávy, které mají daná pole prázdná). - Nedoporučujeme přejmenovat název vytvořené složky „Datové schránky – Archiv“ a 2 složek vytvořených v této složce. V případě přejmenování dojde při novém spuštění MS Outlooku k opětovnému vytvoření původních názvů složek. Jak nastavit, aby se mi složka „Datové schránky – Archiv“ zobrazila i v offline režimu MS Outolooku? Postup je následující – v Menu – Nástroje – Odeslat a přijmout – Nastavení pro odeslání a příjem – Definovat skupiny pro odesílání a příjem (nebo použít klávesovou zkratku Ctrl + Alt + S)

18


Obr.20. Volba v menu Otevře se okno, kde zde zvolíte - Upravit

Obr.21. Okno - nastavení Otevře se další okno, kde zaškrtnete složku „Datové schránky...“ a tím bude tato složka dostupná i v offline režimu MS Outlook.

19


Obr.21. Okno – nastavení složky pro offline režim

9 ŘEŠENÍ TECHNICKÝCH PROBLÉMŮ Při zadání správného hesla do datové schránky se objeví varovná hláška „Chyba...“ (viz obr.22)

Obr.22. Okno – špatně zadané heslo nebo heslo vypršelo Tato varovná hláška znamená, že buď máte špatně zadané heslo, nebo původní heslo vypršelo. Bohužel systém datových schránek nerozlišuje špatně zadané heslo a heslo, které vypršelo. Proto se Vám objeví v obou případech stejná hláška. V tomto případě doporučujeme následující postup: - přihlaste se do datové schránky přes web rozhraní (www.mojedatovaschranka.cz ) - pokud původní heslo vypršelo, tak se objeví následující okno (viz obr. 23), v kterém jste vyzváni ke změně hesla. - změňte si heslo Pokud provedete změnu hesla úspěšně, tak potom můžete se přihlásit s tímto novým heslem přes MS Outlook konektor do datové schránky.

20


Obr.23. Změna hesla datové schránky

Doporučujeme nainstalovat si nejnovější verzi .NET Framework: Pro správnou funkci MS Outlook konektoru doporučujeme nainstalovat nejnovější verzi Microsoft .NET Framework. Verze 3.5.Service Pack1: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=AB99342F-5D1A-413D-831981DA479AB0D7&displaylang=cs Pokud by byl problém při stahování datových zpráv, tak doporučujeme nainstalovat aktualizaci .NET Framework 3.5.: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=cs&FamilyID=6c095bba-6100-4ec99c54-6450b0212565 Není nainstalován Microsoft .NET Framework Pokud při spuštění instalace MS Outlook konektoru se objeví okno (viz níže obr.), tak nemáte nainstalovaný balíček Microsoft.NET Framework verze 2.0 Redistributable Package (x86). Můžete si jej stáhnout z MS stránek (česká verze na: http://www.microsoft.com/downloads/thankyou.aspx?familyId=0856eacb-4362-4b0d-8eddaab15c5e04f5&displayLang=cs ).

Obr. 24. Chybová hláška při instalaci - není nainstalován .NET Framework Nelze otevřít přílohu s příponou ZFO v datové zprávě Pokud není nainstalován doplněk pro zobrazení datové zprávy (plug-in 602XML Filler), není možno prohlížet přílohy ve formátu ZFO (příloha s obsahem datové zprávy). Další informace na stránkách o datových zprávách: http://www.datoveschranky.info/clanek/239/

21

Návod k použití MS Outlook konektor do datové schránky A instalace doplňku zde: http://www.mojedatovaschranka.cz/static/pages/doplnek_pro_windows.html Čeština v těle zprávy není zobrazena správně na straně příjemce Pokud se při zobrazení zprávy nezobrazí správně znaky s diakritikou, tak je na straně příjemce zprávy špatně nastaveno kódování v Internet Exploreru. Příjemce zpráv si musí v Internet Exploreru nastavit kódování jazyka webové stránky na Unicode (UTF-8). Postup: V menu zvolit Zobrazit – položka Kódování – vybrat „Kódování Unicode (UTF-8)“ (viz obrázek)

Obr. 25. Nastavení kódování jazyka webové stránky Nejsou funkční jiné doplňky pro MS Outlook Některé aplikace, které jako doplňky se instalují do MS Outlooku, mohou způsobit nefunkčnost MS Outlook konektoru. Datovou zprávu jsem po přečtení smazal ve složce „Doručená pošta“. Opět se mi stáhne z datové schránky a je označená jako nepřečtená. Pokud v MS Outlooku smažete zprávu datové schránky, která v ISDS není starší než 90 dnů, tak se při dalším připojení MS Outlook konektoru do ISDS opět daná zpráva stáhne do MS Outlook do složky „Doručená pošta/Odeslaná pošta“ (u verze STANDARD navíc i do složek „Datové schránky – Archiv). Při opětném stažení jsou datové zprávy označeny jako bold (jako nepřečtené) a po zobrazení detailu zprávy jsou označeny jako přečtené. Toto chování vychází ze standardu chování MS Outlook a nekoresponduje s parametrem přečtená/nepřečtená datové zprávy v datových schránkách. Konkrétně: Pokud zpráva není ve složce „Doručená pošta“, tak se z ISDS stáhne. Je označena tučně (tj. nepřečtená v MS Outlook) Pokud zpráva je v složce „Doručená pošta“, tak se z ISDS nestahuje. Je označena tak, jak je v Outlooku (pokud je přečtená, tak zůstává označená jako přečtená)

Nastavil jsem si pravidlo, aby se mi datová zpráva přesunula ze složky „Doručená pošta“ jiné složky. Při dalším připojení k datové schránce se mi zpráva opět stáhne z datové schránky. Pokud v MS Outlooku přesunete zprávu datové schránky ze složky „Doručená pošta“/“Odeslaná pošta“, tak se opět při dalším připojení MS Outlook konektoru do ISDS opět daná zpráva stáhne do MS Outlook do složky „Doručená pošta“. Je to tak nastaveno proto, aby omylem se nepřesunula datová zpráva do nějaké složky. Je potřeba si uvědomit, že při stažení datové zprávy došlo k tzv. doručení zprávy. A mohou tím začít plynout termíny vyplývající ze zákona k dané zprávě nebo události. Z tohoto důvodu je MS Outlook konektor nastaven tak, že všechny zprávy z datové schránky se „kopírují“ do složky „Doručená pošta“ resp.

22

Návod k použití MS Outlook konektor do datové schránky Odeslaná pošta“. A pokud v této složce taková zpráva není, tak se tam zkopíruje. Pro rozšířenou verzi STANDARD: Pokud v MS Outlooku přesunete zprávu datové schránky ze složek v „Datové schránky – Archiv...“, tak se opět při dalším připojení MS Outlook konektoru do ISDS opět daná zpráva stáhne do složky „Datové schránky – Archiv...“. Problém synchronizace datových zpráv – režim serveru Exchange s mezipamětí Není podporována režim serveru Exchange s mezipamětí. Režim serveru Exchange s mezipamětí může způsobit chyby při synchronizaci zpráv z datové schránky na server nebo smazání zprávy datové schránky v složce Doručená pošta. Pokud takový problém se objeví, tak vypněte režim serveru Exchange s mezipamětí v MS Outlook (v nastavení připojení na server Exchange).

Obr. 26. Vypnutí režimu serveru Exchange s mezipamětí Problém synchronizace zpráv se projevuje následovně: Datové zprávy se přesunou do podsložek „Datové schránky – Archiv“. Při otevření této složky se datová zpráva okamžitě přesune do složky: „Nezdařené synchronizace - Místní selhání“. Datové zprávy se objeví ve složce „Doručená pošta“, během pár sekund však „zmizí“ a přesunou se do složky „Nezdařené synchronizace - Místní selhání“ a v protokolu nezdařených synchronizací je u zprávy uvedeno: xx:xx:xx Při synchronizaci zprávy Výzva došlo k chybě. Operace klienta se nezdařila. xx:xx:xx Úložiště informací serveru Microsoft Exchange xx:xx:xx Další informace o této chybě získáte klepnutím na adresu URL níže: xx:xx:xx http://www.microsoft.com/support/prodredirect/outlook2000_us.asp?err=80040107501-80040107-324 xx:xx:xx0 Neúspěšně synchronizovaná zpráva byla přesunuta do Místní selhání. Předmět zprávy -> ....

Postup instalace certifikátů Certifikační autority PostSignum Pro přihlášení k datové schránce přes MS Outlook konektor je potřeba mít nainstalované certifikáty certifikační autority PostSignum (Česká pošta s.p.). Je nutné nainstalovat oba certifikáty (viz obrázek 27). Certifikáty jsou ke stažení na http://vca.postsignum.cz/www/authorities.php 1. Kořenová certif.autorita – soubor postsignum_qca_root.cer stáhnout si na počítač a nainstalovat dle pokynu. 2. Podřízená certif. autorita - soubor postsignum_vca_root.cer stáhnout a nainstalovat stejně jako u kořenové certif.autority.

23

Návod k použití MS Outlook konektor do datové schránky Postup instalace certifikátů Kořenové certifikační autority je uveden na http://www.datoveschranky.info/clanek/301/ a také je přiložen u instalačních souborů (Instalace certifikatu CA PostSignum.pdf)

Obr. 27. Certifikáty certifikačních autorit Pokud nejsou nainstalovány oba certifikáty, tak při připojení se objeví hláška (viz obrázek 28)

Obr. 28. Chyba selhání připojení – chybí certifikáty certifikačních autorit

Technická podpora pro MS Outlook konektor Máte-li technické dotazy ohledně fungování MS Outlook konektoru do datové schránky, tak prosím kontaktujte linku technické podpory (email: [email protected]).

24


10 ROZŠÍŘENÁ VERZE BUSINESS - MS OUTLOOK KONEKTOR DO DATOVÉ SCHRÁNKY V této kapitole jsou popsány rozdíly verze BUSINESS oproti verzi STANDARD Verze BUSINESS má stejné funkce a vlastnosti, jako verze STANDARD (tj. je vytvořena nová složka „Datové schránky – Archiv“ s 2 složkami pro doručené zprávy a pro odeslané zprávy datové schránky ). Verze BUSINESS má upravené okno pro nastavení účtů do datových schránek (V liště zvolit Nastavit účet) Obr.29. lišta MS Outlook konektor do datové schránky Otevře se okno (viz obr.30)

Obr.30. Nastavit účet – Přístupy do dat.schránek Tlačítko „Přidat“ – přidá do seznamu další účet pro přístup do datové schránky. Tlačítko „Odebrat“ – odebere ze seznamu vybraný účet pro přístup do datové schránky. Volba „Způsob přihlášení“ (Heslo, Certifikát) - pokud máte nastavené přihlašování do datové schránky pomocí uživatelského certifikátu, tak zvolíte „Certifikát“). V případě přihlášení přes certifikát je nutné také zadat heslo do datové schránky. Přihlašování přes uživatelský certifikát se nastavuje na web rozhraní datových schránek (musíte si tam zaregistrovat uživatelský certifikát) Tlačítko „Otestovat připojení“ – otestuje připojení do datové schránky. Ověříte, zda jsou údaje zadané správně. Pozn.: V levé části (Účty) si můžete zvolit 1 účet, který je předdefinovaný jako výchozí (kliknutím na daný účet) - viz na obr. 30 je zvolen jako výchozí účet hned první, nazvaný „Testovaci...“

25


Obr.31. Nastavit účet – Obecné nastavení Volby v záložce Obecné nastavení: Kontrolovat novou verzi při spuštění – kontroluje, zda je nová aktualizace aplikace MS Outlook konektor do datové schránky Vytvoření složek Datová schránka v „Složky výsledků hledání“ – jsou tam vybrané pouze zprávy datové schránky. V případě zaškrtnutí se vytváří obsah složek při spuštění MS Outlooku. Spuštění MS Outlook se ale zpomalí díky vytváření výsledů v Složce výsledků hledání. Přijímat komerční datové zprávy (poštovní datové zprávy) – zvolením této volby potvrzujete příjem poštovní datové zprávy (PDZ) do MS Outlook a potvrzujete, že odesílatel obdrží potvrzení doručení PDZ, pokud Vám zašle PDZ. Pokud volba není zaškrtnuta, tak do MS Outlook nebudou chodit PDZ a tyto zprávy si můžete přečíst pouze přes web rozhraní datových schránek. Toto nastavení je z důvodu zákona 300/2008 Sb, kdy u PDZ musí příjemce potvrdit převzetí PDZ. Nutnou podmínkou příjmu PDZ je povolení příjmu PDZ přes web rozhraní datových schránek. Upozornění: Pokud chcete přijímat jen některé PDZ, tak nesmí být zaškrtnuta volba „Přijímat komerční datové zprávy (poštovní datové zprávy). Zprávy PDZ v takovém případě nebudou chodit do MS Outlooku. PDZ si budete moci přečíst přes web rozhraní datových schránek. Pokud chcete přijímat všechny PDZ do Outlooku, tak zaškrtněte volbu „Přijímat komerční datové zprávy (poštovní datové zprávy). Nová datová zpráva Postup zasílání datové zprávy je podobný jako u verze STANDARD. Rozdíly u verze BUSINESS: - při stisknutí tlačítka „Vybrat adresáta datové schránky“ se zobrazí okno, pomocí kterého určujete, pod jakým účtem datové schránky budete hledat adresáta v systému datových schránek. Jako první je zobrazen výchozí účet do datové schránky. - při odeslání datové zprávy se zobrazí okno, pomocí kterého určujete, z jaké datové schránky se má odeslat zpráva. Jako první je zobrazen výchozí účet do datové schránky.

Obr.32. Volba účtu datové schránky

26


Tlačítko Odeslat a přijmout Obr.33. Tlačítko Odeslat a Přijmout U verze Business si volíte, z jaké datové schránky se mají stáhnout datové zprávy (viz obr. 33). Po zvolení konkrétního účtu stiskněte OK. Poté se konektor připojí k dané datové schránce a stáhne datové zprávy. Pokud zvolíte „-Všechny-“, tak se bude připojovat postupně ke všem datovým schránkám, které jste nadefinovali a stahování zpráv bude trvat hodně dlouho.

Obr.33. Volba účtu – stahování zpráv

11 POPIS ZMĚN V NOVÝCH VERZÍCH Verze 1.0.12.0 - provozovatel datových schránek udělal úpravy ohledně vyhledávání ID datových schránek. Na základě těchto úprav přestalo ve verzi 1.0.11.0 fungovat vyhledávání ID schránek z MS Outlook konektoru. Opraveno ve verzi 1.0.12.0. Verze 2.0.00.0 - provozovatel datových schránek udělal úpravy ohledně přihlášení do datové schránky. Za účelem lepšího zabezpečení přístupu při přihlášení je nutné mít nainstalované certifikáty Certifikační autority PostSignum (certifikát kořenové certifikační autority PostSignum a certifikát podřízené certifikační autority PostSignum). - podpora zasílání komerčních datových zpráv (poštovní datové zprávy) - Upravené dialogové okno pro nastavení účtu (např. možnost zvolit, zda se má kontrolovat dostupnost nové verze MS Outlook konektoru do datové schránky)

27

MS Outlook konektor do datové schránky

Recommend Documents