Metodika dotazníkového šetření počtu pracovních úvazků územních samospráv
Praha únor 2013
1
ÚVOD Metodika dotazníkového šetření počtu pracovních úvazků územních samospráv (dále „Metodika“) byla zpracována na podnět představitelů územních samospráv, kteří vznesli požadavek na zajištění jednotného postupu realizace dotazníkového šetření počtu pracovních úvazků na úřadech územních samospráv, které každoročně od roku 2006 provádí Ministerstvo vnitra. „Metodika“ by měla napomoci ke sjednocení postupu při vyplňování distribuovaných dotazníků a přispět tak k větší validitě získaných dat. Účelem dotazníkového šetření je snaha Ministerstva vnitra každoročně vyčíslit pokrytí výkonu přenesené státní správy příspěvkem u vybraných kategorií územních samospráv. V rámci šetření jsou osloveny všechny kraje, obce s rozšířenou působností, obce s pověřeným obecním úřadem a hlavní město Praha. Podíl výkonu přenesené působnosti je určován na základě zjištěného počtu pracovních úvazků zaměstnanců vykonávajících přenesenou působnost na jednotlivých úřadech. Od roku 2012 se sleduje rozdělení pracovních úvazků dle oblastí veřejné správy, spadajících do gesce jednotlivých ministerstev. Tento způsob sběru dat by měl vést k přesnější identifikaci nákladů na přenesenou působnost a zaručit tak efektivnější rozdělení příspěvku mezi jednotlivé kategorie územních samospráv. Výstupem dotazníkového šetření jsou informace (data) o počtech pracovních úvazků v samostatné a přenesené působnosti na jednotlivých úřadech územních samospráv rozdělené dle oblastí veřejné správy na základě gesce jednotlivých ministerstev. DOTAZNÍKY Dotazníky jsou k dispozici v elektronické podobě na internetových stránkách vedených pro účely sběru dat. Adresa internetových stránek Vám byla sdělena prostřednictvím průvodního dopisu. Celkem existují tři varianty dotazníku: pro kraje (včetně Prahy), pro obce s rozšířenou působností a pro obce s pověřeným obecním úřadem. Každý úřad obdržel odkaz na konkrétní dotazník dle svého postavení. POPIS DOTAZNÍKŮ V horní části dotazníku napište název obce (kraje), za který je dotazník vyplňován. U varianty dotazníku pro kraje jsou vždy v rozbalovacím menu nabízeny názvy všech úřadů – stačí pouze najít a vybrat. Další část dotazníku obsahuje pole (buňky), do kterých se uvádí počty pracovních úvazků v rozdělení dle oblastí veřejné správy a podle výkonu činností v samostatné nebo přenesené působnosti. V dotazníku je uvedeno 13 oblastí veřejné správy, spadajících do gesce jednotlivých resortů, a poté ještě oblast obslužných činností, do které spadají úvazky zajišťující chod úřadu (podrobnější popis v dalších kapitolách „Metodiky“). Do dotazníku uvádějte pouze pracovní úvazky, které jsou vypláceny z paragrafu 6171 rozpočtové skladby (tj. činnost místní správy). V případě krajských úřadů pracovní úvazky vyplácené z paragrafu 6172 (tj. činnost regionální správy). Neuvádějí se tedy např. zaměstnanci městské policie, sportovních, kulturních a jiných zařízení, kteří jsou účtováni v rámci jiných paragrafů rozpočtové skladby. Jestliže některé obce tyto zaměstnance vyplácí 2
pod paragrafem 6171, je potřeba jejich pracovní úvazky zařadit výhradně do samostatné působnosti. Do dotazníku se nevykazuje skutečný fyzický stav zaměstnanců, ale počet pracovních úvazků, které jsou dány součtem všech celých i částečných pracovních úvazků v rámci samostatné i přenesené působnosti u jednotlivých oblastí veřejné správy. V situaci, kdy jeden zaměstnanec vykonává agendy činnosti v přenesené i samostatné působnosti nebo je jeho pracovní úvazek zařazen do více oblastí veřejné správy, je potřeba kvalifikovaným odhadem jeho pracovní úvazek rozdělit mezi jednotlivé působnosti nebo oblasti veřejné správy. Počet pracovních úvazků se zaokrouhluje na dvě desetinná místa. Pokud k předdefinované působnosti nebo oblasti veřejné správy nemá úřad přiřazen pracovní úvazek, vyplňte číslici nula. Ve spodní části dotazníku na závěr vyplňte jméno a funkci osoby, která dotazník vyplnila, a jméno a funkci osoby, která dotazník schválila. Do kontaktů, prosím, uvádějte telefonní číslo a e-mail osoby, která dotazník vyplnila. Ministerstvu vnitra bude dotazník elektronicky odeslán kliknutím na tlačítko „odeslat“. Po odeslání bude na e-mailovou adresu uvedenou v dotazníku zasláno potvrzení o doručení dotazníku spolu s vyplněným dotazníkem ve formátu PDF (vyplněný dotazník bude zpět na uvedenou e-mailovou adresu doručen do 24 hodin od odeslání). Pozn. Prázdný formulář dotazníku ve formátu PDF lze také stáhnout a posléze vytisknout po kliknutí na odkaz, který je uveden v elektronické verzi dotazníku. Prázdný dotazník může sloužit jako podklad pro přípravu vyplnění elektronické verze dotazníku. ROZDĚLENÍ AGEND ČINNOSTÍ DO SAMOSTATNÉ A PŘENESENÉ PŮSOBNOSTI A OBLASTÍ VEŘEJNÉ SPRÁVY Struktura městských a krajských úřadů zpravidla neodpovídá požadovanému rozdělení pracovních úvazků dle oblastní veřejné správy předdefinovaných v dotazníku. Pro vyplnění dotazníku je proto potřeba pracovní úvazky přerozdělit do požadované struktury v dotazníku (součet všech čísel musí odpovídat celkovému počtu úvazků zaměstnavatele). K tomuto účelu Ministerstvo vnitra připravilo ve formátu *.xls (soubor programu Microsoft Excel) katalogy činností obcí a krajů. Katalogy obsahují soupis činností jak v přenesené, tak v samostatné působnosti. Katalog činností je každému úřadu zaslán jako příloha k průvodnímu dopisu. Dále je v elektronickém dotazníku u každé oblasti veřejné správy vždy uveden odkaz na příslušnou část katalogu pro danou oblast veřejné správy. Katalog činností pomůže určit zaměstnancům územních samospráv do jaké oblasti veřejné správy a působnosti patří jednotlivé jimi vykonávané činnosti. V případě vykonávaných činností hlavním městem Praha je potřeba pracovat s oběma katalogy. V listu katalogu činností obcí je ve sloupci A uvedena „resortní“ gesce každé činnosti. Sloupec B uvádí právní normu (číslo zákona), podle které je činnost obcemi vykonávána. Ve sloupci C je poté uvedeno konkrétní ustanovení zákona (příslušný paragraf zákona) ke každé činnosti. Podrobná slovní specifikace vykonávané činnosti je obsažena ve sloupci D. Sloupec E určuje, zda je činnost obcemi vykonávána v samostatné nebo přenesené působnosti. V následujícím sloupci F jsou vykonávané činnosti rozděleny do třech kategorií obcí, které mají danou činnost v kompetenci vykonávat. 3
Katalog činností krajů má shodnou podobu, jako katalog činností obcí, vzhledem k tomu, že kraje se nečlení na další kategorie, je v něm sloupec F vynechán. Práci s katalogy usnadňují nastavené filtry, pomocí kterých se dají nastavit například činnosti vykonávané pouze jedním resortem nebo činnosti vykonávané pouze v přenesené působnosti. Ve sloupci F lze prostřednictvím filtru nastavit činnosti, které vykonávají jednotlivé kategorie obcí. Například ORP (zaškrtnuty všechny možnosti), POÚ (zaškrtnuty všechny možnosti kromě ORP). Informace obsažené v katalozích by měly usnadnit přidělení konkrétních vykonávaných činností do příslušné oblasti veřejné správy a působnosti, tak jak se požaduje v dotazníku. Následně je potřeba přiřadit počty pracovních úvazků k jednotlivým činnostem a působnostem a ty za jednotlivé oblasti veřejné správy sečíst a vyplnit do dotazníku. Poskytnuté katalogy činností slouží především jako pomůcka pro zařazení jednotlivých vykonávaných činností nebo jako ověření správnosti zařazení jednotlivých činností. Při vyplňování dotazníku se jimi územní samosprávy nemusí striktně řídit. STATUTÁRNÍ MĚSTA A HLAVNÍ MĚSTO PRAHA Statutární města, která se dělí na jednotlivé městské části, uvádí počty pracovních úvazků za jednotlivé části pouze v případě, kdy je na tyto městské části přenesen výkon státní správy. Pokud je výkonem státní správy pověřen pouze magistrát města, uvádí se počty pracovních úvazků pouze za samotný magistrát. Hlavní město Praha, které je obcí i krajem zároveň, se v rámci prováděného šetření hodnotí samostatně. Pro objektivní vyhodnocení výkonu státní správy na celém území hlavního města Prahy je potřeba znát počty pracovních úvazků i za jednotlivé městské části. OBSLUŽNÉ ČINNOSTI Jako poslední oblast veřejné správy jsou v dotazníku předdefinovány tzv. „obslužné činnosti“. Do této oblasti patří pracovní úvazky všech zaměstnanců, kteří vykonávají administrativní a technické činnosti, jejichž prostřednictvím je zajišťován chod úřadu. Jedná se tedy např. o pracovní úvazky v oblasti mzdové účtárny, účetnictví obce, správy majetku, personalistiky, provozu IT, údržby a technické správy budov apod. Při rozdělení pracovních úvazků v oblasti obslužných činností na samostatnou a přenesenou působnost, doporučujeme zvolit průměrný poměr, který Vám vzešel z rozdělení u ostatních oblastí veřejné správy. Rozdělení pracovních úvazků u obslužných činností na samostatnou a přenesenou působnost lze samozřejmě provést také samostatně na základě znalostí pracovních náplní jednotlivých zaměstnanců vykonávajících na úřadě obslužné činnosti. VYSVĚTLENÍ NEJČASTĚJŠÍCH CHYB Z PŘEDEŠLÉHO ŠETŘENÍ 1) Zařazení tajemníka Pracovní úvazek tajemníka zařaďte do obslužných činností a rozdělte půl na půl mezi samostatnou a přenesenou působnost.
4
2) Zařazení zaměstnanců vykonávajících ekonomické (finanční) činnosti Pracovní úvazky účetních apod. zařaďte do obslužných činností. Jejich rozdělení na samostatnou a přenesenou působnost proveďte na základě kvalifikovaného odhadu jimi vykonávaných činností (např. činnosti účetní při správě rozpočtu patří do samostatné působnosti, mzdová účetní již vykonává obslužné činnosti i pro zaměstnance v přenesené působnosti a je potřeba část jejího úvazku zařadit do přenesené působnosti). Pracovní úvazky zaměstnanců, kteří vykonávají přenesenou působnost v oblasti financí (např. správa správních poplatků), ale zařaďte v dotazníku do přenesené působnosti patřící pod Ministerstvo financí. 3) Zařazení činností v oblasti rozvoje města, včetně investic Pracovní úvazky v oblasti rozvoje města (např. zaměstnanci odboru rozvoje města, realizace evropských projektů) zařaďte do samostatné působnosti v oblasti obslužné činnosti. 4) Zařazení interního auditu Pracovní úvazky zaměstnanců interního auditu zařaďte do obslužných činností v rámci samostatné působnosti. 5) Evropské programy a projekty Pracovní úvazky zaměstnanců, kteří administrují evropské projekty (týká se krajských úřadů, které plní roli zprostředkujícího orgánu), zařaďte do přenesené působnosti a do oblasti veřejné správy toho ministerstva, které pro daný operační program plní roli řídícího orgánu (v případě krajských úřadů se jedná třeba o Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy). Zaměstnanci, kteří zpracovávají projektové žádosti nebo se podílí na řízení a realizaci projektů (krajem, městem, obcí), zařaďte do samostatné působnosti v oblasti obslužné činnosti. KONTAKTY V případě dalších dotazů k vyplnění dotazníku se můžete obrátit na zaměstnance odboru veřejné správy a eGovernmentu Mgr. Radka Kozáka (tel. 974 816 616,
[email protected]) nebo Mgr. Petra Horáka (tel. 974 816 621,
[email protected]).
5
