BAB II
LANDASAN TEORITIS
A. Pengertian dan Tujuan Sistem Penjualan 1. Pengertian sistem penjualan
Sistem penjualan yang baik sangat diperlukan dalam
sebuah
perusahaan, karena sistem penjualan akan membantu kelancar^ groses
penjualan, baik penjualan tunai maupun penjualan kredit mulai dari transaksi pemesanan, pengiriman samapai pembayaran. Dengan diterapkan sistem penjualan yang baik disuatu perusahaan maka penjualan dapat berkembang dan meningkat.
Menurut Krismiaji (2002:269 ) pengertian sistem' penjualan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan kegiatan
pengolahan informasi yang berhubungan, dengan penyerahan t$rsng dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa tersebut.
Sistem akuntansi penjualan " meliputi prosedur prosedur penawaran
dan pengiriman barang, penagihan serta penerimaan uang "
( Chairul
Marom 2000:28).
Menurut Mulyadi (2001 : 209 ) sistem penjualan penjualan terdiri atas Prosedur order penjualan, Prosedur pengiriman barang, Prosedur pencatatan
piutang, Prosedur penagihan dan Prosedur pencatatan penjualan.
Penjualan
kredit
dilaksanakan
oleh
perusahaan
dengan
cara
mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan anaHsis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. a. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit ialah: 1) Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order
tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini
juga bertanggung jawab untuk membuat "back order" pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2) Fungsi Kredit
Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit , bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan
dan
memberikan
otorisasi
pemberian
kredit
kepada
pelanggan. Karena hampir semua penjualan merupakan penjualan
kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi , harus terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika
penolaka pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum
fungsi penjualan
mengisi
surat
order
penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat
order
pengiriman
dikirim
langsung
ke
fungsi
kredit
untuk
mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. Dalam hal otorisasi kredit tidak dapat diberikan, fungsi penjualan memberitahu
fungsi pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada pelanggan.
3) Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4) Fungsi Pengiriman.
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin
bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi pemWian untuk barang yang
dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembeUan).
5) Fungsi Penagihan. Dalam transaksi penjualan kredit, fiingsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjuatan kepada pelanggan, serta menyediakan
copy
faktur bagi
kepentingan
pencatatan transaksi
penjualan oleh fungsi akuntansi. 6) Fungsi Akuntansi. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitor, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan sistem penjualan adalah suatu rangkaian aktivitas bisnis yang diawali dari penawaran penjualan, proses order penjualan, pengiriman barang, pencatatan penjualan dan penerimaan kas.
2. Tujuan sistem penjualan.
Menurut Krismiaji (2002:284,305 ) Tujuan sistem penjualan adalah ; l.Mendukung
kinerja
aktivitas
bisnis
sebuah
organisasi
dengan
meningkatkan efisiensi pemrosesan data transaksi 2. Memberikan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa : a. Semua transaksi telah diotorisasi dengan tepat,
b. Semua transaksi yang dicatat adalah valid, c. Semua transaksi yang valid dan diotorisasi telah dicatat, d. Semua transaksi telah dicatat secara akurat, e. Semua aktiva (kas, persediaan dan data)dilindungi dari kehilangan dan pencurian,
f. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
B. Pengertian Pengendalian Intern
Menurut
Chairul Marom
(2000:2)
Pengendalian
Intern
( Internal
Control ) memiliki pengertian secara sempit dan luas. Dalam pengertian sempit merupakan internal check, yaitu melakukan pengujian atas kebenaran
perkalian, penjumiahan dan pengurangan angka angka yang tertera dalam formulir, serta penelitian cara penjurnalan (pencatatan ). Dalam pengertian luas, pengendalian intern tidak sekedar menguji kebenaran angka angka dan
pencatatan
tetapi
mencakup
mekanisme
dari
seluruh
perangkat
yang
digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsi pengawasan, Menurut Krismiaji (2002 : 218) Pengendalian Intern adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva,
menghasilkan
informasi yang akurat dan dapat dipercaya,
memperbaiki
efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Mulyadi (2001 : 165) memberikan deflnisi pengendalian intern yaitu Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran
yang
digunakan
untuk .menjaga kekayaan
organisasi,
mengecek
10
ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Definisi
sistem
pengendalian
intern
tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.
Menurut Theodorus M Tuanakota (1997 : 94) pengertian pengendalian intern adalah : "pengendalian intern meliputi rencana organisasi dan semua metode kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaannya, menguji ketepatan dan sampai seberapa
jauh data akuntansi dapat dipercaya, menggalakkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digariskan. Definisi di atas merupakan definisi yang lebih luas dari pengertian yang diberikan pada istilah pengendalian intern. Dalam definisi tersebut sistem pengendalian intern
tidaklah dibatasi pada metode pengendaHan intern yang dianut oleh akuntansi atau keuangan.
Dalam
sistem tersebut dapat digolongkan pengendalian
melalui sistem anggaran {budgetary control), program
latihan untuk membantu pegawai
analisa statistic,
mengerti
dan
program-
melaksanakan
kewajibannya dan adanya sejumlah pegawai yang melaksanakan pemeriksaan intern untuk memberikan keyakinan tambahan bagi pimpinan perusahaan bahwa prosedur prosedur yang digariskan itu sudah cukup dan sampai seberapa jauh mereka dilaksanakan. Menurut
Zaki
Baridwan
(1992:13)
pengendalian
intern
dapat
mempunyai arti sempit atau luas. Dalam artian yang sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar
11
(cross footing) maupun penjumlahan menurun (footing). Dalam artian yang Iuas pengendaiian intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi
meliputi semua alat alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.
American Institute
of Certified Accountant ( 1949 )
pengertian
pengendaiian intern mempunyai arti yang Iuas yaitu
; "Pengawasan intern
meliputi
serta
struktur organisasi
dan
semua
cara-cara
alat-alat
yang
dikoordmasikan untuk digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga
keamanan
kebenaran
data
membantu
menjaga
harta
akuntansi,
milik
perusahaan,
memajukan
dipatuhinya
memeriksa
efisiensi
kebijaksanaan
ketelitian
dan
didalam
operasi,
dan
manajemen
yang
telah
ditetapkan lebih dahulu". Dari uraian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pengendaiian intern piutang usaha adalah suatu sistem, dan prosedur yang digunakan perusahaan dengan melakukan pemisahan fungsi fungsi organisasi yang berhubungan dengan transaksi piutang usaha
C. Pengertian Piutang
Piutang merupakan tagihan kepada perorangan atau organisasi yang timbul dari penjualan barang atau jasa secara kredit. Piutang dagang baru dapat menghasilkan penerimaan kas jika sudah dibayar pada saat jatuh temponya. Jika ada debitur yang tidak membayar sebagaimana mestinya,
12
perusahaan akan, menanggung kerugian dan hal tersebut hams dicantumkan dalam laporan rugi-laba sebagai kerugian karena tidak tertagihnya piutang. 1.
Klasifikasi piutang.
a. Piutang Usaha
piutang usaha adalah piutang yang timbul dari hasil penjualan barang dagang atau jasa secara kredit. Piutang dicatat dengan mendebit akun. Piutang usaha diperkirakan akan tertagih dalam periode waktu yang relatif pendek seperti 30 atau 60 hari. Piutang usaha diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar. Piutang usaha ialah;
" Piutang yang timbul dari penjualan barang
dagang atau jasa secara kredit "(warren reeve fees, 2005,392) b.Wesel Tagih.
Wesel tagih adalah jumlah yang terutang bagi pelanggan di
saat
perusahaan telah menerbitkan surat utang formal, sepanjang wesel tagih diperkirakan
akan
tertagih
dalam
setahun,
maka
biasanya
diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar. Wesel atau wesel tagih biasanya digunakan untuk periode kredit lebih dari enam puluh hari.
Wesel bisa digunakan untuk menyelesaikan piutang usaha pelanggan.
Bila wesel tagih dan piutang usaha berasal dari transaksi penjualan, maka hal itu kadang-kadang disebut Piutang Dagang.
13
c. Piutang Iain-lain
Piutang Iain-lain biasanya disajikan secara terpisah dalam neraca. Jika piutang ini diharapkan akan tertagih dalam satu tahun, maka piutang tersebut diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Jika penagihannya lebih
dari satu tahun, maka piutang ini diklasifikasikan sebagai aktiva tidak lancar dan dilaporkan dibawah judul investasi. Piutang Iain-lain meliputi
piutang bunga, piutang pajak, dan piutang dari pejabat atau karyawan perusahaan. 2. Prosed ur Piutang Dagang*
Prosedur piutang dagang pada umumnya dapat digolongkan menjadi tiga yaitu:
a. Membuat catatan piutang yang dapat menunjukkan jumlah piutang kepada
tiap-tiap pelanggan. Catatan ini disusun sedemikian rupa sehingga dapat diketahui sejarah kredit tiap-tiap pelanggan, jumtah maksimum kredit
dan keterangan-keterangan lain yang diperlukan. Karena bagian kredit bertugas menyetujui setiap penjualan kredit, dalam pengertian
lain
manajer
kredit
akan
memberikan
kredit
setelah
pemeriksaan yang matang yang menunjukkan bahwa hal tersebut dapat
dibenarkan dan kemudian menagih piutang. Suatu daftar lebih terperinci mengenai tugas bagian kredit adalah sebagai berikut: 1) Penetapan Kebijaksanaan Kredit. Ini melibatkan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: derajat resiko
bagaimanakah yang akan diterima , bagaimana ketatnya syarat kredit
14
harus
diberlakukan,
kebij aksanaan-kebij aksanaan
penyesuaian
apakah yang akan di ikuti?
2) Penyelidikan Kredit. Ini memerlukan prosedur yang kontinyu untuk memperoleh dan menganalisa informasi mengenai tanggung jawab para pelanggan sekarang dan yang prospektif.
3) Persetujuan Kredit. Ini
memerlukan
menyetujui
kredit
prosedur atas
para
melalui
mana
pelanggan
departemen
baru
dan
kredit
meneruskan
pemberian kredit dagang kepada pelanggan lama. 4) Penetapan Batas Kredit
Biasanya persetujuan dibatasi sampai suatu jumlah tertentu, dan harus dirancang rencana untuk mengecek pemberian kredit pada titik ini,
atau
setidak-tidaknya,
untuk
memberitahu
kepada
yang
berwewenang bilamana batas tersebut telah dicapai. 5) Pelaksanaan Syarat Diskon.
Diskon yang ditawarkan untuk pembayaran segera sering di ambil oleh para pelanggan setelah masa diskon yang diperkenankan. Harus
ditetapkan suatu kebijaksanaan dan prosedur untuk memberlakukan syarat diskon.
15
6) Metode Penagihan.
Hams diatur langkah-langkah penagihan yang pasti untuk piutang-
piutang yang lambat dan tertunggak. Ini meliputi penjadwalan pengiriman surat penagihan, prosedur tindak lanjut dan !ain-lain. 7) Penyesuain kredit.
ini meliputi penyelesaian piutang, partisipasi dalam panitia kredit, dan mewakili perusahaan dalam urusan pengawasan kurator dan kepailitan.
8) Persetujuan Penghapusan Piutang. Tanggung jawab untuk menghapuskan piutang harus diprakarsai oleh departemen kredit, tneskipun persetujuan terakhir perlu melalui kepala
bagian
keuangan
atau
controller,
ditinjau
dari
segi
kepentingan pengendalian intern akuntansi yang baik. 9) Catalan Kredit.
Dalam pelaksanaan tugas tersebut diatas, perlu diselanggarakan berbagai catatan pembukuan finansial.( J.B Heckert, 1995 )
b. Menyiapkan dan mengirimkan surat pernyataan piutang yang merupakan suatu formulir yang menunjukkan piutang pada pelanggan untuk tanggal
tertentu dan dalam bentuk surat pernyataan piutang tertentu terdapat
dalam perincian pendukungnya, bentuk-bentuk surat pernyataan piutang adalah sebagai berikut:
16
1) Surat Pernyataan Saldo Akhir Bulan. Berisi saldo piutang pelanggan pada tanggal tertentu dan saldo piutang langganan pada tanggal tertentu dan saldo piutang ini dapat dilihat dari rekening-rekening dalam buku pembantu piutang. 2) Surat Pernyataan Elemen-elemen Terbuka.
Berisi daftar faktur-faktur yang belum dilunasi, beserta tanggal dan jumlahnya
dan bentuk ini sebaiknya digunakan bila pelanggan
melunasi perfaktur.
3) Surat Pernyataan Tunggal. Ini dikerjakan bersama dengan kartu piutang selama satu periode (biasanya bulanan). Pengerjaannya dilakukan bersamaan dengan memakai karbon untuk mendapatkan tembusan, lembar pertama untuk surat pernyataan dan lembar kedua merupakan kartu piutang. 4) Surat Pernyataan Saldo Berjalan dengan Rekening Konvensional. Menurut Zaki Baridwan (1992:140) Surat pernyataan saldo berjalan dengan rekening konvensional ialah surat pernyataan yang Berisi keterangan yang sama dengan surat pernyataan tunggal, perbedaan yang ada adalah tembusan yang merupakan buku pembantu piutang tidak diganti tiap-tiap bulan tetapi dipakai terus sampai penuh. c.
Membuat daftar analisa umur piutang (Adging Schedule ) setiap periode.
Dari analisa ini pimpinan perusahaan akan dapat melihat berapa dari saldo piutang yang dipunyai, jumlah-jumlah yang telah jatuh tempo dan sampai berapa lama lewat jatuh temponya. Dari analisa umur piutang ini
17
pimpinan perusahaan akan dapat mengambil beberapa tindakan yang perlu dilakukan, misalnya menentukan kerugianyang mungkin timbul oleh karena tidak tertagihnya piutang.( soemarso SR, 1986 ). Untuk menghindari resiko tidak terbayarnya kredit yang telah
diberikan
kepada
para
pelanggan
maka
sebelumnya
perusahaan
memutuskan untuk menyetujui permintaan atau penambahan kredit oleh para pelanggan tersebut. Untuk menilai resiko kredit, departemen kredit
harus
mempertimbangkan berbagai
faktor yang
menetukan
besar
kecilnya kredit tersebut.
3. Metode Pencatatan Piutang Us a ha
Menurut Mulyadi (2001:260) Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini: a.
Metode Konvensional.
Dalam metode ini, posting ke dalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal. Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah: 1) Transaksi Penjualan Kredit. Transaksi ini di catat dalam jurnal penjualan atas
dasar faktur
penjualan yang di lampiri dengan surat order pengiriman dan surat muat yang di terima oleh bagian piutang dari bagian penagihan. Transaksi timbulnya piutang ini di-posting ke dalam kartu piutang atas
dasar data yang telah di catat dalam jurnal penjualan tersebut.
18
2) Transaksi Retur Penjualan. Transaksi ini di catat dalam jurnal retur penjualan atas dasar memo kredit yang di lampiri dengan laporan penerimaan barang. Posting
transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan di-
posting
ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat
dalam jurnal retur penjualan. 3) Transakasi Penerimaan Kas dari Piutang.
Transaksi ini di catat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar bukti kas masuk yang di lampiri dengan surat pemberitahuan (remmittance
advice) dari debitur. Posting transaksi berkurangnya piutang dari pelunasan piutang oleh debitur ^-posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penerimaan kas. 4) Transaksi Penghapusan Piutang.
Transaksi ini di catat dalam jurnal umum atas dasar bukti memorial yang di buat oleh fungsi kredit. Transaksi berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang di-posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal umum. b. Metode Posting Langsung.
Metode posting langsung ke dalam kartu piutang dibagi menjadi dua golongan;
1) Metode Posting Harian a) Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan;
jurnai-iranya menunjukkan jumlah total harian saja (tidak rinci).
19
b) Posting langsung ke dalam karu piutang dan pemyataan piutang. 2) Metode Posting Periodik. a)
Posting ditunda.
b) Penagihan Bersiklus (cycle billing). 1) Metode Posting Harian.
a) Metode Posting Langsung ke dalam Kartu Piutang dengan Tulisan Tangan.
Dalam metode ini, faktur penjualan yang merupakan dasar untuk pencatatan timbulnya piutang di-posting langsung setiap
hari
secara rinci ke dalam kartu piutang. Jurnal penjualan diisi dengan
jumlah total penjualan harian (bukan rincian penjualan harian) yang merupakan jumlah faktur penjualan selama sehari. Faktur yang diterima dari bagian penagihan diterima oleh bagian piutang dalam batch disertai dengan pita daftar total (pre-list tape). Jumlah faktur penjualan yang tercantum dalam pita daftar total tersebut diposting ke rekening kontrol piutangdalam buku besar. Setiap bulan pula diadakan rekonsiliasi antara rekening kontrol piutang dengan daftar saldo {trial balance) yang disusun dari kartu piutang.
Ada dua cara menangani media yang akan di-posting ke dalam kartu piutang:
1.
Media disortasi menurut abjad sebelum di-posting, di-posting satu persatu kedalam kartu piutang, dan kemudian dibuat pita pembuktian ketelitian posting (proff tape) dari kartu piutang.
20
Proff tape ini dicocokkan dengan pita draft Xot2i\(pre-list tape) yang
menyertai
media
pada
saat
diterima
dari
bagian
penagihan. Pencocokkan ini dimaksudkan untuk membuktikan ketelitian posting yang telah dilakukan.
2.
Media di-posting ke dalam kartu piutang sesuai dengan urutan pada
waktu
diterima
dari
bagian
penagihan.
Pembuktian
ketelitian posting dilakukan sama dengan butir 1 di atas. b) Metode Posting Langsung ke dalam kartu piutang dan Pernyataan Piutang. Dalam metode ini, media di-posting ke dalam pernyataan piutang dengan kartu piutang sebagai tembusannya atau tembusan lembar kedua berfungsi sebagai kartu piutang. 2) Metode Posting Period ik
a)
Metode Posting Ditunda (Delayed Posting) Dalam keadaan tertentu, posting ke dalam kartu piutang akan lebih praktis bila dilakukan sekaligus setelah faktur terkumpul dalam jumlah yang banyak. Dengan demikian faktur penjualan yang diterima dari bagian penagihan, oleh bagian piutang disimpan sementara,
menunggu
beberapa
hari,
untuk
nantinya
secara
sekaligus di-posting kedalam kartu piutang bersama-sama dalam sekali periode posting dengan menggunakan mesin pembukuan.
21
b)
Metode Penagihan Bersiklus (Cycle Billing)
Dalam metode ini, selama sebulan, media disortasi dan diarsipkan menurut nama pelanggan. Pada akhir bulan, dilakukan kegiatan posting yang meliputi: (1) Posting media yang dikumpulkan
selama sebulan tersebut ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang; (2) Menghitung dan mencatat saldo setiap kartu piutang.
Jika semua pelanggan dikirimi pernyataan pada akhir bulan, hal ini akan menyebabkan pekerjaan mem-posting media ke dalam pernyataan
piutang dan kartu piutang menjadi menumpuk pada akhir bulan. Untuk menghindari penumpukan pekerjaan posting pada akhir bulan ini, metode penagihan bersiklus digunakan. Metode penagihan bersiklus ini membagi pekerjaan posting ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebut tersebar merata ke dalam hari kerja selama sebulan, setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap
bulan. Misalnya pelanggan yang namanya dimulai dengan huruf A akan ditagih pada hari pertamasetiap bulannya(misalnya tanggal 1 februari) untuk penjualan kepada mereka sejak tanggal 2 januari sampai tanggal 1 februari. Langganan yang namanya dimulai dengan huruf B akan ditagih pada tanggal
2 setiap bulan(misalnya tanggal 2 februari) untuk penjualan kepada mereka sejak tanggal 3 januari sampai tanggal 2 fabruari. c. Metode Pencatatan Tanpa Buku T*embantu(Ledgerless Bookkeeping) Dalam metode pencatatan piutang ini, tidak digunakan buku pembantu piutang. Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnya yang diterima
22
dari bagian penagihan, oleh bagian piutang diarsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum dibay&rfunpaid invoice file). Arsip faktur penjualan ini berfiingsi sebagai catatan piutang.
Pada saat diterima pembayarannya, ada dua cara yang dapat di tempuh: 1) Jika pelanggan membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur
penjualan. Faktur yang bersangkutan diambil dari arsip fakttir yang
belum dibay&rfunpaid invoice fail) dan dicap "lunas*, kMadian dipindahkan kedalam arsip faktur yang telah dibayar (paid invoice ue).
2) Jika pelanggan hanya membayar sebagian jumlah dalam faktur, jumlah
kas yang diterima dan sisa yang belum dibayar oleh pelanggan dicatat pada faktur tersebut. Kemudian dibuat faktur tiruan yang berisi informasi yang sama dengan faktur aslinya, dan faktur tiruan tersebut kemudian disimpan dalam arsip faktur yang telah dibayar, dan faktur asli disimpan kembali dalam arsip faktur yang belum dibayar. d) Metode Pencatatan Piutang dengan Komputer
Berikut ini diuraikan metode pencatatan piutang dengan komputer yang menggunakan batch system. Dalam batch System ini, dokumen sumber
yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus di-posting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang. Dalam sistem-sistem komputer
dibentuk dua macam arsip: arsip transaksi (transaction file) dan arsip indvkfmaster file),
pencatatan piutang yang dilakukan secara harian
disajikan pada gambar di bawah ini, secara harian pula, arsip transaksi
23
digunakan untuk memutakhirkan arsip induk piutang , secara periodik misalnya setiap bulan, arsip induk piutang digunakan untuk menghasilkan berbagai macam laporan bagi manajemen.
