Manual Prosedur Pengembangan Staf
Unit Jaminan Mutu Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2015
Manual Prosedur Pengembangan Staff Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya
Kode Dokumen Revisi Tanggal
: : :
Diajukan oleh
:
01003 07801 7 5 November 2015 Sekretaris Jurusan TIP
Dr. Siti Asmaul Mustaniroh, STP, MP Ketua Jurusan TIP Disetujui oleh
:
Dr. Sucipto, STP, MP
i
Daftar Isi
Tujuan .......................................................................................................... 1
Ruang Lingkup ............................................................................................... 1
Definisi .......................................................................................................... 1
Rujukan ......................................................................................................... 1
Garis Besar Prosedur ...................................................................................... 1
Bagan Alir ...................................................................................................... 2 1. Bagan Alir Prosedur Pengembangan Staf Untuk Jalur Gelar ..................... 2 2. Bagan Alir Prosedur Pengembangan Staf Untuk Jalur Non Gelar .............. 4 Lampiran ....................................................................................................... 5 1. Daftar Revisi Dokumen Pengembangan Staf ........................................... 5 2. Daftar Distribusi Dokumen Terkendali .................................................... 6 3. Daftar Dokumen Terkait ........................................................................ 7
ii
Tujuan Menjamin terselenggaranya program pengembangan staf edukatif dan administrasi di Jurusan Teknologi Industri Pertanian FTP Universitas Brawijaya secara baik.
Ruang Lingkup Pelaksanaan pengembangan staf edukatif dan administrasi di lingkungan Jurusan Teknologi Industri Pertanian FTP Universitas Brawijaya (PS s1 S2 dan S3).
Definisi 1. Pengembangan staf adalah kegiatan peningkatan kemampuan melalui jalur gelar dan non gelar 2. Staf edukatif adalah staf yang mempunyai tugas Tri Dharma Perguruan Tinggi 3. Staf administrasi adalah staf yang bertugas membantu pelaksanaan administrasi pendidikan dan laboratorium di jurusan. 4. Jalur gelar adalah jalur pendidikan untuk mendapatkan gelar 5. Jalur non gelar adalah jalur pendidikan tanpa gelar antara lain: seminar, pelatihan, lokakarya, semiloka, simposium, konferensi.
Rujukan 1. PP No 5 Tahun 1980 2. HELTS (Higher Education Long Term Strategy ) Tahun 2003 3. Program Kerja Jurusan (01003 03000) 4. IK Tata Cara Administrasi Kepegawaian Tugas Belajar(01003 08005) 5. Form Surat Pengantar dan Rekomendasi Atasan (01003 10043) 6. Form Surat Kesanggupan Pembiayaan (01003 10003) 7. Form Laporan Kemajuan Hasil Studi (01003 10004) 8. IK Tata Cara Penempatan Kembali (01003 08006)
Garis Besar Prosedur 1.
Ketua Jurusan membuat Program Kerja (01003 03000) dan sosialisasi tentang rencana pengembangan staf di jurusan TIP (IK 0800.......)
2.
Berdasarkan program kerja jurusan, staf melakukan persiapan pendaftaran kepada institusi tujuan.
1
3.
Stafyangbersangkutan membuat surat pemberitahuan kepada Ketua Laboratorium dan Ketua Jurusan untuk mengikuti pendidikan lebih lanjut(gelar atau non gelar)
4.
Stafyang bersangkutan memohon surat pengantar dari Dekan untuk mendapatkan rekomendasi dari Rektor ub. Pembantu Rektor I (01003 10043)
5.
Staf mendaftar kepada institusi yang dituju dengan melampirkan surat kesanggupan pembiayaan (01003 10003)
6.
Setelah di terima pada institusi yang dituju, staf harus menyelesaikan administrasi pendidikan dan kepegawaian di Fakultas dan Universitas
7.
Selama proses pendidikan, secara periodik harus melaporkan kemajuan studinya ke Rektor, Dekan dan Ketua Jurusan (01003 10004)
8.
Setelah Selesai, staf yang bersangkutan harus mengurus surat penyerahan/penempatan kembali dari institusi tempat yang bersangkutan belajar (dalam negeri) atau DIKTI (luar negeri) (01003 08006)
9.
Untuk jalur non gelar melalui tahapan 6.1 sampai dengan 6.3
1. Bagan Alir Prosedur Pengembangan Staf Untuk Jalur Gelar Mulai
Ketua Jurusan
Membuat Program Kerjadan sosialisasi tentang rencana pengembangan staf di jurusan TIP (1 hari)
Staf Edukatif dan Administratif
Melakukan persiapan pendaftaran kepada institusi tujuan (1 – 3 bulan)
Staf Edukatif dan Administratif
Membuat surat pemberitahuan kepada Ketua Laboratorium dan Ketua Jurusan untuk mengikuti pendidikan lebih lanjut(gelar atau non gelar) (1 hari)
Staf Edukatif dan Administratif
Memohon surat pengantar dari Dekan untuk mendapatkan rekomendasi dari Rektor ub. Pembantu Rektor I (1 hari)
A
2
Program Kerja Jurusan (01003 03000) IK Tata Cara Administrasi Kepegawaian Tugas Belajar (01003 08005)
Surat Pengantar dan Rekomendasi Atasan (01003 10043)
A
Surat kesanggupan pembiayaan (01003 10003)
Staf Edukatif dan Administratif
Mendaftar kepada institusi yang dituju dengan melampirkan surat kesanggupan pembiayaan (1 hari)
Staf Edukatif dan Administratif
Menyelesaikan administrasi pendidikan dan kepegawaian di Fakultas dan Universitas setelah di terima pada institusi yang dituju(6 hari)
Ketua Jurusan, Dekan dan Rektor
Melaporkan kemajuan studinya secara periodik ke Rektor, Dekan dan Ketua Jurusan selama proses pendidikan (6 bulan)
Form kemajuan hasil studi (01003 10004)
Mengurus surat penyerahan/penempatan kembali dari institusi tempat yang bersangkutan belajar (dalam negeri) atau DIKTI (luar negeri) (6 bulan)
IK Tata Cara penempatan kembali (01003 10006)
Staf Edukatif dan Administratif
Selesai
3
2. Bagan Alir Prosedur Pengembangan Staf Untuk Jalur Non Gelar Mulai
Membuat Program Kerjadan sosialisasi tentang rencana pengembangan staf di jurusan TIP (1 hari)
Program Kerja Jurusan (01003 03000)
Staf Edukatif dan Administratif
Melakukan persiapan pendaftaran kepada institusi tujuan (1 – 3 bulan)
IK Tata Cara Administrasi Kepegawaian Tugas Belajar (01003 08005)
Staf Edukatif dan Administratif
Membuat surat pemberitahuan kepada Ketua Laboratorium dan Ketua Jurusan untuk mengikuti pendidikan lebih lanjutatau seminar/lokakarya ilmiah (1 hari)
Ketua Jurusan
A
4
Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Pengembangan Staff Revisi ke-0
: 4 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.03 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan
Revisi ke-1
: 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB.2.01
Revisi ke-2
: 8 Juni 2011 Perubahan kode : 01003 06007 Perubahan pada cover dan Tim UJM
Revisi ke-3
: 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM
Revisi ke-4
: 30 Maret 2012 Perubahan kode : 01003 07007
Revisi ke-6
: 24 Oktober 2015
Revisi ke-7
:
Perubahan Perubahan Perubahan Perubahan
logo Kementerian nama KPS nama Manager Representative nama Ketua Jurusan
5 November 2015 Penambahan ruang lingkup
5
2. Daftar Distribusi Dokumen Terkendali Nama Dokumen
:
Nomor/Kode
:
Revisi ke
:
Salinan
Revisi
Penerima
Jenis Dokumen
Salinan 1
7
Ketua Jurusan
Terkendali
Salinan 2 dan Asli
7
Manager Representative
Terkendali
Salinan 3
7
Pembantu Rektor I
Terkendali
Salinan 4
7
Pembantu Rektor II
Terkendali
Salinan 5
7
Dekan
Terkendali
Salinan 6
7
Pembantu Dekan II
Terkendali
Salinan 7
7
Kasubbag Keuangan dan Kepegawaian
Terkendali
Salinan 8
7
Ketua Jurusan
Terkendali
Salinan 9
7
Ketua Program Studi
Terkendali
Salinan 10
7
Bendahara Jurusan
Terkendali
Malang, 5 November 2015 Mengetahui,
Yang Mendistribusikan,
Sekretaris,
Wakabid Pelayanan Umum,
Ardaneswari D.P. Citraresmi STP, MP.
6
3. Daftar Dokumen Terkait
a. Program Kerja Jurusan (01003 03000) b. IK Tata Cara Administrasi Kepegawaian Tugas Belajar (01003 08005) c. IK Tata Cara Penempatan Kembali (01003 08006)
7
d. Surat Pengantar dan Rekomendasi Atasan (01003 10043) Kepada Yth. Rektor Universitas Brawijaya Malang u.b. Pembantu Rektor I Bidang Akademik Bapak ………. Di tempat.
Dengan hormat, Bersama ini kami: Nama : NIP : Jurusan : Fakultas : Mengajukan permohonan kepada Bapak untuk mendapatkan bantuan biaya pendidikan Program Doktor (S3) pada Program Pasca Sarjana……. tahun akademik …... Biaya yang kami ajukan meliputi persiapan pendaftaran (Test TOEFL, TPA, pendaftaran), SPP dan biaya hidup. Biaya persiapan untuk syarat pendaftaran dan pendaftaran kami lampiran dan persyaratan pendaftaran Program Doktor di …... Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan kami, dan sebelumnya kami ucapkan terima kasih.
Malang, Mengetahui: Dekan Fakultas Teknologi Pertanian
Hormat kami,
Nama Lengkap dan NIP NIP
Nama Lengkap dan
8
Tembusan Yth: Pembantu Dekan II FTP-UB
e. Surat Kesanggupan Pembiayaan (01003 10003) SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MEMBIAYAI PROGRAM DOKTOR DI .........
Yang bertanda tangan dibawah ini
:
Nama
:
Pekerjaan
:
Alamat
:
Hubungan dengan pelamar
: Sponsor/ Pribadi*)
Menyatakan kesediaan saya untuk menanggung biaya penyelenggaraan pendidikan atas nama : Saudara
:
Program Studi
:
Alamat
:
Selama mengikuti Program Doktor di ....... sampai dinyatakan lulus. Pembayaran semester.
akan saya lakukan melalui rekening
........ pada setiap awal
Saya menyadari bahwa apabila biaya studi tersebut tidak dapat saya bayar sesuai dengan ketentuan yang berlaku di ....., maka akan berakibat kepada sdr. ...... tidak di perbolehkannya untuk melakukan pendaftaran ulang.
Malang, .
Nama Lengkap Pejabat yang Berwenang dan NIP
9
*) Coret yang tidak perlu.
f. Laporan Kemajuan Hasil Studi (01003 10004)
FORM KEMAJUAN HASIL STUDI Nama Mahasiswa Nama Program
No. Induk Mahasiswa Kode Mata Kuliah Nama Matakuliah Fakultas
Nama Dosen Jurusan EVALUASI OLEH DOSEN 1. Hasil kemajuan study: ( ) sangat baik ( ) baik
( ) sedang
( ) jelek
2. Apakah mahasiswa mampu mengumpulkan semua tugas yang diberikan sesuai deadline? ( ) Ya ( ) Tidak 3. Apakah mahasiswa dapat menyelesaikan programnya sesuai dengan waktu yang telah ditentukan? ( ) Ya ( ) Tidak 4. Apakah ada perubahan yang perlukan dilakukan pada program ini? ( ) Perpanjangan waktu ( ) Dihentikan ( ) Tidak ada perubahan Komentar Dosen:
10
Tanda tangan dosen: ________________________Tanggal: _________________ Tanda tangan mahasiswa: ____________________ Tanggal: _____________
11
