MANAGEMENT SUMMARY CHAPTER 8 FOUNDATIONS OF PLANNING
DASAR-DASAR PERENCANAAN ARTI DAN ALASAN PERENCANAAN Apa perencanaan itu? Perencanaan adalah mendefinisikan tujuan organisasi, menentukan seluruh strategi untuk mencapai tujuan tersebut, dan mengembangkan rencana untuk mengintegrasikan serta mengoordinasikan kegiatan kerja Ketika kita menggunakan istilah perencanaan, yang dimaksud adalah perencanaan formal. Dalam perencanaan formal, tujuan khusus yang mencakup periode waktu khusus akan didefinisikan Mengapa manajer melakukan perencanaan? Memberikan arah kepada para manajer dan non-manajer Mengurangi ketidakpastian dengan mendorong para manajernya memandang kedepan, mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan, dan mengembangkan respons yang tepat Meminimalkan pemborosan dan kekosongan. Ketidakefisienan akan menjadi jelas dan dapat diperbaiki atau dihilangkan Menetapkan tujuan atau standar yang digunakan dalam pengendalian Perencanaan dan kinerja Meskipun sebagian besar telah memperlihatkan hubungan yang positif secara umum, kita tidak dapat mengatakan bahwa organisasi yang secara resmi melakukan perencanaan selalu mengalahkan organisasi yang tidak melakukan perencanaan. Apa yang dapat kita simpulkan? o Perencanaan resmi diasosiasikan dengan hasil keuangan yang positif o Melakukan perencanaan kerja yang baik dan mengimplementasikan rencana tersebut memainkan bagian yang lebih besar dalam menghasilkan kinerja yang tinggi dibandingkan seberapa besar perencanaan itu dilakukan o Hubungan perencanaan-kinerja tampak dipengaruhi oleh kerangka waktu perencanaan, setidaknya dibutuhkan waktu empat tahun
TUJUAN DAN RENCANA
Tujuan adalah hasil yang diinginkan atau target Rencana adalah dokumen yang menentukan kerangka bagaimana tujuan itu akan terpenuhi
Jenis-jenis tujuan Keberhasilan suatu organisasi tidak ditentukan oleh satu tujuan. Dalam kenyataannya, semua organisasi mempunyai banyak tujuan Sebagian besar tujuan perusahaan dapat digolongkan sebagai tujuan strategis atau keuangan o Tujuan keuangan berhubungan dengan kinerja keuangan organisasi o Tujuan strategis berhubungan dengan semua bidang kinerja organisasi lainnya Tujuan yang dinyatakan : pernyataan resmi tentang apa yang dikatakan organisasi – dan yang ingin diyakini oleh para pemangku kepentingan – tentang tujuannya Tujuan riil : tujuan yang secara aktual dikejar oleh organisasi, seperti yang didefinisikan oleh tindakan para anggotanya Jenis-jenis rencana
Berdasarkan luas / kedalaman o Rencana strategik Rencana yang diterapkan pada seluruh organisasi dan menetapkan tujuan keseluruhan organisasi o Rencana operasional Rencana yang meliputi area operasional tertentu dari sebuah organisasi
Berdasarkan jangka waktu o Rencana jangka panjang Rencana dengan jangka waktu lebih dari tiga tahun o Rencana jangka pendek Rencana yang berjangka waktu satu tahun atau kurang
Berdasarkan spesifikasi o Rencana spesifik Rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberi ruang bagi interpretasi
o Rencana arahan Rencana yang fleksibel dan memberikan panduan umum
Berdasarkan frekuensi penggunaan o Rencana sekali pakai Rencana satu kali yang secara spesifik di desain untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik o Rencana siaga Rencana berkelanjutan yang memberikan panduan unutk aktivitas yang dilakukan berulang kali
MENETAPKAN TUJUAN DAN MENGEMBANGKAN RENCANA Pendekatan penetapan tujuan
Penetapan tujuan tradisional o Pendekatan penetapan tujuan di mana manajer puncak menetapkan tujuan yang diteruskan ke tingkat bawah organisasi dan menjadi subtujuan bagi setiap area organisasi. o Tujuan ini diteruskan dari tingkat organisasi seterusnya dan dituliskan untuk merefleksikan tanggung jawab dari tingkat tersebut, lalu diteruskan ke tingkat berikutnya, dan seterusnya. o Mengubah tujuan strategis yang luas ke tujuan departemen, tim, dan individu dapat menjadi proses yang sulit serta membuat frustasi. Masalah lainnya dalam penetapan tujuan tradisional adalah ketika manajer puncak mendefinisikan tujuan organisasi dalam istilah yang luas – seperti mencapai laba “yang layak” atau meningkatkan “kepemimpinan pasar” – tujuan yang mengambang ini harus dibuat lebih spesifik lagi untuk diturunkan ke tingkat bawah organisasi.
o Manajer pada setiap tingkat mendefinisikan tujuan dan mengaplikasikan interpretasi serta biasnya sendiri pada saat menetapkan tujuan yang lebih spesifik. Namun, apa yang sering terjadi adalah hilangnya kernihan pada saat tujuan bergerak dari bagian atas organisasi ke tingkat bawah. o Apabila hierarki tujuan organisasi didefinisikan dengan jelas, maka itu akan membentuk jaringan tujuan yang terintegrasi, atau means-ends chains. Pencapaian tujuan pada satu tingkat berfungsi sebagai perantara untuk mencapai tujuan, atau akhir, pada tingkatan berikutnya.
Kelemahan penetapan tujuan tradisional
Management by objectives (MBO) o Proses penetapan tujuan yang disetujui bersama dan menggunakan tujuan tersebut untuk mengevaluasi kerja karyawan. o Program MBO memiliki empat unsure : spesifikasi tujuan, pembuatan keputusan partisipatif, jangka waktu eksplisit, dan umpan balik kinerja. o Langkah-langkah dalam MBO: 1) Tujuan dan strategi organisasi secara keseluruhan diformulasikan 2) Tujuan utama dialokasikan di antara unit divisi dan departemental 3) Manajer unit berkolaborasi menentukan tujuan spesifik bagi unitnya dengan manajernya 4) Tujuan spesifik ditetapkan bersama-sama dengan seluruh anggota departemen 5) Rencana tindakan, mendefinisikan bagaimana tujuan dicapai, dispesifikasi, dan disetujui oleh manajer serta karyawan 6) Rencana tindakan diimplementasikan 7) Kemajuan mencapai tujuan direview secara periodik, dan umpan balik diberikan 8) Keberhasilan pencapaian tujuan diperkuat dengan penghargaan berbasis kinerja
Langkah-langkah dalam penetapan tujuan 1) Mereview misi atau tujuan organisasi. Misi adalah pernyataan luas yang memberikan penduan menyeluruh atas apa yang dianggap anggota organisasi itu penting. 2) Mengevaluasi sumber daya yang tersedia. 3) Menentukan tujuan secara individu atau dengan masukan dari pihak lain. 4) Menulis tujuan dan mengomunikasikannya kepada semua yang perlu tahu. 5) Mereview hasil dan apakah tujuan telah tercapai.
Mengembangkan Rencana Faktor kontijensi dalam perencanaan: Tingkatan organisasi Bagi hampir semua bagian, manajer tingkat yang lebih rendah melakukan perencanaan operasional sementara manajer tingkat atas melakukan perencanaan strategis.
Tingkat ketidakpastian lingkungan Ketika ketidakpastian tinggi, rencana harus spesifik tetapi fleksibel. Lamanya komitmen masa depan Berhubungan dengan kerangka waktu rencana. Konsep komitmen mengatakan bahwa rencana harus ditarik sejauh mungkin untuk memenuhi komitmen yang dibuat pada saat rencana dikembangkan. Perencanaan yang terlalu lama atau terlalu singkat tidak akan efisien dan efektif.
Pendekatan terhadap perencanaan Dalam pendekatan tradisional, perencanaan dilakukan sepenuhnya oleh manajer puncak yang sering kali dibantu oleh departemen perencanaan formal, yaitu sekelompok spesialis perencanaan yang hanya bertanggung jawab membantu menulis rencana organisasi. Melalui pendekatan ini, rencana dikembangkan oleh manajer puncak yang kemudian diturunkan melalui tingkatan organisasi yang lain, seperti penetapan tujuan tradisional. Pendekatan lain bagi perencanaan adalah melibatkan lebih banyak anggota organisasi dalam proses. Dalam pendekatan ini, rencana tidak diberikan ke bawah dari tingkat
pertama ke tingkat berikutnya melainkan dikembangkan oleh anggota organisasi pada berbagai tingkat dan unit kerj ayang beragam unutk memenuhi kebutuhan khususnya.
MASALAH KONTEMPORER DALAM PERENCANAAN Kritik terhadap perencanaan Perencanaan dapat menyebabkan kekakuan Rencana tidak dapat dikembangkan untuk lingkungan yang dinamis Rencana formal tidak dapat mengganti intuisi dan kreativitas Perencanaan memfokuskan perhatian maanjer pada persaingan dewasa ini, bukan kemampuan bertahan hidup esok Perencanaan formal memperkuat kesusksesan, yang dapat menimbulkan kesalahan Hanya perencanaan belumlah cukup Perencanaan yang efektif dalam lingkungan dinamis Dalam lingkungan yang tidak pasti, manajer harus mengembangkan rencana yang spesifik tetapi fleksibel. Membuat hierarki organisasi menjadi lebih datar akan membantu perencanaan lebih efektif dalam lingkungan yang dinamis, sehingga memungkinkan tingkat organisasi di bawah untuk menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana karena hanya ada sedikit waktu untuk tujuan dan rencana turun dari atas.
