Mamut Business Software KASSA. Introductie in Mamut Kassa Reseller

Mamut Business Software

KASSA

Introductie in Mamut Kassa Reseller

Introductie in Mamut Kassa Reseller

Aan de slag met Mamut Kassa

Versie 1.3 POS.MAN.GST.130.DIS.NL

1

Producent en distributeur: Mamut Software B.V. Postbus 22051 1100 CB Amsterdam Zuid-Oost Tel: 0800 - 444 66 66 (gratis) Fax: 0900 - 444 66 67 Internet: www.mamut.nl E-mail: [email protected]

Mamut Supportcenter: Openingstijden: maandag-vrijdag 09:00-16.30 Tel: 0900 - 444 66 66 (lokaal tarief) Fax: 0900 - 444 66 67 Internet: www.mamut.nl/support E-mail: [email protected]

Verkoop Tel: 0800 - 444 66 66 (gratis) Fax: 0900 - 444 66 67 Internet: www.mamut.nl E-mail: [email protected]

© Copyright 2008. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut- logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.

2

OVER MAMUT KASSA

INHOUD OVER MAMUT KASSA ................................................................................................. 4 DEFINITIES VAN WOORDEN EN UITDRUKKINGEN.......................................... 7 AAN DE SLAG ................................................................................................................. 8 WAAR DIENT U AAN TE DENKEN VOOR U AAN DE SLAG GAAT?................... 8 SYSTEEMVEREISTEN ................................................................................................. 11 INSTALLATIE ................................................................................................................ 12 VOOR DE EERSTE KEER STARTEN ........................................................................ 15 INLOGGEN IN MAMUT KASSA ................................................................................. 23

VERKOOP .................................................................................................................... 24 OVER HET INVOEREN VAN EEN VERKOOP ........................................................ 24 BETALING ...................................................................................................................... 27 KASSASTORTING EN OPNAME UIT KASSA ......................................................... 28 AANMAKEN VAN EEN FACTUUR ............................................................................ 30 RETOURNEREN VAN ARTIKELEN.......................................................................... 31

KASSAOPMAAK/ DAGAFSLUITING..................................................................... 33 OVER DAGELIJKSE ROUTINES ................................................................................ 33 WIZARD VOOR KASSAOPMAAK............................................................................. 34 WIZARD VOOR DAGAFSLUITING ........................................................................... 35 BIJWERKEN VAN VOORRAAD ................................................................................. 35 BIJWERKEN VAN ARTIKELEN EN KLANTEN ...................................................... 36

ADMINISTRATIE/ INSTELLINGEN ...................................................................... 37 OVER ADMINISTRATIE IN HET PROGRAMMA .................................................. 37 INSTELLINGEN ............................................................................................................. 38 GEBRUIKERSADMINISTRATIE/BACK-UP........................................................... 48 OVER RAPPORTEN ..................................................................................................... 51 PARAMETERBEHEER ................................................................................................ 52

NIEUWE VERSIE ........................................................................................................ 53 UPDATE NAAR EEN NIEUWE VERSIE ................................................................... 53 VEREISTEN VOOR UPDATE ..................................................................................... 53 INSTALLATIE EN UPDATE NAAR EEN NIEUWE VERSIE................................. 53 NIEUW IN VERSIE 1.3 ................................................................................................ 55

SNELKOPPELINGEN IN HET VERKOOPVENSTER........................................... 56

3

AAN DE SLAG MET MAMUT KASSA

OVER MAMUT KASSA Mamut Kassa is een complete, gebruiksvriendelijke en moderne kassa-oplossing die naadloos geïntegreerd is met de administratieve programma’s van Mamut Business Software en eenvoudig is aan te passen aan uw werkomgeving.

Alles wat u nodig heeft om een winkel te runnen Met Mamut Kassa kunt u alle handelingen die een modern kassasysteem vereist uitvoeren. Het programma werkt zonder dat u continue in uw Mamut Business Software bedrijfsdatabase ingelogd dient te zijn, zodat uw bedrijfsveiligheid verzekerd is, zelfs als u de Mamut bedrijfsdatabase ergens anders installeert, of in een groter netwerk. Geïntegreerd met Mamuts financiële en administratieve programma's Het programma werkt in samenwerking met uw Mamut bedrijfsdatabase, zonder deze samenwerking is het noodzakelijk grote aanpassingen in uw instellingen te doen. Daarnaast moet u ervoor zorgen dat u de laatste versie van Mamut Business Software heeft geïnstalleerd. Let op! Lees ook de alinea 'waar moet ik aan denken voor ik start?' voor informatie over afronden, betaalwijzen en dergelijke.

Synchronisatie U logt regelmatig in het Mamut programma, zodat alle noodzakelijke informatie, zoals artikelen, prijzen, betalingsvoorwaarden en dergelijke uit de bedrijfsdatabase gehaald kan worden en de verkopen vanuit het kassaprogramma in Mamut geboekt kunnen worden.

Eenvoudige installatie Het programma is eenvoudig in gebruik te nemen met behulp wizard voor het eerst starten. Daarnaast kunt u het programma configureren door middel van een eigen instellingsscherm. Als systeembeheerder kunt u de veiligheid bewaken, zowel in de vorm van gebruikersadministratie waarmee u toegang van de gebruikers controleert, als in de vorm van veiligheidkopieën.

Invoeren van verkopen en betalingen Verkopen en betalingen worden eenvoudig in een gebruikersvriendelijk scherm ingevoerd. De artikelen worden opgehaald via een aangepaste snelkoppeling, een streepjescode lezer of door het opzoeken in het artikelregister. Er kan op verschillende manieren betaald worden. De klant kan contant of met kaart betalen. Het kan ook voorkomen dat de klant met een cadeau- of tegoedbon wil betalen, zijn geld terug wil hebben of dat de klant in vreemde valuta wil betalen. Misschien wil de klant verschillende betaalmogelijkheden combineren. Het is mogelijk een klantendisplay aan het programma te koppelen.

Kortingen U kunt kortingen geven of de prijs van iedere artikelregel aanpassen. Indien er een verkoop aan een bepaalde klant gekoppeld wordt en er een factuur wordt aangemaakt, wordt de prijs vanuit het administratieve programma gebruikt. 4

OVER MAMUT KASSA

Gedetailleerde artikelinformatie en magazijnvoorraad U kunt details over het artikel bekijken, met informatie over onder andere btwtarief, gewicht, volume en kostprijs. Daarnaast kunt u de exacte magazijnvoorraad opvragen. Heeft u één artikel meerdere malen ingeslagen dan kunnen de artikelregels worden samengevoegd, zowel op het scherm als op de kassabon.

Anonieme verkoop met een Kredietgrens of invoeren van verkoop aan bestaande klanten Verkoop aan onbekende klanten wordt automatisch als verkoop aan een kontantklant geregistreerd. U kunt een kredietgrens invoeren, zodat deze klanten niet over een bepaalde grens kunnen gaan. Het klantenregister wordt regelmatig vanuit de Mamut Business Software bedijfsdatabase overgebracht, zodat u de verkoop op klanten kunt registreren die in het programma zijn ingevoerd. U kunt gedetailleerde informatie over de klant ophalen.

Factureren Gewone kassaverkoop wordt normaal gesproken geregistreerd zonder specifieke klanteninformatie. De verkoop wordt onder een geheel naar de Mamut Business Software bedrijfsdatabase overgebracht. U kunt ook tijdelijk een verkoop op een bepaalde klant registreren, bijvoorbeeld wanneer u de klant achteraf een factuur wilt sturen. Kassaverkoop die gefactureerd dient te worden, wordt overgebracht naar het orderregister. Facturen die zijn aangemaakt in het kassaprogramma worden bij het opmaken van de kassa in het administratieve programma aangemaakt. Deze facturen moeten vanuit Mamut geprint worden en niet vanuit het kassaprogramma.

Aanmaken van nieuwe klanten vanaf de kassa U kunt in het kassaprogramma nieuwe klanten aanmaken. Deze worden direct overgebracht naar het administratieve programma, zodat u hiervanuit kunt factureren.

Geld opnemen / geld storten in de kassa U kunt ook geld storten of opnemen vanuit de kassa. Het doel hiervan kan zijn het aanvullen of legen van de kassalade, of eventuele uitgaven vanuit de kassa.

Afstemmen en kassaopmaak Er zijn twee routines voor het opmaken van de kassa: Bij het opmaken van de kassa wordt de kassalade geteld aan de hand van de verkopen die gedaan zijn sinds de vorige kassaopmaak tot een bepaald tijdspunt. Bij het opmaken van de kassa worden de verkopen naar het administratieve programma overgebracht en wordt de magazijnvoorraad bijgewerkt.

5


Touch screen Alle functies bij het registreren van een verkoop, met uitzondering van het zoeken naar een klant of een artikel, kunnen worden uitgevoerd door middel van een touch screen. U kunt het programma zo instellen dat de artikelen gecategoriseerd kunnen worden en verschillende sneltoetsen op het scherm vertegenwoordigen. Deze snelkoppelingen kunnen tevens naar wens gegroepeerd worden. U kunt het programma natuurlijk ook gebruiken met een normaal scherm.

Retouren Het retourneren van artikelen kan geregistreerd worden en vervolgens kunt u een tegoedbon uitschrijven of het geld teruggeven.

Printers voor kassabonnen en rapporten U kunt een printer voor het afdrukken van bonnen aankoppelen, deze u ook kunt gebruiken voor het printen van de rapporten uit het programma. Maar u kunt er ook voor kiezen dat de rapporten op een eigen printer worden afgedrukt. Tevens kunt u eigen cadeau- en tegoedbonnen direct vanuit het programma afdrukken.

Aangepaste afdruk van de bon U kunt de afdruk van de bon aanpassen, zodat deze informatie over BTW, naam van de verkoper of een eigen tekst weergeeft.

Rapporten Het programma heeft een reeks aan rapporten die u onder andere inzicht geven in de omzetten per verschillende gebruiker, de omzet verdeeld per uur, de verkopen die niet betaald zijn, net als rapporten in verband met kassaopmaak routines. In het administratiescherm vindt u de statusinformatie met sleutelgetallen.

Onbeperkt aantal gebruikers Er wordt één kassa ondersteunt met een onbeperkt aantal gebruikers. De gebruikers kunnen een kassalade delen of ieder een eigen lade gebruiken.

Gebruikersrechten U kunt de gebruikersrechten voor de verschillende gebruikers instellen, zodat u kunt controleren wie er toegang heeft tot de het opmaken van de kassa of kortingen mag geven. De gebruikers worden automatisch uitgelogd vanwege veiligheidsmaatregelen.

Opleidingsmodule U kunt het programma starten in de opleidingsmodule om te oefenen of nieuwe medewerkers op te leiden. In deze opleidingsmodule wordt alles geregistreerd in de voorbeelddatabase.

DataTools Het programma gebruikt DataTools om de database te onderhouden. U kunt DataTools starten vanuit het startmenu in Windows, onder de programmagroep Mamut Kassa. 6

DEFINITIES VAN WOORDEN EN UITDRUKKINGEN

DEFINITIES VAN WOORDEN EN UITDRUKKINGEN Afgesloten verkoop Dit is een verkoop die niet geparkeerd is en die geheel betaald is.

Opgemaakte verkoop Dit is een verkoop die is betaald en meegenomen is in de kassa opmaak.

Administratief programma Mamut Business Software bevat een reeks aan informatie die met regelmaat naar het kassapunt wordt overgebracht. Het programma wordt beschreven als een administratief programma, in tegenstelling tot Mamut Kassa.

Supergebruiker Een supergebruiker is een gebruiker van het programma die toegang heeft tot alle functionaliteit in het programma.

Systeembeheerder Een systeembeheerder heeft over het algemeen toegang tot functies waar de gewone gebruiker normaal gesproken niet mee in aanraking komt. Hierbij kunt u denken aan het maken van reservekopieën, de gebruikersadministratie en dergelijke. In Mamut Business Software kan een gebruiker zich een vooraf gedefinieerde gebruikersopzet, die systeembeheerder wordt genoemd, toewijzen. Deze geeft toegang tot de functies waarvan de Mamut Business Software aanneemt dat ze relevant zijn voor een systeembeheerder.

PLU PLU is een eigen aangemaakt nummer voor een artikel dat fungeert als een EAN-code, maar niet aan de standaard voldoet.

Dagafsluiting De dagafsluiting is een functie om een serie van verkopen van één kassa af te sluiten. De dagaflsuiting wordt op een bepaald tijdstip gedaan. Om de verkoop mee te nemen in de dagafsluiting moet deze zijn meegenomen in de kassaopmaak.

Opleidingsmodule U kunt het programma starten in de opleidingsmodule om te oefenen of om medewerkers op te leiden. Deze opleidingsmodule registreert alles in de voorbeeldbedrijfsdatabase. U start het programma in de opleidingsmodule via het Start-menu in Windows. Onder de programmagroep Mamut Kassa vindt u de opleidingsmodule. Het wordt duidelijk aangegeven dat u zich in de opleidingsmodule bevindt. 7


AAN DE SLAG Installatie en starten voor de eerste keer De installatie vindt stap voor stap plaats met behulp van een wizard en neemt u automatisch mee naar een wizard voor het starten voor de eerste keer.

Waar dient u aan te denken voor u aan de slag gaat? Mamut-versie U dient een up-to-date versie van uw Mamut programma geïnstalleerd te hebben. Installeer deze via de laatst toegezonden CD of maak een update via www.mamut.nl. U moet weten waar Mamut Kassa is geïnstalleerd, zodat u het juiste pad van de database kunt aangeven of bevestigen in verband met de koppeling aan Mamut Kassa. Mamut Business Software dient geïnstalleerd te zijn op dezelfde computer waarop u Mamut Kassa opent.

Betalingsvoorwaarden In de Mamut-bedrijfsdatabase moet u een Betalingsvoorwaarde met de beschrijving Kassaverkoop hebben. Deze kunt u aanmaken onder Beeld Instellingen - Bedrijf - Standaardregister - Betalingsvoorwaarden. De betalingswijze moet Contant zijn:

Let op! Onder de uitgebreide instellingen van de betalingsvoorwaarde dient de optie Naar deb/cred administratie boeken aangevinkt te worden. 8

AAN DE SLAG

Uitgebreid:

Afrondingsverschillen U moet een afrondingsartikel in het programma aanmaken en dit aangeven in de instellingen van het kassasysteem. Dit artikel moet gekoppeld zijn aan het magazijn dat u gebruikt in het kassaprogramma. Afrondingsverschillen worden op specifieke afrondingsrekening in de administratie geboekt. Om een correcte afronding te kunnen uitvoeren dient u een afrondingsartikel te selecteren. Het artikel moet aanwezig zijn in de artikel register van het administratieve programma en aan de volgende eisen voldoen:

• Het artikel moet actief zijn: Kies Nee in het Non-actief veld onder het tabblad Diversen.

• Het artikel moet aan de magazijn van het kassaprogramma zijn gekoppeld, maar mag de magazijnvoorraad niet bijwerken: De optie Voorraad Bijwerken onder de tab Magazijn kan niet geselecteerd zijn.

• Het artikel moet BTW-vrij zijn: Kies de optie Geen in de BTW velden. • Het artikel dient gekoppeld te zijn aan de rekening voor afronding in de boekhouding: Kies de juiste rekening onder de tab Instellingen. Indien het administratieve programma niet over een desbetreffend artikel beschikt, dient u het hier aan te maken. Om het artikel te kunnen selecteren, kunt u in de Kassa kiezen voor Beheer - Bijwerken Artikelen en Klanten.

Artikelregister controle Alleen artikelen welke gekoppeld zijn aan een magazijn zullen in Mamut Kassa worden meegenomen.

9


SQL Database Het programma maakt gebruik van een SQL database. Indien u de SQL Server 2005-versie nog niet geïnstalleerd heeft, installeert de installatiewizard de gratis versie SQL Server Express 2005. U dient verbinding te hebben met het Internet, om de download succesvol te laten verlopen.

Toegang U moet bepalen wier er toegang krijgt tot het kassaprogramma. Deze gebruikers moeten vooraf in Mamut Business Software worden aangemaakt. U maakt eerst een 4-cijferige Pin-code voor uzelf aan. Zorg dat u deze klaar heeft wanneer u het programma start. Het is bijvoorbeeld alleen de supergebruiker die toegang heeft tot de dagafsluiting. Hier kunt u ook aangeven wie er korting kan geven en wie de er een factuur kan aanmaken. Lees meer hierover onder Gebruikersadministratie.

Randapparatuur Is alle randapparatuur in gebruik genomen? In het scherm voor instellingen geeft u de kassalade, de klantendisplay, de printer voor kassabonnen etc. aan. Het programma laat u bijvoorbeeld de keuze maken voor de printer die is geïnstalleerd op de machine bij het kassapunt. Ook de kassalade en de klantendisplay worden aangemaakt alsof het printdrivers zijn.

Magazijn Vanuit welk magazijn worden de artikelen verkocht? Maakt u gebruik van meerdere magazijnen in Mamut Business Software, dan dient u tijdens de installatie een magazijn te kiezen. Mamut Kassa is gebaseerd op het artikelregister in Mamut Business Software. De eerste keer dat het programma gestart wordt, worden de artikelen opgehaald, deze worden later regelmatig bijgewerkt. Alleen artikelen die geen Serienummer, Partij artikel of houdbaarheidsdatum vereisen kunnen worden overgebracht. De artikelen moeten zijn gekoppeld aan een magazijn, waarvan uit ze verkocht worden - zelfs als het artikel geen magazijnartikel is. De magazijnvoorraad wordt bijgewerkt tijdens de dagafsluiting. Eventueel kunt u het programma configureren, zodat de voorraad vaker bijgewerkt kan worden. Dit gebeurt manueel. Dit doet u onder Instellingen voor Mamut Kasse.

Administratie De betalingsvormen voor Contant, Bankpas/Creditkaart en eventuele cadeaubonnen moeten gekoppeld worden aan het rekeningenschema in Mamut Business Software. Het programma komt met een voorstel voor deze rekeningen, maar heeft u behoefte aan speciale rekeningen, dan moet u deze vooraf zelf in Mamut aanmaken.

10

AAN DE SLAG

Routines voor het tellen van de kassa Gebruikt u één kassa voor meerdere gebruikers, of heeft iedere gebruiker een eigen kassalade? Werkt u met aparte kassalades voor iedere gebruiker, dan dient u dit vooraf aan te geven. Als alternatief kunt u Kassaopmaak wordt altijd gevolgd door een dagafsluiting selecteren, zodat er altijd een dagafsluiting wordt gedaan wanneer de kassa wordt opgemaakt. U dient de denominatie voor het tellen van de kassa voor de eerste keer in te stellen. Houd hierbij rekening met het systeem dat u gebruikt voor het storten aan de bank. Daarnaast is het misschien handig dat u de denominatie bepaalt voor Opname uit Kassa en Kassastorting.

Sneltoetsen voor artikelen die veel verkocht worden Welke artikelen wilt u koppelen aan een sneltoets? Normaal gesproken kiest u hier voor artikelen die veel via de kassa verkocht worden. U kunt maximaal 16 artikelen snelkoppelingen aanmaken. De overige artikelen vindt u onder de knop Artikelen. Naast de hier besproken punten vindt u een reeds aan aanpassingsmogelijkheden onder de instellingen voor Mamut Kassa. Wij raden u aan deze door te nemen. Tip! Lees ook de alinea Installatie - Checklist achterin deze handleiding.

Systeemvereisten Om Mamut Kassa te kunnen installeren en te kunnen gebruiken zijn de volgende onderdelen vereist: Mamut Business Software vesie 12.2. Een geldige licentie voor Mamut Kassa (Mamut Business Software add-on). Mamut Office/Mamut Enterprise. Windows Visdta/XP SP2.

PC: Processor: 1,6 GHz. Free Space on Disk: 1 GB. RAM: 1 Gb (min). Monitor resolutie 1024 * 768 minimum. 2 Com-ports (min). 2 USB-ports (min).

11


Installatie Mamut Kassa wordt geïnstalleerd aan de hand van een wizard. Start de wizard door dubbel te klikken op Setup.exe. U moet de gebruikersvoorwaarden accepteren en aangeven waar u het programma wilt installeren. Er wordt een snelkoppeling naar het programma aangemaakt onder het Startmenu van Windows.

Het programma maakt gebruik van een SQL database. Indien u de SQL Server 2005-versie nog niet geïnstalleerd heeft, installeert de installatiewizard de gratis versie SQL Server Express 2005. U dient verbinding te hebben met het internet om de download succesvol te laten verlopen. Het downloaden kan enige tijd duren.

12

AAN DE SLAG

Installatie - checklist Deze lijst kunt u gebruiker voor en tijdens de installatie van het programma, om er zeker van te zijn dat u de installatie correct voltooid.

Voorbereiding voor de installatie

1 2 Nee Ja 3

BESCHRIJVING

MEER INFORMATIE

Voldoet de randapparatuur aan de systeemeisen? Is Windows XP SP2 geïnstalleerd? Download en installeer via Microsoft Doorgaan Installeer de drivers voor de randapparatuur

www.mamut.nl/pos

VOLTOOID

Microsoft

TCP Benelux BV

Mamut Business Software BESCHRIJVING

MEER INFORMATIE

4

Bepaal de betaalwijzen voor kassaverkoop

5

Maak een afrondingsartikel aan en controleer dit

Waar dient u aan denken voor u start? in dit document Waar dient u aan denken voor u start? in dit document

6

Download een update van Mamut Business Software Is het nodig om een nieuwe gebruiker aan te maken? Maak een nieuwe gebruiker in Mamut Business Software aan Doorgaan

7 Ja Nee

VOLTOOID

Mamut Kassa BESCHRIJVING 8

MEER INFORMATIE

VOLTOOID

Installeer Mamut Kassa

Installatie van Mamut Kassa in dit document 9 Start Mamut Kassa en voltooi Eerste keer opstarten de opstartwizard in dit document 10 Voer een afrondartikel in onder Instellingen, instellingen - dagafsluiting Dagafsluiting in dit document Heeft u een testdatabase geïnstalleerd, of wilt u een installatie verwijderen om opnieuw te starten, dan kunt u de volgende stappen ondernemen: 13


Zo verwijdert u een Mamut Kassa database: 1.

Sluit Mamut Kassa af.

2.

Download het document https://cdl.mamut.com/BIN/Support/POS_Scratch/Scratch.zip. Onthoud waar u het document opslaat.

3.

Pak resetpos.exe uit van het .zip-document dat u heeft gedownload.

4.

Kies Start - Uitvoeren, schrijf "cmd" en klik OK. (In Windows)

5.

Navigeer naar de map waar u het document resetpos.exe heeft opgeslagen.

6.

Voer in resetpos "server=(local)\Mamut;integrated security=sspi;database=mamutpos;" Heeft u de opleidingsmodule van het programma gebruikt, dan moet u ook de volgende tekst invoeren: resetpos "server=(local)\Mamut;integrated security=sspi;database=mamutpostest;"

7.

Start Mamut Kassa. Het Programma start met de opstartwizard. Let op! Het commando hierboven gaat ervan uit dat de Mamut Kassa database lokaal is geïnstalleerd op dezelfde computer waar u de resetpos uitvoert. Tip! Indien u dit wilt kunt u het .bat document gebruiken - waar deze commandoregels klaarliggen voor gebruik.

14

AAN DE SLAG

Voor de eerste keer starten Inleiding U kunt het programma starten via het Startmenu in Windows. De eerste keer dat u het programma start, helpt een wizard u met de belangrijkste instellingen die het programma vereist om correct te kunnen functioneren. Totdat u de gehele wizard doorlopen heeft, start deze automatisch op wanneer u het programma start. Dit betekent dat, als u halverwege de wizard op Annuleren klikt, de wizard weer automatisch opstart wanneer u het programma opnieuw start.

Gedurende de wizard wordt u onder andere gevraagd de gebruikers die toegang hebben tot het kassasprogramma, in te voeren. Indien dit nog niet gebeurd is, moeten deze eerst in het administratieve programma worden aangemaakt. Daarnaast geeft u de rekeningen voor cash, bankkaart en eventuele cadeaubonnen aan. Wij raden u aan deze instellingen goed te overwegen, voordat u deze instelt.

Geef het pad voor het administratief systeem op Tik het bestandspad en de naam van een SQL-server in. Het systeem zal standaard zoeken op uw lokale pc. Tik de naam van de Instance in. Het gebruik van een instance is facultatief. Het programma zal standaard zoeken naar een instance met de naam MAMUT,

15


Wanneer u de server heeft gevonden en de instance heeft gekozen, kunt u klikken op Verbinden met. Het programma verbindt met de server en haalt een lijst over systeemdatabases op. Deze verschijnen in de lijst in het onderste gedeelte van het venster. Kies de systeemdatabase en klik op Volgende.

Kies bedrijfsdatabase Een deel gebruikers heeft meerdere bedrijfsdatabases geïnstalleerd in zijn administratieve programma. Bent u één van deze gebruikers, dan moet u kiezen welke database gekoppeld moet worden aan het Kassaprogramma.

U kunt niet doorgaan in de wizard voordat u een bedrijfsdatabase heeft aangegeven.

16

AAN DE SLAG

Gebruikersinformatie

De gebruikersnaam en het wachtwoord dat u opgeeft, moeten gelijk zijn aan de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u in het administratieve programma gebruikt. De pin-code moet bestaan uit 4 cijfers en is een persoonlijke code. Het is belangrijk dat u deze code onthoudt. Schrijf deze graag op en bewaar deze op een veilige plaats. U wordt aangemaakt als Supergebruiker in het kassaprogramma. Verder in de wizard kunt u de toegang voor de andere gebruikers uit het administratief programma bepalen. Wanneer u klikt op Volgende, zal het systeem de basis van het administratief systeem ophalen. Dit kan enige tijd in beslag nemen. Indien er geen klant bestaat met de naam Kassaklant, dan zal deze automatisch aangemaakt worden. Deze wordt gebruikt in het kassa-systeem als standaardklant wanneer de klantnaam onbekend of niet geregistreerd is.

17


Gebruikerstoegang Hier geeft u aan welke gebruikers toegang krijgen tot het kassaprogramma. Alleen gebruikers die al in het administratieve programma aangemaakt zijn, kunnen hier gekozen worden.

Toegang tot meerdere gebruikers Klik op Bewerken indien u de toegang voor de verschillende gebruikers wilt instellen. Uw eigen identiteit is aangegeven als Supergebruiker. Om te voorkomen dat u 'buitengesloten wordt' van het programma, kunt de supergebruiker niet wijzigen. De andere gebruikers zijn standaard ingesteld zonder toegang, maar u kunt ze hier toegang geven.

Het programma is opgezet met vooraf vastgestelde rollen, die u kunt kiezen vanuit de afrollijst. U kunt op Detail klikken om te zien welke gebruikersrechten tot welke rol behoren. Houd er rekening mee dat dit alleen een informatiescherm is. De functies, zoals geselecteerd in de lijst zijn toegankelijk voor de rol, deze kunnen niet gewijzigd worden. Enkele details zijn voor iedere gebruiker apart in te stellen. Onder toegang vindt u een aantal afvinkvakjes, waarin u onder andere aan kunt geven of de gebruiker Prijsaanpassingen kan doen of Facturen aan kan maken. 18

AAN DE SLAG

PIN-code De eerste keer dat een gebruiker toegang krijgt, wordt er een willekeurige pincode voor eenmalig gebruik aangemaakt. Noteer deze pin-code en geef hem aan de gebruiker. Een Supergebruiker kan ook later de gebruikersinstellingen in het programma aanpassen.

Instellingen De opstartwizard helpt u bij het instellen van de belangrijkste instellingen die u ingesteld dient te hebben om het programma in gebruik te kunnen nemen.

Magazijn waaruit verkocht wordt Indien u gebruik maakt van meerdere magazijnen is het belangrijk dat u hier het juiste magazijn kiest. De wizard laat u een keuze maken voor het magazijn of uit de magazijnen die in het administratieve programma geregistreerd zijn.

Klanten voor contante verkoop Contante verkoop kan geregistreerd worden zonder dat de naam van de klant bekend is. Het programma maakt automatisch een klant aan onder de naam Kassaklant, indien deze nog niet bestaat. Is er niets anders aangegeven, dan wordt deze klant als standaard kassaklant gebruikt voor alle contact verkoop in het kassaprogramma U kunt eventueel andere klanten ophalen door middel van de Zoek-knop.

Wisselgeld in Kassalade Hier geeft u het saldo voor het wisselgeld aan. Onthoud dat dit saldo gelijk is aan het bedrag dat in het administratieve programma ingevoerd is.

19


Instellingen voor randapparatuur Hier worden de instellingen voor de randapparatuur, die samen met het Kassaprogramma gebruikt worden, bepaald. Let op! Niet alle functies zijn in iedere versie van het programma toegankelijk. Bon printer/printer voor bonnen De afrollijst toont een lijst van de printers die op de computer geïnstalleerd zijn. Wanneer het programma geen bonprinter ondersteunt of indien er geen bonprinter is geselecteerd, worden alle bonnen op een A4, via een gewone printer afgedrukt.

Rapportprinter/Printer voor rapporten De afrollijst toont een lijst van printers die op de computer geïnstalleerd zijn.

Klantendisplay gekoppeld Selecteer deze optie, indien u een klantendisplay op uw kassa heeft aangesloten. De klantendisplay kunt u, net als een printer, selecteren uit de afrollijst, wanneer deze op de juiste wijze geïnstalleerd is.

Kassalade aangesloten Selecteer deze optie, indien u een kassalade op uw kassa heeft aangesloten.

Code Hier geeft u de code in, die u gebruikt om de kassalade te openen. Zie de specificaties van uw kassalade voor meer informatie. Meer informatie over deze instellingen vindt u onder Instellingen, Randapparatuur

20

AAN DE SLAG

Betalingswijzen In de kassa kunt u verschillende betalingswijzen accepteren. Iedere betalingswijze moet gekoppeld worden aan het administratieve programma. Dit doet u door het aanmaken van een rekening in het rekeningenschema. Dit rekeningnummer wordt onder de betalingswijzen voor ieder betalingsvorm aangegeven. Het programma komt met een voorstel voor de rekeningen, maar deze kunt u in dit scherm overschrijven. Indien u geen gebruik maakt van cadeaubonnen, selecteert u het veld voor cadeaubonnen niet.

U kunt deze rekeningen ook later aangeven of wijzigingen, dit doet u onder Instellingen voor Mamut Kassa. Indien u een administratief programma heeft waarin u kunt factureren, wordt deze betalingswijze automatisch uit het programma gehaald.

Bevestig instellingen Voordat de startwizard wordt afgesloten krijgt u een overzicht van alle instellingen die u gekozen heeft. U moet deze bevestigen door op volgende te klikken.

Let op! Indien u hier op Annuleren klikt moet u de volgende keer dat u het programma opstart de wizard vanaf stap 1 opnieuw doorlopen. Voltooit u de wizard, dan komt deze niet meer terug. Eventuele aanpassingen kunt u onder instellingen in het instellingenscherm doorvoeren. 21


Tot slot voltooit u de wizard. U wordt automatisch in het kassaprogramma ingelogd. Hier kunt u Open het scherm voor overige instellingen selecteren, indien u tegelijk de overige instellingen door wilt nemen.

Let op! Wij raden u aan Open het scherm voor overige instellingen te selecteren, zodat u direct de overige instellingen kunt instellen. U dient minimaal een Afrondingsartikel voor de order aan te geven onder de tab Dagafsluiting. Dit artikel dient in het administratieve programma te zijn aangemaakt. Meer informatie hierover vindt u onder "Instellingen, dagafsluiting". Het startscherm in het programma is het scherm voor de invoeren van verkopen.

22

AAN DE SLAG

Inloggen in Mamut Kassa Het inlogscherm komt in beeld iedere keer als het programma opgestart wordt, of nadat de gebruiker zich heeft uitgelogd. Geen functie in het programma is toegankelijk voordat u bent ingelogd. Het scherm wordt tevens gebruikt om de applicatie af te sluiten

Zo logt u in: 1.

Kies de knop met uw gebruikersnaam.

2.

Toets uw PIN-code in. De PIN-code bestaat uit 4 cijfers. Toetst u verkeerd, dan kunt u klikken/drukken op CLR om de cijfers te verwijderen, of op Annuleren.

U wordt in het programma ingelogd en komt in een scherm waar u de verkopen kunt invoeren. Pin-code: De eerste keer dat een gebruiker inlogt in het programma, of de eerste keer dat de gebruiker inlogt nadat de systeembeheerder de pin-code heeft aangepast wordt de gebruiker gevraagd een nieuwe pin-code in te voeren. Deze nieuwe pin-code moet herhaald worden voordat u in het programma kunt inloggen. Let op! Indien u uw pin-code bent vergeten, neemt u contact op met uw systeembeheerder. Deze heeft de rechten om een nieuwe pin-code toe te voegen. Afmelden: Kies voor Afmelden om uw gebruikers ID uit te loggen. Afsluiten: Kiest u voor Afsluiten dan wordt Mamut Kassa gehele afgesloten. Klik op deze knop wanneer u wilt afsluiten voordat u heeft ingelogd, of wanneer u heeft ingelogd en wilt afsluiten. Dit is de enigste manier om het programma af te sluiten.

23


VERKOOP Over het invoeren van een verkoop Alle processen die met het invoeren van een verkoop te maken hebben, worden gestart vanuit hetzelfde scherm. Dit scherm wordt vanuit de kassa gebruikt, door middel van een touch screen, een gewoon toetsenbord of een combinatie van deze. Op het invoerscherm kunt u een aantal sneltoesten aangeven. Dit doet u in het scherm Instellingen, Invoeren van verkoop onder Beheer. Dit kan ook per gebruiker aangepast worden, onder Beheer - Gebruikersadministratie

Het verkoopproces bestaat uit 3 hoofddelen: • Het kiezen van een klant en het invoeren van de artikelen. Dit kan in willekeurige volgorde worden gedaan.

• Het ontvangen van een betaling of het aanmaken van een factuur. De factuur wordt later vanuit Mamut Business Software geprint.

• Retourneren van artikelen. Dit kan op ieder moment gebeuren.

Iedere ingevoerde verkoop in het kassaprogramma kan de volgende status hebben: • Afgesloten • Opgemaakt, maar niet Bijgewerkt in voorraad. • Opgemaakt en Bijgewerkt in voorraad. Dit geldt alleen voor programma's die de mogelijkheid hebben de voorraad apart bij te werken.

• Niet opgemaakt, maar Bijgewerkt in voorraad. Dit geldt alleen voor programma's die de mogelijkheid hebben de voorraad apart bij te werken.

• Meegenomen in de dagafsluiting

Zo voert u een verkoop in Voorbeeld: Standaard klant, contante betaling. 1.

Klik op/selecteer of scan het artikel dat de klant koopt.

2.

Klik op Betaal.

3.

Klik op Contant.

4.

Voer het bedrag waar de klant mee betaalt in het veld Contant in.

5.

Klik op/druk op Bon en geeft eventueel het wisselgeld terug.

6.

Klik Afsluiten om de verkoop af te sluiten. Het programma is klaar om een nieuwe verkoop in te voeren.

24

VERKOOP

Aantal Om meerdere aantallen van 1 artikel in te voeren, kunt ervoor kiezen om het artikel meerdere malen te selecteren. U kunt ook de verkoopregel selecteren en het aantal aanpassen. Maakt u gebruik van de snelkoppelingen, dan kunt u eerst het aantal aangeven of meerdere malen op de snelkoppeling klikken om het aantal te wijzigen.

Prijs In het invoerscherm kunt u op de artikelregel klikken/drukken om een gedetailleerd scherm in beeld te krijgen. Vanuit dit scherm kunt u het aantal wijzigen, en - indien u hier toegang toe heeft kunt u ook de prijs aanpassen en eventuele kortingen invoeren. De systeembeheerder bepaalt wie hier toegang toe heeft via Beheer- Gebruikersadministratie Vanuit dit scherm krijgt u meer informatie over het artikel.

Over het invoeren van artikelen Ieder verkoop moet minimaal uit één verkoopregel bestaan. Voor ieder artikel dat ingevoerd wordt, wordt een eigen regel aangemaakt, Deze wordt getoond in het veld Verkoopregels. U kunt de artikelen op verschillende manieren invoeren:

• De EAN-code scannen door middel van een streepjescodelezer. Het artikel wordt op de verkoopregel ingevoerd met een aantal van 1.

• Toets de EAN/PLU in via het toetsenbord en klik op Enter. De volgorde waarop gezocht wordt naar het opgegeven nummer in het artikelregister is als volgt: Artikelnummer, EAN-nummer, Het Artikelnummer bij de leverancier. Het artikel wordt op de verkoopregel ingevoerd met een aantal van 1.

• Klikken op de snelkoppelingstoetsen. Eén druk op de snelkoppelingstoets van het artikel voert een verkoopregel in met een aantal van 1. De sneltoets functies stelt u in onder Beheer - Instellingen.

• Klik op de knop Artikelen. Het scherm artikel selectie wordt geopend. Indien de gebruiker doorbladert naar het juiste artikel en dit artikel selecteert wordt het artikel overgebracht naar de verkoopregel in het verkoopscherm. Al deze manieren om een artikel te selecteren ondersteunen het aangeven van het aantal artikelen voor- of nadat het artikel geselecteerd is. Het aantal voert u in door middel van het toetsenbord. Indien u een artikelnummer invoert dat niet bestaat wordt het artikelregister geopend, zodat u het artikel op die manier kan vinden. Een artikel dat meerdere malen wordt ingevoerd kan het aantal sommeren en worden weergeven op 1 verkoopregel met meerdere aantallen. Daarnaast kan het ook worden weergegeven op meerdere verkoopregels waarvan het aantal 1 is. Deze instellingen bepaalt u zelf onder Beheer - Instellingen. Een verkoopregel kan aangepast worden nadat deze is ingevoerd. Dit geldt ook voor het aantal, de eenheidsprijs en het kortingspercentage. U kunt wijzigingen doorvoeren door te klikken op de verkoopregel. Wilt u het artikel dat u heeft ingevoerd verwijderen dan klikt u op de knop DEL. Wilt u de gehele verkoop verwijderen, dan kiest u voor Annuleren. 25


Het is niet mogelijk het BTW-percentage dat per artikel is aangegeven te wijzigen.

Over het kiezen van een klant Druk/klik op Klanten in het hoofdscherm. Het scherm Selecteer klant wordt geopend met een klantenlijst. Let op! Alle verkopen moeten aan een klant gekoppeld zijn. Er is een standaardklant onder de instellingen aangegeven, die gekozen wordt als u geen klant selecteert. Totdat u het betalingsproces begint, kunt u gedurende het hele proces van het invoeren van een verkoop een klant selecteren. U kunt de lijst selecteren door op de verschillende titels te klikken. Heeft u een toetsenbord beschikbaar, dan kunt u ook zoeken door informatie in het zoekveld in te voeren.

Meer info... De knop Meer info toont gedetailleerde informatie over de klant. Dit veld kan niet gewijzigd worden.

Aanmaken van een nieuwe klant Bevindt de klant zich niet in het register, dan kunt u een nieuwe klant aanmaken.

Artikelinformatie - Meer informatie over het artikel Wanneer u een verkoop invoert, kunt u vanuit het scherm selecteer een artikel gedetailleerde informatie over het artikel vinden. De informatie wordt bijgewerkt iedere keer dat u de artikelen bijwerkt. Klik op Meer info om de gedetailleerde informatie over het artikel weer te geven.

Magazijnvoorraad De voorraad wordt niet weergegeven wanneer u het scherm opent, maar u kunt deze de voorraad direct uit het administratieve programma halen. Dit vereist dat uw kassaprogramma op dezelfde computer is geïnstalleerd dan het administratieve programma. U krijgt toegang tot de bijgewerkte informatie over de voorraad van het magazijn, die u in uw instellingen heeft aangegeven. Gebruikt u meerdere locaties, dan wordt het totale aantal weergegeven.

26

VERKOOP

Zo vindt u artikelen in het venster artikelselectie Het scherm Artikelselectie opent zich wanneer u op de knop Artikelen klikt. Dit scherm kunt u gebruiken om een artikelregel in te voeren met 1 artikel of om meer gedetailleerde informatie over een artikel te vinden. Indien de instelling Selecteer een artikel aan de hand van artikelgroepen is geactiveerd, krijgt u eerst de artikelgroepen in beeld. U kunt in het scherm zoeken door een zoekwoord in te vullen. U kunt ook aangeven in welke kolommen u wilt zoeken, door te klikken op de titel van de kolom. Klik opnieuw om de sorteringsvolgorde te wijzigingen. Wilt u meer informatie over een artikel dan kunt u artikel selecteren in de lijst en klikken op Meer info.

Betaling Over het ontvangen van een betaling Wanneer u alle verkoopregels heeft ingevoerd, kunt u de betaling in ontvangst nemen door te klikken op betalen. Let op! Het programma controleert of het bedrag vereist dat de verkoop aan een klant gekoppeld wordt. Wanneer dit is vereist en de verkoop niet aan een klant gekoppeld is, krijgt u een melding hiervan. De klant moet aangemaakt worden in het relatieregister in Mamut Business Software. U krijgt de totaalsom en een veld voor iedere betaalwijze in het scherm. Gedurende het hele proces wordt het veld voor wisselgeld weergegeven. Het veld voor wisselgeld geeft het verschil tussen de ingevoerde betaling en de totale som van de actieve verkoop weer. U kunt de betaling geheel vrij verdelen onder de verschillende betaalwijzen. Wanneer de som van de betaling hoger is dan het totaal bedrag van de verkoop en het veld voor wisselgeld een positief bedrag weergeeft, kunt u op Bon klikken om de verkoop af te sluiten. U kunt aangeven of u wilt dat het programma een eigen scherm met het terug te geven bedrag weergeeft na de betaling. Dit geeft u aan onder Beheer Instellingen - Invoeren van verkoop.

Prijzen De prijzen worden net als de overige artikelinformatie uit het administratieve programma gehaald, wanneer u de artikelen bijwerkt. Het systeembeheerder kan onder de gebruikeradministratie, de verschillende gebruikers toegang geven om de eenheidsprijs aan te passen of korting op de verkoop te geven. Indien de verkoop aan een klant gekoppeld is, berekent het programma de prijs uit aan de hand van de prijs die de klant heeft in het administratieve programma.

27


Tip! Wilt u een eenmalige totaalkorting geven, dan dient u hiervoor een artikel aan te maken. De totale korting wordt gegeven door het artikel in te voeren en geeft een eenheidsprijs weer (negatief) die voldoet aan het kortingsbedrag.

Betaalwijzen De beschikbare betaalwijzen worden aangegeven onder Beheer - Instellingen Betaalwijzen. Hier worden een de betaalwijzen voor creditkaart, cadeaubon en tegoedbonnen bepaald.

Hoe betalingen voor de kassa in ontvangst nemen? Zo neemt u een betaling voor de kassa in ontvangst: 1.

Voer de verkoop in

2.

Klik/druk op Betaal.

3.

Kies een betaalwijze.

4.

Voer het bedrag in.

5.

Kies Bon. Het is standaard ingesteld dat het wisselgeld in een scherm wordt weergegeven en er een kassabon wordt geprint. Tip! De kassabon kan aangepast worden, zodat u eigen teksten kunt weergeven. Deze instellingen bepaalt u onder Beheer - Instellingen Kassabon.

Kassastorting en opname uit kassa Kassastorting Dit is een functie waarmee het storten van contanten in de kassalade ingevoerd wordt. Deze functie wordt onder andere gebruikt wanneer er wisselgeld in de kassa wordt gelegd. De ingevoerde storting wordt meegenomen in de eerst volgende dagafsluiting.

Opname uit kassa Dit is een functie waarmee het geldopname uit de kassalade ingevoerd worden. Deze functie wordt onder andere gebruikt wanneer u bankbiljetten uit de kassa haalt. De geldopname wordt in de eerst opvolgende dagafsluiting meegenomen.

28

VERKOOP

Invoeren van kassastorting Zo voert u een kassastorting in: 1.

Klik op Beheer.

2.

Klik op Kassastorting.

3.

Voer het Bedrag in.

4.

Kies eventueel de Valuta. Dit veld is alleen zichtbaar indien het programma is ingesteld op het hanteren van vreemde valuta via Beheer - Instellingen Algemeen.

5.

Voer eventueel een notitie (via het toetsenbord) in, indien u de storting wilt toelichten.

De storting wordt in het register dat gerelateerd is aan de gebruiker opgeslagen en wordt meegenomen in de volgende dagafsluiting.

Invoeren van opname uit kassa Zo voert u een opname uit kassa in: 1.

Klik op Beheer.

2.

Klik op Opname uit Kassa.

3.

Voer jet Bedrag in.

4.

Kies eventueel de Valuta. Dit veld is alleen zichtbaar indien het programma is ingesteld op het hanteren van vreemde valuta via Beheer - Instellingen Algemeen.

5.

Voer eventueel een notitie (via het toetsenbord) in, indien u de opname wilt toelichten.

29


De opname wordt in het register dat gerelateerd is aan de gebruiker opgeslagen en wordt meegenomen in de volgende dagafsluiting.

Aanmaken van een factuur Als de instellingen het toestaan kunt u een factuur aanmaken in plaats van een betaling te ontvangen. Dit vereist dat de verkoop gekoppeld is aan een andere klant dan de standaard klant. De systeembeheerder selecteert de gebruikers die een factuur aan kunnen maken in de gebruikersadministratie. De factuur wordt opgemaakt met de eigenschappen die zijn aangegeven onder instellingen voor deze betaalwijze. Let op! De factuur wordt niet geprint, maar overgebracht naar het administratieve programma wanneer de dagafluiting plaatsvindt. De factuur van het kassaprogramma komt dan als een niet behandelde order in het administratieve programma en kan vanuit hier geprint worden. Het kassaprogramma print een proformafactuur, die de klant mee kan nemen voor zijn administratie. U kunt geen gebruik maken van een verzamelfactuur in het administratieve programma voor het kassaprogramma, zelfs als u deze mogelijkheid geselecteerd heeft.

Hoe een factuur aanmaken? Om een klant op rekening te laten kopen, moet u een klant kiezen wanneer u de verkoop invoert.

Zo maakt u een factuur aan:

30

1.

Klik op Klanten om een klant te selecteren. Zoek eventueel de desbetreffende klant op. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door te klikken op de titel van de kolom naam en de naam van de klant in het zoekveld in te voeren.

2.

Dubbelklik op de klant om deze op te halen in de verkoop.

3.

Voer alle artikelen in de verkoop in.

4.

Kies Betaal.

5.

Kies Factuur. Deze keuze is niet zichtbaar indien er geen klant geselecteerd is.

VERKOOP

6.

Kies Betalingsvoorwaarden en klik op OK. Facturen kunnen geprint worden vanuit het financiële systeem na de dagopmaak of bij het bijwerken van het magazijn/de voorraad. Levering en facturering van orders dient uitgevoerd te worden in Mamut Business Software. U kunt nieuwe klanten invoeren in Mamut Kassa. Lees meer hierover in een eigen alinea.

Hoe een nieuwe klant aanmaken? U kunt vanuit de kassa een nieuwe klant aanmaken. Deze wordt direct overgebracht naar het administratieve programma, zodat u daar vanuit kan factureren.

Zo maakt u een nieuwe klant aan: 1.

Klik op Klanten in het invoerscherm voor verkoop.

2.

Kies Nieuwe klant.

3.

Voer de informatie van de klant in. Het programma vereist minimaal de naam van de klant.

4.

Kies OK. De klant wordt opgeslagen en overgebracht naar het administratieve programma. Zodra de klant is overgebracht kunt u verkopen op de klant registreren in Mamut Kassa. Indien er geen contact is tussen het kassaprogramma en het administratieve programma, wordt u hierover geïnformeerd. De klant wordt tijdelijk opgeslagen, maar u kunt geen verkopen op de klant registreren voordat deze is overgebracht. Maakt u een nieuwe klant aan in het administratieve programma, dan wordt deze naar Mamut Kassa overgebracht wanneer u de functie Bijwerken artikelen en klanten heeft geselecteerd. Meer hierover leest u in de alinea Over dagelijkse routines.

Retourneren van artikelen Heeft u een winkel, dan kan het gebeuren dat mensen gekochte artikelen retourneren. De systeembeheerder geeft aan welke gebruikers toegang tot deze functie hebben. Deze toegang is gekoppeld aan rollen. De artikelen worden als retour geselecteerd in het scherm waar de details per artikelregel worden weergegeven. U moet de retour afsluiten voordat u een nieuwe verkoop kunt starten. Standaard wordt de voorraad in het magazijn bij retour opgehoogd met het aantal retour artikelen. Door gebruik te maken van de F8-toets kan men het bijwerken van het magazijn uitschakelen. Dit dient voor elke artikelregel apart te worden gedaan.

31


Indien het verkooptotaal kleiner is dan 0,00 dan zal de Betaling-knop automatisch veranderen in de Retour-knop. De retourtransacties worden standaard als transacties gezien waarbij de klant zijn geld terug krijgt. Bij uitbetaling worden er 2 bonnen afgedrukt, één voor de klant en één welke door de klant als bewijs van uitbetaling ondertekend wordt. Het is echter ook mogelijk een tegoedbon af te drukken. Hiervoor is een geldige bonprinter noodzakelijk. Tegoedbonnen kunnen onder Beheer - Instellingen Invoeren verkoop worden ingeschakeld. Selecteer de optie voor Afdrukken tegoedbon bij retour artikelen. Nu zal de tegoedbon-optie in het retourvenster aanwezig zijn naast de geld terug-optie.

In ontvangst nemen van retouren Zo neemt u retouren in ontvangst: 1.

Voer een artikelregel in, zoals een verkoop.

2.

Klik/druk op de regel.

3.

Selecteer het veld Retour.

4.

Klik op OK. In plaats van een betaling kunt u nu in het verkoopscherm aangeven dat het een retour betreft. U kunt het retour van meerdere artikelregels aangeven.

32

KASSAOPMAAK/DAGAFSLUITING

KASSAOPMAAK/ DAGAFSLUITING Over dagelijkse routines Kassaopmaak Bij het opmaken van de kassa wordt de inhoud van de kassa geteld aan de hand van de verkoop sinds de vorige keer dat de kassa werd opgemaakt en een bepaald tijdspunt. De kassaopmaak wordt gestart vanuit Beheer. Indien u de functie Kassaopmaak wordt altijd gevolgd door een dagafsluiting niet geactiveerd heeft onder Beheer - Instellingen - Dagafsluiting kunt u de kassa meerdere malen opmaken, voordat u een dagafsluiting doet.

Dagafsluiting De dagafsluiting is de naam voor de functie die een serie van verkopen van een bepaalde kassa afsluit. De dagafsluiting wordt op een bepaald tijdstip uitgevoerd. Om een verkoop mee te kunnen nemen in de dagafsluiting moet deze in de kassaopmaak zijn meegenomen. De dagafsluiting wordt gestart vanuit Beheer, of automatisch na de kassaopmaak, wanneer dit is ingesteld onder Beheer - Instellingen Dagafsluiting. Alleen supergebruikers hebben toegang tot deze functie. Het bijwerken van de voorraad in het administratieve programma is een onderdeel van dit proces. Na het doen van de dagafsluiting wordt de order geleverd en gefactureerd. Dit betekent dat de dagafsluiting niet een gedeelte van de verkooporder kan weergeven, maar de gehele verkooporder. Indien de voorraad manueel is bijgewerkt worden de verkooporders van deze voorraadupdate vanuit het administratieve programma verwijderd. Er worden nieuwe verkooporders aangemaakt die de verkopen tot een bepaald tijdspunt weergeven. Om een dagsluiting te kunnen uitvoeren, moet het programma verbinding hebben met de Mamut Business Software-database.

Bijwerken voorraad Deze functie is een deel van de dagafsluiting, maar u kunt er ook voor kiezen om de voorraad manueel bij te werken. De functie wordt alleen weergegeven indien u de functie Toon Bijwerken van Voorraad in Beheer heeft geselecteerd onder Beheer - Instellingen - Dagafsluiting.

33


Bijwerken artikelen en klanten Mamut Kassa is gebaseerd op het artikelregister in Mamut Business Software. De artikelen worden de eerste keer dat u het programma start geïmporteerd. Deze functie wordt daarna gebruikt om het artikelen het relatieregister vanuit het administratieve programma te kunnen bijwerken. Daarnaast worden de betaalwijzen bijgewerkt. Wij raden u aan deze functie regelmatig te gebruiken. Alleen actieve artikelen kunnen worden overgebracht. Artikelen die een serienummer, een partijartikel of een houdbaarheidsdatum vereisen worden niet ondersteund bij het overbrengen. Artikelen moeten daarnaast aan een magazijn gekoppeld zijn, zelfs als het geen voorraadartikelen zijn.

Wizard voor Kassaopmaak Zo maakt u de kassa op 1. 2.

Klik op Beheer. Klik op Kassaopmaak. De wizard wordt gestart.

3.

Klik op Volgende.

4.

Voer de datum en het tijdstip in voor de verkoop die u wilt meenemen. Als standaard wordt het huidige tijdstip gekozen.

5.

Voer het Gewenste bedrag in kassa na kassaopmaak in. Normaal gesproken heeft een bedrijf een vast bedrag aan wisselgeld in de kassa.

6.

Klik op Volgende.

7.

Geef de verschillende bedragen per denominatie weer.

De denominaties die weergegeven worden, worden bepaald in de instellingen onder de tab Kassaopmaak. 34

KASSAOPMAAK/DAGAFSLUITING

8.

Controleer dat de opgetelde inhoud overeenkomt met uw cijfers.

9.

Klik op Volgende.

10. Controleer de opsomming. U kunt eventueel ook een rapport uitdraaien, die de verdeling per verkoper/betalingswijze weergeeft. 11. Geef aan of u wilt dat het programma direct zal overgaan in de wizard voor de dagafsluiting. Deze keuze is niet toegankelijk indien u de instelling Kassaopmaak wordt altijd gevolgd door een dagafsluiting geactiveerd heeft onder Beheer- Instellingen - Dagafsluiting 12. Klik op Voltooien. De Kassaopmaak wordt geregistreerd en de Wizard voor de dagafsluiting wordt (eventueel) automatisch gestart.

Wizard voor dagafsluiting Zo werkt de dagafsluiting: 1.

Start de wizard voor de dagafsluiting en kik op Volgende. De dagafsluiting start of direct na de kassaopmaak, of via Beheer - Dagafsluiting. Dit wordt gestuurd vanuit Beheer - Instellingen - Dagafsluiting.

2.

Kies welke kassaopmaak meegenomen moeten worden door deze te selecteren in de lijst.

3.

Klik op Volgende. De Afsluiting wordt gecontroleerd.

4.

Klik op Voltooien. De dagafsluiting is voltooid.

Bijwerken van voorraad Zo werkt u de voorraad bij: 1. 2. 3.

Klik op Beheer. Klik op Bijwerken voorraad. Klik op Volgende in het informatiescherm dat getoond wordt. (Het scherm kan eventueel overgeslagen worden doordat dit eerder is aangegeven in de wizard).

35


4.

Voer de datum en het tijdstip in voor de verkoop die u wilt includeren. Als standaard wordt het huidige tijdstip gekozen.

5.

Klik op Volgende.

6.

Controleer de informatie die overgebracht wordt en klik op Sluiten om af te sluiten. De voorraad is bijgewerkt. De routine is alleen toegankelijk indien deze is geselecteerd onder Beheer Instellingen - Dagafsluiting. De routine kan geblokkeerd wordt voor bepaalde gebruikers onder Beheer - Gebruikersadministratie.

Bijwerken van artikelen en klanten Mamut Kassa is gebaseerd op het artikelregister in het administratieve programma. De artikelen worden de eerste keer dat het programma gestart wordt opgehaald. Deze functie wordt daarna gebruikt om het artikelen klantenregister vanuit het administratieve programma in te lezen en om de bataalwijzen bij te werken. Deze functie dient regelmatig gebruikt te worden. Allen actieve artikelen kunnen overgebracht worden. Artikelen die een serienummer vereisen, onderdeel zijn van partijgoederen of een houdbaarheidsdatum hebben worden niet ondersteund. De artikelen moeten aan een magazijn gekoppeld zijn, zelfs als het geen voorraadartikelen zijn. Tip! Het is mogelijk het bijwerken van de basis informatie te sturen door middel van parameterbeheer, zodat dit bijvoorbeeld éénmaal per etmaal plaats vindt. Het parameterbeheer vereist een goede computerkennis. U leest meer over parameterbeheer in het helpdocument.

36

ADMINISTRATIE/INSTELLINGEN

ADMINISTRATIE/ INSTELLINGEN Over administratie in het programma Kies de knop Beheer om in de administratie van Mamut Kassa te komen. Alleen gebruikers met toegang tot één of meerdere functies kunnen dit scherm openen.

U kunt meer lezen in de bovenstaande paragrafen over Kassatransacties, Administratieve taken en Synchronisatie. Onderstaand kunt u meer lezen over Beheertaken.

Status De Statusvelden geven een overzicht van alle sleutelgetallen sinds de laatste dagafsluiting. DataTools: DataTools bevat een functie voor het administreren van databases op basis van SQL-server. Voorbeelden van deze functionaliteit zijn reservekopieën, terugzetten van reservekopieën, controle en reparatie van databases, koppelen aan databases en meer informatie over ene database. U start DataTools via het Start-menu in Windows, in de programmagroep Mamut Kassa. 37


Instellingen Instellingen, Algemeen Server en instance: Deze geeft u op tijdens de eerste opstart. De waarde van het veld kan gewijzigd worden indien de database verplaatst is. U mag deze niet wijzigen naar een andere database. Systeemdatabase: Toont de systeemdatabase waaraan Mamut Kassa gekoppeld is. De waarde van het veld kan niet gewijzigd worden. Tip! In Mamut Business Software kunt u de systeemdatabase identificeren bij Beeld - Instellingen - Andere instellingen - Andere programma's. Naam Bedrijfsdatabase: Deze geeft u aan wanneer u het programma voor de eerste keer start. Deze naam kan niet gewijzigd worden. Valuta: Wordt uit de opgegeven bedrijfsdatabase gehaald.

Valutanaam op bon: Hier wordt de primaire valuta van het bedrijf gebruikt. Voer hier bijvoorbeeld het € teken in. Magazijn waaruit verkocht wordt: Deze geeft u aan wanneer u het programma voor de eerste keer start. Dit veld kan niet worden gewijzigd, zolang niet alle verkopen zijn overgeboekt en zijn meegenomen in de dagafsluiting. Wijzigt u het magazijn, dan wordt de artikellijst automatisch bijgewerkt. Klant voor kassaverkoop: Deze wordt opgegeven of automatisch aangemaakt wanneer u het programma voor de eerste keer start. U kunt deze wijzigen door te klikken op het zoek-icoontje dat de klantenlijst opent. Het is belangrijk dat de geselecteerde klanten niet worden aangemaakt met een verzamelfactuur of afronding in de relatiekaart. 38


Betalingen in vreemde valuta: U kunt gebruik maken van één vreemde valuta. Activeert u deze mogelijkheid hier, dan kunt u een vreemde valuta aangeven onder de denominaties en onder de betalingswijzen. Vreemde valuta: Hier kiest u de vreemde valuta. Deze valuta dient te zijn aangemaakt in het administratieve/financiële programma. Koers: Geef de valutakoers voor de vreemde valuta aan. Aantal <EUR> per in de valutakoers: Bijvoorbeeld 1. Geeft het aantal eenheden voor de koers van het veld hierboven aan. In de illustratie hieronder is de valutakoers GBP 1.51.

Valutanaam op bon: Geldt voor de vreemde valuta. Denk bijvoorbeeld aan $, £, NOK, enzovoorts.

Instellingen, Kassaopmaak Vast bedrag in kassa na kassaopmaak: Het bedrag dat hier wordt aangegeven wordt gebruikt als wisselgeld bij het opmaken van de kassa.

Het bedrijf maakt gebruik van eigen kassalades per gebruiker: Deze instelling voorkomt dat verschillende gebruikers verkopen registreren in dezelfde kassalade of dezelfde kassaopmaak. Wordt er een verkoop ingevoerd die niet meegenomen is in de kassaopmaak, is het niet mogelijk voor een andere gebruiker om in te loggen wanneer deze instelling geactiveerd is. De kassa moet opgemaakt worden voordat er een nieuwe gebruiker verkopen in kan voeren. 39


Toon "Berekend bedrag in kas" en "Verschil" tijdens opmaken: Dit is een keuzemogelijkheid. Sommigen willen bedrag in kassa en verschil berekenen tijdens de kassaopmaak, terwijl andere er de voorkeur aangeven dat degene die de kassa opmaakt niet weet hoeveel wisselgeld er in de kassa is.

Denominatie: Denominaties kunnen onder de instellingen gedefinieerd worden. Het programma heeft een aantal vooraf gedefinieerde denominaties.

Zo maakt u een nieuwe denominatie aan: 1. 2.

Ga naar Beheer - Instellingen - Kassaopmaak Klik op Nieuw.

3.

Voer een naam in, bijvoorbeeld 20.

4.

Kies Bedrag of Aantal, en geef eventueel de Omrekenfactor aan

5.

Klik op OK. De denominatie kan nu in gebruik genomen worden. Omrekenfactor: Deze bepaalt of het aantal dat door de gebruiker wordt aangegeven met een factor vermenigvuldigd moet worden om het correcte bedrag te krijgen. In het voorbeeld hierboven is er een voorbeeld gegeven met €2,-. 1 stuk geeft € 2,- weer. Het getal moet minimaal een waarde van 1 hebben.

Bedrag: Een denominatie kan iets anders zijn dan een geldbedrag met een vaste eenheid. Is er bijvoorbeeld sprake van cadeaubonnen met verschillende bedragen, dan kunt een denominatie aanmaken die cadeaubon heet, met Denominatie geeft weer: Bedrag. Valuta: Hier kunt u de valuta van het bedrijf aangeven, of de secundaire valuta, indien u een Secundaire valuta heeft ingevoerd onder Instellingen Algemeen. Tip! Een deel bedrijven laat de medewerkers kassaopnamen registreren op de kassabon. Om hier controle over te krijgen kunt u deze registreren als een Denominatie. Hiermee krijgt de gebruiker tijdens het opmaken van de kassa de post kassaopname als een denominatie en kan de bedragen van de bonnen hier invoeren.

40


Instellingen, Invoeren van een verkoop Bij verkoop van hetzelfde artikel Artikelen samenvoegen: Hier geeft u aan hoe de verkoop van meerdere artikelen wordt weergegeven. Klikt u bijvoorbeeld twee keer op een sneltoets of de streepjescodelezer, dan wordt het artikel op één regel weergegeven met aantal 2, indien u hier Altijd of Als artikelen na elkaar worden ingevoerd heeft geselecteerd.

Artikellijst Selecteer artikelen aan de hand van artikelgroepen: Wanneer u op de knop Artikelen klikt/drukt, opent er een venster waar u het desgewenste artikel kunt selecteren. Selecteert u hier deze optie, dan worden de artikelen georganiseerd met knoppen voor artikelgroepen zoals ze georganiseerd zijn in het administratieve systeem. Anders krijgt u een artikellijst in beeld. Gebruik zoekfunctie voor artikelselectie: Activeert de zoekregel voor het artikel bovenaan het venster Artikelselectie dat gebruikt wordt bij de registratie van verkoop. De zoekregel zal actief zijn bij het openen van het venster.

Maximum bedrag voor anonieme verkoop Totaalbedrag: Een deel bedrijven wil, of is wettelijk verplicht, een maximaal bedrag voor anonieme verkoop aan te geven. Hier geeft u het totaalbedrag aan. Bij 0,00 is de functie inactief.

41


Toon in artikelregels Toon prijzen incl. Btw: Hier kiest u weergavedetails in het verkoopscherm. De prijzen worden standaard inclusief BTW weergegeven, maar u kunt er ook voor kiezen deze functie niet af te vinken en de nettoprijzen in het verkoopscherm weer te geven. Toon kolom voor eenheidsprijs: Het programma geeft standaard een eigen kolom met eenheidsprijs weer. Hier kunt u deze functie uitschakelen. Decimalen voor aantal: Verkoopt u artikelen in minder dan één eenheid, dan kunt u hier het aantal toegestane decimalen weergeven. BTW-code: Indien u geen Btw-code aan wilt geven, kiest u hier voor Niet tonen.

Afsluiten verkoop Toon scherm met "Wisselgeld" bij afsluiten verkoop: Betaling sluit de verkoop af. Standaard wordt er in een eigen scherm weergegeven hoeveel de klant terug krijgt aan wisselgeld. Dit scherm dient manueel afgesloten te worden. U kunt ervoor kiezen dit scherm niet weer te geven. Het bedrag dat de klant terugkrijgt aan wisselgeld, wordt weergegeven in het betalingsscherm en eventueel in de klantendisplay. Afdrukken van een tegoedbon bij retour goederen: Een tegoedbon kan automatisch geprint worden bij het invoeren van een retour. Is deze functie geactiveerd, dan dient u ook een rekening aan te maken waarop de tegoedbon geboekt kan worden. De rekening wordt opgehaald uit de systeemrekening van het administratieve programma.

Sneltoetsen Hier kunt u maximaal 16 sneltoetsen aanmaken voor het invoeren van verkoop. Klik op een knop om een artikel onder de sneltoets te leggen. Heeft u lange namen voor uw artikelen, dan moet u de namen inkorten zodat de tekst kan worden weergegeven op de sneltoets. De grootte van de knoppen in de verkoopmodule zullen variëren met het aantal snelkoppelingen dat u creëert.

• Wanneer u minder dan 5 snelkoppelingen heeft, zullen de knoppen de breedte dekken van de vier kleinste knoppen en de ruimte wordt maximaal 20 tekens.

• Wanneer u 5 tot 8 snelkoppelingen heeft, zullen de breedte van de knoppen gelijk zijn aan twee van de kleinste knoppen en de ruimte wordt maximaal 10 tekens.

• Wanneer u vanaf 9 tot 16 snelkoppelingen heeft, zullen de knoppen ruimte bieden aan maximaal 6 tekens.

42


Instellingen, Kassabon Hier geeft u de instellingen voor de kassabon aan.

Weergave van kolommen per artikelregel Geef aan welke kolommen u per artikelregel wilt tonen.

Weergave samenvatting Indien u BTW-plichtig bent, dient u standaard de prijzen inclusief en exclusief BTW te tonen, net als de verdeling van de verkopen per BTW-tarief.

Vaste tekst op bon Hier voert u de tekst in die u wenst weer te geven boven en onder de artikelregels op uw kassabon. Velen gebruiken de kassabon om te informeren over campagnes, openingstijdens en dergelijke. U kunt de tekst niet formateren. Toon verkoper ID: Iedere gebruiker krijgt zijn eigen ID op de kassabon. Deze functie activeert u hier. De ID geeft u per gebruiker aan onder gebruikersadministratie. Toon bonnummer: Deze functie is standaard geactiveerd. Toon naw-gegevens van de klant, indien geen kassakant: Registreert u een verkoop op een bepaalde klant, dan geeft het programma de gegevens van de klant weer op de kassabon. Wilt u deze informatie niet weergeven dan kunt u deze functie hier uitschakelen.

Let op! Houd er rekening mee dat er een aantal wetten en regels gelden voor de kassabon. Wij raden u aan de standaardinstellingen van de kassabon niet te wijzigingen zonder dat u heeft gecontroleerd dat deze wijzigingen rechtsgeldig zijn. 43


Instellingen, Betaalwijzen Betaalwijzen worden overgenomen uit het administratieve programma, wanneer u het programma voor de eerste keer start en bijgewerkt met behulp van de routine Bijwerken artikelen en klanten. U kunt de betaalwijzen verwijderen of nieuwe aanmaken, maar de betaalwijzen die u uit het administratieve programma heeft geïmporteerd kunnen niet aangepast worden in het Kassaprogramma. Deze kunnen alleen in het administratieve programma gewijzigd worden en met behulp van Bijwerken artikelen en klanten naar het Kassaprogramma worden overgebracht. Het programma hanteert creditkaart betalingen, maar is niet geïntergreerd met de betaalterminal. Dit betekent dat u een manuele oplossing nodig heeft voor het ophalen van de creditkaartinformatie. Het programma registreert het bedrag zodat u tijdens de kassaopmaak/dagafsluiting precies weet hoeveel er met de verschillende betaalwijzen betaald is. Op deze manier worden de verschillende bedragen ook op de juiste rekeningen in het administratieve programma geboekt. Maakt u gebruik van een betaalterminal voor bankpassen, moet u hier ook het juiste bedrag invoeren. Dit doet u op de normale manier.

Type Er zijn 4 typen betaalwijzen: Contant, Kaart, Cadeaubon en Tegoedbon. Afhankelijk van het type wordt de standaardwaarde voor het rekeningnummer bepaald. Er zijn eigen programmarekeningen in het administratieve systeem, met bijhorende rekeningen voor de 4 verschillende types aangemaakt. Er is ook een betaalwijzen die gebruikt wordt voor facturen, maar deze is niet toegankelijk voor wijzigingen.

44


Valuta Hier geeft u de valuta aan. Het veld is alleen actief indien u heeft aangegeven gebruik te willen maken van vreemde valuta onder de tab Algemeen.

Rekeningnummer De betaalwijzen is gekoppeld aan een rekening in het rekeningenschema.

Afronden naar dichtsbijzijnd Voor de betalingswijze Contant zal de standaardafronding naar de dichtsbijzjnde 0,05 gaan. Anders wordt 0.01 als standaard gebruikt, zodat er geen sprake is van afronding. Deze instellingen zijn van toepassing, zelfs als u een ander type afronding gebruikt in uw administratieve programma. U moet een afrondartikel aanmaken. Lees meer hierover onder "Instellingen - Dagafsluiting".

Toon bij afsluiten verkoop Alle betaalwijzen worden weergegeven tijdens het afsluiten van de verkoop, indien ze niet zijn gemarkeerd met Toon bij afsluiten verkoop. Dit veld kunt u ook aanpassen voor betaalwijzen die vanuit het administratieve programma geïmporteerd zijn.

Afbeelding U kunt gebruik maken van afbeeldingen van de verschillende betaalwijzen. Deze afbeeldingen worden weergegeven in het betaalscherm. Wilt u eigen afbeeldingen toevoegen dan kunt u deze toevoegen aan Images in de programmamap waar u het programma installeert.

Instellingen, Dagafsluiting Vermelding afdeling in aflsuitingsboeking Maakt u gebruik van afdelingen in het administratieve programma, dan kunt u hier aangeven voor welke afdelingen u een afsluitingsboeking wilt maken. De boeking is een sommeringsbijlage en kan slechts tot één afdeling behoren.

Artikelen samenvoegen Deze instelling bepaalt of artikelregels worden samengevoegd bij het overbrengen naar het administratieve programma.

Kassaopmaak wordt altijd gevolgd door een dagafsluiting Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt de dagafsluiting automatisch opgestart na het opmaken van de kassa. Het is dan niet mogelijk om alleen de kassa op te maken, zonder een dagafsluiting uit te voeren. Indien de optie Het bedrijf maakt gebruik van eigen kassalades per gebruiker onder Beheer Instellingen - Kassaopmaak is geselecteerd, kunt u deze optie niet selecteren.

45


Toon bijwerken van voorraad in Beheer De magazijnvoorraad wordt bijgewerkt in aan de hand van de dagafsluiting. Indien u de voorraad vaker, manueel, wilt bijwerken kunt u deze optie selecteren. U krijgt een optie onder Beheer waar u kunt het bijwerken van de voorraad kunt selecteren.

Rekeningnummer voor boeken verschil Hier geeft u het rekeningnummer voor verschil en het rekeningnummer voor het storten van de omzet weer. Deze kunt u hier niet wijzigen. Pas de rekeningnummers aan in het administratieve programma en gebruik de functie Bijwerken artikelen en klanten, indien u deze rekeningnummers wilt wijzigen.

Afrondingsartikel Afrondingsverschillen worden op specifieke afrondingsrekening in de administratie geboekt. Om een correcte afronding te kunnen uitvoeren dient u een afrondingsartikel te selecteren. Het artikel moet aanwezig zijn in de artikel register van het administratieve programma en aan de volgende eisen voldoen:

• Het artikel moet actief zijn: Kies Nee in het Non-actief veld onder het tabblad Diversen.

• Het artikel moet aan de magazijn van het kassaprogramma zijn gekoppeld, maar mag de magazijnvoorraad niet bijwerken: De optie Voorraad Bijwerken onder de tab Magazijn kan niet geselecteerd zijn.

• Het artikel moet BTW-vrij zijn: Kies de optie Geen in de BTW velden. • Het artikel dient gekoppeld te zijn aan de rekening voor afronding in de boekhouding: Kies de juiste rekening onder de tab Instellingen. Indien het administratieve programma niet over een desbetreffend artikel beschikt, dient u het hier aan te maken. Om het artikel te kunnen selecteren, kunt u in de Kassa kiezen voor Beheer - Bijwerken Artikelen en Klanten. 46


Instellingen, Randapparatuur Hier doet u de instellingen ten aanzien van de randapparatuur die samen met het kassaprogramma worden gebruikt. Let op! Sommige functies zijn niet toegankelijk in alle versies van het programma.

Bonprinter/Printer voor kassabon In de afrollijst vindt u een overzicht van alle printers die geïnstalleerd zijn op de computer. Wanneer het systeem geen bonprinter ondersteunt, of er geen printer is aangegeven worden alle bonnen op een A4 papier geprint, via een normale printer.

Rapportprinter/Printer voor rapporten De afrollijst toont een lijst van de op de computer geïnstalleerde printers.

Klantendisplay gekoppeld Selecteer deze optie, indien u een klantendisplay op uw kassa heeft aangesloten. De klantendisplay kunt u, net als een printer, selecteren uit de afrollijst, wanneer deze op de juiste wijze geïnstalleerd is.

Kassalade aangesloten Instelling die aangeeft of het programma een kassalade hanteert bij het afsluiten van een verkoop.

Code Hier geeft u de code in, die u gebruikt om de kassalade te openen. Zie de specificaties van uw kassalade voor meer informatie.

Test U kunt de randapparatuur testen door te klikken op de knop Test achter de desbetreffende randapparatuur. Voor de klantendisplay ziet u de programmanaam en het serienummer, terwijl rapport/bon een testprint uitprint. Voor de kassalade wordt de code doorgezonden, zodat de kassalade geopend kan worden.

47


Gebruikersadministratie/back-up Administratieve opdrachten, Gebruikersadministratie Mamut Kassa geeft de gebruikers toegang aan de hand van vooraf vastgestelde rollen. Een gebruiker krijgt een rol toegekend en krijgt met behulp van deze rol toegang tot een reeks met functies.

Importeer gebruikers vanuit het administratieve programma Hier krijgt u een overzicht met gebruikers uit het administratieve programma die niet zijn geïmporteerd in Mamut Kassa. U kunt deze importeren en ze een rol geven, zodat ze toegang krijgen tot Mamut Kassa.

De volgende toegangsniveaus zijn vooraf vastgesteld: Geen toegang: Geen toegang tot Mamut Kassa Verkoper: Invoeren van verkopen Verkoper, uitgebreid: Invoeren van verkopen, registreren van kassaopnames en stortingen, kassaopmaak, importeren van artikelen en klanten, retourneren van artikelen en bijwerken van magazijn. Supergebruiker: Geeft toegang tot dezelfde functionaliteit als Verkoper, uitgebreid plus dagafsluiting, gebruikers/veiligheid, instellingen en rapporten. Let op! Gebruikers worden standaard aangemaakt zonder toegang, dus de supergebruiker moet de rol vaststellen voordat de gebruiker het programma kan gebruiken. Het is niet mogelijk om het scherm te sluiten als er geen supergebruiker is vastgesteld.

Gebruikerstoepassing Klik op de Bewerk-knop om de instellingen naar de gebruiker te specificeren: Toon brutomarge: Is van toepassing bij het invoeren van verkopen Prijsaanpassing: Geeft de gebruiker de mogelijkheid om de prijs aan te passen bij het invoeren van een verkoop Korting geven: Geeft de gebruiker de mogelijkheid om een kortingspercentage in te voeren bij het invoeren van de verkoop Factuur aanmaken: Geeft de gebruiker de mogelijkheid om een factuur in Mamut Kassa aan te maken. Deze wordt later uitgeprint in het administratieve programma.

48


Toon van numeriek toetsenbord: Hier kunt u het scherm aan rechts-/en linkshandigen aanpassen, zodat het numerieke toetsenbord rechts of links wordt weergegeven. ID op bon: De tekst die u hier invoert, wordt weergegeven op de bon die wordt geprint als deze bepaalde verkoper een verkoop invoert. Het instellen van het wel of niet weergeven van de ID doet u onder Beheer - Instellingen, Kassabon.

Reset Pin Hier kunt u de gebruiker die hieraan behoefte heeft een nieuwe pin-code geven. Er wordt een willekeurige code aangemaakt, die u aan de desbetreffende gebruiker kunt geven. De supergebruiker dient altijd een nieuwe code aan te maken bij nieuwe gebruikers en bestaande gebruikers die toegang krijgen tot Mamut Kassa. De eerste keer dat een gebruiker toegang krijgt wordt er een willekeurige code aangemaakt voor éénmalig gebruik. De gebruiker ontvangt deze code via de supergebruiker. De eerste keer dat een gebruiker inlogt, nadat hij een toegang via de supergebruiker toegang heeft gekregen of nadat de supergebruiker een reset pin heeft uitgevoerd, moet de gebruiker zijn pin-code aanpassen. Indien een gebruiker geen supergebruiker is en drie keer achterelkaar de verkeerde pin-code invoert, krijgt de gebruiker de melding Neem contact op met de supergebruiker in het tekstveld. Daarnaast wordt het veld waarin de gebruiker normaal gesproken zijn pin-code invoert, geblokkeerd. Voordat de gebruiker weer in kan loggen, moet de pincode door de supergebruiker gereset worden. De gebruiker moet altijd op Annuleren klikken. Indien de gebruiker supergebruiker is en zijn pin-code drie keer verkeerd ingeeft, wordt de supergebruiker om zijn Mamut Wachtwoord gevraagd. De gebruiker kan zijn wachtwoord invoeren met behulp van het toetsenbord. Indien het wachtwoord correct is, krijgt de gebruiker toegang. Hierna dient een nieuwe pincode aangemaakt te worden.

49


De instelling Het bedrijf maakt gebruik van eigen kassalades per gebruiker kan ervoor zorgen dat een gebruiker niet in kan loggen. De instelling zorgt ervoor dat het niet mogelijk is dat meerdere gebruikers gebruik maken van dezelfde kassalade of dat er verkopen worden ingevoerd op dezelfde kassaopmaak. Is er sprake van een verkoop, die nog geen onderdeel is van de kassaopmaak is, is het niet mogelijk voor een andere gebruiker om zich in te loggen, wanneer deze instelling geactiveerd is. De kassa moet opgemaakt worden voordat de nieuwe gebruiker verkopen kan invoeren. Mamut Teamwork: Mamut Teamwork geeft u de mogelijkheid een veilige effectieve reservekopie te maken en op een veilige en gebruiksvriendelijke manier uw documenten te verspreiden! Via Mamut Open Services biedt Mamut gratis Online Backup aan, aan alle bedrijven en particulieren. Mamut Teamwork is eenvoudig te gebruiken en hetmaken van gecrypteerde reservekopieën vindt bij verbinding met het Internet doorlopend plaats. Deze dienst vervangt niet het aanmaken van uw reservekopie van uw data, maar het kan u helpen bij het opslaan van de reservekopie die u maakt met behulp van de eigen functie van het programma. Lees meer over deze dienst op www.mamut.nl/teamwork.

Maken van een reservekopie Deze functie maakt een reservekopie van uw database of zet een eerdere gemaakte reservekopie terug.

Zo maakt u een reservekopie: 1.

Start Mamut Data Tools vanuit het Start-menu in Windows, onder de programmagroep Mamut Kassa.

2.

Meld u aan met behulp van uw PIN-code.

3.

Kies Reservekopie.

4.

Klik op Voltooien. Er wordt een reservekopie aangemaakt met een Standaardbeschrijving voor het geselecteerde gebied. Het geselecteerde gebied is het gebied waar u de laatste keer een reservekopie naar heeft genomen. Tip! Voer vaste routines voor het maken van een reservekopie in. Onthoud waar u de reservekopie opslaat. De DataTools functionaliteit heeft eigen helpbestanden. Druk op (F1) of klik op help vanuit de functies in DataTools.

50


Terugzetten van het programma met behulp van een reservekopie Om het programma terug te kunnen zetten, moet u systeembeheerder zijn in het administratieve programma. Het terugzetten gebeurt met behulp van een wizard. Alle gebruikers moeten afgemeld zijn.

Zo zet u terug met behulp van een reservekopie 1.

Start Mamut Data Tools vanuit het Start-menu in Windows.

2.

Meld u aan met uw PIN-code.

3.

Kies Terugzetten van de reservekopie en klik op Volgende.

4.

Vindt de map waar het desbetreffend document is opgeslagen. Het programma zoekt de laatste reservekopie.

5.

Voer eventueel een wachtwoord in en klik op Volgende.

6.

Controleer de informatie en klik op Volgende.

7.

Lees de waarschuwing en vink af dat u deze gelezen heeft. Klik op Voltooien. Het programma bevindt zich nu in dezelfde staat als toen de reservekopie gemaakt werd. De DataTools functionaliteit heeft eigen helpbestanden. Druk op (F1) of klik op help vanuit de functies in DataTools.

Over rapporten U vindt de rapporten onder Beheer. Om toegang tot de rapporten te hebben, dient u de rechten van de supergebruiker te hebben. De systeembeheerder kan de toegang vaststellen onder Gebruikersadministratie. Wij raden u aan bekend te worden met de rapporten die in het programma beschikbaar zijn. U krijgt een korte uitleg over de inhoud van het rapport wanneer u het rapport selecteert. In de afrollijst Medium, onder het rapportscherm, kunt u aangeven of u het rapport direct wilt printen of eerst een afdrukvoorbeeld wilt zien. De rapporten zijn zo gemaakt dat ze op de bonprinter afgedrukt kunnen worden. Het is niet mogelijk om bedrijfsdatabaserapporten aan te maken.

51


Parameterbeheer DataTools: DataTools bezit de functie voor het administreren van bedrijfsdatabases op basis SQL-server. Voorbeelden van deze functionaliteit zijn het maken van reservekopieën, het terugzetten van reservekopieën, het controleren en repareren van de database, de koppelingen van en naar een database en het inzien van informatie over de database. Het programma wordt samen met de programmabestanden geïnstalleerd en u kunt het hieruit starten (MDataTools.exe). U kunt DataTools ook starten vanuit het Start-menu in Windows, in de programmagroep Mamut Kassa. DataTools kan worden gebruikt als een apart programma of vanuit andere Mamut-applicaties gestart worden. Om dit te ondersteunen kan DataTools ook gestart worden via een parameter. Het programma wordt automatisch geïnstalleerd bij het installeren van een Mamut-applicatie die gebruik maakt van DataTools.

Automatische synchronisering van basisgegevens met het administratieve programma (POSSYNC): In Mamut Kassa kunt u ook een automatische synchronisering van verschillende basisgegevens instellen. Deze functie heet POSSYNC.EXE en u vindt hem in de programmamap voor Mamut Kassa. Deze kan ingesteld worden om automatisch de basisgegevens te synchroniseren met de Mamut-database. De registers die gesynchroniseerd kunnen worden, zijn:

• Valuta (-f) • Gebruikers (-u) • Artikelen (-p) • Klanten (-c) • Betalingswijzen (-m) • Alle registers die hier boven vermeld zijn (-a) Tip! U kunt de commando's die voor deze functie toegankelijk zijn, vinden door Windows Command Prompt te openen, naar de programmamap toe te gaan en te schrijven. De DataTools functionaliteit heeft eigen helpbestanden. Druk op (F1) of klik op help vanuit de functies in DataTools.

52

NIEUWE VERSIE

NIEUWE VERSIE Update naar een nieuwe versie Onderstaand vindt u een overzicht over de nieuwe functionaliteiten in Mamut Kassa Versie 1.3, als ook de installatie en updateprocessen van Versie 1.2. Versie 1.3 is ontwikkeld om compatibel te zijn met Mamut Business Software Versie 12.2. Gelieve de onderstaande paragraaf Vereisten voor update te lezen voor meer informatie over welke versies van Mamut Kassa compatibel zijn met de verschillende versies van Mamut Business Software.

Vereisten voor update De installatie van Mamut Kassa Versie 1.3 vereist:

• Mamut Business Software Versie 12.2. • Een geldige licentie voor Mamut Kassa • De update kan enkel uitgevoerd worden van Mamut Kassa Versie 1.2 of hoger.

Installatie en update naar een nieuwe versie Installatie Zo installeert u 1.

Start de wizard door dubbel te klikken op Setup.exe.

2.

Volg de instructies in de installatie-wizard. De programmabestanden zijn geïnstalleerd. De update start wanneer u het programma start. U kunt een meer gedetailleerde installatiegids lezen in de inleiding van dit boekje.

53


Update Let op! Deze beschrijving geldt enkel voor de gebruikers die een vroegere installatie van Mamut Kassa Versie 1.2 hebben die samen met Mamut Business Software Versie 11.1 of hoger functioneerde. Het updateproces zal geen bestaande informatie uit uw database verwijderen.

Zo voert u een update uit 1.

Start het programma door op de Mamut Kassa-icoon of op het bestand MBSPOS.exe dubbel te klikken. Indien het programma de vroegere versie van Mamut Kassa ontdekt, dan krijgt u een bericht over dat er een bijgewerkte versie is gevonden.

2.

Klik op OK om de wizard te starten.

3.

Klik op Volgende.

4.

Geef het pad voor het administratief systeem aan. a. Kies de naam van de server waar de Mamut Business Software-database geplaatst is. b. Kies de naam van de instance waar de Mamut Business Software-database geplaatst is. U vindt deze waarden in Mamut Business Software bij Beeld - Instellingen Andere instellingen - Andere programma's. c. Klik op Verbinden met. d. Kies uit de lijst met systeemdatabases aan welke Mamut Business Softwareinstallatie u zich wilt koppelen. e. Klik op Volgende.

5.

Kies de bedrijfsdatabase. Selecteer de bedrijfsdatabase in de lijst en klik op Volgende.

6.

Meld u aan met uw Gebruikersnaam en Wachtwoord. U moet toegang hebben als Mamut Business Software Supergebruiker om deze handeling te kunnen uitvoeren. Klik op Volgende om verder te gaan.

7.

De update is voltooid. De update naar Versie 1.3 is nu voltooid. Klik op Sluiten om de updatewizard te sluiten en om Mamut Kassa te beginnen te gebruiken.

54

NIEUWE VERSIE

Nieuw in versie 1.3 Mamut Kassa Versie 1.3 bevat volgende nieuwe functionaliteiten en verbeteringen: Nieuwe versie van Mamut Business Software Het systeem ondersteunt nu de nieuwe Versie 12.1 van Mamut Business Software.

Verbeterde behandeling van orders met een totaalbedrag 0 Het systeem liet dit eerder niet toe omdat men de kassaopmaak van de dagafsluiting niet kreeg verwijderd.

Afdruk van kopiefactuur in Mamut Business Software U kunt nu een factuur opnieuw afdrukken in Mamut Business Software. Het was niet mogelijk in versie 11.2 om een kopiefactuur af te drukken van een order die werd aangemaakt in Mamut Kassa.

Begrenzen van grote sommen Indien een order 1.000.000 in lokale valuta overstijgt, dan krijgt u een bericht over of u de verkoop wenst op te splitsen in verschillende orders. Indien u probeert een betaling te registreren die 1.000.000 in lokale valuta overstijgt, dan krijgt u een bericht i.v.m. dat het bedrag te groot is en dat Mamut Kassa de betaling niet kan registreren.

Klant ID (CustID) is vervangen door ContID Versie 1.2 van Mamut Kassa gebruikte de klant (CustID) als unieke identificator voor de klant. De nummerreeks startte gewoonlijk met 30000. Als gevolg van de doorgevoerde wijzigingen in Mamut Business Software versie 12, wordt nu ContID gebruikt als unieke identificator voor de klanten. De identificatorreeks start op 1. Dit betekent voor u dat de klant "XYZ" met ID 30000 nu wordt getoond als kant "XYZ" met ID 1.

55


SNELKOPPELINGEN IN HET VERKOOPVENSTER SNELKOPPELINGEN IN HET VERKOOPVENSTER F1

Help

F2

Betaling/ Retour

F3

Kassalade

F4

Annuleren

F5 F6

Artikelen Klanten Artikel regel wijzigen

F8

56

F10

Afmelden

F11

Beheer

Shift+F1 Shift+F2 Etc.

Artikelen

Geeft toegang tot de on screen helpfunctie. Deze toets heeft verschillende functies: Indien er geen afgesloten verkoop in het verkoopvenster aanwezig is, dan kan een kopie van de laatste bon opnieuw worden afgedrukt. Indien het verkooptotaal groter is dan 0, dan kan middels deze toets een betaling worden geregistreerd. Indien het verkooptotaal negatief is, kan deze toets gebruikt worden voor het uitbetalen aan de klant dan wel het afdrukken van een tegoedbon. Opent kassalade indien aanwezig. Alle artikelregels verwijderen. Indien er een andere klant dan de kassaklant is gebruikt, dan wordt de standaardkassaklant gekozen. Opent artikellijst of overzicht van artikelgroepen. Opent lijst met klanten. Hiermee kan de geselecteerde artikelregel worden aangepast. Aantal, Prijs, Korting en eventueel retour. Afmelden uit de kassa. Indien er een openstaande verkoop aanwezig is, wordt er gevraagd of men de verkoop wenst af te breken. Opent de beheermodule in de Kassa. Knop is alleen zichtbaar indien men over voldoende rechten beschikt. Een snelkoppeling naar een artikel. Met deze knop kan het artikel aan de verkoop worden toegevoegd. De omvang van de knoppen is afhankelijk van het aantal gedefinieerde snelkoppelingen. Er kunnen maximaal 16 knoppen worden gedefinieerd.

Mamut Business Software KASSA. Introductie in Mamut Kassa Reseller

Recommend Documents