LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB PADA PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA SEMARANG Laporan ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Sistem Informasi S-1 pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro
Disusun Oleh: Nama NIM Program Studi
: : :
Bangkit Aji Sadewo A12.2008.03052 Sistem Informasi (S1)
FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2012
i
PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR
Nama
:
Bangkit Aji Sadewo
NIM
:
A12.2008.03052
Program Studi
:
Sistem Informasi (S1)
Fakultas
:
Ilmu Komputer
Judul Tugas Akhir
:
Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang
Tugas Akhir ini telah diperiksa dan disetujui, Semarang, 26 September 2012
Menyetujui :
Mengetahui :
Pembimbing
Dekan Fakultas Ilmu Komputer
Agus Winarno, M.Kom
Dr. Ir. Dwi Eko Waluyo
ii
PENGESAHAN DEWAN PENGUJI
Nama
:
Bangkit Aji Sadewo
NIM
:
A12.2008.03052
Program Studi
:
Sistem Informasi (S1)
Fakultas
:
Ilmu Komputer
Judul Tugas Akhir
:
Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang
Tugas akhir ini telah diujikan dan dipertahankan dihadapan Dewan Penguji pada Sidang tugas akhir tanggal 26 September 2012. Menurut pandangan kami, tugas akhir ini memadai dari segi kualitas maupun kuantitas untuk tujuan penganugrahan gelar Sarjana Komputer (S.Kom.)
Semarang, 26 September 2012 Dewan Penguji :
Amiq Fahmi, M.Kom
Suharnawi, M.Kom
Anggota Penguji 1
Anggota 2
Candra Irawan, M.Kom Ketua Penguji
iii
PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR Sebagai Mahasiswa Universitas Dian Nuswantoro, yang bertanda tangan di bawah ini, saya : Nama
:
Bangkit Aji Sadewo
NIM
:
A12.2008.03052
Menyatakan bahwa karya ilmiah saya yang berjudul :
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB PADA PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA SEMARANG Merupakan karya asli (kecuali cuplikan dan ringkasan yang masing-masing telah saya jelaskan sumbernya dan perangkat pendukung seperti web cam dll). Apabila dikemudian hari, karya saya disinyalir bukan merupakan karya asli saya, yang disertai dengan bukti-bukti yang cukup, maka saya bersedia untuk dibatalkan gelar saya beserta hak dan kewajiban yang
melekat pada gelar tersebut. Demikian surat
pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Di buat di
: Semarang
Pada Tanggal : 26 September 2012 Yang menyatakan
(Bangkit Aji Sadewo)
iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai mahasiswa Universitas Dian Nuswantoro, yang bertanda tangan di bawah ini, saya : Nama : Bangkit Aji Sadewo NIM
: A12.2008.03052
Demi mengembangkan Ilmu Pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Dian Nuswantoro Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya berjudul : SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB PADA PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA SEMARANG beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan Hak Bebas Royalti NonEksklusif ini Universita Dian Nuswantoro berhak untuk menyimpan, mengcopy ulang (memperbanyak), menggunakan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data (database), mendistribusikannya dan menampilkan/mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Universitas Dian Nuswantoro, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di
: Semarang
Pada tanggal
: 26 September
2012 Yang Menyatakan
v
(Bangkit Aji Sadewo)
vi
UCAPAN TERIMAKASIH
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT. Tuhan Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang yang telah melimpahkan segala rahmat, hidayah dan inayahNya kepada penulis sehingga laporan tugas akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB PADA PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KOTA SEMARANG” dapat penulis selesaikan sesuai dengan rencana karena dukungan dari berbagai pihak yang tidak ternilai besarnya. Oleh karena itu penulis menyampaiakan terimakasih kepada : 1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Dr. Ir. Dwi Eko Waluyo, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 3. Agus Winarno, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang memberikan arahan hingga terselesaikannya laporan tugas akhir ini. 4. Kepala dan semua staf Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang yang
telah
memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan survey. 5. Ibu yang telah membantu secara moril maupun meteriil dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini. 6. Teman – teman yang telah ikut membantu dalam penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebut satu persatu. Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan balasan yang lebih besar kepada beliaubeliau, dan pada akhirnya penulis berharap bahwa penulisan laporan tugas akhir ini dapat bermanfaat dan berguna sebagaimana fungsinya.
Semarang, 26 September 2012
Penulis
vi
ABSTRAK
Perpustakaan berkembang dengan pesat dan dinamis, sistem manualnya dirasakan tidak lagi memadai untuk penanganan beban kerja, khususnya kegiatan rutin dalam bidang pendaftaran anggota dan peminjaman buku. Laporan Tugas Akhir dengan judul “Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang” merupakan salah satu solusi untuk memecahkan permasalahan yaitu pendaftaran anggota dimana anggota harus datang ke perpustakaan tanpa terlebih dahulu untuk mengetahui syarat syarat mendaftar. Serta bagi peminjam buku harus datang ke Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang tanpa harus mengetahui stok buku apakah masih atau sudah dipinjam. Tujuan Tugas Akhir ini adalah menganalisis dan merancang sebuah sistem informasi pendaftaran anggota dan peminjaman buku pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang serta melakukan pengujian terhadap unjuk kerja dari sistem informasi pendaftaran anggota dan peminjaman buku. Metode pengumpulan data meliputi interview, observasi, dan studi pustaka. Metode pengembangan sistem yaitu menggunakan model Sistem Development Life Cycle (SDLC). Metode perancangan sistem menggunakan alat bantu meliputi Context Diagram, Data Flow Diagram, Data Dictionary / Kamus Data, Entity Relationship Data, Normalisasi, Desain Input Output. Dengan adanya Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang diharapkan dapat memberikan kemudahan informasi secara tepat dan akurat serta menumbuh kembangkan minat baca masyarakat untuk meminjam buku dikarenakan dengan sistem informasi berbasis web yang dibuat memudahkan bagi para peminjam untuk meminjam buku serta lebih mudah mengetahui informasi persediaan buku dan mencari garis besar dari isi buku. Kata Kunci : Sistem Informasi Perpustakaan, arsip, buku, website
vii
ABSTRACT Library thriving and dynamic, manual systems no longer felt inadequate to handle the workload, especially in the routine registration of members and borrowing books. Final Project Report titled "Web-Based Library Information Systems at Library and Archives Semarang City" is one of the solutions to solve the problems of the registration of members where the members have to come to the library without first to know the terms conditions apply. As well as for the borrowers book should come to the Library and Archives of Semarang without having to know whether the book stock is or has been borrowed. This final goal is to analyze and design a system of registration information and lending members in Semarang City Library and Archives as well as a test of the performance of information systems and the lending member registration. Data collection methods include interviews, observations, and literature. Systems development methods is to use the model Systems Development Life Cycle (SDLC). System design methods using tools include Context Diagram, Data Flow Diagram, Data Dictionary / Definition of Data, Entity Relationship Data, Normalization, Design Input Output. With the Web-Based Library Information Systems at Library and Archives of Semarang expected to provide facilities in a timely and accurate information, and to cultivate interest in reading books to borrow due to the web-based information system that made it easier for borrowers to borrow books and more easily determine inventory information pages and an outline of the contents of the book.
Keywords: Information Systems Library, archives, books, websites
viii
DAFTAR ISI Halaman Halaman Sampul Dalam ......................................................................................
i
Halaman Persetujuan Tugas Akhir ...................................................................... ii Halaman Pengesahan ........................................................................................... iii Halaman Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ........................................................ iv Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi .......................................................... v Halaman Ucapan Terima Kasih ........................................................................... vi Halaman Abstrak .................................................................................................. vii Halaman Daftar Isi ............................................................................................... ix Halaman Daftar Tabel .......................................................................................... xiii Halaman Daftar Gambar ...................................................................................... xiv BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah .............................................................. 1 1.2 Perumusan Masalah ..................................................................... 2 1.3 Batasan Masalah .......................................................................... 2 1.4 Tujuan Tugas Akhir .................................................................... 2 1.5 Manfaat Tugas Akhir .................................................................. 3
BAB II
LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Perpustakaan dan Arsip ............................................. 4 2.1.1 Pengertian Perpustakaan ................................................... 4 2.1.2 Pengertian Arsip ................................................................ 5 2.2 Pengertian Sistem dan Informasi ................................................. 6 2.2.1 Pengertian Sistem .............................................................. 6 2.2.2 Elemen Sistem ................................................................... 7 2.2.3 Karakteristik Sistem .......................................................... 8 2.2.4 Pengertian Informasi ......................................................... 10 2.2.5 Kualitas Informasi ............................................................. 10
ix
2.2.6 Nilai Informasi .................................................................. 11 2.3 Sistem Informasi ......................................................................... 11 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi ............................................. 11 2.3.2 Komponen Sistem Informasi ............................................ 11 2.3.3 Kegiatan Di Sistem Informasi ........................................... 12 2.5 Tahap-tahap Pengembangan Sistem ............................................ 13 2.5 Analisis Sistem ............................................................................ 14 2.5.1 Pengertian Analisis Sistem ................................................ 14 2.5.2 Tahap-tahap Analisis Sistem ............................................. 14 2.5.3 Alat Bantu dalam Analisa Sistem ..................................... 14 2.5.4 Fungsi Analisa Sistem ....................................................... 17 2.6 Perancangan Sistem ..................................................................... 17 2.6.1 Alat Bantu dalam Perancangan Sistem ............................. 17 A. Context Diagram .......................................................... 17 B. Decomposition ............................................................. 18 C. Data Flow Diagram (DFD) .......................................... 18 D. Entity Relationship Diagram (ERD) ............................ 19 E. Normalisasi ................................................................... 21 F. Tabel Relasi .................................................................. 22 G. Kamus Data .................................................................. 23 2.7 Software Yang Digunakan .......................................................... 24 2.7.1 Freeware ............................................................................ 24 2.7.1.1 MySQL ................................................................. 24 2.7.1.2 PHP ....................................................................... 30 2.7.1.3 Dreamweaver ........................................................ 31 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Obyek Penelitian .......................................................................... 33 3.2 Jenis dan Sumber Data ................................................................. 33 3.2.1 Jenis Data .......................................................................... 33
x
3.2.2 Sumber Data ...................................................................... 34 3.3 Metode Pengumpulan Data ......................................................... 34 3.3.1 Interview / Wawancara ..................................................... 34 3.3.2 Observasi / Pengamatan .................................................... 34 3.3.3 Studi Pustaka ..................................................................... 35 3.4 Tahap-tahap Pengembangan Sistem ............................................ 35 3.4.1 Analisis Sistem ................................................................... 36 a. Langkah-langkah Analisis Sistem ................................ 36 b. Alat Bantu Dalam Analisis Sistem ............................... 37 c. Data-data Yang Dibutuhkan dalam Analisis Sistem ..... 37 3.4.2 Desain Sistem ..................................................................... 37 3.4.3 Implementasi Sistem .......................................................... 40 BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Tinjauan Umum Perusahaan ........................................................ 42 4.1.1 Sejarah Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang ............... 42 4.1.2 Struktur Organisasi ............................................................ 43 4.1.3 Job Description .................................................................. 44 4.2 Prosedur Sistem Yang Berjalan.................................................... 45 4.2.1 Narasi Sistem ..................................................................... 45 4.3 Flow Of Document ....................................................................... 47 4.3.1 FOD Pendaftaran Anggota Perpustakaan .......................... 47 4.3.2 FOD Peminjaman Buku Perpustakaan ............................... 48 4.3.3 FOD Pengembalian Buku Perpustakaan ............................ 49 4.4 Analisis Sistem ............................................................................. 50 4.4.1 Latar Belakang Sistem ....................................................... 50 4.4.2 Identifikasi Masalah ........................................................... 50 4.4.3 Identifikasi Kebutuhan Data dan Informasi ....................... 51 4.4.4 Alternatif Sistem Yang Diusulkan ..................................... 52
xi
4.4.4.1 Identifikasi Kebutuhan Perangkat Keras ............... 52 4.4.4.2 Identifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak .............. 53 4.4.4.3 Identifikasi Kebutuhan SDM (Human Resources) 53 4.4.4.4 Identifikasi Kebutuhan Biaya dan Manfaat ........... 54 4.4.5 Context Diagram Sistem .................................................... 55 4.4.6 Dekomposisi ....................................................................... 57 4.4.7 DFD Level 0....................................................................... 58 4.4.8 DFD Level 1 Proses Pendaftaran ....................................... 59 4.4.9 DFD Level 1 Proses Pengembalian Buku .......................... 60 4.4.10 DFD Level 1 Proses Laporan ........................................... 61 4.5 Perancangan Sistem Basis Data ................................................... 62 4.5.1 ERD (Entity Relationship Diagram) .................................. 62 4.6 Implementasi ERD Ke Tabel ....................................................... 64 4.7 Normalisasi................................................................................... 66 4.8 Tabel Relationship........................................................................ 75 4.9 Kamus Data .................................................................................. 75 4.10 Transformasi Ke Dalam Bentuk Tabel ...................................... 77 4.11 Perancangan Input dan Output ................................................... 80 4.12 Implementasi Sistem .................................................................. 90 BAB V
PENUTUP 5.1 Kesimpulan................................................................................... 100 5.2 Saran ............................................................................................. 100
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 101 LAMPIRAN 102
xii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Simbol-simbol flow of document ......................................................... 15 Tabel 2.2 Simbol-simbol Context Diagram (CD). ................................................ 17 Tabel 2.3 Simbol-simbol Data Flow Diagram ...................................................... 18 Tabel 2.4 Simbol-simbol Entity Relationship Diagram ........................................ 19 Tabel 2.5 Kamus Data ........................................................................................... 23 Tabel 4.1 Tabel Anggota ....................................................................................... 77 Tabel 4.2 Tabel Buku ............................................................................................ 78 Tabel 4.3 Tabel Buku Tamu ................................................................................. 78 Tabel 4.4 Tabel Pinjam ......................................................................................... 79 Tabel 4.5 Tabel Kembali ....................................................................................... 79
xiii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Dialog SQL Server Enterprise Manager ........................................... 26 Gambar 2.2 Dialog SQL Query Analyzer ............................................................. 27 Gambar 2.3 Query pembuatan basis data baru...................................................... 28 Gambar 2.4 Query untuk melihat daftar basis data ............................................... 28 Gambar 2.5 Query untuk mengaktifkan basis data ............................................... 28 Gambar 2.6 Query untuk menghapus basis data ................................................... 29 Gambar 2.7 Query pembuatan tabel baru ............................................................. 29 Gambar 2.8 Query untuk menghapus tabel ........................................................... 29 Gambar 2.9 Dreamweaver awal dan bagian untuk edit ........................................ 32 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang ........... 43 Gambar 4.2 FOD Pendaftaran Anggota Perpustakaan .......................................... 47 Gambar 4.3 FOD Peminjaman Buku Anggota Perpustakaan ............................... 48 Gambar 4.4 FOD Pengembalian Buku Perpustakaan ........................................... 49 Gambar 4.5 Context Diagram ............................................................................... 56 Gambar 4.6 Dekomposisi ...................................................................................... 57 Gambar 4.7 DFD Level 0 ...................................................................................... 58 Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Pendaftaran ...................................................... 59 Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses Pengembalian Buku ......................................... 60 Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Laporan .......................................................... 61 Gambar 4.11 ERD (Entity Relationship Diagram) ............................................... 62 Gambar 4.12 Tabel Relationship .......................................................................... 75 Gambar 4.13 Perancangan Halaman Utama/ Beranda .......................................... 80 Gambar 4.14 Perancangan Halaman Profil ........................................................... 80 Gambar 4.15 Perancangan Halaman Berita .......................................................... 81 Gambar 4.16 Perancangan Halaman Persediaan Buku ......................................... 81 Gambar 4.17 Perancangan Halaman Pendaftaran Anggota .................................. 82
xiv
Gambar 4.18 Perancangan Halaman Buku Tamu ................................................. 82 Gambar 4.19 Perancangan Halaman Login Admin .............................................. 83 Gambar 4.20 Perancangan Halaman Admin ......................................................... 83 Gambar 4.21 Perancangan Halaman Menu Buku Tamu ....................................... 84 Gambar 4.22 Perancangan Halaman Menu Berita ................................................ 84 Gambar 4.23 Perancangan Halaman Menu Pejabat Perpustakaan........................ 85 Gambar 4.24 Perancangan Halaman Menu Anggota ............................................ 85 Gambar 4.25 Perancangan Halaman Menu Buku ................................................. 86 Gambar 4.26 Perancangan Halaman Menu Peminjaman Buku ............................ 86 Gambar 4.27 Perancangan Halaman Menu Pengembalian Buku ......................... 87 Gambar 4.28 Perancangan Halaman Menu History Peminjaman ......................... 87 Gambar 4.29 Perancangan Menu Laporan Anggota ............................................. 88 Gambar 4.30 Perancangan Menu Laporan Buku Tamu ........................................ 88 Gambar 4.31 Perancangan Menu Laporan Peminjaman Buku ............................. 88 Gambar 4.32 Perancangan Menu Laporan Pengembalian Buku .......................... 89 Gambar 4.33 Perancangan Menu Laporan Denda ................................................ 89 Gambar 4.34 Implementasi Halaman Utama / Beranda........................................ 90 Gambar 4.35 Implementasi Halaman Profil.......................................................... 90 Gambar 4.36 Implementasi Halaman Berita ......................................................... 91 Gambar 4.37 Perancangan Halaman Persediaan Buku ......................................... 91 Gambar 4.38 Implementasi Halaman Pendaftaran Anggota ................................. 92 Gambar 4.39 Implementasi Halaman Buku Tamu ................................................ 92 Gambar 4.40 Implementasi Halaman Login Admin ............................................. 93 Gambar 4.41 Implementasi Halaman Admin........................................................ 93 Gambar 4.42 Implementasi Menu Buku Tamu ..................................................... 94 Gambar 4.43 Implementasi Menu Berita .............................................................. 94 Gambar 4.44 Implementasi Menu Pejabat Perpustakaan ...................................... 95 Gambar 4.45 Implementasi Menu Anggota .......................................................... 95 Gambar 4.46 Implementasi Menu Buku ............................................................... 96
xv
Gambar 4.47 Implementasi Menu Peminjaman Buku .......................................... 96 Gambar 4.48 Implementasi Menu Pengembalian Buku ....................................... 97 Gambar 4.49 Implementasi Menu History Peminjaman ....................................... 97 Gambar 4.50 Implementasi Menu Laporan Anggota............................................ 98 Gambar 4.51 Implementasi Menu Laporan Buku Tamu ...................................... 98 Gambar 4.52 Implementasi Menu Laporan Peminjaman Buku ............................ 98 Gambar 4.53 Implementasi Menu Laporan Pengembalian Buku ......................... 98 Gambar 4.54 Implementasi Menu Laporan Denda ............................................... 99
xvi
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini sudah berkembang sangat pesat. Teknologi informasi berkembang dimulai setelah munculnya komputer. Kemudian muncul internet yang merupakan suatu sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia (jaringan komputer global) dengan melalui jalur telekomunikasi seperti telepon. Dalam laporan ini penulis hanya terbatas dalam bidang layanannya saja, yaitu layanan pendaftaran anggota dan pemesanan buku secara online. Kekurangan yang terdapat pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang yaitu belum adanya pelayanan pendaftaran anggota serta peminjaman buku melalui media internet dan hanya menggunakan pelayanan perpustakaan secara manual, dimana akan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi yang hanya mengurangi waktu dan mengurangi tingkat kemudahan bagi pendaftar dan peminjam buku. Sehingga harus kesana kemari memenuhi persyaratan karena informasi pendaftaraan yang kurang jelas, serta bagi pelayanan anggota pada perpustakaan terbatasnya sumber daya manusia karena banyakya transaksi pendaftar dan peminjam buku setiap harinya. Adapun yang sudah menjadi anggota perpustakaan yang hendak melakukan peminjaman buku, datang ke perpustakaan tanpa mengetahui apakah buku yang hendak dipinjam ada atau sudah dipinjam oleh anggota lain. Sehingga jika buku yang hendak dipinjam oleh anggota tidak tersedia atau sedang dipinjam maka anggota perpustakaan akan merasa kecewa karena tidak bisa meminjam buku tersebut dan akan mengurangi minat anggota untuk meminjam buku pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang.
11
2 Dengan adanya pendaftaran anggota dan peminjaman buku secara online pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang maka mempermudah masyarakat umum. Sehingga permasalahan yang ada antara lain pendaftaran anggota secara manual dimana calon pendaftar harus datang ke Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang tanpa mengetahui syaratsyarat mendaftar. Serta peminjam tidak membuang waktu ketika mencari buku yang diinginkan telah dipinjam anggota lain karena terdapat persediaan dan stok buku. Dari latar belakang di atas maka penulis mengambil kesimpulan untuk mengangkat judul “Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang “. 1.2
Perumusan Masalah Berdasarkan penjelasan latar belakang di atas dapat ditarik kesimpulan pokok masalah adalah sebagai berikut : “Bagaimana merancang sistem pendaftaran anggota dan peminjaman buku secara online pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang, sehingga dapat memudahkan
calon
anggota
untuk
mendaftar
sebagai
anggota
perpustakaan dan melakukan peminjaman buku dengan memperoleh semua informasi persediaan buku dan mencari garis besar dari isi buku tentang buku yang ada di perpustakaan secara cepat, tepat, dan akurat.“ 1.3
Batasan Masalah Dengan memperhatikan masalah yang ada di Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang penulis hanya membatasi masalah yaitu sistem informasi ini hanya dipergunakan untuk kepentingan penyampaian data pada perpustakaan seperti pendaftaran anggota, proses peminjaman, dan proses pengembalian beserta laporan secara online.
1.4
Tujuan Tugas Akhir Tujuan penulis menyusun laporan penelitian ini adalah :
2
3 1. Untuk menerapkan ilmu yang telah didapat di Universitas Dian Nuswantoro ke dalam masyarakat dengan cara menghasilkan suatu perancangan Web pendaftaran anggota dan peminjaman buku yang efektif, efisien dan inovatif. 2. Untuk mempermudah dalam melakukan pendaftaran anggota dan peminjaman buku secara online oleh Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. 3. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan yang baru dalam jurusan yang diambil. 1.5
Manfaat Tugas Akhir Adapun manfaat penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut : a. Bagi Penulis 1. Mampu menerapkan dan mengembangkan ilmu yang telah diperoleh di lingkungan akademik. 2. Menambah pengetahuan penulis tentang kajian–kajian yang diperoleh di luar lingkungan akademik untuk mendukung penyusunan proyek akhir ini. b. Bagi Akademik Menambah khasanah pustaka perpustakaan akademik sehingga dapat menambah pengetahuan masyarakat di akademik. c. Bagi Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Memberikan kemudahan dalam dalam pelayanan pendaftaran anggota dan peminjaman buku secara online tanpa batas waktu. d. Bagi Ilmu Pengetahuan
Memanfaatkan dan mengembangkan teknologi dalam memberikan informasi yang berbobot dan sebagai masukan didalam bidang pengembangan wawasan dan ilmu pengetahuan
3
4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1
Pengertian Perpustakaan dan Arsip 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Pengertian perpustakaan sesecara umum adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi pustaka baik buku-buku ataupun bacaan lainnya yang diatur, diorganisasikan dan diadministrasikan dengan cara tertentu untuk memberi kemudahan dan digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai informasi. Dalam
lampiran
keputusan
Menteri
Pendidikan
dan
Kebudayaan tertanggal 11 Maret No. 0103/0/1981 jenis-jenis perpustakaan meliputi: 1. Perpustakaan Nasional Berkedudukan di ibukota negara, berfungsi sebagai perpustakaan defosit nasional dan terbitan asing dalam ilmu pengetahuan sebagai koleksi nasional, menjadi pusat bibiografi nasional, pusat informasi dan referensi serta penelitian, pusat kerjasama antar perpustakaan didalam dan di luar negeri. 2. Perpustakan Wilayah Berkedudukan di ibukota provinsi, sebagi pusat kerja sama antar perpustakaan di wilayah provinsi, menyimpan koleksi bahan pustaka yang menyangkut provinsi,semua terbitan di wilayah, pusat penyelenggaraan pelayanan referensi, informasi dan penelitian dalam wilayah provinsi menjadi unit pelaksana teknis pusat pembinaan perpustakaan. 3. Perpustakaan Umum
44
5 Menjadi pusat kegiatan belajar, pelayanan informasi, penelitian dan rekreasi bagi seluruh lapisan maysrakat. 4. Perpustakaan Keliling Berfungsi sebagai perpustakaan umum yang melayani masyarakat yang tidak terjangkau oleh pelayanan perpustakaan umum. 5. Perpustakaan Sekolah Berfungsi
sebagi
pusat
kegiatan
kegiatan
belajar-
mengajar, pusat penelitian sederhana, pusat baca, guna menambah ilmu pengetahuan dan rekreasi. 6. Perpustakaan Perguruan Tinggi Berfungsi sebagai sarana kegiatan belajar-mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. 7. Perpustakaan Khusus/Dinas Berfungsi sebagai pusat referensi dan penelitian serta sarana untuk memperlancar tugas pelaksanaan instansi/lembaga yang bersangkutan. 2.1.2 Pengertian Arsip Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara teratur bahanbahan. arsip merupakan informasi yang terkandung dalam berbagai bentuk berkas (lembaran kertas), file elektronik, maupun bentuk lain yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Definisi Arsip menurut para ahli : 1. Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah, swasta maupun perorangan dalam bentuk 5
6 corak
apapun,
baik
dalam
keadaan
tunggal
maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 2. The Georgia Archeves (2004) Menyebutkan bahwa arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang–undang. 3. Menurut Deserno dan Kynaston (2005) Arsip adalah dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. 2.2
Pengertian Sistem dan Informasi 2.2.1 Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Definisi sistem menurut para ahli : 1. Ludwig Von Bartalanfy Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. 2. Anatol Raporot Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. 3. Sistem menurut Gordon B. Davis Sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang saling beroperasi bersama untuk mencapai sasaran dan tujuan. 4. Sistem menurut Raymond Mc Leod 6
7 Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mancapai suatu tujuan.
2.2.2 Elemen Sistem Dalam bukunya, Andri Kristanto (2003) menyebutkan elemen-elemen yang terdapat dalam sistem, yaitu meliputi : 1. Tujuan Sistem Tujuan Sistem merupakan tujuan dari sistem tersebut dibuat. 2. Batasan Sistem Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan dari sistem tersebut. Batasan sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam organisasi. 3. Kontrol Sistem Kontrol atau pengawasan sistem merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap masukan ( input ), kontrol terhadap keluaran ( output ), kontrol terhadap pengolahan data dan kontrol terhadap umpan balik. 4. Input Input merupakan elemen sistem yang bertugas untuk menerima masukan data. 5. Proses Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna. 6. Output Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. 7
8 7. Umpan Balik Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat berupa perbaikan sistem maupun pemeliharaan sistem. 2.2.3 Karakteristik Sistem Penekanan pada elemen, sistem mempunyai arti kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem mempunyai karakteristik sifat-sifat yang tertentu yaitu: 1. Komponen Sistem ( Components ) Suatu sisetm terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat disistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses secara keseluruhan. 2. Batas Sistem ( Boundary ) Boundary merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment ) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari system yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung Sistem ( Interface) Interface merupakan media penghubung anatara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. 8
9 5. Masukan Sistem ( Input ) Input adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem masukan. Sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer program adalah
masukan
perawatan
yang
digunakan
untuk
mengoperasikan komputernya dan data adalah masukan sinyal untuk diolah menjadi informasi. 6. Keluaran Sistem (output ) Output adalah hasil dari proses yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan
keluaran
dapat
merupakan
masukan
untuk
subsistem yang lain. Contohnya panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,
sedang
informasi
adalah
keluaran
yang
dibutuhkan. 7. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.2.4 Pengertian Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi (Information) dapat didefinisikan sabagai berikut:
9
10 a. Informasi (Information) adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia (Kant, 2008). b. Menurut Laital dan Davis dalam bukunya "Acconnting Information System" menjelaskan bahwa informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan serta lebih berarti bagi yang menerimanya. Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Informasi adalah data yang telah diolah sesuai dengan keperluan yang diinginkan". 2.2.5 Kualitas Informasi Suatu informasi yang bernilai baik apabila memenuhi syarat yaitu : 1. Akurat Informasi
harus
bebas
dari
kesalahan
dan
tidak
menyesatkan. Informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat Waktu Informasi yang sudah datang pada penerima tidak boleh terlambat, artinya dapat digunakan dimana informasi ini di butuhkan. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi atau instansi. 3. Relevan Informasi tersebut dapat digunakan sesuai dengan kemajuan jaman dan mempunyai manfaat bagi pemakainya. 2.2.6 Nilai Informasi Nilai informasi dianggap sangat berharga karena informasi dapat mewakili unsur-unsur lainnya yang mempunyai nilai ukur dari sebuah sumber daya. Nilai dari informasi ( Value of 10
11 Information ) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat ( benefit ) dan biaya ( cost ) untuk mendapatkannya. Suatu sistem informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan Cost effectivenees analisys atau Cost benefit analisys. 2.3
Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto H.M. 2005). Sistem informasi sebagai sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. (Hall . 2001). Sistem Informasi adalah kegiatan dari suatu prosedurprosedur
yang
menyediakan
diorganisasikan
informasi
untuk
bilamana
dieksekusi
mendukukung
akan
pengambilan
keputusan dan pengendalian di dalam organisasi ( Henry C. Lucas). 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Komponen sistem informasi terdiri dari : 1. Hardware, terdiri dari komputer, peripheral dan jaringan. 2. Software, merupakan kumpulan dari perintah atau fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memberikan perintah komputer melaksanakan tugas tertentu. 3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.
11
12 4. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas. 5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur/proses sistem, buku operasional (aplikasi) dan teknis. 2.3.3 Kegiatan Di Sistem Informasi Kegiatan di sistem informasi mencakup : 1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. 2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. 3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut. 4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 5. Kontrol, suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 2.4
Tahap-tahap Pengembangan Sistem Metodologi yang digunakan adalah menggunakan metode SDLC (Siklus Development Life Cycle). Tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dibagi menjadi beberapa tahapan kerja (Jogiyanto, HM, 2005). Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem informasi dapat terdiri dari : 1. Tahapan Perencanaan Sistem (systems planning). Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah mengenai dan mendefinisikan
masalah
pengembangan
Sistem
Informasi
Perpustakaan Berbasis Web pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. 2. Analisis Sistem (systems selection). 12
13 Tahap analisis sistem adalah studi domain masalah untuk merekomendasikan perbaikan dan menspesifikasi persyaratan dan prioritas untuk solusi. Tugas paling penting dalam tahap ini adalah proses menemukan permasalahan dan menghasilkan alternatif pemecahan masalah. 3. Desain Sistem (systems design). Pada tahap ini penulis mencoba untuk merancang suatu sistem yang dapat dipahami oleh user dalam membantu pendaftaran menjadi anggota perpustakaan, peminjaman dan pengembalian buku. 4. Seleksi Sistem (systems selection). Pada tahap ini penulis melakukan penseleksian terhadap program-program yang telah dibuat dan proses seleksi. 5. Implementasi Sistem (systems implementation) Tahap implementasi sistem adalah tahap mengkonstruksi dan menempatkan sistem ke dalam pengelolaan data Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. 6. Perawatan Sistem (systems maintenance). Tahap perawatan sistem adalah tahap dimana sistem yang telah dibuat
jadi
dan
diterapkan
kedalam
operasional
perusahaan
memerlukan perawatan mulai dari back up, sampai dengan maintenance software.
2.5
Analisis Sistem 2.5.1 Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, 13
14 kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. (Jogiyanto H.M, 2005) 2.5.2 Tahap-tahap Analisis Sistem 1. Mengidentifikasi masalah yang ada pada perusahaan (identify): a. Mengidentifikasi penyebab masalah b. Menidentifikasi titik keputusan c. Mengidentifikasi personil-personil kunci 2. Memahami kerja sistem yang ada (understand) a. Menentukan jenis penelitian b. Merencanakan jadual penelitian c. Membuat penugasan penelitian d. Membuat agenda wawancara e. Mengumpulkan hasil penelitian 3. Menganalisa Sistem (analize) a. Menganalisa kelemahan sistem b. Menganalisa kebutuhan informasi pemakai / manajemen 2.5.3 Alat Bantu dalam Analisa Sistem Dalam menganalisa suatu sistem dibutuhkan suatu alat bantu untuk mempresentasikan sistem yang sedang dianalisa khususnya mengenai bagian prosedur dan proses yang ada pada sistem tersebut. Alat bantu yang digunakan adalah Flow of Document. Simbol-simbol yang digunakan adalah: Tabel 2.1 Simbol-simbol flow of document SIMBOL
KETERANGAN Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan output untuk
proses
computer 14
manual,
mekanik
atau
15 Simbol Kegiatan Manual Menunjukkan kegiatan atau proses manual Simbol Penyimpanan N
File non computer yang diarsip urut angka (numerical). File non computer yang diarsip urut huruf (alpha betical). File non computer yang diarsip urut tanggal (chronological). Garis alir Menunjukkan arus dari proses Penjelasan Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
Simbol Penghubung Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama Menunjukkan penghubung ke halaman yang lain
Pengurutan offline Menunjukkan
proses
pengurutan
data
diluar proses computer Proses Menunjukkan kegiatan proses dari operasi 15
16 program computer Hard disk Menunjukkan
input
atau
output
menggunakan disket Keyboard Menunjukkan input yang menggunakan harddisk Display Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor sceen
Sumber : Jogiyanto, H.M, Analisa dan Sistem, 2005
2.5.4 Fungsi Analisa Sistem Analisa sistem mempunyai fungsi sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi masalah-masalah kebutuhan pemakai. 2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai yang paling cepat. 3. Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat. 4. Merencanakan dan menerapkan tancangan sistem. 2.6
Perancangan Sistem 2.6.1 Alat Bantu dalam Perancangan Sistem A. Context Diagram Context diagram digunakan untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar. Sehingga disebut juga top level. 16
17 Contex diagram hanya mengandung satu proses saja. Proses ini mewakili proses dari seluruh system serta menggambarkan input atau output antara sistem dengan dunia luarnya. Tabel 2.2 Simbol-simbol Context Diagram (CD) SIMBOL
KETERANGAN Simbol terminator digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data diluar sistem Simbol proses digunakan untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran. Simbol alir digunakan untuk menunjukkan arus dari proses (aliran data).
Sumber : Husni Iskandar Pohan, Pengantar Perancangan Sistem, 2000 B. Decomposition Dekomposition/dekomposisi
merupakan
upaya
untuk
mendapatkan tabel yang baik. Pada tahap ini dilakukan suatu penguraian tabel yang dibagi menjadi beberapa subbagian. Jika dekomposisi benar, maka bila tabel-tabel hasil dekomposisi digabungkan kembali dapat menghasilkan tabel awal sebelum di dekomposisi. C. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram merupakan alat pemodelan data yang menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan dari fungsifungsi atau proses-proses dari sistem yang saling berhubungan satu sama lain dengan aliran data yang digambarkan dengan anak panah. Tabel 2.3 Simbol-simbol Data Flow Diagram 17
18 NO. SIMBOL
KETERANGAN
1.
Simbol ini digunakan untuk proses
Proses
pengolahan atau tranformasi data
2.
Aliran Data
Menggambarkan
perpindahan
berupa data, atau paket informasi dari satu bagian system ke bagian lain 3.
Data
Store Menggambarkan
(Simpanan Data)
kumpulan
paket
model
dari
data
yang
tersimpan
4.
Terminator
Menggambarkan kesatuan luar yang
(Eksternal
berhubungan
Entity)
(Menggambarkan asal data atau
dengan
system
tujuan) ( Sumber :Jogiyanto, 2005) D. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah model diagram yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpan data yang ada dalam DFD. ERD adalah konsep penyajian bentuk sebenarnya dari obyek-obyek serta hubungan antar obyek-obyek. ERD menggambarkan hubungan antar entitas/data. Simbol yang digunakan adalah : Tabel 2.4 Simbol-simbol Entity Relationship Diagram SIMBOL
KETERANGAN
18
19 Entitas Digunakan untuk menggambarkan obyek yang dapat diidentifikasikan dalam lingkungan pemakai Atribut Digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari suatu entitas yang menggambarkan karakter entitas Hubungan/relasi Entitas dapat berhubungan satu sama lain
Sumber
Link Digunakan sebagai penghubung antara entity-entity dan entity dengan atributnya Analisis dan Desain Sistem Informasi
:
Pedekatan Terstruktur, Jogiyanto,HM,2001 Sebuah relasi mempunyai suatu derajat/kardinalitas yaitu jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Kardinalitas sebuah relasi yang terjadi antara dua himpunan (misalnya A dan B), entitas dapat berupa : a. Satu ke satu ( One to One ) Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B. b. Satu ke Banyak ( One to Many ) Setiap
entitas pada
himpunan
entitas A dapat
berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada himpunan entitas B hanya dapat berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas A. c. Banyak ke Satu ( Many to One ) 19
20 Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B, sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B hanya dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A. d. Banyak ke Banyak ( Many to Many ) Setiap
entitas pada
himpunan
entitas A dapat
berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, begitu pula sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada entitas A. E. Normalisasi Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada saat normalisasi akan selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan didalam menambah, menghapus, mengubah, membaca pada suatu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menormalisasikan suatu data yaitu : a. Field / atribut kunci Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu field status / set field yang dapat mewakili record. Misalnya nomor transaksi merupakan kunci dari tabel transaksi suatu perusahaan.Field nomor transaksi ini bersifat unik karena tak ada yang sama antara nomor transaksi yang satu dengan yang lainnya. b. Candidate Key ( kunci calon ) 20
21 Adalah suatu atribut suatu/suatu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity. Tahap-tahap dalam normalisasi data adalah sebagai berikut : a. Bentuk tak normal Merupakan kumpulan data yang akan direkam, tak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja tak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. b. Bentuk Normal Tahap Pertama Merupakan proses yang dilakukan dengan memisahmisahkan data pada field. Field yang tepat dan berinisial otomatis, juga seluruh record harus lengkap adanya.
c. Bentuk Normal Tahap Kedua Merupakan proses yang dilakukan dengan jalan membagi data yang ada kedalam beberapa kelompok yang dibedakan menurut field kunci masing-masing dan harus mempunyai hubungan satu dengan yang lain. d. Bentuk Normal Tahap Ketiga Suatu tabel memenuhi 3-NF jika dan hanya jika tabel tersebut memenuhi 2-NF dan tidak ada atribut bukan kunci utama tergantung secara transitif pada kunci utama. F. Tabel Relasi Pemodelan data dilakukan melalui beberapa tahap. Tahap paling penting dalam pemodelan data secara konseptual adalah ERD, yang dilanjutkan dengan tahap transformasi kedalam model logik. Dalam hal ini ada tiga buah model yang dapat digunakan yaitu jaringan, hirarki dan rasional. Pola umum yang paling banyak digunakan adalah model rasional dengan 21
22 melakukan
normalisasi
relasi
yang
berguna
untuk
menghilangkan redundansi yang tidak perlu, pembuatan basis data logik dan pembuatan basis data fisik.
G. Kamus Data Fungsi kamus data (Data Dictionary) adalah membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail, dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. Dengan
kata
lain
kamus
data
digunakan
untuk
mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap. Data directory mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut : a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD. b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, misalnya alamat diuraikan menjadi kota, Negara, kode pos. c. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data. d. Menspesifikasikan nilai dari satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran. e. Mendeskripsikan hubungan detail antar penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam ERD. Tabel 2.5 Kamus Data NO. SIMBOL 1
=
KETERANGAN Terdiri dari, merepresentasikan, diuraikan menjadi, artinya 22
23
2.7
2
+
Dan
3
()
Opsional (boleh ada boleh tidak)
4
{}
Pengulangan
5
[]
6
**
Komentar
7
@
Identifikasi atribut kunci
8
|
Memilih salah satu dari sejumlah alternative, seleksi
Pemisah sejumlah alternative pilihan antara symbol []
Software Yang Digunakan Penulis menggunakan tipe software yang digunakan, yaitu : 2.7.1 Freeware Freeware adalah perangkat lunak komputer berhak cipta yang gratis digunakan tanpa batasan waktu. Freeware yang Penulis gunakan yaitu : 2.7.1.1 MySQL MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal. kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses database-nya. Selain itu, ia bersifat free (tidak perlu membayar
untuk
menggunakannya)
pada
berbagai
platform (kecuali pada Windows, yang bersifat shareware atau perlu membayar setelah melakukan evaluasi dan memutuskan untuk digunakan pada keperluan produksi). MySQL termasuk jenis RDMS (Relation Database Management System). Pada MySQL, sebuah database mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau 23
24 beberapa kolom. Perangkat lunak MySQL bisa di download
dari
http://www.mysql.org
atau
http://www.mysql.com. MySQL dapat didefinisikan sebagai : 1. MySQL merupakan sistem manajemen database. Database merupakan struktur penyimpanan data. Untuk menambah, mengakses, dan memproses data yang disimpan dalam sebuah database komputer, diperlukan sistem manajemen database MySQL server. 2. MySQL merupakan sistem manajemen database atau basis data terhubung (Relation Database Management System). Database terhubung menyimpan data pada tabel-tabel
terpisah.
Kata
SQL
pada
MySQL
merupakan singkatan dari "Structure Query Language". SQL merupakan bahasa standar yang digunakan untuk mengakses database dan ditetapkan oleh ANSI/ISO SQL Standar. 3. MySQL merupakan software Open Source. Open Source berarti semua orang diizinkan menggunakan dan memodifikasi software. Semua orang dapat mendownload software MySQL dari internet dan menggunakanya
tanpa
membayar.
Anda
dapat
mempelajari Source Code dan dapat menggunakannya sesuai kebutuhan. 4. Server database MySQL menggunakan kecepatan akses tinggi,
mudah
digunakan,
dan
handal.
MySQL
dikembangkan untuk menangani database yang besar secara cepat dan telah sukses digunakan selama bertahun-tahun.
24
Konektivitas,
kecepatan,
dan
25 keamanannya membuat server MySQL cocok untuk mengakses database di internet. 5. MySQL server bekerja di client/server atau sistem embedded. Software database MySQL merupakan sistem client/server yang terdiri atas multithread SQL server yang mendukung software client dan library yang berbeda, tool administrative, dan sejumlah Application Programming Interfaces (APIs). A. Pengenalan SQL Yog 1. Menggunakan Enterprise Manager Fitur ini relatif mudah digunakan karena mode pengelolaannya berbasis GUI (Graphical User Interface). Oleh karena itu, cukup dengan metode click dan drag kita dapat membuat basis data dan tabel serta manajemen basis data yang lain dengan mudah.
Gambar 2.1 Dialog SQL Server Enterprise Manager. 2. Menggunakan SQL Query Analizer Fitur ini menggunakan Transact SQL (perintah-perintah SQL) untuk mengelola basis 25
26 data di dalam SQL Server 2000. Perintah-perintah Transact SQL merupakan pengembangan dari perintah-perintah SQL standar yang disesuaikan dengan manajemen basis data pada SQL Server. Transact SQL memungkinkan kita untuk dapat membuat basis ata, membuat tabel, mengubah struktur tabel, menghapus basis data, menghapus tabel, menyisipkan data, mengubah data dan lainlain.
Gambar 2.2 Dialog SQL Query Analyzer. B. Perintah Dasar SQL YOG Berikut adalah contoh-contoh perintah dasar dalam SQL YOG a. Membuat basis data baru Sintaks: CREATE DATABASE namadatabase;
26
27 Gambar 2.3 Query pembuatan basis data baru. b. Melihat daftar basis data yang terdapat dalam SQL Server Sintaks: EXEC sp_helpdb;
Gambar 2.4 Query untuk melihat daftar basis data. c. Mengaktifkan basis data Sintaks: USE namadatabase;
Gambar 2.5 Query untuk mengaktifkan basis data. d. Menghapus basis data Sintaks: DROP DATABASE namadatabase;
27
28
Gambar 2.6 Query untuk menghapus basis data. e. Membuat tabel baru Sintaks : CREATE TABLE namatabel ( Kolom_1 tipedata(panjang) [null | not null], Kolom_2 tipedata(panjang) [null | not null], Kolom_n tipedata(panjang) [null | not null]
Gambar 2.7 Query pembuatan tabel baru. f. Menghapus tabel Sintaks: DROP TABLE namatable;
Gambar 2.8 Query untuk menghapus tabel. g. Mengubah Struktur Tabel Sintaks: ALTER TABLE tabel jenis_pengubahan 28
29 Dalam perintah ALTER dapat melakukan : Menambah kolom
: ADD
Mengganti nama tabel
: RENAME
Mengubah jenis kolom
: MODIFY
Menganti nama kolom sekaligus jenis kolom : CHANGE 2.7.1.2 PHP PHP
(atau
resminya
PHP
adalah
Hypertext
Preprocessor) adalah suatu script yang bersifat server – side yang ditambahkan kedalam HTML. PHP sendiri merupakan singkatan dari Peronal Home Page Tools. Script
ini
akan
membuat
aplikasi
yang
dapat
diintegrasikan kedalam HTML, sehingga suatu halaman Web yang tidak bersifat statis, namun menjadi dinamis. Sifat server – side berarti pengerjaan script akan dilakukan diserver, baru kemudian hasilnya akan dikirim ke browser. Keunggulan dari server – side tersebut antara lain: 1. Tidak diperlukan kompatibilitas browser atau harus menggunakan browser tertentu, karena serverlah yang akan mengerjakan script PHP. 2. Dapat memanfaatkan sumber aplikasi yang dimiliki oleh server, misalnya koneksi ke databasenya. 3. Script tidak dapat diintip dengan menggunakan fasilitas view HTML source. Kelebihan PHP dari bahasa pemrograman lain: 1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak
melakukan
penggunaanya.
29
sebuah
kompilasi
dalam
30 2. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai apache, IIS, Lighttpd, nginx, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif mudah. 3. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan. 4. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah karena memiliki referensi yang banyak. 2.7.1.3 Dreamweaver Saat ini Dreamweaver merupakan software utama yang digunakan oleh web programmer maupun web desainer
dalam
membangun
suatu
situs
web.
Dreamweaver memberikan kemudahan penggunaanya dalam menentukan ruang kerja yang diinginkan. Tipe ruang kerja, fasilitas dan kemampuan Dreamweaver mampu meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam desain maupun dalam membangun sebuah situs web. Versi terbaru Macromedia Dreamweaver di tahun 2005 adalah Macromedia dreamweaver CS3
yang
merupakan penyempumaan dari versi sebelumnya dan tentu saja semakin mudah dalam penggunaannya. Fasilitas terbaru dari macromedia Dreamweaver CS3 adalah Zoom Tools and Guides, Panel CSS yang baru, Code Collapse, Coding Toolbar, Insert Flash Video dan tampilan baru dalam Dreamweaver 8 membuat pekerjaan Anda lebih cepat selesai. Tidak jauh beda dengan versi sebelumnya, Macromedia Dreamweaver 8 mendukung pemrograman Client Side yang terkenal, yaitu JavaScript dengan penggunaan
yang 30
sangat
mudah.
Macromedia
31 Dreamweaver CS3 juga mendukung pemrograman Script Server Side, seperti PHP, Activate Server Page (ASP), ASPNET, Coldfusion dan Java Server Page (JSP).
Gambar 2.9 Dreamweaver awal dan bagian untuk edit Sumber : Bangkit Aji Sadewo
31
33
BAB III METODOLOGI PENELITIAN Metode penelitian merupakan suatu cara atau prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan data, dengan perantara teknik tertentu. Dalam penyusunan tugas akhir ini, akan menggunakan beberapa metode penelitian yaitu : 3.1
Obyek Penelitian Berdasarkan judul yang saya gunakan dalam pembuatan laporan tugas akhir maka saya mengambil obyek penelitian tersebut pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang yang terletak di Jalan Pemuda no.175 Semarang.
3.2
Jenis dan Sumber Data 3.2.1 Jenis Data a. Data Kuantitatif Adalah data yang data yang disajikan dalam bentuk katakata yang mengandung makna dan tidak berbentuk angka yang diperoleh dari rekaman, pengamatan, wawancara atau bahan tertulis. Data kualitatif yang digunakan oleh penulis berupa tinjauan umum Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang, struktur organisasi, job description, alir sistem pendaftaran buku dan alir sistem pemesanan buku. b. Data Kualitatif Adalah data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Data kualitatif yang digunakan oleh penulis berupa data mengenai
jumlah
pendaftar
dan
Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang
3.2.2 Sumber Data 33
peminjam
buku
pada
34 a. Data Primer Adalah data yang diperoleh melalui wawancara maupun pengamatan secara langsung dari sumber data yang bersangkutan misalnya data mengenai sejarah, struktur organisasi, tugas pokok dan lain sebagainya didapat secara langsung melalui penelitian di Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. b. Data Sekunder Adalah data yang diperoleh secara tidak langsung yang berasal dari buku-buku atau literatur lainnya yang berhubungan dengan sistem informasi sebagai dasar teori serta pelengkap data primer. 3.3
Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : 3.3.1 Interview atau wawancara Suatu teknik pengumpulan data dengan cara bertanya jawab atau berdiskusi dengan pihak yang terkait, dalam hal ini adalah dengan Ibu Enny Dumadiningrum, SH selaku Sub Bagian Tata Usaha Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. 3.3.2 Observasi atau Pengamatan Adalah metode yang digunakan untuk memperoleh data dengan cara mengadakan pengamatan terhadap objek penelitian dan pencatatan secara sistematis terhadap suatu gagasan yang diselidiki yaitu melakukan riset untuk mengamati secara langsung proses pendaftaran anggota dan peminjaman buku pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. 3.3.3 Studi Pustaka
35 Yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari literatur, laporan, maupun jurnal yang berhubungan dengan data-data sistem informasi, dan pemograman web dan MySQL. 3.4
Tahap – Tahap Pengembangan Sistem Tahap-tahap pengembangan sistem menggunakan metode SDLC (Siklus Development Life Cycle). Tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dibagi menjadi beberapa tahapan kerja (Jogiyanto, HM, 2005). Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem informasi dapat terdiri dari : 7. Tahapan Perencanaan Sistem (systems planning). Pada
tahap
ini
kegiatan
yang
dilakukan
penulis
adalah
merencanakan dan mendefinisikan masalah waktu dan anggaran dalam membuat sistem informasi pendaftaran anggota dan peminjaman buku secara online. 8. Analisis Sistem (systems selection). Tahap analisis sistem adalah studi domain masalah untuk merekomendasikan perbaikan dan menspesifikasi persyaratan dan prioritas untuk solusi. Tugas paling penting dalam tahap ini adalah proses menemukan permasalahan dan menghasilkan alternatif pemecahan masalah. 9. Desain Sistem (systems design). Pada tahap ini penulis mencoba untuk merancang suatu sistem yang dapat dipahami oleh pengguna (user) dalam membantu pendaftaran anggota dan peminjaman buku pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. 10.
Seleksi Sistem (systems selection). Pada tahap ini penulis melakukan penseleksian terhadap program-
program yang telah dibuat dan proses seleksi terhadap penyimpanan data
36 pendaftar dan peminjam buku pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. 11.
Implementasi Sistem (systems implementation) Tahap implementasi sistem adalah tahap mengkonstruksi dan
menempatkan sistem ke dalam pengelolaan data. 12.
Perawatan Sistem (systems maintenance). Tahap perawatan sistem adalah tahap dimana sistem yang telah
dibuat jadi dan diterapkan kedalam operasional perusahaan memerlukan perawatan mulai dari back up, sampai dengan maintenance software. 3.4.1 Analisis Sistem a. Langkah – langkah Analisis Sistem Tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini : 1. Identifikasi Masalah ( Identify ) Merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas-tugas yang harus dilakukan, yaitu : a. Mengidentifikasikan penyebab masalah b. Mengidentifikasikan titik keputusan c. Mengidentifikasikan personil-personil kunci 2. Memahami kerja dari sistem yang ada ( Understand ) 3. Menganalisis sistem ( Analiyze ) 4. Membuat laporan hasil analisis b. Alat Bantu Dalam Analisis Sistem 1. Bagan alir dokumen
37 Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. 2. Bagan Alir Sistem Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Bagan alir dari sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. c. Data – Data yang Dibutuhkan dalam Analisis Sistem Dalam melakukan Analisis Sistem pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang data yang dipergunakan adalah flow manual sistem informasi pendaftaran dan peminjaman buku, struktur organisasi dan job description. 3.4.2 Desain Sistem Mendesain sistem yang baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Alat-alat bantu dalam desain sistem, meliputi : 1. Diagram Context Diagram context adalah diagram tingkat atas, merupakan diagram yang paling tidak detail dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data kedalam dan keluar sistem dan ke dalam dan keluar entitas-entitas eksternal. 2. DFD Levelled ( Data Flow Diagram ) DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut
38 disimpan ( misalnya:Harddisk, tape, diskette, dan lain – lain ). Data yang dipergunakan dalam melakukan desain Data Flow Diagram adalah Flow Sistem Penjualan yang sedang berjalan. 3. Entity Relationship Diagram ( ERD ) ERD adalah model data yang berdasarkan pada persepsi bahwa real world terdiri dari seluruh obyek dasar yang mempunyai hubungan antara obyek – obyek tersebut. 4. Normalisasi Normalisasi adalah teknik mengelompokkan elemenelemen data ke dalam tabel-tabel yang menggambarkan entitasentitas dan relasi-relasinya. 5. Relationship Table Aturan dalam pemetaan model data yang kita gambarkan dengan diagram E-R menjadi basis data fisik. 6. Data Dictionary Data dictionary berfungsi menjelaskan lebih detail suatu kata maupun kalimat, kamus data yang digunakan dalam analisis struktur dan desain sistem informasi juga merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store. 7. Desain Input Output a. Desain Input Dalam merancang atau mendesain form masukkan ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu : 1. Sasaran
39 a. Form masukkan yang dibuat harus mudah diisi oleh penerima atau pemakai. b. Dapat menghindari atau memperkecil kemungkinan kesalahan pengisian data. 2. Langkah yang diambil a. Panjang setiap item dalam form masukkan harus jelas. b. Untuk setiap item dalam form masukkan harus jelas. c. Beri keterangan untuk setiap item yang akan diisi oleh sistem. b. Desain Output Dalam merancang atau mendesain form keluaran ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu : 1. Sasaran a. Form keluaran yang dihasilkan harus mudah dipahami oleh penerima atau pemakai dan bersifat informatif. b. Dapat diarsip secara mudah. 2. Langkah yang diambil a. Tentukan item apa saja yang akan ditampikan. b. Item yang bersifat kode diberikan deskripsinya. c. Berikan penomoran halaman, juga tanggal dan jam bila dirasa perlu. d. Sesuaikan dengan ukuran kertas dan jenis printer. 3.4.3 Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya sistem tersebut siap untuk dioperasikan. Tahap ini juga meletakkan kegiatan pengkodean program jika tidak
40 digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Tahap dari implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menerapkan rencana implementasi Rencana
implementasi
dimaksudkan
terutama
untuk
mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Dalam rencana implementasi ini, semua biaya yang akan dikeluarkan untuk kegiatan implementasi perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya. Anggaran biaya ini selanjutnya juga berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan
implementasi
juga
perlu
diatur
dalam
rencana
implementasi dalam bentuk skedul waktu. Skedul waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi. 2. Kegiatan implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi. Kegiatankegiatan yang dapat dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut : a. Pemilihan dan pelatihan personil. b. Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak. c. Pemograman dan pengetesan sistem. d. Konversi sistem. 3. Tindak Lanjut Implementasi Tindak
lanjut
implementasi
merupakan
pengetesan
penerimaan sistem. Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Pada pengetesan ini
41 dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu
tertentu.
42
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1
Tinjauan Umum Perusahaan 4.1.1. Sejarah Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (PUAD) Kota Semarang dibentuk berdasarkan Perda Kota Semarang No. 3 Tahun 2001 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Semarang menempati lokasi di Gedung Moch. Ikhsan Balaikota Lantai 2 yang dipimpin oleh Kepala Kantor Widodo Handoy, SH. Tahun 2002 s/d 2003 Perpustakaan Umum Kota Semarang pindah ke Gedung bekas Kantor Bangdes (sebelah belakang Gedung Moch. Ikhsan). Tahun 2003 s/d 2004 Perpustakaan Umum Kota Semarang pindah ke Gedung Moch. Ikhsan (Balaikota) lantai 1 bekas Kantor Infokom. Tahun 2004 s/d pertengahan 2005 Perpustakaan Umum Kota Semarang pindah ke Gedung Pandanaran, Jl. Pemuda 175 Semarang yang dipimpin oleh Ka. Kantor Sakun, SH. Tahun 2005 s/d pertengahan 2006 Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah
Kota Semarang pindah ke Gedung
Moch. Ikhsan lantai 1 yang dipimpin oleh Ka. Kantor Drs. H. Mustohar, SH, M.Hum. Dan pada Tahun 2006 s/d sekarang Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Semarang pindah ke Gedung Pandanaran, Jl. Pemuda 175 Semarang yang dipimpin oleh Ka. Kantor Bimbong Yogatama, SH dan berdasarkan Perda No. 13 Th. 2008 berubah menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. 4.1.2. Struktur Organisasi 42
43 Dalam menjalankan aktivitasnya Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang dikelompokkan berbagai bidang tugas. Berikut ini merupakan struktur organisasi : Struktur Organisasi Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang KEPALA PERPUSTAKAAN SUB BAGIAN TATA USAHA KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL SEKSI INFORMASI DAN PELAYANAN
SEKSI PERPUSTAKAAN
SEKSI KEARSIPAN
Gambar 4.1 : Struktur Organisasi Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Sumber : Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Keterangan : :
Garis Komando
4.1.3. Job Description Dalam Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang memiliki pejabat yang bertugas dan mempunyai tanggung jawab sebagai berikut : 1. Kepala Badan : Bimbong Yogatama, SH Mempunyai tugas bertanggung jawab dalam kelancaran internal dan eksternal, memimpin, mengkoordinasikan dan
44 mengendalikan seluruh kegiatan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi. 2. Sub Bagian Tata Usaha : Enny Dumadiningrum, SH Mempunyai tugas : a. Melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian dan keuangan, urusan rumah tangga, surat menyurat dan kearsipan serta pengelolaan peralatan. b. Menghimpun data seluruh penerimaan dan pengeluaran keuangan daerah dan perimbangan keuangan serta gaji. c. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan. d. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Kantor. 3. Seksi Informasi dan Pelayanan : Nanie Widyanti, SE Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan Arsip dan Perpustakaan di bidang informasi dan layanan pada masyarakat. 4. Seksi Perpustakaan : Supriyadi, SH Mempunyai tugas : a. Menyusun bahan penetapan norma, standar dan pedoman perpustakaan. b. Memberikan pembinaan teknis perpustakaan. c. Menyelamatkan dan melestarikan koleksi daerah. d. Mengembangkan jabatan fungsional perpustakaan. e. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan teknis dan fungsional perpustakaan. f. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan. g. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Kantor.
45 5. Seksi Kearsipan : Hasri Handayani, SH Mempunyai tugas : a. Menyusun bahan penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan. b. Memberikan pembinaan penyelenggaraan kearsipan. c. Mengelola arsip statis. d. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan. e. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Kantor. 6. Pejabat Fungsional Mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. 4.2
Prosedur Sistem yang Berjalan 4.2.1 Narasi Sistem 1. Proses pendaftaran anggota perpus • Pada proses pendaftaran anggota, calon angggota datang langsung ke Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang dengan mengisi form pendaftaran anggota perpus. • Bagian pendaftaran akan memproses form anggota dengan membuat buku anggota beserta kartu anggota. Kartu anggota akan diberikan kepada calon anggota. • Pada bagian pendaftaran akan memproses buku anggota yang akan dijadikan sebagai laporan daftar anggota yang selanjutnya laporan daftar anggota akan di arsipkan, dan diberikan kepada pimpinan untuk di acc serta sebagai arsip. 2. Proses peminjaman buku
46 • Pada proses peminjaman buku, anggota memberikan kartu anggotanya kepada petugas. • Petugas akan mengecek no anggota, mengiinputkan kode buku dan tanggal peminjaman pada kartu buku dan di buku pinjam. • Kartu anggota akan dikembalikan pada anggota beserta buku yang di pinjam anggota. • Kartu buku dan daftar buku pinjam pada petugas akan diarsipkan. 3. Proses pengembalian buku • Pada proses pengembalian buku, anggota membawa buku serta kartu anggota dan di berikan kepada petugas. • Kartu anggota dan daftar buku pinjam selanjutnya di proses untuk mencari data anggota dan mengecek tanggal pengembalian buku di buku peminjaman dan mencatatnya, serta mencetak denda bila tanggal pengembalian buku melebihi batas waktu. • Kartu anggota dikembalikan kepada anggota beserta denda, jika waktu pengembalian melebihi waktu peminjaman.
47 4.3
Flow Of Document 4.3.1 FOD Pendaftaran Anggota Perpustakaan Calon Anggota Data anggota
Pimpinan
Bagian Pendaftaran
A
Data anggota
Lap daftar 1 anggota Lap daftar 2 anggota
Catat buku anggota & cetak kartu anggota
ACC
Buku anggota Kartu anggota
Lap daftar 1 anggota Lap daftar anggota
Data anggota Data anggota Lap daftar anggota
C
Kartu anggota
Lap daftar anggota Buku anggota Lap daftar 1 anaLap daftar2 anggota
B
C
A
B
Lap daftar anggota
C
Gambar 4.2 FOD Pendaftaran Anggota Perpustakaan
2
48 4.3.2 FOD Peminjaman Buku Perpustakaan Anggota
Kartu anggota
Beserta buku anggota
Petugas
Kartu anggota
Cek no anggota, input kode buku dan tanggal peminjaman pada kartu buku dan di buku
Daftar Buku pinjam Kartu anggota Kartu buku
C
Gambar 4.3 FOD Peminjaman Buku Anggota Perpustakaan
49
4.3.3 FOD Pengembalian Buku Perpustakaan Anggota Kartu anggota
Petugas Kartu anggota
Daftar buku pinjam Beserta buku
Mencari data anggota dan mengecek tanggal pengembalian buku di buku peminjaman &mencatatnya dan cetak denda
Daftar Buku pinjam Kartu anggota Denda 1
Kartu anggota Denda 1 Denda 2
C
Gambar 4.4 FOD Pengembalian Buku Perpustakaan
C
50
4.4
Analisis Sistem Analisis
sistem
ini
digunakan
untuk
mengetahui,
mengidentifikasi, dan menganalisis masalah, data, informasi, serta solusi yang dibutuhkan sehingga dapat menemukan pemecahan masalah dan memenuhi kebutuhan sesuai dengan yang diinginkan. 4.4.1
Latar Belakang Sistem Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang merupakan badan/instansi yang bergerak dalam bidang pengarsipan dan perpustakaan negara dengan pelayanan umum. Dalam bidang layanan
pendaftaran
anggota
dan
peminjaman
buku,
Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang membutuhkan suatu sistem yang akan digunakan untuk mengolah data anggota dan peminjaman buku. Sistem ini diharapkan dapat digunakan anggota dalam melakukan peminjaman buku, serta mendaftar sebagai anggota baru. Sistem yang diharapkan adalah sebuah sistem yang dapat diakses banyak orang dalam waktu kapan saja. Sistem informasi yang akan dikembangkan adalah sebuah sistem berbasis website, sehingga akan memudahkan siapa saja yang ingin mengakses sewaktu-waktu tanpa terbatas tempat dan waktu. 4.4.2
Identifikasi Masalah Dalam pengembangan sistem informasi ini, ditemui beberapa kendala pada Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang, adapun masalah yang ditemui adalah sebagai berikut : 1. Memungkinkan Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang untuk menambahkan, mengedit pendaftar anggota yang baru, pencarian ketersediaan buku
maupun menghapus
berita dan buku tamu yang sudah lama, atau menghapus
51 ketersediaan buku yang sudah tidak tersedia, memantau transaksi peminjaman buku. 2. Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang belum memiliki tenaga khusus atau ahli untuk membuat dan memelihara sistem infomasi yang akan dikembangkan yang nantinya akan dipergunakan untuk kegiatan registrasi pendaftaran anggota baru dan peminjaman buku. 4.4.3
Identikasi Kebutuhan Data dan Informasi 1. Identifikasi Data Data yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan meliputi data–data yang masuk dalam sistem sebagai pembentuk dari sistem yang akan berjalan antara lain sebagai berikut: a. Data anggota b. Data buku 2. Identifikasi Informasi Kebutuhan informasi berdasarkan kegiatan dalam pembuatan
sistem
informasi
persediaan
obat
pada
Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang keluaran pada sistem tersebut sebagai berikut : a.
Laporan anggota
b.
Laporan peminjaman buku
c.
Laporan pengembalian buku
d.
Laporan denda
3. Identifikasi Sumber Data Sumber data dalam pembuatan sistem informasi Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. 4. Identifikasi Tujuan Informasi
52 Tujuan informasi dalam pembuatan sistem informasi Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang
adalah anggota,
petugas perpustakaan, kepala perpustakaan. 4.4.4
Alternatif Sistem Yang Diusulkan Membuat sistem informasi berbasis website dengan konten informasi layanan yang jelas dan design yang menarik sehingga
calon
pendaftar
dan
peminjam
dapat
mudah
menggunakan sistem yang dikembangkan. Selain memudahkan anggota untuk melakukan pendaftaran dan peminjaman buku, sistem ini juga dirancang untuk memudahkan pengelola website dalam memantau stok buku, data anggota serta data peminjaman buku. 4.4.4.1 Identifikasi Kebutuhan Perangkat Keras Dalam
pengembangan
Sistem
Informasi
Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang, diperlukan sebuah unit komputer yang digunakan untuk mengelola proses data anggota, buku serta untuk sistem informasi yang penulis rancang. Sistem ini membutuhkan printer dan UPS. Printer digunakan untuk mencetak laporan anggota,
laporan
peminjaman
buku,
laporan
pengembalian buku, dan laporan denda pada kondisi tertentu
yang
dihasilkan
dari
Sistem
Informasi
Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang. UPS berguna untuk menghindari terputusnya arus listrik. Dengan demikian kehilangan data dapat dihindari bila listrik padam, karena baterai UPS masih dapat melayani beberapa saat sehingga memberi kesempatan kepada user untuk menyimpan data terlebih dahulu.
53 Adapun spesifikasi standar minimal perangkat keras yang akan digunakan sebagai berikut : 1.
Processor Intel (R) Pentium IV Dual Core E2180 2,0 GHz
2.
Memori 500MB DDR2 PC 5300
3.
HDD 100 Gb – 7500 ATA
4.
DVD RW 24 X
5.
LCD 15,6”
6.
Keyboard dan Mouse PS/2
7.
UPS 600 Watt dan Printer Deskjet Warna
4.4.4.2 Identifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk dapat beroperasi secara optimal, komputer tersebut harus memenuhi spesifikasi yang diperlukan serta diperlukan dukungan dari perangkat lunak (software) sesuai dengan kebutuhannya agar program aplikasi dapat berjalan dengan baik.
Kebutuhan
perangkat lunak tersebut antara lain: 1.
Microsoft Windows XP atau Windows Vista atau Windows 7 sebagai sistem operasinya.
2.
PHP untuk membuat program sistem Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang.
4.4.4.3 Identifikasi Kebutuhan SDM (Human Resources) Agar
tujuan
pembuatan
Sistem
Informasi
Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang dapat terwujud maka
diperlukan
sumber
daya
yang
dapat
menggunakan fasilitas baru tersebut. Kelompok tenaga ahli komputer yang akan dibutuhkan diantaranya : 1. Sistem Analis
54 Sistem analis yaitu seorang yang mempunyai kemampuan dalam menganalisa dan merancang sistem komputerisasi atau menyusun spesifikasi sistem komputer dan program aplikasi untuk selanjutnya dipergunakan oleh programmer. 2. Programmer Programmer yaitu seorang yang mempunyai kemampuan
dalam
menganalisa
dan
mengembangkan suatu program aplikasi dalam salah satu bahasa pemrograman. 3. Operator Operator adalah seorang yang mempunyai kemampuan
dalam
mengoperasikan
atau
memasukkan data secara baik dan benar kedalam komputer. Tenaga komputer ini harus ada pada semua sub bagian yang terkait dalam sistem informasi ini, karena tenaga operator ini tidak perlu orang yang ahli dibidang komputer, maka dapat diambil dari masing-masing sub bagian tersebut. 4.4.4.4 Identifikasi Kebutuhan Biaya dan Manfaat Yang dimaksud dengan penjajakan kelayakan adalah penilaian atas kelayakan dan biaya atau manfaat dari aplikasi yang di usulkan. Keuntungan yang berwujud
merupakan
keuntungan
yang
berupa
penghematan atau peningkatan didalam instansi yang dapat diatur secara kualitas dalam bentuk satuan nilai mata uang, antara lain: a.
Pengurangan biaya operasi
55 b.
Pengurangan biaya komunikasi
c.
Peningkatan efektifitas Keuntungan tidak berwujud adalah keuntungan
yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam benttuk satuan nilai mata uang antara lain : a.
Peningkatan pelayanan yang lebih baik
b.
Peningkatan kepuasan kerja operasional
c.
Peningkatan pengambilan keputusan yang lebih baik.
4.4.5
Context Diagram Sistem Untuk mendukung proses pembuatan sistem informasi perpustakaan yang baik, maka langkah pertama dalam penyusunan model fungsi awal adalah dengan membuat diagram
konteks.
memperlihatkan
Diagram
interaksi
konteks
sistem
berfungsi
perpustakaan
untuk dengan
pengguna. Berikut ini adalah gambaran diagram konteks Sistem Informasi Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang.
56
Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
Sistem Informasi Perpustakaan f:\dfd_ud~1\perpus\ dfd00001.dfd conteks diagram Jul-23-2012 Sistem Informasi Aug-02-2012 Sistem Informasi
0
data_anggota entry_buku_tamu peminjaman_buku pengembalian_buku anggota kartu_anggota konfirmasi_peminjaman_buku
lap_anggota lap_denda lap_pengembalian lap_peminjaman lap_buku_tamu
Sistem Informasi Perpustakaan
konfirmasi_pengembalian_buku nota_denda
Gambar 4.5 Context Diagram
daftar_anggota
pimpinan
4.4.6 Dekomposisi 55 0 Sistem informasi perpustakaan
1 pendataan
Top Level
2 Peminjaman buku
3 Pengembali an buku
Level 0
4 laporan
Level 1
1.1 Pendaftaran anggota
1.2 Isi buku tamu
1.3 Penyetujuan anggota
1.4 Cetak kartu anggota
3.1 Pengembali an
4.1 Lap anggota
4.2 Lap Pengembali an
4.3 Lap denda
57
Gambar 4.6 Dekomposisi
3.2 Cetak nota
4.4 Lap Peminjam an
58 4.4.7 Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
DFD Level 0 Sistem Informasi Perpustakaan f:\dfd_ud~1\perpus\ dfd00002.dfd level_0 Jul-23-2012 Sistem Informasi Aug-02-2012 Sistem Informasi
anggota anggota
data_anggota buku_tamu
buku_tamu
1
kartu_anggota entry_buku_tamu anggota
pendaftaran
daftar_anggota pinjam peminjaman_buku konfirmasi_peminjaman_buku
2 peminjaman buku
pengembalian_buku
3
konfirmasi_pengembalian_buku nota_denda
pinjam
anggota buku
pinjam anggota
pengembalian buku
buku
buku
buku
pimpinan
lap_anggota lap_denda lap_pengembalian lap_peminjaman lap_buku_tamu
4
laporan
Gambar 4.7 DFD Level 0
pinjam buku_tamu anggota
59 4.4.8 Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
DFD Level 1 Proses Pendaftaran Sistem Informasi Perpustakaan f:\dfd_ud~1\perpus\ dfd00003.dfd level_1_proses_pendataan Jul-23-2012 Sistem Informasi Jul-27-2012 Sistem Informasi 1.1
data_anggota
pendaftaran anggota
anggota
anggota
anggota entry_buku_tamu
1.2 isi buku tamu
1.3
buku_tamu buku_tamu
anggota
daftar_anggota pimpinan
penyetujuan anggota
1.4 kartu_anggota
anggota
cetak kartu anggota
Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Pendaftaran
60 4.4.9 Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
DFD Level 1 Proses Pengembalian Buku Sistem Informasi Perpustakaan f:\dfd_ud~1\perpus\ dfd00007.dfd dfd_level_1_pengembalian_buku Aug-02-2012 Sistem Informasi
3.1 pengembalian_buku
pengembalian
pinjam anggota buku
anggota
pinjam
anggota
3.2 cetak nota nota_denda
buku anggota pinjam
Gambar 4.9 DFD Level 1 Proses Pengembalian Buku
buku
61 4.4.10 DFD Level 1 Proses Laporan Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
Sistem Informasi Perpustakaan f:\dfd_ud~1\perpus\ dfd00005.dfd dfd_level_1_laporan Jul-23-2012 Sistem Informasi Jul-27-2012 Sistem Informasi 4.1 lap_anggota
lap_denda
laporan anggota
anggota
4.2 laporan denda
pimpinan
anggota
buku
buku
pinjam 4.3 lap_peminjaman
buku
laporan peminjaman
pinjam
4.4 lap_pengembalian
laporan pengembalian
pinjam
pinjam
buku
4.5 lap_buku_tamu
laporan buku tamu
buku_tamu
Gambar 4.10 DFD Level 1 Proses Laporan
buku_tamu
62 4.5
Perancangan Sistem Basis Data Perancangan basis data digunakan untuk menggambarkan rancangan tabel yang dibuat dalam database, relasi antar tabel dan field-field yang ada dalam setiap tabel ke dalam sebuah symbol-simbol tertentu. Perancangan database dimulai dari normalisasi tabel, ERD (entity relationship diagram) dan pembuatan relasi antar tabel. 4.5.1 ERD (Entity Relationship Diagram)
id_anggota
pengarang Status_anggota
nama
Thn_terbit penerbit
judul Tgl_daftar
alamat
deskripsi
isbn masa _berlaku
N
anggota
Tgl_masuk
id_buku
Stok_buku
buku
pinjam
N id_pinjam
jk pekerjaan
id_buku
tgl_pinjam
status id_anggota alamat nama
N id_tamu
id_anggota
Id_kembali
N
id_tamu
1 isi
denda
pesan
Buku tamu
id_pinjam kembali
jml_kembali id_buku
email
Tgl_kembali
Gambar 4.11 ERD (Entity Relationship Diagram)
N
64 4.6
Implementasi ERD Ke Tabel 1. Relasi yang terjadi antara anggota dan buku adalah relasi pinjam N
anggota
pinjam
N
buku
Karena relasi antara himpunan entitas anggota dan himpunan entitas buku pada ERD di atas maka akan terbentuk 3 buah tabel, yaitu : a. Tabel anggota, dengan atribut {id_anggota, nama_anggota, alamat, pekerjaan, status_keanggotaan, tgl_daftar, jenis_kelamin, masa_aktif} b. Tabel buku, dengan atribut {id_buku, isbn, judul, pengarang, thn_terbit, penerbit, deskripsi, stok_buku, tgl_masuk} c. Tabel pinjam, dengan atribut {id_pinjam, tgl_pinjam, id_anggota, status, id_buku} 2. Relasi yang terjadi antara himpunan agregasi pinjam dengan entitas buku adalah relasi kembali
N
anggota
pinjam
N
N
buku
N kembali
Karena relasi antara himpunan agregasi pinjam dengan entitas buku pada ERD, maka akan terbentuk 3 buah tabel, yaitu :
65 a. Tabel buku, dengan atribut {id_buku, isbn, judul, pengarang, thn_terbit, penerbit, deskripsi, stok_buku, tgl_masuk} b. Tabel pinjam, dengan atribut {id_pinjam, tgl_pinjam, id_anggota, status, id_buku} c. Tabel kembali, dengan atribut {id_kembali, id_pinjam, id_buku, tgl_kembali, denda, jml_kembali}
a.
Tabel anggota id_anggota
Nam a_an ggot a
alamat
pekerjaan
pengarang
thn_terbit
status_ke anggotaa n
tgl_daftar
jenis_kel amin
masa_akt if
b. Tabel Buku isbn
id_buku
c.
judul
penerbit
deskripsi
Tabel buku tamu Nama
id_tamu
alamat
email
pesan
d. Tabel pinjam id_pinjam
e.
tgl_pinja m
id_anggota
Tabel Kembali
status
id_buku
stok_buku
tgl_masuk
66 id_kembali
4.7
Id_pin jam
Id_buku
Tgl_kemba li
denda
Jml_kemba li
Normalisasi
Adalah proses yang berkaitan dengan model data relasional untuk mengorganisasi himpunan data dengan ketergantungan dan keterkaitan erat. 1. Tabel Anggota id_anggota
Nam a_an ggota
alamat
pekerjaan
status_ke anggotaa n
tgl_daftar
jenis_kel amin
a. Uji terhadap 1st NF Pada tabel anggota alamat,
pekerjaan,
(id_anggota, nama_anggota,
status_keanggotaan,
tgl_daftar,
jenis_kelamin, masa_aktif) tidak ada atribut yang berulang atau bernilai ganda dan setiap atribut mengandung satu pengertian yang tunggal sehingga tabel anggota memenuhi bentuk 1st NF. b. Uji terhadap 2nd NF Atribut id_anggota adalah atribut kunci karena dapat mengidentifikasikan entitas anggota. Tabel anggota telah memenuhi 1st NF dan setiap atribut bukan kunci utama
(nama_anggota,
alamat,
pekerjaan,
status_keanggotaan, tgl_daftar, jenis_kelamin, masa_aktif) dan bergantung secara fungsional terhadap semua atribut
masa_aktif
67 kunci utama dan bukan hanya sebagian atribut kunci utama, dimana kunci utamanya adalah id_anggota sehingga tabel anggota memenuhi bentuk 2nd NF. KF : id_anggota
nama_anggota, alamat, pekerjaan, status_keanggotaan,
tgl_daftar,
jenis_kelamin, masa_aktif. c. Uji terhadap 3rd NF Tabel anggota telah memenuhi 2nd NF dan setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut (tidak terdapat ketergantungan transitif pada atribut bukan kunci). Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama secara menyeluruh, dimana kunci utamanya adalah id_anggota sehingga tabel anggota telah memenuhi bentuk 3rd NF. KF : id_anggota
nama_anggota, alamat, pekerjaan, status_keanggotaan,
tgl_daftar,
jenis_kelamin, masa_aktif. Ketidaktergantungan Fungsionalnya adalah : nama_anggota
alamat,
pekerjaan,
status_keanggotaan,
tgl_daftar,
jenis_kelamin, masa_aktif. alamat
nama_anggota,
pekerjaan,
status_keanggotaan,
tgl_daftar,
jenis_kelamin, masa_aktif. pekerjaan
nama_anggota, status_keanggotaan,
alamat, tgl_daftar,
jenis_kelamin, masa_aktif.
68 status_keanggotaan
nama_anggota, alamat, pekerjaan, tgl_daftar,
jenis_kelamin,
masa_aktif. tgl_daftar
nama_anggota, alamat, pekerjaan, status_keanggotaan, jenis_kelamin, masa_aktif.
jenis_kelamin
nama_anggota, alamat, pekerjaan, status_keanggotaan,
tgl_daftar,
masa_aktif. masa_aktif
nama_anggota, alamat, pekerjaan, status_keanggotaan,
tgl_daftar,
jenis_kelamin.
2. Tabel Buku
isbn
id_buku
a.
judul
pengarang
thn_terbit
Penerbit
deskripsi
stok_buku
Uji terhadap 1st NF Pada tabel buku (id_buku, isbn, judul, pengarang, thn_terbit, penerbit, deskripsi, stok_buku, tgl_masuk) tidak ada atribut yang berulang atau bernilai ganda dan setiap atribut mengandung satu pengertian yang tunggal sehingga tabel buku memenuhi bentuk 1st NF.
b.
Uji terhadap 2nd NF Atribut id_buku adalah atribut kunci karena dapat mengidentifikasikan entitas buku. Tabel buku telah memenuhi 1st NF dan setiap atribut bukan kunci utama (isbn, judul, pengarang, thn_terbit, penerbit, deskripsi,
tgl_masuk
69 stok_buku, tgl_masuk) dan bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci utama dan bukan hanya sebagian atribut kunci utama, dimana kunci utamanya adalah id_buku sehingga tabel buku memenuhi bentuk 2nd NF. KF : id_buku
isbn, judul, pengarang, thn_terbit,
penerbit, deskripsi, stok_buku, tgl_masuk. c.
Uji terhadap 3rd NF Tabel buku telah memenuhi 2nd NF dan setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut (tidak terdapat ketergantungan transitif pada atribut bukan kunci). Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama secara menyeluruh, dimana kunci utamanya adalah id_buku sehingga tabel buku telah memenuhi bentuk 3rd NF. KF : id_buku
isbn, judul, pengarang, thn_terbit,
penerbit, deskripsi, stok_buku, tgl_masuk. Ketidaktergantungan Fungsionalnya adalah : isbn
judul,
pengarang,
thn_terbit,
deskripsi,
stok_buku,
penerbit, tgl_masuk. judul
isbn,
pengarang,
penerbit,
deskripsi,
thn_terbit, stok_buku,
tgl_masuk. pengarang
isbn, judul, thn_terbit, penerbit, deskripsi, stok_buku, tgl_masuk.
thn_terbit
isbn, judul, pengarang, penerbit, deskripsi, stok_buku, tgl_masuk.
70 penerbit
isbn, judul, pengarang, thn_terbit, deskripsi, stok_buku, tgl_masuk.
deskripsi
isbn, judul, pengarang, thn_terbit, penerbit, stok_buku, tgl_masuk.
stok_buku
isbn, judul, pengarang, thn_terbit, penerbit, deskripsi, tgl_masuk.
tgl_masuk
isbn, judul, pengarang, thn_terbit, penerbit, deskripsi, tgl_masuk
3. Tabel Buku Tamu id_tamu
a.
nama
Alamat
email
pesan
Uji terhadap 1st NF Pada table buku tamu
(id_tamu, nama, alamat,
email, pesan) tidak ada atribut yang berulang atau bernilai ganda dan setiap atribut mengandung satu pengertian yang tunggal sehingga tabel buku tamu memenuhi bentuk 1st NF. b.
Uji terhadap 2nd NF Atribut id_buku tamu adalah atribut kunci karena dapat mengidentifikasikan entitas buku tamu. Tabel buku tamu telah memenuhi 1st NF dan setiap atribut bukan kunci utama (nama, alamat, email, pesan) dan bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci utama dan bukan hanya sebagian atribut kunci utama, dimana kunci utamanya adalah id_tamu sehingga tabel buku tamu memenuhi bentuk 2nd NF. KF : id_tamu
nama, alamat, email, pesan.
71 c.
Uji terhadap 3rd NF Tabel buku tamu telah memenuhi 2nd NF dan setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut (tidak terdapat ketergantungan transitif pada atribut bukan kunci). Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama secara menyeluruh, dimana kunci utamanya adalah id_tamu sehingga tabel buku tamu telah memenuhi bentuk 3rd NF. KF : id_tamu
nama, alamat, email, pesan.
Ketidaktergantungan Fungsionalnya adalah : nama
alamat, email, pesan.
alamat
nama, email, pesan.
email
nama, alamat, pesan.
pesan
nama, alamat, email.
4. Tabel Pinjam
id_pinjam
a.
tgl_pin jam
id_anggota
status
id_bk
Uji terhadap 1st NF Pada tabel pemilik pinjam (id_pinjam, tgl_pinjam, id_anggota, status, id_bk) tidak ada atribut yang berulang atau bernilai ganda dan setiap atribut mengandung satu pengertian yang tunggal sehingga tabel pinjam memenuhi bentuk 1st NF.
b.
Uji terhadap 2nd NF
72 Atribut id_pinjam adalah atribut kunci karena dapat mengidentifikasikan entitas pinjam. Tabel pinjam telah memenuhi 1st NF dan setiap atribut bukan kunci utama (tgl_pinjam, id_anggota, status, id_bk) dan bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci utama dan bukan hanya sebagian atribut kunci utama, dimana kunci utamanya adalah id_pinjam sehingga tabel pinjam memenuhi bentuk 2nd NF. KF : id_pinjam
tgl_pinjam,
id_anggota,
status,
id_bk. c.
Uji terhadap 3rd NF Tabel pinjam telah memenuhi 2nd NF dan setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut (tidak terdapat ketergantungan transitif pada atribut bukan kunci). Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama secara menyeluruh, dimana kunci utamanya adalah id_pinjam sehingga tabel pinjam telah memenuhi bentuk 3rd NF. KF : id_pinjam
tgl_pinjam,
id_anggota, status, id_bk. Ketidaktergantungan Fungsionalnya adalah : tgl_pinjam
id_anggota, status, id_bk.
id_anggota
tgl_pinjam, status, id_bk.
status
tgl_pinjam, id_anggota, id_bk.
id_bk
tgl_pinjam, id_anggota, status.
5. Tabel kembali id_kembali
Id_pinj am
Id_buku
Tgl_kembal i
denda
Jml_kembal i
73
a.
Uji terhadap 1st NF Pada
tabel
kembali
(id_kembali,
id_pinjam,
id_buku,tgl_kembalimdenda, jml_kebali) tidak ada atribut yang berulang atau bernilai ganda dan setiap atribut mengandung satu pengertian yang tunggal sehingga tabel pinjam memenuhi bentuk 1st NF. b.
Uji terhadap 2nd NF Atribut id_kembali adalah atribut kunci karena dapat mengidentifikasikan entitas kembali. Tabel kembali telah memenuhi 1st NF dan setiap atribut bukan kunci utama
(id_pinjam,
id_buku,tgl_kembali,
denda,
jml_kebali) dan bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci utama dan bukan hanya sebagian atribut kunci utama, dimana kunci utamanya adalah id_kembali sehingga tabel kembali memenuhi bentuk 2nd NF. KF : id_kembali
id_pinjam,
id_buku,tgl_kembali,
denda, jml_kebali. c.
Uji terhadap 3rd NF Tabel kembali telah memenuhi 2nd NF dan setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut (tidak terdapat ketergantungan transitif pada atribut bukan kunci). Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama secara menyeluruh, dimana kunci
74 utamanya adalah id_kembali sehingga tabel kembali telah memenuhi bentuk 3rd NF. KF : id_kembali
id_pinjam, id_buku,
tgl_kembali, denda, jml_kembali. Ketidaktergantungan Fungsionalnya adalah : tgl_kembali
id_kembali, id_pinjam, id_buku, denda, jml_kembali.
denda
id_kembali, id_pinjam, id_buku, tgl_kembali, jml_kembali.
jml_kembali
id_kembali, id_pinjam, id_buku, denda, denda.
id_buku
id_kembali,
id_pinjam,
tgl_kembali, denda, jml_kembali
id_pinjam
id_kembali, tgl_kembali, id_buku, denda, jml_kembali
75 4.8
Tabel Relationship
Anggota * id_anggota username pass nama_anggota tempat_lahir tgl_lahir alamat no_identitas no_tlp pendidikan_terakhir status_keanggotaan pekerjaan agama jenis_kelamin gambar tgl_daftar masa aktif
Pinjam
Buku
*id_pinjam tgl_pinjam tgl_jatuh_tempo **id_anggota **id_buku status denda tgl_kembali
*id_buku isbn judul pengarang thn_terbit penerbit deskripsi stok_buku tgl_masuk
Gambar 4.12 Tabel Relationship 4.9
Kamus Data Adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan, berikut ini kamus data untuk sistem informasi perpustakaan. 1.
Tabel Anggota Anggota
= @ id_anggota + nama_anggota + alamat +
pekerjaan
+
status_keanggotaan
tgl_daftar + jenis_kelamin + masa_aktif id_anggota
= 10{Karakter}10
nama_anggota
= 1{Karakter}50
alamat
= 1{Karakter}100
pekerjaan
= 1{Karakter}50
status_keanggotaan
= 1{Karakter}50
tgl_daftar
= date
jenis_kelamin
= 1{Karakter}15
masa_aktif
= date
+
76 2.
Tabel Buku Buku
= @ id_buku + isbn + judul + pengarang + thn_terbit
+
penerbit
+
deskripsi
+
stok_buku + tgl_masuk
3.
id_buku
= 10{Karakter}10
isbn
= 1{Karakter}50
judul
= 1{Karakter}100
pengarang
= 1{Karakter}50
thn_terbit
= 5{Integer}5
penerbit
= 1{Karakter}100
deskripsi
= text
stok_buku
= 7 {Integer} 7
tgl_masuk
= date
Tabel Buku Tamu Buku Tamu
= @ id_tamu + nama + alamat + email + pesan.
4.
id_tamu
= 11{Integer}11
nama
= 1{Karakter}50
alamat
= 1{Karakter}200
email
= 1{Karakter}50
pesan
= text
Tabel Pinjam Pinjam
= @ id_pinjam + tgl_pinjam + id_anggota + status + id_bk.
id_pinjam
= 11{Integer}11
tgl_pinjam
= date
id_anggota
= 1{Karakter}10
status
= 1{Karakter}50
id_bk
= 10{Karakter}10
77 5.
Tabel kembali kembali
= @ id_kembali + id_pinjam + id_buku + tgl_kembali + denda + jml_kembali + denda.
4.10
id_kembali
= 11{Integer}11
id_pinjam
= 11{Integer}11
id_buku
= 10{karakter}10
tgl_kembali
= date
denda
= 5{integer}5
jml_kembali
= 2{integer}2
Transformasi Ke Dalam Bentuk Tabel 1.
TabelAnggota Tabel 4.1 Tabel Anggota No 1 2 3 4 5
Field Name id_anggota nama_anggota alamat pekerjaan status_keangg otaan 6 tgl_daftar 7 jenis_kelamin 8 masa_aktif
2.
Size 10 50 100 50 50
Type Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
Keterangan Kode anggota Nama anggota Alamat Pekerjaan Status Keanggotaan
15
Date Varchar Date
Tanggal daftar Jenis Kelamin Masa aktif
Tabel Buku Tabel 4.2 Tabel Buku No 1 2 3 4 5 6
Field Name id_buku Isbn Judul pengarang thn_terbit penerbit
Size 10 100 100 50 5 100
Type Varchar Varchar Varchar Varchar Integer Varchar
Keterangan kode buku Isbn Judul buku Pengarang buku Tahun terbit Penerbit
78 7 deskripsi 8 stok_buku 9 tgl_masuk 3.
7
Text Integer Date
Deskripsi Stok buku Tanggal masuk
Tabel Buku Tamu Tabel 4.3 Tabel Buku Tamu No Field Name 1 id_tamu 2 3 4 5
4.
Nama Alamat email pesan
Size 11
Type Integer
Keterangan Id_tamu
50 200 50
Varchar Varchar Varchar Text
Nama lengkap Alamat Email Pesan
Tabel Pinjam Tabel 4.4 Tabel Pinjam No Field Name 1 id_pinjam 2 3 4 5
5.
tgl_pinjam id_anggota status id_bk
Size 11
Type Integer
Keterangan Kode pinjam
10 50 10
Date Varchar Varchar Integer
Tanggal pinjam Kode anggota Status Kode buku
Tabel Kembali Tabel 4.5 Tabel Kembali No Field Name 1 id_kembali
Size 11
Type Integer
Keterangan Kode kembali
2 id_pinjam
11
Integer
Kode pinjam
3 Id_buku 4 Tgl_kembali
10
Varchar date
5 Jml_buku 6 Denda
2 5
Integer Integer
Kode Buku Tanggal pengembalian Jumlah buku Denda pengembalian
79 4.11
Perancangan Input dan Output 1. Halaman Utama / Beranda
Gambar 4. 13 Perancangan Halaman Utama/ Beranda 2. Halaman Profil
Gambar 4.14 Perancangan Halaman Profil
80 3. Halaman Berita
Gambar 4.15 Perancangan Halaman Berita 4. Halaman Persediaan Buku
Gambar 4.16 Perancangan Halaman Persediaan Buku
81 5. Halaman Pendaftaran Anggota
Gambar 4.17 Perancangan Halaman Pendaftaran Anggota 6. Halaman Buku Tamu
Gambar 4.18 Perancangan Halaman Buku Tamu
82 7. Halaman Login Admin
Gambar 4.19 Perancangan Halaman Login Admin 8. Halaman Admin
Gambar 4.20 Perancangan Halaman Admin
83 9. Halaman Menu Buku Tamu
Gambar 4.21 Perancangan Halaman Menu Buku Tamu 10. Halaman Menu Berita
Gambar 4.22 Perancangan Halaman Menu Berita
84 11. Halaman Menu Pejabat Perpustakaan
Gambar 4.23 Perancangan Halaman Menu Pejabat Perpustakaan 12. Halaman Menu Anggota
Gambar 4.24 Perancangan Halaman Menu Anggota
85 13. Halaman Menu Buku
Gambar 4.25 Perancangan Halaman Menu Buku 14. Halaman Menu Peminjaman Buku
Gambar 4.26 Perancangan Halaman Menu Peminjaman Buku
86 15. Halaman Menu Pengembalian Buku
Gambar 4.27 Perancangan Halaman Menu Pengembalian Buku 16. Halaman Menu History Peminjaman
Gambar 4.28 Perancangan Halaman Menu History Peminjaman
87 17. Halaman Menu Laporan Anggota
Gambar 4.29 Perancangan Menu Laporan Anggota 18. Halaman Menu Laporan Buku Tamu
Gambar 4.30 Perancangan Menu Laporan Buku Tamu 19. Halaman Menu Laporan Peminjaman Buku
Gambar 4.31 Perancangan Menu Laporan Peminjaman Buku
88 20. Halaman Menu Laporan Pengembalian Buku
Gambar 4.32 Perancangan Menu Laporan Pengembalian Buku 21. Halaman Menu Laporan Denda
Gambar 4.33 Perancangan Menu Laporan Denda
89 4.12
Implementasi Sistem 1. Halaman Utama / Beranda
Gambar 4.34 Implementasi Halaman Utama / Beranda 2. Halaman Profil
Gambar 4.35 Implementasi Halaman Profil
90 3. Halaman Berita
Gambar 4.36 Implementasi Halaman Berita
4. Halaman Persediaan Buku
Gambar 4.37 Implementasi Halaman Persediaan Buku 5. Halaman Pendaftaran Anggota
91
Gambar 4.38 Implementasi Halaman Pendaftaran Anggota 6. Halaman Buku Tamu
Gambar 4.39 Implementasi Halaman Buku Tamu 7. Halaman Login Admin
92
Gambar 4.40 Implementasi Halaman Login Admin
8. Halaman Admin
Gambar 4.41 Implementasi Halaman Admin
9. Halaman Menu Buku Tamu
93
Gambar 4.42 Implementasi Menu Buku Tamu 10. Halaman Menu Berita
Gambar 4.43 Implementasi Menu Berita
94 11. Halaman Menu Pejabat Perpustakaan
Gambar 4.44 Implementasi Menu Pejabat Perpustakaan 12. Halaman Menu Anggota
Gambar 4.45 Implementasi Menu Anggota
95 13. Halaman Menu Buku
Gambar 4.46 Implementasi Menu Buku 14. Halaman Menu Peminjaman Buku
Gambar 4.47 Implementasi Menu Peminjaman Buku
96 15. Halaman Menu Pengembalian Buku
Gambar 4.48 Implementasi Menu Pengembalian Buku 16. Halaman Menu History Peminjaman
Gambar 4.49 Implementasi Menu History Peminjaman
97 17. Halaman Menu Laporan Anggota
Gambar 4.50 Implementasi Menu Laporan Anggota 18. Halaman Menu Laporan Buku Tamu
Gambar 4.51 Implementasi Menu Laporan Buku Tamu 19. Halaman Menu Laporan Peminjaman Buku
Gambar 4.52 Implementasi Menu Laporan Peminjaman Buku 20. Halaman Menu Laporan Pengembalian Buku
Gambar 4.53 Implementasi Menu Laporan Pengembalian Buku
98 21. Halaman Menu Laporan Denda
Gambar 4.54 Implementasi Menu Laporan Denda
BAB V PENUTUP 5.1
Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pengamatan yang telah penulis lakukan di Perpustakaan dan Arip Kota Semarang untuk pembuatan web pendaftaran anggota dan
peminjaman buku, maka terdapat kesimpulan yaitu dapat
memudahkan calon anggota untuk mendaftar sebagai anggota perpustakaan serta melakukan peminjaman buku dengan memperoleh semua informasi persediaan buku dan mencari garis besar dari isi buku tentang buku yang ada di perpustakaan secara cepat, tepat, dan akurat. 5.2
Saran 1. Menyiapkan koneksi internet dengan akses jaringan yang terintegritas di Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang agar akses website dapat digunakan mengolah, mengedit dan mengupdate data pada halaman admin. 2. Meningkatkan standar kualitas pegawai dibidang ICT (Information and Communication Technology) sehingga pengelolaan sistem perpustakaan dapat berjalan dengan baik. 3. Peningkatan keamanan pada sistem web ini harus tetap diutamakan agar data atau informasi yang ada didalamnya terjamin keakuratan dan kerahasiaannya. 4. Admin
melakukan
menghindari
update tampilan kebosanan
100
web
secara
berkala
untuk
pengunjung.
DAFTAR PUSTAKA
Andriani, Jusnia dalam Jurnal Perpustakaan Pertanian. Studi kualitatif Mengenai Kriteria Menyitir Dokumen: Kasus Pada Beberapa Mahasiswa Program Pascasarjana Institut Pertanian Bogor. Vol. 12, Nomor 1, 2003 Chowdhury. 1999. Introduction to modern information retrieval. London: Library Association Publishing Fosket, A.C. 1996. The Subject Approach to Information. London: Library Association Green, James. 1995. Assessing Information Needs: Tools and Techniques. London: ASLIB Gulo, W. 2002. Metodologi Penelitian. Jakarta: Gramedia Hardi. 2006. Analisis dan desain sistem informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Hartono, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Jogyakarta: Andi Jogyakarta. Hasugian, Jonner dalam Jurnal Pustaha. Penelusuran Informasi Ilmiah Secara Online Perlakuan Terhadap Seorang Pencari Informasi Sebagai Real User. Vol. 2: 1 Juni 2006 Hartono, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Jogyakarta: Andi Jogyakarta Hartono, Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Aji, Supriyanto. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Infotek Poerwadarminta, W.J.S. 1952. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta: Pusat Bahasa,
Jakarta
101
