18. Směrnice o vnitřním kontrolním systému Na základě zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) ve znění pozdějších přepisů, zavádí ředitel Jihočeské vědecké knihovny v Českých Budějovicích (dále jen „knihovna“) vnitřní kontrolní systém.
Článek 1 Obecná ustanovení (cíle, organizační zajištění, kontrolní metody a postupy finanční kontroly) Hlavní cíle finanční kontroly: -
-
-
-
prověřovat dodržování obecně platných právních předpisů a opatření, směrnic a jiných vnitřních předpisů přijatých orgány Jihočeského kraje při hospodaření s veřejnými prostředky a plnění stanovených úkolů zajistit ochranu veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností zajistit včasné a spolehlivé informování vedoucích zaměstnanců o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích a o jejich průkazném účetním zpracování tak, aby vedoucí zaměstnanci mohli svoji činnost směřovat ke splnění stanovených úkolů s omezením, popř. vyloučením výše uvedených rizik zajistit hospodárné, účelné a efektivní vynakládání veřejných prostředků při zajištění a provádění stanovené činnosti
Organizační zajištění finanční kontroly se provádí podle § 5 zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole. Při výkonu finanční kontroly se používá kontrolních metod a kontrolních postupů podle §6 zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole.
Článek 2 Zavedení, udržování a prověřování účinnosti vnitřního kontrolního systému Ředitel knihovny zavádí v rámci organizace vnitřní kontrolní systém, jehož cílem je zabezpečení: - hospodárného, efektivního a účelného nakládání s veřejnými prostředky - kontroly veřejných výdajů - oddělení pravomocí a odpovědnosti při přípravě, schvalování, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavíráním smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek - jasného definování pracovních postupů a náplní činností ve vztahu k hospodaření s veřejnými prostředky - zabudování kontrolních mechanismů do vnitřních předpisů knihovny s tím, že o všech operacích a kontrolách bude proveden záznam a vedena příslušná dokumentace - vyhodnocování přijatých opatření 2. Ke splnění povinností podle odstavce 1 ředitel knihovny v souladu s § 5 vymezuje postavení a působnost vedoucích a ostatních zaměstnanců tak, aby bylo zajištěno fungování řídicí kontroly. Postavení a působnost zaměstnanců obsahuje čl.3 této směrnice a dále je určena Pracovním řádem, Organizačním řádem a příslušnými vnitropodnikovými směrnicemi knihovny. V příloze č.1 jsou uvedeny podpisové vzory těchto zaměstnanců. 3. Všichni vedoucí zaměstnanci knihovny jsou v rámci vymezených povinností, pravomocí a odpovědností povinni zajistit fungování vnitřního kontrolního systému. Současně jsou povinni 1.
podávat ředitel knihovny včasné a spolehlivé informace o výsledcích dosahovaných při plnění stanovených úkolů, o vzniku významných rizik, o závažných nedostatcích v činnosti a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě.
Článek 3 Předběžná řídicí kontrola Předběžnou kontrolu provádí příkazce operací, správce rozpočtu a hlavní účetní. Příkazcem operací je ředitel knihovny a vedoucí jednotlivých oddělení /s výjimkou vedoucího odboru ekonomicko správního/, kteří nárokují zařazení příslušných finančních prostředků do finančního plánu knihovny /návrhu rozpočtu knihovny na daný rok/, provádí případné zadání veřejné zakázky včetně zajištění kontrolního rozpočtu před zadáním zakázky, zadávají objednávku, podpisují smlouvy, schvalují cenu dodávky, např. zda fakturovaná cena materiálu nebo služby odpovídá ceně předem smluvené, zda souhlasí množství a kvalita dodaného materiálu nebo služby, a schvalují provedení úhrady faktury, tj. zaplacení atd. Správcem rozpočtu je vedoucí ekonomicko správního odboru, který je odpovědný za správu finančních prostředků. Při své činnosti potvrzuje, že nedochází k překročení finančního plánu, že se jedná o plánovanou finanční operaci, že analytické členění pro zaúčtování operace je správné, apod. Hlavním účetním je vedoucí ekonomicko správního odboru, který je odpovědný za vedení účetnictví organizace. Zajišťuje správnost zaúčtování účetních operací na příslušné účty. Zajišťuje, aby byly zaúčtovány pouze účetní doklady, které mají předepsané náležitosti. Podpisové vzory těchto osob obsahuje příloha č. 1 této směrnice. V souladu s § 26, odst. 3 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, je v knihovně sloučena 2. a 3. úroveň předběžné řídící kontroly, jelikož je malá pravděpodobnost výskytu nepřiměřených rizik pro hospodaření s prostředky veřejné správy. V případě dlouhodobější nepřítomnosti (např. nemoci) některého zaměstnance, který je oprávněn k provádění finanční kontroly, pověří ředitel na dobu nepřítomnosti oprávněného zaměstnance zastupujícího zaměstnance. Průběh předběžné kontroly: a) Zaměstnanec knihovny předkládá podnět k projednání požadované operace (např. požadavek na nákup materiálu, zboží, služeb, oprav a údržby majetku, nákup drobného majetku a dlouhodobého majetku, uzavření smlouvy, výběrové řízení, atd.) příkazci operace. Příkazce operace vypracuje doklad o předběžné kontrole, který se pro účely provádění finanční kontroly v knihovně nazývá Žádanka. Tato Žádanka je zpracována v elektronické formě na intranetu knihovny, kde je přístupná všem zaměstnancům knihovny. Příkazce operace současně provede předběžnou řídící kontrolu. b) Kontrolní činnost před právním úkonem, kterým vzniká závazek nebo nárok zahrnuje prověření: – připravované operace včetně úplnosti podkladů a její schválení v odpovědnosti příkazce operace – podkladů předaných příkazcem operace k připravované operaci a její schválení správcem rozpočtu Příkazce operací prověří: – nezbytnost uskutečnění plánované operace pro plnění stanovených úkolů – věcnou správnost a úplnost podkladů k připravované operaci – dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti – soulad operace s právními předpisy
–
rizika, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout, a stanoví případná opatření k jejich odstranění nebo zmírnění Připravovanou operaci uvede v elektronické formě na příslušné Žádance, která je umístěna a vystavena na intranetu knihovny. Žádanky jsou označeny číselnou řadou počínaje č.1 vzestupně pro daný kalendářní rok. Žádanka bude obsahovat zejména jméno příkazce operace, popis operace, předpokládanou výši veřejného výdaje, termín plnění operace. Správce rozpočtu prověří: – dodržení pravidel zákona č. 250/2000 Sb., zákona č. 320/2001 Sb., popř. jiných souvisejících právních předpisů – rozsah oprávnění příkazce operace – dodržení schváleného, příp. upraveného rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů – soulad operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími – finanční dopad operace na zdroje použitelné v příslušném rozpočtovém období Shledá-li správce rozpočtu při předběžné kontrole připravované operace nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění na příslušné Žádance v elektronické formě příkazci operace s uvedením důvodů. Pokud pro připravovanou operaci správce rozpočtu stanoví v souladu s právním předpisem nebo opatřeními orgánů veřejné správy přijatými v mezích tohoto právního předpisu omezující podmínky, uvede je na příslušné Žádance v elektronické formě. Neshledá-li správce rozpočtu nedostatky, potvrdí toto na příslušnou Žádanku v elektronické formě. Příkazce operace po potvrzení správnosti správcem rozpočtu příslušnou Žádanku vytiskne, potvrdí ji svým podpisem dle podpisového vzoru a předá správci rozpočtu. Správce rozpočtu porovná jeho podpis s podpisovým vzorem a potvrdí doklad svým podpisem. Podpis správce rozpočtu, případně s připojenými písemnými omezujícími podmínkami je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí připravovaného závazku v navržené výši a o předpokládaném termínu jeho plnění konkrétnímu věřiteli (dále jen „individuální příslib“). Je-li to účelné k zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti knihovny, které je nutné zabezpečovat operativně, příkazce operace může předložit správci rozpočtu návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa. Podpis správce rozpočtu na návrhu příkazce operace je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků v jím stanoveném limitu veřejných výdajů a určeném období (dále jen „limitovaný příslib“). Správce rozpočtu předá limitovaný příslib příkazci operace. Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřejných výdajů opatřený svým podpisem a předá jej s doklady o závazku správci rozpočtu k zajištění platby. Na pokynu označí rovněž, zda se jedná o individuální příslib nebo limitovaný příslib. Vzor pokynu je uveden v příloze č.2 této Směrnice. Předběžná řídící kontrola se uplatňuje především v procesu plánování a přípravy finančních plánů a rozpočtu knihovny. Jedná se o kontrolu oprávněnosti jednotlivých budoucích výnosů a nákladů. Při sestavování finančního plánu se na straně nákladové jedná např. o plánování materiálních nákladů, nákladů na služby, nákladů nevýrobní povahy apod. Na straně výnosů se jedná o plánování např., tržeb z prodeje služeb, tržeb z prodeje movitého majetku, tržeb z pronájmu nebytových prostor. V rámci předběžné řídící kontroly se prověřuje oprávněnost jednotlivých operací z hlediska správnosti a úplnosti podkladových materiálů. Dalšími činnostmi, kde se uplatňuje předběžná řídící kontrola, jsou postupy, které předcházejí úkonu, kterým vzniká knihovně závazek nebo nárok. Jedná se např. o nákup výrobku , kde se předem prověřují jeho technicko-ekonomické parametry, vybavenost příslušenstvím, životnost, ale také potřebnost, účelnost pořízení, využitelnost apod. Předběžná řídící kontrola v oblasti příjmů se uplatňuje například při přípravě nájemních smluv, kde se v rámci průběžné kontroly sleduje, zda např. nájemní smlouva na pronájem nebytových prostor nebo pronájem pozemků obsahuje stanovení přiměřené ceny za pronájem a současně obsahuje ustanovení o možnosti úpravy nájemného v závislosti na růstu inflace, o možnosti uplatnění předem stanovených sankcí v případě opožděných úhrad nájemného apod.
Základní operace podléhající předběžné kontrole oprávněných osob: - uzavření smluv na nákup knihovnického, kancelářského a dílenského materiálu, jednorázové objednávky na nákup - uzavření smluv na dodávky energií (el. energie, voda, plyn, pára aj.) - uzavření smluv či potvrzení objednávek na nákup movitých věcí - majetku (jak dlouhodobého, tak drobného), - uzavření nájemních smluv, - uzavření smluv či potvrzení objednávek na dodávky drobných prací, oprav a udržování, údržbu software - nákup software a hardware - nákup nemovitostí - pozemků, budov, staveb - nákup uměleckých děl, starých a vzácných tisků - uzavření smluv na revize technických zařízení - platby + inkaso pokut, penále a příp. doměrků daní - prodej nepotřebného materiálu, movitého majetku (jak dlouhodobého, tak drobného) - schvalovací proces soustavy plánů a rozpočtů pro příští období - výběrová řízení /dle směrnice a zásad o zadávání veřejných zakázek/
Článek 4 Průběžná řídicí kontrola 1. Průběžná řídící kontrola je kontrola činností v průběhu operace, která zajišťuje úplný a přesný průběh operací v návaznosti na předem dohodnuté podmínky, až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování. Uplatňují se hodnotící, kontrolní a revizní postupy. Kontrolní postup před úhradou závazku nebo uplatněním nároku knihovny zahrnuje prověření dílčí operace včetně úplnosti podkladů a její schválení v odpovědnosti příkazce operace. Dále se jedná o prověření podkladů předaných příkazcem operace k dílčí fakturaci a provedení kontroly správcem rozpočtu a hlavním účetním. Rovněž se uplatňuje při průběžné řídící kontrole plnění opatření přijatých k odstranění rizik. Za průběžnou kontrolu zodpovídá ředitel knihovny, prakticky se kontrola realizuje za pomoci operačních postupů prostřednictvím vedoucích oddělení a dalších pověřených řadových zaměstnanců. Zde se ověřuje, zda je operace poté, co byla schválena v rámci předběžné kontroly až do jejího konečného vypořádání a vyúčtování, realizována v souladu s příslušnými zákony a dalšími právními předpisy, vč. vnitřních předpisů knihovny. 2. Příkazci operací v rámci průběžné řídící kontroly prověřují, jak zaměstnanci knihovny příslušných oddělení nebo pověření zaměstnanci knihovny zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky. Uplatnění průběžných řídících kontrol je např. při kontrolních dnech u stavebních investičních akcí, při posuzování správnosti výše fakturovaných částek při úhradě záloh nebo dílčích plnění, kontrole termínů plnění jednotlivých etap operací v návaznosti na uplatňování sankcí a smluvních pokut, zda jsou v činnosti knihovny dosahovány v průběhu roku plánované výnosy, zda mzdy a odměny jsou přiznány a vypláceny v souladu s právními předpisy a vnitřními předpisy knihovny apod.. 3. Správce rozpočtu knihovny provádí průběžnou kontrolu čerpání finančních prostředků /měsíčně/ při průběžné řídící kontrole plnění finančního plánu, dále při předkládání změn finančních plánů a jejich realizaci z hlediska včasnosti a důvodnosti atd. Dále správce rozpočtu provádí průběžnou řídící kontrolu při účtování jednotlivých dílčích finančních operací. Kontroluje zejména, zda při účtování jednotlivých finančních operací v případě dílčích plnění, jak celkové, tak jednotlivé akce jsou dodržovány platební nebo inkasní kalendáře, zda doklady předložené k zaúčtování mají všechny náležitosti a zda jsou schváleny odpovědnými příkazci operací. V oblasti výnosů se jedná např. o dodržování splátkových kalendářů při splácení pohledávek za dlužné nájemné apod. 4. Zjistí-li osoby zajišťující průběžnou a následnou řídící kontrolu, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy nebo že nebyla provedena předběžná řídící kontrola, oznámí své zjištění písemně řediteli knihovny, pokud
přijetí opatření není v jejich kompetenci. Ředitel knihovny přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu této kontroly.
ZAMĚSTNANEC
DRUH OPERACE
KOMENTÁŘ
Bezhotovostní úhrada závazků, dle pokynu správce rozpočtu
Na základě natypování příkazu k úhradě zajišťuje podpisové záznamy oprávněných osob a kontroluje shodu příkazu se závazkem v účetní evidenci
Finanční účetní
Spárování úhrad se závazkem v evidenci
Na základě provedené úhrady, jak v rámci bezhotovostního platebního styku, tak z pokladny kontroluje správnost přiřazení úhrady k závazku zúčtovanému v účetnictví
Pokladní
Hotovostní výdaje a příjmy pokladny
Dle podpisových vzorů kontroluje oprávněnost peněžních výdajů na základě předložených dokladů
Hotovostní příjmy z pobočných pokladen
Kontroluje výši hotovosti přijatou z pobočných pokladen na základě dokladů /stvrzenek/. Dodržuje stanovený limit pokladny
Nakládání s ceninami /stravenky/
Kontroluje množství přijatých a vydaných stravenek, vede jejich evidenci a uschovává je v trezoru knihovny
Sklad materiálu
Příjmy a výdeje z uvedených skladů
Kontroluje se soulad mezi dodavatelskou fakturou, dodacím listem a příjemkou a následně soulad podpisových oprávnění vedoucích zaměstnanců schvalujících skladové pohyby
Vedoucí odborů a oddělení
Prověřování souladu poskytovaných a přijímaných služeb, anebo jiných plnění
Ověřují, zda je operace poté, co byla schválena v rámci předběžné kontroly až do jejího konečného vypořádání a vyúčtování, realizována v souladu s příslušnými zákony a dalšími právními předpisy, vč. vnitřních předpisů knihovny.
Zaměstnanec finanční účtárny
Ředitel, ekonomický Správa majetku náměstek knihovny
Kontrolovanými osobami jsou vedoucí oddělení, ekonomický náměstek, pracovnice správy budov a zaměstnanec finanční účtárny. Předmětem kontroly je úroveň péče o majetek (dodavatelské opravy, údržba, servis), maximalizace výnosu z likvidace nepotřebného majetku, způsob likvidace majetku, komplexnost vedené evidence s důslednou vazbou na účetnictví, ochrana majetku, inventarizace majetku
Ekonomický náměstek, personalistka
Kontrolovanou osobou je mzdová účetní. Prověřuje se neexistence „černých duší“, správnost výpočtu mzdových složek včetně podpisových oprávnění jednotlivých vedoucích na podkladech pro výpočet mezd, správnost výpočtu daňové povinnosti, sociálních a zdravotních odvodů, vč. termínu jejich úhrady
Zpracování komplexní mzdové agendy
Ředitel, ekonomický Zaznamenávání náměstek uskutečněných operací
Kontrolovanou osobou je finanční účetní a agenda dodavatelů, odběratelů, banky, pokladny, majetku,
Ředitel
v účetnictví
interních dokladů – zjišťuje se, zda operace jsou v účetnictví podchycovány, včasnost těchto operací, správný časový sled, případná chybovost. Podkladem je sestavení závěrek a vypracování Rozboru činnosti a finančního hospodaření
Realizace opatření přijatých k nápravě zjištěných nedostatků
Ředitel kontroluje, zda všichni jemu podřízení vedoucí zaměstnanci včas a správně aplikují ředitelem a dalšími externími orgány přijatá opatření k nápravě nedostatků zjištěných při kontrolní činnosti
Článek 5 Následná řídicí kontrola 1. Následná řídící kontrola zahrnuje kontrolu po ukončení a následném vyúčtování finančních operací. Jedná se o to, zda údaje o hospodaření s veřejnými prostředky uvedené v účetnictví, údaje uvedené ve výkazech o hospodaření a údaje uvedené v evidenci majetku věrně zobrazují zdroje, stav a pohyb veřejných finančních prostředků a zda tyto údaje odpovídají skutečnostem rozhodným pro uskutečnění veřejných výnosů, nákladů (příjmů a výdajů) a nakládání s veřejnými finančními prostředky. Následná řídící kontrola ověřuje, zda přezkoumávané operace byly uskutečněny v souladu s příslušným právním předpisem, v částkách schválených plánem, v souladu s uzavřenými smlouvami, a zda operace byly zaúčtovány v souladu s účetními standardy. Dále se ověřuje, zda byly dosaženy optimální výnosy. Rovněž se ověřuje, zda náklady byly vynaloženy hospodárně, efektivně a účelně, např. zda pořízený majetek a služby byly pořízeny za finanční prostředky zahrnuté v finančním plánu knihovny, zda dosahují předpokládaných parametrů, zda jsou efektivně využívány a zda jejich pořízení je přínosem pro činnost knihovny. V oblasti mzdových a ostatních nákladů se prověřuje správnost vyplacených mezd, odměn vyplacených na základě dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti. V oblasti výnosů se jedná např. o prověření toho, zda bylo dosaženo plánovaných výnosů a jaké byly příčiny případných odchylek, o kontroly dodržení stanovených postupů při vymáhání pohledávek apod. Předmětem kontroly je rovněž plnění opatření přijatých k odstranění, zmírnění nebo předcházení rizik zjištěných při předběžné a průběžné kontrole. 2. Příkazci operací provádějí následnou řídící kontrolu u operací, k nimž jsou vnitřními předpisy knihovny (např. organizačním řádem, příkazy ředitele či příslušnými směrnicemi knihovny) zmocněni. Dále provádějí výběrovým způsobem řídící kontrolu u zaměstnanců knihovny, na které přenesli část svých práv a povinností. Tuto kontrolu provádějí např. tak, že si na namátkovým způsobem vybraném vzorku ověří: a) zda dokumenty, které tito zaměstnanci knihovny vyhotovují, obsahují stanovené náležitosti, předepsané pro kontrolované činnosti, b) zda došlo k faktickému plnění operací apod. 3. Správce rozpočtu provádí následnou řídící kontrolu čerpání finančních prostředků v termínech určených pro sestavování výkazů o plnění finančního plánu, vyhotovování podkladů pro projednání výsledků hospodaření apod. Konkrétně prověřuje dodržení čerpání prostředků dle jednotlivých druhů výnosů a nákladů. Rovněž správce rozpočtu provádí výběrovým způsobem kontrolu činností, které přenesl na své podřízené zaměstnance v rozsahu činností, ke kterým je zmocnil. V rámci své odpovědnosti kontroluje nejméně jednou za dva měsíce výběrovým způsobem doklady v agendě pokladna vč.pobočných pokladen, režijní faktury, majetek, interní doklady. 4. Hlavní účetní provádí následnou řídící kontrolu v termínech určených pro sestavování účetní závěrky a účetních výkazů. Kontroluje dodržování pokynů pro účetní závěrku, správnost a včasnost vyúčtování poskytnutých dotací se státním rozpočtem, státními fondy a územními rozpočty, pokud tato povinnost vznikla apod.
Článek 6 Dokumentace provádění řídící kontroly O provedení a výsledku řídící kontroly musí být vedena odpovídající dokumentace. Obvyklým dokumentem o provedené řídící kontrole je záznam. Záznam musí obsahovat údaje o tom, kdo, kde, kdy (za přítomnosti koho) provedl kontrolu, co bylo předmětem provedené kontroly, jaké nedostatky byly zjištěny a případně jejich příčiny, škodlivé důsledky a opatření přijatá k jejich odstranění. Vnitřním předpisem může ředitel knihovny stanovit, ve kterých případech není nutno záznam vyhotovovat a je možno jej nahradit jiným způsobem. Výstupem řídící kontroly mohou být např. doklady opatřené podpisy odpovědných zaměstnanců knihovny nebo faktury podepsané kontrolujícími zaměstnanci knihovny opatřené poznámkou, že se jedná o řídící kontrolu. Dalším výstupem mohou být např. zápisy z porad vedení knihovny, zápisy o kontrole plnění úkolů, doklady o účasti nadřízených vedoucích zaměstnanců knihovny na poradách zaměstnanců podřízených oddělení, podpis kontrolujícího zaměstnance v pokladní knize s poznámkou, že se jedná o řídící kontrolu apod. Směrnicí o oběhu účetních dokladů je stanoveno kdo, kdy kontroluje a svým podpisem potvrzuje správnost operace. Výstupem je doklad o provedené kontrole. Provedení řídící kontroly musí být prokazatelné např. podpisem kontrolujícího zaměstnance s poznámkou, že se jedná o řídící kontrolu.
Tato směrnice zrušuje Směrnici č.18 ze dne 1.1.2008 a nabývá účinnosti dne 1.3.2013.
Příloha č. 1 Funkce, jména a podpisové vzory oprávněných zaměstnanců 1. Příkazci operací FUNKCE Ředitel knihovny
JMÉNO
PODPISOVÝ VZOR
Ivo Kareš
Náměstek pro knihovnické služby
Zuzana Hájková
Vedoucí odboru doplňování a zpracování knih
Marie Koldová
Vedoucí oddělení automatizace, správy sítě a digitalizace Jiří Nechvátal
Vedoucí oddělení hospodářské správy
Martin Uhlíř
Vedoucí oddělení technických provozů Vlasta Lavičková
Oddělení rukopisů a starých tisků
Jindřich Špinar
2. správce rozpočtu a hlavní účetní FUNKCE
JMÉNO
Vedoucí ekonomicko Michal Kejzar správního odboru
PODPISOVÝ VZOR
