Kistérségi Iroda Szervezeti és Működési Szabályzata
2
TARTALOMJEGYZÉK I. Általános rendelkezések ________________________________________________4 1. Az Intézmény (alapadatai) azonosító adatai _______________________________________ 4 2. Az Intézmény feladatai: ________________________________________________________ 5 3. Az Intézmény felügyelete és irányítása ____________________________________________ 6 4. Az Intézmény vezetője _________________________________________________________ 6 5. Az Intézmény képviselete ______________________________________________________ 6 6. Az Intézmény bélyegzője _______________________________________________________ 6
II. Szervezet ____________________________________________________________7 1. Az Intézmény vezetése:_________________________________________________________ 7
1.1. Irodavezető_______________________________________________________7 1.2. Irodavezető-helyettes_______________________________________________7 1.3. Gazdasági vezető __________________________________________________8 2. Az Intézmény munkavállalói: ___________________________________________________ 9
2.1. Belső ellenőrzési vezető ____________________________________________9 2.2. Területfejlesztési munkatárs _________________________________________9 2.3. Ügyintéző_______________________________________________________10 3. A Kistérségi Iroda munkáját támogató szervezetek ________________________________ 10
3.1. Munkacsoportok _________________________________________________10 3.2. Együttműködő Polgármesteri Hivatalok _______________________________12 4. A Kistérségi Iroda szervezeti felépítése __________________________________________ 12 5. A Budaörs Kistérség Többcélú Társulása és munkaszervezetének, a Kistérségi Irodának a kapcsolatai, a Budaörsi Kistérségi Fejlesztési Tanács kapcsolódása_____________________ 13
III. Működés __________________________________________________________14 1. Alapelvek ___________________________________________________________________ 14 2. Szabályzatok ________________________________________________________________ 14 3. A működés általános szabályai _________________________________________________ 15
3.1. Munkarend ______________________________________________________15 3.2. Oktatás, továbbképzés _____________________________________________15 3.3. Munka- és tűzvédelem – képzése ____________________________________15 3.4. Az ellenőrzés ____________________________________________________15 3.5. Szabályzatok kiadásának rendje _____________________________________16 3.6. Szabályzatok kiadásának oka: _______________________________________16 3.7. Tervezés ________________________________________________________16 3.8. Gazdálkodás_____________________________________________________17 3.9. Vagyonmegőrzés _________________________________________________17 3.10. Pénzügyi tevékenység ____________________________________________17 3.11. Számvitel ______________________________________________________17 IV. Záró rendelkezések__________________________________________________18
3
V. Mellékletek: - 1. sz. melléklet: Együttműködési Megállapodás Budaörs Város Polgármesteri Hivatala és a Kistérségi Iroda között - 2. sz. melléklet: Együttműködési Megállapodás Százhalombatta Város Polgármesteri Hivatala és a Kistérségi Iroda között - Munkaköri leírások
4
I. Általános rendelkezések A Budaörs Kistérség Többcélú Társulása, polgármesterek tanácsa 3/2005. (III.8.) számú határozatával fogadta el a Kistérségi Iroda Alapító Okiratát. 1. Az Intézmény (alapadatai) azonosító adatai 1.1. Elnevezése: Kistérségi Iroda 1.2. Székhelye: 2040 Budaörs, Szabadság út 134. 1.3. Jogállása: önálló jogi személy. 1.4. Működési területe: önállóan gazdálkodó, az előirányzatok felett teljes gazdálkodási jogkört gyakorolja. 1.5. Alapítás éve: 2005. április 1. 1.6. Alapító: Budaörsi Kistérség Többcélú Társulása 1.7. KSH számjele: 15590088-7513-322-13 1.8. Pénzforgalmi jelzőszáma: 11742173-15590088 1.9. Számlavezetője: OTP Bank Rt. 1.10. Adóigazgatási jelzőszáma: 15590088-1-13 1.11. TB törzsszáma: 2222501 1.12. Tevékenységi körei: 7513 Területfejlesztés 748700 Máshová nem sorolt egyéb gazdasági szolgáltatás 75111 Államhatalmi, kormányzati és önkormányzati igazgatás 751211 Oktatási szakigazgatási tevékenység 751212 Egészségügyi szakigazgatási tevékenység 751213 Szociális és jóléti szakigazgatási tevékenység 751214 Lakás-, települési és kommunális szakigazgatási tevékenység 751215 Szabadidős, kulturális és közösségi szolgáltatások szakigazgatási tevékenysége 751216 Környezet- és természetvédelmi szakigazgatási tevékenység 751218 Város- és községgazdálkodási szolgáltatás 751311 Vízügyi szakigazgatás 800101 Gyermek és ifjúságvédelmi tevékenység 752410 Közbiztonság, közrend szakigazgatási tevékenység 925200 Múzeumi tevékenység, kulturális örökség védelme 752470 Polgári védelmi tevékenység 751315 Közlekedés és távközlés szakigazgatási tevékenység 751316 Területfejlesztés szakigazgatási tevékenység 751318 Munkaügyi szakigazgatás 751319 Egyéb gazdasági tevékenységek és szolgáltatások szakigazgatása 75141 Közigazgatási kiegészítő igazgatási célú tevékenységek 751412 Igazgatási célú intézmények ellátó, kisegítő szolgálatai 801000 Alapfokú oktatás 802100 Általános középfokú oktatás 804200 Máshová nem sorolt felnőtt- és egyéb oktatás
5
923400 Máshová nem sorolható egyéb szórakoztatás, közművelődés 75210 Tűzvédelmi szakigazgatási tevékenység 853200 Egészségügyi, szociális ellátás Kiegészítő tevékenységek: 702000 Ingatlan bérbeadás, üzemeltetés 723000 Adatfeldolgozás 703200 Ingatlankezelés 1.13. Vagyona: • Budaörs Kistérség Többcélú Társulása tagjainak befizetései • Budaörsi Kistérségi Fejlesztési Tanács tagjainak befizetései • átvett pénzeszközök • pályázati források • normatív és egyéb állami támogatások • tulajdonba átvett vagyontárgyak • használatra átvett vagyontárgyak • a működés során keletkező vagyontárgyak
2. Az Intézmény feladatai: Az Intézmény a jogszabályokban meghatározott, a Budaörs Kistérség Többcélú Társulás Társulási megállapodásában foglalt feladatokat, valamint a Budaörsi Kistérségi Fejlesztési Tanács működésével kapcsolatos feladatokat a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa által jóváhagyott, a jelen szabályzathoz csatolt Alapító Okirat szerint végzi. Az Intézmény feladatait képezi különösen: – az önkormányzati közszolgáltatások kistérségi szervezése, összehangolása, fejlesztése, nyújtása – a Budaörsi kistérség területfejlesztésének összehangolása, fejlesztése – belső ellenőrzési feladat ellátása, szervezése kistérségi szinten – a Budaörsi Kistérség Többcélú Társulás által meghatározott eseti feladatok ellátása Az intézmény vezetője – a Budaörsi Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa megbízásából – koordinálja a Kistérségi Iroda valamennyi tevékenységét. Az Intézmény a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása költségvetési szerve. Tevékenységéért, valamint a használatában lévő vagyontárgyak rendeltetésszerű használatáért az Intézmény vezetője a jogszabályokban meghatározott módon felelős. Az Intézmény önállóan gazdálkodik, a működésére biztosított támogatásokat és a saját bevételeit önállóan használhatja fel. Az Intézmény a Budaörs Kistérség Többcélú Társulás elkülönült munkaszervezeteként tevékenykedik, és ellátja a Polgármesterek Tanácsa által létrehozott bizottságok ( állandó és ideiglenes ) ügyviteli feladatait.
6
Az ügyviteli feladatok ellátása során szervezi az Iroda alapdokumentumaiban rögzített feladatokat az éves munkaterv, gazdálkodási terv és költségvetése alapján. Az Intézmény biztosítja a Fejlesztési Tanács, illetve a Polgármesterek Tanácsa ülései lebonyolításának szervezeti és technikai feltételeit. Az Intézmény gondoskodik arról, hogy a szükséges okmányok a Fejlesztési Tanács, illetve a Polgármesterek Tanácsa ülésein és egyéb bizottsági üléseken rendelkezésre álljanak. Az írásos előterjesztéseket az ülést megelőzően legalább 10 munkanappal el kell juttatni a Polgármesterek Tanácsa, illetve a bizottságok tagjaihoz. Az Intézmény gondoskodik a Polgármesterek Tanácsa, illetve az egyéb bizottságok által hozott döntések végrehajtásáról, illetve a döntéseknek a megfelelő végrehajtó személyhez, szervezethez, az érintettekhez való eljuttatásáról. Az Intézmény részt vesz a döntés-előkészítés tartalmi, technikai és szervezeti lebonyolításában, ügyviteli tevékenysége keretében ellátja a levelezést, irattározást, gondoskodik a külső szakértőkkel és szolgáltatásokat végző megbízottakkal való kapcsolattartásról. Az Intézmény gondoskodik az iratokba való betekintés rendjéről, a szolgáltatások igénybevétele módjának, beszámolói közlésének nyilvánosságáról. Az Intézmény gondoskodik a Budaörs Kistérség Többcélú Társulásról szóló hiteles tájékoztatás megvalósításáról. 3. Az Intézmény felügyelete és irányítása A Budaörs Kistérség Többcélú Társulásának Polgármesterek Tanácsa gyakorolja a munkáltatói jogokat az Intézmény vezetője felett. 4. Az Intézmény vezetője Az Intézmény egyszemélyi felelős vezetője a kistérségi irodavezető. A vezetői állás betöltése a mindenkori hatályos jogszabályokban előírt módon történik. A kinevezés és felmentés joga a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsát illeti meg, az egyéb munkáltatói jogokat a Társulás Elnöke gyakorolja. 5. Az Intézmény képviselete Az Intézmény képviseletére a kistérségi irodavezető jogosult. Az SZMSZ által meghatározott körben az irodavezető-helyettes jogosult az intézmény képviseletére. 6. Az Intézmény bélyegzője A bélyegző használatára az irodavezető és az irodavezető-helyettes jogosult.
7
A bélyegző a Magyar Köztársaság címerét és a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Kistérségi Iroda feliratot tartalmazza. II. Szervezet 1. Az Intézmény vezetése: 1.1. Irodavezető Az Intézmény egyszemélyi felelős vezetője. Biztosítja az Intézmény jogszabályi előírásoknak megfelelő működtetését, az Alapító Okiratban meghatározottak betartását. Feladata: - irányítja és összehangolja az Intézmény a munkáját; - gyakorolja a munkáltatói jogkört az Intézmény valamennyi dolgozója tekintetében, - irányítja az Intézmény gazdálkodását, - biztosítja a rendelkezésére bocsátott önkormányzati vagyon rendeltetésszerű használatát; - gondoskodik az Intézmény működési rendjét biztosító szabályzatok elkészítéséről és azok folyamatos felülvizsgálatáról; - irányítja és felügyeli az Intézmény munka- és tűzvédelmi tevékenységét; - ellátja az Intézmény képviseletét; - kapcsolatot tart a Társulás tagjaival, szakmai szervezetekkel, civil és állami szervezetekkel, más Társulásokkal - kidolgozza a kistérségi információs rendszert, - nyomon követi a finanszírozási lehetőségek jogszabályi módosulásait, - a jogszabályokban meghatározott keretek között jogosult az Intézményt terhelő kötelezettségek vállalására. - a Társulás hatáskörébe tartozó ügyekben előterjesztést készít, nyújt be, - javaslatot készít a Polgármesterek Tanácsának éves munkatervéhez, - biztosítja a Társulás előterjesztéseihez, illetve jegyzőkönyveihez történő hozzáférést a választópolgárok számára. Az irodavezető helyettesítését távollétében az irodavezető-helyettes látja el. Az irodavezető a feladatellátás egyes részterületeire írásos megbízással jogköröket ruházhat át. 1.2. Irodavezető-helyettes Az irodavezető általános helyettese. Feladata: - az irodavezető általános helyettesítése
8
-
kapcsolattartás a Társulás tagjaival szakterületi szintekig lebontva ( az intézményeket is beleértve ) a kistérségi szintű feladatellátás szakmai és szervezeti koordinálása, ellenőrzése folyamatos elemző munka a kistérségen belüli közszolgáltatásokról ( ellátási mód, igények, igénybevevők, törvényi kötelezettségek ) folyamatos elemzés a területfejlesztési feladatokkal kapcsolatban a kistérségen belüli fejlesztési igények nyomon követése, összehangolása (települések, önkormányzati-gazdasági-civil szféra) a települési projektek nagyobb egységbe illeszthetőségének vizsgálata a kistérségi információs rendszer felügyelete A szakmai munkacsoportok tevékenységének koordinálása, szervezése az irodavezető eseti megbízásainak teljesítése
1.3. Gazdasági vezető Közvetlenül irányítja a Társulás és az Intézmény gazdasági tevékenységét. Felelős a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályok betartásáért és betartatásáért, a gazdálkodás során hozott intézkedésekért. Feladata: - a gazdálkodással kapcsolatos törvények, hatályos jogszabályok rendelkezéseinek betartása és betartatása. - az Intézmény gazdálkodását befolyásoló szabályzatok elkészítése, - a szakmai tevékenység személyi, tárgyi, gazdasági, pénzügyi feltételeinek biztosítása, - a költségvetés szerkezetének kidolgozása, a működéshez szükséges személyi, tárgyi feltételek, anyag, eszköz, szolgáltatás szükségleteinek felmérése és a rendelkezésre álló forrásokkal való összehangolása, költségtakarékos gazdálkodás megszervezése és annak ellenőrzése, a folyamatos likviditás biztosítása, - az Intézmény könyvviteli, eszköz-nyilvántartási és bizonylati rendjének kialakítása, betartásának ellenőrzése, - a főkönyvi és analitikusi könyvelési rendszer összehangolása a mérlegek, zárszámadás, beszámolók elkészítése, a gazdálkodás értékelése, elemzése, jelentések összeállítása, - gazdálkodási keretek megállapítása a felhasználás céljának és keretösszegeinek ellenőrzése, az ellátás biztosítása, - adóbevallások elkészítése, adófizetési kötelezettség fizetésének ellenőrzése - pénzellátásokkal, kifizetésekkel összefüggő feladatok elvégzésének megszervezése, szabályszerűségének ellenőrzése, - a bérgazdálkodással összefüggő feladatok ellenőrzése, a vagyonvédelemmel összefüggő feladatok megszervezése, irányítása, ellenőrzése, - munkaügyi feladatok ellátása, - az irodavezető eseti megbízásainak teljesítése. A feladat megbízási/vállalkozási jogviszony keretében is ellátható.
9
2. Az Intézmény munkavállalói: 2.1. Belső ellenőrzési vezető Feladata: – a közös feladatellátásban részt vevő települések és intézményeik vonatkozásában a belső ellenőrzési kézikönyv, szabályzatok elkészítése, – a konkrét ellenőrzések lebonyolítására alkalmas személyekkel, szervezetekkel kötendő szerződések előkészítése, a kiválasztáshoz szükséges esetleges közbeszerzési eljáráshoz a szakmai követelmények megfogalmazása, – az egyes települések és a Polgármesterek Tanácsa által jóváhagyott ellenőrzési tervek végrehajtása, megvalósításának nyomon követése, – a belső ellenőrzési tevékenység megszervezése, az ellenőrzések végrehajtásának irányítása, az ellenőrzések összehangolása, belső ellenőrzés végzése, – konkrét belső ellenőrzési feladatok végzése, – a 193/2003. (XI.26.) kormányrendelet szerint a belső ellenőrzési vezetőre szabott feladatok végrehajtása, – tanácsadás nyújtása mind a Kistérségi Iroda működésével kapcsolatosan, mind a Többcélú Társulás tagtelepüléseinek gazdálkodásával kapcsolatosan, – az irodavezető eseti megbízásainak teljesítése.
2.2. Területfejlesztési munkatárs Feladata: 1. a kistérségen belüli fejlesztési igények nyomon követése, összehangolása ( települések, önkormányzati-gazdasági-civil szféra ), 2. a települési projektek nagyobb egységbe illeszthetőségének vizsgálata, 3. területfejlesztéssel kapcsolatos koncepciók, stratégiák, programok figyelemmel kísérése, az azokban foglaltak megvalósításának elősegítése, megújításuk kezdeményezése, 4. kistérségi területfejlesztési koncepció, stratégia, terv kidolgozása, kidolgoztatása, 5. kistérségi területfejlesztési projektek definiálása, pályázatra való alkalmassá tétele, konkrét pályázatok kidolgozása, kidolgoztatása, 6. fejlesztési projektek lebonyolításának megszervezése, az abban való közreműködés, 7. a kistérségi honlap tartalmának kezelése, 8. a kistérségi információs rendszer felügyelete, 9. folyamatos elemző munka a területfejlesztési feladatokkal kapcsolatban, 10. pályázatírás, 11. az irodavezető eseti megbízásainak teljesítése.
10
2.3. Ügyintéző Feladata: 1.) az Iroda adminisztratív feladatainak ellátása, ezen belül: a.) az érkező és kimenő levelezés iktatása, kezelése, irattározása; b.) határidős feladatok nyilvántartása, folyamatos követése; c.) a szervezet gépelési, gyorsírási munkáinak elvégzése; d.) az értekezleteken és egyéb, szükség szerinti esetekben jegyzőkönyvezetés; e.) sokszorosítási munkák, f.) rendezvényszervezés, g.) a BTT és BKFT üléseinek szervezése, bonyolítása, h.) pályázatfigyelés, pályázatírásban való közreműködés, 2.) az irodavezető eseti megbízásainak teljesítése. 3. A Kistérségi Iroda munkáját támogató szervezetek 3.1. Munkacsoportok A Kistérségi Iroda munkájának támogatására a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa szakmai munkacsoportokat hozott létre. 3.1.1. Közoktatási munkacsoport: A közoktatási munkacsoport felállítását a Polgármesterek Tanácsa a 16/2004. (XII.08.) sz. határozatával rendelte el. A munkacsoport feladata: a közoktatási feladatok kistérségi szervezéséhez, nyújtásához szükséges szakmai háttéranyagok (feladat ellátási tervek, intézkedési tervek, programok stb.) kidolgozása, javaslattétel a feladatellátás megszervezésére, nyújtására. 3.1.2. Szociális és egészségügyi munkacsoport: A szociális és egészségügyi munkacsoport felállítását a Polgármesterek Tanácsa a 17/2004. (XII.08.) sz. határozatával rendelte el. A munkacsoport feladata: a szociális és egészségügyi feladatok kistérségi szervezéséhez, nyújtásához szükséges szakmai háttéranyagok (feladat ellátási tervek, intézkedési tervek, programok stb.) kidolgozása, javaslattétel a feladatellátás megszervezésére, nyújtására.
11
3.1.3. Belső ellenőrzési munkacsoport: A belső ellenőrzési munkacsoport felállítását a Polgármesterek Tanácsa a 18/2004. (XII.08.) sz. határozatával rendelte el. A munkacsoport feladata: a belső ellenőrzési feladatterv kidolgozása, a belső ellenőrzési munka kistérségi szintű szervezésének szakmai támogatása. 3.1.4. Közterület-felügyeleti munkacsoport: A közterület-felügyeleti munkacsoport felállítását a Polgármesterek Tanácsa a 20/2004. (XII.08.) sz. határozatával rendelte el. A munkacsoport feladata: a közterület-felügyeleti és gyepmesteri feladatok kistérségi szintű feladat ellátási tervének kidolgozása, a kistérségi szintű szervezés szakmai támogatása. 3.1.5. Pénzügyi munkacsoport: A pénzügyi munkacsoport felállítását a Polgármesterek Tanácsa a 32/2005. (09.21.) sz. határozatával rendelte el. A munkacsoport feladata: a központi költségvetésből származó támogatások elszámolása, nyilvántartása, szabályainak, rendszerének megalkotása és a folyamatos tájékoztatás biztosítása, a kistérségi feladatellátáshoz tartozó pénzügyi folyamatok szervezésének, ellátásának szakmai támogatása. 3.1.6. A munkacsoportok működése A munkacsoportokba a Budaörs Kistérség Többcélú Társulását alkotó települések polgármesterei a települési jegyzők útján megfelelő szakmai munkatársat jelölnek ki (delegálnak). A munkacsoportok részére az elvégzendő feladatokat a Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsának határozatai, a jogszabályi előírások alapján, valamint a kistérségi feladat ellátási koncepciókból, stratégiákból, a kistérségi közszolgáltatási és területfejlesztési feladatok előkészítésének szükségleteiből eredően a Kistérségi Iroda vezetője határozza meg. A munkacsoportok üléseinek szervezése a Kistérségi Iroda, a munkacsoportok szakmai irányítása a munkacsoport – önkormányzatok által delegált – vezetőjének feladata. A munkacsoportok szakmai tevékenysége, ajánlása alapján a Polgármesterek Tanácsa döntéseinek előkészítéséhez szükséges előterjesztések elkészítése a Kistérségi Iroda feladata. A munkacsoportok a feladatellátáshoz az egyes települési önkormányzatok további munkatársait – azok munkahelyi vezetőinek jóváhagyásával -, valamint az egyes intézmények vezetőit bevonhatják. A munkacsoportok szakmai vezetői és tagjai ugyancsak jogosultak a kistérségi szintű feladatellátáshoz, szervezéshez kapcsolódóan szakmai feladatokat meghatározni.
12
A települések által a munkacsoportokba delegált szakemberek közvetítik a delegáló településen felmerülő, a kistérségi feladatellátásra, szervezésre vonatkozó igényeket, észrevételeket, állásfoglalásokat és jogosultak a munkacsoport vezetőjénél és a Kistérségi Iroda vezetőjénél javaslattal élni a munkacsoport feladataival kapcsolatosan (pl. javaslatot tenni új feladatok meghatározására). A munkacsoportok tagjai felett sem a Kistérségi Iroda vezetője, sem a munkacsoportok szakmai vezetői munkáltatói jogokat nem gyakorolnak, közöttük fegyelmi, függelmi viszony nem áll fent. A munkacsoportok összetételével kapcsolatosan a Kistérségi Iroda vezetője a települések jegyzőinél kezdeményezéssel élhet.
3.2. Együttműködő Polgármesteri Hivatalok 3.2.1. Együttműködés Budaörs város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalával Az Együttműködési Megállapodás a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat 1. sz. mellékletét képezi. 3.2.2. Együttműködés Százhalombatta Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalával Az Együttműködési Megállapodás a jelen Szervezeti és Működési Szabályzat 2. sz. mellékletét képezi. 4. A Kistérségi Iroda szervezeti felépítése
Irodavezető
Belső ellenőrzési vezető
Irodavezető helyettes Közszolgáltatási munkatárs
Területfejlesztési munkatárs
Ügyintéző
Gazdasági vezető
13
5. A Budaörs Kistérség Többcélú Társulása és munkaszervezetének, a Kistérségi Irodának a kapcsolatai, a Budaörsi Kistérségi Fejlesztési Tanács kapcsolódása
Budaörs Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa
Pénzügyi Bizottság
Együttműködési Megállapodás Budaörs Polgármesteri Hivatal
Budaörsi Kistérségi Fejlesztési Tanács Polgármesterek Tanácsa
Belső ellenőrzési munkacsoport Kistérségi Iroda
Közterület felügyeleti munkacsoport Közoktatási munkacsoport
Együttműködési Megállapodás Százhalombatta Polgármesteri Hivatal
Szociális és egészségügyi munkacsoport Pénzügyi munkacsoport
14
III. Működés 1. Alapelvek Az Intézmény működését az érvényben lévő jogszabályok alapján készült jelen Szervezeti és Működési Szabályzat és az ezzel összhangban kiadott egyéb szabályzatok határozzák meg. Kiegészíti ezeket a munkahelyek részletes működési rendje, az eseti konkrét feladatokat meghatározó irodavezetői utasítások, valamint a munkavállalók munkaköri leírásai. Az Intézmény működése az Alapító Okiratban foglaltak és a mindenkori jogszabályok rendelkezései alapján történik az alábbi irányelvek figyelembevételével: - a folyamatos fejlesztés, mind a munkavállalók szakmai továbbfejlődését, mind a jobb szakmai munkát elősegítő technikai eszközök, munkamódszerek tekintetében, - a tevékenység keretében együttműködik valamennyi érdekelt társintézménnyel és egyéb szervezetekkel, - az elvégzett munka minőségének biztosítása, folyamatos javítása, - az intézmény gazdálkodási rendjének, a költségvetés betartásának és a folyamatos pénzügyi egyensúly fenntartásának biztosítása, - képzés, továbbképzés lehetőségének biztosítása. 2. Szabályzatok A működést az alábbi szabályzatok határozzák meg: Szervezeti és Működési Szabályzat x Házirend Számviteli Politika Számlarend Pénzkezelési Szabályzat Értékelési Szabályzat Gazdasági csoport ügyrendje Kötelezettség vállalás, utalványozás és ellenjegyzés rendje Bizonylati Szabályzat és album Önköltség számítási szabályzat Iratkezelési szabályzat
Belső Ellenőrzési Kézikönyv x Tűzvédelmi Szabályzat x Munkavédelmi Szabályzat ( A x-szel megjelölt szabályzatok esetében Budaörs Város Polgármesteri Hivatal szabályzatai alkalmazandók, tekintettel arra, hogy a Kistérségi Iroda elhelyezését ezen Hivatal biztosítja.)
15
3. A működés általános szabályai 3.1. Munkarend Az Intézményben a munkavállalók részére előírt munkaidő heti 40 óra. A munkavállalók munkaideje:
hétfőtől-csütörtökön: 8.00 - 16.30 pénteken: 8.00 – 14.00
3.2. Oktatás, továbbképzés A munkavállalók továbbképzéséért az irodavezető felelős. A továbbképzések tervének, és pénzügyi kereteinek biztosítása az irodavezető kompetenciája. A dolgozó saját kérésére is engedélyezhető képzés, illetve továbbképzés. Az engedélyt az irodavezető saját hatáskörében adhatja meg. 3.3. Munka- és tűzvédelem – képzése A biztonságos munkahely megteremtése igényli az ott lévő eszközök, stb. kifogástalan állapotát, az érintésvédelmet, és a dolgozók megfelelő magatartását. A munka és tűzvédelmi megbízott a szervezet dolgozójának munkába lépésekor minden esetben, egyébként meghatározott időszakonként munkavédelmi oktatást köteles tartani. A munkahely biztonságát szolgálja az időszakos tűz- és munkavédelmi szemle. A munka és tűzvédelmi oktatást, a tűz és munkavédelmi szemlét Budaörs Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala biztosítja. 3.4. Az ellenőrzés Az Intézmény valamennyi vezetőjének munkaköri kötelessége a hatáskörébe tartozó munkavállalók, közalkalmazottak munkájának folyamatos ellenőrzése. Az ellenőrzés a vezetők részéről közvetlenül a beosztott dolgozók tevékenységére, és a munkavállalók munkájának mennyiségére és minőségére terjed ki. A munka minőségének javítása érdekében lényeges a munkafolyamatokba beépülő ellenőrzés minél szélesebb körben történő megvalósítása. Valamennyi ellenőrzési forma a minőségi munkát, a vagyon- és életvédelmet, a gazdaságosságot és a jogszabályok által meghatározott működést szolgálja.
16
A belső ellenőrzés külön szabályzat szerint, ütemterv alapján meghatározott, gazdasági ellenőrzésre terjed ki. A költségvetési szervek belső ellenőrzésével kapcsolatos követelményeket a 193/2003.(XI.26.) számú Kormányrendelet, az Államháztartási Törvény egyes fejezetei, a belső ellenőrzésre vonatkozó nemzetközi standardok határozzák meg. Kistérségi szintű feladatellátás okán a belső ellenőrzés tervezése (stratégiai terv és éves tervek készítése), eljárásrendjének meghatározása (belső ellenőrzési kézikönyv, szabályzat), módszertanának kidolgozása (kockázat elemzés, egységesítés), minőségbiztosítása, éves összefoglaló jelentéstételi, beszámolási kötelezettségének teljesítése kistérségi szinten történik, figyelembe véve az egységes szakmai követelményeket és az egyes intézmények eltérő jellegéből, nagyságából adódó sajátosságokat, valamint a települési sajátosságokat is. A települések, mint intézményfenntartók belső ellenőrzéssel kapcsolatos igényei – az ellenőrzések alá vonandó intézmények megjelölése, az ellenőrzés témaköreinek megjelölése, az ellenőrzések gyakorisága – az éves ellenőrzési tervek jóváhagyása során érvényesül.
3.5. Szabályzatok kiadásának rendje Az Intézmény tevékenységi körében az irodavezető rendelkezik szabályzat kiadási joggal. 3.6. Szabályzatok kiadásának oka: -
jogszabály által meghatározott követelmények teljesítése; olyan részletes szabályozások, amelyek egy adott feladat egészét érintik;. a szervezet működésében felmerülő problémák miatt a szabályozás, vagy újra szabályozás szükségessége; adott esetre szóló egyedi utasítások.
A kiadott szabályzatok, illetve utasítások kiegészítik a Szervezeti és Működési Szabályzatot. Az Intézmény valamennyi szabályzatát folyamatosan karban kell tartani. 3.7. Tervezés Az Intézmény feladatait éves költségvetés szerint végzi. A költségvetés az igények évenkénti időbeli és teljes körű felmérésével kezdődik, amelyeket meghatároz, behatárol az előzetesen jóváhagyott költségvetési keretszám. Az igények felmérése és a lehetőségek, szükségszerűségek egyeztetése a szakmai és gazdasági szervek messzemenő együttműködését kívánja. A benyújtott szakmai igények – felülvizsgálat után – a tárgy év gazdálkodásának alapját képezik.
17
Az éves tervezést az Intézmény a költségvetési törvényben foglaltaknak megfelelően végzi. 3.8. Gazdálkodás A gazdálkodás felöleli: - a pénzgazdálkodást, - ingatlangazdálkodást, - az általános anyag- és eszközgazdálkodást. A gazdálkodás keretein belül történik az eszközök beszerzése. A gazdálkodás keretében a feleslegessé váló eszközök értékesítéséről, a már nem használható eszközök selejtezéséről a vonatkozó jogszabályok szerint kell gondoskodni. 3.9. Vagyonmegőrzés Az Intézmény vagyonának megőrzését a vezetőknek és minden dolgozónak biztosítani kell. Ennek folyamatos ellenőrzésére szolgál a leltározás. Az Intézmény a költségvetési szervek gazdálkodásának szabályai szerint tesz eleget a leltározással összefüggő vagyonvédelmi kötelezettségének. 3.10. Pénzügyi tevékenység A gazdálkodás során felmerülő kiadások és bevételek kezelése a gazdasági vezető feladata. Az Intézmény pénzgazdálkodása részben az OTP. Banknál vezetett számlán, részben a házipénztáron keresztül történik. A munkabérek számfejtése és kifizetése a Magyar Államkincstár - külön megállapodásban foglalt - közreműködésével történik oly módon, hogy a kifizetéseket az OTP Bankon keresztül egyéni bankszámlára utalva végzi. A pénzügyi nyilvántartásokban egyfelől a kötelezettségeket, másfelől a követeléseket kell nyomon követni. 3.11. Számvitel A tervezés, gazdálkodás, vagyonmegőrzés és pénzügyi tevékenység számokban kifejezett adatait az Intézmény Számviteli Politikája és Számlarendje szerint kell nyilvántartani és elszámolni. A számviteli rendet az Intézmény gazdálkodásához, pénzügyi egyensúlyának biztosításához szükséges módon kell kialakítani. A bevételekkel kapcsolatban a számvitel rögzíti azt a pénzforgalmat, amely egyfelől a költségvetés alapját képező támogatásokat, másfelől az Intézmény saját és a többletvállalásaiból eredő bevételeit foglalja magában.
18
Az éves költségvetési terv teljesítésének időszakos ellenőrzésére a havi pénzügyi jelentések és a féléves beszámoló szolgál, míg az éves költségvetéssel szemben az éves beszámoló tükrözi az Intézmény tevékenységének eredményességét.
IV. Záró rendelkezések Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat……………………….….a Polgármesterek Tanácsának jóváhagyásával lép hatályba.
Budaörs, 2005.…………………………
