KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 39A TAHUN 2000 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Menimbang
:
a. bahwa dalam rangka meningkatkan profesionalisme penyelenggaraan manajemen PNS di Iingkungan Departemen Agama diperlukan pengelolaan data dan informasi kepegawaian yang berlaku; b. Bahwa untuk maksud tersebut di atas dipandang perlu ditetapkan petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Data dan Informasi Kepegawaian dilingkungan Departemen Agama;
Mengingat
:
1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan; 2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian jo Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, tentang perubahan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1979 tentang Daftar Unit Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Daftar Unit Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil; 5. Keputusan Presiden RI Nomor 136 Tahun 1999 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen; yang telah diubah dan disempumakan terakhir dengan Keputusan Presiden RI Nomor 147 Tahun 1999; 6. Keputusan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 1975 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama yang telah diubah dan disempumakan terakhir dengan Keputusan Menteri Agama Nomor 75 Tahun 1984; 7. Keputusaxi Menteri Agania Nornor 111 Tahun 1999 tentang Penyempurnaan lampiran Keputusan Menteri Agama 681 Tahun 1997 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di lingkungan Departemen Agama.
MEMUTUSKAN Menetapkan
:
KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA. BABI KETENTUAN UMUM Pasal 1
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14. 15.
16.
Kartu Induk Pegawai yang selanjutnya disingkat Karin adalah instrumen data kepegawaian perorangan yang harus diisi oleh setiap pegawai negeri sipil Departemnen Agama. Buku Induk Pegawai aia1ah buku yang berisi data dasar kepegawaian perorangan setiap pegawai negeri sipil Departemen Agama yang hanya berada path Biro Kepegawajan sebagai unit pembina kepegawaian di lingkungan Departemen Agama. Buku Register Pegawai adalah buku yang berisi data dasar perorangan setiap pegawai negeri sipil Departemen Agama path setiap unit pengelola data kepegawaian di lingkungan Departemen Agama. File/berkas pegawai yang selanjutnya disebut file adalah himpunan arsip kepegawaian yang tersusun seeara teratur yang data kepegawaian perorangan sejak pengangkatan sebagai EPNS sampai dengan yang bersangkutan mengakhiri tugasnya (pensiun /berhenti /meninggal dunia). Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat NIP adalah nomor identitas pegawai negeri sipil yang terdiri dari 9 angka dan untuk Departemen Agama didahului dengan angka 15 sebagai angka pengenal Departemen Agama. Kartu Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat KARPEG adalab kartu identitas yang diberikan kepada pegawai yang telah diangkat menjadi PNS. Kartu Pedaftaran Ulang, yang selanjutnya disingkat KARDAF adalah kartu yang digunakan pada kegiatan pendaflaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) th 1974, berisi data kepegawaian perorangan yang digunakan sebagai dasar untuk penertiban adininistrasi dan data kepegawaian. Kartu Istri yang selanjutnya disingkat KARIS adalah kartu identitas istri pegawai negeri Sipil dalam arti hahwa pemegangnya adalah istri sah dari pegawai negeri sipil yang bersangkutan. Karlu Suami yang slanjuthya disingkat KARSU adalah kartu identitas bagi suami seorang pegawai negeri sipil dalam arti bahwa pemegangnya adalah suami sah dan pegawai negeri sipil yang bersangkutan. Data dan Statistik Kepegawaian adalah daftar sajian inventarisasi data atau angka-angka atau bagan/grafik yang menunjukan keadaan (profit) pegawai dari berbagai aspek pada suatu satuan organisasi tertentu yang disajikan dan diaporkan seeara periodik sekurang-kurangnya setahun sekali atau sesuai kebutuhan. Daftar Unit Kepangkatan pegawai negeri sipil yang selanjutnya disingkat DTJK PNS adalah suatu daftar yang memuat nama pegawai negeri sipil dan satuan organisasi negara yang disusun menurut tingkat kepangkatan PNS yang bersangkutan. Mutasi kepegawaian adalah segala perubahan status pegawai meliputi perubahan status EPNS menjadi PNS, kenaikan pangkat, kepindahan, jabatan, peninjauan masa kerja, dan lain-lain yang dinyatakan dengan SK dan atau persetujuan Kepala BKN. Pegawai adalah PNS Departemen Agama baik sebagai pegawai adininistrasi maupun non administrasi seperti guru, dosen, peneliti dan sebagainya. Unit Pembina adalah unit tertinggi yang melakukan pembinaan dalam pengelolaan data dan informasi kepegawaian Departemen Agama. Unit Pengolah adalah satuan organisasi/satuan kerja yang melakukan pengolahan dan penyajian data kepegawaian dan setiap PNS pada satuan organisasi/kerja yang bersangkutan. Pengelolaan data athlah proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data kepegawaian termasuk penataan file pegawai dan buku induk/register pegawai.
Pasal 2 Tujuan penyusunan petunjuk pelaksanaan ini adalah untuk tereiptanya keseragaman dalam pengumpulan, pengolahan, penyajian, data dan informasi kepegawaian untuk keperluan pereneanaan, pembinaan, dan pengembangan serta pelayanan kepegawaian di lingkungan Departemen Agama. Pasal 3 Ruang lingkup petunjuk pelaksanaan pengelolaan data dan kepegawaian di lingkungan Departemen Agama, meliputi: 1. Organisasi pengelola data kepegawaian; 2. Pengelolaan Buku Induk Pegawai dan Buku Register Pegawai; 3. Penataan File pegawai; 4. Pengolahan, penyajian, dan statistik kepegawaian.
informasi
BAB II ORGANISASI PENGELOLA DATA KEPEGAWAIAN Pasal 4 Struktur organisasi pengelola data kepegawaian Departemen Agama meliputi: 1. Unit Pembina adalah Biro Kepegawaian Departemen Agama 2. Unit Pengelola a. Tingkat Departemen Agama Pusat terdiri dari: 1) Satuan organisasi eselon I yaitu Sekretariat pada Itjen, Ditjen dan Balitbang Agama; 2) Biro dan Pusdiklat Pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal. b. Tingkat Departemen Agama di Daerah, terdiri dari: 1) Kanwil Dep. Agama Propinsi; 2.) Pengadilan Tinggi Agama (PTA); 3) Institut Agama Islam Negeri (lAIN); 4) Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN)/Sekolah Tinggi Agama (Kristen) Protestan Negeri (ATAKPN)/Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN); 5 Kantor Dep. Agama Kab./Kodya; 6) Pengalilan Agama; 7) Balai Diklat Pegawai/Balai Litbang; 8) Madrasah Negeri (MAN, MTsN dan MIN); 9) Kantor Urasan Agama Kecamatan (KUA Kec.). 3.
Penyelnggaraan pengolahan data dan informasi kepegawaian path setiap unit pengolah dilaksanakan oleh unit pengelola kepegawaian atau urusan tata usaha pada satuan organisasilsatuan kerja yang bersangkutan. Pasal 5
Tugas pokok unit pembina dan unit pengolah data adalah: 1. Tugas pokok unit pembina: a) Melakukan pembinuan terhadap proses pengolahan data dun informasi kepegawaian di lingkungan Departemen Agama b) Mengelola buku induk pegawai Dep. Agama e) Mengolah seluruh file Dep. Agama d) Mengolah laporan data kepegawaian satuan organisasi/satuan kerja di lingkungan Departernen Agama e) Menyajikan data dan statistik kepegawaian Dep. Againa pusat dan derah f) Melaporkan data kepegawaian Dep. Agama kepada Kepala BKN dan instansi lain yang terkait
2.
Tugas Pokok unit pengolah: a) Tingkat pusat, adalah menyusun file dan buku register pegawai serta pengolahan dan penyajian data. bagi semua pegawai path unitnya masing-masing yaitu pada Itjen, Ditjen, balitbang Agama, Biro dan Pusat Pusdikiat Pegawai. b) Tingkat Daerah: 1) Kanwil Dep. Agama, mengolah file dan buku register pegawai serta pengolahan dan pdnyajian data kepegawaian bagi pegawai yang berada path Kanwil Dep. Agama yang bersangkutan, pada Kandepag Kab./Kodya, KUA, MAN, MTsN, dan ININ serta guru agama yang diperbantukan pada daerah otonom di lingkungannya. 2) Pengadilan Tinggi Agama, mengolah file dan buku register pegawai serta pengolahan dan penyajian data kepegaian bagi pegawai yang berada path PTA, yang bersangkutan dan Pengadilan Agama di lingkungannya. 3) IAIN, mengolah file dan buku register pegawai serta pengolahan dan penyajian data kepegawaian bagi pegawai yang berada path lAIN yang bersangkutan. 4) STAIN/STAKNISTAHN, mengolah file dan buku register pegawai serta pengolahan dan penyajian data kepegawaian bagi pegawai yang berada path STAINi’STAKNi’STAHN yang bersangkutan. 5) Kandepag Kab/Kodya mengolah file dan buku register pegawai serta pengolahan dan penyajian data kepegawaian bagi semua pegawai yang berada path Kandepag Kab/Kodya, MAN, MTsN, ININ, KUA dan guru agama yang diperbantukan path daerah otonorni di lingkungannya. 6) Balai Diklat/Balai Litbang mengolah file dun buku register pegawai serta pengolahan dan penyajian data kepegawaian bagi pegawai yang berada pada Balai Diklat/Balai Litbang yang bersangkutan. 7) MAN/MTsN/ININ mengolah file dan buku register pegai serta pengolahan dan data kepegawaian bagi pegawai yang berada path MAN,MTsNIININ yang bersangkutan. 8) KUA Keeamatan mengolah file dan buku register pegawai serta pengolaban dan penyajian data kepegawaian bagi pegawai yang berada path KUA Keeamatan yang bersangkutan. Pasal 6
(1)
(2)
(3)
Setiap unit pengolah data mengusahakan kelengkapan sarana pengolahan data kepegawaian di lingkungannya masing-masing yang meliputi buleu induk pegawai, file pegawai dan sarana lainnya yang diperlukan. Setiap perubahan yang terjadi atas din sese.orang pegawai (mutasi kepangkatanljabatan, kepindahan, peninjauan masa keija, status perkawinan, dan lain-lain) harus dieatat dalam buku induk pegawaiIbuku register pegawai dan berkas fisiknya disimpan dalam file pegawai yang bersangkutan. Seeara periodik dilakukan pemutakhiran data dan disajikan dalam hentuk data, statistik dan informasi kepegawaian sesuai format yang ditetapkam’diininta. Hasil pengolahan dataistatistik dan informasi kepegawaian setiap unti pengelola data dikirirukan kepada Biro Kepegawaian dan satuan organisasi yang menjadi atasannya path aiehir bulan Desember setiap tahun.
BAB III PENGELOLAAN BUKU INDUK PEGAWAI DAN BUKU REGISTER PEGAWAJ Pasal 7 Buku lnduk/buku register Pegawai dipergunakan untuk meneatat data pokok kepegawaian perorangan setiap pegawai, dan sehagai sumber data utama dalam pengoahan data dan informasi kepegawalan. Pasal 8 Bahan yang dipergunakan dalam pengelolaan buku induk/register pegawai: 1. SK. Pengangkatan pertama; 2. SK-SK mutasi kepegawaian (PNS,KP, Jabatan, kepindahan, jabatan, PMK, impasing) 3. KARPEG/KARJS/KARSU 4. KARDAF 5. Nota perseh.iuan Kepala BKN (Model D.1 s.d. D. IV) 6. Daftar riwayat hidup/Daftar riwayat pekeijaan ([)RHIDRP) 7. SK. Hukuman disiplin 8. Ijasahi/STTPL 9. Surat Nikah 10. DaftarKeluarga/KP. 4 Pasal 9 Tata eara pengisian dan penyusunan kartu induk/buku induk/register pegawai adalah: 1. Kartu Induk pegawai diisi oleh setiap ealon pegawai negeri sipil (EPNS) dan pegawai negeri sipil bagi EPNS pengisian dilakukan pada saat menerima SK. EPNS nya. 2. Setiap unit pengelola data menyusun buku register pegawai bagi semua pegawai yang berada di lingkungan masing-masing dengan meuggunakan isian kartu induk pegawai, dan penyusunannya dilakukan berdasarkan unit NIP dimulai dan NIP yang terkeeil sainpai dengan NIP yang terbesar. 3. Biro Kepegawaian Departemen Agania, menyusun buku induk pegawai untuk semua pegawai Departemen Agama Pusat dan Daerah dan penyusunannya dilakukan berdasarkan unit NIP mulai dan NIP yang terkeeil sampai dengan NIP yang terbesar. 4. Teknis pengisian kartu mduk pegaiiJbuku register pegawai: a. Setiap PNS yang diangkat sebelum Januani 1998 melakukan pengisian kartu induk pegawai melalui proses DUPNS dan bagi EPNS yang diangkat sesudah Januari 1998 pada setiap satuan organisasi mengisi kartu induk pada waktu penyerahan SK pengangkatan yang bersangkutan sebagai EPNS. b. Isian kartu induk dijadikan buku register pegawai. e. Setiap terjadi mutasilperubahan status kepegawaian seorang PNS, hams elilakukan peneatatan ke dalam buku induk/buku register pegawai, BAB IV PENATAAN FILE PEGAWAI Pasal 10
File pegawai dipergunakan untuk menyimpan bukti fisik data kepegawaian perorangan seak diangkat. sebagai EPNS sampai eiengan pensiun/berhenti yang berfungsi sehagai sumber data utama dalam pengolahan data dan informasi kepegawaian. Pasal 11 Bahan/isi file pegawai meliputi: 1. Daftarisifile 2. SK. Pengangkatan EPNS dan nota persetujuan pengangkatannya dan BKN (DII) 3. SK Pengangkatan EPNS menjadi PNS 4. SK-SK mutasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pindah, jabatan. penyesuaian masa keija (PMK) impassing) yang terakhir. 5. Nota persetujuan Kepala BKN model D3, ifi dan W (bagi yang meinilikinya) 6. Foto eopy karpegLKarisfkarsu 7. KARDAF 8. Daftar riwayat hidup pegaiJdaftar riwayat pekeijaan (DRHJDRP) yang terakhir. 9. Salinan/foroeopy ijasah pendidikan formal/sural Landa Lamat pendidikan dan latthan kedinasan yang terakhir. 10. Daftar penilaian pelaksanaan pekei)aan (DP.3) 2 (dua) tahun terakbir. 11. Fotoeopy surat nikah dan KP.4 12. SP. Kenaikan gaji berkala terakhir 13. SK. Penetapan pemberian penghargaan/tanda jasa yang terakhir (bagi mereka yang meinilikinya) 14. SK. Hukuman disiplin yang terakhir (bagi mereka yang pernah dikenakan hukuman disiplin). Pasal 12 Tata eara penyelenggaraan file pegawai : 1. Setiap unit pengelola data satuan organisasi menyusun file pegawai untuk setiap pegawai yang berada dalam lingkungan wewenangnya masingmasing. 2. Biro Kepegawaian Departemen Agama menyusun 1Ik pegawai untuk semua pegawai Departemen Agama pusat dan daerah. 3. Penyelenggaraan penaIaan file pegawai menggunakan almari arsip gerak (roll 0.-paet) dan map arsip gantung (latomap) 4. File pegawai disusun seeara berurutan sesuai unit NIP, mulai dan NIP yang terkeeil hingga yang terbesar dan disimpan dalam latomap yang kemudian digantung di dalarn roll-o-paet/almari file pegawai serta dilengkapi dengan buku kendali file. 5. Bagi pegawai yang pindah tempat keijanya, file pegawai yang bersangkutan dipindahkan! dikirim ke tempat kerja yang barn melalui surat dinas 6. Disamping file pegawai yang bersifat umum, maka setiap satuan organisasi menyusun file khusus seperti file untuk pejabat yang beijasa dalam pelaksanaan tugas Departemen Agama, dan file penyelesaian kasus kepegawaian. 7. File pegawai hanya dapat dipinjamkan untuk kepentingan dinas dengan menggunakan surat pinjaman dan tanda tenirna. 8. Berkas persyaratan usul kepangakatan EPNS. dan berkas usul-usul mutasi kepegawaian setelah selesai diproses path unit/instansi pemroses disampaikan kepada unit pengolah file pegawai untuk pegawai dipilahldisortir. Bahan yang diperlukan untuk menjadi bahan file
9.
10. 11.
12.
13.
14.
dimasukkan/disimpan kedalam file pegawai yang bersangkutan dan yang bukan bahan file dihapuskan sesuai ketentuan yang berlaku. Setiap satuan organisasiisatuan keija yang diberikan kewenangan dan diberikan kuasa untuk menandatangani surat keputusan mutasi kepegawaian wajib segera menyampaikan tembusan SK nya seeara koieklif dan berkala kepada Biro Kepegawaian Departemen Agarna dengan surat pengantar. Setiap isi file ditulis datanya path lembar daftar isi dan berkas disusun berurutan sesuai tahun pengeluarannya. Apabila seorang PNS pensiun, berhenti, meninggal dunia, maka file pegawai yang bersangkutan diserahkan ke unit kearsipan dengan menggunakan daftar perteiaan arsip dan berita aeara. File pegawai dapat diliapuskan berdasar jadwal retensi arsip Dep. Agama dengan sebelumnya dikonsultasikan dengan Badan Kepegawaian Negara atau Kantor Wilayah Badan Kepegawaian Negara bagi satuan organisasi di daerah. Untuk rneningkatkan efiiensi dan efektifitas pengelolaan file dan data kepegawaian Departemen Agama diusahakan dapat dilakukan seeara bertahap pengembangan sarana dan prasarananya sesuai tuntutan perkembangan teknologi yang ada. Seeara periodik diadakan peremajaan, penyusutan dan pemeliharaan file. BAB V STATISTIK KEPEGAWAIAN Pasal 13
Bahan penyusunan statistik kepegawaian diperoleh dari: 1. File pegawai 2. Buku mduk pegawai!buku register pegawai 3. Laporan hasil pengolahan data kepegawaian setiap satuan organisasi Pasal 14 Statistik kepegawaian dipergunakan sebagai bahan laporan dan sumber data serta informasi dalam penyusunan, pereneanaan, pelayanan, pembinaan dan pengembangan pegawai serta tugas-tugas latnnya yang berkaitan dengan kepegawaian.
(1)
Pasal 15 Instrumen penyajian data dan statistik kep©gawaian path unit pembina dan setiap unit pengelola data meliputi: a. Data umum kepegawaian yang terdiri dan: 1. Data pegawai menurut status kepegawaian, jenis kelainin, status perkawinan, agama (form A1) 2. Data pegawai menurut golongan ruang (form A2) 3. Data pegawai menurut pendidikan (form A3) 4. Data pegawai menurutjenis pekeijaan (form A4) 5. Data pegawai menurut umuilusia (form A5) 6. Data pegawai menurutjenisjabatan (form A6) 7. Data pegawai menurut pendidikan dan latihan (form A8) 8. Daftar unit kepangkatan (DUK) PNS (form A9) 9. Profil pegawai setiap satuan organisasi/satuan keija. b. Data untuk pereneanaan kepegaian
1. Data kebutuhan pegawai adininistrasi (fonti BI) 2. Data kebutuhan pegawai pelaksana tugas teknis yang dibuat berdasarkan banyaknyajenis tugas teknis (form B-2) e. Data untuk keperluan pembinaan dan pengembangan pegawai: 1. Daftar inventarisasi pegawai pemegang jabatan struktural setiap tingkat eselon danjabatan fungsional sertajabatan non struktural (form E1) 2. Daftar inventarisasi data historis pejabat/pegawai (form E2) 3. Daftar EPNS ealon peserta dikiat Prajabatan Tk. 1,11 dan ifi (form E3) 4. Data kebutuhan Dikiat Struktural (form E4) 5. Data kebutuhan pegawai untuk mengikuti dikiat fungsional, teknis dan program degree (Form E5) d. Data untuk keperluan pelayanan mutasi kepegawaian. 1. Daftar pegawai yang telah meneapai 4 tahun atau lebih dalam pangkat terakhir (Form Dl) 2. Daftar pejabat struktural yang telah menduduki jabatan 3 tahun atau lebih (form 1)2) 3. Daftar pegawai yang akan memaeuki hatas usia pensiun (form D3) 4. Daftar pegawai yang akan mendapatkan kenaikan gaji berkala (form D4) (2)
(3) (4)
Pengisian instrumen penyajian data dan statistik kepegawaian adalah sebagai berikut: a. Didasarkan/diambil dan data dasar yang tertulis dalarn kartu/buku induk pegawai dan SK mutasi kepegawaian. b. Setelah fonnulir data diisi, selanjutnya disajikan untuk keperluan intern masingmasing unit pengolah data dan dikirimkan kepada: 1. Pimpinan satuan organisasi/unit pengelola data setingkat lebih tinggi dan masingmasing unti pengelola data yang bersangkutan. 2. Biro Kepegawaian Departenien Agama untuk hahan penyempurnaan data dan penetapan kebijakan, pereneanaan, pelayanan, pembinaan, dan pengendalian kepegawaian Departemen Agama. Untuk memperoleh data pegawai Departemen Agama yang lengkap dan akurat dilaksanakan melalui pemutakhiran data setiap teijadi perubahan. Teknis pengolahan dan penyajian data kepegawaian path unit pembina dan unit pengelola data dilakukan kearah komputerisasi sesuai dengan perkembangan informasi dan manajemen kepegawaian dan sarana serta prasarana yang ada. BAR VI KETENTUAN PENITTUP Pasal 16
(1)
(2)
Bagi unit pengelola data yang telah mengelola buku register pegawai dengan bentuk/format sehelum dikeluarkannya keputusan ini, masih tetap herlaku .sampai selesainya penyelesaian dengan register baru. Hal-hal lain yang belum diatur dalamjuklak ini akan diaLur kemudian dalain bentuk Petunjuk Teknis (Juknis) tersendiri. Pasal 17
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 3 Maret 2000 MENTERI AGAMA R.I. Ttd MUHAMMAD THOLEHAH HASAN
