JEGYZŐKÖNYV
Zsámbék Város Képviselő-testületének és Tök Község Képviselő-testületének 2012. december 12-én (szerdán) 19 órakor a Polgármesteri Hivatal Tanácstermében megtartott együttes üléséről. Jelen voltak:
Zsámbék Város Képviselő-testülete részéről Csenger-Zalán Zsolt polgármester Horváth László alpolgármester Bittó Róbert képviselő Horgos Zsolt képviselő dr. Legerszki Tamás képviselő Sulyok Attila képviselő
Távol maradt: dr. Bánsághy Dániel képviselő Jakosáné Palkó Petra képviselő Mayer László képviselő Jelen voltak:
Tök Község Képviselő-testülete részéről Balogh Kálmán polgármester Járfás Zoltán képviselő Király Zsolt képviselő Végh Lajos képviselő
Távol maradt: dr. Tornári György alpolgármester Sándor Gábor képviselő Szabó Zsófia Erzsébet képviselő Meghívottként részt vett:
dr. Malik Dean jegyző dr. Iván Roland aljegyző Kalmár Pál Humán Bizottság tagja
Csenger-Zalán Zsolt: Tök és Zsámbék Képviselő-testületeinek együttes ülését ezennel megnyitom. Tisztelettel köszöntöm mind a töki, mind a zsámbéki képviselőket és polgármester urat. A képviselők megkapták a napirendet. Zsámbék Város Képviselő-testülete 6 igen szavazattal, egyhangúlag Tök község képviselő-testülete 4 igen szavazattal, egyhangúlag Község Zsámbék Város Képviselőtestülete és Tök Képviselő-testülete együttes ülésének napirendjét az alábbiak szerint fogadja el: 1./ Beszámoló a körjegyzőség tevékenységéről Előterjesztő: dr. Malik Dean jegyző
1./ Beszámoló a körjegyzőség tevékenységéről Előterjesztő: dr. Malik Dean jegyző dr. Malik Dean: Tisztet Képviselő-testületek! Ez a második együttes ülése a két képviselőtestületnek. Egy évvel ezelőtt döntöttek arról a képviselő-testületek, hogy a hivatali feladatokat együttesen lássuk el. Ezt a zsámbéki képviselő-testület elfogadta. Ezek nagy részét Zsámbékon és Tökön telephely működtetésével el is láttuk. A munka nem volt kevés. Fontos hangsúlyoznom, hogy saját és munkatársaim tevékenységét a töki munka nagymértékben kiegészítette, ugyanakkor új izgalmakat és lehetőségeket vitt a mindennapokba. Nemcsak az önkormányzati munka tekintetében, hanem a képviselő-testületi ülések hangulatát is felidézve. A Polgármesteri Hivatalban való munkavégzés nem volt egyszerűen átvehető. Gyakorlatilag azt kell, mondjam, hogy a 2012 évet megelőző időszakig az önkormányzati törvény és az ágazati jogszabályoknak való megfelelés távol esett a munkavégzés gyakorlatától. Ennek okait nem kívánom vizsgálni. Ezek személyes ügyek. Nyilván korábban is meg voltak a szakmai munka kidolgozásának elvei. Ez viszont a vizsgálatok és a gyakorlat áttekintését követően azt mutatta, hogy a törvényesség a margóra kívánkozó fogalom volt a munkavégzés menetében. Ami a tényleges munkát illeti. A beszámolót két részre osztottuk. Az egyik szakmai-igazgatási munkára vonatkozik, a másik pedig az önkormányzati munkával kapcsolatos döntés-előkészítés, dokumentálás menetét mutatja be. A beszámoló eleje azt mutatja be, hogy megállapodás életbe lépést követően, mik voltak a feladatok. Először egy felmérést végeztünk el. A felmérésben és a munka elvégzésében a Polgármesteri Hivatal valamennyi dolgozója részt vett. A cél az volt, hogy a munka megkezdése előtt felmérjük, hogy miből kell dolgoznunk. A 2. és 3. oldalon található táblázat tartalmazza a hatályos rendeletek listázását, összeállítását, a hatályos polgármesteri, jegyzői intézkedések listázását, összeállítását, a hatályos szerződések összeállítását, listázását, mert ezek egyike sem állt rendelkezésre. Fel kellett mondani a megszűnt töki Polgármesteri Hivatal nevében megkötött szerződéseket, használható működési mechanizmusokat kellett kidolgozni. Gazdálkodási szabályzatokat, kötelezettségvállalási, hivatali működési, önkormányzati működési szabályzatokat kellett bevezetni, mert ilyenek sem álltak rendelkezésre. A költségvetéshez kapcsolódó adatok összegyűjtése, rendszerezése volt a következő feladat az együttes ülés előkészítéséhez. Továbbá ellenőrzéseket kellett lefolytatni a szabálytalan mechanizmusok felkutatása érdekében. A bélyegzők, szabályzatok, aláírási címpéldányok beszerzésén kívül ez napi szintű konzultációkat, megbeszéléseket, értekezleteket jelentett. A legnagyobb és legkomolyabb probléma egy hivatal működésében az adminisztráció szabályozása. Ezt legegyszerűbben úgy tudnám elmondani, hogy papírok érkeztetés és iktatás nélkül sem ki, sem be nem kerülhetnek. Ez olyan általános és generális alapelv, hogy ezt annak, aki hivatalba lép be dolgozni mindenképpen sajátjának kell éreznie. Ehhez képest a legnagyobb problémát az okozta, hogy nagyon sok iratot nem találtunk meg, mert azonosítatlan pontokon voltak. Nagyon sok ilyen problémával kellett szembesülni, ezért valamennyi fellelhető iratanyagot fel kellett dolgozni. Ehhez a belső ellenőrzés segítségét vettem igénybe, valamint dr. Csiki Gábor urat - aki egykor jegyző is volt Tökön - bíztam meg azzal, hogy áttekintse az iratanyagot és arról szakvéleményt állítson ki. Erre még a későbbiekben visszatérek, illetve a Képviselő-testületnek már bemutatásra került az anyag. Maga a Hivatal kialakítása sem volt optimális. Iratkezelési, telefonkezelési munka folyt egy olyan helyen, ahol egyébként ügyfelek járnak. Nagyon fontos dolog, hogy egy-egy iratba csak az tekinthet bele, aki arra jogosult. Ezért kell ezeket zártan kezelni. Ezért van az iktatás, az érkeztetés és az irattározás folyamata jogszabályban rendezve, amely alapján belső szabályzat készül. Az informatika és az informatikai adatmentés is nem létező fogalom volt. Ezt szintén utasításokkal, szabályzatokkal rendeztük. A gépeket, munkaállomásokat pedig elláttuk megfelelő szoftverekkel. A dolgozók felkészültségéről is el kell mondanom, hogy a mindennapi jogszabályi ismereteik rendkívül rossz volt, amiről ki kell hangsúlyoznom, hogy nem az ő hibájuk volt. Későbbiekben, ahogy a szabályzatokban, belső utasításokban foglaltakat
megismerték, nagyon jó munkatársakat ismertünk meg bennük. Felsoroltunk azokat a szabályzatokat, amelyeket el kellett készíteni ahhoz, hogy a Polgármesteri Hivatal és a töki önkormányzat működhessen. Hosszú idő után 2012-ben a kormányhivatal is elkezdte újra vizsgálni az önkormányzatok szabályszerű működését. Ezt nagyon jó dolognak tartom, ezért különösen fontos volt, hogy szabályszerűen működjünk. A feladatok ellátáshoz kapcsolódik, hogy bizonyos feladatmegosztás jött létre. A zsámbéki hivatal munkatársai megkapták a feladatukhoz kapcsolódó töki ügyeket is. Aljegyző úr az előbb számolta össze, hogy két dolgozó híján, valamennyi dolgozó ellátott töki feladatokat is. Ezért külön köszönet illeti a dolgozókat is. Sokszor elhangzott, hogy 3,5 ember dolgozik Tökön. A 3,5 ember polgármester úr részéről hangzott el irányunkba és megállapodásban rögzítettük is. Ezt elfogadta a zsámbéki képviselő-testület, ezért ott ennyi dolgozó jelenlétét biztosítottuk. De nem 3,5 ember dolgozott ott, hiszen a szabályszerű működéshez kevés 3,5 ember. A beszámolóban szerepel, hogy hány beadvány, hány ügy elintézésében működtünk közre. A beszámolóban szerepelnek továbbá a meghozott határozatok, amelyen, ha végigfutnak, látható, hogy olyan ügyekben is kellett döntést hozni, amely a korábbi évek szabálytalan döntései miatt álltak elő. Balogh Kálmán polgármester úr, aki 2010-ben nyerte el hivatalát, tájékoztatott arról, hogy a korábbi évek gyakorlatából sok izgalmas dolgot találhatunk. A szerződések kapcsán is több jogi munka merült fel, amelyre a korábbi aljegyző és jómagam is sok munkaórát fordítottunk, de szívesen tettük. Jelentős munkát igényelt, a településrendezési szerződések, költségvetés előkészítése, amelyben a műszaki irodavezető és gazdasági vezető nyújtott segítséget. Polgármester úr többször mondta, hogy a közigazgatás nagy terhet jelent. Mindenkinek köszönöm a türelmét. Nem mindenki dolgozik és gondolkodik jogászként, de a szabályszerű működéshez szükséges a megfelelő adminisztráció, mert csak így lehet biztonságos a működés. Köszönöm Balogh Kálmán polgármester úr türelmét, hogy a korábbihoz képest egy merőben más gyakorlatot kellett kialakítani. A hivatal sok egyéb tevékenységben nyújtott segítséget, olyanokban is, amely nem feltétlenül a közigazgatási munkához kapcsolódik. Itt kiemelném a nyilvánossággal kapcsolatban a honlapot. Olyan nyilvános honlap működött, amelyre bárki, bármit feltehetett, amely nem szabályos. Az önkormányzatnak a nyilvánosság biztosítására működtetnie kell honlapot, de olyat, amihez nem mindenki férhet hozzá. Ez mostanra biztosítottá vált, és a 2012-es előterjesztéseket és a jegyzőkönyveket a jogszabályi előírásoknak megfelelően feltöltötték a hivatal dolgozói. Egy alkalommal megkíséreltük egy önkormányzati tájékoztató megjelentetését, amelynek célja az volt, hogy a lakosság rálátást nyerjen az önkormányzat működésére. Ez sajnos csak egy alkalommal jelenhetett meg, mert a szerkesztőbizottság ülésének hiánya miatt több nem került kiadásra, amit őszintén sajnálok. A beszámoló többi részét illetően több szóbeli kiegészítést nem tennék. Kértük, hogy akinek kérdése merül fel a beszámolóval kapcsolatban, az tegye meg. Ezt egyedül Végh Lajos képviselő úr tette meg, akinek ezt köszönöm. Az egyik kérdése arra irányult, hogy mire gondoltam, amikor azt mondtam, hogy a Töki Hírek kiadása érdektelenségbe fulladt. Egy alkalommal sikerült megjelentetni a tájékoztatót. Beleírtuk, amit szükségesnek láttunk, polgármester úr és a hivatal dolgozói is. A visszajelzésekből azt tapasztaltuk, hogy örömmel fogadták. Több alkalommal tettünk kísérletet arra, hogy ezt rendszeresen kiadhassuk. Nem érkezett anyag és a szerkesztőbizottság - polgármester úr többszöri kísérlete ellenére, nem ült össze. Azt is megkérdezi képviselő úr, hogy hogyan fordulhatott elő szabálytalan iratkezelés, mikor korábban is volt belső ellenőrzés. Erre nem tudom megmondani a választ magam sem. Az biztos, hogy szabálytalanság tényét korábban nem dokumentálták, nem foglalkoztak vele. Magáról a szabálytalanságról szakértői és belső ellenőrzési vizsgálatokat folytattunk le, amelynek eredményét zárt ülésen megkapták a képviselők azzal, hogy a szükséges intézkedéseket, eljárások megindítását döntsék el. Erre vonatkozóan született egy testületi határozat, amelynek 2. pontjában az szerepelt, hogy a képviselő-testület megismerte a szakértői véleményt, és a polgármestert felkérte a testület arra, hogy külső jogi szakértő bevonásával tegye meg a szükséges intézkedéseket. Ezzel csak azt szeretném mondani, hogy a szakértői anyagot átadtuk, megismertettük Önökkel, az előzményeket viszont én sem tudom. Nem tudom, hogy az előző vezetés, miért nem tárta fel a
hiányosságokat. A harmadik kérdés pedig az volt, hogy a töki dolgozók munkabére járulékokkal együtt 18 millió forint, hogyan lett ilyen magas az összeg? A válaszadásra aljegyző urat kérem fel, aki összeállította ezeket a számadatokat. dr. Iván Roland: Ez az összeg a 2012-ben évben a töki telephelyre betervezett személyi járulékokat tartalmazza. Végh Lajos: Hogyan lett 3,5 ember bére járulékokkal együtt ennyi? Nem keresnek ők ott ennyit. dr. Iván Roland: A költségvetésben ez a szám szerepel, ez a Pénzügyi Irodától származó adat. Horgos Zsolt: Ha jól értelmezem, ebben a Zsámbékon dolgozók bére is benne van. Csenger-Zalán Zsolt: Ha jól tudom, ebben a cafetéria is benne van. Lehet, hogy a kezébe valaki 150.000,- Ft-ot kap, de az nem annyiba kerül a munkáltatónak. Ezen kívül dologi kiadások is felmerülnek. Például a telefon, az autó, amely ide-oda szállítja a dolgozókat. Nem olcsó dolog egy Hivatal fenntartása. Nem véletlenül az a szándék, hogy országszerte megpróbálják a Hivatalok számát racionalizálni. dr. Malik Dean: Elhangzott kérdésként, hogy mennyi a kiadás összességében? Korábban a két testület megállapodásában rögzítésre került, hogy mennyi az az összeg, amennyiért a feladatot ellátjuk. Ezt az összeget két hónap híján a töki hivatal át is utalta. Jóval nagyobb kiadással ugyan, de a feladatot ezért az összegért a Polgármesteri Hivatal el is látta. Ez egy fix összeg, amely dologi kiadásokra és munkabérekre ment el. Azért nem lehet pontosan kimutatni, mert 18 dolgozó foglalkozott az ügyekkel és nem lehet pontosan kimutatni, hogy hány munkaórájukba került a feladat ellátása. A Polgármesteri Hivatal költségvetéséből kapták a bérüket, az üzemanyagot, ebben szerepel a világítás, a fűtés, amit nem lehet Tökre kiszámítani. Ez az összeg - bár igény lett volna rá - nem lett megemelve, maradt annyi, amennyi a megállapodásban szerepelt. A feladat ennyiből lett teljesítve, függetlenül attól, hogy az a feladat, amivel szembesültünk, ekkora összegből nem lett volna megoldható. Ezt utólag mondom, nem felülbírálva a döntés helyességét. Hangsúlyoznom kell még, hogy az adminisztráció, a gazdálkodás szabályozottsága révén, Tök önkormányzata hosszú idő óta likviditási gondok nélkül, működési jellegű hitel felvétele nélkül, stabilan tudja ezt az önkormányzati gazdálkodási évet végigvinni. Amennyire én tudom, a korábbi években nem ilyen helyzet volt. Ezt a magam részéről a Polgármesteri Hivatal munkájának is betudom. Ami a szabálytalanságokat illeti, elhoztam egy olyan határozatot - amely egy nyilvános ülésen készült - amelyhez hasonló sok esetben készült az elmúlt 22 évben. A határozatokról egyébként betűrendes kimutatás készült. Az elmúlt képviselő-testületi ülésen - októberben vagy novemberben - indítványozta Zsámbék képviselő-testülete, hogy ezt a megállapodást december 31-gyel zárjuk le. Ez ügyben Tök önkormányzata még nem hozott döntést, de a mostani beszámoló elfogadásával meg tudják ezt tenni. Amennyiben lezárásra kerül ez az együttműködés az év végével az ügyintézőknél lévő iratok, a pénzügyi, gazdálkodási dokumentumok szabályszerűen átadásra kerülnek. Semmilyen Tökre vonatkozó irat, nem fog az ügyintézőknél maradni. Mi erre már megkezdtük az előkészületeket, az anyag 65 %-a már átadásra került. Év végére a gazdálkodás is lezárásra kerül, amelyből származó adatokat át fogjuk adni az ezzel foglalkozó tisztviselőnek, illetve polgármester úrnak. Polgármester úr feltette azt a kérdést, hogy mint hozzá nem értő személy, biztosan át kell-e vennie olyan iratokat, amelyek a Polgármesteri Hivatal működésével kapcsolatosak. Gyakorlatilag nem az egyes iratokat kell átvennie, hanem az iratjegyzéket kell átvenni, amelyben az szerepel, hogy azok az iratok, amelyeket 2013-tól más fog kezelni lezárásra, vagy átadásra kerültek. A képviselők körjegyzőséggel kapcsolatos tevékenységét a 2012-es évre megköszönöm. Bízom
benne, hogy egy ilyen köszönet a Polgármesteri Hivatal munkatársai felé is el fog hangozni, én a magam részéről már most megköszönöm azt a jelentős munkát, amelyet a Hivatal dolgozói ebben az évben elvégeztek. Csenger-Zalán Zsolt: Mivel ez egy együttes ülés, a félreértések elkerülése érdekében szeretném kihangsúlyozni, hogy azok a bizonyos múltbeli szabálytalanságok, amelyeket jegyző úr említett, nem Zsámbékon történtek. Magam is szeretném a Hivatalnak kifejezni köszönetemet, hiszen jelentős munkát végeztek el. Mint, ahogy itt már arról szó volt, itt nem egy évi munkát kellett ellátni, hanem évekre visszamenőleg kellett rendet rakni. Ez egy jó alap arra, hogy Tök a jövőben - akárhogy dönt is majd a testület - egy mai kor igényeinek megfelelő Hivatalt tudjon vinni. Balogh Kálmán: Köszönöm Jegyző úr beszámolóját. Az összeállított anyag az elmúlt időszak hiányosságait, következményeit, a megoldások módjait részletesen a képviselők elé tárta. Úgy érzem, hogy ha nem csináltuk volna meg ezt a közös hivatalt, mi egy év alatt nem tudtuk volna feldolgozni ezt a sok hiányosságot és azok pótlását. Én is megköszönöm mindenkinek, akinek bármilyen kis része volt ebben az évben abban a munkában, aminek köszönhetően ez az anyag a képviselő-testület elé került. Úgy érzem a beszámoló reális, tényszerű és minden képviselő számára érthető. A gazdasági részét kicsivel jobban ki lehetett volna bontani. De abban az összegben, amiben megállapodtunk, - a havi 3,5 millió forintbannem csak a dolgozók bére, hanem a töki hivatal működtetése is benne van. A körjegyzőségi megállapodásunk 2.§-ában benne van, hogy a töki hivatal működését nekünk kell biztosítani. A jegyző úr megelőzte a kérdésemet, a befejezés utáni további működéssel. Egyetlen javaslatom lenne, hogy valamennyi hatósági és igazgatási ügykört és feladatkört, annak ellátásával kapcsolatos iratanyagot külön kellene összegyűjteni és a létrejövő közös hivatal jegyzőjének átadni. Tudom, hogy az iratjegyzéket megkapjuk, de az anyagokat is úgy kellene szortírozni, hogy könnyen, gyorsan átlátható legyen. dr. Malik Dean: Ha majd lesz egy olyan személy, aki ebben közre tud működni, mi is segítséget tudunk nyújtani. Viszont december 31-ig minden átadásnak meg kell történnie és mi ezt az átadást az önkormányzat felé tudjuk megtenni, mint ahogyan az átvétel is onnan történt meg. Annak a tisztviselőnek, aki pedig a feladatot el tudja látni, a polgármester tudja átadni. Annak nem látom akadályát, hogy az átadási aktusnál közreműködjünk. Balogh Kálmán: A másik kérdésem a szerződésekre vonatkozik. A körjegyzőség neve alatt megkötött szerződésekkel kapcsolatban még nem tudjuk, ki lesz az, aki tovább viszi majd. Csenger-Zalán Zsolt: De tudjuk. Tök önkormányzata és hivatala. dr. Malik Dean: Amikor átvettük a telephelyet, értesítettünk minden szerződéses partnert. Aki átveszi, az majd értesíti a szolgáltatót. Amíg az átvétel nem történik meg, senki sincs abban a helyzetben, hogy a nevét ráírja a papírokra. Aki átveszi, az majd értesíti a szerződéses partnereket a jogutódlásról. A beszámolóban megemlítettünk több dolgot, de nem mindent. Többek között azt sem, hogy sok dolgot kiterjesztettünk a töki telephelyre. Például: informatikai feladatok ellátása, honlap üzemeltetése, irodai berendezések üzemeltetése. Ezt azért említem, mert ilyen szerződések korábban nem léteztek és mi ezeket meg fogjuk szüntetni. Ezekről az átvevőnek idejében kell majd gondoskodnia. Király Zsolt: A körjegyzőség létrehozása egy következménye volt annak, amilyen helyzetbe a töki hivatal keveredett. A körjegyzőség létrehozásához pedig kellett ez a testület. A töki hivatal önerőből ezeknek a problémáknak a feltárására nem lett volna képes. Ehhez új emberek, új képviselők kellettek. Mindezt azért mondom, mert ez egy együttes ülés és a töki
választók is látni fogják, hogy miről van szó. Nem egy légből kapott ötlet volt, hanem egész egyszerűen Tökön kezelhetetlen volt a helyzet. Anarchia volt. Köszönöm szépen. Csenger-Zalán Zsolt: Szavazásra fogom feltenni a határozati javaslatot. Elsőként a töki képviselő-testület szavazatát kérem az I. számú határozati javaslatról. A Képviselő-testület 4 igen szavazattal, egyhangúlag meghozta az alábbi határozatot: Tök Község Önkormányzat Képviselő-testületének 91/2012.(XII.12.) számú Határozat Tök Község Önkormányzat Képviselő-testülete úgy dönt, hogy Zsámbék Város jegyzőjének a Körjegyzőség tevékenységével kapcsolatos beszámolóját elfogadja. Tök Község Önkormányzat Képviselő-testülete úgy dönt, hogy Zsámbék-Tök Körjegyzőségének a 2012. december 31. napjával történő megszüntetéséről szóló megállapodás aláírására, valamint az átadás-átvételi eljárás lefolytatására felhatalmazza a polgármestert. Felelős: Balogh Kálmán polgármester Határidő: 2012. december 20.
Csenger-Zalán Zsolt: Most pedig a zsámbéki Képviselő-testület tagjait kérem szavazásra. A Képviselő-testület 6 igen szavazattal, egyhangúlag meghozta az alábbi határozatot: Zsámbék Város Önkormányzat Képviselő-testületének 197/2012.(XII.12.) számú Határozat Zsámbék Város Önkormányzat Képviselő-testülete úgy dönt, hogy Zsámbék Város jegyzőjének a Körjegyzőség tevékenységével kapcsolatos beszámolóját elfogadja. Zsámbék Város Önkormányzat Képviselő-testülete úgy dönt, hogy Zsámbék-Tök Körjegyzőségének a 2012. december 31. napjával történő megszüntetéséről szóló megállapodás aláírására, valamint az átadás-átvételi eljárás lefolytatására felhatalmazza a polgármestert. Felelős: Csenger-Zalán Zsolt polgármester Határidő: 2012. december 20.
Csenger-Zalán Zsolt: Mindkét testületnek kívánom, hogy hasonlóan sikeresen jussanak túl évről-évre ezeken a feladatokon. Különösen Tök esetében van most egy olyan pont, hogy rendben vannak az ügyek és továbbléphetnek. Mindenkinek áldott, békés karácsonyt és boldog új évet kívánok. Balogh Kálmán: Mi is kellemes karácsonyt, és boldog új évet kívánunk a képviselőtestületnek és a Hivatal dolgozóinak.
Csenger-Zalán Zsolt: Mivel a napirend végére értünk és több hozzászólót nem látok, az ülést bezárom
k.m.f.
Csenger-Zalán Zsolt polgármester
Balogh Kálmán polgármester
dr. Malik Dean jegyző
