JASA DENGAN SISTEM E-PURCHASING

BUKU INFORMASI MELAKUKAN PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA DENGAN SISTEM E-PURCHASING

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Kode Modul

DAFTAR ISI DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------BAB I

PENDAHULUAN -----------------------------------------------------------------------A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------

BAB II IDENTIFIKASI BARANG/JASA UNTUK E PURCHASING ------------------------BAB III PELAKSANAAN

PENGADAAN

BARANG/JASA

DENGAN

SISTEM

E-

PURCHASING -------------------------------------------------------------------------DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------

Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 2 dari 21


Kode Modul

BAB I PENDAHULUAN A.

Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melakukan pemilihan penyedia barang/jasa dengan sistem E-Purchasing.

B. Tujuan Khusus Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi melakukan pemilihan penyedia barang/jasa dengan sistem E-Purchasing ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan menjelaskan pengertian, dasar hukum dan ruang lingkup pemilihan penyedia barang/jasa dengan sistem E purchasing secara komprehensif merujuk dengan ketentuan yang diberlakukan; 2. Melaksanakan pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan persiapan dan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa dengan sistem E purchasing secara cermat dan lengkap.


Halaman: 3 dari 21


Kode Modul

BAB II IDENTIFIKASI BARANG/JASA UNTUK E PURCHASING 2.1 PENGERTIAN Pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah merupakan salah satu kegiatan yang turut serta terpengaruh oleh perubahan peradaban dan jaman. Salah satu perubahan yang terjadi adalah bergesernya pelaksanaan pengadaan barang/ jasa yang dulunya dilaksanakan secara manual menjadi serba elektronik. Pengadaan barang/jasa secara elektronik atau yang biasa disebut electronic procurement/e-Procurement (e-Proc), menggunakan sarana teknologi informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan kegiatannya. Sarana yang paling penting dalam eProc adalah internet. Indonesia resmi memperkenalkan pengadaan secara elektronik melalui peraturan perundang-undangan sejak tahun 2003, yaitu dengan munculnya Keputusan Presiden (Keppres) No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sejak saat itu semakin dipertegas dengan berbagai peraturan perundang-undangan lainnya yang memperkuat pelaksanaan pengadaan secara elektronik di Indonesia. Pengertian pengadaan secara elektronik atau eprocurement ada beberapa, diantaranya adalah: Menurut National e-Procurement Project (NePP), e-Procurement adalah alat untuk melaksanakan kegiatan pengadaan, termasuk pemilihan sumber, pemesanan, dan pembayaran untuk seluruh spektrum kegiatan dalam sebuah instansi (NePP, 2004) Menurut T. Schoenherr dan R. Tummala, e-Procurement adalah pengunaan sarana elektronik (internet, web, email) untuk memungkinkan pembelian produk dan jasa melalui internet (T. Schoenherr & R. Tummala , 2007) Menurut Infonet, e-Procurement adalah nama lain untuk B2B (Business-to-Business) pembelian barang dan jasa melalui pertukaran perdagangan extranet, langsung ERPto-ERP dan koneksi internet dengan pemasok. (James E. deMin) Menurut PBB, dalam arti luas e-Procurement melibatkan transfer data elektronik untuk mendukung operasional, taktik dan strategi pengadaan. Saat ini sudah ada pergeseran bentuk e-procurement dari yang sebelumnya hanya berupa pertukaran data elektronik (Electronic Data Interchange/EDI) menjadi pemanfaatan internet secara lebih luas. (United Nations, 2006) Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa ada beberapa unsur pembentuk e-procurement, yaitu adanya kegiatan pengadaan barang/jasa yang bersifat luas dan tidak hanya mencakup proses jual-beli serta pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) secara luas dalam pelaksanaan tersebut.


Halaman: 4 dari 21


Kode Modul

Manfaat e-Procurement Pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik atau e-Procurement memiliki beberapa manfaat, diantaranya adalah: 1. Efisiensi Waktu Pemanfaatan e-Procurement dapat mereduksi waktu yang dibutuhkan pada setiap tahapan pengadaan. Misalnya untuk penjelasan pekerjaan yang harus memperhitungkan waktu yang dibutuhkan untuk kehadiran para pihak dalam mengikuti penjelasan dan tanya jawab secara langsung, maka dengan e-Proc pelaksanaan dapat dilakukan secara online. Juga pemasukan penawaran yang dapat lebih dipersingkat karena pengiriman dokumen langsung menggunakan sistem online. Sistem elektronik yang terintegrasi juga sangat membantu perencanaan pengadaan serta pemenuhan kebutuhan terhadap barang/jasa secara real time berdasarkan kebutuhan. 2. Penghematan Biaya Penerapan e-Procurement akan mengotomatisasikan beberapa tahapan administrasi yang sebelumnya dilaksanakan secara manual, sehingga pengurangan biaya administrasi secara drastis dapat terjadi. Salah satunya adalah pengurangan pemanfaatan kertas (Paperless). 3. Transparansi Setiap tahapan dalam e-Procurement dibangun berdasarkan proses bisnis (Business Process) yang terstruktur dan terstandar, sehingga keterlibatan para pihak yang terlibat pada sistem akan mudah terlacak dan transparan. Juga setiap tahapan akan mudah dipantau oleh para pihak sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. 4. Kontrol Manajemen Lebih Baik Seluruh data pada e-Procurement dimasukkan dalam sistem basis data (database) secara terpusat, sehingga setiap tahapan dapat dianalisis secara akurat. Hal ini dapat meningkatkan kemampuan kontrol terhadap manajemen untuk setiap tingkat pengguna dan para pihak yang terlibat di dalam sistem. 5. Mereduksi Tingkat Kesalahan Beberapa tahapan dan pilihan telah tersedia secara sistem melalui e-Procurement sehingga tingkat kesalahan dalam melakukan pemilihan dapat ditekan. Khusus untuk e-Katalog, pemilihan satu jenis barang akan langsung dibarengi dengan pemilihan spesifikasi barang tersebut dan informasi yang tersedia terhadap barang yang ada. Transaksi yang terjadi dilakukan secara elektronik sehingga akan mereduksi kesalahan manusia khususnya terhadap pemilihan spesifikasi yang tidak tepat, harga yang tidak sesuai, atau item pada katalog yang sudah tidak diproduksi.


Halaman: 5 dari 21


Kode Modul

6. Membentuk Knowledge Workers Menurut Bill Gates, sejak Microsoft menerapkan e-Procurement, di samping penghematan sekitar 140 juta dolar per tahun, efek mendasar dari penerapan tersebut adalah peralihan staf menjadi “knowledge workers”. Istilah ini menggambarkan bagaimana staf tidak lagi terbebani dengan pekerjaan-pekerjaan administratif seperti mengisi dan menyampaikan form-form pengadaan, karena semuanya dikomputerisasi dan dijalankan secara otomatis. Staf lebih diarahkan untuk memanage pengadaan, daripada “di-manage olehnya”. Mengubah staf menjadi knowledge workers menghasilkan produktivitas yang lebih baik. Hal ini tidak hanya berlaku bagi staf pembelian tetapi bagi seluruh orang yang terlibat dalam proses pengadaan yaitu penyusun pesanan, pemberi wewenang, manajer, staf keuangan, dan lain-lain. Hal ini memungkinkan end-user untuk fokus sepenuhnya pada tugas mereka sendiri dengan dukungan suatu sistem pengadaan yang efektif. “Seluruh staf pengadaan dapat mengalihkan fokus mereka dari tugas administratif yang seringnya tidak berarti ke strategi dan analisis pengadaan”.(Bill Gates, 1999) 7. Mengurangi Kemungkinan Kolusi Diantara Sesama Penyedia Barang/Jasa. Melalui e-procurement jumlah penyedia barang/jasa yang ikut berpartisipasi dalam suatu pelelangan menjadi semakin besar dan para penyedia barang/jasa ini tidak saling mengetahui siapa pesaingnya, atau paling tidak, akan sulit untuk mendeteksi siapa pesaingnya. Dengan demikian kemungkinan mengatur harga sebelum pemasukan penawaran, yang sering dapat dilakukan dalam pelelangan secara manual, tidak dapat lagi dilakukan oleh para penyedia barang/jasa tersebut. 2.2 Dasar Hukum E-Procurement Dasar hukum pemberlakuan e-Procurement dan e-Purchasing di Indonesia adalah: 1. Undang-Undang(UU) No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 No. 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843); 2. Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 sebagaimanadiubah terakhir dengan Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 No. 155, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia No. 5334); 3. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik 4. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah No. 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Penunjukan Langsung Pengadaan Kendaraan Pemerintah di lingkungan Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Instansi Lainnya Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 6 dari 21


Kode Modul

5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah No. 17 Tahun 2012 tentang E-Purchasing 6. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah No. 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering 2.3

Ruang Lingkup E-Procurement

Gambar 1. Jenis Platform E-Proc

Menurut PBB (United Nations, 2006), platform yang sering digunakan dalam EProcurement adalah: a. e-Sourcing b. e-Tendering c. e-Auction d. e-Ordering/e-Purchasing dan Web Based ERP e. e-Information e-Sourcing E-S ourcing merupakan salah satu platform e-Procurement yang bekerja pada tahapan penyusunan spesifikasi dan lebih berpedoman pada penyedia atau pemasok. E-Sourcing bisa digunakan untuk pra-kualifikasi penyedia barang/jasa dan dapat

digunakan

sebagai

sarana

identifikasi

pada

saat

seleksi.

Penyedia

yangtercantum dalam e-Sourcing dapat meningkatkan nilai “marketing” perusahaan


Halaman: 7 dari 21


Kode Modul

dan untuk organisasi memperoleh manfaat kepastian penyedia barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Contoh e-Sourcing adalah www.ungm.org e-Tendering E-T endering sebenarnya sama dengan lelang secara manual namun seluruh prosesnya dilaksanakan secara elektronik. Inti daripada e-Tendering adalah proses seleksi terhadap penyedia barang/jasa berdasarkan penawaran yang diajukan serta penetapan penyedia yang nanti akan diikat dalam bentuk kerjasama. Dengan melaksanakan e-Tendering, maka proses pemilihan akan lebih terbuka dan transparan, mengurangi kemungkinan kesalahan proses, audit yang lebih jelas, efisien dalam proses pengadaan dan manajemen waktu dalam proses pemilihan menjadi lebih baik. Di Indonesia, e-Tendering ini dibagi menjadi 2, yaitu e-Lelang dan e-Seleksi. ELelang adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya secara elektronik untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memenuhi syarat, sedangkan eSeleksi adalah metode pemilihan penyedia jasa konsultansi secara elektronik untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa konsultansi yang memenuhi syarat. e-Auction E-Auction merupakan salah satu fitur e-Procurement yang ruang lingkupnya sampai kepada tahap kontrak.Kesepakatan dalam e-Auction berdasarkan kepada harga penawaran yang diajukan oleh penyedia. Secara umum, operasional e-Auction menggunakan 2 mekanisme, yaitu mekanisme harga naik dan mekanisme harga turun.

E-Auction

yang

menggunakan

harga

naik

(upwardpricemechanism)

digunakan untuk institusi yang berorientasi kepada penjualan, misalnya pelelangan barang hasil sita negara atau di pegadaian. E-Reverse Auction atau e-Auction yang menggunakan harga turun digunakan untuk institusi yang berorientasi kepada pembelian.


Halaman: 8 dari 21


Kode Modul

E-Auction dilakukan setelah penyedia sudah memenuhi hal-hal yang bersifat administrasi dan teknis, sehingga peserta e-Auction hanya berkonsentrasi pada harga. Penawaran harga dapat dilakukan menggunakan 2 (dua) mekanisme, yaitu mekanisme terbuka atau tertutup. Mekanisme terbuka yaitu penawaran harga dilakukan didepan seluruh penyedia yang lain sedangkan mekanisme tertutup dilakukan dengan mekanisme penawaran oleh setiap penyedia tanpa diketahui oleh penyedia lain. Mekanisme ini dapat dilakukan pada satu ruang yang sama pada waktu tertentu atau dilakukan secara online melalui internet. e-Ordering/e-Purchasing dan ERP E-Ordering atau e-Purchasing adalah proses membuat dan menyetujui pesanan barang/jasa, menempatkan pesanan pembelian (Purchase Order/PO), serta menerima barang/jasa yang dilaksanakan secara elektronik melalui internet. Pelaksanaan e-Purchasing dilakukan berdasarkan katalog elektronik (e-Catalog) yang telah dipublikasikansebelumnya. Prosespengadaanpada e-Purchasing jauh lebih sederhana dibandingkan dengan e-Tendering atau e-Auction karena tidak ada lagi proses seleksi dan pemilihan penyedia yang didasarkan kepada persaingan secara terbuka. Proses seleksi terhadap penyedia telah dilakukan pada tahap awal. Bisa menggunakan proses manual atau bisa berdasarkan e-Sourcing yang telah ada. Konsentrasi para pihak dalam pelaksanaan e-Purchasing tidak didasarkan lagi kepada pemilihan penyedia, melainkan focus terhadap pemenuhan kebutuhan barang/jasa yang telah tertuang dalam katalog. E-Ordering/e-Purchasing yang lebih maju berwujud Web Based Enterprise Resource Planning (ERP), dimana proses identifikasi kebutuhan sudah dilaksanakan secara otomatis sehingga proses pengadaan juga sudah dilakukan oleh sistem. Pemesanan barang/jasa didasarkan kepada penilaian sistem terhadap posisi stok barang/jasa yang terbaru, demikian juga dengan proses pembayaran sudah dilakukan berdasarkan bukti penerimaan barang/jasa. Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 9 dari 21


Kode Modul

Modul ini akan fokus terhadap pelaksanaan e-Purchasing khususnya untuk pengadaan barang/jasa pemerintah di Indonesia. 2.4 Identifikasi Jenis Barang/Jasa Saat ini katalog elektronik yang telah disusun oleh LKPP baru terisi 4 jenis barang/jasa, yaitu kendaraan bermotor, Internet Service Provider (ISP), alat dan mesin pertanian serta obat. Setiap K/L/D/I yang membutuhkan barang/jasa lainnya untuk dapat dimasukkan ke dalam katalog elektronik sehingga dapat dilaksanakan melalui e-Purchasing dapat mengirimkan daftar kebutuhan barang/jasa kepada LKPP agar diproses. Pengiriman daftar ini tidak hanya dapat dilakukan oleh K/L/D/I, namun juga dapat dilakukan oleh pabrikan atau distributor serta penyedia yang menginginkan barang/jasa yang mereka produksi dapat tercantum dalam katalog elektronik.

Gambar 2. e-catalogue Portal Pengadaan Nasional


Halaman: 10 dari 21


Kode Modul

LKPP selanjutnya akan melaksanakan proses klarifikasi dan negosiasi teknis maupun harga untuk memastikan agar penyedia mampu untuk menyediakan barang/jasa yang mereka tawarkan dengan jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa di seluruh Indonesia. Apabila proses klarifikasi dan negosiasi selesai, maka LKPP akan melaksanakan kontrak payung kepada penyedia dan menampilkan daftar barang/jasa yang diproduksi pada portal katalog elektronik. Bagi K/L/D/I yang hendak melaksanakan pengadaan barang/ jasa, maka katalog elektronik ini yang menjadi acuan utama untuk menentukan metode pelaksanaan, apakah dilaksanakan melalui e-Purchasing atau melalui pelelangan umum. 2.5 Identifikasi Spesifikasi Barang/Jasa Tahapan berikutnya setelah memastikan barang/jasa yang dibutuhkan pada katalog elektronik adalah dengan melakukan identifikasi terhadap spesifikasi barang/jasa yang tercantum pada portal pengadaan. Identifikasi ini amat diperlukan untuk membandingkan antara spesifikasi yang ada pada katalog elektronik telah sesuai dengan kebutuhan. Contoh untuk kendaraan bermotor, untuk melihat spesifikasi maka harus dipastian terlebih dahulu Jenis Kendaraan yang akan diadakan (Bus-Truk, Mobil, atau Motor), Wilayah (Propinsi), dan Merk Kendaraan.

Gambar 3. Daftar Katalog Kendaraan Bermotor INAPROC Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 11 dari 21


Kode Modul

Setelah dipastikan, maka spesifikasi dari kendaraan yang dibutuhkan dapat dilihat dan dipilih sesuai kebutuhan. Apabila spesifikasi yang dibutuhkan tidak tersedia pada katalog elektronik, maka pelaksanaan pengadaan tidak dapat dilanjutkan melalui e-Purchasing, melainkan melalu

metode

pelelangan

umum

untuk

memilih

penyedia

yang

mampu

menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan. Untuk spesifikasi yang tercantum pada katalog elektronik Internet Service Provider (ISP) dan Obat, dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 4. Contoh Spesifikasi dan Model Kendaraan Judul Modul: Melakukan Pemilihan Penyedia B/J dengan Sistem E-Tendering Buku Informasi Versi: April 2016

Halaman: 12 dari 21


Kode Modul

Gambar 5. Contoh Daftar Katalog Elektronik Internet Service Provider (ISP)

Gambar 6. Contoh Daftar Katalog Obat-Obatan


Halaman: 13 dari 21


Kode Modul

2.6 Identifikasi Harga Barang/Jasa yang akan Diadakan Harga barang/jasa yang tercantum dalam katalog elektronik dapat menjadi rujukan dalam penyusunan HPS oleh PPK. Harga ini merupakan harga maksimal yang telah disepakati oleh penyedia dengan LKPP serta merupakan bagian dari kontrak payung antara LKPP dengan penyedia barang/jasa. Khusus untuk kendaraan bermotor, Internet Service Provider, serta Alat dan Mesin Pertanian, harga yang tercantum merupakan batas atas, sehingga pada saat pelaksanaan pengadaan tetap harus dilaksanakan negosiasi harga. Untuk katalog elektronik obat, harga yang tercantum sudah merupakan harga yang bersifat tetap dan tidak dapat di negosiasi, sehingga transaksi dilakukan berdasarkan harga yang telah tercantum pada katalog elektronik.


Halaman: 14 dari 21


Kode Modul

BAB III PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI E-PURCHASING 3.1 PERSIAPAN Mempelajari dan memahami katalog elektronik Katalog elektronik yang disusun dan dipublikasikan oleh lkpp selalu mengalami perkembangan, baik dari segi jenis barang/ jasa yang ditampilkan maupun dari segi item barang/jasa yang sudah ada.hal ini karena penambahan barang/jasa dalam katalog elektronik cukup ditetapkan oleh kepala lkpp tanpa memerlukan eskalasi ke tingkat yang lebih tinggi. Prosedur pelaksanaan e-purchasing juga hingga saat ini bersifat dinamis sehingga setiap pengguna e-purchasing wajib mempelajari dan memahami sistem katalog elektronik dan e-purchasing terbaru yang dipublikasikan oleh lkpp. Katalog elektronik dapat diakses melalui 2 portal, yaitu www. Inaproc.lkpp.go.id dan www.e-katalog.lkpp.go.id Perbedaannya adalah, inaproc merupakan portal pengadaan nasional yang menjadi pintu gerbang dari berbagai aplikasi pengadaan barang/jasa, termasuk rencana umum pengadaan (rup), pengumuman pelelangan/seleksi, whistleblower system (wbs), termasuk monitoring pengadaan secara online (monev online). Sehingga untuk mengakses katalog elektronik dari portal ini masih harus mengklik pada menu e-catalogue.


Halaman: 15 dari 21


Kode Modul

Gambar 7. Laman pengumuman pengadaan inaproc

Sedangkan apabila mengakses melalui www.e-katalog.lkpp.go.id maka langsung diarahkan kepada portal katalog elektronik. Mendaftar di lpse untuk memperoleh user id dan password Pelaksanaan e-purchasing merupakan bagian dari sistem pengadaan secara elektronik (spse) yang dikembangkan oleh lkpp, sehingga untuk interaksi dalam sistem ini tentu harus sudah terdaftar dan memiliki akun pada spse melalui lpse. Prosedur untuk memperoleh user id dan password tunduk pada prosedur pendaftaran penyedia dan organisasi pengadaan melalui spse.


Halaman: 16 dari 21


Kode Modul

3.2 PELAKSANAAN Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Bermotor

Gambar 8. Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Bermotor

Tahapan pelaksanaan e-Purchasing untuk kendaraan bermotor adalah: 1. PPK

melihat

katalog

kendaraaan

bermotor

untuk

menyusun

rencana

pelaksanaan pengadaan yang terdiri atas Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan Spesifikasi Teknis. Tahapan ini dilaksanakan dilur sistem E-Purchasing dan dilaksanakan berdasarkan rencana kebutuhan pengadaan barang/jasa yang merupakan bagian dari rencana umum pengadaan.


Halaman: 17 dari 21


Kode Modul

2. PPK kemudian menyerahkan rencana pelaksanaan pengadaan kepada Kelompok Kerja (Pokja ULP) untuk melaksanakan pemilihan penyedia melalui e-Purchasing. 3. Pokja ULP mengakses aplikasi e-Purchasing menggunakan username dan password yang telah diberikan oleh LPSE dan membuat paket pengadaan dengan cara mengisi nama paket, kode anggaran, dan memilih spesifikasi yang dibutuhkan sesuai rencana pelaksanaan pengadaan. Pemilihan penyedia barang/jasa juga langsung dilakukan pada aplikasi sesuai spesifikasi yang diminta oleh PPK.

4. Pokja ULP kemudian mengirimkan undangan negosiasi kepada penyedia kendaraan bermotor secara tertulis, baik elektronik maupun non elektronik. Pengiriman ini dilakukan diluar aplikasi e-Purchasing.

5. Tahapan berikutnya adalah melaksanakan negosiasi antara Pokja ULP dengan Penyedia Kendaraan Bermotor untuk memperoleh harga yang lebih baik serta manfaat yang lebih besar. Batasan minimal yang menjadi acuan pada saat negosiasi adalah spesifikasi teknis dan harga yang telah tercantum dalam ekatalog.

6. Setelah negosiasi selesai yang dibuktikan dengan Berita Acara Hasil Negosiasi, maka Pokja ULP kemudian mengunduh rancangan (template) kontrak pada aplikasi e-Purchasing dan menyerahkan kepada PPK untuk ditandatangani bersama dengan penyedia kendaraan bermotor.

7. Setelah penandatanganan kontrak selesai dilaksanakan, maka Pokja ULP memasukkan data kontrak pada aplikasi e-Purchasing yang dilanjutkan dengan mencetak surat pesanan dan ditandatangani oleh PPK dan penyedia kendaraan bermotor.


Halaman: 18 dari 21


Kode Modul

Alur Proses E-Purchasing Internet Service Provider

Gambar 9. Alur Proses e-Purchasing Internet Service Provider Tahapan pelaksanaan e-Purchasing untuk Internet Service Provider pada prinsipnya sama dengan e-Purchasing untuk kendaraan bermotor. Yang membedakan antara keduanya adalah:


Halaman: 19 dari 21


Kode Modul

1. Penyedia Internet Service Provider (Penyedia ISP) juga memiliki login tersendiri pada aplikasi e-Purchasing, sehingga tetap harus memiliki username dan password yang terdaftar pada LPSE. 2. Setiap pemesanan dari Pokja ULP yang dilakukan terhadap paket ISP, maka penyedia ISP akan menerima notifikasi pada login masing-masing penyedia, termasuk notifikasi apabila ada email untuk undangan negosiasi. 3. Hasil negosiasi setelah dimasukkan oleh Pokja ULP kepada aplikasi e-Purchasing juga akan dikirimkan dalam bentuk notifikasi pada login penyedia ISP. Data permintaan pembelian juga menjadi bagian dari notifikasi tersebut dan membutuhkan persetujuan terlebih dahulu dari masing-masing penyedia ISP. Alur Proses E-Purchasing Obat


Halaman: 20 dari 21


Kode Modul

Gambar 10. Alur Proses e-Purchasing Obat

Tahapan pelaksanaan e-Purchasing untuk Obat pada prinsipnya sama dengan ePurchasing untuk Internet Service Provider. Yang membedakan antara keduanya adalah: 1. Tidak ada tahapan negosiasi, sehingga setiap spesifikasi dan harga yang dipilih oleh Pokja ULP merupakan spesifikasi dan harga yang sudah bersifat final 2. Penyedia lebih aktif dalam beriteraksi pada aplikasi e-Purchasing, yaitu dengan memasukkan data distributor dan pengiriman obat.


Halaman: 21 dari 21

JASA DENGAN SISTEM E-PURCHASING

Recommend Documents