INVENTORY
Bambang Shofari
1
Inventory atau persediaan istilah yang menunjukkan sumberdaya sumberdaya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan sumber daya internal dan eksternal untuk kegiatan operasional organisasi
2
Sistem persediaan serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan 3
Tujuan Sistem Persediaan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya dalam kuantitas yang tepat dan pada waktu yang tepat meminimalkan biaya total melalui penentuan apa, berapa dan kapan pesanan dilakukan secara optimal
4
Manfaat persediaan
Sebagai fungsi decoupling yaitu • menjamin kebebasan/kelancaran kegiatan operasional internal dan ekternal sehingga permintaan pelanggan dapat terpenuhi tanpa tergantung pemasok Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang dan resiko barang rusak Mempertahankan stabilitas kegiatan operasional Mengoptimalkan penggunaan mesin, peralatan operasional organisasi Memberikan pelayanan yang optimal untuk keperluan customers (internal + eksternal)
5
Jenis inventory menurut fungsi
Batch stock/Lot size inventory
• persediaan yang dibeli dalam jumlah besar untuk memperoleh keuntungan potongan harga, penghematan biaya transportasi dan efisiensi operasional
Fluctuation stock • persediaan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang tak dapat diperkirakan
Anticipation stock • persediaan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan, bedasar pola musiman, penggunaan/permintaan yang meningkat 6
Jenis inventory menurut posisi barang Persediaan bahan baku Persediaan bagian produk atau komponen yang dibeli Persediaan bahan pembantu/ penolong Persediaan barang setengah jadi = barang dalam proses Persediaan barang jadi Metode pengukuran jumlah persediaan
• sistem periodik • sistem perpetual 7
Istilah-istilah • Metode penilaian persediaan – – –
Fifo ( first-in, first-out method) Lifo ( last-in, last-out method) Rerata tertimbang (weighted average method)
• Biaya yang timbul akibat persediaan
– biaya pemesanan (ordering cost), meliputi : • pemrosesan pesanan, • biaya ekspedisi • biaya telephone • biaya pengepakan dan penimbangan • biaya pemeriksaan penerimaan • biaya pengiriman ke gudang • biaya hutang lancar, dan sebagainya
8
Istilah-istilah – biaya persediaan (ongkos penyimpanan = holding cost = carrying cost), meliputi : • biaya fasilitas penyimpanan (penerangan,
pemanasan, pendinginan dan lain-lain) • biaya modal (opportunity cost of capital : alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan) • biaya keusangan • biaya perhitungan fisik dan laporan • biaya pajak persediaan • biaya pencurian atau perampokan dan biaya kerusakan • biaya penanganan persediaan dan sebagainya.
9
Istilah-istilah – biaya kekurangan persediaan (stock out cost) • kehilangan penjualan • kehilangan langganan • biaya pemesanan khusus • biaya ekspedisi • selisih harga • terganggunya operasi • tambahan pengeleuaran manajerial, dan sebagainya – biaya yang berhubungan dengan kapasitas produksi (biaya penyiapan = setup cost) • biaya mesin menganggur • biaya persiapan tenaga kerja langsung • biaya scheduling • biaya ekspedisi
10
Istilah-istilah • Economic Order Quatity (EOQ):
– jumlah pemesanan persediaan dengan memperkecil biaya2 pemesanan dan biaya2 penyimpanan
• Reorder point (ROP)
– titik pemesanan yang harus dilakukan dengan memperhatikan lead time dan safety stock
• Safety stock
– persediaan pengaman apabila penggunaan melebihi perkiraan, untuk menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out)
11
Istilah-istilah • Standar kuantitas persediaan – – – –
persediaan minimum + maksimum besarnya pemesanan terstandarisasikan tingkat pemesanan terstandarisasikan administrasi persediaan terkontrol
• Pengawasan persediaan
– persediaan yang stabil sehingga tak terjadi kekurangan persediaan dengan pemesanan yang ekonomis dan menghindari pembelian kecilkecilan, yang dapat dilihat : • catatan persediaan dan jumlah permintaan untuk dibeli • daftar permintaan dan laporan penerimaan
12
Analisis persediaan - ABC • Analisis pengendalian persediaan pada harga
terendah dengan biaya pengawasan terkecil pada berdasarkan fungsi dan jumlah setiap jenis barang persediaan dengan mengklasifikan menjadi kelompok A, B dan C mengikuti hukum PARETO • Klasifikasi barang persediaan : – A : jumlah barang 15-20% dengan nilai rp. 50-60% dari investasi tahunan – B : jumlah barang 30-40% dengan nilai rp. 30-40% dari investasi tahunan – C : jumlah barang 40-100% dengan nilai rp. 10-20% dari investasi tahunan
13
PENGAWASAN dan PENGENDALIAN PERSEDIAAN •
Jenis barang logistik rumah sakit sangat beragam dan jumlahnya cukup banyak (misal obat, reagen, bhp, alkes) pertanyaannya : 1) Apakah setiap barang perlu pengawasan dan pengendalian secara ketat? 2) Bagaimanakah pengawasan dan pengendaliannya pada harga (biaya) terendah? 3) Bagaimana mengklasifikasikannya?
14
Pengendalian barang berdasar analisis ABC Pengendalian Laporan Penyimpanan Monitoring
Kelas A Ketat Ketat dan rinci Rapat Terus menerus
Persediaan
Takada atau sedikit Ketat
Pengecekan
Kelas B Moderat Ketat dan rinci Baik Kekurangan persediaan Moderat (23 bulan) Dasar pada perubahan kebutuhan
Kelas C Longgar Biasa Biasa Sedikit dilakukan 26 bulan Tak perlu atau sedikit dilakukan
Analisis_ABC.xls
15
Distribusi persediaan PARETO % 100 N 90 I 80 L 70 A 60 I 50 Rp 40
C = 10 % nilai total B = 20 % nilai total A = 70% nilai total
30 20 10 0 10 20
30
40 50
60
70 80
% JUMLAH BARANG
90
100 16
Analisis ABC penggunaan obat pada gol umur 3 bulan kurang dari 3 tahun Analisis_ABC.xls Analisis ABC untuk golongan umur 3 bulan kurang dari 3 tahun 120
C
110 100 90 80
B
70 60 50 40 30
A
20 10
it B6 V
it B1 V
it Bp le x V
nt al gi n A
it C m pi si lin De s yr xa m et ha so ne
V
A
Tr is Pa ul ra fa se ta m ol s yr
m ok si si Co lin tri 5 m 00 ok sa so Pa l 4 ra 80 se ta m ol 5 00
0
A
Amoksisilin 500 Ampisilin 500 Cotrimoksasol 480 Dextrometorfan syr Parasetamol 500 Cotrimoksasol syr Trisulfa Prednison Parasetamol syr GG Vit C Erytromycin 250 Ampisilin syr CTM Dexamethasone Dextrometorfan Antalgin Salbutamol Vit Bplex Luminal Vit B1 Kalk Vit B6
JML HARGA 202 361 224 325 405 126 18 2,444 818 33 13 1,955 33 465 191 72 4 1,833 367 19 378 13 11 440 2 2,400 328 11 136 23 55 43 46 48 13 78 48 15 57 12 24 23 13 29 7 14
17
0 Ampisilin 500
18
Vit B6
Kalk
Vit B1
Luminal
Vit Bplex
Salbutamol
Antalgin
Dextrometorfan
Dexamethasone
CTM
Ampisilin syr
Erytromycin 250
Vit C
GG
Parasetamol syr
Prednison
Trisulfa
Cotrimoksasol syr
Parasetamol 500
Dextrometorfan syr
Cotrimoksasol 480
Amoksisilin 500
Analisis ABC untuk golongan umur 3 bulan kurang dari 3 tahun
120
110
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
Pengendalian biaya pengadaan Berapakah jumlah pesanan pesediaan barang tertentu yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan pesediaan dan biaya pemesenanan persediaan?
19
EOQ dengan kebutuhan tetap Permintaan konstan, seragam dan diketahui Harga per unit konstan Biaya penyimpanan pertahun (H) konstan Biaya pemesanan per pesanan (S) konstan Waktu antara pesanan dilakukan dan barang diterima (lead time =L) konstan Tak terjadi kekuranagn barang (back orders)
20
2 SD EOQ = H
D = permintaan yang perkirakan per periode S = biaya pemesanan per pesenan H = biaya penyimpanan per unit per th
Biaya total ( TC= HQ/2+ S D/Q )
BIAYA
Biaya penyimpanan (HQ/2)
Biaya pemesanan (S D/Q)
EOQ
Kuantitas (Q)
21
Tingkat persediaan vs waktu bagi EOQ Tingkat persediaan (dalam unit)
Pesanan diterima
Q
Pesanan dilakukan
Economic Order Quantity
d
ROP = dL
R
Safety stock L Lead time
L
Waktu 22
Analisis inventory Sebuah
RS setiap bulan membutuhkan 50 vial infus albumin dengan @ Rp. 600.000,- ; biaya pemesanan Rp. 50.000,- setiap kali pesan dan biaya penyimpanan 10 % dari harga barang. Berapa : EOQ?
Maksimum
penyimpanan? Total biaya pemesanan? Total biaya penyimpanan? Biaya inventory per tahun? Total biaya per tahun? ..\..\..\WINQSB\ITS.EXE 23
