BTC is het Belgisch ontwikkelingsagentschap. BTC stelt zijn middelen en zijn expertise ter beschikking om de armoede in de wereld uit te roeien. Het agentschap sluit zich aan bij de inspanningen van de internationale gemeenschap en wil een samenleving tot stand brengen die de huidige en toekomstige generaties alle mogelijkheden biedt om te bouwen aan een duurzame en rechtvaardige wereld. BTC’s medewerkers in Brussel en in het buitenland vertolken het engagement van de Belgische staat en van andere ontwikkelingspartners voor internationale solidariteit. Zij begeleiden ruim 300 ontwikkelingsprojecten en -programma’s in een twintigtal landen in Afrika, Azië en Latijns-Amerika. In het kader van de verdere ontwikkeling van haar activiteiten, zoekt BTC een (M/V):
Internationaal Expert in overheidsopdrachten voor Burundi voor begeleiding en capaciteitsversterking bij het beheer van overheidsopdrachten in het kader van het "Fonds Commun de l’Education" (gemeenschappelijk onderwijsfonds) in Burundi. Ref: BDI/04/021-3D Plaats van tewerkstelling: Bujumbura, Burundi, in het Ministère de l’Enseignement de Base et Secondaire, de l’Enseignement des Métiers, de la Formation Professionnelle et de l’Alphabétisation – MEBSEMFPA en het Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique (MESRS). Duur van de overeenkomst: 20 maanden Vermoedelijke datum indiensttreding: zo snel mogelijk Salarispakket: tussen 5895,99 euro en 8571,41 euro (dit omvat het brutomaandloon en de voordelen verbonden aan het expatstatuut: verwijderings- en hardshipvergoeding). Het loon wordt berekend op basis van de gezinssamenstelling en de relevante beroepservaring.
Algemene context Sinds 2000 heeft Burundi aanzienlijke vorderingen geboekt op het vlak van onderwijs. De doelstellingen van Education Pour Tous (Onderwijs voor Allen) zullen echter niet worden gehaald tegen 2015, als we vaststellen dat slechts 51 % het basisonderwijs afmaakte in 2010-2011. Het onderwijssysteem moet ook efficiënter worden, door het extreem hoog percentage zittenblijvers (38 % in het basisonderwijs in 2010-2011) naar beneden te halen en door de leertijd te verlengen dankzij de bouw van klaslokalen waardoor het dubbel gebruik kan worden verminderd, en ook door een versterking van de lerarenopleiding. Onderwijs vormt een prioriteit voor de Burundese regering, die er bijna 25 % van haar overdraagbaar budget voor uittrekt. Met de steun van technische en financiële partners heeft het land een nieuw sectoraal ontwikkelingsplan voor onderwijs en vorming (Plan Sectoriel de Développement de l’Education et de la Formation - PSDEF) uitgewerkt voor de periode 20122020. Het programma bestrijkt het hele onderwijssysteem, van het kleuteronderwijs tot het hoger onderwijs, en beoogt een hervorming die de basiscyclus wil uitbreiden tot een basisopleiding van negen jaar. Op basis van dit programma werd een verzoek ingediend bij het Global Partnership for Education (het vroegere Fast Track Initiative) voor een financiering van 52,9 miljoen USD (2013-2015). Die financiering werd door de Raad van Bestuur goedgekeurd op een vergadering in Parijs op 19 en 20 november 2012.
Specifieke context Om de ontwikkeling van het Burundese onderwijssysteem te financieren, zijn de verschillende technische en financiële partners met de Burundese overheid overeengekomen dat alle financiële steun naar een nieuw opgericht bijzonder toewijzingsbudget gaat, het Budget d’Affectation Spéciale - Fonds Commun de l’Education (BAS/FCE). Dit instrument vormt een aanvulling op de binnenlandse financieringen en andere steun van buitenaf en is bedoeld voor de financiering van alle cycli van het onderwijssysteem - met prioriteit voor het basisonderwijs - en van activiteiten van allerlei aard1. Het werd opgericht in 2008 en herzien in 2010 zodat de nationale instellingen voor de verrichtingen en financieringen in de sector er meer bij betrokken werden. De operationele en financiële mechanismen werden ontworpen met toepassing van volgende principes (i) afstemming op de nationale systemen, met vooral meer harmonisering van de procedures van het FCE met de nationale procedures, (ii) de noodzaak om de ministers die bevoegd zijn voor onderwijs centraal te plaatsen bij de uitvoering van activiteiten en de uitgaven en vermijden van ad-hocbeheerstructuren, (iii) een versterking van de programma- en sectorale benadering en (iv) de accountability van nationale actoren. Het BAS/FCE is, volgens de nieuwe procedures die worden toegepast sinds 2011, een belangrijke verworvenheid op het gebied van hulpverlening en financiering. Dit instrument gaf de aanzet tot de invoering van een uitgavenketen binnen het Ministère de l’Enseignement de Base et Secondaire, de l’Enseignement des Métiers, de la Formation Professionnelle et de l’Alphabétisation (MEBSEMFPA) begin 2011. De hefboomeffecten daarvan zijn merkbaar in volgende gebieden: (i) de decentralisatie, (ii) het bijhouden van de boekhouding en bijbehorende bewijsstukken, (iii) de procedures voor beheer en opvolging, (iv) de analytische opvolging van de aanwending van de middelen uit het algemeen budget en uit de externe financieringen en (v) een verhoogde responsabilisering van de eenheden van het onderwijssysteem. Mechanismen voor financiering en voor uitvoering van de uitgaven De werkings- en uitvoeringsprocedures van het FCE worden beschreven in de "Manuel de Procédures" van het FCE. Voor de administratieve en boekhoudfase van de uitgaven beschrijft dit handboek de in Burundi geldende procedures door te verwijzen naar het Règlement général de la gestion des budgets publics, dat in 2011 werd aangenomen door de regering. Budgettair instrument Het BAS/FCE wordt gesteund door een budget dat is ingeschreven in de Loi de Finances, gevoegd bij de algemene staatsbegroting. Op die manier zijn de kredieten van het FCE afgezonderd van de algemene begroting. Het BAS bestaat uit budgettaire hoofdstukken in ontvangsten en uitgaven. Het wordt verplicht in evenwicht gestemd. Het traceert alle budgettaire verrichtingen die zijn overeengekomen tussen de partners en de regering. Verantwoordelijkheden De minister bevoegd voor financiën is verantwoordelijk voor de financiële uitvoering van het BAS/FCE waarvan hij de belangrijkste ordonnateur is. Onder zijn verantwoordelijkheid treedt het MEBSEMFPA op als tweede ordonnateur. De a priori financiële controle gebeurt door de controleur van de vastleggingen van uitgaven die wordt aangesteld door de minister bevoegd voor financiën. De betaling van de uitgaven gebeurt door de openbare boekhouder toegewezen door het BAS en de ordonnateur trésorier van Burundi. Overigens, en conform de Manuel de Procédures, delegeert het MEBSEMFPA aan de minister van hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek de ordonnantie voor de uitgaven in verband met de activiteiten die onder het MESRS vallen en ingeschreven zijn in het BAS.
1 Nieuwbouw, renovatie, meubilair en uitrustingen, handboeken en andere pedagogische middelen, opleiding van onderwijzers en administratieve kaders, diverse werkingsmiddelen. Met uitzondering van de lonen.
De boekhouding van het BAS wordt op twee plaatsen bijgehouden. Allereerst wordt ze bijgehouden door de minister bevoegd voor financiën, via het geïntegreerd beheersysteem (SIGEFI). In dit systeem worden alle verrichtingen geregistreerd van de vastleggingen tot de betaling. De boekhouding van het BAS wordt ook bijgehouden door de algemene financiële directie van het MEBSEMFPA volgens de budgettaire, boekhoudings- en analytische plannen.
Gunning van opdrachten De procedures voor de gunning van overheidsopdrachten zijn in overeenstemming gebracht met de geldende wet inzake overheidsopdrachten (code des marchés publics) in Burundi. Die wet is van kracht sinds 2008 en regelt op bevredigende wijze en conform de internationale normen het nationaal systeem voor de gunning van overheidsopdrachten. De Direction nationale du contrôle des marchés publics (DNCMP) en de Autorité de régulation des marchés publics (ARMP) staan in voor de a priori controles van de opdrachten en de regulering van het systeem. De Cellules de Gestion des Marchés Publics (CGMP), die gevestigd zijn in de ministeries die de uitgaven doen, staan in voor de gunning van de overheidsopdrachten. Voor de activiteiten die onder het MESRS vallen en worden gefinancierd door het BAS, zijn de "Personne Responsable des Marchés Publics" en de "Cellule de Gestion des Marchés Publics" (CGMP) deze van het MESRS of, eventueel, van de overheidsinstelling van de subsector die beheerautonomie geniet en waarop de opdracht betrekking heeft. Het MESRS is de contracterende autoriteit voor de overheidsopdrachten en de minister van Financiën is de autoriteit die de opdrachten van het MESRS goedkeurt. De technische en financiële partners oefenen een a priori controle uit op de bouwopdrachten, behalve bij gemeentelijk bouwheerschap (met uitzondering van de typedocumenten die worden geproduceerd voorafgaand aan de gunning), het gedelegeerd bouwheerschap en de schoolboeken. Bijdrage van de PTF (Partenaires Techniques et Financiers - technische en financiële partners) en financiële programmering Het FCE wordt gespijsd door: - het Agence Française de Développement: 8,6 miljoen euro tussen 2008 en 2012. Voor 2013-2015 trok het agentschap een bedrag van 4 miljoen euro uit voor het FCE; - België, momenteel lead partner van de technische en financiële partners van het FCE, en dat tussen 2008 en 2012 een bijdrage leverde van 5 miljoen euro en voor 2013-2015 een bedrag van 8,8 miljoen euro uittrok; - Noorwegen, nieuwkomer in het FCE in 2012, dat een bedrag van bijna 16 miljoen euro bijdraagt tussen 2012 en 2015; - Het Global Partnership for Education: 52,9 miljoen USD tussen 2013 en 2015, onder supervisie van België; - UNICEF: eerste bijdrage van 300.000 USD in 2013. Versterking van de capaciteiten van de nationale administratie Van bij de start van het BAS/FCE waren de technische en financiële partners en de regering van Burundi het erover eens dat de uitvoering van het BAS/FCE begeleiding moest krijgen voor de verschillende kritieke en risicovolle functies. Die begeleiding, die de vorm heeft aangenomen van experten die korte tijd ter plaatse zijn en residerende experten, is essentieel voor een a priori en dynamisch risicobeheer van de uitvoering van de financieringen door het BAS/FCE. Dankzij die begeleiding kon men ook de prestaties van het instrument aanzienlijk verbeteren. Zo werd vanaf 2010 technische bijstand verleend, voor de financiering door BTC en AFD, in volgende gebieden: (i) de planning van activiteiten en middelen in de centrale en
gedecentraliseerde diensten, (ii) het budgettair, boekhoudkundig en financieel beheer, (iii) de technische en financiële rapportering, (iv) de gunning van opdrachten. De bijstand zorgde voor een goede omkadering en versterkte de beheertaken van de hele uitgavenketen van het BAS/FCE. Doordat de technische bijstand niet continu was (kortdurende expertises) kon het MEBSEMFPA zich de beheermechanismen snel eigen maken en komen tot een bevredigend leadership. Uitdagingen vanaf 2013 De nieuwe financiële bijdragen aan het FCE zorgen ervoor dat de financieringen voor de periode 2013-2015 "meer mogelijkheden" bieden. Dit zal een grote uitdaging zijn voor een consolidatie van de verworvenheden in het financieel en boekhoudkundig beheer van het FCE, in termen van absorptiecapaciteit voor de ministeries die bevoegd zijn voor onderwijs. Voor 2014 beschikt de programmering voor het BAS/FCE over 33 miljoen euro, waarvan 21 miljoen euro voor nieuwe activiteiten. Een groot deel van die gelden is bestemd voor de bouw van scholen, meer bepaald via een gemeentelijk bouwheerschap. Omwille van die uitdagingen en met het oog op een rationeel beheer van de fiduciaire risico's, zijn de regering van Burundi en de PTF overeengekomen om de technische bijstand bij het BAS/FCE voort te zetten. Die begeleiding past in een logica van continuïteit ten opzichte van de tot nu toe gefinancierde expertises, die hebben gezorgd voor een goede werking van het BAS/FCE van bij de start. De bijstand is ook bedoeld om te beantwoorden aan nieuwe behoeften, die voortvloeien uit de evolutie van de institutionele en organisatorische omgeving sinds de terbeschikkingstelling van de expertise. Daarnaast is er de wil om, in een sectorale logica, de bijstand uit te breiden bij de uitvoering van het PSDEF.
Functie: Het gaat erom de capaciteiten van de CGMP van het MEBSEMFPA, het MESRS en de Université du Burundi te begeleiden en te versterken bij hun dagelijks beheer en gunning van de opdrachten gefinancierd door de staatsbegroting en door het BAS/FCE. De expert zal in het bijzonder begeleiding verlenen bij de opdrachten die worden gegund in het kader van een financiering vanuit het FCE, en dat zowel bij de planning van de opdrachten als bij de opvolging, uitwerking en publicatie van de aanbestedingsdossiers, de analyse van de technische en financiële offertes, de opstelling van het evaluatierapport en de contracten en bij de regeling van geschillen in verband met de uitvoering en opvolging van de uitvoering. Het gaat hier om een "actieve begeleiding". De expert draagt bij tot een capaciteitsversterking van de actoren van de administratie die belast zijn met het beheer van de overheidsopdrachten, met het oog op een verbetering van de integriteit, het ethisch besef en de naleving van de regels en om de beste internationale praktijken te stimuleren. De expert Overheidsopdrachten zal ter plaatse verblijven en zijn kantoor hebben bij het MEBSEMFPA. Hij zal onder toezicht worden geplaatst van de Personne Responsable des Marchés des deux Ministères d’intervention (MEBSEMFPA en MESRS) en samenwerken met de betreffende structuren bij het Ministère des Finances et de la Planification du Développement Economique (MFPDE), aan wie hij alle nuttige adviezen zal verstrekken over alle zaken in verband met het beheer, de gunning en de uitvoering van de opdrachten. De expert zal moeten samenwerken met andere experten die worden ingezet ter ondersteuning van het FCE, in het bijzonder (i) de residerende expert voor ondersteuning bij het leiden en de uitvoering van het sectorprogramma en specifiek voor het FCE, (ii) de residerende expert voor ondersteuning bij de uitvoering van het programma voor schoolgebouwen en (iii) de expertises van korte duur die worden ingezet bij planning, financieel beheer en rapportering. Hij zal ook samenwerken met de experten van BTC die worden ingezet in het kader van projecten ter ondersteuning van de verbetering van het Burundese systeem voor overheidsopdrachten.
De opdracht van de expert zal bestaan uit: • Het opstellen van een strikte planning voor de gunning van opdrachten; • Het regelmatig en nauwgezet opvolgen van de dossiers voor overheidsopdrachten (kwaliteit van de dossiers, naleving van de overeengekomen akkoorden - in het bijzonder de Code des Marchés Publics van Burundi en het Manuel de Procédures van het FCE …); • Capaciteitsversterking van de CGMP in het beheer van overheidsopdrachten. Zijn taken zullen meer bepaald de volgende zijn: • Ondersteuning bij de bijwerking en exploitatie van het beheersysteem voor de gunning van opdrachten gefinancierd door de staatsbegroting en door het FCE voor 2014, 2015 en 2016 met (i) planning van de werkzaamheden voor de gunning van de opdrachten; (ii) opvolging van de voortgang van de gunningsprocedures van de opdrachten; (iii) opvolging van het gunningsplan voor de opdrachten voor werken, leveringen en diensten van consultants, (iv) analyse van de afwijkingen tussen de realisaties en het gunningsplan voor de opdrachten en (iv) archivering van de gunningsdossiers van de opdrachten. •
Ondersteuning aan de CGMP van het MEBSEMFPA en het MESRS bij de planning, voorbereiding en coördinatie van de kalender voor de verwerving van diensten van consultants, goederen en werken gefinancierd door het FCE, maar ook van de andere opdrachten waar zij verantwoordelijk voor zijn.
•
Begeleiding van de CGMP van beide ministeries: Ontwerp en afwerking van de aanbestedingsdossiers en de aanvragen voor voorstellen voor de uit te voeren opdrachten gefinancierd door de staatsbegroting en het FCE; Lancering van aanbestedingen en berichten van blijk van belangstelling of preselectie in het begin van het jaar, volgens de overeengekomen methodes; Evaluatie van de ontvangen offertes en voorstellen (de expert zal echter geen lid zijn van de Beoordelingscommissie en neemt hier alleen deel als waarnemer); Opstelling van verslagen van de opening van de enveloppen en evaluatie van de offertes; Voorbereiding van de contracten; Instaan voor de goede uitvoering van de opdrachten voor werken, goederen en diensten; Toezien op het goed beheer van de lopende aanbestedingen en naleving van de procedures van het FCE zoals beschreven in het Manuel de Procédures.
•
Nazicht en controle van elke administratieve verrichting en elk dossier met een verzoek voor ANO (no objection) in verband met de gunning van opdrachten om te verzekeren dat ze voldoen aan de vereiste voorwaarden.
•
Ontwikkeling en uitwerking van instrumenten voor het beheer van overheidsopdrachten (door zich te baseren op wat al bestaat), begeleiding en opleiding van de CGMP tot het gebruik en de exploitatie ervan.
•
In samenwerking met de expert voor bijstand aan het Bureau des Infrastructures Scolaires, des Equipements et de la Maintenance (BISEM) van het MEBSEMFPA en de expert voor begeleiding bij de ontwikkeling en opvolging van de operationele modaliteiten van het gemeentelijk bouwheerschap (SP en BISEM), begeleiding bij het
beheer en de gunning van opdrachten in het kader van de uitvoeringsprocedés weerhouden door het MEBSEMFPA voor de bouw van scholen en het onderhoud van de infrastructuren. Verwachte resultaten: • Een efficiënte planning en efficiënt beheer van de overheidsopdrachten in beide ministeries bevoegd voor onderwijs, dat zich vertaalt door: een regelmatig gebruik van de instrumenten voor beheer en opvolging; een soepel proces voor de gunning van opdrachten; een verbetering van het ritme van de vastleggingen van uitgaven en de capaciteiten voor absorptie van de middelen van het FCE en de middelen die ter beschikking worden gesteld van de twee ministeries bevoegd voor onderwijs. • Beheersing en naleving van de procedures voor de gunning van opdrachten door de leden van de CGMP. Onverenigbaarheid met bepaalde uitvoerende functies: Om mogelijk tegenstrijdige belangen te vermijden, waardoor de expert Overheidsopdrachten geen objectief advies zou kunnen geven dat uitsluitend in het belang is van de klant, zal hij: geen lid zijn van de Beoordelingscommissie, noch van de CGMP aan wie hij nuttig advies verstrekt voor naleving van de regels; hij mag echter wel in die commissies zetelen als waarnemer, maar zonder beslissingsbevoegdheid. niet deelnemen aan de operaties voor uitvoering van de opdracht, in het bijzonder: (i) de opleveringen inzake kwaliteit of kwantiteit en (ii) de betaling; hij zal toelichting geven in het geval van geschillen over de interpretatie van de contractbepalingen. geen beheerder van de materiaalboekhouding zijn. Verplichting van de administratie: De Personnes Responsables des Marchés van het MEBSEMFPA en het MESRS overhandigen aan de expert alle documenten, dossiers en instrumenten die hij nodig heeft voor de uitvoering van zijn opdracht. Zij zullen ook aan de genoemde expert de nodige lokalen en uitrustingen ter beschikking stellen zodat hij zijn dienstenprestatie naar behoren kan vervullen. Verslagen: De expert zal een driemaandelijks verslag opstellen dat hij zal overhandigen aan de ministeries en ter informatie doorzenden aan de PTF-het FCE. Dit verslag moet de acties vermelden die de expert heeft ondernomen. De expert zal ook formeel advies verstrekken over elk geanalyseerd aanbestedingsdossier dat moet worden gearchiveerd in de dossiers van overheidsopdrachten van de ministeries. Dat advies vermeldt de opmerkingen die werden geformuleerd door de expert.
Profiel: Diploma • Master (handels)ingenieur, overheidsadministratie, handelsrecht of management (of een gelijkwaardig diploma); Ervaring • Professionele ervaring: minstens 10 jaar waarvan minstens 8 jaar op het gebied van de gunning van overheidsopdrachten in de hoedanigheid van expert in de gunning van overheidsopdrachten. Internationale ervaring is een vereiste; • Ervaring met overheidsopdrachten in Burundi en een goede kennis van de wetgeving van het land is een troef.
• •
Praktische ervaring binnen overheidsinstellingen op het niveau van centrale organen maar ook op gemeentelijk of gedecentraliseerd niveau Ervaring met capaciteitsversterking
Technische vaardigheden • Uitstekende kennis van de technieken voor de gunning van opdrachten in het algemeen en een solide ervaring op dit gebied op het Afrikaanse continent; • Goede kennis van courante softwareprogramma's (Word, Excel, PowerPoint, e-mail en andere communicatie-instrumenten); • Zeer goede kennis van het Frans Persoonlijke vaardigheden • Goed probleemoplossend vermogen in verband met de gunning van overheidsopdrachten; • Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk • In staat om een team te leiden en te motiveren, en om zowel teams als individuele personen te coachen; • Uitstekende vaardigheden inzake planning en coördinatie (intern en extern), in analyse en synthese
Geïnteresseerd? Solliciteer ten laatste op 25/05/14 via onze website: www.btcctb.org. Gebruik hiervoor de standaard CV van BTC, waarvan u het model kan vinden op de pagina Vacatures van onze website. Indien u verdere vragen heeft, kunt u ons contacteren op het nummer 02/505 37 90.
