INKOOPBELEID WONINGBOUWVERENIGING BERGOPWAARTS

INKOOPBELEID WONINGBOUWVERENIGING BERGOPWAARTS

Inkoopbeleid Woningbouwvereniging Bergopwaarts 7-januari 2011 p1

Inkoopbeleid Woningbouwvereniging Bergopwaarts

1. Inkopen Inkopen is het proces waarbij Woningbouwvereniging Bergopwaarts probeert tegen zo laag mogelijke kosten het gehele proces van leveringen (ook projecten) en diensten te verwerven volgens vooraf gedefinieerde kwaliteit. Er kan een keuze gemaakt worden uit diverse vormen van Inkopen. Hierbij gaat het vooral om de keuze tussen een openbare (en mogelijk Europese) en een onderhandse aanbesteding. Essentieel is dat de gekozen procedure past bij de wettelijke voorschriften, de aard en omvang van de opdracht, de situatie op de markt, én dat zij voldoende concurrentie waarborgt. Woningbouwvereniging Bergopwaarts probeert met haar inkoopbeleid niet alleen een goede prijs voor de gewenste kwaliteit te krijgen. Het inkoopbeleid is er ook op gericht om op een efficiënte manier in te kopen. En niet in de laatste plaats is het van belang om een bepaalde mate van keuzevrijheid te hebben tijdens het inkoopproces. Ten slotte vindt Woningbouwvereniging Bergopwaarts het van groot belang dat tijdens het inkoopproces de integriteit van zowel de inkopende medewerker als van Woningbouwvereniging Bergopwaarts wordt gewaarborgd. De reikwijdte van het inkoopbeleid van Woningbouwvereniging Bergopwaarts betreft zowel het technische- als niet technische deel van de door Woningbouwvereniging Bergopwaarts in te kopen werken, goederen en diensten. Het gaat dan om alle werken, diensten en goederen op het gebied van: - dagelijks, niet planmatig onderhoud, inclusief mutatieonderhoud; - planmatig onderhoud; - nieuwbouw; - (bouwtechnische) diensten en -adviezen; - alle overige inkopen; Binnen de reikwijdte van het inkoopbeleid vallen zowel de projectmatige als de contractmatige inkopen. De procuratieregeling van Woningbouwvereniging Bergopwaarts regelt de bevoegdheden binnen de organisatie en dient mede als basis voor de uitvoering van het inkoopbeleid.

2. AedesCode Woningcorporaties zijn zich steeds meer bewust van hun maatschappelijke rol. Aedes heeft een gedragscode, de Aedescode, ontwikkeld waarin een aantal gedragsregels voor corporaties is vastgelegd. Woningbouwvereniging Bergopwaarts heeft deze gedragsregels expliciet aanvaard. Het begrip transparantie en verantwoord maatschappelijk ondernemen zijn zowel kernelementen in de Aedes gedragsregels, als bij het inkoopbeleid van Woningbouwvereniging Bergopwaarts


3. Gedragscode voor leveranciers Wanneer leveranciers handelen in onze opdracht handelen zij in het verlengde van onze doelstellingen en dragen zij bij aan de beeldvorming over Woningbouwvereniging Bergopwaarts. De kaders die we ons zelf stellen worden waar mogelijk doorvertaald naar onze leveranciers. Woningbouwvereniging Bergopwaarts heeft een gedragscode voor de partijen waarmee we zaken doen. Het wederkerigheidsbeginsel ligt aan de basis daarvan. 4. Inventariseren en specificeren De behoefte om een werk, dienst of levering in te kopen ontstaat vanuit de bedrijfsvoering van Woningbouwvereniging Bergopwaarts. Naar aanleiding van deze behoefte wordt gespecificeerd aan welke eisen en (rand)voorwaarden het in te kopen werk de dienst of de levering dient te voldoen. Het kan daarbij gaan om: a) een specificatie van het eindresultaat (functionele specificatie zoals een programma van eisen) of b) een technische specificatie van het product, bijvoorbeeld een bestek 5. Kostenraming Als de specificatie gereed is, wordt op basis van voorcalculatie een inschatting gemaakt van de kosten die de realisatie van de opdracht met zich mee zal brengen. Op basis van de kostenraming wordt het budget beschikbaar gesteld. Aan de hand van de kostenraming wordt bepaald hoe de aanbesteding plaats moet vinden. Daarnaast geeft de kostenraming inzicht in de financiële middelen die nodig zijn om het project te realiseren. Later in het aanbestedingsproces biedt de kostenraming referentiemateriaal bij de beoordeling van (prijs)aanbiedingen. De kostenraming dient altijd in het aanbestedingsdossier te zijn opgenomen. 6. Selecteren 6.a. Vastgoed In beginsel worden alle inkopen vanaf een geraamd inkoopbedrag van € 10.000,00 (excl. BTW) meervoudig onderhands aanbesteed - Vanaf een geraamd inkoopbedrag van € 10.000,00 (excl. BTW) worden minimaal twee offertes aangevraagd; - Vanaf een geraamd inkoopbedrag van € 100.000,00 (excl. BTW) worden opdrachten meervoudig onderhands aanbesteed (zie 6.2.) - Inkopen met een geraamd bedrag onder € 10.000,00 (excl. BTW) worden in beginsel direct uit de hand gegund. Niettemin verplicht Woningbouwvereniging Bergopwaarts zich om deze inkopen marktconform en integer in te kopen. Bij opdrachtverstrekking voor schilderwerken geldt in afwijking van bovenstaande een eerste voorkeur voor bedrijven die eerder in de betreffende complexen actief zijn geweest en vindt contractvorming plaats één op één op basis van prestatieafspraken. De schilders komen terug op een werk en “adopteren” daarmee een wijk of complex.


6.b. Overige inkopen en contracten In beginsel worden alle overige inkopen vanaf een geraamd inkoopbedrag van € 5.000,-- (excl. BTW) meervoudig onderhands aanbesteed. Bij inkoop van meerjarige contracten wordt uitgegaan van het totale geraamde bedrag van de opdracht. - Vanaf een geraamd inkoopbedrag € 5.000,00 (excl. BTW) worden minimaal twee offertes aangevraagd; - Vanaf een geraamd inkoopbedrag van € 25.000,-- (excl. BTW) worden opdrachten meervoudig onderhands aanbesteed (zie 6.2.) - Inkopen met een geraamd inkoopbedrag onder € 5.000,00 (excl. BTW) worden in beginsel direct uit de hand gegund. Niettemin verplicht Woningbouwvereniging Bergopwaarts zich om deze inkopen marktconform en integer in te kopen. Hiertoe zal voor overige inkopen en contracten boven €5000,-- een externe prijstoets gedaan worden. 6.b.1. Preferred suppliers Bij opdrachtverstrekking voor producten en diensten die regelmatig terugkerend of permanent geleverd worden geldt een eerste voorkeur voor bedrijven die eerder naar tevredenheid de betreffende producten en diensten hebben geleverd. Waar mogelijk wordt een tweede leverancier gecontracteerd die ca. 20% van het volume in opdracht krijgt. 6.1. Directe gunning uit de hand: Hierbij wordt rechtstreeks een order geplaatst bij een leverancier. Er is dus geen sprake van concurrentie tussen leveranciers. 6.2. Meervoudige onderhandse aanbesteding: Een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste drie ondernemers tot inschrijving wordt uitgenodigd (tenzij dat niet mogelijk of wenselijk is, mits goed gemotiveerd). 6.3. Lokaal en regionaal inkopen: Woningbouwvereniging Bergopwaarts heeft als beleid om zoveel mogelijk, maar niet uitsluitend, te werken met lokale en regionale leveranciers die zijn gevestigd in een gemeente binnen een bereik van circa 35 kilometer rond de statutaire vestigingsplaats Deurne (zie de lijst in bijlage 3). Enerzijds omdat Woningbouwvereniging Bergopwaarts een prominente plaats inneemt in de lokale en regionale economie en deze economie wil steunen. Anderzijds omdat lokale en regionale bedrijven eveneens zijn verankerd in de gemeenschap waardoor zij beter als visitekaartje van Woningbouwvereniging Bergopwaarts kunnen fungeren. Van dit uitgangspunt kan voor gespecialiseerde bedrijven of voor specifiek vastgoed worden afgeweken, bijvoorbeeld wanneer bijzondere expertise niet of onvoldoende aanwezig is of er sprake is van een bijzondere, unieke dienst of product.


6.4. Leverancierslijsten: 6.4.1. Planmatig onderhoud Bij een voorstel tot aanbesteding wordt een lijst gevoegd van mogelijke leveranciers. Deze lijst wordt samengesteld op basis van de evaluatie van voorgaande (vergelijkbare) projecten. Per jaar doet de afdeling vastgoed voor het planmatig onderhoud een voorstel met betrekking tot de uit te nodigen partijen. De Directeur-bestuurder accordeert de lijst. De lijst is niet openbaar. Bij het opstellen van de leverancierslijst gelden tenminste de volgende criteria: - Leveranciers onderschrijven de gedragscode voor leveranciers; - Er is geen twijfel over de financiële positie c.q. de continuïteit van de leverancier; - Het kwaliteitsniveau is in overeenstemming met onze maatstaven en wordt gestaafd door referenties / referentieprojecten of vanuit projecten bij Woningbouwvereniging Bergopwaarts in voorgaande jaren; - Bij geconstateerde overtreding van de arbo-normen bij een opdracht bij Woningbouwvereniging Bergopwaarts of anderen wordt de leverancier ter verantwoording geroepen en volgt eventueel uitsluiting van opdrachten. 6.4.2. Nieuwbouw Bij nieuwbouwprojecten doet de projectmanager een voorstel voor de uit te nodigen partijen aan de manager vastgoed. Deze besluit , samen met de directeur-bestuurder, welke partijen worden uitgenodigd. Voor de uit te nodigen partijen zijn de volgende criteria van toepassing: - Partijen onderschrijven de gedragscode voor leveranciers; - Er is geen twijfel over de financiële positie c.q. de continuïteit van de partijen; - Het kwaliteitsniveau is in overeenstemming met onze maatstaven en wordt gestaafd door referenties / referentieprojecten of vanuit projecten bij Woningbouwvereniging Bergopwaarts in voorgaande jaren; - Bij geconstateerde overtreding van de arbo-normen bij een opdracht bij Woningbouwvereniging Bergopwaarts of anderen wordt de leverancier ter verantwoording geroepen en volgt eventueel uitsluiting van opdrachten.

6.4.3. Overige inkopen en contracten Bij een voorstel tot aanbesteding wordt een lijst gevoegd van mogelijke leveranciers. Deze lijst wordt samengesteld op basis van de evaluatie van voorgaande (vergelijkbare) projecten, leveringen en diensten. De verantwoordelijke manager besluit welke leveranciers uitgenodigd worden Bij het opstellen van de leverancierslijst gelden tenminste de volgende criteria: - Er is geen twijfel over de financiële positie c.q. de continuïteit van de leverancier; - Het kwaliteitsniveau is in overeenstemming met onze maatstaven en wordt gestaafd door referenties / referentieprojecten of vanuit leveringen aan Woningbouwvereniging Bergopwaarts in voorgaande jaren;


-

Bij geconstateerde overtreding van de arbo-normen bij een opdracht bij Woningbouwvereniging Bergopwaarts of anderen wordt de leverancier ter verantwoording geroepen en volgt eventueel uitsluiting van opdrachten.

6.5. Communicatie Woningbouwvereniging Bergopwaarts verplicht zich om zorgvuldig te communiceren met haar leveranciers. Zowel leveranciers die worden opgenomen op de leverancierslijst, als leveranciers die worden verwijderd van de leverancierslijst krijgen hiervan bericht. Indien een leverancier wordt uitgenodigd om een offerte te maken, krijgt hij eveneens een gemotiveerd bericht als de opdracht wordt gegund aan een andere partij. 6.6. Clustering opdrachten: Woningbouwvereniging Bergopwaarts behoudt zich het recht voor om bepaalde opdrachten te clusteren. Deze clusters zullen in de vorm van een raamovereenkomst worden aangeboden. Deze raamcontracten worden eveneens in beginsel meervoudig onderhands aanbesteed.

7. Offerte en selectiecriteria Selectiecriteria kunnen bestaan uit de uitsluitinggronden en criteria met betrekking tot beroepsbekwaamheid, financiële, economische en technische geschiktheid. De gehanteerde criteria worden altijd genoemd in de offerte aanvraag. De in de offerte aanvraag vermelde criteria worden gebruikt bij de beoordeling van de binnen gekomen offertes. Het is niet mogelijk dat Woningbouwvereniging Bergopwaarts achteraf een criterium toevoegt. 7.1. Uitsluitingsgronden Woningbouwvereniging Bergopwaarts kan een ondernemer van deelname uitsluiten als zich één van de genoemde situaties voordoet: - De ondernemer verkeert in staat van faillissement; - Voor de ondernemer is surseance van betaling, faillissement of liquidatie aangevraagd - Jegens de ondernemer is een gerechtelijke uitspraak gedaan m.b.t. gedrags- of beroepsregels; - Door de ondernemer is een ernstige fout begaan, die door Woningbouwvereniging Bergopwaarts aannemelijk kan worden gemaakt; - De ondernemer heeft niet heeft voldaan aan zijn verplichting tot betaling van sociale zekerheidsbijdragen; - De ondernemer heeft niet voldaan aan zijn verplichting tot belastingbetaling; - De ondernemer heeftde gedragscode van Bergopwaarts niet ondertekend: - De ondernemer heeft zich schuldig gemaakt aan valse verklaringen e.d.


7.2. Financiële en economische geschiktheid - Er moet sprake zijn van voldoende geschiktheid om de opdracht zonder risico’s voor Woningbouwvereniging Bergopwaarts uit te kunnen voeren. De algemene financiële toestand (solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit) en omzetgegevens op het vlak van de opdracht kunnen daarbij van belang zijn. Woningbouwvereniging Bergopwaarts kan een inschrijver verzoeken om in dit kader bewijsstukken te overleggen en/of een eigen verklaring af te geven. -

Op de financiële en economische geschiktheid wordt altijd een toets gedaan. Een rapport Dun&Bradstreet wordt telkens opgevraagd bij opdrachten vanaf €50.000,--.

-

Bij opdrachten vanaf €5000,-- waarbij vooruitbetaling wordt gevraagd, vraagt Woningbouwvereniging Bergopwaarts zekerheden in de vorm van een bankgarantie of eigendomsverklaring

7.3. Technische geschiktheid Net als bij de financiële en economische geschiktheid dienen de criteria met betrekking tot de technische geschiktheid objectief te worden vastgesteld en in verhouding te staan met de aard en omvang van de opdracht. De gegadigde kan worden gevraagd naar ervaringsgegevens met betrekking tot vergelijkbare opdrachten. Veelal worden daarbij een aantal referenties gevraagd van projecten die door de opdrachtgever zijn goedgekeurd. Woningbouwvereniging Bergopwaarts kan een inschrijver verzoeken om in dit kader bewijsstukken te over te leggen en/of een eigen verklaring af te geven. 8. Gunningscriteria Woningbouwvereniging Bergopwaarts hanteert ofwel het gunningscriterium van de laagste prijs ofwel van de economisch voordeligste aanbieding. In de offerteaanvraag wordt vermeld welk criterium van toepassing is. Bij het gunningscriterium van de economisch voordeligste aanbieding kunnen verschillende criteria een rol spelen, zoals bijvoorbeeld dienstverlening aan de klanten van Woningbouwvereniging Bergopwaarts, kwaliteit, planning, technische waarde, onderhoudskosten en natuurlijk ook de prijs. 9. Contracteren Op basis van de inschrijving en de vastgestelde selectie- en gunningscriteria wordt tot gunning overgegaan. Het is daarbij van belang (tenzij sprake is van gunning uit de hand) aan de gegunde partij aan te geven dat er een opschortende voorwaarde is van 15 dagen in verband met de bezwaartermijn voor niet gegunde inschrijvers. Niet-gegunde inschrijvers krijgen gemotiveerd bericht met de mogelijkheid eventueel binnen 15 dagen bezwaar aan te tekenen tegen de negatieve beslissing. Dit onder sanctie van verval van ieder recht. Een en ander dient reeds in de uitnodiging tot het doen van offerte te worden opgenomen. Als


de opschortende voorwaarde is komen te vervallen, kan de overeenkomst definitief tot stand komen. Woningbouwvereniging Bergopwaarts behoudt zich te allen tijde het recht voor om een opdracht niet te gunnen. Ook behoudt Woningbouwvereniging Bergopwaarts zich het recht voor om met de laagste respectievelijk de economische voordeligste aanbieder in onderhandeling te treden, indien de laagste respectievelijk economisch voordeligste aanbieding hoger is dan de kostenraming van Woningbouwvereniging Bergopwaarts en/of het beschikbare budget. Woningbouwvereniging Bergopwaarts hanteert als uitgangspunt dat alle (leverings)afspraken en overeenkomsten met leveranciers schriftelijk worden vastgelegd.

10. Bijzondere situaties Woningbouwvereniging Bergopwaarts behoudt zich het recht voor om af te wijken van haar inkoopbeleid in de volgende situaties: - Er is sprake van een spoedeisende of anderszins dringende situatie; - Woningbouwvereniging Bergopwaarts kiest er voor een werk in bouwteamverband of op basis van co-makership te ontwikkelen en/of realiseren. - Marktpartijen hebben een grondpositie. In dit geval is handhaving van het aanbestedingbeleid (meestal) niet mogelijk. Woningbouwvereniging Bergopwaarts selecteert de partij(en) die zal/zullen deelnemen in het bouwteamverband of co-makership in principe zonder daartoe een onderhandse meervoudige aanbesteding te houden. Woningbouwvereniging Bergopwaarts behoudt zich het recht voor om met de externe partij(en) die deelnemen aan het bouwteamverband of co-makership een intentieovereenkomst te sluiten voor de realisatie van het betreffende project. Indien gekozen wordt voor bouwteam of co-makership dient dit te allen tijde schriftelijk onderbouwd te worden. Inzichtelijk moet zijn op welke gronden is gekozen voor een afwijkende vorm van aanbesteden. Het MT neemt hierover het uiteindelijke besluit. Bij de uiteindelijke prijsstelling wordt te allen tijde een extern kostendeskundige ingeschakeld. Indien de aanbieding meer dan +X% afwijkt van het advies van de kostendeskundige wordt de aanbieding als zijnde niet-marktconform afgewezen. Het percentage X wordt vastgelegd in de intentieovereenkomst. 10.1. Bouwteam: Onder bouwteam verstaat Woningbouwvereniging Bergopwaarts de situatie dat vanaf de ontwerpfase een aannemer en/of constructeur bij het project worden betrokken.


10.2. Co-makership: Onder co-makerschip verstaat Woningbouwvereniging Bergopwaarts de situatie dat in de ontwerpfase meerdere (externe) partijen (aannemers, constructeurs, etc.) bij het project worden betrokken, zonder dat er sprake is van hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende partijen. 10.3. Europese aanbesteding Indien Woningbouwvereniging Bergopwaarts op basis van bijvoorbeeld PPS een project ontwikkelt en/of realiseert, of wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een project dat met subsidie van een hogere overheid gerealiseerd zal worden, blijft haar inkoopbeleid in principe buiten beschouwing. In dat geval zal immers in de regel het Europese aanbestedingsrecht of het inkoopbeleid van de overheidsinstelling in beginsel moeten worden gevolgd.

11. Evaluatiecyclus Beoordeling van aannemers en andere leveranciers gebeurt op basis van afgeronde en geëvalueerde projecten of jaarlijks op basis van de afgesproken en geleverde prestaties. De evaluatie vindt, volgens een vast format, plaats door de projectleider / verantwoordelijke medewerker van Woningbouwvereniging Bergopwaarts en omvat in ieder geval de volgende onderdelen: - Kwaliteit van offertes; - Actualiteit van het contract (specifiek bij overige leveranciers); - Kwaliteit van het werk en de producten; - Nazorg; - Nakomen van afspraken; - Nakomen van planning; - Communicatie met Woningbouwvereniging Bergopwaarts; - Communicatie met bewoners / klantvriendelijkheid; - Proactiviteit bij het oplossen van problemen - Facturering Met leveranciers die onder de maat scoren vinden gesprekken plaats en worden verbeterafspraken gemaakt. Leveranciers krijgen in principe een tweede kans om in te schrijven op nieuw werk en zich te verbeteren. De gemaakte verbeterafspraken worden met de leverancier na afloop geëvalueerd. Bij uitblijven van verbetering wordt afscheid genomen van een leverancier. Dit gebeurt schriftelijk en gemotiveerd. 12. Inkoopvoorwaarden In 2010 stelt Woningbouwvereniging Bergopwaarts algemene inkoopvoorwaarden op. 13. Slotbepaling Het inkoopbeleid wordt ieder jaar in het vierde kwartaal geëvalueerd.


Bijlage Overzicht gemeenten inkoopgebied Woningbouwvereniging Bergopwaarts (artikel 6.3, regionaal inkopen)

A Asten

B Bergeijk Bergen Bernheze Best Best Bladel Boekel Boxmeer Boxtel

C Cranendonck Cuijck

D Deurne

E Eersel Eindhoven

G Geldrop-Mierlo Gemert-Bakel Gennep Grave

H Haaren Heeze-Leende Helmond ‘s-Hertogenbosch Hilvarenbeek Horst a/d Maas

L Laarbeek Landerd Leudal

M Mill en St. Hubert

N Nederweert Nuenen c.a.

O Oirschot Oisterwijk Oss-Maasdonk

P Peel en Maas

S Schijndel Someren Son & Breugel Sint Michielsgestel Sint Oedenrode

U Uden

V Valkenswaard Veghel Veldhoven Venray Vught

W Waalre Weert

Inkoopbeleid Woningbouwvereniging Bergopwaarts 7-januari 2011 p 10

Inkoopbeleid Woningbouwvereniging Bergopwaarts 7-januari 2011 p 11

INKOOPBELEID WONINGBOUWVERENIGING BERGOPWAARTS

Recommend Documents