IMPLEMENTASI PENGUKURAN KEY PERFOMANCE INDICATORS DI UNIT KERJA FAKULTAS ILMU KOMPUTER BERBASIS WEB

D-67

IMPLEMENTASI PENGUKURAN KEY PERFOMANCE INDICATORS DI UNIT KERJA FAKULTAS ILMU KOMPUTER BERBASIS WEB Apriansyah Putra1, Wanda Listyaningsih2

1) Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya, Palembang email: [email protected], [email protected] Abstrak– Program Studi Sistem Informasi merupakan salah satu unit kerja yang ada di Fakultas Ilmu Komputer, dalam operasionalnya Program Studi Sistem Informasi di pimpin oleh ketua program studi, salah satu tugas utama seorang ketua program studi adalah membuat perencanaan kegiatan yang terkait tridharma perguruan tinggi di lingkungan program studi khususnya, berkaitan dengan hal tersebut baik itu program studi itu sendiri maupun pimpinan kesulitan dalam melihat ketercapaian perencanaan kegiatan tersebut karena rekaman data sebelumnya yang kemudian dijadikan dasar ketercapaian tidak terekam dengan baik hal ini menyebabkan kegiatan yang dilaksanakan tidak dapat diukur peningkatannya. Karena hal tersebut perlu dibuat sistem yang dapat mengukur kinerja dan sekaligus dapat merekam ketercapaian tahun-tahun sebelumnya, untuk membangun sistem KPI yang baik perlu menggunakan metode pengukuran performance measurement systems (IPMS), metode pengukuran kinerja yang merumuskan identifikasi Key Performance Indicator (KPI) berdasarkan kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan di dalamnya (stakeholder). System ini dibangun dengan menggunakan teknologi basisdata MySql dan dengan bahasa pemrograman PHP. Kata Kunci:KPI, IPMS, MySql, PHP

I. PENDAHULUAN Menjadi Perguruan Tinggi yang berkualitas bukan hanya menjadi mimpi dan dimimpikan, tetapi cita-cita luhur ini harus diupayakan dengan langkah-langkah sistematik dalam mempersiapkan seluruh elemen perguruan tinggi untuk memberikan kontribusi terbaik. Program kerja tahunan yang disusun berdasarkan Rentra Perguruan Tinggi, harus menjadi kesepakatan semua unsur Perguruan Tinggi. Program kerja dapat menjadi sebuah kerangka yang memberikan arah agar menjadi Perguruan Tinggi yang berkualitas. Key Performance Indikator merupakan sebagai bagian dari program kerja yang merupakan alat ukur untuk melihat seberapa jauh tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai (Arini T.Soemohadiwidjojo,2015) Dengan KPI yang diturunkan dari Visi-Misi dan Renstra serta tersusun dengan baik akan memudah bagian penjaminan mutu

dalam melakukan Monevin. Pengukuran dapat dilakukan dalam semua tingkatan dalam perguruan tinggi, mulai dari Rektor, Dekan, Jurusan, Bagian Administrasi dan dosen. Untuk mendukung dalam pendifinisian program kerja dari Unit kerja perlu suatu mekanisme audit dan sistem dokumentasi data yang baik (Apriansyah,2015). Begitupula (Musdalifah dan Apriansyah, 2010) menyatakan bahwa sistem informasi menyediakan informasi data yang dibutuhkan dan ditampilkan secara terstruktur dan sistematis. Fakultas Ilmu Komputer merupakan salah satu fakultas yang ada di Universitas Sriwijaya dalam upayanya untuk meningkatkan pelayanan sehingga proses pengelolaan akademik dari tingkat top sampai dengan unit kerja selaras dengan apa yang ada dalam rencana strategis dari institusi, perlu melakukan suatu bentuk penentuan indikator kerja mulai dari tingkat institusi, Unit kerja atau bahkan sampai ketingkat individu yang terlibat dalam institusi. Karena selama ini belum dilakukannya proses-proses pengukuran indikator kinerja tersebut sehingga pihak institusi kesulitan dalam pengukuran ketercapaian dari rencana strategi yang di turunkan sampai dengan unit kerja. Maka ini menjadi permasalahan sehingga perlu di bangunnya suatu sistem “Pengukuran Capaian KPI di Unit Kerja Fakultas Ilmu Komputer”. Pembuatan KPI mengacu dari perspectives in academic scorecard, yang menurut (Niel F.O. Harold,1999) terdiri dari empat perspektif, yaitu: Academic Management Perspective How do we look to our University Leadership? Budget performance, school operations, management/ leadership Stakeholder Perspective How do stakeholder see us ? Academic program, student-centeredness, quality faculty, value for money, alumni/ employee satisfaction Internal Business Pespective What must We excel at ? Faculty productivity, staff productivity, recruitment/advisement, maintain responsibility to community Innovation and Learning Perpective Can we continue to improve academic, management, stakeholder, and internal business perspective ?

D-68

quality of degree program, student learning, quality of student, keep talented faculty, education innovation, faculty /staff development II. METODOLOGI PENELITIAN

2.1 Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini direncanakan dilakukan selama 10 bulan dimulai pada bulan Februari – November 2016 di Unit Kerja Khususnya Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer dan analisis data dilakukan di Laboratorium Basis Data Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya. 2.2 Teknik Pengumpulan Data Jenis Data Jenis data yang dikumpulkan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan peneliti secara langsung dari objek yang diteliti dan data sekunder adalah data yang dikumpulkan melalui referensi pembacaan buku-buku yang berkaitan erat dengan kajian masalah yang diteliti. Sumber Data Sumber data diperoleh dari sekumpulan data dari Unit Kerja Khususnya Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya. Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini adalah : Metode Observasi Dalam hal ini yang akan dilakukan adalah melihat serta mempelajari permasalahan yang ada di Unit Kerja Khususnya Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya yang erat kaitannya dengan objek yang diteliti yaitu segala informasi yang berkaitan dengan penjaminan mutu program studi di Universitas Sriwijaya. Metode Wawancara Pengumpulan data melalui tanya jawab langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan erat dengan permasalahan yang diteliti. Dalam penelitian penelitian ini wawancara dilakukan dengan Staf dan Pimpinan di Unit Kerja Khususnya Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya. Dokumentasi Selain wawancara dan observasi di dalam penulisan penelitian ini juga dilakukan pengumpulan data-data organisasi yang diperlukan. Metode Studi Pustaka Metode yang dilakukan adalah dengan cara mencari bahan yang mendukung dalam pendefinisian masalah melalui buku-buku, internet, yang erat kaitannya dengan objek permasalahan. Deskripsi Data

Data yang digunakan adalah data-data dokumen program kerja Unit Kerja Khususnya Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya yang meliputi dokumen Renstra dan program kerja program studi. III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Tujuan Proyek Tujuan utama dari proyek ini adalah mengukur kinerja untuk menilai kemajuan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, sekaligus sebagai referensi dalam meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan akuntabilitas berdasarkan Key Perfomance Indicators. Selama ini proses pengelolaan data operasionalnya masih belum optimal. Penyusunan dan pengisian data masih menggunakan lembaran data pengisian/borang, pengelolaan data dan pendistribusiannya masih bersifat manual, sistem tidak saling terintegrasi, kurang akuratnya penghitungan data, sering terjadi data yang tidak valid atau tidak sesuai dengan kebenaran yang ada, sulitnya melakukan monitoring, serta sulitnya merekap hasil penilaian kinerja karena penumpukan formulir penilaian yang sangat banyakjumlahnya. Dengan adanya penerapan Indikator Kinerja Utama (IKU) berbasis web diharapkan dapat membantu dosen/staf, kajur serta dekan dalam optimalisasi pencapaian tujuan dan sasaran Program Studi Sistem Informasi dengan cepat dan tepat sehingga dapat mempermudah dan mempercepat bisnis proses organisasi, pemantauan dan penilaian unit kerja jurusan sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan secara efektif dan akurat serta mengurangi human error. Tabel 3.1 business goal dan project goal yang diharapkan dapat tercapai dengan dilaksanakannya proyek ini. Dalam tabel 6.1, business goal ditujukan untuk bagian eksekutif atau para pimpinan, sedangkan project goal ditujukan untuk penggunaan sistem sehari-hari. Tabel Tujuan Proyek Business Goal Project Goal

D-69

1.Sistem pengukuran kinerja di unit jurusan terkelola dengan baik.

2. Sistem yang dapat membantu proses pembuatan rekapitulasi dari hasil penilaian kinerja dan membantu mengambil keputusan untuk mengambil langkah demi kemajuan jurusan dan peningkatan kualitas dosen/staf.

1. Membangun sebuah sistem informasi dalam mengukur kinerja seluruh unit dalam basis data yang terintegrasi. 2. Memudahkan dosen/staf dalam melaporkan hasil pekerjaannya secara periodik sesuai sasaran kerja yang telahdirencanakan. 3. Penilaian kinerja lebih objektif karena berdasarkan data yangreal. 4. Dapat melihat perkembangan kinerja program studi yang mengacu kepada standar akreditasi. 1. Membantu menghilangkan permasalahan saat mengelola hasil rekapitulasi. 2. Sistem mampu memberikan laporan yang akurat.

3.2 Gambaran Proyek Proyek sistem informasi pengukuran Key Perfomance Indicators berbasis web adalah sebuah sistem yang berfungsi untuk menilai kemajuan atas pencapaian tujuan dan sasaran Program Studi Sistem Informasi. Proyek ini dilaksanakan dengan melakukan

pengumpulan data yang berkaitan dengan penetapan visi dan misi, sasaran strategi dan rencana kerja dari pihak jurusan kepada fakultas. Pengembangan sistem ini dimulai dengan wawancara langsung pada Ketua Program Studi Sistem Informasi untuk mengetahui indikator apa saja dalam pengukuran kinerja di unit jurusan serta mempelajari bentuk laporan-laporan yang akan dihasilkan oleh sistem. Selanjutnya, dengan menggunakan Metode FAST, penulis melakukan analisis dan perancangan sistem serta melakukan penerapan sistem. Output dari proyek ini adalah sistem informasi dari hasil pengukuran Key Performance Indicators (KPI) berbasis web pada unit kerja Program Studi Sistem Informasi. 3.3 Pernyataan Masalah dan Kesempatan 3.3.1 Pernyataan Masalah Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat dalam pengukuran indicator kinerja, penulis melakukan kategorisasi permasalahanpermasalahan tersebut berdasarkan rangkaian kerja (framework) PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service) Masalah

Penjelasan

Performance.

Proses pengukuran indikator kinerja Jurusan Sistem Informasi belum efektif

Information

Belum adanya suatu sistem yang terintegrasi sehingga semua proses tidak dapat dilihat progress nya serta masih bersifatmanual Biaya lebih yang digunakan untuk mencetak formulir penilaian kinerja yang masih berbentuk print out.

Economic

Efficiency

1. Proses

perencanaan program kerja, pemantauan, dan penilaian masih bergantung dengan keberadaan pimpinan yangbersangkutan. 2. Penilaian kinerja yang kurang objektif dan tidak transparan, data tidak valid atau tidak sesuai dengan kebenaran yangada.

D-70

Service

Sistem pengelolaan masih menggunakan paper based sehingga menyulitkan dalam pengelolaan dan pembuatan laporan.

TANGGAL PENYUSUNAN : 17 Maret 2016

3.3.2 Kesempatan Kelebihan dari sistem yang akan dikembangkan adalah :

1. Mempermudah admin mengentri indikator 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

KPI, merekap serta memberikan klausa pengguna sistem. Staff dapat melaporkan hasil pekerjaan secara periodik sesuai sasaran kerja yang telah direncanakan secaraonline. Kajur dapat memvalidasi KPI yang sudah tercapai oleh masing-masing unit. Dapat melakukan monitoring perkembangan dan tingkat kemajuan kinerja unit jurusan, dan bisa memberikan perbaikan untuk kedepannya. Dalam proses perhitungan penilaian kinerja, tidak perlu lagi menghitung secara manual hasil nilai kinerja seluruh unit di jurusan. Hasil nilai perhitungan penilaian kinerja dapat diperoleh secara cepat danakurat. Data disimpan dalam database, sehingga memudahkan dalam pemprosesan pengolahandata. Pembuatan laporan akhir dari rekapitulasi kinerja dilakukan secara automatis.

3.3.3 Tabel Pernyataan Masalah Masalah yang sudah dikemukakan dituangkan ke dalam tabel berikut ini :

dapat

Tabel Pernyataan Masalah PROYEK: Implementasi Pengukuran Key Perfomance Indicators di Unit Kerja Fakultas Ilmu Komputer berbasis web. DISUSUN OLEH : Wanda Listyaningsih

PENYESUAIAN TERAKHIR OLEH: Apriansyah Putra TANGGAL PENYESUA IAN TERAKHIR : 24 April 2016

1

2

Pernyataan Singkat dari Masalah a t a u P e l u a n g Proses perencanaan progam kerja, pemantauan, dan penilaian masih bergantung dengan keberadaan masing-masing unit. Waktu yang lama dalam pengumpulan formulir penilaian kinerja dosen/staf ke bagian Kajur

Solusi yang Ditawarkan

Membuat sistem yang terkompute

Pengembangan sistem informasi yang terintegrasi yang tidak dibatasi oleh jarak, tempat dan waktu yang terkelola dengan baik sehingga proses pengelolaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

D-71

3

Pengukuran indikator kinerja yang kurang objektif dan tidak transparan, data tidak valid atau tidak sesuai dengan kebenaran yang ada

Pengembangan sistem informasi yang mampu melakukan penilaian berdasarkan pencapaian kinerja setiap pegawai berdasarkan data yang real.

4

Sulit memonitoring perkembangan dan tingkat kemajuan kinerja masing-masing unit setiap saat.

Kinerja masingmasing unit yang mampu menampilkan dashboard dan grafik pencapaian tujuan secara periodic.

Kesulitan dalam memvalidasi hasil KPI oleh Kajur dari divisi bawah dan merekapitulasi hasil kinerja dosen.

Implementasi KPI yang saling terintegrasi yang dapat merekap hasil penilaian dan pembuatan laporan akhir tercapainya sasaran dan tujuan dari jurusan.

5

3.3.4 Hambatan Proyek Business Constraints Berikut adalah business constraints yang ada : a. Sistem akan dibangun menggunakan metodologi FAST b. Sistem yang akan dikembangkan didalamnya terdapat indikator yang sesuai dengan aspek Tri Dharma Perguruan Tinggi dan Rencana Bisnis Anggaran dengan pendekatan metode IPMS c. Sistem dapat meningkatkan nilai Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya d. Sistem yang dibangun harus memenuhi technology constrains yang ada. Technology Constraints Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh sistem: a. Sistem harus mudah dimengerti dan mudah

dipakai oleh semua user. b. Sistem akan dibangun sebagai web application dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. c. Sistem yang akan dibangun menggunakan aplikasi browser untuk aksesnya karena sistem berbasis web. Sebagai tempat penyimpanan data, akan digunakan basis data sebagai media penyimpanannya, yaitu MYSQL yang berjalan pada sistem operasi yangada. Sistem yang dibangun dapat diakses dengan jaringan intranet perusahaan, jaringan LAN internet, modem, atau internet speedy sebagai alat penghubung secara real time 24 jam. 3.4 Analisis Masalah Yang dilakukan pada tahap ini adalah analisa secara mendalam mengenai sistem yang sudah ada, bertujuan untuk mempelajari dan memahami business process dari sistem yang ada dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisaan awal. Dengan memahami proses bisnis dan problem domain dari sistem yang ada, maka dihasilkan suatu system improvement yang meliputi problems, opportunities, dan directives dari sistem yang ada, serta batasan dalam pengembangan sistem yang baru.

1. Domain Permasalahan (Problem Domain) Untuk memperbaiki suatu sistem yang ada saat ini perlu dilakukan pemahaman terhadap masalah yang terjadi pada sistem yang sudah ada saat ini, berikut ini adalah analisa data, processes, dan interfaces yang dilakukan terhadap sistem yang lama :

-

DATA Data KPI dari Jurusan Sistem Informasi meliputi data visi misi, target, strategi, aktivitas kinerja masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang kemudian harus dicetak dalam bentuk paper-based agar dapat dinilai kemudian disahkan oleh Kajur yang mengakibatkan terjadi penumpukan data, dan kehilangan data. Permasalahan yang muncul pada pengumpulan data memerlukan waktu yang cukup lama, data-data tidak saling terintegrasi, kurang akuratnya penghitungan data, serta sulit untuk

D-72

merekap hasil penilaian dan membuat laporan akhir kinerja unit jurusan.

-

-

PROCESSES Proses pengelolaan KPI yang dilakukan saat ini pada Jurusan Sistem Informasi meliputi pengelolaan data perencanaan program kerja, pengelolaan data realisasi kerja, pengelolaan data pengukuran kinerja, pengelolaan laporan hasil penilaian kinerja. Semua proses tersebut masih belum terintegrasi INTERFACES Pengguna sistem ini terdiri dari dosen, kajur dan dekan. Interface yang digunakan masih berupa paper interface yang meliputi perencanaan program kerja yang masih bersifat manual yang harus di input kembali ke Microsoft Excel, lembar formulir penilaian kinerja, pelaporan dari hasil penilaian kinerja yang dilakukan berupa print out dari rekapitulasi yang dilakukan dengan menggunakan paper based.

Pada gambar di atas menjelaskan tentang sulitnya memonitoring perkembangan dan pencapaian nilai akreditasi prodi. Dekan sebagai pimpinan sulit untuk melihat sejauh mana perkembangan serta pencapaian yang telah dilakukan. c. Ishikawa diagram permasalahan : Kajur sulit memverifikasi KPI dan melihat hasil kinerja prodi

2. Analisis Keputusan Permasalahan dan kekurangan dari sistem yang berjalan diperusahaan saat ini dapat dijelaskan secara lebih detail dari penggambaran diagram ishikawa berikut : a. Ishikawa diagram untuk permasalahan : Sulitnya menerjemahkan kegiatan yang sesuai dengan sasaran dan tujuan

Pada gambar di atas menjelaskan tentang kajur kesulitan memverifikasi KPI dan melihat rekapitulasi kinerja dari unit bawah karena harus merekap borang masing-masing bawahan yang jumlahnya sangat banyak dan rentan terhadap kesalahan dan kehilangan data. Dapat disimpulkan dari tiga masalah pada gambar diatas:

a.

b. Pada gambar di atas menjelaskan tentang permasalahan sulitnya menerjemahkan kegiatan yang sesuai dengan sasaran dan tujuan. Hasil pengukuran nilai KPI harus dikeluarkan secara otomatis sesuai dengan kategori. b. Ishikawa diagram untuk permasalahan : Dekan sulit memonitoring perkembangan dan pencapaian nilai akreditasi prodi.

c.

d.

Diperlukan suatu sistem pengelolaan data yang terkomputerisasi dan terintegrasi yang tersimpan dalam database sehingga semua proses dapat dilakukan dalamsistem. Diperlukan suatu sistem yang mampu melakukan penilaian berdasarkan data realisasi pencapaian kinerja berdasarkan data yangreal. Diperlukan suatu sistem online yang terintegrasi yang tidak dibatasi oleh jarak, tempat dan waktu yang terkelola dengan baik sehingga proses penilaian dapat dilakukan secara efektif danefisien. Diperlukan sebuah sistem yang mampu menampilkan dashboard dan grafik pencapaian realisasi kinerja unit kerja jurusan secaraperiodik.

D-73

e.

Diperlukan sebuah sistem dapat melakukan pengelolaan kinerja prodi yang telah terkomputerisasi dalam sebuah database yang terintegrasi dan dapat merekap hasil penilaian dan pembuatan laporan akhir yang dapat dilihat pimpinan fakultas secaraotomatis. Berdasarkan kesimpulan diagram ishikawa di atas, maka permasalahan- permasalahan tersebut dapat dijelaskan lebih detail pada tabel Cause and Effect Analysis yang dibuat berdasarkan domain permasalahan dari sistem yang ada, sehingga dapat ditemukan inti permasalahan yang sesungguhnya dan solusi yang sesuai untuk masing-masing permasalahan tersebut.

Jenis masalah Kinerja (perfomance)

Informasi (information)

Problem and opportunities sebenarnya sudah diidentifikasi lebih awal pada scope definition, namun permasalahan awal tersebut kemungkinan hanya merupakan gejala (symptoms) dari permasalahan yang sesungguhnya. Untuk menganalisa permasalahan awal tersebut digunakan cause and effect analysis sehingga dapat ditemukan inti permasalahan yang sesungguhnya dan juga solusi yang sesuai untuk masing-masing permasalahan yangada. 3.5 Analisis Kebutuhan Kebutuhan fungsional yang harus ada didalam sistem yang akan dikembangkan adalah sebagai berikut :

1.

2.

3.

Sistem yang akan dikembangkan harus dapat melakukan proses pengukuran kinerja di Unit Jurusan Sistem Informasi yang indikator pengukuran nya mengacu kepada Tri Dharma Perguruan Tinggi Sistem yang akan dikembangkan harus dapat mengelolah proses pelaporan realisasi kinerjadari unit bawah Sistem yang akan dikembangkan harus dapat menghasilkan keluaran data KPI yang sesuai dengan kategorinya sehingga proses pembuatan laporan hasil penilaian secaraterkomputerisasi.

1. Kebutuhan Nonfungsional Kebutuhan Nonfungsional Klasifikasi Kerangka Kerja PIECES

Ekonomis (economic)

Pengontrolan sistem (control)

Penjelasan Sistem diharapkan dapat mempersingkat waktu dan mempercepat proses pengukuran hasil nilai kinerja prodi ● Adanya integrasi data untuk semua data dalam pengukuran KPI . Data disimpan dalam basis data sehingga pemanggilan dan pemrosesan data menjadi lebih mudah dan meminimalisasi terjadinya humanerror. ● Mencegah terjadinya redudansi data, terutama dalam pembuatanlaporan . Sistem diharapkan menghemat biaya dari banyaknya penggunaan kertas / formulir dan operasional lain yang selama ini terjadi. ● Sistem dapat meningkatkan keamanan terhadap data-data dengan membatasi pengaksesan bagi pihak-pihak yang tidak berkepentingan ● Sistem bersifat reliable artinya memiliki back updata

D-74

● Efiensi Sistem (Efiency)

●

Pelayanan Sistem (Service)

Sistem diharapkan dapat dengan cepat dan mudah dalam melakukan pengukuran KPI serta integrasi sistem dapat mengefesiensikan pada semua bidang. Sistem diharapkan dapat mempersingkat waktu dalam merekapitulasi dan pembuatan laporan hasil penilaian kinerja prodi.

●

●

●

3.6 Perancangan Logika

Sistem diharapkan memberikan tampilan yang lebih mudah dipahami sehingga memudahkan penggunanya untuk menggunakan sistemini. Sistem diharapkan dapat mempermudah proses pemantauan tingkat kemajuan kinerja di Unit Jurusan Sistem Informasi Sistem diharapkan dapat menghasilkan informasi yang akurat untuk mempermudah Pimpinan dalam mengambil suatu kebijakan dankeputusan.

Perancangan logika terdiri dari pemodelan data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dan pemodelan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD). 3.6.1 Pemodelan Data

Pemodelan data adalah cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Model ini dapat menunjukkan tempat, orang atau benda dimana data diambil dan hubungan antar data tersebut. Pada tugas akhir ini pemodelan data digambarkan menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram). Pada gambar berikut ini adalah ERD dari proses pengukuran kinerja berdasarkan Key Perfomance Indicators di unit Jurusan Sistem Informasi.

Gambar Entity Relationship Diagram Sistem Baru ERD pengembangan sistem ini, yaitu : 1. Entitas user berisi data pengguna sistem yang terdiri dari atribut id_user password dan akses. 2. Entitas KPI berisikan data-data KPI dengan atribut id_kpi, id_kategori, bobot dan nama. 3. Entitas kategori berisikan kategori dari KPI dengan atribut id_kategori, nama dan bobot. 4. Entitas berkas_realisasi berisikan hasil pencapaian terhadap KPI dengan atribut

D-75

id_berkas_realisasi, id_staff, keterangan, id_kategori, tahun, semester, tanggal. 5. Entitas staff berisikan id_user, id_staff dan nama_staff. 6. Entitas nilai_kpi berisikan id_nilai_kpi, semester, tahun, id_kpi, baseline, target, realisasi.

hasil penilaian kinerjanya. Dekan akan login untuk melihat laporan realisasi kinerja prodi. DFD Level 1 (Sistem Baru)

3.6.2.1 Pemodelan Proses Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu. Pada penelitian ini pemodelan proses untuk sistem baru akan digambarkan dengan DFD (Data Flow Diagram). Berikut adalah DFD dari sistem yang akan dibangun. Gambar 6.3 DFD Level 1 Sistem Baru

Diagram Level 0

Pada gambar terdapat 4 proses utama yang dilakukan oleh sistem, yaitu : ●

●

● Gambar DFD Level 0 Sistem Baru Gambar diatas menjelaskan mengenai proses pengukuran KPI berbasis web. Terdapat 4 entitas yaitu admin, staff, kajur dan dekan. Masingmasing entitas memiliki fungsi yang berbedabeda terhadap sistem. Pertama entitas admin akan melakukan login untuk menginput data KPI kemudian staff akan login untuk memulai input data realisasi kerjanya seperti data pendidikan, data penelitian, data pengabdian, data kerjasama, data keuangan dan data kepegawaian secara periodik sesuai dengan sasaran kerja. Setelah itu kajur sebagai pimpinan mengisi KPI yang akan dilaporkan kepada Dekan. Sebelum itu admin akan memverifikasi kelengkapan data KPI yang telah dinilai oleh pimpinan jurusan. Sistem akan menghitung nilai akhir KPI, staff dapat melihat

●

Proses login : Proses ini yang akan mengamankan dan membatasi user untuk menggunakan sistem sesuai dengan hak dan status yang dimiliki user. Proses kelola KPI : Proses ini mengelola data KPI prodi yang telah diinput semua data-data pendidikan, data penelitian, data pengabdian, data kerjasama, data keuangan dan data kepegawaian. Proses hitung nilai KPI : Proses ini menghitung nilai akhir dari nilai total KPI prodi. Proses cetak laporan : Proses ini mengelola hasil penilaian kinerja prodi menjadi suatu laporan baik dalam bentuk grafik, dashboard, dsb.

3.7 Perancangan Sistem 1. Physical Data Flow Diagram Perancangan sistem yang akan dibangun digambarkan melalui Physical Data Flow Diagram (PDFD). Data Flow Diagram yang telah dibuat sebelumnya ditransformasikan menjadi Physical Data Flow Diagram(PDFD). PDFD akan menggambarkan/memodelkan technical dan human design decisions dari implementasi sistem. Physical Data Flow Diagram yang akan digambarkan pada DFD

D-76

level 2 karena semua proses telah terperinci dengan jelas. PDFD Level 2 Proses Kelola KPI

database. Perangkat keras yang digunakan untuk klien dan server adalah Personal Computer (PC) dengan spesifikasi PC server yang lebih tinggi dibandingkan PC klien karena PC sever bekerja lebih banyak melayani permintaan dari sisi klien.

Gambar PDFD Level 2 Proses Kelola KPI Gambar diatas merupakan transformasi dari Data Flow Diagram Level 2-Proses Kelola KPI yang telah digambarkan pada Bab sebelumnya. (Halaman 58) Pada PDFD tersebut menjelaskan alir data bagaimana mengelola KPI ke sistem. PDFD Level 2 Proses Hitung Bobot KPI

Gambar Arsitektur Sistem Arsitektur sistem ini dikembangkan dengan berbasis web. Di sini digambarkan bagaimana user mengakses sistem melalui web browser. Web Browser di sisi client mengirim request ke server kemudian server meneruskan permintaan ke database apabila permintaan tersebut membutuhkan data dari database, yang kemudian hasilnya dikirim ke server dan diteruskan ke komputer client berupa file HTML atau PHP. 3.

Skema Database Berikut ini adalah skema database yang diperoleh dari hasil proses pemetaan dari ERD. Dapat dilihat pada berikut.

Gambar PDFD Level 2 Proses Hitung Bobot KPI Gambar diatas merupakan transformasi dari Data Flow Diagram Level 2–Proses Hitung Bobot KPI yang telah digambarkan pada Bab sebelumnya. (Halaman 59) Pada PDFD diatas menjelaskan alir data yang dilakukan sistem pada saat menghitung total nilai KPI yang sudah diinputkan. 2. Arsitektur Sistem Perancangan arsitektur bertujuan untuk menentukan komponen perangkat lunak yang akan diinstalkan ke perangkat keras yang tersedia. Pada sisi klien, diinstal web browser seperti mozilla firefrox, internet explorer, google chrome dan lain-lain sedangkan pada sisi server diinstal web server yang dapat mengakses

Gambar Skema Database IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Halaman Login

D-77

perlunya dilakukan perawatan (maintenance) terhadap peralatan sistem, software dan perangkat elektronik pendukung lainnya secara berkala untuk menghindari terjadinya kerusakan pada aplikasi tersebut; dan sistem dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan program studi.

DAFTAR REFERENSI Al

Menu Administrasi

Bentuk Interface Laporan KPI Program Studi

V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat ditarik oleh penulis setelah selesainya pengembangan sistem ini sistem lain: Sistem ini membantu mempermudah melakukan inventaris dan mengukur ketercapaian perencanaan oleh program studi; sistem mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen karena sistem ini bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual; adanya sistem ini, dapat dilakukan proses upload dokumen, jika sewaktu-waktu ada penambahan terhadap dokumen di program studi; Dalam perancangan sistem ini sangat bergantung sekali dengan pendfinisian pekerjaan oleh seorang ketua program studi. 5.2 Saran Saran pengembangan lebih lanjut ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut:

Fatah, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi Publisher. Apriansyah, 2014. Sistem Audit Mutu Akademik Internal Berbasis Web pada Universitas Sriwijaya.Prosiding :Seminar Nasional Ilmu komputer 2014. Yogyakarta. Apriansyah, 2015. Sistem Pengarsipan Elektronik Dokumen Mutu Universitas Sriwijaya. Jurnal Generic, Vol. 10, No. 1, Maret 2015, pp. 409~420 , ISSN: 1907-4093 (print), 2087-9814 (online) Hall, C.W. 1996. The Age of Syhintesis. Resource. March 1996. Mustakini, J. H. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktik bisnis.Yogyakarta: Andi Publisher. Manetsch, P.G.W dan G.L Park. 1977. System Analysis and Simulation with Application in Economic and Social Science. Michigan State University. Musdalifa E, Apriansyah, 2010. Rancang Bangun Sistem Informasi Terintegrasi Pengolahan Administrasi Kerja Praktek dan TA dengan Menggunakan Web Service , Seminar Tingkat Jurusan, 6 november 2010 Niel F.O. Harold,1999. Designing and Implementing An Academic Scorecard Oktavita. Pengertian Optimalisasi. Tersedia : HYPERLINK "http://oktavita.com/pengertian-optimalisasi.htm" http://oktavita.com/pengertian-optimalisasi.htm . Siva. 2013. Pengertian Dokumen. [Online]. Tersedia : HYPERLINK "http://matakristal.com/pengertian-dokumen/" http://matakristal.com/pengertian-dokumen/ . [6 April 2014] Pressman, R. S. (2002). Software Engineering: A Practitioner’s Approach. (L. Harnaningrum, Trans.) Yogyakarta: Andi. Sutabri, T. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Publisher. Soemohadiwijojo, Arini.T.(2015). Panduan Praktis Menyusun KPI (Key Performance Indicator), Jakarta: Raih Asa Sukses(Penebar Swadaya Group) Witten et all, J. L. (2004). System Analysis and Design Methods. (T. P. ANDI, Trans.) Yogyakarta: Andi Publisher.