IDEP VOOR WINDOWS GEBRUIKERSHANDLEIDING

IDEP VOOR WINDOWS GEBRUIKERSHANDLEIDING

versie 2015 BE

Instituut voor de nationale rekeningen

Nationale Bank van België Externe statistieken de Berlaimontlaan 14 1000 Brussel

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Inhoudsopgave 1

2

3 4

5

6

7

INLEIDING ................................................................................................................................ 1 1.1 Belangrijke opmerkingen over het softwarepakket ................................................................. 1 1.2 Gebruik van deze handleiding ............................................................................................... 1 1.2.1 Nieuwe gebruikers ......................................................................................................... 2 1.2.2 Ervaren gebruikers ........................................................................................................ 3 1.3 Gebruikte terminologie.......................................................................................................... 4 1.3.1 Groepen die betrokken zijn bij de verzameling van de INTRASTAT-gegevens .............. 4 1.3.2 Belangrijkste gegevens in INTRASTAT-aangiften......................................................... 5 INSTALLATIE EN UPGRADE................................................................................................. 6 2.1 Installatie en upgrade als stand-alone-applicatie.................................................................... 6 2.2 Installatie in een lokaal netwerk (LAN) ................................................................................. 9 2.3 Stand-alone-installaties downloaden naar een server ............................................................ 10 2.4 Het pakket verwijderen ....................................................................................................... 10 2.5 Logbestanden ...................................................................................................................... 10 HET PAKKET STARTEN – INLOGSCHERM ..................................................................... 11 GRAFISCHE GEBRUIKERSINTERFACE (GUI)................................................................. 12 4.1 Statuscontrole ..................................................................................................................... 12 4.2 Schermelementen ................................................................................................................ 13 4.3 Werkbalk Acties.................................................................................................................. 13 4.4 Menu Venster...................................................................................................................... 14 4.5 Menu Help .......................................................................................................................... 14 4.6 Scherminstellingen .............................................................................................................. 14 4.7 Functietoetsen ..................................................................................................................... 15 4.8 Voorzieningen voor invoer en afbeelding van gegevens ....................................................... 16 4.8.1 Keuzelijsten................................................................................................................. 16 4.8.2 Veldkleuren ................................................................................................................. 16 4.8.3 Tabvolgorde ................................................................................................................ 17 4.8.4 Sortering ..................................................................................................................... 18 4.9 Notaties in de volgende hoofdstukken van deze handleiding ................................................ 19 SYSTEEM................................................................................................................................. 20 5.1 Wisselkoersen ..................................................................................................................... 20 5.1.1 Wisselkoersen aanmaken ............................................................................................. 21 5.1.2 Gebruik van wisselkoersen .......................................................................................... 22 5.2 Administratieve parameters ................................................................................................. 23 5.3 Printer selecteren ................................................................................................................. 25 5.4 Scherminstellingen .............................................................................................................. 25 5.5 Proxy Instellingen ............................................................................................................... 25 5.6 Inzamelingsadres................................................................................................................. 26 IMPORT ................................................................................................................................... 27 6.1 Formaat............................................................................................................................... 27 6.1.1 Een importformaat aanmaken ...................................................................................... 27 6.1.2 Gebruik van de functie Importeren............................................................................... 32 6.2 Multi-SIP Import. ................................................................................................................ 34 6.3 Toon Import-Log................................................................................................................. 38 GROEPEN ................................................................................................................................ 39 7.1 SIP's.................................................................................................................................... 39 7.1.1 SIP's creëren/wijzigen.................................................................................................. 39 7.1.2 Informatie van een andere SIP kopiëren ....................................................................... 41 7.2 Gebruikers .......................................................................................................................... 41 7.2.1 Gebruikers creëren / wijzigen ...................................................................................... 41 7.2.2 Soorten gebruikers ....................................................................................................... 42 7.3 Derde aangever ................................................................................................................... 43 9-jan-15

-i-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 7.4 Wijzig Actieve SIP .............................................................................................................. 44 AANGIFTEN ............................................................................................................................ 45 8.1 Proces van een aangifte ....................................................................................................... 45 8.2 Aangiften bewerken ............................................................................................................ 46 8.2.1 INTRASTAT-gegevens invoeren: inleiding ................................................................. 46 8.2.2 Hoofding creëren ......................................................................................................... 47 8.2.3 Aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen ................................................................... 48 8.2.3.1 Inleiding .................................................................................................................. 48 8.2.3.2 Handmatige invoer van aangiftelijnen ...................................................................... 49 8.2.3.3 Voorzieningen voor de handmatige invoer van aangiftelijnen ................................... 52 8.2.3.4 Gegevensinvoer met behulp van modellen ............................................................... 56 8.2.3.5 Aangiftelijnen van een andere aangifte kopiëren ...................................................... 58 8.2.3.6 Gebruik van de functie Importeren ........................................................................... 58 8.2.4 Multi-SIP Import ......................................................................................................... 62 8.2.5 Aangiftegegevens wijzigen, wissen of raadplegen ........................................................ 62 8.2.5.1 Hoofding ................................................................................................................. 63 8.2.5.2 Aangiftelijnen .......................................................................................................... 63 8.2.5.3 Overzicht Totalen per referentienummer .................................................................. 63 8.2.5.4 Overzicht fouten ...................................................................................................... 64 8.2.6 Bewaar een aangiftelijn als lijnmodel. .......................................................................... 66 8.2.7 Vervangende aangiften ................................................................................................ 66 8.3 Intern gebruik aangiften ...................................................................................................... 67 8.3.1 Formaat intern gebruik ................................................................................................ 68 8.3.2 Afdrukken intern gebruik............................................................................................. 68 8.3.3 Intern gebruik op disk .................................................................................................. 68 8.4 INTRASTAT-output ........................................................................................................... 69 8.4.1 Aangiften goedkeuren / goedkeuring annuleren............................................................ 69 8.4.2 Geaggregeerde gegevens ............................................................................................. 70 8.4.3 INTRASTAT output genereren .................................................................................... 72 8.4.3.1 OneGate .................................................................................................................. 73 8.4.4 INTRASTAT-output / Alle SIP's (alleen indien er meerdere SIP's gedefinieerd zijn) .... 76 8.5 Log verzending ................................................................................................................... 77 8.6 Overzicht aangiften ............................................................................................................. 78 8.7 Verslag ............................................................................................................................... 79 8.8 Einde .................................................................................................................................. 81 9 SIP-INFO .................................................................................................................................. 82 9.1 Rekenfactoren nettomassa ................................................................................................... 82 9.1.1 Rekenfactoren netto massa aanmaken .......................................................................... 83 9.1.2 Gebruik van rekenfactoren nettomassa ......................................................................... 84 9.2 Lijnmodellen ....................................................................................................................... 86 9.2.1 Lijnmodellen aanmaken............................................................................................... 87 9.2.2 Gebruik van lijnmodellen ............................................................................................ 88 9.3 SIP-goederencodes .............................................................................................................. 88 9.3.1 SIP-goederencodes aanmaken ...................................................................................... 89 9.3.2 Gebruik van SIP-goederencodes .................................................................................. 90 9.3.3 Validatie van de geldigheid van goederencodes. .......................................................... 91 9.4 Minimum / maximum bereik per GN8-code. ....................................................................... 92 9.4.1 Het Min./Max. bereik per GN8-code instellen. ............................................................. 92 9.5 SIP-informatie kopiëren ...................................................................................................... 93 10 SYSTEEMBEHEER ............................................................................................................. 94 10.1 Onderhoud Aangiften .......................................................................................................... 94 10.1.1 Op schijf archiveren .................................................................................................... 94 10.1.2 Dearchiveren ............................................................................................................... 96 10.1.3 Hoofdingen wissen ...................................................................................................... 97 10.2 Back-up IDEPDATA .......................................................................................................... 98 8

9-jan-15

-ii-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9

Terugplaatsen Back-up ........................................................................................................ 99 Opruiming Database.......................................................................................................... 100 Overname lokale installatie ............................................................................................... 100 Log overname ................................................................................................................... 101 Check voor upgrades ......................................................................................................... 102 Installeer extra's ................................................................................................................ 103 Taal verwijderen ............................................................................................................... 103 11 GN8 ..................................................................................................................................... 104 12 IDEP/GN8 in een LAN-omgeving met verschillende gebruikers ....................................... 105 12.1 Inleiding............................................................................................................................ 105 12.2 Functies die alleen toegankelijk zijn wanneer één gebruiker is ingelogd............................. 105 12.3 Functies die voor één gebruiker tegelijk toegankelijk zijn .................................................. 106 12.4 Informatie die voor verschillende gebruikers tegelijk toegankelijk is ................................. 107 13 Diagnostics. ......................................................................................................................... 108 13.1 Inleiding............................................................................................................................ 108 13.2 IdepTest starten ................................................................................................................. 108 13.3 Opties ............................................................................................................................... 108 13.4 IDEP Helpdesk ................................................................................................................. 109

Windows is a registered trademark of Microsoft Corporation. Other brand and product names are trademarks or registered trademarks of the respective holders.

9-jan-15

-iii-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 1 INLEIDING 1.1 Belangrijke opmerkingen over het softwarepakket Het softwarepakket IDEP/GN8 (INTRASTAT Data Entry Package / Gecombineerde nomenclatuur 8-cijferniveau) is ontwikkeld om de statistische informatieplichtigen (SIP's) te helpen bij de opstelling van statistische aangiften ten behoeve van de bevoegde nationale administratie (BNA) van hun land. De belangrijkste functies van het pakket zijn de invoer en validering van deze gegevens. Een extra functie is de import (en validering) van gegevens uit bestaande informatiesystemen van een bedrijf. Het pakket converteert deze gegevens in het officiële, door de BNA van de gebruiker geaccepteerde formaat. Het pakket IDEP/GN8 kan ook worden gebruikt door derde aangevers die de statistische aangiften voor diverse SIP's (aangevers) verzorgen. In het pakket zijn verscheidene functies opgenomen die het maken van de aangifte vereenvoudigen, zoals keuzelijsten, standaardwaarden en berekeningen. Het biedt extra functies voor het gebruik van de GN8-goederencodes. De uiteindelijke output van de aangiften kan in OneGate (Collectetool van de NBB) worden opgeladen. Als officiële INTRASTAT-output genereert het pakket een outputbestand in de XML-formaat, overeenkomstig de voorschriften van OneGate. 1.2 Gebruik van deze handleiding Deze handleiding volgt grotendeels de menustructuur van het pakket. Dit betekent dat de hoofdstukken van de handleiding corresponderen met de menuopties van het pakket. In dit hoofdstuk krijgt u aanwijzingen over de volgorde waarin de hoofdstukken van de handleiding het best kunnen worden gelezen, afhankelijk van uw ervaring met en gebruik van het pakket.

9-jan-15

-1-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 1.2.1 Nieuwe gebruikers

De volgende hoofdstukken en paragrafen zijn essentieel om de basisbeginselen van het pakket te begrijpen. Hoofdstuk 1 - Inleiding betreffende het gebruik en de terminologie van het pakket. De gebruiker moet het pakket starten en vervolgens de paragrafen in de aangegeven volgorde doornemen ("optionele" paragrafen zijn niet essentieel voor het gebruik van het pakket). Hoofdstuk 2 - Installatie en upgrade Hoofdstuk 3 - Het pakket starten – inlogscherm Hoofdstuk 4 – Grafische gebruikersinterface (GUI) Hoofdstuk 7 - Groepen 7.1 SIP's (aangifteplichtige ondernemingen)

Opgelet, pas nadat u minstens 1 SIP (aangever) heeft gedefinieerd in uw pakket, kan u alle functies van IDEP gebruiken. Voor u kan beginnen met het maken van een aangifte dient u eerst een SIP te creëren! 7.3 Derde aangever (optioneel) 7.4 Wijzig Actieve SIP (optioneel – alleen bij meer dan één SIP) Hoofdstuk 5 – Systeem 5.5 Proxy instellingen

Hoofdstuk 8 - Aangiften 8.1 Proces van een aangifte 8.2 Aangiften bewerken 8.2.1 INTRASTAT-gegevens invoeren: inleiding 8.2.2 Hoofding creëren 8.2.3 Aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen 7.2.3.1 Inleiding 7.2.3.2 Handmatige invoer van aangiftelijnen 7.2.3.3 Voorzieningen voor de handmatige invoer van aangiftelijnen 8.2.5 Aangiftegegevens wijzigen, wissen of raadplegen 8.3 Intern gebruik aangiften (optioneel) 8.4 INTRASTAT-output Hoofdstuk 11 – GN8

9-jan-15

-2-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 1.2.2 Ervaren gebruikers

De volgende hoofdstukken en paragrafen zijn van belang voor gebruikers die de basisbeginselen al beheersen. Hoofdstuk 5 – Systeem 5.1 Wisselkoersen 5.2 Administratieve parameters 5.3 Printer selecteren 5.4 Scherminstellingen Hoofdstuk 7 - Groepen 7.2 Gebruikers (optioneel – alleen bij meer dan één gebruiker) Hoofdstuk 8 - Aangiften 8.2 Aangiften bewerken 8.2.3 Aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen 8.2.3.4 Gegevensinvoer met behulp van modellen 8.2.3.5 Aangiftelijnen van een andere aangifte kopiëren 8.2.3.6 Gebruik van de functie Importeren 8.2.4 Multi-SIP import 8.2.6 Een aangiftelijn als lijnmodel bewaren 8.2.7 Aangiften wissen, wijzigen en vervangen 8.5 Log verzending 8.6 Lijst van aangiften (optioneel) 8.7 Verslag Hoofdstuk 9 - SIP-info 9.2 Lijnmodellen 9.3 SIP-goederencodes 9.4 SIP-informatie kopiëren Hoofdstuk 10 - Systeembeheer Hoofdstuk 12 – IDEP/GN8 in een LAN-omgeving met verschillende gebruikers

9-jan-15

-3-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 1.3

Gebruikte terminologie

Alvorens u het pakket installeert, vindt u in deze paragraaf een uitleg van enkele basisbegrippen. 1.3.1 Groepen die betrokken zijn bij de verzameling van de INTRASTAT-gegevens

BNA:

Bevoegde nationale administratie. Dit is het bureau voor de statistiek van het land van de gebruiker. In België is dit de Nationale Bank van België. Als u vragen of problemen heeft in verband met INTRASTAT of met het gebruik van de IDEP/GN8-software, dient u contact met de BNA op te nemen. Nieuwe versies van de software moeten altijd via de BNA worden ontvangen, zodat de integriteit van de gegevens wordt gewaarborgd.

OneGate:

De online toepassing van de NBB waarin de INTRASTAT-aangiften worden ingezameld (www.onegate.be).

SIP:

Statistische informatieplichtige of de aangever. Dit zijn importeurs en exporteurs die verplicht zijn INTRASTAT-aangiften te doen bij de BNA. De SIP wordt geïdentificeerd aan de hand van zijn ondernemingsnummer.

Derde aangever of gemachtigde:

Een bedrijf dat INTRASTAT-aangiften bij de BNA verzorgt namens een of meer bedrijven (SIP's).

Gebruiker:

Persoon die in het IDEP/GN8-pakket gedefinieerd is en die als gebruiker toegang heeft tot het pakket. Er kunnen 3 soorten gebruikers worden gedefinieerd: 1. Supervisor (= de standaardgebruiker IDEP). Deze gebruiker kan gebruikmaken van alle functies in het pakket. Hij is bijvoorbeeld de enige die aangiften kan goedkeuren en verzenden; 2. Editor. Normale gebruiker met wijzigingsrechten. Deze gebruiker kan gebruikmaken van de functies voor iedere gebruiker, maar niet van bepaalde functies die zijn voorbehouden aan de supervisor; 3. Raadplegen. Deze gebruiker kan alle functies raadplegen.

9-jan-15

-4-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding

1.3.2 Belangrijkste gegevens in INTRASTAT-aangiften

Bevat alle statistische informatie van een SIP over een bepaalde statistische periode, voor een bepaalde stroom goederen. Een aangifte bestaat uit een hoofding en een of meer aangiftelijnen.

Aangifte:

Een hoofding van een SIP bevat de volgende essentiële informatie: 1. de statistische periode (maand); 2. de stroom (aankomst of verzending van goederen); 3. het soort informatie (nieuwe informatie, wijziging van een eerdere aangifte enz.). Een aangiftelijn kan worden beschouwd als een transactie (bv. de informatie op een factuur). Ook kan een aangiftelijn geaggregeerde informatie van verscheidene transacties bevatten. Iedere aangiftelijn heeft een uniek nummer. Opmerking: Een SIP kan over een bepaalde statistische periode (bv. januari 2006) diverse aangiften van hetzelfde type (bv. aankomst van goederen) doen. Daarom moet aan de identificatie van de aangiften speciale aandacht worden gegeven. De volgende twee situaties kunnen zich voordoen; 1. een gebruiker creëert op één pc verschillende aangiften van hetzelfde type over dezelfde statistische periode en voor dezelfde stroom. In dit geval zorgt het volgnummer (bv. aangiften 1 en 2) voor de unieke identificatie; 2. een SIP creëert aangiften op verschillende pc's. Op iedere pc kan de aangifte het volgnummer 1 krijgen. Naast het volgnummer is dus nog een kenmerk nodig voor de unieke identificatie van de aangifte. Dit kenmerk wordt in het pakket de werkstation-ID genoemd. Als SIP "X" bijvoorbeeld op drie pc's INTRASTAT-aangiften genereert, moet hij de pc's een unieke naam geven, bijvoorbeeld AA, BB en CC. Met de volgende kenmerken wordt een unieke identificatie van aangiften in de hele EU verkregen: Ondernemingsnummer SIP + werkstation-ID + volgnummer aangifte (bv. BE0123456789 + AA + 000001). GN8-goederencodes:

9-jan-15

De 8-cijfercodes van de Gecombineerde nomenclatuur voor goederen die in alle lidstaten van de EU worden gebruikt. Het GN8-deel van het pakket geeft gebruikers de mogelijkheid om op eenvoudige wijze de juiste GN8-code te vinden van de goederen die de hij in- of uitvoert. Het pakket biedt SIP's bovendien de mogelijkheid een tabel aan te maken die een relatie legt tussen goederencodes die binnen het bedrijf gangbaar zijn en de officiële GN8-goederencodes. -5-

IDNet15manN.doc


2 INSTALLATIE EN UPGRADE

2.1 Installatie en upgrade als stand-alone-applicatie IDEP/GN8 wordt verspreid via het Internet. De installatie- en upgradeprocedures zijn gelijkaardig. Voor de installatie of upgrade gelden de volgende minimumvereisten: IDEP vereist .NET V2.0 of .NET V2.0 SP1 (SP1 is optioneel). Dit kan geïnstalleerd worden op de volgende systemen: - Windows XP SP1 of hoger met Windows Installer V3.0 of hoger. Om .NET V2.0 SP1 te installeren heeft u Windows Installer V3.1 en Windows XP SP2 nodig. - Windows 2000 SP3 of hoger - Windows 2003 - Windows Vista - Windows 7 - Windows 8 een beeldscherm met een minimale resolutie van 600x800 (1024x768 aanbevolen); 20 MB vrije hardeschijfruimte. Enkel upgrade: bestaande gebruikers van Idep kunnen best upgraden vanuit het pakket zelf via de functie Systeembeheer /Check voor Upgrades (zie hoofdstuk 10.7 in deze handleiding). De andere mogelijkheden worden hierna beschreven. Via de website van Intrastat: 1. Surf naar http://www.intrastat.be, ga, na de taalkeuze, naar het tabblad "Aangiften" en "Idep/Gn8 voor Windows". Klik op "Online Installatie" en volg de instructies (opmerking: indien een online installatie niet mogelijk is, kan u ook het volledige installatiepakket downloaden via een zip-file die u op dezelfde pagina vindt). 2. Wanneer de downloadprocedure wordt opgestart en (afhankelijk van uw Windows-versie) een van de volgende schermen verschijnt, kies dan "Run this program from its current location" of "Run".

9-jan-15

-6-

IDNet15manN.doc


3. Indien een van de volgende waarschuwingen verschijnt, kies dan “Yes” of "Run".

9-jan-15

-7-

IDNet15manN.doc


4. Volg de instructies van het installatieprogramma. Selecteer een of meer talen. Dit heeft 2 functies: 1. U kan IDEP/GN8 installeren in de gekozen talen of u kan bepaalde talen verwijderen door op de daarvoor voorziene knoppen te klikken. Al de beschikbare talen zijn voorgeselecteerd. In het geval van een upgrade zijn de reeds geïnstalleerde talen aangeduid met '*' (asterisk). Gedeselecteerde talen worden verwijderd; 2. U kan de taal van de gebruikersinterface van het installatieprogramma kiezen. De laatst geselecteerde taal is ook de taal van het installatieprogramma. U kan verschillende malen op verschillende talen klikken om de juiste taal te bekomen.

Kies een “stand-alone of server”-installatie. In een Client/Server configuratie dient u eerst de server te installeren of te upgraden. De installatie van de server is identiek aan deze van een standalone installatie. Informatie over een clientinstallatie vindt u in de volgende paragraaf. 9-jan-15

-8-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Kies de doellocatie (accepteer de standaardlocatie of selecteer een andere locatie). In het geval van een upgrade wordt de locatie van de vorige versie voorgesteld. Desgewenst kan u een bestaande installatie verplaatsen door hier een andere bestaande map aan te duiden (een lege map of een map met een bestaande Idep-installatie) of door de naam van een nieuwe map in te typen. De vereiste en de beschikbare schijfruimte wordt getoond. 5. Het installatieprogramma kopieert nu de bestanden. Het kopiëren van de GN8-bestanden kan enige tijd duren. 6. Klik op "voltooien" om het installatieprogramma af te sluiten. Het is mogelijk de installatie op elk ogenblik te onderbreken.

Het IDEP/GN8-programma is nu in de door de NBB beschikbaar gestelde talen geïnstalleerd of geüpgraded in de opgegeven directory en de bij de installatie gecreëerde subdirectories. Het programma kan opgestart worden vanuit het Windows Start Menu, door te dubbelklikken op de IDEP-snelkoppeling (gecreëerd door het installatieprogramma op het bureaublad) of door te dubbelklikken op Idep.exe in de hoofddirectory. 2.2

Installatie in een lokaal netwerk (LAN)

IDEP/GN8 kan worden gebruikt in een omgeving waarin op verschillende stations tegelijk aan Intrastat-aangiften wordt gewerkt, terwijl het programma slechts eenmaal is geïnstalleerd. Deze zogeheten client/serveromgeving creëert u door het programma eerst op een server te installeren en vervolgens de clientsystemen te installeren. Een clientinstallatie kan worden gezien als een verwijzing naar het op de server geïnstalleerde IDEP/GN8-programma. Bij een client/serverconfiguratie moet eerst de installatie of de upgrade van de server plaatsvinden. De installatie of upgrade van een IDEP/GN8-server is geheel gelijk aan de in de vorige paragraaf beschreven stand-alone-installatie of upgrade van IDEP/GN8. Bij de installatie van een IDEP/GN8-client volgt u dezelfde procedure, maar: er is slechts een geringe hardeschijfruimte vereist; u kiest de optie “client”; bij de "doellocatie" moet worden opgegeven waar Idep op de server is geïnstalleerd; er worden slechts enkele Windows-systeembestanden gekopieerd. Zie hoofdstuk 12 voor details over en beperkingen aan het gebruik van een client/serversysteem.

9-jan-15

-9-

IDNet15manN.doc


2.3 Stand-alone-installaties downloaden naar een server IDEP biedt de mogelijkheid stand-alone-installaties om te zetten in een client/serverconfiguratie. Dit betekent dat de afzonderlijke gegevensbestanden van de stand-alone-installaties worden samengevoegd in één gegevensbestand op een serversysteem (dat in feite een van de oorspronkelijke stand-alonesystemen kan zijn). Deze functie is een optie in het menu Systeembeheer en wordt volledig beschreven in paragraaf 10.5 - Overname lokale installatie. 2.4

Het pakket verwijderen

De installatie van IDEP/GN8 voor Windows kan op eenvoudige wijze ongedaan worden gemaakt, zoals onder Windows gebruikelijk. 1. Open Programma's toevoegen en verwijderen (Start/Instellingen/Configuratiescherm/ Programma's toevoegen en verwijderen ). 2. Kies IDEP/CN8 en klik op Programma's toevoegen/verwijderen. 3. Geef een bevestigend antwoord op de vraag (‘Wilt u ... verwijderen?’). 4. Op de vraag "Ook de IDEP-opstartbestanden en -gegevens verwijderen?" antwoordt u "ja" indien u IDEP volledig wilt verwijderen, "nee" indien u enkel de verwijzingen in de registry en de snelkoppeling wilt verwijderen. In dit laatste geval blijven de gegevens intact en kunnen ze na herinstallatie gerecupereerd worden.

2.5 Logbestanden Alle problemen die zich in een programma van IDEP/GN8 voor Windows voordoen, worden vastgelegd in .LOG-bestanden. Deze bestanden vindt u o.a. in de subdirectory LOG van de lidstaatdirectory van de IDEP/GN8-installatie. De bestandsnaam is XXXX_datum.log, waarbij XXXX = de naam van de applicatie (zie het onderstaande voorbeeld): C:\Program Files\IDEP_ CN8\BE\LOG\IDEP_05112004.log. Als een gebruiker problemen meldt aan de bevoegde nationale dienst, wordt hij verzocht de log-bestanden bij te voegen, aangezien deze alle informatie bevatten die nodig is om het probleem snel op te lossen. Via het programma Ideptest kan u in geval van problemen alle nodige logbestanden verzamelen en doorsturen naar de Idep-helpdesk (zie hoofdstuk 13 Diagnostics).

9-jan-15

-10-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 3 HET PAKKET STARTEN – INLOGSCHERM Idep kan u starten door te dubbelklikken op de IDEP-snelkoppeling op het bureaublad, via de Windows Start-knop, door IDEP GN8 te kiezen in de (bij de installatie gespecificeerde) programmafolder, of door in de Windows verkenner te dubbelklikken op het programmabestand Idep.exe.. Het volgende zgn. “splash-screen” verschijnt:

In dit scherm kan u het volgende selecteren: de lidstaat (indien meerdere pakketten zijn geïnstalleerd); de taal (als de nationale dienst meerdere talen in het pakket heeft opgenomen); de naam van de applicatie (GN8 of IDEP); Als u de applicatie IDEP heeft geselecteerd, wordt het pakket opgestart met "IDEP" als "naam gebruiker". Dit is de standaardgebruiker. Desgewenst kan u zelf gebruikers met wachtwoorden en eigen bevoegdheden definiëren (zie hoofdstuk 7.2 Gebruikers). De standaardgebruiker "IDEP" kan niet uit het systeem worden verwijderd. U kan hier eveneens de toepassing GN8 (goederennaamlijst) apart opstarten.

U start het geselecteerde pakket door op "OK" te klikken. Als u het inlogscherm wilt verlaten, klikt u op "Annuleer". Indien u over een toegang tot het Internet beschikt, kan u via de link op dit scherm de website van de NBB raadplegen.

9-jan-15

-11-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 4 GRAFISCHE GEBRUIKERSINTERFACE (GUI) Opgelet, pas nadat u minstens 1 SIP (aangever) heeft gedefinieerd in uw pakket kan u alle functies van IDEP gebruiken. Voor u kan beginnen met het maken van een aangifte dient u eerst een SIP te creëren (zie hoofdstuk 6.1). 4.1

Statuscontrole

Gedefinieerde SIP-codes worden nagekeken op de geldigheid van de eraan verbonden gn8goederencodes. Indien de gn8-code ongeldig wordt voor een van de in het pakket ondersteunde jaren, wordt dit aangegeven in de lijst met SIP-codes. Wanneer IDEP wordt geüpgraded naar een nieuwe jaarlijkse versie, wordt het maximum / minimum bereik gekoppeld aan GN8-codes aangepast. Indien de eigen limieten (ingesteld door de gebruiker in het vorige jaar) hoger zijn dan die van de NBB, dan worden de eigen limieten bewaard. Zie ook paragraaf 7.2.3 – Aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen. Voor de actieve SIP gedefinieerde lijnmodellen worden gecontroleerd op de geldigheid van codes (landencodes, gn8-codes, wisselkoersen, etc.). Lijnmodellen voor de andere SIP's worden gecontroleerd wanneer ze worden gebruikt. Uiteindelijk wordt gecontroleerd of het gaat om een eerste installatie van IDEP/GN8 voor Windows. In dat geval bestaan er nog geen SIP's in het pakket. Om nieuwe gebruikers te helpen wordt dan het scherm "Toevoegen SIP-parameters" (zie hoofdstuk 6.1.1) opgeroepen. Dit moet eerst ingevuld worden alvorens aangiften kunnen worden gecreëerd. Het scherm ziet er als volgt uit:

9-jan-15

-12-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 4.2

Schermelementen

Als de applicatie is gestart, geeft de grafische gebruikersinterface (GUI) het standaardscherm van de applicatie weer, dat de volgende informatie bevat: applicatienaam, SIP-ID en SIP-naam van de actieve SIP; de menubalk met de menuopties. De subopties verschijnen als u op een van de menuopties klikt; de werkbalk, die door middel van knoppen snel toegang geeft tot de belangrijkste functies. De tweede werkbalk voor contextgebonden knoppen, die alleen zichtbaar zijn als ze van toepassing zijn, komt overeen met het menu Acties. De zgn. knopinfo biedt beknopte informatie wanneer u de muisaanwijzer even boven een knop laat staan. In het voorbeeld staat de muisaanwijzer boven de knop “INTRASTAT-output” van de werkbalk.

Normaal wordt na het aanloggen de lijst met aangiften van de standaard SIP opgeroepen. Indien u de optie "Bewaar/Herstel Werkomgeving" aanzet (zie hoofdstuk 4.6 Scherminstellingen), worden de aangiften opgeroepen die bij het afsluiten van de vorige IDEP-sessie op het scherm stonden. De statusbalk.

4.3

Werkbalk Acties

De opties van het menu “Acties” zijn niet beschikbaar als het pakket voor de eerste maal wordt gestart. Ze worden actief als u een andere menuoptie selecteert; alle onder die omstandigheden mogelijke acties worden dan weergegeven. De beschikbare acties komen overeen met de knoppen die beschikbaar zijn op de contextgebonden werkbalk. Het menu Acties verschijnt als u ergens op het scherm de rechtermuisknop ingedrukt houdt. Het voorbeeld toont de werkbalk Acties nadat de functie “Bewerken” is geselecteerd.

9-jan-15

-13-

IDNet15manN.doc


4.4

Menu Venster

In het menu “Venster” kan u de open vensters bewerken. Het biedt de volgende mogelijkheden: “Trapsgewijs”: toont alle open vensters achter elkaar; “Verticaal Naast elkaar”: toont alle open vensters naast elkaar; “Alles sluiten”: alle open vensters worden gesloten. In de lijst van open vensters kan u een venster activeren. 4.5

Menu Help

In het menu “Help” vindt u de algemene help-onderwerpen. “Inhoudstabel” van alle beschikbare help-onderwerpen. Informatie “Over dit scherm”. Informatie over “Ondersteuning”. Met de optie "Diagnostics" wordt de tool IdepTest opgestart. Deze tool verzamelt informatie die naar de Idep-Helpdesk kan worden gestuurd in geval van problemen. Deze tool kan ook rechtstreeks vanaf de CD-ROM Intrastat worden opgestart. Zie hoofdstuk 12 "Diagnostics" voor meer informatie. De optie “Info” geeft informatie over het pakket IDEP/GN8. Help over specifieke items is beschikbaar via de "inhoudstafel" of de Help-button op de verschillende IDEP/GN8-schermen. Alle helpteksten kunnen apart worden afgedrukt via de knop "afdrukken" op elk helpscherm.

4.6 Scherminstellingen U kiest de functie “Scherminstellingen” via “Systeem / Scherminstellingen”. Hiermee kan u de layout, de werkomgeving en de werking van de cursor in sommige velden aanpassen.

9-jan-15

-14-

IDNet15manN.doc


De check box "Automatische TAB" bepaalt de werking van de cursor bij gegevensinbreng in een aangiftelijn. Bij een nieuwe installatie staat deze functie automatisch aan. Indien deze functie is aangezet, springt de cursor bij het invullen van een veld met vaste lengte automatisch naar het volgende veld. De check box “Enter als TAB” laat de gebruiker toe in de meeste schermen de Enter-toets te gebruiken i.p.v. de TAB-toets.

De check box “Bewaar/Herstel Werkomgeving” zorgt voor het volgende: wanneer IDEP/GN8 een scherm verlaat, worden de grootte en de positie van het scherm bewaard. Ook de gemaximaliseerde toestand wordt bewaard. Een lijst met de actieve schermen (bv overzicht aangiften, wisselkoersen etc.) wordt bewaard. Wanneer IDEP/GN8 wordt herstart, worden de schermlayout en de lijst met actieve schermen hernomen (alleen hun positie, niet hun grootte). Indien deze functie wordt uitgezet zal IDEP/GN8 opstarten met de lijst met aangiften.

4.7 Functietoetsen Voor gebruikers die liever met het toetsenbord dan met de muis werken, kunnen veel opties ook met functietoetsen worden geactiveerd. 9-jan-15

-15-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Doorgaans kunnen de volgende functietoetsen worden gebruikt: F1 : toont de help-tekst voor de geselecteerde functie. F2 : als in een gegevensinvoerveld op deze toets wordt gedrukt, verschijnt een lijst waarin een waarde kan worden geselecteerd. F3 : IDEP afsluiten. F4 : Toevoegen. F5 : Wijzigen. F6 : Raadplegen. F7 : Wissen. F8 : Afdrukken. F12 : Hernieuwen. ENTER : De werking is afhankelijk van de instelling van de gebruiker, zie hoofdstuk 4.6 Scherminstellingen. ESC : Met deze toets keert u terug naar de vorige geselecteerde functie of het menu. TAB / SHIFT+TAB : Hiermee gaat u naar het volgende invoerveld of de volgende knop in een gegevensinvoerscherm. De werking is afhankelijk van de instelling van de gebruiker, zie hoofdstuk 4.6 Scherminstellingen. Alt + Pijl Omhoog / Alt + Pijl Omlaag : zelfde als TAB / Shift + TAB.

4.8 Voorzieningen voor invoer en afbeelding van gegevens

4.8.1 Keuzelijsten

In een veld waarin een vooraf gedefinieerde code uit een lijst moet worden ingevoerd, kan u alle mogelijke waarden bekijken door op de knop met de pijl aan de rechterzijde van het veld te klikken of door op toets F2 te drukken. U kan een waarde in deze lijst selecteren door erop te klikken. Afhankelijk van de omvang wordt de lijst standaard op twee verschillende wijzen weergegeven: een zgn. dropdown box voor korte lijsten. Als u op de gewenste waarde klikt, verschijnt deze onmiddellijk in het veld; een selectievenster voor langere lijsten. Klik op de gewenste waarde en vervolgens op OK. In beide gevallen kunnen in het veld ook de toetsen pijl-omhoog en pijl-omlaag worden gebruikt. De mogelijke waarden worden dan een voor een getoond.

4.8.2 Veldkleuren

De status van de velden wordt weergegeven door hun kleur: Optioneel veld (gegevens kunnen worden ingevoerd): wit. 9-jan-15

-16-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Veld dat alleen kan worden geraadpleegd: grijs. Verplicht veld (gegevens moeten worden ingevoerd): geel. Fout in ingevoerde gegevens: rood. Correct ingevoerde gegevens: groen. Dit zijn de standaardinstellingen. U kan dit eventueel aanpassen Scherminstellingen”.

via

“Systeem /

4.8.3 Tabvolgorde

Gebruikers die liever met het toetsenbord dan met de muis werken, hebben de volgende mogelijkheden: Indien de functie "Enter als TAB" in het menu "Scherminstellingen" uitstaat, kan met de tabtoets naar het volgende veld of de volgende knop worden gegaan. Met de entertoets kan een knop worden geactiveerd. Indien de functie "Enter als TAB" in het menu "Scherminstellingen" aanstaat, zal de entertoets het volgende veld of de volgende knop activeren. Enter drukken op het laatste element zal het eerste element activeren. De normale functie van de entertoets (het equivalent van de OK-toets) wordt uitgezet in alle vensters behalve in lijsten. Enter drukken op een knop (bv OK of Annuleren) zal de knop activeren i.p.v. te verspringen naar een volgend veld. Shift + Enter activeert een vorig element (zoals Shift + TAB zou doen). De oorspronkelijke werking van (Shift +) TAB blijft ongewijzigd.

9-jan-15

-17-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 4.8.4 Sortering In vele lijsten in IDEP kan u sorteren door te klikken op de hoofding van een kolom. Indien u bijvoorbeeld klikt op de hoofding "juist", worden de aangiftelijnen gesorteerd op Juist ("ja" en "nee").

9-jan-15

-18-

IDNet15manN.doc


4.9 Notaties in de volgende hoofdstukken van deze handleiding In de vorige paragrafen bleek dat de meeste functies van het pakket op diverse wijzen kunnen worden gestart. Bijvoorbeeld: De functie “Lijnmodellen” kan worden gestart door: het menu “SIP-info” te selecteren en vervolgens de suboptie “Lijnmodellen” te kiezen; of: door te klikken op de knop “Lijnmodellen” op de eerste werkbalk. In het venster Lijnmodellen kan de functie “Lijnmodellen toevoegen” worden uitgevoerd door: het menu “Acties” te selecteren (of op te roepen door op de rechtermuisknop te klikken) en de suboptie “Toevoegen” te kiezen; of: door te klikken op de knop "Toevoegen" op de contextgebonden werkbalk; of: door op de functietoets F4 te drukken. In de volgende hoofdstukken wordt de wijze waarop de functies kunnen worden gestart beknopter weergegeven. De notatie voor het bovenstaande voorbeeld is: U start de functie “Lijnmodellen” via “SIP-info / Lijnmodellen” of met de knop “Lijnmodellen” . U start de functie “Lijnmodellen toevoegen” in “SIP-info / Lijnmodellen” via “Acties / Toevoegen”, met de knop “Toevoegen” of met de F4-toets. Andere conventies zijn: Functienamen worden vet en schuin gedrukt: “Functie”. Menuopties, namen van knoppen enz. waarmee functies kunnen worden gestart, worden schuin gedrukt: “Menu”. Veldnamen worden vet gedrukt: Veld.

9-jan-15

-19-

IDNet15manN.doc


5 SYSTEEM Systeemfuncties zijn van invloed op de werking van de hele applicatie IDEP/GN8 en zijn dan ook van toepassing op alle in het systeem gedefinieerde SIP's. Het betreft de volgende functies: wisselkoersen; administratieve parameters; printer selecteren; scherminstellingen (beschreven in hoofdstuk 4.6 - Grafische gebruikersinterface); Proxy instellingen inzamelingsadres. 5.1

Wisselkoersen

U kiest de functie “Wisselkoersen” via “Systeem / Wisselkoersen” of met de knop “Wisselkoersen” . Door de tabel Wisselkoersen kan de gebruiker bedragen in vreemde valuta automatisch of handmatig omzetten in euro. De lijst Wisselkoersen toont enkel de niet-EMU munten. Toch kunnen ook de oude wisselkoersen getoond worden via de checkbox Toon EMU-koersen zoals u kan zien in het volgende voorbeeld.

9-jan-15

-20-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Zonder de "oude" lokale EMU-munten:

5.1.1 Wisselkoersen aanmaken

U start de functie “Wisselkoersen toevoegen” in “Systeem / Wisselkoersen” via “Acties / Toevoegen”, met de knop “Toevoegen” of met de F4-toets. U start de functie “Wisselkoersen wijzigen” in “Systeem / Wisselkoersen” via “Acties / Wijzigen”, met de knop "Wijzigen" of met de F5-toets. Met deze functie kan u wisselkoersen voor vreemde valuta aanmaken. U kan nieuwe valuta en hun wisselkoersen toevoegen en de bestaande gegevens wijzigen.

Om een Wisselkoers te creëren, dient de gebruiker het volgende in te geven: een unieke Valutacode, een optionele omschrijving, ofwel de Wisselkoers van de nieuwe munt (1 munteenheid = x EURO) ofwel “1 Euro =” x munteenheid. 9-jan-15

-21-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Wisselkoersen kunnen ook van buiten IDEP worden geïmporteerd. U start de functie “Wisselkoersen importeren” in het venster Wisselkoersen via “Acties / Import”, met de knop “Import” of met de F9-toets. Zie paragraaf 6 – Import voor informatie over het definiëren van het importformaat en het gebruik van de functie “Import”. Er is een indicator "Juist" vermits geïmporteerde wisselkoersen fouten kunnen bevatten. Geïmporteerde Wisselkoersen zullen bestaande koersen updaten. Wisselkoersen kunnen ook geëxporteerd worden naar een bestand. De functie “Exporteer Wisselkoersen” wordt opgeroepen vanuit het scherm Wisselkoersen via “Acties / Exporteer” of door te klikken op de “Exporteer” knop of via de toetsen Control+F9. Mogelijke outputformaten zijn MS Access, MS Excel, Tekst TAB, XML en HTML .Het outputformaat wordt geselecteerd door de gepaste extensie te kiezen in de “Opslaan als” functie.

5.1.2 Gebruik van wisselkoersen

De wisselkoersen worden gebruikt voor de omrekening van valuta's in het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen; in het gegevensinvoerscherm voor een model voor aangiftelijnen. De EMU-wisselkoersen kunnen niet meer geselecteerd worden als vreemde valuta. De berekeningen worden automatisch uitgevoerd nadat de gebruiker de valutacode en de factuurwaarde in vreemde valuta heeft ingevoerd. Voorbeeld: het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen.

9-jan-15

-22-

IDNet15manN.doc


Als een valutacode in de lijst is geselecteerd, wordt de factuurwaarde in euro automatisch berekend na invoer van de factuurwaarde in vreemde valuta: De factuurwaarde in euro in de gegevensinvoerschermen voor aangiftelijnen en SIP-modellen wordt als volgt berekend: Factuurwaarde in euro = Factuurwaarde in vreemde valuta gedeeld door <Wisselkoers van de geselecteerde Valutacode>.

5.2

Administratieve parameters

U kiest de functie “Administratieve parameters” via “Systeem / Administratieve parameters”.

9-jan-15

-23-

IDNet15manN.doc


Met de administratieve parameters kunnen de volgende waarden worden ingesteld: 1. INTRASTAT-output De gebruiker kan selecteren op welke wijze(n) de output van een INTRASTAT-aangifte in zijn bedrijf kan worden geproduceerd (automatisch of manueel naar OneGate). Voor “Manueel naar OneGate” moet het pad aangegeven worden waar de informatie voorafgaand aan de verzending wordt opgeslagen. Als dit pad in het systeem nog niet bestaat, wordt het automatisch gecreëerd tijdens de generatie van de output. 2. Werkstation-ID Bij iedere installatie van het pakket moet een verschillende waarde voor de werkstation-ID worden opgegeven wanneer INTRASTAT-aangiften voor dezelfde SIP worden gecreëerd. In een LAN-omgeving moet voor iedere geïnstalleerde server een werkstation-ID worden ingesteld. De werkstation-ID zorgt dan voor de unieke identificatie van de aangiften (zie ook paragraaf 1.3.2). 3. Nummer laatste verzending Hier wordt het nummer van de laatste verzending aan de BNA (bericht via e-mail of een diskette) weergegeven. 4. Archivering aan (Ja/Nee) Met deze optie kan u de functies in verband met archiveren van aangiften uitschakelen. Deze functies staan onder “Systeembeheer / Onderhoud aangiften” (zie paragraaf 10.1 Onderhoud aangiften). Indien u archivering uitzet kan u verzonden aangiften wissen onder "Aangifte / Bewerken" zonder voorafgaande archivering. Let op, gewiste aangiften zijn dan definitief verwijderd!

9-jan-15

-24-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 5.3 Printer selecteren U kiest de functie “Printer selecteren” via “Systeem / Printer selecteren”.

Met deze optie kan de gebruiker een in zijn systeem geïnstalleerde printer selecteren en de printerinstellingen wijzigen. Als hij geen printer selecteert, wordt de Windows standaardprinter gebruikt. Zonder dat de oorspronkelijke instellingen van de printer worden gewijzigd, kan worden gekozen voor de afdrukrichting portret (staand) of landschap (liggend). Met de knop Printerinstellingen kan de gebruiker de instellingen van de printer wijzigen op dezelfde manier als via de Windowsoptie Instellingen / Printers. De wijzigingen die hier worden uitgevoerd, worden overigens in het hele Windowssysteem doorgevoerd. 5.4 Scherminstellingen Zie paragraaf 4.6 - Grafische gebruikersinterface / Scherminstellingen. 5.5 Proxy Instellingen In sommige bedrijven verloopt de internettoegang via een proxy. Indien nodig kan u via het tabblad "Proxy" Idep configureren zodat toegang tot het internet (bv voor een upgrade van Idep) over die proxy mogelijk wordt.

9-jan-15

-25-

IDNet15manN.doc


5.6 Inzamelingsadres U kiest de functie “Inzamelingsadres” via “Systeem / Inzamelingsadres”. Met deze functie kan u de lijst van inzamelingsadressen raadplegen.

9-jan-15

-26-

IDNet15manN.doc


6 IMPORT IDEP biedt gebruikers interfaces om volledige aangiften, aangiftelijnen, SIP-goederencodes en wisselkoersen te importeren. Deze interfaces zijn bedoeld om te voorkomen dat gegevens nog eens moeten worden ingevoerd als andere gebruikte applicaties al de noodzakelijke gegevens bevatten. Twee functies hebben betrekking op de import: 1. een functie om het importformaat aan te maken. Diverse fysieke importformaten worden ondersteund. De gebruiker kan tevens de logische bestandskenmerken (volgorde van de velden, veldlengte enz.) definiëren. Alle gedefinieerde importformaten zijn voor alle SIP's beschikbaar; 2. een functie voor het importeren zelf. Als de gebruiker de importformaten voor een bepaalde SIP heeft gedefinieerd, kunnen deze telkens worden gebruikt wanneer een importinterface wordt geopend (in de lijst met aangiftelijnen, SIP-goederencodes of wisselkoersen, of via het menu "Import / Multi-SIP Import" ).

In de volgende paragrafen worden deze functies uitgelegd. 6.1 Formaat U kiest de functie “Importformaat” via “Import / Formaat”. 6.1.1 Een importformaat aanmaken

Selecteer de menuoptie "Import / Formaat”. De lijst bevat een aantal vooraf gedefinieerde standaardformaten. Deze kunnen worden gebruikt of kunnen dienen als voorbeeld.

9-jan-15

-27-

IDNet15manN.doc


Als de gebruiker een nieuw importformaat definieert, bepaalt hij voor welk type import het formaat is bedoeld (voor aangiften, aangiftelijnen, SIP-goederencodes, of wisselkoersen) en het fysieke formaat (Access, Text, Excel enz.). Bovendien kan de gebruiker een standaardnaam en -locatie (indien deze er zijn) van het bestand dat de importgegevens bevat vastleggen. U start de functie “Importformaat toevoegen” in “Import / Formaat” via “Acties / Toevoegen”, met de knop "Toevoegen" of met de F4-toets. U start de functie “Importformaat wijzigen” in “Import / Formaat” door dubbel te klikken op het importformaat, via “Acties / Wijzigen”, met de knop "Wijzigen" of met de F5-toets. Opmerking: Het aanmaken van het importformaat wordt voor aangiftelijnen uitgelegd. Het instellen van het importformaat voor de overige soorten import (SIP-goederencodes, wisselkoersen) verloopt op soortgelijke wijze.

9-jan-15

-28-

IDNet15manN.doc


De volgende velden zijn verplicht: de naam van het importformaat, die wordt gebruikt voor de identificatie als het importproces wordt uitgevoerd; het type importformaat: aangiftelijnen, multi-SIP aangiften, SIP-goederencodes of wisselkoersen; het bestandsformaat, d.w.z. de fysieke structuur van bijvoorbeeld diverse tekstformaten, dBase, Excel en MS Access;voor aangiftelijnen: de SIP-goederencodemodus, waarmee bepaald wordt of in het importbestand de GN8-codes of de door de gebruiker gedefinieerde SIP-goederencodes worden gebruikt. Als SIP-goederencodes worden aangeduid, verwacht het systeem SIP-goederencodes in het importbestand. Deze zullen automatisch worden omgezet naar GN8-codes, op basis van de tabel SIP-goederencodes. Als de SIP-goederencodes een verwijzing naar een rekenfactor nettomassa bevatten, wordt de nettomassa tijdens de import automatisch berekend. Als GN8 wordt aangeduid, verwacht het systeem GN8-goederencodes in het importbestand; voor de meeste importformaten (bv. Excel) kan worden aangegeven of het importbestand hoofdingen bevat of niet. In "aantal te negeren lijnen bij begin" kan u aangeven hoeveel lijnen Idep bij het begin van het bestand niet moet importeren (bijvoorbeeld titellijnen) ; voor het bestandsformaat "Text" kan u een scheidingsteken opgeven (standaardwaarde: tab) of kan u kiezen voor een vaste lengte . Indien u kiest voor vaste lengte dient u onderaan het scherm voor elk veld de startpositie en de lengte in te geven; 9-jan-15

-29-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding De volgende velden zijn optioneel: beschrijving (wordt gebruikt voor de identificatie van het formaat door de gebruiker zelf); Pad + bestandsnaam (de standaardnaam en -locatie van het importbestand voor het gedefinieerde importformaat). De Padnaam mag verwijzen naar een WEB locatie (een WEB-bestand):De naam van het web-bestand moet beginnen met HTTP//domein/ of FTP://domein/ (opgelet, HTTPS:// is niet ondersteund). Vanaf het ogenblik dat een minimaal vereist deel van de naam van een web-bestand (URL) is ingebracht in het veld padnaam (bv. HTTP://domain/somefile.txt), zal het veld als correct worden gemarkeerd (IDEP controleert niet of het bestand ook effectief bestaat).Het zal niet mogelijk zijn om zo een bestand via bladeren te selecteren (zoals gebruikelijk voor andere bestandstypes) de Werkblad- of tabelnaam, om de standaardnaam van de tabel in een gegevensbestand (bv. in Access) of de naam van het werkblad in een spreadsheet (bv. in Excel) mee te geven; Indien er maar een tabel- of werkbladnaam gevonden werd in het importbestand, dan wordt die naam automatisch ingevuld. Als hier geen standaardwaarde voor de naam van het pad of, de werkblad- of tabelnaam wordt opgegeven, moet deze bij het importeren zelf worden ingevoerd. Bij de import zelf kan in plaats van de standaardwaarde altijd een andere keuze worden opgegeven. Vervolgens bepaalt u onderaan het scherm de logische bestandskenmerken (volgorde van de velden in het te importeren bestand, veldlengte enz.) voor het desbetreffende formaat. De positie van de velden kan worden bepaald door de velden naar rechts (gebruikte velden) te verschuiven met de pijltjes, door de volgorde in te typen of door ze te verslepen met de muis. Indien u kiest voor vaste lengte dient u voor elk veld de startpositie en de lengte in te geven. Enkele hulpmiddelen om een importformaat te creëren: - Voorbeeld: nadat u een bestand heeft geselecteerd verschijnt de functie "Voorbeeld" naast de bestandsnaam. Via deze functie kan u een beeld krijgen van wat er zich op een bepaalde lijn in uw importbestand bevindt. U ziet dit resultaat rechts onderaan bij de gebruikte velden; - Gegevens uit lijn: hiermee kan u kiezen welke lijn uit uw bestand moet worden gebruikt door de functie "Voorbeeld"; - Auto-indeling: nadat u de functie "Voorbeeld" heeft gebruikt verschijnt deze functie waarmee u Idep zelf een poging laat ondernemen om de gegevens uit uw bestand toe te wijzen aan de overeenkomstige velden. Deze voorlopige indeling dient u wel te controleren en aan te passen indien nodig.

9-jan-15

-30-

IDNet15manN.doc


9-jan-15

-31-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Opmerkingen over enkele specifieke importvelden 1. Of de GN8-goederencodes of de SIP-goederencodes worden geïmporteerd. Als goederencodemodus = SIP-goederencodes, dan worden in het importbestand de SIPgoederencodes verwacht. Als de import in deze modus plaatsvindt, worden de desbetreffende velden overgenomen uit de SIP-goederencodelijst. 2. Opmerking over nettomassa, factuurwaarde in vreemde valuta en het gebruik van decimalen: De maximum lengte van het veld nettomassa bedraagt 10 karakters + maximum 3 decimalen (in totaal dus 14 karakters lang, 1 karakter voor het decimaal teken inbegrepen). De maximum lengte van het veld factuurwaarde in vreemde valuta bedraagt 12 karakters + maximum 2 decimalen (in totaal dus 15 karakters lang, 1 karakter voor het decimaal teken inbegrepen).

De decimalen dienen alleen om de gebruiker de mogelijkheid te geven op aangiftelijnniveau preciezere informatie in te voeren (hetzij bij handmatige gegevensinvoer, SIP-modellen of geïmporteerde input). 3. Het veld Valutacode kan worden gebruikt om de factuurwaarde in euro te berekenen via de geïmporteerde factuurwaarde in vreemde valuta en de tabel Wisselkoersen. 4. Voor sommige GN8-goederencodes is de nettomassa niet vereist en wordt een nulwaarde tijdens de import geaccepteerd. 5. In een Multi-SIP Importformaat dienen de volgende bijkomende velden te worden gedefinieerd: de SIP Identificatie, de stroom van de aangifte en de statistische periode van de aangifte. Indien een of meerdere van deze velden ontbreken, zal de gebruiker naar hun waarde(n) worden gevraagd bij het begin van de import. 6.1.2 Gebruik van de functie Importeren

Het gebruik van deze functie is vergelijkbaar voor aangiftelijnen, SIP-goederencodes en wisselkoersen. U start deze functie via “Acties / Import”, met de knop “Import” of met de F9-toets in de volgende lijsten: voor aangiftelijnen: in het scherm Wijzigen aangifte overzicht of in het menu “Import” via "Import in de geselecteerde aangifte" of via "Import in een nieuwe aangifte" (zie paragraaf 8.2.3.6); voor SIP-goederencodes: in de lijst SIP-goederencodes (zie paragraaf 9.5); voor wisselkoersen: in de lijst Wisselkoersen (zie paragraaf 5.1). De functie import "Lijnen Multi-SIP" wordt opgeroepen via het menu "Import / Multi-SIP import", zie hoofdstuk 6.2. 9-jan-15

-32-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Een speciaal geval is het importeren van een WEB-bestand. Dit wordt beschreven voor alle importtypes in paragraaf 8.2.3.6 – Gebruik van de functie Importeren bij het toevoegen van aangiftelijnen. Formaat Intern Gebruik (afdruk of bestand)

Door middel van de output voor intern gebruik kan de gebruiker zijn aangifte controleren voordat hij de INTRASTAT-output produceert. In paragraaf 8.3 wordt beschreven hoe u een output voor intern gebruik creëert. De standaarddefinitie van het formaat “Intern gebruik” is een van de formaten in het menu “Import / Formaat”.

De gebruiker kan zijn eigen definitie van een volgorde intern gebruik toevoegen op dezelfde wijze als hierboven voor importformaten is beschreven, door intern gebruik te selecteren in het veld Type importformaat. De gebruiker kan zelf bepalen welke velden op de afdruk of in het outputbestand voor intern gebruik worden vermeld of hij kan het aanwezige standaardformaat gebruiken.

De gebruiker kan kiezen of er een indicator "Juist" (Ja/Nee) moet meegegeven worden met elke lijn in de output. 9-jan-15

-33-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Een output voor intern gebruik kan op papier worden afgedrukt of in een bestand op schijf worden opgeslagen. Het formaat "intern gebruik" dient om te definiëren wat wordt afgedrukt (of in een bestand opgeslagen) en in welke volgorde. 6.2 Multi-SIP Import. Voor een beter inzicht in de werking van de functie “Multi-SIP Import”, kan u best eerst de beschrijving van de functie “Import Aangiftelijnen” lezen. Deze functie laat u toe om aangiftelijnen voor 1 aangifte te importeren. Zie hoofdstuk 8.2.3.6 Gebruik van de functie import. De functie “Multi-SIP Import” wordt opgeroepen via “Formaat / Multi-SIP Import”. De optie is enkel beschikbaar indien er minstens één SIP bestaat in het pakket en indien de gebruiker wijzigingsrechten heeft. Met “Multi-SIP Import” kunnen via één enkele functie verschillende aangiften (Statistische Periodes en Stromen) en verschillende SIP's (aangevers). Tijdens het importeren worden automatisch aangiften gecreëerd (indien deze nog niet bestaan) voor de betrokken Statistische Periodes and Stromen, voor de in het importbestand vermelde SIP's (die al in het pakket gedefinieerd zijn). Het Importformaat voor dit type import bevat de SIP-identificatie, Statistische Periode en stroom voor elke aangiftelijn (zie Hoofdstuk 6.1 – Formaat voor meer info over het creëren van een importformaat).

9-jan-15

-34-

IDNet15manN.doc


Het volgende scherm wordt getoond bij het opstarten van de functie “Multi-SIP Import” :

Naam wordt geselecteerd uit de gedefinieerde Multi-SIP Importformaten. 9-jan-15

-35-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Pad + Bestandsnaam, de naam en de lokatie van het importbestand. Deze kan worden vastgelegd bij de definitie van het importformaat. De Padnaam mag verwijzen naar een WEB locatie (een WEB-bestand):De naam van het web-bestand moet beginnen met HTTP//domein/ of FTP://domein/ (opgelet, HTTPS:// is niet ondersteund). Vanaf het ogenblik dat een minimaal vereist deel van de naam van een web-bestand (URL) is ingebracht in het veld padnaam (bv. HTTP://domain/somefile.txt), zal het veld als correct worden gemarkeerd (IDEP controleert niet of het bestand ook effectief bestaat).Het zal niet mogelijk zijn om zo een bestand via bladeren te selecteren (zoals gebruikelijk voor andere bestandstypes). De procedure om een WEB-bestand te importeren wordt beschreven in paragraaf 8.2.3.6 – Gebruik van de functie Importeren bij het toevoegen van aangiftelijnen. Werkblad- of Tabelnaam, de naam van een tabel in een database (bv in Access) of van een werkblad in een spreadsheet (bv in Excel). Deze kan worden vastgelegd bij de definitie van het importformaat. Formaat statistische periode, een geldige periode bestaat uit 2 of 4 karakters voor het jaar (toegelaten zijn Y, J, A, V, Å), en 2 karakters voor de maand (toegelaten zijn M, T, K). Voorbeelden: YYMM, YYYYMM, MMAAAA, ÅÅMM, KKJJ. Formaat stroom, hier moet aangegeven worden welke karakters (gescheiden door "/") in het importbestand voorkomen om aankomst en verzending te onderscheiden, bijvoorbeeld I/E, 1/2, A/D.

Na het klikken op de OK knop zal de import starten met het volgende scherm als resultaat.

9-jan-15

-36-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Onafhankelijk van het feit of de import-log wordt bekeken (zie paragraaf 6.3) op het einde van de import zal , afhankelijk van het resultaat, een van de volgende schermen worden getoond: Indien er geen fouten zijn, het overzicht van de aangiften van de eerste SIP voor wie gegevens zijn geïmporteerd (indien er gegevens voor meerdere SIP's aanwezig waren in het importbestand). Indien er fouten zijn, het overzicht van de aangiften van de eerste SIP voor wie er fouten werden gerapporteerd (er kunnen fouten zijn voor meerdere SIP's). Indien er helemaal geen gegevens werden geïmporteerd, (geen enkele aangifte werd gecreëerd), het overzicht van de aangiften van de huidige SIP. In elk geval, het meest toepasselijke overzicht van aangiften. De laatste aangifte is voorgeselecteerd.

Indien importlijnen een foutieve SIP Identificatie, Statistische Periode of Stroom bevatten, kunnen ze niet aan een aangifte toegewezen worden. Een LOG-bestand wordt geproduceerd, waarbij eventuele fouten tijdens het importeren worden vermeld. Het LOG-bestand kan opgeroepen worden op het einde van de import, zie hoofdstuk 6.3 – Toon Import-Log. Een speciaal record waar alle velden (behalve SIP-identificatie, statistische periode en stroom) leeg zijn, creëert een NIHIL-aangifte. De SIP-identificatie kan eventueel leeg worden gelaten indien deze reeds opgenomen is in de definitie van het importformaat.

In het hierboven aangehaalde voorbeeld bevat het importbestand de velden SIP Identificatie, Statistische Periode en Stroom. Indien een van deze velden ontbreekt in het importformaat, zal ernaar gevraagd worden zoals in het volgende scherm. In dit voorbeeld bevat het importbestand niet de velden SIP Identificatie, Statistische Periode en Stroom.

9-jan-15

-37-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 6.3 Toon Import-Log. De functie “Toon Import-Log” wordt geselecteerd via “Import / Toon Import-Log”. Ze kan eveneens worden opgeroepen op het einde van het uitvoeren van een import. De Import-Log is vooral belangrijk voor de functie “Multi-SIP Import”, vermits aangiftelijnen zonder of met een foutieve SIP Identificatie, Statistische Periode of Stroom niet in IDEP kunnen worden geïmporteerd maar enkel indeze log verschijnen. De volgende informatie vindt u terug in de logging: Start van de import: - datum en tijdstip van het begin van de import; - naam importformaat; - bestandsnaam en eventueel tabelnaam. Lijnen zonder of met een foutieve SIP identificatie, statistische periode of stroom: - SIP Identificatie; - lijnnummer in het importbestand; - naam van het veld met de fout; - waarde in het foutieve veld. Lijnen met andere fouten: - SIP Identificatie; - aangiftenummer; - lijnnummer in het importbestand; - lijnnummer in de aangifte; - naam van het veld met de fout; - waarde in het foutieve veld. Einde van de import: - datum en tijd; - lijst van aangiften voor dewelke lijnen werden geïmporteerd. - SIP Identificatie; - aangiftenummer;; - geïmporteerde lijnen; - geïmporteerde lijnen met fouten.

9-jan-15

-38-

IDNet15manN.doc


7 GROEPEN Dit menu betreft de diverse partijen die bij het systeem betrokken zijn. Statistische informatieplichtigen, “SIP’s” (=aangifteplichtige ondernemingen). IDEP kan een onbeperkt aantal SIP’s bevatten, hetzij als afzonderlijke eenheden of via een derde aangever (zie paragraaf 7.3). “Gebruikers”, aan wie bepaalde rechten zijn toegekend om SIP-gegevens te creëren, wijzigen of raadplegen, systeemparameters te wijzigen of systeemfuncties uit te voeren. "Derde aangevers" maken aangiften voor een of meerdere SIP's; Indien er meerdere SIP's gedefinieerd zijn beschikt u over een extra functie “Alles goedkeuren”. Deze functie is ook beschikbaar vanaf het menu “Acties” indien het scherm "SIP aangiften" open is. Deze functie wordt beschreven in paragraaf 8.4.1 – Aangiften goedkeuren / Goedkeuring annuleren. Met de optie “Wijzig Actieve SIP” kan een andere in het systeem gedefinieerde SIP worden geselecteerd, waarvoor vervolgens kan worden gewerkt. 7.1

SIP's

U kiest de functie “SIP’s” via “Groepen / SIP”. 7.1.1 SIP's creëren/wijzigen

In dit venster kan u de gegevens van een SIP (statistische informatieplichtige, een aangever) invoeren of wijzigen. U start de functie “SIP’s toevoegen” in “Groepen / SIP” via “Acties / Toevoegen”, met de knop "Toevoegen" of met de F4-toets. U start de functie “SIP’s wijzigen” in “Groepen / SIP” door dubbel te klikken op de SIP-ID, via “Acties / Wijzigen”, met de knop "Wijzigen" of met de F5-toets.

9-jan-15

-39-

IDNet15manN.doc


De SIP (aangever) kan nu worden gedefinieerd door alle vereiste gegevens in dit venster in te voeren. De volgende velden zijn verplicht: BE + ondernemingsnr : BE + het ondernemingsnummer van 10 posities; Naam SIP: naam de aangever; Drempel Aankomst, 0 indien de aangever niet aangifteplichtig is voor deze stroom, 2 indien de aangever aangifteplichtig is voor de standaard aangifte voor deze stroom, 3 indien de aangever aangifteplichtig is voor de uitgebreide aangifte voor deze stroom. Drempel Vertrek, 0 indien de aangever niet aangifteplichtig is voor deze stroom, 2 indien de aangever aangifteplichtig is voor de standaard aangifte voor deze stroom, 3 indien de aangever aangifteplichtig is voor de uitgebreide aangifte voor deze stroom. E-mailadres van de SIP opmerking: indien u reeds standaard aangiften heeft gemaakt en verzonden terwijl u uitgebreide aangiften diende te maken gaat u als volgt tewerk om dat recht te zetten. U verandert in dit scherm uw drempel van standaard naar uitgebreide aangifte. Dan maakt u een nieuwe aangifte voor dezelfde periode (zie paragraaf 8.2.2) met als boodschapfunctie "5, verbetering". U kan nu de ontbrekende gegevens aanvullen en de aangifte opnieuw indienen. Optionele velden: Adres, Postcode, Plaats van de SIP; Contactpersoon, Telefoonnummer, Faxnummer van de SIP. Gewest: hier kan u een standaardgewest aangeven voor de aangiften van deze SIP. Dit wil zeggen dat bij manuele ingave van aangiftelijnen deze waarde automatisch wordt ingevuld. Bij import van gegevens wordt het standaardgewest eveneens automatisch ingevuld indien er in uw bestand geen andere waarde voor gewest voorkomt. OneGate gebruikersnaam en wachtwoord: dit dient u invullen indien u via de functie “Intrastat Output” automatisch naar OneGate wenst te verzenden (zie 8.4.3 Intrastat-output). De laatst gecreëerde SIP wordt de Actieve SIP. 9-jan-15

-40-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Als u verscheidene SIP's heeft gecreëerd, kan u van de ene naar de andere gaan via “Groepen / Wijzig Actieve SIP” of met de knop “Wijzig Actieve SIP” . 7.1.2 Informatie van een andere SIP kopiëren

Als u op de OK-knop klikt, verschijnt een venster waarin u de SIP-specifieke tabellen van een andere SIP kunt kopiëren. Dit venster wordt overigens niet weergegeven als de eerste SIP wordt gecreëerd.

Selecteer de SIP waarvan de tabellen gekopieerd moeten worden en geef met de selectievakjes aan welke tabellen gekopieerd moeten worden. 7.2

Gebruikers

U kiest de functie “Gebruiker” via “Groepen / Gebruiker”. 7.2.1 Gebruikers creëren / wijzigen

In dit venster kunnen diverse gebruikers, met verschillende rechten, worden gedefinieerd of gewijzigd. Als het pakket maar één gebruiker heeft, kan deze altijd werken met de standaardgebruiker "IDEP" en is de rest van deze paragraaf niet van belang. U start de functie “Gebruikers toevoegen” in “Groepen / Gebruiker” via “Acties / Toevoegen”, met de knop "Toevoegen" of met de F4-toets.

9-jan-15

-41-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding U start de functie “Gebruikers wijzigen” in “Groepen / Gebruiker” door dubbel te klikken op de of de F5-toets. gebruikers-ID, via “Acties / Wijzigen” of met de knop "Wijzigen"

Nu kan de gebruiker worden gedefinieerd door alle vereiste gegevens in te voeren. De volgende velden zijn verplicht: Gebruiker. De naam die in het inlogscherm wordt gebruikt; de keuze van het type gebruiker: Supervisor, Editor of Raadplegen. (zie paragraaf 7.2.2 – Soorten gebruikers); Optionele velden: Wachtwoord. Indien ingevuld zal het in het inlogscherm worden gevraagd; Naam Gebruiker; Telefoonnummer, Afdeling, Functie; Standaard-SIP. Als een gebruiker vaak aangiften voor dezelfde SIP creëert, kan hij in dit veld een SIP uit de keuzelijst selecteren. Deze SIP is dan automatisch de actieve SIP wanneer hij inlogt. 7.2.2 Soorten gebruikers

De toegangsrechten van gebruikers kunnen worden beperkt tot bepaalde functies en zij kunnen al dan niet wijzigingsrechten toegekend krijgen. Er kunnen 3 soorten gebruikers worden gedefinieerd: 9-jan-15

-42-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Supervisor (= de standaardgebruiker IDEP). Deze gebruiker kan gebruikmaken van alle functies in het pakket. Hij is bijvoorbeeld de enige die aangiften kan goedkeuren en verzenden; Editor. Normale gebruiker met wijzigingsrechten. Deze gebruiker kan gebruikmaken van de functies voor iedere gebruiker, maar niet van bepaalde functies die zijn voorbehouden aan de supervisor; Raadplegen. Deze gebruiker kan alle functies raadplegen.

7.3 Derde aangever Opmerking: deze paragraaf is alleen van belang voor derde aangevers. U kiest de functie “Derde aangever” via “Groepen / Derde aangever”. Met deze functie kan een derde aangever zijn identificatiegegevens invoeren. Indien derde aangevers de aangiften van hun klanten automatisch naar Onegate wensen te versturen, dan dienen ze hier hun eigen gebruikersnaam en wachtwoord voor OneGate in te vullen. Let op, aan deze gebruikersnaam dienen in Onegate de aangiften van hun klanten te worden gelinkt via volmachten (zie www.onegate.be, FAQ).

9-jan-15

-43-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Zie paragraaf 7.1 - Groepen / SIP's, voor een uitleg van de velden.

7.4

Wijzig Actieve SIP

U kiest de functie “Wijzig Actieve SIP” via “Groepen / Wijzig Actieve SIP” of met de knop “Wijzig Actieve SIP” . De gebruiker werkt nooit tegelijkertijd aan de gegevens verschillende SIP's (behalve in het geval van een derde aangever die de INTRASTAT-output voor alle SIP's produceert of de aangiften voor alle SIP's archiveert). Om van de ene SIP naar de andere te gaan, selecteert u in de lijst van SIP’s de gewenste SIP door erop te klikken en vervolgens op de OK-knop te klikken (of door dubbel te klikken op deze SIP). Dit is nu de actieve SIP en alle gegevens met betrekking tot deze SIP zijn actief (d.w.z. de aangiften en alle informatie in de menuoptie "SIP-info"). Bovenaan het hoofdscherm verschijnt de identificatie van de actieve SIP .

9-jan-15

-44-

IDNet15manN.doc


8 AANGIFTEN 8.1

Proces van een aangifte

Alle acties met betrekking tot een INTRASTAT-aangifte kunnen worden uitgevoerd door de optie "Aangifte" op de menubalk te activeren. Het volgende schema biedt een overzicht van de belangrijkste acties voor een aangifte. Het gebruik van de desbetreffende menuopties en functietoetsen in de software wordt in de volgende paragrafen beschreven.

1. Nieuwe aangifte creëren => nieuwe hoofding 2. Bestaande aangifte wijzigen => lijnen toevoegen / wijzigen / wissen Goedkeuren (F8)

Goedkeuring annuleren (F8)

3. Goedgekeurde aangifte => - geaggregeerde informatie - aangifte kan niet meer worden gewijzigd Deblokkeren (F9)

Output / INTRASTAT

4. Aangifte verzenden => aangifte uitgesloten van tweede INTRASTAToutput. Onderhoud / Dearchiveren halen

Onderhoud / Archiveren

5. Gearchiveerde aangifte => aangiftelijnen in IDEP gewist. Onderhoud / Verwijder hoofdingen

6. Aangifte geheel uit IDEP verwijderd.

Het proces van een aangifte bestaat uit de volgende stappen.

STAP 1:

Creëer een hoofding die een nieuwe aangifte identificeert (zie paragraaf 8.2.2).

STAP 2:

Wijzig de aangifte door de hoofding te wijzigen, of door aangiftelijnen toe te voegen, te wissen of te wijzigen. U kan op de volgende manieren aangiftelijnen toevoegen: handmatig (zie paragraaf 8.2.3.2); met behulp van lijnmodellen (zie paragraaf 8.2.3.4); door informatie van andere aangiften te kopiëren (zie paragraaf 8.2.3.5); door informatie te importeren (zie paragraaf 8.2.3.6).

9-jan-15

-45-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding De volledige aangifte kan worden gewist, waarna geen verdere stappen kunnen worden uitgevoerd. STAP 3:

De aangifte goedkeuren. Dit moet gebeuren voordat de INTRASTAT-output wordt voltooid (zie paragraaf 8.4.1). Op het moment van de goedkeuring worden de aangiftelijnen geaggregeerd. Als de aangifte is goedgekeurd, kan deze niet meer worden gewijzigd of gewist. Als de gebruiker toch wijzigingen wil aanbrengen, moet hij de goedkeuring van de aangifte annuleren.

STAP 4:

Een goedgekeurde aangifte kan slechts eenmaal als officiële output worden verwerkt (“naar de BNA gezonden”, zie paragraaf 8.4.3); daarna is deze geblokkeerd. Als de gegevens in het bericht beschadigd zijn, kan de gebruiker de blokkering van een aangifte opheffen (deblokkeren).

STAP 5:

Als een aangifte niet meer “online” beschikbaar hoeft te zijn, kan deze worden gearchiveerd. Dit betekent dat de aangifte op een schijf wordt opgeslagen en dat de aangiftelijnen in het gegevensbestand worden gewist (zie paragraaf 10.1.1). Gearchiveerde aangiften kunnen weer in het gegevensbestand worden geladen met de functie Dearchiveren (zie paragraaf 10.1.2).

STAP 6:

Na uitvoering van STAP 5 blijft de hoofding van een gearchiveerde aangifte toegankelijk voor raadpleging. Als dit niet meer nodig is, kan de hoofding echter worden gewist (zie paragraaf 10.1.3).

8.2 Aangiften bewerken 8.2.1 INTRASTAT-gegevens invoeren: inleiding

Acties met betrekking tot het creëren en aanpassen van INTRASTAT-aangiften worden gestart via de menuoptie "Aangifte / Bewerken" of met de knop “aangiften bewerken” . Een aangifte bestaat uit een hoofding en een of meer aangiftelijnen. Het creëren van een aangifte verloopt dan ook in twee stappen. 1. Eerst creëert u de hoofding. Hierbij specificeert u de statistische periode en de stroom (zie paragraaf 8.2.2). 2. Nadat de hoofding is gecreëerd, kan u aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen (zie paragraaf 8.2.3). U kan op verschillende manieren aangiftelijnen toevoegen: -

handmatig (de eenvoudigste wijze; zie paragraaf 8.2.3.2); met behulp van lijnmodellen (zie paragraaf 8.2.3.4); door informatie van andere aangiften te kopiëren (zie paragraaf 8.2.3.5); door informatie te importeren (zie paragraaf 8.2.3.6). 9-jan-15

-46-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding De wijziging van een bestaande aangifte (zie paragraaf 8.2.4) kan bestaan uit het wijzigen van de hoofding of uit het toevoegen, wissen of wijzigen van aangiftelijnen. 8.2.2 Hoofding creëren

STAP 1:

Kies "Aangiften / Bewerken" of klik op de knop ““aangiften bewerken” . Het venster Aangiften SIP wordt weergegeven. Als eenmaal een SIP is gecreëerd, wordt het venster Aangiften SIP overigens automatisch weergegeven nadat het pakket is opgestart.

STAP 2:

U kan een “aangifte toevoegen” aan de lijst van aangiften van de actieve SIP via “Acties / Toevoegen”, met de knop "Toevoegen" of met de F4-toets. Voer de hoofdinggegevens in, die voor alle aangiftelijnen gelden.

Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op OK om de gegevens op te slaan.

9-jan-15

-47-

IDNet15manN.doc


STAP 3:

NB 1:

Als u een hoofding creëert of wijzigt en er is geen aangifte met dezelfde stroom voor de vorige maand gecreëerd en verzonden, verschijnt een waarschuwing dat er geen aangifte over de voorgaande maand is gemaakt en/of verzonden. Dit bericht wordt niet weergegeven als de eerste aangifte wordt gecreëerd.

NB 2:

Er kunnen geen aangiften worden gecreëerd met een statistische periode die buiten de geldigheidsjaren van het pakket valt.

NB 3:

Er kunnen geen aangiften worden gecreëerd met een statistische periode die na de huidige maand valt.

Nu de hoofding voor een bepaalde stroom en periode is gecreëerd, kunnen de aangiftelijnen worden toegevoegd.

8.2.3 Aangiftelijnen aan de hoofding toevoegen 8.2.3.1 Inleiding Als de hoofding is gecreëerd, kunnen aangiftelijnen worden toegevoegd, behalve als het een nihilaangifte betreft, die per definitie geen aangiftelijnen bevat.

De functie “Aangifte wijzigen” wordt voor een nieuwe of bestaande aangifte hetzij automatisch gestart nadat de hoofding is gecreëerd, of kan handmatig worden gestart door de aangifte te selecteren (erop klikken) en vervolgens op de knop "Wijzigen" te klikken (of via “Acties / Wijzigen” of met de F5-toets). U ziet nu het “Overzicht aangifte” van de aangiftelijnen, dat op dit moment nog leeg is. De hoofdinggegevens zijn beknopt weergegeven.

9-jan-15

-48-

IDNet15manN.doc


U kan nu op verschillende manieren aangiftelijnen toevoegen: handmatig (de eenvoudigste wijze), zie paragraaf 8.2.3.2; met behulp van lijnmodellen, zie paragraaf 8.2.3.4; door informatie van andere aangiften te kopiëren, zie paragraaf 8.2.3.5; door informatie te importeren, zie paragraaf 8.2.3.6. 8.2.3.2 Handmatige invoer van aangiftelijnen STAP 1:

Als u handmatig een aangiftelijn wilt toevoegen, start u de functie “Aangiftelijnen toevoegen” via “Acties / Toevoegen”, met de knop "Toevoegen" of met de F4toets. Het gedetailleerde invoerscherm “Aangiftelijn” verschijnt.

9-jan-15

-49-

IDNet15manN.doc


IDEP kent diverse voorzieningen om de handmatige gegevensinvoer te vereenvoudigen. Deze worden in de volgende paragraaf beschreven. Hierna volgen enkele algemene opmerkingen over handmatige gegevensinvoer. De gegevens kunnen in willekeurige volgorde worden ingevoerd. Sommige onderdelen hebben echter wel invloed op andere onderdelen. Met de tabtoets of de entertoets (indien geactiveerd via "Systeem/Scherminstellingen", of met de muis kan u van het ene veld naar het andere gaan. IDEP kan zo ingesteld worden dat, bij handmatige gegevensinvoer via het toetsenbord, automatisch naar het volgende veld wordt gesprongen indien de ingebrachte gegevens correct zijn. In dit geval dient de gebruiker niet op de tabtoets te drukken na het inbrengen van een waarde. Uiteraard werkt dit mechanisme enkel voor velden waarvoor gegevens met een vaste lengte worden verwacht. Deze mogelijkheid kan aan- of uitgezet worden door te klikken op de check box Automatische Tab in "Systeem / Scherminstellingen". Wanneer een reeds ingebrachte waarde wordt geselecteerd met de tabtoets of door te dubbelklikken met de muis, overschrijft een nieuw ingebrachte waarde de vorige. Indien enkel een karakter aan een veld dient toegevoegd te worden, moet er eerst in het veld gepositioneerd worden met de muis of de pijltjestoetsen. Nadat u het laatste veld heeft ingevuld, kan u deze opslaan met de knop "Toevoegen" . Als een deel van de vereiste gegevens ontbreekt of niet binnen de vorken van de kwaliteitscontroles valt, verschijnt een waarschuwing. De gebruiker kan desgewenst een incomplete aangiftelijn toch opslaan; deze wordt als "onjuist" gemarkeerd. 9-jan-15

-50-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Kwaliteitscontroles worden automatisch uitgevoerd op basis van de gebruikte GN8-code op de verhoudingen waarde / nettomassa, waarde / aanvullende eenheden en nettomassa / aanvullende eenheden, en dit voor alle transacties met een factuurwaarde hoger dan 10.000 euro. De kwaliteitscontrole gebeurt als volgt: Wanneer een aangiftelijn wordt gesloten en deze lijn bevat een gn8-code waarvoor een controle is ingebouwd, dan worden de volgende te controleren waarden berekend:

Factuurwaarde/Aanvullende eenheid (indien Aanvullende eenheden vereist zijn voor deze gn8-code); Factuurwaarde /Nettomassa (indien nettomassa vereist is voor deze gn8-code); Nettomassa /Aanvullende eenheid (indien aanvullende eenheden vereist zijn en de optionele nettomassa wordt ingevuld). De hierboven verkregen resultaten worden dan vergeleken met maximum / minimum waarden, gekoppeld aan de GN8-code. Indien een of meerdere buiten de limieten vallen, kunnen 6 verschillende berichten verschijnen: 1. Een waarde van ... € voor ... eenheden lijkt te laag. Bent u zeker dat dit correct is? 2. Een waarde van ... € voor ... eenheden lijkt te hoog. Bent u zeker dat dit correct is? 3. Een waarde van ... € voor ... KG lijkt te laag. Bent u zeker dat dit correct is? 4. Een waarde van ... € voor ... KG lijkt te hoog. Bent u zeker dat dit correct is? 5. Een massa van ... KG voor ... eenheden lijkt te laag. Bent u zeker dat dit correct is? 6. Een massa van ... KG voor ... eenheden lijkt te hoog. Bent u zeker dat dit correct is?

Indien u "Ja" antwoordt, worden de limieten voor deze GN8-code automatisch aangepast voor de actieve SIP (aangever). Indien u "Nee" antwoordt, springt de cursor naar het vermoedelijk te corrigeren veld. De validatie gebeurt opnieuw wanneer de lijn wordt gesloten. Via “SIP Info / Minimum/Maximum bereik per gn8-code”, kunnen maximum- en minimumwaarden per GN8-code worden toegevoegd of aangepast. Zie paragraaf 9.5 voor meer informatie.

De knop "wissen" kan gebruikt worden om alle velden op het scherm te wissen. Automatisch verschijnt een nieuw gegevensinvoerscherm. Als u geen nieuwe aangiftelijnen wilt toevoegen, drukt u op <ESC> of klikt u op de knop Annuleren. De laatste aangiftelijn (die nog leeg is) wordt niet aan de aangifte toegevoegd. 9-jan-15

-51-

IDNet15manN.doc


STAP 2:

Nadat u aangiftelijnen hebt toegevoegd, wordt het venster “Overzicht aangifte” weergegeven; de nieuwe aangiftelijnen zijn aan het overzicht toegevoegd.

De lijst wordt weergegeven in de wijzigmodus. U kan de gegevens van een bepaalde aangiftelijn “wijzigen” door deze te selecteren en op de entertoets te drukken, door op de aangiftelijn dubbel te klikken, via “Acties / Wijzigen”, met de knop "Wijzigen" of met de F5-toets. U start de functie “Hoofding raadplegen” via “Acties / Hoofding”, met de knop “Hoofding” of met de F11-toets. In dit venster kan u de bijgewerkte hoofdinggegevens raadplegen. Om terug te keren naar het venster SIP Aangiften drukt u op <ESC>, sluit u het venster Overzicht aangifte of selecteert u het gewenste venster in het menu Vensters. Ook hier start u de functie “Hoofding raadplegen” via “Acties / Hoofding”, met de knop “Hoofding” of met de F11-toets. Als u wilt terugkeren naar het hoofdmenu, drukt u tweemaal op <ESC>, sluit u alle open vensters of kiest u de optie “Vensters / Alles sluiten”. 8.2.3.3 Voorzieningen voor de handmatige invoer van aangiftelijnen Het gegevensinvoerscherm "Aangiftelijn" heeft de volgende voorzieningen. Keuzelijsten 9-jan-15

-52-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding aan de In velden waarin een code moet worden ingevoerd kan u op de knop met de pijl omlaag rechterzijde van het veld klikken voor een overzicht van alle mogelijke waarden. U kan een waarde in deze lijst selecteren door erop te klikken.

Een vorige aangiftelijn kopiëren Als u tijdens dezelfde sessie een aangiftelijn toevoegt, kan u de gegevens van de vorige aangiftelijn voor dezelfde aangifte kopiëren. Dit kan u doen in het detailvenster “Aangiftelijn” met de F6-toets of met de knop “Kopiëren” . Numerieke waarden, zoals aantal eenheden, monetaire waarden enz., krijgen in de nieuwe aangiftelijn de waarde nul. SIP-goederencodes U kan in het pakket uw interne SIP-goederencodes gebruiken in plaats van de officiële lijst van GN8-goederencodes. Een SIP-goederencode kan worden gekoppeld aan een GN8-goederencode (zie paragraaf 9.3 - SIP-info / SIP-goederencodes). U dient rekening te houden met het volgende.

9-jan-15

-53-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Indien er (nog) geen SIP-goederencodes werden gedefinieerd, wordt dit veld overgeslagen bij gebruik van de tabtoets. U kan een rekenfactor nettomassa koppelen aan een SIP-goederencode (zie paragraaf 9.3 - SIP-info / SIP-goederencodes). In dit geval wordt de nettomassa automatisch berekend als het aantal eenheden wordt ingevoerd. Als u een SIP-goederencode heeft ingevoerd, maar daarna de GN8-code wijzigt, wordt het veld SIP-goederencode gewist. De nettomassa wordt niet automatisch berekend wanneer het aantal eenheden wordt ingevoerd, omdat de rekenfactor nettomassa gekoppeld is aan de gewiste SIP-goederencode. Toegang tot GN8 Als u niet met SIP-goederencodes wilt werken, kan u de juiste GN8-goederencode vinden door in het veld GN8-goederencode op de F2-toets te drukken of door op het pijltje naast het veld te klikken. Indien de bijhorende teksten nog niet zijn geïnstalleerd, zal Idep voorstellen om dat te doen. U heeft nu toegang tot alle GN8-zoekmogelijkheden, zie de gebruikershandleiding van GN8 voor details over het gebruik van dit programma.

9-jan-15

-54-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding U kan de geselecteerde GN8-code naar het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen in IDEP of kopiëren met de toetscombinatie , de knop “Breng deze code over naar IDEP” door dubbel te klikken op de geselecteerde code. Het systeem vraagt u te bevestigen of u de geselecteerde waarde naar IDEP wilt kopiëren. Uitzonderingen zijn de speciale GN8-codes 99450000 (herstellingen), 99500000 (kleine transacties), 99600000 (kortingen en creditnota's) en 99700000 (debetnota's). Voor deze codes hoeft u niet alle velden in te vullen. Na het ingeven van deze codes worden enkel de vereiste velden afgebeeld op het scherm. Bij het gebruik van code 99450000 wordt bovendien automatisch "6" ingevuld als transactiecode en krijgt u de waarschuwing om enkel de waarde van de herstelling en niet waarde van de goederen in te geven.. Meer info over deze speciale codes vindt u in de Intrastathandleiding. Gewijzigde GN8-codes: er is een mechanisme ingebouwd om GN8-codes die gewijzigd zijn ten op zichte van het vorige jaar te vervangen. Indien u een code gebruikt die niet meer geldig is zal Idep proberen deze te vervangen door de nieuwe code, of u een aantal nieuwe codes voorstellen waaruit u de juiste kan selecteren (klik in dat geval op om de mogelijkheden te zien).

Nettomassa Voor GN8-codes met een aanvullende eenheid is geen nettomassa vereist. Als u een van deze codes heeft ingevoerd in het veld GN8-code, verandert de tekst “nettomassa” in “optionele nettomassa” en is het invoeren van een waarde in het veld Nettomassa niet verplicht. U kan maximum 3 decimalen invoeren voor meer precisie.

Rekenfactoren nettomassa 9-jan-15

-55-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding U kan een lijst van rekenfactoren nettomassa definiëren om de nettomassa (in kg) te berekenen op basis van de waarde van het aantal eenheden (zie paragraaf 9.1 - SIP-info / Rekenfactoren nettomassa). U kan de lijst met beschikbare rekenfactoren nettomassa oproepen door in het veld nettomassa op de F2-toets te drukken. Als in een aangiftelijn een SIP-goederencode wordt ingevoerd waaraan een rekenfactor nettomassa gekoppeld is, wordt de factor automatisch toegepast als het aantal eenheden wordt ingevoerd. Aanvullende eenheden Het veld aanvullende eenheden heeft een selectiefunctie (F2) en -knop. Daardoor kan de gebruiker een rekenfactor nettomassa (gekoppeld aan de aanvullende eenheden van de gn8code) selecteren. Nadat het veld nettomassa wordt ingevuld, zal het aantal aanvullende eenheden worden berekend na selectie van de rekenfactor nettomassa: nettomassa / rekenfactor nettomassa. Het verkregen aantal wordt afgerond. Wisselkoersen U kan een lijst van wisselkoersen definiëren om waarden in euro te berekenen op basis van de waarde in een vreemde valuta (zie paragraaf 5.1 - Systeem / Wisselkoersen). Deze zijn van toepassing op de factuurwaarde. U selecteert een beschikbare wisselkoers in het hiervoor voorziene veld; wanneer u met de wuisaanwijzer over dit veld beweegt, verschijnt er een tekst met de volledige benaming van de munt. Gewest. Indien een standaardwaarde voor gewest werd opgegeven in het scherm SIP-parameters (zie hoofdstuk 7.1.1 – SIP's creëren/wijzigen), dan wordt het veld automatisch ingevuld met die waarde. 8.2.3.4 Gegevensinvoer met behulp van modellen Meestal heeft een SIP een aantal vaste handelspartners. De transacties met deze partners zullen vaak erg op elkaar lijken, met uitzondering van de waarden en hoeveelheden. Om te vermijden dat dezelfde gegevens keer op keer moeten worden ingevoerd, kan u een aantal modellen definiëren die de veldwaarden bevatten die altijd hetzelfde zijn (bv. land partner, GN8-goederencode). Zie paragraaf 9.2 - SIP-info / Lijnmodellen. De volgende procedure beschrijft het gebruik van lijnmodellen (zie ook paragraaf 92.2). STAP 1:

Als u in het overzicht aangifte een aangiftelijn wilt toevoegen, drukt u op de F9toets of klikt u op de knop “Lijnmodellen” . Er verschijnt een lijst van de voor de desbetreffende stroom van de actieve SIP gedefinieerde modellen. 9-jan-15

-56-

IDNet15manN.doc


STAP 2 :

Selecteer het model dat u wilt gebruiken voor de gegevensinvoer van de aangiftelijn en druk op Enter of klik op OK. Alle waarden van het model worden automatisch gekopieerd naar de velden van de aangiftelijn. De cursor wordt in het eerste invoerveld van het venster Aangiftelijn geplaatst.

9-jan-15

-57-

IDNet15manN.doc


8.2.3.5 Aangiftelijnen van een andere aangifte kopiëren Deze paragraaf betreft het kopiëren van aangiftelijnen van de ene naar de andere aangifte. In het venster SIP Aangiften selecteert u de aangifte waarnaar u aangiftelijnen wilt kopiëren door erop te dubbelklikken of door op de F5-toets te drukken. Vervolgens start u de functie “Aangiftelijnen kopiëren” via “Acties / Kopie”, met de knop “Kopie” of met de toetscombinatie SHIFT+F6. In het venster Kopie kan u met behulp van de F2-toets de aangifte selecteren waaruit u wilt kopiëren.

Ook kan u aangeven welke aangiftelijnen van de geselecteerde aangifte u naar de nieuwe aangifte wilt kopiëren. Standaard worden alle aangiftelijnen gekopieerd. NB 1:

Uit iedere aangifte kunnen aangiftelijnen worden gekopieerd (ook uit aangiften met een andere stroom), wat ertoe kan leiden dat te veel of te weinig informatie wordt gekopieerd, of dat codes worden gekopieerd die in het huidige bereik niet geldig zijn. Daarom wordt een valideringsproces uitgevoerd. Overbodige informatie wordt verwijderd. Als er informatie ontbreekt of als bepaalde informatie onjuist is, wordt de aangiftelijn als onjuist gemarkeerd. Overigens kunnen ook binnen een aangifte aangiftelijnen worden gekopieerd.

NB 2:

De aangiftelijnen voor een vervangingsaangifte (zie paragraaf 8.2.7) worden automatisch gekopieerd van de oorspronkelijke aangifte wanneer de hoofding wordt gecreëerd. De numerieke invoervelden (factuurwaarde, nettomassa enz.) worden altijd gekopieerd. De reden hiervoor is dat een vervangingsaangifte de aangifte waarvan de aangiftelijnen worden gekopieerd moet vervangen. Bijna alle informatie moet identiek zijn.

8.2.3.6 Gebruik van de functie Importeren 9-jan-15

-58-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Aangiftelijnen kunnen voor een bepaalde aangifte uit een ander bestand in IDEP worden geïmporteerd. Voordat u deze functie kunt gebruiken, moet het importformaat (dat het fysieke formaat en de logische bestandskenmerken specificeert) worden gedefinieerd (zie hoofdstuk 6 - Import). Alle aangiftelijnen in een importbestand moeten betrekking hebben op dezelfde aangifte (d.w.z. dezelfde statistische periode en stroom). De volgende procedure beschrijft het gebruik van de functie Importeren. STAP 1:

Start de functie “Importeren” voor de geselecteerde aangifte. U kan dit doen in het venster Wijzigen Aangifte Overzicht via “Acties / Importeren”, met de knop “Importeren” of met de F9-toets, of in het menu “Import” via "Import in de geselecteerde aangifte" of via "Import in een nieuwe aangifte".

U ziet een lijst van de importformaten die voor het importeren van aangiftelijnen zijn gedefinieerd. Selecteer de naam van het gewenste type import. STAP 2:

Selecteer de naam van het importbestand. Deze stap is niet nodig indien u het pad en de bestandsnaam reeds heeft vastgelegd bij het definiëren van het formaat (zie paragraaf 6.2.1).

9-jan-15

-59-

IDNet15manN.doc


In de box "Bestandstype" kan een selectie worden gemaakt tussen het standaard type voor het gekozen formaat en alle bestanden. Dit kan nuttig zijn indien uw bestand niet de standaard extensie voor een bestandstype heeft. De naam mag verwijzen naar een WEB locatie (een WEB-bestand):De naam van het web-bestand moet beginnen met HTTP//domein/ of FTP://domein/ (opgelet, HTTPS:// is niet ondersteund). Vanaf het ogenblik dat een minimaal vereist deel van de naam van een web-bestand (URL) is ingebracht in het veld padnaam (bv. HTTP://domain/somefile.txt), zal het veld als correct worden gemarkeerd (IDEP controleert niet of het bestand ook effectief bestaat). Het zal niet mogelijk zijn om zo een bestand via bladeren te selecteren (zoals gebruikelijk voor andere bestandstypes)

STAP 3:

Deze stap is verschillend voor een WEB-bestand. Voor een "gewoon" bestand geldt de volgende procedure: Wanneer het pad en de bestandsnaam zijn geselecteerd, verschijnt het import selectiescherm opnieuw. Indien het type importformaat een Werkblad- of Tabelnaam vereist, dit is de naam van een tabel in Access of een werkblad in Excel (zie paragraaf 6.2.1), wordt een bijkomend veld getoond waarin deze naam kan worden ingevuld. Deze naam is vooraf ingevuld indien hij werd opgenomen in de definitie van het importformaat of indien er maar een voorkomt in het geselecteerde bestand.

9-jan-15

-60-

IDNet15manN.doc


Voor een WEB-bestand doet u het volgende: Wanneer de URL wordt ingegeven in het veld "pad + bestandsnaam", is het nog niet direct mogelijk om de werkblad- of tabelnamen te tonen. Daarvoor dient het bestand eerst gedownload te worden. Nadat er als bestandsnaam een URL werd ingegeven, zal de knop om te bladeren

veranderen in de volgende knop

.

Om het bestand te downloaden drukt u op deze knop. Indien het bestand niet kan worden gedownload, zal de URL rood worden en verschijnt er een bericht. Zolang het resultaat niet succesvol is, blijft de OK knop gedesactiveerd. Wanneer het bestand kan worden gedownload met de knop (in een tijdelijk bestand), wordt de bestandsnaam in het groen weergegeven. Indien er meer informatie nodig is om de import te starten zullen de nodige velden worden geactiveerd. Zie hierboven bij de procedure voor het importeren van een "gewoon" bestand.

STAP 4:

Het importeren start na het klikken op de knop OK. Als de gegevens van het importbestand in IDEP worden geïmporteerd, wordt ieder veld gevalideerd aan de hand van de eisen die aan het veld worden gesteld. Na het importeren kan de logfile geconsulteerd worden via “Import / Toon Import-Log” om eventuele fouten na 9-jan-15

-61-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding te kijken.Opmerking: tijdens de import kunnen de velden Factuurwaarde en Nettomassa automatisch worden berekend, mits de hiervoor benodigde gegevens in het importbestand aanwezig zijn. Details worden gegeven in paragraaf 6.2.1 Import / Formaat. Indien een defaultwaarde als Gewest werd ingegeven in de SIP-parameters (zie hoofdstuk 7.1.1 – SIP's creëren / wijzigen) en de zone Gewest is leeg in het importbestand, dan zal het veld automatisch worden opgevuld met de standaardwaarde. Opgelet, indien het importbestand waarden met decimalen bevat en het decimaalteken is hetzelfde als het groeperingssymbool in de landinstellingen van het configuratiescherm van Windows, dan zullen de resultaten foutief zijn. Bijvoorbeeld: in het importbestand wordt punt '.' als decimaal symbool gebruikt, en in Windows is het punt '.' gedefinieerd als groeperingssymbool (het teken om de duizendtallen te scheiden om een getal beter leesbaar te maken). Een waarde van 123.45 zal na import 100 maal groter zijn, namelijk 12345. IDEP zal dit probleem detecteren en alle lijnen als foutief aanduiden. Als deze lijnen worden geconsulteerd, zullen ze echter correct lijken, alleen zullen sommige waarden 100 maal te groot zijn. Het import logbestand dient geconsulteerd te worden in "Systeem / Toon Import-Log" om te zien wat de fouten zijn. De kwaliteitscontroles op maximum- en minimumwaarden gekoppeld aan gn8codes worden ook uitgevoerd bij het importeren. Indien een lijn waarden bevat buiten deze limieten, dan wordt ze als foutief gemarkeerd. De reden hiervoor wordt getoond wanneer een dergelijke lijn geopend en weer gesloten wordt. Zie paragraaf 8.2.3.2 voor meer informatie over kwaliteitscontroles. Wanneer een gn8-code wordt geïmporteerd, worden alle spaties uit deze code verwijderd (uitgezonderd bij import via een SDF-formaat). Dit wordt gedaan omdat gn8-codes in sommige toepassingen spaties bevatten. 8.2.4 Multi-SIP Import Als uitbreiding van de importfunctie (import van lijnen voor 1 aangifte per keer), kunnen nu ook de gegevens voor verschillende SIP's, voor verschillende periodes en voor verschillende stromen worden geïmporteerd. Deze multi-SIP importfunctie is beschreven onder het hoofdstuk 6.2 – Multi-SIP Import. 8.2.5 Aangiftegegevens wijzigen, wissen of raadplegen

Van een aangifte kunnen de hoofdinggegevens (SIP Aangiften) of de aangiftelijnen (Aangifte Overzicht) worden gewijzigd, gewist of geraadpleegd. Een aangifte kan alleen worden gewijzigd of gewist zolang deze nog niet is goedgekeurd. Raadplegen blijft wel mogelijk. Selecteer het venster “SIP Aangiften” via de menuoptie "Aangifte / Bewerken" of met de knop “Bewerken” . 9-jan-15

-62-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 8.2.5.1 Hoofding “Wijzigen Hoofding”: selecteer de desbetreffende aangifte en kies “Acties / Wijzigen Hoofding” of klik op de knop “Wijzigen Hoofding” . Alleen de Statistische Periode en de Stroom kunnen worden gewijzigd. “Hoofding wissen”: selecteer de desbetreffende aangifte en kies “Acties / Wissen”, klik op de knop “Wissen” of druk op de F7-toets. “Hoofding raadplegen”: selecteer de desbetreffende aangifte en kies “Acties / Hoofding”, klik op de knop “Hoofding” of druk op de F11-toets. 8.2.5.2 Aangiftelijnen “Aangiftelijnen wijzigen” of “aangiftelijnen wissen”: dubbelklik op de desbetreffende aangifte. In plaats van dubbel te klikken, kan u ook “Acties / Wijzigen” de knop "Wijzigen" of de F5-toets gebruiken nadat u in de lijst een aangifte heeft geselecteerd. Het “Overzicht aangifte” wordt nu voor deze aangifte weergegeven in de wijzigmodus. “Aangiftelijnen wijzigen”: dubbelklik op de desbetreffende aangiftelijn. Het gedetailleerde venster Aangiftelijn wordt voor deze aangiftelijn weergegeven in de wijzigmodus. In plaats van dubbel te klikken, kan u ook de knop "Wijzigen" de F5-toets of “Acties / Wijzigen” gebruiken nadat u in de lijst een aangiftelijn heeft geselecteerd. De knoppen "Volgende" en "Vorige" kunnen gebruikt worden om andere lijnen te selecteren in wijzigmodus zonder het scherm te verlaten. Met het "vasthouden" van één van deze knoppen worden de lijnen verder doorlopen tot de knop wordt losgelaten. De knop "Wis" kan gebruikt worden om alle velden op het scherm te wissen. “Aangiftelijnen wissen”: nadat u in de lijst een aangiftelijn heeft geselecteerd, kan u de knop “Wissen” , de F7-toets of “Acties / Wissen” gebruiken. Met de Shift-toets kan u meerdere lijnen selecteren en tegelijkertijd wissen. “Aangiftelijnen raadplegen”: nadat u in de lijst een aangifte heeft geselecteerd, kan u “Acties / Raadplegen”, de knop “Raadplegen” of de F6-toets gebruiken. Het “Aangifte Overzicht” wordt nu voor deze aangifte weergegeven in de raadpleegmodus. “Aangiftelijnen raadplegen”: dubbelklik op de desbetreffende aangiftelijn. Het gedetailleerde venster Aangiftelijn wordt voor deze aangiftelijn weergegeven in de raadpleegmodus. In plaats van dubbel te klikken kan u ook de knop “Raadplegen” , de F6-toets of “Acties / Raadplegen” gebruiken nadat u in de lijst een aangiftelijn heeft geselecteerd. De knoppen "Volgende" en "Vorige" kunnen gebruikt worden om andere lijnen te selecteren in raadpleegmodus zonder het scherm te verlaten. Met het "vasthouden" van één van deze knoppen worden de lijnen verder doorlopen tot de knop wordt losgelaten. 8.2.5.3 Overzicht Totalen per referentienummer Als in het scherm Aangifte Overzicht een aangifte is geselecteerd (hetzij in de wijzig- of in de raadpleegmodus), kan u via de toetscombinatie SHIFT+F7, de knop “Totalen per referentienummer” of via “Acties / Totalen per Aangever Referentienummer” een overzicht krijgen van de totale waarden van de geselecteerde aangifte, geaccumuleerd per Aangever 9-jan-15

-63-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Referentienummer. Dit overzicht maakt het mogelijk op eenvoudige wijze de ingevoerde INTRASTAT-gegevens te vergelijken met de financieel-administratieve gegevens van de SIP. Deze functie is enkel beschikbaar voor niet-geaggregeerdeerde aangiftelijnen. D.w.z. dat indien u in raadpleegmodus naar een goedgekeurde aangifte gaat, u deze functie enkel kan gebruiken indien u de detailinfo raadpleegt.

In het scherm "Wijzigen aangifte overzicht" kan gesorteerd worden op basis van het veld Aangever Referentie Nr door te klikken op de hoofding dit veld. Het sorteren gebeurt alfabetisch en niet numeriek. Dit betekent dat zuiver numerieke referenties mogelijk niet correct worden gesorteerd (1, 2... 10, 11 wordt gesorteerd als 1, 10, 11... 2, 21 ...). 8.2.5.4 Overzicht fouten Ook aangiftelijnen met onjuiste waarden kunnen worden geïmporteerd of aangiftelijnen met ontbrekende gegevens kunnen worden opgeslagen. Als een aangiftelijn een fout bevat, wordt deze als onjuist gemarkeerd. Foutieve aangiftelijnen kan u opsporen aan de hand van de indicator Juist (J/N) in het scherm Aangifte Overzicht (voor iedere aangiftelijn van een aangifte) of in het scherm Overzicht Aangiften (voor de hele aangifte). Een lijst van foutieve aangiften wordt weergegeven in het venster “Aangifte / Overzicht Aangiften” nadat u het vakje "Ongeldig" heeft geselecteerd (zie paragraaf 8.6 – Lijst van aangiften).

9-jan-15

-64-

IDNet15manN.doc


Een lijst van foutieve aangiftelijnen wordt weergegeven als een foutieve aangifte wordt geselecteerd in het venster SIP Aangiften, “Wijzigen” of “Raadplegen” wordt gekozen (zie boven) en de optie “foutenlijst” is geselecteerd via “Acties / Fouten”, de knop “Foutieve lijnen” of de F8-toets.

U kan de aangiftelijnen een voor een corrigeren op dezelfde wijze als u aangiftelijnen zonder fouten kunt wijzigen. Nadat een aangiftelijn is gecorrigeerd, verdwijnt deze uit de lijst van foutieve aangiftelijnen. Nadat alle foutieve aangiftelijnen zijn gecorrigeerd, krijgt de aangifte de status "juist". De knoppen "Volgende" en "Vorige" kunnen gebruikt worden om andere foutieve lijnen te selecteren in wijzigmodus zonder het scherm te verlaten. Met het "vasthouden" van één van deze knoppen worden de lijnen verder doorlopen tot de knop wordt losgelaten. 9-jan-15

-65-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 8.2.6 Bewaar een aangiftelijn als lijnmodel. De functie "Bewaar als lijnmodel” wordt opgestart via “Acties / Bewaar als lijnmodel” of door te klikken op de knop “Bewaar als lijnmodel” of via de F12-toets. De functie is enkel beschikbaar in het gedetailleerd data entry scherm. Deze functie creëert een lijnmodel voor de stroom van de actieve aangifte en bewaart alle gegevens die op dat ogenblik reeds in de aangiftelijn zijn ingebracht. Er wordt een naam voor het model gevraagd. Indien een bestaande naam wordt ingegeven of geselecteerd, zal een update van dat bestaande lijnmodel worden gedaan na bevestiging door de gebruiker. 8.2.7 Vervangende aangiften

Nadat een aangifte als INTRASTAT-output is verzonden (zie paragraaf 8.4), kan blijken dat bepaalde informatie onjuist of incompleet is. Dergelijke fouten kunnen worden gecorrigeerd door een nieuwe aangifte met de correcties te verzenden onder verwijzing naar de oorspronkelijke aangifte. Een vervangende aangifte is een aangifte die verwijst naar een eerder naar de BNA verzonden aangifte, die door de nieuwe aangifte moet worden vervangen. Het soort aangifte geeft u aan in het veld Boodschapfunctie in de hoofding.

Een lijst van aangiften waarnaar mogelijk kan worden verwezen, kan u zien in het veld Referentienummer, zodat u op eenvoudige wijze de juiste referentieaangifte kunt selecteren. Er kan uitsluitend worden verwezen naar bestaande eerdere aangiften voor de desbetreffende SIP met de status "Verzonden = Ja". 9-jan-15

-66-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Als het referentienummer is ingevoerd, worden de stroom en statistische periode in de huidige hoofding gekopieerd van de aangifte waarnaar wordt verwezen. Deze gegevens kunnen niet worden gewijzigd. Nadat de aangifte is gecreëerd, kan het referentienummer van een vervangende aangifte niet meer worden gewijzigd als het aantal lijnen meer dan 0 bedraagt. Aangiften met de status gearchiveerd kunnen niet als referentie worden gebruikt voor vervangende aangiften, omdat de gegevens van de aangiftelijnen niet meer beschikbaar zijn. Als een vervangende aangifte wordt gecreëerd, worden alle aangiftelijnen automatisch overgenomen van de oorspronkelijke aangifte waarnaar wordt verwezen. Voor vervangende aangiften gelden op aangiftelijnniveau dezelfde valideringsregels als voor nieuwe aangiften. opmerking: indien u reeds standaard aangiften heeft gemaakt en verzonden tewijl u uitgebreide aangiften diende te maken gaat u als volgt tewerk om dat recht te zetten. U verandert in het scherm "Wijzigen SIP-parameters onder "Groepen / SIP" uw drempel van standaard naar uitgebreide aangifte. Dan maakt u een nieuwe aangifte voor dezelfde periode (zie paragraaf 8.2.2) met als boodschapfunctie "5, verbetering". U kan nu de ontbrekende gegevens aanvullen en de aangifte opnieuw indienen. 8.3 Intern gebruik aangiften U kiest de functie “Intern gebruik” via “Aangifte / Intern gebruik” of met de knop “Intern gebruik” . Met de Intern-gebruik-functies kan u een reeks aangiften voor een bepaalde SIP afdrukken of op schijf wegschrijven. Dit type output is overigens alleen voor intern gebruik. De output voor intern gebruik mag niet naar de NBB worden gezonden! Deze output bevat ofwel gedetailleerde aangiftelijnen, ofwel geaggregeerde (samengevoegde) lijnen, naargelang de keuze van de gebruiker. Geaggregeerde informatie is enkel beschikbaar voor goedgekeurde aangiften.

9-jan-15

-67-

IDNet15manN.doc


De functie "Intern gebruik" kan eveneens opgeroepen worden vanuit het scherm "SIP aangiften" via het menu "Acties" of via de rechtermuisknop. 8.3.1 Formaat intern gebruik

Deze optie wordt volledig beschreven in paragraaf 6.1.2. Hiermee kan de SIP het type output definiëren, bijvoorbeeld Text, Access of Excel, en aangeven welke velden de output moet bevatten. Er kunnen verschillende formaten worden gedefinieerd, die u kan selecteren als u de output voor intern gebruik creëert. 8.3.2 Afdrukken intern gebruik

Met deze optie kan u de output voor intern gebruik afdrukken. Het programma voegt automatisch regeleinden in als niet alle voor het desbetreffende formaat gedefinieerde velden op een regel passen. Alle gedefinieerde intern-gebruikformaten kunnen worden gekozen; alleen de Intern Gebruik Printvolgorde wordt voor de lay-out gebruikt. U kan zelf de afdrukrichting bepalen (portret of landschap). 8.3.3 Intern gebruik op disk

9-jan-15

-68-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Met deze optie kan u de output voor intern gebruik op een harde schijf opslaan. Alle gedefinieerde intern-gebruikformaten kunnen worden gekozen. U moet de bestandsnaam en het pad opgeven. Er worden altijd twee bestanden gemaakt: een voor de geselecteerde hoofdingen (beginnend met “H_”) en een voor de bijbehorende aangiftelijnen (beginnend met “L_”), behalve voor de interngebruikformaten Excel en Access. Deze eerste twee tekens van de bestandnaam worden automatisch toegevoegd. In Excel wordt één spreadsheet gemaakt met de tabbladen Hoofdingen en Aangiftelijnen; in Access wordt één gegevensbestand gemaakt met de tabellen Hoofdingen en Aangiftelijnen. Als u het intern-gebruikformaat “HTML” selecteert, kan u overigens alleen output voor intern gebruik voor één aangifte creëren. 8.4 INTRASTAT-output Met deze functies kan u de officiële aangifte voor de BNA maken. De BNA bepaalt welke verzendwijzen zijn toegestaan (OneGate in België). De gebruiker kan in het venster “Systeem / Administratieve parameters” de officiële output beperken tot het standaardtype dat zijn bedrijf gebruikt. De INTRASTAT-output kan voor de actieve SIP worden uitgevoerd of, in het geval van een derde aangever, voor alle SIP's tegelijkertijd. U genereert INTRASTAT-output in twee stappen: 1. de aangiften die klaar zijn voor INTRASTAT-output goedkeuren; 2. de INTRASTAT-output genereren. 8.4.1 Aangiften goedkeuren / goedkeuring annuleren

Voordat u de officiële output creëert, moet u eerst de betrokken aangifte(n) goedkeuren. In de lijst “SIP Aangiften” selecteert u de aangifte die u wilt goedkeuren. Indien er meersere SIP's gedefinieerd zijn heeft u de mogelijkheid om de functie “Alles goedkeuren” te gebruiken. Met deze functie kan u alle in aanmerking komende aangiften voor alle SIP's goedkeuren. U voert de functie “Goedkeuren” uit via “Acties / Goedkeuren”, met de knop “Goedkeuren” of met de F8-toets. U kan de functie “Alles goedkeuren” uitvoeren via “Acties / Alles goedkeuren” (beschikbaar wanneer het scherm "Overzicht aangiften" is geselecteerd), via “Groepen / Alles goedkeuren” (altijd beschikbaar) of met de knop “Alles goedkeuren” . Indien meerdere aangiften worden geselecteerd zullen enkel de in aanmerking komende aangiften worden goedgekeurd. Wanneer meerdere aangiften worden goedgekeurd wordt een bevestiging getoond voor elke verwerkte aangifte. In de lijst “Aangiften SIP” verandert de status “Goedgekeurde Aangifte” in Ja. 9-jan-15

-69-

IDNet15manN.doc


Opmerkingen Alleen aangiften zonder fouten kunnen worden goedgekeurd (“Juist” = Ja). U kan verschillende aangiften goedkeuren (een per een) als u meerdere aangiften in de INTRASTAT-output wilt opnemen. Een aangifte kan niet meer worden gewijzigd als deze eenmaal is goedgekeurd. Als u zo'n aangifte toch wilt wijzigen, gebruikt u de functie “Goedkeuring annuleren” (via “Acties / Goedkeuring annuleren”, met de knop “Goedkeuring annuleren” of met de toetsencombinatie Alt + F8). 8.4.2 Geaggregeerde gegevens

De aangiftelijnen zijn zowel in gedetailleerde vorm (zoals ingevoerd door de gebruiker) als in geaggregeerde vorm beschikbaar nadat de aangifte is goedgekeurd. Dit betekent dat de numerieke waarden van aangiftelijnen met dezelfde codewaarden, zoals de GN8-goederencode, het land partner enz., worden samengevoegd in een geaggregeerde aangiftelijn (een aangifte van 100 aangiftelijnen kan bv. worden gereduceerd tot een geaggregeerde aangifte met 30 aangiftelijnen). Na goedkeuring en aggregatie kan u zowel de geaggregeerde als de gedetailleerde informatie raadplegen. U kan “aangiftelijnen raadplegen” via “Acties / Raadplegen”, met de knop “Raadplegen” of met de F6-toets nadat u een aangifte in de lijst heeft geselecteerd. U moet aangeven of u de geaggregeerde of de gedetailleerde aangiftelijnen wilt raadplegen. In het “Aangifte Overzicht” worden nu de geaggregeerde of gedetailleerde aangiftelijnen van de aangifte weergegeven in de raadpleegmodus. U kan “Aangiftelijnen raadplegen” door dubbel te klikken op een aangiftelijn. Deze gedetailleerde of geaggregeerde aangiftelijn wordt weergegeven in de raadpleegmodus. In 9-jan-15

-70-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding plaats van dubbel te klikken, kan u ook de knop “Raadplegen” , de F6-toets of “Acties / Raadplegen” gebruiken nadat u een aangiftelijn in de lijst heeft geselecteerd. In het voorbeeld ziet u de optie “gedetailleerde aangifte raadplegen”, waarbij blijkt dat oorspronkelijk 6 aangiftelijnen zijn ingevoerd.

Als de gebruiker “geaggregeerde info raadplegen” kiest, blijkt dat deze 6 gedetailleerde aangiftelijnen zijn samengevoegd in 3 geaggregeerde aangiftelijnen.

Als de gebruiker een geaggregeerde aangiftelijn raadpleegt, ziet hij dat alleen de velden die naar de NBB worden verzonden ook waarden hebben (niet de optionele velden zoals Aangever Referentie, Factuur Vreemde Valuta, enz.). 9-jan-15

-71-

IDNet15manN.doc


Druk op Escape of klik op Sluiten om terug te keren naar de lijst van geaggregeerde aangiftelijnen. Opmerkingen over aggregatie Bij aggregatie worden de geaggregeerde waarden voor de nettomassa afgerond op hele getallen (volgens het wetenschappelijke systeem: 0,5 wordt 1 en 0,4 wordt 0). Als de goedkeuring van een aangifte geannuleerd wordt, wordt de geaggregeerde informatie van deze aangifte gewist. 8.4.3 INTRASTAT output genereren

U kiest de functie “INTRASTAT output” via “Aangifte / INTRASTAT-output ” of met de knop “INTRASTAT-output” . De functie "Intrastat output" kan eveneens opgeroepen worden vanuit het scherm "SIP aangiften" via het menu "Acties" of via de rechtermuisknop.

9-jan-15

-72-

IDNet15manN.doc


In de officiële output worden alle goedgekeurde aangiften in het geselecteerde bereik verwerkt. De verwerkte aangiften worden geblokkeerd en kunnen niet meer worden gewijzigd. De laatst geselecteerde output wordt de standaard voor deze functie.

8.4.3.1 OneGate Als u de optie “Intrastat Output” gebruikt, wordt een XML-bestand aangemaakt dat wordt opgeslagen in het pad dat is opgegeven in “Administratieve parameters” (zie paragraaf 5.2). De unieke bestandsnaam is samengesteld uit het identificatienummer van de SIP of derde aangever, gecombineerd met het berichtnummer. Als het bestand is gecreëerd zal het, afhankelijk van uw keuze, automatisch of manueel worden opgeladen in OneGate.

Indien u kiest voor “manueel naar OneGate” verschijnt eerst een scherm met de naam en de locatie van het op te laden XML-bestand.

9-jan-15

-73-

IDNet15manN.doc


Door in het volgende scherm op "Verbinden met OneGate" te klikken, opent u Windows Verkenner in de map waarin het te op te laden bestand staat en wordt de inlogpagina van OneGate geopend (www.onegate.be).

U kan hier inloggen op OneGate met gebruikersnaam of met elektronisch certificaat.

In OneGate kan u via de functie “opladen” het door Idep klaargezette XML-bestand opladen. Voor meer info kan u terecht op www.onegate.be onder “Documentatie”. 9-jan-15

-74-

IDNet15manN.doc


Nadien kan u de verwerking in OneGate opvolgen onder “Berichten/Bestandsoverdracht log”.

Een andere mogelijkheid is “Automatisch naar OneGate”. In dat geval gaat Idep automatisch inloggen op OneGate en uw aangifte(n) opladen. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat u uw gebruikersnaam en wachtwoord voor OneGate heeft ingevuld onder “Groepen/Sip” (zie ook 7.1 SIP’s).

Nadat de INTRASTAT-aangifte is opgeladen in OneGate, verschijnt automatisch een overzicht van de verwerkte aangifte(n). U kan dit overzicht verlaten met de knop Sluiten of met de Esc-toets. U kan nu de verwerking van uw opgeladen aangiften in OneGate nakijken op basis van het hier vermelde ticketnummer onder “Berichten/Bestandsoverdracht log”.

9-jan-15

-75-

IDNet15manN.doc


Als door de een of andere oorzaak (bv. telecommunicatieproblemen) de informatie verloren gaat die naar de BNA moet worden gezonden, dan kan u de functie “Deblokkeer” kiezen via “Acties / Deblokkeer”, met de knop “Deblokkeer” of met de F9-toets om de aangifte opnieuw verzendbaar te maken. Vervolgens voert u het proces voor de officiële output opnieuw uit. 8.4.4 INTRASTAT-output / Alle SIP's (alleen indien er meerdere SIP's gedefinieerd zijn)

U kiest de functie “INTRASTAT-output / Alle SIP's” via “Aangifte / INTRASTAT-output” of met de knop “INTRASTAT-output” en dan kiest u voor Alle SIP's als het systeem is ingesteld met meerdere SIP's (zie paragraaf 7.1 - Groepen / Derde aangever). U kan dan kiezen tussen Alle SIP's of Actieve SIP.

9-jan-15

-76-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Het proces voor het genereren van INTRASTAT-output voor alle SIP's is identiek aan dat voor één SIP. Er kan echter geen bereik van de aangiften worden ingevoerd, aangezien dit voor iedere SIP verschillend zou zijn. Alle goedgekeurde aangiften voor alle SIP's worden automatisch in de officiële output verwerkt. In het venster “Overzicht aangiften” (zie paragraaf 8.6 – Overzicht aangiften) kan u een overzicht zien van alle aangiften voor alle SIP's met de status “Goedgekeurd”. Nadat de aangifte via OneGate is verwerkt, verschijnen in het venster “Verwerkte aangiften” alle aangiften die voor alle SIP's zijn verzonden. U kan de verwerking in OneGate opvolgen via de hier vermelde ticketnummers.

8.5 Log verzending U kiest de functie “Log verzending” via “Aangifte / Log verzending”. Er wordt een logbestand bijgehouden van alle officiële outputs. U kan dit logbestand raadplegen via de menuoptie “Aangifte / Log verzending”. In het overzicht vindt u de volgende informatie: Tijdstip: datum en tijd van een verzending; Type output: hier ziet u of u de aangifte(n) klaarmaakte voor ”manueel naar Onegate” of verzonden heeft via “automatisch naar OneGate”. Let op, bij ”manueel naar Onegate” dient u aan te loggen op OneGate en zelf het XML-bestand met uw aangifte(n) opladen. Juist: een foutindicatie Output: de naam van het bestand met uw aangifte(n) Locatie:: hier vindt u het pad waarop u het bestand kan terugvinden.

9-jan-15

-77-

IDNet15manN.doc


Nadat u een gegevensuitwisseling heeft geselecteerd, kiest u “Acties / Raadplegen”, de knop “Raadplegen” , de F6-toets of u dubbelklikt erop om een overzicht te zien van alle bijbehorende berichten. Een bericht komt overeen met een aangifte voor een bepaalde SIP. De belangrijkste gegevens van de geselecteerde aangifte worden in het onderste venster weergegeven. Deze informatie komt overeen het scherm “Verwerkte aangiften” dat u krijgt onmiddellijk na het uitvoeren van de functie Intrastat Output.

8.6

Overzicht aangiften

U kiest de functie “Overzicht aangiften” via “Aangifte / Overzicht aangiften” of met de knop “Overzicht aangiften” .

9-jan-15

-78-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Door middel van de selectievakjes kan u selectiecriteria voor de weergave van de lijst opgeven. U kan de lijst van gepresenteerde aangiften beperken door een combinatie van selectievakjes in te schakelen. In deze lijst worden desgewenst de aangiften voor alle in het pakket gedefinieerde SIP's weergegeven.

8.7

Verslag

U kan vier soorten verslagen maken. Alle verslagen geven informatie over de totale factuurwaarde voor een SIP over een bepaalde periode.

9-jan-15

-79-

IDNet15manN.doc


Aangiften waarnaar in een vervangende aangifte wordt verwezen, blijven in verslagen buiten beschouwing. Op het scherm kan u een “afdrukvoorbeeld” van een verslag zien. Als u een afdruk op papier wilt, klikt u op de knop “Afdrukken”.

Dit zijn de vier soorten verslagen: 1. Verslag naar land partner Deze optie levert een verslag op voor het geselecteerde land voor een bepaalde SIP, waarin alle totalen voor een stroom over de geselecteerde periode worden weergegeven. 2. Verslag naar goederencode Deze optie levert een verslag op voor de geselecteerde goederencode voor een bepaalde SIP, waarin alle totalen voor een stroom over een geselecteerde periode worden weergegeven. 3. Verslag per aangifte referentienummer Deze optie levert een samenvatting per referentienummer dat voorkomt in de aangiften van een bepaalde SIP voor een stroom over een bepaalde periode. 4. Totalen voor een SIP Deze optie levert een verslag op met de totalen voor een SIP over een bepaalde periode voor een stroom.

9-jan-15

-80-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 8.8 Einde Met deze optie sluit u het programma af en keert u terug naar het inlogscherm (een zgn. splashscreen). In dit venster kan u een andere optie of een ander programma kiezen of aangeven dat u het pakket wilt afsluiten.

9-jan-15

-81-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 9 SIP-INFO Het menu SIP-info betreft functies die worden gebruikt voor het beheren van SIP-specifieke gegevens (d.w.z. gegevens die voor iedere in het systeem gedefinieerde SIP afzonderlijk worden ingesteld). De volgende functies kunnen voor iedere SIP apart worden ingesteld: rekenfactoren nettomassa: voor de berekening van de nettomassa; lijnmodellen: voor snelle handmatige gegevensinvoer; goederencodes: interne codes die in plaats van de officiële GN8-codes kunnen worden gebruikt. In elk van deze tabellen is een zoekfunctie beschikbaar. De informatie die voor een bepaalde SIP is ingevoerd, kan tijdens het creëren of naderhand worden gekopieerd naar een andere SIP met de optie: SIP-Info / Kopie SIP-informatie. 9.1 Rekenfactoren nettomassa U kiest de functie “Rekenfactor nettomassa” via “SIP-info / Rekenfactor nettomassa” of met de knop “Rekenfactor nettomassa” . Rekenfactoren netto massa worden gebruikt om: De netto massa te berekenen door het aantal aanvullende eenheden te vermenigvuldigen met de rekenfactor netto massa. Het aantal aanvullende eenheden te berekenen vanaf de netto massa door de netto massa te delen door de rekenfactor netto massa.

9-jan-15

-82-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 9.1.1 Rekenfactoren netto massa aanmaken

Met deze functie kan de gebruiker omrekenfactoren definiëren om de netto massa te berekenen op basis van het opgegeven aantal eenheden en omgekeerd. U start de functie “Rekenfactor netto massa toevoegen” in “SIP-info / Rekenfactor nettomassa” via “Acties / Toevoegen”, met de knop "Toevoegen" of met de F4-toets. U start de functie “Rekenfactor netto massa wijzigen” in “SIP-info / Rekenfactor nettomassa” door dubbel te klikken op de rekenfactor netto massa, via “Acties / Wijzigen”, met de knop "Wijzigen" of met de F5-toets.

U kiest het type aanvullende eenheden in de lijst die gebaseerd is op de Gecombineerde nomenclatuur.

9-jan-15

-83-

IDNet15manN.doc


Overigens kunnen ook rekenfactoren nettomassa worden gedefinieerd voor de aanvullende eenheid “-“, d.w.z.: geen aanvullende eenheid. Deze factoren worden op een bijzondere wijze toegepast, zoals in de volgende paragraaf wordt beschreven. 9.1.2 Gebruik van rekenfactoren nettomassa

Rekenfactoren nettomassa worden gebruikt om de nettomassa te berekenen op basis van het aantal eenheden en omgekeerd. U kiest deze functie door op de F2-toets te drukken op het veld nettomassa, na het ingeven van het aantal aanvullende eenheden, voor de berekening van de netto massa, of op het veld aanvullende eenheden, na het ingeven van de netto massa, voor de berekening van het aantal aanvullende eenheden . Dit kan gebeuren:in het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen; in het gegevensinvoerscherm voor lijnmodellen. De weergegeven lijst van rekenfactoren nettomassa hangt af van het type aanvullende eenheid van de ingevoerde GN8-goederencode. Alleen factoren met hetzelfde type aanvullende eenheid worden weergegeven. Voorbeeld: berekening van de netto massa in het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen.

9-jan-15

-84-

IDNet15manN.doc


Als u in het veld Nettomassa op de F2-toets drukt, wordt een keuzelijst weergegeven die alleen factoren met de aanvullende eenheid “p/st “ bevat.

De nettomassa wordt in de gegevensinvoerschermen “Aangiftelijn” en “Lijnmodellen” als volgt berekend: nettomassa = aantal eenheden * .

Als aan de ingevoerde GN8-goederencode geen type aanvullende eenheid is gekoppeld, kan het aantal eenheden niet worden ingevoerd in de invoerschermen Aangiftelijn en Lijnmodellen. Als een voor de maatstaf "-" gedefinieerde rekenfactor nettomassa wordt toegepast in het veld Nettomassa, wordt geen vermenigvuldiging uitgevoerd, maar wordt de factor gekopieerd naar het veld Nettomassa (alsof het aantal eenheden 1 bedraagt). 9-jan-15

-85-

IDNet15manN.doc


Opmerking Een rekenfactor nettomassa kan worden gekoppeld aan een SIP-goederencode. IDEP kan dan automatisch de nettomassa berekenen als in een aangiftelijn of een model voor aangiftelijnen het aantal eenheden wordt ingevoerd en een SIP-goederencode wordt gebruikt die aan een rekenfactor nettomassa is gekoppeld. Deze automatische berekening vindt ook plaats bij het importeren van aangiftelijnen. Zie paragraaf 8.3 voor het definiëren van SIP-goederencodes. Om het aantal aanvullende eenheden vanaf de netto massa te berekenen, wordt dezelfde procedure gevolgd als hierboven beschreven met de cursor op het veld aanvullende eenheden. De berekening gebeurt als volgt: aanvullende eenheden = afgeronde waarde van (netto massa / )

9.2

Lijnmodellen

U kiest de functie “Lijnmodellen” via “SIP-info / Lijnmodellen” of met de knop “Lijnmodellen” . Meestal heeft een SIP een aantal vaste handelspartners. De transacties met deze handelspartners zullen vaak erg op elkaar lijken, met uitzondering van de waarden en hoeveelheden. Om te vermijden dat dezelfde gegevens keer op keer moeten worden ingevoerd, kan u een aantal modellen definiëren die de veldwaarden bevatten die altijd hetzelfde zijn (bv. land partner, GN8goederencode).

9-jan-15

-86-

IDNet15manN.doc


9.2.1 Lijnmodellen aanmaken

U start de functie “Lijnmodellen toevoegen” in “SIP-info / Lijnmodellen” via “Acties / Toevoegen”, met de knop "Toevoegen" of met de F4-toets. U start de functie “Lijnmodellen wijzigen” in “SIP-info / Lijnmodellen” door dubbel te klikken op het model voor aangiftelijnen, via “Acties / Wijzigen”, met de knop "Wijzigen" of met de F5toets. Lijnmodellen worden gecreëerd voor een specifieke stroom: aankomst of verzending.

9-jan-15

-87-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Bij het invoeren van gegevens in een model zijn dezelfde voorzieningen beschikbaar als voor aangiftelijnen (zie paragraaf 8.2.3.3). Het gegevensinvoerscherm voor modellen heeft echter drie extra velden: Naam model om het lijnmodel een unieke naam te geven; Stroom aankomst of verzending; Beschrijving model; Als veel modellen worden gebruikt, kan de zoekfaciliteit handig zijn, mits de naam van het gewenste model bekend is. Als u de eerste letters van de naam van het model intypt, wordt automatisch naar het desbetreffende model gesprongen. Een andere manier om lijnmodellen te creëren is de functie "Bewaar als lijnmodel" in het data entry scherm zoals beschreven in hoofdstuk 8.2.6. Deze functie maakt een lijnmodel voor de stroom van de actieve aangifte en bewaart alle gegevens die reeds ingebracht zijn in een aangiftelijn. 9.2.2 Gebruik van lijnmodellen

Als u een aangiftelijn wilt toevoegen, kan u een model selecteren via “Acties / Model” of met de knop “Lijnmodellen” . De waarden van het model worden automatisch in de velden van de aangiftelijn ingevoerd als u het gewenste model in de lijst selecteert en vervolgens op OK klikt. De procedure voor het gebruik van lijnmodellen voor het toevoegen van een aangiftelijn wordt gedetailleerd beschreven in paragraaf 8.2.3.4. 9.3

SIP-goederencodes

U kiest de functie “SIP-goederencodes” via “SIP-info / SIP-goederencodes” of met de knop “SIP-goederencodes”. Een SIP kan zijn eigen lijst van SIP-goederencodes gebruiken in plaats van de officiële lijst van GN8-goederencodes. De voorziening voor goederencodes verbindt deze door de SIP gedefinieerde goederencode met de officiële GN8-goederencode.

9-jan-15

-88-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Als u veel verschillende SIP-goederencodes heeft gedefinieerd, kan de zoekfaciliteit handig zijn, mits u de gewenste SIP-goederencode kent. U typt de eerste tekens, waarna de eerste SIPgoederencode die met deze tekens begint wordt geselecteerd. 9.3.1 SIP-goederencodes aanmaken

U start de functie “SIP-goederencodes toevoegen” in “SIP-info / SIP-goederencodes” via “Acties / Toevoegen”, met de knop "Toevoegen" of met de F4-toets. U start de functie “SIP-goederencodes wijzigen” in “SIP-info / SIP-goederencodes” door dubbel te klikken op de goederencode, via “Acties / Wijzigen”, met de knop "Wijzigen" of met de F5toets.

Als het veld Omschrijving goederen in dit venster de waarde Ja heeft, wordt de goederenbeschrijving automatisch gekopieerd van de zelfbeschrijvende teksten van de GN8 wanneer de GN8-goederencode wordt ingevoerd. De lijst van SIP-goederencodes kan u uit een ander programma in IDEP kopiëren. U start de functie “SIP-goederencodes importeren” in het venster SIP-goederencodes via “Acties / Importeren”, met de knop “Importeren” of met de F9-toets. Zie paragraaf 6.2.1 voor aanwijzingen voor het definiëren van het importformaat. In het importformaat is het mogelijk een Rekenfactor Netto Massa op te nemen. De naam van deze rekenfactor moet dan wel bestaan in de overeenkomstige tabel. De lijst van SIP-goederencodes kan geëxporteerd worden naar een bestand. De functie “Exporteer SIP-goederencodes” wordt opgeroepen in het scherm SIP-goederencodes door te klikken op de knop of via de toetsen Control+F9. Het outputformaat wordt geselecteerd door de gepaste extensie te kiezen in de “Opslaan als” functie. De formaten en de hieraan gekoppelde extensies zijn: Access,, Excel, Text, XML en HTML. 9-jan-15

-89-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding De volledige lijst wordt geëxporteerd, de volgorde van de velden ligt vast.

Na het invoeren van de GN8-code wordt het type aanvullende eenheid weergegeven en verschijnt het veld om een rekenfactor nettomassa te selecteren.

Alleen de rekenfactoren nettomassa met hetzelfde type aanvullende eenheid als de GN8code worden in de lijst weergegeven. De gespecificeerde factor wordt automatisch op een aangiftelijn of een model voor aangiftelijnen toegepast als de desbetreffende SIPgoederencode wordt geselecteerd om de nettomassa te berekenen. Door te klikken op de hoofding "Juist" worden de SIP-codes gerangschikt volgens geldigheid: eerst de correcte, dan de foutieve.

9.3.2 Gebruik van SIP-goederencodes

De functie “SIP-goederencodes” kan u gebruiken voor de volgende gegevensinvoerfuncties: in de gegevensinvoerschermen Aangiftelijn en Lijnmodellen: in het veld SIP-goederencode met behulp van de F2-toets; bij het importeren van aangiftelijnen. Geïmporteerde SIP-goederencodes worden gevalideerd aan de hand van de lijst van SIP-goederencodes. De gegevens (GN8-code, beschrijving goederen, rekenfactor nettomassa) worden ontleend aan de eerste geldige SIPgoederencode in de lijst. Voorbeeld: het gegevensinvoerscherm voor aangiftelijnen.

9-jan-15

-90-

IDNet15manN.doc


De GN8-code en de daaraan gekoppelde gegevens worden automatisch ingevoerd als de SIPgoederencode in de lijst wordt geselecteerd. Als aan de geselecteerde SIP-goederencode een rekenfactor nettomassa verbonden is, wordt de nettomassa automatisch berekend nadat het aantal eenheden is ingevoerd. Dit gebeurt ook tijdens de import van aangiftegegevens. Let op het begrip geldigheidsdata. GN8-goederencodes zijn alleen geldig tussen een bepaald beginjaar en een bepaald eindjaar. De aan een GN8-goederencode gekoppelde geldigheidsdata worden aan de SIP-goederencode toegekend zodra de GN8-goederencode wordt ingevoerd. Als de gebruiker inlogt voor een ander jaar dan het vorige inlogjaar, worden de geldigheidsdata van alle geldige SIP-goederencodes (status Juist = J) gecontroleerd. Als de inlogdatum buiten het bereik van de geldigheidsdata ligt, wordt een SIP-goederencode met een asterisk (*) gemarkeerd, wat betekent dat de code niet geldig is voor de desbetreffende inlogperiode. 9.3.3 Validatie van de geldigheid van goederencodes. Enkel geldige SIP-codes worden afgebeeld bij het gebruik van de F2-toets en kunnen worden geselecteerd in een aangiftelijn. De geldigheid van SIP-codes wordt nagekeken bij het opstarten van het pakket na een upgrade. De geldigheid (voor de 2 jaar waarvoor Idep werkt) wordt als volgt bepaald: de GN8-code bestaat in geen van beide jaren: “Ongeldig”. Er dient een andere GN8-code te worden gekozen voor dit artikel. de GN8-code bestaat in een van beide jaren: “geldig” de GN8-code bestaat in het nieuwe jaar maar niet in het vorige: “Geldig”. Toch zal bij het maken van een aangifte voor het vorige jaar de GN8-code ongeldig zijn. de GN8-code bestaat in het vorige jaar maar niet in het nieuwe, de gebruiker dient de juiste GN8-code te vinden voor het nieuwe jaar: 9-jan-15

-91-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding in de lijst met SIP-codes zal de kolom "Te valideren" deze codes tonen. in het scherm "Wijzigen SIP-codes" is de aanduiding "Te valideren" afgebeeld. Bij het maken van een aangifte voor het nieuwe jaar zal de GN8-code ongeldig zijn.

9.4

Minimum / maximum bereik per GN8-code.

De functie “Min./Max. bereik per GN8-code” kan u oproepen via “SIP Info / Min./Max. bereik per GN8-code”. De maximum- en minimumwaarden gekoppeld aan GN8-Codes kunnen door de gebruiker toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd, gewist en afgedrukt worden. Ze worden automatisch geüpdatet of gecreëerd wanneer een gebruiker tijdens het manueel ingeven van een aangiftelijn aanduidt dat bepaalde waarden binnen aanvaardbare limieten voor deze verrichtingen vallen. Zie paragraaf 8.2.3.2 voor meer informatie. 9.4.1 Het Min./Max. bereik per GN8-code instellen. De functie “Toevoegen Min./Max. bereik per GN8-code” start u op via “SIP Info / Min./Max. bereik per GN8-code”, via “Acties / Toevoegen”, door te klikken op de knop of met de F4toets. De functie “Wijzigen Min./Max. bereik per GN8-code” start u op via “SIP Info / Min./Max. bereik per GN8-code”, via “Acties / Wijzigen”, door te klikken op de knop of met de F5toets.

De gebruiker kan zelf getallen inbrengen als maximum en minimum waarden gekoppeld aan een GN8-Code. Deze waarden worden gebruikt als kwaliteitscontrole nadat een een 9-jan-15

-92-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding aangiftelijn werd ingebracht. De zelf ingegeven maximum en minimum waarden vervangen deze die door de NBB standaard in Idep werden geplaatst. 9.5

SIP-informatie kopiëren

U kiest de functie “Kopie SIP-informatie” via “SIP-info / Kopie SIP-informatie”. Met deze optie kan u de volgende SIP-gebonden tabellen van een andere SIP naar de actieve SIP kopiëren: Modellen voor aankomsten en verzendingen; SIP-goederencodes; Rekenfactoren nettomassa. Deze functie is ook beschikbaar tijdens het creëren van een nieuwe SIP (zie paragraaf 7.1.2). De check box verwijder dubbels laat de gebruiker toe om enkel die informatie van een andere SIP te kopiëren die nog niet in zijn eigen tabellen zit. Deze functie is enkel beschikbaar wanneer gekopieerd wordt naar een bestaande SIP vermits de tabellen van een nieuwe SIP leeg zijn en er dus geen dubbels kunnen zijn.

9-jan-15

-93-

IDNet15manN.doc


10 SYSTEEMBEHEER In een LAN-omgeving kunnen de systeembeheerfuncties alleen worden gebruikt wanneer de gegevensbestanden door één gebruiker exclusief geopend zijn (m.a.w. wanneer er geen andere gebruikers op het systeem zijn ingelogd). Als tijdens het beheer door deze gebruiker een tweede gebruiker inlogt, verschijnt het bericht dat hij later nog eens moet proberen in te loggen. 10.1 Onderhoud Aangiften U kiest de functie “Onderhoud Aangiften” via “Systeembeheer / Onderhoud Aangiften”. Opgelet: deze functies zijn niet beschikbaar wanneer u archivering heeft uitgezet onder "Systeem / Administratieve parameters" (zie paragraaf 5.2 Administratieve parameters). Met deze menuoptie kan u de aangifte-informatie beheren. U kan alleen de aangiften van de actieve SIP beheren, of in het geval van een derde aangever de aangiften van alle SIP's tegelijkertijd. De volgende functies, die hierna worden behandeld, betreffen het archiveren van aangiften: 1. archiveren: de aangiftegegevens naar een andere schijf verplaatsen; 2. dearchiveren: gearchiveerde gegevens weer in IDEP laden; 3. hoofdingen wissen: de hoofdingen die als referentie in IDEP blijven verwijderen. 10.1.1 Op schijf archiveren

U kiest de functie “Op schijf archiveren” via “Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Op schijf archiveren”. Als u ruimte op uw harde schijf wilt vrijmaken of als de aangiften in het systeem niet meer "on line" beschikbaar hoeven te zijn, kan u de verzonden aangiften archiveren. Als u deze functie kiest, verschijnt een overzicht van alle aangiften die kunnen worden gearchiveerd.

9-jan-15

-94-

IDNet15manN.doc


Voor het archiveren van aangiften volgt u de volgende procedure. Selecteer de te archiveren periode of aangiften. Overigens kunnen alleen aangiften met de status "Verzonden = Ja" worden gearchiveerd. De overige aangiften worden overgeslagen, ook als hun identificatienummer binnen de selectie valt. Met “Op schijf archiveren” worden alle weergegeven aangiften gearchiveerd. Selecteer een drive en een pad waar het archief wordt geplaatst. Het pad dient zich buiten de installatiefolder van Idep te bevinden, bijvoorbeeld "Mijn documenten". De gebruiker kan de bestandsnaam voor het MS Access-gegevensbestand opgeven; de namen van de drie betrokken tabellen worden door het systeem toegekend. Deze tabellen zijn: HeadersReturn (gedetailleerde hoofdingen), ReturnLines (gedetailleerde aangiftelijnen), AggregatedLines (geaggregeerde aangiftelijnen). De bestandskenmerken van deze bestanden (volgorde en lengte van de velden) zijn hetzelfde als in het IDEP-gegevensbestand. Nu genereert IDEP het te archiveren gegevensbestand en plaatst dit onder de gekozen bestandsnaam op de opgegeven locatie. De gebruiker kan desgewenst zelf een back-up van de gegevensbestanden maken.

Overigens blijft de hoofding van een gearchiveerde aangifte als referentie in IDEP behouden. Alleen de aangiftelijnen worden uit het gegevensbestand verwijderd. De aangifte heeft nu de status "Gearchiveerd = Ja". De aangiften voor een of meerdere SIP's archiveren. Alle aangiften voor alle SIP's met een statistische periode die binnen het opgegeven bereik valt, worden in hetzelfde gegevensbestand verwerkt. Het proces van archivering verloopt voor meerdere SIP's hetzelfde als voor één SIP. Er kan echter geen bereik voor de aangiften worden opgegeven, aangezien dit voor iedere SIP verschillend zou zijn. 9-jan-15

-95-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Indien er meerdere SIP's in uw pakket gedefinieerd zijn kan u in het venster “Overzicht aangiften” (zie paragraaf 8.7 – Overzicht aangiften) een overzicht zien van alle aangiften voor alle SIP's die zijn “verzonden” en dus kunnen worden gearchiveerd. Voor een derde angever geeft de checkbox "Alle SIP's" de mogelijkheid om een lijst te maken van alle aangiften van alle SIP's die klaar zijn voor archivering (dit zijn alle aangiften die verzonden zijn en nog niet gearchiveerd). 10.1.2 Dearchiveren

U start de functie “Dearchiveren” via “Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Dearchiveren”. Gearchiveerde aangiften kunnen ook weer in het IDEP-gegevensbestand worden geladen. Deze optie is nuttig als u bepaalde gearchiveerde informatie nodig heeft. Ook informatie van eerdere IDEP-versies kan uit het archief worden gehaald. De procedure om aangiften uit het archief te halen wordt hierna beschreven. Wanneer de functie "Dearchiveren” wordt opgestart, verschijnt het scherm "Archieven":

Elk archief dat werd gecreëerd is geregistreerd in deze tabel met de volgende gegevens: - daum en tijd van de archivering; - verwerking (gearchiveerd of gedearchiveerd); - identificatie van de SIP of de derde aangever; - gebruiker; - bestandsnaam archief. In de tabel "Archieven” zijn de volgende functies beschikbaar (via het menu “Acties,” de toolbar of de functietoetsen): - U kan een bepaald archief selecteren en dan het scherm “Details Archieven” oproepen via "Acties / Raadplegen", via de knop of via de F6-toets.

9-jan-15

-96-

IDNet15manN.doc


-

-

U verkrijgt de volgende informatie: - Identificatie SIP (aangever) - Per aangifte: o Aaangiftenummer en werkstation o Stroom o Periode o Verzendingsdatum Dearchiveren: plaatst de gegevens van een geselecteerd archief opnieuw in Idep. U roept deze functie op via de knop . of via "Acties / Dearchiveer". Analyseer een archief: De gebruiker selecteert een bestand dat een archief bevat maar nog niet in de lijst "Archieven" voorkomt (bv een archief gemaakt met een vorige versie van Idep). Idep zal dat bestand analyseren en het archief toevoegen aan de lijst "Archieven":. U roept deze functie op via de knop of via "Acties / Analyseer (importeer) een archief". Wissen: u kan een record selecteren en verwijderen. Sorteren op kolommen door op de hoofdingen ervan te klikken.

Na het dearchiveren wordt een nieuw record toegevoegd in de lijst "Archieven".In het veld 'verwerking' van dat record staat dan 'gedearchiveerd'. Gedearchiveerde aangiften hebben opnieuw de status "Archief=Nee". Dearchiveren voor meerdere SIP's gebeurt op dezelfde wijze als voor een SIP, behalve dat hij kan kiezen tussen dearchiveren voor de actieve SIP of voor alle SIP's.

10.1.3 Hoofdingen wissen

U start de functie “Hoofdingen wissen” via “Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Wissen Hoofdingen”. Als u zeker weet dat u de gearchiveerde gegevens niet meer nodig heeft, kan u met deze optie de hoofdingen verwijderen. Het blijft overigens daarna nog mogelijk om de aangiftegegevens weer in het systeem te laden met de functie “Dearchiveren”. Als u deze functie kiest, verschijnt een overzicht van de gearchiveerde aangiften.

9-jan-15

-97-

IDNet15manN.doc


Om de hoofdingen van gearchiveerde aangiften te wissen volgt u de volgende procedure. Specificeer de statistische perioden van de gearchiveerde aangiften waarvan u de hoofding in IDEP wilt verwijderen. Overigens kunnen alleen hoofdingen met de status "Gearchiveerd = Ja" met deze functie worden verwijderd. De overige aangiften worden overgeslagen, ook als hun identificatienummer binnen de selectie valt. Met “Wissen Hoofdingen” worden alle aangegeven hoofdingen gewist; met “Wis hoofdingen via selectie” kan een selectie worden gemaakt. Klik op de gewenste knop. Het wissen van hoofdingen van gearchiveerde aangiften door derde aangevers verloopt hetzelfde als voor één SIP. Alle geselecteerde hoofdingen van alle SIP's die zijn gearchiveerd, worden gewist. 10.2 Back-up IDEPDATA U start de functie “Back-up IDEPDATA” via “Systeembeheer / Back-up IDEPDATA”. Met deze functie kan u een back-up maken van ALLE SIP-gebonden informatie voor alle SIP's. Voor het maken van een back-up moet het volgende worden opgegeven: drive en pad van de bestemming; bestandsnaam voor het .zip-bestand. Alle betrokken bestanden worden gecomprimeerd in dit zip-bestand. Alle verwerkingen aangaande back-ups en het terugplaatsen ervan worden bijgehouden in een bestand "maint.log". Dit bestand wordt zelf ook opgenomen in een back-up. Het bestand 9-jan-15

-98-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding "maint.log" wordt gebruikt bij het terugvinden van back-ups indien deze moeten worden teruggeplaatst (zie volgende paragraaf). Overigens wordt het versienummer van het IDEP-pakket waarmee de back-up is gemaakt, bij de back-upinformatie bewaard zodat de informatie op de juiste wijze kan worden teruggeplaatst. Aan het eind van de back-upprocedure verschijnt een bericht waarin is aangegeven of de backup correct is uitgevoerd of niet. 10.3 Terugplaatsen Back-up U start de functie “Terugplaatsen Back-up” via “Systeembeheer / Terugplaatsen Back-up”. Met deze optie kan u een eerder gemaakte back-up terugplaatsen. Alle SIP-gegevens worden teruggeplaatst; alle SIP-gebonden informatie die in het systeem aanwezig is, wordt overschreven! Deze functie moet in twee gevallen worden gebruikt: als u per ongeluk SIP-gebonden informatie heeft verwijderd. In dit geval plaatst u alleen de meest recente back-up terug. De informatie die is ingevoerd tussen het moment dat de back-up is gemaakt en het moment dat deze wordt teruggeplaatst, gaat verloren. Daarom is het belangrijk regelmatig een back-up te maken; als het IDEP/GN8-pakket als geheel niet meer functioneert. In dit geval installeert u een nieuw IDEP/GN8-pakket van cd-rom en hierin voert u de functie “Terugplaatsen Back-up” uit. Wanneer “Terugplaatsen Back-up” wordt opgeroepen verschijnt er een lijst met gekende back-ups die Idep terugvindt in het bestand "maint.log". In deze lijst kan u de volgende functies gebruiken: de knop “Terugplaatsen geselecteerde back-up” om te starten met het terugplaatsen van het geselecteerde bestand; de knop “Kies back-up” om zelf op een bepaalde locatie een bestand te kiezen.

Het is mogelijk om back-ups van vorige Idep-versies terug te plaatsen. 9-jan-15

-99-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding 10.4 Opruiming Database U start de functie “Opruiming Database” via “Systeembeheer / Opruiming Database”. Deze functie maakt het gegevensbestand compacter en herstelt het eventueel. Ruimte in het gegevensbestand die verloren is gegaan doordat de gebruiker wijzigingen heeft aangebracht (gegevens toevoegen, wissen, wijzigen), wordt weer beschikbaar gemaakt. Verder is het mogelijk om de meeste corrupte databases te herstellen. Door regelmatig de functie “Opruiming Database” uit te voeren wordt niet alleen verloren schijfruimte beschikbaar gemaakt, maar worden bovendien de prestaties van het systeem verbeterd. 10.5 Overname lokale installatie U start de functie “Overname lokale installatie” via “Systeembeheer / Overname lokale installatie”. IDEP biedt de mogelijkheid stand-alonesystemen te converteren in een client/serverconfiguratie. Dit betekent dat de afzonderlijke gegevensbestanden van de stand-alonesystemen worden samengevoegd in één gegevensbestand op een serversysteem, dat feitelijk een van de oorspronkelijke stand-alonesystemen kan zijn of een nieuwe, "lege" installatie. “Overname lokale installatie” is alleen mogelijk als op beide systemen, d.w.z. de server en het stand-alonesysteem, dezelfde IDEP-versie van dezelfde lidstaat is geïnstalleerd. U voert deze functie uit op de beoogde server. Als u deze functie uitvoert, geldt niet alleen de algemene regel dat geen tweede gebruiker mag zijn ingelogd als u een systeembeheerfunctie uitvoert (zoals in de inleiding van dit hoofdstuk is beschreven), maar mag bovendien geen gebruiker zijn ingelogd op het stand-alonesysteem. U moet het pad opgeven van de lidstaatdirectory van de stand-alone-installatie van IDEP voor Windows.

9-jan-15

-100-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Klik op OK. De volgende gegevens worden van de stand-alone-installatie naar de server gedownload: alle gegevens van SIP's die nog niet op de server stonden; wisselkoersen die nog niet op de server stonden; als het stand-alonesysteem een andere taal bevat dan de server, wordt de nieuwe taal aan de server toegevoegd. Op het einde van de overname verschijnt een bericht op het scherm.

Samenvoegen van gegevens van een SIP (aangever). Indien er voor een SIP zowel gegevens zitten in de over te nemen "bron" installatie als in de "doel" installatie (de installatie waaruit u de functie opstart), zal Idep proberen om de gegevens samen te voegen. Aangiften van de "bron" SIP zullen toegevoegd worden aan de lijst met aangiften van de "doel" SIP. Nieuwe aangiftenummers worden toegekend op basis van het laatste bestaande aangiftenummer. Dubbele aangiften met status "gearchiveerd" of "verzonden" worden niet opgenomen. SIP-informatie (rekenfactoren, lijnmodellen, gn8-codes) wordt overgenomen, dubbels worden genegeerd. SIP's die niet bestaan in de "doel" installatie worden toegevoegd. Het is mogelijk vorige versies samen te voegen. Er is geen beperking op het versienummer van Idep om overgenomen te worden in de huidige versie. Na het samenvoegen van de gegevens zal Idep de geldigheid van de lijnmodellen nagaan. Een logbestand houdt gedetailleerde informatie bij over het samenvoegen. Na afloop van de verwerking krijgt de gebruiker de mogelijkheid om het logbestand te bekijken. Hierbij verschijnt een overzicht van de verwerkte SIP's (nieuwe PSI's zijn aangeduid met een asterisk)

Het logbestand kan eveneens opgeroepen worden via "Systeembeheer / Log overname". Nadat de overnamebewerking is afgerond, kan de stand-alone-installatie worden verwijderd en kan een clientinstallatie op de voormalige stand-alone-pc worden uitgevoerd (zie paragraaf 2.2). Deze procedure kan worden herhaald om de gegevens van diverse stand-alonesystemen samen te voegen op een server. 10.6 Log overname

9-jan-15

-101-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Deze functie wordt opgeroepen via "Systeembeheer / Log overname" en geeft meer informatie over het verloop van de functie "overname lokale installatie" . Meer info hierover vindt u in de vorige paragraaf.

Via deze log krijgt u informatie over de hernummering van aangiften tijdens deze operatie. 10.7 Check voor upgrades De functie “Check voor upgrades” wordt opgestart via “Systeembeheer / Check voor Upgrades”. Deze optie zal op de Intrastat-website nazien of er meer recente versies bestaan van uw IDEP/GN8 pakket. Is dat het geval, dan zal er een (gedeeltelijke) herinstallatie van het pakket gebeuren op dezelfde wijze als beschreven in hoofdstuk 2. Indien er geen upgrade beschikbaar is, verschijnt het volgende bericht:

De check box "Proxy met login" in "Systeem / Scherminstellingen" dient aan te staan indien "Check voor upgrades" niet werkt wegens veiligheidsbeperkingen van een proxy server. 9-jan-15

-102-

IDNet15manN.doc


10.8 Installeer extra's De functie “Installeer extra's” wordt opgestart via “Systeembeheer / Installeer extra's”. Dit laat de gebruiker toe om vanaf de Intrastat-website bijkomende talen in zijn IDEP/GN8 pakket te installeren. Het vervangt ook ontbrekende (of mogelijk beschadigde) onderdelen en heeft dus een "reparatie"-functie. Er zal een (gedeeltelijke) herinstallatie van het pakket gebeuren op dezelfde wijze als beschreven in hoofdstuk 2. Nadien wordt het pakket opnieuw opgestart. Ook indien er geen extra's beschikbaar zijn worden bepaalde onderdelen vervangen. 10.9 Taal verwijderen De functie “Taal verwijderen” wordt opgestart via “Systeembeheer / Taal verwijderen”. Deze optie is niet beschikbaar wanneer er slechts 1 taal werd geïnstalleerd. Een selectiebox met de mogelijk te verwijderen talen wordt getoond:

Er kan slechts 1 taal tegelijkertijd worden verwijderd. De gebuikte taal kan niet worden verwijderd Talen opnieuw toevoegen kan u doen via de installatieprocedure op de Intrastat CD-ROM of via de functie “Installeer extra's” die hierboven wordt beschreven.

9-jan-15

-103-

IDNet15manN.doc


11 GN8 Voor meer info over de GN8-module zie ook "Gebruikershandleiding GN8 voor Windows". U kan op vier manieren toegang krijgen tot de “GN8”-tabellen: 1. via de optie “GN8 / GN8 raadplegen” of met de knop “GN8”

;

2. als u een aangifte creëert: door op de F2-toets te drukken in het veld GN8-code van het gegevensinvoerscherm Aangiftelijn of het gegevensinvoerscherm Lijnmodellen; 3. als u de GN8-goederencode specificeert waarvoor u een “Verslag naar goederencode” wilt maken; 4. als u een SIP-goederencode specificeert: door op de F2-toets te drukken in het veld GN8-code van het gegevensinvoerscherm SIP-goederencodes. In het eerste geval kan u de GN8-tabellen raadplegen . In de overige gevallen kan u een GN8-goederencode raadplegen, selecteren en in het corresponderende veld in IDEP kopiëren. Standaard worden alle teksten van alle hoofdstukken geïnstalleerd (uitgepakt). Via “GN8 / Bijvoegen/Verwijderen hoofdstukken” kan u deze selectie later nog wijzigen.

9-jan-15

-104-

IDNet15manN.doc


12 IDEP/GN8 in een LAN-omgeving met verschillende gebruikers 12.1 Inleiding In een LAN-omgeving waarin meerdere gebruikers tegelijkertijd toegang hebben tot dezelfde functies en gegevens, kan het nodig zijn het gebruik van sommige functies en de gelijktijdige toegang tot gegevens te beperken. Uit functioneel oogpunt kunnen drie gevallen worden onderscheiden. Het eerste geval is het meest restrictief: 1. functies die alleen toegankelijk zijn als één gebruiker is ingelogd; 2. functies die voor één gebruiker tegelijk toegankelijk zijn; 3. informatie die voor verschillende gebruikers tegelijk toegankelijk is. Deze drie gevallen worden in de volgende paragrafen nader beschreven. 12.2 Functies die alleen toegankelijk zijn wanneer één gebruiker is ingelogd De meeste systeembeheerfuncties kunnen alleen worden gebruikt als slechts één gebruiker is ingelogd. Er kunnen zich twee conflictsituaties voordoen. 1. Een gebruiker probeert in te loggen terwijl een andere gebruiker een functie uitvoert waarvoor slechts één gebruiker ingelogd mag zijn. De gebruiker die probeert in te loggen krijgt het volgende bericht: “Er wordt een systeembeheerfunctie uitgevoerd. U kan nu niet inloggen. Probeer het later nog eens.” De gebruiker verlaat het systeem. 2. Een gebruiker probeert een functie uit te voeren waarvoor slechts één gebruiker ingelogd mag zijn terwijl een andere gebruiker is ingelogd. De gebruiker die deze functie probeert uit te voeren krijgt het volgende bericht: “Deze functie kan alleen worden uitgevoerd als geen andere gebruikers zijn ingelogd.” De gebruiker verlaat de functie. De volgende functies kunnen alleen worden uitgevoerd als er maar één gebruiker is ingelogd: 9-jan-15

-105-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding “Systeembeheer / Back-up IDEPDATA”. “Systeembeheer / Terugplaatsen Back-up”. “Systeembeheer / Opruiming Database”. “Systeembeheer / Herindexeren”. “Systeembeheer / Downloaden”. 12.3 Functies die voor één gebruiker tegelijk toegankelijk zijn Sommige functies kunnen maar door één gebruiker tegelijk worden uitgevoerd. Verschillende gebruikers mogen op het systeem zijn ingelogd. Als een gebruiker toegang heeft tot zo'n functie en een andere gebruiker probeert toegang te krijgen tot dezelfde functie, krijgt deze tweede gebruiker het volgende bericht: “Functie wordt al gebruikt. Slechts toegankelijk voor één gebruiker tegelijk.” De tweede gebruiker krijgt geen toegang tot de functie.

9-jan-15

-106-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding De volgende functies kunnen slechts door één gebruiker tegelijk worden gebruikt terwijl verschillende gebruikers kunnen zijn ingelogd: "Aangifte / Bewerken / Toevoegen". "Systeem / Administratieve parameters". "Groepen / Derde aangever" "Import / Multi-SIP import" “Aangifte / Intrastat-output”. “Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Op schijf archiveren”. “Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Dearchiveren”. “Systeembeheer / Onderhoud Aangiften / Wissen hoofdingen”. 12.4 Informatie die voor verschillende gebruikers tegelijk toegankelijk is De vorige twee paragrafen betroffen functies die door hun aard niet door verschillende gebruikers tegelijk kunnen worden gebruikt. In veel gevallen gebruiken verschillende gebruikers dezelfde informatie in functies die voor verschillende gebruikers tegelijk toegankelijk zijn. Zo kunnen twee gebruikers tegelijkertijd aangiftegegevens invoeren voor dezelfde SIP, mits het verschillende aangiften betreft. Als een van deze gebruikers de aangifte probeert te wijzigen waaraan de andere gebruiker werkt, dan krijgt hij het volgende bericht: “Functie wordt al gebruikt. Slechts toegankelijk voor één gebruiker tegelijk.” De tweede gebruiker kan de gegevens niet wijzigen; deze worden geblokkeerd door de eerste gebruiker. Als het IDEP-pakket om de een of andere reden (bv. een stroomstoring) niet goed wordt afgesloten, kunnen sommige gegevens nog geblokkeerd zijn als het pakket opnieuw wordt opgestart. Een speciale functie zorgt ervoor dat de blokkering van alle gegevens in de gegevensbestanden wordt opgeheven (zie paragraaf 10.4). Een automatische hernieuwing van het scherm zorgt ervoor dat verschillende gebruikers dezelfde gegevens raadplegen, zelfs als ze hetzelfde scherm bekijken gedurende een langere periode. Deze hernieuwing gebeurt om de 15 seconden.

9-jan-15

-107-

IDNet15manN.doc


13 Diagnostics. 13.1 Inleiding In bepaalde situaties kan er iets mislopen bij de installatie of de werking van IDEP/GN8, meestal veroorzaakt door een specifieke instelling in de configuratie van de gebruiker. Om de oorzaak van een probleem op te sporen werd de tool IdepTest (Diagnostics) ontwikkeld. Deze tool dient niet te worden geïnstalleerd en draait op alle Windowsplatformen. 13.2 IdepTest starten Deze tool, IdepTest.exe, kan u opstarten vanuit IDEP, via het menu Help en de optie “Diagnostics”. Dit is uiteraard alleen mogelijk indien IDEP/GN8 kon worden geïnstalleerd. NOTA: de taal van de user interface van Ideptest is Engels.

13.3 Opties IdepTest verzamelt heel wat informatie. Deze informatie verschijnt in een scherm waarin de volgende knoppen beschikbaar zijn: 9-jan-15

-108-

IDNet15manN.doc

IDEP voor Windows Gebruikershandleiding Knop Show Log Explore Log

Functie Start de standaard-editor op met de aangemaakte log-file. Start de Verkenner op de plaats waar de log-file staat. Indien mogelijk wordt de naam van de log-file voorgeselecteerd. Dit helpt de gebruiker om de log terug te vinden en bijvoorbeeld door te sturen naar de Idep-Helpdesk ([email protected]). Repair Repareert de registratie van DLL's indien dit nodig en mogelijk is DLLs (deze knop is niet beschikbaar indien dit niet mogelijk is). Deze optie komt overeen met het uitvoeren van REGSVR32 op de betrokken DLL's. Uninstall Voert een uninstall van IDEP uit indien mogelijk. Deze functie verwijdert geen gegevens. Restart Herstart de toepassing (b.v. na uninstall of repair). Send logs to Hiermee kan u bij problemen de log files van uw Idep-installatie helpdesk naar de helpdesk sturen. Cancel Sluit de toepassing af. 13.4 IDEP Helpdesk +32 2 221 44 11 (NL - EN) +32 2 221 44 33 (FR)

e-mail: [email protected]

9-jan-15

-109-

IDNet15manN.doc

IDEP VOOR WINDOWS GEBRUIKERSHANDLEIDING

Recommend Documents