Huishoudelijk reglement van EHBO – Vereniging Stede Broec Algemeen Artikel 1. In dit reglement wordt verstaan onder : Vereniging: De afdeling Stede Broec van de Koninklijke Nederlandse Vereniging Eerste Hulp Bij Ongelukken, gevestigd te Grootebroek; Leden : De leden, als genoemd in art. 4 lid 1 en 2 van de statuten; Ereleden : De in art. 4, lid 7 van de statuten genoemde natuurlijke personen; Bestuur : Het verenigingsbestuur;
Lidmaatschap Artikel 2. 1. 2. 3.
4.
De procedure van verkrijging en beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging is omschreven in de artikelen 4 en 5 van de statuten. Het lidmaatschap gaat in op het tijdstip van toelating door het bestuur, tenzij het lid, dat de aanvraag heeft ingediend, uitdrukkelijk een andere datum van ingang verlangt. Het lidmaatschap kan door het bestuur worden geweigerd als: A. Het aspirant-lid zijn verplichtingen tegenover een andere organisatie niet is nagekomen; B. Het aanmeldingsformulier niet naar waarheid is ingevuld; C. Het lidmaatschap van een andere EHBO Vereniging door wangedrag werd ontnomen of opgezegd; Bij niet-toelating kan het aspirant-lid in overeenstemming met art. 4, lid 4 van de statuten een beroep doen op de algemene vergadering, wat via het secretariaat binnen een maand schriftelijk dient te geschieden.
Contributie en andere verplichtingen Artikel 3. 1. 2.
3. 4. 5.
©2005
In aansluiting op art. 6, lid 1 van de statuten wordt nog bepaald, dat contributies voor eventuele overkoepelende of samenwerkende organisaties bij de contributie is inbegrepen. Ingeval van verhoging van contributie of verhoging van de aan de vereniging opgelegde contributie door overkoepelende of samenwerkende organisaties, beslist de algemene vergadering of deze verhoging direct ingaande, of met terugwerkende kracht per 1 januari van het lopende boekjaar dan wel voor rekening van de verenigingskas te laten komen. Betalingen van de contributie en eventuele andere financiële bijdragen dienen door de leden binnen de gestelde termijn te geschieden. Indien door een lid niet tijdig aan zijn/haar financiële verplichtingen wordt voldaan, mag het bestuur het lid een administratieve boete opleggen. De leden zijn gehouden mutaties in woon- en adresgegevens binnen veertien dagen aan het bestuur door te geven.
1
Verenigingsbestuur, Functies en Taken Artikel 4. 1. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. 2. In overeenstemming met art. 10, lid 1 van de statuten wordt de voorzitter in functie door de 3.
4.
5.
6.
7. 8. 9. 10.
11.
12.
algemene vergadering gekozen. Bij absentie van één of meer bestuursleden op de eerst volgende bestuursvergadering na een gehouden bestuursverkiezing, kan slechts een voorlopige functieverdeling plaats vinden. Zodra het bestuur voltallig is dient de definitieve functieverdeling plaats te vinden. Het dagelijkse bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester samen. Worden twee van deze functies door één persoon bekleed, dan dient een ander lid van het bestuur voor het dagelijks bestuur aangewezen te worden. Bij een eerst volgende bestuursvergadering zal – zo nodig - een nieuwe functieverdeling en nieuwe samenstelling van het dagelijks bestuur plaats vinden. Bij een periodieke bestuursverkiezing wordt een nieuw bestuurslid gekozen voor de termijn van drie jaar en kan een periodiek aftredend bestuurslid opnieuw voor drie jaar worden herkozen, mits uit de agenda blijkt dat het aftredend bestuurslid zich herkiesbaar heeft gesteld. Overigens blijft art. 9 lid, 2 van de statuten gehandhaafd. Tussentijds gekozen bestuursleden nemen het rooster van aftreden de plaats van hun voorganger in, zodat hun eerste zittingsperiode minder dan drie jaar kan zijn. Bij eventuele herverkiezing na deze periode geldt de termijn van drie jaar. Het bestuur vergadert zo dikwijls en op tijdstippen als door de voorzitter of door de meerderheid van de bestuursleden wordt nodig geacht. Bij de functieverdeling kunnen in gezamenlijk overleg plaatsvervangers voor de benoemde functionarissen worden aangewezen. Een nieuwe functieverdeling kan plaats vinden als dit in het belang van de werkzaamheden noodzakelijk is. Over de functie van voorzitter beslist te allen tijde de algemene vergadering. Bij de voorzitter berust de leiding van de vergaderingen, de leiding van de te organiseren oefenavonden en alle andere activiteiten. Bij ontstentenis van de voorzitter vervangt de 2de voorzitter hem tijdelijk. Mocht er geen 2de voorzitter aanwezig zijn, dan kunnen de overige bestuursleden een waarnemend voorzitter uit hun midden aanwijzen. De secretaris beheert de administratie van de vereniging, draagt zorg voor het notuleren der vergadering en verricht al die werkzaamheden, die tot de taak van een secretaris geacht kunnen te behoren, waarbij hij zich in overleg met de overige bestuursleden kan doen bijstaan door de 2de secretaris of een ander bestuurslid. Bij ontstentenis van de secretaris wordt deze door de 2 de secretaris vervangen. Voor het notuleren van vergaderingen en het doen uitwerken van de notulen kan door het bestuur een notulist worden aangesteld. De penningmeester voert het geldelijk beheer door middel van een zorgvuldige boekhouding. Bij langdurige ontstentenis als gevolg van ziekte, ongeval of andere onvoorziene omstandigheid kunnen de werkzaamheden van de penningmeester worden overgedragen aan diens vervanger niet zijnde de voorzitter. De machtigingen echter pas na goedkeuring door de overige bestuursleden. In geval van grove nalatigheden of bij malversaties rust op de voorzitter de verplichting onmiddellijk die maatregelen te nemen, die de vereniging voor ernstige nadelige gevolgen moeten behoeden. In ieder geval dient onmiddellijk een gedegen onderzoek te worden ingesteld, waarbij de hulp van een accountant of een onderzoekscommissie zo nodig kan worden ingeroepen.
13. Bestuursbesluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen. Zolang een vacante bestuursplaats niet is ingevuld en het bestuur daardoor uit een even aantal leden bestaat, krijgt de voorzitter, bij het staken der stemmen, de beslissende stem.
©2005
2
14. Middels een uitgebreide taakomschrijving en organogram wordt duidelijk gemaakt, welke bestuursfunctionaris of commissielid de eerst aanspreekbare persoon is voor zaken om de continuïteit van de organisatie te kunnen waarborgen.
Onkostenvergoeding aan bestuursleden Artikel 5. 1. 2.
3. 4.
Leden van het bestuur hebben recht op vergoeding van in het kader de verengingswerkzaamheden gemaakte onkosten, welke de toets van een goed zakelijk beleid moet kunnen doorstaan. Kosten van openbaar vervoer worden zonder meer vergoed, de vergoeding van autokosten ( eigen vervoer ) is gebaseerd op een door de algemene ledenvergadering goed te keuren kilometervergoeding. De algemene vergadering kan elk lid van het bestuur een vergoeding voor zijn werkzaamheden toekennen. Het staat de leden van het bestuur vrij deze toekenning te weigeren. Voor bepaalde noodzakelijke onkosten, zoals telefoon- en internetkosten, kunnen vaste vergoedingen aan bestuursleden worden toegekend door de algemene vergadering. Bij tussentijdse tariefverhoging, zoals bij de telefoondienst, of bij sterke toename van de werkzaamheden, als gevolg van ledenaanwas en/of sterk verhoogde activiteiten, kan door het bestuur op de eerstvolgende algemene ledenvergadering herziening van de vaste vergoedingspost worden gevraagd en toekenning kan dan per terugwerkende kracht – per de datum waarop bedoelde tariefverhoging is ingegaan – geschieden.
Rooster van aftreden Artikel 6. 1. In overeenstemming met art.9, lid 2 van de statuten luidt het rooster van aftreden als volgt : Jaar Vijf personen Zeven personen Negen personen 1ste jaar
voorzitter Alg. bestuurslid 4
Voorzitter Alg. bestuurslid 4
Voorzitter Alg. bestuurslid 4 Alg. bestuurslid 8
2de jaar
secretaris Alg. bestuurslid 5
secretaris Alg. bestuurslid 5
secretaris Alg. bestuurslid 5 Alg. bestuurslid 9
3de jaar
penningmeester
penningmeester Alg. bestuurslid 6 Alg. bestuurslid 7
penningmeester Alg. bestuurslid 6 Alg. bestuurslid 7
1ste jaar voorzitter etc……...
2.
©2005
Bij tussentijdse verkiezing of bij herverdeling van de functies dient het rooster van aftreden steeds te worden gehandhaafd. Een nieuwe verdeling van de functies dient steeds aan de leden bekend gemaakt te worden als mede aan de Kamer van Koophandel onder vermelding van het nummer waaronder de vereniging in het verenigingsregister staat ingeschrevenen zo nodig aan de bank(en), waar de vereniging een rekening-courant en/of een spaarrekening heeft lopen.
3
De algemene ledenvergadering Artikel 7. 1. Naast de in art. 13 van de statuten vermelde bevoegdheden van de algemene ledenvergadering, heeft
2.
3.
4. 5.
6.
7.
8.
deze verder tot taak: a. Het beoordelen van het bestuursbeleid over het afgelopen boekjaar aan de hand van de schriftelijke verslagen, de daadwerkelijke gang van zaken en de mondelinge toelichting daarop van de zijde van het bestuur; b. Het – voor zover nodig of gewenst – geven van richtlijnen voor het te voeren beleid; c. Het nemen van besluiten op voorstellen van het bestuur of leden; d. Het vaststellen van de door het bestuur opgestelde begrotingen; e. Het vaststellen of wijzigen van de statuten en/of huishoudelijk reglement; In art.13, lid 2 van de statuten is bepaald dat tenminste één algemene ledenvergadering dient te worden gehouden, uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar. Deze algemene ledenvergadering is de jaarvergadering van de vereniging en draagt hoofdzakelijk een huishoudelijk karakter. De uitnodiging, de agenda en de overige vergaderstukken als notulen, verslagen en andere voor een vergadering nodige stukken dienen uiterlijk veertien dagen voor de datum, waarop de vergadering is uitgeschreven, aan de leden en ereleden te worden toegezonden. Alleen bij het bijeenroepen van een buitengewone spoedvergadering kan van de in lid 3 genoemde bepalingen worden afgeweken. Een verzoek tot bijeenroepen van een bijzondere algemene vergadering als bedoeld in art.13, lid 4 van de statuten dient vergezeld te gaan van de reden, waarom dit verzoek wordt gedaan en van de voorstellen en/of kandidaten voor een eventuele bestuursverkiezing. Indien binnen veertien dagen door het bestuur geen gevolg wordt gegeven aan een dergelijk verzoek, dan kunnen de verzoekers in overeenstemming met art. 12, lid 4 van de statuten, tweede volzin, zelf tot die bijeenroeping overgaan, waarvoor dan ook de bepalingen van art.16 van de statuten gelden. In dit geval berust de leiding van de vergadering bij één van de verzoekende leden. Aan de bestuursleden dienen wel de agenda en de benodigde stukken voor deze bijzondere vergadering te worden toegezonden. Het bestuur heeft te allen tijde het recht de door de leden zelf bijeengeroepen vergadering te bezoeken en daar ook het woord te voeren. De uitnodiging, de agenda en de benodigde stukken dienen uiterlijk veertien dagen voor de datum, waarop de vergadering is uitgeschreven, ook aan de bestuursleden te worden toegezonden. Het niet voldoen aan de bepalingen vervat in dit artikel 8, lid 5 t/m 7 en de daarin genoemde artikelen van de statuten, ontneemt die bijeengeroepen bijzonder vergadering alle rechtsgeldigheid.
Indienen voorstellen en voordracht kandidaten Artikel 8. Bij het indienen van voorstellen en/of het voordragen van kandidaten voor een bestuursverkiezing, dient de door het bestuur vastgestelde uiterlijke datum van inzending strikt in acht te worden genomen, dat met het oog op de agenda.
Stemrecht en volmacht Artikel 9. Art. 14 van de statuten bevat bepalingen over het stemrecht en de schriftelijke volmacht ingeval stemgerechtigde leden een algemene vergadering onverhoopt niet kunnen bijwonen. Schriftelijke volmacht om te kunnen stemmen dient voor het begin van de vergadering aan de voorzitter te worden overhandigd.
©2005
4
Slot Artikel 10. 1. 2.
3.
4.
5.
©2005
Elk lid dient op de hoogte te zijn van de inhoud van de statuten en van het huishoudelijk reglement van de vereniging. Een behandeling van een voorstel tot wijziging van dit huishoudelijk reglement geschiedt volgens dezelfde procedure als bij wijziging van de statuten, alleen met dit verschil, dat indien in de algemene vergadering waar het wijzigingsvoorstel dient te worden behandeld, niet tenminste 2/3 van de stemgerechtigde leden tegenwoordig is, geen besluit tot goedkeuring van de wijziging kan worden genomen. Het wijzigingsvoorstel dient dan op de eerstvolgende algemene vergadering opnieuw te worden behandeld en ter goedkeuring worden voorgelegd. Het besluit tot goedkeuring kan dan worden genomen ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden. Mits met een meerderheid van 2/3 van de dan wel aanwezige stemgerechtigde leden. Na goedkeuring door de algemene vergadering wordt de wijziging direct ingaande van kracht, dit in afwijking van de wijziging der statuten, welke pas in werking treedt nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Van een goedgekeurde wijziging in het huishoudelijk reglement dient binnen 14 dagen een schriftelijk bevestiging aan de leden te worden toegezonden. In gevallen, waarin de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging niet voorziet, beslist het bestuur.
5
