Die Landen Van Herwaerts Over
Huishoudelijk Regelement 2013
LHO Bestier 2013
Inhoud DEFINITIES ............................................................................................................................................... 3 1. VAN DAT BESTIER ................................................................................................................................. 3 1.1Algemeen........................................................................................................................................ 3 1.2Seneschalk ...................................................................................................................................... 4 1.3 Canselier ....................................................................................................................................... 4 1.4 Tresorier........................................................................................................................................ 4 1.5 Hofmeester ................................................................................................................................... 5 1.6 Maerschalk ................................................................................................................................... 5 1.7 Coninc van wapenen .................................................................................................................... 5 2. VAN DIE VERKIEZINGHE ....................................................................................................................... 5 2.1 Kandidaatstelling ........................................................................................................................... 5 2.2 Verkiezing en benoeming .............................................................................................................. 6 2.3 Zittingsduur................................................................................................................................... 6 2.4 Ontslag .......................................................................................................................................... 6 3. VAN DIE AMBACHTEN.......................................................................................................................... 6 3.1 Algemeen ...................................................................................................................................... 6 3.2 Chirurgijn ...................................................................................................................................... 7 3.3 Waerderebbe-meester ................................................................................................................. 7 3.4 Cronikenscriver ............................................................................................................................. 7 3.5 Websmede .................................................................................................................................... 7 4. VAN DIE LEDEN .................................................................................................................................... 8 4.1 Algemeen ...................................................................................................................................... 8 4.2 Aanmelding ................................................................................................................................... 8 4.3 Aspirant-leden .............................................................................................................................. 8 4.4 Rechten en plichten van leden ..................................................................................................... 9 4.5 Begunstigers ................................................................................................................................. 9 5. VAN DIE DEELGENOOTSCHAPPEN ..................................................................................................... 10 5.1 Algemeen .................................................................................................................................... 10 5.2 Oprichting ................................................................................................................................... 10 5.3 Ontbinding .................................................................................................................................. 10 5.4 Leden en bestier ......................................................................................................................... 10 2
5.5 Activiteiten.................................................................................................................................. 11 5.6 Handboek ................................................................................................................................... 11 6. VAN DIE EVENEMENTEN .................................................................................................................... 11 6.1 Algemeen .................................................................................................................................... 11 6.2 Interne evenementen ................................................................................................................. 12 6.3 Externe evenementen ................................................................................................................ 12 7. VAN DIE PUBLICATIES ....................................................................................................................... 13 7.1 Algemeen ................................................................................................................................... 13 7.2 Cronike ........................................................................................................................................ 13 7.3 Oyez, Oyez .................................................................................................................................. 13 7.4 Aankondiging ALV / jaarverslagen .............................................................................................. 13 7.5 Website ....................................................................................................................................... 13 8. VAN DIE FINANCIËN ........................................................................................................................... 15 8.1 Uitgaven en vergoedingen .......................................................................................................... 15 8.2 Kascommissie ............................................................................................................................. 15 8.3 Machtigingen .............................................................................................................................. 15 9. Van dat huishoudelijk reglement....................................................................................................... 16
3
DEFINITIES De hieronder genoemde afkortingen en terminologie gelden voor het gehele document. LHO: Vereniging Genootschap die Landen van Herwaerts Over Vereniging: LHO Bestier: Bestuur Seneschalk: Voorzitter Canselier: Secretaris Tresorier: Penningmeester ALV: Algemene Leden Vergadering HHR: Huishoudelijk Reglement Cronike: Verenigingsblad Oyez, Oyez: Verenigingsnieuwsbrief Wapenhandeling: Alle handelingen binnen de LHO die betrekking hebben op het gebied van krijgskunst. Kascommissie: commissie die namens de ALV alle financiën binnen de LHO controleert. Zie ook 8.2 in dit HHR. Overal waar in dit document wordt gesproken over “hij” en “zijn”, kan ook “zij” en “haar” gelezen worden.
1. VAN DAT BESTIER 1.1 Algemeen 1. Het bestier is het dagelijks bestuur van de LHO en bestaat uit ten minste vijf leden. Een lid dat beroepsmatige of commerciële belangen heeft op het gebied van Middeleeuwen of levende geschiedenis, mag geen bestiersfunctie vervullen. 2. Het bestier kan zichzelf gedurende een zittingsjaar met een of meer leden uitbreiden of aanvullen zonder toestemming van de ALV. Aan het eind van deze periode zal voor deze uitbreiding of aanvulling de normale verkiezingsprocedure gevolgd moeten worden. 3. Slechts één lid van het bestier mag een dubbele bestiersfunctie uitoefenen. 4. Per bestiersfunctie kan slechts één persoon in het bestier zitten. 5. Als tussentijds een lid van het bestier uitvalt, kan een van de andere leden diens functie tijdelijk waarnemen. Dit tijdelijk waarnemen geldt niet als dubbelfunctie in de zin van lid 2. 6. Vergaderingen van het bestier zijn openbaar voor leden van de LHO. Elk lid kan verzoeken om een exemplaar van de notulen van de bestiersvergaderingen. 7. Het bestier beslist over de toelating van aspirant-leden tot het volwaardig lidmaatschap. 4
1.2 Seneschalk 1. De seneschalk leidt de vergaderingen, heeft de doorslaggevende stem, doet de officiële mededelingen, spreekt in het openbaar en is de vertegenwoordiger van de LHO bij externe contacten. 2. De seneschalk houdt oog op de aanwezige kennis en kunde van de leden en brengt leden met elkaar in contact. 3. Als de seneschalk verhinderd is een vergadering bij te wonen, wijzen de aanwezige leden van het bestier uit hun midden een vervanger aan.
1.3 Canselier 1. De canselier is belast met het voeren van de correspondentie. Het postadres van de canselier fungeert als canselrie-adres en is de plaats waar alle officiële post voor de LHO naar toe wordt gestuurd. Uitzondering hierop is financiële correspondentie. 2. De canselier is voor bestiersvergaderingen en de ALV belast met het opstellen van de agenda, het verzenden van uitnodigingen aan de genodigden en het maken van notulen. 3. De canselier draagt zorg voor berichtgeving van dat bestier in de Cronike en Oyez, Oyez. 4. De canselier beheert het archief van de vereniging.
1.4 Tresorier 1. De tresorier heeft het beheer en de verantwoording van de financiën en doet alle door het bestier en ALV goedgekeurde uitgaven en zorgt voor de inning van de contributie. Hiertoe onderhoudt de tresorier alle financiële correspondentie. 2. De tresorier sluit per 1 maart van elk jaar het financieel jaar af. De tresorier doet tijdens de ALV verslag van de financiële toestand van de LHO, nadat zijn jaarverslag door de kascommissie is goedgekeurd. 3. De Tresorier beheert de ledenadministratie en verwelkomt in naam van het bestier nieuwe leden.
5
1.5 Hofmeester 1. De hofmeester is verantwoordelijk voor de organisatie van en de huishoudelijke voortgang tijdens interne evenementen die openstaan voor de hele LHO. 2. De hofmeester kan in zijn taken worden bijgestaan door leden.
1.6 Maerschalk 1. De maerschalk is een wapendeskundige binnen de LHO en te allen tijden verantwoordelijk voor alle wapenhandelingen daarbinnen. 2. De maerschalk is organisator van wapentrainingen en van gevechtsdemonstraties tijdens interne en externe evenementen. Hij is verantwoordelijk voor het toezicht op het veilig verloop hiervan en op de wapens die gebruikt worden. De maerschalk kan hiervoor een vertegenwoordiger aanwijzen. 3. De maerschalk stimuleert het onderzoek naar en de toepassing van wapens en fungeert als vraagbaak betreffende wetgeving, regels en gebruiken bij het gevecht. 4. Leden zijn verplicht om toestemming te hebben van de maerschalk voor het deelnemen aan wapenhandelingen van de LHO. 5. Wapencnechten zijn leden die met goed gevolg een veiligheidstest hebben afgelegd en met toestemming van de maerschalk deel mogen nemen aan demonstraties tijdens externe evenementen. Deze veiligheidstest dient jaarlijks af gelegd te worden in bijzijn van de maerschalk en tenminste 2 andere bestiersleden. 6. De maerschalk verleent voor elk evenement afzonderlijk toestemming voor deelname aan gevechtshandelingen.
1.7 Coninc van wapenen 1. De coninc van wapenen is het aanspreekpunt binnen de vereniging omtrent heraldiek. 2. De coninc van wapenen houdt toezicht op de gebruikte heraldiek tijdens interne en externe evenementen en kan aandringen op verandering als deze tegen de regels indruist.
2. VAN DIE VERKIEZINGHE 2.1 Kandidaatstelling 1. Een kandidaat voor het bestier wordt voorgedragen door het bestier of door ten minste vijf volwaardige leden, die tenminste 14 jaar oud zijn. 2. Enkel meerderjarige, volwaardige leden kunnen kandidaat gesteld worden. 6
3. De kandidaatstelling geschiedt schriftelijk of mondeling bij de Canselrie. De kandidaat geeft aan wat de beoogde functie binnen het bestier is. Kandidaatstellingen zijn mogelijk tot de stemming tijdens de ALV. 4. De kandidaten voor de beoogde functie van maerschalk worden voorgedragen door tenminste vijf meerderjarige, volwaardige leden die lid zijn van de Wapencnechten of door het bestier.
2.2 Verkiezing en benoeming 1. Een kandidaat kan benoemd worden nadat een meerderheid van de leden tijdens de ALV het vertrouwen in hem als bestierslid heeft uitgesproken. 2. Het bestier kiest uit zijn midden een seneschalk, tresorier, canselier, hofmeester, coninc van wapenen en maerschalk. 3. Binnen 2 weken na de ALV wordt de functieverdeling bekend gemaakt aan de leden.
2.3 Zittingsduur 1. De zittingstermijn voor leden van het bestier duurt twee jaar. Na die termijn treden zij af. 2. Een afgetreden lid van het bestier kan na afloop van zijn zittingstermijn opnieuw kandidaat gesteld worden.
2.4 Ontslag 1. Een lid van het bestier kan ontslagen worden door de ALV.
3. VAN DIE AMBACHTEN 3.1 Algemeen 1. Enkel leden kunnen een ambacht uitoefenen. 2. Een lid kan door het bestier gevraagd worden of zichzelf aanbieden voor een ambacht. Elke benoeming moet tevoren door het bestier besproken en goedgekeurd worden. De benoeming wordt vermeld in de eerstvolgende Cronike of Oyez, Oyez. 3. Het bestier kan een lid uit een ambacht ontslaan. Dit kan gebeuren op verzoek van het lid zelf, of omdat een lid naar het oordeel van het bestier het ambacht niet naar behoren uitoefent. 4. De taken van de ambachten hebben betrekking op zowel interne als externe LHOevenementen. 5. Ambachten kunnen door meerdere leden tegelijk vervuld worden. Wanneer dat niet zo is, is dat hieronder expliciet vermeld. 7
3.2 Chirurgijn 1. Een chirurgijn verleent eerste hulp aan leden. 2. Een chirurgijn heeft het EHBO-diploma of ten minste een opleiding van gelijkwaardig niveau. 3. Een chirurgijn is verantwoordelijk voor de inhoud en het aanvullen van zijn LHOverbanddoos en het mee nemen naar evenementen.
3.3 Waerderebbe-meester 1. De waerderebbe-meester heeft de zorg voor de bezittingen van de LHO. Hij houdt een register van die spullen bij; waarbij voor elk voorwerp genoteerd is waar het is. 2. Binnen de LHO kan slechts één persoon tegelijk de functie van Waerderebbe-meester vervullen. 3. Leden kunnen bezittingen lenen voor het gebruik tijdens LHO evenementen.
3.4 Cronikenscriver 1. De cronikenscriver is de hoofdredacteur van de Cronike en de Oyez, Oyez. 2. De cronikenscriver is gerechtigd om artikelen die door leden (of anderen) worden aangeleverd te redigeren of te weigeren. Wanneer een artikel wordt geredigeerd of geweigerd, zal de cronikenscriver dit met opgaaf van reden aan de auteur meedelen (zie artikel 8.1). 3. De cronikenscriver is niet gerechtigd om officiële mededelingen van het bestier inhoudelijk te wijzigen of te weigeren. 4. De cronikenscriver is verantwoordelijk voor de lay-out, de productie en de verzending van de Cronike en Oyez, Oyez. 5. De functie van cronikenscriver kan slechts door één persoon worden ingevuld. Deze persoon kan zelf een redactie samenstellen die helpt bij het maken van de Cronike en Oyez, Oyez. 6. De cronikenscriver is niet verantwoordelijk voor de inhoud van artikelen.
3.5 Websmede 1. De websmede onderhoudt de website van de LHO. Hij is verantwoordelijk voor de vorm van de LHO-website. De inhoud moet voldoen aan de wensen van het bestier. 2. De websmede beschikt over affiniteit met het onderhouden van een website. 3. Het bestier beslist, aan de hand van voorstellen van de websmede, over de keuze van een provider, eventueel het veranderen van provider en vergroting van de beschikbare ruimte. 4. Binnen de vereniging kan slechts één persoon tegelijk de functie van websmede vervullen. 8
5. De websmede zorgt dat de bestiersleden kunnen publiceren op de website en dat ze de mail ervan ontvangen 6. De websmede beoordeelt of een aangeboden bijdragen passen binnen de doelstellingen van de LHO en of deze technisch geschikt zijn voor opname op de website.
4. VAN DIE LEDEN 4.1 Algemeen 1. De vereniging onderscheidt aspirant-leden, volwaardige leden en begunstigers. Leden worden onderverdeeld in de volgende categorieën: 6 tot en met 13 jaar 14 tot en met 17 jaar 18 jaar en ouder 2. Geïnteresseerden mogen twee keer meedoen met een evenement als introducé hierna dienen ze zich aan te melden als lid. Introducés vallen nooit onder de verantwoordelijkheid en verzekering van de LHO. 3. Ledenmutaties worden vermeld in de Cronike of Oyez, Oyez.
4.2 Aanmelding 1. Een potentieel lid of begunstiger kan zich bij elk van de leden van het bestier aanmelden. Diegene die zo'n aanmelding ontvangt, geeft de gegevens door aan de tresorier. De ze zorgt voor verdere afhandeling. 2. Het potentieel lid of begunstiger ontvangt van de tresorier het aanmeldings- en machtigingsformulier. Deze worden ingevuld en ondertekend teruggestuurd. 3. Wie zich na het winterfeest aanmeldt is over het dan lopende verenigingsjaar geen contributie verschuldigd. 4. Zodra de aanmelding verwerkt is ontvangt het lid of de begunstiger een exemplaar van de statuten van de vereniging en van het HHR. Verzending gebeurt per e-mail. 5. De datum op het aanmeldingsformulier telt als aanvangsdatum van het lidmaatschap.
4.3 Aspirant-leden 1. Iedereen die lid wil worden van de LHO is eerst tenminste een jaar aspirant-lid. 2. Er zijn drie voorwaarden voor het volwaardige lidmaatschap: a. Er is tenminste een vol jaar verstreken sinds de aanvang van het aspirantlidmaatschap. b. Het aspirant-lid heeft in een jaar deelgenomen aan ten minste twee evenementen onder LHO-vlag. 9
c. Het aspirant-lid is in het bezit van een basisuitrusting voor de gekozen periode en stand Het bestier beoordeelt of aan de voorwaarden is voldaan. Bij deze beoordeling kan het advies van leden worden gevraagd. 3. Het bestier beslist over de toelating van een aspirant-lid tot het volwaardig lidmaatschap. Tegen een besluit aangaande het volledig lidmaatschap is beroep mogelijk, vereenkomstig de beroepsprocedure tegen ontzetting, zoals omschreven in artikel 5.6 van de de statuten van de LHO. 4. Voldoet een lid na drie jaar niet aan de voorwaarden dan wordt hij begunstiger gemaakt. 5. Het bestier maakt melding van elke toelating van een aspirant-lid tot het volwaardig lidmaatschap in de Cronike of Oyez Oyez.
4.4 Rechten en plichten van leden 1. Een lid wiens lidmaatschap in een begunstigerschap is omgezet, heeft de mogelijkheid om in de loop van een verenigingsjaar lid te worden onder de voorwaarden van 4.3 en bijbetaling van het (eventuele) verschil tussen de begunstigersbijdrage en de contributie. 2. Leden zijn verplicht hun contributie tijdig te voldoen. Een lid dat zes maanden na het begin van het financiele jaar zijn contributie nog niet heeft betaald, zal van de ledenlijst worden afgevoerd. 3. Alle volwaardige leden van 14 jaar en ouder, hebben het recht te stemmen op ALV. 1. Aspirant-leden en begunstigers kunnen van de seneschalk het recht krijgen om op de ALV het woord te voeren. 2. Stemgerechtigde leden kunnen een ander stemgerechtigd lid machtigen om voor hen te stemmen tijdens een ALV. Machtigingen worden vooraf schriftelijk ingediend bij de canselrie. Een lid kan door maximaal 3 andere leden worden gemachtigd om voor hen te stemmen. 3. Alle leden hebben het recht de Cronike en Oyez Oyez te ontvangen. 4. Alle leden hebben het recht aanwezig te zijn op interne evenementen. 5. Alle leden dienen per jaar deel te nemen aan tenminste twee evenementen onder LHOvlag.
4.5 Begunstigers 1. Begunstigers kunnen zowel personen als verenigingen, instellingen of bedrijven zijn. 2. Begunstigers betalen een door de ALV bepaald minimumbedrag, maar mogen verder elk bedrag dat daarboven ligt schenken. 3. Begunstigers ontvangen de Cronike en Oyez Oyez en mogen aanwezig zijn op interne evenementen. 4. Begunstigers die over een goede uitrusting beschikken kunnen deelnemen aan externe optredens, maar zij ontvangen daarvoor geen financiële vergoeding. 10
5. Personen die begunstiger zijn hoeven niet in bezit te zijn van een basisuitrusting. Op LHO-evenementen worden zij wel geacht (geleende) middeleeuwse kleding te dragen. 6. Begunstigers hebben niet het recht om te stemmen op de ALV. 7. Een begunstiger die zes maanden na het begin van het financiële jaar zijn bijdrage nog niet heeft betaald, zal van de ledenlijst worden afgevoerd.
5. VAN DIE DEELGENOOTSCHAPPEN 5.1 Algemeen 1. De vereniging onderscheidt twee soorten deelgenootschappen: themagroepen en gilden. 2. Themagroepen houden zich bezig met een specifieke periode en omstandigheden. 3. Gilden houden zich bezig met een middeleeuws beroep en/of vaardigheid. Ze zijn niet gebonden aan een bepaalde middeleeuwse periode.
5.2 Oprichting 1. Een deelgenootschap kan opgericht worden door minstens 4 leden. Zij maken hun voornemen bekend bij het bestier. 2. Het deelgenootschap kiest een naam, een wapen (voor zover relevant voor thema / periode) en stelt een eigen handboek op. Het deelgenootschap is vrij in het bepalen van de regels van het deelgenootschap, voor zover deze niet in tegenspraak zijn met de algemene regels van de LHO zoals verwoord in de statuten en dit HHR. Dit vormt de basis van het handboek. 3. Het deelgenootschap is opgericht als het handboek is goedgekeurd door het bestier. 4. Het deelgenootschap zal een contactpersoon aanwijzen uit de deelgenootschapsleden.
5.3 Ontbinding 1. Wanneer het ledental van een deelgenootschap langer dan een jaar minder dan vier bedraagt, zal het bestier het deelgenootschap opheffen. 2. Na opheffing van een deelgenootschap moet het handboek overgedragen worden aan de canselier.
5.4 Leden en bestier
11
1. Een deelgenootschap is bevoegd eigen toelatingsregels te hanteren en leden te ontzetten. In elk geval geldt, dat leden van een deelgenootschap, lid moeten zijn van de LHO. 2. De contactpersoon houdt een lijst bij van deelgenootschapsleden en geeft mutaties door aan de tresorier van de LHO. 3. Het bestier kan een deelgenootschap toestemming verlenen een eigen financiële administratie te voeren. In dit geval moet het deelgenootschap een eigen bestier hebben bestaande uit minstens 3 personen met de functies voorzitter, secretaris en penningmeester. Over de titulatuur van haar bestiersleden beslist het deelgenootschap. 4. Een deelgenootschap met een eigen financiële administratie is verplicht aan het einde van het financiële jaar een financieel jaaroverzicht te presenteren aan de tresorier, de kascommissie en de ALV. 5. Contactpersonen onderhouden meerdere malen per jaar contact met het bestier.
5.5 Activiteiten 1. Het deelgenootschap is vrij om zijn activiteiten en bijeenkomsten zelf in te delen en te regelen. De agenda van het deelgenootschap is openbaar en bekend bij het bestier. 2. Activiteiten en bijeenkomsten van deelgenootschappen zijn toegankelijk voor alle leden mits voldaan wordt aan het reglement van het deelgenootschap. 3. Het deelgenootschap neemt jaarlijks actief deel aan minstens één LHO-evenement. 4. Een deelgenootschap kan zich voor subsidie tot de tresorier wenden. 5. Het deelgenootschap moet zorg dragen voor een jaarverslag als onderdeel van de ALV stukken. 6. Deelgenootschappen maken expliciet kenbaar aan welke evenementen hun leden deelnemen en om welke leden het gaat.
5.6 Handboek 1. Een deelgenootschap maakt een handboek dat het volgende omvat: - alle in 6.2.2 genoemde zaken - omschrijving van de groep: periode, thema, activiteiten - regels voor toelating en ontzetting. Volledig voor buitenstaanders gesloten deelgenootschappen zijn niet toegestaan. - eisen aan de leden m.b.t. deelname aan evenementen, authenticiteitseisen, biografieeisen. - verzamelde kennis bijvoorbeeld in de vorm van artikelen of publicaties. 2. Onderdelen van het handboek kunnen gepubliceerd worden in de Cronike of Oyez Oyez.
6. VAN DIE EVENEMENTEN 12
6.1 Algemeen 1. De LHO onderscheidt interne en externe evenementen. 2. Er moet ten allen tijde afspraken gemaakt zijn aangaande veiligheid: - Brandpreventie - EHBO - Rijbevoegdheid - wapenhandelingen 3. De LHO is niet aansprakelijk voor tijdens evenementen, demonstraties of andere openbare activiteiten, door leden veroorzaakte schade aan personen en roerende of onroerende goederen. 4. Leden jonger dan 18 jaar vallen onder de verantwoordelijkheid van hun ouders/vertegenwoordigers.
6.2 Interne evenementen 1. Interne evenementen zijn bijeenkomsten waarbij uitsluitend leden en begunstigers van de LHO en hun genodigden aanwezig zijn. 2. De LHO kent jaarlijks terugkerende interne evenementen waaronder de ALV. 3. Informele bijeenkomsten rondom een thema bij een van de leden thuis worden huusgaderingen genoemd. Deze moeten gemeld worden bij het bestier en komen op de agenda. Alle leden kunnen zich hiervoor als geïnteresseerde aanmelden. Uitnodigingen worden verstrekt door de organisator afhankelijk van handboek en omstandigheden.
6.3 Externe evenementen 1. Externe evenementen zijn bijeenkomsten waarbij leden van de LHO een middeleeuwse presentatie verzorgen voor derden. 2. Aanvragen voor externe evenementen kunnen bij alle leden of bestiersleden binnenkomen. Een lid dat geen bestierslid is en een aanvraag binnenkrijgt, dient dit te melden aan een bestierslid. Een aanvraag wordt in de eerstvolgende bestiersvergadering besproken. Het bestier beoordeelt of een aanvraag binnen de doelstellingen van de vereniging past. 3. Als het bestier besloten heeft niet aan een extern evenement deel te nemen, staat het leden vrij op eigen verantwoording en op persoonlijke titel wel deel te nemen. 4. Een lid dat als LHO-lid deelneemt aan een extern evenement kan nooit namens een andere groep/vereniging aanwezig zijn. 5. Voor elk extern evenement waaraan de LHO deelneemt stelt het bestier een coördinator aan. De coördinator onderhoudt de contacten met de opdrachtgever, benadert leden om deel te nemen aan het evenement en zorgt voor een goed verloop van het evenement. 6. Voor externe evenementen kan de LHO bij de opdrachtgever onkosten in rekening brengen. De vergoeding komt voor een deel ten goede aan de leden die het evenement verzorgen. 7. De ALV stelt richtbedragen vast. 13
7. VAN DIE PUBLICATIES 7.1 Algemeen 1. Van de papieren correspondentie ontvangt elk huishouden één exemplaar.
7.2 Cronike 1. De LHO geeft voor leden en begunstigers de Cronike uit. Dit tijdschrift verschijnt onder verantwoording van de cronikenscriver. 2. De Cronike is de spreekbuis van het bestier, maar bijdragen van alle andere leden en begunstigers zijn welkom.
7.3 Oyez, Oyez 1. De LHO geeft voor leden en begunstigers de Oyez, Oyez uit. Deze nieuwsbrief verschijnt onder verantwoording van de cronikenscriver. 2. De Oyez, Oyez bevat bestiersmededelingen en andere relevante informatie.
7.4 Aankondiging ALV / jaarverslagen 1. De ALV wordt minimaal twee weken tevoren aangekondigd met een speciale publicatie. 2. Deze publicatie bevat: - Uitnodiging - de notulen van de vorige ALV, - de agenda voor de komende ALV, - de jaarverslagen van elk van de leden van het bestier, - het financiële jaarverslag van de tresorier, - de jaarverslagen van de cronikenscriver en eventueel van andere Ambachten, - de jaarverslagen en eventuele financiële stukken van elk deelgenootschap. De cronikenscriver kan de productie verzorgen.
7.5 Website 1. De website van de LHO geeft via het internet informatie over de LHO aan derden. 2. De Website dient als informatiebron voor leden van de LHO. 3. De website wordt onderhouden door de websmede. Suggesties van de leden, in de vorm van tekst, foto’s, tekeningen of geluidsfragmenten kunnen door de websmede op de website geplaatst worden. 14
15
8. VAN DIE FINANCIËN 8.1 Uitgaven en vergoedingen 1. Financiële uitgaven ten behoeve van de LHO kunnen in aanmerking komen voor een vergoeding vanuit de LHO-kas. Hierover besluit het bestier. De ALV controleert het bestier. 2. De hofmeester is gerechtigd om namens de LHO uitgaven te doen in het kader van een intern evenement. 3. Bij grote evenementen kan de hofmeester tevoren een voorschot aan de tresorier vragen. Na afloop van een evenement, op de eerstvolgende bestiersvergadering, presenteert de hofmeester een financieel overzicht. 4. Bepaalde uitgaven kunnen gedaan worden, zonder dat hiervoor goedkeuring vooraf vereist is. Het betreft: - Kosten voor postzegels en fotokopieën, gemaakt door leden van het bestier. - Productie- en verzendkosten Cronike en Oyez, Oyez, gemaakt door de cronikenscriver. - Reiskosten: voor leden van het bestier, uitsluitend voor zover het om kosten gaat die voortvloeien uit de bestiersfunctie m.u.v. ALV. 5. Bij de declaratie van uitgaven dienen, kassabonnen overlegd te worden.
8.2 Kascommissie 1. De kascommissie doet elk jaar onderzoek naar de rekening en verantwoording van de LHO, waaronder de deelgenootschappen die een eigen financiële administratie voeren. 2. Deze commissie bestaat uit twee personen. 3. De ALV benoemt de leden van de Kascommissie. Ieder meerderjarig, volwaardig lid die geen deel uitmaakt van het bestier kan door de ALV gevraagd worden voor en benoemd worden in de functie van Kascommissaris. 4. Tijdens de ALV, kan één lid van de Kascommissie zijn functie neerleggen en vervangen worden door een ander lid.
8.3 Machtigingen 1. Leden en begunstigers machtigen de vereniging voor incasso van alle contributies en betalingen voor feesten en gaderingen. 2. In individuele gevallen kan de tresorier besluiten om van deze regel af te wijken wanneer leden hem met een verzoek hiertoe benaderen.
16
9. Van dat huishoudelijk reglement 1. Wijzigingen in het HHR kunnen slechts plaatsvinden als zij in de ALV zijn goedgekeurd. Daartoe moet een voorstel tot wijziging worden meegestuurd met de uitnodiging voor de ALV. 2. Wijzigingen kunnen door alle leden voorgesteld worden. 3. Na een wijziging ontvangt ieder lid en elke begunstiger een exemplaar van het HHR. Dit gebeurt per e-mail.. 4. In zaken waarin dit HHR of de statuten niet voorzien, beslist het bestier. 5. Dit HHR is een aanvulling op de statuten van de LHO.
17
