Het bestuurlijk netwerk: conclusies en aanbevelingen.
1.
Inleiding. Om goede resultaten te kunnen boeken, werkt de gemeente samen met burgers, bedrijven en instellingen in een bestuurlijk netwerk. Een deel van het overleg verloopt via adviesorganen die in het afgelopen half jaar in kaart zijn gebracht. Met vertegenwoordigers van deze adviesorganen van het college zijn door trainee Maike Stevens gesprekken gevoerd en die hebben geresulteerd in een aantal aanbevelingen. De aanbevelingen zijn in deze bijlage opgesomd en vormen de basis van een gesprek met de afzonderlijke adviesorganen. Daarover wordt in de eerste helft van 2013 gerapporteerd aan de commissie Bestuurlijke Zaken.
2.
Nut, noodzaak en wenselijkheid. Het bestuurlijk netwerk is historisch gegroeid. Om te voorkomen dat een waardevol bestuurlijk netwerk ontaardt in onnodige bestuurlijke drukte, is het van belang om met elkaar nut, noodzaak en wenselijkheid vast te stellen. We zullen dan ook met de adviesorganen in gesprek gaan over deze belangrijke vraag en op basis van de bevindingen zullen we bijsturen.
3.
Algemene aanbevelingen. Komen we gezamenlijk tot de conclusie, dat de samenwerking moet worden voortgezet, dan komen de algemene aanbevelingen aan de orde. Als algemene aanbevelingen worden geformuleerd die betrekking hebben op het functioneren: -
Vraag tijdig en adequaat aan het adviesorgaan om advies, zodat het advies er nog toe doet.
-
Maak zichtbaar wat er met het advies wordt gedaan en communiceer gemotiveerd wanneer er wordt afgeweken van het gegeven advies.
-
Maak kenbaar wanneer een adviesorgaan niet, dan wel in mindere mate functioneert;
-
Evalueer periodiek samen met de leden van het adviesorgaan het functioneren van het orgaan.
-
Communiceer helder, duidelijk en tijdig met het adviesorgaan.
-
Maak duidelijke afspraken over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het adviesorgaan, spreek wederzijdse verwachtingen uit en herbevestig dit regelmatig.
-
Maak afspraken over de rol en positie van de voorzitter bij ieder adviesorgaan, zodat hier geen onduidelijkheid over ontstaat.
We zullen met de adviesorganen in gesprek gaan en de puntjes op de ‘i’ zetten.
1
4.
Aanvullende aanbevelingen. Daarnaast heeft onze trainee Maike Stevens nog een aantal aanvullende aanbevelingen gedaan, die betrekking hebben op de rol van de spelers en op het proces.
Zorg ervoor dat beleidsmedewerkers de status, positie, etc. van de organen waarin ze participeren kennen en zorg voor goede overdracht van deze kennis Het is belangrijk dat er een moment wordt gekozen waarop de beleidsmedewerker zich verdiept in de organen waarmee hij of zij in het werk te maken heeft. Nu wordt de status van een orgaan automatisch overgenomen, zonder dat iemand kritisch bekijkt of deze status wel klopt. Wanneer iedere beleidsmedewerker die met bepaalde organen binnen het bestuurlijk netwerk te maken heeft weet wat voor een vorm het orgaan heeft, zorgt dit voor meer duidelijkheid over de rol en taken van een orgaan in relatie tot het bestuur van de gemeente. Bij elke wijziging van personele bezetting (nieuwe beleidsmedewerker) is het van belang om goed te communiceren over de overlegstructuren. Ook viel het op dat er geen algemeen overzicht is met daarin alle organen die binnen het bestuurlijk netwerk actief zijn. Nu is er een start gemaakt van een dergelijk overzicht (bijlage 2), maar dit overzicht is niet volledig. Volledigheid van dit overzicht is in dit onderzoek ook niet nagestreefd, want de formele adviesorganen zijn nauwkeurig onderzocht en de overige organen (zie ook aanbevelingen ten aanzien van interdisciplinaire netwerken) kunnen nader onderzocht worden.
Vul het overzicht met organen aan en houd het overzicht bij met eventuele wijzigingen Door het overzicht (bijlage 2) aan te vullen en bij de houden, ontstaat er een overzicht met alle organen binnen het bestuurlijk netwerk dat up-to-date is. Dit overzicht moet toegankelijk zijn voor alle medewerkers van de gemeente Boxtel. Voorgesteld wordt om centraal het overzicht bij te houden. Wanneer er wijzigingen plaatsvinden, nieuwe organen bijkomen of organen ophouden te bestaan, moet dit in het overzicht worden bijgewerkt.
Evalueer regelmatig de functies en het functioneren van de organen en verbind hier consequenties aan Men moet zich regelmatig afvragen of de organen nog datgene doen waarvoor ze in het leven zijn geroepen. De beeldvorming met betrekking tot de organen in het bestuurlijk netwerk is aan herijking toe. Voorgesteld wordt om elke drie jaar alle organen en overlegstructuren tegen het licht te houden op afdelingsniveau. Door dit op afdelingsniveau te doen is dit te overzien. Dus de functies en het functioneren van de organen moeten structureel vaker geëvalueerd worden. Dit kan middels een bepaald format worden gedaan. Ook moeten er consequenties verbonden worden aan deze evaluatie. Het moet niet vrijblijvend zijn.
2
Nu zijn er interviews afgenomen met de formele adviesorganen en met een aantal organen waarvan de vorm niet helemaal duidelijk was. Lang niet alle organen die in het overzicht (bijlage 2) staan, zijn tijdens een interview aan bod gekomen.
Doe vervolgonderzoek naar de overige organen (die geen formeel adviesorgaan zijn) Vervolgonderzoek naar de organen in het bestuurlijk netwerk kan nieuwe informatie opleveren. Het idee bestaat dat wanneer er gesprekken gevoerd worden met personen die betrokken zijn bij de overige organen, dat er meer duidelijk wordt over deze organen. Het is de moeite waard om dieper in te gaan op de functies en het functioneren van een deze organen. Daarmee kan nieuwe informatie naar voren komen, waarmee meer inzicht wordt verkregen in het bestuurlijk netwerk. Tijdens de dossierstudie heeft het veel tijd gekost om de juiste informatie naar voren te krijgen over de organen. Veel dossiers uit het archief zijn opgevraagd, omdat er bruikbare informatie over het orgaan leek in te staan, maar na lang doorspitten van de dossiers bleek er niets van waarde in te staan. Dit heeft veel tijd gekost die op een andere manier nuttiger ingezet kon worden.
Archief opruimen en in de toekomst digitaliseren Zorg dat informatie over adviesorganen (met name verordeningen, convenanten of andere relevante archiefstukken) vindbaar is in korte tijd. Maak het archief op orde en schoon het op. Er zijn tijdens de dossierstudie veel dossiers gevonden met informatie die niet meer relevant is en vaak zaten documenten dubbel of nog veel vaker in dezelfde dossiermap. Een grote ‘archiefschoonmaakactie’ wordt voorgesteld. Als het archief op orde is, worden documenten gemakkelijker gevonden en scheelt dit beleidsmedewerkers veel kostbare werktijd. Daarnaast wordt aanbevolen om na de ‘schoonmaakactie’ het gehele archief te digitaliseren, zodat iedereen vanaf de computer bij de archiefstukken kan komen die men nodig heeft. Tijdens het onderzoek is het opgevallen dat de positie van de voorzitter bij adviesorganen wisselend wordt benaderd. Zo blijkt dat er bij de dorpsraad behoefte is aan een voorzitter met parate dossierkennis, bij de ADO wil men graag een voorzitter die betrokken is en inhoudelijk een stempel drukt, terwijl men bij de WUBBB de voorkeur geeft aan een technisch voorzitter. Dit maakt het voor de voorzitter van een adviesorgaan moeilijk om op de goede manier te voldoen aan het verwachtingspatroon. De kwaliteit van het overleg van het adviesorgaan wordt blijkbaar voor een deel bepaald door de dynamiek van een voorzitter.
Heb oog voor de dynamiek van de voorzitter en zorg voor goede overdracht bij wisseling portefeuillehouders Als het functioneren van een overleg door de dynamiek van de voorzitter wordt bepaald, onderken dat op dat moment en zet een stap terug. Evalueer samen met de leden van het adviesorgaan aan welk type voorzitter en aan welke dynamiek er behoefte is. Probeer daaraan tegemoet te komen.
3
Als er een nieuwe portefeuillehouder komt en de portefeuilleverdeling binnen het college vindt plaats, zorg dan voor een goede overdracht bij bepaalde adviesorganen. Veel werk dat bij de adviesorganen gedaan moet worden, ligt bij secretarissen van adviesorganen. Het lijkt alsof die meer doen dan volgens hun rol van secretaris nodig is. Zo moeten sommige secretarissen ervoor zorgen dat de stukken door beleidsmedewerkers op tijd worden aangeleverd en intern aandringen op stukken voor het adviesorgaan.
Zorg ervoor dat relevante informatie aan het adviesorgaan wordt aangeleverd Leden van adviesorganen moeten relevante stukken krijgen aangeleverd om te vergaderen. Zorg voor een duidelijke procesbeschrijving waarin is opgenomen wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van deze stukken bij het adviesorgaan. Er is nu ruis in dit proces, want er blijken secretarissen van adviesorganen te zijn, dit zijn beleidsmedewerkers, die bij andere beleidsmedewerkers moeten aandringen om stukken voor het adviesorgaan te ontvangen. Het valt op dat er over het algemeen weinig ongevraagd advies wordt gegeven door adviesorganen. Nu moeten beleidsmedewerkers die de rol van secretaris hebben bij een adviesorgaan, er telkens op wijzen dat het adviesorgaan ook met ongevraagd advies richting het college mag komen.
Bekijk kritisch wat de meerwaarde van ongevraagd advies is en verbind hieraan afspraken met het adviesorgaan Ga na wat ongevraagd advies van adviesorganen voor het college betekent en wat ermee gedaan wordt. Vraag daarnaast aan de adviesorganen of ze het zelf een meerwaarde vinden om ongevraagd advies te geven, aangezien veel adviesorganen zelden of nooit van deze mogelijkheid gebruik maken. Tijdens de interviews is regelmatig aangegeven dat het adviesorgaan niet serieus wordt genomen door het college. Een aantal geïnterviewde personen vindt dat er niet naar het advies van het adviesorgaan wordt geluisterd, dat het niet door het college wordt gemotiveerd waarom er van een advies wordt afgeweken en dat het adviesorgaan weinig wordt gevraagd om advies te geven. Tevens geeft een paar personen aan dat het lijkt alsof het college het adviesorgaan liever kwijt dan rijk is. Ook bij de adviesorganen waarvan de personen vinden dat er naar het advies wordt geluisterd door het college en waarbij wordt teruggekoppeld waarom een advies niet wordt overgenomen, doen de geïnterviewden de oproep aan het college: neem het adviesorgaan serieus. Daarnaast gaf een aantal personen aan dat het college geen beslissingen neemt en knopen doorhakt met betrekking tot het wel of niet voortzetten van de adviesrelatie tussen college en adviesorgaan.
4
Maak keuzes ten aanzien van adviesorganen Aangezien de personen die een rol vervullen in een adviesorgaan dit veelal in hun vrije tijd doen en er veel tijd en energie in steken, wordt het volgende aanbevolen. Als je als college een adviesorgaan in het leven roept en in leven houdt, dan moet je het goed informeren, laten functioneren en intern draagvlak creëren. Neem het adviesorgaan serieus. Maak daarnaast duidelijke afspraken met het adviesorgaan. Wat kan het adviesorgaan wel en niet verwachten van het college en wat verwacht het college van het adviesorgaan. Leg dit vast in een document, zodat iedereen weet wat de wederzijdse verwachtingen zijn. Als er eigenlijk vanuit het college geen behoefte is aan een bepaald adviesorgaan en het blijkt in de praktijk van weinig toegevoegde waarde te zijn, motiveer dit en maak dit bespreekbaar met het adviesorgaan. Trek als college je conclusies. Als dit betekent dat het adviesorgaan op een andere manier moet worden voortgezet of als het adviesorgaan moet worden opgeheven, zet deze stap dan. Hierbij is het wel van belang om tijdig over de functies en het functioneren van het orgaan te spreken. Het valt op dat veel adviesorganen eerder in het besluitvormingsproces betrokken willen worden. Dit geldt voor adviesorganen die goed functioneren en die minder goed functioneren. Nu krijgt een adviesorgaan de commissiestukken toegestuurd en aan de hand daarvan kan het adviesorgaan gevraagd advies uitbrengen. Dit betekent dat het college dan al een bepaalde richting heeft bepaald. Het advies dat het adviesorgaan geeft, is wel een advies aan het college, maar op het moment dat het advies wordt gegeven, gaan de stukken ook richting commissies en raad.
Bekijk de mogelijkheid om adviesorganen eerder in het proces te betrekken en maak als college het besluit om dit wel of niet te doen Er zijn twee mogelijkheden met betrekking tot dit punt. Het moment waarop de adviesorganen om advies worden gevraagd, is het juiste moment zoals het formeel in de verordening is vastgelegd. Formeel gezien is dit dus in orde. In de praktijk blijkt echter dat veel adviesorganen hier ontevreden over zijn. Het college heeft ook bij een aantal adviesorganen aangegeven te bekijken of het mogelijk is de adviezen eerder in het proces te vragen. Als het college dit wil, moet het zich er hard voor maken om dit voor elkaar te krijgen. Er kan bijvoorbeeld gewerkt worden met een format waarin staat aangegeven op welk moment welke adviesorganen geraadpleegd moeten worden, zodat het niet wordt vergeten. Als het college dit niet wil en op de huidige manier wil blijven werken, moet dat duidelijk gecommuniceerd worden naar de adviesorganen en daarbij kan gewezen worden op de afspraken zoals die in de verordening zijn vastgelegd. .
5
Als meer burgerparticipatie gewenst is, onderzoek dan manieren om burgerparticipatie te stimuleren Als het college burgerparticipatie belangrijk vindt, moet er bekeken worden op welke manieren burgerparticipatie gestimuleerd kan worden en in welke vorm dit gegoten kan worden. Hiervoor wordt aanbevolen de bevindingen van de raadswerkgroep burgerparticipatie en bestuurlijke organisatie te bekijken en de adviezen te onderzoeken. Een vaakgehoorde vraag tijdens interviews was: “Hoe zorg je ervoor dat je als college niet verlamd wordt door adviesorganen?” Er zijn steeds meer situaties waarin het college en de gemeente mensen om zich heen verzamelt en denkt mensen te moeten aanhoren. Ook burgerparticipatie vraagt om een actieve bijdrage van burgers aan initiatieven binnen de gemeente.
Ken het onderscheid tussen formele adviesorganen en overige organen en handel hiernaar In het overzicht met de verschillende organen (bijlage 2) is duidelijk aangeven wat de formele adviesorganen zijn en wat de overige organen in het bestuurlijk netwerk zijn. Deze overige organen hebben geen formele adviesrelatie richting het college. Zorg ervoor dat dit onderscheid bekend is binnen het college, binnen de ambtelijke organisatie en bij de organen zelf. Zorg ervoor dat het college een beperkt aantal adviesorganen heeft die naar behoren functioneren en die belangrijk zijn voor het bestuur. Houd dit aantal ook beperkt. De overige organen in het bestuurlijk netwerk, hebben vooral een netwerkfunctie en de functie van kennisuitwisseling. Deze organen hoeft het college dus niet om advies te vragen. 5.
Slot. We zijn het eens met de algemene aanbevelingen onder paragraaf 3 en zullen ons nader beraden over de aanvullende aanbevelingen van Maike Stevens in paragraaf 4. We zullen in gesprek gaan met de adviesorganen en zullen in de eerste helft van 2013 aan de commissie Bestuurlijke Zaken rapporteren.
BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Aldus vastgesteld: 23 oktober 2013
6
