#3 juni 2013
Via deze nieuwsbrief krijgt u informatie over wijzigingen en ontwikkelingen binnen onze diensten en producten. Mocht u meer informatie willen of vragen hebben, neemt u dan contact op met BiSC. U vindt de contactgegevens op de laatste pagina. Inhoud
• Heeft u een werknemer die uit dienst gaat na 2 jaar? • Let op bij het tweemaal oproepen van een flexwerker met een nul urencontract! • UWV lijst met tijdelijke werknemers die in ziektewet of WGA zitten ontvangen? Controleer tijdig de gegevens! • Nieuwe minimumlonen • Wat gebeurt er als uw tijdelijke medewerker ziek uit dienst gaat? • Ziek tijdens de vakantie, wat nu? • Themasite HRM online
• Orientatie nieuw personeel/salarissysteem • • • •
Topdesk Inkoop hardware en nieuwe e-mailadres Elektronisch factureren update SEPA
Heeft u een werknemer die uit dienst gaat na 2 jaar? Dan bent u verplicht een transitiebudget te hanteren. Ontslaat u een werknemer? In het regeerakkoord van oktober 2012 staat dat uw onderneming, een transitiebudget moet betalen. Dit transitiebudget zou dan een kwart maandsalaris per dienstjaar bedragen met een maximum van vier maandsalarissen, tot een grens van € 75.000. Uit het sociaal akkoord blijkt echter iets anders: heeft een werknemer twee jaar of langer bij uw onderneming gewerkt (op basis van tijdelijke of vaste contracten), dan heeft hij recht op een transitievergoeding. Deze vergoeding bedraagt een derde van het maandsalaris per gewerkt jaar over de eerste tien jaren. Na tien jaar heeft de werknemer dus recht op een transitievergoeding ter grootte van 3,33 maandsalarissen. Is een werknemer langer dan tien jaar in dienst geweest, dan krijgt hij voor de jaren die hij daarna gewerkt heeft, een half maandsalaris per gewerkt jaar. De transitievergoeding bedraagt maximaal € 75.000, óf een jaarsalaris als dat méér is dan € 75.000. Voor 50-plussers geldt tot 2020 een overgangsregeling. Zij krijgen voor elk jaar dat zij gewerkt hebben na hun 50e een heel maandsalaris mee. Voor werkgevers met minder dan 25 werknemers gaat deze overgangsregeling niet gelden Geen transitiebudget bij schuld werknemer Is het ontslag aan de werknemer te wijten, dan hoeft u hem geen transitiebudget mee te geven. Is het ontslag aan de werkgever te wijten, dan kan de kantonrechter bepalen dat u een aanvullende ontslagvergoeding moet betalen. Het is nog niet duidelijk of deze en andere plannen uit het sociaal akkoord daadwerkelijk in deze vorm doorgaan. De plannen moeten eerst nog in een wetsvoorstel worden gegoten en vervolgens moeten de Tweede en Eerste Kamer ermee instemmen. Bereid u nu al voor op het transitiebudget: de opbouw van transitievoorzieningen zou al mogelijk moeten zijn per 1 januari 2014, hoewel het ontslagrecht pas per 1 januari 2016 wordt gemoderniseerd. P&O advies en financiën denken graag met u mee hoe u hier bijvoorbeeld in uw formatie of begroting rekening mee kunt houden. Voor meer informatie neemt u contact op met Zoulikha el Ouakili of Lex van Zuylen via 030 - 63 54 635.
#3 juni 2013
Let op bij het tweemaal oproepen van een flexwerker met een nulurencontract! Roept u een oproepkracht twee maal per dag op, dan heeft de oproepkracht twee keer recht op minimaal drie uur loonbetaling. Dit geldt ook als uw onderneming daardoor uren dubbel betaalt, zo bleek onlangs uit een uitspraak van de Hoge Raad. Een oproepkracht gaat pas werken als uw onderneming hem oproept. Hij ontvangt geen vast maandloon, maar heeft wel recht op minimaal drie uur loon per keer dat u hem oproept, ook als hij minder dan drie uur per oproep werkt. Er moet dan wel sprake zijn van een nul-urencontract of van een contract voor minder dan 15 uur per week, waarin niets is vastgelegd over de werktijden. Het maakt hierbij niet uit of er meerdere oproepen per dag zijn en evenmin of bepaalde uren elkaar overlappen en er dus van dubbele betaling sprake kan zijn. Alleen als de periode tussen de eerste en de tweede oproep korter is dan een pauze, wordt dit gerekend als één oproep en hoeft de werkgever slechts drie uur te betalen. Deze uitspraak sluit goed aan op het standpunt van het kabinet om flexwerkers meer rechten toe te kennen.
UWV lijst met tijdelijke werknemers die in ziektewet of WGA zitten ontvangen? Controleer tijdig de gegevens!
Door de wijziging van de Ziektewet (ZW), wordt de hoogte van de ZW-premie die middelgrote en grote werkgevers moeten betalen, per 1 januari 2014, (deels) afhankelijk van de instroom in deze wet. Controleert u daarom de gegevens die UWV gebruikt voor het vaststellen van deze premies goed. Zes weken de tijd om bezwaar te maken Binnenkort ontvangt u van UWV een lijst waarin staat welke tijdelijke werknemers vanuit uw organisatie in de Ziektewet of WGA zijn beland. De Belastingdienst bepaalt op basis van deze lijst de hoogte van de ZW- en WGA-flexpremie. Controleer deze lijsten goed! Het komt voor dat er werknemers op deze lijst staan die helemaal niet bij uw organisatie hebben gewerkt. U loopt dan het risico dat u jarenlang onterecht een veel te hoge premie betaalt. Krijgt u een beschikking van UWV die niet klopt, dan heeft u zes weken de tijd om bezwaar te maken. Let op: zodra u een overzicht krijgt van UWV met beslissingen stuurt u deze dan direct door naar de salarisadministratie van BISC.
#3 juni 2013
Nieuwe minimumlonen De hoogte van het brutominimumloon hangt af van de leeftijd. De bedragen van het minimumloon worden ieder jaar op 1 januari en 1 juli aangepast aan de ontwikkeling van de gemiddelde cao-lonen in Nederland.
Dit zijn de bedragen per 1 juli 2013 op basis van een 36-urige werkweek: 23 jaar en ouder: € 9,47 22 jaar € 8,05 21 jaar € 6,87 20 jaar € 5,83 19 jaar € 4,97 18 jaar € 4,31 17 jaar € 3,74 16 jaar € 3,27 15 jaar € 2,84
Wat gebeurt er als uw tijdelijke medewerker ziek uit dienst gaat? (Modernisering Ziektewet) Voor (grote) werkgevers geldt vanaf 1 januari 2014 dat zij meer premie moeten betalen wanneer een werknemer, die voor bepaalde tijd in dienst was, ziek uit dienst gaat. (premiedifferentiatie) De nieuwe wet maakt onderscheid tussen drie groepen werkgevers: • Kleine werkgevers (< € 303.000 loonsom) betalen alleen een sector premie. • Middelgrote werkgevers (€ 303.000 - € 3.030.000 loonsom) betalen een sectorpremie en een gedifferentieerde premie. • Grote werkgevers (> € 3.030.000) betalen alleen een gedifferentieerde premie. Ziek uit dienst voorkomen Het is dus belangrijk te voorkomen dat uw medewerkers ziek uit dienst gaan. Pakt u daarom de re-integratie vanaf de eerste dag van ziekte serieus op en volg de medewerker. Meldt een medewerker zich ziek binnen 28 dagen na beëindiging van het dienstverband? Dan is hij volgens de nieuwe wetgeving ziek geworden tijdens het dienstverband. Maar dit geldt niet als een ex werknemer een nieuwe werkgever heeft of als hij een WW-uitkering krijgt. Administratie op orde Het is belangrijk dat uw administratie voor overeenkomsten voor bepaalde tijd goed op orde is. De ervaring leert dat het UWV dat niet altijd heeft. U loopt dan het risico onterecht premie te betalen. Premiedifferentiatie De premiedifferentiatie gaat in per 1 januari 2014. Daarbij wordt gekeken naar de afgelopen 2 jaar voorafgaand aan 1 januari 2014. Als uw medewerker langer dan zes weken ziek is op het moment dat zijn (tijdelijke) arbeidsovereenkomst eindigt, moet u als werkgever uiterlijk op de laatste werkdag een re-integratieverslag op te stellen. Het UWV toetst dit re-integratieverslag. Als het UWV oordeelt dat u onvoldoende aan de re-integratieverplichtingen heeft voldaan, kan het UWV een sanctie opleggen: de verhaalssanctie. Het UWV kan het ziekengeld voor uw medewerker op u verhalen over de periode dat u als werkgever niet heeft voldaan aan de re-integratieverplichtingen. Heeft u een medewerker die ziek is en verwacht u een langdurig traject, neem dan contact op met Zoulikha el Ouakili (030 635 46 35), zodat zij u kan helpen bij het inzetten van juiste interventies om te voorkomen dat een medewerker ziek uit dienst gaat.
#3 juni 2013 Ziek tijdens de vakantie, wat nu? Wordt de medewerker ziek tijdens zijn vakantie, dan moet hij zich direct bij zijn werkgever ziek melden. Doet de ziekte zich voor in het buitenland, dan is controle hierop moeilijk, waarbij de regeling over ziekmelding kan voorschrijven dat de medewerker een verklaring overlegt van een buitenlandse arts. Over de ziektedagen die geen vakantiedagen zijn, betaalt de werkgever het loon door. De aanspraak op vakantie wordt niet met de ziektedagen verminderd, tenzij dit anders is vastgelegd in de schriftelijke arbeidsovereenkomst of bij CAO. Bij schriftelijke arbeidsovereenkomst of bij cao kan overeengekomen worden dat dagen waarop de werknemer niet werkt wegens ziekte, worden aangemerkt als vakantiedagen. Dit mag echter niet onbeperkt. De werknemer behoudt namelijk altijd het recht op het wettelijke minimumaantal vakantiedagen, dus een fulltimer heeft altijd recht op ten minste twintig vakantiedagen. Als de werknemer volgens de (collectieve) arbeidsovereenkomst recht heeft op 25 vakantiedagen, kunt u afspreken dat er maximaal vijf dagen bij ziekte als vakantiedagen worden aangemerkt. Voorbeeld Werkgever A heeft met werknemer B, een fulltime werknemer, de schriftelijke afspraak dat vakantiedagen worden afgeboekt bij ziekte. B heeft in 2011 recht op 25 vakantiedagen. B heeft nog 6 vakantiedagen staan uit 2010. Als B ziek wordt, mogen er maximaal vijf dagen op zijn vakantietegoed in mindering worden gebracht, namelijk de vijf bovenminimale / bovenwettelijke dagen uit 2011. De resterende dagen uit 2010 blijven gewoon staan. Bovendien mag de werknemer de dagen die hij heeft opgespaard uit voorgaande jaren, niet inleveren. Dit is bedoeld om te voorkomen dat werknemers die veel vakantiedagen hebben opgespaard, méér dagen bij ziekte moeten inleveren dan collega’s die elk jaar al hun dagen opnemen. Let op: Ziektedagen mogen wel worden aangemerkt als vakantiedagen als de werknemer daarmee (schriftelijk) instemt, maar dat geldt alleen voor dagen boven het wettelijke minimumaantal.
Themasite HRM online Sinds maandag 10 juni is de nieuwe themasite van HRM online. Op de themasite vindt u vacatures, het laatste nieuws en links naar diverse opleidingen, cursussen en tests. Projectleider HRM en P&O adviseur Zoulikha el Ouakili werkte de afgelopen maanden aan de invulling van de themasite. Samen met Marieke Wickham zal ze de themasite onderhouden en aanvullen. De themasite vindt u op de provinciale leer- en werkomgeving van de Utrechtse bibliotheken onder de tab ‘themasites’. De verschillende professionele tests op deze website zijn de moeite waard voor u en uw medewerkers. https://sub.biscutrecht.nl/themes/subhrm/Pages/Home.aspx
004
#3 juni 2013
Topdesk Er is een nieuwe versie van dit landelijke helpdeskpakket. Samen met andere gebruikers werken we aan de mogelijkheid om de calls die te maken hebben met de landelijke digitale infrastructuur gelijk te kunnen doorzetten naar de 2e lijns beheerders in Den Haag. Onderdeel van Topdesk is de zelfservice portal waarin de klant zelf calls kan aanmaken. Dit biedt grote voordelen, want hij/zij kan zelf de inhoud van het probleem het best omschrijven. Het voordeel voor BiSC is dat calls die via de mail binnenkomen niet over gezet hoeven te worden. Het is altijd even wennen om met een nieuw softwarepakket te werken. Daarom horen we graag uw tips en opmerkingen om de functionaliteit te verbeteren. Daarnaast gaan we graag in overleg met de superusers van de bibliotheek om uitleg te geven over de werking van het pakket en onze manier van werken. Voor het maken van een afspraak kunt u mailen met
[email protected]
Oriëntatie nieuw personeel/salarissysteem Op dit moment orienteert BiSC zich op een ander personeel/salarisadministratie pakket. Waarom? Omdat ADP het salarissysteem Pion uitfaseert en omdat BiSC vindt dat het systeem onvoldoende mogelijkheden biedt om de klanten optimaal te bedienen. BiSC doet dit onderzoek samen met ProBiblio. Om alvast een indruk te geven van het beoogde systeem klikt u op deze link: http://www.youtube.com/watch?v=DBU44T5atSM. Uiteraard bespreken we met u de gevolgen voor uw personeel/salarisadministratie. Als u nu al vragen heeft, neemt u dan contact op met Anneke Westland via
[email protected]
Inkoop hardware en nieuw e-mailadres BiSC komt komende week met een advies voor vervanging van de bestaande apparatuur in de bibliotheken. Daarnaast is er op basis van deze eerste inventarisatie een vraag uitgezet voor gezamenlijke inkoop van deze hardware bij een aantal leveranciers. De resultaten daarvan zal BiSC vermelden in het vervangingsadvies. Voor de inkoop van hardware is het verder wenselijk dat de vraag zoveel mogelijk gebundeld wordt daarom verzoekt BiSC u om het e-mailadres
[email protected] te gebruiken.
Elektronisch factureren Steeds vaker krijgen we de vraag of het mogelijk is facturen elektronisch te kunnen sturen. BiSC bereidt deze mogelijkheid voor haar klanten voor. We maken mailboxen aan, zodat bestanden rechtstreeks in een factuurscansysteem worden verwerkt. De komende tijd zullen we dit testen. Zodra het systeem werkt, hoort u hoe u alle crediteuren kunt inlichten. Het werken met een factuurscansysteem bespaart tijd en geld. Daarnaast is het kwijtraken van de factuur vrijwel uit te sluiten doordat deze gedigitaliseerd is.
005
#3 juni 2013
Update SEPA Uit een brief aan de directies van dinsdag 25 juni. SEPA is de laatste fase in de girale eenwording van Europa. Het Nederlandse betalingsverkeer wordt Europees. Het wordt daardoor mogelijk om binnen Europa met één bank en één rekeningnummer te betalen alsof het gaat om een nationale betaling. Vanaf 2014 wordt het gebruik van SEPA voor alle betalingen verplicht. De implementatie van SEPA kent vele aspecten, van technische, financiële en operationele aard. Afstemming van afspraken en het zorgvuldig testen na implementatie is belangrijk. BiSC wil deze implementatie projectmatig aanpakken en onderscheidt in dit project 7 aandachtsgebieden / instellingen / processen die door de invoering van SEPA wijzigingen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
rekeningnummers (IBAN/BIC) outbound data-verkeer (overboekingen / betalingen) incasso accept Giro iDEAL inbound data-verkeer (ontvangsten bank, dagafschriften) contracten / software-versies
Op korte termijn zullen de wijzigingen voor de iDEAL betalingen worden doorgevoerd. Per 1 juli moet dit zijn afgerond. Stelt u voor de overige punten binnen uw bibliotheek een contactpersoon aan die we kunnen benaderen voor informatie, afspraken en testen. Onze voorkeur gaat daarbij uit naar iemand met veel ervaring met backoffice processen (kasafsluiting, contributie-processen e.d.). Bij BiSC is de contactpersoon Lex van Zuylen. Vriendelijk verzoek om binnen een week na het verschijnen van deze nieuwsbrief te reageren, zodat wij snel een afspraak kunnen plannen om een plan van aanpak voor te leggen.
Contact ICT Anneke Westland
[email protected] / (030) 635 4 681 P&O advies: Zoulikha el Ouakili,
[email protected] en Edith van Eijndhoven,
[email protected] Personeelsadministratie: Joke van Ommeren,
[email protected] en Ans Duivenvoorden,
[email protected] Salarisadministratie: Gerda Maas,
[email protected] P&O telefoon: (030) 635 4 670 Financiën: Lex van Zuylen
[email protected]/030 635 4 681 Vervoersdienst:
[email protected]/ (030) 635 4 602
006
