Handreiking installatie en gebruik KansPlus sjablonen Voor medewerkers landelijk bureau en ledengroepen

Handreiking installatie en gebruik KansPlus emailsjablonen Voor medewerkers landelijk bureau en ledengroepen Versie oktober 2008

Handreiking Instellen van het KansPlus e-mailsjabloon (huisstijl) in Outlook XP (2002) KansPlus Communicatie: IT Support (Quaere b.v.):

Jacqueline Zwagemakers Gijsbert Kampert

Deze Handreiking is geschreven voor Outlook XP (2002) . Voor andere versies van Windows Outlook zal de werkwijze grotendeels vergelijkbaar zijn. Bij de installatie van andere e-mailprogramma’s, dit geldt óók voor Outlook Express, kan KansPlus helaas geen ondersteuning bieden, omdat wij deze programma’s zelf niet gebruiken en bezitten. Raadpleeg daarvoor de gebruiksaanwijzing en/of helpfunctie van het betreffende emailprogramma.

Inleiding Deze handreiking voor het instellen van het KansPlus emailsjabloon en het maken/toevoegen van handtekeningen bestaat uit vier stappen: 1. Windows XP zó instellen dat alle bestanden en folders zichtbaar worden in ‘Deze Computer’ of ‘Windows Verkenner’; 2. het op de juiste locatie plaatsen van het. KansPlus e-mailsjabloon. Voor het landelijk bureau is dit het bijgevoegde bestand: email huisstijl kansplus- basis.htm. Voor ledengroepen is dit het bestand e-mailsjabloon_KansPlus_ledengroepen.htm. Kaderleden kunnen dit bestand downloaden van kadernet (bereikbaar via www.kansplus.nl). 3. a. binnen Outlook selecteren van het huisstijlsjabloon. b. aanvulling op het selecteren van het e-mailsjabloon (stap 3a) bij gebruik op PC’s die geen eigendom zijn van KansPlus en waarop het emailsjabloon niet standaard wordt gebruikt.. 4. Handtekeningen maken en gebruiken De handreiking is bestemd voor gebruik bij zowel het sjabloon voor het landelijk Bureau KansPlus als bij het sjabloon voor ledengroepen. Zijn er verschillen, dan wordt dit in de handreiking vermeld. De stappen 1, 2, 3a en 4 zijn gericht op de gebruikers van PC’s /laptops die eigendom zijn van KansPlus en waarop standaard het emailsjabloon van KansPlus gebruikt gaat worden, De paragraaf 3b is toepassing op een deel van de gebruikers. Zij dienen deze paragraaf goed te lezen. Het betreft: • KansPlus-medewerkers die niet werken vanuit het landelijk bureau en gebruik maken van een privé-PC/laptop of een PC/laptop die geen eigendom is van KansPlus en/of deze ook gebruiken voor andere organisaties. • Bestuursleden en vrijwilligers (landelijk en ledengroepen) die voor KansPlus gebruik maken van een privé PC of laptop en/of hun computer ook voor andere doeleinden dan voor KansPlus gebruiken.

Handreiking installatie en gebruik e-mailsjabloon KansPlus; 18 oktober augustus 2007-KansPlus PR&C

1

STAP 1: Windows XP zó instellen dat alle bestanden en folders zichtbaar worden in ‘Deze Computer’ of ‘Windows Verkenner’

Start ‘Deze Computer’ of ‘Windows Verkenner’, voorbeeld:

;

Ga naar Extra, Mapopties (zie onderstaand voorbeeld):

Kies voor tabblad: ‘Weergave’ en selecteer: ‘De inhoud van systeemmappen weergeven’ (zie onderstaand voorbeeld),


2

Scroll vervolgens naar beneden en selecteer dan ‘Verborgen bestanden en mappen weergeven’ (zie onderstaand voorbeeld), en klik daarna op OK.

Stap 2: Het op de juiste locatie plaatsen van het KansPlus emailsjabloon

Start ‘Deze Computer’ of ‘Windows Verkenner’, voorbeeld:

;

Kopieer het bestand: ‘email huisstijl kansplus- basis.htm’ (in mijn voorbeeld van usb-stick) naar je eigen Windows-profiel: C:\Documents and Settings\itsupport\Application Data\Microsoft\Briefpapier’; zie onderstaand voorbeeld. LET OP: De locatie is persoonsgebonden! In bovenstaand profiel staat ‘itsupport’. Daar moet je eigen gebruikersnaam staan!


3

Stap 3a: Huisstijlsjabloon binnen Outlook instellen en selecteren

Start Outlook XP (2002) op . Ga naar Extra, Opties (zie onderstaand voorbeeld);

Binnen Opties selecteer je het tabblad: ‘E-mailindeling’ (zie onderstaand voorbeeld);


4

Zorg ervoor dat in dit scherm de instellingen zijn zoals hieronder in vet is weergegeven: • Deze berichtindeling gebruiken: HTML; • Microsoft Word gebruiken voor het bewerken van e-mailberichten: NIET aanvinken; • Microsoft Word gebruiken om e-mailberichten in RTF-indeling te lezen: NIET aanvinken; • Handtekening voor nieuwe berichten: Geen (is hier een handtekening ingesteld, dan de instelling wijzigen naar: Geen (in het e-mailsjabloon moet je handmatig je handtekening toevoegen). • Handtekening voor beantwoorden en doorsturen: je kunt kiezen uit twee opties: o handmatig toevoegen van de handtekening; selecteer dan: Geen o automatisch toevoegen: selecteer dan je bestaande handtekening. Later (stap 4) pas je deze waar nodig aan overeenkomstig de huisstijlrichtlijnen Heb je geen handtekening selecteer dan nu: Geen. Later (stap 4) kun je de handtekening aanmaken en deze stap herhalen om de selectie voor doorsturen en beantwoorden te wijzigen in automatisch toevoegen. Verderop gaan we in op de huisstijlspecificaties (blz. 10) en het maken van handtekeningen (stap 4). Klik in hetzelfde scherm met de muis op het pijltje waarachter staat: ‘Standaard dit briefpapier gebruiken’ (in onderstaand voorbeeld dit is omcirkeld) en selecteer vervolgens uit dit menu: ‘email huisstijl kansplus- basis’, Druk daarna op ‘toepassen’ en op ‘OK’. Sluit alle schermen bevestigend af.

Maak een nieuw emailbericht. Outlook opent nu automatisch met het KansPlus e-mailsjabloon (zie onderstaand voorbeeld). De eerste regel is de regel waar al staat ‘Beste’. Daaronder schrijf je het bericht.

. Let op: een e-mailsjabloon is een HTML bestand, geen Wordbestand. HTML accepteert, anders dan


5

Word, niet de foutieve wijze waarop vrijwel iedereen de Enter-toets gebruikt! In dit HTML-emailsjabloon levert alleen de officiële toets(combinatie) bij het schrijven van een tekst én in je handtekening de opmaak op die je gewend bent. Gebruik de returntoets Enter daarom als volgt: - tekst op een nieuwe regel laten beginnen: Shift + Enter (tegelijk!); - nieuwe alinea beginnen (één witregel plus tekst op een nieuwe regel laten beginnen): Enter [Twee keer Shift + Enter staat gelijk aan één Enter]. Het loont om je dit officiële gebruik van de Shift + Enter-toets aan te leren. Je hebt er ook profijt van bijvoorbeeld Wordteksten die je op een website wilt (laten) plaatsen! Handtekening handmatig toevoegen aan bericht Ga om je eigen handtekening toe te voegen eerst met de cursor staan onder: ‘Met vriendelijke groet’. Je handtekening voeg je toe door bovenin het bericht te gaan naar: ‘Invoegen’, ‘Handtekening’. Selecteer de handtekening voor gebruik in combinatie met het sjabloon (zie onderstaand voorbeeld; je ziet hier ‘meer’ in plaats van namen van handtekening(en), omdat geen handtekening(en) zijn ingesteld). Hoe je de handtekening maakt of aanpast aan het sjabloon en de huisstijl lees je in stap 4.

Stap 3b: aanvulling stap 3a voor PC’s die geen eigendom zijn van KansPlus en/of ook gebruikt worden anders dan voor KansPlus Bij gebruik van een privé PC of een die gedeeld wordt, kan een emailsjabloon niet zonder meer als standaard worden ingesteld als in stap 3a. Dan krijgt immers alle mail de KansPlus-huisstijl. Als standaard stel je het beste dat briefpapier in dat het meest gebruikt wordt en selecteer voor de andere mail het bijbehorende briefpapier. Vervolgens kun je tussen KansPlus sjabloon en ander briefpapier (of niets) in Outlook XP (2002) eenvoudig switchen tussen 'briefpapiertjes': Ga in Outlook (zie onderstaand voorbeeld) naar Extra (A) en klap het menu 'nieuw e-mailbericht') -met het pijltje! – (B) open. Je krijgt dan een shortlist van eerder gebruikte briefpapiertjes . Selecteer hier - als het er tussen staat - het briefpapier van je keuze: - voor het e-mailsjabloon KansPlus, kies: 'email huisstijl kansplus-basis'. - voor een blanco kies: ‘leeg’ of maak een andere keuze.


6

Het KansPlus-sjabloon kiezen: Staat ‘email huisstijl kansplus-basis’ niet in de shortlist, klik dan in de shortlist op ‘Met meer briefpapier (zie in onderstaand voorbeeld D)

. Zoek in de lijst het juiste briefpapier. Voor het KansPlus sjabloon: selecteer ‘email huisstijl kansplus-basis’. Voor een email zonder briefpapier: selecteer ‘Leeg’ Via deze weg kun je onbeperkt schakelen tussen sjablonen. Werkt deze schakelmethode tussen briefpapiertjes niet in jouw emailprogramma dan werkt wellicht dit wel: je kunt het sjabloon van KansPlus standaard installeren en voor niet KansPlus-berichten de KansPlusopmaak handmatig uit een bericht verwijderen. Daarvoor open je een nieuw bericht. Je gaat vervolgens bovenin de balk naar Opmaak en vinkt daar aan: ‘Tekst zonder opmaak’ . (zie onderstaand voorbeeld). Mogelijk krijg je een waarschuwing. Beantwoord die met ja. Deze handeling herhaal je bij iedere e-mail waaruit je KansPlus-opmaak wilt verwijderen.

Tip: Heb je een apart emailaccount voor KansPlus dan kun je voor dit account het sjabloon mogelijk apart selecteren. Handreiking installatie en gebruik e-mailsjabloon KansPlus; 18 oktober augustus 2007-KansPlus PR&C

7

Stap 4: Handtekeningen voor e-mails in KansPlus Huisstijl maken Voortaan zijn twee verschillende handtekeningen nodig: 1. Een handtekening met je eigen gegevens voor gebruik in combinatie met het sjabloon; 2. Een handtekening met zowel de KansPlus-gegevens als je eigen gegevens: voor gebruik bij doorzenden en beantwoorden van e-mail (zonder sjabloon). De specificaties komen verderop aan bod. Handtekeningen maken of bewerken Ga in Outlook naar ‘Extra’ en dan naar ‘opties’ (zie onderstaand voorbeeld).

Kies tabblad ‘emailindeling’ (zie onderstaand voorbeeld) en druk op ‘Handtekeningen’ (omcirkeld)

In het volgende scherm (onderstaand voorbeeld) kun je handtekeningen verwijderen, bewerken en toevoegen. Ook kun je een handtekening opmaken. Bovenin zie je de reeds ingestelde handtekeningen. De tekst van de handtekening waarop de cursor staat, zie je in het onderste veld.


8

Kies om een handtekening te maken: ‘Nieuw‘. Je komt dan in onderstaand scherm. Geef bij 1 je handtekening een naam, waaruit blijkt hoe je de handtekening gaat gebruiken. Bijvoorbeeld op pagina 7 onderaan: ‘zonder sjabloon’, voor e-mails doorsturen en beantwoorden. Bij 2 selecteer je Beginnen met een leeg exemplaar. Druk daarna op ‘Volgende”.

In het volgende scherm schrijf je de handtekening, met inachtneming van de richtlijnen voor de huisstijl van KansPlus (zie onderstaand voorbeeld). Je vindt deze verderop. Gebruik ook hier de Enter toets goed!.

Sla de handtekening op door te drukken op voltooien. Herhaal de handelingen voor iedere toe te voegen handtekening Handreiking installatie en gebruik e-mailsjabloon KansPlus; 18 oktober augustus 2007-KansPlus PR&C

9

Om een handtekening te bewerken kies je in het scherm handtekening maken (zie het laatste voorbeeld van pagina 7; je kwam hier in outlook via opties >emailindeling > handtekeningen). Kies met de cursor de handtekening die je wilt aanpassen en druk op bewerken. In het scherm dat nu opentstaat de tekst van de bestaande handtekening (zie onderstaand voorbeeld).

Pas de informatie aan volgens de hieronder beschreven richtlijnen voor de huisstijl van KansPlus (zie ook hierboven bij ‘Handtekeningen maken’) en sla de aangepaste handtekening op door op OK te klikken. Sluit alle volgende schermen bevestigend af. De nieuwe of aangepaste handtekeningen zijn nu klaar voor gebruik. Je kunt nu eventueel alsnog instellen dat de handtekening voor beantwoorden en doorsturen automatisch aan berichten wordt toegevoegd. Herhaal daarvoor stap 3a (pagina 5) en selecteer de nieuwe handtekening voor dit type bericht. NB. De handtekening voor nieuwe berichten kan niet alsnog ingesteld worden op automatisch toevoegen. De eerder ingestelde keuze ‘Geen’ dient gehandhaafd te blijven. Deze handtekening voeg je altijd handmatig toe.

E-mailhandtekeningen volgens de huisstijlrichtlijnen: inhoud en opmaak Specificaties KansPlus Huisstijl Kies voor het maken en aanpassen van de handtekeningen de volgende instellingen: Lettertype: Arial, 10 punts, voor naam en functie (zie hiervoor verderop bij wat er in je handtekening moet staan). Arial, 8 punts, voor andere gegevens: Kleur: zwart en standaard (=niet vet!). Bij alinea: selecteer de regelopmaak: links uitvullen. Verderop lees je wat er standaard in de handtekening moet staan. LET OP! Ook hier geldt bij voor de tekst: gebruik de Enter toets goed: - eerst een witregel en daaronder op een nieuwe regel beginnen: Enter - geen witregel en opeen nieuwe regel beginnen: Shift + Enter Het hoe en waarom hiervan kun je nalezen op pagina 6 van deze handreiking

De inhoud van de handtekeningen Hieronder lees je voor iedere handtekening: welke gegevens standaard opgenomen worden en welke gegevens je er naar eigen wens aan kunt toevoegen.


10

Landelijk bureau KansPlus Medewerkers maken twee handtekeningen aan: 1. Handtekening voor gebruik in met het e-mailsjabloon: deze handtekening bevat uitsluitend persoonlijke gegevens: Standaard: naam. Standaard: functie óf de naam van afdeling/cluster. Kies je voor de functie (persoonsgebonden van aard), plaats deze dan zonder witregel direct onder je naam, dus in Arial 10 punts . Kies je voor vermelding van de afdeling/cluster (organisatiegebonden van aard), een witregel in en plaats vervolgens deze informatie dan na een ingevoegde witregel direct boven de naam KansPlus, dus in Arial 8 punts. Optioneel, na een witregel: eigen emailadres. Optioneel: direct daaronder: doorkiesnummer. Optioneel: na witregel: gegevens over bijvoorbeeld spreekuren. De algemene gegevens van KansPlus staan al standaard in het sjabloon. 2. Handtekening voor gebruik bij het doorsturen en beantwoorden van berichten (zonder sjabloon): Standaard: naam. Standaard: functie óf de naam van afdeling/cluster. Kies je voor de functie (persoonsgebonden van aard), plaats deze dan direct onder je naam, dus in Arial 10 punts. Kies je voor vermelding van de afdeling (organisatiegebonden van aard), plaats deze dan direct boven de naam KansPlus, dus in Arial 8 punts. Standaard: KansPlus, Belangennetwerk verstandelijk gehandicapten [volledig; let op de 3 hoofdletters!]. Standaard: volledig bezoek- en postadres, algemeen telefoonnummer, faxnummer, algemeen mailadres en website. Optioneel: na een witregel het eigen emailadres. Optioneel: direct daaronder: doorkiesnummer. Optioneel: na witregel: gegevens over bijvoorbeeld spreekuren. Uitzonderingen Er zijn twee uitzonderingen op de richtlijnen voor medewerkers voor handtekeningen: 1. Servicepunt, KansPluslijn en VraagRaak: in beide handtekeningen mag naast of in plaats van het persoonlijke mailadres en doorkiesnummer de voor deze clusters specifieke informatie (spreekuren, mailadres, telefoonnummer) worden toegevoegd. Denkbaar is ook dat hiervoor een aparte handtekening wordt aangemaakt. Gebruik bij voorkeur dan binnen het cluster allemaal dezelfde gegevens en opmaak! 2. VraagRaak mag ook het logo en het website-adres toevoegen aan de e-mail. Andere uitzonderingen zijn alleen mogelijk in overleg met de afdeling PR & Communicatie die verantwoordelijk is voor het handhaven van de huisstijl. Ledengroepen Besturen en vrijwilligers van ledengroepen adviseren we zoveel mogelijk aan te sluiten bij de handtekeningen en huisstijlrichtlijnen zoals hierboven beschreven voor het landelijk bureau. In het sjabloon voor ledengroepen staat standaard het adres van de KansPlus-website vermeld (www.kansplus.nl). Vermeld in handtekening 2 (voor doorsturen en beantwoorden van mail) het adres van de KansPlus-website: www.kansplus.nl! Ledengroepen met een eigen website vermelden uiteraard ook dit adres in beide handtekeningen.

Veel succes bij het installeren!


11

Handreiking installatie en gebruik KansPlus sjablonen Voor medewerkers landelijk bureau en ledengroepen

Recommend Documents