Handleiding voor gebruikers

Handleiding voor gebruikers

Versie 16 mei 2011

Inhoudsopgave Welkom in het Portaal ....................................................................................... 3 Inleiding ....................................................................................................... 3 Inloggen ....................................................................................................... 3 De professional .................................................................................................. 4 Aanmaken nieuwe patiënt ........................................................................... 4 Inzien uitslagen vragenlijst........................................................................... 6 Invoeren uitslagen aanvullende diagnostiek ................................................ 8 Periodieke vragenlijsten toevoegen ........................................................... 11 Bijlagen ............................................................................................................ 12 Bijlage 1. Zoekfunctie ................................................................................ 12 Bijlage 2. Overzicht van meest gebruikte knoppen..................................... 13 Bijlage 3. Uitleg gestandaardiseerde lijsten................................................ 14

Welkom in het Portaal Inleiding Van harte welkom in het ‘Portaal voor kinderen met luchtwegklachten of allergie’, hierna Portaal genoemd. In deze handleiding vindt u praktische aanwijzingen over op welke manier u met het portaal kunt werken. Als ondanks deze handleiding, en de aanwijzingen in de helpfunctie van het Portaal er toch onduidelijkheden blijven bestaan, kunt u contact opnemen met de beheerder van het Portaal: Kim Zomer Telefoonnummer: 088-7553353 Email: [email protected]

Inloggen U heeft via de Portaal beheerder inloggegevens ontvangen op uw email, of via de post. In de email staat een gebruikersnaam (uw voor- en achternaam, gescheiden door een punt) en een wachtwoord vermeld. Daarnaast bevat het een link waarmee u op de website van het Poraal terecht komt. Klik op deze link1 om in het inlogscherm terecht te komen. Tip: Sla deze website op in ‘Mijn Favorieten’ in de werkbalk van uw internetbrowser, zodat u nooit meer op zoek hoeft naar de link.

Door in te loggen met de Gebruikersnaam en het Wachtwoord in het inlogscherm (zie schermafbeelding) wordt het portaal geopend. U wordt direct gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen. Wijzigt u het wachtwoord a.u.b. naar een wachtwoord met minimaal 7 tekens, met daarin verwerkt een getal of een ander teken. Zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig! Na inloggen wordt het onderstaande scherm zichtbaar; u bent nu in het hoofdmenu, waar u als

1

https://luchtwegportaal.vitalhealthsoftware.com

Welkom in het Portaal

professional verschillende taken kunt uitvoeren.

De professional Als professional bent u geautoriseerd om uw eigen patiënten toegang te geven tot een persoonlijk portaal. De resultaten van de door de patiënten ingevulde vragenlijsten kunt u inzien, en de uitslagen van aanvullende diagnostiek kunnen worden ingevoerd, en ingezien. In dit hoofdstuk wordt stap voor stap uitgelegd hoe u met het portaal werkt.

Aanmaken nieuwe patiënt Om een nieuwe patiënt aan te kunnen maken dient u te zijn ingelogd in uw persoonlijk portaal. Indien u niet bent ingelogd en/of niet weet hoe dit moet, ga dan naar pagina 3 voor uitleg. Om een nieuwe patiënt aan te melden klikt u in het menu ‘Patiëntenoverzicht’ op het icoontje ( ) ‘Patiënt toevoegen’. In dit tabblad staan alle patiënten waar aan u inloggegevens hebt verstrekt in het verleden (en zal dus bij de eerste keer inloggen geheel leeg zijn). U kunt in dit overzicht sorteren op voornaam, achternaam, geslacht en geboortedatum, door op het desbetreffende tabblad te klikken. Ook kunt met de zoekfunctie zoeken op bijvoorbeeld de voornaam.

De professional

Wanneer u klikt op ‘Patiënt toevoegen’ verschijnt het scherm dat u op de hieronder ziet.

De velden met een sterretje (*) zijn verplichte velden, en moeten geheel worden ingevuld om de inloggegevens te kunnen versturen. In de tabel hieronder staat de betekenis van de velden beschreven. Item

Uitleg

Rol Voornaam*

staat standaard ingesteld op Patiënt – niet wijzigen vul hier de voornaam (met hoofdletter) in – verplicht veld

Tussenvoegsel

kan hier worden ingevoerd (niet verplicht)

Achternaam*

vul hier de achternaam (met hoofdletter)

Gebruikersnaam Geboortedatum

wordt automatisch gegenereerd uit voor- en achternaam Door middel van de kalender (hieronder afgebeeld) kunt u de geboortedatum eenvoudig aanklikken. De dag klikt u in het schema aan. Gebruik voor de maand de pijltjes in het midden (

Gebruikers email / Alternatieve email * Zorg Verwezen door/ naar / naam

Onderzoek Startdatum (*)

) en voor het jaar de pijltjes aan de

uiteinden ( en ) Vink jongen of meisje aan Als het e-mailadres van ouders bekend is (en in de verwijsbrief staat, kies dan voor ‘gebruiker’. Vul in het vakje hieronder dit e-mailadres in en de inloggegevens worden direct naar ouders gestuurd. Kies voor ‘anders’ als het e-mailadres niet bekend is. Er verschijnt ‘alternatieve email’ in het vakje hieronder. Vul daar dan je eigen e-mailadres in. Vul hier het e-mailadres van de nieuwe gebruiker in, of uw eigen email zoals hierboven beschreven. Staat automatisch aan, en mag in principe niet gewijzigd worden. Zijn niet verplicht om in te vullen, worden ook aan de ouders zelf bij het invullen van de persoonsgegevens getoond (echter geen verplichte velden, dus kunnen leeg blijven) Wordt enkel in het kader van onderzoeken gebruikt, niet van toepassing bij de algemene patiëntenzorg Niet verplicht, echter het maakt het logistiek een stuk gemakkelijker om uw patiënten in de database terug te vinden!

NB: Klik na invoer van de gegevens op ‘opslaan’ ( ) in de werkbalk om de inloggegevens te versturen.

Aanmaken nieuwe patiënt

Geslacht * Verzend wachtwoord naar

en

Inzien uitslagen vragenlijst

Nadat de vragenlijsten zijn ingevuld, berekent het systeem de scores (en betekenis) van de gevalideerde vragenlijsten die zijn opgenomen in het portaal. De uitslag hiervan vindt u terug in het Patiëntenoverzicht. 1. Ingevulde antwoorden Om de ingevulde antwoorden op de vragen in te zien voert u de volgende acties uit:

•

Klik op de patiënt waarvan u de uitslagen wilt inzien – in dit geval Pietje Puk (zie afbeelding hierboven). Klik op ‘Afdrukken’ (rechterzijde kader in plaatje hierboven) – er verschijnt een PDF file met het overzicht van alle ingevulde vragen en bijbehorende antwoorden, zie afbeelding hieronder. Door dit overzicht kunt u bladeren en u kunt geselecteerde onderdelen uitprinten.

Inzien uitslagen vragenlijst

•

2. Scores gestandaardiseerde vragenlijsten Om de scores van de gestandaardiseerde vragenlijsten in te zien, scrollt u naar het eind van het document, waar u een tabel vindt met de vragenlijst + betekenis en de behaalde score (voor een gedeelte van deze vragenlijst, zie schermafbeelding hieronder). Boven deze tabel worden ook het of het medicatiegebruik/groeigegevens van de patiënt in een overzichtelijke tabel getoond.

Inzien uitslagen vragenlijst

3. Diagnostiek Hier vindt u de waarden zoals deze zijn ingevuld in het tabblad ‘Diagnostiek’ in het patiëntenoverzicht. Onderstaand scherm bevat geen uitslagen. De uitslagen zijn geclusterd per datum, en de tabjes bevatten verschillende categorieën onderzoek. Op welke manier u uitslagen kunt invullen leest u op de volgende pagina.

Invoeren uitslagen aanvullende diagnostiek Nadat er bij de patiënt aanvullende diagnostische onderzoeken zijn uitgevoerd, worden deze ingevoerd in het Portaal. Hiervoor voert u de volgende acties uit: • Klik op de patiënt van wie u de uitslagen wilt invoeren – in dit geval opnieuw Pieter Puk. • Klik vervolgens op ‘Diagnostiek’ (zie rode kader in plaatje hieronder)

Het volgende scherm verschijnt:

1. Algemeen: hieronder voert u de lengte en het gewicht van de patiënt in. Er dient altijd een bijbehorende datum te worden ingevoerd, als u dit vergeet geeft het systeem een foutmelding. (indien de datum ‘vandaag’ is, is het slechts 1 klik met de muis). 2. Longfunctie onderzoek: Hier vult u de uitslagen van het verrichtte longfunctie onderzoek dat in. Alle vakjes zijn optioneel, echter vult u a.u.b. alle uitslagen van de onderzoeken die zijn verricht in! Let op: Indien reversibiliteit is gemeten vult u ook de rechterkant van de pagina in (‘Na Ventolin’) 3. Allergie onderzoek: Hier voert u zowel de uitslagen van een voedsel- als inhalatie allergie in. 4. Lab uitslagen: Hier kunnen alle bloeduitslagen (m.u.v. de IgE-uitslagen) worden ingevuld. Tevens is er een scherm stap 2 en 3 indien onderzoek naar immuunstoornissen is verricht (via de scroll naar beneden te zien). 5. Microbiologie: Hier kunnen alle verrichte kweken worden ingevoerd. Hiervoor voert u de volgende acties uit: • Klik op het ‘Toevoegen’-icoon ( ) • Vul de datum in. Hiervoor klikt u de dag van vandaag aan, en deze datum verschijnt in het vakje.

Invoeren uitslagen aanvullende diagnostiek

In bovenstaand scherm ziet u 6 verschillende tabbladen, die hieronder worden besproken. Op de volgende pagina zijn een aantal kleine schermafbeeldingen afgebeeld voor een impressie van de tabbladen):

•

Vul het type kweek waarvan u de uitslag invoert in door te kiezen uit de opties. Mist u een optie, laat dit weten aan de portaalbeheerder via de gegevens op pagina 2. • Kies het pathogeen (of de optie ‘geen pathogeen’) dat in de kweek is gevonden. • Indien er meerdere kweekuitslagen in te voeren zijn, klikt u opnieuw op het ‘Toevoegen’icoon ( ), en verschijnt er nieuw invoerveld. De vorige invoer is opgeslagen. • Let op: Klik na invoer van de gegevens op ‘opslaan’ ( ) in de werkbalk om alle gegevens op te slaan. 6. Diagnose: Na het uitvoeren van diagnostische onderzoeken zal elke patiënt in de kliniek een diagnose krijgen. Deze kunt u in het portaal in de diagnoselijst invoeren. Door de patiënt een diagnose mee te geven kunt u later in de database uw populatie selecteren op basis van de ‘doctors diagnosed disease’. Er kunnen meerdere diagnoses per patiënt (en per datum) worden aangemaakt. Wanneer u alle gegevens hebt ingevuld kunnen de gegevens worden ingezien door te klikken op de verschillende tabbladen. De uitslagen verschijnen in een grijstint, per datum gesorteerd.

Longfunctie onderzoek

Invoeren uitslagen aanvullende diagnostiek

Lab uitslagen

Invoeren uitslagen aanvullende diagnostiek

Allergie onderzoek

Microbiologie

Diagnose

Periodieke vragenlijsten toevoegen Als er bij een patiënt een bepaalde aandoening is geconstateerd, kan deze aandoening in de tijd worden gevolgd door middel van periodieke vragenlijsten. Voor astma is dit nu al mogelijk, voor de overige aandoeningen zal dit op termijn ook mogelijk worden. U start het verzenden van periodieke vragenlijsten op de volgende manier: • Selecteer de patiënt door te dubbelklikken op de naam o Het scherm met persoonsgegevens verschijnt • Zet een vinkje in het vakje ‘Periodiek’ ( wordt in de toekomst periodieke vragenlijst astma) • Er wordt nu op de middelste dag van elk seizoen een vragenlijst voor de patiënt klaargezet.

Periodieke vragenlijsten toevoegen

Logistieke tip: Selecteer de periodieke vragenlijsten direct bij het invoeren van de uitslagen en diagnose, dan vergeet u dit niet!

Bijlagen Bijlage 1. Zoekfunctie De applicatie beschikt over een zoekfunctie. Deze functie kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een patiënt op te zoeken in het Portaal. De zoekfunctie bevindt zich altijd rechtsboven in het scherm:

Door op op de knop (

) te klikken wordt het zoekveld geopend.

(NB: Om gericht te zoeken is het van belang om in de eerste twee velden de juiste zoek criteria in te

Bijlagen

voeren)

Bijlage 2. Overzicht van meest gebruikte knoppen

Door op deze knop te klikken kan een nieuw item worden aangemaakt

Door op deze knop te klikken kan een wijziging worden aangebracht in het onderstaande veld

Verwijderen

Opslaan

Zoeken in lijst

Details van het item bekijken

Terug

Zoekknop van de standaard zoekfunctie

Bijlagen

Verstuur nieuw wachtwoord

Bijlage 3. Uitleg gestandaardiseerde lijsten De scores die in de tabel vermeld staan zijn de scores die berekend worden op basis van de vragenlijsten die getoond worden wanneer er verdiepende vragen zijn geselecteerd op basis van de ingevulde antwoorden. Tab naam

Naam gestandaardiseerde lijst

Betekenis en score

RAND-GHRI

RAND* General Health Rating Index Doel: Meten van de algemene gezondheid van kinderen Totaalscore: minimaal 7 (slechte gezondheid) maximaal 32 (goede gezondheid).

ACT

Astma Control Test Doel: Meten van mate van controle van astma in de laatste 4 weken Totaalscore: < 20 (waarschijnlijk) niet onder controle; ≥ 20 (waarschijnlijk) goed onder controle Medicine Adherence Rating Scale Doel: Meten van therapietrouw Totaalscore: ≥ 21 = therapietrouw < 21 = niet therapietrouw

Algemeen

Astma

MARS

PAQLQ

Paediatric Asthma Quality of Life Questionnaire Doel: Meten ziekte specifieke QoL (Astma) Totaalscore: wordt weergegeven per domein. Achter elk domein staat range van score weergegeven; hoe hoger -> minder impact op dagelijks leven Symptomen (7-70) Activiteitsbeperking (7-35) Emotionele Functie (7-56)

Allergische rhinoconjunctivitis

ARIA

Rhinoconjunctivitis Quality of Life Questionnaire Doel: Meten ziekte specifieke QoL (rhinoconjunctivitis) Totaalscore: Gemiddelde score van totaal behaald aantal punten. 0 = geen last 6 = heel erg veel last Allergic Rhinitis and its Impact on Asthma Doel: Meten van mate van ernst van hooikoortsklachten Totaalscore wordt weergegeven in 2 klassen: - Intermitterend / Persisterend - Mild of Matig / Ernstig

Bijlagen

RQLQ

Infecties OM6

Brouilette

Otitis Media 6 (QoL) Doel: Meten ziekte specifieke QoL (OMA) Totaalscore: Gemiddelde score op de 6 vragen. 0 = Geen; 6= Zeer veel Brouilette score Doel: Meten aanwezigheid van het obstructief slaapapnoesyndroom Totaalscore > 3,5 diagnose OSA - 1 – 3.5 suggestief voor OSA < -1 OSA afwezig

Voedselallergie FAQoL

Food Allergy Quality of Life Questionnaire Doel: Meten ziekte specifieke QoL (voedselallergie) Totaalscore: Gemiddelde score van totaal 0 = minimale hinder 6 = maximale hinder

SA-EASI

Self Administered Eczema Area and Severity Index Doel: Meten ernst van eczeem Totaalscore: Totaal behaald aantal punten 0 = minimaal; niet ernstig/uitgebreid 72 = maximaal; ernstig en uitgebreid Infant-Dermatology Life Quality Index Doel: Meten ziekte specifieke QoL (eczeem bij 0-4 jarigen) Totaalscore 0-1 = Geen effect op het leven van de patiënt 2-5 = Een klein effect 6-10 = Matig effect 11-20 = Groot effect 21-30 = Zeer groot effect

Eczeem

CDLQI

Child- Dermatology Life Quality Index Doel: Meten ziekte specifieke QoL (eczeem bij ≥5 jaar) Totaalscore 0-1 = Geen effect op het leven van de patiënt 2-6 = Een klein effect 7-12 = Matig effect 13-18 = Groot effect 19-30 = Zeer groot effect

Bijlagen

IDQoL