ITMA. Handleiding voor de gebruikers

______________________________________________________________________________

ITMA Handleiding voor de gebruikers

______________________________________________________________________________

Handleiding ITMA

Deel 1 : Algemeen - Introductie Deel 2 : Deelnamemenu Deel 3 : Informatiemenu Deel 4 : Bijlagen

______________________________________________________________________________

ALGEMEEN 1

INLEIDING ........................................................................................................................................2

2

AANMELDEN (INLOGGEN) .............................................................................................................3

2.1

METHODEN......................................................................................................................................3

2.2

NA DE EERSTE KEER .....................................................................................................................5

2.3

UW PASWOORD WIJZIGEN............................................................................................................5

3

AFMELDEN/SLUITEN (UITLOGGEN)..............................................................................................5

4

HET STARTSCHERM.......................................................................................................................7

5

ALGEMENE NAVIGATIE ..................................................................................................................8

5.1

KEUZE VIA HET SAP-MENU ...........................................................................................................8

5.2

KEUZE VIA 'FAVORIETEN' ..............................................................................................................9

6

MENUBALK.....................................................................................................................................10

6.1

MENU..............................................................................................................................................10

6.2

BEWERKEN....................................................................................................................................10

6.3

FAVORIETEN .................................................................................................................................10

6.4

EXTRA ............................................................................................................................................11

6.5

SYSTEEM .......................................................................................................................................11

6.6

HELP ...............................................................................................................................................11

7

STANDAARD KNOPPENBALK ......................................................................................................12

8

PERSOONLIJKE INSTELLINGEN..................................................................................................13

9

BEHEER VAN EIGEN GEBRUIKERSINSTELLINGEN ..................................................................14

10

WIJZIGEN VAN DE GEBRUIKERSINSTELLINGEN......................................................................15

11

ENKELE BELANGRIJKE ICOONTJES...........................................................................................18

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 1

______________________________________________________________________________

1

INLEIDING Het OFO heeft een nieuwe software voor het beheer van de opleidingen aangekocht. Dat systeem zal alle andere informaticasystemen die momenteel bestaan vervangen. Het nieuwe instrument zal een gecentraliseerde ondersteuning bieden voor alle activiteiten van het OFO: beheer van de zalen, de deelnemers, de cursussen, enz., volgens de vereisten van een modern en professioneel beheer.

Het nieuwe project – ITMA (IT Master Application) genaamd – maakt gebruik van een toepassing gebaseerd op SAP.

SAP betekent System Applications & Products in Dataprocessing. Dit is een geïntegreerd softwarepakket om het beheer van ALLE bedrijfsprocessen te ondersteunen. SAP is opgebouwd uit verschillende modules die ieder een bepaald proces ondersteunen.

Hieronder bevindt zich het PERSONEELSBELEID met daarin het gedeelte OPLEIDINGSBEHEER.

ITMA gebaseerd op SAP is het nieuwe systeem om het proces ‘Opleidingsbeheer’ ten volle te ondersteunen, namelijk het beheer van de opleidingscatalogus, het behandelen van de inschrijvingen, het opvolgen van de cursisten, het opvragen van rapporten.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 2

______________________________________________________________________________

2

AANMELDEN (INLOGGEN)

2.1

Methoden Om U in te loggen in het systeem zijn er twee mogelijkheden. Ofwel is dit via de Internet site (Interface Web) http://itma.belgium.be Bij deze methode kiest U de link WEBGUI

Ofwel gaat U inloggen via de connectie VPN (hiervoor moet U beschikken over een elektronische identiteitskaart en een kaartlezen (geleverd door het OFO)). Dit gaat dan via de volgende internetsite: https://ofoifa.extranets.belgium.be Valideer het certificaat door dubbel te klikken op uw naam in de voorgestelde lijst.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 3

______________________________________________________________________________ Volgend scherm verschijnt:

Voer de PIN-code in van uw identiteitskaart voor de authenticiteit.??? Volgend scherm verschijnt:

Klik op de link ‘Ofoifa Terminal session’

Typ de naam van de gebruiker (user) en het paswoord om te connecteren. (Deze informatie bevindt zich in de Box geleverd door het OFO). Welke methode U ook gebruikt, dit scherm verschijnt om U in te loggen in ITMA.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 4

______________________________________________________________________________ Te vervolledigen: User

: uw gebruikersnaam

Password

: gebruikerswachtwoord

Language

: uw taal; NL voor Nederlands

Bevestig: druk op Enter (Return) of

De eerste keer zal het systeem U vragen om uw paswoord te bepalen en om uw paswoord te bevestigen.

Typ uw nieuw paswoord in Herhaal uw paswoord Bevestig: druk op Enter (Return) of

2.2

5

Na de eerste keer Vul uw gebruikersnaam en uw eigen gekozen wachtwoord in.

2.3

Uw paswoord wijzigen Vul eerst uw gegevens in en klik dan op U krijgt nu de kans om uw paswoord te wijzigen en te bevestigen.

3

AFMELDEN/SLUITEN (UITLOGGEN) Om het programma te sluiten

OF

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 5

______________________________________________________________________________

Sluit het programma met de icoon Bevestig met 'Ja' of annuleer met 'Nee' als U beslist om verder te werken.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 6

______________________________________________________________________________

4

HET STARTSCHERM

Standaard Knoppenbalk

Titelbalk

Toepassingsknoppenbalk

SAP-Menu

Statusbalk: meldingen

Dit is alle informatie betreffende het systeem (nuttig voor als U de Helpdesk contacteert).

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 7

______________________________________________________________________________

5

ALGEMENE NAVIGATIE

5.1

Keuze via het SAP-menu Klik op het pijltje om in het Sap-Menu te navigeren en de onderliggende mappen te bekijken.

Dubbelklik om naar een bepaalde transactie te gaan en om de inhoud van het onderdeel te bekijken.

Bijvoorbeeld: Ga naar ‘Deelnamemenu’ Æ SAP Learning Solution Æ Deelname Æ Deelnamemenu

Resultaat

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 8

______________________________________________________________________________

5.2

Keuze via 'Favorieten' Een onderdeel dat U dikwijls nodig hebt kan U op een eenvoudige manier toevoegen aan uw Favorieten.

Bijvoorbeeld U hebt regelmatig het onderdeel CATALOGUS nodig: Selecteer het onderdeel ‘Catalogus’ Klik Rechtermuisknop Kies: 'Toevoegen aan favorieten'

Opmerking: de 'Favorieten' zijn gekoppeld aan de login van de gebruiker en niet aan die van de computer. Dit betekent dat U deze favorieten terugvindt op om het even welke PC.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 9

______________________________________________________________________________

6

MENUBALK Enkel de onderdelen in het menu die toegankelijk zijn voor de eindgebruikers worden hier opgesomd en (eventueel) toegelicht.

6.1

Menu Gebruikersmenu: een gedeelte van het SAPmenu met de vermelding ‘Gebruikersmenu Voornaam Naam’ SAP-menu: het volledige menu

6.2

Bewerken Uitvoeren In nieuw venster uitvoeren Snelkoppeling naar bureaublad creëren

6.3

Favorieten Toevoegen Wijzigen Verplaatsen Verwijderen Map invoegen Transactie invoegen Overige objecten invoegen

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 10

______________________________________________________________________________

6.4

Extra Documentatie weergeven Instellingen

6.5

Systeem

6.6

Help

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 11

______________________________________________________________________________

7

STANDAARD KNOPPENBALK Deze werkbalk wordt weergegeven op elk scherm.

1

2

3

4

5

6

7

8

1.

Bevestigen (of ENTER (RETURN) drukken)

2.

Venster om rechtstreeks de ‘transactiecode’ in te typen

3.

Afmelden/Beëindigen (EXIT)

4.

Afdrukken

5.

Zoeken

6.

Verder zoeken

7.

Eerste pagina

8.

Page Up (vorige pagina)

9.

Page Down (volgende pagina)

10.

Laatste pagina

11.

Nieuwe sessie openen/nieuwe modus (venster) creëren

9 10

11 12

13 14

Bijvoorbeeld: 1ste scherm = volledig SAP menu 2de scherm = gebruikersmenu OF

1ste scherm = Deelnamemenu 2de scherm = Informatiemenu

12.

Koppeling (shortcut) creëren

13.

Help-functie

14.

Aanpassen van de lokale layout

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 12

______________________________________________________________________________

8

PERSOONLIJKE INSTELLINGEN Menu EXTRA Æ Instellingen Bijvoorbeeld: als U het item 'Technische naam weergeven' aanvinkt dan ziet U vóór iedere SAP-transactie de technische naam of de overeenkomstige code.

1 2

3

4

5

Schermvoorbeeld:

Met technische naam

Zonder technische naam

Uitleg iconen: 1. Bevestigen (of ENTER (RETURN) drukken)) 2. Markeren / demarkeren 3. Alles markeren 4. Alles demarkeren 5. Actie annuleren (afbreken)

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 13

______________________________________________________________________________

9

BEHEER VAN EIGEN GEBRUIKERSINSTELLINGEN U kan bepaalde waarden een ander kenmerk geven, bijvoorbeeld het datumformaat, de decimale weergave.

Gebruik volgende werkwijze om dit uit te voeren:

Ga in het Sap-menu naar: Menu systeem Æ gebruikersgegevens Æ eigen gegevens

Volgend venster verschijnt: Kies het Tabblad 'Vaste waarden' U kan hier de decimale weergave wijzigen (keuze van komma of punt). U kan ook het formaat van de datum instellen.

Bewaar de gewijzigde instellingen, klik op

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 14

______________________________________________________________________________

10

WIJZIGEN VAN DE GEBRUIKERSINSTELLINGEN

Soms is het nuttig om details te kunnen weergeven, dit om het onderscheid te kunnen maken tussen cursustypes (D), types curriculum (DC) en cursusgroepen (L).

Gebruik volgende werkwijze om dit uit te voeren:

Voorbeeld: de catalogus met stamgegevens

De weergave zonder specifieke gebruikersinstellingen ziet er als volgt uit:

Wenst U de basisinstellingen te wijzigen:

Ga naar:

Menu 'Instellingen'

Æ 'Instellingen wijzigen'

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 15

______________________________________________________________________________

Volgend venster verschijnt:

Kies het Tablad 'View' Hier kunt U de gebruikersinstellingen wijzigen.

Zet een vinkje bij het item:

Met code:

om de SAP-code weer te geven voor een cursusgroep, een cursustype of een type curriculum.

Met extra informatie: om de beschrijving weer te geven.

Met afkorting:

om de identificatie weer te geven (interne structuurcode).

Bewaar de gewijzigde instellingen, klik op

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 16

______________________________________________________________________________

De weergave - met alle instellingen - ziet er als volgt uit:

extra informatie

SAP code

Afkorting (Interne code)

OPMERKING: Deze weergave zal nu ook verschijnen in de andere menu's (Deelnamemenu, Cursusmenu, Informatiemenu, enz.).

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 17

______________________________________________________________________________

11

ENKELE BELANGRIJKE ICOONTJES

Wijzigen

Men wijzigt de bestaande informatie: toevoegen of verbeteren van de informatie

Creëren

Men maakt een nieuw gegeven aan

Copiëren

Men copieert een reeds bestaand gegeven

Verwijderen Opslaan

Men verwijdert (na nog een extra waarschuwing) het gegeven Opslaan van de gegevens. Het systeem voert nog verschillende invoer- en consistentiecontroles uit.

Verder/ enter

Men controleert de gegevens zonder ze op te slaan

Selecteren

Weergeven van de details van het gegeven

Terug

Terug naar het vorige scherm

Beëindigen

Men verlaat de transactie. Men gaat terug naar het beginscherm van SAP.

Afbreken

Men stopt met de transactie zonder de gegevens op te slaan (er is nog eerst een waarschuwing)

Eerste pagina

Men gaat naar de eerste pagina

Pagina -

Men gaat naar de vorige pagina

Pagina +

Man gaat naar volgende pagina

Laatste pagina

Men gaat naar de laatste pagina

Help

Help

Overzicht

Men vraagt een overzicht van de gegevens

Lijst

Lijst

Weergeven

Men bekijkt het gegeven

Begrenzen Nieuwe modus creëren Koppeling creëren

Men begrenst het gegeven, dit wil zeggen dat men de geldigheidsperiode inperkt. Men opent een nieuw scherm van SAP om tegelijkertijd in meerdere schermen te werken. Maximum 6. Men creëert een koppeling op het bureaublad van de transactie.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 18

______________________________________________________________________________

DEELNAMEMENU VOORINSCHRIJVEN 1

INLEIDING.............................................................................................................................................1

2

BEGINSCHERM....................................................................................................................................1

3

VOORINSCHRIJVEN IN EEN CURSUSTYPE .....................................................................................2

3.1

EEN PERSOON VOORINSCHRIJVEN ............................................................................................2

3.2

MEERDERE PERSONEN VOORINSCHRIJVEN.............................................................................5

3.3

RAADPLEGEN VAN DE LIJST VOORINSCHRIJVINGEN...............................................................8

3.4

VERWIJDEREN VAN EEN VOORINSCHRIJVING ........................................................................9

4

VOORINSCHRIJVEN IN EEN TYPE CURRICULUM .........................................................................10

4.1

INLEIDING ......................................................................................................................................10

4.2

VOORINSCHRIJVEN VAN ÉÉN PERSOON..................................................................................10

4.3

VOORINSCHRIJVEN VAN MEERDERE PERSONEN ..................................................................14

4.4

LIJST VOORINSCHRIJVINGEN RAADPLEGEN ...........................................................................18

4.5

VERWIJDEREN VAN EEN VOORINSCHRIJVING ........................................................................19

______________________________________________________________________________

12

INLEIDING In dit menu worden alle handelingen uitgevoerd die te maken hebben met het beheer van de inschrijvingen en de deelnemers.

'Voorinschrijven' is het op voorhand inschrijven van één persoon op een bepaalde cursus. De cursus staat WEL in de catalogus, maar is nog NIET gepland. Dit is een pre-wachtlijst. 'Boeken' is het inschrijven van één persoon voor een bepaalde cursus. De cursus staat WEL in de catalogus en is WEL gepland. 'Annuleren' is het uitschrijven van één persoon voor een bepaalde cursus.

13

BEGINSCHERM Klik op de pijltjes Z om in het SAP menu te navigeren.

Ga naar: Æ SAP Learning Solution Æ Deelname Æ Deelnamemenu

Selekteer het cursustype (code D) waarvoor de persoon zich wil voorinschrijven.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 1

______________________________________________________________________________

14

VOORINSCHRIJVEN IN EEN CURSUSTYPE

14.1 EEN PERSOON VOORINSCHRIJVEN Kies in het menu 'Deelname' het item: 'Voorinschrijven' = 1 persoon

Volgend scherm verschijnt:

STAP 1: deelnemer invullen

Klik op

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 2

______________________________________________________________________________ STAP 2 Kies het Tabblad 'Achternaam – Voornaam'

Opmerking: Gebruik Bijlage 1 indien U niet hetzelfde venster krijgt.

Belangrijke opmerking voor de gebruikers van WebGui Indien U de verbinding neemt via de WebGui (interface internet van ITMA), gebruik dan de keuzelijst (categorie) om te zoeken op het type (zoeken via RRNR, Naam en Voornaam, geboortedatum, enz…)

TIP: typ enkele letters in van de naam + asteriks (*) om het zoekproces sneller te laten verlopen.


______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 3

______________________________________________________________________________

RESULTAAT

STAP 3: Kies de juiste deelnemer in de lijst.


STAP 4: Uw keuze opslaan. Klik op de knop 'opslaan'

De persoon is nu vooringeschreven. U krijgt onderaan op het scherm – in de statusbalk – volgende melding:

STAP 5: sluit het scherm. Klik op de knop

7

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 4

______________________________________________________________________________

14.2 MEERDERE PERSONEN VOORINSCHRIJVEN Kies in het menu 'Deelname' Æ 'Lijst Voorinschrijven' = meerdere personen


Volgende velden moeten worden ingevuld: Type (kolom 1), Deelnemer (kolom 2).

Methode: STAP 1: klik in het veld TYPE op

en kies P voor Persoon

of typ de letter P in het veld TYPE

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 5

______________________________________________________________________________ STAP 2: klik in het veld Deelnemer op


Typ enkele letters in om het zoeken sneller te laten verlopen en druk Enter.

Opmerking: gebruik Bijlage 1 indien U niet hetzelfde venster krijgt.


Selecteer in de lijst of typ het personeelsnummer in

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 6

______________________________________________________________________________

Schermvoorbeeld

Type P = 1 pers.

Klik op 'Opslaan'

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 7

______________________________________________________________________________

14.3 RAADPLEGEN VAN DE LIJST VOORINSCHRIJVINGEN

Belangrijke opmerking voor de gebruikers van WebGui Indien U de verbinding neemt via de WebGui (interface internet van ITMA), kan U de methode van ‘klik rechtermuisknop’ niet gebruiken. Om de lijst met de voorinschrijvingen te raadplegen moet u gaan naar: Menu ‘Extra’, ‘Cursustype’, ‘Voorinschrijvingen’

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 8

______________________________________________________________________________

3.4

Verwijderen van een voorinschrijving Voor het verwijderen van een voorinschrijving selecteer je in de lijst van de voorinschrijvingen de persoon die je wenst te verwijderen en klik dan op het pictogram ‘prullenbak’

Bevestig de annulatie: klik in het venster dat verschijnt op ‘Ja’

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 9

______________________________________________________________________________

15

VOORINSCHRIJVEN IN EEN TYPE CURRICULUM

15.1 Inleiding Voor de gecertifieerde opleidingen en de blended learning cursussen worden verschillende cursustypes samengevoegd in één type curriculum (zie hoofdstuk over type curriculum). Een type curriculum bestaat uit verschillende cursustypes.

Bijvoorbeeld: voor de gecertifieerde opleidingen zal men een cursustype voor de opleiding hebben en een cursustype voor de test hebben.

Wanneer één of meerdere personen geïnteresseerd is in het volgen van een gecertifieerde opleiding, dan moet men deze een plaats geven op de lijst voorinschrijvingen van beide cursustypes, zodat men een voorinschrijving heeft voor zowel de opleiding als de test.

15.2 Voorinschrijven van één persoon Selekteer het type curriculum waarvoor U een persoon wil voorinschrijven.

Ga naar: •

Menu ‘Deelname’

•

Kies ‘Voorinschrijven’

Om de lijst met curricula ‘open te vouwen’ klik je op het symbool = driehoekje vóór de map Curricula (hier een voorbeeld van de gecertificeerde opleidingen Niveau A)

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 10

______________________________________________________________________________

Het volgende scherm verschijnt:

STAP 1: deelnemer invullen

Klik op

STAP 2 Kies het Tabblad 'Achternaam – Voornaam'

Opmerking: Gebruik Bijlage 1 indien U niet hetzelfde venster krijgt.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 11

______________________________________________________________________________


TIP: typ enkele letters in van de naam + asteriks (*) om het zoekproces sneller te laten verlopen.


______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 12

______________________________________________________________________________ RESULTAAT

STAP 3: Kies de juiste deelnemer in de lijst.


STAP 4: Op het ogenblik dat U op de diskette

klikt

Verschijnt het volgend venster:

BELANGRIJK: Vul de datum van aanvraag in van de deelnemer en bevestig

5. Deze informatie is

belangrijk gezien de inschrijvingsprocedure (voorinschrijving). Sluit het venster 'Voorinschrijvingen' en sluit

7

Een bevestigingsbericht verschijnt onderaan uw scherm:

Resultaat: de persoon is vooringeschreven op de 2 cursustypes (opleiding en test) die het type curriculum samenstellen.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 13

______________________________________________________________________________

15.3 Voorinschrijven van meerdere personen

Selekteer het type curriculum waarvoor U enkele personen wil voorinschrijven.

Ga naar: •

Menu ‘Deelname’

•

Kies ‘Lijst voorinschrijven’

Om de lijst met curricula ‘open te vouwen’ klik je op het symbool = driehoekje vóór de map Curricula (hier een voorbeeld van de gecertificeerde opleidingen Niveau A)

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 14

______________________________________________________________________________


Vul volgende velden in: 'Type' (kolom 1), 'Deelnemer' (kolom 2)

Methode STAP 1: klik in het veld TYPE en typ P in voor ‘persoon’

STAP 2: klik in het veld Deelnemer op


Typ enkele letters in om het zoeken sneller te laten verlopen en druk Enter.

Opmerking: gebruik Bijlage 1 indien U niet hetzelfde venster krijgt.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 15

______________________________________________________________________________


Kies de gewenste persoon en bevestig met ‘Enter’ Het inschrijvingsnummer verschijnt in kolom 2 Klik op 'Opslaan'

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 16

______________________________________________________________________________ Voorbeeld van scherm

Type P = 1 persoon

Klik op

om op te slaan.

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 17

______________________________________________________________________________

15.4 Lijst voorinschrijvingen raadplegen Om de lijst met de voorinschrijvingen op een vlugge manier te raadplegen kan U gebruik maken van de rechtermuisknop: klik op een cursustype. Deze methode kan U alleen toepassen indien U VPN-gebruiker bent of intern.

Belangrijke opmerking voor de gebruikers van WebGui Indien U de verbinding neemt via de WebGui (interface internet van ITMA), kan U de methode van ‘klik rechtermuisknop’ niet gebruiken. Om de lijst met de voorinschrijvingen te raadplegen moet u gaan naar: Menu ‘Extra’, ‘Cursustype’, ‘Voorinschrijvingen’

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 18

______________________________________________________________________________

15.5 Verwijderen van een voorinschrijving Voor het verwijderen van een voorinschrijving selecteer je in de lijst van de voorinschrijvingen de persoon die je wenst te verwijderen en klik dan op het pictogram ‘prullenbak’

Bevestig de annulatie: klik in het venster dat verschijnt op ‘Ja’

______________________________________________________________________________ September 2006

ALGEMEEN

pag. 19

______________________________________________________________________________

DEELNAMEMENU BOEKEN 1

BOEKEN................................................................................................................................................1

1.1

EEN PERSOON BOEKEN (deelnemer)...............................................................................................1

1.2

MEERDERE PERSONEN BOEKEN (meerdere deelnemers) .............................................................3

2

SYMBOLEN OP HET SCHERM U c ...........................................................................................6

3

ANNULEREN.........................................................................................................................................7

3.1

ANNULEREN - DEFINITIEF ................................................................................................................8

3.2

ANNULEREN - VOORLOPIG ............................................................................................................10

3.3

ANNULEREN – FOUTE INGAVE ......................................................................................................11

______________________________________________________________________________

16

BOEKEN

16.1 EEN PERSOON BOEKEN (deelnemer) Klik op de pijltjes

om in

het SAP menu te navigeren.


Selecteer de cursus (een sessie (code E)) waarvoor de persoon zich wil inschrijven. OPGELET: Deze handeling is slechts mogelijk indien de procedure dit toelaat (zie document “procedure inschrijving OFO”

Kies in het menu Deelname Æ Boeken = voor inschrijving van één persoon

______________________________________________________________________________ September 2006

DEELNAMEMENU - Boeken

pag. 1


STAP 1 Vraag de lijst 'Vooringeschrevenen' op en klik op


Selecteer de gewenste persoon en klik op de lijn. Bevestig: druk op Enter (Return) of

5

______________________________________________________________________________ September 2006


pag. 2

______________________________________________________________________________

STAP 2

Het personeelsnummer wordt ingevuld. Bewaar uw selectie, klik op

Bevestig, klik op

5. Sluit het scherm: klik op 7

OPGEPAST: indien de deelnemer in een andere sessie is ingeschreven, in dezelfde periode, dan krijt U een “STOP” die de inschrijving verhindert. Gevolg: het systeem gaat controleren of de deelnemer beschikbaar is en zich dus niet in een andere cursus bevindt.

16.2 MEERDERE PERSONEN BOEKEN (meerdere deelnemers) Selecteer de cursus waarvoor

de

personen zich willen inschrijven. Kies in het menu 'Deelname' Æ 'Lijst Boeken' = inschrijven meerdere personen

______________________________________________________________________________ September 2006


pag. 3


Volgende velden moeten worden ingevuld:

STAP 1: klik in het veld TYP op

Vraag de lijst op van de 'Vooringeschrevenen', klik op

TIP: gebruik de -toets om meerdere personen te selecteren.

______________________________________________________________________________ September 2006


pag. 4

______________________________________________________________________________

STAP 2: De geselecteerde personen verschijnen nu in de deelnemerslijst:

Klik nu op 'Opslaan'

U krijgt nu een bevestiging van inschrijving van iedere persoon.

Bevestig, klik op

5. Sluit het scherm: klik op 7

OPGEPAST: indien de deelnemer in een andere sessie is ingeschreven, in dezelfde periode, dan krijt U een “STOP” die de inschrijving verhindert. Gevolg: het systeem gaat controleren of de deelnemer beschikbaar is en zich dus niet in een andere cursus bevindt.

______________________________________________________________________________ September 2006


pag. 5

______________________________________________________________________________

17

SYMBOLEN OP HET SCHERM U c Voorbeeld: aantal personen bij het aanmaken van een cursus: 4 minimaal, 6 optimaal, 8 maximaal

GROEN VIERKANT: er kunnen nog personen 'normaal geboekt' worden.

GELE DRIEHOEK: optimaal aantal personen is bereikt.

Er kan enkel nog geboekt worden met prioriteit 'Verplichte boeking' of 'Wachtlijst'.

RODE CIRKEL: maximaal aantal personen is bereikt.

Er kan enkel nog geboekt worden met prioriteit 'Wachtlijst'.

______________________________________________________________________________ September 2006


pag. 6

______________________________________________________________________________

18

ANNULEREN Een deelnemer annuleren (volledig) d.w.z. schrappen als deelnemer aan een bepaalde cursus.

Een deelnemer annuleren (voorlopig) d.w.z. schrappen als deelnemer aan een bepaalde cursus, maar terug op de lijst vooringeschrevenen plaatsen.

BEGINSCHERM Klik op de pijltjes

om in het SAP-menu te navigeren.


Selecteer het cursustype (code D) waarvoor U persoon wilt annuleren.

______________________________________________________________________________ September 2006


pag. 7

______________________________________________________________________________

18.1 ANNULEREN - DEFINITIEF Selekteer de persoon die U wenst te annuleren.

Kies in het Menu: 'Deelname' Æ 'Annuleren'


1

2

Stap 1 Æ Klik op

het om

de reden

van annulering te kiezen: Deelnemer geeft op

______________________________________________________________________________ September 2006


pag. 8

______________________________________________________________________________ Gebruik geen andere reden voor een definitieve annulatie.

Stap 2 Æ Om de persoon DEFINITIEF te annuleren: klik op

OPMERKING Indien er personen op de 'Wachtlijst' staan dan krijgt U automatisch een overzicht van deze wachtlijst. U kan dan opteren om een andere persoon in te schrijven voor deze cursus.

U kan een deelnemer die annuleert vervangen door een andere deelnemer die zich in de wachtlijst bevindt (zie hoofdstuk: INSCHRIJVEN (inschrijving van een deelnemer)).

______________________________________________________________________________ September 2006


pag. 9

______________________________________________________________________________

18.2 ANNULEREN - VOORLOPIG Een deelnemer annuleren (voorlopig) d.w.z. schrappen als deelnemer aan een bepaalde cursus, maar terug op de lijst vooringeschrevenen plaatsen.

Selekteer de persoon die U VOORLOPIG wenst te annuleren en wilt terugzetten op de wachtlijst (= lijst voorinschrijvingen).

Kies in het Menu: Deelname Æ Annuleren

______________________________________________________________________________ September 2006


pag. 10


Stap 1: Klik op het

om de reden van

annulering te kiezen. Deelnemer vraagt uitstel. Gebruik geen ander motief indien de Deelnemer om uitstel vraagt.

Stap 2: Om een deelnemer VOORLOPIG te annuleren klik op Dit laat U toe om de deelnemer te annuleren (maar U vindt de persoon terug in de lijst van de voorinschrijvingen).

18.3 ANNULEREN – FOUTE INGAVE in het geval dat er een foutieve invoer is gebeurd, volstaat het om het item te selecteren ‘Foute ingave’ Dit laat U toe om de deelnemer te annuleren (maar U vindt de persoon terug in de lijst van de voorinschrijvingen.

______________________________________________________________________________ September 2006


pag. 11

______________________________________________________________________________

INFORMATIEMENU 1

INTRODUCTIE ......................................................................................................................................1

2

BEGINSCHERM....................................................................................................................................2

3

INFORMATIEMENU Æ DEELNAME ....................................................................................................3

4

INFORMATIEMENU Æ CURSUSSEN................................................................................................15

5

BEWERKING VAN EEN RAPPORT ...................................................................................................16

______________________________________________________________________________

19

INTRODUCTIE Dit onderdeel wordt gebruikt om verschillende soorten rapporten op te vragen.

De rapporten zijn ingedeeld in 2 categoriëen:

Deelnemers

Cursussen

Informatiemenu Æ Deelnemers

Deelnemers binnen afwezigheidsquota gecert. Opleidingen

Justificatierapport Gecertificeerde opleidingen

Aan- en afwezigheden

Deelnemerslijst

Deelnemerslijst (voor bepaald tijdstip)

Rapport Resultaten Testen gecertificeerde opleidingen

Voorinschrijvingen per cursustype

Voorinschrijvingen per deelnemer

Deelnamestatistiek

Annuleringen per cursus

Annuleringen per deelnemer

Informatiemenu Æ Cursussen (de lijst is niet compleet) •

Cursusinformatie

•

Cursusdatums

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 1

______________________________________________________________________________

20

BEGINSCHERM Klik op de pijltjes

om in het SAP-menu te navigeren.

Ga naar: Î SAP Learning Solution Î Informatiesysteem Î Informatiemenu

TIP: Creëer een favoriet voor dit menu (Klik rechts op het “menu Informatie” -> voeg dit toe aan uw favorieten)

Belangrijk: Selecteer – in het informatiemenu – het cursustype (code D) of de cursusgroep (code L) vooraleer je uw rapport wenst uit te voeren.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 2

______________________________________________________________________________

21

INFORMATIEMENU Æ DEELNAME •

Deelnemers binnen afwezigheidsquota gecertificeerde opleidingen: Dit is een rapport betreffende de gecertificeerde opleidingen. Het toont de namen van de personen die toegelaten zijn voor het volgen van de gecertificeerde test. (U moet dus eerst een gecertificeerde opleiding selekteren).

Het resultaat verkrijgt U door op het icoon

•

te klikken.

Justificatierapport Gecertificeerde Opleidingen: Dit is een rapport betreffende de gecertificeerde opleidingen en geeft het aanwezigheidspercentage weer van de deelnemers in de opleidingen. Dit laat U later ook toe om de afwezigheden te rechtvaardigen. Het geeft U ook informatie over de aan- en afwezigheden in andere cursustypes (Ontwikkelcirkels, Standaardopleidingen, …) zonder dat U deze moet rechtvaardigen.


te klikken.

Opgelet: het rapport voor de gecertificeerde opleidingen is alleen bestemd voor de SPOC (Single Point of Contact). Een afgewerkte opleiding is bestemd voor deze laatste en bijgevolg dient U contact op te nemen met het OFO voor meer uitgebreide informatie.

Belangrijke opmerking: het is mogelijk via dit rapport de aanvraagdatum te wijzigen. Voor meer informatie: zie bijlage 4 van de handleiding.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 3

______________________________________________________________________________ •

Beheer aan- en afwezigheden: Laat U toe om de aan- en afwezigheden te staven van de deelnemers aan de opleidingen van het OFO. Nota: het is aan te raden om de sessie te selecteren (Code E) van een cursustype (Code D) vooraleer het rapport te activeren.

Het resultaat bekom je door te klikken op het

De codering van de afwezigheden is uitgevoerd (hier een voorbeeld van een deelnemer die 80% aanwezig is op het totaal van de opleiding.) De codering is nog niet uitgevoerd en standaard is de deelnemer voor 100% aanwezig. Klikken op het percentage laat je toe om: •

het detail van de afwezigheden vast te stellen: een detail van de afwezigheden wordt gegenereerd door een klik op het percentage van de betrokkene

Voorbeeld: een afwezigheid is genoteerd op 22 mei in de voormiddag

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 4

______________________________________________________________________________ •

Coderen van de afwezigheden (uitsluitend voor bepaalde cursussen).

Opgelet: deze handeling is alleen geldig indien de procedure dit toelaat (zie de procedureregels in bijlage van de handleiding).

Voor het registreren van de aan- en afwezigheden van een persoon, selecteer de lijn van de desbetreffende persoon en klik op het percentage.

Dit laat U toe om het detail van de betrokken persoon te zien (voorbeeld: indien hij afwezig is ’s morgens en/ of aanwezig is in de namiddag). Volgend scherm verschijnt:

Klik op het icoon Volgend scherm verschijnt:

Wijs afwezig of aanwezig aan voor de betrokken persoon.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 5

______________________________________________________________________________ Herhaal de handeling voor iedere dag van de opleiding en bewaar uw wijzigingen door te klikken op U komt nu terug in het startscherm waarin U alle deelnemers terug ziet. U kan nu dezelfde procedure toepassen voor de andere deelnemers.

Opmerking: de afwezigheden dienen individueel gecodeerd te worden. Klik op het einde van de handeling op de groene pijl Volgende boodschap verschijnt:

Klik op Ja NB: de opleiding is niet nabehandeld (contacteer het OFO voor deze handeling; het OFO zal de opleiding afsluiten). •

Deelnemerslijst: Geeft de lijst van de inschrijvingen van sessies van een reeds gegeven cursustype.


•

te klikken.

Deelnemerslijst: (voor bepaald tijdstip) Dit rapport geeft als resultaat: een cursus gevolgd voor een deelnemer (of een organisatie) voor een bepaald tijdstip.

•

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 6

______________________________________________________________________________ Voer uit door te klikken op

Kies de datum of de gewenste periode

Klik op in het veld ‘Personeelsnummer’ voor het opzoeken van een persoon en/of in het veld ‘Organisatorische eenheid’ om een organisatie te kiezen. Opmerking: gebruik bijlage 1 indien U niet hetzelfde venster krijgt om een opzoeking te doen bij ‘Personeelsnummer’


______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 7

______________________________________________________________________________


•

te klikken.

Rapport Resultaten Testen gecertificeerde opleidingen: Dit rapport betreft uitsluitend de gecertificeerde opleidingen. Gevolg: het laat U toe een rapport te krijgen van de resultaten van de testen voor de gecertificeerde opleidingen.

Om dit rapport uit te voeren moet U op voorhand een test van een gecertificeerde opleiding geselecteerd hebben (zie scherm volgende pagina).

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 8

______________________________________________________________________________

Opgelet: alvorens het rapport te starten kies een cursustype (code D) van de test van een gecertificeerde opleiding (hier gecertificeerde opleiding niveau B: controleur FAO-B-test)


te klikken.

Het rapport toont het type van de test, het resultaat van de opleiding, de datum van de opleiding en de behaalde punten met de status ‘geslaagd’ of ‘niet geslaagd’. (QCM: question choice multiple en QRO: question réponse ouverte – open vraag)

Andere methode: Men kan het rapport met de resultaten van de test ook opvragen zonder zich te positioneren op een voorafgaande cursus.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 9

______________________________________________________________________________

Menu informatie (geen voorafgaande selectie)

Volgende scherm verschijnt:


te klikken.


Typ de “E” in het veld objecttype Typ de sessiecode in het veld Object-

Deze methode laat U toe om de code van de sessie in het veld ‘Object-id’ te typen.

Ter info: U ontvangt per e-mail de gegevens (= kennisgeving) van de resultaten van de personen van uw organisatie die hebben deelgenomen aan de testen van de gecertificeerde opleidingen.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 10

______________________________________________________________________________

Voorbeeld van kennisgeving: Resultaten van de testen van de gecertificeerde opleidingen zijn beschikbaar voor de volgende personen:

RRN 51092842911 77101719332

Cursuscode CACERBV00ANE CACERBV00ANE

eventid 10000755 10000759

Naam Coppens Slock

Resultaat:

•

Voorinschrijvingen per cursustype: Dit rapport geeft een lijst van de voorinschrijvingen per cursustype (‘de wachtlijst’) (code D) of van een cursusgroep (code L).


te klikken.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 11

______________________________________________________________________________

V - Voorinschrijvingen per deelnemer: Dit rapport laat U toe de voorinschrijvingen van een deelnemer op te vragen (of van een organisatie).

Voer uit door op

te klikken.

- Een persoon of een organisatie kiezen door te klikken op - Een periode kiezen (klik op ‘Alles’


te klikken.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 12

______________________________________________________________________________

•

Deelnamestatistiek: Dit rapport geeft U het aantal deelnemers die hebben deelgenomen aan opleidingen voor een bepaald cursustype of cursusgroep


te klikken.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 13

______________________________________________________________________________

•

Annuleringen per deelnemer: Dit rapport geeft U het aantal annuleringen per deelnemer (of per organisatie)

Voer uit door op

•

te klikken.

Annuleringen per cursus: Dit rapport geeft U het aantal annuleringen per cursustype (code D) of per cursusgroep (code L).


te klikken.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 14

______________________________________________________________________________

INFORMATIEMENU Æ CURSUSSEN

22 •

Cursusinformatie: Dit rapport geeft het aantal deelnemers voor elk cursustype (code D) of een cursusgroep (code L). U ziet ook de naam van de lesgever en de plaats van opleiding.


•

te klikken.

Cursusdatums: Dit rapport geeft U de geplande cursussen voor een cursustype (code D) of een cursusgroep (code L).


te klikken.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 15

______________________________________________________________________________

5

BEWERKING VAN EEN RAPPORT Als U een lijst verkrijgt in de vorm van een rapport dan is het mogelijk om dit rapport te bewerken of de exporteren naar HTML- Word- of Excel-formaat. Hiervoor kiest U een actie in de onderstaande werkbalk.

Volgende tabel geeft de belangrijkste functies weer om een lijst te maken via rapporten: Sorteren in oplopende volgorde Sorteren in aflopende volgorde Filter(s) activeren

Selecteer één kolom en sorteer in oplopende volgorde. Selecteer één kolom en sorteer in aflopende volgorde. Selecteer een kolom en filter op een criterium door op het zoekicoon te klikken. Bijvoorbeeld : filter op de taalcode = NL en bevestig door Enter

Om de filter te verwijderen : selecteer terug op de kolom, activeer de filter en wis uw criteria. Totaal

Laat U toe om een totaal weer te geven of een kolom zonder totaal. Bijvoorbeeld : Geef een totaal weer voor de kolom ‘aantal inschrijvingen’

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 16

______________________________________________________________________________ Subtotalen

Geeft een subtotaal weer per type van een geselectionneerde kolom. Bijvoorbeeld : Maak subtotalen op de omschrijving van een cursustype.

Lokaal bestand

Laat U toe om het bestand op te slaan in Excel, Word, enz… Kies het gewenste formaat en bevestig met Enter

Sla uw bestand op

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 17

______________________________________________________________________________ Layout bepalen

Laat U toe de kolommen te verbergen of weer te geven.

De velden aan de rechterkant zijn de verborgen velden en de velden aan de linkerkant zijn de zichtbare velden. Om de juiste layout op te maken volstaat het om de velden links of rechts te plaatsen.

______________________________________________________________________________ September 2006

INFORMATIEMENU

pag. 18

______________________________________________________________________________

BIJLAGEN BIJLAGE 1: ZOEKEN VAN PERSONEN – STRUCTUREN ZOEKEN ..........................................................1 BIJLAGE 2: OPZOEKEN EN REGISTREREN VAN PERSONEELSNUMMERS..........................................3 BIJLAGE 3: OVERZICHT (FOUT)MELDINGEN IN SAP ...............................................................................6 BIJLAGE 4: WIJZIGEN VAN DE AANVRAAGDATUM GECERTIFICEERDE OPLEIDINGEN.....................9 BIJLAGE 5: GECERTIFICEERDE OPLEIDINGEN ORDENEN ..................................................................11 BIJLAGE 6: PASWOORD: AFSPRAKEN ....................................................................................................15

___________________________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 0

______________________________________________________________________________

BIJLAGE 1 ZOEKEN VAN PERSONEN – STRUCTUREN ZOEKEN Klik op

rechts van het

veld « Persoon » .


Wanneer dit scherm niet verschijnt, doe dan één van de volgende stappen: 1. Het is het juiste scherm, maar niet het tabblad « Naam – voornaam » :

Kies het tabblad « Naam – voornaam » door op de titel te klikken. Indien de titel niet zichtbaar is klik dan op het icoontje

om de lijst met de

mogelijkheden te krijgen. Kies dan voor « Naam – voornaam ».

2. Het scherm toont het begin van de organisatiestructuur:

Klik op het volgende icoontje

(Andere zoekhulp).

____________________________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 1

________________________________________________________________________________

Kies « Naam – voornaam » uit de lijst met de mogelijkheden en het juiste scherm verschijnt.

ZOEKEN OP RIJKSREGISTERNUMMER Men kan ook een opzoeking doen via het Rijksregisternummer. U moet hiervoor het item ‘Zoekhulp RRN selecteren – zie schermvoorbeeld

______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 2

________________________________________________________________________________

BIJLAGE 2 OPZOEKEN EN REGISTREREN VAN PERSONEELSNUMMERS (deze appendix kan men gebruiken om de nodige personeelsnummers te selecteren bij rapportering)

Bij verschillende rapporten is het mogelijk om een selectie te maken van de personeelsleden voor wie U dit rapport wil uitvoeren. Op het selectiescherm van een rapport vindt U daartoe de volgende zone:

Er zijn 2 mogelijkheden: ofwel selecteert U 1 persoon ofwel kan U ook meerdere personen selecteren.

1. Eén persoon: geef het personeelsnummer van de persoon in of

-indien U het personeelsnummer niet kent- zoek de persoon via de zoekhulp.

Gebruik bij voorkeur het tabblad zoeken op ‘Achternaam – voornaam’.

______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 3

________________________________________________________________________________ 2. Meerdere personen «meervoudige selectie»

Klik op

. Een nieuw venster verschijnt waarmee U meerdere personeels-

nummers tegelijkertijd kan ingeven: ofwel geeft U een lijstje personeelsnummers in (a) ofwel geeft U een bepaald interval personeelsnummers in (b). Verder is het ook mogelijk om een reeks personeelsnummers te importeren uit een tekstbestand (c) of te kopiëren van op het klembord (d).

a.

Lijst van personeelsnummers: Geef de personeelsnummers één voor één in.

b.

Personeelsnummers die « dicht bij elkaar liggen » : Wanneer de personeelsnummers elkaar opvolgen, dan kan U gebruik maken van intervallen.

______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 4

________________________________________________________________________________

NB : het begin en het einde van het interval worden ook mee opgenomen in de selectie.

c.

Importeren van personeelsnummers uit een tekstbestand :

Klik op

. U krijgt dan toegang tot de verkenner waar U het bestand met de

personeelsnummers kan opzoeken. Selecteer dit bestand en de nummers worden overgenomen in het selectiescherm.

d.

Copiëren van personeelsnummers vanop het klembord:

Ga naar het bestand waar U een aantal personeelsnummers heeft geselecteerd. Zet deze personeelsnummers op het klembord door ze te copiëren (“Control + C”). Druk in SAP op

. De nummers worden

overgenomen in de selectie.

Druk op

om uw selectie over te nemen op het selectiescherm.

NB: In de andere tabbladen heeft U de mogelijkheid om bepaalde personeelsnummers van de selectie uit te sluiten. Dit wil zeggen dat U in principe alle personeelsnummers wil raadplegen behalve deze die in de lijst of het interval zijn opgenomen. Daar de databank zo’n 85.000 personeelsleden bevat, is dit een optie die in de praktijk niet gebruikt zal worden.

______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 5

______________________________________________________________________________

BIJLAGE 3 - OVERZICHT (FOUT)MELDINGEN IN SAP Transactie

Boodschap (statusbalk)

Betekenis

Oplossing

Klik op Ja als U effectief het scherm wil verlaten zonder op te slaan, klik op Nee om terug te keren naar het scherm en sla de gegevens op.

Algemeen

U verlaat het scherm zonder dat U de gegevens heeft opgeslagen.

Algemeen

U probeert toegang te krijgen tot een bepaald scherm, bepaalde gegevens of Indien U bepaalde toegangsrechten of authorisaties een bepaalde transactie maar dat is niet niet heeft, wendt U tot het ITMA team. toegelaten.

Catalogus met stamgegevens

Het element waarmee U wil werken is reeds in gebruik door een collega of door uzelf in een andere sessie.

Cursus creëren

U wil een cursus creëren, maar U heeft Selecteer het cursustype en probeer opnieuw de cursusgroep in plaats van het cursustype geselecteerd.

____________________________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 6

Wanneer uzelf het element blokkeert in een andere sessie. Ga naar deze sessie en sla de gegevens op of selecteer een ander element of sluit deze sessie. Wanneer uw collega het element blokkert, moet u even wachten tot hij klaar is met het bewerken ervan.

________________________________________________________________________________

Cursus creëren

Er werd nog geen uurrooster voor deze cursus aangemaakt. Het systeem vindt geen uurrooster dat gedefinieerd werd op het niveau van het cursustype, noch op niveau van de cursus die U aan het creëren bent.

Cursus creëren

U heeft een cursuslocatie ingegeven die het systeem niet kent Kies een bestaande cursuslocatie uit de keuzelijst.

Cursus creëren

De datum van de cursus ligt voor de Raadpleeg de catalogus met stamgegevens om de begindatum of na de einddatum van het geldigheid van het cursustype te kennen. Wanneer cursustype waarvan de cursus wordt deze gegevens aangepast moeten worden, contacteer gecreëerd. dan het ITMA-team.

Cursus creëren

U heeft het scherm waarin het uurrooster wordt gedefinieerd gesloten Herhaal de ingave van het uurrooster en sla de zonder uw gegevens op te slaan. Er is gegevens op door op opslaan te drukken vooraleer het dus geen uurrooster gedefinieerd. Het venster te sluiten. gevolg is dat er ook geen datum voor de cursus kon worden gedefinieerd.

______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 7

Breng het uurrooster in dat overeenkomt met de cursus. Gebruik hiervoor een van de drie tabbladen: rooster met model, zonder model of individueel rooster. Bij voorkeur rooster met model gebruiken.

________________________________________________________________________________

Cursus creëren

U wenst verschillende resources in te geven (via resource selectie) en bepaalde resources heeft U nog niet volledig ingegeven.

Een deelnemer inschrijven

U probeert iemand in te schrijven op een cursus waarvoor hij al is Consulteer de lijst van de deelnemers van het ingeschreven op een andere datum. Dit cursustype waaraan de cursus hangt. Bepaal of de is een waarschuwing dus de deelnemer deelnemer alsnog moet worden ingeschreven. kan ingeschreven worden

U heeft 2 mogelijkheden: U slaat de gegevens op zoals ze zijn zonder verdere resources toe te voegen of U vult de nodige resources verder aan.


U wil iemand inschrijven op een bepaalde cursus, maar de persoon is niet beschikbaar voor een gedeelte of voor de hele cursus.

Ga na of de medewerker een correct uurrooster heeft (infotype 0007). Indien dit niet het geval is, contacteert U best het ITMA-team. Wanneer het uurrooster is gedefinieerd, zijn er verschillende mogelijkheden: 1. Ga na of de medewerker deeltijds werkt. Het kan zijn dat U hem wil inschrijven op een cursus die doorgaat op zijn vrije dag(en). 2. Ga na of het uurrooster geen uren bevat die de uren vallen dat er les wordt gegeven. Het kan zijn dat U de persoon wil inschrijven voor een cursus die buiten de uren valt dat hij normaal moet werken. 3. Ga na of er reeds bepaalde afwezigheden (Infotype 2001) werden ingegeven die vallen op de dag(en) dat de cursus plaatsvindt.


Het personeelsnummer dat U heeft ingegeven bestaat niet in het systeem

Vul het correcte personeelsnummer in. U kan personen opzoeken via de zoekhulp. Gebruik bij voorkeur zoeken op achternaam en voornaam.

______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 8

______________________________________________________________________________

BIJLAGE 4 WIJZIGEN VAN DE AANVRAAGDATUM VOOR DE GECERTIFICEERDE OPLEIDINGEN Het is voor de externe medewerkers mogelijk om de aanvraagdatum te wijzigen voor personen die zijn ingeschreven in gecertificeerde opleidingen.

Hiervoor moet U de gecertificeerde opleiding selecteren. Kies in het Informatiemenu het rapport ‘Justificatierapport van de gecertificeerde opleidingen’.

Bijvoorbeeld: Wijzig de aanvraagdatum van een persoon die een gecertificeerde opleiding niveau A heeft gevolgd.

Een gecertificeerde opleiding (curriculum) bestaat uit een opleiding en een test. Voorbeeld: Beginselen van Europees adm. recht (Curriculum met de code: CACERJU05ANC) bestaat uit: Æ Opleiding met de code: CACERJU05ANT Æ Test met de code: CACERJU05ANE

Stap 1: Selecteer de opleiding of de test.

Stap 2: Ga naar het Informatiemenu (Kies menu: Informatie Æ Deelname) ____________________________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 9

________________________________________________________________________________

Stap 3: Activeer het rapport ‘Justificatierapport gecertificeerde opleidingen’

S Stap 4: Activeer de ‘aanvraagdatum’ door erin te klikken. Wijzig de datum en bevestig door te klikken op de knop ‘Change date’

______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 10

________________________________________________________________________________

BIJLAGE 5 DE GECERTIFICEERDE OPLEIDINGEN ORDENEN Bij het zoeken naar een gecertificeerde opleiding in de lijst met de voorgestelde opleidingen is het makkelijk deze laatste te sorteren per omschrijving, per code of per sleutel.

Hiervoor gebruik je de volgende stappen:

Stap 1 Ga naar het dynamisch deelnamemenu (Sap Learning Solution Æ deelname Æ deelnamemenu

Stap 2: Zet in het deelnamemenu het startscherm (= boomstructuur) vanaf de gecertificeerde opleidingen (A, B, C of D). Deze stap laat U toe het geheel beter te visualiseren.

Opmerking: uw voorinschrijvingen zijn steeds gemaakt op het curriculum


______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 11

________________________________________________________________________________

Standaard zijn de opleidingen geklasseerd volgens xxxx

Stap 3: Om te sorteren op de omschrijving (= alfabetische orde) ga naar “Instellingen Æ Instellingen wijzigen”

______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 12

________________________________________________________________________________ Volgend scherm verschijnt:

Selecteer het tabblad SORTEREN

U kan hier sorteren op basis van de omschrijving van de opleiding,

______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 13

________________________________________________________________________________ bijvoorbeeld = Beheerscontrole-interne controle BB06NL, op basis van de afkorting (unieke identificatie van de opleiding – 8 cijfers, bijvoorbeeld DC 50384179), op basis van de cataloguscode (12 karakters, bijvoorbeeld CACERBB06ANC)

Kies de juiste beschrijving (standaard op omschrijving) en bewaar uw keuze door te klikken op de diskette.


______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 14

________________________________________________________________________________

BIJLAGE 6: PASWOORD: AFSPRAKEN

Voor elke gebruikersnaam zijn er bepaalde veiligheidsaspecten van kracht:

Het gebruikte paswoord is 60 dagen geldig.

De minimumlengte van het paswoord moet bestaan uit ten minste 6 karakters.

Na 3 maal het verkeerde paswoord te hebben ingegeven wordt de openstaande sessie afgesloten, dit is een 1ste waarschuwing.

Na 6 maal het verkeerde paswoord te hebben ingegeven wordt uw gebruikersnaam geblokkeerd. In dit geval moet zal U de helpdesk moeten contacteren: [email protected] De helpdesk kan uw gebruikersnaam dan terug deblokkeren.

Wanneer uw gebruikersnaam gedeblokkeerd is en U terug een initieel paswoord heeft gekregen, dan beschikt U over 5 dagen om het paswoord terug te veranderen van initieel paswoord naar een persoonlijk paswoord.

Wanneer de gebruiker zijn sessie 30 minuten inactief is wordt deze automatisch afgesloten. Gelieve hiermee rekening te houden zoniet kunnen er gegevens verloren gaan.

De gebruiker kan maar maximaal 1 sessie openen, dit wil zeggen: op 1 computer werken en daarop 1 maal aanloggen.

TIP: Wanneer u een nieuw paswoord moet geven voor uw Windows-systeem kan U misschien ook onmiddellijk een nieuw paswoord geven voor het SAP-systeem. Zo hoeft U maar één paswoord te onthouden. Verkiest U om dit niet te doen: hou er dan rekening mee dat het wachtwoord vervalt na 60 dagen.

______________________________________________________________________________ September 2006

BIJLAGEN

pag. 15

ITMA. Handleiding voor de gebruikers

Recommend Documents