Handleiding Sparex Website (Versie 2)

Handleiding Sparex Website (Versie 2) 0. Inhoudstafel Hoe Inloggen op de Sparex website? Hoe zoeken op de nieuwe website ? – via de Zoekbalk Hoe zoeken op de nieuwe website ? – via de Gedetailleerde Zoekbalk Hoe zoeken op de nieuwe website ? – via het Hoofdmenu Hoe zoeken en bestellen op de nieuwe website ? – via de Catalogus Waar kan ik bestellingen plaatsen ? – via de Winkelwagen Waar kan ik bestellingen plaatsen ? – via het Bestelformulier Waar kan ik mijn Laatst bekeken artikelen bekijken? Waar kan ik mijn Favorieten bekijken of een artikel Favoriet maken? Welk Tabbladeren kan ik consulteren? Waar kan ik Promoties terugvinden? Waar kan ik Nieuwe producten terugvinden? Waar kan ik Liquidatieartikelen terugvinden? Waar kan ik meer informatie over Nachtleveringen terugvinden? Hoe kan ik van Bruto naar Netto prijzen omschakelen? Waar kan ik mijn Recente orders, Oude facturen of Backorders terugvinden? Waar kan ik zien of een artikel nog in voorraad is en waar het ligt? Hoe kan ik eigen orders via Excel of een tekstbestand importeren? Hoe kunnen we onze favorieten van de vorige versie V1 in onze nieuwe versie V2 krijgen? Waarom komt de winkelwagen van de vorige versie V1 niet in de nieuwe versie V2? Voor Dealers: Hoe kan ik mijn bedrijfsgegevens aanpassen of aanvullen? Wat als het systeem artikelnummers ziet als telefoonnummers van Skype? Hoe krijg ik dat weg? 23. Wat als ik mijn recente factuur (niet allemaal) zie staan op de website? 24. Hoe kan ik eigen nota’s toevoegen aan een artikel? 25. Waar kan ik terecht als ik nog vragen heb?

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

1

1. Hoe Inloggen op de Sparex website? Ga op internet naar : www.Sparex.com Kies uw Land : België Kies uw Taal : Nederlands U komt dan op dit scherm:

• • •

Vul uw Gebruikersnaam (ACCxxxx) en uw Wachtwoord (BExxxx) in. Klik op “Onthouden’’ om uw wachtwoord te herinneren volgende keer. Klik op “Login”

Voor de nieuwe versie van de website zijn de Gebruikersnaam en het Wachtwoord ongewijzigd gebleven. Bent u het vergeten of heeft u er nog geen ? Contacteer dan uw vertegenwoordiger om u verder te helpen.

2. Hoe zoeken op de nieuwe website ? – via de Zoekbalk

Typ in de witte balk in wat u zoekt. U kan zoeken op • • • • •

Sparex artikelnummer Tractor model OEM artikelnummer Artikelnummer van andere leveranciers Sleutelwoorden

Het systeem zal u bij het intikken automatisch vragen naar wat u zoekt. 2

Bijvoorbeeld: als u 6820 ingeeft, vraagt hij u wat u daarmee bedoelde: Voorbeeld:

Nieuw: Op elke pagina van de website blijft deze balk staan. 3. Hoe zoeken op de nieuwe website ? – via de Gedetailleerde zoekbalk Op de Startpagina kan u ook zoeken via de Gedetailleerde Zoekbalk: Voorbeeld Gedetailleerd Zoekbalk:

U klikt op het thema dat u interesseert en gaat zo verder in detail op zoek naar het juiste artikel. Nieuw: Deze balk blijft ook op de andere locaties van de website zichtbaar. 4. Hoe zoeken op de nieuwe website ? – via het Hoofdmenu Op de Startpagina kan u ook zoeken via het algemene Menu onderaan. Voorbeeld Menu:

U klikt op het thema dat u interesseert en gaat zo verder in detail op zoek naar het juiste artikel. Het hoofdmenu vindt u enkel op de Startpagina terug.

5. Hoe zoeken en bestellen op de nieuwe website ? – via de Catalogus Via de Gedetailleerde Zoekbalk kan u via de knop “Bekijk catalogus” onze diverse catalogi consulteren.

3

Nieuw: Onze laatste catalogus (deel A en B) is nu ook on-line beschikbaar. U kan bovendien rechtstreeks bestellen vanuit de catalogus op onze website. Dat gaat snel! Voorbeeld:

Klik op een thema dat u interesseert, bijvoorbeeld: BE02 – Verf/Werkplaats 2

3

4

5

1

6

6

1 2 3 4 5 6

Via deze balk kan u naar ander thema’s gaan Via deze knop kan u alles op 1 pg zetten, zodat het groter en meer leesbaar is Via deze kop kan u alles terug op 2 pagina’s zetten Via deze knop kan u deze catalogus bewaren (in PDF-formaat) Via deze knop kan u deze pagina(‘s) printen Via deze knop kan u bladeren naar voor of achter Klik op de artikelnummer om het in detail te bekijken en/of te bestellen.

4

Toevoegen: Klik hierop als u het product wenst te bestellen. Het wordt dan toegevoegd aan uw winkelwagentje. Voorraad?: Klik hierop als u wil nagaan of het op voorraad is. Zie details: Klik hier voor meer achtergrondinformatie en technische gegevens van het product. Sluiten: Klik hier om dit venster te sluiten

U kan via de catalogus naar het artikel gaan, maar ook vanuit een artikel naar de juiste pagina in een catalogus. Zoek een artikel op via de Zoekbalk, klik op het artikel om het detail te consulteren. Daarna kan u gebruik maken van de achtergrondinformatie via de diverse Tabbladeren (bv. verwante artikelen, OEM ref, brochures, technische info,… Eén van die Tabbladeren is “CAT BLZ NR” Voorbeeld:

5

6

6. Waar kan ik bestellingen plaatsen ? – via de Winkelwagen

U kan u bestellingen plaatsen via de knop “Winkelwagen”. Dat staat bovenaan op elk scherm. Vul het artikelnummer en de hoeveelheid in en druk op de knop “Bestel”. Uw artikelen komen onderaan bij het lijstje. U kan hier de prijzen, het gewicht, de btw,… ook consulteren en zien of u recht heeft op gratis levering.

Als alles klaar is klikt u op “Versturen”. Deze knop staat onderaan de bestelling.

Het systeem zal dan eerst checken of alles op voorraad is en u vragen of u wenst te wachten of al wil bestellen. Voorbeeld:

Als u verder gaat krijgt u eerst nog een scherm waarin u alle leverings-, betalings- en facturatiegegevens nog even kan controleren. Op dit scherm kan u ook indien nodig een alternatief leveringsadres opgeven, aangeven dat u rembours betaalt, de verzendingswijze specifiëren, enz… Vergeet niet daarna de bestelling te verzenden door te bevestigen via de knop onderaan.

7

7. Waar kan ik bestellingen plaatsen ? Via het Bestelformulier

Als u de nummer(s) kent en/of een heel aantal nummers in één keer wenst in te geven, dan kan u ook gebruik maken van de knop “Bestelformulier”. U komt dan op dit scherm:

Druk op de knop “Toevoegen bestelling” om alles over te brengen naar uw winkelwagen. 8. Waar kan ik mijn Laatst bekeken artikelen bekijken? Op het Startscherm kan u helemaal rechts onderaan (onder de knoppen “Promoties”,…) een lijstje consulteren met alle artikelen die u het laatst heeft bekeken.

U kan hierop klikken op er opnieuw naartoe te gaan. 8

9. Waar kan ik mijn Favorieten bekijken of een artikel Favoriet maken? U kan producten toevoegen aan uw lijst met favorieten. Ga naar het detail van een relevant artikel en klik op “Voeg toe aan Favorieten”.

Als u dat gedaan heeft komt er een nieuwe tekst in de plaats: Telkens u dit artikel ziet zal u zo makkelijk zien dat dit één van uw favorieten is. (Tip: U kan ook persoonlijke nota’s toevoegen via de “klanten notities”.) Al u hier op het blauwe woord “favorieten” klik komt u in uw volledige lijst met favorieten. U kan die lijst met favorieten ook bereiken via de knop “Favorieten” in de Gedetailleerde Zoekbalk.

9

10. Welk Tabbladeren kan ik consulteren? Naast het startscherm zijn er 5 Tabbladeren waarop u meer algemene informatie kan consulteren.

Tabblad: Sparex Nieuws Op deze pagina vindt u de laatste nieuwsjes terug van Sparex. Op deze locatie vindt u bijvoorbeeld de Sparex nieuwsberichten, de uitgestuurde communicatie (folders, evenementen,…). Tabblad: Zoek Dealer Op deze pagina kunnen eindgebruikers op zoek gaan naar Sparex Dealers in hun buurt. Ze kunnen opzoeken op naam of via de locatie van de Dealer. Tabblad : Over Sparex Op deze pagina vindt u een woordje uitleg over de Sparex groep. Tabblad: Contacteer Sparex Op deze pagina kan u alle contactinformatie terugvinden.

10

Verder kunnen nieuwe klanten zich hier ook aanmelden via de zone “Registreer u bij Sparex”. Tenslotte kan u op deze tab ook makkelijk een aan Sparex procedures consulteren onder de overeenkomstige knop. U vindt daar bijvoorbeeld onze algemene voorwaarden, verkoops- en leveringsvoorwaarden en andere formulieren en richtlijnen terug. Tabblad : Mijn gegevens Bij het klikken op “Mijn gegevens” kan u een keuze maken uit een reeks nuttige thema’s:

a) Recente weborders Als u hierop klikt dan kan u al uw recent geplaatste orders consulteren. U kan daarin ook uw bestelnummer terugvinden dit werd ingegeven alsook de gegevens over de tijd van ontvangst. Voorbeeld:

b) Besteld, nog niet ontvangen (Backorders) U kunt hier uw nog niet geleverde artikelen zien. We noemen dit ook “backorders”. Door te klikken op de kop van een kolom kan u de bekomen gegevens sorteren. c) Ontvangen orders De ontvangen orders in netto modus zijn dus de door u gemaakt order uit bruto modus. U hoeft echter deze orders niet over te typen in de Netto modus als u dit effectief wil lanceren naar Sparex. Al uw zelfgemaakte Bruto orders komen immers automatisch terecht in Mijn gegevens > Ontvangen order.

11

Daar kan u d) ofwel orders deleten als u ze niet meer nodig heeft e) ofwel in uw order gaan en deze dan bewerken om effectief naar Sparex te lanceren. f)

Recente facturen

U kunt hier een overzicht van de meest recente facturen terugvinden. Als u hierin geen of niet alle facturen ziet staan: zie punt 23 voor meer informatie. g) Wijzigen van klantgegevens U kunt hier uw klantgegevens aanpassen: Bedrijfsnaam, land, contactpersoon, tel, fax, e-mail,… h) Bijwerken bedrijfsgegevens Naast de algemene klantgegevens kan u hier ook andere bedrijfsgegevens aanpassen zoals de productcategorie, de tractormerken, de dienstverlening,… i)

Wijzigingen van de voorkeuren

In dit onderdeel kan u zelf een aantal persoonlijke voorkeuren instellen. Op dit scherm kan u ook de “omschakeling tussen bruto en netto prijzen” instellen.

11. Waar kan ik Promoties terugvinden? Producten die in promoties staan kan u terugvinden via de volgende knop op het startscherm:

Achter een product in promotie zal ook steeds een “P” vermeld staan. 12

Voorbeeld:

De duur van de promotie kan u ook terugvinden in het rood naast het artikel. 12. Waar kan ik Nieuwe producten terugvinden? Producten die in nieuw zijn kan u terugvinden via de volgende knop op het startscherm:

Achter een nieuw product zal ook steeds “NIEUW” vermeld staan. Voorbeeld:

13. Waar kan ik Liquidatieartikelen terugvinden? Producten die in liquidatie staan kan u terugvinden via de volgende knop op het startscherm:

Alle producten die in Liquidatie staan hebben een code “L” na het product staan. Voorbeeld:

13

14. Waar kan ik meer informatie over Nachtleveringen terugvinden? Meer en meer bedrijven kiezen voor nachtlevering. Het is nodig dat hiervoor een TNT-aanvraagformulier wordt ingevuld en dat u ons dit bezorgd (via fax,….). Wij zorgen er dan voor dat alles doorgegeven wordt aan TNT zodat zij dat kunnen goedkeuren voor nachtleveringen. Dit formulier kan u terugvinden op het Startscherm onder de knop: Nachtleveringen.

15. Hoe kan ik van Bruto naar Netto prijzen omschakelen? U kan via de startpagina helemaal onderaan uw scherm een link terugvinden voor de omschakeling van netto naar bruto prijzen.

Tip: Als u dit niet ziet, moet u eerst uw voorkeuren aanpassen via de knop “Mijn gegevens” > “Wijzigen van voorkeuren”. OPGELET: Orders of bestellingen in Bruto zijn louter indicatief en worden niet doorgestuurd naar Sparex. U wordt hiervoor verwittigd via de rode balk bovenaan uw scherm. U dient echte orders altijd in netto modus te doen!!

14

Voorbeeld:

Opgelet: Belangrijk is wel dat u deze mogelijkheden voor de bruto/netto omschakeling pas kan zien als u in de “Netto Modus” van uw website staat. Dit kan u controleren door in de startpagina helemaal onderaan uw scherm te checken of u dit ziet staan:

Ziet u dit bovenstaande, dan kan u gewoon de rest volgen in de handleiding.

Ziet u dit niet maar wel het volgende:

Dan dient u eerst op ‘laat netto pijzen zien’ te klikken om naar de Netto Modus over te schakelen. Bruto modus dient om offertes te maken naar uw klanten. De ontvangen orders in netto modus zijn dus de door u gemaakt order uit bruto modus. U hoeft echter deze orders niet over te typen in de Netto modus als u dit effectief wil lanceren naar Sparex. Al uw zelfgemaakte Bruto orders komen immers automatisch terecht in Mijn gegevens > Ontvangen order. 15

Daar kan u • •

ofwel orders deleten als u ze niet meer nodig heeft ofwel in uw order gaan en deze dan bewerken om effectief naar Sparex te lanceren.

16. Waar kan ik mijn Recente orders, Oude facturen, Backorders,… terugvinden? Als u via het web orders maakt, dan archiveert het systeem deze informatie voor u. U kan uw orders en ook oude facturen terugvinden onder deze tab: Mijn gegevens.

17. Hoe kan ik zien of een artikel nog in voorraad is en waar het ligt? Als u een artikel opzoekt via één van de vermelde wegen, zal u steeds bij de algemene en gedetailleerde informatie van het artikel zien of het in beschikbaar is of niet. Als het systeem de voorraad niet weet, zal dit aangegeven worden met voorraad onbekend.

Als u iets dringend wenst te hebben kan u dan best even ons kantoor raadplegen voor meer informatie over de mogelijke levertermijn of een alternatief product.

TIP 1 : Hoe ziet u WAAR het materiaal beschikbaar is? -

Ga naar het artikel op de website Kijk naar het veld “Voorraad” bij het artikel. Er staan verschillende boodschappen bij die aangeven waar het op stock ligt.

Dit betekent dat het op voorraad is te Nieuwpoort en wij het u de volgende dag kunnen toeleveren als u tijdig bestelt.

Dit betekent dat het niet beschikbaar is te Nieuwpoort maar wel in Duitsland of Engeland. 16

Om te weten waar het item ligt kan u op het blauwe veld “Details” klikken en dan krijgt u een overzicht per site.

TIP 2 : Kan ik ook op mijn ORDER CONFIRMATION zien WAAR het materiaal beschikbaar is? Ja inderdaad. U ziet onder elke lijn die u bestelt waar het artikel in voorraad is. Bijvoorbeeld:

NIEU = SIT ONLY = KST = SP =

Sparex Nieuwpoort Sparex Duitsland (Sittensen) KS-Tools magazijn Sparex Engeland

In bovenstaand voorbeeld liggen er dus enkel in Nieuwpoort 42 items. Bestellingen vanuit Duitsland worden de volgende dag toegeleverd als u tijdig bestelt, maar deze vrijdag niet. Bestellingen uit Engeland worden na een 3 à 4-tal dagen toegeleverd. 18. Hoe kan ik eigen orders via Excel of een tekstbestand importeren? Onze website laat u toe om orders vanuit een testbestand of Excelfile te importeren. Dit proces is vrij eenvoudig en snel. Het laat u toe om gegevens uit uw eigen systeem makkelijk over te brengen naar een bestelling op de Sparex website. U heeft enkel het artikelnummer van Sparex en de hoeveelheid nodig. Werkt u via Exel ? Wijzig dan eerst .xls door .cvs in de bestandsnaam van uw eigen Excel. Nadat u ingelogd bent bij Sparex gaat u eerst nar uw Winkelwagen.

Daar klikt u op “Voeg tekstbestand in”. 17

Klik nu op bladeren en selecteer de file die je wil importeren en dan op “Importeer”. U gegevens worden nu toegevoegd aan uw bestelling en u ontvangt een bericht van de importeerresultaten. Controleer even of alles goed op uw bestelling is terechtgekomen.

19. Hoe kunnen we onze favorieten van de vorige versie V1 in onze nieuwe versie V2 krijgen? Klik op “favorieten” en dan op de knop “upload V1 favorieten”

18

Deze knop zal heel deze maand ter beschikking staan. U hoeft dit maar 1x te doen. 20. Waarom komt de winkelwagen van de vorige versie V1 niet in de nieuwe versie V2? Bij de meeste klanten zijn de bestellingen automatisch meegekomen. Waar dit niet het geval is: dit wordt normaal tegen vrijdag 3 februari automatisch aangepast. 21. Voor Dealers: Hoe kan ik mijn bedrijfsgegevens aanpassen of aanvullen? De gegevens die op de website verschijnen als men u als dealer zoekt, kan u zelf wijzigen via deze methode:

Klik op mijn gegevens > Wijzigen bedrijfsgegevens. Vul daar alles aan en bewaar het.

22. Wat als het systeem artikelnummers ziet als telefoonnummers van Skype? Hoe krijg ik dat weg?

19

Als u het programma Skype heeft staan op uw computer (voor videoconferences, gratis bellen via internet), dan kan het gebeuren dat u in de Sparex Website soms artikelnummers als Skypetelefoonnummer ziet staan. Voorbeeld:

Om dit uit te schakelen dient u het volgende te doen: Ga in uw menu-balk bovenaan uw internet Explorer naar “Extra”

Click binnen in de Extra op “Skype Click to Call” Doe daar dan de optie “verwijderen”. Het systeem zal u dan vragen of hij deze optie op de internet Explorer mag uitschakelen. Bevestig dit. Een klein programma wordt gelanceerd. Sluit uw internet Explorer en heropen hem. Van nu af aan zal het steeds goed staan. Voorbeeld:

23. Wat als ik niet (al) mijn facturen kan consulteren? Normaal ziet u al uw recente facturen onder Mijn gegevens > Recente facturen. 20

Het kan zijn dat u daarin nu nog niets ziet staan. Dit komt omdat Sparex Belgium vandaag werkt met een groot factuurformaat, dewelke niet op het web kan overgenomen worden. De omschakeling naar facturen op A4-formaat zal toelaten dat we wel onze facturen kunnen laten verschijnen op internet. Deze conversie is gepland voor April 2012. Opgelet: Facturen die ouder zijn dan de dag dat we omschakelen zullen nooit op internet komen. 24. Hoe kan ik eigen nota’s toevoegen aan een artikel? Ga naar het artikel waar u uw eigen nota’s aan wenst toe te voegen. Bijvoorbeeld:

Klik op het artikelnummer om het detail te consulteren

Klik op “BIJWERKEN” om zelf een opmerking toe te voegen aan het artikel.

Noteer uw boodschap en klik op “BEWAREN” om uw opmerkingen op te slaan. Vanaf nu staat uw nota bij het artikel :

25. Waar kan ik terecht als ik nog vragen heb?

ONS NEDERLANDSTALIG TEAM 21

RIK COQUERELLE Tel: 0479/86.40.55 [email protected] ERIC VAES Tel: 0475/82.06.43 [email protected] JOHAN DECLERCQ Tel: 475/32.92.74 [email protected]

ONS KANTOOR SPAREX BELGIUM bvba Toevluchtweg 9 8620 NIEUWPOORT Tel: 058/23.51.40 Fax: 058/23.85.59 Email: [email protected] Website : www.Sparex.com

OPENINGSUREN Maandag tot donderdag: Vrijdag:

8.30u > 12.00u en 13.00u > 17.30u 8.30u > 12.00u en 13.00u > 16.30u

22