Handleiding LROI data Entry Landelijke Registratie Orthopedische Implantaten
Inleiding
In de Landelijke Registratie Orthopedische Implantaten (LROI) worden de patiënt- en prothesekenmerken van heup- en knieprothesen van alle ziekenhuizen in Nederland geregistreerd. Deze handleiding vertelt u stap voor stap hoe u een patiënt en de prothese operaties kunt invoeren, wijzigen of verwijderen. 1. Systeemeisen Voor het goed functioneren van ProMISe en de TTP (Trusted Third Party; voor de versleuteling van onder andere het Burger Service Nummer) bestaan een aantal vereisten voor uw computerinstellingen:
Voor het gebruik van ProMISe moet Internet Explorer worden gebruikt (voorkeur versie 9 of hoger, evt. 7 of 8) met het besturingselement ActiveX ingeschakeld.
Het is noodzakelijk dat de websites *.clinicalresearch.nl, *.msbi.nl en *.zorgttp.nl zijn toegevoegd aan de vertrouwde websites (uitleg) en cookies instellingen (uitleg).
de pop-up blokkering moet uitgeschakeld zijn voor deze websites (uitleg).
Niet alle functionaliteiten worden ondersteund bij een lagere versie van de betreffende browser. Wanneer u gebruik maakt van een lagere versie is het aan te bevelen deze te updaten. 2. Inloggen LROI-portal (ProMISe)
Het LROI invoer-portal (ProMISe) is te bereiken via de website van de LROI www.lroi.nl. Klik bovenaan de webpagina op ‘Inloggen LROI’ (afbeelding 1).
Afbeelding 1. Home-pagina LROI-website
Vervolgens komt u terecht in het inlogscherm zoals weergegeven in afbeelding 2. 1. Kies het type sessie waarop u wilt inloggen. Standaard staat het type sessie ingesteld op ‘Alleen Data Entry’. Via deze sessie heeft u alle mogelijkheden om patiënten en operaties in te voeren. Voor volledig gebruik van alle mogelijkheden binnen uw bevoegdheden (bijvoorbeeld het maken van rapporten) kunt u ervoor kiezen op te starten met ‘Alle programma’s’ 2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op ‘Start Session’.
1
2
3
Afbeelding 2. Inlogscherm LROI data-entry 3. Indien u uw wachtwoord bent vergeten (of uw account is gedeactiveerd) dan kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen door te klikken op Klik hier om een nieuw wachtwoord aan te vragen. a. U vult uw gebruikersnaam in. b. U vult uw email-adres en mobiele nummer in (zie afbeelding 3). c.
Vervolgens klikt u op ‘Vraag tijdelijk wachtwoord aan’. Er wordt nu een tijdelijk wachtwoord gestuurd naar uw mobiele telefoon.
d. Vul uw gebruikersnaam en het wachtwoord in dat u heeft ontvangen. e. Vul ook een nieuw wachtwoord (2x) in. Dit wachtwoord moet minimaal 8 karakters bevatten en gebruik maken van minimaal één hoofdletter, één cijfer en één speciaal teken. Ook indien uw account is gedeactiveerd (bijvoorbeeld als u langer dan een half jaar niet heeft ingelogd), kunt u uw account opnieuw activeren door een nieuw wachtwoord aan te vragen.
Afbeelding 3. Nieuw wachtwoord aanvragen 4.
Indien u voor het eerst inlogt op een computer, uw wachtwoord heeft gewijzigd of indien u meerdere keren een verkeerd wachtwoord invoert is er een veiligheidscheck ingebouwd. Na het inloggen ontvangt u daarom een SMS op uw mobiele telefoon met een verificatiecode (ProMISe Session Key). Door op de checkbox ‘check to declare safe’ te klikken geeft u aan dat de computer waarop u werkt veilig is. De volgende keer wanneer u op deze computer inlogt zult u dan geen SMS meer ontvangen.
Afbeelding 4. ProMISe Logon Procedure
3a. Nieuwe patiënt maken
Om een record (operatie) in te voeren, moet u eerst een patiënt aanmaken om dit record aan toe te voegen. Indien de patiënt al bekend is (eerder een prothese in uw ziekenhuis heeft gehad), dan kunt u deze patiënt openen (zie stap 3b). Als u ingelogd bent, komt u terecht in de Data Entry Index (afbeelding 5). 1. Ga naar het tabblad ‘Data Entry’ en vervolgens naar subtabblad ‘Index’. 2. Klik op ‘Create /Load patient-record.
1 2 3
Afbeelding 5. Startscherm ProMISe 3.
U krijgt een scherm als in afbeelding 6 te zien. De CIC (LROI-nummer van uw instelling) is al ingevuld.
4. Als u tot het zien van de patiënten inéén CIC bevoegd bent, doet ProMISe een suggestie voor het LROInummer dat de nieuwe patiënt in krijgt toegewezen. Dit is het eerste vrije nummer. Als u dat nummer aanklikt zal ProMISe om een bevestiging vragen. 5. Indien u op OK klikt, springt de cursor naar het veld ‘Unique patient number in current hospital’. Vul hier het patiëntnummer in, zoals dat gebruikt wordt in uw ziekenhuis en klik op
.
6. Klik op ‘Create new patient’. 7. Voordat het Record wordt aangemaakt zal ProMISe eerst kijken of er al een patiënt bestaat met hetzelfde ziekenhuis-patiëntnummer. Is dat het geval, dan maakt ProMISe geen nieuwe patiënt aan, maar worden de gegevens van de betreffende patiënt geopend.
Afbeelding 6. Nieuwe patiënt aanmaken Let op! Het LROI-patiëntnummer is het volgnummer dat binnen de LROI gehanteerd wordt. Het ziekenhuisnummer (Unique patient number in current hospital) is het in uw instelling gehanteerde patiëntnummer. Hiermee wordt gecontroleerd of de patiënt niet al voorkomt in de registratie van uw instelling.
3b. Bestaande patiënt laden 1. Ga naar het tabblad ‘Data Entry’ en vervolgens naar subtabblad ‘Index’. 2. Klik op ‘Create /Load patient-record
1 2 3
Afbeelding 7. Startscherm ProMISe 3. De CIC (LROI-nummer van uw instelling) is al ingevuld. 4. Klik op het witte vlak naast ‘Unique patient number in current hospital’. 5. Voer het ziekenhuis-patiëntnummer in en klik op 6. Klik op ‘Load existing patient’
Afbeelding 8. Bestaande patiënt laden
4. Invoeren van gegevens
1. U bevindt zich nu in de Editor en ziet het startscherm voor de invoer van gegevens. Het eerder ingevulde patiëntnummer is geselecteerd. Er zijn nog geen gegevens ingevoerd. 2. U kunt nu de algemene patiëntengegevens invullen (zie afbeelding 9).
Afbeelding 9. Editor voor de invoer van patiënten, operatie en prothese kenmerken 3. Zodra u bij het veld ‘Burger Service Nummer’ komt krijgt u de melding zoals weergegeven in afbeelding 10.
Afbeelding 10. Melding ZorgTTP 4. U kunt met uw user name van ProMISe en uw wachtwoord inloggen in de ZorgTTP. Dit is nodig om het Burger Service Nummer te versleutelen zodat alleen uw ziekenhuis hier toegang toe heeft en de privacy van de patiënt gegarandeerd blijft. Zorg dat u de website *.zorgttp.nl heeft toegevoegd bij uw veilige websites (klik hier voor meer informatie). 5. Per sessie hoeft u maar 1 keer in te loggen in de TTP. 6. Indien u uw wachtwoord wil resetten kunt u klikken op de knop ‘Reset password’.
Afbeelding 11. Inlogscherm ZorgTTP
Let op! U kunt ook inloggen in de TTP door boven op de knop
te klikken.
7. Wanneer u de algemene patiëntgegevens hebt ingevoerd, komt u bij de data entry flow, waar u een operatie kunt aanmaken. U wordt automatisch door de vragen geleid (zie afbeelding 12). U vult altijd in of het om een primaire of revisie operatie gaat, om welk gewricht het gaat en de zijde van het lichaam en de datum van de operatie. Vul dit met zorgvuldigheid in, het is de basis van het record dat u aanmaakt. 8. Voer steeds de gevraagde gegevens in en klik op
. U kunt ook met de TAB-toets of Enter-toets naar
het volgende veld gaan.
Afbeelding 12. Data-entry flow Let op! Een primaire operatie is de eerste prothese die bij een patiënt in het betreffende gewricht geplaatst wordt. Indien er een component verwijderd, vervangen of toegevoegd wordt, is dit een revisieoperatie. Indien een Kop-Hals-prothese wordt verwijderd en een Totale Heup prothese wordt geplaatst is dit ook een revisieoperatie.
9. U doorloopt zo de patiëntkenmerken, operatiekenmerken en prothesekenmerken. Afhankelijk van de ingevoerde gegevens zullen bepaalde velden worden overgeslagen, omdat deze niet van toepassing zijn of automatisch kunnen worden aangevuld.
Let op! ProMISe logt gebruikers automatisch uit na 30 minuten inactiviteit. Als u ProMISe 30 minuten niet gebruikt wordt u uitgelogd en de sessie afgesloten. Nog niet opgeslagen wijzigingen worden hierbij niet bewaard. Het is daarom aan te raden regelmatig wijzigingen op te slaan. U kunt gemaakte wijzigingen (pending modifications) tussentijds opslaan door te klikken op:
5. Productnummers invoeren
Productnummers worden ingevoerd onder prothesekenmerken (prosthesis details) aan het einde van het record. U voert het REF-nummer en het LOT-nummer in (zie afbeelding 13). Let op! Op de sticker staat ook een houdbaarheidsdatum, deze hoeft u niet in te vullen. Meestal ziet de
houdbaarheidsdatum er als volgt uit:
Afbeelding 13. Voorbeeld sticker heupcomponent Indien het REF-nummer herkend wordt zal de omschrijving van het product verschijnen zoals in afbeelding 14. Er wordt gevraagd om te checken of de omschrijving klopt. Klopt deze niet, kijkt u dan het nummer nog even na of het goed is ingevoerd.
Afbeelding 14. Productnummer wordt herkend. REF-Nummer wordt niet herkend Indien het REF-nummer niet wordt herkend zijn er drie mogelijkheden: 1. Het nummer is verkeerd ingevoerd, controleert u daarom altijd goed of u het REF-nummer goed invoert. 2. Het nummer is nog niet bekend bij de LROI. Vult u dan bij ‘If other type, specify manufacturer and component’ in van welke fabrikant het betreft, dan kan de LROI contact opnemen met de fabrikant. Komt het heel vaak voor, geef het dan even door aan het LROI-bureau.
3. U heeft het nummer bij een verkeerd component ingevoerd. U krijg dan de melding zoals weergegeven in afbeelding 15.
Afbeelding 15. Productnummer ingevoerd bij het verkeerde component. 6. Opslaan en afsluiten 1. Nadat alle velden doorlopen zijn, arriveert u bij het veld ‘End of record’. 2. Let op! Klik ook hier op ‘Accept’ of gebruik de Tab-toets om het record op te slaan. 3. ProMISe slaat alle gegevens van de patiënt op en keert automatisch terug naar het beginscherm van de patiënt.
Afbeelding 16. Afsluiten van record. 4. Vervolgens wilt u: a. Een record aan dezelfde patiënt toevoegen: Voert u vanaf het startscherm wederom de velden in volgens de stappen 3 en 4 b. Een nieuwe patiënt toevoegen: gaat u terug naar Index en volgt u de stappen 2a, 3 en 4. c.
Een bestaande patiënt toevoegen: gaat u terug naar Index en volgt u de stappen 2b, 3 en 4.
d. Afsluiten: klikt u op
of sluit u het gehele scherm af
7. Record verwijderen
Soms zult u een record aanmaken dat niet juist blijkt te zijn, omdat het bijvoorbeeld geen knie- maar een heupprothese is, of omdat het geen primaire prothese maar een revisie-ingreep is. Dan moet u het record verwijderen maar niet de patiënt. 1. Klik in de Record Locator op de heupoperatie (afbeelding 17) zodat het paarse pijltje verschuift van ‘patient’ naar ‘hip operation’. 2. Klik vervolgens op ‘Delete’.
2 3
1 3 Afbeelding 17. Record Locator 3. Nadat u op ‘Delete’ heeft geklikt komt volgend scherm naar voren. Indien het klopt om de heupoperatie te verwijderen klikt u op ‘Click here to delete the record(s) on the Server’. Klopt het niet, klik dan op ‘Cancel the operation’.
Afbeelding 18. Delete a hip record. Om de gehele patiënt te verwijderen kunt u het paarse pijltje voor ‘patient’ laten staan.
8. Vragen Heeft u nog vragen over de data-entry, dan kunt u contact opnemen met Advance Data Management via
[email protected]. Inhoudelijke vragen over de LROI-formulieren en voor het doorgeven van onbekende productnummers kunt u contact opnemen met het LROI-bureau via
[email protected] of via 073-7003410. Deze documentatie is gebaseerd op de realisering van het project ‘LROI’ onder de ProMISe data management software van de sectie Advanced Data Management van het Leids Universitair Medisch Centrum.
