HANDLEIDING KWALITEITSVISITATIE

HANDLEIDING KWALITEITSVISITATIE Versie 9-12-2015

Kwaliteitsbureau NVAB Postbus 2113 3500 GC Utrecht T 030-2040630 E [email protected]

Inhoudsopgave SAMENVATTING....................................................................................................................................... 2 INLEIDING ................................................................................................................................................ 4 1. 1.1

STAPPENPLAN VISITATIE IN HET KORT: WAT, WANNEER, HOEVEEL? ................................................ 6 Stroomschema visitatie .............................................................................................................................. 8

2. 2.1 2.2 2.3 2.4

ROL VAN DE VISITATIEGROEP TIJDENS DE VOORBEREIDING VAN DE VISITATIE ................................. 9 Tussentijds.................................................................................................................................................. 9 Ter voorbereiding op de visitatie (stappenplan) ........................................................................................ 9 Onderlinge feedback in de visitatiegroep ................................................................................................ 11 Aandachtspunten ..................................................................................................................................... 12

3. 3.1 3.2

HET INDIVIDUEEL VERBETERPLAN ................................................................................................. 14 Nadere toelichting op de ‘Terugblik op het vorige IVP’ ........................................................................... 14 Nadere toelichting op de ‘Verbetertrajecten voor de toekomst’ ............................................................ 15

4. 4.1 4.2 4.3

BEOORDELING VISITATIE............................................................................................................... 18 Beoordelingscriteria Terugblik op het vorige IVP (vervolgvisitatie)......................................................... 18 Beoordelingscriteria Verbetertrajecten voor de toekomst ..................................................................... 18 Afronding.................................................................................................................................................. 19

5. 5.1

DE FORMELE VISITATIEBIJEENKOMST ............................................................................................ 20 Voorbeeldprogramma Visitatie ................................................................................................................ 21

6. 6.1 6.2

TOELICHTING GEBRUIK FEEDBACKVRAGENLIJSTEN DERDEN (CLIËNTEN, KLANTEN & OPDRACHTGEVERS) ...................................................................................................................... 22 Instructie feedbackvragenlijst cliënten .................................................................................................... 22 Instructie feedbackvragenlijsten klanten& opdrachtgevers .................................................................... 22

7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.6.1 7.6.2 7.6.3 7.6.4 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11

HANDLEIDING SCORION................................................................................................................ 23 (Eerste keer) inloggen in Scorion ............................................................................................................. 23 Startpagina ............................................................................................................................................... 24 Vragenlijsten ............................................................................................................................................ 25 Vragenlijst professioneel functioneren .................................................................................................... 26 Dossieronderzoek..................................................................................................................................... 27 Feedbackvragenlijsten uitzetten .............................................................................................................. 29 Een uitnodiging versturen ........................................................................................................................ 29 Een herinnering versturen ....................................................................................................................... 31 Vragenlijsten voor derden printen en invoeren....................................................................................... 32 Antwoordenoverzicht............................................................................................................................... 32 Het Individueel verbeterplan (IVP)........................................................................................................... 33 Uw IVP ter inzage aanbieden aan uw groepsgenoten ............................................................................. 33 De vragenlijst afsluiten ............................................................................................................................. 35 De vragenlijsten en het IVP aanbieden aan de visitatoren (onderdeel volgt nog) .................................. 35 Mijn documenten ..................................................................................................................................... 35

BIJLAGE 1. LIJST VAN VOORBEELDEN VAN ‘BEWIJSSTUKKEN’ ................................................................... 36 BIJLAGE 2. HULPMIDDELEN VOOR DE BESCHRIJVING VAN VERBETERTRAJECTEN...................................... 38 De vijf W-vragen ................................................................................................................................................. 38 Plan-Do-Check-Act of Kwaliteitscirkel van Deming ............................................................................................ 38 SMART ................................................................................................................................................................ 39 BIJLAGE 3. ENKELE VOORBEELDEN VAN VERBETERTRAJECTEN ................................................................. 41 Voorbeeld A Verbeterpunt op Medisch Handelen ............................................................................................. 41 Voorbeeld B Verbeterpunt Samenwerking: Informeren huisarts bij verwijzing ................................................ 41 Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec. 2015

Pagina 1 van 43

Samenvatting Inhoud IVP T.b.v. de visitatie maakt u een Individueel Verbeterplan (IVP). Het IVP betreft: A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; hiertoe vult u de vragenlijst ‘Terugblik op het vorige IVP’ in. (alleen voor Vervolgvisitaties, niet voor de eerste visitatie). B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar: hiervoor formuleert u zes verbetertrajecten in de vragenlijst ‘Verbetertrajecten voor de toekomst’. Ad A. Terugblik op het vorige IVP Uitgangspunt is uw door de visitatoren geaccordeerde IVP (van enige jaren geleden). Aan de hand daarvan bent u aan de slag gegaan uw verbeterpunten/-trajecten te realiseren. We adviseren u om vanaf het begin een visitatieportfolio bij te houden, waarin u de bewijzen van uw activiteiten en uw eigen ontwikkeling op een gestructureerde manier verzamelt. Het tussentijds bijhouden kan eenvoudig gebeuren: met een Word-document of Excel-bestand, dat periodiek kan worden bijgewerkt. Aan het eind van de vijfjaarsperiode maakt de u de balans op. Dit doet u in de Terugblik op het vorige IVP. Hierin zet u per verbeterpunt/-traject kort op een rijtje: • Welke activiteiten of inspanningen u hebt ingezet om het verbeterpunt te realiseren; • Wat dit alles voor u heeft opgeleverd: wat hebt u geleerd, wat bent u beter gaan doen, welke inzichten heeft het u opgeleverd, op welke wijze bent u een betere bedrijfsarts geworden? Zo maakt u uw eigen professionele ontwikkeling zichtbaar voor de visitatoren. Ad B. Het nieuwe IVP: zes Verbetertrajecten Op basis van uw eerdere analyse en met behulp van de instrumenten in Scorion formuleert u zes verbetertrajecten voor de volgende vijfjaarsperiode. Bij verbetertrajecten gaat het om kwaliteitsverbeteringen, die van voldoende gewicht zijn en veelal over een langere termijn kunnen worden gerealiseerd. Bij de formele visitatie dient u minimaal vier van de zes verbetertrajecten geformuleerd te hebben; de overige twee verbetertrajecten wordt u geacht in de periode vóór de volgende visitatie te formuleren.

Beoordeling

De formele visitatie heeft betrekking op de terugblik (alleen bij een vervolgvisitatie) en op de vooruitblik. De bespreking van de terugblik heeft vooral betrekking op de verbeterinspanningen die u zich hebt getroost in de voorbij periode en de reflectie daarop. Het gaat niet zozeer om de effecten van de inspanningen: • Hebt u aannemelijk gemaakt dat u hebt geprobeerd om de geplande verbeterpunten te realiseren (los van het bereikte resultaat)? • Hebt u inzichtelijk gemaakt wat deze inspanningen hebben opgeleverd c.q. wat u ervan heeft geleerd (op de diverse competentiegebieden)? Gevraagd wordt dat u over alle verbeterpunten/-trajecten uit uw vorige IVP een verantwoording geeft. Het verslag over activiteiten/inspanningen is bij voorkeur feitelijk, reflectief en beschrijvend (d.w.z . in de vorm van een ‘verhaal’; een ‘afvinklijstje’ in de trant van ‘gedaan’, ‘niet gedaan’, ‘gelukt’, ‘niet gelukt’ volstaat niet. Het moet duidelijk zijn waarom en hoe een verbeterpunt is aangepakt c.q. welke inspanning is gedaan om een verbetering te bereiken. Deze reflectie heeft enige omvang; als minimum kan één alinea van 10-20 regels worden aangehouden.)

Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec. 2015

Pagina 2 van 43

De bespreking van de verbetertrajecten voor de toekomst (vooruitblik) vindt plaats op basis van onderstaande criteria: • Minimaal één (en maximaal twee) verbetertraject heeft betrekking op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld; • Een verbetertraject dient als volgt uitgewerkt te zijn en is hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie): is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken; is goed gefaseerd door de tijd; toont voldoende ambitie; inspireert de gevisiteerde, doet een beroep op intrinsieke motivatie. Zowel de beschrijvingen van de Terugblik als die van de vooruitblik moeten door beide visitatoren positief beoordeeld worden. Indien één of beide onderdelen onvoldoende wordt beoordeeld, dan is de visitatie niet succesvol afgerond.

Rol van de visitatiegroep

De daadwerkelijke voorbereiding van de formele visitatie (dat is de bespreking met beide visitatoren) doet u in een groep van vier of vijf collega’s. Samen met uw collega’s bespreekt u antwoorden op vragen en verkregen feedback, uw reflecties daarop, uw conclusies ten aanzien van verbeteringsmogelijkheden in uw professioneel functioneren.. De feedbackrol van uw groepsgenoten is belangrijk. Op het moment dat alle groepsleden een (concept) Terugblik en (concept) Verbetertrajecten voor de toekomst op papier hebben gezet, wisselt u deze onderling uit, opdat u elkaar kunt ondersteunen bij het scherp(er) formuleren van de verrichte inspanningen, eventueel de bereikte resultaten, leerervaringen en de mogelijke verbetertrajecten. Ieder groepslid geeft feedback op de concepten van minstens twee andere groepsleden. U wordt geacht elkaar constructief en kritisch van commentaar te voorzien: dat verdiept de reflectie over eigen functioneren en blijkt een vruchtbare en aangename manier om met elkaar en met het vak bezig te zijn. In deze Handleiding staat bovenstaande verder toegelicht. We adviseren u om deze goed te bestuderen voordat u met de voorbereidingen voor de visitatie begint.


Pagina 3 van 43

Inleiding Visitatie is een gestructureerde manier om te komen tot kwaliteitsverbeteringen in het professionele functioneren. Iedere bedrijfsarts werkt d.m.v. een continue zelfreflectie aan een verbetering van de eigen professionele bekwaamheid. Hierbij wordt hij/zij gesteund door beroepsgenoten, in eerste instantie de medegevisiteerden en in laatste instantie de visitatoren. Het instrumentarium dat hierbij ter beschikking staat is gebaseerd op het competentieprofiel bedrijfsartsen, waarbinnen zeven competentiedomeinen (CanMEDs) worden onderscheiden. Het doorlopen van het visitatieproces leidt tot een persoonlijke kwaliteitsagenda in de vorm van een Individueel Verbeter Plan (IVP). Zowel in de eerste als in de vervolgvisitatie houdt u zich bezig met een vooruitblik (Verbetertrajecten voor de toekomst) naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar. In de vervolgvisitatie houdt u zich daarnaast bezig met een terugblik (op het vorige IVP) op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar. De eerste visitatie is een ‘nulmeting’: het IVP wordt voor het eerst vastgesteld en de visitatoren zullen nog geen oordeel uit kunnen spreken over de persoonlijke kwaliteitsinspanningen in de afgelopen jaren. Zij zullen wél de kwaliteit van het IVP beoordelen op basis van de formele criteria. In de loop van 2016 zijn de eisen die worden gesteld aan het IVP voor de eerste visitatie gelijkgesteld aan die voor de vervolgvisitatie. Bij de tweede visitatieronde zal wel de vraag worden gesteld hoe iedere gevisiteerde in de afgelopen periode heeft gewerkt aan eigen kwaliteitsdoelstellingen. Daarbij geldt het eerste IVP als uitgangspunt. Het IVP wordt na afronding van de visitatie bewaard en blijft (inclusief het commentaar van de visitatoren) ter beschikking van de gevisiteerde. Voorafgaand aan de volgende visitatie komt het eveneens ter beschikking van de dan toegewezen visitatoren. Na het succesvol doorlopen en afsluiten van de visitatie ontvangt de gevisiteerde daarvoor 25 accreditatiepunten in GAIA. Deze punten vertegenwoordigen 25 uur ‘overige deskundigheidsbevorderende activiteiten’ in het kader van herregistratie als bedrijfsarts, en compenseert op grond van artikel D.20.2 Kaderbesluit CSG 25 uur geaccrediteerde bij- en nascholing. Leeswijzer • Het stappenplan in hoofdstuk 1 geeft in vogelvlucht weer wat er verwacht wordt van de gevisiteerde, in welke volgorde en hoeveel tijd daarvoor uitgetrokken dient te worden. In het stroomschema is het proces schematisch weergegeven. • Hoofdstuk 2 geeft handvatten voor de invulling van de groepsbijeenkomsten en beschrijft wat van de samenwerking in de visitatiegroep verwacht wordt, en welke valkuilen daarbij vermeden kunnen worden. • Hoofdstuk 3 is de handleiding voor het IVP: het belangrijkste resultaat na afloop van het visitatietraject is dat ieder afzonderlijk een Individueel Verbeterplan heeft opgesteld, een weloverwogen persoonlijke kwaliteitsagenda. Hier wordt aandacht besteed aan de formulering van Verbetertrajecten voor de toekomst alsmede aan de Terugblik op het vorige IVP. • Hoofdstuk 4 gaat in op de beoordelingscriteria van het IVP. • Hoofdstuk 5 beschrijft hoe de formele visitatie (met visitatoren) verloopt. • In hoofdstuk 6 staan instructies voor het verkrijgen van feedback van klanten/opdrachtgevers en van cliënten. • Hoofdstuk 7 is de handleiding voor het werken met het online portfolio Scorion. Geadviseerd wordt om hoofdstuk 1 t/m 4 voorafgaand aan de start van het traject door te nemen. De verdere hoofdstukken vormen een nadere toelichting en kunnen tijdens de verschillende fasen van voorbereiding in het visitatietraject op onderdelen geraadpleegd worden.


Pagina 4 van 43

Bij twijfelgevallen over de juiste voorschriften, eisen en procedures, is het Visitatiereglement, vastgesteld door het bestuur van de NVAB, in alle gevallen doorslaggevend. De laatste versie van dit reglement is altijd te vinden op de website van de NVAB: https://www.nvab-online.nl/visitatie


Pagina 5 van 43

1.

Stappenplan visitatie in het kort: wat, wanneer, hoeveel?

1.

18 maanden (minimaal) voor herregistratie: aanmelding • Vorm een groep van minimaal vier en maximaal vijf beroepsgenoten. • Wijs een contactpersoon aan die de groep aanmeldt via de NVAB-website. • Hierna wordt ieder groepslid via de mail gevraagd zijn/haar individuele gegevens voor de aanmelding online te completeren. • Als u uw aanmeldingsgegevens heeft gecompleteerd, ontvangt u een bevestiging van aanmelding en inloggegevens voor Scorion. • Maak nader kennis met elkaar en maak onderlinge werkafspraken.

2.

12-9 maanden voor de formele visitatie: planning traject in visitatiegroep • Neem de handleiding visitatie door. • Neem globaal kennis van de vragenlijsten en opdrachten in Scorion. Besteed hierbij specifiek aandacht aan de beoordelingscriteria voor (beide delen van) het IVP. Zie hoofdstuk 4. • Kom met uw groep bijeen om de vragenlijsten en opdrachten te bespreken. • Maak een planning voor het uitvoeren van de diverse opdrachten. • Spreek af hoe onderling feedback geven zal worden geregeld. Zie paragraaf 2.3. • Leg data vast voor vier of vijf groepsbijeenkomsten en spreek af wat wanneer besproken wordt. Zie paragraaf 2.2 voor een suggestie van de invulling van de groepsbijeenkomsten.

3.

9-4 maanden voor de formele visitatie: verzameling persoonlijke gegevens • In deze periode ontvangt de contactpersoon via de mail het verzoek om twee voorkeursdata voor de visitatie op te geven. Stem de voorkeursdata in de groep af en geef ze door. • Maak een begin met het uitvoeren van de 360-graden feedback door anderen te verzoeken feedback te geven aan de hand van een vragenlijst. (min.) 30 vragenlijsten uitzetten bij cliënten (en minimaal 20 verzamelen) 5 vragenlijsten uitzetten bij klanten/opdrachtgevers (minimaal 5 verzamelen) • Indien vervolgvisitatie: vul ‘IVP – Terugblik op het vorige IVP’ in. Hierin biedt u een compleet overzicht van de kwaliteitsinspanningen die u de afgelopen jaren heeft betracht en de conclusies die u daaruit heeft getrokken. Zie paragraaf 3.1 en paragraaf 4.1. • Indien vervolgvisitatie: geef twee groepsgenoten inzage in uw ‘IVP – Terugblik op het vorige IVP’. Zie paragraaf 7.8 voor de instructie in Scorion. • Geef indien van toepassing uw groepsgenoten de gevraagde feedback op hun ‘IVP – Terugblik op het vorige IVP’. • Indien vervolgvisitatie: vul de vragenlijst ’06.1 Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP’ in. • Vul de diverse vragenlijsten in en reflecteer naar aanleiding daarvan op uw professioneel functioneren. • Formuleer globaal uw voornemens en verbeterpunten. • Bespreek de resultaten van uw individuele reflecties met de leden van uw visitatiegroep.

4.

4-3 maanden voor de formele visitatie: opstellen concept IVP • Maak een eerste concept van het ‘IVP – Verbetertrajecten voor de toekomst’. Zie paragraaf 3.2 en paragraaf 4.2. • Verzend deze versie nog niet naar de visitatoren; geef twee groepsgenoten inzage in uw’ IVP – Verbetertrajecten voor de toekomst’ . Zie paragraaf 7.8 voor de instructie in Scorion. • Bespreek tijdens een of enkele groepsbijeenkomst(en) de concept IVP’s en bespreek hoe de verbetertrajecten scherper kunnen worden geformuleerd. • Voorzie elkaar van opbouwend maar kritisch commentaar.


Pagina 6 van 43

•

• •

Eisen aan het IVP: a. Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd. (Eventueel kunnen één of twee van de zes trajecten ook later aan het IVP worden toegevoegd.) b. Minimaal één verbetertraject (en maximaal twee) moet betrekking hebben op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld. c. De verbetertrajecten dienen uitgewerkt te zijn volgens de geformuleerde criteria en zijn hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie. Zie paragraaf 4.2. Vul de vragenlijst ’06.1 Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst’ in. Check of het Kwaliteitsbureau u heeft bericht over de visitatiedatum en de ingeplande visitatoren (via de mail).

5.

3-1,5 maanden (6 weken) voor de formele visitatie: indienen concept IVP • Check of de factuur voor de visitatie al voldaan is; zonder betaling blokkeert Scorion. • Pas uw IVP aan naar aanleiding van commentaren uit de groep. • Verzend dit (tweede concept) IVP uiterlijk 6 weken voor de visitatie plaatsvindt naar de visitatoren via Scorion, zie paragraaf 7.10.1.

6.

Visitatiedag: de uitvoering van de formele visitatie • Ontvang de beide visitatoren op de vastgestelde datum. • Zorg dat de benodigde aanvullende documenten ter beschikking zijn van de visitatoren. • Maak aantekeningen van de opmerkingen van de visitatoren over de IVP’s.

7.

Afronden: maximaal 3 maanden na formele visitatie • Visitatoren geven binnen een maand via Scorion hun commentaar op het IVP aan u door. • Pas binnen uiterlijk zes weken na ontvangst van het commentaar het IVP aan conform de afspraken met de visitatoren en dien dit aangepaste IVP opnieuw via Scorion in, zie paragraaf 7.10.2. • Drie maanden na de visitatiedag dient het IVP te zijn afgerond. • Indien het IVP is goedgekeurd, ontvangt u daarvan via Scorion bericht. • De visitatie in engere zin is nu afgerond. • Vul de ‘evaluatievragenlijst Kwaliteitsvisitatie NVAB’ in, waarvoor u via de mail (direct na de goedkeuring door de visitatoren) wordt uitgenodigd. • Twee weken na de goedkeuring van uw IVP worden de accreditatiepunten voor visitatie automatisch bijgeschreven in GAIA. Houd er rekening mee dat idealiter uw visitatie 2,5 maanden voor uw herregistratiedatum is afgerond, omdat de herregistratieprocedure van de RGS ook de nodige tijd vergt.

8.

Uitvoeren van het Verbeterplan: de komende maanden en jaren • Ga aan de slag met het plannen en realiseren van uw verbetertrajecten. • Maak periodiek (bijvoorbeeld eens per half jaar) tijd vrij om na te gaan of en hoe u bezig bent met het realiseren van uw verbetertrajecten. • Documenteer uw inspanningen en resultaten door het bijhouden van een visitatieportfolio. • Maak aantekening van waarom en hoe u uw IVP aanpast door veranderende omstandigheden en inzichten: van groot belang voor de volgende visitatie. • Het is aan te bevelen om de bijeenkomsten met uw visitatiegroep door te zetten, om periodiek uit te wisselen hoe eenieder bezig is, óf om (onderdelen van) uw IVP tijdens de bijeenkomsten van de eigen ICT-groep te bespreken.


Pagina 7 van 43

1.1

Stroomschema visitatie IVP – Terugblik op het vorige IVP Vragenlijst invullen m.b.v. eigen visitatieportfolio Feedback aan twee groepsgenoten vragen 6.1 Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP invullen

VRAGENLIJSTEN

VRAGENLIJSTEN EXTERNEN

1. Individuele gegevens

Uitzetten van vragenlijsten:

2. Professioneel functioneren

5.1 Feedbackvragenlijst cliënten 30 cliënten uitnodigen minimaal 20 retour

3. Dossieronderzoek 6 dossiers – min. 2 per richtlijn/leidraad verdeeld over 2 of 3 richtlijnen/leidraden 4. Reflectieverslag Attitude, autonomie en ethiek

5.2 Feedbackvragenlijst klanten & opdrachtgevers 5 klanten/opdrachtgevers uitnodigen minimaal 5 retour

7. IVP – Verbetertrajecten voor de toekomst invullen Feedback aan twee groepsgenoten vragen 6.2 Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst invullen

8. Vragenlijsten en IVP openstellen voor de visitatoren De formele visitatie Naar aanleiding van commentaar IVP aanpassen 9. IVP ter beoordeling aanbieden na de visitatie Na goedkeuring van IVP evaluatie invullen en insturen Toekenning van 25 accreditatiepunten in GAIA vervolgvisitatie


Pagina 8 van 43

2.

Rol van de visitatiegroep tijdens de voorbereiding van de visitatie

Het groepsproces in de visitatiegroep is van groot belang. 2.1 Tussentijds Tussen twee visitaties in kunnen groepsleden elkaar ondersteunen bij het realiseren van de verbetertrajecten en het vormgeven van het visitatiedossier. U bent allemaal in uw eigen beroepspraktijk individueel bezig met de eigen verbetertrajecten en houdt uw portfolio bij. Tijdens de groepsbijeenkomst kunt u elkaar informeren hoe u bezig bent geweest met het IVP in de periode daarvoor. Dat is over het algemeen leuk en zinvol; u pikt op die manier ook weer ideeën van elkaar op. Bovendien werkt de wetenschap dat er weer een groepsbijeenkomst aankomt vaak als een positieve ‘stok achter de deur’ om weer actief met het IVP aan de gang te gaan. 2.2 Ter voorbereiding op de visitatie (stappenplan) De voorbereiding van de visitatie doet u samen met een groep van vier of vijf collega’s. Sommige visitatiegroepen blijven na de afronding van de eerste ronde periodiek bij elkaar komen; een dergelijke visitatiegroep kan zich weer als groep aanmelden voor de vervolgvisitatie. Het is ook mogelijk dat het nodig is om een nieuwe visitatiegroep te vormen met een aantal andere collega’s. Als u een nieuwe groep vormt, doe dat dan bij voorkeur met personen die in hetzelfde jaar gevisiteerd willen worden. De voorbereiding van de visitatie vergt een aantal voorbereidende bijeenkomsten, waarin de groepsleden elkaar ondersteunen bij het analyseren van de resultaten van de zelfevaluatie en het opstellen van een (concept) IVP. Het aantal benodigde bijeenkomsten is variabel; als minimum kunt u denken aan vier of vijf bijeenkomsten. De bijeenkomsten worden bij voorkeur in de praktijk van een visitatiegroepslid gehouden. Het valt aan te bevelen om een voorzitter te benoemen, die de voorbereidende bijeenkomsten leidt. De leden van een visitatiegroep ontvangen voorafgaand aan de eerste voorbereidende bijeenkomst inloggegevens voor het digitale portfolio in Scorion. In deze beschermde omgeving staan alle vragenlijsten/ instrumenten die de groepsleden gebruiken in de voorbereiding van het Individueel Verbeterplan. Onderstaand traject kan gebruikt worden als basisstructuur; het staat visitatiegroepen vanzelfsprekend vrij om hiervan af te wijken. De eerste bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 1ste bijeenkomst: • Doornemen Handleiding visitatie • Bekijken van vragenlijsten/instrumenten in Scorion • Invullen vragenlijst 1 Individuele gegevens Tijdens deze eerste bijeenkomst maken de groepsleden kennis met elkaar en maken afspraken over communicatie, vertrouwelijkheid, etc. Daarnaast nemen zij – globaal – de vragenlijsten en opdrachten in Scorion door. Speciale aandacht hierbij is gewenst voor de beoordelingscriteria voor het IVP. Spreek ook af hoe het onderling feedback geven zal worden geregeld (wie geeft feedback op wie?). Afspraken voor de volgende bijeenkomsten worden in de agenda vastgelegd. De tweede bijeenkomst – indien er groepsleden zijn die de vervolgvisitatie doen Individuele voorbereiding voor de 2e bijeenkomst: • Invullen vragenlijst ‘IVP – Terugblik op het vorige IVP’ • Aanbieden ‘Terugblik op het vorige IVP’ aan groepsgenoten (t.b.v. onderlinge feedback) In deze bijeenkomst bespreken de groepsleden hoe het is gegaan met de realisatie van hun vorige IVP. Alle groepsleden hebben hiertoe de vragenlijst ‘IVP – Terugblik op het vorige IVP’ ingevuld. Voorafgaand aan Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec. 2015

Pagina 9 van 43

deze bijeenkomst wordt de vragenlijst ‘IVP – Terugblik op het vorige IVP’ onderling uitgewisseld. Dit kan door het elkaar toesturen van een word-document, maar het is ook mogelijk om de vragenlijst via Scorion tijdelijk voor elkaar open te stellen, zie paragraaf 7.8. Ieder groepslid geeft schriftelijke feedback op Terugblik van twee groepsleden en ontvangt eveneens feedback van twee groepsleden. Op deze wijze ondersteunen groepsleden elkaar bij het volledig en duidelijk(er) maken van deze Terugblik. Individuele voorbereiding na de 2e bijeenkomst: • Invullen vragenlijst 6.2 Feedback groepsgenoten op IVP - Terugblik op het vorige IVP’ De derde bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 3e bijeenkomst: • Invullen vragenlijst 2 Professioneel functioneren, 3. Dossieronderzoek, 4. Reflectieverslag Attitude, autonomie en ethiek • Uitzetten 5.1 Feedbackvragenlijst cliënten en 5.2 Feedbackvragenlijst klanten & opdrachtgevers Op deze bijeenkomst worden –met uitzondering van de feedbackvragenlijsten - alle volledig ingevulde vragenlijsten in de visitatiegroep besproken. Voorlopige conclusies – over mogelijke verbeterpunten – worden besproken. Zie paragraaf 7.6 voor de instructies voor het uitzetten van feedbackvragenlijsten in Scorion. Bepaal in deze bijeenkomst ook met elkaar welke voorkeursdata kunnen worden doorgegeven voor de formele visitatie. De vierde (en vijfde) voorbereidende bijeenkomst Individuele voorbereiding voor de 4e en 5e bijeenkomst: • Bestuderen van de feedback van cliënten en klanten • Opstellen concept ‘IVP – Verbetertrajecten voor de toekomst’ • Aanbieden concept IVP aan groepsgenoten (t.b.v. onderlinge feedback op verbetertrajecten) • Check of factuur voor de visitatie is voldaan; zonder betaling blokkeert Scorion Deze 4e (en zo nodig 5e) bijeenkomst van een visitatiegroep staat in het teken van reflectie op het eigen functioneren met behulp van de ingevulde feedbackvragenlijsten en het formuleren van mogelijke verbetertrajecten. Voorafgaand aan deze bijeenkomsten worden de IVP’s onderling uitgewisseld. Dit kan eveneens weer via Scorion of via het uitwisselen van documenten via de mail. Zie paragraaf 7.8 voor de instructies in Scorion. Ieder groepslid geeft schriftelijke feedback op de verbetertrajecten van twee groepsleden en ontvangt eveneens feedback van twee groepsleden. Deze onderlinge feedback zorgt ervoor dat de verbetertrajecten kunnen worden aangescherpt, voordat het IVP definitief via Scorion wordt ingediend ter beoordeling door de visitatoren. Formele visitatie Voorbereiding voor de visitatiebijeenkomst: • Verwerking van de feedback van groepsleden in het IVP • Openstellen vragenlijsten en IVP voor visitatoren in Scorion (minimaal 6 weken voorafgaand aan formele visitatie) Na de voorbereidende bijeenkomsten vindt onder leiding van de visitatoren de visitatie plaats. In de bijeenkomst is aandacht voor de zelfevaluatie en het nieuwe IVP (Terugblik op het vorige IVP en


Pagina 10 van 43

Verbetertrajecten voor de toekomst) van alle individuele deelnemers. Visitatoren stellen vragen; indien een IVP nog aangepast dient te worden, geven ze gerichte feedback en aanwijzingen. Afronden: maximaal 3 maanden na formele visitatie Werkzaamheden t.b.v. afronding: • Verwerking van de feedback van de visitatoren in het IVP • Indienen finale IVP via Scorion (uiterlijk 10 weken na de formele visitatie) • Invullen evaluatievragenlijst (in Scorion) De visitatoren hebben hun feedback op het IVP mondeling besproken tijdens de visitatie. Hierna geven ze binnen een maand hun commentaar op het IVP via Scorion aan u door. U heeft hierna nog zes weken de tijd om uw IVP aan te passen conform de afspraken met de visitatoren en uw aangepaste IVP opnieuw via Scorion in te dienen. Uiterlijk drie maanden na de visitatiedag dient het IVP te zijn afgerond. Evaluatie Indien het IVP is goedgekeurd, ontvangt u daarvan via Scorion bericht. U ontvangt dan eveneens een uitnodiging om een evaluatievragenlijst in te vullen. Nota bene: het invullen van deze evaluatievragenlijst is verplicht. Na het invullen van deze lijst zullen de 25 accreditatiepunten worden ingevoerd in GAIA. De visitatie in engere zin is nu afgerond. 2.3

Onderlinge feedback in de visitatiegroep

Met ingang van 2016 is de feedbackrol naar groepsgenoten versterkt. U doet dat op één of twee momenten: 1. Indien vervolgvisitatie: op het moment dat de betreffende groepsleden de ‘ Terugblik op het vorige IVP’ hebben ingevuld, wisselt u deze onderling uit, opdat u elkaar kunt ondersteunen bij het scherp(er) formuleren van de verrichte inspanningen, bereikte resultaten en de leerervaringen. 2. Op het moment dat alle groepsleden de ‘ Verbetertrajecten voor de toekomst’ hebben geformuleerd, wisselt u deze eveneens uit, opnieuw om elkaar te helpen bij het duidelijk op papier zetten van de verbeterplannen. U kunt in Scorion uw IVP ter inzage aanbieden aan uw groepsgenoten. Zie paragraaf 7.8 voor de instructie. Kijk positief kritisch naar beide onderdelen van het IVP . Het is de bedoeling dat u zich probeert te verplaatsen in de rol van visitator en met deze blik kijkt naar de documenten van uw collega. • Indien vervolgvisitatie: Is deze erin geslaagd om in de Terugblik op het vorige IVP helder te verwoorden welke activiteiten zijn ondernomen om de verbeterpunten/-trajecten te realiseren? Is duidelijk wat dit alles aan inzichten heeft opgeleverd? • Staan alle elementen van de verbetertrajecten helder op papier? Is duidelijk wat betrokkene wil bereiken, waarom dit belangrijk voor hem/haar is en op welke wijze wordt gecheckt of het doel bereikt is? U kunt hierbij als volgt te werk gaan: a. Zet uw feedback op papier voor uw collega. Probeer daarbij zo specifiek en concreet mogelijk te zijn. Wat vindt u onduidelijk? Waar ontbreekt volgens u nog iets? Welke vragen roept de tekst bij u op? Geef zo mogelijk ook suggesties hoe uw groepsgenoot de Terugblik en/of de Verbetertrajecten nog beter zou kunnen maken. b. Stuur de feedback vervolgens aan elkaar toe via de mail. c. Maak ruimte tijdens de groepsbijeenkomsten voor het bespreken van die feedback/vragen, dan kan iedereen zo nodig nog om een nadere toelichting/verduidelijking vragen op het schriftelijk commentaar. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec. 2015

Pagina 11 van 43

Ieder groepslid geeft feedback op het IVP van twee andere groepsleden. Dus: In een groep van vijf leden: • A leest het dossier van B en C • B leest het dossier van C en D • C leest het dossier van D en E • D leest het dossier van E en A • E leest het dossier van A en B Op deze manier ontvangt iedere gevisiteerde feedback van twee van zijn medegevisiteerden. Hoe maakt u de onderlinge feedback zichtbaar voor de visitatoren? U vult in Scorion de betreffende vragenlijsten in: 6.1 Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst, en indien van toepassing: 6.2 Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP. A.d.h.v. de vragen uit deze lijst geeft u een korte beschouwing over de feedback die u heeft ontvangen van uw groepsgenoten: • van welke groepsgenoten heeft u de feedback ontvangen? • en wat hebt u met hun opmerkingen gedaan bij het maken/verbeteren van uw IVP? 2.4 Aandachtspunten Groepsleden kunnen elkaar behulpzaam zijn, maar groepsprocessen zijn soms complex en kunnen dan blokkerend werken. De volgende aanwijzingen zijn wellicht nuttig om groepen optimaal te benutten: 1.

Help elkaar door niet té behulpzaam te zijn. Er ontstaat in groepen soms een sfeer van: hoe kunnen we samen zo'n visitator snel tevreden stellen. Wij tegen zij. Dat kan onder andere door met elkaar slimme, maar enigszins ontwijkende formuleringen te bedenken. Dus: Bedenk dat het ‘SMART’ formuleren van een IVP vooral behulpzaam is voor de betrokkene zelf, niet voor de visitator. Beter is elkaar te helpen door juist heel kritisch te zijn, kritischer nog dan een visitator waarschijnlijk zal zijn. Dat helpt de betrokkene bij het scherp formuleren van zijn of haar IVP.

2.

Ga niet voor consensus, beslis zélf over je verbeterdoelen. Het is bekend dat groepen spanningen liever uit de weg gaan en neigen naar consensus. Je probeert het allemaal eens te zijn met de formulering van het IVP van een ander groepslid. In Nederland polderland vergeten we wel eens dat je soms helemaal alleen voor jezelf moet kiezen. Dat is bij het vaststellen van individuele verbeterdoelen beslist het geval, want niemand lijdt eronder als je een verbeterdoel kiest dat ingaat tegen adviezen van (een deel van) de groepsleden. Dus: laat u uitgebreid bevragen en adviseren, maar kies uiteindelijk zélf en wees niet te benauwd om af te wijken van wat de groep vindt. Het is uw IVP, u moet er mee verder.

3.

Hoed u voor al te snelle probleemoplossing. Stel dat iemand in zijn/haar werkpraktijk kritische opmerkingen heeft gekregen op zijn of haar professioneel functioneren en de betrokkene meldt dit ‘werkprobleem’ in de visitatiegroep, omdat hij of zij deze kwestie op wil nemen in het IVP. Wat er dan vaak gebeurt is: • men gaat het probleem uit het hoofd van de betrokkene praten: ‘welnee, zo ben jij helemaal niet, dat was een uitzonderlijke situatie’.


Pagina 12 van 43

•

iemand wordt overladen met even snelle als goedbedoelde oplossingen waar de betrokkene niets aan heeft. Deze ongevraagde reddingspogingen helpen vaak niet, want ze zijn al eerder uitgeprobeerd en verworpen.

De houding die beter past, is die van ‘probleemverhelderaar’: geef geen snelle oordelen of oplossingen maar vraag dóór, waardoor de betrokkene scherp krijgt waar de schoen precies wringt. Tijdens de voorbereiding op de visitatie hoeft u eigenlijk niet verder te komen dan dat de verbetertrajecten (en de wegen die daar naartoe leiden), scherp worden geformuleerd. Daarmee kan iemand de komende jaren verder.


Pagina 13 van 43

3.

Het Individueel Verbeterplan

In de eerste visitatieronde gaat het om een ‘nulmeting’: u maakt uw eerste IVP en de visitatoren kunnen nog niet ingaan op de persoonlijke kwaliteitsinspanningen in de afgelopen jaren. Iedere vijf jaar herhaalt de visitatie zich; we spreken daarom over de vervolgvisitatie. In deze vervolgvisitatie houdt u zich bezig met twee zaken: A. Een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar; B. Een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar. Bij de tweede visitatieronde zal dus wel de vraag worden gesteld hoe iedere gevisiteerde in de afgelopen periode heeft gewerkt aan eigen kwaliteitsdoelstellingen. Daarbij geldt het eerste IVP als uitgangspunt. Dit IVP wordt na afronding van de visitatie bewaard door uzelf en het Kwaliteitsbureau NVAB en komt (inclusief het commentaar van de visitatoren) voorafgaand aan de volgende visitatie ter beschikking van de dan fungerende visitatoren. 3.1 Nadere toelichting op de ‘Terugblik op het vorige IVP’ In de vervolgvisitatie houdt u zich bezig met een terugblik op het proces van kwaliteitsverbetering in de afgelopen vijf jaar. Tussentijds bijhouden van uw vorderingen in een visitatieportfolio Uitgangspunt is uw door de visitatoren geaccordeerde IVP van de vorige visitatie. Aan de hand daarvan bent u aan de slag gegaan uw verbeterpunten te realiseren. We adviseren u om vanaf het begin een visitatieportfolio bij te houden. Het bijhouden van een portfolio helpt u om de bewijzen van de eigen ontwikkeling op een gestructureerde manier te verzamelen. Het portfolio dient meerdere doelen: • Het is een instrument om de afgelegde weg te documenteren: tussen de twee visitaties in werkt u aan de realisering van uw persoonlijke verbeterpunten. Gaandeweg dit proces verzamelt u relevant materiaal en houdt u dit bij in een portfolio; hierbij kan worden gedacht aan ontwikkelde werkproducten, reflecties op de eigen leerervaringen, evaluaties van klanten en cliënten, feedbackverslagen van leidinggevenden en collega’s, video-opnames, etc. (Het spreekt voor zich dat dit proces het gemakkelijkst verloopt als u daar meteen na de eerste visitatie mee begint. Achteraf verzamelen is lastiger.) • Het is een leermiddel: in het portfolio beschrijft u periodiek uw eigen ervaringen tijdens de periode tussen de visitaties in; daarmee houdt u bij welke ontwikkeling u hebt doorgemaakt op de diverse competentiegebieden en bent u in staat om tijdig bij te sturen. • Aan de hand van het door u bijgehouden visitatieportfolio vult u uw ‘Terugblik op het vorige IVP’ in. Deze vragenlijst vormt de basis voor de beoordeling bij de vervolgvisitatie: een gefundeerd bewijs van uw eigen competentieontwikkeling. Het tussentijds bijhouden kan eenvoudig gebeuren: met een Word document of Excel-bestand, dat periodiek kan worden bijgewerkt. In dit document plaatst u allereerst het oorspronkelijke verbeterpunt/traject. Hierna beschrijft u periodiek welke acties u rond dit verbeterpunt/-traject hebt ingezet en welke effecten die hebben gehad. Het verdient aanbeveling om het verslag ieder half jaar bij te werken: u weet dan nog goed wat u hebt gedaan en waarom u het zo hebt aangepakt. U noteert wanneer een verbeterpunt/-traject is afgerond en eventueel of er een nieuw (vervolg)punt aan wordt gekoppeld. Als aan een bepaald verbeterpunt/-traject niets is gedaan, noteert u dit eveneens, met een korte toelichting. Het kan voorkomen dat u een verbeterpunt/-traject bij nader inzien niet meer zinvol of relevant vindt; in dat geval beschrijft u ook dit inzicht kort. Bij voorkeur kiest u ter vervanging van een vervallen verbeterpunt/-traject een nieuw verbeterpunt/-traject en beschrijft wat hiermee is gebeurd. Op deze manier laat het verslag duidelijk zien hoe de verbeterpunten/-trajecten zijn gerealiseerd en hoe uw ontwikkeling is verlopen.


Pagina 14 van 43

Ons advies is om bij ieder punt gelijk te noteren welke achterliggende documenten de realisatie van het verbeterpunt/-traject kunnen onderbouwen en deze documenten ook gelijk aan het portfolio toe te voegen. Aan het eind van de vijfjaarsperiode maakt u de balans op. Dit doet u in de Terugblik op het vorige IVP hierin zet u per verbeterpunt/-traject kort op een rijtje: • Welke activiteiten of inspanningen u hebt ingezet om het verbeterpunt/-traject te realiseren; • Wat dit alles u heeft opgeleverd: wat hebt u geleerd, wat bent u beter gaan doen, welke inzichten heeft het u opgeleverd, op welke wijze bent u een betere bedrijfsarts geworden? Zo maakt u uw eigen professionele ontwikkeling zichtbaar voor de visitatoren. Door het maken van de visitatieportfolio en het invullen van de Terugblik op het vorige IVP maakt u voor uzelf de balans op over de afgelopen vijf jaar: wat heb ik ondernomen en waar sta ik nu? Dit vormt tevens de opstap naar het tweede deel van uw dossier: de verbetertrajecten voor de komende periode. Het is belangrijk dat de Terugblik op het vorige IVP een weerspiegeling is van het traject dat u persoonlijk hebt afgelegd. Wellicht bent u met uw visitatiegroep blijven bijeenkomen in de afgelopen jaren en heeft u gesproken over verbeterpunten/-trajecten, die in de IVP’s van meerdere groepsleden voorkwamen. Wellicht werkt u bij dezelfde werkgever, waardoor de context waarbinnen u uw IVP uitwerkt ook veel op elkaar lijkt. Maar ook als u dezelfde of soortgelijke inspanningen hebt verricht, kan het leereffect per persoon anders zijn. Als je goed doorvraagt blijkt dat wat de een leert van een ervaring toch totaal anders is dan wat de ander ervan leert. Probeer dus nieuwsgierig te zijn naar elkaars ervaringen en door goed doorvragen de verdieping te zoeken. Dat zal ervoor zorgen dat uw Terugblik op het vorige IVP echt uw persoonlijke verhaal wordt. Welke achterliggende documenten kunnen worden verzameld? In uw IVP heeft u een aantal zelf gekozen, persoonlijke verbeterpunten/-trajecten geformuleerd. Het ligt dus voor de hand dat ook de documenten, die de competentieontwikkeling van de bedrijfsarts onderbouwen, allerlei inhouden en vormen kennen. Bijvoorbeeld: indien u als verbeterpunt heeft geformuleerd dat u een cursus over een bepaald onderwerp wilde volgen, kunt u als achterliggend document het certificaat van deelname aan deze cursus noemen. Maar ook een uitdraai van GAIA kan als achterliggend document fungeren. Om u een indruk te geven van de veelheid aan mogelijkheden is in bijlage 1 een lijst met voorbeelden opgenomen. In de Terugblik op het vorige IVP noemt u één of twee documenten, die uw handelen het best onderbouwen. Deze onderliggende documenten, die het verslag ondersteunen, behoeven dus niet te worden toegevoegd in Scorion. De documenten zijn eventueel wel opvraagbaar tijdens de formele visitatie. Format/inhoudsopgave Een portfolio dat tussentijds wordt bijgehouden kan elke mogelijke vorm krijgen, naar eigen keuze van de gevisiteerde: een papieren map, een schoenendoos of een digitaal bestand. De Terugblik op het vorige IVP die voor de formele vervolgvisitatie wordt gemaakt, heeft een vast omschreven format. Hiervoor is gekozen om de beoordeling door de visitatoren te vereenvoudigen. 3.2 Nadere toelichting op de ‘Verbetertrajecten voor de toekomst’ Zowel in de eerste als in de vervolgvisitatie houdt u zich bezig met een vooruitblik naar de gewenste kwaliteitsverbeteringen in de volgende periode van vijf jaar. Het ligt voor de hand dat de reflectie op de eigen ontwikkeling in de voorgaande periode al zicht geeft op mogelijke verbeteringen voor de volgende periode. We adviseren u om na het invullen van de Terugblik op het vorige IVP eerst eens ‘achterover te leunen’ en uzelf af te vragen waar u nu staat als professional en wat dat betekent voor de komende vijf jaar. Op welke gebieden wilt u zichzelf verder ontwikkelen, hetzij door het verder uitbouwen van uw sterke punten, hetzij door verbetering van uw zwakke punten.


Pagina 15 van 43

Vervolgens gaat u aan de slag met de instrumenten in Scorion. Deze instrumenten kunnen enerzijds een bevestiging geven van wat u zelf al bedacht had; anderzijds komt u wellicht nog andere verbetermogelijkheden op het spoor. De eisen voor de eerste en de vervolgvisitatie zijn met ingang van 2016 grotendeels gelijk getrokken. De volgende instrumenten worden gebruikt (bij voorkeur niet eerder dan twee jaar voorafgaand aan de visitatie ingevuld): 1. Individuele gegevens bedrijfsarts 2. Vragenlijst Professioneel functioneren; 3. Dossieronderzoek (medical audit):het toetsen van minimaal zes dossiers verdeeld over minimaal twee richtlijnen/leidraden (te kiezen uit meerdere mogelijkheden); 4. Reflectieverslag Attitude, autonomie & ethiek; 5.1 Feedbackvragenlijsten voor cliënten; 5.2 Feedbackvragenlijsten voor klanten & opdrachtgevers; 6.1 Vragenlijst Feedback groepsgenoten op Verbetertrajecten voor de toekomst; 7. IVP - Verbetertrajecten voor de toekomst; 10. Evaluatie In de vervolgvisitatie worden hieraan de volgende instrumenten toegevoegd: 0 IVP – Terugblik op het vorige IVP; 6.2 Vragenlijst Feedback groepsgenoten op Terugblik op het vorige IVP. De eisen die aan het IVP worden gesteld, zijn gewijzigd: 1. het onderscheid tussen verbeterpunten op de korte termijn en op de lange termijn is vervallen; 2. I.p.v. verbeterpunten worden er verbetertrajecten geformuleerd; er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd voor de volgende visitatie; 3. Een verbetertraject dient evalueerbaar te zijn op het moment van de volgende visitatie. Nota Bene: gebleken is dat het soms lastig is om in één keer zes verbetertrajecten te formuleren. Van de (minimaal) vereiste zes nieuwe verbetertrajecten, mogen er één of twee later worden aangevuld, maximaal 2,5 jaar na de formele vervolgvisitatie. Als één of meerdere verbetertrajecten halverwege afvallen (om welke reden dan ook), moet er een alternatief verbetertraject worden geformuleerd. In ieder geval moet bij de volgende visitatie een terugrapportage plaatsvinden over minimaal zes verbetertrajecten. Bij verbetertrajecten gaat het om kwaliteitsverbeteringen, die van voldoende gewicht zijn en veelal over een langere termijn kunnen worden gerealiseerd. Verbeteringen worden vaak niet in één keer bereikt, maar kunnen in meerdere stappen/fasen opgedeeld worden. Kleine(re) stappen zijn te overzien, leiden tot tussentijdse succeservaringen en verhogen de motivatie om door te gaan. Voorts is het van belang dat het verbeteringen betreft die u echt aan het hart gaan. Alleen dan zult u voldoende motivatie eraan ontlenen en zich (blijven) inspannen om het verbetertraject daadwerkelijk te doorlopen. Om te komen tot een goede beschrijving van een verbetertraject kunt u meerdere hulpmiddelen gebruiken, zoals de SMART-methodiek, de PDCA-cirkel of het beantwoorden van de 5 W-vragen. In bijlage 2 vindt u een aantal voorbeelden van hulpmiddelen die u kunt gebruiken. In bijlage 3 vindt u twee voorbeelden van verbetertrajecten.


Pagina 16 van 43

Samenvattend: het ‘IVP – Verbetertrajecten voor de toekomst’ dient dus aan de volgende eisen te voldoen: • De Terugblik op het vorige IVP biedt een compleet overzicht van de kwaliteitsinspanningen die u de afgelopen jaren heeft betracht en de conclusies die u daaruit heeft getrokken over uw eigen ontwikkeling als professional. • Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd (eventueel kunnen één of twee van de zes trajecten ook later aan het IVP worden toegevoegd). • Minimaal één verbetertraject (en maximaal twee) moet betrekking hebben op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld. • De verbetertrajecten dienen uitgewerkt te zijn volgens de geformuleerde criteria en zijn hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie.


Pagina 17 van 43

4.

Beoordeling visitatie

De beoordeling heeft betrekking op het gehele IVP, dus zowel op de terugblik (bij een vervolgvisitatie) als de vooruitblik (verbetertrajecten). 4.1 Beoordelingscriteria Terugblik op het vorige IVP (vervolgvisitatie) De beoordeling heeft vooral betrekking op de verbeterinspanningen die u zich hebt getroost in de voorbije periode, niet zozeer op de effecten daarvan. Dus: hebt u daadwerkelijk geprobeerd de eigen kwaliteit te verbeteren? Het gaat dus om beoordeling van zaken als: • Hebt u aannemelijk gemaakt dat u hebt geprobeerd om de geplande verbeterpunten/-trajecten te realiseren (los van het bereikte resultaat)? • Hebt u inzichtelijk gemaakt wat deze inspanningen hebben opgeleverd c.q. wat u ervan heeft geleerd (op de diverse competentiegebieden)? Gevraagd wordt dat u over alle verbeterpunten/-trajecten uit uw vorige IVP een verantwoording geeft. Het verslag over activiteiten/inspanningen is bij voorkeur feitelijk, reflectief en beschrijvend (d.w.z. in de vorm van een ‘verhaal’; een ‘afvinklijstje’ in de trant van ‘gedaan’, ‘niet gedaan’, ‘gelukt’, ‘niet gelukt’ volstaat niet. Het moet duidelijk zijn waarom en hoe een verbeterpunt is aangepakt c.q. welke inspanning is gedaan om een verbetering te bereiken. Deze reflectie heeft enige omvang; als minimum kan één alinea van 10-20 regels worden aangehouden.) 4.2 Beoordelingscriteria Verbetertrajecten voor de toekomst Beoordeling van de verbetertrajecten vindt plaats op basis van onderstaande criteria: • Er dienen minimaal zes verbetertrajecten te worden geformuleerd; • Minimaal één (en maximaal twee) verbetertraject heeft betrekking op het competentiegebied Medisch handelen. De resterende verbetertrajecten moeten over minimaal vier andere (verschillende) competentiegebieden worden verdeeld; • Een verbetertraject dient als volgt uitgewerkt te zijn en is hierdoor evalueerbaar op het moment van de volgende visitatie): - is planmatig uitgewerkt en geeft blijk van procesdenken; - is goed gefaseerd door de tijd; - toont voldoende ambitie; - inspireert de gevisiteerde, doet een beroep op intrinsieke motivatie. Het gehele IVP, dus zowel deel A Terugblik op het vorige IVP (vervolgvisitatie) als deel B Verbetertrajecten voor de toekomst moet voldoende beoordeeld worden. Indien één of beide onderdelen onvoldoende wordt beoordeeld, dan is de visitatie niet succesvol afgerond. Als deel A (Terugblik op het vorige IVP) niet akkoord wordt bevonden, betekent het dat u onvoldoende aannemelijk heeft gemaakt dat u voldoende inspanningen hebt verricht om de eigen kwaliteit te verbeteren. Het kan zijn dat u wel de nodige inspanningen hebt verricht, maar deze nog onvoldoende duidelijk hebt beschreven. Er is dus sprake van een ‘tekstueel’ tekort. In dat geval betekent het dat u uw Terugblik op het vorige IVP dient te herschrijven (aanvullen, verhelderen, etc.). U heeft hiervoor twee maanden de tijd. Drie maanden na de formele visitatie dient de verbeterde versie van de Terugblik op het vorige IVP ter beoordeling te zijn ingeleverd. Indien u daadwerkelijk onvoldoende inspanningen hebt verricht om uw verbeterpunten/-trajecten te realiseren, wordt uw Terugblik op het vorige IVP als onvoldoende beoordeeld. Dit betekent dat uw vervolgvisitatie niet succesvol kan worden afgerond. Er zijn dan twee mogelijkheden: • indien uw herregistratiedatum dit toelaat kunt u een individuele hervisitatie aanvragen (binnen één jaar, zie reglement artikel 6.08); • u ontvangt (van de RGS) een tijdelijke herregistratie voor de duur van twee jaar. In die termijn kunt u opnieuw een (vervolg)visitatietraject doorlopen.


Pagina 18 van 43

Als deel B (Verbetertrajecten voor de toekomst) als onvoldoende beoordeeld wordt, dan krijgt u de kans om de Verbetertrajecten te herschrijven, conform art. 6.08 van het visitatiereglement. Ook hiervoor geldt een termijn van maximaal drie maanden; u dient binnen drie maanden na de formele visitatiedatum een verbeterde versie voor te leggen aan de visitatoren. Mocht ook de herziene versie van de Verbetertrajecten niet de toets der kritiek kunnen doorstaan, dan gelden dezelfde opties als hierboven: een individuele hervisitatie of een tijdelijke herregistratie door de RGS. 4.3

Afronding

Termijnen Tijdens de formele visitatie ontvangt u mondelinge feedback op uw concept IVP. Voor de finale afronding gelden de volgende termijnen: • de visitatoren geven aan iedere gevisiteerde bedrijfsarts (indien van toepassing) binnen een maand na de visitatie commentaar op het eerste concept van (beide delen van) het IVP. • Het is de bedoeling dat u deze feedback na afloop van de visitatie verwerkt in uw definitieve IVP. Hiervoor heeft u na ontvangst van het commentaar van de visitator nog maximaal zes weken de tijd. • De visitatoren hebben dan nog twee weken de gelegenheid om het definitieve IVP nog een keer te beoordelen. Daarna geven de visitatoren de visitatieverklaring af, al of niet met kanttekeningen daarbij. • Binnen drie maanden na de visitatiedatum dient de visitatie te zijn afgerond. De visitatoren hebben vanaf de afronding van de visitatie geen toegang meer tot de gegevens van de gevisiteerde in Scorion. Het IVP blijft alleen digitaal beschikbaar voor de betreffende bedrijfsarts tot aan het moment van de volgende visitatie, vijf jaar later, twee nieuwe visitatoren worden toegewezen. Het IVP blijft voor de gevisiteerde op de persoonlijke pagina in Scorion bewaard. Wij raden u aan ook een hardcopy van het IVP te bewaren. Na het succesvol afronden van de visitatie kent het Kwaliteitsbureau NVAB de 25 accreditatiepunten in GAIA toe. Kanttekeningen bij het IVP Indien de visitatoren kanttekeningen maken bij de eindversie van het IVP, dan zijn die voor de betrokken bedrijfsarts niet vrijblijvend: in de komende cyclus zal moeten worden gewerkt aan de door de visitatoren als wenselijk aangegeven verbeterpunten, en daarover zal verantwoording moeten worden afgelegd. Het geaccordeerde IVP, dat door gevisiteerde en visitatoren wordt overeengekomen, is het formele eindpunt van de visitatie. Indien één of beide visitatoren ook na aanpassing van mening zijn dat het IVP niet aan de eisen (zie hierboven) voldoet, dan wordt de visitatie niet geaccordeerd en derhalve niet als ‘succesvol afgerond’ gekwalificeerd. Kosten van een nieuw op te starten visitatie zijn voor rekening van de gevisiteerde.


Pagina 19 van 43

5.

De formele visitatiebijeenkomst

Het Kwaliteitsbureau NVAB benadert u om een datum te kiezen voor de formele visitatie. Bij de aanmelding heeft u aangegeven in welk kwartaal u gevisiteerd wilt worden. Circa een half jaar voor dit kwartaal wordt u verzocht om twee data door te geven waarop de voltallige groep gedurende een dagdeel aanwezig kan zijn. Visitatoren krijgen vervolgens de gelegenheid om in te tekenen op die beschikbare data. Als de ‘match’ lukt, ontvangt u een bevestiging van de definitieve datum en de namen van de ingeplande visitatoren. Het kan zijn dat de groep opnieuw twee data moet voorstellen als het Kwaliteitsbureau er niet in slaagt twee visitatoren te vinden. Reserveer een vergaderruimte die geschikt is voor een intensieve bespreking van minimaal acht personen gedurende een dagdeel (meestal tussen 10.00 en 14.30 uur of tussen 13.00 en 17.30 uur). De groep is verantwoordelijk voor het organiseren van deze faciliteit. Spreek als groep de wensen en verwachtingen door t.a.v. het gesprek met de visitatoren. Geef specifieke wensen tevoren door aan de visitatoren minimaal twee weken voor de visitatiedatum. Mochten er speciale omstandigheden spelen rond een bepaald groepslid, dan is het raadzaam om de visitatoren daar ook van op de hoogte te stellen. Visitatoren geven tijdens de formele visitatie van de groep in ieder geval feedback op het Individuele Verbeterplan (IVP). Visitatoren kunnen gezien de beperkte tijdsduur van de visitatie geen feedback geven op en aandacht besteden aan álle individuele informatie die middels de visitatie-instrumenten gegenereerd is. Het is aan te bevelen om zelf aantekeningen van de bespreking van uw IVP te maken (of een collega te vragen om dit te doen). Zorg dat eventueel aanvullend materiaal aanwezig is en door visitatoren kan worden ingezien. Het is echter niet nodig om de medische dossiers, die u heeft gebruikt voor uw dossieronderzoek, geanonimiseerd mee te nemen naar de visitatie. Visitatoren zijn wel bevoegd inzage te vragen als zij daar aanleiding toe zien. Inzage kan dan na de formele visitatie verstrekt worden. Het is belangrijk te beseffen dat de visitatoren: • ‘gewone’ collega’s zijn, die zelf ook zijn gevisiteerd, • u niet de maat komen nemen, omdat die maat niet bestaat, • geen inhoudelijk oordeel vormen maar vooral procesgericht zijn, • een soort van externe spiegel zijn waardoor u wat andere dingen ziet van uzelf dan gewoonlijk, • niet moeilijk doen als er redelijke argumenten zijn, ook als die erg persoonsgebonden zijn. Dus: gebruik de visitatoren als ‘buitenstaanders met verstand van zaken’ die u kunnen helpen uw IVP verder aan te scherpen en zo de beroepsgroep, zowel individueel als collectief, verder te helpen. Op de volgende pagina treft u op hoofdlijnen een programma voor de formele visitatie: de eenmalige bijeenkomst van de visitatiegroep met twee visitatoren. De visitatoren leiden de bijeenkomst en bepalen de agenda in overleg.


Pagina 20 van 43

5.1

Voorbeeldprogramma Visitatie

1.

Introductie • Kennismaking: visitatoren lichten toe wie ze zijn en hoe hun professionele loopbaan er uitziet. • Toelichting op doel en werkwijze bij het visiteren. • Programma uiteenzetten en aanvullende agendapunten invoegen.

[15 min]

2.

Visitatie-ervaringen van gevisiteerden • Bevindingen en gevoelens van gevisiteerden bij het visitatieproces: - wat zijn vondsten, nieuwe inzichten, potentiële ontwikkelingen? - wat zijn leerpunten en wat behoeft meer aandacht? - lusten en lasten van de voorbereidingsfase? • Beschouwing op visitatieproces als geheel dat de groep heeft doorgemaakt. • Aandacht voor de ontwikkelcomponent van het visitatiemodel, inhoudelijk, methodisch, technisch.

[30 min]

3.

Algemene beschouwing van visitatoren op basis van IVP’s • Vorm: in hoeverre is het gelukt om de voornemens scherp te formuleren? • Inhoud: wat zijn grote gemene delers, wat valt op, wat ontbreekt? • Wat is de relatie van de inhoud van de IVP’s met het overig materiaal?

[30 min]

4.

Bespreking per persoon van visitatiegegevens [max. 90 min] (gemiddeld 15 min. p.p. met tussentijds pauze van 15 min.) Visitatoren gaan op basis van het individuele materiaal in detail o.a. in op: • Het dossieronderzoek: eventueel check op een dossier en de gescoorde items. • Bevindingen van groepsgenoten, cliënten en klanten. • Het Individueel Verbeterplan, inclusief bespreekpunten aangegeven door betreffende gevisiteerde voor zover niet expliciet aangegeven als privé. (De gevisiteerde of een collega maakt aantekening van de opmerkingen tijdens de visitatie ter aanpassing van het IVP.)

5.

Bespreking van reflectie-instrument Attitude, autonomie en ethiek • Dit onderdeel kan ook deel uitmaken van de individuele bespreking onder 4. • Enkele thema’s/kwesties worden, voor zover niet individueel besproken, • plenair en beschouwend besproken.

[30 min]

6.

Evaluatie en vooruitblik • Terugblik op het verloop van de formele visitatie en optreden visitatoren. • Vooruitblik op het realiseren/de realiseerbaarheid van verbeterdoelen. • Signalen aan de NVAB en de beroepsgroep: - waar behoeft het visitatiemodel aanpassing? - wat zeggen de Verbeterplannen over het beleid van de NVAB?

[30 min]


Pagina 21 van 43

6.

Toelichting gebruik feedbackvragenlijsten derden (cliënten, klanten & opdrachtgevers)

Er zijn twee feedbackvragenlijsten beschikbaar: 6.1 Feedbackvragenlijst voor cliënten 6.2 Feedbackvragenlijst voor opdrachtgevers & klanten De vragenlijsten kunnen digitaal worden ingevuld, maar u kunt ook papieren versies ter invulling aanbieden. Voor elke vragenlijst is een voorbeeld aanbiedingsbrief beschikbaar. Deze is opgenomen in Scorion en kan als Word-bestand worden gedownload van de website van de NVAB, zodat u deze eventueel naar eigen inzicht kunt aanpassen. 6.1 Instructie feedbackvragenlijst cliënten De vragenlijst is ter beoordeling voorgelegd aan Welder (voorheen: het Breed Platform Verzekerden en Werk), met als oogmerk het cliëntenperspectief optimaal tot uitdrukking te laten komen. Op basis van de bevindingen van het Platform zijn aanpassingen in deze lijst aangebracht. 1. Het is de bedoeling dat u dertig vragenlijsten onder uw cliënten/patiënten/werknemers ter beantwoording uitzet: schriftelijk en/of digitaal. Voor uw analyse heeft u minimaal twintig ingevulde vragenlijsten nodig. 2. Het is van belang om niet alle cliënten van één spreekuur te enquêteren, maar om de enquêtes te verdelen over minstens drie spreekuren op verschillende dagen. Op deze wijze kan voorkomen worden dat de uitslag wordt beïnvloed door een te specifieke situatie. 3. Zorg dat er een systeem zit in welke cliënten u laat meedoen. Neem bijvoorbeeld de eerste drie cliënten van het spreekuur, of de laatste vijf. 4. Het is belangrijk dat cliënten het ingevulde formulier anoniem ergens kunnen deponeren in een bus of doos, om te voorkomen dat cliënten beïnvloed worden, omdat zij het formulier persoonlijk aan iemand moeten overhandigen. 5. Door de gegevens zelf in te vullen in Scorion of door de werknemer/patiënt dit zelf te laten doen, worden de gegevens overzichtelijk gepresenteerd en kunt u conclusies trekken voor uw Verbeterplan: wat gaat goed en wat kan beter vanuit de optiek van uw cliënten. 6.2 Instructie feedbackvragenlijsten klanten& opdrachtgevers Met behulp van deze vragenlijsten kunt u informatie verzamelen over hoe klanten & opdrachtgevers aankijken tegen uw functioneren als bedrijfsarts. De lijsten zijn bestemd voor mensen die zicht hebben op en zich een oordeel kunnen vormen over (een deel van) uw functioneren. Het is de bedoeling dat u minimaal vijf vragenlijsten ter beantwoording uitzet onder uw klanten/opdrachtgevers. U kunt hierbij denken aan:  een leidinggevende waarmee u direct samenwerkt  een vertegenwoordiger van het management van een klant,  een vertegenwoordiger van een medezeggenschapsorgaan van een klant,  een vertegenwoordiger van de afdeling P&O van één van uw opdrachtgevers Afhankelijk van uw persoonlijke werksituatie kan het voor de hand liggen om anderen dan de hierboven genoemde personen te vragen de lijst in te vullen. Het is aan u om te kiezen welke personen de meest zinvolle informatie kunnen geven. Voor uw analyse heeft u minimaal vijf ingevulde vragenlijsten nodig. Als u alle vragenlijsten retour hebt ontvangen, bestudeert u de ontvangen feedback en gaat u na of deze verbetermogelijkheden oplevert en zo ja, welke u zou willen opnemen in uw IVP. Zie voor de instructies voor het uitzetten van vragenlijsten in Scorion paragraaf 7.6.


Pagina 22 van 43

7.

Handleiding Scorion

Inleiding Scorion is ontwikkeld door Parantion. Het is een tool voor digitale portfolio’s en wordt door meerdere organisaties gebruikt, met name onderwijsinstellingen. 7.1 (Eerste keer) inloggen in Scorion Na aanmelding bij het Kwaliteitsbureau ontvangt u een mail met uw gebruikersnaam. Er is geen wachtwoord voor u aangemaakt, dat kunt u zelf kiezen.

Wanneer u op de link ‘Wachtwoord instellen’ klikt, komt u op onderstaande pagina terecht waar u uw zelfgekozen wachtwoord twee maal invult.

Let op!

Het wachtwoord moet aan de volgende voorwaarden voldoen: - tenminste 8 karakters - tenminste 1 hoofdletter - tenminste 1 kleine letter - tenminste 1 cijfer - geen andere tekens (dus geen uitroepteken, punt etc.) U wordt daarna vanzelf ingelogd. Daarna kunt u via het internetadres https://scorion3.parantion.nl/login/ naar de applicatie gaan. Vervolgens kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord.


Pagina 23 van 43

Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u op de link ‘Wachtwoord vergeten?’. Vul in het volgende scherm uw gebruikersnaam in en klik op verzenden. U ontvangt vervolgens een e-mail met een link naar Scorion. Daar kunt u een nieuw zelfgekozen wachtwoord opgeven. 7.2 Startpagina Na inloggen komt u op de volgende pagina terecht. NB. De welkomtekst op de startpagina wordt nog aangepast.

De links aan de linkerkant zijn het belangrijkst. Ga naar de startpagina. Ga naar de vragenlijsten. Ga naar mijn documenten (hier vindt u de pdf van uw vorige IVP)


Pagina 24 van 43

7.3 Vragenlijsten Om bij de vragenlijsten te komen, klikt u op de startpagina op het menu-item Vragenlijsten links onderin. Daarna klapt u het menu onder ‘Mijn templates’ uit tot de map ‘Vragenlijsten vervolgvisitatie(datum)’. Wanneer u daarop klikt, verschijnen de vragenlijsten.

Het invullen van een vragenlijst Klik op het icoon in de kolom Invullen.

Vervolgens wordt de vragenlijst in een pop-upscherm geopend.


Pagina 25 van 43

Met de buttons Volgende en Vorige kunt u door een vragenlijst heen lopen. 7.4

Vragenlijst professioneel functioneren

Onder iedere vraag/stelling ziet u twee kolommen, met de beschrijving ‘huidige situatie’ en ‘belang’. Voor beide vult u de waarde in zoals u die voor uzelf ziet. Uit deze twee scores wordt een ‘signaalwaarde’ of prioriteit gegenereerd in de vorm van een staafdiagram. Kies bij ‘huidige situatie’ een score op de schaal 1 t/m 5 waarbij geldt dat de situatie zoals beschreven: 1 = in zeer geringe mate geldt voor u 2 = in geringe mate van toepassing is op u 3 = enigszins van toepassing is op u 4 = in hoge mate van toepassing is op u 5 = altijd van toepassing is op u Voor de waardering van de stelling kiest u bij ‘belang’ dat u de situatie: 1 = zeer onbelangrijk vindt 2 = onbelangrijk vindt 3 = enigszins van belang vindt 4 = belangrijk vindt 5 = zeer belangrijk vindt Berekening Het resultaat van beide kolommen, de signaalwaarde of mate van prioriteit, wordt voor u berekend. U vindt deze terug achter elke competentie door op Klik hier om uw prioriteitswaarde te bekijken. De berekening is als volgt: 5 minus de score eerste kolom x score tweede kolom = uw prioriteitswaarde


Pagina 26 van 43

Verondersteld wordt dat de gewenste score in de eerste kolom ‘5’ bedraagt: dat is het ideaalbeeld van de bedrijfsarts die alles kan en alles weet volgens de in het competentieprofiel gestelde professionele regels. Die bestaat natuurlijk niet! Het verschil tussen deze ideaalsituatie (5 punten) en uw huidige situatie (uw score in kolom 1) wordt vermenigvuldigd met het belang dat u toegekend heeft aan de uitspraak (in kolom 2). Deze uitkomst bepaalt de prioriteit. Uw prioriteitswaarde kan in theorie variëren tussen: • 0 (dat betekent dat u het item géén prioriteit geeft, u doet het namelijk altijd al) • en 5 (u geeft daarmee aan dat het betreffende situatie nu nog in zeer geringe mate op u van toepassing is, maar u vindt dat item wél zeer belangrijk: daaruit volgt een zeer hoge prioriteit). De scores worden weergegeven in een staafdiagram, waarop hoge prioriteiten onmiddellijk opvallen. Aan het slot van elk onderdeel wordt u gevraagd conclusies te trekken uit deze gegevens. Mede op grond van de uitkomsten van deze weging kunt u vervolgens zelf bepalen welke onderwerpen u wilt opnemen in uw Individueel Verbeterplan. Bekijken quickscan grafiek Na het invullen van elk onderdeel kunt u de prioriteitswaarden bij de vragen bekijken. In onderstaand voorbeeld is de berekening als volgt: Huidige situatie = 2 Belang = 4 (5-2) x 4 = 12

Er is geen norm waaraan de waarde zou moeten voldoen. Wel kunt u ervan uitgaan dat hoe hoger de waarde is, hoe meer dit punt aandacht vraagt. Want u vindt dit punt wel belangrijk, maar momenteel is het (nog) niet op u van toepassing. Na de scorevragen kunt u per onderdeel voor uzelf een voorlopig aandachtspunt formuleren. 7.5

Dossieronderzoek

Wanneer u de vragenlijsten bij de dossieronderzoeken gaat invullen, krijgt u eerst een algemene toelichting te zien. Vervolgens klikt u onderaan op Inhoudsopgave. U komt dan op onderstaand scherm. Hier ziet u per richtlijn/leidraad een toelichting, en de mogelijkheid om bij elk 5 dossiers in te vullen. Een groen vinkje betekent dat u dat dossieronderzoek heeft ingevuld.


Pagina 27 van 43

Wanneer u nu bijv. op ‘Rugklachten 1’ klikt, komt u bij de vragenlijst terecht, zie onderstaande afbeelding.

Klik op het driehoekje rechts naast ‘Kies een antwoord’


Pagina 28 van 43

Nu verschijnen alle antwoordopties.

Klik op de gewenste optie. 7.6 Feedbackvragenlijsten uitzetten Er zijn vragenlijsten beschikbaar die u zelf kunt uitzetten aan derden. Derden zijn in dit geval cliënten en klanten/opdrachtgevers. 7.6.1 Een uitnodiging versturen Om derden uit te nodigen, klikt u op het icoon

achter de betreffende vragenlijst

Vervolgens popt onderstaand scherm op:


Pagina 29 van 43

Vul de mailadressen in en klik op ‘Toevoegen’.

Kies vervolgens bij ‘Feedbacktype’ of het om een cliënt of een opdrachtgever gaat.

Klik onderaan op ‘Ok en verzenden’. Vervolgens ziet u onderstaande pop-up:


Pagina 30 van 43

NB. De default-tekst van deze mail wordt nog aangepast. Pas evt. de tekst aan en klik op ‘Ok en verzenden’ Let op: de afzender staat standaard op [email protected]. U kunt dit aanpassen naar uw eigen mailadres, maar bedenk dan wel dat dit adres voor de geadresseeerde zichtbaar wordt. Misschien wilt u dat niet. Dan kunt u het NVAB-adres laten staan. De derde ontvangt een e-mail met daarin een link naar het webformulier met de vragenlijst. Hij of zij krijgt geen gebruikersnaam en/of wachtwoord. 7.6.2 Een herinnering versturen Vink de vragenlijst Feedbackvragenlijst voor cliënten aan. Klik op Bestand > Verzenden > Herinnering.

U krijgt nu deze pop-up.


Pagina 31 van 43

Klik op ‘OK en verzenden’. De derden die vragenlijst nog niet hadden ingevuld, ontvangen automatisch de herinneringsmail. 7.6.3 Vragenlijsten voor derden printen en invoeren Omdat niet iedereen over internet beschikt, is het ook mogelijk om derden een papieren vragenlijst voor te leggen. U kunt de Word-versie van de vragenlijsten vinden op de website van de NVAB. Let op: er zijn verschillende versies van de vragenlijsten beschikbaar. 7.6.4 Antwoordenoverzicht Wanneer minimaal 5 derden de vragenlijst hebben ingevuld, kunt u de antwoorden bekijken. Vink de vragenlijst aan en klik op Rapportages > Rapport.


Pagina 32 van 43

Er wordt dan een pdf aangemaakt met een geaggregeerd overzicht van de antwoorden. 7.7 Het Individueel verbeterplan (IVP) Bij beide delen van het IVP vult u per verbeterpunt/-traject uw antwoorden op de vragen in. Alle vragen in deze vragenlijsten zijn verplicht.

7.8 Uw IVP ter inzage aanbieden aan uw groepsgenoten Uw groepsgenoten inzicht geven in een van uw vragenlijsten. Deze optie hoeft u alleen te gebruiken voor beide onderdelen van het IVP. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec. 2015

Pagina 33 van 43

Ga bovenin de menubalk naar Invoegen > Formulier toegang (In Scorion wordt waar wij over vragenlijsten spreken, standaard over formulieren gesproken.)

U krijgt dan de volgende pop-up:

-

-

Vul hierin voor welke periode u de betreffende persoon toegang geeft tot uw vragenlijst. Vul het mailadres van de betreffende persoon in. In het veld Opmerking kunt u eventueel extra tekst aan de uitnodigingsmail toevoegen. Laat de vinkjes bij het veld Toegangscode staan. Controleer bij Formulier of het de juiste vragenlijst betreft. LET OP: vink bij type link ‘Alleen lezen link’ aan. Als u dit doet, kan de genodigde uw vragenlijst lezen, maar daar niets in aanpassen. Als u hier ‘Invullink’ aanvinkt, kan de genodigde de tekst in uw vragenlijst aanpassen! Klik op Ok en verzenden

U krijgt dan de volgende pop-up:


Pagina 34 van 43

Hier kunt u eventueel de tekst van de mail nog aanpassen. Klik vervolgens op Ok om de mail te versturen. De genodigde ontvangt nu twee mails: een met de link naar de betreffende vragenlijst, en een met de toegangscode hiervoor. 7.9 De vragenlijst afsluiten Eenmaal uitgekomen op de laatste pagina van de vragenlijst(en) heeft u de keuze om de vragenlijst via Overzicht af te sluiten. Daarvoor dient u dan wel alle verplichte vragen te hebben beantwoord. 7.10 De vragenlijsten en het IVP aanbieden aan de visitatoren (onderdeel volgt nog) 7.11 Mijn documenten In Scorion kunt u zelf documenten opslaan die voor u relevant zijn voor de visitatie. U kunt hier zelf mappen aanmaken (map-icoon links bovenaan) en documenten toevoegen (2e icoon linksboven).


Pagina 35 van 43

Bijlage 1. Lijst van voorbeelden van ‘bewijsstukken’ Medisch handelen 1. De bedrijfsarts bezit adequate kennis en vaardigheid naar de stand van het vakgebied. 2. De bedrijfsarts past het diagnostisch, therapeutisch en preventief arsenaal van het vakgebied goed en waar mogelijk evidence based toe. 3. De bedrijfsarts levert effectieve en ethisch verantwoorde patiëntenzorg. 4. De bedrijfsarts vindt snel de vereiste informatie en past deze goed toe. Toelichting met voorbeelden: • Document waaruit blijkt dat beroepsziekte is gemeld • (deel van) medisch dossier • Adviesverslagen • PMO-rapportages Communicatie met cliënten en klanten 1. De bedrijfsarts bouwt effectieve behandelrelaties met cliënten en adviesrelaties met arbeidsorganisaties op. 2. De bedrijfsarts luistert goed en verkrijgt doelmatig relevante informatie zowel van de cliënt zelf als uit de arbeidsorganisatie. 3. De bedrijfsarts bespreekt medische informatie goed met cliënten en groepen cliënten. 4. De bedrijfsarts doet adequaat mondeling en schriftelijk verslag aan de cliënt, de behandelende sector en de arbeidsorganisatie. Toelichting met voorbeelden: • (deel) van medisch dossier • Evaluaties door/feedback van cliënten en klanten • SMO-verslagen/beleidsnotities t.b.v. SMO • Verzuimrapportages (t.b.v. management van klanten) • Verslagen van gesprekken met klanten/opdrachtgevers • Verslagen van gesprekken met werknemersvertegenwoordiging • Ppt-presentaties gehouden voor opdrachtgevers en/of werknemersvertegenwoordiging Samenwerking met collega’s en andere zorgverleners 1. De bedrijfsarts werkt doelmatig samen met collegae, andere zorgverleners en met (ondersteunende) medewerkers bij de opdrachtgever/de arbeidsorganisatie. 2. De bedrijfsarts verwijst adequaat naar andere arboprofessionals en naar andere hulpverleners, zowel binnen het bedrijf als binnen de gezondheidszorg. 3. De bedrijfsarts levert effectief intercollegiaal consult, zowel aan andere arboprofessionals als naar andere professionals in de gezondheidszorg. 4. De bedrijfsarts draagt bij aan effectieve interdisciplinaire samenwerking en ketenzorg. Toelichting met voorbeelden: • Verwijsbrieven van huisartsen/medisch specialisten • Verwijsbrieven naar huisartsen/medisch specialisten • Verslagen van overleg met collega’s of andere zorgverleners • Feedback van collega’s en/of andere zorgverleners Kennis en wetenschap 1. De bedrijfsarts beschouwt de voor zijn werk noodzakelijke wetenschappelijke en organisatorische informatie kritisch. 2. De bedrijfsarts bevordert de verbreding van en ontwikkelt de wetenschappelijke vakkennis. 3. De bedrijfsarts ontwikkelt en onderhoudt een persoonlijk bij- en nascholingsplan. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec. 2015

Pagina 36 van 43

4.

De bedrijfsarts bevordert de deskundigheid van studenten, agio’s, collegae, cliënten en andere betrokkenen bij de arbozorg en de gezondheidszorg.

Toelichting met voorbeelden: • Lijst met publicaties • Bij- en nascholingsplan • Lijst van bijgewoonde bij- en nascholing, congressen en symposia op het eigen vakgebied • Uitdraai van GAIA • Zelf ontwikkeld onderwijsmateriaal (bijv. een ppt-presentatie, een zelf geschreven syllabus, etc.) • Verslagen van begeleidingsgesprekken met studenten/aios • Evaluaties van deelnemers aan onderwijsactiviteiten, uitgevoerd door de gevisiteerde Maatschappelijk handelen 1. De specialist kent en herkent de determinanten van ziekte. 2. De specialist bevordert de gezondheid van patiënten en de gemeenschap als geheel. 3. De specialist handelt volgens de relevante wettelijke bepalingen. 4. De specialist treedt adequaat op bij incidenten in de zorg. Toelichting met voorbeelden: • Documenten waaruit competenties maatschappelijk handelen blijken • (beleids)voorstellen ter verbetering van de gezondheidssituatie, binnen en buiten de arbeidsorganisatie. • adviezen aan bedrijf over wet op medische keuringen • zelf uitgevoerde deskundigheidsoordelen Organisatie 1. De bedrijfsarts organiseert het werk naar een balans in patiëntenzorg en persoonlijke ontwikkeling. 2. De bedrijfsarts werkt effectief en doelmatig binnen het bedrijf en het regionale netwerk in de gezondheidszorg. 3. De bedrijfsarts besteedt de beschikbare middelen voor de patiëntenzorg en de arbeidsomstandighedenzorg verantwoord. 4. De bedrijfsarts gebruikt informatietechnologie voor optimale cliënten- en arbozorg, en voor bij- en nascholing. Hij werkt methodisch, wetenschappelijk verantwoord en toetsbaar (evidence based). Toelichting met voorbeelden: • Documenten waaruit organisatiecompetenties blijken • Deelnamecertificaat aan module EBM Professionaliteit 1. De bedrijfsarts levert hoogstaande patiëntenzorg op integere, oprechte en betrokken wijze, en hanteert belangentegenstellingen op integere wijze. 2. De bedrijfsarts vertoont adequaat persoonlijk en interpersoonlijk professioneel gedrag. Hij reflecteert kritisch op het eigen functioneren en op de eigen rol binnen de arbeidsorganisatie. 3. De bedrijfsarts kent de grenzen van de eigen beroepsbekwaamheden en handelt daar binnen. 4. De bedrijfsarts oefent de geneeskunde en de bedrijfsgezondheidszorg uit naar de gebruikelijke ethische normen van het beroep. Toelichting met voorbeelden: • Verslagen van ICT-groepen • Verslagen van teamoverleg • Verslag van ethisch dilemma


Pagina 37 van 43

Bijlage 2. Hulpmiddelen voor de beschrijving van verbetertrajecten Doelstellingen worden vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd als wensen, intenties, of goede voornemens. Er zijn diverse manieren om een doelstelling scherper te formuleren. Welke methode wordt gebruikt is minder belangrijk; het gaat erom dat een doelstelling zo concreet mogelijk wordt geformuleerd, wordt doordacht op al zijn consequenties en dat er een moment in de tijd wordt gedefinieerd waarop je evalueert of je op de goede weg bent (zodat je tijdig kunt bijsturen). Hieronder geven we enkele voorbeelden. De gevisiteerde kan zelf kiezen welk format hem/haar het beste past. De vijf W-vragen Een heldere doelstelling geeft antwoord op de vijf w-vragen: • Wat willen we bereiken? (doel); • Waarom willen we dit doel bereiken? (wat is het belang, welk probleem wordt ermee opgelost, waarom vind u het belangrijk om aan dit doel te bereiken); • Op Welke manier gaan we dit doel bereiken? (Denk terug vanuit uw doel: wat is er nodig om het doel te bereiken. Beschrijf de tussenstappen die nodig zijn. Zijn alle tussenstappen helder, dan is ook duidelijk wat uw eerste stap kan zijn); • Wanneer loopt het project (startdatum, fasen, doorlooptijd, checkmomenten, etc. Schat per stap in hoeveel tijd zo’n stap zal vergen. U krijgt dan zicht op de hoeveelheid tijd die u nodig zult hebben en kunt inschatten wanneer u uw einddoel bereikt kunt hebben. Hiermee kunt u een duidelijk tijdspad maken); • Wie zijn erbij betrokken? (andere professionals, stakeholders in organisatie. Bedenk wie u nodig hebt om uw plannen te realiseren, zowel in uw eigen werkomgeving als bij uw klanten. Bedenk daarbij ook hoe u die betrokkenen meekrijgt in uw plan). Door het beantwoorden van de vijf W-vragen maak je in feite een soort projectplan voor je verbetertraject. Er moet een duidelijk verband te zien zijn tussen de doelstelling en de activiteiten die daarvoor gevraagd worden. Naarmate de doelstelling preciezer geformuleerd is, wordt het makkelijker er invulling aan te geven. Bedenk ook wat u tot nu toe heeft tegengehouden. Daarmee krijgt u zicht op de mogelijke belemmeringen. In uw stappenplan kunt u acties inbouwen om die belemmeringen opzij te ruimen. Plan in ieder geval ook een moment in de tijd waarop je evalueert (Check) hoever je gevorderd bent in het bereiken van je doel? Ben je op de goede weg? Zo nee, dan is het tijd om bij te sturen. Plan-Do-Check-Act of Kwaliteitscirkel van Deming De kwaliteitscirkel van Deming is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossen ontwikkeld door William Edwards Deming. De cirkel beschrijft vier activiteiten die op alle verbeteringen in organisaties van toepassing zijn. De vier activiteiten zorgen voor een betere kwaliteit. Het cyclische karakter garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is. De vier activiteiten in de kwaliteitscirkel van Deming zijn: PLAN: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast. DO: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling. CHECK: Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. ACT: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK. Kern van deze visie is dat elke medewerker aan een (productie-)proces op deze manier in staat is om zijn eigen werkwijze te beoordelen en te verbeteren. De handelingen van de medewerker vormen namelijk een eigen deelproces van het hoger gelegen proces. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec. 2015

Pagina 38 van 43

SMART Een ander hulpmiddel is het SMART formuleren van doelen. SMART staat voor: • Specifiek • Meetbaar • Acceptabel • Realistisch • Tijdgebonden Een SMART-doelstelling is richtinggevend: het geeft aan wat je wilt bereiken en stuurt je gedrag. Bovendien wordt aangegeven welke resultaten wanneer moeten worden bereikt. Door een doelstelling SMART te formuleren is de kans groter dat er in de praktijk iets van terecht komt. Specifiek Omschrijf het doel duidelijk en concreet. Het moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven. Wat is er af als het af is? Een SMART-doel moet je kunnen zien, horen, proeven, ruiken of voelen. Een SMART-doelstelling is normerend: het is een maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen. Meetbaar Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Doe zo mogelijk een nulmeting, om de startsituatie te bepalen. Acceptabel Is er draagvlak voor wat we doen? Is het in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de organisatie? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? Als je een SMART-doel voor jezelf stelt, dan is het voldoende dat je het zelf accepteert. Maar wanneer je als bedrijfsarts een doel voor een groep mensen of een organisatie stelt, dan is het belangrijk dat er draagvlak voor is. Realistisch Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende knowhow, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Een te makkelijk doel is niet interessant, omdat het mensen niet uitdaagt en geen bevrediging oplevert. Een doelstelling kan onrealistisch zijn, als hij op een te laag niveau wordt opgelegd. Een realistische doelstelling moet rekening houden met de praktijk. In geen enkele organisatie kunnen mensen 100% aan één doel werken. Er zijn altijd andere activiteiten, onverwachte gebeurtenissen en afleidingen. Moeilijk bereikbare doelstellingen kun je opsplitsen in kleinere haalbare subdoelstellingen. De tussentijdse resultaten geven telkens nieuwe energie. Tijdgebonden Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt? Een SMART-doelstelling heeft een duidelijke startdatum en einddatum. Met name korte-termijndoelen moeten SMART zijn. Bij lange-termijndoelen is dat niet altijd mogelijk. Is SMART slim? De beroemde toespraak ‘I have a dream’ van Martin Luther King was niet SMART (want niet meetbaar, niet tijdgebonden). Maar het was wel een briljante toespraak, zeer inspirerend en activerend. Wie het onbekende wil verkennen kan niet specifiek zijn. Meetbare resultaten leiden tot calculerend gedrag. Acceptabele doelen zijn niet confronterend. Realistische doelen zijn niet ambitieus. Tijdgebonden doelen hebben een beperkte houdbaarheid. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec. 2015

Pagina 39 van 43

SMART is een nuttige checklist voor alledaagse doelstellingen bij studie en werk. Maar het legt ook beperkingen op die zeer waardevolle doelstellingen uitsluiten. Laat SMART geen doel op zich zijn.


Pagina 40 van 43

Bijlage 3. Enkele voorbeelden van verbetertrajecten Bijgaand enkele voorbeelden van verbetertrajecten, die redelijk-goed zijn uitgewerkt. Deze voorbeelden zijn afkomstig uit de pilot van de vervolgvisitatie, die in 2012 is gehouden. Het zijn dus voorbeelden uit de praktijk van collega’s, die in hun uitwerking van de verbetertrajecten gebruik hebben gemaakt van verschillende hulpmiddelen. Voorbeeld A Verbeterpunt op Medisch Handelen Uit feedback komt naar voren dat ik te weinig aandacht besteed aan het vertalen van individuele werkgebonden casuïstiek naar afdelings- of organisatiegebonden problematiek die in gevraagd of ongevraagd advies naar de werkgever wordt gerapporteerd. Specifiek Naast het analyseren van individuele casuïstiek moet ik mij meer toeleggen op het bundelen van overkoepelende thema’s. Deze moet ik niet alleen informeel aan de orde stellen, zoals in de huidige situatie, maar actief gaan documenteren en rapporteren. Dit heeft als resultaat dat mijn inspanningen op organisatieniveau meer zichtbaar worden en de organisatie een input heeft voor gericht arbeidsomstandighedenbeleid (zie ook volgend verbetertraject). Meetbaar Ik stel een (Excel-)overzicht samen met werkgebonden casuïstiek op afdelingsniveau, aan de hand waarvan periodiek aan de werkgever wordt gerapporteerd. Deze rapportage worden toegevoegd aan het elektronisch Relatiedossier wat de arbodienst van de werkgever bijhoudt. Mede door dit traject hoop ik bij de klantenevaluaties aan het eind van deze periode een hogere score te bewerkstellingen op het gebied van klantadvisering. Acceptabel Het draagvlak voor deze actie ligt in de eisen die in het competentieprofiel van de bedrijfsarts worden gesteld. Dit punt verdient des te meer aandacht omdat dit ook in het IVP uit 2007 naar voren kwam en nog onvoldoende is uitgewerkt. Realistisch Het doel zal extra inspanning en meer gestructureerd werken vragen, maar is wel haalbaar en uitvoerbaar. Ik zal bewust meer tijd specifiek voor dit doel in moeten ruimen. Tijdgebonden De start zal zo spoedig mogelijk plaatsvinden en ik zal langere tijd voor dit verbetertraject moeten uitrekken. Informatieverzameling en rapportage zal voor mij een leerproces zijn en een meer gestructureerde aanpak vergen. Voorbeeld B Verbeterpunt Samenwerking: Informeren huisarts bij verwijzing In de eerste visitatie is dit punt al als verbeterpunt opgenomen (zowel een op korte termijn als lange termijn). De formulering wat toen: ‘Het, vooraf (!), telefonisch informeren van de huisarts ... indien de huisarts ook reeds berokken is bij de ... begeleiding van de betrokken medewerker’. In de praktijk bleek deze formulering niet zo SMART. In de praktijk is de huisarts bij overspanning vaak niet betrokken, althans zeker bij twee van mijn drie klanten niet. Bij deze klanten zijn goede providerbogen aanwezig, erg laagdrempelig en ook redelijk goed bekend binnen de bedrijven. Overspannen medewerkers komen bij de bedrijfsarts en die pakt de verwijzing op. Ik erken het belang van de arbo-curatieve samenwerking. Met name als je populatie dicht bij het bedrijf woont is onderlinge bekendheid een pre. Dit geldt voor mijn populatie bij bedrijf X waarvan de meeste werknemers in de buurt van (plaats Y)wonen. Om een realistisch verbetertraject te krijgen wil ik me bij dit punt beperken tot dit bedrijf. En omdat het bellen van de huisarts in de eerste visitatieronde niet werkte wil ik de huisarts op de hoogte brengen van de verwijzing door het toesturen van de intakerapportage. Handleiding kwaliteitsvisitatie NVAB, dec. 2015

Pagina 41 van 43

Het verbetertraject voor de komende 5 jaar zal concreet bestaan uit: A. het informeren van huisarts bij een verwijzing van een medewerker van bedrijf X naar een van de providers uit de providerboog die interventies leveren op het gebied van psychische problemen (BMW, Specialisten-Net, HSK en Winnock (het counselingsprogramma). Start na de formele visitatie. B. Vooraf toestemming vragen aan de betrokken medewerker en daarvan een notitie maken in het dossier. C. Het informeren zal bestaan uit het sturen per post of per email (bij voorkeur) van een kopie van de intake met een begeleidend schrijven. Ook hiervan wordt een notitie in het dossier gemaakt. D. Bij gebleken belangstelling van de huisarts (hij of zij reageert op het ontvangen van de intake), ook de vervolgrapportages opsturen (na verkregen toestemming van betrokken medewerker).


Pagina 42 van 43

HANDLEIDING KWALITEITSVISITATIE

Recommend Documents