HANDLEIDING ERFGOEDBANK NOORDERKEMPEN

HANDLEIDING ERFGOEDBANK NOORDERKEMPEN

Erfgoedcel Noorderkempen Grote Markt 1 2300 Turnhout 014 44 33 62 [email protected]

© Projectvereniging Erfgoed Noorderkempen, 2011 Erfgoedbank Noorderkempen is een initiatief van Erfgoedcel Noorderkempen, i.s.m. Erfgoedcellen Kempens Karakter, Meetjesland en Waasland en kwam tot stand met steun van de Vlaamse Overheid.

1

Handleiding Erfgoedbank Noorderkempen Inleiding

De rijkdom aan waardevolle erfgoedcollecties in onze regio is nauwelijks te onderschatten. Deze collecties zijn echter ook kwetsbaar en strategieën om ze te bewaren ontbreken vaak. Met het oog op het toekomstige behoud van de collecties startte Erfgoedcel Noorderkempen daarom in 2008 met het digitaliseren van analoog fotomateriaal uit het Stadsarchief van Turnhout (TRAM 41). Later kwamen ook filmspoelen uit het Stadsarchief, de heemkundige collecties en uit privéarchieven aan de beurt.

Digitaliseren op zich is een eerste stap in de goede richting maar is niet voldoende. De beelden (en in een latere fase ook museale en heemkundige objecten, documenten, geluidsopnamen, enzovoort) spreken pas echt tot toekomstige generaties wanneer ze voorzien zijn van een degelijke beschrijving. Bovendien lenen gedigitaliseerde beelden en objecten er zich uitermate goed toe om te ontsluiten naar een breed publiek.

In het cultureel-erfgoedconvenant dat de Vlaamse Gemeenschap sloot met Projectvereniging Erfgoed Noorderkempen is in de doelstellingen overeengekomen dat de erfgoedcel zich engageert om cultureel erfgoed te digitaliseren en deze digitale gegevens blijvend toegankelijk en leesbaar te maken. De erfgoedcel hanteert hierbij op collectie- en stukniveau internationaal erkende inhoudelijke en technische standaarden zodat de gegevens uitwisselbaar worden met de gegevens van andere cultureel-erfgoedorganisaties. Ze houdt rekening met eventuele wettelijke beperkingen met betrekking tot copyright en privacy.

Maar ook vanuit de lokale erfgoedhouders kwam de vraag naar een uniforme en gebruiksvriendelijke registratie- en ontsluitingsmodule. De erfgoedcel luisterde nauwkeurig en op regelmatige basis naar hun verzuchtingen en kon op die manier een instrument op maat ontwikkelen.

Dat instrument is Erfgoedbank Noorderkempen geworden. Het is een multifunctioneel platform, dat niet alleen de erfgoedhouders in staat stelt hun collectie digitaal te beheren maar in eenzelfde beweging deze ook te tonen aan het publiek via de daarvoor ontwikkelde website: www.erfgoedbanknoorderkempen.be.

In deze handleiding willen we de basiskenmerken van de Erfgoedbank en de algemene afspraken rond de werking ervan uiteenzetten. Het is bedoeld voor iedereen die een erfgoedcollectie op een verantwoorde manier wil beheren.

2

Inhoud Deel I: De Erfgoedbank Noorderkempen ......................................................................................................... 6 1. Basisprincipes .............................................................................................................................................. 6 1.1 Doelstelling en materiaal................................................................................................................................ 6 1.2 Het systeem ................................................................................................................................................... 6 1.3 Voor publiek gebruik of voor eigen gebruik? ................................................................................................. 7 1.4 Objectregistratie ............................................................................................................................................. 7 1.5 Ontsluiting ...................................................................................................................................................... 7 1.6 Downloaden ................................................................................................................................................... 8 1.7 Garanties? ..................................................................................................................................................... 9 2. Belangrijke afspraken met partners ............................................................................................................. 9 2.1 Wie digitaliseert? ............................................................................................................................................ 9 2.2 Wie beschrijft? ............................................................................................................................................... 9 2.3 Wie beheert de website? ............................................................................................................................. 10 2.4 Wie betaalt? ................................................................................................................................................. 10 2.5 Minimale beschrijving................................................................................................................................... 10 3. Werkgroep van partners ............................................................................................................................. 11 Deel 2: Selecteren en digitaliseren ................................................................................................................ 12 1. Selecteren .................................................................................................................................................. 12 2. Digitaliseren van (vlak) materiaal ............................................................................................................... 14 Deel 3: Invoeren en beschrijven van objecten ............................................................................................... 18 1. Enkele algemene principes ........................................................................................................................ 18 1.1. Basiskenmerken CollectiveAccess ............................................................................................................. 18 1.2. Object, collectie, entiteit, plaats, gebeurtenis, opslagplaats ....................................................................... 18 1.3. Algemene principes voor het beschrijven van objecten ............................................................................. 19 1.4. Noteren van data ........................................................................................................................................ 19 1.5. Importmogelijkheden................................................................................................................................... 20 2. Inloggen, startpagina en navigatie naar een bestaand document ............................................................. 21

3

3. Een collectie of deelcollectie beschrijven ................................................................................................... 26 4. Een persoon of organisatie (entiteit) beschrijven ....................................................................................... 31 5. Een object beschrijven: de basisfiche ........................................................................................................ 34 5.1 Collectie ....................................................................................................................................................... 36 5.2 Wie voert registratie uit ................................................................................................................................ 37 5.3 Status ........................................................................................................................................................... 37 5.4 Inventarisnummer ........................................................................................................................................ 37 5.5 Ander nummer ............................................................................................................................................. 38 5.6 Objecttype .................................................................................................................................................... 39 5.7 Titel .............................................................................................................................................................. 40 5.8 Inhoudelijke beschrijving .............................................................................................................................. 42 5.9 Georeferentie van de inhoud ....................................................................................................................... 43 5.10 Plaatsen die verwant zijn met de inhoud ................................................................................................... 46 5.11 Fysieke beschrijving................................................................................................................................... 46 5.12 Media ......................................................................................................................................................... 46 5.13 Datering van de productie .......................................................................................................................... 47 5.14 Vervaardigers ............................................................................................................................................. 47 5.15 Verwerving van .......................................................................................................................................... 47 5.16 Standplaatsen ............................................................................................................................................ 48 5.17 Trefwoorden ............................................................................................................................................... 48 6. De overige tabbladen ................................................................................................................................. 50 6.1 Identificatie ................................................................................................................................................... 51 6.2 Inhoud .......................................................................................................................................................... 51 6.3 Fysieke Beschrijving .................................................................................................................................... 53 6.4 Media ........................................................................................................................................................... 54 6.5 Opschriften/merktekens ............................................................................................................................... 55 6.6 Productie ...................................................................................................................................................... 57 6.7 Beheer.......................................................................................................................................................... 59 6.8 Locatie.......................................................................................................................................................... 61

4

6.9 Toestand ...................................................................................................................................................... 62 6.10 Bruikleen .................................................................................................................................................... 64 6.11 Ontsluiting .................................................................................................................................................. 65

5

DEEL I: DE ERFGOEDBANK NOORDERKEMPEN 1. BASISPRINCIPES 1.1 DOELSTELLING EN MATERIAAL Erfgoedbank Noorderkempen is enerzijds een collectiebeheersysteem waarin de erfgoedcollecties van de regio kunnen worden beschreven en anderzijds een website waarop het cultureel erfgoed van de regio kan worden ontsloten voor het publiek. De erfgoedbank richt zich op de beschrijving en ontsluiting van verschillende soorten erfgoed: foto’s, voorwerpen, kranten, tijdschriften, archiefdocumenten, brieven, affiches, kaarten, boeken, geluidsfragmenten, filmfragmenten enzovoort.

Via het collectiebeheersysteem krijgen de erfgoedhouders uit de streek de kans om hun collecties te beschrijven, een essentiële stap in de richting van een goede werking, zowel op het vlak van behoud en beheer als op het vlak van publiekswerking. Registratie vergt een grote inspanning van erfgoedhouders, maar het is een tijdsinvestering die rendeert!

Via de website www.erfgoedbanknoorderkempen.be wil de erfgoedbank een divers publiek aanspreken: jongeren, gezinnen, senioren en medioren, erfgoedkenners en leken. Het materiaal wordt op een eenvoudige maar visueel aantrekkelijke manier weergegeven, doorzoekbaar gemaakt via meerdere toegangen (via thema’s, collecties, vrij en uitgebreid zoeken, los ‘browsen’, zoeken op kaart…) Op die manier wil de erfgoedbank het Kempens erfgoed beter kenbaar maken bij het publiek.

Erfgoedbank Noorderkempen is een instrument dat zowel door de erfgoedhouders van de regio als door de erfgoedcel kan ingezet worden om hun werking te versterken. Belangrijk is hierbij dat elke organisatie de erfgoedbank op maat kan gebruiken: als collectiebeheersysteem (enkel voor basisregistratie of meer), als platform voor de ontsluiting van de eigen collectie of als beide.

1.2 HET SYSTEEM De erfgoedbank werd ontwikkeld door de firma Kunstmaan nv. De ontwikkeling gebeurde gezamenlijk door de Erfgoedcellen Kempens Karakter, Meetjesland, Noorderkempen en Waasland. De vier erfgoedbanken draaien volledig onafhankelijk van elkaar maar zijn wel gebaseerd op dezelfde software en vormgeving.

Het systeem achter de erfgoedbank bestaat uit drie luiken:

•

Collectiebeheer met ‘CollectiveAcces’ (CA): de achterzijde van de erfgoedbank en de kern van de hele werking ervan, is de Open Source collectiebeheersoftware CollectiveAccess. Deze gratis

6

beschikbare software, die speciaal werd ontwikkeld voor museumbeheer en intussen uitgebreid wordt voor toepassing op erfgoedcollecties in het algemeen, wordt hier gebruikt om registratiefiches in te vullen en er digitale beelden aan te koppelen.

•

Publieksontsluiting via www.erfgoedbanknoorderkempen.be: Hier zullen de toegankelijke documenten zichtbaar zijn, doorzoekbaar via trefwoorden, algemene zoekopdrachten, locaties, via ‘virtuele tentoonstellingen’,… Gebruikers kunnen commentaren achtergelaten, trefwoorden toekennen aan de objecten, personen op foto identificeren, bestanden downloaden in lage resolutie en rechtstreeks contact opnemen met de collectiebeheerder.

•

Website Content Management System (CMS) ‘Drupal’: de publieke website wordt beheerd met Drupal, een Open Source CMS. Hier worden tentoonstellingen samengesteld en wordt de inhoud van de webpagina’s opgemaakt. Het beheer van de website is in handen van Erfgoedcel Noorderkempen. Partners van de erfgoedbank zullen wel kunnen instaan voor de inhoud van specifieke pagina’s .

1.3 VOOR PUBLIEK GEBRUIK OF VOOR EIGEN GEBRUIK? De erfgoedbank kan gebruikt worden als collectiebeheersysteem (enkel voor basisregistratie of meer), als platform voor de ontsluiting van de eigen collectie of als beide. Sowieso hoeft niet alle materiaal dat in CollectiveAccess wordt ingevoerd, ook publiek zichtbaar te zijn. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat een collectie met 75 publieke en 25 niet-publieke objecten in zijn geheel wordt gedigitaliseerd en beheerd via de erfgoedbank. De partners zijn vrij te kiezen wat ze wel of niet op de publieke website zetten, hoewel we uiteraard hopen dat er vooral gestreefd wordt naar openheid. Voor het publiek is dit immers vaak een eerste kennismaking met het Kempens erfgoed. We willen de mensen graag een mooi beeld voorschotelen van de vele interessante collecties in de streek.

1.4 OBJECTREGISTRATIE De erfgoedbank is in de eerste plaats ontwikkeld om te registreren en ontsluiten op objectniveau. In CollectieveAccess beschrijven we dus in de eerste plaats het voorwerp, de foto, het document, het boek, het geluidsfragment, enzovoort. De beschrijving van de collecties en deelcollecties staat vooral in het teken van de registratie van de objecten. Binnen eenzelfde collectie kunnen wel meerdere deelcollecties worden aangemaakt, wat beheer en ontsluiting bevordert.

1.5 ONTSLUITING De

ontsluiting

van

het

materiaal

in

de

erfgoedbank

verloopt

via

de

website

www.erfgoedbanknoorderkempen.be. Hier kan de bezoeker browsen via onderwerpen, trefwoorden, plaatsen,

7

persoonsnamen, op kaart enzovoort. Het gericht zoeken naar objecten worden aangemoedigd. Hoe meer gegevens ingevoerd worden bij het beschrijven van het materiaal, hoe dynamischer het publiek aan de slag zal kunnen met dit digitale erfgoed.

Tegelijk is het wenselijk om rond bepaalde onderwerpen regelmatig een ‘virtuele tentoonstelling’ op te zetten. In die tentoonstellingen kan materiaal uit verschillende collecties, gemeenten en periodes worden samengebracht. Een begeleidende tekst kan zorgen voor de nodige inhoudelijke duiding.

Via

publieksoproepen kan ook het publiek een bijdrage leveren tot de virtuele tentoonstellingen, die zowel een lokale als een regionale insteek kunnen hebben. Via de tentoonstelling kan de erfgoedbank alleszins goed inspelen op de lopende activiteiten en wensen van de partners en van de erfgoedcel.

Concreet heeft dit twee gevolgen:

•

Voor

online

tentoonstellingen

kan

gericht

materiaal

gezocht

worden

en

kunnen

digitaliseringrondes georganiseerd worden. Daarnaast kan de erfgoedcel ook digitaliseringrondes organiseren rond bijvoorbeeld een bepaald onderwerp, objectsoort, periode… •

Daarnaast is er veel soepelheid om gewoonweg interessante beelden, teksten,… digitaal toe te voegen aan de bank. Dit digitaliseren en invoeren kan door de partners zelf gebeuren, volgens de afspraken opgenomen in deze handleiding, maar voor grotere hoeveelheden materiaal kan altijd even overlegd worden met de erfgoedcel.

De erfgoedcel waakt erover dat de bank voldoende leeft en publieke aandacht krijgt. Partners die eigenhandig materiaal toevoegen aan de bank kunnen natuurlijk ook zelf actie ondernemen om dit nieuws binnen hun eigen netwerk te verspreiden. De erfgoedbank is er niet alleen door maar uiteraard ook vooral voor jullie!

1.6 DOWNLOADEN In het systeem worden liefst bestanden opgeladen van een goede kwaliteit. Zo heb je meteen alle nuttige informatie én een goede afbeelding bij de hand. Deze bestanden worden voor de website automatisch omgezet zodat ze enkel aan een lage resolutie (75 dpi) gedownload kunnen worden. Dergelijke resolutie is normaal gezien niet bruikbaar voor verdere kwaliteitsvolle verspreiding of voor publicatie. Bij andere beeldbanken werd in dit kader trouwens ook nooit misbruik ondervonden. Gebruikers die beelden aan hogere resolutie willen downloaden, kunnen dit rechtstreeks aanvragen bij de collectieverantwoordelijke in kwestie. Deze bepaalt zelf of hij dit toelaat. In de nabije toekomst zal de printversie van een object, net als de opgeslagen variant, voorzien worden van een copyright-vermelding onderaan de afbeelding. Deze vermelding zal niet te zien zijn op de ‘objectpagina’ (de pagina van de erfgoedbank waarop het object getoond wordt) en blijft ook onzichtbaar bij het inzoomen.

8

1.7 GARANTIES? Er werd gekozen voor CollectiveAccess vanuit de hoop dat dit ook in de toekomst de beste mogelijkheden biedt tot koppeling met andere databanken en beheersystemen, en dat dit extra zekerheid geeft voor omzetting van het materiaal naar een eventueel ander systeem in de verdere toekomst. Ook wordt er de nodige aandacht geschonken aan back-up van het materiaal in de erfgoedbank, om ook dit zo veilig mogelijk te stellen.

De erfgoedcel kan echter geen beloftes doen over het beschikbaar blijven van het systeem op lange termijn. Partners blijven ultiem verantwoordelijk voor hun eigen collecties. Daarom raadt de erfgoedcel hen aan om minstens een veilige kopie te bewaren van alle gedigitaliseerde bestanden die in de erfgoedbank terechtkomen en om occasioneel een export te maken van de beschrijvingsfiches in de bank. Neem hiervoor bij voorkeur steeds contact op met de erfgoedcel.

2. BELANGRIJKE AFSPRAKEN MET PARTNERS 2.1 WIE DIGITALISEERT? We stellen voor dat de partners zo veel mogelijk zelf hun beeldmateriaal digitaliseren wanneer ze dit kunnen, en dat dit gebeurt als deel van de vaste werking (bijvoorbeeld als men de documenten ter hand neemt voor een tentoonstelling, publicatie, onderzoek of evenement).

Wel kunnen enkele malen per jaar digitaliseringrondes plaatsvinden. Deze kunnen zich bijvoorbeeld richten op afgesproken thema’s, een type materiaal, een inhoudelijke leemte in de erfgoedbank,… In de praktijk zal dit wellicht ook gekoppeld worden aan projecten van de erfgoedcel of van erfgoedbankpartners.

Ten slotte blijft het ook mogelijk om voor specifieke situaties per partner te bekijken of (co-)financiering door de erfgoedcel mogelijk is, bijvoorbeeld voor het digitaliseren van thematisch belangrijke deelcollecties.

2.2 WIE BESCHRIJFT? De erfgoedcel kan slechts in heel uitzonderlijke gevallen instaan voor het beschrijven van objecten op de erfgoedbank en dit ook enkel indien hiervoor een vrijwilliger of stagiair ter beschikking kan worden gesteld. We willen er immers op drukken dat dit niet in het dagelijkse werk van de erfgoedcel kan worden ingepast. Partners beschrijven hun eigen materiaal dus zelf.

Wel stelt de erfgoedcel voor dat ze, eventueel in overleg met de erfgoedbankpartner, kleine aanpassingen kan maken aan de beschrijvingen van objecten. Dit zou dan vooral gebeuren om eenvormigheid in de hand te

9

werken, om optimale beschrijving te bekomen en om eventuele fouten te verwijderen. Bijvoorbeeld: het toekennen van tijdsperiodes aan beelden die niet officieel gedateerd zijn, het aanvullen van een naam van een persoon op foto, het toekennen van een extra trefwoord...

Per partner wordt een verantwoordelijke aangeduid voor het beschrijven van het materiaal. Deze persoon is aanspreekpunt wanneer er ev. opleidingen voorzien worden, als er opmerkingen zouden zijn bij de beschrijvingen, vragen van het publiek e.d.

2.3 WIE BEHEERT DE WEBSITE? De erfgoedcel beheert de website. Partners van de erfgoedbank zullen wel kunnen instaan voor de inhoud van specifieke pagina’s. We hopen zeker op hun inbreng voor de rubriek ‘verhalen’. In principe kan elke foto, document, kaart,… die voldoet aan een aantal basiscriteria meteen op de website, zonder te hoeven aansluiten op een thema, online tentoonstelling of digitaliseringronde. Het volstaat om in CollectiveAccess aan te geven of een object al dan niet online mag verschijnen.

Toch is niet al het materiaal dat bewaard wordt in de collecties in onze regio geschikt om op de website geplaatst te worden. Daarom heeft de erfgoedcel een aantal criteria opgesteld waarmee makkelijker besloten kan worden wat nu precies voldoende waarde heeft om publiek te verschijnen. In Deel 2 wordt uitgelegd welke selectiecriteria men in acht moet nemen. Hoewel we ervan uitgaan dat de selectie van dit materiaal vlot zal lopen, kan de erfgoedcel na overleg met de collectiebeheerder toch beslissen dat bepaalde beelden minder geschikt zijn en deze weer van de website halen. Bij twijfel is het sowieso best even te overleggen met de erfgoedcel.

2.4 WIE BETAALT? De erfgoedbank wordt gratis ter beschikking gesteld van de erfgoedhouders in Arendonk, Baarle-Hertog, Beerse, Kasterlee, Hoogstraten, Merksplas, Oud-Turnhout, Rijkevorsel, Turnhout en Vosselaar. Erfgoedcel Noorderkempen draagt naast de ontwikkelingskost van het systeem ook de kosten die verbonden zijn aan het onderhoud en de hosting van de databank en de website.

2.5 MINIMALE BESCHRIJVING Zoals gezegd, kunnen de erfgoedhouders zelf bepalen hoe ver ze willen gaan in het beschrijven van hun collectie. Ze kunnen alle beschikbare velden invullen, zich beperken tot de basisfiche of iets daartussen. Toch is het essentieel dat er per object een basishoeveelheid informatie wordt ingevuld. Enkel op die manier

10

worden de erfgoedobjecten minimaal vindbaar en begrijpbaar, zowel in de databank (voor de beheerder) als op de website (voor het publiek). De volgende gegevens moeten voor elk object worden ingevoerd:

•

Naam van collectie van herkomst, incl. deelcollectie/fonds

•

Inventarisnummer (of een afgesproken nummering)

•

Objecttype: dit kan gekozen worden uit een thesauruslijst (bvb. fotopositief, diapositief, krant, menukaart…). Indien het type object niet in de lijst voorkomt, dan wordt dit open gelaten.

•

Titel

•

Korte beschrijving van de inhoud. Voor beelden waarover erg weinig geweten is, kan deze rol eventueel reeds ingenomen worden door de titel.

•

Een link met tijd en/of ruimte: o

een precieze datering of een tijdsperiode

o

een locatie (op niveau gemeente, straat of huisnummer)

o

een geografische referentie (via aanduiding op kaart)

Graag altijd invullen, indien dit kan! •

Minstens drie ‘trefwoorden’

Materiaal dat onvoldoende beschreven is, kan niet op de website verschijnen.

3. WERKGROEP VAN PARTNERS Om de werking van de Erfgoedbank Noorderkempen te overlopen, noden en wensen te bespreken en eventuele grootschaliger acties en digitaliseringronden te plannen, wordt er een gebruikersgroep van partners opgericht. Die werkgroep zal enkele malen per jaar overleg plegen. Voor concrete ideeën en plannen rond tentoonstellingen, deelthema’s, acties op maat van een partner, digitaliseringacties enzovoort kan tussendoor met de betrokken partners afzonderlijk verder afgesproken worden. De erfgoedcel kan hier zelfstandig partners over contacteren, zonder dat de volledige gebruikersgroep hiervoor dient bijeen te komen. De partners worden aangespoord om ook zelf initiatief te nemen en de erfgoedcel te contacteren.

Partners kunnen uiteraard ook op eigen initiatief materiaal toevoegen en beschrijven, los van geplande grotere acties. Enkel voor het uploaden van grote hoeveelheden materiaal kan vooraf best even contact genomen worden met de erfgoedcel.

11

DEEL 2: SELECTEREN EN DIGITALISEREN 1. SELECTEREN Aangezien de erfgoedhouders veel vrijheid hebben om op eigen initiatief materiaal op de website te plaatsen, stelden we een reeks vragen op die helpen bepalen of een object voldoende ‘erfgoedwaarde’ heeft om publiek toegankelijk te worden. Doorloop de volgende vragen één voor één; als op alle vragen positief geantwoord kan worden, dan mag het materiaal online:

1. Heeft het materiaal een publieke waarde? Voorbeelden hiervan zijn: lokaal bekende personen of belangrijke gebeurtenissen; regionaal/nationaal bekende personen gefotografeerd binnen een Kempense setting; elementen van het dagelijks leven (interieur, gebruiken, bepaalde voorwerpen of kledij,…); afbeeldingen van intussen verdwenen of gewijzigde gebouwen, dorpsgezichten, landschappen e.d.

2. Foto’s van individuen worden enkel geselecteerd als ze een publieke waarde of een zekere ouderdom hebben. Voorbeelden zijn: bekende personen, specifieke klederdracht, tradities of gewoonten uit de tijd, thematisch belang, visueel opmerkelijk, foto’s genomen tijdens de wereldoorlogen of vóór 1914,…

3. Groepsfoto’s (meer dan drie personen) beschouwen we automatisch als van publieke waarde. De publieke waarde van een foto of document is vaak subjectief. Ze hangt ook af van de reden waarom een document gedigitaliseerd wordt (vormt het bijvoorbeeld een aanvulling op een specifiek thema?) en of er ander materiaal uit de erfgoedbank aan kan gekoppeld worden. We gaan ervan uit dat partners doorgaans zelf het best kunnen inschatten welk materiaal echt relevant is.

4. Is het materiaal origineel? Fotokopieën van foto’s, van bidprentjes, van archiefstukken,… worden in principe niet opgenomen in de erfgoedbank, behalve als het gaat om materiaal waarvan het origineel intussen verloren is gegaan of niet langer op te sporen is. Foto’s uit boeken komen nooit in de erfgoedbank om reden van auteursrecht.

5. Is er voldoende informatie beschikbaar? Het heeft weinig nut om materiaal op te nemen – ook al is het visueel opmerkelijk – waarover we vervolgens niets kunnen zeggen. Een zekere minimale informatie moet daarom zeker ingevuld kunnen worden: a) Naam van collectie van herkomst, incl. deelcollectie/fonds b) Inventarisnummer (of een afgesproken nummering)

12

c) Objecttype: dit kan gekozen worden uit een thesauruslijst (bvb. fotopositief, diapositief, krant, menukaart…). Indien het type object niet in de lijst voorkomt, dan wordt dit open gelaten. d) Titel e) Korte beschrijving van de inhoud f)

Een link met tijd en/of ruimte: a. een precieze datering of een tijdsperiode b. een locatie (op niveau gemeente, straat of huisnummer) c.

een geografische referentie (via aanduiding op kaart)

Graag alledrie invullen indien dit kan! g) Minstens drie ‘trefwoorden’

We gaan ervan uit dat een object van publieke waarde minstens deze gegevens kunnen ingevuld worden. Uitzonderingen op deze regel kunnen gemaakt worden voor materiaal van een eerder uitzonderlijk karakter, zoals foto’s pre-1918, opmerkelijke archiefstukken waarover verder weinig geweten is, bijzondere stukken waarvoor men de hulp van het publiek wil inschakelen etc.

Ook de context speelt hierbij een rol: als er in een volledige archiefdoos met interessante foto’s slechts een paar foto’s zitten waarover men niets weet, dan kan het voor de ontsluiting van het archief toch nuttiger zijn om meteen alles te digitaliseren. Je weet ook nooit dat een bezoeker op de site nog informatie kan toevoegen. Het is echter niet de bedoeling dat dit soort ‘lege’ stukken een te grote plaats inneemt in de publieke site.

6. Hoe oud is het materiaal? Omwille van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wordt best geen al te recent materiaal op de website geplaatst.

a) Foto’s en ‘teksten’ (affiches, brieven, archiefdocumenten…) moeten minstens 25 jaar oud zijn. Heb je toch recenter materiaal, ga dan na of het niet te gevoelig is om publiek te maken! b) Archiefstukken na 1945 moeten bovendien bij voorkeur gekoppeld kunnen worden aan beeldmateriaal dat reeds in de bank zit. c) Originele foto’s van tijdens de wereldoorlogen en van vóór 1914 kunnen meteen op de website, omdat we ervan uitgaan dat deze sowieso niet zoveel voorkomen en dus een hogere erfgoedwaarde hebben. d) Bidprentjes moeten minstens 50 jaar oud zijn. e) Documenten van de burgerlijke stand moeten minstens 100 jaar oud zijn.

Beelden jonger dan 25 jaar kunnen slechts uitzonderlijk meegenomen worden, wanneer er een koppeling kan gelegd worden tussen oude en jongere objecten (bvb. recente foto’s van

13

reuzenoptochten) of als ze in een specifiek project passen (bvb. foto’s van mensen met hun favoriete erfgoed). Uiteraard komen documenterende foto’s van oude objecten wel in aanmerking. Raadpleeg bij twijfel de erfgoedcel.

7. Rusten er met grote waarschijnlijkheid nog rechten op het object? Wanneer er duidelijk nog rechten rusten op een object, dan wordt dit niet op de website geplaatst. Dit geldt vooral voor afbeeldingen van kunstwerken, commerciële geluids- en beeldopnamen, foto’s die na 1945 gemaakt werden door bekende fotografen, gepubliceerde teksten (incl. kranten) jonger dan 1945.

8. Bevindt zich reeds veel gelijkaardig materiaal op de website? De website wordt bij voorkeur niet overladen met tientallen vergelijkbare beelden van dezelfde kermis of dezelfde dorpsstraat. Daarom wordt gevraagd om, zeker bij grote collecties, zelf te kijken welk materiaal nuttig is en wat eventueel kan weggelaten worden.

9. Voor bidprentjes, die bijzonder talrijk zijn en die emotioneel gevoeliger liggen dan andere objecten, nemen we enkele bijzondere extra criteria op: a. bidprentjes van publieke figuren kunnen online. b. bidprentjes van niet-publieke figuren kunnen enkel online indien deze personen minstens 50 jaar geleden overleden zijn. c.

Er moet een duidelijke link bestaan met andere objecten in de Erfgoedbank waarop dezelfde persoon reeds te zien is

d. Wanneer bidprentjes op de erfgoedbank komen (al dan niet publiek) dan wordt in de databank meteen ook de informatie over deze persoon aangevuld. e. Uitzondering zijn bidprentjes van voor 1918, die sneller op de website mogen omwille van hun grotere zeldzaamheid en uit genealogische overwegingen. Maar ook hier gaat de voorkeur toch uit naar prentjes die visueel opmerkelijk zijn of waarop een foto staat.

10. Kan het materiaal binnen redelijke termijn beschreven worden? Materiaal dat niet beschreven is, wordt niet online geplaatst. Dit materiaal is immers niet zoekbaar voor het publiek. Uitzonderingen zijn te bespreken met de erfgoedcel.

2. DIGITALISEREN VAN (VLAK) MATERIAAL Zoals ook vermeld in Deel 1, alinea 2.1, verloopt digitalisering in de praktijk op twee pistes. Enerzijds voorziet de erfgoedcel digitaliseringsrondes. Hierbij wordt een bestand in hoge kwaliteit (TIFF) en een bestand in lagere kwaliteit (JPEG) aangemaakt. De erfgoedcel bewaart een back-up van de digitale bestanden. De partners slaan bij voorkeur het grote bestand op een schijf op, zodat goed geweten is waar de hoge-

14

kwaliteitsbestanden zich bevinden. Dit bestand kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld publicatie, voor toegang tot de collectie op hoge kwaliteit etc. Voor de erfgoedbank en voor eigen intern gebruik wordt het kleinere bestand gebruikt, omdat dit makkelijker hanteerbaar is. Aan partners die hun materiaal extern laten digitaliseren kan een soortgelijke tweedeling voorgesteld worden.

Daarnaast is er de digitalisering door partners zelf. Hier moet een compromis gevonden worden tussen een haalbare praktijk die tegelijk voldoende kwaliteit oplevert, om te vermijden dat men in de nabije toekomst opnieuw moet gaan digitaliseren. Hiervoor worden de volgende algemene principes voorgesteld:

Het document

•

Zorg dat het object zo recht mogelijk op de scanner ligt en zorg dat de scanner stofvrij is. Vermijdt schuine scans, plooien en vouwen, stof e.d. Zo vermijdt je dat de scan opnieuw moet gebeuren of dat het digitale bestand achteraf nog moet gecorrigeerd worden.

•

Vergeet niet dat de achterzijde van een stuk ook interessante informatie kan bevatten: teksten op postkaart, versierde reclame voor fotografen op de achterzijde van oude foto’s, aantekeningen of zegels op de achterzijde van documenten… In de erfgoedbank worden deze verschillende bestanden samen aan dezelfde objectfiche toegevoegd.

•

Scan ruim genoeg: zorg dat het volledige object geregistreerd wordt. Voor oude foto’s betekent dit dus dat ook de randen van de dragende kaart, de gekartelde rand van de foto e.d. gescand worden, in plaats van enkel het ‘beeld’. Voor ‘teksten’ worden ook beschadigde of verkleurde randen mee gescand e.d. Zo krijgt de gebruiker het beste voeling met het uitzicht van het origineel. Zorg voor een witte achtergrond.

•

Als je kan, scan dan samen met het object ook een kleurenbalk mee in. Hierdoor kan altijd gecontroleerd worden of de kleuren op scan afwijken van de ‘werkelijke’ kleuren (bijvoorbeeld door belichting) en kan kleurcorrectie uitgevoerd worden.

Scanner-instellingen

•

Scan altijd in kleur, op een kleurdiepte van minstens 16 bit maar bij voorkeur 24 bit (16.777.216 kleuren). Dit komt min of meer overeen met het door de mens zichtbare kleurenspectrum. Het aantal kleuren kan je meestal aanduiden voordat het scannen begint. We scannen NOOIT in zwart/wit, zelfs niet als de originele foto in zwart/wit is. Kleine kleurnuances, vlekjes e.d. maken immers deel uit van het beeld.

15

•

Pas de resolutie aan naargelang de grootte van het te scannen object: o

diapositief of negatief => 1200 dpi

o

kleiner dan een postkaart (15 x 9 cm) => 600 dpi

o

even groot als een postkaart => 400 dpi

o

groter dan een postkaart => 300 dpi

De minimumresolutie is dus 300 dpi. Bij twijfel neem je steeds het grootste getal, want hoe meer dpi (dots per inch), hoe beter de kwaliteit.

•

De Erfgoedbank stelt geen eisen voor wat betreft de afmetingen van het bestand.

Bestandsformaten en naamgeving

•

Sommige scanners geven je de optie om in verschillende bestandsformaten te scannen. Je hebt de keuze tussen TIFF, JPEG, JPEG2000…. Waar TIFF alle gescande informatie ‘zuiver’ opslaat en dus grote bestanden oplevert, voeren JPEG en JPEG2000 een compressie uit die kleinere bestanden oplevert maar waarbij ook een (soms grote) hoeveelheid visuele informatie verloren gaat.

We stellen voor steeds te digitaliseren in TIFF. Zolang deze bestanden maximaal 5 à 10 MB groot zijn, kunnen deze ook meteen zo op de Erfgoedbank. Gebruikers van de website kunnen zelf enkel een versie van het bestand in lage resolutie downloaden, maar als er op de erfgoedbank een TIFF bestand staat, kunnen ze meer inzoomen. Als de resulterende bestanden te groot zijn voor praktisch gebruik, kies dan voor JPEG in de hoogste kwaliteit die haalbaar is voor je systeem.

UITZONDERING: Sommige erfgoedhouders (bijvoorbeeld heemkringen) beschikken over een uitgebreid archief van gedigitaliseerd materiaal, waarvan de originelen vaak niet in bezit zijn van de organisatie of vereniging. Deze beelden

worden uiteraard wel

meegenomen in de erfgoedbank ook al voldoen zij niet aan de strikte vereisten – met eventuele uitzondering van visueel al te sterk aangetaste exemplaren.

•

Ook als je werkt met een digitale camera, dan trekt je bij voorkeur TIFF-foto’s en geen JPEG-foto’s!

•

Voor de naamgeving van het bestand stelt de Erfgoedbank geen eisen voor wat betreft lengte, spaties in de naam e.d. Je gebruikt als naam best het inventarisnummer van het object, zodat het bestand makkelijker op te sporen is en te koppelen aan het eigen collectiebeheer.

16

Als je geen inventarisnummers hebt, gebruik dan een code bestaande uit: o

Een vaste lettercombinatie voor de collectie

o

de datum van digitalisering of invoer in het systeem

o

een nummering voor alle bestanden die op deze dag gedigitaliseerd werden

Bijvoorbeeld: HKAG20110418_12.tiff -> een bestand uit de collectie ‘Heemkring Adriaen Ghys’, gedigitaliseerd op 18 april 2011, als 12

de

in de rij die dag.

De codes voor de verschillende collecties vind je in deel 3, alinea1.3.

17

DEEL 3: INVOEREN EN BESCHRIJVEN VAN OBJECTEN Deze handleiding leidt je stap voor stap doorheen het beschrijven van erfgoedobjecten uit je collectie in de CA-module van Erfgoedbank Noorderkempen. De handleiding is gestructureerd volgens de tabbladen en invulvelden in CollectiveAccess. Als je een vraag hebt bij het beschrijven van een object, dan zoek je in de handleiding naar het desbetreffende tabblad en veld. De handleiding bevat verder ook afspraken voor taalgebruik, schrijfwijzen e.d. die van toepassing zijn op alle velden.

1. ENKELE ALGEMENE PRINCIPES 1.1. BASISKENMERKEN COLLECTIVEACCESS Alle aanklikbare elementen zijn aangegeven in het blauw en onderlijnd. Door erop te klikken kom je elders in het collectiesysteem terecht: bij een objectfiche, een collectiefiche, een locatiefiche e.d.

Als je de informatie op de pagina nog niet hebt opgeslagen, dan zal het systeem steeds vragen of je de pagina wel degelijk wenst te verlaten. Als je dit doet zonder op te slaan, dan gaan de wijzigingen opnieuw verloren.

Navigeren door de website doe je zoveel mogelijk via de menu’s. Dit werkt beter dan terug te keren via het pijltje in je internetbrowser. Tijdens het invoeren van objecten, locaties e.d. of na het zoeken naar objecten verschijnen in de grijze linkerbalk bovenaan ook vooruit- en achteruit pijltjes, die je kan aanklikken om te navigeren doorheen de verschillende fiches.

Als je op enter drukt (om het even waar op de pagina) zal het systeem de ingevoerde gegevens opslaan. Pas hiermee dus op: velden die nog niet correct werden ingevoerd, worden weer leeg gemaakt. Druk dus niet op enter nadat je een veld hebt ingevuld of nadat je een term gekozen hebt uit een drop-down menu, maar druk op ‘tab’ om naar het volgende veld te gaan of klik dit aan met je muis.

1.2. OBJECT, COLLECTIE, ENTITEIT, PLAATS, GEBEURTENIS, OPSLAGPLAATS De erfgoedbank is ontworpen om aan objectregistratie te doen. Om dit op een optimale manier mogelijk te maken, laat het systeem echter ook toe om op een systematische manier collecties, entiteiten (personen en organisaties), plaatsen, gebeurtenissen en opslagplaatsen te beschrijven en doorzoekbaar te maken. De beschrijving van objecten wordt uitgebreid toegelicht in het vervolg van de handleiding. Ook aan de beschrijving van collecties en entiteiten wordt afzonderlijk aandacht besteed.

18

1.3. ALGEMENE PRINCIPES VOOR HET BESCHRIJVEN VAN OBJECTEN Het basisprincipe om een goede erfgoedbank te krijgen is ervoor te zorgen dat iedereen op eenzelfde manier te werk gaat. Coherente, duidelijke en uniforme beschrijvingen zijn nodig om het materiaal optimaal vindbaar te houden. Tracht dus steeds op dezelfde manier tewerk te gaan in het beschrijven van je materiaal.

Beschrijvingen wijken niet te veel af van het object dat je beschrijft. Een korte uitleg over de historiek van een gebruik of voorwerp dat op een foto staat is bijvoorbeeld wel mogelijk om de foto beter te begrijpen, maar lange zinnen met historische faits-divers of stukjes tekst uit een boek e.d. horen niet thuis in een beschrijving.

Vermijd bij het beschrijven ook verwijzingen naar andere objecten uit de collectie. Deze kan je ingeven in het tabblad ‘Inhoud’, bij het veld ‘gerelateerde objecten’. Zo koppel je objecten ook echt aan elkaar.

Beschrijvingen gebeuren steeds in het algemeen Nederlands. De algemene afspraken hiervoor vind je in deel 3 alinea 5, maar hier sommen we toch nog even kort enkele aandachtspunten op:

-

Geen punt aan het einde van een titel

-

Geen spaties voor leestekens

-

Geen dubbele spaties na punt, dubbelpunt e.d.

-

De inhoudelijke beschrijving eindigt steeds met een punt. De titel eindigt nooit met een punt

-

Gebruik steeds dubbele aanhalingstekens

-

Afkortingen zoals nv, vzw bij verenigingen worden weggelaten.

-

Kies bij groepsnamen voor de officiële schrijfwijze, inclusief hoofd- en kleine letters en laat inleidende lidwoorden weg (bvb. Sint-Sebastiaansgilde) tenzij deze bij de groepsnaam horen (bv. De Standaard).

-

Plaatsnamen worden voluit geschreven, gebruik dus geen afkortingen. Kies altijd voor de huidige schrijfwijze van de plaats. Bij gelijke plaatsnamen noteer je de gemeente/stad/provincie waartoe de plaats behoort tussen ronde haakjes.

1.4. NOTEREN VAN DATA Data kunnen in het systeem genoteerd worden als getallen, als maand en jaar, intervallen van jaren, of decennia. Aanduidingen ‘vandaag’ en ‘gisteren’ worden automatisch omgezet tot een datumnotering. Onzekerheid kan worden aangeven als ca. Deze data kunnen op verschillende manieren ingegeven worden:

-

JJJJMMDD, bvb. 19991205 (voor 5 december 1999)

19

-

DD MM JJJJ, bvb. 05 12 1999

-

DD maand JJJ, bvb. 05 december 1999

-

Tijdsperiodes zijn in te geven op dezelfde wijze, met een liggend streepje (-) of het woord ‘tot’ tussen de begin- en einddatum, bvb. 1999-2005; mei 1985-juni 2006. Let op: als je een interval noteert op basis van maanden, dan zet het systeem dit automatisch om naar een interval van de eerste dag van de beginmaand, tot de laatste dag van de eindmaand.

-

Decennia zijn aan te duiden als een interval, bvb. 1920-1930, of met een liggend streepje als ‘wildcard’. bvb. 192_ (voor de jaren 1920). Dit kan ook voor eeuwen: 19__ is de 20ste eeuw

-

Onzekerheden worden genoteerd als ‘ca.’, bvb. ca. 1925

Ook als je slechts tot op een paar decennia zeker bent van de datering, vul je hier toch best iets in bvb. 19001950, 1925-1965. Ook al lijkt dit te algemeen, door het ingeven van een tijdsperiode maak je de objecten toch veel beter vindbaar. Bovendien help je de gebruikers veel sneller door de collecties te zoeken naar wat hen interesseert.

Als je een voor het systeem ongeldige datum ingeeft, verschijnt er bij het bewaren een rood waarschuwingstekstje naast de ingegeven fout. Deze ongeldige informatie wordt niet opgeslagen: als je het tabblad verlaat zonder de fout te corrigeren, zal het systeem terugvallen op de laatste opgeslagen correcte notering.

1.5. IMPORTMOGELIJKHEDEN Het opladen van digitale beelden en het invullen van de invoervelden gebeurt in principe object per object door de erfgoedhouders zelf. CollectieveAccess laat echter wel toe om ook digitale beelden en beschrijvingen in ‘groep’ te importeren, bijvoorbeeld uit al bestaande databanken. Indien je al een databank met digitale beelden en/of beschrijvingen hebt, dan neem je best even contact op met de erfgoedcel. Op die manier kan er samen gekeken worden naar importmogelijkheden.

20

2. INLOGGEN, STARTPAGINA EN NAVIGATIE NAAR EEN BESTAAND DOCUMENT Inloggen in CA doe je via http://ca.erfgoedbanknoorderkempen.be. Gebruik hiervoor de gebruikersnaam en het wachtwoord die je van de erfgoedcel kreeg. Na het inloggen kom je terecht op een overzicht van de recente wijzigingen die in het systeem werden aangebracht. Je komt ook op deze pagina terecht door op elk gegeven ogenblik te klikken op het CollectiveAccess logo links bovenaan.

Op de overzichtpagina heb je bovenaan het hoofdmenu met de opties ‘nieuw’, ‘zoek’, en ‘snel zoeken’. Op het ogenblik dat je al acties hebt ondernomen in CA, wordt hier de optie ‘geschiedenis’ aan toegevoegd. Van op elke pagina van het systeem heb je toegang tot dit menu. Navigeren doe je best via dit menu.

In de tabel ‘Recente aanpassingen’, centraal op de pagina, kan je zien welke fiches het laatste werden gewijzigd, door welke gebruiker en op welke manier. Deze wijzigingen zijn gegroepeerd per datum. Door te klikken op de naam van de fiche (‘Onderwerp’) kom je meteen op de fiche ervan terecht. Indien de fiche waaraan je wil verder werken niet meer in de lijst staat, dan kan je ook zoeken via ‘zoek’ of ‘snel zoeken’ in de balk bovenaan. Je hebt enkel toegang tot je eigen collectie. Objecten uit andere collecties kan je dus niet bewerken of verwijderen. Je kan deze wel opvragen en doorzoeken.

21

Hoe werkt de optie ‘snel zoeken’? Klik op ‘snel zoeken’ en geef een vrije zoekterm in (bv. de naam van de objectfiche, een woord uit de titel, het identificatienummer, een woord uit de beschrijving van het object zijn of de naam van de collectie). Druk op ‘enter’ of klik op het groene pijltje rechts van het zoekveldje. Je komt nu op de overzichtspagina terecht met de zoekresultaten. Het belangrijkst hier is het vak met de gevonden objecten. Van elk object wordt de naam getoond met daarnaast, tussen rechte haakjes, het identificatienummer. Objecten zijn standaard gesorteerd op naam. Rechts bovenaan dit blad kan je echter kiezen om ze te sorteren op identificatienummer (‘Idno’). Op deze manier kan je het juiste object terugvinden. Om op de objectfiche te belanden, klik je op de naam van het object. Wil je een lijst opvragen van alle mogelijke resultaten, vul je in het zoekveld een ‘*’ in.

22

Hoe werkt de optie ‘zoek’? Klik op ‘zoek’ en geef aan of je wil zoeken naar objecten, entiteiten (personen of organisaties), plaatsen, collecties, gebeurtenissen of opslagplaatsen. Je komt nu op een zoekpagina terecht. Hier moet je een zoekterm invullen in het zoekveldje en vervolgens op ‘enter’ drukken of op ‘zoek’ klikken. Je krijgt nu een overzicht van de zoekresultaten. Wil je een lijst opvragen van alle objecten, entiteiten, plaatsen, collecties, gebeurtenissen of opslagplaatsen, vul je in het zoekveld een ‘*’ in.

23

In de grijze linkerbalk kan je bij ‘weergave’ een keuze maken tussen ‘miniatuur’ (zie bovenstaande afbeelding),

volledig’ en ‘lijst’ (zie onderstaande afbeeldingen). Op die manier kan je bepalen hoe de

zoekresultaten op het scherm worden weergegeven.

24

In de grijze linkerbalk kan je eveneens een lijst van de zoekresultaten afdrukken. Ga hiervoor naar ‘print selection as labels’, kies in het menu voor ‘Avery-brand 15163 labels’ en druk op print. Bijkomende, meer gebruiksvriendelijke printfuncties, mag je verwachten in de nabije toekomst.

25

3. EEN COLLECTIE OF DEELCOLLECTIE BESCHRIJVEN Collecties worden samen met de gebruikersnaam en het wachtwoord aangemaakt door de erfgoedcel. Ook de deelcollecties kunnen eventueel na overleg worden aangemaakt door de erfgoedcel. De beschrijving van de collecties en deelcollecties gebeurt uiteraard door de betrokken erfgoedhouders zelf. Zij kunnen ook zelf nieuwe deelcollecties aanmaken.

Als je als erfgoedhouder algemene informatie over de collectie wil toevoegen aan de collectiefiche, dan ga je best als volgt te werk. Klik in het hoofdmenu in de balk bovenaan op ‘zoek’ en geeft vervolgens aan dat je wil zoeken naar collecties. Je komt nu op een zoekpagina terecht. Vul de naam van jouw collectie in en druk op ‘enter’ of ‘zoek’. In het overzicht dat hierop verschijnt, staat normaal gezien ook jouw collectie. Om op de collectiefiche terecht te komen druk je op het icoontje (‘edit’) rechts.

26

De collectiefiche is gestructureerd op basis van 4 tabbladen, die je terugvindt in de grijze linkerkolom: ‘basisinfo’, ‘relaties’, links’ en ‘log’. Hier kan naast algemene informatie over de collectie, ook relaties leggen met objecten, personen, plaatsen en andere collecties. Op het tabblad log krijg je een overzicht van alle wijzigingen die binnen jouw collecties werden doorgevoerd in CA.

Binnen een bestaande (deel)collectie kan je als erfgoedhouder zelf deelcollecties aanmaken. Aan de hand van een fictief voorbeeld verduidelijken we hier hoe je dit best aanpakt. In ons voorbeeld gaan we er van uit dat er binnen de collectie ‘Heemkring Sandelyn’ al een deelcollectie ‘Alaam’ bestaat. Binnen die deelcollectie ‘Alaam’ bestaat er ook al een deelcollectie ‘Diamantbewerker’. Nu zullen we tonen hoe je binnen de deelcollectie ‘Alaam’ nog een deelcollectie ‘Alaam Timmerman’ kan aanmaken.

27

Ga eerst naar de collectiefiche van de collectie ‘Heemkring Sandelyn’ op de manier die we hierboven hebben beschreven. Eventueel kan op die manier ook meteen naar de fiche van de deelcollectie ‘Alaam’ gaan. Op de (deel)collectiefiche kan je in de grijze linkerbalk klikken op ‘toon hiërarchische informatie’. Nu zie je alle niveaus die met deze (deel)collectie verbonden zijn: het niveau erboven (‘Heemkring Sandelyn’) en het niveau eronder (‘Alaam Diamantbewerker’). De (deel)collectie waarvan je de fiche aan het bekijken bent, staat als gewone tekst weergegeven. De niveaus erboven en eronder staan vet.

28

In ons voorbeeld willen we nu een bijkomende deelcollectie ‘Alaam Timmerman’ aanmaken binnen de deelcollectie ‘Alaam’. Op de fiche van de deelcollectie ‘Alaam’ zijn in de grijze linkerkolom twee opties voorzien om nieuwe deelcollecties aan te maken: ‘voeg hieronder een nieuwe toe’ en ’voeg hiernaast een nieuwe toe’. In ons voorbeeld moeten gebruik maken van ‘voeg hieronder een nieuwe toe’. Onder deze optie staat een selectievenster: klik hierop voor een lijst van de mogelijke soorten collecties die je kan toevoegen. Kies hieruit ‘deelcollectie’ en klik op het groene kruisje. Er opent zich nu een lege fiche voor de nieuwe deelcollectie. Pas als je deze voor het eerst opslaat, zal links opnieuw de aangepaste hiërarchische informatie verschijnen.

29

Op de lege fiche geef je eerst de naam aan die je aan de deelcollectie wil geven. Hierbij begin je bij voorkeur met de afkorting van de collectie. In dit voorbeeld is dit dus ‘ HKS Alaam Timmerman’. Vervolgens moet je een ‘collectie identificatienummer’ invullen. Hiermee kan het systeem de deelcollectie terugvinden. Deze code moet dan ook uniek zijn. Ze mag ook geen spaties bevatten. Vul de code als volgt in: afkorting collectie_ deelcollectie. Gebruik hier bij uitsluitend kleine letters. In dit voorbeeld is dit dus: ‘hks_alaam_timmerman’. Het aantal tekens dat je hier kan gebruiken, is beperkt. Het kan soms dus nodig zijn om de deelcollectienaam op een begrijpelijke wijze af te korten.

Sla de fiche op door te klikken op ‘bewaren’. Nu kan je ook nog andere informatie invullen: is de deelcollectie publiek toegankelijk of niet, is de fiche afgewerkt of niet, over welke periodes strekt de inhoud van de deelcollectie zich uit… Links zie je nu ook andere tabs verschijnen, waar je eventueel informatie kan invullen over de aard van de deelcollectie. Dit zal je echter meestal niet nodig hebben. Als je nu in de hiërarchie gaat kijken, zie je dat onder de deelcollectie ‘Alaam’ twee deelcollecties vermeld worden: ‘Alaam Diamantbewerker’ en ‘Alaam Timmerman’.

30

4. EEN PERSOON OF ORGANISATIE (ENTITEIT) BESCHRIJVEN Om een nieuwe persoon of organisatie aan te maken en te beschrijven, kies je in het menu in de balk bovenaan bij ‘nieuw’ voor ‘entiteit’. Hier geef je meteen ook aan of je persoon of organisatie wil beschrijven. Personen en organisaties kunnen echter ook aangemaakt worden tijdens de beschrijving van de objecten zelf. Bij de invoervelden waar personen en organisaties moeten ingevoerd worden, zal hiervoor het veld ‘nieuwe entiteit’ verschijnen (zie verder bij de beschrijving van objecten).

Nadat je hebt gekozen om een persoon aan te maken, opent zich een venster waarin je ‘voorvoegsel’, ‘voornaam’, ‘tussennaam’, ‘achternaam’, ‘achtervoegsel’, ‘andere voornamen’ enzovoort kan invullen voor de persoon in kwestie. Vul deze gegevens in. ‘Voorvoegsel’ wordt weggelaten tenzij de voornaam van de persoon niet gekend is of het gaat om een titel, bvb . E.H. of Mgr.).

In het veld ‘entiteit identificatienummer’ vul je in ‘naam_voornaam_°geboortejaar/+sterftejaar’. Indien je het geboortejaar of sterftejaar van de persoon niet kent, dan laat je deze informatie weg. Het toevoegen van het geboortejaar of sterftejaar is belangrijk, omdat deze code door het systeem wordt gebruikt om naar deze unieke persoon te verwijzen. Door toevoeging van geboortejaar of sterftejaar kunnen personen met dezelfde naam toch van elkaar onderscheiden worden. Toevoeging doe je met een ° of een +.

31

Bvb.:

matthé_jan_°1979 peeters_jos_+1892 van_boekel_lodewijk

Voor het aanmaken van een organisatie volg je dezelfde procedure (klik dan door op ‘organisatie’) en vul hier de naam van de organisatie in als familienaam.

Personen waarvan je de voornaam niet kent, worden niet ingevoerd. Deze zijn immers niet te onderscheiden van andere personen met dezelfde familienaam. De enige uitzondering zijn mensen die je toch op een unieke manier kan identificeren, bijvoorbeeld via een titel of een beroep of via de geboorte- of sterftedatum. In dat geval voeg je dit toe aan het identificatienummer. Bvb.:

demoortele_eh versijpt_mandenvlechter

De kans dat er in de bank een andere persoon voorkomt met hetzelfde beroep en dezelfde familienaam en eveneens zonder voornaam, achten we verwaarloosbaar.

Als je een persoon aanmaakt via de uitgebreide fiche in het menu (nieuw -> entiteit -> persoon), krijg je tevens de mogelijkheid om, nadat je de fiche voor de eerste maal opslaat, allerhande andere informatie toe te voegen via de extra tabbladen. Deze krijg je ook te zien door de persoon in kwestie op te zoeken via de zoekfunctie, en door te klikken op het fiche-icoontje rechts naast de naam van de persoon.

De belangrijkste extra gegevens die je hier kan ingeven zijn de geboorte- en sterftedatum, beroepen en bijnamen/roepnamen (op het tabblad ‘Extra Informatie’) en de relaties met andere personen (op het tabblad ‘Relaties’). Daar kan je de persoon immers koppelen aan andere personen in het systeem als ‘ouder van’, ‘kind van’ e.d. Door dit te doen, kan het systeem gebruikt worden om gezinnen en families in kaart te brengen! Alle objecten waaraan de persoon gekoppeld is, zullen hier ook opgelijst worden.

32

33

5. EEN OBJECT BESCHRIJVEN: DE BASISFICHE Zoals gezegd, heb je vanaf elke pagina in het systeem toegang tot het hoofdmenu in de balk bovenaan. Om een nieuw object in te voeren klik je op ‘Nieuw’. Er opent zich een dropdown-menu met bovenaan de optie ‘object’. Als je hierop gaat staan met de muis, klapt het lijstje met de objecttypes eruit.

De volgende opties zijn voorzien:’ voorwerp’, ‘foto of dia’, ‘document’, ‘kaart of plan’, ‘boek’, ‘krant of tijdschrift’, ‘filmfragment’, ‘geluidsfragment’ en ‘andere’. Onder ‘voorwerp’ begrijpen we alle fysieke voorwerpen, zoals traditionele museumstukken, beelden, vlaggen e.d. Onder ‘document’ begrijpen we alle vlakke documenten. Klik op de optie die overeenkomt met het object dat je wil beschrijven. Deze keuze bepaalt welke invoervelden er bij het vervolg van de beschrijving zullen verschijnen.

34

Nadat je een keuze in het dropdown-menu hebt gemaakt, kom je terecht op de basisfiche. Die bevat de velden die het belangrijkst voor het object worden geacht.

1) De grijze tabbalk: aan de linkerzijde bevindt zich de grijze tabbalk. Wanneer je het object voor de eerste maal hebt opgeslagen, verschijnt hier het overzicht van de overige tabbladen voor het object. Bovenaan staan de naam van het object en de collectie en worden ook de media voor het object weergegeven, nadat deze werden opgeladen.

2) Hoofdmenu: Dit menu bevindt zich op alle pagina’s in het systeem. De tab ‘geschiedenis’ verschijnt wanneer je reeds werk verricht hebt.

4) ‘Bewaren’ en ‘Annuleren’: Op elke pagina verschijnen bovenaan en onderaan de knoppen voor het opslaan van wijzigingen of het teruggaan naar de laatst opgeslagen versie. LET OP: ‘Annuleren‘ kan niet ongedaan gemaakt worden. Nadat de fiche een eerste maal werd opgeslagen, verschijnt in deze balk ook de optie ‘verwijderen’. Hiermee kan een fiche definitief en onherroepelijk verwijderd worden uit het systeem.

5) Invoervelden: centraal in de pagina worden de invoervelden opgelijst. Met de scroll-bar rechts in beeld kan je naar beneden scrollen doorheen de fiche. Deze getoonde velden verschillen per tabblad.

35

6) Algemeen: •

Velden die verplicht in te vullen zijn, worden aangeduid met een * na de veldnaam.

•

Velden die online zullen verschijnen (indien ingevuld) krijgen de aanduiding ‘(online)’.

•

Herhaalbare velden krijgen een groen kruisje met de optie ‘Voeg … toe’.

•

Door met de muis op de naam van een veld te gaan staan, krijg je voor de meeste velden beknopte informatie over welke informatie in het veld hoort.

•

Als je op ‘enter’ drukt terwijl je in een veld of op de fiche staat, zal het systeem trachten de fiche op te slaan. Pas hiermee dus op: je zou per ongeluk foutieve informatie kunnen opslaan + indien de collectienaam en inventarisnummer ontbreken op het moment van opslag, zullen ook andere velden uit de fiche opnieuw verwijderd worden.

De volgende velden op de identificatiefiche moeten ingevuld worden voordat een object in de erfgoedbank mag en online mag komen (deze velden zijn op de fiche aangeduid met een *):

•

Collectie/Deelcollectie

•

Inventarisnummer

•

Objecttype (als hiervoor geen geschikte thesaurusterm beschikbaar is, dan vul je een objecttype in als trefwoord)

•

Titel

•

Inhoudelijke beschrijving

•

Media

•

Datum OF Georeferentie OF Plaats die verwant is met de inhoud (indien deze laatste niet uit de lijst kan gekozen worden, dan vul je de plaatsnaam in als trefwoord). Voor een datum waarover je onzeker bent, kan je ook werken met een ruim tijdsinterval van meerdere decennia.

•

Trefwoorden (minstens 3)

5.1 COLLECTIE Vul hier in uit welke collectie of deelcollectie het object komt, bijvoorbeeld Heemkring Sandelyn, met hieronder de deelcollectie ‘Alaam’ en daaronder dan weer de deelcollectie ‘Alaam Timmerman’. Deze drie collecties moeten eerst eenmalig in het systeem ingevoerd worden, zodat het systeem ze automatisch aan elkaar kan koppelen. Zie eerder.

36

Geef een deel in van de naam van de collectie of deelcollectie. Daarbij vertrek je steeds vanaf het meest gedetailleerde niveau: in het gegeven voorbeeld tik je dus ‘Alaam Timmerman’ in. Automatisch verschijnen de reeds ingevoerde mogelijkheden, waaruit je de juiste deelcollectie aanklikt. Voor de duidelijkheid zal ook nog eens de afkorting voor de hoofdcollectie worden getoond: in het gegeven voorbeeld zal er dus ‘HKS Alaam Timmerman’ verschijnen.

Als je de nodige deelcollectie niet terugvindt, neem dan contact op met de erfgoedcel met vermelding waar in de hiërarchie deze deelcollectie hoort te staan. De erfgoedcel dan kan snel de nodige deelcollectie aanmaken.

5.2 WIE VOERT REGISTRATIE UIT Vul hier de naam in van de persoon die de fiche invoert in het systeem. Deze persoon moet opgenomen zijn in de lijsten met persoonsnamen in het systeem. Begin daarom met het intikken van een deel van de naam, om de persoon terug te vinden. Indien de persoon niet gevonden wordt, dan kan je deze aanmaken door te klikken op ‘nieuwe entiteit’. Zie deel 3, alinea 4 voor verdere uitleg. Dit veld kan je herhalen indien meerdere personen samen verantwoordelijk zijn voor het ingeven van de informatie.

5.3 STATUS Geef hier in het drop-down menu aan of de fiche afgewerkt is en of ze publiek zichtbaar mag zijn op de website www.erfgoedbanknoorderkempen.be. Niet-afgewerkte fiches zijn automatisch ook niet zichtbaar op de website.

5.4 INVENTARISNUMMER Hier vul je het inventarisnummer in van het object. Dat kan bestaan uit cijfers maar ook uit een combinatie van cijfers, letters en leestekens. Per collectie kan elke inventarisnummer slechts één keer voorkomen. Bij het ingeven van een inventarisnummer dat al in gebruik is binnen de collectie, geeft CA een foutmelding (rechts naast het invoerveld).

Als je collectie geen inventarisnummer heeft toegekend aan het object (en je dit ook nu niet wenst te doen), dan vul je hier het nummer in zoals overeengekomen met de erfgoedcel. Dit nummer bestaat uit: o

een vaste lettercombinatie voor de collectie:


Heemkundig Museum Tempelhof:

HKMT




Heemkundige Kring Adriaen Ghys:

HKAG




Heemkundige Kring Corsendonca:

HKCO




Heemkundige Kring KLT:

HKKLT

37




Heemkundige Kring Marcblas

HKMB




Stadsarchief Turnhout:

SAT




Historische Drukkerij Turnhout:

HDTU




De Lichtaartse Kloppers:

DLK

o

een liggend streepje

o

een nummering van drie cijfers, beginnend met 001, 002,….

Bijvoorbeeld: een object uit de collectie ‘Heemkundige Kring Marcblas’ krijgt als inventarisnummer HKMB_001.

LET OP: Als je expliciet wil aangeven dat een item uit je collectie geen nummer heeft, dan kan je dit aanduiden in het volgende veld ‘Ander nummer’. Het Inventarisnummer hier moet immers uniek zijn, dus enkel ‘ongenummerd’ ingeven volstaat niet (kan slechts één maal gebruikt worden).

Let op:

Wanneer je begint met het beschrijven van een nieuw object, voer dan eerst de

collectienaam en het inventarisnummer in en sla meteen de fiche op. Als deze velden onjuist ingevuld zijn of leeg blijven, dan zullen andere velden op de fiche bij je poging tot bewaren opnieuw verwijderd worden! Dit voorkom je dus door eerst deze twee velden in te vullen en vervolgens de fiche te bewaren.

5.5 ANDER NUMMER Soms heeft een object ook andere nummers, zoals een plaatsnummer, een ISBN-nummer, een oud inventarisnummer. Die nummers kan je hier invullen.

Onder ‘type’ verduidelijk je over welk soort nummering het gaat: plaatsnummer, oud inventarisnummer systeem X,… Onder ‘nummer’ noteer je het nummer of de combinatie van letters en cijfers.

Deze velden kan je herhalen voor alle bijkomende nummers.

Als je expliciet wil aangeven dat het item geen inventarisnummer heeft in je collectie, dan kan je bijvoorbeeld onder ‘type’ invullen ‘Inventaris SAT’ (in dit voorbeeld voor het Stadsarchief Turnhout) en in het veld ‘nummer’ schrijf je ‘geen nummer’.

38

5.6 OBJECTTYPE Het object dat je beschrijft, behoort tot een specifieke soort objecten, bijvoorbeeld: fotopositief, dianegatief, daguerreotypie, menukaart… In dit veld kan je dit objecttype kiezen uit de systeemthesaurus.

Vul een deel van een term in, bijvoorbeeld foto. Er verschijnt een lijstje met objecttypes waarin deze term voorkomt, met ervoor een aanduiding van de plaats van de term in de hiërarchische lijst. Bijvoorbeeld: AMMovE ➔ beeldmateriaal naar medium of techniek ➔ foto [0012377]. Met de pijltjes kan je naar boven en beneden bewegen tot je de juiste term vindt. Klik de juiste term vervolgens aan. Indien de term niet in de lijst staat, kan je enkele alternatieve namen ingeven; misschien staat het object onder een andere naam in de lijst?

In de lijst staat achter elk objecttype een unieke code. Als je de code van een bepaald objecttype kent en invoert, dan verschijnt het juiste objecttype meteen.

Let op: Druk niet op ‘enter’ als je het type selecteert, want dan slaat het systeem de fiche meteen op en gaan onjuist ingevulde velden misschien verloren.

39

Als de thesaurus toch niet de juiste term bevat, dan laat je dit veld open. Je kan eventueel contact opnemen met de erfgoedcel om een objecttype te laten toevoegen aan de lijst.

Veelgebruikte objecttypes: Een aantal objecttypes zullen waarschijnlijk frequent beschreven worden in de erfgoedbank. Daarom hier een kort overzicht van frequente objecttypes met hun code. Voor deze termen kan je meteen de unieke code intikken. Op die manier gaat het beschrijven sneller. Deze lijst zal regelmatig geactualiseerd worden en je als bijlage bij de handleiding op regelmatige tijdstippen bezorgd worden.

-Beeldhouwwerk: 0002522 -Diapositief: 0008080 -Foto: 0012377 -Kaart: 0017117 -Postkaart: 0085803 -Schilderij: 0088282 -Tekening: 0088282

5.7 TITEL Hier vul je een bondige titel in voor het object. Dit kan gaan om de echte titel van het werk (voor gedrukte publicaties, kunstwerken e.d.) of om een korte beschrijvende tekst die toelaat een beeld te vormen van het object.

De bedoeling is dat je het object op deze manier sneller kan thuiswijzen. Vermijdt te algemene titels maar beperk je ook tot zinvolle informatie. Vermijdt zoveel mogelijk overlap met informatie die elders in de fiche ingevuld wordt.

Wanneer het object reeds een eigen titel heeft, dan neem je deze exact over inclusief oude spelling, leestekens, hoofdletters e.d.

Wanneer het object geen eigen titel heeft, volg dan de volgende regels:

Schrijf de titel beknopt en in hedendaags Nederlands. Zo schrijf je bijvoorbeeld geen spatie vóór, wel één na een komma, punt of dubbelpunt.

Begin de titel met een hoofdletter.

40

Gebruik geen inleidend lidwoord. Voor groepsnamen laat je eveneens het lidwoord weg, tenzij dit deel uitmaakt van de naam. Bvb.: ‘Winterfeest Sint-Jorisgilde’ in plaats van ‘Het winterfeest van de Sint-Jorisgilde’

Gebruik geen punt op het einde van de titel.

Teksten of opschriften die op het document voorkomen, neem je niet over in de titel.

Begin de titel met een aanduiding van wie of wat het document is (voor foto’s: wie of wat erop staat), indien nodig aangevuld met een verduidelijking van waar, wanneer, van wie e.d., voor zover dit gekend is. Zorg er voor dat de aanvullende informatie meer detail geeft aan de titel zonder deze al te lang te maken. Bvb.

‘Stoet carnaval, Vosselaar, 1954’

Aanduidingen van plaats en tijd worden gescheiden door een komma. Bvb.

‘Sint-Pieterskerk, Tweede Wereldoorlog, Turnhout’ ‘Menukaart huwelijk, 1920’ ‘Heidelandschap, Oud-Turnhout’ ‘Dorpsgezicht, Arendonk’

Aanduidingen van eigendom volgen meteen op het eerste deel van de titel, zonder komma. Bvb.:

‘Leurderskaart Aloïs Verhaegen’ ste

‘50

Huwelijksverjaardag Anna Vandenberghe en Jan Van Dale’

Als er twijfel is over elementen in de titel, duidt dit dan aan met (?) Bvb.:

‘Hoeve in de sneeuw, Rijkevorsel (?)’ ‘Groepsfoto leerkrachten, gemeenteschool, Baarle-Hertog (?)’

Specifiek voor foto’s Voor individuele portretten geef je de voornaam en naam van de persoon, gevolgd door een komma en een verdere aanduiding van de plaats of tijd waarop de foto werd genomen (als dat kan). Bvb.:

‘Jef Bax, 1914’ ‘Jef Bax, Turnhout’

Voor groepsportretten beschrijf je de groep die geportretteerd is of tracht je deze zo goed mogelijk te beschrijven,eventueel beginnend met een algemene term ‘Groepsfoto’, ‘Klasfoto’ e.d. Bvb.

‘De Lichtaartse Kloppers, ca. 1970’ ‘Klasfoto, ca. 1960, Kasterlee’

41

‘Groepsfoto met werkende kinderen, Beerse’

Bij gebouwen geef je de naam van het gebouw, gevolgd door een komma en de straatnaam en de naam van gemeente/stad Bvb.

‘Kapel Onze-Lieve-Vrouw ter Koorts, Turnhout’

Indien het gebouw geen naam heeft, gebruik je de algemene aanduiding: gebouw (of woning, kapel, fabriek, bedrijf,…), gevolgd door een komma en de straatnaam en gemeente/stad (indien gekend) Bvb.

‘Kapel, Hertoginstraat, Turnhout’

Voor foto’s van dezelfde gebeurtenis of hetzelfde type volksfeest probeer je toch te kijken of de foto’s een andere titel kunnen krijgen bvb. een verschillende datum, locatie, afbeelding. Vermijd het gebruik van genummerde titels: een titel moet verwijzen naar één object, niet naar een item in een reeks. In de titel zet je dan eerst de algemene term, gevolgd door verduidelijking. Dit maakt het voor bezoekers op de erfgoedbank makkelijker om uit een grote reeks foto’s snel te zien welke foto’s hen het meest kunnen interesseren. Bvb.:

‘Chiroleiding Kasterlee, 1955’, ‘Chiroleiding Kasterlee 1956’,… ‘Inhuldiging Erfgoedhuis Kasterlee: zittende deelnemers’, ‘Inhuldiging Erfgoedhuis Kasterlee: toespraak burgemeester’

Enkel als er geen korte informatie beschikbaar is om de ene foto van de andere te onderscheiden omdat de foto’s te gelijkaardig zijn, neem je dezelfde titel voor alle foto’s.

5.8 INHOUDELIJKE BESCHRIJVING Hier beschrijf je wat er op het object staat of wat de inhoud van de tekst is. Hier ga je dus in op de vragen wie, wat, waar, wanneer en waarop. Ook het verhaal achter het beeld kan hier kort ingevuld worden, zoals een verduidelijking van de functie van een voorwerp (of een voorwerp op foto), de korte geschiedenis van een gebouw op foto of wat korte biografische informatie. Dit doe je in volzinnen. Let op: blijf zoveel mogelijk binnen het object. Een uitgebreide historiek van de volksgebruiken die op de foto staan hoort bijvoorbeeld niet thuis in de beschrijving.

Een inhoudelijke beschrijving eindigt steeds op een punt en staat niet tussen aanhalingstekens. Schrijf in hedendaags Nederlands. Zo schrijf je bijvoorbeeld geen spatie vóór, wel één na een komma, punt of dubbelpunt.

De beschrijvende tekst is formeel:

42

Niet: ‘We herkennen op de middelste rij tweede persoon Brigitte Thierens. Foto genomen in de Beekstraat want op de achtergrond zien wij het molenhuis.’ Wel: ‘Middelste rij, tweede persoon: Brigitte Thierens. Foto genomen in de Beekstraat (molenhuis zichtbaar op de achtergrond).’

Voor het beschrijven van groepen voorziet de erfgoedbank in de toekomst een tag-functie. Zolang deze nog niet operationeel is, kan je de volgende richtlijnen aanhouden: ‘Vlnr: voornaam naam, voornaam naam, x, x, voornaam naam.’ (De laatste persoon in de opsomming wordt dus niet ingeleid met ‘en’!) ‘Eerste rij, vlnr: voornaam naam.’ ‘Tweede rij, vlnr: voornaam naam.’

Voor grote groepen en minder gestructureerde rijen kunnen meer details toegevoegd worden. ‘Achterste rij, rechts van man met hoed: voornaam naam.’

In de lijst mogen ook verduidelijkingen opgenomen worden. Deze komen steeds vóór de naam van de persoon. ‘Eerste rij, vlnr: Burgemeester André Smet, zijn echtgenote Madelène Van Hoye, Pastoor Ernest Van de Perre, schepen Albert Thierens.’

5.9 GEOREFERENTIE VAN DE INHOUD Hier kan je de coördinaten van de plaats die wordt afgebeeld op of vermeld in het object ingeven via de interactieve kaart. Voor archiefdocumenten, gedrukte teksten, kaarten, interviews e.d. is dit de locatie (of de meerdere locaties) die in het document een belangrijke plaats inneemt, zoals de voornaamste plaats waarover het in de tekst of het interview gaat. Voor foto’s is dit de plaats waar de foto werd genomen.

Begin met het invullen van een locatie in het zoekvenster. Dit kan een straatnaam (met huisnummer indien mogelijk) of een gemeente/stad zijn. Om een plaats aan te duiden die je wel weet liggen maar waarvan je het huisnummer of de straatnaam niet kent, zoek je gewoon op een naburige straat of op naam van de gemeente. Zo meteen kan je dan op de kaart de precieze locatie nog aanduiden. De tekst die je in het zoekvenster invult, worden niet opgeslagen. Ze dienen enkel om sneller de juiste plaats op kaart te kunnen aanduiden. Je kan dit zoekvenster dus gebruiken zoals je zelf het handigst vindt.

43

Er verschijnen nu suggesties voor de locatie die je misschien bedoelt. Klik hier de meest geschikte suggestie aan. Let op: druk niet op ‘enter’ als je de locatie selecteert, want dan slaat het systeem de fiche meteen op en gaan onjuist ingevulde velden misschien verloren.

Op het kaartje verschijnt nu een rood pijltje op de locatie die het systeem heeft gekozen. Het veldje ‘coordinates’ is nu ook automatisch ingevuld.

44

Met de + en – knopjes links bovenaan op de kaart kan je in- en uitzoomen naar dit punt. Als je niet akkoord gaat met de aangegeven locatie, of je weet preciezer waar een foto werd gemaakt of naar welke plaats wordt verwezen, dan kan je het pijltje aanklikken en het naar een andere plaats verslepen. De coördinaten worden automatisch gewijzigd.

Voor objecten die wel aan een straat maar niet aan niet aan een huisnummer gekoppeld kunnen worden, plaats je het pijltje op het midden van de straat. Dit voltrekt zich automatisch als je in het zoekvenster de straatnaam en gemeente aanklikt.

Voor objecten die enkel op het niveau van de gemeente/stad geplaatst kunnen worden (bijvoorbeeld kaarten van een gemeente, foto’s die niet nauwkeuriger gelokaliseerd kunnen worden, affiches waarop behalve de naam van de gemeente geen locatie vermeld staat) laat je het pijltje staan op de plaats die het systeem voorstelt.

Voor locaties die niet langer bestaan of die niet opgenomen zijn in de straatnamen in het systeem, zoals gebouwen gelegen in een park, plaats je het pijltje zo nauwkeurig mogelijk waar deze locatie zich bevindt/bevond.

45

5.10 PLAATSEN DIE VERWANT ZIJN MET DE INHOUD Het kaartje dient enkel voor het ingeven van een coördinaat, wat het mogelijk maakt om het object op een kaart weer te geven. Het slaat echter geen straatnamen op! Daarom vul je in dit veld afzonderlijk de plaats(en) in die worden afgebeeld op of vermeld in het object.

Vul een deel van de straat- of gemeentenaam in en klik de juiste keuze aan uit het drop-down lijstje dat verschijnt. Namen die niet in de lijst voorkomen, zoals namen van gebouwen of niet langer bestaande plaatsnamen, kan je echter niet invullen. Laat het veld dan leeg en neem contact op met de erfgoedcel. Die kan eventueel de naam toevoegen aan de systeemlijst, zodat die later toch nog kan ingevuld worden.

Alternatieve namen voor een plaats (bijvoorbeeld de naam van een gebouw waarvan je toch ook het adres hebt kunnen invullen) kan je onderaan de fiche toevoegen als trefwoord.

5.11 FYSIEKE BESCHRIJVING Geef hier in volzinnen een beschrijving van de vormelijke of uiterlijke kenmerken van het object: is het ergens aan vastgehecht of ingebonden, werd het gevouwen, is er schade of verkleuring… Begin met de meest in het oog springende elementen. Let op: hier hoef je geen melding te maken van het materiaal waaruit het object is gemaakt of van de afmetingen ervan. Deze kunnen elders ingevuld worden: lager op de basisfiche en op het tabblad ‘fysieke beschrijving’.

5.12 MEDIA Kies hier de digitale bestanden die je aan de fiche wil hechten. Je kan zoveel bestanden toevoegen als je wil. Dit kan gaan om afbeeldingen, pdf-bestanden (bijvoorbeeld voor teksten), audio en video…

Kies bij het vakje ‘media om te uploaden’ voor ‘bladeren’. Blader naar het juiste document en selecteer dit. Duidt in het vakje ‘is primaire’ aan of de afbeelding de eerste is die bezoekers op de website te zien zullen krijgen voor dit object. Klik in het vakje (‘status’) aan of het document afgewerkt is of niet, en of het publiek zichtbaar mag worden.

Sla de fiche op. Het systeem begint nu met de upload van het bestand. Wanneer het bestand ge-upload is, verschijnt hiervan een kleine voorstelling in het vakje Media. Hierop kan je klikken om een grotere versie te zien. Wacht met navigeren door het systeem tot de afbeelding opgeladen is. Zoniet, breekt het opladen af. Nu kan je als je wil ook in de linker werkblak, bovenaan onder de titel van het object, klikken op ‘meer informatie’. Daar verschijnt dan ook een voorstelling van het primaire bestand.

46

5.13 DATERING VAN DE PRODUCTIE Vul hier de gegevens in rond de datum of tijd waarop de foto werd genomen, de datum waarop een document werd gedrukt e.d.

Stijl: vul hier de school, stroming, kunststijl e.d. in voor het object Datum: geef hier de datum van productie, volgens de richtlijnen in deel 3, alinea 1.5. Periode: vul hier de naam van het tijdsvak in waartoe het object behoort, zoals ‘ijzertijd’, ’middeleeuwen’, ‘roaring twenties’, ‘interbellum’. Wees hiermee zorgvuldig: gebruik steeds dezelfde term om naar hetzelfde tijdvak te verwijzen.

5.14 VERVAARDIGERS Hier vul je de gegevens in over de vervaardiging van het object dat je beschrijft: de persoon die een beeldhouwwerk ontwierp, de uitgever en/of auteur van een boek, de fotograaf van een historische foto, de tekenaar van een bouwplan...

Let op: als je een historische foto beschrijft, dan vul je hier dus in wie de oorspronkelijke foto heeft gemaakt. Dus niet wie de digitale versie ervan heeft geproduceerd, en ook niet de vervaardiger van een voorwerp op de foto.

Naam: Vul hier de naam in van de persoon of groep/organisatie verantwoordelijk voor het maken van het object. Deze persoon/groep moet opgenomen zijn in het systeem. Begin daarom met het intikken van een deel van de naam, om de persoon/groep terug te vinden. Indien deze niet gevonden wordt, dan kan je deze aanmaken door te klikken op ‘nieuwe entiteit’. Zie deel 3, alinea 4 voor verdere uitleg. Rol vervaardiger: Hier kan je uit het drop-down menu het type vervaardiger kiezen: auteur, drukker, uitgever, portrettist, fotograaf, kalligraaf etc. Als je de juiste benaming niet terugvindt, neem dan contact op met de erfgoedcel. Die kan eventueel extra termen aan de lijst toevoegen. Zekerheid: Hier kan je aangeven hoe zeker je bent van de aangeduide vervaardiger: volledig zeker, toegeschreven aan, vroeger toegeschreven aan, uit het atelier van,...

De blok ‘vervaardigers’ kan je in zijn geheel herhalen om meerdere vervaardigers aan te geven, zoals de drukker, de uitgever en de auteur van eenzelfde boek.

5.15 VERWERVING VAN Naam: Geef hier de naam van de persoon of groep/organisatie van wie het object in de collectie verworven werd. Deze persoon moet opgenomen zijn in de lijsten met persoonsnamen in het systeem. Begin daarom met het intikken van een deel van de naam, om de persoon terug te vinden.

47

Indien de persoon niet gevonden wordt, dan kan je deze aanmaken door te klikken op ‘nieuwe entiteit’. Zie deel 3, alinea 4 voor verdere uitleg. Verwervingsmethode: Hier kan je uit het drop-down menu kiezen uit een aantal types van verwerving. Als je wel weet van wie het object verworven is, maar niet weet op welke manier dit in de collectie terechtkwam, kan je hier ook ‘onbekend’ invullen. Verwervingsdatum: Hier kan je de datum ingeven waarop de verwerving plaatsvond. Dit kan algemeen (jaartal) of specifiek (dag, maand en jaartal). Nota: Hier kan je allerlei relevante informatie ingeven die met deze verwerving te maken heeft, zoals de voorwaarden voor de verwerving, aankoopbedrag e.d..

Dit blok kan je herhalen om de verwervingsgeschiedenis van het object in kaart te brengen. Nadat je hebt beschreven hoe het object in de collectie terecht kwam, kan je dus ook invullen hoe deze persoon zelf het object had verworven, en zo verder.

5.16 STANDPLAATSEN Vul hier in waar het object zich momenteel bevindt. Het systeem ordent de standplaatsen volgens een hiërarchie, bijvoorbeeld Opslagplaats A -> Kelder 2 -> Kast 1 -> Lade 5. Dit doe je op dezelfde wijze als bij het ingeven van de collectie. Begin met het invoeren van de meest nauwkeurige term, in dit geval ‘lade 5’. Er verschijnt nu een lijstje met hiërarchieën waarin deze term voorkomt. Klik hieruit de juiste standplaats aan. Indien de gezochte standplaats nog niet in het systeem zit, neem dan contact op met de erfgoedcel om deze te laten toevoegen.

5.17 TREFWOORDEN Voor een optimale ontsluiting kunnen aan een document ook een reeks vrije trefwoorden toegevoegd worden. Dit veld moet herhaald worden voor elk nieuw trefwoord. Het systeem aanziet alle tekst uit een ingevuld veld immers als één enkel trefwoord!

Kies hier liefst voor termen die nog niet in de andere beschrijvingsvelden staan. Probeer je daarbij af te vragen vanuit welk oogpunt iemand in het object geïnteresseerd kan zijn of wat er over te zeggen valt in een paar directe woorden. Welke term zou je zelf gebruiken als je op zoek bent naar soortgelijk materiaal?

Ten slotte kan je als trefwoorden ook elementen ingeven die je niet kwijt kon in de andere velden, bijvoorbeeld een alternatieve naam voor een objecttype, een aanduiding van het type voorstelling op foto (stadsgezicht, landschap, dorpsgezicht, kerk, stoet…), de naam van een gebouw, de naam van de productietechniek etc.

Enkele andere algemene regels:

48

Begin trefwoorden niet met een lidwoord. Eindig het trefwoord niet op een punt.

Gebruik een meervoud als je naar meerdere elementen of naar een algemeen concept verwijst.

Om de trefwoorden optimaal te benutten is het belangrijk dat er zo min mogelijk variaties ontstaan in schrijfwijzen, enkelvoud/meervoud e.d. Als je een trefwoord ingeeft, tik daarom eerst het begin van het woord. Het systeem kan dan immers termen voorstellen die reeds elders gebruikt worden. Gebruik dan steeds de versie die reeds in het systeem zit.

Probeer minimaal 3 trefwoorden per object in te voeren. Via de trefwoorden worden de objecten in de erfgoedbank immers makkelijker vindbaar. Dit is essentieel zowel voor het collectiebeheer als voor de publieksontsluiting.

49

6. DE OVERIGE TABBLADEN Nadat je voor de eerste maal een object correct hebt opgeslagen – met andere woorden: minimaal een correcte collectie en inventarisnummer hebt ingevuld en op ‘bewaren’ hebt gedrukt – verschijnen in de linker werkbalk ook de andere tabbladen die je voor het object nog kan invullen. Deze tabbladen zijn thematisch gerangschikt en laten toe om een hele reeks bijkomende gegevens omtrent het object in te vullen, zowel met het oog op het collectiebeheer als met het oog op de publieksontsluiting. Veel van de ingegeven informatie is niet rechtstreeks zichtbaar online, maar wordt door het zoeksysteem wel gebruikt om objecten op te sporen.

Een aantal velden die op deze tabbladen staan, staan ook op de identificatiefiche. Deze velden zijn aan elkaar gekoppeld: vul je ze in de identificatiefiche in, dan staat deze informatie ook meteen in het tabblad en omgekeerd.

We overlopen hier één voor één de tabbladen en geven uitleg bij de velden die nog niet in de identificatiefiche zaten.

50

6.1 IDENTIFICATIE Dit is dus de algemene identificatiefiche die zopas uitgebreid werd doorlopen. Ze bevat een selectie van velden uit alle andere tabbladen. Op die manier is het dus mogelijk om op één fiche de basisbeschrijving van een object te realiseren.

6.2 INHOUD Dit blad gebruik je om de inhoud van het object te beschrijven: waarover gaat het, wat wordt erop afgebeeld. Verwar dit dus niet met de informatie over wie het object gemaakt heeft, waar het vandaan komt e.d.! De volgende velden komen reeds voor op de identificatiefiche: Inhoudelijke Beschrijving, Georeferentie van de inhoud en Plaatsen die verwant zijn met de inhoud.

Personen Hier kan je alle personen of groepen/organisaties ingeven die afgebeeld worden op het object of die erin vermeld worden. Deze moet(en) opgenomen zijn in de namenlijsten in het systeem. Begin daarom met het intikken van een deel van de naam, om de persoon terug te vinden. Indien de persoon niet gevonden wordt, dan kan je deze aanmaken door te klikken op ‘nieuwe entiteit’. Zie deel 3, alinea 4 voor verdere uitleg.

Als je een naam hebt ingevuld, kan je ook aangeven of de persoon/groep wordt afgebeeld of vermeld op het object.

Personen waarvan de identiteit niet zeker is en personen die misschien in de beschrijving vermeld worden maar niet op de foto staan of in de tekst van het eigenlijke object voorkomen, vullen we hier niet in. Deze mogen wel in de beschrijving.

51

Object/Attribuut Hier kan je de titel ingeven van een ander object uit de collectie dat reeds in de Erfgoedbank zit en dat afgebeeld wordt of vermeld wordt op het object dat je nu beschrijft.

Gebeurtenissen Vul hier een gebeurtenis in die direct verband houdt met de inhoud van het object en die belangrijk genoeg is om ook als een ‘concept’ te gelden. Dit is bijvoorbeeld ‘Tweede Wereldoorlog’, ‘Vredesfeesten 1945’, ‘Overstroming 1958’,’Ronde Van Frankrijk’. Let op: deze gebeurtenissen moeten eerst in het systeem opgenomen worden. Geef een deel van de naam in om te zien of de gebeurtenis reeds in het systeem zit. Als dit niet het geval is, dan kan je aan de Erfgoedcel vragen om deze aan te maken. Die kan dan eventueel ook de gebeurtenis nog toevoegen aan het object.

Periode Vul hier de datum of periode in die op het object wordt afgebeeld of vermeld. Voor foto’s is dit ook het ogenblik waarop de foto werd gemaakt. Voor een kroniek is dit bijvoorbeeld de periode die de kroniek beschrijft, los van het moment waarop de kroniek werd neergeschreven of gedrukt. Vul deze periode in volgens de afspraken voor het ‘ingeven van data’ in deel 3, alinea 1.5.

52

6.3 FYSIEKE BESCHRIJVING Dit blad gebruik je om alle informatie rond het fysieke object in te voeren. De velden Fysieke beschrijving en Datering van de productie komen reeds voor op de indentificatiefiche.

Materiaal Vul hier de materialen in waaruit het object is vervaardigd. Dat kan gaan om een enkel materiaal, maar het is ook mogelijk dat het object uit meerdere onderdelen bestaat die elke in een ander materiaal zijn gemaakt. Deze velden zijn daarom herhaalbaar voor elk materiaaltype.

Naam: Vul hier de materiaalnaam in. Tik een deel van de naam om te zien of het materiaal opgenomen is in de thesaurus. Indien dit ontbreekt, dan laat je dit veld leeg en kan je contact opnemen met de erfgoedcel om de term toe te voegen. Nota: Vul hier extra informatie in m.b.t. het materiaal waaruit het voorwerp is gemaakt, zoals een verduidelijking welk onderdeel van het object uit het materiaal in kwestie is vervaardigd, een verdere identificatie van de materiaalsoort e.d. Formaat: De invoervelden die hier verschijnen, zijn afhankelijk van het type object dat je aan het beschrijven bent. Het formaat van een voorwerp wordt immers op een andere manier beschreven als het formaat van een geluidsfragment. De volgende invoervelden kunnen voorkomen: ‘hoogte’,

53

‘breedte’, ‘diepte’, ‘gewicht’, ‘taal’, ‘formaat’, ‘lengte’, ‘aantal pagina’s’, ‘folio of kolommen’, ‘aantal volumes’, ‘aantal illustraties’. Voor de meeste van deze invoervelden moet je ook de eenheid aangeven. Bijvoorbeeld: ‘centimeter’, ‘meter’ of ‘kilometer’; ‘gram’ of ‘kilogram’.

6.4 MEDIA Via dit tabblad kan je digitale bestanden aan de fiche toevoegen, bekijken en aanpassen. De velden in Media bestanden komen overeen met het veld ‘media’ op de identificatiefiche.

Voor elke fiche kan je allerlei bestanden toevoegen. In eerste instantie natuurlijk de digitale voorstelling van het object zelf. Dit kan opgedeeld zijn in meerdere bestanden, bijvoorbeeld voor de voor- en achterzijde. Daarnaast kunnen ook bestanden toegevoegd worden die informatie bieden bij het object, zoals een artikel of een foto van de geïnterviewde persoon (in geval van een geluidsfragment).

Referentie Hier kan je allerhande externe referenties toevoegen die interessant kunnen zijn voor dit object. Dat kan gaan om websites, literatuur, tentoonstellingscatalogi waarin het object of een soortgelijk object in behandeld worden, verwijzingen naar informatie rond verwante objecten binnen of buiten de collectie. etc. Deze velden zijn herhaalbaar voor elke nieuwe referentie.

54

Url: Vul hier indien van toepassing een link in naar de website waar de informatie zich bevindt of vanwaar het referentiedocument kan gedownload worden. Titel: Geef hier de volledige titel van het document waarin de referentie zich bevindt. Volg voor een boek de volgende notatie: FAMILIENAAM VOORNAAM, ‘TITEL’, UITGEVERIJ, DATUM VAN UITGAVE Bvb.: Richard Willems, ‘Kookboek van zuster Huberta’, Deckers Druk, 2006. Volg voor een artikel de volgende notatie: FAMILIENAAM VOORNAAM, ‘ARTIKELTITEL’, TIJDSCHRIFT, JAARGANG/NUMMER, DATUM, PAGINA’S. Als de informatie op een website staat, noteer dan FAMILIENAAM VOORNAAM van de auteur (indien gekend) Type: Het soort document waarnaar je refereert: boek, artikel, register, bestand, website,… Pagina: Noteer hier indien nodig de specifieke pagina’s die relevant zijn voor het object. Voor algemene referenties is dit niet steeds nodig.

6.5 OPSCHRIFTEN/MERKTEKENS In deze tab kan je alle informatie kwijt rond merktekens of opschriften op het object. Deze kunnen voor voorwerpen gedefinieerd worden naar type en methode van aanbrenging.

55

Type: Kies hier uit de lijst het type merkteken. Methode: Kies hier uit de lijst de wijze van aanbrengen van het merkteken. Positie: Geef een korte beschrijving die duidelijk maakt waar het opschrift/merkteken zich precies bevindt. Vergeet hier niet het onderscheid te maken tussen voor- en achterzijde, zeker als het merkteken niet (goed) zichtbaar zou zijn op de digitale afbeelding. Beschrijf eerst op welke zijde het merkteken staat (als er meerdere zijden zijn), dan of het zich bovenaan, onderaan of in het midden bevindt, en ten slotte waar van links naar rechts het merkteken te vinden is. Bvb.: Voorzijde, midden links Tekst: reproduceer hier de tekst van het opschrift (indien van toepassing). Doe dit zo correct mogelijk, met inbegrip van oude spelling, mogelijke spellingfouten, spaties, leestekens e.d. Indien de tekst over meerdere regels gescheiden is, maak dit dan duidelijk door | te plaatsen in de tekst waar een nieuwe regel begint (druk hiervoor gelijktijdig Alt Gr + de toets voor cijfer 1 in).

Bvb: Voor de onderstaande prentkaart wordt dit als volgt: ‘Gemeente KIELDRECHT. – Kantwerksters. | Uitg. EDM. ONGHENA.’

Beschrijving: Als het merkteken niet tekstueel is (bvb. een logo), probeer dit dan hier zo nauwkeurig mogelijk te beschrijven.

56

6.6 PRODUCTIE In dit tabblad kan je informatie kwijt over hoe, wanneer, waar en door wie het object werd vervaardigd. De velden Datering (op de identificatiefiche was dit ‘datering van productie’) en Vervaardigers zijn reeds opgenomen op de identificatiefiche.

Georeferentie Geef hier op kaart de locatie aan waar het object werd vervaardigd. Dit doe je op dezelfde manier als het ingeven van een georeferentie voor de inhoud (zie deel 3, alinea 5.9). Voor foto’s en filmopnames gaan we ervan uit dat de plaats van productie dezelfde is als de plaats van de inhoud (dus de locatie op foto, de plaats waar de gefilmde gebeurtenis doorging etc.). We nemen hier dus niet de plaats waar de foto of film werd ontwikkeld.

Productieplaatsen Vul hier de productieplaatsen in. Het veld ‘Georeferentie’ slaat immers enkel een coördinaat op, geen plaatsnaam. De productieplaats kies je uit de lijst met geografische namen. Vul een deel van de straat- of gemeentenaam in en klik de juiste keuze aan uit het drop-down lijstje dat verschijnt.

57

Namen die niet in de lijst voorkomen, zoals namen van gebouwen of niet langer bestaande plaatsnamen, kan je niet invullen. Laat het veld dan leeg en neem contact op met de erfgoedcel. Die kan eventueel de naam toevoegen aan het systeem, zodat ze later toch nog kan ingevuld worden.

Techniek Vul hier de productietechniek in. Tik een deel van het woord om te kijken of dit in de systeemlijst zit. Indien er geen resultaat komt, laat dan dit veld open en neem eventueel contact op met de erfgoedcel. Die kan eventueel de naam toevoegen aan het systeem, zodat ze later toch nog kan ingevuld worden.

Nota In dit veld kan je vrij informatie ingeven rond de productie van het object die niet aan bod kwam in de andere velden.

Uitgave De velden ‘druk’ en ‘volume’ verschijnen enkel wanneer je bij het aanmaken van het object gekozen hebt voor een boek of een krant/tijdschrift. Hier kan je informatie kwijt over het werk dat je aan het beschrijven bent.

Let op: hier geef je enkel informatie over de objecten die ook echt in de collectie zitten! Bijvoorbeeld: als van een encyclopedie zich slechts enkele volumes in je collectie bevinden, dan geef je hier enkel de nummers aan van die volumes, en niet het totale aantal volumes waaruit de encyclopedie had moeten bestaan.

Druk: Vul hier de editie(s) of jaargang(en) in die je beschrijft, uitgeschreven als ‘eerste druk’, ‘derde druk’ etc. of als ‘jaargang 1’, ‘jaargang 12-15’ etc.

Volume: Vul hier één of meerdere getallen in die aangeven welke volumes je beschrijft. Aanduidingen als ‘fasicule’, ‘nr.’, ‘Vol.’ worden niet genoteerd. Opeenvolgende volumes uit een reeks noteer je als bvb. ‘3-5’, ’12-25’. Niet-opeenvolgende nummers worden gescheiden door een komma, bvb.: ‘3, 4, 6, 25’. Als het werk geen genummerd volume heeft, dan laat je dit veld leeg. Voor publicaties die jaarlijks opnieuw beginnen nummeren noteer je als volgt: ‘getal voor jaargang/getallen voor nummers binnen jaargang’, gescheiden door komma’s. Bvb.: 7/1-2, 8/1-3

58

6.7 BEHEER Dit tabblad dient voor het ingeven van informatie omtrent de verwervingsgeschiedenis, rechten en verzekering van een object. Dit is uiteraard uitsluitend bestemd voor intern gebruik. Het veld Verwerving is reeds opgenomen op de identificatiefiche.

Copyright In deze velden vul je in welke rechten er eventueel nog op het object rusten. Deze velden zijn herhaalbaar voor het ingeven van meerdere rechtenhouders en types rechten.

Copyright van: Vul hier de naam in van de persoon of organisatie die bepaalde rechten heeft op het object. Voor objecten waarop geen rechten rusten (publiek domein) of waarvan de rechten niet opspoorbaar zijn (verweesd werk) en waarvan de houder van de oorspronkelijke rechten niet gekend is, laat je dit veld open. De naam die je hier ingeeft, moet opgenomen zijn in de systeemlijst. Begin daarom met het intikken van een deel van de naam, om de persoon/groep terug te vinden. Indien deze niet gevonden wordt, dan kan je deze aanmaken door te klikken op ‘nieuwe entiteit’. Zie deel 3, alinea 4 voor verdere uitleg. Type copyright: Kies hier uit de drop-down lijst het soort recht waarover sprake is.

59

Startdatum: Vul hier het jaartal of de precieze datum in waarop de rechten van start gingen. Einddatum: Vul hier het jaartal of de precieze datum in waarop de rechten ophielden of zullen ophouden te bestaan.. Referentie: Verwijs hier naar een document waarin de rechten geregeld worden, zoals een overeenkomst met een geïnterviewde persoon waarin men toestemming geeft om de inhoud van het interview publiek te maken. Bijzonderheden: Misschien is het recht nog aan specifieke eisen gebonden, zoals het gebruik voor niet-commerciële doeleinden of de verplichting om toestemming te vragen aan de rechthebbende alvorens een foto op te nemen in een publicatie. Vul in dit veld in welke bijzonderheden er nog opgemerkt kunnen worden.

Verzekering In deze velden vul je de gegevens in rond eventuele verzekeringen die afgesloten zijn met betrekking tot het object. Dit veld is herhaalbaar voor het ingeven van meerdere polissen.

Maatschappij: Geef hier de naam van de maatschappij bij wie de verzekering werd afgesloten. Deze naam moet opgenomen zijn in de systeemlijst als ‘organisatie’. Begin daarom met het intikken van een deel van de naam, om de persoon/groep terug te vinden. Indien deze niet gevonden wordt, dan kan je deze aanmaken door te klikken op ‘nieuwe entiteit’. Zie deel 3, alinea 4 voor verdere uitleg. Verzekeringpolisnummer: Geef hier het volledige polisnummer voor de afgesloten verzekering. Waarde: Geef hier de waarde en munteenheid waarvoor het object werd verzekerd. Nota: Beschrijf hier bijzonderheden of bijkomende informatie over de verzekering die voor het object is afgesloten. Bvb.: Polis is jaarlijks opzegbaar; Object valt onder de polis afgesloten voor de volledige collectie,…

60

6.8 LOCATIE Op deze tab kan je allerhande informatie kwijt omtrent de huidige en vroegere locaties waar het object werd/wordt bewaard. Het veld Standplaatsen komt reeds voor op de Identificatiefiche.

Tijdelijke opslagplaats Vul hier in waar het object nog in opslag is geweest en wanneer dit gebeurde. Deze velden zijn herhaalbaar voor elke andere opslagplaats en voor elke specifieke tijdsperiode. Per opslagplaats kan je slechts één tijdsperiode ingeven.

Tijdelijke opslagplaats: Vul hier de plaats in waar het object zich bevond voordat het op zijn huidige locatie terecht kwam. Het systeem ordent de standplaatsen volgens een hiërarchie, bijvoorbeeld Opslagplaats A -> Kelder 2 -> Kast 1 -> Lade 5. Begin met het invoeren van de meest nauwkeurige term, in dit geval ‘lade 5’. Er verschijnt nu een lijstje met hiërarchieën waarin deze term voorkomt. Klik hieruit de juiste standplaats aan.

Indien de gezochte standplaats nog niet in het systeem zit, neem dan contact op met de erfgoedcel om deze te laten toevoegen.

Periode: Vul hier het tijdsinterval in waartussen het object zich in de tijdelijke standplaats bevond. Dit kan als een periode van jaren of meer gedetailleerd als een periode tussen twee precieze data.

61

Bvb.

1999-2005 13 mei 1999 – 25 april 2005 19990512-20051206 (notatie volgens het principe JJJJMMDD-JJJMMDD)

Let op: als je bij een tijdsperiode enkel maand en jaar ingeeft, dan rekent het systeem vanaf de eerste dag van de beginmaand tot de laatste dag van de eindmaand. Bvb.

mei 1999 - juni 2005 wordt automatisch omgezet naar 1 mei 1999 - 30 juni 2005

Onzekerheid omtrent tijd wordt genoteerd als ca. Bvb.

ca. 1925

Bijzonderheden Vul hier vrij opmerkingen in omtrent de standplaats(en) van het object.

Toegang Vul hier in of de huidige bewaarplaats toegankelijk is voor het publiek of niet. In de nota kan je die eventueel nog verduidelijken, bijvoorbeeld met openingsuren, voorwaarden voor toegankelijkheid e.d.

6.9 TOESTAND Deze tab dient om de fysieke bewaartoestand van het object te beschrijven en mee te geven of en wanneer het object ooit behandeld werd voor restauratie, reiniging e.d.

62

Volledigheid Vul hier in of het object in de collectie volledig is of niet. Let op: volledigheid slaat op objecten die duidelijk een samenhangend geheel vormen, zoals een paar schoenen, een suikerpot met deksel, een volledige encyclopedie, een reeks dagboeken voor een aaneengesloten periode, een theeservies e.d. Hier vul je in of voor dit soort objecten ook alle ‘noodzakelijke’ delen in de collectie zitten. Verwar dit dus niet met de schade die eventueel aan een object zit: die verduidelijkt je verder in het veld ‘Toestand’. Deze velden zijn herhaalbaar; zo kan worden nagegaan wanneer een eventuele wijziging in de volledigheid optrad.

Datum vaststelling: geef hier de datum waarop de volledigheid laatst werd vastgesteld. Volledigheid: Kies hier of de objecten volledig, onvolledig of fragmentarisch zijn. Kies voor ‘fragmentarisch’ als de onvolledigheid dermate uitgesproken is dat slechts een klein deel van het geheel aanwezig is in de collectie. Dit is een eerder subjectief gegeven. Nota: verduidelijk in welke mate de objecten niet volledig zijn. Bvb.

Drie van de 10 delen van de encyclopedie aanwezig Melkkan en één onderbord ontbreken Mappen voor jaren 1995-1997 ontbreken

Toestand Vul hier de bewaartoestand van het object in: is dit beschadigd of niet, loopt het risico op verval, en in welke mate? Deze velden zijn herhaalbaar; zo kan worden nagegaan wanneer een eventuele wijziging in de toestand optrad. De toestand van een object kan immers veranderen doorheen de tijd: ze kan achteruitgaan door natuurlijke veroudering of externe invloeden, maar ze kan ook verbeteren door betere conservering of restauratie.

Datum vatstelling: geef hier de datum waarop de bewaartoestand werd vastgesteld. Toestand: kies hier uit de opties ‘goed’, ‘redelijk’, ‘matig’ en ‘slecht’. Kies als volgt: Goed: het object is fysiek stabiel, heeft geen restauratie nodig en kan zonder bezwaren gehanteerd en tentoongesteld worden. Redelijk: Het object is stabiel, maar vereist conservatie-ingrepen om tentoongesteld te worden en kan omwille van zijn fysieke toestand mogelijk schade ondervinden wanneer het gehanteerd wordt. Matig: Het object is onstabiel. Er zijn actieve en/of passieve conservatiemaatregelen nodig om het object op lange termijn te kunnen bewaren. Slecht: het object is onstabiel en heeft op korte termijn zeer geringe overlevingskansen. Het is bijzonder fragiel en kan niet gehanteerd worden zonder verdere schade op te lopen. Nota toestand: verduidelijk hier de toestand van het object: waar is er eventueel schade (ook beperkte schade bij een object dat verder als ‘goed’ kan worden beschouwd), welke onderdelen van

63

het object zijn meer of minder stabiel… Verduidelijk ook bijzonderheden of raadgevingen omtrent de bewaartoestand van het object, bijvoorbeeld de lichtgevoeligheid, breekbaarheid...

Behandeling Geef hier alle behandelingen die het object onderging. Deze velden zijn herhaalbaar voor elke behandeling.

Datum: Vul hier de datum in waarop het object werd behandeld/gerestaureerd (opleveringsdatum of uitvoeringsdatum). Restaurateur: Vul hier de naam in van de restaurateur of verantwoordelijke voor de behandeling. Deze naam moet opgenomen zijn in de systeemlijst. Begin daarom met het intikken van een deel van de naam, om de persoon/groep terug te vinden. Indien deze niet gevonden wordt, dan kan je deze aanmaken door te klikken op ‘nieuwe entiteit’. Zie deel 3, alinea 4 voor verdere uitleg. Rapport: Geef hier de referentie(s) naar het rapport dat in het kader van de behandeling/restauratie werd opgemaakt. Nota: Geef eventuele bijzonderheden in aangaande de behandeling, bijvoorbeeld welke onderdelen precies werden behandeld, wat de resultaten waren e.d.

6.10 BRUIKLEEN Dit tabblad dient voor het ingeven van informatie omtrent tentoonstellingen waar het object werd gebruikt en bruiklenen die werden toegekend.

64

Tentoonstelling Vul hier de gegevens in van de tentoonstelling waarop het object werd tentoongesteld. Herhaal dit voor elke tentoonstelling.

Naam: Geef hier de volledige officiële naam van de tentoonstelling, gevolgd door (tussen haakjes) de naam van de instelling en eventueel het adres waar de tentoonstelling plaatsvond Periode: Vul hier de periode van de tentoonstelling in. Indien de tentoonstelling nog steeds plaatsvindt, vul dan enkel de startdatum in. Voorwaarden: Beschrijf hier eventuele voorwaarden die aan het tentoonstellen gekoppeld werden, zoals een verplichting tot restauratie, opname in de tentoonstellingscatalogus etc. Ook de voorziene einddatum van een nog lopende tentoonstelling kan je hier vermelden.

Bruikleen Hier kan je de nodige gegevens invoeren met betrekking tot het in bruikleen geven van het object. Herhaal dit per bruikleen.

Bruikleennemer: Vul hier de naam in van de persoon of organisatie die het object in bruikleen nam. Deze moet als ‘organisatie’ opgenomen zijn in de systeemlijst. Begin daarom met het intikken van een deel van de naam, om de persoon/groep terug te vinden. Indien deze niet gevonden wordt, dan kan je deze aanmaken door te klikken op ‘nieuwe entiteit’. Zie deel 3, alinea 4 voor verdere uitleg. Reden: Verduidelijk kort waarom de bruikleen plaatsvond, zoals: onderzoek, tentoonstelling, televisieopname e.d. Periode: Vul hier de periode van de bruikleen in. Indien de bruikleen nog steeds plaatsvindt, vul dan enkele de startdatum in. Voorwaarden: Beschrijf hier de voorwaarden die eventueel aan de bruikleen gekoppeld werden, zoals een verplichting tot restauratie, een bruikleengave, de opname van het object in de tentoonstellingscatalogus etc. Ook de voorziene einddatum van een nog lopende bruikleen kan je hier vermelden.

6.11 ONTSLUITING Het tabblad ‘ontsluiting’ dient voor het ingeven van verder informatie rond het vindbaar maken van het object en het al dan niet publiek zichtbaar maken ervan. De tab bestaat slechts uit twee velden: de status, waarmee je aangeeft of de fiche al dan niet afgewerkt is en of het object publiek zichtbaar mag zijn; en de Trefwoorden, dat voor elk nieuw trefwoord dat je aan de fiche wil hechten, herhaal moet worden. Beide velden komen echter ook al voor op de identificatiefiche.

65

COLOFON

© Projectvereniging Erfgoed Noorderkempen, 2011

Redactie: Bart Ooghe (Erfgoedcel Waasland) Eindredactie voor regio Noorderkempen: Jan Matthé (Erfgoedcel Noorderkempen)

Met dank aan alle vrijwilligers verbonden aan de heemkundige kringen Adriaen Ghys, Corsendonca, De Vlierbes, Kasterlee-Lichtaart-Tielen en de medewerkers van Stadsarchief Turnhout – TRAM 41. Hun opmerkingen en suggesties maakten het mogelijk om de erfgoedbank af te stemmen op maat van regio Noorderkempen.

66