Handleiding BudgetBoek
versie : 1.0 wijziging : 4-1-2010
Inhoud 1. BudgetBoek......................................................................................................................................4 1.1. Persoon......................................................................................................................................4 1.2. Registrant..................................................................................................................................4 1.3. Budgethouder............................................................................................................................4 1.4. Budgetpost................................................................................................................................4 1.5. Budgetgroep..............................................................................................................................5 1.6. Rekening...................................................................................................................................5 1.7. Toegang.....................................................................................................................................5 2. Start...................................................................................................................................................6 3. Aanmelden........................................................................................................................................6 4. Budgetoverzicht................................................................................................................................7 4.1. Toegang tot budget....................................................................................................................7 5. Selectie onderdeel.............................................................................................................................7 5.1. BudgetBoek..............................................................................................................................8 5.1.1. Overzicht...........................................................................................................................8 5.1.2. Over...................................................................................................................................8 5.2. Post............................................................................................................................................8 5.2.1. Overzicht...........................................................................................................................8 5.2.1.1. Periode.......................................................................................................................8 5.2.1.2. Volgorde....................................................................................................................9 5.2.1.3. Aantal regels..............................................................................................................9 5.2.1.4. Pagina........................................................................................................................9 5.2.2. Zoek budgetpost................................................................................................................9 5.2.2.1. Budgetgroep............................................................................................................10 5.2.2.2. Rekening..................................................................................................................10 5.2.2.3. Tekst........................................................................................................................10 5.2.2.4. Omschrijving...........................................................................................................10 5.2.3. Toevoegen budgetpost.....................................................................................................11 5.2.4. Wijzigen budgetpost........................................................................................................11 5.2.5. Verwijderen budgetpost...................................................................................................12 5.3. Totaal......................................................................................................................................12 5.3.1. Totaal maand...................................................................................................................12 5.3.2. Totaal groep.....................................................................................................................13 5.4. Budgetgroep............................................................................................................................14 5.4.1. Overzicht.........................................................................................................................14 5.4.2. Toevoegen budgetgroep..................................................................................................14 5.4.3. Wijzigen..........................................................................................................................14 5.4.4. Verwijderen.....................................................................................................................15 5.5. Rekening.................................................................................................................................15 5.5.1. Overzicht.........................................................................................................................15 5.5.2. Toevoegen.......................................................................................................................16 5.5.3. Wijzigen..........................................................................................................................16 5.5.4. Verwijderen.....................................................................................................................17 5.6. Toegang...................................................................................................................................17 5.6.1. Overzicht.........................................................................................................................17 5.6.2. Toevoegen.......................................................................................................................17 5.6.3. Wijzigen..........................................................................................................................18 5.6.4. Verwijderen.....................................................................................................................18 5.7. Archief....................................................................................................................................19
5.7.1. Export..............................................................................................................................19 5.7.2. Import..............................................................................................................................19 5.7.2.1. Import stap 1............................................................................................................20 5.7.2.2. Import stap 2............................................................................................................20 5.7.2.3. Import stap 3............................................................................................................21 5.8. Persoon....................................................................................................................................21 5.8.1. Overzicht.........................................................................................................................21 5.8.2. Toevoegen.......................................................................................................................21 5.8.3. Wijzigen..........................................................................................................................22 5.8.4. Verwijderen.....................................................................................................................23 5.9. Registratie...............................................................................................................................23 5.9.1. Aanmelden......................................................................................................................23 5.9.2. Afmelden.........................................................................................................................24 5.9.3. Wachtwoord wijzigen......................................................................................................24 6. Gebruik BudgetBoek......................................................................................................................24 6.1. Inkomsten en uitgaven............................................................................................................24 6.2. Reserveer uitgaven..................................................................................................................25
1. BudgetBoek De webapplicatie BudgetBoek dient voor het beheer van een budget. Het doel is inzicht in de uitgaven en inkomsten van een persoon, zowel op korte en op lange termijn. Het laatste hoofdstuk bevat tips voor het gebruik van BudgetBoek.
1.1. Persoon Een persoon is een registrant en budgethouder in BudgetBoek. Elke persoon bevat enkele gegevens: • Naam • Wachtwoord • Omschrijving
1.2. Registrant Een registrant is een persoon die aangemeld is bij BudgetBoek. Voor het aanmelden van een registrant is de naam en wachtwoord van een persoon nodig.
1.3. Budgethouder BudgetBoek beheert de budgetten van één of meer budgethouders. Een budgethouder is een persoon met een budget.
1.4. Budgetpost Een budget bestaat uit een of meer uitgaven, inkomsten of spaarreserveringen. Elk van deze onderdelen in het budget is een budgetpost. Elke budgetpost bevat gegevens voor het beheer van het budget: • datum • bedrag • bij of af • budgetgroep • rekening • bankhandeling • omschrijving De bankhandeling is een code die de handeling van de bank aangeeft: • Diversen • Contant • Bankopname • Bankstorting • Bankkosten • Overschrijving • Incasso • Betaalautomaat • Internetbankieren • Verzamelbetaling • CreditCard
1.5. Budgetgroep Het gereedschap voor het beheer van een budget is de budgetgroep. Het aantal budgetposten is groot, zodat een overzicht moeilijk is. Een budgetgroep geeft inzicht in de grote stapel budgetposten. Elke budgetpost hoort bij één budgetgroep, de budgetgroep is een samenvatting van alle budgetposten met dezelfde budgetgroep. Elke budgetgroep bevat enkele gegevens: • Naam • Omschrijving • Soort De soort van een budgetgroep is een aanduiding voor het budget: • Inkomsten • Uitgave • Spaarpot
1.6. Rekening Een rekening is de herkomst van inkomsten of de bestemming van een uitgave. Dit is een bank- of spaarrekening. Elke rekening bevat enkele gegevens: • Naam • Omschrijving • Rekeningnummer • Soort De soort van een rekening is een aanduiding voor de rekening: • Betaal • Opname • Spaar
1.7. Toegang BudgetBoek maakt het mogelijk om niet alleen de budgethouder toegang te verlenen tot het budget. Zo is het mogelijk om het beheer van het budget uit te besteden of anderen de mogelijkheid te geven het budget te bekijken voor advies. De budgethouder beheert de toegang tot het eigen budget. Elke toegang bevat enkele gegevens: • Registrant • Onderdeel • Privilege • Soort Het onderdeel in toegang is een hiërarchie van onderdelen in BudgetBoek: • Alles • Persoon
•
Budget • Post • Groep • Rekening • Toegang
Het privilege in toegang is een hiërarchie van de actie in een onderdeel: • Alles • Toon • Toevoeg • Wijzig • Verwijder De soort in toegang is een aanduiding voor wel of niet: • Toestaan • Weiger
2. Start BudgetBoek start in een webbrowser met de URL van de webapplicatie. Afhankelijk van de configuratie van de webserver kan deze URL verschillen. In de browser verschijnt de startpagina
van BudgetBoek.
3. Aanmelden BudgetBoek bevat persoonlijke gegevens die niet iedereen mag zien. Om deze reden is aanmelden nodig om gebruik te maken van de webapplicatie. Na de selectie van de verwijzing “aanmelden” verschijnt een aanmeld-venster.
Vul de naam en wachtwoord in en kies “Login”. Als de naam en wachtwoord niet geldig zijn, blijft het aanmeld-venster staan met een foutmelding, voor een nieuwe poging voor aanmelden bij de
applicatie. Als het aanmelden gelukt is dan gaat BudgetBoek door met het budgetoverzicht. In de voorbeeld-database zijn drie registranten aanwezig: Naam Wachtwoord beheer
beheer
stuiver
centos
piet
twiet
4. Budgetoverzicht Het budgetoverzicht is een centraal punt in BudgetBoek na het aanmelden. Het overzicht geeft een lijst van budgetten die toegankelijk zijn voor de aangemelde persoon.
Standaard bevat het budgetoverzicht slechts een budget, het eigen budget. Maar het is mogelijk dat andere budgethouders de aangemelde persoon toegang verleend hebben tot hun budget. In het geval dat de aangemelde persoon minstens rechten heeft om een deel van het budget van een andere budgethouder te bekijken, is het budget van de andere budgethouder opgenomen in het budgetoverzicht.
4.1. Toegang tot budget Na de aanmelding is de aangemelde persoon zowel de registrant als de budgethouder. Na de selectie van een budget verandert de budgethouder in het geselecteerde budget. Voor de toegang tot een budget is het onderscheid tussen registrant en budgethouder van belang. BudgetBoek toont het budget van een budgethouder, maar de toegang tot het budget is bepaalt door de registrant. Zo is het mogelijk dat een persoon niet alleen zijn eigen budget kan bekijken, maar ook het budget van andere budgethouders. De budgethouder bepaalt via het onderdeel toegang welke rechten de registrant heeft binnen het budget.
5. Selectie onderdeel Met het menu aan de bovenzijde van de pagina is elk onderdeel van BudgetBoek te selecteren. Dit menu is altijd zichtbaar, zodat van elke pagina van BudgetBoek elk onderdeel te selecteren is.
5.1. BudgetBoek Het eerste onderdeel in het menu is BudgetBoek zelf.
5.1.1.Overzicht De eerste keuze in het onderdeel BudgetBoek is het budgetoverzicht. Dit centrale punt van BudgetBoek is altijd beschikbaar.
5.1.2.Over Deze keuze toont informatie over BudgetBoek.
5.2. Post Het onderdeel budgetpost beheert de budgetposten van het budget.
5.2.1.Overzicht De start van het onderdeel budgetpost is het overzicht van budgetposten. Dit overzicht toont alle budgetposten van een periode.
5.2.1.1.Periode Het overzicht budgetposten groeit na verloop van tijd snel. De selectie van een periode is een selectie van budgetposten op basis van de datum an de post. De opgave van de periode is de maand en jaar van het begin en einde van de periode. BudgetBoek toont alle budgetposten van de periode inclusief het begin en einde van de periode. Voor het tonen van de budgetposten van een enkele maand, selecteer dezelfde maand voor het begin
en einde van de periode.
5.2.1.2.Volgorde Het overzicht is standaard gesorteerd op datum, de laatste datum staat bovenaan. Het is mogelijk deze volgorde aan te passen. De keuze van volgorde is een selectie van een kolom in het overzicht en de richting van de gegevens in de kolom: omhoog of omlaag. Richting omhoog betekent van lage waarden omhoog naar hogere waarden. Richting omlaag betekent van hoge waarden omlaag naar lagere waarden. In het overzicht geeft een cursieve koptekst aan welke kolom de volgorde van de regels in het overzicht bepaalt. De volgorde van budgetgroep en rekening is niet gebaseerd op de naam of het rekeningnummer, maar op een intern nummer. Dit is een huidige beperking van BudgetBoek, hopelijk heeft een latere versie een betere oplossing voor de volgorde van budgetgroep en rekening.
5.2.1.3.Aantal regels Het overzicht bestaat standaard uit een of meer pagina's van 10 regels per pagina. Het is mogelijk het aantal regels per pagina aan te passen in verschillende stappen: 5, 10, 15, 20 of 25 regels per pagina.
5.2.1.4.Pagina Ondanks de selectie van een periode is een lang overzicht met budgetposten mogelijk. BudgetBoek verdeelt het overzicht over één of meer pagina's met het gewenste aantal maximum regels per pagina. BudgetBoek toont het gehele overzicht als deze uit één pagina bestaat. BudgetBoek toont slechts één pagina als het overzicht uit meerdere pagina's bestaat. BudgetBoek toont dan een pagina-controle boven het overzicht, deze controle biedt de mogelijkheid om door de pagina's van het overzicht te bladeren. De pagina-controle biedt de mogelijkheid voor de directe keuze van verschillende pagina's: • eerste pagina (<<) • vorige pagina (<) • paginanummer • volgende pagina (>) • laatste pagina (>>) Het pagina-nummer van de eerste, vorige, volgende of laatste pagina staat vermeld bij het paginateken. Het aantal pagina-nummers in de pagina-controle is maximaal 10. Indien het overzicht meer dan 10 pagina's bevat toont de pagina-controle slechts 10 pagina-nummers en een aanduiding dat er meer lagere pagina's (<==) of hogere pagina's (==>) beschikbaar zijn.
5.2.2.Zoek budgetpost Naast het overzicht van budgetposten heeft het onderdeel budgetpost ook een mogelijkheid voor het zoeken naar budgetposten. De zoek-criteria zijn uitgebereider dan de periode in het overzicht budgetpost. Het zoek-overzicht is bijna gelijk aan het overzicht budgetpost met enkele verschillen. De uitleg van het gebruik van het zoeken is daarom ook bijna gelijk aan de uitleg van het overzicht
budgetpost, zodat hier alleen de verschillen beschreven zijn: • Geen mogelijkheid voor toevoegen budgetpost • Selectie budgetgroep en rekening • Selectie tekst en omschrijving
De verwijzing voor het toevoegen van een budgetpost is niet opgenomen bij het zoeken, gebruik hiervoor de verwijzing bij het overzicht budgetpost.
5.2.2.1.Budgetgroep Kies budgetgroep uit lijst als selectie van te zoeken budgetposten. De eerste keuze in de lijst is 'geen groep', met deze keuze is er geen selectie van budgetgroep voor het zoeken.
5.2.2.2.Rekening Kies rekening uit lijst als selectie van te zoeken budgetposten. De eerste keuze in de lijst is 'geen rekening', met deze keuze is er geen selectie van rekening voor het zoeken.
5.2.2.3.Tekst Voor de selectie van de tekst-kolom vergelijkt BudgetBoek de tekens in het zoek-veld met de tekst van een budgetpost. De tekens moeten ergens in de tekst voorkomen als hoofdletter of kleine letter. BudgetBoek toont een suggestie van de gevonden tekst in de budgetposten na de invoer van minstens drie tekens. De suggestie toont de unieke teksten van budgetposten binnen de zoekselectie. Kies een suggestie uit de lijst en kopieer deze naar het zoek-veld met een dubbele klik. De suggestielijst verdwijnt na het kopieren van een suggestie of een klik in het zoek-veld.
5.2.2.4.Omschrijving Voor de selectie van de omschrijving-kolom vergelijkt BudgetBoek de tekens in het zoek-veld met de omschrijving van een budgetpost. De tekens moeten ergens in de omschrijving voorkomen als hoofdletter of kleine letter. BudgetBoek toont een suggestie van de gevonden omschrijving in de budgetposten na de invoer
van minstens drie tekens. De suggestie toont de unieke omschrijvingen van budgetposten binnen de zoekselectie. Kies een suggestie uit de lijst en kopieer deze naar het zoek-veld met een dubbele klik. De suggestielijst verdwijnt na het kopieren van een suggestie of een klik in het zoek-veld.
5.2.3.Toevoegen budgetpost In het overzicht budgetpost is een verwijzing opgenomen voor het toevoegen van een budgetpost. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het toevoegen van een budgetpost in het budget. Na de selectie van de verwijzing toont BudgetBoek een venster voor het invullen van de gegevens van de budgetpost.
Onderaan het invul-venster is een verwijzing om terug te gaan naar het overzicht budgetpost. Bij selectie van deze verwijzing voegt BudgetBoek geen budgetpost toe aan het budget. De budgethouder bepaalt de waarden voor budgetgroep en rekening met het onderdeel budgetgroep en rekening. De waarden voor status en code zijn bepaalt door BudgetBoek. Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen een budgetpost toe te voegen in het budget. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het overzicht budgetpost met de nieuwe budgetpost.
5.2.4.Wijzigen budgetpost In het overzicht budgetpost is voor elke budgetpost een verwijzing opgenomen voor het wijzigen van de budgetpost. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het wijzigen van een budgetpost in het budget. Na de selectie van de verwijzing toont BudgetBoek een venster voor het wijzigen van de gegevens van de budgetpost. De huidige gegevens van de budgetpost zijn de standaard waarden in het invulvenster.
Onderaan het invul-venster is een verwijzing om terug te gaan naar het overzicht budgetpost. Bij selectie van deze verwijzing wijzigt BudgetBoek de budgetpost niet. De budgethouder bepaalt de waarden voor budgetgroep en rekening met het onderdeel budgetgroep en rekening. De waarden voor status en code zijn bepaalt door BudgetBoek. Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen de waarden van de budgetpost te wijzigen. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het overzicht budgetpost met de gewijzigde budgetpost.
5.2.5.Verwijderen budgetpost In het overzicht budgetpost is voor elke budgetpost een verwijzing opgenomen voor het verwijderen van de budgetpost. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het verwijderen van een budgetpost in het budget. Indien het verwijderen succesvol is toont BudgetBoek het overzicht budgetpost zonder de verwijderde budgetpost.
5.3. Totaal Het doel van BudgetBoek is inzicht in de bestedingen van een budget en daarvoor is totaal budgetpost bedoeld. Er zijn, in de huidige versie, twee totalen beschikbaar: maand en groep.
5.3.1.Totaal maand BudgetBoek toont het totaal van alle budgetposten per budgetgroep van een gekozen periode. Het totaaloverzicht toont ook het budget voor uitgaven of het tekort. Het budget voor uitgaven is het bedrag dat beschikbaar is om te besteden: totaal bedrag bij – totaal bedrag af. Het budgettekort is het teveel uitgegeven bedrag: totaal bedrag af – totaal bedrag bij.
De bedragen in het totaaloverzicht zijn verdeeld in bij en af. Bovenaan het overzicht toont BudgetBoek het totaalbedrag van alle budgetposten van de gehele periode. In het overzicht toont BudgetBoek het totaalbedrag per budgetgroep van de gehele periode en het percentage van het totaalbedrag van de budgetgroep van het totaal bedrag van alle budgetgroepen.
5.3.2.Totaal groep BudgetBoek toont het totaal van alle budgetposten per maand van een gekozen budgetgroep en periode.
De bedragen in het totaaloverzicht zijn verdeeld in bij en af. Bovenaan het overzicht toont BudgetBoek het totaalbedrag van alle budgetposten van de budgetgroep van de gehele periode. In het overzicht toont BudgetBoek het totaalbedrag per maand van de budgetgroep en het percentage van het totaalbedrag van de maand van het totaal bedrag van de gehele periode.
5.4. Budgetgroep Het onderdeel budgetgroep beheert de budgetgroepen van het budget.
5.4.1.Overzicht De start van het onderdeel budgetgroep is het overzicht van budgetgroepen van het budget.
5.4.2.Toevoegen budgetgroep In het overzicht budgetgroep is een verwijzing opgenomen voor het toevoegen van een budgetgroep. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het toevoegen van een budgetgroep in het budget. Na de selectie van de verwijzing toont BudgetBoek een venster voor het invullen van de gegevens van de budgetgroep.
Onderaan het invul-venster is een verwijzing om terug te gaan naar het overzicht budgetgroep. Bij selectie van deze verwijzing voegt BudgetBoek geen budgetgroep toe aan het budget. Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen een budgetgroep toe te voegen in het budget. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het overzicht budgetgroep met de nieuwe budgetgroep.
5.4.3.Wijzigen In het overzicht budgetgroep is voor elke budgetgroep een verwijzing opgenomen voor het wijzigen van de budgetgroep.
Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het wijzigen van een budgetgroep in het budget. Na de selectie van de verwijzing toont BudgetBoek een venster voor het wijzigen van de gegevens van de budgetgroep. De huidige gegevens van de budgetgroep zijn de standaard waarden in het invul-venster.
Onderaan het invul-venster is een verwijzing om terug te gaan naar het overzicht budgetgroep. Bij selectie van deze verwijzing wijzigt BudgetBoek de budgetgroep niet. Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen de waarden van de budgetgroep te wijzigen. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het overzicht budgetgroep met de gewijzigde budgetgroep.
5.4.4.Verwijderen In het overzicht budgetgroep is voor elke budgetgroep een verwijzing opgenomen voor het verwijderen van de budgetgroep. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het verwijderen van een budgetgroep in het budget. Indien het verwijderen succesvol is toont BudgetBoek het overzicht budgetgroep zonder de verwijderde budgetgroep.
5.5. Rekening Het onderdeel rekening beheert de rekeningen van het budget.
5.5.1.Overzicht De start van het onderdeel rekening is het overzicht van rekeningen van het budget.
5.5.2.Toevoegen In het overzicht rekening is een verwijzing opgenomen voor het toevoegen van een rekening. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het toevoegen van een rekening in het budget. Na de selectie van de verwijzing toont BudgetBoek een venster voor het invullen van de gegevens van de rekening.
Onderaan het invul-venster is een verwijzing om terug te gaan naar het overzicht rekening. Bij selectie van deze verwijzing voegt BudgetBoek geen rekening toe aan het budget. Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen een rekening toe te voegen in het budget. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het overzicht rekening met de nieuwe rekening.
5.5.3.Wijzigen In het overzicht rekening is voor elke rekening een verwijzing opgenomen voor het wijzigen van de rekening. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het wijzigen van een rekening in het budget. Na de selectie van de verwijzing toont BudgetBoek een venster voor het wijzigen van de gegevens van de rekening. De huidige gegevens van de rekening zijn de standaard waarden in het invulvenster. Onderaan het invul-venster is een verwijzing om terug te gaan naar het overzicht rekening. Bij
selectie van deze verwijzing wijzigt BudgetBoek de rekening niet.
Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen de waarden van de rekening te wijzigen. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het overzicht rekening met de gewijzigde rekening.
5.5.4.Verwijderen In het overzicht rekening is voor elke rekening een verwijzing opgenomen voor het verwijderen van de rekening. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het verwijderen van een rekening in het budget. Indien het verwijderen succesvol is toont BudgetBoek het overzicht rekening zonder de verwijderde rekening.
5.6. Toegang Het onderdeel toegang beheert de toegang tot het budget.
5.6.1.Overzicht De start van het onderdeel toegang is het overzicht van de toegang tot het budget.
5.6.2.Toevoegen In het overzicht toegang is een verwijzing opgenomen voor het toevoegen van een toegang. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het toevoegen van een toegang voor het budget. Na de selectie van de verwijzing toont BudgetBoek een venster voor het invullen van de gegevens van de toegang.
Onderaan het invul-venster is een verwijzing om terug te gaan naar het overzicht toegang. Bij selectie van deze verwijzing voegt BudgetBoek geen toegang toe aan het budget. Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen een toegang toe te voegen. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het overzicht toegang met de nieuwe toegang.
5.6.3.Wijzigen In het overzicht toegang is voor elke toegang een verwijzing opgenomen voor het wijzigen van de toegang. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het wijzigen van een toegang in het budget. Na de selectie van de verwijzing toont BudgetBoek een venster voor het wijzigen van de gegevens van de toegang. De huidige gegevens van de toegang zijn de standaard waarden in het invul-venster.
Onderaan het invul-venster is een verwijzing om terug te gaan naar het overzicht toegang. Bij selectie van deze verwijzing wijzigt BudgetBoek de toegang niet. Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen de waarden van de toegang te wijzigen. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het overzicht toegang met de gewijzigde toegang.
5.6.4.Verwijderen In het overzicht toegang is voor elke toegang een verwijzing opgenomen voor het verwijderen van
de toegang. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het verwijderen van een toegang in het budget. Indien het verwijderen succesvol is toont BudgetBoek het overzicht toegang zonder de verwijderde toegang.
5.7. Archief De database van BudgetBoek bevat de budgetten van een of meer budgethouders. BudgetBoek maakt een selectie uit deze budgetten na het inloggen van een registrant of het wijzigen van ene budgethouder indien een registrant toegangsrechten van de budgethouder heeft. Een archief is een tekstbestand met de gegevens van een enkel budget. Met een archief kan de budgethouder een kopie van het budget maken en deze buiten BudgetBoek bewaren. Voor het bewaren van een archief maakt BudgetBoek een export van het budget. Met een import verwerkt BudgetBoek de gegevens van een archief in een budget.
5.7.1.Export De export maakt een archief van het budget van de huidige budgethouder. Alle gegevens van het budget staan in het archief: • budgetpost • budgetgroep • rekening • toegang Na de selectie in het menu verschijnt het export-venster.
Onderaan het venster staat een verwijzing naar het tekstbestand met het archief. Om het archief op te slaan zijn er twee methoden: • met een klik op de verwijzing toont de browser de tekst van het archief in een nieuw venster, sla de inhoud van de pagina op • opslaan van verwijzing (klik op de verwijzing met de rechter muisknop, het context-menu veschijnt, kies opslaan bestand van verwijzing) Het archief van het budget is nu opgeslagen.
5.7.2.Import De import is de omgekeerde stap van de export: verwerk een archief in het budget van de budgethouder. De import bestaat uit drie stappen: 1) kies archief-bestand of archief-tekst
2) controle archief 3) verwerk archief
5.7.2.1.Import stap 1 Na de selectie van import archief toont BudgetBoek het venster van de eerste stap.
Voor het opgeven van een archief zijn twee keuzes beschikbaar: • archief in bestand • archief als tekst Voor een archief als bestand klik op de knop “kiezen...”, een venster met verschijnt met mogelijkheid voor de selectie van een bestand. Na de keuze staat de gekozen bestandsnaam in het bestand-veld. Voor een archief als tekst, vul de archief-tekst in het tekst-veld in. Om naar stap 2 van de import te gaan, klik op de knop “Controle”.
5.7.2.2.Import stap 2 BudgetBoek controleert het archief en toont een rapportage.
BudgetBoek toont het aantal onderdelen in het archief en het aantal acties per onderdeel. Een actie voor een onderdeel betekent dat BudgetBoek tijdens de controle van het archief een mogelijk probleem heeft gevonden. Een actie van de registrant kan dit probleem oplossen. Indien er een probleem is dat niet op te lossen is toont BudgetBoek een foutmelding, het is in dit geval niet mogelijk door te gaan naar stap 3, verwerk archief. Als er geen acties zijn toont BudgetBoek een verwijzing naar stap 3 van de import, verwerk archief. Indien er één of meer acties zijn toont BudgetBoek een formulier met per actie de mogelijke opties. BudgetBoek toont dan een knop voor de volgende stap.
5.7.2.3.Import stap 3 BudgetBoek verwerkt het archief en toont een rapportage.
Indien er tijdens de verwerking een probleem is toont BudgetBoek een foutmelding, BudgetBoek breekt de verwerking van het archief af.
5.8. Persoon Het onderdeel persoon beheert de personen van het BudgetBoek.
5.8.1.Overzicht De start van het onderdeel persoon is het overzicht van personen in BudgetBoek.
5.8.2.Toevoegen In het overzicht budgetpost is een verwijzing opgenomen voor het toevoegen van een persoon.
Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het toevoegen van een persoon. Na de selectie van de verwijzing toont BudgetBoek een venster voor het invullen van de gegevens van de persoon.
Onderaan het invul-venster is een verwijzing om terug te gaan naar het overzicht persoon. Bij selectie van deze verwijzing voegt BudgetBoek geen persoon toe. Om het wachtwoord van de persoon in te stellen, vink “wachtwoord instellen” aan en vul het wachtwoord met bevestiging in. Zonder de vink voegt BudgetBoek de persoon toe zonder wachtwoord. Deze persoon kan zich als registrant aanmelden met alleen de naam. Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen een persoon toe te voegen. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het overzicht persoon met de nieuwe persoon.
5.8.3.Wijzigen In het overzicht persoon is voor elke persoon een verwijzing opgenomen voor het wijzigen van de persoon. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het wijzigen van een persoon. Na de selectie van de verwijzing toont BudgetBoek een venster voor het wijzigen van de gegevens van de persoon. De huidige gegevens van de persoon zijn de standaard waarden in het invul-venster, het wachtwoord is echter altijd leeg.
Onderaan het invul-venster is een verwijzing om terug te gaan naar het overzicht persoon. Bij selectie van deze verwijzing wijzigt BudgetBoek de persoon niet. Om het wachtwoord van de persoon te wijzigen, vink “wachtwoord aanpassen” aan en vul het nieuwe wachtwoord met bevestiging in. Zonder de vink wijzigt BudgetBoek het wachtwoord van de persoon niet. Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen de waarden van de persoon te wijzigen. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het overzicht persoon met de gewijzigde persoon.
5.8.4.Verwijderen In het overzicht persoon is voor elke persoon een verwijzing opgenomen voor het verwijderen van de persoon. Deze verwijzing is alleen aanwezig indien de registrant voldoende rechten heeft voor het verwijderen van een persoon. Indien het verwijderen succesvol is toont BudgetBoek het overzicht toegang zonder de verwijderde persoon.
5.9. Registratie Het onderdeel registratie is voor de registrant van BudgetBoek.
5.9.1.Aanmelden Een registrant kan zich aanmelden via de optie in het menu of via de verwijzing onder het menu.
Na de menukeuze of de keuze van de verwijzing toont BudgetBoek een invul-scherm.
Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en de aanmelding opnieuw te proberen. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het budgetoverzicht. De registrant is aangemeld bij BudgetBoek.
5.9.2.Afmelden Een registrant kan zich afmelden via de optie in het menu of via de verwijzing onder het menu.
Na de menukeuze of de keuze van de verwijzing is de registrant afgemeld, BudgetBoek toont de startpagina.
5.9.3.Wachtwoord wijzigen Het wijzigen van het wachtwoord is mogelijk bij wijzigen persoon, maar hiervoor is toegang tot het onderdeel persoon nodig. En dat is weer teveel, want met zo'n toegang is het mogelijk het wachtwoord te wijzigen van elke persoon. BudgetBoek biedt via een menukeuze de mogelijkheid het wachtwoord te wijzigen voor de huidige registrant. Na de menukeuze toont BudgetBoek een invul-venster.
Indien de ingevulde waarden niet correct zijn toont BudgetBoek het invul-scherm met een of meer foutmeldingen. Dit geeft de mogelijkheid de fout te herstellen en opnieuw te proberen het wachtwoord te wijzigen. Indien de ingevulde waarden correct zijn toont BudgetBoek het budgetoverzicht. De registrant blijft aangemeld, maar bij de volgende aanmelding is het nieuwe wachtwoord nodig.
6. Gebruik BudgetBoek Het ontwerp van BudgetBoek schrijft niet voor hoe een budgethouder zijn of haar budget moet beheren, dat is een persoonlijke keuze. Als leidraad zijn er twee strategieën voor het gebruik van BudgetBoek.
6.1. Inkomsten en uitgaven Deze strategie is de meest bekende, zet de uitgaven tegenover de inkomsten. In de voorbeeld-database gebruikt de registrant 'piet' deze strategie. De budgethouder scheidt de inkomsten en uitgaven in aparte budgetgroepen. De budgetgroepen met de inkomsten heeft alleen bij-bedragen, de budgetgroepen met uitgaven heeft alleen af-bedragen. Per periode is er ruimte voor uitgaven, het verschil tussen het totaal bedrag van de inkomsten en uitgaven. Het nadeel van deze strategie is dat de inkomsten vooraf binnenkomen, meestal in de maand voor de maand van de uitgaven. Om per periode te vergelijken, moet de datum van de budgetpost met het
inkomen niet de datum van ontvangst, maar de eerste van de maand van de uitgaven zijn.
6.2. Reserveer uitgaven Deze strategie reserveert voor elke groep uitgaven een bedrag voor het budget. In de voorbeeld-database gebruikt de registrant 'stuiver' deze strategie. De budgethouder maakt een budgetgroep aan voor een groep uitgaven en reserveert per periode een bedrag voor de uitgaven. Het totaal gereserveerde bedrag van een periode mag uiteraard niet hoger zijn dan de inkomsten. De budgethouder kan nu de uitgaven per budgetgroep per periode vergelijken met de reservering. De ruimte voor besteding is het verschil tussen de reservering en de uitgaven. Voordeel van deze methode is iedere budgetgroep een reservering heeft, het beheer van het budget is per budgetgroep.
