Handboek Overstapservice Onderwijs

Handboek Overstapservice Onderwijs Project Datum Versie Afzender

OSO 11 september 2013 2.0 Lisette Wijbenga Projectmedewerker Schoolinfo

Inhoudsopgave Inleiding................................................................................................................................................... 3! Contactgegevens .................................................................................................................................... 3! Deel 1: Overstapservice onderwijs ......................................................................................................... 4! 1. Wat is OSO? .................................................................................................................................... 4! 2. Hoe werkt de gegevensuitwisseling? .............................................................................................. 4! 3. Betrokken softwareleveranciers ...................................................................................................... 5! 4. Beveiliging....................................................................................................................................... 6! Deel 2. Stappenplan ............................................................................................................................... 7! 2.1 Toegang tot Mijn OSO aanvragen ................................................................................................ 7! 2.2 Overeenkomst ondertekenen ........................................................................................................ 8! 2.3.a. Handboek OSO lezen .............................................................................................................. 9! 2.3.b. Controlelijst beveiliging en evaluatievragen invullen ............................................................. 10! 2.4 Certificaat downloaden/ installeren ............................................................................................. 10! 2.5.a. Testdossier uitwisselen ........................................................................................................... 10! PO-school ...................................................................................................................................... 11! VO-school ...................................................................................................................................... 11! 2.5.b. Eigen verklaring invullen ......................................................................................................... 12! 2.6 Kwalificatie en activatie in Traffic Center .................................................................................... 12! 2.7 Hoe verder?................................................................................................................................. 12! Bijlagen ................................................................................................................................................. 13! 1. Wettelijk kader ............................................................................................................................... 13! 2. Gebruikersovereenkomst .............................................................................................................. 13!

!

Inleiding Overstapservice onderwijs (OSO) maakt het mogelijk om tussen scholen binnen het primair en voortgezet onderwijs op een veilige en transparante manier leer- en begeleidingsgegevens uit te wisselen. Leer- en begeleidingsgegevens zijn privacygevoelig. Daarom moeten scholen zich eerst kwalificeren voordat zij OSO kunnen gebruiken. Dit handboek leidt u door het kwalificatieproces. In deel 1 leest u hoe Overstapservice onderwijs werkt. Wat is een overstapdossier? Hoe gaat de uitwisseling in zijn werk? Hoe krijgen de overstapdossiers een plaats in uw leerling administratiesysteem? Bent u al met deze informatie bekend, dan kunt u meteen verder met deel 2. Een praktisch stappenplan leidt u door het kwalificatieproces. Het is de bedoeling dat u de volgorde van het stappenplan aanhoudt. Het is niet mogelijk een stap over te slaan. Wel kunt u ervoor kiezen om, nadat u een stap volledig hebt doorlopen, te wachten met de volgende stap. Maar in het belang van een snelle afronding van het kwalificatieproces raden wij u aan, het handboek zo snel mogelijk door te nemen. Als de kwalificatie rond is, wordt uw school ‘geactiveerd’ en kunt u met andere gekwalificeerde scholen gegevens gaan uitwisselen. Meer informatie over regelgeving en beveiliging vindt u in de bijlagen achterin. Wij hopen dat dit handboek voor zich spreekt. Zijn er nog onduidelijkheden of incorrectheden, dan kunt u contact opnemen met onze Servicedesk.

Contactgegevens E-mail

[email protected]

Telefoonnummer

(030) 23 24 890

De online servicedesk

Zie het tabblad ‘Servicedesk’ in Mijn OSO

Handboek Overstapservice onderwijs 2013

!

Deel 1: Overstapservice onderwijs 1. Wat is OSO? Per jaar stappen ruim 175 duizend leerlingen over van het primair onderwijs naar het voortgezet onderwijs. Ook tussen basisscholen vinden er per jaar veel overstappen plaats. Basisscholen zijn verplicht voor elk van deze leerlingen een onderwijskundig rapport op te stellen. Het vervolgonderwijs ontvangt deze gegevens nog vaak in de vorm van een papieren dossier. Daar waar de uitwisseling al wel digitaal plaatsvindt, gebeurt dit nog vaak kleinschalig, bijvoorbeeld binnen een regio. Het project Overstapservice Onderwijs, kortweg OSO, ontwikkelt een landelijke standaard voor veilige en transparante elektronische uitwisseling van leer- en begeleidingsgegevens tussen scholen. Digitale uitwisseling is niet alleen efficiënter en minder foutgevoelig, maar verlicht ook de administratieve last op scholen. De leerlinggegevens komen immers digitaal binnen en kunnen direct worden opgenomen in het leerling administratiesysteem. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap ziet het belang van digitale gegevensoverdracht en financiert daarom dit project. Project OSO valt onder de verantwoordelijkheid van de PO-Raad en de VO-raad. Zij zijn echter geen uitvoeringsorganisaties. Op hun verzoek draagt Schoolinfo zorg voor de uitvoering.

2. Hoe werkt de gegevensuitwisseling? Het onderwijskundig rapport maakt plaats voor een digitaal overstapdossier. OSO heeft voor de inhoud van dit dossier een standaard ontwikkeld. Deze standaard is in beheer bij Edustandaard Meer informatie over de standaard afspraken vindt u op onze website onder het kopje ‘Overstapdossier’. Hier vindt u een verwijzing naar de website van Edustandaard. Het overstapdossier is dus een gegevensbestand. Het wordt gegenereerd door het leerling administratiesysteem van de huidige school. De nieuwe school kan het bestand via OSO opvragen, waarna het in het eigen administratiesysteem wordt verwerkt. Net als bij het onderwijskundig rapport op papier moet voor de uitwisseling van een digitaal overstapdossier inzage aan de ouders worden aangeboden. De leerling administratiesystemen van deelnemende softwareleveranciers (zie paragraaf 1.3) bieden de mogelijkheid dit aan te geven. Hoe de inzage wordt aangeboden aan de ouders is, net als bij de papieren versie, de verantwoordelijkheid van de school. Het overstapdossier is na de uitwisseling ook af te drukken. Dat is handig voor het geval de nieuwe school toch liever werkt met een papieren versie. De gegevensuitwisseling verloopt via het Traffic Center van OSO. Hoe dit precies in zijn werk gaat, is te zien in figuur 1. Tevens is er een animatie te vinden op onze website waar de werking van het Traffic Center eenvoudig wordt uitgelegd. Tijdens uw gebruik van OSO zijn niet al deze stappen zichtbaar; veel vindt ‘achter de schermen’ plaats.


!

Figuur 1: Uitwisseling van overstapdossiers

Stap 1a De nieuwe school zet de eerste stap met het aanvragen van een overstapdossier. Er wordt een beveiligde sessie voor deze gegevensoverdracht aangevraagd bij het Traffic Center. Stap 1b Het Traffic Center controleert of de huidige school gekwalificeerd en geactiveerd is in het Traffic Center. Als dit klopt, worden de gegevens van de huidige school beschikbaar gesteld aan de nieuwe school. Stap 2a De nieuwe school zet met de ontvangen gegevens een verbinding op met de huidige school. Stap 3a en 3b Voordat de huidige school het overstapdossier mag verstrekken, wordt dit dossier ter verificatie aangeboden aan het Traffic Center. In een geautomatiseerd proces wordt gecontroleerd of het wel echt de huidige school is die deze aanvraag doet. Stap 4 Als de verificatie geslaagd is, krijgt het leerlingadministratiesysteem van de huidige school de toestemming om het overstapdossier beschikbaar te stellen voor de nieuwe school. Bij een negatieve reactie op het verificatieproces ontvangt de betreffende school een melding en wordt het proces beëindigd. In het geval dat het dossier niet klaar staat, krijgen beide scholen een melding via het leerlingadministratiesysteem.

3. Betrokken softwareleveranciers Digitale gegevensuitwisseling werkt alleen als de leerling administratiesystemen van alle deelnemende scholen met de overstapdossiers kunnen werken. Daarom heeft OSO samen met leveranciers van leerling administratiesystemen een uniforme standaard ontwikkeld. Voor ondersteuning bij de werking van uw leerling administratiesysteem kunt u terecht bij de helpdesk van uw softwareleverancier. Een overzicht van de betrokken softwareleveranciers vindt u hieronder. Een actueel statusoverzicht van deze leveranciers is te vinden op onze website onder het kopje ’Administratiesystemen met OSO’


Deelnemende softwareleveranciers Pakketnaam

Leverancier

Website

Eduscope

Unilogic B.V.

www.eduscope.nl

Esis

Rovict

www.rovict.nl

Winsas

Maatwerk

www.winsas.nl

Magister

SchoolMaster B.V.

www.schoolmaster.nl

OAS

Dotcomschool

www.dotcomschool.nl

ParnasSys

Edutopics

www.parnassys.nl

LVS2000

Data Care B.V.

www.datacare.nl

Schoolfit

Jabbit Services B.V.

www.schoolfit.nl

SOM

Simac Onderwijs

www.simac.nl

4. Beveiliging Leer- en begeleidingsgegevens zijn persoonsgevens. Dat maakt beveiliging van groot belang. Niet alleen tijdens de uitwisseling van de overstapdossiers, maar ook in bredere zin: elke school moet verantwoordelijk omgaan met gegevens en bedacht zijn op bedreigingen, bijvoorbeeld via internet. Waar ligt de verantwoordelijkheid voor het leerling administratiesysteem? Op elke school zijn een of meer medewerkers geautoriseerd voor de verwerking van de persoonsgegevens. Zij moeten op basis van hun functie de bevoegdheid hebben om het leerling administratiesysteem te gebruiken. Deze medewerkers dienen op de hoogte te zijn van de Wet bescherming persoonsgegevens (zie de bijlage voor meer informatie over de relevante wetgeving). Bij wijzigingen in het leerling administratiesysteem moet altijd zichtbaar zijn welke medewerker ze heeft aangebracht. Wij raden u aan om uw medewerkers (bij)scholing aan te bieden als u twijfelt over hun kennis van beveiliging en wetgeving. Dit is de verantwoordelijkheid van de school. Waar ligt de verantwoordelijkheid voor de beveiliging? Over het algemeen zorgt een ICT-specialist voor de beveiliging van het schoolnetwerk. Hij of zij zorgt voor regelmatige backups, niet alleen van de software, maar ook van de data. Ook draagt de ICTspecialist zorg voor het overzicht van computers met de bijbehorende software, instellingen en updates die zijn opgenomen in het schoolnetwerk. De beveiliging van het leerling administratiesysteem moet op alle computers die tot het systeem toegang hebben, op dezelfde manier zijn ingericht. Dus ook op een andere locatie of indien de geautoriseerde medewerkers vanuit huis werken! Het is de verantwoordelijkheid van de school om te controleren of dit naar behoren functioneert. Beveiligingsincidenten dienen gemeld te worden bij de eindverantwoordelijke. Gewoonlijk is dit een schoolleider, directeur of bovenschoolse directeur. Als het systeem- en applicatiebeheer is uitbesteed aan een externe partij, verzeker u er dan van dat deze provider dezelfde beveiligingsmaatregelen treft en de mogelijkheid biedt dat deze regelmatig worden geaudit. Wachtwoorden Om te voorkomen dat hackers bij uw gegevens kunnen, is een optimaal beveiligd wachtwoord noodzakelijk. Dat wil zeggen: minimaal acht karakters, waarvan minimaal één hoofdletter, één leesteken en één cijfer. De rest mag uit kleine letters bestaan. Zorgvuldig omgaan met de wachtwoorden is al even belangrijk. Dat betekent onder andere dat medewerkers die hun werkplek verlaten, altijd dienen uit te loggen of de computer dienen te vergrendelen.

!

Deel 2. Stappenplan U staat op het punt aan het kwalificatieproces van Overstapservice onderwijs te beginnen. Een overzicht van het proces ziet u hieronder. De uitvoeringsfase (stap 3 tot en met 8) vraagt een tijdsinvestering van maximaal 1 dagdeel. Wel kan de verwerking van de getekende overeenkomst vaak wat langer duren. Wij vragen u, als school, om zelf uw bestuur aan te sporen de overeenkomst zo spoedig mogelijk te ondertekenen en op te sturen. Fase Fase: voorbereiding Fase: uitvoering

Stappen 1.

Toegang tot Mijn OSO aanvragen

2.

Overeenkomst ondertekenen door schoolbestuur 3.a.Handboek OSO lezen 3.b..Controlelijst beveiliging en evaluatievragen invullen 4 Certificaat downloaden / installeren 5. a.Testdossier uitwisselen in een afgeschermde omgeving 5.b.Eigen verklaring invullen

Fase: kwalificatie

6. Kwalificatie en activatie in Traffic Center door de servicedesk

2.1 Toegang tot Mijn OSO aanvragen

Figuur 2: Beginscherm Mijn OSO

Om toegang te krijgen tot OSO dient u een account aan te vragen. Dit maakt u eenvoudig aan via de website Aan de rechterkant klikt u op ‘Mijn OSO-OD login’. U ziet dan het volgende beginscherm. Door in de tekst op ‘hier’ te klikken (zie figuur 2) kunt u de gevraagde gegevens invullen. Er wordt dan een account voor u aangemaakt. De inloggegevens worden vervolgens per post naar de school gestuurd.


2.2 Overeenkomst ondertekenen Na ontvangst van de inloggegevens hebt u toegang tot uw persoonlijke OSO-account (figuur 2). U kunt nu inloggen met het ontvangen wachtwoord, waarna u dit tijdelijke wachtwoord vervangt door een zelf gekozen wachtwoord. Ook dient u de informatie onder het tabblad ‘Mijn gegevens’ te controleren (figuur 3.) Dit tabblad bestaat uit vijf kopjes. Wij vragen u de informatie onder alle kopjes te controleren en waar nodig te wijzigen. Let er goed op dat u de correcte emailadressen bij de contactpersonen plaatst, anders mist u belangrijke informatie tijdens het kwalificatieproces.

Figuur 3: Gegevens controleren en wijzigen

Bent u ingelogd als het schoolbestuur of bent u de eerste school van uw bestuur die zich heeft aangemeld voor OSO? Dan is het van belang dat u de instructies onder het tabblad ‘Overeenkomst’ opvolgt (figuur 4). Hier kunt u de overeenkomst genereren en downloaden. Per schoolbestuur wordt één overeenkomst getekend. Deze geldt voor alle scholen van het bestuur, ongeacht of ze allemaal gaan werken met het overstapdossier. De tekenbevoegde van het bestuur moet de overeenkomst ondertekenen. Daarna kunt u deze in tweevoud per post sturen naar de VO-raad, die voor de POraad als penvoerder optreedt. U ontvangt dan zo spoedig mogelijk een ondertekende versie per post retour. Het adres is: VO-raad, t.a.v. Project OSO Postbus 8282 3503 RG Utrecht

!

Figuur 4: Overeenkomst genereren en downloaden

2.3.a. Handboek OSO lezen Mocht u dit nog niet gedaan hebben, dan is het van belang dat u alsnog in deel 1 leest wat Overstapservice onderwijs doet en wat de gegevensuitwisseling inhoudt. Aanvullende informatie is te vinden op www.overstapserviceonderwijs.nl. Hier vindt u ook de antwoorden op veelgestelde vragen (figuur 5).

Figuur 5: Veelgestelde vragen Handboek Overstapservice onderwijs 2013

!

2.3.b. Controlelijst beveiliging en evaluatievragen invullen Veiligheid is bij digitale uitwisseling van leer- en begeleidingsgegevens van groot belang. In deel 1 vindt u informatie over de beveiliging van het overstapdossier, maar ook van het leerling administratiesysteem in het algemeen. Mocht u dat nog niet hebben gedaan, dan verzoeken wij u ook deze informatie goed door te nemen. Daarna is het de bedoeling dat u de controlelijst beveiliging invult. U vindt deze onder het tabblad ‘Evaluaties’ in Mijn OSO. Met deze checklist kunt u vaststellen waar eventueel aandachtspunten zijn in de informatiebeveiliging van uw school. U beantwoordt de vragen met ja of nee en slaat het resultaat op volgens de gegeven instructies. Vervolgens is er een korte lijst met evaluatievragen De lijst bevat enkele eenvoudige vragen waarmee u kunt aantonen of u op de hoogte bent van de informatie in deel 1 van dit handboek. Het staat u vrij om het handboek hierbij te gebruiken. De evaluatievragen kunt u tevens vinden onder het tabblad ‘Evaluaties’ op uw Mijn OSO-pagina. Voert u het kwalificatietraject uit voor meerdere scholen binnen uw schoolbestuur en heeft u toegang tot de Mijn OSO-pagina van het bestuur? Dan hoeft u deze twee evaluaties slechts eenmaal in te vullen op de bestuurspagina.

2.4 Certificaat downloaden/ installeren Onder het tabblad ‘Certificaten’ in Mijn OSO kunt u het beveiligingscertificaat vinden. Zodra onze administratie de getekende overeenkomst (stap 2.2) heeft ontvangen en verwerkt, krijgt u toegang tot dit bestand. Download het bestand door op ‘downloaden’te klikken. Het certificaat is volgens de instructies van uw softwareleverancier te installeren in het leerling administratiesysteem. Deze instructies vindt u onder het tabblad ‘Documenten’ (figuur 6.) Het wachtwoord dat hoort bij het certificaat, wordt in een emailbericht verstuurd naar de contactpersoon van het aanleverpunt, zodra het certificaat is aangemaakt. Let op: Zolang de getekende overeenkomst nog niet binnen is, kan de Servicedesk nog geen certificaat genereren.

Figuur 6: Documenten

2.5.a. Testdossier uitwisselen Als de voorgaande stappen zijn doorlopen, kunt u voor het eerst gegevens uitwisselen. Op dit moment in het proces wisselt u de gegevens uit met een testschool. De testschool wordt bemand door de Servicedesk van OSO. De testuitwisseling is bedoeld om te controleren of het certificaat correct is geïnstalleerd en of u begrijpt hoe u een dossier kunt uitwisselen.


! PO-school Voor een school voor primair onderwijs gaat het om het klaarzetten van de gegevens van een testleerling. Een fictieve school voor voortgezet onderwijs (testschool 98VO) vraagt deze gegevens op. Omdat dit een test betreft, is er geen daadwerkelijke inzage van ouders nodig. De gegevens worden eenmalig gebruikt voor het testen van de Overstapservice en vervolgens eenmaal per kwartaal uit het gehele systeem verwijderd. Als eerste registreert u het aanleverpunt en zet u het overstapdossier klaar. Hiervoor volgt u de instructies van uw softwareleverancier. Vervolgens zorgt u ervoor dat de Servicedesk OSO de klaargezette gegevens kan opvragen. Dat doet u door de leerlinggegevens te registreren op uw Mijn OSO-pagina. U gaat naar het tabblad ‘Testuitwisseling’ (figuur 7.) Hier voert u de gevraagde informatie in en vervolgens klikt u op verzenden. PO-school Stappen:

Instructie:

Periodiek:

1. Aanleverpunt registreren (Ook wel het registreren van een URL genoemd)

Gebruik de instructies van uw softwareleverancier. (Zie figuur 5)

Eenmalige stap

2. Overstapdossier klaarzetten


Deze stap voert u op soortgelijke wijze uit tijdens een echte uitwisseling met een VO-school.

3. De leerlinggegevens registreren in Mijn OSO

Gebruik de instructies in dit handboek.

Eenmalige stap

Figuur 7: Gegevens van het klaargezette overstapdossier registreren in Mijn OSO

VO-school Voor het voortgezet onderwijs bestaat het testen uit het opvragen van de leer- en begeleidingsgegevens van een testleerling die zijn klaargezet door de fictieve basisschool (testschool 98PO). Als eerste registreert u het aanleverpunt. Hiervoor volgt u de instructies van uw softwareleverancier. Vervolgens neemt u de gegevens van de testleerling over uit Mijn OSO. U gaat hiervoor naar het tabblad ‘Testuitwisseling’ (figuur 8). Hier vindt u de gegevens die nodig zijn om een testuitwisseling met de fictieve PO-school mogelijk te maken. Met behulp van deze gegevens vraagt u het overstapdossier op volgens de instructies van uw softwareleverancier. Tot slot geeft u in Mijn OSO aan of het dossier succesvol ontvangen is. U gaat naar het tabblad ‘Testuitwisseling’ (figuur 8.) Hier voert u de gevraagde informatie in en vervolgens klikt u op verzenden.


!

VO-school Stappen:

Instructie:

Periodiek:

1. Aanleverpunt registreren (Ook wel URL registreren genoemd)


Eenmalige stap

2. De gegevens van de testleerling overnemen uit Mijn OSO


Eenmalige stap

3. Overstapdossier opvragen

Gebruik de instructies van uw softwareleverancier. (figuur 4)

Deze stap voert u op soortgelijke wijze uit tijdens een echte uitwisseling met een POschool.

4. Ontvangst dossier aangeven in Mijn OSO


Eenmalige stap

Figuur 8: De (test)leerlinggegevens in Mijn OSO

2.5.b. Eigen verklaring invullen Is het uitwisselen van een testdossier gelukt, dan kunt u onder het tabblad ‘Evaluaties’ op uw Mijn OSO-pagina een eigen verklaring vinden. Door deze verklaring te bevestigen, geeft u aan, leer- en begeleidingsgegevens te kunnen uitwisselen. Instemmen met deze verklaring is een essentiële stap binnen het kwalificatieproces.

2.6 Kwalificatie en activatie in Traffic Center Als u alle voorgaande stappen in het kwalificatieproces goed hebt doorlopen, wordt u officieel gekwalificeerd door de servicedesk. Uw school wordt nu geactiveerd in het Traffic Center. Dit gebeurt door middel van een belafspraak. Een belafspraak inplannen kan onder het tabblad ‘Planning’ op uw Mijn OSO-pagina.

2.7 Hoe verder? Vanaf het moment van kwalificatie is het mogelijk om leer en begeleidingsgegevens uit te wisselen met andere gekwalificeerde scholen. Kijk voor een actueel overzicht van de uitwissel mogelijkheden binnen uw leerling administratiesysteem op onze website.


!

Bijlagen 1. Wettelijk kader Om de uitwisseling van leerling gegevens tussen scholen een wettelijke grondslag te geven, is er in 2012 een speciale wetswijziging (Wetsvoorstel 32.176 d.d. 8 maart 2012) doorgevoerd. Deze wet wijzigde verschillende andere onderwijswetten. Gelijktijdig met de wetswijziging wordt in het bijbehorende “Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens” een beknopte opsomming gegeven welke gegevens scholen mogen uitwisselen. In de wet is het belangrijkste uitgangspunt dat scholen altijd vooraf aan de uitwisseling moeten afwegen welke specifieke gegevens van iedere leerling daadwerkelijk nodig zijn ten behoeve van het leren en begeleiden van een leerling op de nieuwe school. Gegevens die niet aan dit criterium voldoen, mogen niet door scholen uitgewisseld worden (hoe handig het doorgeven van die informatie ook lijkt). De Minister van OCW noemt in de toelichting bij het Besluit het voorbeeld dat in geval van een goed functionerende leerling, de set van leer- en begeleidingsgegevens die uitgewisseld wordt, dus zeer summier zal kunnen zijn. Met deze strikte regels en de beperkte set gegevens die volgens het Besluit mogen worden uitgewisseld, wil de Minister van OCW een belangrijke basisvoorwaarde geven voor een transparante elektronische uitwisseling van gegevens tussen scholen, waarbij de kans op fouten zo klein mogelijk is en de privacy van de betrokkenen gewaarborgd is. De gewijzigde wetgeving biedt ruimte voor verschillende vormen van elektronische uitwisseling van gegevens tussen scholen. In het Besluit wordt letterlijk gesproken over een landelijke standaard en deze Overstapservice Onderwijs (voorheen bekend als Elektronisch Leerdossier of ELD). Op het bewerken en uitwisselen van leerling gegevens, is ook de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. Er moet sprake zijn van een zogenoemde ‘doelbinding’ bij de vastlegging en bewerking van gegevens. Dit wil zeggen dat er alleen informatie mag worden opgeslagen, gebruikt en gedeeld als het een specifiek en rechtmatig doel dient. Scholen mogen volgens artikel 11 van de Wbp alleen deze gegevens verwerken voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Dit betekent dat er per leerling die overstapt, moet worden bepaald welke gegevens relevant en proportioneel zijn. Ook zijn de onderwijswetten van toepassing. In artikel 42 van de Wet op het primair onderwijs is vastgesteld dat een PO-school verplicht is om een onderwijskundig rapport op te stellen en te verstrekken aan de nieuwe school. Daarnaast moet op grond van dat artikel een afschriftbeschikbaar worden gesteld aan de ouders of verzorgers van de leerling. Ook is voor het vrijgeven van een digitaal overstapdossier aan de nieuwe school, de toestemming van de ouders/verzorgers noodzakelijk. De Inspectie van het Onderwijs zal toezicht houden op de juiste wijze van gegevensuitwisseling en naleving van de wettelijke bepalingen. Alle documentatie over de wetgeving kunt u digitaal terugvinden op uw Mijn OSO-pagina onder het tabblad ‘Documenten’ (figuur 6 op pagina 7 van dit handboek.)

2. Gebruikersovereenkomst Het bevoegd gezag, in het algemeen het schoolbestuur, is verplicht een gebruikersovereenkomst voor Overstapservice onderwijs af te sluiten. In deze overeenkomst zijn twee wettelijke artikelen opgenomen, een voor het bestuur en een voor de school. Bestuur Allereerst moet het bestuur toezien op het gebruik van OSO door zijn scholen. Hierbij moet gelet worden op de juistheid van de gegevens op de Mijn OSO-pagina’s van de scholen en correctie van deze gegevens in geval van onjuistheden of wijzigingen. Wijzigingen (denk aan fusies) dienen gemeld te worden aan de Servicedesk, zodat deze kunnen worden doorgevoerd. Tot slot wordt van het schoolbestuur verwacht dat het toeziet op het naleven van de wet- en regelgeving. Scholen Vervolgens geldt voor de scholen dat elke school de kwalificatieprocedure succesvol dient te doorlopen. Er wordt van de school verwacht dat zij de registratie van de schoolgegevens op de Mijn OSO-pagina steeds actief onderhoudt. Ook dienen de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens en v strikt nagevolgd te worden. Onregelmatigheden met mogelijke gevolgen voor de beveiliging en de waarborging van het rechtmatig gebruik van OSO en/of het Traffic Center Handboek Overstapservice onderwijs 2013

! dienen gemeld te worden. Alle verwerkingen van persoonsgegevens, zowel binnen het eigen leerlingadministratiesysteem als de uitwisseling via het Traffic Center, vallen onder de verantwoordelijkheid van de school.


Handboek Overstapservice Onderwijs

Recommend Documents