Handboek KP7 Projectbeheer Universiteit van Tilburg
Het 'Handboek KP7 projectbeheer is specifiek bedoeld voor projectbeheerders. Het biedt een praktische handleiding voor de financieel-administratieve ondersteuning bij KP7 projecten, aan de hand van vijf processtappen.
Willem Megens Instellingsbeleid November 2008
Index Leeswijzer .................................................................................................................................. 3 Introductie KP7 .......................................................................................................................... 4 Administratieve Organisatie....................................................................................................... 6
Stap 1 – IDEE: Bedenken van een project ................................................................................. 9 Stap 2 – AANVRAAG: Schrijven & Indienen ........................................................................ 10 Stap 3 – EVALUATIE: Beoordeling door experts................................................................... 14 Stap 4 – COMMITMENT: Onderhandelen & Formaliseren ................................................... 15 Stap 5 – IMPLEMENTATIE: Uitvoering & Administratie ..................................................... 19
Bijlage 1 – Begroten van een KP7-project............................................................................... 31 Bijlage 2 – Voorbeeld van een tijdschrijfformulier.................................................................. 36 Bijlage 3 – Standaard inrichting projectdossier ....................................................................... 37 Bijlage 4 – Frequently Asked Questions.................................................................................. 39
Websites Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions................................................Cordis Guidance Notes on Audit Certification ..............................................................................Cordis Guidance Notes on Project reporting .................................................................................Cordis Negotiations Guidance Notes ............................................................................................Cordis Algemene informatie over FP7 ................................................................................UvT website Handboek voor aanvragers van KP7 ........................................................................UvT website
2
Leeswijzer Dit Handboek KP7 Projectbeheer is geschreven voor projectbeheerders die financieeladministratieve werkzaamheden verrichten voor Europese Zevende Kaderprogrammaaanvragen (KP7) waarin de UvT een rol heeft. De beschrijving van activiteiten volgt, en is een uitbreiding op de stappen 1 tot en met 5 van het Handboek voor aanvragers ("How to launch a EU project") op het UvT web:
IDEE
AANVRAAG
EVALUATIE
COMMITMENT
IMPLEMENTATIE
Bedenken van het project
Schrijven van het voorstel
Beoordeling door experts
Onderhandelen & Formalisering
Uitvoering & Administratie
Door goed projectbeheer en het aanleggen van een projectdossier kunnen KP7-projecten op adequate wijze worden gemonitord en bijgestuurd. De projectbeheerder van een KP7 onderzoeksproject helpt de onderzoeker bij het opstellen van de begroting, stroomlijnt administratieve processen, verwerkt broninformatie in het projectdossier, ondersteunt bij rapportages en onderhoudt contacten met alle betrokken partijen. De meeste projectbeheerwerkzaamheden spelen zich tijdens de uitvoering en afronding van het project af. Toch heeft de projectbeheerder ook in het aanvraagproces een belangrijke rol. Goede afstemming tussen projectleider en projectbeheerder in de aanvraagfase leidt in de regel tot een beter projectbeheer en draagt daarmee bij tot een hogere subsidiebenutting. Projectleider en projectbeheerder maken tijdig afspraken over uitvoering van het financieeladministratieve beheer van het project. De projectbeheerder voert de gehele projectadministratie. De projectleider blijft echter verantwoordelijk voor het op te leveren (onderzoeks)resultaat en springt bij wanneer problemen optreden. Zie voor een overzicht van rollen en verantwoordelijkheden het hoofdstuk Administratieve Organisatie. Dit handboek biedt een algemene leidraad voor KP7- projecten waarin de UvT participant is. Projecten waarin de UvT het coördinatorschap van een consortium heeft, leiden echter tot meer sturingstaken voor de projectleider en beduidend meer financieel-administratieve en coördinerende taken voor de projectbeheerder. Deze extra taken zijn in dit document niet in detail uitgewerkt. Tot slot zij vermeld dat de beschrijving in deze handleiding een voorgestelde aanpak biedt, maar geen keurslijf is. Faculteiten dienen uiteraard zelf een eigen administratieve organisatie rondom Europese projecten op te stellen.
3
Introductie KP7 KP7 is het belangrijkste subsidie-instrument voor onderzoek op Europees niveau. Het programma duurt van 2007 tot en met 2013, kent een budget van meer dan 50 miljard euro. KP7 wordt uitgevoerd door Directoraat-Generaal Research van de Europese Commissie. Werkprogramma’s KP7 bestaat uit de werkprogramma’s Cooperation, Ideas, People en Capacities: - ‘Cooperation’ ondersteunt onderzoekssamenwerking, netwerken, events en studies binnen een aantal thema’s, waaronder Socio-economics & Humanities en ICT. - Persoonsgebonden subsidies zijn terug te vinden in het programma ‘Ideas’ van de European Research Council (ERC): Starting Grants en Advanced Grants. - ‘People’, beter bekend onder de naam ‘Marie Curie’, is bedoeld voor stimulering van internationale mobiliteit van onderzoekers. - Tot slot vallen onder 'Capacities' onderzoeksinfrastructuren, regionale clusters en wetenschap & maatschappij. Calls Elk van deze vier deelprogramma’s kent zijn eigen doelstellingen en evaluatiecriteria. Een ‘call’ is een oproep of uitnodiging om een aanvraag binnen zo’n programma in te dienen. In een call staat specifieke informatie, zoals het onderwerp waarvoor men voorstellen verwacht, het beschikbare budget en de deadline voor indiening (meestal drie maanden na de call). Calls worden gepubliceerd op Cordis (website). Financiële ondersteuning Het basisprincipe van KP7-subsidies is cofinanciering. De Europese Commissie betaalt een deel van de kosten van een project. De maximum vergoeding is afhankelijk van het type project, het type activiteit en de juridische status van de aanvrager. Naast de vergoeding voor de ‘directe’ projectkosten (bijvoorbeeld het onderzoek zelf of reiskosten ten behoeve van het project), betaalt de Commissie in de meeste gevallen ook een vergoeding voor ‘indirecte kosten’. Indirecte kosten zijn de niet zichtbare overheadkosten (bijvoorbeeld secretariaat, opleiding, huisvesting). In KP7 is zowel tijdelijk als vast personeel subsidiabel. De KP7 subsidie bedraagt voor de kosten die de UvT maakt: Type project
Directe kosten
Indirecte kosten
Gezamenlijk onderzoek (Cooperation, Capacities) en Networks of Excellence
75% voor onderzoek, 50% voor demonstratie en 100% voor management en overig.
opslag van 60% over directe kosten minus kosten van uitbesteding
ERC Grants
100% van de projectkosten.
Opslag van 20% over de directe kosten
Overige projecten (events, Marie Curie)
100% van de projectkosten
Varieert, veelal 7%
4
► Voorbeeld: Stel dat de totale directe kosten van een onderzoekproject 100.000 euro bedragen, dan zijn de totale subsidiabele projectkosten 160.000 en bedraagt de subsidie 75% oftewel 120.000 euro
Enkele basisregels Deelname aan een KP7 project houdt helaas een stuk meer in dan het uitvoeren van het onderzoek zelf. In het contract dat je met de Europese Commissie sluit staat een groot aantal verplichtingen, waaronder de volgende drie: Geen subsidie zonder tijdregistratie Al het personeel waarvoor kosten worden opgevoerd moet tijdschrijven. Discussie hierover is zinloos; het risico dat een accountant of de Commissie de kosten anders afwijst is te groot. Op tijdschrijfformulieren moet onderscheid gemaakt worden tussen de specifieke projectactiviteiten en andere activiteiten die de persoon in kwestie uitvoert. Tijdschrijfformulieren dienen te worden ondertekend door de persoon in kwestie en zijn UvT projectleider. Projectdossier Het is noodzakelijk om alle kostenbewijzen waarvoor subsidie wordt aangevraagd in een goed geordend dossier te bewaren. Denk aan de ondertekende tijdschrijfformulieren, bonnetjes, vliegtickets en hotelfacturen. Projectrapportages In het contract met de Commissie staan de rapportageverplichtingen. Er bestaan verschillende rapportages: inhoudelijke voortgangsrapportages, financiële rapportages, eindrapportages en zo voort. Zodra de UvT meer dan 375.000 euro voor een project aan EU subsidie ontvangt, is ook een accountantsverklaring verplicht. Het is belangrijk om bij aanvang van het project al een planning te maken van wie wanneer welke rapportage opstelt en uitstuurt.
5
Administratieve Organisatie Bij een KP7 subsidieproject zijn vele personen en instanties betrokken: - Projectleider: de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het UvT deel van het project. Andere gebruikte termen zijn ‘team leader’ of ‘main scientist’. De projectleider stuurt de projectmedewerkers en projectbeheerder aan, en voert inhoudelijke contacten met andere participants. - Projectbeheerder: de persoon die financieel-administratieve werkzaamheden verricht voor EU projecten waarin de UvT een rol heeft. Andere gebruikte termen zijn ‘projectmanager’ of ‘financieel-administratieve ondersteuning’. Soms verricht een beleidsmedewerker Onderzoek ook bepaalde projectbeheerwerkzaamheden. - Coördinator: de organisatie die participeert in een KP7-project en namens het consortium van Europese partijen de contacten voert met Brussel over de aanvraag, het contract en het project. Andere gebruikte termen zijn ‘consortium leader’ of ‘penvoerder’. - Participant: een organisatie die in een consortium aan een KP7- project deelneemt. Andere gebruikte termen zijn ‘partner’ of ‘deelnemer’. Participanten zijn gebonden aan het contract met de Europese Commissie en nemen indien nodig deel aan een consortium agreement. - Subcontractor: een organisatie of persoon die een niet-essentieel deel van een KP7- project uitvoert. In KP7 (DG Research) doet een subcontractor dit meestal in opdracht van één van de participanten, en neemt de subcontractor geen deel aan het contract met de Europese Commissie of consortium agreement. Hieronder vind je een opsomming van de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden in dit traject in relatie tot financieel-administratief beheer van een KP7-project. Ga voor een uitwerking per fase van het proces naar het betreffende hoofdstuk (Stap 1 t/m 5). Projectleider (PL): - voornemen tot aanvraag melden bij de vakgroepvoorzitter (of onderzoekscoördinator) en faculteitsdirecteur - (met beoogde participants) schrijven van inhoud van de aanvraag - consulteren projectbeheerder of beleidsmedewerker onderzoek bij opstellen aanvraag (financieel-administratieve aspecten) - voorbereiden van contracten met Europese Commissie, participant(s) en subcontractor(s) - zorg dragen voor deugdelijke ondertekening (aanvraag en) contract conform UvT mandaatregeling en facultair autorisatiebeleid - (met participants) bijeenkomen voor kick-off meeting over projectuitvoering - initiëren van kick-off meeting met projectbeheerder over rollen en verantwoordelijkheden - regelmatig met projectbeheerder overleggen over financieel-administratieve status van project - consulteren project officer van de Europese Commissie bij wijzigingen in project(planning) - tijdig aanleveren aan projectbeheerder van op te leveren inhoudelijke rapportages (zo nodig zelf versturen van deze rapportages) - uitvoeren en afronden project
6
Projectmedewerker: - uitvoeren onderzoek - bijhouden van uren op tijdschrijfformulier, zelf ondertekenen én laten ondertekenen door de projectleider en maandelijks aan projectbeheerder overhandigen - aan projectbeheerder verstrekken van kostenbewijzen Projectbeheerder (PB): - ondersteunen van projectleider bij opstellen aanvraag (financieel-administratieve aspecten) - ondersteunen van projectleider bij opstellen van contracten met Europese Commissie, participant(s) en subcontractor(s) - registreren van aanvraag in PROJECT SOFT: bij indiening, goedkeuring, afwijzing en afronding - initiëren van kick-off meeting met projectleider over rollen en verantwoordelijkheden - afstemmen met DEA/IC over planning audits gedurende en na afronding van project - afstemmen met personeelsfunctionaris over nieuw aan te stellen projectmedewerkers - instrueren van projectmedewerkers over tijdschrijfformulieren en kostenbewijzen - tussentijds en tijdig attenderen van projectleider en projectmedewerkers op deadlines voor documenten, tijdschrijfformulieren en kostendeclaraties - regelmatig met projectleider overleggen over financieel-administratieve status van project - inrichten en maandelijks actualiseren van projectdossier - maken en maandelijks actualiseren van planning van deliverables gedurende en na project - evt. maken en maandelijks actualiseren van budgetbewakingoverzicht - verwerken van bestede uren van projectmedewerkers - aanleveren aan tekeningsbevoegde binnen faculteit van kostendeclaraties - in overleg met DEA/IC voorbereiden van eventuele audit(s) - opstellen tussentijdse en afsluitende financiële rapportages (‘financial statement’) - aan faculteitsdirecteur laten zien van financial reports vóór verzending - tijdig aan Europese Commissie toesturen van (periodic en) final reports - toezien op betaling voorschotten en definitief bedrag door Europese Commissie Beleidsmedewerker onderzoek: - op verzoek van projectleider ondersteunen bij opstellen aanvraag (bijv. begroting, administratieve vereisten, arbeidscontractuele zaken, bouwen consortium) - op de hoogte zijn van deadlines en regels rondom (elektronische) indiening Tekeningsbevoegde declaraties faculteit: - controleren en aan DEA/FIA doorsturen van door projectbeheerder aangeleverde declaraties Faculteitsdirecteur: - ondertekenen contract (conform UvT mandaatregeling en facultair autorisatiebeleid) - controleren van workload projectbeheerder - controleren van uitgaande financial reports Decaan: - ondertekenen contract <250.000 Euro (conform UvT mandaatregeling en facultair autorisatiebeleid), voor zover niet aan Faculteitsdirecteur gemandateerd 7
Lid college van bestuur: - ondertekenen contract >250.000 Euro (conform UvT mandaatregeling) Medewerker DEA/FIA: - verwerken van facturen, declaraties en aangeleverde memorialen in SAP FiCo Medewerker DEA/IC: - afstemmen met projectbeheerder over planning audits gedurende en na afronding van project - voorbereiden audits Externe accountant (PwC): - uitvoeren audits (‘certification on financial statement’) en verstrekken auditcertificaat EU project officer / EU scientific officer (Brussel): - toezien op volledigheid van de op te leveren rapportages - doorgeleiden van rapportages naar beoordelaars - beantwoorden van vragen over problemen tijdens de uitvoering van het project
8
Stap 1: IDEE – Bedenken van een project Deze belangrijke stap in de levenscyclus van een project is vooral relevant voor de onderzoekers zelf. Zie voor meer informatie het KP7 Handboek voor Aanvragers op de UvT site (website).
9
Stap 2: AANVRAAG – Schrijven & Indienen
Ondersteunen bij schrijven aanvraag De projectleider meldt het voornemen tot het schrijven van een aanvraag tijdig bij de vakgroepvoorzitter (of onderzoekscoördinator) en faculteitsdirecteur. Tijdig melden is noodzakelijk, want een KP7-project heeft consequenties voor financiële middelen, personele bezetting, wetenschappelijke begeleiding en voorzieningen. Wanneer de projectleider daadwerkelijk aan de slag gaat met het opstellen van de aanvraag, informeert hij ook de beleidsmedewerker Onderzoek en/of de projectbeheerder van de faculteit. Een aanvraag bestaat uit Part A (financiële en administratieve gegevens) en Part B (projectplan): - De projectleider stelt Part A van de aanvraag op in samenwerking met de beleidsmedewerker Onderzoek en/of de projectbeheerder. Zij kunnen de projectleider bijvoorbeeld helpen met de opbouw van de (summiere) begroting. Denk hierbij aan de kosten die opgevoerd mogen worden, het berekenen van overhead, het toebedelen van projectmanagementkosten en het juist toepassen van het kostenmodel. - Ook bij Part B kunnen de beleidsmedewerker Onderzoek of Willem Megens van IB ondersteunen. Denk hierbij aan het opbouwen van een goed consortium, het adequaat beschrijven van projectactiviteiten en doelstelling(en), het refereren aan de horizontale doelstellingen (zoals een hogere vrouwenparticipatie) en het appelleren aan de Europese dimensie van het project. Begroting In Bijlage 1 staat een uitgebreide instructie in het Engels voor het begroten van KP7-projecten. Hieronder volgt een samenvatting. Welke projecten Het basisprincipe van KP7-subsidies is cofinanciering. De Europese Commissie betaalt een deel van de kosten van een project. De maximum vergoeding is afhankelijk van het type project, het type activiteit en de juridische status van de aanvrager. Voor de meeste projecten moet een begroting worden opgesteld. Alleen voor individuele Marie Curie beurzen is dit niet nodig, omdat de Commissie daar met vaste bedragen rekent. Begroten van project Het begroten van de eigen kosten van een project is technisch gezien niet zo lastig. De projectleider zal aangeven welke UvT onderzoekers op het project gaan werken, hoeveel manmaanden zij op onderzoek (75%), demonstratie (50%) of overig (100%) worden ingezet en welke overige kosten zijn voorzien, zoals reis- en verblijfskosten, organisatie van een congres of publicaties. Het is aan de projectbeheerder om de brutoplus tarieven van de medewerkers te achterhalen en de kosten op een rijtje te zetten.
10
Directe en indirecte kosten De Commissie onderscheidt directe en indirecte kosten. Directe kosten zijn de direct aan het project toe te rekenen kosten, zoals loonkosten en reiskosten. Niet-limitatieve opsomming van directe kostensoorten: − Personnel costs. Zowel vast als tijdelijk personeel kan worden opgevoerd. Er moet worden gerekend met brutoplus tarieven. Personeel dat we normaliter onder overhead zouden scharen, zoals administratieve ondersteuning, faculteitsmanagement of centrale diensten, mogen nooit als directe kosten worden opgevoerd, omdat de kosten door de opslag voor indirecte kosten worden gedekt. − Reis- en verblijfkosten. − Deelname aan of organisatie van conferenties, symposia en workshops. − Publicatiekosten. Denk ook aan kosten die met ‘open access’ samenhangen, en aan vertaalkosten. − Aankopen (consumables and supplies) speciaal ten behoeve van het project aangeschaft. − Apparatuur voor zover te gebruiken voor het project. − Subcontracting. Denk hierbij aan het inhuren van personeel en het uitbesteden van werkzaamheden. Kosten voor een externe audit (‘certificate on the financial statement’) behoren tot subcontracting. Naast de vergoeding voor de ‘directe’ projectkosten, betaalt de Commissie in de meeste gevallen ook een vergoeding voor ‘indirecte kosten’. Indirecte kosten zijn de niet zichtbare overheadkosten (bijvoorbeeld secretariaat, opleiding, huisvesting). Voor gezamenlijke onderzoeksprojecten onder KP7 mogen universiteiten kiezen welk kostenmodel zij hanteren voor het verantwoorden van de indirecte kosten: - een zgn. transitional flat rate van 60%: een bedrag ter grootte van 60% van de directe projectkosten mag als indirecte kosten worden opgevoerd. Voor projecten waarvan het contract met de Commissie op of na 1 januari 2008 worden getekend, kan een lager percentage gaan gelden; - actual indirect costs: de feitelijke overhead moet zichtbaar worden gemaakt. Dit mag aan de hand van aannames en schattingen – een ‘simplified method of determining indirect costs’ (soms ten onrechte ‘full cost’ genoemd). Dit moet de werkelijkheid zo goed mogelijk benaderen, consistent zijn met de algemene regels die een begunstigde hanteert voor het toerekenen van kosten, en bij voorkeur periodiek worden gestaafd. Een accountant dient de opzet voor dit kostenmodel te toetsen. De UvT hanteert voor gezamenlijke onderzoeksprojecten de flat rate van 60%. We hebben in vergelijking met andere Nederlandse universiteiten een relatief lage overhead. Dit is vooral te danken aan het ontbreken van kostbare onderzoeksinfrastructuur en laboranten. Voor de UvT biedt de 60% flat rate dus voldoende dekking. Vrijwel alle andere Nederlandse universiteiten hebben inmiddels een ‘simplified method for determining indirect costs’ door de accountant laten goedkeuren.
11
De KP7-subsidie bedraagt voor de kosten die de UvT maakt: Type project
Directe kosten
Indirecte kosten
Gezamenlijk onderzoek (Cooperation, Capacities), Networks of Excellence
75% voor onderzoek, 50% voor demonstratie en 100% voor management en overig*.
opslag van 60% over directe kosten minus kosten van uitbesteding
ERC Grants
100% van de projectkosten.
Opslag van 20% over de directe kosten
Overige projecten (Coordination and Support Actions, events, Marie Curie)
100% van de projectkosten
Varieert, veelal 7%
*)
bijvoorbeeld disseminatie, netwerken, coördinatie/organisatie, IPR activiteiten, studies naar sociaal-economische impact, kosten van trainers.
► Een rekenexercitie: Stel dat de totale directe kosten van een onderzoekproject 100.000 euro bedragen, dan mag je daar 60.000 euro aan toevoegen voor de dekking van de indirecte kosten. De totale subsidiabele projectkosten bedragen hiermee 160.000. De subsidie is 75% van dat bedrag, oftewel 120.000 euro
Onderhandelen binnen het consortium Toch kan het begroten van een project de nodige problemen opleveren. De Europese Commissie geeft in de call de maximale subsidie per project aan. Méér aanvragen dan dit plafondbedrag leidt ertoe dat de aanvraag niet in behandeling wordt genomen. Aan de andere kant dijen consortia vaak enorm uit: de algemene opvatting is - al dan niet terecht! dat je de kansen op succes vergroot naarmate er meer partners betrokken zijn. Dit heeft natuurlijk consequenties voor de beschikbare subsidie per partner. Deze is gemiddeld zo’n 50.000 tot 75.000 euro per partner per jaar. Consortiumpartners zullen met elkaar gaan wedijveren om budget, en de coördinator kan verdeel en heers spelen. Het is aan de UvT projectleider om de financiële belangen van de UvT in het consortium te behartigen; de projectbeheerder heeft hier geen directe rol in. Wel dient de projectbeheerder alert te zijn. Er kunnen bijvoorbeeld onderzoekers zijn die geen rekening houden met 60% overhead, en als ze daar later achter komen, merken ze dat ze opeens veel minder uren aan een project kunnen besteden om afgesproken doelen te bereiken. Handige documenten - Budget tool (website): een handige excel sheet om voor een consortium van maximaal 20 partners snel inzicht te krijgen in de consequenties van begrote kosten en verschillende kostenmodellen. - Brutoplus loonkosten (website): een overzichtelijke excel sheet met ‘KP7 proof’ tarieven van UvT medewerkers. Berekent tarieven voor verschillende projectperioden en salarisschalen. Indienen aanvraag De beleidsmedewerker Onderzoek is op de hoogte van zaken als deadlines en elektronische indiening. De projectleider vanuit de UvT draagt zorg voor tijdige aanlevering van projectinformatie aan de coördinator. De coördinator van het consortium dient de aanvraag in namens alle participants. 12
Registreren gegevens in PROJECT SOFT De projectbeheerder registreert na indiening van de aanvraag de volgende gegevens in PROJECT SOFT: - veld 'Projectcode': tijdelijke beschikbare projectcode - veld 'Project': acroniem (verkorte projectnaam) plus verkorte projecttitel in - veld 'Startdatum': verwachte startdatum - veld 'Einddatum: verwachte einddatum - veld 'Status': klik hier 'offerte' aan o memoveld 1e regel: uitgebreide projecttitel o memoveld 2e regel: aangevraagde subsidiebedrag voor UvT o memoveld 3e regel: de EU opdrachtgever o memoveld 4e regel: het EU-instrument of projecttype o memoveld 5e regel: het EU-programma of -thema o memoveld 6e regel: de rol van de UvT ► -
Een fictief voorbeeld van een ingevuld memoveld is: Investigation of demographic patterns in Europe 245.000,00 DG Research Collaborative research project FP7: Socio-economic Sciences & Humanities Participant
Zodra een aanvraag is gehonoreerd, wordt PROJECT SOFT geheel ingevuld. Mocht de aanvraag na de evaluatie worden afgewezen of teruggetrokken, dan registreert de projectbeheerder dit in PROJECT SOFT door de status op ‘afgewezen’ te zetten. Het verdient aanbeveling om van elke aanvraag een evaluatierapport (via de coördinator) op te vragen, ook als de aanvraag is afgewezen. Uit deze evaluatierapporten kunnen succes- en faalfactoren van toekomstige aanvragen worden afgeleid.
13
Stap 3: EVALUATIE – Beoordeling door experts Deze belangrijke stap in de levenscyclus van een project is vooral relevant voor de onderzoekers zelf. Zie voor meer informatie het KP7 Handboek voor Aanvragers op de UvT site (website).
14
Stap 4: COMMITMENT – Onderhandelen & Formaliseren
Grant agreement Bij een positieve evaluatie van de aanvraag wordt de coördinator uitgenodigd voor de onderhandelingen. Doel is te komen tot een Grant Agreement tussen het consortium en de Europese Commissie. De projectleider levert (via de coördinator) een aantal dagen voorafgaand aan de onderhandelingen gegevens aan voor het contract met de Europese Commissie. Dit gebeurt via zgn. Grant agreement Preparation Forms (GPF’s). Op de GPF’s worden onder andere de juridische status en organisatie UvT aangegeven, en de bankgegevens van de UvT en een uitgebreide begroting ingevuld (of bijgevoegd). De beleidsmedewerker onderzoek en/of de projectbeheerder helpt bij het verzamelen van administratieve gegevens, het juist onderbouwen van de begroting, het juist toepassen van het kostenmodel, of arbeidscontractuele zaken die van belang zullen zijn in de uitvoeringsfase. In voorkomende gevallen kan het voor de projectleider zinvol zijn een projectbeheerder mee te nemen naar de contractonderhandelingen. Het oorspronkelijke projectplan uit de aanvraag moet worden omgezet naar een Description of Work (DoW). Aanwijzingen hiervoor komen voort uit de opmerkingen in de evaluation summary report en aanvullende instructies van de project officer. De DoW wordt als Annex 1 bij de Grant Agreement gevoegd; de inhoud is daarmee juridisch bindend. Zodra de onderhandelingen succesvol zijn afgerond, vraagt de Europese Commissie de coördinator om de ondertekende A-forms van de participants te verzamelen. Mocht de aanvraag in de onderhandelingsfase onverhoopt stranden, dan registreert de projectbeheerder dit in PROJECT SOFT door de status op ‘afgewezen’ te zetten. Zie ook de Negotiations Guidelines (website) van de Europese Commissie. Opstellen en ondertekenen Consortium Agreement Voor veel KP7 projecten waarin wordt samengewerkt is een Consortium Agreement verplicht. In deze overeenkomst maken de partners afspraken over bijvoorbeeld de rollen, verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van partijen, de projectorganisatie (governance), intellectuele eigendomsrechten, de distributie van de subsidie en het omgaan met geschillen. Op de DESCA website zijn goede standaard consortium agreements beschikbaar. Hoe vaak ondertekenen Het indienen van een KP7 aanvraag verloopt geheel elektronisch. Een handtekening is in die fase niet nodig. GPF’s dienen ondertekend te worden door een tekeningsbevoegd persoon, evenals (in drievoud) het uiteindelijke contract met de Europese Commissie. Daarnaast dient in veel gevallen nog een consortium agreement te worden ondertekend, wat meestal in één fase maar soms ook in twee ronden en dus met twee maal handtekeningen plaatsen verloopt. Voor een succesvolle KP7 aanvraag moet derhalve op twee of drie verschillende momenten een handtekening worden geregeld.
15
Wie mag ondertekenen De UvT heeft een Mandaatregeling waarin is geformuleerd wie bij welke bedragen mag ondertekenen: - Betreft het een financiële verplichting jegens een derde van 250.000 euro of meer voor het deel van het project dat de UvT voor haar rekening neemt (incl. subcontracting), dan mag alleen het College van Bestuur ondertekenen. Regel dit tijdig via Willem Megens van BU Instellingsbeleid. - Betreft het een financiële verplichting jegens een derde namens de UvT van minder dan 250.000 euro, dan zal de decaan ondertekenen of de faculteitsdirecteur, mits de decaan hem daartoe heeft gemachtigd. - Kortom: óf het College óf de faculteit ondertekent. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat het College en de faculteit samen ondertekenen, zelfs al de Commissie naar een tweede tekeningsbevoegd persoon vraagt. Derde partijen Een derde partij (“third party”) is een juridische entiteit die geen deel uitmaakt van het consortium en daarmee geen deel uitmaakt van de Grant Agreement met de Commissie. Een derde partij kan op twee manieren bijdragen aan het KP7-project: − door personeel ter beschikking te stellen aan een van de partners (bijvoorbeeld het inlenen van onderzoekers van een andere universiteit); of − door een deel van de werkzaamheden uit te voeren (bijvoorbeeld door een subcontractor, of door een organisatie met wie de UvT financieel-juridisch verbonden is (affiliates), zoals IVA of KCS). Over de kosten die een consortiumpartner voor het inlenen van personeel van derden voor het project opvoert mag geen opslag (flat rate) voor indirecte kosten worden berekend. Zie de Financial Guidelines op Cordis voor gedetailleerde instructies over derde partijen. Opstellen contracten subcontractanten De projectleider ziet toe op de offerte en toekenning, terwijl de beleidsmedewerker Onderzoek dan wel de projectbeheerder hem adviseert via het aanleveren van 'verplichte' onderdelen van een subcontractor agreement. Een uitbesteding is alleen van toepassing als de UvT binnen het kader van het project kosten maakt bij derden. Een subcontractor is derde partij die door onze universiteit als onderaannemer wordt ingehuurd voor het verrichten van specifieke, duidelijk afgebakende taken. De Financial Guidelines geven aan dat subcontracting slechts mogelijk is voor zover de werkzaamheden niet door de contractor zelf kunnen worden uitgevoerd. Uitbestede taken zijn meestal ondersteunend aan onderzoeksactiviteiten, maar niet het onderzoekswerk zelf. Voorbeelden zijn de externe huisvesting en catering van een conferentie, en extern drukwerk. Taken die samenhangen met coördinatie van het consortium mogen nooit worden uitbesteed.
16
► De Europese Commissie definieert een subcontractor als volgt: − Subcontractanten moeten voldoen aan de 'beste prijs/ kwaliteitverhouding'. De overeenkomst is op basis van marktconforme tarieven en voorwaarden (“business conditions”). − De subcontractor werkt zonder directe supervisie van de contractor en is niet ondergeschikt aan die contractor. De subcontractor voert delen van het werk zelf uit. − De verantwoordelijkheid voor de opdracht ligt volledig bij de contractor; het werk en de intellectuele eigendomsrechten komen de contractor toe. − De subcontractor is een derde partij, heeft daarmee geen rechten of verplichtingen jegens de Commissie, maar moet in voorkomende gevallen medewerking verlenen aan een controle door de Commissie of de Court of Auditors.
De algemene regel is dat de Commissie vooraf moet instemmen met de subcontracting! Als voorafgaand aan het project al duidelijk is dat bepaalde diensten van derden moeten worden ingehuurd, dan dienen deze (kosten) reeds in de bijlagen bij het contract met de Commissie te worden opgenomen. Indien de Europese Commissie deze subcontractoractiviteiten en -kosten als subsidiabel heeft geaccepteerd, dan moet een contract worden opgesteld tussen de UvT en de betrokken subcontractor. Bij voorkeur worden drie offertes aangevraagd, tenzij de faculteit een eigen inkoopprocedure heeft waarin regels voor het inhuren van derden zijn omschreven. Bij wijze van uitzondering mogen contractingwerkzaamheden, die niet in het contract staan vermeld, uitbesteden. Wel is het dan noodzakelijk om de noodzaak van de uitbesteding (achteraf) aan te tonen. Zorg in ieder geval voor een offerte en een overeenkomst met de betreffende partij! Het is belangrijk dat de UvT bij het opstellen van een subcontracting agreement een risicobepaling opneemt, waarin staat dat de onderaannemer gehouden is aan een verantwoording van uren en kosten conform de EU regelgeving. Deze risicobepaling heeft als voordeel dat wanneer de subcontractor zich niet houdt aan de opgelegde EU verplichtingen, eventuele boetes die daaruit voortvloeien dan ook niet door de UvT maar door de subcontractor moeten worden betaald. Een additioneel voordeel is dat het voor een financiële audit volstaat dat de subcontractor een gespecificeerde en met kopieën onderbouwde factuur toestuurt naar de UvT. De UvT hoeft de originele bonnen en betaalbewijzen van de subcontractor dus niet in bezit te hebben. De accountant die de UvT controleert hoeft door het opnemen van de risicobepaling in het contract geen steekproef bij de onderaannemer uit te voeren. Dit kan de audit kosten aanzienlijk verlagen.
► Subcontractors vallen onder de EU regelgeving waaraan ook de UvT is gebonden. Concreet betekent dit dat de subcontractor de volgende verplichtingen heeft: - voeren van sluitende tijdschrijving en bewaren van alle originele bonnen, facturen, tickets en dergelijke; - conform EU vereisten maken van expliciet onderscheid tussen kosten inclusief en kosten exclusief BTW/VAT; - administreren van werkzaamheden onder speciale projectcode in de boekhouding bewaren van getekende timesheets en alle originele bonnen, declaraties en facturen tot en met vijf jaar na afloop van het project.
17
Inschakelen Juridische Zaken De afdeling Juridische Zaken (Niels van de Ven) kan ondersteunen bij het analyseren van juridische documenten in het kader van EU aanvragen. Denk hierbij aan onderwerpen als het omgaan met buitenlands recht, intellectuele eigendomsrechten, looptijd van de overeenkomst, afspraken over in te zetten personen, financiële verplichtingen e.d. Als advies geldt hier: leg het verzoek tenminste één week voordat je advies nodig hebt bij JZ neer. Al naar gelang de beschikbare tijd en de expertise op een specifiek onderwerp besluit JZ de analyse zelf op te pakken, deze voor te leggen aan collega juristen van andere universiteiten of uit te besteden aan een extern bureau.
18
Stap 5: IMPLEMENTATIE – Uitvoeren & Administreren Nadat een aanvraag de onderhandelingsfase succesvol heeft doorstaan, moet het project nog worden uitgevoerd. Hierbij komt veel kijken, vaak meer dan aanvragers van tevoren hadden ingeschat. Het projectplan (‘Description of Work’) hoort bij het contract met de Commissie, en bevat dus toezeggingen die moeten worden nagekomen: fellows die moeten worden aangenomen, trainingen die moeten worden gegeven, deliverables die gepland staan... Constateert de Commissie dat een activiteit niet of niet naar behoren is uitgevoerd, dan zal zij subsidie terugvorderen of vragen om dat onderdeel nogmaals te doen. Om de projectvoortgang goed te kunnen controleren heeft de Commissie een aantal rapportages in het leven geroepen en eisen te stellen aan de financiële administratie van een project. Het is van belang om op je faculteit een zodanige infrastructuur te hebben dat de administratie op orde is en rapportages van voldoende kwaliteit op het juiste moment kunnen worden overlegd. Tijdens de projectuitvoering doorloopt het projectbeheer vier stappen: 1. Vastleggen rollen en verantwoordelijkheden 2. Inrichten projectadministratie 3. Voeren projectadministratie 4. Rapporteren De afsluiting van een EU project gebeurt in twee stappen: 5. Rapporteren 6. Sluiten projectadministratie Hieronder worden alle stappen toegelicht. Artikelen waarnaar verwezen wordt zijn terug te vinden in de Grant Agreement (GA). Tijdens de projectuitvoering: 1. Vastleggen rollen en verantwoordelijkheden Bespreken en vastleggen rollen/verantwoordelijkheden Projectleider en projectbeheerder overleggen voorafgaand aan de feitelijke uitvoering van het project over de rollen en verantwoordelijkheden. Tijdige afstemming over alle activiteiten in deze stap is noodzakelijk. Neem voor dit overleg een aantal bronnen als uitgangspunt: - contract met de Europese Commissie; - consortium Agreement; - subcontractor agreement(s); - FP7 Guide to Financial Issues (website).
19
Projectleider en projectbeheerder bespreken in ieder geval: - de administratieve handelingen met betrekking tot het in te zetten personeel; - de procedure rondom de timesheets; - het verzamelen van facturen; - de rapportages die aangeleverd moeten worden, welke informatie daarvoor van wie nodig zijn, en wie voor verzending zorg draagt; - het omgaan met eventuele knelpunten, bijvoorbeeld problemen in de aanlevering van informatie door projectmedewerkers; - de keuze voor een centrale locatie voor alle digitale projectbestanden; - de agenda en frequentie van periodieke voortgangsoverleggen tussen projectleider en projectbeheerder gedurende de uitvoering van het project. Bij een complex project en/of wanneer de UvT projectcoördinator is, is het raadzaam structureel elk kwartaal te overleggen over voortgang en budgetuitputting. Bij een eenvoudige Marie Curie is een- of tweemaal per jaar afstemmen waarschijnlijk afdoende De projectbeheerder is in beginsel verantwoordelijk voor het adequaat en tijdig uitvoeren van zijn specifieke taken. Mochten er externe factoren zijn waardoor de projectbeheerder zijn taak niet goed kan uitvoeren, bijvoorbeeld als projectmedewerkers (stelselmatig) hun tijdschrijfformulieren niet juist of te laat inleveren of als inhoudelijke rapportages niet tijdig worden opgeleverd, dan meldt de projectbeheerder dit zo spoedig mogelijk aan de projectleider. De projectleider is vervolgens verantwoordelijk voor het samen met de projectbeheerder zoeken naar een oplossing voor het probleem. Mocht het probleem blijven bestaan en mogelijk (sterke) negatieve financiële gevolgen hebben voor de faculteit, dan meldt de projectleider dit zo spoedig mogelijk aan de decaan en de faculteitsdirecteur. Bijzondere situatie: de administratief projectmanager Als de UvT coördinator van het project is, dan is het raadzaam om tussen de projectbeheerder en de wetenschappelijk projectcoördinator een extra functie toe te voegen: die van administratief projectmanager. De administratief projectmanager maakt meteen bij aanvang van het project formats van aan te leveren documenten voor alle partners, stelt de administratieve planning van het gehele project op, attendeert alle partners op belangrijke informatie, zit de partners achter de broek, is bij voorkeur aanwezig bij consortiumoverleggen, voert de eerstelijnscontacten met de project officer et cetera. Al naar gelang het type project, de omvang van het consortium en de gemaakte afspraken tussen projectleider, projectbeheerder en administratief projectmanager, vergt deze functie 0,1 tot 0,3 fte. Een administratief projectmanager kan uit eigen gelederen komen, of kan bijvoorbeeld extern worden ingehuurd. 2. Inrichten projectadministratie Registreren gegevens in PROJECT SOFT De projectbeheerder stuurt bij aanvang van het project een kopie van het contract inclusief begroting en projectcode naar: - DEA/IC, An le Jeune, kamer C 115, tel. nr.: 2374 - afdeling financiën van de faculteit c.q. de faculteitscontroller
20
De projectbeheerder vraagt via e-mail bij Tina Dirkx van DEA/FIA een definitieve PROJECT SOFT projectcode aan. De voorlopige PROJECT SOFT code, die je vlak na indiening van de aanvraag hebt gebruikt, wordt dus vervangen door een definitieve projectcode. Deze unieke code vormt een belangrijk identificatiemiddel aan de hand waarvan kan worden gecontroleerd of de opgevoerde kosten aan het project toegeschreven mogen worden. De projectbeheerder vult vervolgens de schermen van PROJECT SOFT zo volledig mogelijk in, zoals project (acroniem + verkorte projecttitel), status (‘actief’), memoveld, onderzoekers structureel op project, budget, periode en naam projectleider. Afstemmen personele bezetting De projectbeheerder overlegt met de personeelsfunctionaris over de personen die aan het project zullen werken. Misschien moet er nieuw personeel worden geworven, of moeten contracten worden omgezet. Zeker het aanstellen van buitenlands personeel op het project levert de nodige extra administratieve handelingen en vertraging op. Inrichten projectdossier De projectbeheerder richt het projectdossier in. Het projectdossier is in het kader van de procesbewaking van belang voor zowel de projectleider als de projectbeheerder. Daarnaast moet het dossier te allen tijde up-to-date zijn in verband met financiële audits. Uitzondering op deze regel zijn bepaalde vertrouwelijke persoonsgegevens, zoals kopieën van arbeidsovereenkomsten, die in de regel niet in het projectdossier worden bewaard. Er is een fysiek en een digitaal dossier: - In het fysieke dossier worden alle documenten met betrekking tot het project bewaard. Richt dit dossier systematisch in. Maak gebruik van ordners waarin met behulp van tabbladen een aantal afdelingen (zie Bijlage 3) kan worden aangebracht. - In het digitale projectdossier houd je zoveel mogelijk de indeling van het fysieke dossier aan. Maak gebruik van een centrale bestandlocatie waar ook projectmedewerkers bestanden kunnen plaatsen en raadplegen. ► Het controledossier voor een audit bestaat uit: 1. Het contract, met alle daarbij behorende bijlagen (annex 1 t/m x). 2. Financial statement van het project waarvoor de accountantsverklaring gevraagd wordt. 3. Twee financiële overzichten uit SAP FiCo waarin de aansluiting met de financial statement van het project blijkt, namelijk ‘rapport grootboek detail’ en ‘budgetoverzicht kostensoort’ (geen PROJECT SOFT-overzichten gebruiken in verband met ontbreken balansposten). 4. De urenverantwoordingsformulieren, ondertekend door de werknemer en geautoriseerd door de projectleider. Urenverantwoordingen van de projectleider worden door diens leidinggevende geautoriseerd. 5. Het projectoverzicht PROJECT SOFT, waarin de geregistreerde uren, de uurtarieven van de betreffende medewerkers en de gerealiseerde kosten staan vermeld. Dit dient aan te sluiten met de SAP FiCo-overzichten.
21
Daar waar broninformatie in het dossier ontbreekt, bijvoorbeeld in het geval van vertrouwelijke personeelsgegevens, dient er een duidelijke verwijzing te zijn naar een voor de accountant toegankelijk dossier op de betreffende andere locatie op de UvT. Indien gewenst kopieert de faculteit stukken voor het eigen projectdossier. DEA/IC voegt aan het controledossier toe: − de originele stukken behorende bij de in SAP FiCo geboekte realisaties; − een controlememo voor de accountant. DEA/IC zorgt dat het controledossier bij PwC komt. Maken planning op te leveren resultaten De projectbeheerder maakt bij aanvang van het project een planning van alle op te leveren resultaten (deliverables) en documenten (rapportages). In de Description of Work staan de deliverables, en in de Grant Agreement staan de op te leveren documenten. Resultaat is een overzicht dat per werkpakket en per deliverable weergeeft wanneer wat klaar moet zijn. De projectbeheerder heeft voor het maken van de planning de keuze tussen PROJECT SOFT en een eigen format. PROJECT SOFT biedt de mogelijkheid om via het tabje ‘afhankelijkheden’ deadlines in te voeren voor activiteiten/documenten. De projectbeheerder stemt de planning goed af met de projectleider. Ook licht de projectbeheerder bij aanvang van het project DEA/IC in over het aantal audits en wanneer deze naar verwachting zullen plaatsvinden. Inrichten budgetbewakingsoverzicht Via PROJECT SOFT en SAP FiCo kunnen diverse financiële overzichten worden gegenereerd. Deze overzichten kunnen worden gebruikt voor het tussentijds monitoren van het kostenverloop, en voor financiële rapportages en audits. De projectbeheerder kan er daarnaast voor kiezen bij aanvang van het project een ‘schaduwsysteem’ te gebruiken. Met een budgetbewakingoverzicht in Excel kunnen projectbeheerder en projectleider het project tussentijds financieel monitoren. De spreadsheet wordt ingericht op work package en activiteitniveau, en wordt later gevuld met broninformatie (namen van betrokken onderzoekers, namen van eventueel ander betrokken personeel, budget begroot en kosten gerealiseerd). Het opstellen en gebruiken van zo’n sheet is vooral handig bij complexe projecten of projecten waarbij regelmatig over kosten met onderzoekers wordt gecommuniceerd. ► Kosten moeten worden geregistreerd conform de boekhoudkundige regels die de UvT voor al haar activiteiten hanteert. Voor KP7-projecten mag geen afwijkende methodiek worden toegepast {Article II.14.1.d}. ► Directe kosten moeten worden geregistreerd en aangetoond; voor indirecte kosten (overhead) geldt geen bewijslast.
22
Instructie projectmedewerkers (timesheets en declaraties) De projectbeheerder instrueert de projectmedewerkers over de tijdschrijfformulieren en de procedure rondom kostendeclaraties. Bij voorkeur is er voor elk project waarvoor tijdverantwoording nodig is een aparte time sheet. Op deze manier wordt voorkomen dat projectleiders paraferen voor activiteiten die niet onder hun verantwoordelijkheid vallen. Instructie over tijdschrijfformulieren: - Iedere projectmedewerker die hetzij direct (onderzoek), hetzij indirect (projectmanagement) bij het EU project betrokken is, moet op dagelijkse basis en sluitend tijdschrijven. - De projectmedewerker specificeert per werkpakket de uren die hij aan elk type werkzaamheden (research, demonstration, other, management) heeft besteed. Reden is dat het subsidiepercentage per categorie verschilt. De overige werkzaamheden naast het EU project, zoals onderwijs of overige onderzoekstaken, hoeven niet verder worden gespecificeerd. Op het tijdschrijfformulier moeten ook ziekte, vakantie en ADV dagen worden aangegeven. Een voorbeeld van een tijdschrijfformulier op maandelijkse basis staat in Bijlage 2. - Indien een projectmedewerker de ene week extra uren werkt aan het project (bijvoorbeeld ook in het weekend), dan moet dit ook zo worden opgeschreven. Hij dient er echter wel rekening mee te houden dat de accountant zijn uurtarief achteraf naar beneden zal bijstellen als blijkt dat hij over een jaar gezien meer uren heeft gemaakt dan op basis van zijn dienstverband gebruikelijk zou zijn. - Elk tijdschrijfformulier wordt door de projectmedewerker ondertekend. Vervolgens vraagt de projectmedewerkers aan de projectleider een handtekening voor akkoord. - De projectmedewerker stuurt de juist en volledig ingevulde timesheets elke maand aan de projectbeheerder. Project Soft heeft een Tijdschrijfmodule (TRM) waarmee het mogelijk is om online uren in te voeren. De projectmedewerker krijgt op zijn scherm de werkzaamheden te zien van de projecten waaraan hij gekoppeld is. Het is mogelijk om per project een afzonderlijke tijdschrijfrapportage te draaien, dat wil zeggen een overzicht van de op het project gemaakte plus overige uren, inclusief ruimte voor ondertekening. Ten tijde van het opstellen van dit handboek zijn faculteiten nog niet over naar deze module. Meer informatie is op te vragen bij Nico Meurders van DEA. Instructie over kostendeclaraties: - Originele kostenbewijzen worden zo spoedig mogelijk nadat de kosten zijn gemaakt door de projectmedewerker aan de projectbeheerder gestuurd. - De projectbeheerder zorgt voor verdere afhandeling van de declaratie.
23
3. Voeren projectadministratie Toezien op betaling voorschot door EC De projectbeheerder gaat na of de Europese Commissie (via de coördinator) het voorschot overmaakt voor het project. Binnen 45 dagen na de start van het project of de ondertekening va het contract maakt de Europese Commissie een voorschot over op de rekening van de coördinator. De coördinator moet voor snelle distributie van het geld naar de consortiumpartners zorgen. Het voorschotbedrag maakt een positieve cash flow voor het project mogelijk. Hoogte van het voorschotbedrag De hoogte van het voorschotbedrag hangt af van de projectduur en de opgeleverde rapportages. In geval van één of twee rapportageperioden is 60 tot 80% van de gevraagde bijdrage over de gehele looptijd gebruikelijk. Bij drie of meer rapportageperioden is een bedrag ter grootte van 160% van de gemiddelde EU-contributie per periode gebruikelijk. Garantiefonds De Europese Commissie houdt 15% van de totaal toegezegde subsidie achter totdat de definitieve afrekening heeft plaatsgevonden. Van deze inhouding gaat een deel (5% van de EU subsidie) naar het garantiefonds (Guarantee Fund). Dit is een soort verzekering tegen eventuele verliezen tijdens het project, en de inleg behoort toe aan het consortium. De Commissie mag het garantiefonds aanspreken als een consortiumlid in gebreke blijft met (terug)betalen. Het (resterende) bedrag uit het garantiefonds wordt aan het einde van het project geretourneerd aan het consortium. Zie voor meer details over voorfinanciering de financial guidelines. Invullen timesheets Projectmedewerkers waarvan loonkosten worden opgevoerd, vullen hun tijdschrijfformulier op maandelijkse basis in, dragen zorg voor ondertekening door henzelf én de projectleider, en verstrekken de formulieren op maandelijkse basis aan de projectbeheerder. De projectbeheerder stuurt de projectmedewerkers zo nodig reminders. Verwerken bestede uren De projectbeheerder neemt de door de projectmedewerkers bestede tijd over van het tijdschrijfformulier op het formulier ‘memoriaalboeking’ (pdf of excel). Faculteitbureaus verwerken deze ureninformatie in SAP FiCo. Verzamelen kostenbewijzen De projectmedewerkers verzamelen informatie over de overige kosten (kostenbewijzen), zoals tickets of facturen voor overnachtingen. Soms worden dergelijke kostenbewijzen door de betreffende instantie rechtstreeks aan de projectbeheerder verstuurd. In ieder geval komen kostenbewijzen altijd bij de projectbeheerder terecht.
24
Aanleveren mutaties SAP FiCo De projectbeheerder voorziet kostenbewijzen van een duidelijke omschrijving van de kosten, de projectcode (evt. opsplitsing bij deelprojecten) en projectacroniem. Verzamelfacturen waarop kosten voor andere projecten vermeld staan worden niet geaccepteerd. De projectbeheerder maakt kopieën van deze originele kostenbewijzen voor het projectdossier en stuurt de originele stukken vervolgens door aan degene binnen de faculteit die bevoegd is declaraties te ondertekenen. Deze stuurt de declaraties door aan DEA/FIA voor verdere verwerking in SAP FiCo. Let op! Subsidiabel zijn alleen kosten daadwerkelijk gemaakt binnen de exacte projectperiode die in het EU contract vermeld staat. De (loon)kosten moeten zijn gemaakt en geboekt onder de voor het project aangemaakte projectcode. Kosten voor het opstellen van de eindrapportage en het verrichten van een mogelijke audit zijn subsidiabel tot maximaal 60 dagen na afloop van het project. ► Niet-subsidiabele kosten: In de Financial Guidelines staat een opsomming van niet-subsidiabele kosten. Herleidbare belastingen, zoals btw en luchthavenbelasting, zijn niet-subsidiabel, evenals importheffingen, koersverschillen of rentekosten. Wat bedoelt de Commissie met “herleidbaar”? Als bij een factuur BTW is betaald en dit ook expliciet op de nota staat vermeld, dan moeten de BTW kosten uit het totaalbedrag worden gehaald voorafgaand aan de declaratie bij de EU. Hetzelfde geldt voor luchthavenbelasting: als deze expliciet op het ticket is vermeld, dan is deze niet subsidiabel.
Bijhouden projectdossier De projectbeheerder actualiseert het projectdossier maandelijks. Bijstellen planning deliverables Mocht tijdens de uitvoering van het project blijken dat de planning van een (deel)project niet wordt gehaald, dan is overleg (via de coördinator) met de EU project officer noodzakelijk. Deze project officer is de door de Europese Commissie aangewezen contactpersoon voor het project. Je kunt hem (via de coördinator) vragen stellen of problemen in de uitvoering voorleggen. Indien toestemming wordt verkregen voor het aanpassen van de projectplanning, dan past de projectbeheerder dit als zodanig aan in het planningsoverzicht. Let op: de EU project officer kan weliswaar een advies geven, maar dit is niet 100% betrouwbaar en veilig. Vraag daarom, zeker bij lastige situaties, altijd of hij zijn advies of richtlijn zwart-op-wit stelt. Dan voorkom je discussies in een later stadium. Bijhouden budgetbewakingoverzicht Voor zover de projectbeheerder een eigen budgetbewakingoverzicht gebruikt, vult de projectbeheerder de urengegevens uit de tijdschrijfformulieren en toerekenbare overige kosten tevens in de spreadsheet in en verwerkt deze tot een overzicht. De projectbeheerder stuurt het bijgewerkte overzicht periodiek naar de projectleider.
25
Overleggen over status project Projectleider en projectbeheerder overleggen periodiek over de financieel-administratieve voortgang van het project. Hulpmiddelen hierbij zijn het bijgewerkte projectdossier, het budgetbewakingoverzicht (PROJECT SOFT rapportage of spreadsheet) en het planningsoverzicht. Het belang van een goede regie is evident: stel dat het budget voor reiskosten veel sneller op gaat dan gepland, dan moeten de betrokken onderzoekers snel worden geïnformeerd. Mochten er grote wijzigingen in het project plaatsvinden (participants die zich terugtrekken, andere subcontractor, andere projectmedewerkers, andere kostenbesteding et cetera), dan dient de EU project officer hierover (via de consortium leader) te worden geïnformeerd. Zo nodig moeten kostenplanning of projectplanning worden herzien. 4. Rapporteren Voorbereiden eventuele tussentijdse audit Een audit is een controle om na te gaan of de kosten, die bij de Europese Commissie worden gedeclareerd (via een financial statement), daadwerkelijk zijn gemaakt in het kader van het EU project. Deze controle leidt bij positieve bevindingen tot een certificate on the financial statement. In tegenstelling tot bij KP6, is bij KP7-projecten zelden een audit nodig: namelijk alleen als de UvT voor een project via een financial statement meer dan 375.000 Euro subsidie vraagt. Op dat moment moet een certificate van de accountant meegestuurd worden, waarna de teller weer op nul staat. Als de UvT meer dan 375.000 Euro subsidie voor een project claimt, maar het project korter dan twee jaar duurt, hoeft een audit pas na afloop van het project plaats te vinden. Een eventuele tussentijdse audit vindt plaats binnen enkele weken na afronding van de projectperiode waarin 375.000 euro of meer kosten zijn gemaakt. De projectbeheerder informeert DEA/IC hierover tenminste zes weken van te voren. DEA/IC plant de audit sessie(s) in met accountant. De kosten die de UvT voor een externe audit maakt zijn subsidiabel. Ze worden in de begroting als Subcontracting onder Management costs opgenomen. De kosten exclusief btw worden voor 100% vergoed. Per consortiumpartner gelden de volgende vuistregels: Geclaimde EU-bijdrage
Looptijd project
Certificate on the Financial statement nodig?
< 375,000 euro
Niet relevant
NEE
> 375,000 euro
< 2 jaar
JA:
na afloop van project
> 375,000 euro
> 2 jaar
JA:
zo mogelijk na elke projectperiode
26
Uitvoeren audit Audits worden uitgevoerd door huisaccountant PwC. Audits verlopen altijd met tussenkomst van DEA/Interne Controle. De Europese Commissie heeft specifieke eisen opgesteld waaraan een audit moet voldoen, bijvoorbeeld ten aanzien van wat er gecontroleerd moet worden, de omvang van de steekproef, en het bepalen van het gemiddelde uurtarief. Alle regels waaraan de certificerende instantie dient te voldoen staan in het document Guidance Notes for Beneficiaries and Auditors (website). Als de accountant tijdens de controlewerkzaamheden vragen heeft, zal zij deze soms rechtstreeks aan de faculteit stellen. Bij lastige vragen neemt de projectbeheerder voorafgaand aan beantwoording contact op met DEA/IC. De projectbeheerder houdt DEA/IC op de hoogte van relevante informatie-uitwisselingen. Op deze manier kan DEA/IC het verloop van het controleproces bewaken. Na uitvoering van de audit komt het originele controledossier terug bij DEA en wordt het daar gearchiveerd gedurende de wettelijke termijn. Verstrekken certificate on financial statement PwC zendt de originele accountantsverklaring (certificate on financial statement) en de gewaarmerkte financial statement rechtstreeks naar de faculteit. DEA/IC ontvangt hiervan een kopie. De faculteit is verantwoordelijk voor verzending van de stukken (via de coördinator) naar de EU. Opstellen periodieke rapportages Gedurende het project stelt de coördinator binnen 60 dagen na het einde van elke rapportageperiode een periodiek rapport op. Dit periodieke rapport bevat: 1. De projectvoortgang, waarmee wordt beschreven in hoeverre de deliverables conform de tijdsplanning uit de Description of Work (Annex 1 GA) worden gehaald 2. Een toelichting op het gebruik van middelen. 3. Een verklaring van elke partner en elke derde partij (financial statement, Form C) én een totaaloverzicht van de te declareren EU subsidie (summary financial report). 4. Indien van toepassing auditrapporten (certificates on the financial statement). Er bestaan meerdere versies van Form C, dus zorg dat je de juiste gebruikt. Op Form C moet een aantal vragen worden beantwoord, waaronder: - Participant Identity Code? 999899475 - Declare average costs? NO - Certificate on the methodology? NO De projectbeheerder stelt het tussentijdse financiële rapport op waarin de gemaakte kosten over de projectperiode worden gepresenteerd. De projectleider draagt zo nodig bij aan de totstandkoming van de tussentijdse inhoudelijke rapporten op en verstrekt deze tijdig aan de projectbeheerder. Uitgebreide informatie over rapporteren in KP7 vind je in de Guidance notes on Project Reporting op Cordis (website).
27
Verzenden reports, financial statement en evt. certificate Een financiële rapportage moet worden ondertekend door een authorised financial officer. Meestal doet de faculteitsdirecteur dit (soms doet de decaan dit). Hij wil de financiële rapportage graag één week voor de deadline zien. De projectleider controleert de documenten vóór verzending. De projectbeheerder draagt zorg voor tijdige verzending van de rapportages en de audit certificate (via de coördinator) naar Brussel, en voegt een kopie van de documenten in het projectdossier. De coördinator moet alle documenten elektronisch indienen, en van de statements en certificates de origineel ondertekende versie naar Brussel opsturen. ► De EU bijdrage omvat: − een eenmalig voorschot, betaald bij de start van het project; − tussentijdse betalingen na elke rapportageperiode; − definitieve betaling na de laatste projectperiode.
Beoordeling rapportages door EC Aan het eind van elke rapportageperiode evalueert de Commissie de aangeleverde rapportages en deliverables, keurt deze al dan niet goed, en maakt het geld binnen 105 dagen na afloop van de ontvangst van de rapportages over aan de coördinator. De tussentijds door de Commissie betaalde subsidie blijft formeel een schuld aan de Europese Commissie totdat de definitieve subsidie is vastgesteld op basis van rapportages en audit certificaten. De Commissie kan besluiten tot het verlagen van het bedrag, als het project niet goed of (deels) te laat is uitgevoerd, of als blijkt dat kosten onterecht zijn opgevoerd. Soms wordt een al uitgekeerde bijdrage teruggevorderd. Zowel een slechte prestatie bij het uitvoeren van projectactiviteiten als ontoereikende financiële verantwoording dient te allen tijde te worden voorkomen, omdat dit de kansen van de hele universiteit bij toekomstige aanvragen kan verlagen! ► Audits door Brussel: De Europese Commissie kan tijdens of na afloop van het project financiële en technische audits (laten) uitvoeren. Deze audits zijn steekproefsgewijs, of vinden bijvoorbeeld plaats bij aanwijzingen dat er onregelmatigheden in de administratie zouden zijn, en komen bovenop de controle van de rapportages, statements en audit certificates. Bij een financiële audit wordt onderzoek gedaan naar financiële aspecten en de boekhoudkundige regels die door de ontvanger van de subsidie worden gehanteerd. Het is daarom zo belangrijk originele kostenbewijzen tot vijf jaar na afloop van het project te bewaren. Een financiële audit kan worden uitgevoerd door een unit van de Commissie zelf, een externe auditor of de European Court of Auditors. Bij een technische audit onderzoekt de Commissie de aspecten die met de juiste uitvoering van het project en de Grant Agreement samenhangen, zoals de wetenschappelijke en technologische aspecten. Denk hierbij aan het daadwerkelijk opleveren van resultaten, het bereiken van doelen, efficiënte besteding van middelen, management procedures en de verwachte impact van het project.
28
Tijdens de afsluiting van het project: 5. Rapporteren Voorbereiden afsluitende audit Een afsluitende audit is in sommige gevallen verplicht en vindt in dat geval binnen enkele weken na afronding van het project plaats. De projectbeheerder informeert DEA/IC hierover tenminste zes weken van te voren. DEA/IC plant de audit sessie(s) in met huisaccountant PwC. De projectbeheerder draagt zorg voor een volledig en inzichtelijk controledossier Uitvoeren afsluitende audit Audits worden uitgevoerd door huisaccountant PwC en verlopen altijd met tussenkomst van DEA/Interne Controle. Vragen die tijdens de controlewerkzaamheden opkomen, zal de accountants soms rechtstreeks aan de faculteit stellen. Het is van belang altijd DEA/IC op de hoogte te houden van relevante informatie-uitwisselingen. Op deze wijze kan DEA/IC het verloop van het controleproces bewaken. De regels waaraan de certificerende instantie dient te voldoen staan op Cordis (website). Na uitvoering van de audit komt het originele controledossier terug bij DEA en wordt daar gearchiveerd gedurende de wettelijke termijn. Verstrekken audit certificate PwC zendt de originele accountantsverklaring en de gewaarmerkte cost statement rechtstreeks naar de faculteit. DEA/IC ontvangt hiervan een kopie. De faculteit is verantwoordelijk voor verzending van de stukken naar de coördinator of naar de EU indien de faculteit zelf als coördinator optreedt. Opstellen afsluitende rapportages Binnen 60 dagen na afloop van de projectperiode levert de coördinator een eindrapport op. Dit eindrapport bevat: 1. Een openbaar eindrapport, waarin de resultaten, conclusies en de sociaaleconomische impact van het project zijn beschreven. 2. Een vragenlijst waarin de maatschappelijke implicaties van het project worden gegeven, inclusief een disseminatieplan. Binnen 30 dagen nadat de Commissie de resterende subsidie heeft overgemaakt, levert de coördinator op: 3. Een overzicht waaruit de verdeling van de subsidie over de partners blijkt. De projectbeheerder stelt het definitieve financiële rapport op waarin de gemaakte kosten over de volledige looptijd van het project worden gepresenteerd. De projectleider draagt zo nodig bij aan de totstandkoming van de definitieve inhoudelijke rapporten op en verstrekt deze tijdig aan de projectbeheerder. Uitgebreide informatie over rapporteren in KP7 vind je in de Guidance notes on Project Reporting op Cordis (website).
29
Verzenden reports, financial statement en evt. certificate Een financiële rapportage moet worden ondertekend door een authorised financial officer. Meestal doet de faculteitsdirecteur dit (soms doet de decaan dit). Hij wil de financiële rapportage graag één week voor de deadline zien. De projectleider controleert de documenten vóór verzending. De projectbeheerder draagt zorg voor tijdige verzending van de rapportages en de audit certificate (via de coördinator) naar Brussel, en voegt een kopie van de documenten in het projectdossier. De coördinator moet alle documenten elektronisch indienen, en van de statements en certificates de origineel ondertekende versie naar Brussel opsturen. 6. Sluiten projectadministratie Toezien op betaling restantbedrag door EC Een aantal maanden na oplevering van de laatste reports gaat de projectbeheerder na of de Europese Commissie restantbedragen heeft overgemaakt voor het project. Als de UvT coördinator van het project is, dan dragen projectleider en projectbeheerder zorg voor doorbetaling aan de participants. Registreren projectstatus in PROJECT SOFT Nadat de restantbetalingen door de Europese Commissie zijn verricht, wijzigt de projectbeheerder de projectstatus in PROJECT SOFT in 'afgesloten'. Bewaren projectdossier De EU eist dat alle projectdocumenten en betalingsbewijzen bewaard worden tot vijf jaar na afloop van het EU project. Binnen de UvT worden alle originele betaalbewijzen en facturen bewaard bij DEA/FIA die een bewaarplicht kent van tien jaar.
30
Bijlage 1 – Begroten van een KP7-project This annex guides you through some of the most essential information you should be aware of when budgeting a FP7 project. The focus is limited to collaborative research projects, coordination actions, support actions, infrastructure projects, networks of excellence and ERC funding schemes. Marie Curie actions have a different budget structure. Content 1. Direct costs 2. Indirect costs 3. Non-eligible costs 4. Project structure 5. Upper funding limits 6. How to calculate 1. Direct costs Direct costs are the costs directly related to fulfilling the project tasks. There are several types of direct costs, such as Personnel, Travel and subsistence, Durable equipment, Databases and Research infrastructure, Consumables and supplies, Literature, Publications, Conferences, Symposia and workshops etc. All or most of the project tasks will be carried out by the Consortium partners themselves. In some circumstances these can be subcontracted. In the following a number of cost types are elaborated. Personnel costs − This is the core part of the budget. You may include in your personnel costs "permanent employees", who have permanent working contracts with the beneficiary and/or "temporary employees", who have temporary working contracts with our university. − Several types of personnel can be added tot the budget: project leader, project manager, researcher, assistance... It is important that no personnel are included that we normally think of as overhead: general administrative support, internal auditors, general policy support, faculty management etc. These costs are already taken into account in the flat rate overhead we charge. Only in exceptional cases support staff may be seen as direct costs, for example if they fulfil a substantial supportive task in a work package (time registration!), however this will leave room for discussion with the Commission. − Personnel costs should reflect the total remuneration: salaries plus social security charges (holiday pay, pension contribution, health insurance, etc.) and other statutory costs included in the remuneration. In the case of Tilburg University we call these the “brutoplus loonkosten”. On this web site an excel sheet with “brutoplus rates” for different types of staff can be obtained. Travel and subsistence − Actual travel and related subsistence costs relating to the project may be considered as direct eligible costs. Where it is the usual practice of the beneficiary to consider these costs as indirect costs, they cannot be charged as direct eligible costs.
31
Conferences, Symposia, Workshops − Think for example of the invitations. External rent of a location or external assistance for an event can be considered as a minor subcontracting task. Publications − Costs made for the benefit of (scientific) publications are eligible. Moreover the European Commission would like researchers to make publications more accessible to the scientific community and public, for example by publishing on the Internet. Additional costs incurred by the publisher for open access are eligible. − Think also of translations of project publications. Translating reports for in 10 languages is very costly and should always be budgeted and incurred. Subcontracting − A subcontractor is a third party, a legal entity which is not a direct beneficiary of the Commission Contribution, and is not signatory to it. Subcontracting may concern only certain parts of the project, as the implementation of the project lies with the participants. Therefore, the subcontracted parts should in principle not be "core" parts of the project work. − Usually subcontracts do not concern the research work itself, but tasks or activities needed in order to carry out the research, auxiliary to the main object of the project. Subcontracts may involve large amounts of money, even though they have nothing to do with the core parts of the project. Their purpose might be just to facilitate/make possible the research work. In projects where research is not the main purpose (like in coordination and support actions - CSA) the core part should be understood as referring to the main activity of the project. − Minor tasks correspond to minor services, which are not core project tasks, but are needed for implementation of the project. They do not have to be specifically identified upfront (the amounts involved are also normally small). Minor subcontracting tasks (i.e. not ‘core task’) may for example relate to the costs of the organisation of the rooms and catering for a meeting, printing materials and leaflets, translation, publicity, building a website, or an external certificate on financial statements. − Please note that according to Commission rules an external certificate on the financial statement(s) is necessary only in the case the cumulative Commission contribution within a project to Tilburg University reaches 375,000 euros or more. At our university we follow this rule, since we have internal audit procedures that fulfil the Commission regulations, so why add an extra control mechanism? In theory a project Coordinator may try to negotiate with his Consortium in order to ‘demand’ of his partners external certificates, no matter the cumulative project funding. If this is the case in your project and you agree, just add 1,500 euros to the budget for obtaining a certificate on the (final) financial statements. − In cases where it is proposed to subcontract substantial/core parts of the work, this question should be carefully discussed with and approved by the Commission. Usually in such cases, the Commission will push you to have the intended subcontractor instead become a beneficiary, or have the Consortium find another beneficiary able to perform that part of the work. Please note that coordination tasks of the Coordinator, such as the distribution of funds, the review of reports and others tasks mentioned in the grant agreement, cannot be subcontracted. 32
2. Indirect costs Indirect costs (also called overheads) are all those eligible costs which cannot be identified by the beneficiary as being directly attributed to the project, but which can be identified and justified by its accounting system as being incurred in direct relationship with the eligible direct costs attributed to the project. Depending on the specific funding scheme, different rules apply for determining the indirect costs: - Collaborative Research Projects and Networks of Excellence: a Special transitional rate of 60% of the total direct costs minus subcontracting. Tilburg University has decided to use this flat rate of 60% for FP7 projects for which the Commission contract is signed in 2007 or 2008. It is possible for Consortium partners to use their own model (Special transition rate, Real indirect costs or a 20% Flat rate). - Coordination and Support Actions: a flat rate of 7% of the total direct costs minus subcontracting - ERC grants: a flat rate of 20% of the total direct costs minus subcontracting - Marie Curie Grants: please see the specific rules. 3. Non-eligible costs Identifiable indirect taxes including value added tax − In general, the beneficiary is entitled to charge to the project only the net value of the invoice, provided that all eligibility criteria are met. Identifiable VAT is not eligible. − Indirect taxes' will be allowed when not identifiable. This may be for example the case with foreign invoices where the price indicated is gross without identifying the tax. In any case, the beneficiary should be able to justify this in the event of audit. Airport taxes may be considered a fee and therefore eligible if they are neither a duty nor an indirect tax. No double funding − Costs declared or incurred, or reimbursed in respect of another Community project, are not eligible. Always avoid double EU funding. 4. Project structure Most FP7 projects consist of several work packages (sub-projects). Each work package has a number of deliverables (tangible results), such as a scientific publication or a symposium. Furthermore, the European Commission determined several types of activities (types of work the partner is carrying out): RTD, Demonstration, Consortium Management or Other activities. Please see below for a non-exhaustive of (sub)activities: − Research and technical development (RTD): activities directly aimed at creating new knowledge, new technology, and products, including scientific coordination. − Demonstration: activities designed to prove the viability of new technologies that offer a potential economic advantage, but which cannot be commercialised directly (e.g. testing of products such as prototypes).
33
−
−
Consortium management: these include the typical management activities mentioned under Article II.2 of the Grant Agreement. They may include others, like for example the costs to organise a call or a tender to choose a subcontractor. Also the costs of external certificates (audits), if required at all, can be budgeted here as subcontracting costs. Other activities, such as: o Dissemination: for example the establishment of a website, the presentation of the project during conferences or workshops, the drafting of a scientific publication including, if applicable, the payment of a fee for its publication. o Networking: for example the organisation of a seminar for networking. o Coordination: for example the organisation of a meeting or travel for coordination purposes. o Intellectual property: for example the filing and prosecution of patent (and other IPR) applications. o Studies on the socio-economic impact: for example the assessment of the expected socioeconomic impact of the foreground. o Training: these activities may cover the salary costs of those providing the training but not the salary costs of those being trained.
5. Upper funding limits Reimbursement rates are as follows (% of the total eligible costs): − Research and technical development (RTD): 75% or 50% o 75% for secondary/higher education establishments (=Tilburg University), public bodies, research organisations, not-for-profit organisations, public bodies, SME’s; o 50% for larger commercial enterprises. − Demonstration: 50%. − Consortium management. 100%. Unlike in FP6, there is not a defined ceiling of costs or percentage of Commission funding which can be used for management activities. In practice however, we expect the Commission to limit these costs to 7% or max. 10% of the total Commission contribution. − Other activities: 100% − The upper funding limit fixes the maximum rate of reimbursement per activity and per beneficiary. However, the resulting total Commission funding for the project cannot go beyond the maximum Community financial contribution indicated in the Grant Agreement. Also it is not possible for a beneficiary to request a smaller rate to allow another beneficiary to claim reimbursement beyond the funding limit, even if the maximum Commission contribution is respected. 6. How to calculate There are two approaches to budgeting a project: − Bottom-up: write the work package(s), chose the project members and estimate the amount of man-months you really need to deliver good results in time. It is not so difficult to budget your project bottom-up. Make a list of possible cost types and make use of experiences within former projects. Apply the overhead as stated under the heading ‘Indirect costs’ in this document. It is highly recommendable to calculate bottom-up before the negotiation process with your project partners starts. Do not wait until the Consortium leader tells you how to budget; it is wiser to tell him/her what you need at forehand 34
−
Top-down: given a maximum amount of Commission contribution, and given the profile and expertise of the partners, each of the Consortium members is allocated a specific part of the contribution. Often a Consortium leader dictates this process; sometimes it happens in a more democratic way. Anyway, you will have to calculate top-down. On the Tilburg University website you can find a simple but handy budget tool (see below) that helps you to calculate at the level of cost types and activity types for up to 20 partners. It shows immediately the consequences of partner type and models for indirect costs.
35
Bijlage 2 – Voorbeeld van een tijdschrijfformulier
36
Bijlage 3 – Standaard inrichting projectdossier (A) Voorblad: alle NAW-gegevens o EU- contactpersonen o UvT- contactpersonen o participants o subcontractors o plaatsvervangers EU/participants/UvT/subcontractors (B) Officiële documenten o Grant Agreement (GA), inclusief alle annexen o Grant Agreement Preparation Forms (GPF’s) o Consortium Agreement (CA) o subcontractor agreement(s) (indien van toepassing) o begroting (C) Personeelsgegevens o ondertekende tijdschrijfformulieren die (wekelijks of) maandelijks worden ingevuld o onderbouwing loonkosten (kopieën salarisstroken) (D) Afschriften overige kosten o kopieën van out-of-pocketkosten t.b.v. project, zoals bonnen, tickets, declaraties, betaalbewijzen, parkeerkaartjes en facturen (E) Subcontractor gegevens o contract met de subcontractor o kopieën tijdschrijfformulieren subcontractor o kopieën gespecificeerde en onderbouwde facturen subcontractor (F) Op te leveren documenten o financiële voortgangsrapportages o inhoudelijke voortgangsrapportages o financiële eindrapportages o inhoudelijke eindrapportages o audit certificates (G) Correspondentie over het project o EU (enveloppen bewaren i.v.m. datum poststempel) o participants o subcontractors o projectcoördinator o financiële administratie o accountant
37
Toelichting: Ad (C) In de regel worden geen vertrouwelijke persoonsgegevens bewaard in een separaat projectdossier, hoogstens de gegevens die van belang zijn voor het EU project (bijvoorbeeld een opmerking over de omvang van een aanstelling van een projectmedewerker). Deze tab wordt met andere woorden alleen (tijdelijk) aangevuld bij de voorbereiding van een audit. Ad (D) Alle originele bonnen/tickets/declaraties/facturen worden bewaard bij DEA/FIA. In het projectdossier worden de afschriften van de originele facturen en bonnen bewaard. Ad (G) Alle brief- en e-mailwisseling die betrekking heeft op het wijzigen van werkpakketten, personele inzet, de projectduur of de subsidiabele kosten, moeten goed worden bewaard in het projectdossier.
38
Bijlage 4 – Frequently Asked Questions
Ik ben coördinator van een EU-project. Moet ik dan een aparte bankrekening voor het project openen? Nee, dit is niet noodzakelijk en op onze universiteit doen we dit dan ook niet. Weliswaar adviseert de Europese Commissie om een aparte rekening voor het project te openen (omdat zo de inkomsten en uitgaven, en ontstane rentevoordelen zichtbaar worden), er is geen regel die dit voorschrijft. De UvT heeft een bankrekening en is in staat een project af te zonderen. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Toine van Helderen (telefoon 2247). Hij kan je helpen oplossingen te bedenken voor eventuele renteclaims van partners. Ik word coördinator van een EU-project. Is het raadzaam een Consortium Agreement (CA) te sluiten? Bij sommige EU-instrumenten, zoals collaborative projects of Networks of Excellence is dat verplicht of dringt de Commissie er op aan. Een CA is zinvol als je de partners onvoldoende kent, er bedrijven in je consortium zitten en/of als je discussies voorziet met betrekking tot intellectuele eigendomsrechten (IPR). Als je ervoor kiest geen CA te sluiten, zet in ieder geval operationele afspraken over het tijdig aanleveren van informatie voor rapportages zwart-op-wit en communiceer deze duidelijk. Ik overweeg een projectmedewerker via KCS in te huren. Moet ik dit opvoeren als eigen kosten of als subcontracting kosten? Als eigen kosten. KCS is weliswaar juridisch zelfstandig, maar dat bepalend is dat KCS en de UvT economisch tot dezelfde entiteit behoren, dit omdat KCS op de universiteitsbegroting wordt geconsolideerd. Inhuren van een projectmedewerker via KCS gebeurt dus NIET als subcontracting. Zorg er uiteraard wel voor dat KCS kosten opvoert op basis van werkelijk gemaakte kosten (zoals je dit voor de UvT medewerkers ook doet) en dus absoluut geen (winst)opslagen e.a. richting de UvT meeneemt. Ik heb een project waarbij een projectmedewerker een reis buiten Europa wil maken. Graag ontvangen wij hiervoor subsidie. Moet ik de Commissie hiervoor vooraf toestemming vragen? De Commissie verwacht dat hen vooraf toestemming wordt gevraagd, zelfs al staat dat niet met zoveel woorden in het de richtlijnen of het contract met de Commissie. Ter illustratie van wat men wil weten een vraag uit een eerdere mailwisseling: "We need to say how much the whole trip will cost (approximately), what he will do there and give some academic justification that relates it to one of the work packages."
39
