Procedure werving en selectie personeel
Procedure werving en selectie van personeel aan de Universiteit van Amsterdam 1 Vastgesteld bij besluit van het College van Bestuur van 13 november 2008. Geldig vanaf 1 december 2008 __________________________________________________________________________ Inleiding Het is de ambitie van de Universiteit van Amsterdam om internationaal vooraanstaand te zijn in onderwijs en onderzoek. Om die ambitie te bereiken wil de universiteit hoog gekwalificeerd en gemotiveerd personeel aantrekken en in dienst houden. Een zorgvuldige wijze van werven en selecteren van kandidaten voor functies is een van de instrumenten die aan die ambitie bij kan dragen. De bedoeling is om uiteindelijk de beste kandidaat voor een functie te selecteren. Daarnaast is van belang geweest bij het opstellen van deze procedure: - de verplichting van de organisatie om een zorgvuldig personeelsbeleid te voeren - het beperken van de uitkeringsverplichtingen van de universiteit De sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsbeleid is van toepassing.
Voorbereiding 1. Vacature De decaan 2 van een faculteit / de directeur of het hoofd van een andere eenheid bepaalt of een openstaande functie een vacature is. Er is sprake van een vacature in de zin van uitvoeringsvoorschrift 1 als de omvang van de periode van de taakuitvoering waarvoor invulling wordt gezocht vier maanden of meer bedraagt. 2. Functieprofiel De decaan bepaalt welk functieprofiel (UFO) van toepassing is. 3. Profielschets Er wordt, indien nodig, een profielschets gemaakt aan de hand van het functieprofiel, benoemingseisen en gewenste competenties. De profielschets wordt in de vacaturetekst opgenomen. 4. Selectiecommissie De decaan van de faculteit stelt, indien gewenst gezien functieniveau en duur van de aanstelling, een selectiecommissie samen. De decaan zorgt voor een evenwichtige samenstelling van de commissie en let daarbij op diversiteit.
Werving 5. Strategie
1
Voor de werving en selectie van hoogleraren geldt een specifieke procedure: Procedure werving en selectie van hoogleraren. 2 De decaan of de directeur of het hoofd van een andere eenheid wordt hier genoemd als verantwoordelijke functionaris. In veel gevallen zullen de toegeschreven taken opgedragen zijn aan bijvoorbeeld de personeelsfunctionaris, of het hoofd van de afdeling. Zie verder de toelichting in de handreiking werving en selectie.
12-2008
1
Procedure werving en selectie personeel
De selectiecommissie 3 bepaalt in overleg met de decaan welke werving- en selectiestrategie er gevolgd wordt en houdt hierbij rekening met de aanwezigheid van voorrangskandidaten en eventuele afspraken die gemaakt zijn in het kader van vastgelegde loopbaantrajecten. 6. Vacaturebeschrijving De selectiecommissie stelt een vacaturebeschrijving op volgens het format dat Communicatie Services beschikbaar stelt. De decaan stelt de arbeidsvoorwaarden bij de betreffende functie vast. Deze worden in de vacaturebeschrijving opgenomen. De te hanteren selectieinstrumenten worden voor zover mogelijk reeds in de vacaturebeschrijving opgenomen. In de vacaturebeschrijving wordt aangegeven welke schriftelijke informatie er van de sollicitanten verwacht wordt. 7. Elektronische vacaturebank De vacaturebeschrijving wordt door de personeelsfunctionaris gezonden naar Communicatie Services, zodat deze op de vacaturesite van de UvA wordt geplaatst volgens uitvoeringsvoorschrift 2. 8. Voorranggenietende kandidaten In uitvoeringsvoorschrift 1 is opgenomen wie tot de categorie voorranggenietende kandidaten behoort en welke procedure er gevolgd moet worden als er voorranggenietende sollicitanten in aanmerking komen voor de functie. 9. Wijze van werving De selectiecommissie adviseert de decaan over de wijze van werving voor de betreffende functie. Selectie 10. Wijze van selecteren De selectiecommissie bepaalt in overleg met de decaan welke selectie-instrumenten zij in wil zetten. 11. Selectie De selectiecommissie maakt een selectie uit de kandidaten. 12. Bezwaar Bezwaar kan slechts in een beperkt aantal gevallen worden ingesteld door (ex)werknemers van de UvA 4 . Er kan bezwaar gemaakt worden tegen een besluit ten aanzien van selectie bij het College van bestuur van de UvA. Het indienen van bezwaar tegen een besluit schort de tenuitvoerlegging van dat besluit niet op 5 .
3
Of degene die de selectie verricht namens de decaan als er voor gekozen is voor de selectie geen selectiecommissie samen te stellen. 4 Alleen als de sollicitatie ligt in het verlengde van het normale carrièreperspectief of als een medewerker met ontslag bedreigd is door reorganisatie, of als er sprake is van een andere bijzondere (zorg)plicht van het bestuursorgaan als werkgever, bijvoorbeeld als de werkgever toezeggingen heeft gedaan, die met het afwijzingsbesluit worden geschonden. Als dat allemaal niet aan de orde is, wordt een afgewezen UvAmedewerker gelijkgesteld met een externe sollicitant, die ook niet de mogelijkheid van bezwaar heeft. 5
Uitzondering: wanneer een belanghebbende in de zin van het Sociaal statuut bij reorganisaties 2008 solliciteert en wordt afgewezen, heeft zijn bezwaar wel opschortende werking (dat wil zeggen dat de vacature hangende de bezwarenprocedure niet mag worden vervuld) mits hij binnen twee weken na zijn afwijzing zowel bij zijn eigen leidinggevende als bij het hoofd van de eenheid waar hij solliciteert, meldt dat hij bezwaar maakt (zie sociaal statuut voor details hiervan). Nb.: het Sociaal statuut is ook van toepassing in de situatie dat een functie wordt opgeheven en bij kleine reorganisaties.
12-2008
2
Procedure werving en selectie personeel
13. Klacht De sollicitanten worden ingelicht dat zij een klacht kunnen indienen tegen bejegening of gedraging. De klacht wordt in behandeling genomen door de organisatie. Een sollicitant, die geen of een onbevredigende reactie heeft gekregen, kan zich schriftelijk wenden tot de NVP conform de NVP-sollicitatie code. Het inwinnen van referenties bij derden geschiedt pas nadat de sollicitant daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.
Aanstelling 14. Informeren kandidaat De selectiecommissie stelt de geselecteerde kandidaat in kennis van het feit dat hij/zij wordt voorgedragen voor vervulling van de vacature. 15. Rapportage De selectiecommissie draagt een kandidaat voor de vervulling van de vacature voor aan de decaan. De voordracht wordt gemotiveerd aan de hand van de gehanteerde selectiecriteria, de profielschets en de vacaturebeschrijving. In de rapportage wordt een verslag opgenomen van de gevolgde selectieprocedure en een motivering van de afwijzing van de andere kandidaten. 16. Aanstelling De decaan stelt een kandidaat aan na afweging van het advies van de selectiecommissie. 17. Afwijzingen andere sollicitanten De sollicitant die niet in aanmerking komt voor de functie ontvangt uiterlijk 1 week nadat de beslissing is genomen dat hij of zij niet is geselecteerd, bericht met een motivering van de afwijzing. De afwijzing geschiedt op grond van selectiecriteria, profielschets en vacaturebeschrijving. De sollicitanten krijgen desgewenst een nadere mondelinge toelichting op de afwijzing. Voor zover dat nog niet is gebeurd worden de sollicitanten ingelicht dat zij een klacht kunnen indienen of, indien van toepassing, bezwaar kunnen maken tegen het besluit (zie punt 12 en 13).
12-2008
3
Procedure werving en selectie personeel
Uitvoeringsvoorschrift 1: het wervings- en selectiebeleid ten aanzien van voorranggenietende sollicitanten Dit voorschrift is opgesteld om uitvoering te geven aan verplichtingen van de universiteit om een zorgvuldig personeelsbeleid te voeren zoals vastgelegd in de CAO – NU èn om de kosten van uitkeringen aan gewezen personeelsleden zoveel mogelijk te beperken. Om aan die verplichtingen te voldoen wordt er voor de vervulling van vacatures eerst een interne selectieronde gehouden onder voorranggenietende kandidaten. Deze interne selectieronde kan overgeslagen worden als van tevoren volstrekt duidelijk is dat er geen voorranggenietende kandidaten te vinden zullen zijn. In afwijking van hetgeen in dit voorschrift wordt beschreven geldt het volgende: Het College van Bestuur kan in het kader van afspraken inzake het Management Development Programma een kandidaat plaatsen op een vrijkomende functie, die is aangemerkt als sleutelfunctie. De decaan kan een kandidaat op een vrijkomende functie plaatsen als de functie past in de afspraken die met de betreffende kandidaat zijn vastgelegd in het kader van een loopbaantraject. De volgende personen worden aangemerkt als voorranggenietende sollicitanten: 1. Herplaatsingsgerechtigden - De werknemer die met ontslag wordt bedreigd als gevolg van een reorganisatie, zoals genoemd in artikel 9.1 CAO - NU en voor herplaatsing in aanmerking komt op grond van art. 9.12 en 9.13, hetgeen moeten blijken uit een beschikking van de decaan. - Werknemers die geheel of gedeeltelijk ongeschikt zijn geworden voor de vervulling van hun eigen functie (artikel 7.2 CAO - NU, artikel 20 lid 2.c ZANU) en herplaatsbaar zijn in een andere geschikte functie. - Werknemers in vaste dienst, aan wie ontslag kan worden verleend op grond van de CAO en voor wie het bevoegd gezag op grond van jurisprudentie dan wel algemene beginselen van behoorlijk bestuur heeft beslist dat een herplaatsingsinspanning aan de orde is. N.B. personen ten aanzien van wie het voornemen bestaat ze te ontslaan wegens ongeschiktheid of onbekwaamheid voor de functie, hebben volgens art. 8.4 lid 6 van de CAO recht op een herplaatsingsonderzoek naar andere passende werkzaamheden binnen de organisatie, tenzij het tekortschieten te wijten is aan schuld of toedoen van de werknemer. 2. Ex-werknemers die op grond van de regeling Overdracht van werk zijn overgegaan naar een nieuwe werkgever en voor wie bij de nieuwe werkgever ontslag dreigt als gevolg van reorganisatie of overtolligheid, gedurende maximaal vijf jaar na de overgang. 3. Werknemers, die reeds meer dan twee jaar in tijdelijke dienst zijn, van wie de aanstelling gaat eindigen, anders dan door opzegging van de werknemer (art. 2.2 lid 5 CAO - NU). 4. Uitkeringsgerechtigden - gewezen werknemers aan wie een recht op uitkering is toegekend op grond van
12-2008
4
Procedure werving en selectie personeel
-
de Werkeloosheidsregeling Nederlandse Universiteiten en de Bovenwettelijke Werkeloosheidsregeling Nederlandse Universiteiten gewezen werknemers aan wie een recht op uitkering is toegekend op grond van het Besluit Werkloosheid onderwijs- en onderzoekpersoneel gewezen werknemers aan wie een recht op suppletie is toegekend krachtens het Besluit Werkloosheid onderwijs- en onderzoekpersoneel
De herplaatsings- en uitkeringsgerechtigde is verplicht te solliciteren op een geschikte functie waarop zij/hij attent is gemaakt door de werkgever. Voor nadere bepalingen ten aanzien van deze categorie wordt verwezen naar de afspraken die daaromtrent zijn gemaakt in het kader van het sociaal plan bij reorganisaties. De voorrangsregeling geldt voor de aangegeven volgorde. Dit betekent dat kandidaten in tijdelijke dienst in aanmerking komen nadat is vast komen te staan dat zich geen geschikte sollicitanten bevinden onder de herplaatsingsgerechtigden en onder de ex-werknemers vanuit de regeling Overdracht van werk. Uitkeringsgerechtigden komen voor de functie in aanmerking nadat is vast komen te staan dat zich geen geschikte kandidaten bevinden onder de werknemers in tijdelijke dienst als omschreven onder 3. Overige interne kandidaten genieten geen voorrang. Het College van Bestuur kan, bijvoorbeeld vanwege reorganisatie besluiten dat vacatures slechts door interne kandidaten worden vervuld. Ook dan geldt de voorrangsvolgorde. Overige interne kandidaten komen in aanmerking nadat is komen vast te staan dat zich geen kandidaten bevinden onder de uitkeringsgerechtigden. Interne kandidaten zijn: - werknemers in vaste en tijdelijke dienst en gewezen werknemers die niet vallen onder categorie 1 en 3 - werknemers in vaste en tijdelijke dienst van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en van het Academisch Medisch Centrum bij de Universiteit van Amsterdam (AMC/UvA).
12-2008
5
Procedure werving en selectie personeel
Uitvoeringsvoorschrift 2: De elektronische vacaturebank De Universiteit van Amsterdam wil een zorgvuldig personeelsbeleid voeren en voorwaarden scheppen voor een goede vervulling van een vacature. De Universiteit van Amsterdam vindt het van belang dat vacatures bekend worden gemaakt onder alle belanghebbenden binnen de universiteit. Daarnaast heeft de universiteit de plicht zich in te spannen herplaatsings- en uitkeringsgerechtigden te herplaatsen. De elektronische vacaturebank is een instrument om dat mogelijk te maken. Om dit instrument te laten werken dienen alle vacatures te worden aangemeld bij de elektronische vacaturebank. Ook als van tevoren volstrekt duidelijk is dat er geen voorranggenietende kandidaten voor de functie te vinden zijn en er meteen extern geworven wordt, wordt de vacature ook aangemeld bij de elektronische vacaturebank. Communicatie Services draagt er vervolgens zorg voor dat de vacature in UvA format wordt gezet. Alle wervingsteksten van de UvA hebben hetzelfde format. Met deze elektronische vacaturebank neemt de UvA tevens deel aan Academic Transfer, de landelijke vacaturebank van de VSNU. De procedure Indien door een decaan of het hoofd van een dienst is vastgesteld dat er een vacature is, stuurt de personeelsfunctionaris de vacaturebeschrijving naar Communicatie Services en wordt deze op de UvA site geplaatst. Vanaf het moment dat de vacature zichtbaar wordt in de vacaturebank begint de selectieperiode voor voorranggenietende kandidaten en kan ten behoeve van de in uitvoeringsvoorschrift 1 genoemde categorieën personen door de decaan een ‘optie’ op de vacature worden genomen. De decaan of het hoofd van een andere eenheid kan de afdeling P& O gemandateerd hebben deze melding te doen. De optie wordt genomen door middel van het zenden van een brief, e-mail of fax naar de wervende eenheid. Onder een optie wordt verstaan een reservering van de vacature voor een mogelijk geschikte voorrangskandidaat. Bij het nemen van een optie wordt aangegeven tot welke voorrangscategorie volgens uitvoeringsvoorschrift 1 de persoon in kwestie behoort en bij welke faculteit of dienst hij of zij werkzaam is of is geweest. Degene die een optie heeft genomen op een vacature die zichtbaar is in de vacaturebank stelt betrokkene van de optie op de hoogte. De personen die zijn beschreven in de categorieën 1 en 2 van uitvoeringsvoorschrift 1 hebben de verplichting om aan de wervende eenheid een sollicitatiebrief te sturen. De optie vervalt, indien betrokkene binnen de gegeven reactietermijn geen sollicitatiebrief aan de wervende faculteit of dienst heeft gestuurd. De termijn voor het nemen van een optie op een vacature is maximaal twee weken vanaf het moment waarop de vacature in de vacaturebank is ingevoerd en in ieder geval gelijk aan de sollicitatietermijn, zoals aangegeven in de vacaturebank. Als er na het verstrijken van bovengenoemde periode voorranggenietende kandidaten hebben gesolliciteerd, neemt de interne selectieprocedure een aanvang. De decaan kan een vacature vrijgeven voor externe werving en selectie, indien: 1. er geen voorranggenietende sollicitanten hebben gesolliciteerd 2. de interne selectieprocedure geen geschikte kandidaat oplevert Ook de start van de externe werving en selectie moet aangegeven worden in de elektronische vacaturebank.
12-2008
6
